Manejando la Bandeja de Entrada

Trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante.

de Valentina Thörner da Cruz

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electrónicos. Por lo tanto, no incluye imagenes para mantener el archivo ligero.
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Domando la bestia: trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante | Página 1
Contenido
Convivir con el correo electrónico.................................................................................................. 1
Cómo empezó todo..................................................................................................................... 2
Sobre la autora ........................................................................................................................... 3
La importancia de saber gestionar el correo............................................................................... 4
El riesgo de saber gestionar los e-mails...................................................................................... 5
¿Quién controla tu tiempo?......................................................................................................... 6
Estructura del libro......................................................................................................................7
Eficiencia personal: procesando los e-mails ...................................................................................8
La eficiencia se puede aprender ................................................................................................. 9
¿Qué puedo hacer con tantos correos entrantes? .......................................................................11
Adecuar el e-mail al flujo de trabajo.........................................................................................13
Crear la estructura................................................................................................................ 13
Procesar la carpeta de entrada ............................................................................................. 15
Procesar la carpeta @Acción requerida............................................................................... 16
Procesar la carpeta @Esperando respuesta .......................................................................... 16
Procesar la carpeta @Para leer.............................................................................................17
Eficiencia pública: educar los colegas........................................................................................... 18
Con constancia, la gente se acostumbra....................................................................................19
Escogiendo el destinatario correcto.......................................................................................... 20
Dime lo que quieres y lo haré................................................................................................... 21
Más trucos para que te lean.......................................................................................................22
El asunto...............................................................................................................................22
El cuerpo del texto................................................................................................................22
Anexos y formatos............................................................................................................... 23
Tu firma................................................................................................................................ 23
La magia del aviso.................................................................................................................... 24
Si quieres ir más lejos.................................................................................................................... 25
¿Este e-mail es realmente necesario?........................................................................................26
Respuestas automáticas.............................................................................................................27
Recursos online y en la vida real.............................................................................................. 28
Agradecimientos............................................................................................................................ 29
Contacto.........................................................................................................................................29

Domando la bestia: trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante | Página 2
Convivir con el correo electrónico
Imagína un mundo donde los e-mails no dicten el ritmo del día.

La libertad de saber que toda la bandeja de entrada está bajo control.

Saber que no hay nada que se te haya escapado.

Imagina un mundo donde tu jefe no te interrumpa reclamando una respuesta a un e-mail que todavía
está en el fondo de tu bandeja de entrada, desde hace días. Porque ya lo has respondido, o porque
tienes buenas razones por no haberlo hecho aún.

Tener el correo bajo control y dedicarte realmente a hacer bien tu trabajo. Invertir tiempo en nuevas
ideas para sacar adelante tu negocio. Utilizar el tiempo ganado en mejorar procesos. O simplemente
tomarte dos horas de descanso porque tienes la tranquilidad de saber lo que vendrá después.

Está sensación es alcanzable, y cualquiera puede conseguirlo. No hace falta ser alemana o tener un
secretario personal que se ocupe de esto en tu lugar. Con un poco de información y algo de práctica
podrás domar a la bestia de tu inbox y convertirlo en un gatito manso e independiente.

Lo sé, porque yo cumplí esta transición y lo vivo cada día.

En este libro encontrarás todo lo que necesitas para gestionar tu correo con eficiencia y así tener
más tiempo para las cosas que realmente importan.

Espero que este tiempo extra te sirva para mejorar el mundo.

Domando la bestia: trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante | Página 1
Cómo empezó todo
En mi empresa tengo fama de ser la más eficiente de toda la oficina. Y parece que por ser
alemana la gente lo considera normal. Pero la eficiencia no es genética. La eficiencia es
simplemente la pereza bien administrada. Por que voy a gastar 4 horas de trabajo con mis e-
mails, si puedo hacer lo mismo en dos horas? Mejor buscar una solución más eficiente y dedicar
las 2 horas ganadas en salir de la oficina puntualmente. O avanzar en otro proyecto que estaba
parado. O ayudar un colega que está sucumbiendo bajo el estrés.

Desde el principio de 2010 he empezando a dar breves cursos sobre “Eficiencia de E-mail” para
demostrar que cualquier persona puede llegar a librarse de la dictadura diaria de los correos
entrantes. Las reacciones de los participantes tienen una cosa en común: “Por qué nadie me ha
explicado esto antes? Me habría ahorrado tanto estrés.”

Y recordé que a mi tampoco nadie me lo explicó. Ni siquiera en la universidad, ni en mi primer

trabajo. Ni en mi actual empresa. Fue una peculiar mezcla entre libros sobre el tema, consejos de
amigos y jefes, y sobre todo una cierta pereza que me ha llevado a optimizar cualquier tarea para
conseguir aprovechar mejor mi tiempo. Porque si consigo terminar una tarea en menos horas de
lo previsto, me sobra tiempo para invertir en lo que me gusta.

Y aquí está, una colección de estrategias y herramientas que he aprendido y utilizado tanto en mi
carrera universitaria, en mi vida privada como en mi vida laboral de orientadora. Te lo presento
como una caja de herramientas que pretende hacerte la vida diaria frente al ordenador un poquito
más fácil, y mucho más exitosa. Coge las herramientas que te gustan, ajústalas a tu realidad y
con el tiempo que te sobra: haz algo que valga la pena.

Domando la bestia: trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante | Página 2
Sobre la autora
Valentina Thörner da Cruz
Valentina es la blogger detrás de Sostenibilidad y Eficiencia donde escribe sobre como vivir una
vida más eficiente no sólo para tener menos estrés sino también para utilizar menos recursos y
así salvar el planeta un poquito cada día.

Ha estudiado en universidades de Alemania, Brasil, Dinamarca, y España para llevarse lo mejor

de cada cultura en lo que tiene que ver con la organización de la vida estudiantil.

Desde 2008 trabaja como experta de inventory online para una empresa de Marketing Online y
lidera un equipo de tres personas. Desde hace unos meses también da cursos puntuales sobre
como incrementar la eficiencia cuando todo el trabajo se desarrolla en el ordenador y ayuda a
nuevos empleados a organizar su correo para que no les agobie la avalancha de nuevos mensajes
diarios.

Actualmente vive en Barcelona con el mejor marido del mundo y su encantador perro, Pacco.

Tiene fama de ser la más eficiente de toda la empresa.

Sobre la copy-editor
Evangelina Buffa
Evangelina Inés Buffa escribe el blog Tu por aqui, donde investiga sobre las relaciones humanas
desde su punto de vista de mujer. Es italo-argentina y vive en Barcelona, cerca del mar.

Domando la bestia: trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante | Página 3
La importancia de saber gestionar el correo
La mayoría de las empresas hoy en día trabaja con correo electrónico. Si trabajas en una oficina
con un ordenador es muy poco probable que no tengas una cuenta de e-mail de la empresa y tal
vez también una aplicación de chat interna para estar siempre conectado. Si tu empresa te ha
proporcionado un móvil blackberry, entonces el acceso a los correos está asegurado ante
cualquier circunstancia.

Por lo tanto, que nos lleguen e-mails a diario es un hecho.

Pero también es un hecho que el número elevado de correos entrantes pueda agobiar hasta a la
persona más centrada.

Parece que la lluvia de e-mails nunca se acaba.

Hay días que los pasas enteramente respondiendo e-mails. Y si tu pareja te pregunta que has
hecho en el trabajo, tendrás que decirle que lo pasaste contestando correos.

Si sumas todos los minutos por día que pasas con tu e-mail, ¿cuánto tiempo te sobra para trabajar
en cosas productivas que realmente marcan la diferencia en tu trabajo? ¿Cuántas veces has
perdido tiempo con un e-mail por no saber qué hacer con él, para al final dejarlo en la bandeja de
entrada? ¿Cuántos e-mails no leídos tienes en tu inbox, con el número en negrita indicándote que
no consigues estar al tanto de una simple herramienta de comunicación?

Conozco personas que tienen 1.532 e-mails no leídos en las diferentes carpetas de la cuenta de
correo. Siempre. Juran que no les importa y que lo tienen todo bajo control, pero nadie puede
tener 1.532 e-mails bajo control. Si no sabes exactamente qué contienen todos esos e-mails,
entonces estarás siempre revisándolos por si te olvidaste de responder a algo.

Y no te equivoques: el riesgo incrementa al subir las jerarquías. No sólo porque recibes más e-
mails al estar al mando de más personas, sino también porque esas personas dudaran antes de re-
enviarte un e-mail como recordatorio.

Así que la única persona en reclamarte que hagas bien las cosas eres tu. Sólo tu puedes liberar
tiempo para ser productivo y eficiente, reconquistando así la tranquilidad necesaria para rendir al
100%.

Domando la bestia: trucos para no sucumbir ante una bandeja de entrada exorbitante | Página 4
El riesgo de saber gestionar los e-mails
Hasta ahora nadie se ha quejado. Más o menos estás al tanto de todos los correos, aunque a veces
tengas que estresarte para conseguir terminar algo que se había perdido en el fondo de la bandeja
de entrada.

Pero una vez que te hayas organizado bien, estarás siempre al tanto de todas las tareas pendientes
y terminarás tus tareas antes de la ultima llamada. Por lo tanto tendrás más energía. Más energía
para seguir cosas que no se han terminado todavía. Más tiempo para hacer el follow-up de aquel
proyecto que dejaste en manos de un colega.

Algunos de los efectos posibles:

• Cuando tu jefe se dé cuenta que te sobra energía te encargará más trabajos.

• Tendrás que hacer un esfuerzo para parecer más ocupado de lo que estás para evitar
críticas.

• Empezarás a darte cuenta que no todos gestionan sus e-mails con eficiencia: te estresarás
cuando te digan “se me ha perdido el e-mail”.

Desde luego tendrás que decidir qué hacer con la energía producida por una bandeja de entrada
vacía. Puedes esconder que ya no estás tan estresado para que te dejen en paz.

Puedes aprender a decir “no” cuando se te pidan cosas fuera de lugar.

O puedes adelantar cosas pendientes para más tarde, o tratar de incorporar en tu día a día tareas
que te gusten y que quizás puedan ser interesantes para tu carrera.

La decisión es tuya.

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