CONDUCCIÓN DE REUNIONES

Jordi Esteller

AMES – 02/2013

CONDUCCIÓN DE REUNIONES
Jordi Esteller - AMES (02/2013)
PROGRAMA
1. LA REUNION EFICAZ
¿Por qué reunirse?
Objetivos de las reuniones
2. EL CONDUCTOR DE LA REUNION
Su papel antes, durante y después de la reunión
Actitud del conductor ideal
Como motivar la creatividad
Técnicas y reglas para la conducción
3. EL SECRETARIO DE LA REUNION
Importancia de su papel
Las actas. Informe sintético/analítico. Herramienta de gestión
4. EL PARTICIPANTE EN LA REUNION
Su papel antes, durante y después de la reunión
Actitud del participante ideal

ANEXOS
a) LOS NIVELES DE ESCUCHA
5 niveles de escucha
La escucha empática
b) RECOMENDACIONES PRÁCTICAS
Dirigidas a las personas que asisten a reuniones, a los participantes y a los
conductores de reuniones

1

1. LA REUNION EFICAZ
Los filósofos de la antigua Grecia ya dijeron: “la mayoría de los conflictos y
desacuerdos entre las personas se deben a malentendidos” y si hubiesen vivido en el
entorno empresarial de nuestro tiempo, podrían haber añadido perfectamente: “en
especial en las reuniones de trabajo”.
Un malentendido es un defecto, un corte en la transmisión de un mensaje, que hace
que su destinatario no comprenda y reaccione de manera inadecuada.
¿Cómo evitar estos malentendidos y estos defectos en las reuniones de trabajo, donde
además se entrecruzan e incluso, a veces, colisionan diferentes personalidades,
opiniones, ideas y formas de ver las cosas?
Sencillamente asegurándose de que cada uno escuche a los otros y pueda, a su vez,
expresarse con la seguridad de ser escuchado y/o comprendido.
El objetivo de este curso es mejorar la eficacia de todas las reuniones a las que
asistimos, ya sea como participante o como conductor de ellas.
¿Por qué reunirse?
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Para informar, para informarse y para intercambiar puntos de vista.
Para buscar soluciones a los problemas que se plantean.
Para llegar a acuerdos, tomar decisiones, fijar objetivos, evaluar resultados.
Para coordinar acciones y esfuerzos.
Para ser más creativos, generar ideas y compartir experiencias.
Para mejorar la comunicación, evitando rumores y mejorar en general el ambiente
de trabajo y la motivación.

El objetivo de la reunión
Antes de organizar y convocar una reunión, hemos de asegurarnos de que tiene un
objetivo claro y que va a servir para alguna cosa en concreto.
Lo ideal es que cuando termine la reunión, todos los participantes hayan
comprendido perfectamente la función de la misma y se sientan útiles y satisfechos
de haber participado en ella.
Reuniones a rechazar
Hay que rechazar las reuniones sin objetivos o con objetivos poco claros o poco
sinceros. En general son reuniones ineficaces ya que no tienen utilidad concreta y los
participantes, normalmente salen de ellas con una sensación de pérdida de tiempo.
Algunas de estas reuniones son:
1. Reuniones-ritual: Se hacen por costumbre. Lo esencial es reunirse durante un
tiempo, el contenido es lo menos importante. Si en alguna ocasión, por las razones
que sean, no se puede hacer, ninguno de los participantes la echa de menos.
2. Reuniones para hacer que se acepte una decisión ya tomada: El que convoca la
reunión ya ha tomado ya una decisión respecto al problema que se va a tratar,
pero quiere aparentar que da a todos la oportunidad de manifestar su opinión y
de incidir en la cuestión.
3. Otras reuniones se hacen para dar sensación de eficacia, para dar seguridad al jefe
convocante o para demostrar su autoridad.
2

Un jefe puede convocar con urgencia a sus colaboradores para conocer su opinión
sobre un tema que no es importante. Los participantes no comprenden el motivo
de la reunión y lamentan, resignados, haber tenido que dejar su trabajo durante
un cierto tiempo.
En ocasiones se puede convocar una reunión porque el jefe tiene la necesidad de
“sentir al equipo” a su alrededor, aunque no haya nada en concreto que tratar. Lo
importante en este caso no es el contenido de la reunión, sino percibir que existe
un grupo compenetrado
También pueden convocarse reuniones simplemente para demostrar “quien”
tiene el poder y la autoridad, a pesar de que el convocante sepa que la reunión
incomoda a todos y carece de contenido real.
Funciones en la reunión
En toda reunión se dan tres funciones principales: producción, facilitación y
regulación.
La función “producción” es la que trata de la tarea o del contenido propio de la
reunión (el QUE), del método o proceso (el COMO) y también del QUIEN se ocupa del
tema y del CUANDO hay que tenerlo terminado.
Con la función “facilitación” se intenta conseguir un ambiente agradable y amable en
la reunión y que el grupo tenga una moral alta.
La función “regulación” se refiere a la conducta adecuada que habrá que seguir para
resolver aquellos “problemas no expresados” en la reunión y evitar que se conviertan
en frenos para futuras reuniones o en el deterioro de las relaciones personales o
incluso en conflictos personales abiertos.
Desarrollo
En el desarrollo de toda reunión se dan unos pasos concretos. Los más importantes
son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Analizar el problema o la situación.
Investigar las causas.
Proponer soluciones.
Escuchar a los demás: informarse.
Expresarse uno mismo: informar.
Dirigirse y enfocarse hacia el objetivo.
Reformular en síntesis parciales.
Decidir y llegar a acuerdos, procurando el máximo consenso del grupo.

3

EL CONDUCTOR DE LA REUNION Para que una reunión sea eficaz. 4 . lo que hace que nuestras reuniones no sean todo lo eficaces que todos quisiéramos. Nombrar un Secretario (hablando previamente con el interesado) 5. ya que en ocasiones el hecho de asistir a una reunión también es una cuestión de “status” personal. Naturalmente el conductor tiene su propia opinión.2. 3. Señalar el lugar. La conducción eficaz sólo podrá practicarse de forma correcta si el conductor comprende que él es uno más del grupo. hay que prepararla. estableciendo el “orden del día” 2. A las personas “superfluas”. hay que conducirla y han de obtenerse conclusiones y cumplir con sus objetivos. Asegurar la función del secretario. Adjuntar al orden del día toda la documentación que será necesaria en el trascurso de la reunión. Precisar el objetivo a alcanzar. Su papel antes de la reunión Preparación de la reunión: Una vez fijados el tema y el objetivo de la reunión. Redactar una convocatoria clara y motivadora. De esta forma se evita que los participantes tengan que “inventar” datos que no tienen a mano. Para cualquier tipo de organización es absolutamente nefasto la existencia de jefes o directivos. recurrir a la improvisación de forma constante o abusar en la práctica de las intuiciones personales. por lo que ha de saber adaptarse a las diferentes circunstancias y hacer lo posible para que todos los miembros del grupo expresen libremente sus opiniones. La experiencia demuestra que no siempre se domina la técnica de la conducción. Convocar a los participantes con antelación suficiente. podrá y/o deberá imponer la decisión que crea sea más conveniente para los intereses del grupo. 4. como cualquier participante. Su papel durante la reunión 1. Convocar sólo a las personas que realmente puedan hacer aportaciones personales al tema o les interese o estén afectadas por el mismo. que podrá defender en el momento adecuado. Cuando se dé la condición de superior jerárquico. Presentar y delimitar el tema. horario y duración de la reunión 3. en permanente “estado de reunión”. el conductor de la misma deberá prepararla con cuidado. Proponer un método para tomar decisiones. Para ello habrá de tener en cuenta los siguientes pasos: 1. fecha. que son incapaces de tomar a tiempo sus propias decisiones. 2. llegado el momento. hay que hacerles ver la razón por la que se prescinde de ellas. todos los participantes conocen perfectamente que. 4. El conductor de la reunión es la persona a quien se le ha asignado la responsabilidad de dirigir la reunión y alcanzar el objetivo previsto.

Ser conciliador. ordenando las intervenciones. Hay que evitar que ninguno de los participantes adopte la actitud mental de “ya dirá lo que hay que hacer” Para alcanzar un nivel óptimo de creatividad. No ser el primero en expresar su opinión sobre el tema y. Su deseo de estar omnipresente en todos los detalles de los temas de la reunión. procurar hablar poco. Ser capaz de percibir lo que sienten los miembros del grupo. las expectativas de los participantes en la reunión se basan en querer sentirse útiles y aportar sus conocimientos y experiencias de forma positiva.5. 7. “como” y “cuando” En las reuniones por video-conferencia hay que prestar especial atención a las personas que están presencialmente en sedes diferentes de donde está el conductor. en general. Distribuir y controlar el tiempo. Naturalmente tienen el mismo derecho que los demás y en cambio lo tienen un poco más difícil.puede representar un freno para la creatividad del grupo. puede provocar. Su papel después de la reunión 1. Evitar poner en dificultades a los participantes durante sus intervenciones. 4. 5. 3. conservando la objetividad y la calma en los momentos de tensión. Ir reformulando el contenido de las intervenciones. los participantes han de tener resueltas las necesidades que a continuación se relacionan o algunas de ellas. 8. según su propia personalidad: 5 . pues resulta muy fácil que se queden sin poder expresar sus opiniones y puntos de vista. sin juzgarla. Cómo motivar a la creatividad El Conductor de la reunión debe tener en cuenta que. Evaluar el nivel de satisfacción de los participantes Actitud del conductor ideal 1. independientemente de su posición jerárquica. 2. Su posición jerárquica -en las ocasiones en que se dé. Solicitar la aportación de hechos. datos e ideas. centrando al grupo sobre el objetivo y haciendo síntesis: parciales y final. dar el turno de palabra y no permitiendo las “conversaciones aparte” 6. por norma general. de forma involuntaria. Planificar las acciones a emprender y asegurarse que queden claros los papeles de “quién hace qué”. 6. Controlar la aplicación de las decisiones tomadas 2. Considerarse como un miembro más del grupo. Conformarse con reformular la opinión emitida. que muchas ideas y energías creativas queden bloqueadas.

2. Cuando se den. No son muy propios de nuestra cultura ya que los latinos somos habladores en general. el sentido del humor es un recurso excelente para hacer frente a intervenciones con cierta carga de agresividad.1. El conductor para dinamizar y conjuntar el grupo deberá apoyarse en todos los aspectos positivos que se derivan tanto de las expectativas como de las necesidades de los participantes. comprendidos en sus opiniones. La voz Cuando sea necesario hablar. que utilizará cuando crea necesario y deberá “saber” los momentos en los que ha de estar sentado. explorar. sin prisas. Siempre que sea posible utilizará el sentido del humor. 3. 3. tanto desde el punto de vista “visual”. Si se tiene. Tanto pueden indicar reflexión como tensión y en ningún caso el conductor ha de mostrar inquietud o nerviosismo ante ellos. El silencio No resulta nada sencillo manejar los silencios con éxito. Progreso: Necesitan aprender. 4. Realización: Necesitan poder crear. 5. aunque sean algo prolongados y no sepa en aquel momento que interpretación haya que darle. 4. Consideración: Necesitan ser escuchados. reconocidos. como “auditivo”. La sonrisa o incluso la risa servirán de ayuda para quitar tensión a la reunión. el conductor ha de hacerlo de forma pausada. Estará cerca de la pizarra. Se debe mirar a todos e intentar evitar la tendencia que existe en muchas personas de “entablar diálogos con la mirada” con una sola persona. diferenciado claramente de los demás. Seguridad: Necesitan respirar un ambiente de confianza y tranquilidad. alguien los va a romper. Pertenencia: Necesitan sentirse como parte importante de un grupo con personalidad propia. que será desde donde pueda “dominar la situación”. entender y actuar sobre su entorno. tomando sus propias responsabilidades. Técnicas para la conducción Son técnicas que permiten al Conductor controlar la acción del grupo y que la reunión se desarrolle con éxito. En nuestro caso más bien indican tensión que reflexión. en sus valores y ser aceptados como integrantes del grupo. hay que “soportarlos” y esperar. La mirada Debe ser móvil e ir circulando por todos los miembros del grupo. normalmente. La posición geográfica El conductor ha de elegir el lugar donde sentarse. levantarse e incluso cuando le conviene al grupo que él pase desapercibido. descubrir. en definitiva alcanzar su propia auto-realización personal. 2. lo que produce el efecto de dar más 6 . pues. Las más importantes son: 1. articulando bien y modulando la voz.

Asegurarse de que las discusiones se hagan sobre bases sólidas En todas las reuniones se expresan ideas y opiniones. Es muy importante que el conductor haga cumplir los horarios.”. tanto el de inicio como el de terminación de la reunión. 7 . El tiempo y el ritmo de la reunión Los primeros 30 minutos de una reunión son los más productivos. en especial cuando está sentado. Cuantos más participantes hay en la reunión. haciendo una pausa para tomar un café o algo similar. se puede convertir en una pregunta que se formula a una persona concreta cuando se la mira directamente incitándola a responder. “me parece que en total subía. etc. concretos y conocidos por todos. un punto clave en toda discusión es que todo lo que se esté tratando. Viene a ser algo así como el “acompañamiento” de la mirada. Por tanto se les debe sacar el máximo provecho. 2.importancia a esta persona. en detrimento de las demás y de la participación de éstas en la reunión. ya que es molesto para las personas.. Una pregunta abierta y dirigida aparentemente al grupo en general. Seis reglas de oro 1. retirar la vista de una persona y obviarla con la mirada puede ser un sistema eficaz para reducir su participación. Si la reunión se ha de alargar más de dos horas. se anima o desanima a participar verbalmente a alguna persona del grupo. El conductor de la reunión no debería hacer demasiados gestos. Análogamente. Los participantes lo agradecen y en el caso que se incumplan..”. a veces. más disminuye el tiempo de duración de la atención colectiva. 5. Por tanto. procurando tratar en este tiempo los temas más difíciles o más importantes. Ahora bien. hay que evitar siempre aquellas frases como “creo que más o menos eran. procurando evitar que se salga a menudo de él.. es conveniente detener la reunión. Con la mirada se detectan y buscan complicidades. Es normal que haya puntos de acuerdo y también. el gesto también hay que tenerlo muy en cuenta. Un gesto que hay que procurar evitar es señalar a alguien con el dedo índice. “esto casi nunca se da”. los minutos de inactividad mientras se espera que lleguen los retrasados y los minutos que se sobrepasa el horario previsto para finalizar la reunión son vividos de forma incómoda y todos van a atribuir la responsabilidad de esta situación a la poca capacidad del conductor. El gesto Aunque no tiene la importancia de la mirada.”. “siempre que lo buscas no está”... fuertes divergencias. “alguien me ha dicho que. No perder de vista el objetivo Todos han de conocer bien el objetivo que se intenta lograr en la reunión y el conductor es quien ha de evitar las “desviaciones y distracciones” y devolver la atención al tema. 6.. esté basado sobre unos datos objetivos. es cuando la atención de los participantes está en su punto más alto.

los participantes pueden llegar a sentir que son unos incapaces y que todo funciona mal. quien hará todo lo posible para no imponer las ideas propias. Sintetizar y reformular El conductor ha de escuchar objetivamente. Este enfoque positivo suele aumentar la producción de ideas y de iniciativas de los participantes en la reunión. por lo que conviene capitalizar al máximo los éxitos que se vayan obteniendo. si la tiene. Si reformula con cierta frecuencia. 5. la potestad de hacer cumplir órdenes. al reformular demuestra atención y aprecio a las personas que habían hecho la aportación. En base a esta “escucha activa”. lo que eleva su moral y también la del grupo. 4. sin que aparentemente haya causado impacto en los demás. ha de devolverla al grupo. Se entiende por “hacer síntesis” el hecho de resumir el contenido de una o varias intervenciones con el fin de clarificar y hacer avanzar el grupo hacia sus objetivos. Reformular consiste en repetir con otras palabras lo que algunos de los participantes hayan expresado. el conductor comprenderá mejor a los demás y éstos también le entenderán mejor a él. explicarlas y defenderlas. controlando su propio silencio. a pesar de que en las reuniones es frecuente y normal dedicar la casi totalidad del tiempo a tratar de resolver los problemas existentes. Si esto no se plantea de vez en cuando. Es interesante resaltar que. Los participantes de la reunión han de sentirse protagonistas del trabajo que se hace en el grupo. puede ser muy útil para cortar a algún participante que tenga tendencia a intervenir de forma confusa y/o repetitiva o bien se alargue mucho en sus argumentaciones. teniendo en cuenta que escuchar no es “sólo oír” sino que es percibir lo que hay “detrás” de las palabras que nos dicen. Escuchar y hablar comedidamente. diciendo por ejemplo: ¿cómo lo ves tu? o desde tu punto de vista. El conductor. Hacer síntesis y reformular durante los debates es trabajo propio del conductor. dar el ritmo adecuado. A veces se encontrará con la situación de que algunos participantes le formulan preguntas directas. Si el conductor deduce que la pregunta se le hace para adherirse a su respuesta. No quitar protagonismo al grupo La situación ideal es la del conductor que se convierte en “líder natural” del grupo. aunque tiene el mismo derecho que los demás de exponerlas. Debe saber hacer preguntas y estimular la aportación de ideas y opiniones.3. ¿que harías? 8 . aumentará también el nivel de atención del grupo y el clima de trabajo será más constructivo. sin que tenga la necesidad de utilizar. No debe ser impulsivo y ha de saber callarse. por lo que el conductor ha de guiar. intervenir pero sin bloquear al grupo. En ocasiones. la inmensa mayoría de los temas de la organización funcionan bien. Utilizar el éxito inmediatamente Hay que hacer conscientes a todos de los progresos del grupo.

También suele ser efectiva la conducta amable: detener la reunión. ¿por qué no expones cual es tu propuesta? O también utilizando un tono irónico-simpático ¿por qué no nos sorprendes a todos y esta vez nos dices que crees que la situación se va a arreglar? 9 . centrándose de forma constante en su propia persona. con el fin de que el que llega tarde sea plenamente consciente que detiene la reunión. ya que además de llegar tarde. su papel será más de conciliar y de quitar tensión cuando la ocasión lo requiera. esta acción puede poner a todo el grupo en su contra. ya que los seres humanos podemos exhibir una gama -no infinita. donde puede sentarse y explicarle brevemente que punto del orden del día se está tratando. 3) La persona negativa: Viene a ser como una repetitiva ducha de agua fría. Por ejemplo: en vez de decirnos que esto no funcionará. saluda a los conocidos y cuando se sienta pregunta a los vecinos de que se está hablando. Como tratar las situaciones difíciles Se expone a continuación una tipología consistente en situaciones concretas que suelen darse en las reuniones y que. si procede. Acostumbra a dar resultado reconocerle públicamente los méritos contraídos hasta la fecha y seguidamente utilizar alguna ironía en relación al futuro del tema que nos está ocupando.en cuanto a conductas distorsionadoras. 2) La persona que busca reconocimiento: Es aquella que intenta “lucirse” y atraer la atención sobre sí misma. motivar y avanzar hacia la acción. irónicos y mordaces hacia los participantes y evitará agredir de forma dialéctica a ninguno de ellos. De hacerlo. el intercambio de opiniones.6. En algunas ocasiones resulta molesta. lo mejor es incitarlas a hacer propuestas y a hablar en positivo. indicarle. De todas formas. pensamos que las más frecuentes son: 1) La persona que llega tarde: En general. Como ya se ha dicho. En los casos de reincidencias constantes y abusivas. No se trata de una relación exhaustiva. Debe facilitar la comunicación. distrae la atención del grupo. o “hace tiempo lo probamos y no dió resultado” Ante estas personas. Mueve la cabeza negativamente ante cualquier propuesta o bien dice “esto no funcionará”. No provocar al grupo El conductor no debe emplear comentarios hirientes. pero si muy amplia y diversificada. por lo general. es mejor tratar el tema en una entrevista fuera de la reunión. Suele dar buen resultado detener la reunión hasta que la persona se ha sentado. provocan algunos problemas a las personas responsables de su conducción. pidiendo una pequeña pausa a la persona que estaba hablando en aquel momento.

Por tanto hay que cortar este tipo de conversaciones. a hacer dibujitos. ya que por lo general. De entrada hemos de decir que escucharemos con mucho gusto los puntos de vista de todos. Hay que intervenir de forma rápida. lo cual no es conveniente. ¿Qué ocurre cuando uno se pone a hablar mientras otro está hablando / explicando alguna cosa? 1º) no escucha 2º) hace que otro tampoco escuche 3º) hace ruido y distrae / molesta a otros 4º) supone falta de respeto al que habla 5º) a veces descentra al que habla Son personas con una cierta “incontinencia verbal”. respetando siempre a los que estén en el uso de la palabra. ya que si hacemos ver que no nos fijamos en ellas. bastante frecuente en las reuniones. o simplemente si está molesto por alguna razón. La mayoría de veces se ignora a estas personas.se sientan en las últimas filas a pesar de haber sitio libre más adelante. ya que los demás miembros del grupo también están interesados en oír sus comentarios. generando un “ruido” que no sólo distrae y molesta. que no pueden esperar a que les toque el turno de intervenir. Algunas personas. No podemos ignorar la situación. dejando de prestar atención al tema. Podemos preguntarle si lo que está leyendo nos puede interesar a todos.4) La persona “pasota”: Es aquella que tiene una clara actitud de desatención y se pone a leer otras cosas que no tienen relación con la reunión. Podemos preguntar ¿cómo lo veis vosotros? o ¿podemos compartir lo que estáis comentando? Normalmente acostumbran a no decir nada útil. diciéndoles que levanten un poco más la voz. se ponen a hablar con su vecino o vecinos. tan pronto como se inicien. desmoraliza e irrita a los demás. También podemos detener la reunión y dirigirnos a ellos. Las diferencias son siempre bienvenidas porque dan lugar a reflexiones mucho más ricas o a tomar decisiones más contrastadas. Lo normal es que entonces se callen y al reanudar podemos decir que la existencia de dos reuniones en paralelo nos va a restar eficacia. o -si se da el caso. 5) La persona que habla con el de al lado o el de enfrente: Es una conducta muy perturbadora y. sino que provoca que algunos participantes desvaloricen lo que se está haciendo y se desinteresen. o si tiene que ver con el tema. con respeto a los demás y en un tono que no genere tensiones. van a seguir con su conducta. También conviene cortar a estas personas para evitar que el clima del grupo se haga irrespirable. pero que agradeceremos que las sugerencias se hagan de forma ordenada. por desgracia. En cierta manera lo que hace es manifestar una conducta desafiante hacia el conductor y hacia todos los participantes. 10 . 6) La persona agresiva: Hay personas que “saltan” con gran facilidad y pueden “atacar” a cualquier participante o al conductor de la reunión.

”. al trabajo a realizar. se puede decir que la persona que conduce una reunión ha de tener dos prioridades esenciales: 1) La que se refiere a la tarea. pero hay que hacerlo ya que hace perder mucho tiempo al grupo. por ejemplo. interrumpiendo si procede a la persona afectada. Hay que reconducir la reunión. Actualmente. Naturalmente se puede usar cualquiera de estas tecnologías para tomar notas. diciendo que como consideramos que la cuestión es personal. recordándole que puede hacer propuestas relativas a los temas que quiera introducir para que sean tratados en próximas reuniones. No es fácil cortar este estilo. sino que con tranquilidad.. 2) La que se refiere a las relaciones personales. móviles. La mejor manera es interrumpir con una sonrisa a la persona habladora. 11 . lograr un buen ambiente de trabajo.. pero no. los resultados de partidos de fútbol y similares. no se iniciará ninguna discusión.). sobre su utilización responsable... o “entiendo que tu estarías de acuerdo con que hiciéramos. con lo que la persona no se siente rechazada y a veces se da cuenta de que hay que ser más sintético en las exposiciones. diciéndole algo así como: “creo que te entiendo. etc. al contenido. donde surjan iniciativas innovadoras y que provoque la consecución de acuerdos. con el uso masivo de las más sofisticadas tecnologías de “última generación” (tablets. a la que el conductor o el grupo se descuidan. ordenadores. hay que limitarse a recoger la crítica. consultar documentos. Como resumen. lo discutiremos fuera de la reunión. Por tanto. se produce un desvío en algún tema del orden del día.Si el atacado es el propio conductor. Es recomendable decir de forma clara que es lo que consideramos como conducta apropiada en estos casos.” Se trata de interrumpir resumiendo. distendido y productivo. para conseguir algún objetivo particular que no es coincidente con los propios del grupo. lo que tu está proponiendo es. 8) La persona que defiende intereses particulares: Intenta aprovechar la reunión o una parte de ella. 7) La persona que habla demasiado: En ocasiones hay personas que confunden lo que es una reunión con un Parlamento donde se va a hacer discursos y acaparan el tiempo con intervenciones excesivamente largas y complejas. etc. o sea conseguir los objetivos fijados y que se traten todos los puntos del orden del día en el tiempo que se dispone. para seguir vía Internet. es necesario llegar a acuerdos con los participantes en las reuniones.

Reflejar el contenido minucioso y detallado de la reunión. En reuniones con muchos temas. hay que procurar que su tratamiento sea el correcto. siguiendo el orden del día.Los argumentos favorables a la idea . dedicándole aproximadamente un 10% del tiempo. punto por punto. En caso de duda sobre las opiniones emitidas. Para ello. Al día siguiente de la reunión todos los participantes deberían tenerla. El acta es un documento de gran importancia y no debe descuidarse nunca. El acta como instrumento de gestión Después de la reunión.Tiene más posibilidades de ser leído y utilizado Informe analítico 1. ya que si no tenemos un cierto control del tiempo. Por cada idea desarrollada. si no se ha tomado nota de nada. EL SECRETARIO DE LA REUNION Su papel El papel del Secretario es hacer un informe de la reunión (acta). Informe sintético 1. el Secretario consultará al grupo. seleccionando de las distintas intervenciones los elementos a anotar. el acta puede jugar un papel relevante. Poco quedará de los debates. A los participantes les sirve para saber “bien” todo lo que se ha decidido (evitando malentendidos) y tener claro lo que le corresponde hacer y qué plazo tiene para realizarlo. El informe-síntesis tiene ventajas: . sino que se van construyendo durante la misma. sus responsables y el plazo de ejecución y este listado se revise al inicio de la reunión. 2.Los argumentos en contra 3.Es más breve y más funcional .3. corremos el riesgo de volver a repetir la reunión anterior. Respecto a la “lectura del acta anterior”. es aconsejable que el Secretario haga un listado con los temas pendientes. Esto puede hacerse de forma sintética o analítica. 12 . primero de los puntos del Orden del Día de cualquier reunión. 2. anotar: . Reorganizar y clasificar por temas los contenidos recogidos en la discusión. coloquios y contraste de opiniones. Por desgracia existe una cierta tendencia a desatender esta importante función. Tener apuntes suficientes para resumir el debate o la discusión desde el principio. Las actas no se “fabrican” después de la reunión. Al Conductor de la reunión le va a ser muy útil para llevar un cierto control de las actividades que se ha decidido poner en marcha y resolver las normales dudas y dificultades que surgen ante cualquier problema. el Secretario ha de hacerla de forma rápida.

Común a los dos informes Cuando el grupo decida poner en marcha acciones.La definición de las distintas tareas (qué).El nombre de los responsables (quién) . . es imprescindible anotar: . el método o proceso a seguir (cómo) .3. Escribir sobre la situación del problema a resolver. 13 . las ideas divergentes y convergentes y las conclusiones obtenidas. los puntos de acuerdo y desacuerdo entre los participantes.Los plazos fijados para cada tarea (cuando) Es lo que se ha señalado como “función producción” de toda reunión.En su caso.

Respetar la disciplina del grupo y el método de trabajo. Presentar argumentos sólidos basados en hechos y datos controlados por él mismo. Tiende más a hacer progresar al Grupo que a dar una buena imagen de sí mismo. aceptando que piensen de modo diferente. 3. incluso si éstas son contrarias a su forma de pensar y hacen cambiar sus hábitos. estando al mismo tiempo atento a la reflexión del Grupo. 5. expresando libremente sus opiniones y defendiéndolas sin agresividad. Aceptar las decisiones tomadas. 2. Sigue el curso de su pensamiento. que como competidores o jueces 6. Participar activamente en el análisis del problema y en la búsqueda de soluciones. Sabe defender su punto de vista. Ser puntual 2. 5. 8. 7. aceptando su responsabilidad sobre las mismas.4. A los demás participantes les ve más como amigos y/o compañeros. informaciones y datos concretos 3. EL PARTICIPANTE EN LA REUNION Su papel antes de la reunión 1. Su papel después de la reunión Poner en marcha las acciones que el grupo ha decidido que le corresponden. Está dispuesto tanto a hablar como a escuchar. 4. Estar disponible para el día fijado Su papel durante la reunión 1. Hacer el esfuerzo de comprender a los otros antes de criticarlos. Se centra más en el objetivo del Grupo que en el suyo propio 14 . Escuchar el punto de vista de los demás y no interrumpirles cuando estén en uso de la palabra. Tener coraje y valor suficientes para cambiar de opinión. Recoger hechos. 6. 4. Preparar su “dossier” sobre el tema a tratar 2. 3. Actitud del Participante ideal 1. pero está dispuesto a admitir el de los demás.

en general. Escuchar es una actitud que implica un profundo respeto hacia el otro. Covey) .Escucha empática La escucha “empática” Significa estar realmente dispuestos a comprender la situación de la persona que nos habla y sus posibles problemas. incluso cosas que no nos gusta nada tener que oír. no es fácil. 5 NIVELES DE ESCUCHA (Stephen R.Escucha atenta . sus actitudes y los sentimientos y emociones que acompañan a sus palabras. por lo general. sino también comprender de forma profunda y completa al otro. Al escuchar. No sólo entender lo que nos dice. Hay que escuchar lo que nos dice la otra persona y lo que “no nos dice”.Fingir .ANEXO a) LOS NIVELES DE ESCUCHA Escuchar - Escuchar es un elemento estratégico de la comunicación Escuchar es mucho más que "oír lo que otro dice". hemos de respetar todo lo que nos dicen. Escuchando con respeto y con un tono de humildad y sinceridad. Podemos estar más o menos de acuerdo con lo que nos dicen. las relaciones entre las personas.Ignorar . pero debemos admitir totalmente que es su forma de opinar y de pensar y esto.Escucha selectiva . 15 . generamos una confianza mutua que mejora.

Percibir que hay que evaluar. hay que hacer todo lo posible para evitar pasar la información que se recibe de los demás. lo que ocurre gran cantidad de veces. hay que ponerlo siempre en el TU. En cualquier relación personal.Decir palabras de refuerzo .Tener prisa y escuchar “corriendo” . juzgar o tomar decisiones sobre lo que nos explican .Escuchar “sólo” lo que se quiere escuchar .Dar consejos . no se comprenden.Percibir a la otra persona como muy diferente a uno mismo 16 .Desviar la atención .Tener otras cosas en la mente . formados por los paradigmas o esquemas mentales que previamente nos hemos construido y tenemos interiorizados.Estar en desacuerdo total con el punto de vista de la otra persona .Resumir y recapitular aspectos de la conversación Aspectos negativos para la escucha “empática” . de ninguna manera. las personas no se “escuchan”.La escucha “empática” implica entrar en el “marco de referencia” de la otra persona y ver las cosas a través de este “marco”.Hablar de uno mismo (y de sus experiencias) Algunos bloqueos a la escucha “empática” . Habilidades para la escucha “empática” . En los procesos de escucha empática.Mostrar atención . Para escuchar de forma empática.Repetir alguna frase . puede ponerse el foco en el YO o en el TU. por los propios filtros personales. estar de acuerdo con el otro. Es como ver el mundo como lo ve la otra persona (con sus ojos) No significa. Cuando las personas ponen en funcionamiento su propio filtro.Interrumpir con frecuencia .

AMES (02/2013) ANEXO b) RECOMENDACIONES PRÁCTICAS .Dirigidas en general a todas las personas que asisten a reuniones .Dirigidas especialmente a los participantes en las reuniones .CONDUCCIÓN DE REUNIONES Jordi Esteller .Dirigidas especialmente a los conductores de reuniones 1 .

es quizá una idea o un proyecto perdido. tener paciencia. hay que pensar en mantener la calma. callarse. comprender. deje que termine su frase o su exposición. pero también existe la parte “no verbal”. Es poder responder “SI” a estas preguntas : ¿he escuchado sin interrumpir? ¿he prestado atención a lo que se ha dicho? ¿he comprendido las ideas expresadas? ¿me he dado cuenta de los motivos reales? ¿podría repetir lo que acaban de decir? ¡ Contrólese ! ¡ No interrumpa ! Levantar la voz y gritar no es argumentar ni explicarse.. Diga lo que diga el que está hablando. existe la parte verbal. es decir. los gestos. y si es preciso hay que callarse momentáneamente. hay que controlarse. 2 . lo que dicen los participantes.. la mirada. es estar atento. una expresión interrumpida. Una frase cortada. Cuando exista el riesgo de que el tono suba de nivel. es ser receptivo. es imposible escuchar. reflexionar y comprender. las posturas: son las formas de expresar sentimientos y sensibilidades ¡Está atento a todo! Escuchar es más que oír. Si perdemos la calma.Recomendaciones prácticas dirigidas a personas que asisten a reuniones ¡ Esté atento ! ¡ Escuche ! Durante un debate. Por ello.

Por consiguiente. piense que hay otras personas que esperan y que sabrán hacerle preguntas si es necesario.Recomendaciones prácticas dirigidas a los participantes en las reuniones ¡ A cada cual su turno ! ¡ Sepa estar callado ! A todos les llegará el turno. es indudable que hay una forma de ser breve. 3 . Callar también es escucharle. darse a uno mismo el tiempo necesario para reflexionar sobre lo que otros han dicho. dejar hablar al otro. antes de tomar la palabra. y además quedan otros temas. resaltando lo importante. va a decir. sean aceptadas por todos los participantes. piense no sólo en lo que Vd. sino también en cómo lo va a decir. Cualquiera que sea el tema.. Callar es. Una buena reunión es aquella en la que todos pueden expresarse sin ser interrumpidos. debería recordar el Conductor antes de empezar la reunión. ¡ Sea claro ! ¡ Sea breve ! No utilice palabras ni frases difíciles para expresar sus ideas. molestados.. Callar es. en primer lugar. finalmente. es necesario que una cierta disciplina y unas reglas del juego. etc. Tómese su tiempo entre cada idea o frase y. Vaya al “grano”.

. Vd. Corre el riesgo de abrumar. No adopte un tono confidencial o íntimo. Si Vd. Muestre sólo un documento a la vez. pues cansaría rápidamente a los que quieren escucharle. no puede hacer nada con su timbre de voz. está en la reunión precisamente para esto.si se hacen de forma directa y abierta. pero puede controlar el volumen y el ritmo. Ar ti cu le y hable claro para lograr interesar a los que le escuchan. Un tiempo para cada idea y cada idea a su tiempo. que un esquema o una tabla. el nivel jerárquico o la personalidad de los demás participantes. entonces: ¡cállese! 4 . la antigüedad.Recomendaciones prácticas dirigidas a los participantes en las reuniones ¡ Hable alto y lentamente ! ¡ No exponga demasiadas cosas ! Vd.! Atrévase a dar su punto de vista. sería una buena manera de ilustrar su exposición: ¡excelente idea!. mismo y hable sin miedo ni temor. cualquiera que sea la conducta. pero con la condición de que estos documentos no se multipliquen. cansar y confundir a los que le están escuchando. ¡ No sea demasiado tímido ! ¡ No haga apartes ! ¡Cuentan con Vd. Sea Vd. enriquecerán al grupo. Al preparar la reunión. habla con la persona que tiene al lado o al frente. está desviando la atención de los demás y molesta a los otros participantes. Vd.. con razón. Y si están fuera de lugar. Sus observaciones -incluso si son críticas. ha pensado.

de.. Excepto cuando se va muy ajustado de tiempo.. Dando la palabra a los participantes por rotación. No olvide comprobar (antes) el buen funcionamiento del material y los equipos y asegurarse de que todos los documentos necesarios para el trabajo están en su sitio. Cada uno ha de poder hablar con la máxima frecuencia posible. Es una pregunta orientada.que se apunte lo que se ha dicho (sin interpretar) ¡ Practique el turno de palabras ! Preguntas. que. de una manera flexible.. No hay que olvidar a ninguno de los participantes. con dos condiciones : . dá a los más discretos la oportunidad de participar y permite recoger todas las opiniones.Recomendaciones prácticas dirigidas a los participantes en las reuniones ¡ Prepare la reunión ! ¡ Domine la pizarra ! Vd. .. Muchas preguntas sólo tienen por objeto sugerir una determinada respuesta. “¿no cree Vd.. La pizarra es siempre una gran ayuda.proporciona seguridad Todo ello.sirve de testigo .?” permite señalar el punto de vista del que formula la pregunta.ayuda a clarificar . Respuestas.permite a cada uno encontrar su idea .. se asegura de no olvidar a nadie. El turno de palabras. conviene siempre formular preguntas abiertas... Esta se desarrollará en buenas condiciones si ha convocado con tiempo a los participantes y la sala está disponible. sin ningún orden rígido ni obligatorio.que se escriba de forma clara y legible . es el Conductor de la reunión. que difícilmente va a plantear debate.?” 5 . Vd. del tipo “¿que piensa Vd.

¿está cansado? Hay que “controlar” a los habladores. no se olvide de preguntar si alguien tiene otra idea. ¿está poco interesado?. que todo el mundo esté de acuerdo con la propuesta. sino para facilitar que todos se puedan expresar con libertad.. no está ahí para escucharse a sí mismo. constituyen signos que un buen Conductor de reuniones debe observar a tiempo para saber que está pasando en el grupo.. en primer lugar. ni mucho menos. no sería necesario reunirse. Respete este código de circulación y dé siempre preferencia a los participantes. La ausencia aparente de reacciones no significa. Si todo el mundo estuviera de acuerdo siempre y de forma inmediata. ¿se han atendido sus ideas?. unas manos o pies que no saben estarse quietos. Es más fácil hablar que callarse. 6 .Recomendaciones prácticas dirigidas a los participantes en las reuniones ¡ Ponga el radar ! ¡ Preferencia al otro ! Esté atento a los signos externos. Desconfíe de las adhesiones demasiado rápidas a una idea defendida con brillantez y convicción. procure darles la palabra en temas que conocen. Antes de pasar a otro tema. una mirada ausente. incluso los de fatiga. ¡ Escuche a los callados ! ¡ Cuidado con la unanimidad ! Si un participante guarda silencio de forma continuada. Una cara más o menos entusiasta. ¿se habrá molestado por alguna razón?. pero a los que se callan con demasiada frecuencia. un agente de circulación de ideas. En la mayoría de los casos. pero Vd. el buen Conductor de reuniones es. ¿se siente excluido?. pregúntese por qué: ¿es de los tímidos?.

.. y sonría ! ¡ No imponga sus ideas ! Para expresarse eficazmente. tranquilizará a los más agresivos.. Demuestre de forma paciente el interés que merece. No dude en “llamar al orden” si alguno de los participantes hace observaciones. está convencido de ello. ¡pero totalmente ajenas al tema! Todo grupo se compone de personalidades diversas: por sus experiencias.. La riqueza y la eficacia del grupo procede de esta diversidad. Puede ocurrir. sus opiniones y sus maneras de expresarse. sus ideas. escuchando y sonriendo. Su idea es buena. metiëndose con otro o con el Conductor.. las personas necesitamos una cierta tranquilidad. conteste a las preguntas y objeciones. De esta forma. alguien pierda el control de sí mismo. Mantenga la calma. Dé muestras de atención y consideración hacia todos. que a pesar de sus esfuerzos. sin duda muy interesantes. Manifieste buena voluntad. 7 . Una tarea prioritaria del Conductor es valorar y reforzar positivamente estas particularidades personales. Expóngala claramente para conseguir la adhesión de los demás.Recomendaciones prácticas dirigidas a los participantes en las reuniones ¡ Mantenga la calma. Vd. defienda su posición.. ¡no imponga! ¡ No se pierda ! ¡ Escuche la diferencia ! No pierda nunca de vista los objetivos y el plan de trabajo establecidos al inicio de la reunión. incluso si la tormenta es fuerte. pero.

 Funciones en la reunión. hay que conducirla. 3 .CONDUCCIÓN DE REUNIONES Jordi Esteller AMES – 02/2013 1 CONDUCCIÓN DE REUNIONES El objetivo de este curso es mejorar la eficacia de todas las reuniones a las que asistimos. han de obtenerse conclusiones y han de cumplirse sus objetivos.  Desarrollo de la reunión.  Reuniones a rechazar. hay que prepararla. Para que una reunión sea eficaz.  El objetivo de la reunión. 2 1) La Reunión Eficaz  ¿Por qué reunirse?. ya sea como participantes o como conductor de ellas.

para informarse y para intercambiar puntos de vista. 4. Para ser más creativos. Para buscar soluciones a los problemas que se plantean. 5 El objetivo de la reunión Antes de organizar y convocar una reunión. Para informar. Para coordinar acciones y esfuerzos. todos los participantes hayan comprendido perfectamente la función de la misma y se sientan útiles y satisfechos de haber participado en ella. evitando los rumores y mejorar el ambiente de trabajo y la motivación. Para mejorar la comunicación. fijar objetivos. Lo ideal es que cuando termine la reunión. generar ideas y compartir experiencias. 6. 6 . evaluar resultados. Para llegar a acuerdos. 4 ¿Por qué reunirse? 5.¿Por qué reunirse? 1. 2. hemos de asegurarnos de que tiene un objetivo claro y que va a servir para alguna cosa en concreto. 3. tomar decisiones.

9 . 7 Reuniones a rechazar 1. . no tienen utilidad concreta y los participantes salen normalmente con una sensación de pérdida de tiempo. Reuniones para hacer que se acepte una decisión ya tomada (aparentando escuchar opiniones) 3. Otras reuniones : para dar sensación de eficacia / para dar seguridad al jefe convocante / para demostrar autoridad. del método o proceso (el COMO). .Con la función “facilitación” se intenta conseguir un ambiente agradable y amable en la reunión y que el grupo tenga una moral alta. del QUIEN se ocupa del tema y del CUANDO hay que tenerlo terminado. En general son ineficaces.Reuniones a rechazar Hay que rechazar las reuniones sin objetivos o con objetivos poco claros o poco sinceros. Reuniones-ritual (existe la costumbre de hacerla) 2.La función “producción” es la que trata de la tarea o del contenido propio de la reunión (el QUE). 8 Funciones en la reunión En toda reunión se dan tres funciones principales: producción. facilitación y regulación.

12 . procurando el máximo consenso del grupo. 7. 10 Desarrollo de la reunión En el desarrollo de toda reunión se dan unos pasos concretos. Los más importantes son: 1.Funciones en la reunión .La función “regulación” se refiere a la conducta adecuada que habrá que seguir para resolver aquellos “problemas no expresados” en la reunión y evitar que se conviertan en frenos para futuras reuniones o en el deterioro de las relaciones personales o incluso en conflictos personales abiertos. Decidir y llegar a acuerdos. Reformular en síntesis parciales. Proponer soluciones. 8. Dirigirse y enfocarse hacia el objetivo. 3. 6. Escuchar a los demás: informarse. 11 Desarrollo de la reunión 5. 2. 4. Analizar el problema o la situación. Expresarse uno mismo: informar. Investigar las causas.

Redactar una convocatoria clara y motivadora. estableciendo el “orden del día”.  Su papel después de la reunión. Como motivar a los participantes para que sean creativos. el conductor de la misma deberá prepararla con cuidado. Señalar el lugar. por lo que ha de saber adaptarse a las diferentes circunstancias y hacer lo posible para que todos los miembros del grupo expresen libremente sus opiniones.2) El Conductor de la Reunión  Su papel antes de la reunión. Todo ello sin renunciar a defender su propia opinión. horario y duración de la reunión.  Seis reglas de oro.  Actitud del conductor ideal. 15 .  Su papel durante la reunión.  Técnicas para la conducción. 13 2) El Conductor de la Reunión El Conductor de la reunión es la persona a quien se le ha asignado la responsabilidad de dirigir la reunión y alcanzar el objetivo previsto. 2. 14 Papel antes de la reunión Preparación de la reunión: Una vez fijados el tema y el objetivo de la reunión. fecha. Para ello habrá de tener en cuenta los siguientes pasos: 1.  Como tratar situaciones difíciles. La conducción eficaz sólo podrá practicarse de forma correcta si el conductor comprende que él es uno más del grupo.

Convocar a los participantes con antelación suficiente. 8. Planificar las acciones a emprender y asegurarse que queden claros los papeles de “quién hace qué”. 18 . centrando al grupo sobre el objetivo y haciendo síntesis: parciales y final. 5. datos e ideas. ordenando las intervenciones. dar el turno de palabra y no permitiendo las “conversaciones aparte”. 4. Solicitar la aportación de hechos. Precisar el objetivo a alcanzar. Adjuntar al Orden del Día. Asegurar la función del secretario. hablando previamente con él. Ir reformulando el contenido de las intervenciones.Papel antes de la reunión 3. Convocar sólo a las personas que realmente pueden hacer aportaciones personales al tema o les interese o estén afectadas por el mismo. 2. a una reunión. 7. Presentar y delimitar el tema. teniendo en cuenta el “status personal” que representa ser convocado o no. Nombrar un Secretario. “como” y “cuando”. Proponer un método para tomar decisiones. 17 Papel durante la reunión 6. Distribuir y controlar el tiempo. 5. toda la documentación que será necesaria en el transcurso de la reunión 4. 3. 16 Papel durante la reunión 1.

21 . 2. Evaluar el nivel de satisfacción de los participantes. Ser capaz de percibir lo que sienten los miembros del grupo. pues resulta muy fácil que se queden sin poder expresar sus opiniones y puntos de vista. Considerarse como un miembro más del grupo. 20 Actitud del conductor ideal 1.Papel durante la reunión En las reuniones por video-conferencia hay que prestar especial atención a las personas que están presencialmente en sedes diferentes de donde está el conductor. Controlar la aplicación de las decisiones tomadas. conservando la objetividad y la calma en los momentos de tensión. Ser conciliador. Naturalmente tienen el mismo derecho que los demás y en cambio lo tienen un poco más difícil. independientemente de su posición jerárquica. 3. 19 Papel después de la reunión 1. 2.

puede provocar. 6. 5.Actitud del conductor ideal 4. La posición jerárquica del Conductor –en las ocasiones en que se dé. Evitar poner en dificultades a los participantes durante sus intervenciones. 22 Motivar para la creatividad Las expectativas de los participantes en la reunión se basan en querer sentirse útiles y aportar sus conoci-mientos y experiencias de forma positiva. Conformarse con reformular la opinión emitida. No ser el primero en expresar su opinión sobre el tema y. que muchas ideas y energías creativas queden bloqueadas. procurar hablar poco. 24 . 23 Motivar para la creatividad Su deseo de estar omnipresente en todos los detalles de los temas de la reunión. de forma involuntaria. sin juzgarla. Hay que evitar que ninguno de los participantes adopte la actitud mental de “ya dirá lo que hay que hacer”. en general.puede representar un freno para la creatividad del grupo.

Motivar para la creatividad Para alcanzar un nivel óptimo de creatividad. según su propia personalidad: 1. Pertenencia Necesitan sentirse como parte importante de un grupo con personalidad propia. explorar. Progreso Necesitan aprender. El conductor para dinamizar y conjuntar el grupo deberá apoyarse en todos los aspectos positivos que se derivan tanto de las expectativas como de las necesidades de los participantes. 3. 25 Motivar para la creatividad 2. en sus valores y ser aceptados como integrantes del grupo. Seguridad Necesitan respirar un ambiente de confianza y tranquilidad. Realización Necesitan poder crear. 5. diferenciado claramente de los demás. comprendidos en sus opiniones. tomando sus propias responsabilidades. descubrir y alcanzar su propia auto-realización personal. 27 . los participantes han de tener resueltas las necesidades que a continuación se relacionan o algunas de ellas. entender y actuar sobre su entorno. Consideración Necesitan ser escuchados. 26 Motivar para la creatividad 4. reconocidos.

2. Los participantes de la reunión han de sentirse protagonistas del trabajo que se hace en el grupo. 29 Seis reglas de oro 5. 3. No perder de vista el objetivo. La voz. No provocar al grupo. 28 Seis reglas de oro 1.Técnicas para la conducción Son técnicas que permiten al Conductor controlar la acción del grupo y que la reunión se desarrolle con éxito. 3. 30 . si la tiene. El silencio. Escuchar y hablar comedidamente. dar el ritmo adecuado e intervenir. por lo que el conductor ha de guiar. La mirada. Asegurarse de que las discusiones se hagan sobre bases sólidas. pero sin bloquear al grupo. 5. La situación ideal es la del conductor que se convierte en “líder natural” del grupo. El gesto. 2. 6. Sintetizar y reformular 4. 6. la potestad de hacer cumplir órdenes. El tiempo y el ritmo de la reunión. 4. Utilizar el éxito inmediatamente (la mayoría de las cosas funcionan bien). Las más importante son: 1. sin que tenga la necesidad de utilizar. La posición geográfica. No quitar protagonismo al grupo.

Situaciones difíciles No se trata de una relación exhaustiva. 5.hace que otro tampoco escuche . 31 Situaciones difíciles 4.supone falta de respeto al que habla . La persona que habla demasiado. La persona que llega tarde. La persona que busca reconocimiento.hace ruido y distrae / molesta a otros . La persona que defiende intereses particulares. La persona negativa.a veces descentra al que habla 33 . 32 Situaciones difíciles ¿Qué ocurre cuando uno se pone a hablar mientras otro está hablando / explicando alguna cosa? . 6. 3. La persona agresiva. 8. 2. 1. La persona que habla con el de al lado o el de enfrente. 7. ya que los seres humanos podemos exhibir una gama considerablemente amplia en cuanto a conductas distorsionadoras.no escucha . La persona “pasota”.

35 Resumen de Conducción Se puede decir que la persona que conduce una reunión ha de tener dos prioridades esenciales: 1) La que se refiere a la tarea. ordenadores. lograr un buen ambiente de trabajo. sobre su utilización responsable. los resultados de partidos de fútbol y similares. donde surjan iniciativas innovadoras y que provoque la consecución de acuerdos. etc. con el uso masivo de las más sofisticadas tecnologías de “última generación” (tablets. para seguir vía Internet. móviles. por ejemplo. consultar documentos. 2) La que se refiere a las relaciones personales. o sea conseguir los objetivos fijados y que se traten todos los puntos del orden del día en el tiempo que se dispone. es necesario llegar a acuerdos con los participantes en las reuniones. 36 . etc. Naturalmente se puede usar cualquiera de estas tecnologías para tomar notas. 34 Situaciones difíciles Es recomendable decir de forma clara que es que lo consideramos como conducta apropiada en estos casos. pero no.). al contenido.Situaciones difíciles Actualmente. distendido y productivo. al trabajo a realizar.

38 El acta Después de la reunión. Al día siguiente de la reunión. el acta puede jugar un papel relevante. coloquios y contraste de opiniones. Sirve para evitar malentendidos (participantes) y para llevar un cierto control de las actividades decididas (conductor) Acta anterior (revisión temas pendientes): no debería ocupar mucho tiempo. siguiendo el orden del día. Hay que hacerla de forma rápida. Poco quedará de los debates. punto por punto. 39 . Esto puede hacerse de forma sintética o analítica. todos los participantes deberían tenerla. 37 Papel del Secretario Las actas no se “fabrican” después de la reunión. como instrumento de gestión. El acta es de gran importancia y no debe descuidarse nunca. sino que se van construyendo durante la misma. si no se ha tomado nota de nada.Papel del Secretario El papel del Secretario es hacer un informe de la reunión (acta). Por desgracia existe una cierta tendencia a desatender esta importante función.

En caso de duda. el método o proceso a seguir (COMO) .Informe sintético 1. las ideas divergentes y convergentes y las conclusiones obtenidas. los puntos de acuerdo y desacuerdo entre los participantes. 2. seleccionando de las distintas intervenciones los elementos a anotar 3.Los argumentos en contra. 41 Común a los dos informes Cuando el grupo decida acciones.Los plazos fijados para cada tarea (CUANDO) Es lo que se ha señalado como “función producción” de toda reunión. El informe-síntesis tiene ventajas: Es más breve y más funcional. Reorganizar y clasificar por temas los contenidos recogidos en la discusión. el Secretario debe consultar al grupo. Por cada idea desarrollada. Reflejar el contenido minucioso de la reunión. 3.Los argumentos favorables a la idea. Tiene más posibilidades de ser leído y utilizado.El nombre de los responsables (QUIEN) .La definición de las distintas tareas (QUÉ) . anotar: .En su caso. Escribir sobre la situación del problema a resolver. . 2. anotar: . 40 Informe analítico 1. Tener apuntes suficientes para resumir el debate o la discusión desde el principio. 42 .

Tener coraje y valor suficiente para cambiar de opinión. incluso si éstas son contrarias a su forma de pensar y hacen cambiar sus hábitos. Hacer el esfuerzo de comprender a los otros antes de criticarlos. 43 Papel del Participante Durante la reunión 1. Escuchar el punto de vista de los demás y no interrumpirles cuando estén en uso de la palabra. Presentar argumentos sólidos basados en hechos y datos controlados por él mismo. aceptando que piensen de modo diferente. expresando libremente sus opiniones y defendiéndolas sin agresividad. 45 . Aceptar las decisiones tomadas. 2. informaciones y datos concretos. Participar activamente en el análisis del problema y en la búsqueda de soluciones. 3. 44 Papel del Participante Durante la reunión 5. Ser puntual. 2. 6. 8. Recoger hechos. Respetar la disciplina del grupo y el método de trabajo. Estar disponible para el día fijado.Papel del Participante Antes de la reunión 1. 3. Preparar su “dossier” sobre el tema a tratar. 4. 7.

Papel del Participante Después de la reunión Poner en marcha las acciones que el grupo ha decidido que le corresponden. 48 . Sabe defender su punto de vista. Tiende más a hacer progresar al Grupo que a dar una buena imagen de sí mismo. 2. 3. Tiende a ver en los demás a un amigo más que a un competidor o a un juez. Está dispuesto tanto a hablar como a escuchar. Sigue el curso de su pensamiento. 6. 46 Actitud del Participante ideal 1. estando al mismo tiempo atento a la reflexión del Grupo. aceptando su responsabilidad sobre las mimas. 47 Actitud del Participante ideal 4. Se centra más en el objetivo del Grupo que en el propio. pero está dispuesto a admitir el de los demás. 5.