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CEUPSI Facultad de Ingeniera Industrial

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007


Excel es una aplicacin de Microsoft Office que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde
simples sumas hasta clculos complejos, crear grficos y analizar datos.
Est orientado bsicamente al campo contable, estadstico, financiero o
cualquier otra actividad que exija el anlisis de valores numricos.

En este Captulo aprender:

Como Ingresar y salir del Excel

Conocer algunos conceptos bsicos

Conocer los elementos de la pantalla de Excel

Como Crear, Abrir y Guardar Libros

Como manipular las hojas de un Libro

Como se ingresan y modifican los datos

Como usar el controlador de relleno y rellenar series.

Como copiar, cortar y pegar datos.

Como insertar y eliminar Filas o Columnas

Ingresar al Excel 2007

Jos Luis Samanamud Paul

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Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.

1) Desde el botn Inicio


situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botn Inicio; Al
desplegarse el men, colocar el puntero sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador;
Seleccionar Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel 2007.

2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007

Salir del Excel 2007

Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones

1) Hacer clic en el botn cerrar


2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el Botn de Office y elegir la opcin Salir de Excel

Jos Luis Samanamud Paul

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Conceptos Bsicos

Ahora vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Excel 2007, que es
un libro, una hoja de clculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas,
para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto
estar en disposicin de empezar a crear hojas de clculo. Entre los
principales conceptos que deben conocerse estn:

Libro.
Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio
Excel le da la extensin .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en funcin
de la memoria disponible (el nmero predeterminado es 3)
Hoja de Clculo.
Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1048,576 filas. Es aqu
donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer
referencias.
Celda.
Es la interseccin de una Columna con una fila. La celda almacena
informacin, la cual puede ser un texto, un nmero, una fecha, una hora,
una frmula, una funcin, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican
por su Direccin, la cual consta de una letra (columna) y un nmero (fila).
En la grfica la celda activa es C6.

Puntero de Celda.
Es el rectngulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos.
Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha
posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.
Etiquetas.
Jos Luis Samanamud Paul

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Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En
la imagen la hoja activa es la Hoja 1.

Interface de Excel

Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como sta, vamos a ver sus
componentes principales. As conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ve en su
computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que
se vean en cada momento.

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En donde:
a.
b.
c.
d.

Barra de Herramientas de Acceso Rpido


Barra de Ttulo, incluye el nombre del libro abierto.
Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.
Cinta de Opciones. Es una de las nuevas caractersticas en Office
2007. Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseo de
Pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre
cualquiera de las fichas se ocultan las herramientas.
e. Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.
En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha Inicio.
f. Columnas de la hoja de Excel.
g. Filas de la hoja de Excel.
h. Celda activa.
i.
Cuadro de nombres, Indica la celda activa
j.
Insertar Funcin.
k. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos
rpidamente por las hojas del libro.
l.
Barra de desplazamiento horizontal
m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de zoom de forma rpida y precisa. Tambin se
dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.
n. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que
se est realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el
programa est preparado para que el usuario elija un comando o
escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado de las
teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros, etc.

Ayuda

Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el botn


de la cinta de opciones. Aparece la siguiente ventana:

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En el panel izquierdo puede hacer clic en cualquier libro y seleccionar un


tema para ver su contenido en el panel derecho. Otro mtodo consiste en
utilizar el cuadro de bsqueda, en el se escribe el tema a
buscar y pulsar la tecla Enter o hacer clic en el botn:
Aparecern diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las
cuales elegiremos la deseada.

Operaciones con Libros


En esta nueva versin de Excel los comandos para Crear,
Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un men que
se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office
localizado en el vrtice superior izquierdo de la pantalla.

Al hacer clic en este botn se despliega el siguiente men:

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En donde:
a.
b.
c.
d.

Crea un nuevo libro en blanco


Abre un libro existente
Guarda el libro actual
Lista de ltimos libros utilizados.

Tambin pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de


Acceso Rpido:

O las siguientes combinaciones de teclas:

Crear un Libro:

Ctrl + U

Abrir un Libro:

Ctrl + A

Guardar un Libro: Ctrl + G

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Para Cerrar un Libro: Botn de Office Cerrar

Operaciones con Hojas

Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar


hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.
Seleccionar varias Hojas
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas
ellas simultneamente, como podra ser eliminar varias hojas en un solo
paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez.
Para seleccionar varias hojas:
1.
2.
3.

Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja


Mantener pulsada la tecla Ctrl
Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla


Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente
cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas.
Desplazarse por las Hojas
Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta.
La hoja activa se mostrar en negrita.
Si el Libro posee muchas hojas, la manera ms sencilla de desplazarse es
utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente
figura:

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o


hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la ltima (d) hoja del libro.
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Insertar Hojas

Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras


nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la
memoria disponible.
Para insertar ms hojas a un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

Hacer clic en el cono Insertar hoja de clculo


situado a la derecha de la ltima hoja del libro.

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar Insertar Hoja

Teclado: Shift + F11

Men contextual en la etiqueta Insertar

Automticamente se insertar una nueva hoja, con un nuevo nmero.

Eliminar Hojas

Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar Eliminar Hoja

Men contextual en la etiqueta Eliminar

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Cambiar nombre de Hojas

Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno


de los siguientes mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato


Cambiar el nombre de la Hoja

Men contextual en la etiqueta


Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la
etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Mover o Copiar Hojas

Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y


se arrastra a la posicin deseada.
Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar

Tambin se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la


etiqueta utilizando el Men contextual en la etiqueta o a travs de la Ficha
Inicio, Grupo Celdas, opcin Formato y eligiendo la opcin deseada.

Operaciones con Celdas


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Seleccionar Celdas
Utilizando el teclado:

Posicionar el puntero en la celda inicial

Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse:

Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial

Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

Celdas :

b4:d9

Columnas: B,D Filas: 4, 9


Celdas : f6:g7

Seleccionar celdas no contiguas


Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios
Seleccin de una columna o fila

Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

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Filas: 4 a 9

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Columnas: B y C C

Seleccionar celdas de una hoja entera

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el


encabezado de la columna A y el de la fila 1.

Ingreso de datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros,


fechas, horas o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern:

Texto

Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de direccin para ingresar el


dato en la celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto
ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.

Nmeros

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Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de
direccin para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o
punto). La barra de frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores
decimales, utilice el punto del teclado numrico. Para que un nmero se
considere texto, utilice un apstrofe como primer carcter.

Fechas y Horas
Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por
ejemplo: 27-2-2005 o 18 Enero 1958 ser considerado como fecha y 10:34
o 4:15 PM ser considerado como horas.
Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn
sumar, restar o aadir a otras.
Frmulas

Toda frmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+)
Puede contener constantes y/o direcciones de celda
La barra de frmulas muestra la expresin matemtica, la celda muestra el
resultado

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Introducir un dato en varias celdas simultneamente

1.

Seleccionar las Celdas

2.

Escribir el dato

3.

Presionar Ctrl + Enter

Desplazamiento del Puntero de Celda

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en un momento dado. Para
moverse por la Hoja rpidamente, las teclas que podemos usar son:

MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Hoja Siguiente

CTRL + AVPAG

Hoja Anterior

CTRL + REPAG

Modificar datos
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Se puede modificar el contenido de una celda mientras se est escribiendo


o despus de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:

1.

Seleccionar la celda que contiene el dato

2.

Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de frmulas

3.

Modifique la informacin.

4.

Pulsar Enter o haga clic sobre el Botn Introducir.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se


selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Practica Dirigida

Vamos a crear una hoja sencilla llamada Ventas (que nos servir de
ejemplo), la cual contiene una lista de productos informticos que se han
vendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el Precio Total segn
las ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacn para
controlar las existencias en el mismo.

Para ello, ingrese los datos tal como se muestra en la figura:

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Borrar datos
La operacin de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien
por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido.
1.
2.

Ubicar puntero en la celda que desea borrar


Pulsar la tecla Supr o Botn derecho del mouse
Borrar contenido

Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o


formato de las celdas, debe utilizar el botn Borrar:

Deshacer una Orden

A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y


nos quedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema,
inmediatamente despus de haber cometido el error, realice una de las
siguientes rdenes:
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Pulse el botn:

Pulse las teclas : CTRL + Z

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Deshacer

Controlador de Relleno

Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial,
la proporciona el Controlador de Relleno.
.Por ejemplo, podra
digitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los meses
siguientes. Tambin se emplea para copiar el contenido de una celda, en las
celdas adyacentes.

La secuencia de acciones es la siguiente:

1.

Digitar el valor inicial de la serie (nmero, texto o frmula)

2.

Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de


elementos necesarios.

Jos Luis Samanamud Paul

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Para generar nmeros correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el


controlador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.

Como ejemplo adicional, pruebe con los siguientes datos:


24/02/2005, Mes 1, Martes, 8:45

Series
Para rellenar celdas con valores de una serie:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Seleccione la celda donde desea comenzar la


serie. La celda debe contener el primer valor de la
serie.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga
clic en Rellenar y, a continuacin, en Series.
Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, haga clic en Columnas.
Para rellenar la serie a lo ancho de la hoja, haga clic en Filas.
En el cuadro Incremento, escriba el
valor en que desea incrementar la serie.
En Tipo, haga clic en Lineal o
Geomtrica.
En el cuadro Lmite, escriba el valor en
que desea detener la serie.

Listas Personalizadas

Podemos crear nuestra propia lista de valores, para ello realice lo siguiente:

1.

Botn de Office Opciones de Excel

2.

Hacer clic en el botn Modificar Listas personalizadas

3.

En el recuadro Entradas de lista, escribir la serie, separadas por


comas, al culminar pulsar el botn Aceptar.

Jos Luis Samanamud Paul

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Copiar, Cortar y Pegar datos


Copiar
1.
2.

3.
4.

Seleccionar las celdas que se desean copiar


Ejecutar algunas de las acciones siguientes
Hacer clic en el botn Copiar
Teclado :
Ctrl + C
Men Contextual Copiar
Situar el cursor en la celda destino
Pegar

Cortar
1.
2.

3.
4.

Seleccionar las celdas que se desean mover


Ejecutar algunas de las acciones siguientes
Hacer clic en el botn Cortar
Teclado :
Ctrl + X
Men Contextual Cortar
Situar el cursor en la celda destino
Pegar

Jos Luis Samanamud Paul

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Pegar

Ejecutar algunas de las acciones siguientes:


Hacer clic en el botn Pegar
Teclado:
Ctrl + V
Men Contextual Pegar

Mover con el Mouse


1.
2.
3.

Seleccionar el bloque a mover


Posicionar el puntero del Mouse en uno de los
bordes del bloque seleccionado (el cursor
cambia de cruz blanca a flecha).
Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

Copiar con el Mouse


1.
2.
3.

Seleccionar el bloque a mover


Posicionar el puntero de Mouse en uno de los bordes del bloque
seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a
flecha con un signo +).
Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

Operaciones con Filas y Columnas


Insertar Filas o Columnas
En ocasiones se necesita aadir filas o columnas a la hoja para poder
ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento:
1.
2.
3.

Ubicar el puntero en la fila o columna


donde desea insertar
Seleccione la cantidad de filas o
columnas a insertar
Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar
Insertar Filas o Columnas de hoja
o
Men Contextual Insertar toda una
fila o toda una columna

Jos Luis Samanamud Paul

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Nota: En ocasiones, no nos interesa aadir filas ni columnas enteras, sino


nicamente un conjunto de celdas, en ese caso, debe ubicarse en la celda y
elegir: Desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo.

Eliminar Filas o Columnas

1.
2.

Seleccionar la cantidad de filas o


columnas a eliminar
Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar
Eliminar filas o columnas de hoja
o
Men Contextual Eliminar Toda la fila o Toda la columna

Ocultar Filas o Columnas


1.
2.

3.

Seleccionar las filas o columnas


que desea ocultar
Ficha Inicio, Grupo Celdas,
Formato Ocultar y Mostrar
Seleccionar opcin: Ocultar
Filas u Ocultar Columnas

Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o
columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.

Jos Luis Samanamud Paul

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Formatos y Frmulas

En este Captulo vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de


trabajo, lo cual no solo hace ms agradable la lectura, sino que adems
permite resaltar algunos resultados para llamar la atencin sobre ellos.
Adems, se mostrar la forma de crear frmulas para realizar diversos tipos
de clculos con los datos almacenados en la hoja.

En este Captulo aprender:

Como dar formato al texto

Como dar formato a los nmeros

Como dar formato a las fechas y horas

Como modificar ancho de columnas y alto de filas

Como trazar bordes, copiar formato e incluir comentarios

Como dar formato personalizado y formato condicional

Como cambiar el estilo de una tabla.

Como introducir frmulas y uso de operadores.

Como hacer referencia de celdas en las frmulas.

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Formato del Texto

Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:

1.

Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar

2.

En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineacin hacer uso de los botones


apropiados.

Formato de Nmeros

Los Nmeros contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes


maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:

Jos Luis Samanamud Paul

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1.

Seleccionar las celdas que contienen los


nmeros

2.

En la Ficha Inicio, Grupo Nmero hacer uso


de los botones apropiados

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Formato de Fechas y Horas

Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

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Modificar ancho de Columnas

Utilizando el Mouse:

1.
2.
3.

Seleccionar la columna o columnas a modificar


Ubicar el puntero del Mouse en el borde
derecho de la columna, el puntero cambia de
cruz blanca a flecha de doble sentido.
Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho.

Utilizando la Cinta de Opciones:


1.
2.

Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato


Ancho de Columna
Digitar el nuevo ancho

Modificar alto de Filas

Utilizando el Mouse:

4.
5.

Seleccionar la fila o filas a modificar


Ubicar el puntero del Mouse en el borde inferior de
la fila, notar que el puntero cambia de cruz blanca a
flecha de doble sentido.

Jos Luis Samanamud Paul

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6.

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Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.

Utilizando el Men:
3.
4.

Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Alto de Fila


Digitar la nueva altura

Nota:

Un mtodo rpido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en


la lnea divisoria de los encabezados.

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Bordes

Para el trazado de bordes, seguir el siguiente


procedimiento:

1.

Seleccionar las celdas a las cuales desea


aplicar los bordes

2.

En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic


en el botn de Bordes. Se mostrarn las
opciones de bordes.

3.

Seleccionar el tipo de borde que desea


aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

Nota: Tambin puede dibujar


los bordes, seleccionando
primero el color de lnea y el
estilo de lnea y luego trazar
con el "lpiz" (el cursor toma
esta forma) el borde deseado sobre las celdas

Copiar Formato
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra
ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:
1.

Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

Jos Luis Samanamud Paul

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2.
3.

En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el


botn Copiar Formato
Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el
formato.

Comentarios
Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o
en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios
nos permitirn documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar
de dnde procede el dato, qu frmula se ha aplicado, etc., tal como lo
apreciamos en el grfico.

1.

Clic derecho en la celda que tendr el comentario

2.

Opcin Insertar comentario

3.

Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar


seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda,
mostrar un marcador de color rojo).

Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda.


Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con
comentario, y elegir opcin: modificar o eliminar comentario.

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Nmeros con "texto"

Si desea mostrar unidades de


medida en una celda con
contenido numrico, y a la vez
ste deba mostrar texto, sin
perder su condicin de nmero,
deber realizar lo siguiente:

1.
2.
3.

Seleccionar la celda o celdas


Abrir el grupo de Nmero y elegir la categora Personalizada
Realice las acciones indicadas

Anteponer "ceros"

Se tiene la concepcin
general de que "cero a la
izquierda no vale", pero
se dan casos en que
estos ceros tienen un
valor significativo, por
ejemplo, los cdigos
numricos (001, 002,).

1.
2.
3.

Seleccione la
celda(s)
Abrir el grupo de Nmero y elegir la categora Personalizada
Realice las acciones indicadas

Formato Condicional
Jos Luis Samanamud Paul

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En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin


interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato
condicional, los atributos debern aplicarse de manera automtica,
dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente
caso:

1.

Seleccionar las celdas C3:C6

2.

Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional

3.

Definir los criterios apropiados

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31

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Estilos de Tablas
Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos
preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.

Ubicar el puntero en el interior de la


tabla
Ficha Inicio, Grupo Estilo, Dar
formato como tabla
Elegir el Estilo de Tabla
En el cuadro de dilogo que aparece hacer clic en aceptar
El Rango se mostrar como una Tabla con el estilo seleccionado

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Practica Dirigida

Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.

1.

Ingresar los datos tal como se muestra en la figura.

2.

Seleccionar el Rango B3:H3 y darle el siguiente formato:


Fuente: Comic Sans MS, Tamao 12, Color letra: Rojo, Fondo: Naranja y Centrar
Seleccionar el Rango B4:H10 y darle el siguiente formato:
Tipo de letra: Rockwell, Tamao: 14, Color letra : Azul oscuro, Fondo : Azul claro
Seleccionar la Columna A y dar un ancho fijo de 7 unidades.
Seleccionar las columnas C, D y F y darle un ancho de 15 unidades
Insertar una columna delante de Cliente y otra delante de Pas
Eliminar las columnas vacas.
Insertar 3 filas por encima del cuadro.
Seleccionar las celdas B2:H3 y dar el formato de Combinar y Centrar
Escribir el siguiente titulo: Lista de Clientes con el siguiente formato:
Tipo de letra: Garamond, Tamao: 24, Negrita y Cursiva, Color letra: Azul
Fondo : Verde claro
Dar Borde de cuadro Grueso de color: azul
Seleccionar las celdas B6:H13 y darle todos los Bordes con estilo de lnea doble
y de color rojo
Ajustar manualmente el ancho de la columna G
Dar formato de Moneda a los valores del Precio y cambiar por el signo ($)
Seleccionar la celda D10 y escribir como comentario: Numero de fax: 7219906
Seleccionar las celdas B6:H13 y copiar a la celda B20
Seleccionar las celdas B20:H27 y con el Mouse mover hacia la celda B25
Seleccionar la Hoja 1 y copiar hacia la Hoja 2
En la Hoja 2 seleccionar desde las celdas A1:H15 y borrarle el formato

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.

Jos Luis Samanamud Paul

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20. Borrar todo el contenido de la Hoja 2


21. Copiar desde la hoja 1 las celdas B6:H13 hacia la hoja 2 a partir de la celda A5
22. Seleccionar en la hoja 2 las celdas A5:G12 y darle formato: autoajustar ancho de
columna
23. En la Hoja 2 seleccionar los precios y darle el siguiente formato condicional:
Precios menores a $100, color rojo.
Precios mayores o iguales a 100 color azul
24. Seleccionar los encabezados de la tabla y darle una alineacin de 45 grados
25. Guardar el libro con el nombre: Clientes.

FORMULAS
Las frmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y
son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de clculo se convierte en
una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales
como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer
complicados clculos financieros.

Frmulas Bsicas

Una frmula es una combinacin de valores con operadores, para realizar


clculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar
constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en
la frmula =B5+2 sumar 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que
cambie el valor de la celda B5, volver a recalcularse la frmula.
1.
2.

3.

Todas las frmulas en Excel


deben empezar con el signo =
Puede digitar la frmula
directamente en la celda o ir
seleccionando con el mouse
cada celda a utilizar e ir
colocando los operadores
respectivos
Para terminar, presionar Enter

En la celda aparecer el resultado de la operacin mientras que en la barra


de frmulas se apreciar la frmula tal y como se escribi.

Jos Luis Samanamud Paul

34

CEUPSI Facultad de Ingeniera Industrial

Microsoft Excel 2007

Una frmula puede hacer referencias a celdas situadas en una misma hoja,
a celdas de otras hojas del mismo libro o a celdas de otros libros. Para
referirse a celdas de otros libros, escribir la frmula de la siguiente forma:
=Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja! Celda

Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del Libro


Notas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir:

='C:\Documents and Settings\user\Mis documentos\


[notas.xlsx]Hoja1'!B7

Jos Luis Samanamud Paul

35

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Microsoft Excel 2007

Operadores
Existen cuatro tipos de operadores:
Aritmticos: Generan un resultado numrico
Operado
r
+
*
/
%
^

Significado
Suma
Resta y negacin
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Exponente

Ejemplo
=6+2
=6-2
=6*2
=6/2
=6%
=6^2

Resultado
8

-6

-6
12
3
0.06
36

De texto: Combina texto para generar una nica cadena de caracteres


Operado
r
&

Significado
Une texto de celdas
distintas

Ejemplo
B4=Excel
C4=2007
=B4& C4

Resultado
Excel 2007

Comparativos: Generan un valor lgico Verdadero o Falso


Operado
r
=
>
<
>=
<=
<>

Significado
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Diferente de

Ejemplo
=A1=B1
=A1>B1
=A1<B1
=A1>=B1
=A1<=B1
=A1<>B1

Resultado
Falso
Verdadero
Falso
Verdadero
Falso
Verdadero

De referencia: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que


controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una frmula.
Operado
r
: Dos
puntos
, Coma

Significado
Operador de rango que genera una referencia a todas las
celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15)
Operador de unin que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

Jos Luis Samanamud Paul

36

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espacio

Microsoft Excel 2007

Operador de interseccin que genera una referencia a


celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Excel 2007 sigue las siguientes reglas


fijas:
Los parntesis, se realizan primero.
Los operadores de igual prioridad se
evalan se izquierda a derecha.

Operador
=10+4/2
=(10+4)/2

Resultado
12
7

Referencia de Celdas
Cuando se crea una frmula es necesario indicar la celda o celdas que se
van a utilizar en la operacin, segn su localizacin en la hoja de clculo.
Esta localizacin puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.

Referencia Relativa: Significa que los valores empleados en una frmula


cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una frmula en una
fila o columna diferente, los parmetros de la frmula cambian de forma
automtica. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)
Referencia Absoluta: Se utilizan para evitar que las direciones de celda
cambien, cuando se copia una frmula en otra celda. La forma de indicar
esto es colocando el smbolo de dlar ($) delante de la letra de la columna y
del nmero de fila. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5)
Referencia Mixta: Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la
direccin de una columna ( $F5) o solo la direccin de la fila (F$5)
Jos Luis Samanamud Paul

37

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Microsoft Excel 2007

Cuando escriba una frmula es importante asegurarse del tipo de referencia


de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma
incorrecta al ser copiada en otra celda.
Nota: Tambin puede usar la tecla de Funcin F4 al momento de escribir o
sealar la celda a utilizar en una frmula, para cambiar el tipo de referencia
entre relativa, (F5) , absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

Jos Luis Samanamud Paul

38

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Microsoft Excel 2007

Practica Dirigida

Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.

1.

Ingresar los datos tal como se muestra en la figura.

2.

Calcular el Consumo Mensual, restando Lectura Actual Lectura


Anterior

3.

Calcular el Monto Consumo, multiplicando el Consumo Mensual por


el Costo Kw. Utilice referencia absoluta en la frmula para que pueda
copiarse a las dems celdas.

4.

Calcule el Mantenimiento, multiplicando el Monto Consumo por el


porcentaje de mantenimiento, Utilice referencia mixta en la frmula.

5.

Calcule el Total en soles sumando el Monto de Consumo +


Mantenimiento

Jos Luis Samanamud Paul

39

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Microsoft Excel 2007

6.

Calcule el IGV, multiplicando el Total en soles por la celda E5. Utilice


referencia absoluta.

7.

Calcule el Neto en soles, sumando el Total en soles + IGV

8.

Utilizando Autosuma calcule los totales de la fila 21

9.

Ubicarse en la Hoja 2 y mediante formulas obtener un cuadro


resumen que muestre los Nmeros de medidores y el neto a pagar.

10. Guardar el libro con el nombre: Luz.

Jos Luis Samanamud Paul

40

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Microsoft Excel 2007

Funciones
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se
realizan comnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Adems
Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadsticas,
financieras, matemticas, etc., que resuelven las necesidades ms
frecuentes de distintas disciplinas profesionales.

En este captulo aprender:

Que son las funciones y como utilizarlas

Como se utiliza el Asistente para funciones

Uso de Funciones: Aritmticas, Estadsticas, de Fecha, de Texto,


Lgicas y de Bsqueda.

Esquema de una funcin

Una Funcin debe tener la siguiente sintaxis:


=<Nombre_Funcin> (<Argumentos>)
El nmero y tipo de argumentos requeridos vara de una funcin a otra, los
cuales pueden ser:
Nmeros

Valores lgicos

Texto

Referencias

Jos Luis Samanamud Paul

41

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Matrices

Jos Luis Samanamud Paul

42

Microsoft Excel 2007

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la


direccin de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el
smbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final.
Ejm. =SUMA(A5:A10)
Cuando una funcin posee ms de un argumento, stos deben ser
separados por un punto y coma (;) o coma (,).
Ejm

=SUMA(A1;A5;A10)
=SUMA(C1:C5;B10:B20)

suma las tres celdas indicadas


suma los dos rangos indicados.

Asistente de funciones

En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parmetros que


conforman una funcin, para ello, podemos acudir al asistente de funciones,
el cual va solicitando los componentes correctos.
Las funciones se comportan como frmulas, se pueden agrupar con
parntesis, se pueden hacer las combinaciones que ms convengan.
Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:

1.

Pulsar cualquiera de los siguientes botones o


elegir: Men

2.

Insertar, opcin Funcin

Aparece el cuadro de dilogo, seleccione las opciones adecuadas.

3.

Luego, deber indicar los argumentos que conforman la funcin

4.

Por ltimo, al pulsar Aceptar se tendr el resultado deseado.

Funciones Aritmticas

Abs
Devuelve el valor absoluto de un nmero
Sintaxis: Abs(num)
Ejm. =abs(4-6) 2
Aleatorio
Devuelve un nmero entre 0 y 1
Sintaxis: Aleatorio()
Ejm. =Aleatorio() 0.090948807
Entero
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Sintaxis: Entero(num)
Ejm. =entero(9.67) 9
Factorial
Devuelve el factorial de un nmero.
Sintaxis: Fact(num)
Ejm. =fact(5) 120
Potencia
Devuelve el valor de elevar un nmero a una potencia.
Sintaxis: Potencia(num;potencia)
Ejm. =potencia(5;3) 125
Producto
Multiplica los nmeros indicados como argumentos
Sintaxis: Producto(num1; num2;...) Ejm. =producto(5;8) 40
Raz
Devuelve la raz cuadrada de un nmero
Sintaxis: Raiz(num)
Ejm. =raiz(144) 12
Redondear
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado
Sintaxis: Redondear(num; cant de decimales)
Ejm. =redondear(9.78;1) 9.8
Residuo
Devuelve el resto despus de efectuar una divisin
Sintaxis: Residuo(num; divisor)
Ejm. =residuo(13;5) 3
Truncar
Trunca un nmero al nmero de decimales especificado
Sintaxis: Truncar(num; cant de dec.) Ejm. =truncar(7.65;1) 7.6
Log10

Devuelve el logaritmo decimal de un nmero.


Sintaxis: Log10(numero
Ejm. =log10(100) 2
Ejemplo: Aplicar funciones aritmticas para completar el siguiente cuadro:

Funciones Estadsticas

Contar
Cuenta el nmero de celdas que contienen
Sintaxis: Contar(Valor1; valor2;..)
Contara
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco
Sintaxis: Contara(Valor1; valor2;..)
Contar.blanco
Cuenta el nmero de celdas que estn en blanco
Sintaxis: Contar.blanco(Valor1; valor2;..)
Max
Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos (mximo 30)
Sintaxis: Max(num1; num2;....)
Min
Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos (mximo 30)
Sintaxis: Min(num1; num2;...)
Moda
Devuelve el valor que mas veces se repite en un rango de celdas
Sintaxis: Moda(num1;num2;...)
Promedio
Devuelve la media aritmtica
Sintaxis: Promedio(num1; num2;...)
Contar.Si

de

los

argumentos

Cuenta celdas, que cumplan un determinado criterio o condicin.


Sintaxis: Contar.Si(Rango de bsqueda; Condicin)
Sumar.Si
Suma celdas que cumplen un criterio o condicin
Sintaxis: Sumar.Si(Rango de bsqueda; Criterio; Rango de suma)
Ejemplo: Aplicar funciones estadisticas para completar el siguiente cuadro:

Funciones de Fecha y Hora

Ahora
Devuelve la fecha y hora actual del sistema.
Sintaxis: Ahora()
Hoy
Devuelve la fecha actual del sistema
Sintaxis: Hoy()
Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha
Sintaxis: Ao(nmero de serie)
Mes
Devuelve el mes correspondiente a una fecha
Sintaxis: Mes (nmero de serie)
Dia

Devuelve el nmero de da correspondiente a una fecha


Sintaxis: Dia(nmero de serie)
Diasem
Devuelve el da de la semana correspondiente a una fecha
Sintaxis: Ao (nmero de serie)

Ejemplo: Aplicar funciones de fecha para completar el siguiente cuadro:

Funciones de Texto

Concatenar
Permite unir elementos de texto.
Sintaxis: Concatenar(Texto1;Texto2;....)
Derecha
Extrae caracteres del extremo derecho
Sintaxis: Derecha(Texto; Num caracteres)

de

Extrae
Extrae un nmero de caracteres del texto.
Sintaxis: Extrae(Texto; Posic inic; Num caracteres)
Igual
Comprueba si dos cadenas son idnticas
Sintaxis: Igual(Texto1; Texto 2)
Izquierda

un

texto.

Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto.


Sintaxis: Izquierda(Texto; Num caracteres)
Largo
Devuelve la longitud de una cadena
Sintaxis: Largo(Texto)
Mayusc
Convierte el texto a maysculas
Sintaxis: Mayusc(Texto)

Minusc
Convierte el texto a minsculas
Sintaxis: Minusc(Texto)
Nompropio
Convierte a mayusculas la primera letra de cada texto
Sintaxis: Nompropio(Texto)

Ejemplo: Aplicar funciones de Texto para completar el siguiente cuadro:

Funciones Lgicas

Si
Realiza una accin, en funcin del resultado de una prueba lgica
Sintaxis: Si(Prueba_lgica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)
Ejm: Si(Seguro=Ipss; Sueldo*11%; Sueldo*13%)
Y
Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos
Sintaxis: Y(valor lgico1; valor lgico2;..)
O
Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero
Sintaxis: O(valor lgico1; valor lgico2;..)
Ejemplo: Aplicar la funcin lgica Si para completar el siguiente cuadro:

Funciones de Bsqueda

Buscar
Busca un valor en una tabla, para devolver el valor equivalente
ubicado en otra columna o fila.
Sintaxis: Buscar(Valor_buscado; Vector_de_comparacin; Vector
resultado)
Ejemplo: Aplicar la funcin Buscar para completar el siguiente cuadro:

Buscarh
Busca en la primera fila de una tabla y se desplaza hacia abajo en
la columna para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarh(Valor_buscar; Tabla; Nmero de Fila, [ordenado])
Buscarv
Busca en la primera columna de una tabla y se desplaza a travs
de la fila para devolver el valor de una celda
Sintaxis: Buscarv(Val_buscar; Tabla; Nm de columna; [ordenado])
Ejemplo: Aplicar la funcin Buscarv y Buscarh para completar el cuadro:

GRAFICOS

Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la informacin,


contenida en una hoja de clculo. Excel dispone de una gran variedad de
tipos de grficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.

En este capitulo aprender:

Como crear Grficos rpidos.

Como crear un tipo de Grfico.

Como cambiar el diseo de un grfico.

Como modificar la presentacin del grfico

Como dar formato a sus grficos.

Grficos rpidos

1.

Dada la informacin en una tabla,


ubicar cursor en el interior de la tabla
(cualquier celda).

2.
3.

Pulsar la tecla de funcin F11.


El grfico creado es del tipo mostrado
en la figura (de tipo columnas, en una
hoja diferente)

Crear un Grfico
1.
2.

Ubicar cursor en la tabla.


Ficha Insertar Grupo Grficos

Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Haciendo clic en el


tipo de grfico que le interese se despliega el listado de los que se
encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos


podr encontrar un enlace en la parte inferior del
listado que muestra Todos los tipos de grfico...
Haciendo clic en esta opcin se despliega el
cuadro de dilogo: Insertar Grfico que muestra
todos los grficos disponibles. Lo mismo aparece
al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha del Grupo Grficos.

3.

Al elegir el tipo de grfico, ste se insertar en la Hoja con las


caractersticas predeterminadas.

Diseo del Grfico

Al seleccionar un grfico, aparece en la


cinta de opciones, las Herramientas de
grficos, la cual contiene 3 fichas:
Diseo, Presentacin y Formato.

En la Ficha Diseo, aparecen las opciones:

Cambiar tipo de grfico:


Permite cambiar a un tipo
diferente de Grfico.
Guardar como plantilla:
Guarda como una plantilla la
forma y diseo del grfico
para poderlo aplicar a futuros
grficos.

Cambiar entre Filas y Columnas:


Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se
mostrarn como Leyenda y viceversa.

Seleccionar datos:
Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas.
Agregar, editar o quitar Series y editar las Categoras del eje horizontal.

Diseos de Grfico:
Permite elegir entre 10 diseos predefinidos
para aplicarlo al grfico seleccionado.

Estilos de diseo:
Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos

Mover grfico:
Permite colocar el grfico en una Hoja nueva o como un
objeto dentro de una hoja del libro.

Presentacin del Grfico

Para modificar las caractersticas de un grfico, seleccionar el grfico y


hacer clic en la ficha Presentacin. Se mostrar las siguientes opciones:

Insertar:
Permite insertar imgenes desde archivo, formas
(rectngulos, crculos, flechas, lneas, etc.) y cuadros de
texto en cualquier parte del grfico.

Ttulo del grfico:

Permite colocar o
quitar el ttulo del
grfico.

Rtulos del eje:


Permite
agregar,
quitar y definir la
posicin de los
ttulos para cada
eje.

Leyenda:
Permite agregar, quitar y definir la posicin de la leyenda del grfico

Etiquetas de datos:
Permite desactivar o mostrar los
valores, nombres de series y
nombres de categoras en el
grfico.

Tabla de datos:
Agrega una tabla de datos al grfico.

Ejes:
Permite quitar o cambiar el formato y diseo de
cada eje.

Lneas de cuadrcula:
Activa o desactiva la lnea de divisin principal o secundaria de cada eje.

rea de Trazado:
Permite activar o desactivar el rea de
trazado. Solo est disponible para
grficos bidimensionales.

Cuadro grfico, plano inferior del


grfico
Modifican el aspecto de grficos
tridimensionales con rellenos de
color

Giro 3D: Permite girar el grfico

Formato del Grfico

En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales


se puede mejorar la visualizacin del rea completa del grfico o de uno de
sus componentes.

Para ello simplemente se selecciona el elemento del grfico al cual desea


darle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade.

Tambin puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y


Efectos de forma para personalizar aun ms el estilo del grfico.

Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto


visual al texto (sombra, reflexin, resplandor), dar un
color, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto con
colores, imgenes, degradado o textura.

Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un grfico como el mostrado en


la siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imgenes como
archivo.

1.
2.
3.

Crear un grfico de tipo Columna agrupada 2D


En la ficha Diseo, elegir la opcin Diseo 9
Ingresar ttulos al grfico y a los ejes
4. En el grfico, haga un clic en la serie que representar mediante una
imagen

3.
4.

Ficha Formato Aplicar formato a la seleccin


Relleno Relleno con imagen o textura

4.

Pulse el botn Archivo. Ubicar el archivo correspondiente.

5.

Seleccionar la opcin Apilar y luego Cerrar.

6.

Repetir el proceso para las otras series.

7.

Dar Formato al grfico.

Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un grfico circular que


represente las ventas de zapatillas en el pblico femenino.

1.

Ubicar el puntero en el interior de la tabla

2.

Ficha Insertar Seleccionar grfico circular 3D

3.

Ficha Diseo Seleccionar Datos

4.

Quitar la Serie: Hombres y aceptar

5.

En la ficha Diseo, seleccionar el diseo 6.

6.

En la ficha Presentacin, elegir etiquetas de datos, extremo externo

7.

Dar formato al Grfico

Ejemplo 3.- Se desea crear un grfico de columnas 3D que represente las


ventas para cada ao como muestra la siguiente tabla.

Se procede de la siguiente manera:

1.

Ubicar el puntero en la tabla

2.

Crear un grfico de Columnas Agrupadas 3D

3.

En la ficha Diseo, elegir la opcin Seleccionar datos

4.

Quitar la Serie Aos.

5.

En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botn Editar

6.

Seleccionar el rango donde estn los aos y aceptar

7.

Dar Formato al Grfico.

Base de Datos

Las Bases de datos constituyen una herramienta muy til para organizar,
administrar y recuperar informacin.

En esta sesin aprender:

Crear Tablas y realizar operaciones con ella

Ordenar datos en orden ascendente o descendente.

Uso de filtros simples y filtros avanzados

Crear Subtotales para obtener sumas parciales

Configurar las hojas e Imprimir los datos.

Tablas

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,


en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los
nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos
almacenados

Por ejemplo, en la grfica siguiente, se muestra una tabla:

Registros

Campos

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin,


incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos
datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones que podemos realizar con las tablas tenemos:

Ordenar los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.


Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos

Crear una tabla

Para crear una tabla seguir los siguientes pasos:

1.

Seleccionar las celdas que desea incluir en la tabla

2.

Ficha Insertar Tabla.

Aparecer a continuacin el cuadro de


dilogo Crear tabla.

3.

Activar la casilla de verificacin si la tabla tiene encabezados y luego


aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la cinta de opciones


aparece la ficha Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio


de la tabla.

Operaciones con tablas

Para ingresar nuevos datos


en la tabla, puede escribirlos
al final o a la derecha de ella,
automticamente
se
agregaran
los
nuevos
registros o campos.

Co
ntr
ol
de
ta
ma
o

Para ampliar o reducir el tamao de la tabla arrastrar el controlador de


tamao situado en la esquina inferior derecha de la tabla hasta obtener el
tamao deseado.

Para insertar o eliminar filas o columnas en la tabla, ubicar el puntero en la


tabla, y en el grupo Celdas hacer clic en la opcin deseada.

Tambin puede hacer clic derecho dentro de la


tabla para Insertar, Eliminar o Seleccionar filas o
columnas, Borrar contenido, Ordenar, Filtrar,
Calcular totales (Suma, promedio, mximo o
mnimo valor, etc.) o convertir en rango.

Ordenar una Tabla

Esta operacin permite organizar la informacin de acuerdo a ciertos


criterios.

1.

Ubicar el puntero en la columna a ordenar

2.

Men Datos Ordenar

3.

Seleccionar los campos por los cuales desea ordenar

4.

Escoger los criterios de ordenacin

En el cuadro de dilogo Ordenar aparecen los botones:

Agregar nivel que permite agregar mas campos

Eliminar nivel, para quitar un campo

Copiar nivel, para hacer una copia del


campo

Las flechas, para aumentar o disminuir


la prioridad de ordenacin

Opciones, abre el cuadro Opciones de


ordenacin dnde se encuentran ms
opciones

Ordenar Segn, permite ordenar segn el valor de la celda, o por su


color o icono.

Criterio de ordenacin, para elegir si el ordenamiento es alfabtico en


forma ascendente o descendente (A a Z o Z a A)

Si desea ordenar por solo un campo,


ubicar el puntero en la columna a
ordenar y utilizar los botones:

Ascendente

Descendente

Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece


pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna.

Filtros

En el caso de listados extensos, la posibilidad de filtrar la lista y poder


trabajar con parte de ella, es de suma utilidad.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el filtro en la
ficha Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).

A la derecha de cada campo, se visualizar


un pequeo tringulo, que al ser activado
despliega la posibilidad de definir una serie
de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si solo se marca Cerper S.A.,


excel filtrar todos los registros que tengan
Cerper S.A. y las demas filas se ocultarn
de la lista.

Otra opcin es usar los filtros de texto, donde se despliegan una serie de
opciones:

En cualquier opcin, se accede a una


ventana donde se puede elegir dos
condiciones de filtro de texto, y exigir que
se cumpla una condicin o las dos. Excel
evaluar la condicin elegida con el texto
que escribamos, y si se cumple,
mostrar la fila. Usaremos el carcter ?
para determinar que en esa posicin
habr un carcter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber
o no un grupo de caracteres.

En este ejemplo se est usando el comodin * para filtrar los registros


cuyos nombres de Compaa comience con la letra I.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista


desplegable cambia de icono

Para volver a ver todos los registros, active


el cuadro de lista y escoja la opcin: Borrar
filtro de Compaa o la opcin
Seleccionar
Todo,
de
inmediato
reaparecern todos los registros de la lista.

Tambin puede quitar el filtro ingresando a


la Ficha Datos y hacer clic en el botn

Nota: El filtro automtico solamente selecciona los registros en funcin a un


nico campo y a lo ms dos criterios.

Filtros Avanzados

Los filtros avanzados permiten definir mas de un criterio de seleccin, ya


sea para uno o varios campos. Para crear un filtro avanzado se debe seguir
el siguiente procedimiento:

1.

Definir los criterios a utilizar en cualquier celda vacia de la Hoja de


clculo, Para ello, se debe incluir los nombres de los campos y por
debajo las condiciones a cumplir. Por ejemplo:

2.

Posicionar el puntero en cualquier registro de la tabla

3.

Dar la orden:

Ficha Datos

4.

En la casilla Rango de
Criterios
introducir
la
referencia, incluidos los
nombres de los campos.
Luego hacer clic en Aceptar

5.

Para reestablecer la lista


original, se debe dar la
orden:

Ficha Datos

Nota : Para extraer registros de la tabla que cumplan algunas condiciones,


se debe copiar los nombres de los campos a mostrar en una parte
vacia de la hoja y en la ventana de filtro avanzado, seleccionar la
opcin Copiar a e indicar adems la referencia en la casilla Copiar a

Formas de definir los criterios:

Tres o mas condiciones en un solo campo

Para definir varias condiciones para un solo campo, se debe escribir los
criterios en filas independientes, una directamente bajo la otra. Estas
condiciones son excluyentes, es decir, se puede cumplir todas, algunas o
ninguna.

Total

<3000

>10000

=5015

Criterios de dos o mas campos

Para buscar datos que cumplan varias condiciones, estas se definen en dos
o mas columnas. Introduzca todos los criterios en la misma fila. Estos
criterios son concurrentes, es decir, se deben cumplir todas a la vez.

Factura

Compaa

Impuesto

11560

Atl*

>=524

Criterios para varios campos

Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una
condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes.

Factura

Compaa

Impuesto

11562

I*

<500

Criterios para varios registros y campos

Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y
una de dos condiciones en otra, debern indicarse los criterios en filas
independientes.

Fecha

Total

25/04/2002

>11000

26//04/2002

>5000

Nota: Los filtros avanzados permiten utilizar mas de dos campos y mas de
dos criterios.

Subtotales

Este es un recurso de Excel que permite aadir sumas parciales a una base
de datos, agrupados por algn campo en particular. Supongamos que
tenemos la siguiente tabla:

El modo de generar Subtotales se realiza de la siguiente manera:

1.

Ordenar la lista por el campo principal de agrupacin (por ejm.


Empleados)

2.

Ubicar el puntero de celda en cualquier registro

3.

Ficha Datos Subtotal

3.

Luego de haber seleccionado las opciones correctas, la lista mostrar


el siguiente aspecto:

4.

En el lado izquierdo, se visualizarn los controles de nivel de detalle:

Si se pulsa el botn del nivel 1, solo se ver la sumatoria total.

El botn del nivel 2 muestran slo los totales de cada empleado

El botn del nivel 3 muestran los totales y su detalle de cada empleado

5.

Para quitar los Subtotales: Ficha Datos Subtotal Quitar todos

Visualizacin e Impresin

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos,


como puede ser la vista diseo de Pgina, la vista preliminar para ver el
documento antes de imprimir, la configuracin de las pginas a imprimir, y
por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista Diseo de Pgina


Permite ver los saltos de pgina, mrgenes,
encabezados y pies de pgina y el formato
completo de la hoja.
Para visualizar la Vista de Diseo de pgina:
Ficha Vista Diseo de pgina.

En esta vista se puede cambiar el diseo y el formato de los datos del


mismo modo que en la vista Normal. Tambin puede utilizar reglas para
medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacin de la pgina,
agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los
mrgenes para la impresin y mostrar u ocultar los encabezados de las filas
y columnas.

Vista preliminar

La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de


imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden:

Botn del Office Sealar Imprimir Vista preliminar

O bien, hacer clic sobre el botn Vista preliminar

Aparecer la siguiente ventana:

En el centro de la
ventana aparecer una
vista de nuestra hoja y
en la parte inferior el
nmero de pgina que
se est visualizando.
En caso de tener ms
de una pgina, se
puede usar los botones:

Para ir a la pgina
anterior.

Para ir a la pgina
siguiente.

Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina, stos botones estarn desactivados.


Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratn se convierte en
una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier
zona de la pgina. Esta operacin tambin se puede realizar
haciendo clic sobre el botn Zoom
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin,
hacer clic sobre el botn imprimir, para que aparezca el cuadro
de dilogo Impresin
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic
sobre el botn Configurar pgina.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn:


Cerrar Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern
unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har
Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se
imprimirn.

Configurar pgina

Permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas


impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del
papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a:

Vista preliminar Configurar pgina...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo con 4 fichas:

Ficha Pgina

Permite definir la orientacin


del papel entre vertical u
horizontal.
El recuadro Escala permite
elegir el grado de ampliacin o
reduccin de la hoja a imprimir.

Tambin aqu se puede definir el tamao del papel y la calidad con que se
imprimir la hoja.

Ficha Mrgenes

Desde aqu se puede indicar los


mrgenes superior, inferior,
derecho e izquierdo de las hojas
Si la hoja tiene encabezado o
pie de pgina, tambin se puede
indicar a cuntos centmetros
del borde del papel queremos
que se site.
Si desea que la hoja aparezca centrada en el papel puede activar las
casillas Horizontal y/o Verticalmente.
Ficha Encabezado y pie de pgina

Permite definir un encabezado o pie de pgina con objeto de realzar la


impresin del documento. Los encabezados van situados en la parte
superior y los pies de pgina en la parte inferior de la misma.

En un encabezado normalmente se suele introducir el ttulo de la obra, el


autor, la fecha de creacin del documento o de la impresin, y en un pie de
pgina, el nmero de pgina y el autor.

Tambin puede
personalizar un
encabezado o pie. Para
ello, pulse el botn:
Personalizar encabezado
o pie que desea modificar.

Aparecer el cuadro de
dilogo Encabezado o
pie
(segn
sea
lo
escogido)

En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona


izquierda, centro y derecha de la hoja de impresin. En cada seccin puede
introducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamao) y
cualquier cdigo (nmero de pgina, fecha, hora, ruta del archivo, nombre
del archivo, nombre de la hoja e imagen)
Ficha Hoja

En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:

rea de impresin.

Aqu se indica el rango


que desea imprimir. Si
desea imprimir celdas
no
consecutivas,
seleccione las celdas
en la hoja y luego en
este recuadro escriba o
seale las celdas o
rangos separados por
comas.
Por ejemplo:
A1:B3,B6:B8.
Todas estas zonas discontinuas se imprimirn como hojas separadas.

Imprimir Ttulos. Aqu puede seleccionar los ttulos de las filas o columnas
y que se imprimirn tras las filas o columnas que las contienen.

Imprimir. Aqu podr activar cualquiera de las siguientes opciones:

Lneas de Divisin, para imprimir las lneas que delimitan cada celda
de la hoja.

Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y


vamos a utilizar una impresora en blanco y negro.

Calidad de borrador, para realizar una impresin rpida pero menos


bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de
esta herramienta.

Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de


filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los
nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.

Orden de las pginas. Aqu se controla el orden en que desea imprimir las
pginas:

Hacia abajo y luego hacia la derecha

Hacia la derecha y luego hacia abajo.

Imprimir

Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja,


procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden:

Botn del Oficce Imprimir


O bien, hacer clic sobre el botn Imprimir

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, slo en caso de acceder mediante


el botn del oficce, no con el botn de la barra de herramientas.

En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que


se supone que se va a imprimir.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre
para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.

En el recuadro Intervalo de pginas, se indicar si desea imprimir Todas las


pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin.

En el recuadro Imprimir, podr indicar si desea imprimir Todo el libro, o slo


la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin
para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.

En Copias, indicar el nmero de copias a realizar.


Hacer clic sobre el botn Aceptar.