I.

LA ORGANIZACIN EN LA EMPRESA
1.1 CONCEPTO DE ORGANIZACIN
Antes de definir lo que entendemos por organizacin vamos a describir los
pasos que conlleva el proceso organizativo:
a) Definicin y clarificacin de la actividad que se va a desarrollar.
Es necesario identificar la actividad y, que el esfuerzo colectivo se
encuentre dirigido a la consecucin del objeto comn.
b) Disear la estructura de la organizacin.
Aqu se clarificar quin realizar cada tarea y quin es el responsable
de conseguir los resultados.
c) Divisin del trabajo.
Un grupo de personas que desarrollen una actividad comn deben unir
esfuerzos. Se debe realizar una divisin del trabajo del esfuerzo total, de tal forma
que cada componente del grupo desarrolle una actividad precisa y necesaria, y en
la que mejor contribuya a lograr los objetivos.
d) Sealar quines son los directivos responsables de los diferentes
grupos.
Se debe asegurar el respeto y aceptacin de los que integran el grupo de
los responsables directivos.
e) Establecer y clarificar unas relaciones lgicas.
Para que los individuos puedan trabajar conjuntamente en un grupo
organizado hay que definir las relaciones que unen no slo a los individuos sino
tambin a los grupos que forman parte de la organizacin.
Organizacin: Consiste en definir la tarea que se va a desarrollar, dividir y
distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, determinar las
relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades con la
intencin de obtener los objetivos previstos de la forma ms eficaz.

1.2 NIVELES DE ORGANIZACIN:

La organizacin vara en sus tcnicas, segn el nivel de aproximacin a
los problemas de la empresa podemos distinguir 3niveles:

a) El nivel de la microorganizacin: es el de las pequeas unidades

elementales de toda empresa, cuya base se encuentra en el puesto de trabajo.
b) El nivel de la organizacin de las estructuras: este nivel se haya en
la estructura organizativa general. Es mucho ms abstracto y complicado porque
los problemas psicosociales ocupan en l un amplio lugar. La estructura establece
nuevos vnculos entre los puestos de trabajo, los reagrupa en talleres, en
servicios, en departamentos y, como lmite, culmina en el conjunto de la empresa.
Son fundamentales 2 campos de accin:
-La determinacin de los factores a nivel global de grupo o individual.
-La determinacin de las conexiones. Se trata de clarificar la compleja y
difusa red de las comunicaciones humanas.
C) El nivel metodolgico: corresponde a la integracin externa, es decir, al
conjunto de la empresa-entorno exterior.

1.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN:

La estructura de cualquier organizacin bien realizada debe cumplir una
serie de principios organizativos que sirvan de gua y son de aplicacin universal.
Los ms importantes:
a) Unidad de objetivo: todos los componentes de la organizacin deben
contribuir en la medida que les corresponda para la consecucin del objetivo de la
empresa.
b) Alcance del control: es necesario determinar y clarificar el nmero de
personas ms conveniente que un jefe puede dirigir con efectividad.
c) Principio de delegacin: se debe delegar (permitir, dar)la autoridad
hasta los niveles ms bajos que sea posible.

d) Unidad de mando: las instrucciones que den dos o ms jefes no

deben entrar en conflicto, sino que deben manifestarse como si de un solo jefe se
tratase.
e) Principio jerrquico: debe hacer 1lnea clara de autoridad en todas
las zonas de la empresa, formando una cadena jerrquica. En esta cadena,
alguien debe figurar como autoridad suprema.
f) Principio de responsabilidad: la responsabilidad del inferior frente a
su superior, por la autoridad que ste le ha delegado, es absoluta, y deber
guardar relacin con el volumen del poder alcanzado.

1.4 ORGANIGRAMA:
Las organizaciones se representan a travs de grficos denominados
organigramas.
Distintas definiciones:
-Un organigrama es un grfico en el que se representan las unidades
organizativas y las relaciones que existen entre ellas.
-Los organigramas proporcionan una visin resumida e inmediata del
modo en que se articula la estructura de la organizacin.
-El organigrama es un documento que representa grficamente la
estructura de la empresa y permite darse cuenta, mediante un informe
complementario, de las distintas relaciones, dependencias y conexiones que
pueda existir entre los departamentos y servicios.
Resumiendo, un organigrama clsico presenta los siguientes puntos:
a) Esquematiza la estructura de la empresa, representando los
organismos que la componen e indicando las relaciones jerrquicas que existen
entre ellos.
b) Resalta el grado de dependencia as como su importancia jerrquica.
c) Indica la denominacin especfica de los organismos y, eventualmente
(en algunas ocasiones), el nombre de sus responsables.

1.4.1 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN ORGANIGRAMA:

a) Exactitud: debe reflejar verazmente la estructura de la organizacin que
representa; pues, en otro caso, se convierte en un documento intil.
b) Realidad: debe representar la estructura jerrquica existente en la
empresa, en el momento de prepararlo y no la del instante de la creacin de la
empresa.
c) Comprensibilidad: la representacin grfica debe ser fcilmente
inteligible (que se puede leer fcilmente) por las personas a las que con ella se
trate de informar.
d) Sencillez: la representacin debe estar integrada nicamente por los
elementos indispensables para facilitar la informacin que pretende dar.

1.4.2 VENTAJAS QUE OFRECE LA CONFECCIN DEL

ORGANIGRAMA:
a) Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad. Por cuanto la
toma de datos para su elaboracin obliga a una investigacin meticulosa.
b) Posibilidad de revisin de los puestos de trabajo.
c) Estudio de anomalas existentes segn los principios generales de
organizacin.
d) Posibilidad de trazar un plan de correccin de esas anomalas en una
visin de conjunto de toda organizacin empresarial.

1.4.3 INCONVENIENTES DE CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA:

a) Inexactitud: el organigrama representa la estructura de la organizacin
no cmo es sino cmo debera ser.
b) Confusin: la expresin grfica es tan compleja que impide su
comprensin, con lo cual, pierde toda su eficacia como documento informativo.

1.4.4 CLASES DE ORGANIGRAMAS:

Existen varios criterios sobre la clasificacin de los organigramas:
a) Por el fin:
-Organigramas informativos: son los que pretenden proporcionar una visin
general de la estructura de la empresa, por lo cual, slo comprenden las grandes
unidades que la integran.
-Organigramas de anlisis: deben comprender la totalidad de la estructura
incluyendo las menores unidades que la integran y reflejando todas las relaciones
existentes.
b) Por la extensin:
-Organigramas generales: son los que reflejan la estructura de toda la
empresa.
-Organigramas de detalle: se refieren a un departamento concreto de la
empresa.
c) Por el contenido:
-Organigramas estructurales: son los que nicamente representan las
diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.
-Organigramas funcionales: son los que representan los contenidos de
cada una de las entidades representadas.
-Organigramas de personal: son los que en las unidades representadas se
indican su denominacin, el rango (diferentes cargos) y el nombre de la persona
que la dirige.
d) Por la forma:
-Organigramas verticales: las unidades que tienen mayor autoridad se
sitan en las posiciones ms elevadas y, debajo de ellas, se colocan las que estn
subordinadas.
-Organigramas horizontales: las unidades que tienen mayor autoridad se
sitan a la izquierda y, las que se subordinan a ellas, se colocan a su derecha.

1.5 AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Hay una cuestin muy importante que no se puede representar en los
organigramas: el grado de autoridad que tiene un departamento sobre otro.
a) Autoridad: es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer
y de tomar decisiones que afectan a otros.
b) Responsabilidad: es la obligacin de la persona de llevar a cabo las
tareas que le han sido asignadas.
c) Cadena de mando: es el conjunto de relaciones de autoridad que se
establecen entre los departamentos.
d) Delegacin de autoridad: consiste en asignar una tarea a un
subordinado, conferirle autoridad y libertad para desempearla y controlarle para
comprobar si lo ha realizado correctamente.

1.6 FORMAS DE ORGANIZACIN:

Las formas de organizacin ms usuales son:
a) Organizacin jerrquica: es una forma de organizacin basada en la
autoridad de tal manera que cada miembro de la organizacin sabe quines estn
por debajo de l y quines por encima.
Ventajas
-La organizacin es fcil de entender. Cada trabajador es responsable
ante un solo jefe. La comunicacin de informacin es directa, en sentido
ascendente y en sentido descendente.
-Cada persona sabe cul es su tarea y la persona de la que depende.
Inconvenientes
-Falta de flexibilidad y posible descoordinacin entre departamentos que
dependen de distintos jefes.
-Cada supervisor tiene responsabilidad sobre tareas variadas y no puede
llegar a ser un experto en todas.

-Se pueden producir fallos al no disponer de personas especializadas en

tareas especficas.
-Cuando la empresa crece y la cadena de rdenes tambin se incrementa
la burocracia (papeles de oficina y dems).
b) Organizacin funcional: este tipo de organizacin se basa en la
especializacin, de tal forma que una persona desarrolla una sola funcin en la
cual es especialista y puede recibir rdenes de otros especialistas a los cuales
est subordinada. Estos jefes slo darn rdenes relacionadas con su
especialidad.

Ventajas
-Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le estn
encomendando y tambin la flexibilidad para la coordinacin.
-Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad. No hay, en
principio, problemas de crecimiento de la empresa.
-Las actividades de la empresa estn divididas en funciones y asignadas
a los especialistas.
-El consejo y asesoramiento del experto est a disposicin de cada
trabajador.

Inconvenientes
-Cada trabajador tiene ms de un jefe, lo que se traduce en menor
disciplina y en una posible confusin en la ejecucin de tareas.
-El excesivo nfasis (prestar atencin) en la especializacin puede llevar
al olvido de problemas generales referentes a la marcha global de la empresa.
c) Organizacin mixta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de
los dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes. Mantiene una estructura
central jerrquica, pero aplicando una mayor especializacin. Se crean unos
niveles consultivos staff.A estos niveles consultivos o staff se utilizan para
asesorar a los distintos niveles jerrquicos. Los componentes de los niveles
consultivos no tienen autoridad jerrquica.

Ventajas
-Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.
-Se mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona
depende de ms de una.
Inconvenientes
-Las decisiones son ms lentas.
-El personal de staff puede entrometerse en cuestiones de control
administrativo, introduciendo un factor de confusin.
-El uso de staff especializados incrementan los costes de administracin
de la empresa.

1.7 FUNCIONES QUE SE DESARROLLAN EN LA EMPRESA:

Las funciones que se desarrollan dentro de una empresa dependern de
la dimensin de la misma y de su actividad. No obstante, pueden quedar
englobadas en los siguientes:
a) Funcin tcnica: actividades relacionadas con la fabricacin de los
productos y su transformacin.
b) Funcin administrativa: son las actividades relacionadas con la
actividad de la empresa como pueden ser: la contabilidad, la correspondencia, el
archivo, etc.
c) Funcin comercial: comprenden las actividades relacionadas con los
estudios de mercado, las compras y las ventas, tanto de materias primas como de
productos terminados.
d) Funcin financiera: comprende todas las actividades encaminadas a
la bsqueda de capital, as como de estudio de inversiones y su rentabilidad.
e) Funcin social: aspectos relacionados con el personal de la empresa
tales como contratos, nminas, seguros sociales, etc.

1.8 ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA

EMPRESA:
a) Departamento comercial: encargado de realizar compras, ventas y
el control de almacn.
Las principales secciones son: compras, ventas y control de almacn.
b) Departamento financiero: se desarrollan actividades relativas al
control de flujo de dinero que se produce en la empresa.
Las principales secciones son: presupuestos, tesorera, inversiones,
crditos.
c) Departamento administrativo: aqu se llevan a cabo los asuntos o
tareas administrativas de la empresa.
Las principales secciones son: contabilidad, correspondencia, archivos
y secretara.
d) Departamento de personal: es el que gestiona los asuntos sociales
y laborales de la empresa.
Las principales secciones son: seleccin, formacin, contratos,
relaciones laborales, nminas y seguros sociales.
e) Departamento tcnico: es el encargado del control de la
produccin.
Las principales secciones son: fabricacin, estudios y proyectos.