Fases del proceso administrativo

Aunque exista una diversidad de criterios y un sinfn de autores que manejen

diferentes etapas, el criterio que predomina nos dice que las etapas del proceso
administrativo son 4: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.
1. Planeacin
Esta etapa abarca la definicin de las metas de la organizacin, el establecimiento
de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una
jerarqua minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades;
establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se har y para que
los miembros de la organizacin fijen su atencin en las cosas ms importantes.
La planeacin se puede orientar hacia la estabilidad para garantizar la continuidad
del comportamiento actual en un ambiente previsible y estable, pero tambin
puede estar orientada hacia el mejoramiento del comportamiento para garantizar
la reaccin adecuada ante los cambios frecuentes en un ambiente muy dinmico e
incierto. Incluso, puede estar orientada hacia las contingencias, para anticiparse a
eventos que pueden ocurrir en el futuro e identificar las acciones apropiadas para
cuando eventualmente ocurran. Sin embargo, la planeacin se subordina a una
filosofa de accin. Existen 3 tipos de planeacin:
Planeacin conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de
la situacin existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados,
pero no necesariamente son las mejores, pues difcilmente la planeacin buscar
cambios radicales en la organizacin. La planeacin conservadora se preocupa
ms por identificar y subsanar deficiencias y resolver problemas internos que por
explorar oportunidades ambientales futuras. Su base es predominantemente
retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia pasada y la proyecta hacia el
futuro.
Planeacin optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovacin en la
organizacin. Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles
para la organizacin, sea minimizando recursos para lograr determinado
desempeo u objetivo, sea maximizando el desempeo para utilizar mejor los
recursos disponibles. Este tipo de planeacin generalmente se basa en la
preocupacin por mejorar las prcticas vigentes en la organizacin. Su base es
predominante incremental porque mejora continuamente y convierte las
operaciones en algo cada da mejor.
Planeacin adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la
organizacin. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses
involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo
natural de la empresa, ajustndola a las contingencias que surjan durante el
camino. Este tipo de planeacin procura reducir la planeacin retrospectiva
orientada hacia la eliminacin de deficiencias localizadas en el pasado de la
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organizacin. Su base es predominantemente adherente porque se ajusta a las

demandas ambientales y se prepara para las contingencias futuras.
En todos los casos, la planeacin es la toma anticipada de decisiones. Se trata de
decidir ahora qu hacer, antes que ocurra la accin necesaria. No se trata
simplemente de prever las decisiones que se deben tomar en el futuro, sino de
tomar decisiones que produzcan efectos y consecuencias futuras.
La planeacin se puede considerar un proceso de 6 pasos:
Definir los objetivos: el primer paso de la planeacin es establecer los objetivos
que se pretende alcanzar. Los objetivos de la organizacin deben orientar los
principales planes y servir de base a los objetivos departamentales y a todos los
objetivos de las reas subordinadas. Los objetivos deben especificar los
resultados deseados y los puntos a los que se desea llegar, para conocer cuales
son los pasos intermedios que se deben dar para llegar all.
Verificar la situacin actual frente a los objetivos: simultneamente a la
definicin de los objetivos, se debe evaluar la situacin actual en contraposicin a
los objetivos deseados, verificar dnde se est y qu se debe hacer.
Desarrollar premisas sobre las condiciones futuras: las premisas constituyen
los ambientes esperados de los planes en operacin. Como la organizacin opera
en ambientes complejos, cuantas ms personas acten en la elaboracin y
comprensin de la planeacin y cuanto ms involucramiento se logre para utilizar
premisas coherentes, ms coordinada ser la planeacin. Se trata de generar
escenarios alternativos para los estados futuros de las acciones, analizando lo que
puede ayudar o perjudicar el avance hacia los objetivos. La previsin es un
aspecto importante en el desarrollo de premisas y est relacionado con supuestos
acerca del futuro.
Analizar las alternativas de accin: se trata de relacionar y evaluar las
acciones que se deben emprender, escoger una de ellas para perseguir uno o ms
objetivos y elaborar un plan para alcanzarlos.
Elegir un curso de accin entre las alternativas: hay que seleccionar el curso
de accin adecuado para conseguir los objetivos propuestos. Se trata de una toma
de decisin en que se elige una alternativa y se abandonan las dems. La
alternativa seleccionada se transforma en un plan para alcanzar los objetivos.
Implementar el plan y evaluar los resultados: el ltimo paso es hacer lo que el
plan determina y evaluar con cuidado los resultados para garantizar la
consecucin de los objetivos, seguir lo que fue planeado y emprender las acciones
correctivas a medida que sean necesarias.

Aunque la planeacin sea una actividad orientada hacia el futuro, la planeacin

debe ser continua y permanente y, si es posible, abarcar el mayor nmero de
personas en la elaboracin e implementacin. En otros trminos, la planeacin
debe ser constante y participativa.
Para elaborar la planeacin es de vital importancia conocer su microambiente, su
misin, los objetivos bsicos y, sobre todo, los factores claves para su xito.
2. Organizacin
Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarn a cabo, cmo sern
realizadas, quin las ejecutara, como estarn agrupadas, quin depende de quin,
y dnde sern tomadas las decisiones.
La organizacin es la distribucin y disposicin de los recursos organizacionales
para alcanzar objetivos estratgicos. Esa distribucin se refleja en la divisin del
trabajo en unidades organizacionales, definicin de lneas formales de autoridad y
adopcin de mecanismos para coordinar las diversas tareas organizacionales.
Toda organizacin debe funcionar con un sistema integrado y cohesionado en que
las partes se interrelacionan estrechamente para actuar como una totalidad que
alcance determinado objetivo con xito. Sin embargo, organizar no es una tarea
de una sola vez. La estructura organizacional no es permanente ni definitiva, pues
se debe ajustar y adaptar de continuo, siempre que la situacin y el contexto
ambiental experimenten cambios. As, a medida que enfrenta nuevos y diferentes
desafos generados por cambios externos, la organizacin requiere responder de
manera adecuada para ser exitosa. Los cambios externos que ocurren en el
ambiente traen nuevas oportunidades, generan nuevas amenazas, proporcionan
nuevas tecnologas y nuevos recursos, incentivan la competencia, condicionan
nuevas regulaciones legales y gubernamentales, y todas estas influencias afectan
directa o indirectamente los negocios de la organizacin. Es ah donde se
encuentra la clave: la organizacin debe ser suficientemente maleable y adaptable
para ajustarse a las demandas ambientales, no slo para sobrevivir en el contexto
variable, sino, en especial, para acompaar la realidad externa y asegurar el xito
del negocio.
La reorganizacin siempre es necesaria para ajustarse a los cambios.
Reorganizacin es la accin de modificar la estructura organizacional para
ajustarla a las nuevas condiciones ambientales. Muchas organizaciones se
reestructuran continuamente para volverse ms giles, sencillas, eficientes,
eficaces y competitivas, en un ambiente global de fuerte y acrrima competencia.
La organizacin es una importante funcin administrativa que sirve de base a la
estrategia organizacional. La planeacin define qu hacer, mientras que la
organizacin determina como hacerlo. La estructura organizacional es una
herramienta que el administrador debe utilizar para armonizar los recursos, de
manera que las tareas se ejecuten siguiendo la estrategia establecida.

La organizacin es una funcin administrativa que se distribuye entre todos los

niveles organizacionales, en consecuencia, cuando se habla de organizacin, se
quiere decir que el nivel institucional establece el diseo organizacional de toda la
organizacin, el nivel intermedio define el diseo departamental para cada una de
las unidades organizacionales y el nivel operacional determina el diseo de los
cargos y tareas de cada actividad, dentro de su rea de competencia. Sin
embargo el proceso es exactamente igual para todos: estructurar las diversas
actividades que conducen a conseguir los objetivos de la organizacin. Cada
administrador, en su nivel organizacional, coordina el trabajo de varias personas y
estructura equipos para procesar la produccin del trabajo.
3. Direccin
Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de
otros, elegir el canal ms eficaz de comunicacin, y resolver los conflictos entre los
empleados.
Esta es la funcin administrativa que se refiere a la relacin interpersonal del
administrador con su subordinado. Para que la planeacin y la organizacin
puedan ser eficaces, se deben complementar con la orientacin y el apoyo de las
personas a travs de comunicacin, liderazgo y motivacin adecuados. Para dirigir
a las personas, el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar. Mientras
las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la direccin
constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los
individuos.
La direccin est relacionada con la actuacin sobre las personas de la
organizacin, por lo que constituye una de las ms complejas funciones de la
administracin.
La direccin es una funcin administrativa distribuida en todos los niveles
jerrquicos de la organizacin. En el nivel institucional, se denomina direccin; en
el nivel intermedio, se denomina gerencia, y en el nivel operacional recibe el
nombre de supervisin de primera lnea.
An cuando se habla de estos tres niveles de direccin, en todos los niveles lo que
se dirige son personas, y aunque cada rea de competencia sea distinta, el
proceso es igual para todos: tratar con subordinados mediante la comunicacin, el
liderazgo y la motivacin. (De momento aqu concluye lo que se refiere a
conceptuar la direccin, ms adelante en el rea de Recursos Humanos se
profundiza sobre los estilos de direccin ms reconocidos y de mayor aplicacin
en la actualidad).

4. Control
Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha
definido el orden de la estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al
personal, an falta algo: un administrador que se encargue de que las cosas
marchen como es debido y que vigile el desempeo de la organizacin. Se ve
comprometido a comparar el desempeo real con las metas establecidas con
anterioridad, y en el supuesto de que se lleguen a presentar desviaciones
significativas, ser el administrador el responsable de volver a encaminar a la
organizacin por el camino correcto, a grandes rasgos, cuando se habla de la
etapa de control, se hace referencia al mtodo de vigilar, comparar y corregir.
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado
y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente
establecidos. La esencia del control est en verificar si la actividad controlada est
o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control
es bsicamente un proceso que gua la actividad ejecutada hacia un fin
previamente determinado.
El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:
Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo
Evaluacin o medicin del desempeo actual
Comparacin del desempeo actual con los objetivos o estndares establecidos
Accin correctiva para superar los posibles desvos o anormalidades
Las principales caractersticas del control son las siguientes:
Orientacin estratgica hacia los resultados: el control debe apoyar planes
estratgicos y enfocarse en las actividades esenciales que diferencian la
organizacin.
Comprensin: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones
presentando datos en trminos comprensibles. El control debe evitar informes
complicados y estadsticas engaosas.
Orientacin rpida para las excepciones: el control debe indicar los desvos con
rapidez mediante una misin panormica del sitio en que ocurren las variaciones,
y qu se debe hacer para corregirlas adecuadamente.
Flexibilidad: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda
modificar para adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones.
Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicacin y
participacin de las personas involucradas.
Naturaleza positiva: el control debe hacer nfasis en el desarrollo, el cambio y el
mejoramiento; debe apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de
las sanciones y los castigos.
Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. Como
propsito fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeo.

Elementos del proceso administrativo

Planear: Disear estrategias y procesos para lograr la meta establecida por la
organizacin con un tiempo definido, dando claridad a las acciones a realizar.
Organizar: Dar un orden lgico a las acciones implantadas en la etapa de
planeacin para el cumplimiento de los procesos administrativos.
Dirigir: Liderar un equipo de trabajo dando pautas especificas, logrando de esta
manera los resultados esperados, estimulando el sentido de pertenencia por parte
de todos los empleados de la organizacin.
Controlar: Es la medicin y evaluacin de los procesos administrativos llevado a
cabo en la organizacin identificando falencias y oportunidades, con el fin de
tomar acciones correctivas y un plan de mejora.

Funciones bsicas de la administracin

Las funciones bsicas de la administracin son cinco:
Planeacin.
Organizacin
Direccin.
Coordinacin.
Control.
Evaluacin
1. Planeacin
Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer,
esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, polticas y
procedimientos.
Objetivo
Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.
Los programas
Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el
objetivo propuesto.
Las polticas
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para
alcanzar el objetivo.

Los procedimientos
Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar
las actividades.
Necesidad de la planeacin
La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres
razones:

Para obligar a pensar en el futuro, se planifica para que todas las personas
de la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los
problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o
a las creencias religiosas.
Para obligar a pensar en forma coordinada, esto permite que las personas
sean consientes de qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir
con las funciones asignadas.
Para evitar riesgos y prdidas, si no se ha realizado por anticipado una
planeacin, los riesgos de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la
empresa fracase.

Esto no significa que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca
fracase, simplemente significa que una empresa que planea sus actividades tiene
ms probabilidades de triunfar.
En la empresa Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que
mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irn en
beneficio de los socios.
Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin solicitarn
a sus directivos programas y ejecuciones muy concretas que deben ser tenidas en
cuenta durante la planeacin.
2. Organizacin
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y
responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.
Razones para organizar
Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
1. Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona
y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.
2. Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

Manual de organizacin
Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada
departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada
persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas
que trabajan a su cargo.
La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma
en que los socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin
de las herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rpida,
fcilmente comprensible y fiel de la situacin de la sociedad.
3. Direccin
Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se
imparten las rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica
qu es lo que debe hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a
ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una
buena instruccin, la cual debe ser:

Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable

para la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona
que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla
satisfactoriamente.
Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y
calidad de la actividad a ejecutar.

Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de primera, de

segunda y de tercera etc.

Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe
la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe
colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que ste quiere que
se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por delegacin
que hace el Consejo de administracin.
Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe
tener las caractersticas antes anotadas, lo cual permitir no solo una mayor
eficiencia en la administracin, sino tambin una correcta informacin a los
afiliados.
4. Coordinacin
En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una
estrecha armona entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que
ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.

Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a

otras, con participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales
pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.
Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus
puntos de vista en cualquier caso particular.
5. Control
Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o
parecidos a los planes presentados, y permite bsicamente avisar en forma
oportuna si algo est fallando y adems si resulta eficaz en el uso de los recursos.
Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de la
ejecucin con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo
planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos.

Medicin de lo realizado.
Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.
Correccin de las fallas encontradas.

Concepto de proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios
y las tcnicas de esta disciplina, correctamente.
En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la
administracin en accin, o tambin como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la
administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la
que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra
operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecido durante el periodo de estructuracin.
A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para
este autor la mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la
que se establece lo que debe hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el
organismo social.

Conceptos de planeacin, organizacin, direccin y control

Algunos de los conceptos ms usados en planeacin son :
Planeacin: Involucra la necesidad de cambiar la situacin actual por otra
supuestamente mejor, y para ello se generarn n alternativas de solucin, estas
se evaluarn entre si para conocer sus ventajas y desventaja, posteriormente se
escoger la mejor.
Plan: Es el conjunto coherente de polticas, estrategias y metas. El plan constituye
el marco general y reformable de accin, deber definir las prcticas a seguir y el
marco en el que se desarrollarn las actividades.
Programa: Es la ordenacin en el tiempo y el espacio de los acontecimientos.
Ideal: Son resultados y estados que nunca pueden ser alcanzados, pero podemos
aproximarnos.
Objetivo: A dnde debera dirigirse la empresa? Es el resultado deseado haca
el cual se orienta un acto intencionado, no necesariamente se alcanza dentro del
perodo de planeacin.
Meta: Se refiere a un resultado preferido, un objetivo a corto plazo que puede ser
alcanzado dentro del perodo de planeacin, usualmente son muy concretas. En
otras palabras son compromisos especficos que la organizacin intenta cumplir
en un tiempo determinado.
Estrategia: Cul es el mejor modo de llegar al punto sealado?. Es el proceso
por el cual se determina la asignacin de recursos para lograr los mejores
objetivos de la empresa u organizacin. Este concepto incluye propsitos,
misiones, objetivos, programas y mtodos clave para implantarla.
Tctica: Qu acciones especficas debern emprenderse, por quin y cundo?
Es un esquema especfico para el empleo de los recursos asignados.
Toda empresa funciona dentro de un medio competidor y tiene que proceder a una
adaptacin competidora respecto a sus oportunidades. Los objetivos de la
empresa indican en que posicin quiere estar; la estrategia se ocupa de un plan
general para alcanzar los objetivos, el camino que se propone seguir; la tctica
precisa los movimientos especficos, indica los medios determinados que habr de
utilizar, dicho en otras palabras, la tctica tiene que quedar establecida,
presupuestada y programada.
Polticas: Son los lineamientos o guas para llevar a cabo una accin con el fin de
alcanzar un objetivo o una meta. Pueden pensarse como un cdigo que define la
direccin en la cual se debe desarrollar una accin.

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Diagnstico: Cul es la situacin actual de la empresa y porqu? El sistema de

planeacin comienza por un intento por parte de la empresa, de apreciar su
situacin actual en el mercado y los factores determinantes de la misma.
Pronstico: A dnde se dirige la empresa? Adems de diagnosticar
correctamente su actual posicin, la empresa tiene que apreciar tambin cual ser
esta si no cambian sus polticas actuales y las tendencias del mercado. Si una
empresa no le gusta el cuadro de hacia dnde va avanzando, tiene que definir de
nuevo a dnde quiere ir y cmo habr de llegar a ello.
Control: qu medidas debern vigilarse que sean indicadoras de si la empresa
est teniendo xito? Se basa en un detallado conjunto de supuestos y esperanzas
cuya validez slo quedar puesta en claro con el correr del tiempo.
Ejemplo. Cimbra deslizante
La cimbra deslizante es un tipo especial de cimbra que permite el colado continuo
de una estructura de concreto. Generalmente se utilizan para el colado el de
elementos estructurales horizontales (chimeneas industriales, cortinas de presas,
etc.). Se efecta el colado elevando la cimbra por medio de gatos de tornillo, lo
cual provoca que el colado sea continuo, es decir, no se detenga. Por lo anterior,
la construccin de una cimbra deslizante requiere de una planeacin cuidadosa de
todas las fases del programa total de la construccin. En nuestro ejemplo vamos a
considerar que toda la planeacin anterior al momento de colado ha sido cumplida
de manera aceptable.
Entre algunas de las cosas que deben planearse al momento de realizar el colado
con cimbra deslizante es el tener personal disponible las 24 horas del da, puesto
que el proceso de colado es continuo, ya que a menudo se tiene que ofrecer un
incentivo para asegurar la asistencia del personal para el cambio del turno.
En el colado de cimbra deslizante se acostumbra utilizar concreto premezclado,
as que debemos realizar los pedidos de concreto con suficiente tiempo de
anticipacin e inclusive utilizar dos plantas premezcladoras al mismo tiempo para
asegurar un surtido continuo del concreto (considerando posibles retrasos por
problemas de trnsito en reas urbanas).
Debido a que el deslizamiento de la cimbra se realiza durante el da y la noche, es
necesario tomar todas las medidas de seguridad posibles en la obra, as como
tener un buen mantenimiento del equipo que se va a utilizar (malacates, gatos
hidrulicos, sistemas de bombeo, etc.). Tambin se tiene que instalar iluminacin
adecuada en todos los niveles y los generadores de energa deben de estar en un
lugar accesible. Por otra parte, tambin es necesario efectuar revisiones
peridicas de la alineacin y del nivel de la cimbra, teniendo principal cuidado en
detectar posibles deslizamientos laterales y cualquier tendencia de la cimbra a
torcerse en forma de espiral.

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