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Introduccin al Access

Captulo: Qu es una base de datos? 1 / 37


Orden en los datos.- En la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades tales como
personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades estn representadas por los
operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las facturas. En un hospital nos
encontraramos con los mdicos, pacientes, enfermeras, cuadros clnicos, etc. Puesto que en cada
caso se debe trabajar con una gran cantidad de datos, surge la necesidad de almacenarlos de
manera que nos resulten de fcil acceso en cada momento y, por consiguiente, tiles a nuestras
actividades. Si por ejemplo cada da debemos gestionar varias decenas de clientes y facturas,
utilizaremos un sistema para memorizar los datos como, por ejemplo, un fichero, ms bien antes
que recurrir nicamente a la memoria.
Las fichas aparecen reagrupadas en archivos, cada uno de los cuales contiene en general las fichas
de un slo tipo, las de los proveedores o las de los productos. Este sistema recibe el nombre de
base de datos, que no es ninguna otra cosa ms que una coleccin de informaciones tales como
el catlogo de los ficheros de una biblioteca, un listn telefnico o una enciclopedia. Los programas
de gestin de base de datos (Database) estn programados para realizar operaciones que nos
permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos almacenados. Estas operaciones
consisten en:
-Introduccin, cancelacin, modificacin y bsqueda de datos a partir de los criterios seleccionados
por el usuario de orden, clasificacin e impresin de los listados, por ejemplo, bajo el formato de
etiquetas adhesivas para sobres.
El programa ms difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access. Para ponerlo
en marcha es suficiente con hacer click una sola vez sobre la barra de herramientas de Office o
bien seleccionndolo a travs de Inicio>Programas>Microsoft Access.
Aparecer inmediatamente una venta con la posibilidad de seleccionar o crear una Base de datos
utilizando los recursos del asistente. Todas las opciones que se nos presentan son:
-Base de datos vaca
-Asistente para base de datos
-Abre la base de datos existente

Captulo: Los elementos de las Bases de Datos 2 / 37


Asistente para la base de datos.- Haciendo click sobre el icono con la "varita mgica" se abre una
ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los cuales existe la posibilidad de

escoger el que ms le interese (por ejemplo, "Inventario domstico"). Es el programa quien realiza
automticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, mscaras, consultas, etc.
Los asistentes pueden utilizarse tambin como punto de partida par su diseo principal e
integrarlo despus en otras tablas, consultas, etc. Es en realidad, un pequeo programa que coloca
unas preguntas en sucesin a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.
Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opcin tras abrir el programa se nos pregunta dnde
deseamos guardar la base de datos y con qu nombre. Tras esto, debe hacer click sobre Crear y se
abrir la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura
de Access:

Vemos qu significan :
-Tablas: son el "corazn" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrnica formada por filas
(informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el
campo contiene cada uno de los detalles.
-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan
haciendo aparecer nicamente aquellos que interesan.
-Mscaras o formularios: permiten la visualizacin y la gestin de los datos contenidos en las
tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el
usuario para que de este modo resulte ms fcil la introduccin de los datos.
-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresin o
anlisis, facilitando la individualizacin de los datos ms improtantes.
-Macros: automatizan las funciones de la base de datos
-Mdulos: registran de Access Basic (programacin).
Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero estn
vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos
interactan con los datos indicados en las tablas.
Captulo: Proteccin de una base de datos 3 / 37
Una base de datos correctamente diseada nos permite acceder fcilmente a las informaciones.
Cuando se disee, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
-Definir el objetivo de la Base de datos estableciendo las informaciones que se desean memorizar.
-Definir las tablas, dividiendo las informaciones en diversos argumentos cada uno de los cuales
constituir una tabla de la base de datos.
-Definir los campos, estableciendo las informaciones que se desean memorizar en cada tabla.
-Definir las relaciones, analizando los datos de cada tabla y estableciendo de qu modo se deben
relacionar entre ellos.
La fase ms importante de la proyeccin es la siguiente: es una buena costumbre dedicar mucho
tiempo para pensar en qu tablas ser necesario introducir todos nuestros datos y tambin
caracterizar los datos que sern introducidos en las tablas, imponiendo las reglas necesarias a las
cuales debern someterse. De este modo, se facilita la introduccin y se impide el tecleado de los
valores errneos.
Captulo: Tecla de Seleccin Rpida en Access 4 / 37
Ahorrando tiempo.- Algunas veces es mucho ms rpido utilizar el teclado que el ratn. En
realidad, las teclas de seleccin permiten ejecutar directamente los comandos ignorando el men.
Con Access existe la posibilidad de utilizar las teclas de seleccin rpida de muchas maneras,
como por ejemplo para acceder a los comandos y a los botones de la barra de herramientas o para
introducir la fecha actual.
A veces, las teclas de seleccin rpida se indican al lado del nombre del comando en los men de
Access. En el men Archivo, por ejemplo, para el comando Imprimir aparecen las teclas de

seleccin rpida Ctrl+I.


Para poseer un listado completo de las teclas de seleccin rpida, se puede utilizar el Asistente de
Office. Para ello, hay que pulsar F1 para visualizar el Asistente de Office y escribir las teclas de
seleccin rpida en el cuadro de texto que aparecer.
Veamos algunas de las ms habituales:
Funciones
Introducir la fecha actual
Introducir la hora actual
Introducir una fila en un campo de texto o comentario
Introducir los datos del mismo campo del registro anterior
Anular las modificaciones realizadas en el campo actual
Anular las modificaciones realizadas en el registro actual
Ver la ventana de la base de datos
Abrir una nueva base de datos
Abrir una base de datos existente
Pasar por Visual Basic? Editor en la anterior ventana activa y
viceversa
Encuentra y sustituye
Copia
Pega
Anula (Undo)

Combinacin de teclas
CTRL+;
CTRL+:
CTRL+INVIO
CTRL+'
ESC
ESC ESC (pulsar ESC dos
veces)
F11
CTRL+N
CTRL+O
ALT+F11
CTRL+F
CTRL+C
CTRL+V
CTRL+Z

Captulo: Tablas 5 / 37
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se
subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un nico dato relativo,
por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a
la misma persona.

Creacin de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botn Nuevo en Tablas y en la
ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:
-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden aadir, modificar o
analizar los registros.
-Vista diseo: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana
tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se
especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base
de datos.
-Asistente para tablas: para crear automticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su
interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que
deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar

el campo y hacer click en el botn de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos
todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le
daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.
En la tercera elegiremos s, una vez creada la tabla si desea:
-Modificar el diseo de la tabla
-Introducir datos directamente en la tabla
-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente
-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitar la carpeta y
el nombre del archivo deseado.
-Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que estn vinculadas a tablas de un archivo
externo.
Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista diseo o Vista hoja de datos.
Captulo: Tablas: vista diseo, aadir campo, borrar y guardar tabla 6 / 37
Tablas vista diseo.- Cuando se crea una tabla se especifica el nombre del campo (un mximo de
64 caracteres) en la misma fila y el tipo de datos que contendr definiendo la naturaleza de los
mismos. De hecho, haciendo click sobre las filas debajo de Tipo de datos, aparece una flecha que,
activada con un click, abre un men desplegable en cuyo interior podemos escoger entre:
Enfoque

Tipo de datos

Tamao

Texto

Texto o texto con nmeros que no precisan de


clculos matemticos como un nmero de fax

Hasta 255 caracteres

Texto largo o texto numrico

Hasta 65.535 caracteres

Numrico

Nmeros utilizados para clculos matemticos. El


predefinido es Entero largo

Aprox. entre -2 mil


millones y +2 mil millones

Fecha/Hora

Valores fechas y hora para los aos entre 100 y


9999

Memo

Moneda
Contador
S/No
Objeto OLE
Asistente para
bsquedas...

Valores para divisas que tiene de 1 a 4 decimales


Nmero secuencial unvoco
Contienen un nico valor entre dos: S/No On/Of
Texto o texto numrico utilizado como direccin
para un vnculo hipertextual
Crea un campo que permite seleccionar valores de
otras tablas

Aadir un campo.- Para aadir un campo, cuando dudemos sobre qu nombre asignarle, o sobre el
tipo de datos que contendr, podemos recurrir al generador de campos. Para aadir un campo se
debe:
-Hacer click en la fila en la cual se desea aadir un campo
-Hacer click sobre el botn derecho (men contextual) y seleccionar Generar.
-Seleccionar una tabla del cuadro "Tablas de ejemplo"
-Seleccionar un nombre del campo del cuadro "campos de ejemplo".
-Seleccionar Aceptar.
Para especificar el tipo de datos, ya que por defecto aparece siempre "texto", es suficiente con
hacer click sobre la flecha que aparece y seleccionar los datos deseados del men que aparece.
Nueva disposicin y supresin de campos.- Para desplazar un campo se debe:

-Seleccionar el campo sobre el selector a la izquierda del nombre del campo


-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrarlo a su nueva disposicin
Para eliminar un campo es suficiente con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.
Guardar una tabla.- Despus de haber aadido un campo a una tabla se selecciona el comando
Guardar como del men Archivo y se escribe el nombre deseado. Su salimos de la tabla sin haber
guardado los datos, se nos preguntar si deseamos guardarlos o si queremos definir una clave
principal.
Tabla vista como hoja de datos.Cuando estamos en la modalidad estructura se pueden aadir campos o aportar otras
modificaciones a la estructura de la tabla. Para aadir, modificar o ver los datos es necesario pasar
a la modalidad Hoja de datos haciendo clic sobre el icono adecuado (o bien en Vista diseo o Vista
Hoja de datos del men Ver).
Captulo: Tablas: agregar informes y personalizar tablas 7 / 37
Agregar informes.- Si la estructura ya posee una estructura definida, es suficiente con pasar a la
vista de la hoja de datos y empezar a escribir. Para desplazarse dentro de los informes se puede
usar la tecla Tab o bien, si la tabla es corta, hacer click sobre el informe deseado o bien escribir el
nmero de informe en la parte inferior de la pgina y pulsar Enviar. Haciendo click sobre el ltimo
botn se puede aadir un informe al final de la tabla.
Para cambiar el nombre de una tabla es suficiente con seleccionarla en la venta de la base de
datos y seleccionar el comando Cambiar nombre del men Modificar (o bien utilizar el men
contextual, haciendo click con la tecla derecha sobre el nombre de la tabla seleccionada).
Personalizacin de una tabla.- En una tabla, con la vista diseo, es posible controlar el aspecto de
los datos, evitar errores de introducin y especificar valores predefinidos, para lo cual se debe:
-Hacer click sobre el campo interesado (las propiedades aparecern en la parte inferior de la
ventana tabla).
-Hacer click sobre las propiedades del campo que se desea abrir.
-Guardar al cerrar.
Captulo: Modificar una tabla que contiene datos 8 / 37
Puede suceder que, despus de haber diseado una base de datos, surja la necesidad de llevar a
cabo modificaciones aadiendo o eliminado campos, o bien cambiando los informes. Para tal fin,
debe tener en cuenta que si se elimina un campo de una tabla ser preciso eliminarlo de las fichas,
consultas e informes basados en esa tabla.
Modificar el ancho de una columna.- Para ensanchar una columna se debe:
-Colocar el puntero del ratn a la derecha del selector de campo de la columna que se desea
redimensionar
-Arrastrar hasta obtener el tamao deseado.
-Tambin es posible hacer doble click sobre el borde derecho del selector de campo de la columna
a ensanchar: de esta manera la columna se redimensiona de acuerdo con la inscripcin ms larga.
Desplazar una columna.- Para desplazar una columna se debe:
-Seleccionar la columna deseada haciendo click sobre el selector de campo.
-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar (/aparece una barra ms gruesa en
correspondencia con el punto de destino).
Guardando la tabla al cerrar, se memorizan las modificaciones.

Copiar/arrastrar y eliminar datos.- En caso necesario, es posible copiar/arrastrar y pegar los datos
de un campo a otro o de una tabla a otra, recordando que para seleccionar un campo es suficiente
con hacer click en su selector adecuado, mientras que para seleccionar todos los informes se debe
hacer click sobre el selector situado en el ngulo superior izquierdo. Para arrastrar/copiar los datos
incluidos en un campo se debe:
-Seleccionar los datos que sirven.
-Hacer click sobre el icono copiar o cortar.
-Arrastrar al campo de destino: si se desea sustituir el valor actual del campo de destino se debe
seleccionar el campo completo.
-Hacer click sobre el icono pegar.

Captulo: Manejo de los campos 9 / 37


Solicitud de introduccin de datos en un campo.- Si se desea que un campo contenga un valor para
cada informe, se debe seleccionar la propiedad "Indexado" del campo "S" en Vista Diseo. De este
modo impedir la memorizacin de un valor Nulo en el campo. Si se pretende guardar un informe
que no contenga ningn valor en un campo considerado necesario, aparecer un mensaje y no se
acceder a guardar el informe hasta que no se haya introducido el valor en el campo.
Introducir un nuevo campo en una tabla ya existente.- Para realizar este paso debemos abrir la
tabla en Vista Diseo y hacer click en el campo en que se desea introducir algo y despus utilizar
el comando Filas del men Insertar. Ms tarde asignaremos el nombre deseado al nuevo campo.
Para eliminar un campo, es suficiente con seleccionarlo y eligir el comando Eliminar filas del men
Edicin.
Base de datos vinculadas y la clave principal.- Access funciona de un modo ms eficaz si se define
una clave principal que consiste en un campo (o ms) que identifica de modo unvoco cada uno de
los informes de la tabla. A menudo, como clave primaria se utiliza un nmero o cdigo de
identificacin (Id) dado que este tipo de valores siempre es diferente para cada informe (no se
puede, por ejemplo, utilizar el nombre porque no es unvoco). Cuando se guarda una tabla sin
haber especificado la clave primaria, se pregunta si desea crear una. Eligiendo "S", se crear
utilizando el campo Id.

Captulo: Tipos de base de datos 10 / 37


Esencialmente, existen dos tipos de bases de datos:
-Flot-file: tipo Excel, en donde todos los datos relacionados entre ellos se sitan en una nica tabla
con el consiguiente problema que cada noticia comn a diversos informes debe repetirse para
cada uno de ellos.
-Vnculos: como Access, en donde se utilizan varias tablas vinculadas entre ellas.
Vnculos.- Un vnculo permite introducir informacin de una tabla en el informe de otra a travs de
un identificador (Id). Las ventajas que ofrece una base de datos vinculada son diferentes:
-Ahorro de tiempo, ya que los mismos datos se introducen una sola vez
-Ahorro de espacio, ya que la base de datos tiene dimensiones ms reducidas
-Reduccin de errores determinados por la introduccin de datos
Para crear una relacin entre dos tablas se debe:
-Abrir la base de datos, mientras que las tablas deben estar cerradas
-Elejir Herramientas Relaciones

-En la ventana Mostrar tabla que se abre, elegir las tablas deseadas y hacer click sobre el botn
Agregar (al finalizar, hacer click sobre el botn Cerrar)
-Arrastrar uno de los campos implicados en la relacin a la tabla deseada.
Captulo: Consultas 11 / 37
Uso de las consultas.- La funcionalidad de una base de datos se encuentra en su capacidad de ver
los datos deseados organizados en base a un cierto orden. Una consulta es una herramienta que
consiste en poder solicitar los datos memorizados. Las ms frecuentes son las de seleccin que
consisten en ver los datos de las tablas, analizarlos y, eventualmente, modificarlos. Los datos
solicitados se visualizan en una Dynaset, que muestra un conjunto dinmico de datos procedentes
de una o ms tablas. Existe la posibilidad de agregar y modificar los datos en el campo del
Dynaset, as como en una tabla. Las modificaciones tendrn efecto sobre las tablas de origen de la
misma base de datos.
Con las consultas se puede:
-Elegir determinados campos de una tabla
-Elegir los registros (por ejemplo, las personas nacidas en un determinado ao)
-Ordenar los registros (por ejemplo, en orden alfabtico ascendente o descendente)
-Ejecutar clculos (campos calculados) para, por ejemplo, crear un campo que multiplique el precio
por la cantidad existente y que despus memorice el resultado.
Captulo: Crear una consulta 12 / 37
Existe la posibilidad de crear una consulta mediante el asistente o bien manualmente, eligiendo
Ver diseo.

Asistente.- Existen cuatro posibilidades para la creacin de consultas mediante el asistente.


Vemos:
1- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta de seleccin sobre la base de los campos
seleccionados y es el tipo ms comn de consulta. Para crearla debe:
-Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas
-Hacer click en el botn nuevo
-Hacer click en Asistente para consultas sencillas y despus en Aceptar
-En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la
Tabla/Consultas
-Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botn > para
introducirlo (o bien sobre el botn >> para introducirlos todos)

-Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores


-Asignar un ttulo a la consulta y hacer click en el botn Terminar
-Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta de referencias cruzadas para
ver datos en un formato compacto semejante al de una hoja de clculo.
-Asistente para consultas de buscar duplicados: crea una consulta que busca registros con valores
de campo duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.
-Asistente para consultas de buscar no coincidentes: crea una consulta para buscar en una tabla
los registros que no tienes registros relacionados en otra tabla.

Captulo: Crear una consulta: vista diseo 13 / 37


Vista diseo.- En la venta se muestra la tabla que se abre. Se debe seleccionar la tabla o la
consulta (o ambas) que interesa en la ficha respectiva haciendo click sobre el botn Aadir y
finalmente pulsando sobre Cerrar. Para seleccionar ms voces en un orden suelto, haga click
manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todas las voces, haga click sobre la primera y
despus sobre la ltima, manteniendo pulsada la tecla Mays., o bien haga click en la primera y
arrastre.

En la venta Consultas de seleccin aparecer una lista de campos. Se puede hacer click sobre el
nombre de campo y arrastrarlo a la fila inferior llamada Campo. Cada columna contiene las
informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para agregar ms campos es suficiente
con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla Ctrl y despus arrastrarlos
todos juntos a la cuadrcula QBE (consultas por ejemplo: Query By Example). Para aadir todos los
campos juntos, se debe seleccionar el asterisco situado en la parte superior de la lista de los
campos y arrastrarlo hasta la cuadrcula. Si se han seleccionado ms tablas, se podrn ver las
lneas que las unen (join) y que nos muestran de qu modo un registro de una tabla est vinculado
con el registro de otra.
Clases de vistas de una Consulta.- La ventana consulta dispone de tres tipos de vistas:
-Diseo: para crear una consulta o modificar una ya existente. En tal caso, dispone de
herramientas grficas para crear la consulta.
-Hoja de datos: para examinar los datos extrados de la consulta.
Captulo: Operaciones y modificacin de Consultas 14 / 37

Nueva ubicacin, introduccin y supresin de campos.- Para desplazar un campo debe:


-Seleccionarlo haciendo click sobre el selector de campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrar la columna a una nueva posicin.
Vista de un Dynaset.- Despus de hacer diseado la consulta, existe la posibilidad de ver el
Dynaset correspondiente utilizando el botn Ver que aparece en la hoja de datos. Para regresar a
la anterior vista es suficiente con hacer click en el icono Vista diseo (existe la posibilidad de
realizar las modificaciones y despus regresar a la vista anterior).
Cambiar el nombre a un campo de una consulta.- Para cambiar el nombre de un campo se debe:
-Abrir la consulta en Vista diseo.
-Hacer click a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrcula QBE.
-Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)
Planteamiento del tipo de orden.- Cuando se ejecuta una consulta se ve el Dynsaet
correspondiente y del modo ms sencillo la interpretacin de los datos si estn ordenados. La
creacin de una consulta que ordene los datos resulta til si se desea ver los datos ordenados en
un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden se debe:
-Hacer click sobre la celda Ordenar en el QBE (Registros) relativa al campo a ordenar, y despus
hacer click sobre la flecha de seleccin.
-Elegir "Ascendente" o "Descendente"
Existe la posibilidad de especificar un tipo de orden para ms campos.
Captulo: Consultas: establecer criterios 15 / 37
Establecer criterios.- El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a
determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresin que indica los
registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales
espaolas se encontrarn escribiendo "Espaa") o un poco ms compleja (encontrar todos los
registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 aos,
escribiremos: Between 20 and 30). Una expresin puede ser tecleada directamente en la
cuadrcula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripcin precisa (para las filiales
espaolas del ejemplo anterior, podemos escribir: Espaa, =Espaa, "Espaa", ="Italia") o bien
podemos recurrir al generador de expresiones. En dicho caso se debe:
-Seleccionar la celda Criterios de la cuadrcula QBE.
-Hacer click sobre la tecla derecha y elegir el comando Generar.
-En la venta que se abre, llamada Generador de Expresiones, escribiremos todo lo que se desee
recurriendo cuando sea posible a las funciones ya presentes.
Utilizacin de los caracteres Jolly.- Durante el diseo de una consulta existe la posibilidad de
seleccionar los campos que contienen una serie de caracteres (por ejemplo, todos los nombres que
empiezan por la letra B...). Los caracteres Jolly fundamentalmente son:
-?, sirve para un nico carcter, ubicado en esa posicin.
-*, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posicin.
Por ejemplo:
Pa?la, mostrara Pabla, Paula, etc.

*imo, mostrara veintsimo, trigsimo, etc.


Seleccin de registros que no se corresponden con un valor determinado.- Para llevar a cabo esto,
utilizaremos el operador Not. De este modo, si deseamos buscar todos los nombres que empiecen
por la letra S, escribiremos Not S*.
Planteamiento de los criterios ms importantes.- En una consulta existe la posibilidad de
establecer diversos criterios para un campo utilizando los operadores And y Or. Por ejemplo, para
seleccionar todos los apellidos que empiecen por la letra B y que contengan la letra S,
escribiremos "B*" And like "*S*". Si utilizamos el operador Or, conseguiremos que satisfaga un
criterio o bien el otro.
Captulo: Consultas: registros con valores, campos calculados 16 / 37
Seleccin de los registros que contienen valores.- Existe la posibilidad de seleccionar los registros
segn si contienen menos de diez valores (por ejemplo, son las cifras que posee un nmero de
fax). Para llevarlo a cabo, se debe introducir en los criterios, debajo del campo elegido (por
ejemplo, el fax), la inscripcin IS NOT NULL -ES NO NULO- (o NOT NULL -NO NULO-, es decir, que no
sea un valor nulo).
Crear campos calculados.- Existe la posibilidad de crear en el QBE campos calculados y que estos
ejecuten correctamente los clculos. Si por ejemplo ya tenemos el campo Precio Unitario y el de
Cantidad, podemos crear un nuevo campo para calcular el Precio Total. La redaccin en este caso
sera:
-Precio Total: [Precio Unitario]*[Cantidad] (los nombres de los campos deben ir entre corchetes).
O bien,, para calcular el descuento de diversos objetos, podemos insertar la frmula Total:=
[Precio]-[Precio]*[Descuento]/100

Clculo de frmulas en las consultas.- Existe la posibilidad de realizar preguntas vinculadas a


grupos de datos. Esto puede realizarse con las consultas con frmulas. Para llevarlo a cabo se
debe:
-Crear una consulta y arrastrar los datos que se deseen al QBE
-Elegir el comando Totales del men Ver.
En la cuadrcula QBE aparecer la fila "Frmula" con el valor predeterminado "Agrupacin". En la
celda frmula, debajo de cada campo, debe seleccionar el tipo de frmula (por ejemplo, Cuenta,
para calcular la cantidad de registros, Suma, Media, Mximo y Mnimo, etc., con el significado
conocido).
Captulo: Tipo de consultas 17 / 37
Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con
una nica operacin. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminacin, de
Actualizacin, de Alineacin y de Creacin de Tablas.
-Consultas de eliminacin: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o ms tablas.
Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminacin para reemplazar los
productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con
las consultas de eliminacin siempre se eliminan registros internos y no nicamente determinados
campos de su interior.
-Consultas de actualizacin: este tipo aporta modificaciones globales a uno o ms tablas. Existe la
posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lcteos
o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada
categora laboral.
-Consultas de alineacin: estas consultas agregan un grupo de registros de una o ms tablas al

final de una o ms tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y
existe una base de datos que contiene una tabla de informacin sobre estos. En vez de teclear
nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
-Consultas de creacin de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basndose en todos
los datos o parte de estos existentes en una o ms tablas.
-Consultas de parmetros: una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta,
muestra una ventana de dilogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para
recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.
Captulo: Formularios 18 / 37
Los formularios permiten organizar los datos de manera anloga a las fichas en los documentos a
rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.
Crear un formulario.- Existe la posibilidad de crear un formulario utilizando un asistente o bien
automticamente mediante el Asistente para formularios. El Asistente para formularios realiza ms
rpidamente el proceso de creacin de un formulario ejecutando automticamente todas las
operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un
formulario basndose en las respuestas dadas. Tambin es posible ir a Vista Diseo para
personalizar el formulario.

Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario


que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo
se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:
-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.
-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien
abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.
-Hacer click sobre la flecha junto al botn Nuevo objeto de la barra de herramientas, y despus
hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.
Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:
-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botn nuevo.
-En la ventana de dilogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la
izquierda de la ventana de dilogo aparecer una descripcin del asistente.
-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea

que se base el formulario.


-Pulsar Aceptar.
Si ha escogido la opcin Asistente para Formularios, Asistente para Grficos o Asistente para
Tablas Dinmicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de dilogo del Asistente.
Captulo: Formularios 19 / 37
Crear un formulario sin el asistente.- Para ello deberemos:
-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click en el botn Nuevo.
-En la ventana de dilogo Nuevo Formulario, elegir Vista diseo.
-Elegir Ver Lista de campos y hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los
datos sobre los cuales desea que se base el formulario.
-Hacer click en el campo deseado y arrastrarlo hasta el interior del formulario.
Si el formulario no debe contener datos, por ejemplo, cuando se desee crear un formulario para
abrir otros formularios u otros informes, o bien se desea crear una ventana de dilogo
personalizada, no realice ninguna seleccin en esta lista.
Nota: si desea crear un formulario que utilice los datos de ms tablas, base el formulario en una
consulta que contenga las tablas que desea incluir. Finalmente, pulse Aceptar.

La ventana del formulario se visualiza en Diseo, pero existen otras posibilidades para visualizarla:
Vista Diseo, Vista Formulario, Vista Hoja de Datos y Vista Preliminar. Veamos:;
-Vista diseo: se utiliza para crear un nuevo formulario o para modificar las caractersticas de uno
ya existente.
-Vista Formulario: se utiliza para visualizar todos los campos de los registros y hacerse una idea de
la forma del formulario.
-Vista Hoja de Datos: se utiliza para agregar, modificar o ver los datos.
-Vista Preliminar: se utiliza para controlar el aspecto que tendr el formulario en la pgina impresa.
Eligiendo Vista Diseo aparece un rea de trabajo organizada con las herramientas necesarias
para la realizacin de un diseo. En ella aparecen etiquetas y controles vinculados a diversos
campos, el cuadro de herramientas, la paleta de colores y la lista de campos (si el formulario no se
ha realizado con el asistente, para poder crear los controles debe hacer click sobre el nombre del
campo y arrastrarlo hasta el formulario).
Captulo: Modificar un formulario 20 / 37
Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del
asistente, puede presentrsele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto
solamente puede hacerlo despus de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos.

Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se
puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor
aparecern los cuadrillos de redimensin (movindose a su alrededor aparece una pequea mano
negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondr de un nico cuadrillo para el arrastre.
Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla
Mays., entonces se realizar tanto en horizontal como en vertical. Para redimensionar un control
respecto a otro se debe:
-Seleccionar los controles de redimensionar.
-Elegir el tamao del men Formato.
-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al ms alto, al ms corto, el ms estrecho y el ms
ancho)
Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:
-Seleccionar el control deseado
-Elegir Duplicar en el men Edicin
Existe la posibilidad de usar nicamente la tcnica del copiar-pegar.
Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el
control y pulsar Supr. Para eliminar nicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.
Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrcula o bien uno al
lado del otro. En el primer caso se debe:
-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)
-Escoger el comando Alinear del men Formato y despus la cuadrcula
En el segundo caso se debe:
-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.
-Elejir el comando Alinear del men Formato y despus Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.
Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio
debemos:
-Seleccionarlos
-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del men Formato
-Seleccionar Espacios iguales
Captulo: Disear un formulario 21 / 37
Existe la posibilidad de abrir un formulario en blanco y aadirle todos los controles que se deseen.
Estos pueden distinguirse entre:
-Dependientes: su fuente es un campo de una tabla o de una consulta. Puede contener textos,
fechas o nmeros.
-Independientes: no disponen de una fuente de datos y se utilizan para ver informaciones, lneas,
rectngulos o imgenes.
-Calculados: su fuente de datos es una expresin (por ejemplo, =[Precio unitario]*0,75).
Crear controles de cuadros de texto.- Existe la posibilidad de crear un control vinculado a un
campo, seleccionando este ltimo de la lista de campos y arrastrndolo hasta el formulario. As se
crea un cuadro predeterminado, con una etiqueta adjunta que, por defecto, utiliza el nombre del
campo como ttulo.

Tambin podemos crear un control utilizando el Cuadro de herramientas y escribiendo


directamente el nombre del campo en el control o bien seleccionndolo en la tabla de propiedades
del propio control (bajo el nombre Origen de Control), que se abre seleccionando el control y
haciendo click en su interior con el botn derecho y eligiendo Propiedades>Datos. En el caso del
nombre de una etiqueta podemos proceder del mismo modo, escribiendo directamente en su
interior o bien abriendo la tabla de propiedades y escribindolo en la voz Etiquetas.

Captulo: Disear un formulario, ms opciones 22 / 37


Crear controles no asociados.- Se utiliza el cuadro de herramientas que se abre automticamente
cuando se muestra el formulario en la modalidad de diseo. Para hacer esto se debe:
-Hacer click sobre la herramienta correspondiente al control que se desea crear.
-Hacer click en el formulario en la posicin en que se desea situar el ngulo superior izquierdo del
control, despus se arrastra (haciendo click y soltando el botn del ratn) y se crea un control de
tamao de estndares.
Si se desean realizar diversos controles se debe bloquear la herramienta que se est utilizando y
hacer doble click sobre sta. Para desactivar la funcin, debe hacer click nuevamente sobre la
herramienta.
Crear un cuadro de texto calculado.- Para ello debemos:
-Hacer click sobre la herramienta Cuadro de texto despus de haber visto los campos de la Tabla
en la cual deseamos operar.
-Hacer click en el formulario y arrastrarlo hasta los tamaos deseados.
-Teclear el smbolo de igual seguido de una expresin (por ejemplo, =[Precio Unitario]*1,1)
Agregar selecciones.- La funcionalidad de un formulario puede mejorarse agregando otras
secciones a su cuerpo (en total son cinco). Vemos:
-Encabezado de formulario: muestra el ttulo del formulario, eventuales instrucciones relativas a su
uso o botones de comandos que abren las fichas vinculadas (aparece impreso una sola vez al
principio de la pgina)
-Encabezado de pgina: en la parte superior de cada pgina aparecen informaciones tales como el
ttulo.
-Cuerpo: muestra los informes.
-Pie de pgina (pgina): en la parte inferior de cada pgina muestra informacin variada, como la
fecha y el nmero de pgina.

-Pie de pgina (formulario): muestra diversas informaciones como instrucciones relativas al uso del
formulario.
Para aadir o desplazar encabezados y pies de pgina debemos recurrir al comando Encabezado y
Pie de pg>Pgina y encabezado>Pie de pg. Formulario, del men Ver. Para modificar las
dimensiones de una seccin, en Vista diseo es suficiente con situar el puntero del ratn en el
borde superior de la seccin y arrastrarlo hasta conseguir las medidas deseadas.
Captulo: Personalizar formularios 23 / 37
Personalizar un formulario.- Esta operacin nos permite mejorar el aspecto grfico y convertir en
ms funcional el uso de una base de datos. Se pueden insertar listas de opciones, botones que
permitan la apertura de un formulario y aplicarlos a las mismas imgenes. Adems, se puede
sustituir un cuadro de texto por un cuadro de resumen o por un conjunto de opciones que permiten
seleccionar un valor en vez de teclearlo. Finalmente, se pueden usar rectngulos o lneas para
resaltar informaciones claves o para crear efectos especiales tales como el sombreado.
Disponer de un listado de opciones en un recuadro de resumen.- Muchas veces resulta ms
sencillo elegir un valor de una lista antes que teclearlo. Para tal fin, Access dispone de dos tipos de
controles que suministran listados de opciones arrastrables, es decir, los Cuadros de resumen y los
Cuadros combinados. El Cuadro de resumen est formado por un listado de valores, siempre
visible, en el cual se puede realizar una seleccin. Un cuadro combinado es la combinacin de un
cuadro de texto y de uno de resumen en un nico control: el listado aparecer nicamente cuando
se abra.
Crear con el asistente.- Para ello deberemos:
-Si todava no ha sido activado, hacer click sobre la herramienta Asistente para controles en el
cuadro de herramientas.
-Hacer click sobre la herramienta Cuadro combinado o de resumen.
-Hacer click en el formulario en el punto donde se desee insertar el control.
-Seguir las instrucciones de la ventana de dilogo que se abren sucesivamente y despus hacer
click en Terminar.

Captulo: Los valores S/No 24 / 37


Vista de los valores S/No con cuadros de control, botones de opciones y alternar.- Para establecer
los valores S/No podemos utilizar como controles los cuadros de control, los botones de opciones y
los botones de alternar. La diferencia entre estos objetos consiste nicamente en su aspecto.
Veamos:
-Un cuadro de control seleccionado est marcado por un signo de inicio.
-Un botn de opciones seleccionado incluye un punto.
-Un botn de alternar seleccionado aparece pulsado.
Estos controles son particularmente tiles cuando estn vinculados a campos S/No: cuando se
selecciona o se desactiva un cuadro de control, un botn de opciones o un botn de alternar
vinculado a un campo S/No, el valor aparecer en la cuadrcula o consulta disponible. Por ejemplo,
si en una cuadrcula para un producto se inserta el campo disponible (con tipo de datos S/No),
existe la posibilidad de crear un formulario con un control realizado seleccionando la herramienta
idnea, haciendo click sobre el campo disponible y arrastrndolo al formulario: haciendo click en el
control Vista formulario, el dato aparecer en la tabla. Para hacer esto es necesario:
-Realizar un nuevo formulario en Vista diseo seleccionado la tabla de origen de los datos

-Hacer click sobre la herramienta Botn de alternar, determinar el tamao deseado, hacer click en
su interior y escribir "Disponible".
-Hacer click en su interior con el botn derecho y elegir Propiedades>Datos>Hacer click sobre la
flecha y escoger Disponible.

Captulo: Uso de los botones de comando 25 / 37


El botn de comando se utiliza para acelerar una operacin (apertura de un formulario,
desplazamiento entre informes, etc.), para lo cual se precisa escribir una macro o un
procedimiento de evento de Access Basic. Podemos utilizar los botones predefinidos realizables
con el asistente o bien los podemos disear nosotros mismos.
Crear un botn de comando con el asistente.- Para ello deberemos:
-Elegir el botn Asistente para controles si no se encuentra ya activado.
-Hacer click en el formulario en el punto en el que se desea situar el ngulo superior izquierdo del
botn y arrastrar a los tamaos deseados.
-Seguir las instrucciones de la ventana que se abrir inmediatamente (elegir entre insertar un
ttulo o una imagen).
Cambiando a Vista formulario se puede verificar si la posicin del botn es la deseada o, si no, se
puede modificar regresando a Vista diseo.

Crear un botn sin el asistente.- Para ello deberemos seguir los siguientes pasos:
-Desactivar la herramienta Asistente para controles
-Hacer click sobre la herramienta Botn de comando
-Hacer click en el punto de formulario en donde se desea situar el ngulo superior izquierdo del
control y arrastrar.
-Hacer click en el interior del botn y teclear el nombre que deseamos asignarle.
-Hacer click con la tecla derecha en el interior del botn y elegir Generar evento>Generador de
macros y escoger la columna Acciones de la funcin que debe desarrollar la macro.
Existe la posibilidad de asignar un ttulo al botn operando a travs de la tabla de propiedades
(Propiedades>Formato>Imagen>seleccionar el Generador de imgenes).
Aadir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estriba en la capacidad de evidenciar

las informaciones ms importantes y en la simplificacin en la introduccin de datos. Para tal fin,


algunos retoques grficos podran mejorar estos dos aspectos (de todos modos, debemos tener en
cuenta que si el formulario debe imprimirse es contraproducente el uso de colores y efectos
tridimenensionales), as como tambin puede recurrirse al uso de elementos grficos tales como
rectngulos, efectos tridimensionales, sombreados, etc.
Captulo: Uso de los botones de comando: sombreado 26 / 37
Sombreado.- Para crear un efecto de sombreado se debe:
-Elegir la herramienta rectngulo y disearlo.
-Sobreponerlo al control y cambiarle el tamao de manera que sea ligeramente ms grande.
-Colorearlo y disponerlo en un segundo plano.
-Desactivar el comando Cuadrcula del men Ver. Seleccionar el control y situarlo en la posicin
deseada.
Seleccin de un grupo de opciones.- Un grupo de opciones se utiliza para presentar un conjunto
limitado de alternativas: el de un formulario est constituido por una serie de cuadros de control,
botones de opciones o botones de alternar incluidos en un marco con una etiqueta vinculada. Para
crearlo se puede recurrir al Asistente.
Crear con el asistente.- Para ello, deberemos:
-Hacer click sobre la herramienta Asistente para controles.
-Hacer click en Grupo de opciones en el cuadro de herramientas.
-Hacer click en el formulario en el punto en el cual se desea situar el ngulo superior izquierdo.
-Seguir las instrucciones de la ventana que se abre inmediatamente.
-Activar con la tecla derecha la tabla de propiedades y en la voz Origen controles, insertar el
nombre del campo.
Crear sin el asistente.- Vamos a seguir los siguientes pasos:
-Deseleccionar la herramienta Asistente para controles
-Hacer click sobre la herramienta Grupo de opciones
-Crear el grupo haciendo click sobre el formulario, o bien, si se desea unirlo a un campo,
seleccionarlo y arrastrarlo hasta ste.
-Hacer click sobre la herramienta botn de alternar, cuadro de controles o botn de opciones.
-Desplazarse por el interior del grupo y hacer click para insertar el control (repetir los pasos 4 y 5
para todos los controles a insertar)
-Abrir la tabla de propiedades y escribir el nombre del campo en origen de control.
-Hacer click sobre cada control e insertar el texto deseado. Para tener los controles a la misma
distancia en vertical u horizontal, seleccionarlos sin la etiqueta y teclear Espacio Vertical u
Horizontal del men Formato y despus Espacio igual.
Captulo: Uso de expresiones 27 / 37
Las expresiones se usan para ver informaciones que no pueden ser obtenidas diariamente de la
base de datos. Por ejemplo, para calcular el precio descontado a un producto se puede insertar un
cuadro de texto que multiplica el campo Precio unitario por un determinado valor (por ejemplo,
0,75 para un descuento del 25 por ciento).
Los caminos para introducir una expresin.- Existen dos vas posibles para ello. Veamos:

-Usar un cuadro de texto donde se escribe directamente la expresin precedida por el signo de
igual e incluyendo el nombre del campo entre corchetes.
-Introducir la expresin en la tabla de propiedades en la voz Origen de controles.
-Usar de nuevo la tabla de propiedades sirvindose en este caso del generador de expresiones
(siempre de Origen de controles)
Combinar valores de texto.- Si desea ver al mismo tiempo los valores de dos o ms campos existe
la posibilidad de combinarlos utilizando una expresin apta. Por ejemplo, para combinar Direccin,
Ciudad y Capital, ya presentes en tres campos distintos, se puede emplear la siguiente expresin:
=[Direccin] & "," & [Ciudad] & "" [Capital] (el signo & sirve para combinar dos o ms controles).
Captulo: Insertar objetos diversos 28 / 37
Aadir objetos procedentes de otras aplicaciones.- Un objeto es una unidad de informacin creada
a partir de una aplicacin para Windows que soporta Ole. Cuando un objeto se incorpora a un
formulario, ste pasa a formar parte del archivo de la base de datos (Mdb). Sin embargo, un objeto
vinculado aparece memorizado en el archivo en que ha sido creado y el formulario nicamente
memoriza la posicin del archivo objeto y visualiza una representacin del objeto vinculado.
Para insertar una imagen.- Se puede insertar el campo Imagen en una tabla y seleccionar en Vista
diseo, en "Tipo de datos" Objeto Ole. Puede cambiar a Vista Hoja de datos si hace click sobre el
campo de imgenes y despus sobre el comando Objeto del men Insertar. En la ventana que se
abre se escoge Crear Nuevo y a la aplicacin que desea usar para disear (para regresar a Access,
hacer click sobre Archivo y elegir el comando Regresar a la tabla) o bien Crear archivo, buscando el
diseo en el directorio donde est guardado.
El diseo se puede ver luego en un formulario creado usando el campo Imagen (arrastrando el
formulario). El tamao de la ventana puede regularse en Vista diseo actuando sobre los
cuadraditos adecuados. Para insertar la imagen se puede usar un marco objeto vinculado o no
vinculado.
Insertar grficos.- Existe la posibilidad de realizar un formulario con el Asistente para grficos. Para
llevar esto a cabo se debe:
-Despus de hacer click sobre el botn Nuevo, luego elegir el Asistente para Grficos.
-Seguir las instrucciones en las diversas ventanas que se abren sucesivamente.
Adems, existe la posibilidad de realizar un grfico de un formulario ya diseado eligiendo Insertar
grfico.
Captulo: Informes, macros, etc. 29 / 37
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basndose en las
exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas,
etiquetas, postales, listines telefnicos... Existe la posibilidad de disear informes que presenten
las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos grficos, de texto,
de imgenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo
profesional.

Crear un informe.- Antes de crear un informe es necesario establecer la procedencia de los datos:
si se encuentran en una tabla, vincularemos el informe a la tabla; sin embargo, si se encuentran en
ms tablas, lo vincularemos a una consulta.
Creacin de un informe con el asistente.- Usando el asistente se puede crear rpidamente un
modelo de informe y luego introducir modificaciones eventuales. Para hacer esto se debe:
-Hacer click en Informes de la base de datos.
-Elegir el botn Nuevo y en la ventana de dilogo hacer click sobre Nuevo informe, seleccionando
la tabla o consulta de origen para el informe.
-Elegir el botn Asistente.
Ahora, debemos elegir el tipo de asistente deseado. Nos encontramos con las siguientes opciones:
-Asistente para informes: crea automticamente un informe basado en los campos seleccionados.
-Autoinforme: columnas. Crea automticamente un informe en columnas.
-Autoinforme: tabular. Crea automticamente un informe tabular.
-Autoinforme para grficos: crea un informe con un grfico.
-Asistente para etiquetas: crea un informa con formato para imprimir etiquetas.
Seleccionar entre las opciones que se presentan en las diversas ventanas que se abren
sucesivamente.
Crear sin el asistente.- Para ello deberemos:
-Elegir los Informes de la ventana Base de datos.
-Hacer click en el botn Nuevo: se abrir una ventana de dilogo Nuevo informe en la cual
seleccionaremos la tabla/consulta de origen de los datos.
-Elegir el botn informe en blanco: se abrir el informe en Vista diseo.
Captulo: Diseo de un informe 30 / 37
Diseo de un informe.- Puede suceder, despus de haber creado un informe con el asistente, que
surja la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para crear cuadros de texto
vinculados o calculados se hace del mismo modo que en el caso de los formularios, as como
tambin para el uso de las herramientas. Los controles etiqueta se usan en la mayora de los
informes creados y pueden utilizarse para los ttulos y dems.
Personalizar los formatos de vista de datos.- Modifica los cuadros de texto: los cuadros de texto
son los controles utilizados con mayor frecuencia en los informes, ya que permiten visualizar
diversos tipos de datos, como nombres, direcciones, nmeros de telfono... Vinculando las

propiedades se puede modificar el tamao o el aspecto de los cuadros los datos que contengan.
Vinculando las propiedades "Aumentar" y "Reducir" a "S", se pueden regular verticalmente las
dimensiones del campo (sobre todo para los campos Memo, que pueden ser muy largos).
Existe la posibilidad de utilizar cuadros de control, botones de opciones y controles autnomos
para visualizar los valores S/No. As, si tenemos un cuado con el campo Coste, podemos crear un
campo de control, hacer click con la tecla derecha en el smbolo de control y en Crear control
insertar la inscripcin =[Coste]>15.000. De este modo en el informe aparecern con el signo
carcter superior nicamente los objetos superiores a esta cifra. Si se crea un cuadro de texto,
cuando se pasa a vista preliminar, se abre una venta donde se solicita escribir los datos que desea
que aparezcan en el informe.
Orden de los datos.- Cuando se imprime un informe se intenta organizar del modo ms funcional,
ordenndolo, por ejemplo, por orden alfabtico. El tipo de orden se encuentra en la ventana
Ordenar y agrupar. Para ello se debe:
-Abrir el informe en Vista diseo.
-Elegir ordenar y agrupar en del men Ver.
-Utilizar la parte superior de la ventana para escoger el campo sobre la base del cual ordenar y el
tipo de orden (ascendente, descendente, etc.).

Captulo: Uso de expresiones en los informes 31 / 37


Manejo de expresiones.- Las expresiones permiten realizar clculos matemticos y administrar
valores de texto, por ejemplo, combinando dos o ms campos para formar un nico valor. Para
llevar a cabo esta operacin, como en el caso de las fichas, se deber:
-Hacer click en la herramienta cuadro de texto.
-Hacer click en el interior del informe
-Hacer click dentro del cuadro y escribir la expresin adecuada (por ejemplo, =[Precio]*1,1 para
obtener un precio al 10 por ciento)
La expresin tambin se puede introducir en la tabla de propiedades en Crear control directamente
o bien activando el Generador de expresiones. Para insertar un nmero de pgina es suficiente con
insertar un cuadro de texto con la expresin =Pgina en el encabezado o en el pie de pgina.
Captulo: Filtrar los datos 32 / 37
Ir al grano.- Se recurre a la operacin de filtracin cuando se desean eliminar muchos informes, de
tal modo que aparezcan slo aquellos que nos interesan. Para aplicar un filtro podemos recurrir a
dos mtodos:
Filtro por seleccin: es el mtodo ms sencillo para realizar filtraciones, pero antes de usarlo se
debe localizar en la tabla un ejemplo del valor que debe encontrarse en los informes filtrados. Para
ello:
-Elegir el campo que contenga un ejemplo del valor que debe encontrarse en todos los informes
filtrados.
-Seleccionar eventualmente slo una parte de la voz del campo (por ejemplo, en el campo
Apellidos, seleccionar la letra B si deseamos todos los informes que empiezan por esa letra)
-Hacer click en el botn filtro para seleccin.
Filtro para formulario: es un mtodo ms potente respecto del anterior en cuanto que permite la
insercin de expresiones lgicas para localizar informes. Vemos:
-Abrir el formulario en Vista hoja de datos y hacer click sobre el botn de Filtro formulario
-Aparece un formulario en blanco con una nica fila de informes. Hacer click en el campo en el cual
deseamos vincular un criterio (tambin se puede usar menor de... mayor de...)
Captulo: Macro 33 / 37

Uso de las macro.- Una macro ejecuta automticamente una o ms operaciones repetidas, cada
una de las cuales recibe el nombre de acciones. Access viene provisto de una lista de acciones
utilizables para la creacin de una macro. Las macros sirven para:
-Abrir al mismo tiempo dos fichas y observar los datos que hay vinculados entre ambas
-Buscar los informes
-Automatizar las transferencias de datos

Crear un macro.- Para ello debemos:


-En la ventana Base de datos, hacer clic sobre el botn correspondiente
-Hacer clic en el botn Nuevo: se abre una ventana Macro cuya parte superior se usa para la
insercin de las acciones (tambin se pueden introducir comentarios). Los argumentos de una
accin se encuentran en la parte inferior de la ventana.
Para agregar una accin se pueden utilizar dos mtodos: Seleccionar la accin deseada de la lista
de acciones que aparece haciendo clic en la columna Acciones y despus sobre la flecha hacia la
derecha. En la parte inferior, Argumentos de accin, indicaremos en la voz Nombre del formulario,
el nombre del formulario que deseamos abrir con la macro. Arrastrando un objeto, como por
ejemplo un formulario, de la ventana de la Base de datos hasta la ventana macro de la columna
Accin.
Establecer argumentos.- La mayora de las acciones disponen de argumentos que aportan
informaciones posteriores sobre la modalidad de ejecucin, especificando los objetos o datos a
utilizar. Por ejemplo, la accin Abrir tabla dispone del argumento "Nombre de la tabla" que indica la
tabla que debe ser abierta (en caso que se arrastre la tabla, el argumento se agrega
automticamente).
Realizacin de una copia de seguridad.- Se puede utilizar el comando Guardar como del men
Archivo, pero si se sale sin guardar los cambios, le preguntar si desea ejecutar esta accin antes
de salir.
Ejecutar un macro.- Existe la posibilidad de ejecutar una macro de la ventana macro haciendo clic
sobre el icono Ejecutar, o bien en la ventana Base de datos, haciendo clic sobre el botn Ejecutar.
Captulo: Uso de las condiciones en las macros 34 / 37
En ciertos casos existe la posibilidad de ejecutar una accin de una macro nicamente en los casos
en que se verifica cierta condicin, es decir, una expresin que sea verificada o no y que dirigir la
macro hasta cierta direccin. Estas condiciones se encuentran en la columna "Condicin" de la
ventana macro.
Para agregar una condicin debemos:
-Hacer clic, en la ventana macro, en el botn condiciones

-En la columna "Condicin" que aparece, introducir una expresin condicional


-En la columna "Accin", introducir la accin a ejecutar en el caso en que el valor de las
condiciones sea verdadero.
Bsqueda de problemas en la ejecucin de las macros.- Existe la posibilidad de utilizar dos
caractersticas que facilitan la individualizacin de los problemas relativos a las macros. Vemos su
ejecucin paso a paso:
-Abrir la macro en vista diseo
-Elegir el icono paso a paso de la barra de herramientas
-Ejecutar la macro segn un nico procedimiento
-Elegir el botn paso a paso para ejecutar la operacin visualizada en la ventana de dilogo.
Si la accin depende de una condicin que tiene un valor falso, en este caso no se ejecutar.
Ventana de dilogo Accin no ejecutada:
Cuando aparece el mensaje de error de una macro, escogiendo Aceptar ver la ventana de dilogo
Accin no ejecutada (la misma de la macro paso a paso) con el nico botn disponible, el de
Detener.
Captulo: Uso de macros con los formularios 35 / 37
Cuando se utiliza un formulario, ciertas operaciones ejecutadas en el mismo (cambio de un informe
a otro, doble clic sobre el control...) son reconocidas por Access como eventos. A cada evento le
corresponde una propiedad evento. Existe la posibilidad de usar el generador de macros para crear
una macro y establecer las propiedades de eventos automticamente.
Botn de los comandos para abrir un formulario.- Existen dos procedimientos, vemos.
Primer procedimiento:
-En vista diseo de un formulario, hacer clic en la herramienta Botn de comando, despus de
haber seleccionado el asistente, y luego en el formulario en el punto en donde se desea insertar el
mismo botn.
-Hacer clic en el botn con la tecla derecha y en la tabla de propiedades escoger el cuadro al cual
se desea vincular la accin (por ejemplo En clic)
-Abrir el generador de macros haciendo clic a la derecha del cuadro
-En la ventana Guardar como que aparece, teclear el nombre de la macro y elegir Aceptar
-Introducir las acciones que la macro deber ejecutar y despus elegir Cerrar del men Archivo
Segundo procedimiento:
Mientras se utiliza un formulario, existe la posibilidad de hacer clic en el botn de comando para
abrir otro formulario. Para hacerlo, se usa la accin "AbrirFormulario", que dispone de argumentos
que se pueden utilizar para especificar el formulario a abrir, el conjunto de informes que se quieren
ver y otros aspectos de la ventana del formulario. Para llevar a cabo est accin, se debe:
-En la ventana macro, crear una nueva macro
-Arrastrar el formulario que se desea abrir de la ventana Base de datos hasta la fila "Accin" de la
ventana macro
-Guardar la macro

Captulo: Imprimir un informe a partir de una macro 36 / 37


Creando una macro que imprima un informe ser posible ejecutar esta opcin haciendo clic sobre
el botn de un formulario. Para imprimir un informe existe la posibilidad de utilizar la accin "Abrir
informe" o "Imprimir".

-Abrir informe: cuando se quiere limitar la cantidad de informes a imprimir, dispone de argumentos
que se pueden utilizar para especificar el informe a abrir, la vista en que desea abrirlo
-Imprimir: para establecer las operaciones de impresin. Consiste en especificar el intervalo de
pginas, el nmero de copias y la calidad de la impresin deseados.
Usar un botn de comando para imprimir un informe.- Para imprimir un informe es necesario
escribir unas macro que use la accin "Abrir informe" o "Imprimir" y despus especificar la macro
como predefinida de la propiedad "En clic" del botn de comando. La accin "Abririnforme" dispone
de la condicin "Where" que se usa para seleccionar los informes a imprimir. Vemos paso a paso:
-Hacer clic en el botn nuevo en la ventana Base de datos para crear una macro
-Arrastrar el informe a imprimir de la ventana de la base de datos a una fila "Accin" de la ventana
macro. La accin "Abririnforme" se aadir a la macro y el correspondiente argumento "Vista" se
establecer a "Vista preliminar". Si se desea imprimir enseguida existe la posibilidad de modificar
este predefinido en "Imprimir".

Captulo: Seleccin de los informes a imprimir 37 / 37


En papel.- Algunas bases de datos pueden contener centenares de informes, por lo cual existe la
posibilidad de simplificar la eleccin seleccionando los que se imprimen ms a menudo de una
ventana de dilogo personalizada (del tipo pop-up condicionado o propiedad emergente
condicionada).
El usuario puede seleccionar un informe de la ventana de dilogo y hacer clic sobre un botn de
comando para imprimirlo.
La ventana de dilogo podr disponer de:
-Un grupo de opciones, un cuadro de resumen o un cuadro combinado donde se encuentra la lista
de los informes.
-Una serie de botones de comando, cada uno de los cuales lleva por ttulo el nombre de un
informe.