Gestão Industrial Tecnologia de Informação

SISTEMAS COLABORATIVOS

Professor (a): Renata Guizzardi Componentes: Andréia Lima Junger Érica Caliman Fernanda Vieira Falcão Júnior Correia Mirella Vianna Brandão

Vitória 2007

Conceito de Sistemas Colaborativos
O surgimento dos Sistemas Colaborativos se deu como uma forma de suportar um ambiente baseado em colaboração e posteriormente uma gestão do conhecimento. Mas de nada adiantará implantar um Sistema Colaborativo se não houver uma cultura de colaboração bem disseminada e consistente. É por esse motivo que antes de entrar nos detalhes acerca de Sistemas Colaborativos, abordarei o conceito de colaboração, começando com uma definição utilizada por Anabela Sarmento: "A colaboração é um princípio de trabalho em conjunto que produz confiança, integridade e resultados através de verdadeiro consenso, propriedade e alinhamento de todos os aspectos da organização”. Analisando a definição acima, percebe-se que há alguns elementos que caracterizam e efetivam a colaboração. Esses elementos são os seguintes: trabalho conjunto, consenso e alinhamento de todos os aspectos da organização, que são atingidos através da Comunicação, Coordenação e Cooperação que juntas formam um ambiente de colaboração como mostra a Figura 01.

Figura 01. Ambiente de Colaboração. A criação de ambientes colaborativos requer ferramentas que possibilitem a comunicação independente de tempo e de espaço, permitindo a formação de grupos de trabalhos e equipes com diferentes conhecimentos e especialidades, porém com objetivos em comum. É nesse contexto que os Sistemas Colaborativos devem ser aplicados. A Figura 02 mostra a Ecologia dos Sistemas Colaborativos e os elementos que compõem esse ambiente.

Figura 02. Ecologia dos Sistemas Colaborativos. No entanto, as empresas que pretenderem implantar a “Colaboração Virtual” ou Sistemas Colaborativos devem iniciar o processo primeiramente com formas mais simples de trabalho e, posteriormente, passar para as formas mais complexas. Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes de

computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas ferramentas devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer aos seus usuários formas de interação, facilitando o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais geograficamente diferentes e que as formas de interação aconteçam tanto ao mesmo tempo ou em tempos diferentes. Percebe-se com isso que o objetivo dos Sistemas Colaborativos é diminuir as barreiras impostas pelo espaço físico e o tempo Existem vários termos para designar Sistemas Colaborativos, porém a idéia principal ou objetivo desses sistemas continuam sendo os mesmos, que é o suporte e a promoção da colaboração. Um termo muito utilizado no mercado de sistemas colaborativos é o Groupware, junção das palavras inglesas group (grupo) e software (programas de computação). Outro termo também utilizado para se referir aos sistemas colaborativos, citado por Sarmento, são os Sistemas Workflow. Um jargão muito usado para designar Sistemas Colaborativos, se refere ao acrônimo CSCW (Computer Supported Cooperative Work - Trabalho Cooperativo Apoiado por Computador). Há muitos outros sinônimos, tais como: Online Collaboration, Web Collaboration, Colaboração Online, Collaboration tools, Colaboração via web, Ambiente de Colaboração, Ambiente Colaborativo, etc.

Segue abaixo algumas taxionomias para Sistemas Colaborativos, segundo Coleman, David (1997): . Sistemas colaborativos de gerenciamento de conteúdo - Ferramentas para publicação automatizada com a participação de diversas pessoas e grupos na elaboração do conteúdo. . Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento Ferramentas de

armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito. . Real Time Collaboration Tools (RTC) (áudio/vídeo/data conferencing) - Ferramentas de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados. . Virtual Team Tools (DPM, virtual team and process-oriented tools) - Ferramentas para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes: - Gerenciamento distribuído de projetos. - Local de trabalho virtual - Processos e workflow . CRM Colaborativo (customer resource management) (CRM) - Ferramentas para auxilio a processos de venda e atendimento a clientes. . Portais e Comunidades On-line - Ferramentas para comunidade virtuais para troca de informações e idéias. . Ferramentas e infra-estrutura para colaboração Wireless - Ferramentas para mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram com as demais soluções de colaboração. A adoção de Sistemas de Informação Colaborativos provoca mudança na forma como as pessoas executam suas tarefas, podendo levar ao aparecimento de especialistas, uma vez que cada pessoa tem um papel mais específico na execução do trabalho. Outra observação que merece destaque é que Sistemas Colaborativos contém repositórios de informações e, portanto, as pessoas não necessitam saber de tudo, elas simplesmente necessitam saber onde buscar essas informações seja em repositórios eletrônicos, ou diretamente com as pessoas detentoras desse conhecimento. O trabalho executado

dessa forma não é mais realizado individualmente, mas sim em conjunto e a tecnologia é “elo de ligação” entre os vários atores do processo. O resultado a ser obtido pelas empresas que optarem por um ambiente de trabalho colaborativo é a maior rapidez e qualidade na tomada de decisões, que é baseada em princípios, ao invés de poderes de personalidade. Além de uma redução no ciclo de tempo e eliminação de trabalho sem valor no processo produtivo, proporcionado com isso, um aumento da capacidade de produção, de retorno dos investimentos, de controle e da responsabilidade da força de trabalho, incrementando dessa forma a auto-suficiência da organização na realização da suas metas. Ferramentas síncronas são aquelas que requerem tempo de resposta imediato, conforme a Figura 03. Por exemplo, mensagens instantâneas (ICQ, Messenger), conferências e videoconferências.

Já as ferramentas assíncronas não necessitam de um tempo de resposta curto ou imediato, como mostra a Figura 04. Os e-mails e os fóruns de discussão são ótimos exemplos de ferramentas assíncronas. Ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e calendários (Groupware) também são consideradas ferramentas assíncronas.

A Tabela 01 mostra a tradução do esquema mostrado no site Usability First (http://www.usabilityfirst.com/groupware) que classifica e exemplifica as formas de interação dos Sistemas Colaborativos.

Classificação das formas de interação dos Sistemas Colaborativos

Ao mesmo “Síncrono”

Tempo Em tempo “Assíncrono”

diferente

Mesmo lugar (colaboração local)

Pessoas votando num• auditório

Computadores compartilhados

Conferências de áudio • Mensagens instantâneas videoconferência

E-mail workflow

Lugar • diferente (colaboração • à distância)

Tabela 01: Formas de interação dos Sistemas Colaborativos As principais finalidades de um sistema colaborativo podem ter as seguintes definições: . Gerenciamento e coordenação do trabalho em equipe dos manipuladores dos dados e conhecimento; . Integração do trabalho dos manipuladores da informação em todos os níveis e funções da organização, conforme a customização e distribuição definida pelo usuário; . Integração da organização com o meio externo, como: clientes, fornecedores, órgãos governamentais públicos e regulamentadores, etc; . Gerenciamento, criação, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos; . Definição da programação de tarefas/compromissos para indivíduos e grupos; . Facilitar a comunicação de voz e dados para indivíduos internos e externos a organização;

. Gerenciamento de contatos e relacionamentos internos/externos e das informações sobre usuários, clientes e fornecedores. Funcionalidades de um Sistema Colaborativo Segundo Camargo (2004), todas as finalidades descritas acima, são enquadradas em formas de itens ou componentes que compõem um Sistema Colaborativo. Portanto, um Sistema Colaborativo deve ser composto basicamente pelos seguintes componentes: Agenda, Repositório de Documentos, Áudio e Vídeo Conferência, Reuniões Virtuais, Suporte à Decisão, Fóruns de Discussão, Bate papo, Correio Eletrônico, Co-autoria de Documentos, Fluxo de trabalho (Workflow) e Geradores de Formulários. É importante frisar que um Sistema Colaborativo pode ser formado por todos esses itens ou por partes deles, a escolha destes dependerá da necessidade da organização. Seguem abaixo as descrições destes componentes: Agenda Capacidade para efetuar a criação de agendas individuais, por equipes ou corporativas, incluindo opções de reserva de salas, horários e recursos necessários à interação entre a equipe. Repositório central de contatos com informações de todas as entidades e pessoas que se relacionam com a equipe, incluindo o armazenamento de nomes de organizações e pessoas, telefones, contas de e-mails e demais atributos de interesse para esse tipo de cadastro. Repositório de documentos Repositório central de arquivos, que fornece segurança no armazenamento, acesso a dados, controle de versões e facilita o uso e a manipulação por múltiplos usuários. Áudio e Vídeo Conferência A áudio e vídeo conferência são formas de se estabelecer uma comunicação síncrona (em tempo real) para pessoas ou grupos de pessoas que estão geograficamente distantes. A áudio conferência pode ser realizada através de sistemas de áudio, como aparelho telefônico com viva voz ou por conexão de rede, através da tecnologia VOIP (Comunicação de voz sobre o protocolo IP). A vídeo conferência é um conjunto formado pela transmissão de áudio e imagens de forma sincronizada, podendo também permitir o

envio de dados. Sistemas Colaborativos devem permitir o uso destas duas formas de comunicação. Reuniões Virtuais Utilizando os recursos de áudio e vídeo conferência é possível realizar reunião com um grupo de pessoas geograficamente distantes, compartilhar o conteúdo da apresentação do discurso para todos os membros presentes, com transmissão de voz juntamente com dados mostrados na tela simultaneamente. Suporte a decisão Por oferecer recursos de conhecimento e inteligência, que podem facilmente ser consultados, (desde que a informação disponível esteja bem estruturada), proporcionam agilidade na tomada de decisão. Recursos de Brain Storming Eletrônico (geração rápida de múltiplas idéias para a solução de um dado problema), enquetes e votações eletrônicas são exemplos de recursos que dão suporte a decisão. Fóruns de discussão Ferramentas que dão ao usuário a possibilidade de realizar debates em grupos sobre determinados assuntos de forma assíncrona e encadeada. Bate papo Mais conhecido como Chat ou messaging permite a troca de mensagens instantâneas através da rede a qual o sistema colaborativo esta conectado. Solução rápida e de baixo custo para pessoas que se encontram geograficamente distantes. Correio Eletrônico O correio eletrônico tornou-se uma ferramenta básica de comunicação, praticamente todas as organizações já se adaptaram ao uso desta tecnologia. É considerada uma ferramenta de colaboração para grupos, sendo necessário, no entanto, tomar alguns cuidados, pois o uso indevido pode acarretar sérios problemas, como o recebimento de mensagens indesejáveis, que podem trazer riscos ao sistema, além da sobrecarga gerada pelo envio e recebimento destes tipos de mensagens.

CO - Autoria de documentos É comum a necessidade de múltiplos usuários trabalharem sobre o mesmo documento. A maioria dos sistemas colaborativos foram projetados para suprir essa necessidade. Eles permitem um controle de edição de documentos, uma vez que um usuário tenha editado um arquivo, este ficara indisponível para outros usuários editarem, até que esse usuário o libere para aprovação ou edição por parte de outras pessoas. Fluxo de Trabalho (WorkFlow) Os sistemas colaborativos possuem a capacidade de controlar e gerenciar o fluxo de trabalho, ou seja, aqueles que exigem a necessidade de tramitação de processos. Essa tramitação consiste em um conjunto de possíveis estados do processo, aliado às regras de transição entre estados. Geradores de Formulários É comum aos sistemas colaborativos disponibilizarem recursos de montagem de formulários. Isto é, uma forma de padronização no fornecimento das informações, onde os usuários, ao invés de produzir um novo documento, preenchem um formulário preestabelecido. Essa funcionalidade promove ganhos na qualidade e tempo nos processos de Workflow. BIBLIOGRAFIA CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. KHOURI, Lourdes Halim El e GIAROLA, Paulo César. O Uso de Sistemas Colaborativos na Gestão de Projetos: Fatores Relevantes para o Sucesso. Trabalho de Conclusão de Curso. Fundação Instituto de Administração – FIA. 2005. SARMENTO, Anabela Mesquita Teixeira. 2002. Impacto dos Sistemas Colaborativos nas Organizações - Estudo de Casos de Adopção e Utilização de Sistemas Workflow. Dissertação de Doutorado. Universidade do Minho. 2002. COLLEMAN, David: Groupware: Collaborative Strategies and Intranets – Prentice Hall – Prentice Hall PTR, 1997. for corporate LANs

LAUDON, Kenneth C. Laudon, LAUDON, Jane P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital; Tradução Arlete Simille Marques; revisão técnica Erico Veras Marques, Belmiro João. São Paulo: Prentice Hall, 2004. CAMARGO, Álvaro Antônio Bueno De. Gestão Colaborativa - Metrô de São Paulo. São Paulo, SP - Dias 26/11/2004, 02 e 03/12/2004