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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS


DEPARTAMENTO DE POSTGRADO

MODELO INNOVADOR Y PROSPECTIVO DE


GESTIN DE LA INFORMACIN ACADMICA,
PARA LA TOMA DE DECISIONES
ESTRATGICAS EN LA UMSS

TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIN PARA OBTENER EL TTULO DE


MAGSTER EN GESTIN UNIVERSITARIA

POSTULANTE: LIC. MARA LUCY ARGOTE MEJA


TUTOR: MSc. ALVARO PADILLA OMISTE

Agosto, 2009
Cochabamba-Bolivia

DEDICATORIA

Esta tesis dedico con mucho amor y cario a


mis hijos: Danilo, Vernica, Bernardo y Valeria

ii

AGRADECIMIENTOS

En primer lugar a Dios por haberme dotado de la fortaleza, perseverancia, constancia e


inteligencia necesarias para poder concluir con xito mi trabajo..
A mis hijos Danilo, Vernica, Bernardo y Valeria que me brindaron su apoyo invalorable en
todos los momentos difciles que tuve que atravesar. Gracias a ese impulso permanente y
constante pude continuar con esta maestra y lograr su culminacin con el presente trabajo de
investigacin.
A mi esposo Rafael y a mi mami a quines les quit muchas horas de dedicacin.
Un agradecimiento especial a mi maestro y tutor Alvaro Padilla Omiste, MSc., quin con su
sabidura y experiencia gui mi tsis en todas sus etapas, alentndome a concluir la misma sin
claudicar, sobre todo por constituir un aporte a la Universidad Mayor de San Simn,
institucin donde fue docente y autoridad acadmica y porque fue el impulsor de dotar la
primera computadora al Archivo para su modernizacin.
A mi institucin, Universidad Mayor de San Simn, que me permiti cursar esta maestra y
culminar la misma a pesar de los muchos contratiempos, que fueron superados en el transcurso
de todo este tiempo.
A los trabajadores del Archivo Central mi agradecimiento por

su aliento constante y

permanente.
A mis catedrticos de la maestra y coordinadores y plantel administrativo que estuvieron a
cargo de la II versin de la Maestra de Gestin Universitaria desde su inicio hasta su
conclusin.
Gracias a todos los que me acompaaron en esta larga travesa que concluye con la defensa de
este trabajo de investigacin

iii

NDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 1
I. EL PROBLEMA DE ESTUDIO .................................................................................... 3
I.1. Situacin problmica. .............................................................................................. 3
I.2. Definicin del problema .......................................................................................... 5
II. OBJETIVOS ................................................................................................................. 6
II.1. Objetivo general ..................................................................................................... 6
II.2. Objetivos especficos ............................................................................................. 6
III. IDEA A DEFENDER .................................................................................................. 6
IV. JUSTIFICACIN........................................................................................................ 7
VI. METODOLOGA................................................................................................... 9
V.1. Lgica de la investigacin ................................................................................... 10
V.2. Unidades de Investigacin ................................................................................... 10
VI. DESCRIPCIN CAPITULAR ................................................................................. 11
CAPTULO I ...................................................................................................................... 12
MARCO TERICO ........................................................................................................... 12
1.1. Innovacin y prospectiva ...................................................................................... 12
1.2. Estrategia .................................................................................................................. 13
1.2.1. Planeacin Estratgica ....................................................................................... 15
1.2.3. Diversas dimensiones en el concepto de estrategia ........................................... 16
1.3. Gestin del conocimiento ......................................................................................... 17
1.3.1.Relaciones fundamentales entre recursos, capacidades y ventaja competitiva ... 17
1.4. Gestin de la informacin e informacin para la gestin ......................................... 18
1.4.1 Cmo gestionar la informacin .......................................................................... 18
1.4.2. La bsqueda de informacin como parte de las etapas de la gestin de la
informacin................................................................................................................... 19
1.4.3.
La informacin como recurso de las organizaciones................................... 21
1.4.4. Qu es un sistema de informacin (SI)? .......................................................... 22
1.4.5. Tipos y usos de los sistemas de informacin (SI) .............................................. 24
1.4.6. Importancia de los sistemas de informacin (SI) .............................................. 25
1.4.7. Sistemas de Informacin (SI) y tecnologas de informacin............................ 26
1.4.8. Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC) ..................... 27
1.4.9. Funcin que cumple un archivo histrico en el desarrollo de los sistemas de
informacin................................................................................................................... 28
1.4.9.1. Aplicabilidad de las tecnologas de informacin y comunicacin en los .. 31
Archivos ................................................................................................................... 31
1.5. Toma de decisiones .................................................................................................. 34
1.5.1. Sistemas de informacin para la toma de decisiones estratgicas ...................... 34
1.5.2. La penetracin de la toma de decisiones en las organizaciones .................... 35
1.5.3. Racionalidad ...................................................................................................... 36
1.5.4. Proceso racional de toma de decisiones ............................................................ 36
1.5.5. Implementacin de la decisin .......................................................................... 38
1.5.6. Evaluacin de la decisin .................................................................................. 38
1.5.7. Barreras para la toma de decisiones efectivas ................................................... 39
1.5.8. Ingredientes de la decisin ................................................................................ 39

iv

1.5.9. Importancia de la toma de decisiones ................................................................ 40


1.5.10. Sistemas inteligentes de soporte a la toma de decisin ................................... 41
1.5.11. Resistencia al cambio ...................................................................................... 42
1.6. Modelo Terico .................................................................................................... 45
1.7. Conclusiones parciales del captulo........................................................................ 48
MARCO CONTEXTUAL ................................................................................................. 49
2.1. Antecedentes institucionales de la Universidad Mayor de San Simn. ................... 50
2.1.1 La Universidad como gestora de organizaciones ............................................... 52
2.1.1.1. Procesos universitarios .............................................................................. 53
2.1.1.2. La Universidad como objeto de estudio .................................................... 53
2.1.2. Nueva visin de gestin institucional ................................................................. 54
2.1.3. Planes quinquenales de desarrollo ..................................................................... 56
2.1.4. Antecedentes del Archivo Central de la UMSS .............................................. 57
2.1.2.1. Archivo histrico institucional .................................................................... 59
2.1.2.2. Base Legal de los archivos histricos ......................................................... 59
2.2. Conclusiones parciales del captulo......................................................................... 60
MARCO METODOLGICO DE LA INVESTIGACIN ............................................ 62
3.1. Metodologa .............................................................................................................. 62
3.1.1. Caractersticas de la investigacin..................................................................... 63
3.1.2. Determinacin de la poblacin y muestra ......................................................... 65
3.1.3. Identificacin de la informacin a recolectar y fuentes de informacin .......... 66
3.1.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de informacin ................................... 66
3.1.5 Instrumentos de recoleccin de la informacin ................................................ 67
3.1.6. Recoleccin de la informacin .......................................................................... 68
3.1.7.
Procesamiento de la informacin ................................................................. 69
CAPTULO IV.................................................................................................................... 70
RESULTADOS DE LAS INDAGACIONES EMPRICAS (TRABAJO ...................... 70
DE CAMPO) ....................................................................................................................... 70
4.1. Antecedentes............................................................................................................. 70
4.2. Presentacin e interpretacin de resultados ............................................................. 70
4.2.1. Acceso ptimo a la informacin acadmica que resguarda el Archivo Central.71
4.2.2. Puntos fuertes y dbiles en el manejo de la informacin acadmica en la Seccin
Archivos ....................................................................................................................... 72
4.2.3. Importancia de las NTIC en los procesos de archivstica.................................. 73
4.2.4. Toma de decisiones sustentadas por informacin acadmica resguardada en el
Archivo Central ............................................................................................................ 73
4.2.5. Importancia de la digitalizacin de documentos resguardados en el Archivo
Central. ......................................................................................................................... 73
4.2.6. Informacin Acadmica en Red permitir una integracin de los procesos PA,PE,
ICYT, ISU, DUBE ....................................................................................................... 74
4.2.7. Aspectos para el mejoramiento del Archivo Central que permitan su .............. 74
jerarquizacin en el organigrama actual ....................................................................... 74
4.2.8. Acceso a la informacin resguardada en archivos de gestin o de oficina y
archivos intermedios ..................................................................................................... 75
4.3. Diagnstico actual del Fondo documental de Rectorado ......................................... 75
4.4. Diagnstico actual del Fondo documental de Secretara General. ........................... 76
v

4.5. Diagnstico actual del archivo central de la UMSS. ................................................ 76


4.5.1. Actividades del Archivo Central ....................................................................... 77
4.5.2. Estadsticas extractadas de los registros del Archivo Central ........................... 81
4.5.3. Atencin a usuarios internos y externos ............................................................ 81
4.5.4. Estructura Organizativa ..................................................................................... 82
4.6. Conclusiones parciales del Captulo ........................................................................ 83
CAPTULO V ..................................................................................................................... 85
MODELO PROPUESTO DEL MANEJO DE INFORMACIN BASADO EN UN
SISTEMA DE ARCHIVOS INTEGRADO ..................................................................... 85
5.1. Bases para un Modelo de Gestin Universitaria ....................................................... 85
5.2. Bases conceptuales del modelo. ............................................................................... 86
5.3. Fundamentos para el diseo del nuevo modelo innovador y prospectivo de
informacin acadmica. .................................................................................................... 88
5.4. Actores del Modelo Innovador y Prospectivo del manejo de la informacin acadmica
.......................................................................................................................................... 90
5.5. Sistema de informacin y digitalizacin que permita consultas en RED de la
informacin acadmica en la UMSS. (S.I.D.N.U.R.)....................................................... 92
5.5.1. Alcances/Limitaciones ....................................................................................... 94
5.5.2. Requerimientos Humanos y Materiales............................................................. 95
5.5.3. Planificacin de Actividades ............................................................................. 96
5.5.4. Evaluacin ......................................................................................................... 98
5.5.5. Dimensin inicial del trabajo para de la etapa de digitalizacin. .................... 105
5.5.6. Niveles de acceso y buen uso de la informacin sistematizada en red............ 106
5.5.7. Seguridad de Informacin por niveles de acceso y buen uso de la informacin
sistematizada en red .................................................................................................... 108
5.5.8. Necesidad de la seguridad de la informacin .................................................. 109
5.5.9. Integracin con los fondos documentales........................................................ 110
5.5.10. Tecnificacin en Archivstica y manejo de Software para responsables de los
fondos documentales .................................................................................................. 110
CAPTULO VI.................................................................................................................. 112
CONCLUSIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES .................................... 112
6.1.Conclusiones ......................................................................................................... 112
6.2. Recomendaciones .................................................................................................. 115

NDICE DE GRFICOS
Grfico 2.1. Pirmide de Maslow ........................................................................................ 14
Grfico 2.2. Sistema de Informacin ................................................................................... 23
Grfico 2.3. Factores de Tecnologas de la Informacin ..................................................... 27
Grfico 2.4. Proceso de archivos ......................................................................................... 33
Grfico 2.5. Proceso racional de la toma de decisiones ...................................................... 37
Grfico 2.6. Modelo Terico ............................................................................................... 47
Grfico 4.1. Flujograma vigente de obtencin de la informacin academica por los usuarios
.............................................................................................................................................. 80
vi

Grfico 4.2. Organigrama de la unidad de Archivos ........................................................... 82


Grfico 5.1. Integracin de proceso a travs de la gestin de la informacin ..................... 87
Grfico 5.2 Actores del modelo innovador y prospectivo de gestin de la informacin .... 90
Grfico 5.3 Responsables de la ejecucin de las actividades del sistema ........................... 99
Grfico 5.4 Jefa de archivos .............................................................................................. 101
Grfico 5.5 Digitalizador de archivos ............................................................................... 102
Grfico 5.6 Responsable de la implementacin Ing. sistemas .......................................... 103
Grfico 5.7 Responsable de la implementacin Lic. Informtica ..................................... 104
Grfico 5.8 Responsable de la UPSI ................................................................................. 105

NDICE DE TABLAS
TABLA No. 3.1
TABLA No. 5.1

Pasos de la investigacin ..................................................................... 63


Dimensionamiento del trabajo para la primera etapa de digitalizacin106

INDICE DE ANEXOS

ANEXO1MATRIZDECONSISTENCIA
ANEXO2MATRIZMETODOLOGICA
ANEXO3ENTREVISTAS
ANEXO4ORGANIGRAMADELAUMSS
ANEXO5TERMINOSDEREFERENCIADELSIDNUR

vii

RESUMEN
La Universidad Mayor de San Simn enfrenta actualmente cambios de gran trascendencia con
el fin de construir los puentes hacia el futuro, reorientando los sistemas de gestin
universitaria hacia el mejoramiento de la eficiencia interna y la bsqueda de la excelencia,
que la conduzcan Hacia la Nueva Universidad.
Ello es motivo de preocupacin para el gobierno universitario, para lo el cual el apoyo de los
sistemas de informacin en red es y seguir siendo cada vez de ms ayuda, puesto que stos
permiten conocer la situacin de la institucin a cada instante, adems analizar posibles
escenarios con facilidad. Con esta visin, el presente estudio ha sido elaborado desde un
paradigma socio-crtico y con un enfoque sistmico, proponiendo un Modelo innovador
prospectivo de gestin de la informacin acadmica para la toma de decisiones estratgicas,
que muestra que, para el planeamiento y desarrollo estratgicos, no basta solo con incorporar
tecnologa, sino que, en concordancia con el pensamiento estratgico moderno, debe buscarse
crear el futuro de la institucin, para lo cual es preciso tomar decisiones informadas, esto es,
soportadas en la informacin interna y externa.
El procedimiento seguido en la investigacin ha consistido en la aplicacin de varios mtodos
e instrumentos que han permitido realizar las indagaciones tericas, derivadas del objeto de
estudio, y las empricas, emergentes del campo, para obtener la informacin que, analizada y
discutida, ha permitido formular una propuesta que

apoye a la gestin acadmica

universitaria, permitiendo la solucin de problemas en el marco de su plan de desarrollo


institucional. La propuesta contempla la implementacin de un Sistema de Informacin y
Digitalizacin de Normativas Universitarias en Red (S.I.D.N.U.R.), que tiene el propsito de
desarrollar una estructura de base datos, para almacenar y resguardar digitalmente los
diferentes tipos de documentos, permitiendo su consulta en red, para que se constituyan en
instrumentos de referencia y de ayuda de manera gil y oportuna, para la toma de decisiones
estratgicas.
Palabras clave: Innovacin, prospectiva, estratgica, interaccin, procesos, gestin, toma de
decisiones, informacin

viii

ABSTRACT
At present the University Mayor de San Simon faces transcendental changes as it builds
bridges to the future reorganizing its management systems aimed at achieving an improvement
of internal effectiveness that will lead it to Towards the New University.
Hence the interest of university authorities to rely on a networked information systems that
enables real time knowledge of the situation at every moment and timely analysis of the
various issues and decision-making. This study has been carried out from a socio-critical
paradigm and a systematic approach proposing an Innovative future-oriented d pattern of an
academic information management for strategic decision making. This shows that in order to
achieve planned and strategic development it is not enough to incorporate technology, but also
to create or envision the future of the Institution, as proposed by contemporary strategic
thinking. Therefore, it is imperative to make decisions based on internal and external
information.
The process developed in the research has taken into account the application of several
methods and instruments that permit to carry out theoretical inquiries that arising from the
subject matter as well as empirical ones resulting from fieldwork. The information obtained,
once analyzed and discussed, has made it possible to elaborate a Proposal that it is hoped can
be used as a support instrument for academic university management as a tool for problem
solving in the Development Plan of the Institution. Such proposal involves the Implementation
of an Online Information System and Regulations (SIDNUR). This system will have a data
base structure for the different types of documents. This will permit to look up information
timely and thus make strategic decisions.
Key Words: innovation, prospect, strategic, information processes, management, new
information technologies, decision making, digitalization, filing.

ix

INTRODUCCIN
En el mundo globalizado en que vivimos, la informacin juega un papel determinante en la
toma de decisiones institucionales universitarias, sean estas acadmicas o de orden
administrativas,

de ah que los archivos de informacin desempean un papel muy

importante. Da a da, surgen nuevos y vertiginosos avances tecnolgicos en el procesamiento


de informacin en todas las reas del conocimiento.

El patrimonio documental de la Universidad se encuentra constituido por las colecciones


bibliogrficas, documentales y artsticas, cuyo soporte ha sido el papel, lienzos entre otros, los
que por su significacin en el contexto socio-histrico y artstico-cultural se constituyen en la
memoria de la organizacin y sirven de fuente para la toma de decisiones futuras y la
salvaguarda de la cultura humana e institucional. Ante este hecho, es necesario que los
archivlogos estn al tanto de estos avances y sean conscientes del papel que juegan en el
procesamiento de la informacin de la organizacin, ya que la misma, vaciada en documentos
histricos, reviste especial significacin al constituirse en los registros de la vida
organizacional.

Bajo esta motivacin general, se ha desarrollado esta investigacin, cuyos resultados nos
plantean, un doble reto: cumplir con la temtica de la maestra en Gestin Universitaria
Superior, respondiendo a las exigencias acadmicas de la Universidad Mayor de San Simn, y
desarrollar un instrumento de apoyo a la gestin que contribuya a la solucin de problemas de
su realidad actual y prospectiva.

El estudio MODELO INNOVADOR Y PROSPECTIVO DE GESTIN DE LA


INFORMACIN

ACADMICA,

PARA

LA

TOMA

DE

DECISIONES

ESTRATGICAS EN LA UMSS enfatiza particularmente en la aplicacin de un modelo


innovador de gestin archivstica basada en la informacin acadmica, que, como archivo
sistematizado e integrado en red, constituye un instrumento primordial de la Universidad,

tanto para la toma de decisiones informadas como para la consecucin de la misin, visin y
los objetivos estratgicos de su plan de desarrollo institucional.

El modelo propuesto est inserto en la gestin de la educacin superior, entendiendo que


gestin, en este caso, constituye la toma de decisiones y la estructuracin de componentes que
apoyen y viabilicen de manera operativa la racionalidad administrativa acadmico cientfica.

El estudio aborda el manejo de la informacin acadmica en la gestin archivstica,


subalternizada en los ltimos aos, pese a la prioridad que se le daba en el Plan Quinquenal
de Desarrollo 1997-2001, aprobado por RCU 35/96 el 6 de diciembre de 1996, en el Plan de
Desarrollo 2002-2007 y en los cinco ejes estratgicos del Plan de Desarrollo 2008-2013
aprobado recientemente.
El presente estudio sigue un enfoque socio-crtico y tiene como objetivogeneral elaborar un
modelo innovador de gestin que aportar informacin acadmica sistematizada de gran
relevancia a las diferentes instancias de la Universidad Mayor de San Simn
consecucin de los objetivos, que permitan la optimizacin institucional a favor

para la
de la

comunidad universitaria en el marco de la misin y visin estratgicas.

El foco de la revisin bibliogrfica del presente trabajo de investigacin fue la toma de


decisiones en base a informacin. El trabajo de campo realizado consistente en un sondeo de
las MAE (Mximas Autoridades Ejecutivas), decanos y directores, permiti describir el grado
de desarrollo y utilizacin de los sistemas de informacin en una muestra intencional de
Rectorado y Secretara General.

Los contenidos bsicos del trabajo buscan el desarrollo de una metodologa de apoyo a las
MAE con el soporte de las tecnologas y sistemas de informacin, orientadas al anlisis
estratgico y a la identificacin de los factores crticos de xito futuro para tomar mejores
decisiones.

Para el desarrollo del trabajo se han aplicado la metodologa y las tcnicas e instrumentos
necesarios para una adecuada investigacin, en el marco de las normas vigentes de la
Universidad.

I. EL PROBLEMA DE ESTUDIO

I.1. Situacin problmica.

Los conceptos y prcticas de manejo de la informacin, que se vienen aplicando en la


Universidad Mayor de San Simn, no han contribuido a solucionar la problemtica de una
integracin dialctica de los procesos acadmicos, que sustente la adecuada toma de
decisiones, en el marco de la visin y misin institucional. En este contexto, se ha venido
encarando el presente trabajo de investigacin sobre la realidad existente en San Simn, que
se desprende de la siguiente situacin problmica:

La falta de un modelo de organizacin y gestin que coadyuve al requerimiento apropiado y


oportuno de informacin por las autoridades, docentes, estudiantes y administrativos no
permite contar con un soporte tan importante en nuestros das, como es un sistema de manejo
de informacin acadmica institucional.

Segn Hernndez,

todo sistema debera estar

diseado de manera que sea perfectamente claro para quienes deben cumplir una funcin y
realizar una determinada tarea, particularmente para los que son responsables de determinados
resultados para prevenir los riesgos derivados de la toma de decisiones no informadas, gracias
al auxilio de un sistema de informacin (Hernndez, 2001).

La no disponibilidad de informacin oportuna y fiable para la toma de decisiones, debido a la


ausencia de un sistema computarizado en red en ciertas unidades, no permite un adecuado
seguimiento a procesos y flujos de trabajo administrativo, caracterstica del nuevo marco de
optimizacin del gobierno corporativo de San Simn.

La falta de integracin y/o interrelacin de archivos perifricos y de fondos de documentacin


con el archivo histrico, as como la inexistencia de un sistema base y uniforme que permita
3

la comunicacin o intercambio de informacin entre los fondos documentales existentes en


las diferentes unidades objeto del presente estudio, hace que la informacin se encuentre
oculta, no disponible al instante, desordenada, dispersa y no coadyuve a la oportuna toma de
decisiones estratgicas en la UMSS. Al presente,

la informacin permanece y es manejada

habitualmente en los mandos operativos; no ampla su difusin hacia los mandos medios y
mandos superiores que son los tomadores de decisiones.

La carencia de definicin de un modelo de gestin de la informacin, expresado en las


polticas y los procedimientos acadmico-institucionales no permite asegurar que las
instrucciones y normativas emitidas por las autoridades universitarias, consejos y congresos
universitarios se lleven a cabo con la oportunidad del caso.

La inexistencia de polticas de manejo de la informacin en la toma de decisiones es un hecho


palpable y real. La ausencia de una conciencia clara sobre el papel que representan los
Archivos en la vida de la institucin, entre otros resultados hace que los documentos

-al

perder su vigencia administrativa- sean indebidamente destruidos, al no considerarse que son


una fuente primaria de informacin para preservar la historia, y en tal sentido, son una fuente
importante para la toma de decisiones estratgicas.

Por otro lado, la relativa o poca importancia que se da a la significacin de la memoria


institucional, traducida en los archivos, frente a un entorno prximo (comunidad universitaria
constituida por los estamentos docente y estudiantil), no contribuye ni tampoco exige calidad
de gestin en lo que se refiere al manejo de la informacin.

Todas estas falencias en el manejo de la informacin provocan una marcada ausencia de


informacin disponible al instante, que sirva de sustento y/o base en la toma de decisiones. En
este sentido, el problema principal a ser resuelto es que, si bien existen sistemas de archivos en
los diferentes fondos documentales con la documentacin referida a los diferentes procesos
universitarios, acadmico-administrativos, de investigacin y extensin social de la UMSS,
stos son parciales. Todo ello se expresa en una serie de problemas concretos como :

Dificultades de acceso a la informacin


Informacin dispersa y difcil de manejar o procesar
Decisiones que no solucionan ni contribuyen a los cambios propuestos en los Planes
de Desarrollo y Operativos.
Decisiones desinformadas e inapropiadas.
Inexistencia de una gestin de calidad en sistemas de archivo y sistemas de archivos
en red.
Mal manejo de recursos y de normas.

Existen falencias en el conocimiento de la normativa institucional en relacin a los procesos


acadmicos: docente-educativo de Enseanza (PDE), de Aprendizaje (PA), Investigacin
Cientfica y Tecnolgica (ICYT), Interaccin Social Universitaria (ISU), Administracin
Financiera - DAF, Servicios Estudiantiles (DUBE). Se puede afirmar que los mismos no
constituyen procesos en s mismos, por cuanto no se encuentran interrelacionados entre s,
particularmente en lo que significa al manejo de informacin y archivos que se generan en
cada una de estas reas, conducentes a la toma de decisiones.

Si bien existe generacin de informacin, la misma, debido a lo anterior, se halla dispersa,


haciendo que su manejo y/o procesamiento se torne difcil, y en algunos casos, imposible de
acceder. La toma de decisiones desinformadas, y en muchos casos inapropiadas, se traduce
en una gestin universitaria carente de calidad y en un mal manejo de recursos humanos y
econmicos, evitando que la Universidad cumpla con su encargo social y no logre su
acreditacin como una universidad de primer nivel.

I.2. Definicin del problema

Del anlisis de la situacin problmica descrita, se toma como problema a investigar: Las
instancias de planificacin acadmica e institucional de la UMSS no consideran
estratgicamente el sistema de informacin histrica de los procesos acadmicos
universitarios (PEA, ICYT, ISU, ADM., DUBE), en desmedro de una gestin basada en la
toma de decisiones informadas por parte de la comunidad universitaria .
5

Las categoras objeto, sujeto y campo de accin, precisan las contradicciones que dan lugar a
la lgica de la investigacin, que se concreta como sigue:
II. OBJETIVOS
II.1. Objetivo general
Desarrollar un modelo innovador prospectivo de gestin de la informacin acadmica para el
sustento de toma de decisiones estratgicas de la UMSS.

II.2. Objetivos especficos


Son objetivos Especficos:
1. Establecer las bases conceptuales tericas de los procesos modernos y prospectivos de
gestin estratgica de la informacin acadmica y administrativa y su vinculacin con la
toma de decisiones.

2. Realizar un diagnstico de los procesos de gestin estratgica institucional de la


informacin acadmica, a nivel central y de las diferentes reparticiones acadmicas y
administrativas de la UMSS, a la luz del plan de desarrollo institucional.

3. Proponer un modelo terico de sistema de archivos en red que, a travs de integracin de


los procesos,

permita acceso instantneo a los diferentes fondos documentales con

informacin clasificada por niveles, de manera veraz, transparente y permanente, para una
adecuada toma de decisiones.
III. IDEA A DEFENDER
La aplicacin de un modelo innovador de gestin de la informacin acadmica para el sustento
de toma de decisiones informadas por las mximas autoridades ejecutivas (MAE) permitir
implementar las polticas de desarrollo institucional en el marco de la misin y visin
estratgica de la UMSS, para el cumplimientos de los propsitos y fines institucionales y en

beneficio de una apropiada gestin de los procesos acadmicos, de cara a los desafos que
caracterizan al mundo actual en el que vivimos.

En el Anexo 1 se presenta la matriz de consistencia para estudiar la relacin causa-efecto


que debe existir entre el propsito buscado por un tema de investigacin y las actividades que
permitirn el cumplimiento de los objetivos anteriores.

III.2. Propsito de la Investigacin

El propsito fundamental de la presente investigacin es coadyuvar al desarrollo institucional


de la UMSS, al proveer una alternativa de acceder a informacin disponible al instante,
sistematizada, veraz y confiable de los procesos PE, PA, ICYT, ISU, DUBE, para la toma de
decisiones institucionales en la UMSS.

Paralelamente, se busca demostrar cmo la informacin acadmica de la normativa


institucional, as como la documentacin histrica pueden ser ordenadas, sistematizadas,
digitalizadas y completadas para poderlas interrelacionar con las diferentes instancias de
gestin de la Universidad Mayor de San Simn.

IV. JUSTIFICACIN

El desarrollo de la humanidad y los procesos investigativos propios de las Ciencias Sociales


han colocado al archivo histrico en un plano vital para la consulta de la informacin histrica,
lo cual permite una mayor comprensin de los procesos acadmicos y han facilitado el camino
para una concepcin y adopcin de decisiones ms trascendentales.

En el proceso de la investigacin histrica, la localizacin de las fuentes es un paso


imprescindible, y el archivo histrico, como el responsable de esas fuentes primarias
(comnmente llamadas documentos histricos), se convierte en el eslabn ms importante
dentro de la cadena de investigacin (de acuerdo con el contenido de sus fondos), puesto

permite extraer informacin de utilidad acerca del pasado y del presente, de manera coherente,
sistmica y sistemtica.

La puesta en marcha del Archivo Histrico de la Universidad Mayor de San Simn, con un
sistema de informacin digitalizada en red, permitir no slo preservar el material documental
original, sino que posibilitar la preservacin de la informacin a travs de las nuevas
tecnologas, utilizando soportes modernos que minimizan costos e innovan y dinamizan la
manera de organizar esta informacin.

La Unidad de Archivos se constituye en este enfoque, en el pilar fundamental de acopio de


informacin y documentacin para su puesta en red, con el fin supremo de mantener
documentacin referida a la normativa universitaria a disposicin de todas las dependencias de
la Universidad, de tal manera que sustente la toma de decisiones acadmico cientficas y
propiamente administrativas.

La Unidad de Archivos resguarda la informacin acadmica generada por la UMSS, desde el


ao 1832. De esta informacin, tan slo la documentacin que corresponde a la normativa
institucional, tales como Resoluciones

Rectorales, Secretariales y de Consejo se halla

sistematizada desde el ao 1998. Aparte de su celoso resguardo en el Archivo Central y los


fondos documentales transitorios de Rectorado y Secretara General (caso de estudio que
sustenta la presente investigacin),

se pretende que esta informacin sea difundida y

socializada a travs de la plataforma informtica de la UMSS en todas las unidades acadmico


administrativas, permitiendo su acceso a travs de niveles para

la adecuada toma de

decisiones.

El actual desafo que tiene la Universidad Mayor de San Simn es dejar de ser pura y
simplemente contestataria. Pues al mismo tiempo de ejercer permanentemente su funcin
crtica en los planos poltico, econmico y social, debe mejorar su calidad y debe adaptarse a
la realidad, lo que en otros trminos se llama rendimiento, eficiencia y eficacia acadmico
(UMSS, 1998).

Finalmente, la historia institucional (contenida en el archivo central y los archivos de los


diferentes fondos existentes en las distintas facultades, direcciones, departamentos, proyectos
y unidades acadmico administrativas)

es fundamento de su proyeccin a futuro con

coherencia y consistencia.

El presente estudio busca convertir a la unidad de Archivos en una unidad estratgica de


interaccin entre las diferentes instancias acadmicas, cientficas y administrativas, para
permitir desarrollar un manejo de informacin transparente, confiable, oportuno para la toma
de decisiones informadas.

VI.

METODOLOGA

Por las caractersticas del objeto de estudio, y por el nivel de informacin requerido, se
desarroll un estudio de tipo exploratorio descriptivo. Es exploratorio ya que no existe
ningn trabajo similar orientado a la Unidad de Archivos que tenga un enfoque estratgico.
Descriptivo porque se identificaron los elementos y las caractersticas del problema de
investigacin, que involucra el anlisis del comportamiento de los usuarios. La Tesis parte de
una revisin bibliogrfica respecto del tema investigado, un sondeo del mercado para describir
el grado de utilizacin de los sistemas de informacin en la UMSS.

Asimismo, en correspondencia con el paradigma orientador seleccionado, la investigacin


tiene un enfoque cuali-cuantitativo que permite el estudio de situaciones complejas en su
propio contexto con informacin preferentemente cualitativa.
La flexibilidad metodolgica del enfoque permiti acudir a una variedad de mtodos
relacionados con el proceso lgico de gestin del conocimiento, cuya naturaleza radica en tres
aspectos: observacin, descripcin y explicacin de la realidad.

Los mtodos generales

empleados fueron especialmente los siguientes:


Inductivo deductivo. Deductivo porque va de lo general a lo particular e inductivo
porque se utiliz cierto nmero de hechos particulares como base de afirmaciones

generales.

En el presente trabajo, a partir de observaciones concretas sobre las

unidades de anlisis, se infieren y extienden afirmaciones de tipo general.


Anlisis y sntesis. Por medio del anlisis, se identificaron cada una de las partes que
caracterizan el anlisis interno y externo del Archivo Central. Mediante la sntesis, se
relacionaron los elementos componentes del problema y se formularon explicaciones a
partir de su estudio.
Modelacin. Permiti construir el modelo terico para representar la gestin
acadmica de la informacin.
Sistmico, para considerar los componentes del modelo como un todo coherente,
interrelacionado interna y externamente.

V.1. Lgica de la investigacin


Objeto de estudio

El objeto de estudio de la presente investigacin es la gestin de la informacin acadmica.

Sujeto de estudio

El sujeto de estudio est constituido por las mximas autoridades ejecutivas (MAE) de la
UMSS, en particular: Rector, Secretario General, y Jefe de la -hasta ahora denominadaSeccin de Archivos.

Campo de accin
El campo de accin es la modelacin de la gestin de la informacin acadmica.

V.2. Unidades de Investigacin


Las unidades de investigacin desarrolladas son las siguientes:

Gestin de la informacin: Archivstica, NTIC

Gestin de los procesos acadmicos: PE, PA, ICyT, ISU, DUBE.

10

Gestin de los procesos de soporte: DAF , Archivos.

Gestores de la informacin: Rectorado Secretara General, Archivo Central

VI. DESCRIPCIN CAPITULAR


Para llegar a contrastar los objetivos y la idea a defender, se ha desarrollado el trabajo de
investigacin en los siguientes captulos:

En la Introduccin se presenta el problema de estudio, en el que se define el problema y la


lgica de la investigacin.

El Captulo I presenta el marco terico de la investigacin. Especficamente se refiere a los


antecedentes relacionados con la investigacin.

El Captulo II, contiene el marco referencial. Una sntesis de la resea histrica, antecedentes
institucionales, la base legal, antecedentes.

El Captulo III, est referido al marco metodolgico. Contiene el proceso metodolgico,


seguido de las caractersticas de la investigacin, tcnicas de recoleccin de informacin y
procesamiento de la informacin, la matriz metodolgica est presente en el anexo 3.

El Captulo IV contiene la presentacin, anlisis e interpretacin de datos, as como la


contrastacin y verificacin de la idea a defender del trabajo de investigacin.

En el Captulo V, se describe la propuesta de modelo innovador y prospectivo de gestin de la


informacin acadmica, para la toma de decisiones estratgicas en la UMSS,

El trabajo finaliza con el Captulo VI que describe las conclusiones y recomendaciones del
trabajo de investigacin.

Finalmente se presenta la bibliografa y los Anexos del trabajo de investigacin.

11

CAPTULO I
MARCO TERICO
En este captulo se desarrollan los conceptos generales de los elementos que conforman un
modelo de gestin de manejo de la informacin acadmica para la toma de decisiones
estratgicas que, junto a las herramientas estratgicas provistas por la teora, fundamentarn la
propuesta de elaboracin de un nuevo modelo innovador y prospectivo para la toma de
decisiones estratgicas (Majluj, 1994).

Para una mejor comprensin del presente trabajo de investigacin, es necesario conceptualizar
ciertos trminos, que se detallan a continuacin.

1.1. Innovacin y prospectiva

Una de las caracterizaciones del ttulo del presente tema de investigacin son las acepciones
de innovacin y prospectiva.

El trmino de innovacin se debe a que dentro de toda

planeacin estratgica se parte del supuesto de que las instituciones y/u organizaciones deben
estar siempre atentas a las tendencias y a los hechos internos y externos, de tal manera que se
puedan hacer cambios oportunos conforme se necesiten. El ritmo y la magnitud de los
cambios que afectan a las organizaciones deben ser capaces de detectar los cambios con
sagacidad,

y adaptarse a ellos.

El proceso de planeacin estratgica busca que las

organizaciones se puedan adaptar eficazmente al cambio a largo plazo.

La innovacin ha sido siempre un trmino empleado para referirse a

lo nuevo, lo

novedoso; las organizaciones dedicadas a la educacin son las que ms lo han utilizado. La
innovacin en gestin de la informacin se centra habitualmente en todo aquello que se
refiere a cambios de actitud de los involucrados, a la utilizacin de las NTIC (Puerta, 2008).

El tema que ms ha inquietado al hombre durante toda su historia ha sido el futuro. Estamos
convencidos de que los grandes cambios en una comunidad diversa y plural, como es la

12

Universidad, no pueden producirse de manera autoritaria y unilateral. As, la calidad de la


educacin superior es una tarea cotidiana de todos los universitarios; es una bsqueda
colectiva de las mejores formas de hacer y producir el conocimiento y el desarrollo de la
cultura. Es el desarrollo de la audacia y la imaginacin para ser eficientes en el uso de los
talentos humanos y los recursos financieros, efectivos en el alcance de la misin y pertinentes
con las necesidades del entorno.

La prospectiva surge en Europa como una manera metodolgica de enfrentar los problemas de
la reconstruccin de la post-guerra, y en los Estados Unidos como una manera de predecir el
comportamiento de la Unin Sovitica en el futuro. Hoy en da, se ha creado su nicho propio,
y es usada tanto en la preparacin de estudios de tipo social como tecnolgicos.

Las

potencias econmicas emergentes del sureste asitico se han basado en planes prospectivos
para alcanzar los desarrollos logrados en los ltimos veinte aos.

Para estudiar el futuro, existen varios enfoques, como proyeccin, prediccin, previsin,
pronstico y prospectiva, siendo esta ltima un panorama de futuros posibles que no son
improbables, teniendo en cuenta los estados inerciales del pasado y la confrontacin de los
proyectos de los actores. Cada escenario de la prospectiva puede ser objeto de una apreciacin
numrica.

La prospectiva es un elemento clave de la planificacin y si describimos qu es planificacin,


segn Ackoff: toma anticipada de decisiones. La prospectiva propicia la identificacin de
las fuerzas que ms impacto tendrn sobre su accin, as como las oportunidades y amenazas
que se presentarn. Lo anterior sirve de apoyo a la toma de decisiones y evaluaciones criticas
de las situaciones en funcin del riesgo y del potencial contenido (Ackoff, 1970).

1.2. Estrategia

Segn Marinet, la estrategia es un conjunto de criterios de decisin elegidos por el rgano


central, para orientar, de forma determinante y permanente, las actividades y la configuracin
de la empresa. Es un conjunto de decisiones y acciones relativas a la eleccin de los medios y
13

a la articulacin de los recursos con miras a lograr un objetivo. La estrategia es un proceso de


caractersticas:

orientadoras y de implicancias favorables,

consistente

en decisiones y

acciones, y toma en cuenta las caractersticas externas e internas universitarias. Planificamos


estratgicamente para tratar de influenciar el futuro (prospectiva), minimizando riesgos.
Todos los seres humanos necesitamos metas personales y corporativas, por tanto, la vida se
constituye en una secuencia de estrategias, conscientes o inconscientes, pero estrategias al fin
(Marinet, 2008).

Para comprender esta teora a continuacin se encuentra el grfico de la

pirmide de Maslow (Maslow, 2008).

Grfico No. 1.1. Pirmide de Maslow

Fuente: Majluj (1994).

14

1.2.1. Planeacin Estratgica

La planeacin estratgica es asumida como metodologa explcita para traducir la estrategia


institucional en planes y programas de accin, comprometiendo a todos los niveles de
autoridad jerrquica para su cumplimiento. En consecuencia, es el proceso mediante el cual la
organizacin define o redefine sus cursos de accin hacia el futuro, a mediano y largo plazo, lo
que permite jerarquizar sus objetivos y prever los medios para lograrlos.

A su vez, debe entenderse por planificacin estratgica universitaria, la actividad que permite
disear planes impulsados por un espritu de alianza y cooperacin, que recoge los acuerdos
internos de la institucin pero, sobre todo, que permite nutrirse de una experiencia propia con
una visin de certidumbre y esperanza, ajustndose a los siguientes procesos necesarios
descritos en el Plan de Desarrollo Universitario 2008-2013:

Los procesos cognitivos de los individuos, en los que descansan la comprensin racional del
entorno y la capacidad interna de la institucin.
Los procesos sociales y organizacionales que contribuyen a la comunicacin y el desarrollo de
una opinin de consenso, lo que es requisito fundamental en la planificacin estratgica.
Los procesos polticos, que se dirigen a la creacin, retencin y transferencia de la autoridad
dentro de la organizacin, por tanto de cumplimiento del plan. (UMSS, 2008)

El modelo de planificacin estratgica responde apropiadamente a los desafos del devenir y a


los rasgos de un sistema autnomo integrado por autonoma, tanto en su dimensin espacial
geogrfico-cultural

como en su dimensin temporal en su sentido histrico, su realidad

presente y su prospectiva.

15

1.2.2.Gestinestratgica

La Universidad Mayor de San Simn debe realizar una gestin estratgica para poder encarar
con responsabilidad sus procesos de planificacin, organizacin, ejecucin y monitoreo dentro
del cumplimiento de su visin y misin. Para ello se requiere de:
Visin y misin corporativa claramente definida y conocida por todo el personal
Liderazgo organizacional
Tecnologa acorde con sus requerimientos
Satisfaccin laboral
Compromiso y eficiencia total del rea de recursos humanos
Con la planificacin estratgica, buscamos productividad y eficiencia, decisiones correctas,
fundamentales, personal creativo y flexible ante los cambios, lealtad y responsabilidad
compartida (UMSS, 2008).

1.2.3. Diversas dimensiones en el concepto de estrategia


La estrategia, como un modelo que da coherencia, unidad e integridad a las decisiones de una
organizacin, es como una fuerza de importancia que provee un diseo global e integrativo
para la totalidad de la organizacin. A la luz de esta perspectiva, la estrategia da origen a los
planes que aseguran el logro de los objetivos bsicos de toda institucin (Majluj, 1994).

Al considerar la estrategia como un modelo de decisiones para la institucin, nos damos


cuenta de que sta es una realidad inevitable, ya que emerge justamente de una actividad
esencial. En todo caso, la estrategia va a emerger como fruto de las propias acciones de la
institucin, dejando sus huellas en los principales pasos que sta ha dado en el pasado y
constituyndose tambin en una gua que podra definir su destino futuro. Es responsabilidad
de todas las MAE,

que estn a cargo de la Institucin, el hacer que sus directrices

estratgicas sean el resultado de visiones bien definidas, si es que no pretenden descansar slo
en su capacidad de improvisacin o confiar en su suerte. De ah que la planeacin estratgica
es un instrumento para establecer claramente los objetivos a largo plazo, programas de accin

16

y prioridades de la institucin descritos al detalle en los Planes de Desarrollo de la UMSS,


pero siempre tomando en cuenta la informacin con la que se cuenta (Majluj, 1994).

1.3. Gestin del conocimiento

Conocimiento es la fluida mezcla estructurada de experiencia, valores, informacin


contextualizada y ojo clnico muy experto, que proporciona un marco de trabajo excelente
para evaluar e incorporar nuevas experiencias e informacin. Se origina y se aplica en la
mente de los que lo tienen. En las organizaciones, se encuentra muchas veces almacenado no
solamente en documentos o bases de datos, sino tambin en rutinas, procedimientos, prcticas
y normas.

La teora de los recursos y las capacidades procede del mbito acadmico y viene a ser la
precursora de la gestin del conocimiento. Partiendo del modelo de las cinco fuerzas de Porter,
que es una herramienta fundamental para entender el entorno competitivo y los factores que
desde el exterior influyen en las organizaciones de un mismo sector, el anlisis estratgico ha
intentado investigar por qu, dentro de este mismo sector, se producen diferencias en el
desempeo de las organizaciones. Por esto, el estudio de la estrategia avanz hacia el
paradigma basado en los recursos y capacidades que se poseen, esto es bajo un enfoque
interno, o los que se deben adquirir para poder competir (Porter, 1987).

1.3.1. Relaciones fundamentales entre recursos, capacidades y ventaja competitiva

Cuando se habla de generar y favorecer el conocimiento en la organizacin, no se hace


referencia a cualquier tipo de conocimiento, sino a aquel que permita desarrollar las
competencias esenciales o las capacidades esenciales. La idea es detectar estos factores que
son los que efectivamente podrn generar las ventajas competitivas sostenibles. Por esto, para
que los recursos de una organizacin sean tiles, deben ser adecuadamente combinados y
gestionados, para as generar una capacidad o una competencia esencial, ya sea en la cadena
del valor de las operaciones como en la cadena de valor de innovacin. La innovacin y el
aprendizaje organizacional se convierten en procesos que incrementan el capital intelectual,
17

pero tambin tenemos que destacar el valor de la gestin de la informacin y de las personas
de la organizacin (Bartle, 2007).

1.4. Gestin de la informacin e informacin para la gestin

La informacin para la gestin y la gestin de la informacin son dos conceptos diferentes; la


informacin para la gestin es un tipo de informacin (los datos); la gestin de la informacin
es un tipo de gestin (el sistema). La gestin de la informacin es el proceso de analizar y
utilizar la informacin que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de
todos los niveles) tomar decisiones informadas y/o documentadas. La informacin para la
gestin es la informacin necesaria para tomar decisiones de gestin.

La supervisin

proporciona informacin sobre el estado de cosas en el proyecto .Esta informacin se recoge


durante las fases de planificacin e implementacin. La informacin ayuda a detectar
cualquier cosa que vaya mal en el proyecto. En consecuencia, los administradores pueden
encontrar soluciones para asegurar el xito (Bartle, 1998).

La informacin para la gestin es importante para:


Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestin.
Poner en prctica la planificacin, implementacin, supervisin y evaluacin
participativas.

1.4.1 Cmo gestionar la informacin

Para poder utilizar la informacin que sustente la toma de decisiones, debe gestionarse la
informacin (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestin de la informacin (el proceso
de recabar y guardar la informacin) y la informacin para la gestin (la informacin necesaria
para tomar decisiones bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre s y no pueden
separarse en las operaciones cotidianas. Por lo tanto; la gestin de la informacin implica:
determinar la informacin que se precisa; recoger y analizar la informacin; registrarla y
recuperarla cuando sea necesaria; utilizarla y divulgarla (Bartle, 1998).

18

La informacin necesaria para la gestin se determina durante la planificacin, gestin y


supervisin del proyecto que es cuando se genera mucha informacin. Parte de ella es
necesaria para tomar decisiones de gestin inmediatas; parte, para decisiones de gestin
posteriores. Un buen sistema de gestin de la informacin debe, por lo tanto, ayudar a las
mximas autoridades de la Universidad a saber qu informacin necesitan recabar, para tomar
diferentes decisiones en distintos momentos (Bartle, 1998).

1.4.2.

La bsqueda de informacin como parte de las etapas de la gestin de

la

informacin

El modelo de la gestin de la informacin, en realidad, no es algo nuevo, lo nico que se ha


hecho es modificar e ingresar nuevos instrumentos que le permitan realizar la gestin de la
informacin.

Recordemos que este mismo modelo ya lo haban abordado muchas

civilizaciones antes de que surgiera, por mencionar un hecho, la escritura. Al respecto, hemos
encontrado que,

dentro de las caractersticas bsicas del conocimiento, se encuentra la

bsqueda de cules han de ser los documentos, los datos, el lenguaje que ha de acercarnos al
conocimiento de la realidad que pretendemos observar.

Las necesidades por la bsqueda en la gestin de la informacin, como posible clasificacin,


se pueden marcar de la siguiente forma:

Necesidades profesionales

Necesidades por el conocimiento en s mismo.

Necesidades por hacer uso pleno de los derechos ciudadanos de una democracia

Necesidades por mantener niveles aceptables eficaces

Necesidades por oportunidad espacio-temporales

Necesidades por mantener niveles de calidad

Necesidades por la alerta tecnolgica y cientfica

En ocasiones, la bsqueda del conocimiento puede estar movida por ms de una de estas
necesidades. En otras tantas, resulta difcil clasificar los motores, o necesidades, que movieron
19

la gestin del conocimiento, y es posible que no se pueda separar una de la otra como veremos
en la descripcin de cada una de las necesidades (Estevez Delgado, 2008).
Las necesidades profesionales son aquellas en las que el conocimiento se gestiona en
torno al quehacer de la actividad profesional.
Las necesidades por el conocer en s mismo,. surgen generalmente como producto de
una inquietud o una actitud en torno a un conocimiento; casi en la mayora de las veces
esa actitud guarda relacin con la forma en que otro conocimiento fue abordado. Esta
relacin, generalmente, se establece cuando el conocimiento empieza a romper con las
barreras del conocimiento inicial.
Las necesidades por eficacia, como su nombre lo indica estn basadas en la eficacia de
las cosas. Por ejemplo, una empresa requiere de poder brindar un servicio de
almacenamiento de datos; finalmente, lo que requiere es hacer ms eficaz su acceso a la
base de datos. Como mencionamos, las necesidades pueden estar aunadas a otras de
distinta ndole, como podran ser las necesidades de calidad.
Las necesidades de calidad estn relacionadas con una condicin de la necesidad de
mejorar y tener un estndar aceptable.
Las necesidades de alerta tecnolgica pueden tener diferentes vertientes, una de ellas
podra representar y ser generada por una mayor produccin y calidad de un producto con
nuevas tecnologas.

Debido al proceso de gestin de la informacin, la bsqueda es un proceso que


constantemente se realiza, a fin de poder llevar a cabo una retroalimentacin en la gestin de
la informacin.

La bsqueda de informacin es un proceso no nico, en el sentido de

que ste ha de realizarse varias veces. Sin embargo, en el momento mismo en que por primera
vez se aborda el problema, es la nica ocasin en que ha de realizarse la bsqueda, la primera
etapa que permite realizar la gestin de la informacin.

20

La sociedad de nuestros tiempos tiene que hacer frente a sus necesidades de informacin. La
informacin como un soporte de transmisin de conocimientos se convierte en algo casi vital,
cuyos principales intereses son las de desarrollar necesidades a futuro; la informacin no se
encuentra aislada ya que siempre se encuentra ligada a un entorno social y cultural.

La organizacin y planificacin necesitan informacin y la toma de decisiones se convierte en


indispensable para la investigacin. Para este objetivo la informacin tiene que tener algunas
caractersticas; la informacin tiene que ser concreta, precisa, coherente y adaptada a las
necesidades que se requieren satisfacer.

La importancia de la calidad no solo es un fenmeno que est ligado nicamente a las


empresas, tambin es algo que ha preocupado a bibliotecas, archivos

y centros de

documentacin. La historia reporta antecedentes de las tcnicas y mtodos de gestin de la


informacin, en particular la gestin de la informacin en funcin de la calidad. En particular
retomando la importancia de las bases de datos, se sabe que los productos generados en un
servicio documental tienen que satisfacer una necesidad, un uso y un servicio bien establecido,
cumpliendo con las expectativas del usuario a quien va dirigida la informacin.

1.4.3. La informacin como recurso de las organizaciones

La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que
poseen las instituciones actualmente. Los

encargados

de las tomas de decisiones han

comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto de la conduccin


institucional, sino que a la vez alimenta los procesos y puede ser uno de los tantos factores
crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos (Campo, 1994).

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra informacin, la institucin y/o empresa
la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y como se manejan los dems recursos
existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos
21

asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de toda


la informacin que es manejada en la organizacin. Aunque la informacin se encuentra a
nuestro alrededor, debemos saber que sta no es gratis, y su uso es estrictamente estratgico
para posicionar de forma ventajosa la institucin y/o empresa dentro de un medio (Campo,
1994).

La fcil disponibilidad que poseen las computadoras, y las tecnologas de informacin en


general, han creado una revolucin informtica en la sociedad y de forma particular en las
instituciones y empresas. El manejo de informacin generada por computadora difiere en
forma significativa del manejo de datos producidos manualmente o los llamados archivos
fsicos (Campo, 1994).
1.4.4.Quesunsistemadeinformacin(SI)?

Un Sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin
de apoyar las actividades de una institucin y/o empresa. En un sentido amplio, un sistema de
informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo, en la
prctica se utiliza como sinnimo de "sistema de informacin computarizado" (Cursack,
2003).

Los elementos que interactan entre s son el equipo computacional, el recurso humano, los
datos

informacin

fuente,

programas

ejecutados

por

las

computadoras,

las

telecomunicaciones y los procedimientos de polticas y reglas de operacin (Cursack, 2003).

Un sistema de informacin, realiza cuatro actividades bsicas tal como pueden observar en el
Grfico 1.2. que se encuentra en la pgina siguiente (Cursack, 2003):

22

Grfico1.2.SistemadeInformacin

Fuente: Elaboracin propia en base a Cursack (2003).

23

1. Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para
procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas
magnticas, cdigo de barras, etc.
2. Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes que tiene una
computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin
guardada en la sesin o proceso anterior.
3. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permite la
transformacin de los datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyeccin correcta a partir de los datos que contiene un estado de resultados.
4. Salida de informacin: es la capacidad de sacar la informacin procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas
magnticas, diskettes, la voz, etc.

1.4.5. Tipos y usos de los sistemas de informacin (SI)


Durante los prximos aos, se prev que los sistemas de informacin cumplan los siguientes
objetivos:
Automatizar los procesos operativos
Proporcionar informacin de apoyo a la toma de decisiones
Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso

Los sistemas de informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de
apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en ingls Decision Support System). El
tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los sistemas
estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas
competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin (TI) (Cursack, 2003).

24

1.4.6. Importancia de los sistemas de informacin (SI)

Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de informacin, es
lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de
operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin
administrativa importante. Lo que s se puede asegurar es que muchas empresas, instituciones
y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los sistemas de
informacin. Por otro lado, es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de
informacin,

para entender cualquier otra rea funcional en la institucin y/o empresa

(Campo, 1994).

Por eso es importante, tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que
permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren los
objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa
de cambio hacia la era de la informacin, sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso
debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir (Campo, 1994).

Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin es un desafo


importante para los tomadores de decisiones . As, la funcin de los SI representa:

Un rea funcional principal dentro de la institucin, que es tan importante para el xito
organizacional como las funciones de contabilidad, finanzas, administracin de
operaciones, y administracin de recursos humanos.
Una colaboracin importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral del
empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente.
Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de decisiones
efectivas por parte de los mandos superiores.

25

Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den


a las organizaciones una ventaja estratgica en el mercado global
Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones de hombres y
mujeres (Campo, 1994).

1.4.7. Sistemas de Informacin (SI) y tecnologas de informacin

Los sistemas de informacin (SI) y las tecnologas de informacin (TI) han cambiado la forma
en que operan las organizaciones actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras,
pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin
necesaria para la toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra ventajas
competitivas o reducir la ventaja de los rivales (Cursack, 2003).

Las tecnologas de la informacin han sido conceptualizadas como la integracin y


convergencia de la computacin, las telecomunicaciones y la tcnica para el procesamiento de
datos, donde sus principales componentes son el factor humano, los contenidos de la
informacin, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio
de informacin, los elementos de poltica y regulaciones, adems de los recursos financieros
(Cursack, 2003).

Los componentes anteriores tal como ilustra el Grfico 1.3. que se halla a continuacin en la
pgina siguiente conforman los protagonistas del desarrollo informtico en una sociedad, tanto
para su desarrollo como para su aplicacin. Adems se reconoce que las tecnologas de la
informacin constituyen el ncleo central de una transformacin multidimensional que
experimenta la economa y la sociedad; de aqu lo importante es el estudio y dominio de las
influencias que tal transformacin impone al ser humano, como ente social, ya que tiende a
modificar no slo sus hbitos y patrones de conducta sino, incluso su forma de pensar
(Cursack, 2003).

26

Grfico 1.3. Factores de Tecnologas de la Informacin

TI

Computacin

Factores
* Factor humano
* Contenidos de informacin
* Equipamiento
* Infraestructura
* Software
* Intercambio de informacin
* Regulaciones
* Recursos financieros

Tcnicas de
procesamiento de datos

Telecomunicaciones

Fuente: Elaboracin propia en base a Cursack (2003).

1.4.8. Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC)

Se consideran nuevas tecnologas de la informacin y comunicacin tanto al conjunto de


herramientas relacionadas con la transmisin, procesamiento y almacenamiento digitalizado
de informacin, como al conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas
herramientas (hardware y software), en su utilizacin en la enseanza (UMSS, 2008).

27

Actualmente, las nuevas tecnologas de la informacin y comunicacin han pasado a formar


parte esencial en el mbito educativo, incorporndose a la enseanza y estando ligadas a todo
aquello que significa la innovacin y prospectiva educativa. Los cinco ejes estratgicos que
presenta el plan estratgico 2008-2013, para alcanzar sus objetivos operativos y metas trazadas
contemplan la utilizacin de la NTIC como una herramienta indispensable en la Universidad
hacia un nuevo cambio (UMSS, 2008).

1.4.9. Funcin que cumple un archivo histrico en el desarrollo de los sistemas de


informacin.

Una de las caractersticas peculiares de la documentacin de archivo reside en sus valores.


Entre los ms importantes estn: valor primario, valor administrativo, valor fiscal o contable,
valor legal, valor secundario, valor informativo, valor histrico, valor abstracto, valor
probatorio, valor archivstico. En el presente tema, el valor informativo tiene una incidencia
significativa, pues expresa el carcter y potencial informativo intrnseco de cualquier
documento, otorgndole gran utilidad para la investigacin, pues los documentos a menudo
contienen informacin con alto valor para la investigacin, sin que hubiera sido considerado
como tal por los creadores de la documentacin. En este caso, a pesar de ser un valor
intrnseco o natural, el rigor del carcter inmediato de la documentacin activa, impide su uso
hasta que es liberado de ese bice por efectos de los plazos de conservacin.

En trminos estrictamente archivsticos, slo en tanto y en cuanto alcancen el carcter


inmediato podr explotarse el valor potencial informativo por el conjunto de la sociedad de
manera irrestricta. Los documentos de archivo de cualquier poca adquieren el carcter de
fuente oficial y tienen valor informativo. (Oporto, 2005)

En las instituciones y organizaciones, se hace importante desarrollar una conciencia clara


sobre el papel que representan los archivos en la vida de los pueblos y sus organizaciones, por
cuanto ello impedir que los documentos -al perder su vigencia administrativa- sean
indebidamente destruidos por no considerarse que esos documentos sean una fuente primaria
para preservar la historia (Sequera, 2000)
28

El desarrollo de la humanidad y los procesos investigativos propios de las Ciencias Sociales


han colocado al archivo histrico en un plano vital para la consulta de la informacin histrica,
lo cual permite una mayor comprensin de los procesos de las distintas organizaciones y han
facilitado el camino para una concepcin y adopcin de decisiones ms trascendental (Bartle,
1998).

En el proceso de la investigacin histrica, la localizacin de las fuentes es un paso


imprescindible, y el archivo histrico, como el responsable de esas fuentes primarias
(comnmente llamadas documentos histricos), se convierte en el eslabn ms importante
dentro de la cadena de investigacin (de acuerdo con el contenido de sus fondos), puesto que
el estudio de stos permite extraer informacin de utilidad acerca del pasado, de manera
coherente, sistmica y sistemtica (Sequera, 2000).

En este proceso de facilitar el acceso a las fuentes documentales y -por ende- a la informacin
y -por consiguiente- al conocimiento, cobra singular importancia el personal que puede
garantizar la prestacin del servicio, en este caso: el Archivlogo, quien -como gestor de la
informacin- ha venido asumiendo gradualmente su papel en cuanto a formacin y
crecimiento profesional.

Independientemente de la situacin de indiferencia que algunos archivos histricos padecen,


su personal ha venido respondiendo a las continuas demandas de servicios de informacin de
una sociedad cada vez ms desarrollada y exigente, siendo meritorio destacar que lo han hecho
y lo siguen haciendo aun a pesar de no contar con el debido adiestramiento en informtica y
la tecnologa moderna (que entraa el procesamiento automtico). Estos factores han afectado
los procesos documentales propios de los archivos histricos a tal punto que es menester
declarar que se ha hecho habitual, en la gestin diaria de los archivos, la utilizacin de
vocablos propios de la informtica dentro de la terminologa archivstica (Sequera, 2000).

En los archivos histricos, la situacin difiere de los archivos administrativos, incluso se


realizan metodologas diferentes para el tratamiento automatizado de la informacin. En estos
momentos, son cada vez menos los archivos administrativos no automatizados, cosa que no
29

ocurre con los archivos histricos; queda clara la necesidad de ejecutar procesos adecuados
(especiales) antes de aplicar las nuevas tecnologas a este tipo particular de archivstica y
poder disfrutar de las ventajas que ofrece. Con la aparicin del lector ptico y del magntico,
el Internet y la Intranet, la posibilidad de preservar la documentacin histrica cobra mayor
fuerza, puesto que la utilizacin de dichos instrumentos permiten evitar la manipulacin de los
originales y posibilita al usuario conocer la informacin existente en el material documental,
garantizando la durabilidad y la perpetuidad del acervo documental (Oporto, 2005).

En este proceso de revolucin donde la informacin y los archivos juegan un papel muy
importante, como respuesta a los cambios sociales, econmicos, culturales y tecnolgicos de
las sociedades que hacen uso de ellas, se observa cmo da a da van surgiendo nuevos y
vertiginosos avances en todas las reas del conocimiento. De all se desprende que el
patrimonio documental se encuentra constituido por las colecciones bibliogrficas,
documentales y artsticas, cuyo soporte ha sido el papel, lienzos, piedras, etc., que (por su
significacin en el contexto socio histrico y artstico cultural) constituyen la memoria de las
organizaciones y pases (Oporto, 2005).

Ante esta situacin, se hace necesario que el archivlogo tenga conocimiento de estos avances
y est consciente del papel que juega en el procesamiento de la informacin histrica de una
organizacin, ya que la misma, vaciada en documentos histricos, revisten significacin, pues
se constituye en los registros de la vida organizacional (Oporto, 2005).

De acuerdo con ello, el propsito de estudio gira en torno a desarrollar un anlisis del impacto
de las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin en el establecimiento del archivo
histrico de una organizacin que permita a travs de un modelo innovador el manejo de la
informacin que sustente la toma de decisiones estratgicas (Oporto Ordoez, 2005).

Todo esto,

trae consigo el surgimiento de una serie de interrogantes, las cuales, estn

relacionadas a los siguientes aspectos:

30

Cul es el impacto de las nuevas tecnologas en el establecimiento de un archivo histrico?


Cules son los fundamentos tericos que sustentan la conceptualizacin de un archivo
histrico?
Qu son las nuevas tecnologas de comunicacin e informacin en relacin a los archivos
histricos?
Qu elementos debe vislumbrar el establecimiento de lineamientos para la gestin del archivo
histrico de una organizacin con base al uso de las nuevas tecnologas de la informacin y la
Comunicacin (NTIC)?

1.4.9.1. Aplicabilidad de las tecnologas de informacin y comunicacin en los Archivos


En la actualidad, las tecnologas de informacin y comunicacin han permitido transferencias
intra e interinstitucionales. As pues, las transferencias documentales permiten, segn
Sequeira, lo siguiente:
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.
Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin.
Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de documentos
en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para
el conocimiento del desarrollo histrico institucional.
Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en las mejores condiciones
de conservacin (Sequeira, 2000).

As pues, en toda entidad, se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestin o
de oficina a la central y, finalmente, al histrico o permanente. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las
transferencias documentales en cada entidad, como se explica, segn Sequeira (2000) a
continuacin:

31

a) Archivo de gestin o de oficina

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin administrativa.
El tiempo de permanencia de la documentacin en ste depende fundamentalmente del trmite
y de las normas internas indicadas en las transferencias, para luego decidir su traslado al
archivo central. De esta manera, las oficinas debern transferir al archivo central aquellas
series y sub-series documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en las
transferencias correspondientes. Seguidamente, debern transferirse los expedientes con sus
tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su produccin-, y previamente
depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no
impliquen valores secundarios (Sequera, 2000).

Toda transferencia debe ir acompaada de un inventario en el que se relacionarn las series,


sub series y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el nmero de folios.
As, con la ejecucin de estas transferencias, no slo se descongestionan las oficinas sino que
se establecer un vnculo ms estrecho entre los archivos de gestin y el archivo central. De
esta manera, el calendario de transferencias deber elaborarse de comn acuerdo entre los
productores de la documentacin y el Jefe del Archivo Central (Sequera, 2000).

b) Archivo central o intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es
tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (semi activos). El archivo
central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general,
de acuerdo con las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el
Jefe de ste deber constatar que las series y sub series documentales transferidas concuerdan
con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para
cada oficina (Sequera, 2000).

32

De esta manera, la documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo


estipulado en las transferencias .

c) Archivo histrico o permanente

Este archivo es aquel donde se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de
gestin que, por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. As,
al transferir la documentacin al archivo histrico, se debe cotejar con el inventario para
incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica
(Sequera, 2000).

Grfico 1.4 Proceso de archivos

Archivo transitorio

Archivo de gestin o de
oficina

Archivo intermedio

Archivo central o intermedio

Custodia permanente

Archivo histrico o
permanente

Fuente : Elaboracin propia (2008).

33

1.5.

Toma de decisiones

Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o ms alternativas. Todos y
cada uno de nosotros pasamos los das y las horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra
vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de
decisin es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una
organizacin se circunscribe a una serie de personas que estn apoyando el mismo proyecto.

Debemos empezar por hacer una seleccin de decisiones, y esta seleccin es una de las tareas
de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor
de los planes, proyectos y/o emprendimientos y, en efecto, de la adecuada seleccin de
alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin. Una decisin puede
variar en trascendencia y connotacin. Los administradores consideran a veces la toma de
decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe
hacerse, quin ha de hacerlo, cundo y dnde, y en ocasiones hasta cmo se har. Sin
embargo, la toma de decisiones slo es un paso de la planeacin, incluso cuando se hace con
rapidez y dedicndole poca atencin o cuando influye sobre la accin slo durante unos
minutos.

1.5.1. Sistemas de informacin para la toma de decisiones estratgicas

El hecho de que una estrategia sea exitosa o no depende de si explot las oportunidades y se
acomod a las circunstancias de su poca. La existencia de las instituciones se ha vuelto cada
vez ms compleja y cambia con asombrosa rapidez. Por ello se sugiere a las mismas
comprender que sus probabilidades de xito dependen de la evaluacin sistemtica, precisa y
realista de su posicin con respecto a sus oportunidades y de la reevaluacin constante en
tiempo real (Gallagher, 1992).

34

Evidentemente, en esto los SI representan una valiosa ayuda. Aunque es claro que las
herramientas analticas ayudan en el proceso de toma de decisiones, anlisis, eleccin e
implementacin del management estratgico, observa Robson, tambin debe incluir la
innovacin y el liderazgo, y ninguno de estos dos aspectos puede desarrollarse con esas
herramientas. En este punto los autores Gmez y Surez Rey presentan a los sistemas de
data warehousing

ncleo de las aplicaciones de Business Intelligence posibilitando su

desarrollo gracias a los avances de las tecnologas de la informacin (Tafur, 1995; Robson,
1987).

1.5.2. La penetracin de la toma de decisiones en las organizaciones


La toma de decisiones en una organizacin o institucin invade cuatro funciones
administrativas: planeacin, organizacin, direccin y control. La planeacin seleccin de
misin, visin y objetivos as como de las acciones para cumplirlas (Gallagher, 1992).

Esto implica "toma de decisin".


Cules son los objetivos de la organizacin, a corto y largo plazo?
Qu estrategias son mejores para lograr este objetivo?
Cules deben ser los objetivos a corto plazo?
Cun altas deben ser las metas?

Organizacin: establecimiento de la estructura que desempean los individuos dentro de la


organizacin.
Cunta centralizacin debe existir en la organizacin?
Cmo deben disearse los organigramas?
Cundo debe una organizacin instrumentar una estructura diferente?

Direccin: esta funcin requiere que los administradores influyan en los individuos para el
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.

35

1.5.3. Racionalidad
La racionalidad es el anlisis que requiere de una meta y una comprensin clara de las
alternativas mediante las que se puede alcanzar una meta; es un anlisis y evaluacin de las
alternativas en trmino de la meta deseada, la informacin necesaria y el deseo de optimizar.
A qu nos referimos cundo hablamos de la racionalidad en la toma de decisiones? Cuando
un administrador se enfrenta a una toma de decisin, adems de comprender la situacin que
se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las
variables, es decir, aplicar estas tcnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir,
entonces, que se trata de una toma de decisin basada en la racionalidad (Cursack, 2003).
Aunque muchas decisiones acadmicas y administrativas se toman con el deseo de salir
adelante en una forma tan segura como sea posible, la mayora de los administradores intenta
tomar las mejores decisiones que pueda, dentro de los lmites de la racionalidad y de acuerdo
con el tamao y la naturaleza de los riesgos implcitos.

1.5.4. Proceso racional de toma de decisiones

De los procesos existentes para la toma de decisiones, ste es catalogado como "el proceso
ideal". En su desarrollo, el administrador debe:

Determinar la necesidad de una decisin.


Identificar los criterios de decisin.
Asignar peso a los criterios.
Desarrollar todas las alternativas.
Evaluar las alternativas.
Seleccionar la mejor alternativa.

36

Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya est


en condiciones de tomar la decisin, considerando tres trminos muy importantes. Estos son:
maximizar, satisfacer y optimizar (Cursack, 2003).
Maximizar: es tomar la mejor decisin posible
Satisfacer: es la eleccin de la primera opcin que sea mnimamente aceptable o adecuada,
y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado.
Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Grfico 1.5. Proceso racional de la toma de decisiones

Diagnstico del problema

Informacin estratgica

Presentacin de alternativas para


tomar decisiones

Diseo

Toma de decisiones informadas

Seleccin

Implementar la solucin seleccionada

Implementacin

Fuente: Elaboracin Propia (2008).

37

1.5.5. Implementacin de la decisin

El proceso no finaliza cuando la decisin se toma; sta debe ser implementada. Bien puede ser
que quienes participen en la eleccin de una decisin sean quienes procedan a implementarla,
como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la
comprensin total sobre la eleccin de la toma de decisin en s, las razones que la motivan y
sobre todo debe existir el compromiso de su implementacin exitosa. Para tal fin, las personas
que participan en esta fase del proceso deberan estar involucradas desde las primeras etapas
que anteriormente hemos mencionado (Cursack, 2003).

Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisin es asumida, sta probablemente
generar ciertos problemas durante su ejecucin, por lo tanto las autoridades, directores,
decanos y jefes deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes
que se pueden presentar as como tambin ver la oportunidad potencial que estos pueden
representar (Cursack, 2003).

1.5.6. Evaluacin de la decisin


"Evaluar la decisin" forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda la
informacin inherente al tema en las fuentes disponibles, que nos indiquen la forma como
funciona una decisin, es decir, es un proceso de retroalimentacin que podra ser positiva o
negativa. Si la retroalimentacin es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar
sin problemas y que incluso se podra aplicar la misma decisin a otras reas de la
organizacin. Si por el contrario, la retroalimentacin es negativa, podra ser que:
1) tal vez la implementacin requiera de ms tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2)
nos puede indicar que la decisin fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del
proceso,

a la

(re)definicin del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendramos ms

informacin y probablemente sugerencias que nos ayudaran a evitar los errores cometidos en
el primer intento (Cursack, 2003).

38

1.5.7. Barreras para la toma de decisiones efectivas


En lugar de planear a largo plazo y con informacin futurista, trabajan con informacin
actual o lo que tambin es denominado informacin de tiempo real, lo que no genera
retrasos.
Son involucradas las personas ms eficaces y eficientes para la toma de decisin, dentro de
la organizacin. Se basan en personas expertas en la materia y de mucha confianza, lo que
les permite actuar con seguridad y rapidez. Valoran las distintas opiniones, estando
conscientes de que cuando las diferencias no se resuelven, deben optar por la decisin final
del jefe (Gallagher, 1992).

1.5.8. Ingredientes de la decisin


El arte de tomar decisiones est basado en cinco ingredientes bsicos (Majluj, 1994):

Informacin
sta se recoge tanto para los aspectos que estn a favor como en contra del problema, con
el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo, si la informacin no puede obtenerse, la
decisin entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categora de
informacin general y pueden influir en una ptima o adecuada toma de decisiones.
Conocimientos
Si quien toma la decisin tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el
problema o de una situacin similar, entonces ellos pueden utilizarse para seleccionar un
curso de accin favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar
consejo en quienes estn informados.
Experiencia

39

Cuando un tomador de decisiones soluciona un problema en forma particular, ya sea con


resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona informacin para la solucin
del prximo problema similar. Si ha encontrado una solucin aceptable, con mayor razn
tender a repetirla cuando surja un problema parecido. Si carecemos de experiencia,
entonces tendremos que experimentar; pero slo en el caso en que las consecuencias de un
mal experimento no sean desastrosas. Por lo tanto, los problemas ms importantes no
pueden solucionarse con experimentos, deben estar basados en el manejo adecuado de la
informacin disponible.
Anlisis
No puede hablarse de un mtodo en particular para analizar un problema. En ausencia de
un mtodo para analizar matemticamente un problema es posible estudiarlo con otros
mtodos diferentes. La informacin disponible es fundamental para el anlisis.
Juicio
El juicio es necesario para combinar la informacin disponible, los conocimientos, la
experiencia y el anlisis, con el fin de seleccionar el curso de accin apropiado. No existen
substitutos para el buen juicio.

1.5.9. Importancia de la toma de decisiones


Es importante porque, mediante el empleo de informacin, la toma de decisiones estratgicas
nos indica que un problema o situacin es valorado y considerado profundamente para elegir
el mejor camino a seguir segn las diferentes alternativas y operaciones. En la toma de
decisiones, considerar un problema y llegar a una conclusin vlida significa que se han
examinado todas las alternativas y que la eleccin ha sido correcta. Dicho pensamiento lgico
aumentar la confianza en la capacidad para juzgar y controlar situaciones. Uno de los
enfoques ms competitivos de manejo de la investigacin y anlisis para la toma de las
decisiones es la utilizacin correcta de la informacin disponible. La toma de decisiones, se
considera como parte importante del proceso de planeacin cuando ya se conoce una
oportunidad y una meta. El ncleo de la planeacin es realmente el proceso de decisin, por
40

lo tanto dentro de este contexto el proceso que conduce a tomar una decisin se podra
visualizar de la siguiente manera (Cursack, 2003):
Elaboracin de premisas
Identificacin de alternativas
Evaluacin de alternativas en trminos de la meta deseada
Eleccin de una alternativa, es decir, tomar una decisin

1.5.10. Sistemas inteligentes de soporte a la toma de decisin


Hoy en da los sistemas de informacin han ido ganando terreno que ha favorecido el xito de
las organizaciones; el uso de estos sistemas permite mantener un mejor control de las
principales operaciones de la misma como planeacin, organizacin, direccin y control, ya
que la adecuada administracin de las mismas conlleva tomar mejores decisiones que
beneficien a la empresa y a los objetivos de la misma
La toma de decisiones en una organizacin como la Universidad es un proceso complejo que
conlleva responsabilidades y riesgos que hay que asumir, por lo que es necesario contar con
tecnologa de punta y estar a la vanguardia para adaptar las nuevas tcnicas que vayan
surgiendo. Actualmente, las universidades del extranjero cuentan con tecnologas y sistemas
de punta que les permiten tomar decisiones de una manera ms sencilla que les ahorra tiempo
y que les permite evaluar distintos escenarios y de ah tomar la mejor decisin de acuerdo con
sus necesidades u objetivos (Gallagher, 1992).

Lamentablemente, en lo que se refiere a universidades pblicas de nuestro pas, la situacin


no es igual, ya que stas se manejan con tcnicas y procedimientos que han utilizado desde
muchos aos atrs, por lo que la implantacin de nuevas tecnologas, por sobre stas, resulta
bastante difcil, adems de que se han ido adaptando muy lentamente; es necesario adoptar una
nueva cultura que adopte las nuevas tecnologas en este terreno, ya que las instituciones de
educacin superior son un punto muy importante para el desarrollo y beneficio no slo de las
mismas sino en general del pas mismo.

A su vez se ha reflejado factores como el

estancamiento o negacin al cambio y a una nueva cultura organizacional que no permiten la

41

integracin de nuevas tecnologas de informacin y en particular de los sistemas de soporte a


la decisin. En este sentido es importante citar ciertas palabras clave: resistencia al cambio,
DSS, tecnologas de informacin, cambio (Cursack, 2003).

1.5.11. Resistencia al cambio

En la actualidad son muchos los beneficios que ofrecen las computadoras en casi todas las
reas o campos de trabajo, son indispensables ya que stas ayudan en el proceso de toma de
decisiones, estadsticas, anlisis, conocimiento de objetivos, pruebas, simulaciones, son parte
de este proceso de toma de decisiones (Cursack, 2003).

Un DSS (Decision Support System) es una importante tecnologa de informacin para las
MAE y los tomadores de decisiones, que puede ser usada para proveerle datos y anlisis
oportunos que soporten sus decisiones, basndose ya no en el simple juicio o intuicin, sino en
informacin generada a travs de mtodos deductivos y analticos (Cursack, 2003).
La implantacin de un sistema de soporte a la decisin requiere de un proceso de cambio
dentro de la misma, especialmente un cambio en los administradores. El destino de una
organizacin est conformado en base a las decisiones que toma el administrador, y qu mejor
manera de asegurar un futuro prometedor que con una herramienta de apoyo a la toma de
decisiones tan poderosa como lo es un DSS.

Algunos de los beneficios que se esperan obtener por parte de la Universidad al implementar
un DSS: una alta calidad en la toma de decisiones, mayor comunicacin, reduccin de costos,
acreditacin en calidad, excelencia y competitividad, optimizacin de los procesos,
cumplimiento de objetivos, metas, estrategias, planes y proyectos, satisfaccin de la
comunidad universitaria en su conjunto, clientes internos, externos y trabajadores. Todo lo
anterior suena muy lgico y hasta se podra decir que cualquier administrador lo pudiera llevar
a cabo utilizando su sentido comn, pero las universidades se enfrentan a grandes barreras
que les impiden poder implementar DSS a fin de ser ms competitivas. La principal de estas
barreras es indudablemente la falta de informacin que tienen los tomadores de decisiones que
en su mayora cuentan con ms buenas intenciones que preparacin para la gestin. La
42

resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere que sean vencidas por las
diferentes instancias de la Universidad, ya que la implementacin de un DSS requiere cambios
radicales en los procesos que se llevan a cabo, desde los mandos superiores al tomar la
decisin, hasta los operativos que sern los encargados de acumular la informacin con la cual
se alimentar el DSS (Cursack, 2003).

Existen varias formas de incluir cualquier tipo de tecnologa dentro de una organizacin. Se
puede hacer a travs de cambios evolutivos, revolucionarios o sistemticos. En el primer caso,
el cambio evolutivo se trata de ir variando el estado actual de las cosas, gradualmente. Por su
parte, el cambio revolucionario busca el cambio total,

pero de manera precipitada e

inadecuada. Mientras que el cambio sistemtico pretende hacer un cambio total, pero poco a
poco (Cursack, 2003).

Por lo anterior, un cambio revolucionario origina un fenmeno denominado "resistencia al


cambio ", que se produce por la incertidumbre que se genera en la gente, incluso a nivel
administrativo, al percibir un cierto grado de amenaza en la nueva forma de hacer las cosas, o
incluso por la incomodidad al tener que cambiar la forma convencional de hacerlas (Cursack,
2003).

Como cualquier tipo de tecnologa, la inclusin de un sistema de soporte a la decisin en la


organizacin puede provocar una resistencia al cambio.

Una forma de disminuir el impacto negativo del cambio en una organizacin es a travs de su
gestin. Para lograrlo, se puede recurrir a 4 recursos: la gente (a travs del desarrollo personal,
la formacin permanente y la armona hombre-trabajo), el conocimiento (a travs de la gestin
de la tecnologa y manejo de los riesgos y oportunidades), la informacin (compartida, til,
con manejo de una planificacin visible y compartida) y el liderazgo (con la articulacin de la
visin, la conviccin personal, la participacin y el reconocimiento de los logros).

Algunas metodologas que pueden facilitar el manejo del cambio en la organizacin se basan
en el desarrollo de equipos de trabajo de alto desempeo, el manejo de las mejores prcticas y
43

la minimizacin de la resistencia al cambio mediante la participacin, comunicacin y


capacitacin. El proceso de cambio debe ser una actividad consensuada, es decir que cuente
con la participacin activa de todos los interesados, ya que se ha demostrado que el cambio
totalmente controlado o paralizado no funciona. Ningn cambio puede darse exitosamente sin
la participacin de todos los interesados y de los actores (Cursack, 2003).

La primera parte de esta capacitacin se refiere a informar sobre el cambio y la segunda


considera el desarrollo de habilidades que permitirn crear nuevos hbitos que patrocinen la
aceptacin del cambio.

Ya que el cambio es producido en la gente, se debe poner especial cuidado en los niveles de
tolerancia al estrs que este cambio produce, ya que rebasar alguno de esos niveles puede
provocar un dao tanto fsico como psicolgico en los individuos.

El cambio es fomentado por un "agente " quien es de suponerse no se opone a l. Antes de


tratar de eliminar la resistencia al cambio en los destinatarios (en este caso los tomadores de
decisiones y/o autoridades superiores y acadmicas), es necesario determinar el nivel de
resistencia de los propios agentes del cambio, ya que la resistencia de los destinatarios acta a
partir de los puntos de resistencia del agente. De esta forma, se sugiere que se implemente una
estrategia que comience con el equipo agente para luego dirigirse a los destinatarios del
cambio (Cursack, 2003).

Otro aspecto muy importante a considerar es la adaptacin a una nueva cultura universitaria
que es lo que identifica la forma de ser de una universidad y se manifiesta en las formas de
actuacin ante los problemas y oportunidades de gestin y adaptacin a los cambios y
requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias
colectivas que se transmiten y se ensean a los nuevos miembros como una manera de pensar,
vivir y actuar. A partir de estas creencias bsicas, con sus compromisos y talantes, conforman
la cultura empresarial, e impulsadas y conducidas desde el liderazgo definen la identidad
perseguida y operan como factores de adaptacin y transformacin del entorno exterior y el

44

desarrollo de los mecanismos internos para enfocar la gestin de forma propia y diferencial de
otras organizaciones.

Por todo lo anterior, se requiere hacer un uso creativo de las tecnologas de informacin, y
resulta necesario que las organizaciones no teman implantar nuevas ideas. Las universidades,
por ser organizaciones complejas en constante desarrollo y crecimiento siempre tienen
miedo o ven como un gasto a la tecnologa o simplemente no le tienen considerado su
respectivo presupuesto. El problema que se genera es que no se dan cuenta de que con este
tipo de medidas de ahorro los productos y servicios que oferta la Universidad empiezan a dejar
de ser competitivos. Necesitan siempre estar en un proceso de aprendizaje constante, y ese
aprendizaje se puede dar a travs de las computadoras y de las nuevas herramientas
tecnolgicas (Cursack, 2003).

Un sistema de soporte a la decisin todava no es capaz de tomar decisiones, simplemente


ayuda a los administradores y directores a poder desarrollar mejores estrategias, e incluso
simular que podra pasar en un futuro con las decisiones tomadas. Lo que s es un hecho es
que un DSS es un complemento nico que mayor cantidad de organizaciones deberan de
estar adoptando, en especial las universidades que son las instituciones que tienen que lidiar
con procesos de competencia, acreditacin de calidad y excelencia, y saber siempre tomar el
mejor rumbo y desarrollo de sus objetivos, estrategias y servicios (Cursack, 2003).

1.6. Modelo Terico

El plan de desarrollo de la Universidad Mayor de San Simn, busca la integracin de los


cuatro procesos acadmicos: proceso de enseanza (PE), proceso de aprendizaje (PA), proceso
de investigacin cientfica, tecnolgica e innovacin (ICYT) y proceso de interaccin social
universitaria (ISU). El proceso de enseanza y el proceso de aprendizaje resultan del actual
desarrollo del otrora proceso de enseanza y aprendizaje, en virtud de los avances

45

desarrollados en la gestin del conocimiento, bajo el influjo de un nuevo paradigma educativo,


derivado de la postmodernidad y caracterizado

por las corrientes constructivistas que

reemplazan el mero transmisionismo y que resultan en las nuevas funciones del docente, hoy
acadmico.

Esta transformacin da origen a los cambios que la sociedad del conocimiento demanda en
el accionar universitario, institucin que para cumplir con el encargo social de la sociedad del
conocimiento precisa de una reingeniera de sus procesos sustantivos en base a las nuevas
formas de gestin de la informacin acadmica.

Las nuevas tecnologas determinan profundas transformaciones en el almacenamiento y


distribucin de la informacin especialmente la acadmica y afectan la estructura organizativa
de la Universidad Mayor de San Simn en todas sus instancias.

En la nueva estructura emergente de la reingeniera que sustenta la nueva gestin de la


informacin universitaria la otrora unidad de apoyo denominada archivo central, se constituye
en un vital componente centralizador del conocimiento histrico de la informacin
universitaria en su conjunto. Los procesos requeridos para consolidar esta innovacin en
forma consonante con los conceptos de la sociedad de la informacin y del conocimiento
tienen as una base nosciolgica y al mismo tiempo gestionaria y permiten sustentar una
gestin holstica y sistmica que, a nivel superior facilitar la toma de decisiones informadas
en concordancia con la aplicacin y gestin del nuevo plan de desarrollo institucional de la
UMSS.

Para una mayor comprensin este modelo terico se representa en el grfico 1.6. que sigue a
continuacin:

46

Grfico 1.6. Modelo Terico

Fuente: Elaboracin propia (2008).

47

1.7. Conclusiones parciales del captulo.


La innovacin impulsa a la investigacin accin, la misma que debe producir una
mejora o un cambio, y ser planificada; pretende insertar en la gestin un modelo de
manejo de la informacin acadmica que sustente la toma de decisiones estratgicas.
La economa mundial se dirige hacia un nuevo modelo econmico basado en el
conocimiento en el que ste tiene un claro valor diferenciador aportando ventajas
competitivas gracias a su gestin.
La innovacin y el aprendizaje organizacional son elementos claves para aumentar el
capital intelectual, respaldndose en los procesos acadmicos remozados en

las

tecnologas de la informacin y las comunicaciones y en las personas de la organizacin.


El capital intelectual se desarrolla a travs de los proyectos de innovacin, siendo estos la
llave para conseguir las ventajas competitivas prospectivas.
La Bibliotecologa y Archivstica son profesiones vulnerables, en parte por no comprender
que la era del conocimiento nos exige una actualizacin permanente y costosa. Son otros
profesionales los que invierten sus recursos en actualizaciones y certificaciones porque
entienden que de ello depende su permanencia en un mercado cambiante y altamente
competitivo.
El archivista promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios
a todos los usuarios de manera imparcial, pues ella permitir al Archivo interactuar al
interior y exterior de su dependencia.
El modelo terico que se presenta sintetiza los conceptos de innovacin y prospeccin
acadmica requeridos para el sustento del desarrollo institucional.

48

CAPTULO II.
MARCO CONTEXTUAL

La Conferencia Mundial sobre Educacin Superior de la UNESCO, realizada en Pars (1998),


ha impulsado, a una nueva etapa cualitativa, la consecucin humana de la educacin, de
manera que el aprender a conocer, a hacer y a ser, como actuales paradigmas, sean constantes
de una educacin durante toda la vida. La Universidad, comprometida en esta misin de la
educacin, se responsabiliza de cumplir con este anhelo de la UNESCO, profundizando, con
sus partes componentes, la integracin de sus procesos:

produccin de nuevos conocimientos mediante la investigacin cientfica e insertarse as


en la sociedad con eficiencia, eficacia y competencia para adaptarse en todo momento a los
cambios acelerados que se producen en la misma con la interaccin social (UMSS, Junio,
2005)
El presente estudio Modelo innovador y prospectivo de gestin de la informacin
acadmica, para la toma de decisiones estratgicas de la UMSS se inserta en la gestin de
la educacin superior, campo al cual se orienta, entendiendo que gestin comprende la toma
de decisiones, que apoyen y viabilicen de manera operativa la racionalidad administrativa
acadmico cientfica para el logro de los resultados esperados.

En este marco de referencia, en la informacin utilizada para el diseo de la formacin


profesional que imparte la Universidad y su aplicacin a la gestin acadmica, tiene especial
relevancia conceptual y prctica la informacin relacionada con los procesos de formacin de
recursos humanos y de generacin de ciencia y conocimiento, para el beneficio de la sociedad.

El modelo a proponer en el presente estudio, desde la ptica del manejo de la informacin


acadmica en la gestin archivstica, es un tema que en los ltimos aos se ha subalternizado
en su importancia; es por ello que se hace nfasis particularmente en la gestin archivstica,

49

basada en la informacin, en tanto un archivo sistematizado e integrado en red constituye una


necesidad primordial de la Universidad, para la toma apropiada de decisiones.

Para el trabajo, se considerarn las diferentes acepciones del trmino gestin, en especial las
relacionadas con el manejo de la informacin, gestin del conocimiento y gestin de la
calidad, as como su relacin con la actividad de las unidades donde se maneja informacin,
puesto que se demuestra que la presencia de uno condiciona la de los otros, si se considera a
los centros de informacin como una organizacin del conocimiento y de excelencia.

2.1. Antecedentes institucionales de la Universidad Mayor de San Simn.

La Universidad Mayor de San Simn fue fundada mediante ley de 5 de noviembre de 1832 por
el Mariscal Andrs de Santa Cruz. La UMSS tiene su sede en Cochabamba; se constituye en
una de las tres primeras universidades fundadas en Bolivia, las dos que le anteceden son la
Universidad Mayor, Real y Pontifica de San Francisco Xavier de Chuquisaca

y la

Universidad Mayor de San Andrs de La Paz. Fue a partir del ao 1930 (referndum) y 1931
(Decreto Ley) que la Universidad Boliviana asume la autonoma, cuya esencia reside en la
libertad del pensamiento para desarrollar el conocimiento cientfico, en funcin de sus
principios, fines y objetivos expresado en el Artculo 185 de la Constitucin Poltica del
Estado. La autonoma, de la cual goza la universidad, le permite conformar su estructura
acadmica, administrativa y econmica.

Siendo una institucin de enseanza superior, se rige por los principios pedaggicos que
orienta el proceso de enseanza y de aprendizaje, la investigacin cientfica y tecnolgica y la
interaccin social universitaria. Se encuentra organizada sobre una base democrtica de libre
eleccin de sus autoridades, y cuenta con un sistema de gobierno basado en los principios de
cogobierno docente-estudiantil. Amparada por la Constitucin Poltica del Estado.

Otorga

los diplomas acadmicos y ttulos en provisin nacional de pre grado y ttulos de


especialidad, maestra y doctorado en post grado.

50

La Universidad Mayor de San Simn cuenta con una poblacin de 51.778 alumnos
matriculados, 1.271 docentes de planta que, incluyendo interinos ascienden a 1.447 docentes
y 1.025 administrativos.

Posee

40 programas de estudio a nivel de licenciatura, 2

licenciaturas especiales, 17 programas a nivel de tcnico superior y 81 programas de estudio


a nivel de postgrado (UMSS, 2007).

Son muchos los desafos que desde el punto de vista de la educacin superior se plantean en la
actualidad a las universidades pblicas, para que en el marco de sus roles y competencias
observen el contexto externo e interno a los efectos de lograr que sus funciones de formacin
profesional, investigacin cientfica, interaccin social y gestin alcancen niveles ptimos de
calidad, pertinencia y eficiencia institucional (UMSS, 2008).

El plan de desarrollo universitario se constituye en un instrumento de gestin de la UMSS,


que, partiendo del mandato constitucional, se establece como expresin de la cultura
planificadora y evaluadora, para dar certidumbre a la accin institucional. Es el producto de
la accin y participacin colectiva que, bajo la gida metodolgica de la planificacin
estratgica, logra establecer un documento para la accin, que a la vez es flexible para recibir
los cambios del contexto externo para adecuarlos a los propios.

El Plan Nacional de Desarrollo Universitario 2008 2013, en etapa de aprobacin, no slo es


una accin institucional fundamental, es sobre todo una apuesta por el futuro de la Educacin
Superior Universitaria en San Simn; es una contribucin a la certidumbre prospectiva, en
una sociedad signada por el valor del conocimiento. Por ello, su puesta en marcha y
ejecucin constituyen en los prximos cinco aos un proceso permanente orientado hacia la
calidad.

La temtica general en la que se inscribe el presente estudio corresponde a un aspecto central


de la visin y misin de la Universidad Mayor de San Simn, relacionado con la construccin
de un nuevo modelo de gestin universitaria, acorde con las lneas diseadas en el Plan de
Desarrollo de la UMSS el que, de acuerdo con su enfoque y orientacin, est destinado a

51

responder institucionalmente, de manera eficiente y eficaz, a los nuevos retos y desafos que
plantea la realidad actual.

2.1.1 La Universidad como gestora de organizaciones


Con el surgimiento de la teora de la organizacin, se acentu la importancia de la
informacin. Una organizacin es un sistema conformado por personas, recursos materiales e
informacin. Esta ltima determina el "orden y el caos" entre los individuos, los recursos y en
la interrelacin personas-recursos. Por esta razn, debe considerarse a las organizaciones como
sistemas de informacin. El impacto de los cambios econmicos, polticos, culturales,
tecnolgicos y otros ha originado una revolucin en materia de gestin de informacin en las
organizaciones, se transformaron entonces las normas, los conceptos, los procedimientos, el
comportamiento, as como los productos y los servicios (Mndez, 2005).

Una unidad o centro de informacin es una organizacin del conocimiento, que mediante un
conjunto de procesos (depuracin, clasificacin, codificacin, ordenamiento, archivo,
resguardo), gestiona las capacidades, provee a los equipos de trabajo con recursos para la
solucin de los problemas de forma eficiente, y/o toma de decisiones en el menor tiempo
posible, con el objetivo final de obtener ventajas competitivas sostenibles en el tiempo y de
incrementar su excelencia y su competitividad. En este sentido, se sostiene que la gestin de la
informacin se ocupa de los resultados finales (Cursack, 2003).

Varios expertos en sistemas administrativos afirman que los profesionales de archivos y


manejo de informacin son un factor indispensable para la permanencia y gestin acadmica
de una universidad. La gestin del conocimiento es la gestin de los activos intangibles que
aportan valor a la organizacin al momento de obtener capacidades y competencias esenciales
y distintivas (Bartle, 1998).

En el mundo de los servicios de archivos y manejo de informacin, las ideas de la calidad no


deben vincularse slo con la tenencia de recursos tecnolgicos. Si el usuario/cliente no recibe
los servicios como l los solicita y los espera, el fracaso es seguro (Oporto, 2005).

52

2.1.1.1. Procesos universitarios

Si analizamos los procesos universitarios vigentes en la Universidad al presente (enseanza


aprendizaje PEA, investigacin cientfica y tecnolgica - ICYT, interaccin social
universitaria ISU, administracin financiera - DAF, servicios estudiantiles DUBE), se puede
afirmar que los mismos no constituyen procesos en s mismos, por cuanto no se encuentran
interrelacionados entre s, particularmente en lo que significa el manejo de informacin y
archivos que se generan en cada una de estas reas, conducentes a la toma de decisiones.

Si bien existe generacin de informacin, la misma, debido a lo anterior, permanece en los


mandos operativos, no se expande a los mandos medios y superiores. Por otro lado, la mayor
parte de la informacin se halla dispersa, haciendo que su manejo y/o procesamiento se torne
difcil y en algunos casos imposible de acceder. La toma de decisiones desinformadas, sin
sustento y en muchos casos inapropiados, se traducen en una gestin universitaria carente de
calidad y en un mal manejo de recursos humanos y econmicos, evitando que la Universidad
cumpla con su encargo social y no logre su acreditacin como una universidad de primer
nivel.

Para revertir a tiempo esta situacin, se postula como una idea a defender, la necesidad de
modelar una gestin de calidad universitaria basada en el manejo de la informacin, para que,
junto al Plan de Desarrollo, permita apoyar la construccin de una Universidad estatal y
pblica potenciada en la formacin de profesionales que contribuyan al desarrollo del pas en
lo que queda de esta primera dcada del 2001.

2.1.1.2. La Universidad como objeto de estudio


La competitividad como problema vincula el medio social con la institucin ya que, aunque se
manifiesta en el medio social, lo que es ms o menos competitivo es la Universidad, que se
convierte en el objeto de transformacin del proceso acadmico, y en segunda categora del
proceso administrativo.

53

En una primera aproximacin se observa que la Universidad surge, como institucin social,
para formar a los profesionales que necesita la sociedad para resolver los problemas presentes
en la misma. Para ello, dicho profesional hace uso de los conocimientos que aprendi en la
Universidad y, en ocasiones, tiene que investigar para poder resolverlos. Esto implica que una
verdadera formacin requiere ofrecer la cultura existente y la manera de enriquecerla.

La Universidad es fuente de conocimiento ya que conserva la cultura y la transmite a las


generaciones futuras; tambin, desarrolla y promociona la ciencia, la tecnologa y todas las
ramas de la cultura, entre ellas la lgica de la investigacin cientfica.

Para preservar, desarrollar y promover la cultura en la sociedad, se necesita formar a


ciudadanos que, como trabajadores, se apropien de dicha cultura y la apliquen; profesionales
que, adems, la desarrollen mediante la innovacin, la creacin y el descubrimiento desde
posiciones ticas consolidadas y en correspondencia con los intereses y valores ms preciados
por la sociedad en evolucin permanente.

De ah que la universidad es la institucin social que surgi objetivamente en un momento


histrico determinado, a partir de las condiciones, posibilidades y necesidades que la misma
sociedad gener, con la funcin de conservar, desarrollar y promover

la cultura de la

humanidad, fundamentalmente, mediante la formacin de profesionales.

La universidad, en su comportamiento propio, es un complejo proceso social.

Como

institucin social, es una organizacin que posee una serie de principios y valores que refleja
la cultura e intereses de la sociedad, designados a lograr metas precisas; fundamentalmente en
la formacin de los recursos humanos.

2.1.2. Nueva visin de gestin institucional

Se postula que, desde gestiones atrs, se hace nfasis en la importancia de las organizaciones
sustentadas en el conocimiento. Las universidades han sido instituciones totalmente centradas

54

en el conocimiento. Esta es la funcin de la gestin acadmica, la cual es importante porque


con ella:
se contribuye a definir el rumbo de la universidad,
se realiza diseo, implantacin y operacin de las decisiones acadmicas,
se evalan los programas acadmicos y se asegura su calidad (UMSS, 2001)

En este marco de referencia conceptual, la informacin utilizada para el diseo de la


currcula de la formacin profesional que imparte la universidad y su aplicacin a la
gestin acadmica ponen en evidencia la relevancia conceptual y prctica de la informacin
en la planificacin y administracin de lo acadmico, entendiendo a sta como el proceso
que tiene como resultado la formacin de recursos humanos y la generacin de ciencia y
conocimiento.

En este sentido, si por tema entendemos el campo de conocimiento en el cual se inscribe el


aspecto central del estudio, en este caso el tema es la gestin de la informacin con fines
acadmicos (Bartle, 1998). Su trascendencia como tema es casi obvia, particularmente en el
momento presente en que el futuro de la sociedad est inexcusablemente condicionado a que
sus instancias acadmicas (universidades) demuestren su capacidad de generar recursos
humanos aptos a la produccin de ciencia y conocimiento, para el uso de este conocimiento en
el desarrollo de la sociedad, de la cual es parte la universidad y consecuentemente sus
unidades acadmicas.

Entre los aos 2000-2002 y parte del 2003, en el accionar de algunas universidades, sobre la
base de resultados de evaluaciones realizadas y la lgica del modelo de administracin gestado
en el VI Congreso Nacional de Universidades, cobra fuerza la necesidad de avanzar de una
administracin de carcter normativo a una visin de gestin que articule e integre la vida
institucional de la Universidad (Daza, 2003).

El sistema de la Universidad Boliviana en su conjunto plantea, entre sus actividades, la


necesidad de formar recursos humanos en gestin de instituciones universitarias. Con esta
55

finalidad, en algunas universidades se han realizado cursos de postgrado, que capacitan a los
mandos superiores y medios de las instituciones en gestin universitaria para poder llevar
adelante el diseo del nuevo modelo de gestin universitaria que permitir la modernizacin
y garantizar calidad y productividad respondiendo a los requerimientos de la comunidad
universitaria y la colectividad en general.

2.1.3. Planes quinquenales de desarrollo


En lo que a la UMSS, sus facultades y a su entorno social se refiere, la temtica general en la
que se inscribe el presente estudio corresponde a un aspecto central de la visin y misin de la
Universidad Mayor de San Simn (UMSS), relacionado con la construccin de un nuevo
modelo de gestin universitaria, acorde con las lneas diseadas en el Plan Quinquenal de
Desarrollo 1997 2001 (UMSS, 2001). Este de acuerdo a su enfoque y orientacin, debe
responder de manera eficiente y eficaz a los nuevos retos y desafos que plantea la realidad
actual (UMSS, 2001).

En el Plan de Quinquenal 1997-2001, aprobado mediante Resolucin Rectoral, se seala


expresamente que debe realizarse una nueva y profunda reforma que permita a la Universidad
modernizarse acadmica y cientficamente, relacionarse efectivamente y en forma estrecha con
su entorno externo y adecuar su organizacin y estructura institucional a la poca;
consecuentemente (esto involucra a la Universidad y a sus facultades).

Asimismo, el Plan Quinquenal de Desarrollo 2002-2007, luego de su diagnstico del Plan


2001, establece en varios de sus objetivos la necesidad de ampliar los sistemas de informacin
y comunicacin al interior y exterior de la Universidad, para la toma de decisiones que
permitan una gestin de calidad.

El Plan de Desarrollo 2008-2013 debidamente aprobado en Consejo Universtario, contempla


en sus cinco ejes estratgicos: Formacin de Pregrado, Investigacin, Interaccin, Formacin
de Postgrado y Gestin de Soporte, dentro de lo que son sus objetivos estratgicos y objetivos
operativos, el manejo de la informacin junto a la incorporacin como herramienta

56

fundamental las NTIC. Es por ello que la unidad administrativa, denominada Archivo Central
de la UMSS, se constituye en la principal fuente de informacin, que si bien se encuentra
informatizada en cuanto a base de datos, an no cuenta con la informacin digitalizada y
puesta al alcance de las mximas autoridades ejecutivas (MAE) y usuarios a travs de la red
Intranet e Internet.

2.1.4. Antecedentes del Archivo Central de la UMSS

El Archivo Central de San Simn resguarda la documentacin histrica de San Simn desde
1826 a la fecha. En primera instancia, en el ao1954, el archivo de los documentos estaba
encomendado al Secretario del Rectorado, por encargo del

Secretario General de la

Universidad, Enrique Levy Meruvia. Es en 1955 que se decide de urgente necesidad la


creacin de un tem para el cargo de archivero. Hasta ese ao, el Dr. Jos Francisco Lora
Secretario del Rectorado, fue quien tuvo la tarea de organizar los documentos de los ltimos
aos.

Es en este sentido, que en fecha 25 de marzo de 1955, el Dr. Jos Francisco Lora, Secretario
del Rectorado, eleva un informe completo de los documentos del Archivo General de la
Universidad que a esa fecha resguardaba en una cantidad de 161 paquetes. Elabora el primer
catlogo con la finalidad de facilitar el trabajo de bsqueda y ubicacin de los originales para
las certificaciones o testimonios que otorgaba la Universidad

El catlogo no segua ningn ordenamiento cientfico bibliogrfico, pero, como catlogo


preliminar, pudo utilizarse para una labor ms cientfica que hizo del archivo un departamento
eficiente, orgnico y completamente ordenado.

Por otro lado, cabe hacer notar que los documentos, desde la fundacin de la Universidad, no
tienen un ordenamiento y catalogacin mediante tcnicas universales bibliogrficas para
archivos. De ah que la necesidad de contratarse un funcionario responsable, en lo posible un
tcnico o, en su defecto, un emprico con amplia experiencia sobre biblioteconoma y tcnica
de archivos se haca indispensable, aunque se tropez con la falta de profesionales archivistas.
57

El Archivo Central desde su creacin tiene singular valor histrico, ya que se constituye en
uno de los fondos documentales histricos de importancia en Cochabamba por el mismo
hecho de pertenecer a la Universidad, primera institucin cultural educativa del
Departamento.

En su vida institucional, podemos visualizar claramente dos perodos

importantes de cambio en su estructura interna, los mismos que citaremos a continuacin:

PERIODOS DE CAMBIO.Central, data desde

El perodo de cambio que ha experimentado el Archivo

1995, cuando la Jefatura adopta la sistematizacin de los registros

codificados en software especializados para archivos como es el paquete FILE MAKER, un


buscador desarrollado para facilitar la bsqueda y ubicacin de los documentos. Asimismo,
toda la documentacin encajonada en un 40% fue debidamente depurada, seleccionada,
codificada y archivada.

Del 2000 a la fecha, se considera un perodo de mucha importancia porque aquel archivo
esttico e inactivo ingresa a una interaccin con el pblico interno y externo de la Universidad.
Mediante una Resolucin Rectoral, se otorga al Archivo Central la potestad de ser la nica
unidad autorizada para comparar y verificar la autenticidad de documentos resguardados para
su posterior legalizacin por las autoridades superiores, en vista de dar fiel cumplimiento a las
disposiciones contenidas en el Cdigo Civil.

Esta interaccin y cambio de actividades del Archivo permite la captacin de recursos propios
por la venta de servicios que presta esta unidad a toda la comunidad universitaria y al pblico
externo, fondos que le permiten el equipamiento tecnolgico para la elaboracin de bases de
datos de registros referentes a documentacin de la normativa institucional . A partir de este
perodo, el Archivo Central cobra inusitada importancia, pues su responsabilidad se asemeja al
de una Notara de Fe Pblica, al dar fe y autenticidad a los documentos custodiados para su
legalizacin posterior.

58

2.1.2.1. Archivo histrico institucional

Cuando se habla de un archivo, la tradicin nos lleva a imaginar, de un modo natural, un local
oscuro y polvoriento donde se amontonan, en forma ms o menos ordenada, grandes
cantidades de legajos de contenido vago e impreciso. En el caso de que se deba buscar por
necesidad algn documento, apenas se sabe que ha acabado en el Archivo, se confa su
bsqueda y localizacin a la buena suerte y a un intenso trabajo muscular para separar y
examinar innumerables legajos polvorientos. Slo en el caso de que no est disponible, en el
dintel del local, se confa en el inevitable empleado que lo sabe todo acerca del lugar en que
se encuentran todos los documentos de la institucin.

Es de todo punto evidente que esta situacin, ms tarde o ms temprano deba ser corregida,
ya que con el paso del tiempo la acumulacin de documentos se hace tan enorme que obliga a
los directivos responsables a adoptar medidas drsticas para evitar de funcionamiento de un
modo ptimo esta parte vital de la organizacin definida anteriormente con su memoria.

El Archivo es una de las unidades ms delicadas de toda la Institucin.

No se trata

simplemente del almacenamiento de documentos y libros tan solo para hacerlos desaparecer
de la vista, sin ningn principio de orden. Es una organizacin sistemtica que garantiza la
seguridad y conservacin de documentos y que permite la localizacin inmediata, con rapidez,
cuando se los necesita, en el tiempo ms breve posible. El archivo es fundamental para toda
empresa y/o institucin. Para que el archivo cumpla sus funciones con eficiencia y seguridad
alcanzando una calidad total, es menester que sea manejado por personal idneo y capaz.
2.1.2.2. Base Legal de los archivos histricos
Hoy en da,

las documentaciones pblicas se declaran de mxima utilidad y necesidad

nacionales, y estn enmarcadas en los Decretos Supremos No. 22144 y 22145, emitidos el 2 de
marzo de 1989, durante la presidencia de Vctor Paz Estenssoro, por constituir bienes y
recursos del pas indispensables para la administracin pblica, la informacin e investigacin

59

cientfica, promocin de la conciencia cvica y el desarrollo nacional (Min. Informaciones,


2003).

Asimismo, estos decretos declaran la utilidad y necesidad nacionales, la obligacin del Estado
y, por ende, de instituciones de precautelar la preservacin y accesibilidad de las
documentaciones pblicas para los fines mencionados en el primer prrafo. Se define como
documentaciones pblicas, las resultantes de la funcin, actividad y trmites de cualesquiera
estructuras administrativas, estando contempladas las universidades en las estructuras
desconcentradas.

Un sistema archivstico de informacin es el que dota informacin precisa, actualizada,


estandarizada, sistematizada y coherente para la apropiada toma de decisiones. Las funciones
de un sistema archivstico de informacin estn relacionadas con la recoleccin, clasificacin,
agregacin y anlisis de la informacin relevante para toda planificacin y/o toma de
decisiones. Permite la organizacin y clasificacin de indicadores a fin de coordinar planes y
programas de innovacin y desarrollo, hacer seguimientos de los procesos, integrar procesos y
evaluar el impacto de sus resultados, de tal manera que se puedan priorizar las acciones
futuras.

2.2. Conclusiones parciales del captulo


La economa mundial se dirige hacia un Nuevo modelo econmico basado en el
conocimiento en el que ste tiene un claro valor diferenciador, aportando ventajas
competitivas gracias a su gestin.
Los desafos de la educacin superior, y por ende la Universidad Mayor de San Simn, al
presente contemplados en el Plan de Desarrollo 2008-2013,
procesos de

corresponden a realizar

formacin de pregrado y postgrado potenciados por la investigacin

cientfica, tecnolgica e innovacin, que permitan realizar una slida interaccin social
que oficie de vinculacin entre las demandas de la sociedad y las ofertas de la Universidad.

60

Ante la ausencia de un sistema de informacin que integre los procesos universitarios, para
la consecucin de estos desafos, es preponderante la integracin de los procesos (PE, PA,
ICYT, ISU, DUBE), utilizando para ello la informacin acadmica de la normativa
institucional con la que cuenta el Archivo Central.

A travs de La Ley del Sistema Nacional de Archivos, promulgada en la Cmara de


Diputados, todas las instituciones pblicas del pas y las personas individuales y colectivas
de derecho privado asumen la responsabilidad de conservar organizar, servir y difundir el
patrimonio documental de la nacin. Por tanto, el Archivo Histrico de la UMSS, que
forma parte del Sistema Nacional de Archivos, junto al resto de universidades pblicas del
pas, deber dar cumplimiento a estas disposiciones en resguardo de este patrimonio
documental que no slo pertenece a la UMSS, sino a Bolivia. Su incumplimiento a partir
de esta ley ser sancionado civil y penalmente.

Un plan de gestin para el cambio es requerido para disponer de un instrumento que


oriente las acciones de mejora descritos en el Plan de Desarrollo 2008-2013, para
desarrollar estrategias en el marco de la visin y misin de la UMSS.

En este panorama, los componentes del nuevo marco de un modelo innovador de gestin de la
informacin, comunicacin y supervisin se vinculan entre s, generando una sinergia que,
mediante un sistema integrado, podra responder de manera dinmica a las circunstancias
cambiantes del entorno universitario. De este modo, el sistema de informacin tendra que
estar entrelazado con las actividades operativas y de decisin de la universidad y, por tanto,
influir en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales insertos en su plan
estratgico (Bartle, 1998).

61

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO DE LA INVESTIGACIN
El diseo metodolgico del presente trabajo de tesis, sobre gestin innovadora y prospectiva
de informacin acadmica para la toma de decisiones estratgicas, precisa el proceso y el
control de la investigacin, indicando los procedimientos y las condiciones para lograr la
informacin necesaria que permiti conseguir los objetivos formulados, respondiendo al
problema planteado, creando las mejores condiciones para cumplir estrictamente los objetivos
de la investigacin y controlndolos, de acuerdo con los recursos disponibles y propuestas
formuladas (Tafur, 1995).

3.1. Metodologa

La Tesis incluye, adems de una revisin bibliogrfica respecto del tema investigado, un
sondeo del mercado para describir el grado de utilizacin de los sistemas de informacin en la
UMSS.

Para entender el fenmeno y cumplir con los objetivos propuestos, podemos declarar que se
llev a cabo una investigacin de tipo no experimental, descriptivo y explicativo.

Se identificaron las siguientes unidades y variables de estudio:

Unidad de anlisis: Rectorado, Secretara General y Seccin Archivos


Variable independiente: sistema de informacin
Variable dependiente: toma de decisiones estratgicas

La tcnica de recoleccin de la informacin de campo utilizada fue la de entrevistas personales


semi estructuradas, en base a dos cuestionarios guas. A los fines de complementar la
informacin y obtenerla desde distintos puntos de vista, fueron entrevistados, con un
cuestionario, las MAE, decanos y directores y con segundo cuestionario responsables de

62

varios archivos de la UMSS. Los primeros supieron caracterizar los SI de Institucin desde el
punto de vista funcional y acadmico y los segundos desde aspectos tcnicos indicando el
grado de apoyo que estos SI les brindan en sus funciones directivas y cotidianas.

Los pasos seguidos en la investigacin se resumen en la Tabla 3.1.

TABLA No. 3.1


Paso

Pasos de la investigacin
Actividad

1.

Caractersticas de la Investigacin

2.

Determinacin del universo de estudio

Identificacin de las variables de estudio y fuentes

4.

Determinacin de las tcnicas de recoleccin

5.

Diseo de instrumentos de recoleccin

6.

Recoleccin de la informacin

7.

Procesamiento de la informacin

8.

Diseo de la matriz metodolgica

9.

Presentacin e interpretacin de los resultados.

Fuente: Elaboracin propia (2008).

3.1.1. Caractersticas de la investigacin

La investigacin desarrollada es de base dialctica, y se orient bajo el paradigma sociocrtico, porque busca solucionar un problema de la realidad educativa, siguiendo un enfoque
cuali-cuantitativo, con una investigacin comprometida no neutral y un sujeto de investigacin
participante. La flexibilidad metodolgica del enfoque permiti acudir a una variedad de
mtodos relacionados con el proceso lgico de gestin del conocimiento, cuya naturaleza
radica en tres aspectos: observacin, descripcin y explicacin de la realidad. Los mtodos

63

generales empleados y descritos en detalle en el Anexo 3, Matriz Metodolgica fueron


especialmente los siguientes:

Inductivo deductivo.

El mtodo deductivo se refiere a derivar proposiciones

particulares como consecuencia de una universal, es decir, consiste en ir de lo general a


lo particular. Lo que se intenta lograr es derivar determinadas consecuencias. El
mtodo inductivo, por el contrario, utiliza cierto nmero de hechos particulares como
base de afirmaciones generales. En el presente trabajo, a partir de observaciones
concretas sobre las unidades de anlisis, se infieren y extienden afirmaciones de tipo
general.
Anlisis y sntesis. Por medio del anlisis, se identificaron cada una de las partes que
caracterizan el anlisis interno y externo del Archivo Central; de este modo,

se

establecieron relaciones causa-efecto entre stos. Mediante la sntesis, se relacionaron


los elementos componentes del problema y se formularon explicaciones a partir de su
estudio.
Modelacin. Permiti construir el modelo terico para representar la gestin
acadmica de la informacin, reproduciendo determinadas propiedades y relaciones del
objeto investigado con el fin de estudiarlo en detalles para revertirlo posteriormente en
beneficio de la propia prctica de la direccin y la formulacin de la propuesta
resultante del presente trabajo.
Sistmico, Sirve para considerar los componentes del modelo como un todo coherente,
interrelacionado interna y externamente, que produce un resultado de orden superior.

En atencin a las caractersticas del objeto de estudio, y por el nivel de informacin requerido,
se desarroll un estudio de tipo exploratorio descriptivo (Iovanoich, 2004; Carr, 1988). Es
exploratorio ya que no existe ningn trabajo similar orientado a la Unidad de Archivos que
tenga un enfoque estratgico y descriptivo porque se identificaron los elementos y las
caractersticas del problema de investigacin, que involucra el anlisis del comportamiento de
los usuarios.

Se describe la recopilacin de la informacin, con el propsito de formular


64

estrategias y cursos de accin donde inicialmente se expone una situacin ya existente,


analizndola y obteniendo de ella la informacin relevante. Posteriormente se realiza una
investigacin de tipo concluyente, con el fin de recolectar datos para la aplicacin de un
anlisis causal y evaluacin de la informacin obtenida.

Es til desarrollar este tipo de

investigacin porque, al contar con sus resultados, se simplifica abrir lneas de investigacin y
proceder a su consecuente comprobacin.

Con este tipo de investigacin, se logr recolectar informacin de Rectorado, Secretara


General y el Archivo Central, en todos sus aspectos ms importantes de manejo de
informacin acadmica, logrando describir los problemas encontrados y obteniendo una base
de informacin correcta para el posterior anlisis que nos permita disear el nuevo modelo de
gestin de informacin acadmica.

Asimismo, en correspondencia con el paradigma orientador seleccionado, la investigacin


tiene un enfoque cuali-cuantitativo que permite el estudio de situaciones complejas en su
propio contexto con informacin preferentemente cualitativa.

3.1.2. Determinacin de la poblacin y muestra


Una poblacin est determinada por sus caractersticas definitorias, por tanto, el conjunto de
elementos que posea esta caracterstica se denomina poblacin o universo. Poblacin es la
totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una
caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin. Para la
recoleccin de la informacin necesaria acerca del universo de estudio, se recurri a fuentes de
informacin primaria, es decir a la consulta directa a los docentes, estudiantes, autoridades
superiores (Rector, Secretario General, Vicerrector, decanos, directores y otros), y luego a las
fuentes de informacin secundaria, tales como los datos histricos de gestiones pasadas,
fondos de archivos, datos sobre manejo de la informacin histrica de gestiones pasadas,
documentos sobre normativa institucional y procesos de archivstica.

65

3.1.3. Identificacin de la informacin a recolectar y fuentes de informacin


Dada la naturaleza de la informacin, se utilizaron tcnicas de carcter cualitativo y
cuantitativo, para el primer caso la tcnica de entrevista personal, observacin de los procesos
y reuniones de grupo, y revisin de documentos, en el segundo.

a) Fuentes de informacin primaria

La informacin primaria se obtuvo mediante elaboracin de entrevistas

estructuradas,

diseadas para obtener informacin ms precisa, aplicadas directamente a las unidades de


anlisis (MAE, Rectorado Secretaria General y Archivo Central).

b) Fuentes de informacin secundaria:

Esta informacin se obtuvo a travs de revisin documental

de Rectorado Secretara

General y Archivos, revisin documental del entorno y documentos histricos.

3.1.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de informacin


La observacin de los procesos

es una tcnica que puede ser casual o sistemtica,

dependiendo de la naturaleza de la informacin a obtener y de la objetividad de los datos


buscados. Fundamentalmente consiste en observar en terreno la forma en que se
desarrollan los procesos, las actividades de los involucrados, la cantidad o calidad de un
elemento componente del objeto de estudio y otros aspectos. En el estudio realizado se
recurri a esta tcnica para recabar datos acerca de la infraestructura, la documentacin
generada, los procesos, el sistema de resguarda, tcnicas archivsticas empleadas, soporte
de las NTIC etc.
El uso de fuentes documentales es una tcnica comnmente empleada para el recojo de
informacin; permite escudriar en gran variedad de documentos disponibles en la
institucin.

Aunque los mismos no estn debidamente ordenados, hay siempre la

66

posibilidad de conseguir informacin histrica de procesos de gestin de la informacin


acadmica.
La entrevista personal es una tcnica que consiste en la conversacin sostenida con
personas directamente involucradas con los temas en estudio, y dependiendo de la
informacin que se requiere, pueden ser estructuradas o no-estructuradas.

En esta

investigacin se us esta tcnica para rescatar las percepciones de los involucrados sobre
distintos aspectos del Archivo Central, tambin para recolectar alguna informacin
histrica o de otros temas en los que no se dispone de documentacin.
Las reuniones de grupo hacen referencia a un conjunto de personas de inters comn que
sesionan sobre un tema en especial.

En la investigacin se aplic para la obtencin de

informacin de tipo cualitativo y la validacin de informacin.

3.1.5 Instrumentos de recoleccin de la informacin


La tcnica de recoleccin de la informacin de campo utilizada fue la de entrevistas personales
semi estructuradas, en base a dos cuestionarios guas. A los fines de complementar la
informacin y obtenerla desde distintos puntos de vista, fueron entrevistados, con un
cuestionario, los responsables de Archivos y con otro, las MAE, decanos y Directores. Los
primeros supieron caracterizar los SI de la informacin acadmica

desde el punto de vista

funcional y tcnico y los segundos, indicar el grado de apoyo que stos les brindan en sus
funciones directivas.

En cuanto a las fuentes de informacin primaria, se han estructurado las correspondientes


planillas de entrevistas, para autoridades, decanos, directores y jefa de la Unidad de Archivos,
siempre en atencin a las variables de estudio.

En cuanto a las fuentes de informacin secundaria, se han considerado los documentos


histricos, tales como resoluciones, reglamentos, actas, convenios, informes de actividades

67

por gestin y otros relacionados a la normativa institucional que sirven como informacin
acadmica, para la toma de decisiones estratgicas.

En el diseo de entrevistas semi estructuradas se incluy una serie de preguntas concretas


para la recoleccin de informacin exacta sobre los temas de investigacin, alternadas con
preguntas de tipo abierto para la informacin general y las percepciones. Las entrevistas se
utilizaron como tcnica de recopilacin de informacin posible segn los objetivos
mencionados, por lo que se han elaborado varios modelos de acuerdo con los tipos de
responsabilidad. De esta manera se tienen los instrumentos siguientes:
Modelo de entrevista para las MAE, Decanos, Directores y Jefes
Modelo de entrevista para personal que tiene a su cargo los fondos de archivos

Estos instrumentos presentados en el Anexo 2 fueron aplicados en la gestin 2008 y fueron


elaborados con preguntas cerradas. Tambin se incluyeron algunas preguntas de tipo abierto,
con el fin de recabar informacin acerca de percepciones de los encuestados sobre algunos
temas.

La recoleccin de datos fue complementada con la tcnica de reuniones de grupo, donde


participaron los responsables del manejo de documentacin y las autoridades, con el fin de
rescatar informacin sobre los procesos y percepciones cualitativas de diversos aspectos.
Estas reuniones fueron de carcter abierto, es decir, no-estructuradas, aunque s se traz un
lineamiento general mediante una gua de desarrollo de la reunin, que fundamentalmente
tuvo la finalidad de verificacin de resultados, producto de las observaciones en terreno, para
as contar con un instrumento ms de retroalimentacin de la informacin.

3.1.6. Recoleccin de la informacin


Esta parte del enfoque metodolgico se refiere a la aplicacin de los instrumentos de
recoleccin en las muestras determinadas para este efecto. Fue importante planificar este
trabajo de campo, para llegar a todos los involucrados. Adems se tom en cuenta las mejores

68

condiciones, con el propsito de lograr datos efectivos, esto implica informar y preparar a los
involucrados, crear un clima propicio y acomodar adecuadamente el tiempo y los recursos.

3.1.7. Procesamiento de la informacin


La primera fase del tratamiento de la informacin consisti en la revisin documental, siempre
dentro del marco de establecer un diagnstico inicial, o establecer las condiciones actuales en
las que se desarrolla el Rectorado Secretara General y el Archivo Central, desde el punto de
vista de la gestin de informacin acadmica para la toma de decisiones estratgicas. Este
trabajo consisti en la revisin de documentos de informacin acadmica, normativa
institucional y disposiciones emitidas por las MAE.

La segunda fase de tratamiento de la informacin consisti en el diseo y aplicacin de las


entrevistas, para lo cual se plantearon los correspondientes objetivos de cada una, se disearon
los formularios, se defini el campo de aplicacin de cada una, se aplicaron los instrumentos
para luego procesar la informacin de modo estadstico y se concluy con el correspondiente
anlisis de resultados, as como su ampliacin cualitativa.

La tercera fase consisti en la aplicacin de la tcnica de reuniones de grupos, en las que


participaron los tomadores de decisiones y los responsables del manejo de archivos para
poder conocer las falencias que existen en cuanto a contar con la informacin al instante, en
red, para sustentar la toma de decisiones estratgicas, permitiendo la integracin de los
diferentes procesos acadmicos.

La ltima fase de esta investigacin es la presentacin e interpretacin de los resultados, la


cual ser realizada en el prximo captulo, utilizando las herramientas pertinentes dotadas por
la planeacin estratgica.

69

CAPTULO IV
RESULTADOS DE LAS INDAGACIONES EMPRICAS (TRABAJO
DE CAMPO)
4.1. Antecedentes

Continuando con la metodologa de la investigacin propuesta en el captulo anterior, en el


presente captulo se realiza la presentacin e interpretacin de los resultados obtenidos en el
trabajo de campo desarrollado a partir de fuentes primarias y secundarias con el propsito de
obtener informacin necesaria para establecer los lineamientos a tomar en cuenta al momento
de realizar la propuesta del nuevo modelo.

El trabajo de campo pretende describir el grado de desarrollo y de uso estratgico de los


sistemas de informacin por parte del Rectorado, Secretara General y Seccin Archivos
(unidades de anlisis del presente estudio)

4.2. Presentacin e interpretacin de resultados

El trabajo de recoleccin de informacin para fines diagnsticos se realiz en dos partes:

Un modelo de entrevista aplicado a las MAE: Rector, Vicerrector, Decanos de las distintas
Facultad, Directores de la Direccin de Planificacin Acadmica, Direccin de Extensin
Social Universitaria, Direccin de Investigacin Cientfica y Tecnologa, Director de la
Direccin Universitaria de Bienestar Estudiantil, Direccin Universitaria de Evaluacin y
Acreditacin, para conocer los problemas que han confrontado al acceder a la informacin
acadmica.

Una segunda entrevista dirigida a Responsables de archivos perifricos y tres reuniones de


grupo con acadmicos y administrativos involucrados en temas de gestin y cambio en la

70

UMSS. Un desglose de las respuestas ms significativas que se pudo lograr a travs de las
encuestas aplicadas a los entrevistados se encuentran a continuacin:

4.2.1. Acceso ptimo a la informacin acadmica que resguarda el Archivo Central.


La totalidad de los entrevistados respondieron que no se cuenta con un acceso ptimo a la
informacin acadmica, es ms muchos de ellos ni siquiera tienen conocimiento del tipo de
informacin que se resguarda.

El Rector manifest que informatizando

toda la

documentacin se ahorrara tiempo y espacio. El espacio es un tema muy controversial en el


Archivo de la UMSS y que confrontan todos los archivos de Bolivia.

Los mximos ejecutivos de empresas, organizaciones, instituciones y universidades tienen la


idea de que informatizando o digitalizando la informacin esta ser almacenada en una
pequea caja donde ocupe un espacio de un metro cuadro y se debera proceder a la
incineracin de toda la informacin fsica resguardada, pues en alguna oportunidad un rector
manifest que muchas de las personas que formaban parte de aquella documentacin ya
haban fallecido, por lo tanto esa documentacin deba pasar a un repositorio fuera del campus
central en otra rea de la universidad para su almacenamiento permanente o su incineracin.

Realmente, es grande la ignorancia de los niveles de direccin sobre el resguardo del


patrimonio de una institucin que la conforman los archivos, de ah que como detallamos en
captulos anteriores concernientes al Archivo Histrico, le ley de Archivos est pronta a ser
promulgada por el gobierno para resguardar todo el patrimonio documental de la nacin con
normativas de resguardo y sanciones para los que destruyan y atenten contra la conservacin
de los documentos.

Esta pregunta fue respondida positivamente por los mandos intermedios y administrativos
responsables de los diferentes archivos de oficina existentes en la UMSS, pues este grupo
humano es el que accede constante y permanentemente a la informacin resguardada en el
Archivo Central, ya sea va telfono, fax. Sobre todo las secretarias que son las que reciben

71

las solicitudes de informacin acuden de inmediato al Archivo para poder atender a su


superior o usuarios en general con los requerimientos del caso.

4.2.2. Puntos fuertes y dbiles en el manejo de la informacin acadmica en la Seccin


Archivos

La mayora de los entrevistados coincidieron en que uno de sus puntos fuertes del Archivo
Central es su sistema archivstico de ordenamiento y clasificacin de la documentacin. Las
MAE identificaron como punto fuerte la confiabilidad y transparencia.

Los puntos dbiles fueron identificados como: falta de digitalizacin de la documentacin,


falta de socializacin de la informacin y carencia de recursos humanos capacitados para
poder cumplir con las actividades descritas en el Plan Estratgico del Archivo Central. La
falta de infraestructura adecuada tambin fue identificada como un punto dbil.

El Director de Postgrado de la Facultad de Cs. Econmicas manifest que el resguardo de la


documentacin del Archivo Central en forma parcial, no completada es un punto dbil. Este
aspecto es un tema ligado a la falta de infraestructura, falta de personal capacitado y falta de
un sistema de digitalizacin, porque es bien cierto que el Archivo Central no cuenta con
informacin de otras reparticiones que no sea Rectorado y Secretara General y normativa
institucional general. No se cuenta con informacin especfica y vigente solo para facultades
o unidades y es por ello que Guevara manifiesta con certeza que el Archivo Central no
resguarda la documentacin de ningn post grado Facultativo, tampoco de la Escuela
Universitaria de Postgrado que agrupa a todos los postgrados de las Facultades.

Luego de muchas reuniones con las MAE y resistencia de la EUPG (Escuela Universitaria de
Post Grado), se logr que se d cumplimiento al reglamento de ttulos y grados que establece
como nica unidad de resguardo y custodia de expedientes de ttulos y diplomas de pre y post
grado emitidos por la UMSS, al Archivo Central. Puesto que hacen 4 aos atrs que el
Archivo Central dej de recibir estos expedientes para su revisin, clasificacin, empaste,
sistematizacin y resguardo posterior.
72

Los mandos intermedios identificaron como debilidad que el archivo no cuenta con el archivo
de tesis. Al respecto se indag por qu a partir del ao 2000 el Archivo Central elimin el
resguardo de las tesis como antecedente de la extensin de diplomas Acadmicos, la respuesta
fue que por falta de espacio se depur las tesis y se otorg la responsabilidad del resguardo de
las tesis a las bibliotecas facultativas, mediante una resolucin expresa.

4.2.3. Importancia de las NTIC en los procesos de archivstica

La percepcin de los entrevistados fue calificar como importante la implementacin de las


NTIC en los procesos de archivo por constituir una excelente herramienta para el manejo de
la informacin. Para ello se requerir la capacitacin de los recursos humanos en las NTIC
para cumplir con una buena gestin en los diferentes archivos de la UMSS. Asimismo
hicieron notar que actualmente se hace un mal uso de la intranet e internet por parte de los
usuarios de la UMSS.

4.2.4. Toma de decisiones sustentadas por informacin acadmica resguardada en el


Archivo Central.

Las mximas autoridades ejecutivas, decanos, directores

manifestaron que no tienen un

acceso fcil y oportuno a la informacin requerida, de ah que la toma de decisiones no es


sustentada por la informacin acadmica. Sugieren que

la informacin acadmica

sea

digitalizada y puesta en red a travs de la Intranet para un acceso rpido, ya algunas


autoridades ejecutivas as como el Secretario General,

Decanos y Directores solicitan

informacin a travs de la secretaria, el mensajero acuden personalmente al Archivo Central.

4.2.5. Importancia de la digitalizacin de documentos resguardados en el Archivo


Central.

La opinin mayoritaria sobre una gestin innovadora y prospectiva del Archivo Central fue,
la necesidad de informacin digitalizada en red, para su acceso inmediato y oportuno. Para
lograr este objetivo se requerir de una buena infraestructura con ms espacio y recursos
73

humanos capacitados en las NTIC dotacin de equipamiento y compromiso de autoridades y


trabajadores.

4.2.6. Informacin Acadmica en Red permitir una integracin de los procesos PA,PE,
ICYT, ISU, DUBE

En opinin de los entrevistados no existe una integracin de los procesos PA, PE, ICYT, ISU,
DUBE, solo se tiene islas al interior de la UMSS y por tanto se considera importante contar
con la informacin acadmica en red para permitir esta integracin importante para la
consecucin de planes y proyectos, as como evaluacin y obtencin de resultados. Algunas
autoridades no vean preponderante el concurso de Archivo Central en esta integracin, por
cuanto se la consideraba como unidad de servicio, sin participacin en los procesos de
gestin.

4.2.7. Aspectos para el mejoramiento del Archivo Central que permitan su


jerarquizacin en el organigrama actual

Los entrevistados propusieron varios temas para el mejoramiento de las actividades del
Archivo Central, tales como la necesidad de implementacin de las en todos sus procesos,
mediante el concurso y capacitacin de los recursos humanos para lograr un compromiso de
parte e identificacin con la institucin. Del mismo modo es importante que el archivo central
cuente con el apoyo de las MAE en cuanto a la dotacin de infraestructura, provisin de
equipos y jerarquizacin y cambio de nombre

en el organigrama actual de Seccin a

Departamento, en el cual ni siquiera figura por su situacin actual. Algunas sugerencias que
se dieron para un cambio de nominacin son:
Departamento de Ttulos y Archivos, o viceversa
Departamento de Legalizaciones, Archivos y Ttulos
Departamento de Ttulos y Archivo Histrico

74

4.2.8. Acceso a la informacin resguardada en archivos de gestin o de oficina y


archivos intermedios

Los entrevistados respondieron que casi nunca recurren a la informacin resguardada en estos
centros documentales, es ms no tienen conocimiento del tipo de informacin que resguardan
y no cuentan con personal capacitado en archivstica, de tal forma que existe ausencia de
informacin. Ante esta situacin las MAE facultativas prefieren recurrir a la informacin del
Archivo Central, a textos, informes o informacin del internet para poder planificar sus
actividades acadmicas y tomar sus decisiones.

Las entrevistas permitieron reforzar los objetivos de esta investigacin, logrando capitalizar
los problemas latentes que existen en torno al manejo de informacin, NTIC y archivos en
general. En esta experiencia emprica de trabajo de campo se propuso realizar un diagnstico
de los archivos existentes en las unidades de anlisis, el archivo central (caso de estudio) y
otros archivos perifricos.

4.3. Diagnstico actual del Fondo documental de Rectorado

La reparticin de Rectorado que es la instancia superior dentro del organigrama actual de la


UMSS (Ver Anexo 4), maneja un fondo documental transitorio y otro fondo documental de
gestin, que le permite tener al alcance la informacin requerida por la MAE, para abordar
cualquier problema o asumir una decisin en las diferentes reas acadmico administrativas.

La responsable del manejo de este fondo documental, (Secretaria del Rectorado), utiliza una
codificacin similar a la que maneja el Archivo Central, para el ordenamiento de toda la
documentacin recibida y enviada, tanto interna como externa. Esta documentacin no est
sistematizada y es archivada en gavetas metlicas, por una gestin, luego es enviada al
Archivo Central, al finalizar la gestin debidamente amarradas para evitar cualquier tipo de
prdida. No es foliada y tampoco es entregada con un registro detallado, tan solo es puesta en
cajones y enviada a la Unidad de Archivos.

75

Por otro lado; la documentacin de gestin referida a Resoluciones de Congresos,


documentacin del Consejo de Educacin Universitaria Superior (CEUB) Conferencias de
Rectores est debidamente ordenada y entomada en oficina de Secretara del Rectorado para
su consulta inmediata cuando as lo requieran las autoridades superiores.

4.4. Diagnstico actual del Fondo documental de Secretara General.

Esta unidad que en segunda lnea del organigrama es la unidad encargada de plasmar toda la
normativa institucional en resoluciones secretariales, rectorales y de consejo universitario y
tiene a su cargo la recepcin de toda la documentacin dirigida al Rector en primera instancia
para que prosiga su curso. En esta unidad se maneja un fondo documental transitorio de la
correspondencia recibida y enviada, as como documentos del CEUB. Al trmino de cada
gestin toda la documentacin referida a correspondencia es enviada al Archivo Central, en
cajones, sin ningn tipo de ordenamiento, control y clasificacin. En cambio la normativa
institucional es enviada con un libro de registro y controlada mediante firmas de recepcin,
conforme a un procedimiento de control establecido por el Archivo Central.

4.5. Diagnstico actual del archivo central de la UMSS.

La Seccin Archivos es una unidad que naci junto a la creacin de nuestra Universidad de
San Simn el ao 1832. Esto es respaldado por la documentacin que se resguarda a partir de
esa fecha, por ser una unidad de servicio, no existe una resolucin especfica para su
funcionamiento.

Cabe sealar que

la dependencia de esta Seccin siempre ha sido de

Secretara General y Rectorado.

Entre sus objetivos ms importantes estn:


Resguardar el archivo histrico de la universidad debidamente codificado e informatizado.

76

Constituirse en la principal fuente de informacin acadmico, cientfica administrativa,


para poder brindar informacin fiable, transparente y veraz.
Sistematizacin en una base de datos de todo el archivo histrico de la Universidad, el
mismo que en el futuro se constituir en un buscador gil para el acceso de usuarios
mediante niveles jerarquizados.
Resguardo y archivo de todos los diplomas y ttulos de pre grado y post grado otorgados
por la Universidad Mayor de San Simn.
Facilitar al pblico documentos autnticos

con validez acadmica, debidamente

legalizados para trmites varios al interior y exterior de San Simn.


Mediante el cobro de valores otorgar a la unidad de fondos propios para la compra de
equipos y empastado de la documentacin.
Otorgar informacin confiable a las unidades acadmica y administrativas de la
UMSS,vatelfono,informacinescritayoral,atravsdelIntraneteInternet,sobres
lacrados para informaciones consulares, agencias verificadoras internacional,
embajadasyotros.
4.5.1. Actividades del Archivo Central

Existen 4 reas definidas en el organigrama de actividades, con funciones claramente


definidas:

rea de atencin al cliente

Con 3 ventanillas de atencin a usuarios con la recepcin, certificacin y comparacin de


documentos varios al instante y entregas.

77

rea de Verificaciones

A travs de la informacin en red se procede a la verificacin de diplomas y/o ttulos


emitidos por la Universidad Mayor de San Simn. De no existir se recurre a la informacin
fsica. Esta rea es la que resguarda todos los sellos oficiales que se estampan en los
diferentes documentos para su posterior legalizacin por las autoridades mximas y
constituirse de esta manera en documentos oficiales para su presentacin al interior y exterior
de la UMSS.

rea de informatizacin de diplomas y/o ttulos de pre y post grado.

En esta rea se depura, ordena, se clasifica, se sistematiza en bases de datos que permiten una
fcil ubicacin, se procede al foliado y preparacin de los tomos para su empaste posterior.

rea de informatizacin de la normativa institucional y documentacin histrica de la


UMSS

Esta rea recibe toda la documentacin e informacin generada por el Rectorado, Secretara
General y Resoluciones Vice Rectorales y sigue los pasos descritos anteriormente para su
posterior resguardo aadiendo el proceso de codificacin conforme a un Plan de Archivos,
diseado por la Jefa de Archivos, que cumple normativas de Archivstica.

Recepcin,

depuracin, ordenamiento, foliado, codificacin e informatizacin de resoluciones de consejo,


rectorales, secretariales, Vice rectorales, actas, correspondencia: Rectorado, Secretara
General, Vice Rectorado, Convenios, reglamentos, publicaciones y otros. Elaboracin de
ndices que permitan la fcil ubicacin de los documentos no hallados en sistema.

Resumimos a continuacin parte de las actividades ms importantes del Archivo Central:

78

Recepcin, depuracin, ordenamiento, foliado, codificacin e informatizacin de


diplomas, ttulos en provisin nacional y ttulos de post grado. Apareo de diplomas
acadmicos con sus tesis respectivas. Elaboracin de listados que permiten la fcil
ubicacin de los diplomas.
Comparacin y verificacin fsica de fotocopias de documentacin requeridas por los
interesados con la documentacin original resguardadas en la unidad para su posterior
legalizacin por el Rector y Secretario General.
Mecanografiado de la glosa respectiva en el anverso de la fotocopia, colocado de sellos
y timbre para su legalizacin posterior.
Verificacin de la autenticidad y certificacin de todo documento que se halla
archivado en esta unidad, el mismo que es requerido por el pblico en general, para
realizar trmites internos y externos.
Cobro de valores que corresponden a verificaciones y que generan fondos propios para
la unidad.
Preparacin de tomos para su empaste posterior por contrato de servicios y custodia
permanente en estantes metlicos, que permiten la conservacin y prevencin de robos
y/o prdidas.
A continuacin en la pgina siguiente se presente un flujograma vigente para la obtencin de
informacin por parte de los usuarios internos (comunidad universitaria) y usuarios externos
(embajadas, consulados, instituciones pblicas y privadas tanto del departamento, as como
nacionales e internacionales, organismos primados y gubernamentales, etc. ) que acuden a
ventanillas de la unidad de archivos.

79

Grfico 4.1 Flujograma vigente de obtencin de la informacin acadmica por los


usuarios

Fuente: Elaboracin propia (2008)

80

4.5.2. Estadsticas extractadas de los registros del Archivo Central


La cantidad de tomos resguardados que corresponden al primer periodo histrico de la
Universidad de San Simn, asciende a 534, una coleccin importante fue devuelta al Colegio
Bolvar durante el ao 1995. La documentacin archivada en estos tomos comprende desde
1818 a 1934. Se halla resguardado en una vitrina de madera como la joya histrica ms
preciada con datos importantes de la fundacin de la Universidad Mayor de San Simn. La
mayora de esta documentacin corresponde a textos escritos con pluma y tinta, propios de la
poca.

La informacin de la documentacin histrica resguarda en tomos a partir del ao 1932 al


presente asciende a la cantidad de 11.120 tomos debidamente empastados conforme a
caractersticas diseadas por el Departamento de Imprenta de la UMSS.

Cada tomo

empastado contiene alrededor de 500 a 600 documentos (pginas) que se hallan debidamente
ordenados, clasificados, codificados y foliados, los mismos que son empastados mediante un
cocido especfico de acuerdo a normas de compaginacin, llevando en la primera hoja un
resumen ndice del contenido de cada tomo.

Toda esta documentacin es almacenada y resguardada en estantes metlicos con cinco


bandejas horizontales en un rea aproximada de 242 m2, espacio insuficiente al presente, por
cuanto los nueve funcionarios que trabajan en esta reparticin

trabajan en condiciones

incmodas de hacinamiento en vista de que todo el espacio esta completo, no adecundose a


ambientes propios de un archivo. No existe espacio fsico para una sala de investigadores y
las ventanillas de atencin

no ofrecen comodidad a los usuarios que requieren cumplir

diferentes trmites en estas dependencias.

4.5.3. Atencin a usuarios internos y externos

La atencin a usuarios internos y externos con informacin clasificada, recibida mediante


hojas de ruta, instrucciones expresas, va telfono y Fax ascienden a un promedio de 3000
solicitudes por ao verificables en libro de rdenes. La atencin con entrega de copias

81

fotostticas a 396 usuarios internos y externos, verificables con libro de rdenes. Los trmites
de comparacin y legalizacin de fotocopias para estudiantes (carnet de Identidad, pasaporte,
libretas de colegio, certificaciones notas de colegio, certificados de nacimiento) con un total
de 45.000 documentos al ao, verificables en bases de datos de caja (tem compra de valores).
Y por ltimo el total de trmites atendidos para la legalizacin de diplomas y ttulos de pre y
postgrado gestin 2007, asciende a una cantidad de 36.056. Cantidad verificable en libro de
registro.

4.5.4. Estructura Organizativa

El organigrama que rige en la unidad es la siguiente:

Grfico 4.2 Organigrama de la unidad de Archivos

Fuente: Elaboracin Propia (2008).

82

4.6. Conclusiones parciales del Captulo


El desconocimiento de la importancia de la informacin en los diferentes procesos, y el
desconocimiento de la informacin que almacena y resguarda el Archivo Central de la
UMSS al realizar las entrevistas ha permitido diagnosticar el porqu no existe una gestin
de la informacin al interior de la UMSS y la toma de decisiones desinformadas.
La ausencia de informacin adecuada y oportuna retrasa la gestin y es causa primordial
de

riesgos que

inciden en ejecucin de la planificacin, organizacin, direccin

integracin y toma de decisiones. Causa tambin atrasos en los cronogramas y plazos en


los que los tomadores de decisiones deben decidir en la promulgacin de normas
acadmicas, aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones,
etctera. (Barrera, 2008)
La informacin en las distintas, facultades y reparticiones de la UMSS no est
adecuadamente

identificada,

recopilada,

ordenada,

sistematizada

adems

la

comunicacin y difusin no se lleva a cabo en la forma y plazo que permita cumplir a


cada miembro de la comunidad universitaria con sus responsabilidades. En este mismo
marco, otro problema es disponer de informacin y no saber aplicarla adecuadamente en la
toma de decisiones.
La inexistencia de un modelo de gestin de la informacin que interacte en todos los
niveles no permite una adecuada supervisin y seguimiento de las decisiones asumidas, es
decir el sistema de control interno imperante no dispone de actividades de supervisin
continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas, lo que no permite
efectuar la superacin de la problemtica de las actividades de

la Universidad.

Actualmente la informacin es manejada en los mandos operativos, no amplindose hacia


mandos superiores.
Lo anterior explica tcnicamente como el sistema de manejo de la informacin acadmica
en la universidad, pese a su buen desarrollo y consolidacin, no ha podido ser eficiente y
83

eficaz en su empleo, porque las polticas, normativas, procedimientos y mecanismos de


acceso no han sido precisamente los ptimos, lo que repercutiendo en los bajos niveles de
los anteriormente mencionados indicadores de calidad de gestin.
Se aprecia una marcada ausencia de informacin disponible al instante, que sirva de
sustento y/o base en la toma de decisiones, haciendo que el problema principal a ser
resuelto es que si bien existen sistemas de archivos en los diferentes fondos documentales
stos son parciales, o no estn sistematizados y tampoco se encuentran inter-relacionados
entre s, con otros archivos y unidades. Como conclusin se puede aseverar que en la
UMSS existen islas y no unidades integradas.

84

CAPTULO V

MODELO PROPUESTO DEL MANEJO DE INFORMACIN BASADO


EN UN SISTEMA DE ARCHIVOS INTEGRADO
En este captulo se propone un Modelo Terico Innovador y Prospectivo de Informacin
Acadmica para la toma de decisiones estratgicas, que podr ser implementado como un plan
piloto en las unidades de anlisis Rectorado Secretara General, y el Archivo Central de la
UMSS, el mismo que, segn las investigaciones realizadas, se constituye en el Departamento
de Archivo Histrico y Ttulos de la Universidad Mayor de San Simn.

5.1. Bases para un Modelo de Gestin Universitaria

La calidad total como nuevo paradigma de gestin administrativa, constituye un reto para las
organizaciones modernas que deben garantizar eficiencia, excelencia y competitividad en el
desarrollo de sus procesos administrativos, operativos y acadmicos para obtener resultados
que satisfagan las expectativas de la colectividad en general.

Si bien el concepto de calidad total nace en las organizaciones empresariales en condiciones


de competitividad y de mercado, el concepto se ha expandido en la sociedad globalizada y la
bsqueda de la calidad es hoy de alcance universal. En este sentido, la calidad total es
importante para la UMSS porque la institucin requiere obtener resultados de alta calidad,
producirlos al ms bajo costo, en una suerte de competividad en un medio que es cada vez ms
competitivo y exigente. Por otro lado, lograr que la UMSS sea competitiva y lder para tener
una imagen y prestigio por sus resultados slo puede darse si se demuestra constantemente una
preocupacin institucional por la calidad, que en el caso de las instituciones de institucin
superior slo es posible lograr mediante una integracin de sus procesos acadmicos y de
soporte, que le permitan lograr una buena gestin.

85

5.2. Bases conceptuales del modelo.

En la calidad total y la reingeniera, corrientes muy difundidas en la actualidad, confluyen


conceptos de las teoras de la organizacin, de sistemas y de los principios de gestin, que
guan a las organizaciones e instituciones de las ms diversas caractersticas y que viven en las
condiciones de competitividad, propias de la sociedad de la informacin.

Se considera a la reingeniera como una metodologa para la gestin de proyectos de la


denominada Reingeniera Organizacional.

La UMSS se aproxima en su ltimo Plan de Desarrollo a la calidad total, la misma que se dar
a travs de una integracin de la informacin emergente de la reingeniera de sus procesos
acadmicos: PE, PA, ISU, ICYT, DUBE y de los que podramos denominar procesos
administrativos y operativos de soporte: DAF, Archivo Central.

Las bases para el cumplimiento de los principios de calidad de la informacin, son: la


estructura, los recursos humanos, el clima, la cultura organizacional, la plataforma tecnolgica
y los procesos.

De cmo se estructuran e interrelacionan estos cinco campos en el modelo, y cmo facilitan


acceso directo, seguro

y confiable a la informacin acadmica, depende el que se

garanticen las condiciones para que la informacin, ahora transformada en conocimiento,


apoye la toma de decisiones.

El Grfico 5.1. que se halla a continuacin muestra la capacidad de

integracin de la

informacin, alrededor de la cual fluyen los procesos acadmicos; el mismo resume las bases
conceptuales y aplicativa del modelo que se propone.

86

Grfico 5.1 Modelo de Integracin de procesos a travs de la gestin de la informacin

Fuente: Elaboracin propia (2008).

87

A travs de una inter relacin e integracin de la informacin acadmica planteada en el


presente Modelo se pretende coadyuvar a la integracin

de los procesos: PE, PA,

Investigacin, Extensin, que permita lograr los objetivos estratgicos del Plan de Desarrollo
de la UMSS 2008 - 2013 que plantea claramente tres objetivos centrales, para lograr un
gestin de cambio.

Objetivo 1. Transformar y desarrollar el actual modelo acadmico tanto en el pre como en


postgrado, en uno que forme recursos humanos integralmente y con calidad, de acuerdo a los
nuevos paradigmas educativos y que se base en el desarrollo de la investigacin cientfica y en
el contacto permanente con los problemas y necesidades de la sociedad.
Objetivo 2.

Transformar el modelo de gestin actual, en uno ms efectivo, eficiente,

transparente y que funcione como un sistema descentralizado y que privilegie los procesos
sobre las funciones y/o resultados y que utilice a plenitud las modernas herramientas
informticas.
Objetivo 3. Recuperar la credibilidad social a travs del diseo con la sociedad de un
proyecto de desarrollo regional y del desarrollo de investigaciones de los problemas y
necesidades sociales que abran espacios operativos de participacin de la comunidad en la
Universidad y de la Universidad en la comunidad (PROFGES, 2000).

5.3. Fundamentos para el diseo del nuevo modelo innovador y prospectivo de


informacin acadmica.

El diseo de un nuevo modelo innovador y prospectivo de la informacin acadmica, es de


imperiosa necesidad como herramienta de apoyo para lograr un nuevo modelo de
implementacin del plan estratgico de la UMSS. Realizando un anlisis, podremos aseverar
que nuestra Universidad fue una de las primeras en cumplir con el mandato constitucional de
contar con un plan de desarrollo. Es por ello que en el ao 1997-2001, se aprueba mediante
resolucin de consejo universitario el primero y nico plan quinquenal de desarrollo,
posteriormente el plan 2002-2007 debido a falta de consenso no lleg a aprobarse, pero hasta
el presente es el documento base que se toma para el plan estratgico.

88

Es importante mencionar el anlisis que efecta un acadmico de la UMSS Jorge Guevara en


una de sus publicaciones sobre Modelo de Implementacin del Plan Estratgico, que ambos
planes tuvieron el problema de ser excesivamente optimistas en la consecucin de planes, sin
reflexionar sobre los problemas y desafos que implicara su implementacin, puesto que la
gran responsabilidad se la descarg en la Direccin de Planificacin Acadmica y no fue un
compromiso institucional (Guevara, 2006).

El compromiso institucional en la implementacin de un nuevo modelo, plan, programa u otro


cambio acadmico es preponderante, pues si no existe este componente difcilmente podr
lograrse alcanzarse las metas y objetivos trazados.

Asimismo, en su anlisis externo de la UMSS, Guevara manifiesta claramente que las dos
experiencias de planificacin estratgicas han desarrollado importantes anlisis de contexto
destacndose la que hace referencia: La UMSS frente al nuevo paradigma tecnolgico basado
en la tecnologa de la informacin, el mismo que supone innovaciones tcnicas,
organizacionales y gerenciales (Guevara, 2006).

De ah que se hace de urgente necesidad y responsabilidad de las autoridades de la UMSS, que


la aprobacin del nuevo plan estratgico realmente tenga un compromiso de
comunidad y produzca un cambio real y positivo.

toda la

Con este nuevo modelo se pretende

coadyuvar a ese gran cambio con la provisin de la informacin en red a travs de la


plataforma de la UPSI y mediante el acceso gil a la informacin acadmica debidamente
clasificada, veraz y transparente. Segn

el anlisis efectuado en su libro Modelo de

implementacin del plan estratgico de la UMSS de Guevara, (ex autoridad que estuvo a
cargo de la plataforma universitaria, desde su inicio) uno de los problemas se manifiesta en
que:

.. en la Universidad Mayor de San Simn no se cuenta con un documento formal y


sistematizado, que le proporcione una base terica para la toma de decisiones y que le permita
tomar acciones adecuadas para la implementacin de cualquier iniciativa estratgica
(Guevara, 2006).

89

Para la toma de decisiones se requiere que la informacin est debidamente, ordenada,


clasificada, sistematizada y puesta en red al alcance de las MAE, para permitir su accesibilidad
a la misma en forma permanente y gil.

5.4. Actores del Modelo Innovador y Prospectivo del manejo de la informacin


acadmica

Grfico 5.2 Actores del modelo innovador y prospectivo de gestin de la informacin

Institucin UMSS

Gestores de la
informacin

Modelo
Archivos de las oficinas
de Rectorado y
Secretaria General

Procesos acadmicos
PA, PE, ICYT, ISU,
DUBE, DPA
UPSI

Personal de soporte DAF y


Archivo

Fuente: Elaboracin Propia (2008).

90

Los actores que intervienen en este Modelo propuesto son un componente fundamental para
su implementacin, sobre todo el compromiso y el apoyo decisivo de la institucin ser
valorable desde todo punto de vista. De ah que estos actores: La Universidad Mayor de San
Simn como Institucin, los gestores de la informacin en los que estn comprendidos los
archivos de oficina de gestin, de Rectorado, Secretara General, la informacin generada
por los procesos PE, PA, ICYT, ISU, DPA, DAF, DUBE, la UPSI como unidad responsable
de la provisin de servicios de informacin y por ltimo como unidades de soporte la
Direccin Administrativa y Financiera (DAF) y el Archivo Central.

Previas las consideraciones, bases, fundamentos y actores descritos en los puntos anteriores en
el modelo se propone la puesta en marcha de un sistema de informacin digitalizada para un
manejo gil de la informacin acadmica que se genera en las unidades de anlisis Rectorado
Secretara General y es resguarda por el Archivo Central. Este modelo fue concebido sobre
la base de una primera experiencia de manejo de la informacin a travs de bases de datos
electrnicos que sirven de instrumento imprescindible en la bsqueda de la documentacin
requerida por los diferentes usuarios que acuden a oficinas del Archivo. La creacin de
plataformas informticas en la UMSS, surgen sobre todo gracias al financiamiento externo.
Los proyectos INCAS y PROFGES con la cooperacin holandesa, la cooperacin sueca, el
MEMI cooperacin holandesa, que permitieron el desarrollo de plataformas informticas y la
implementacin de las NTIC, en los ejes estratgicos de los modelos de gestin.

A travs de la implementacin del modelo se lograr que las MAE y facultades dentro de esa
estructura piramidal vigente no sigan desintegradas permaneciendo como islas, pues carecen
del apoyo de ese gran instrumento que es la informacin para poder planificar sus estrategias.
Existen experiencias de Instituciones organizadas en red que superan a menudo el de las
burocracias tradicionales, puesto que al tener a la mano la informacin requerida en sus
equipos existe una retroalimentacin constante de la informacin. Esta retroalimentacin es
importante para poder innovar, modificar planes y propuestas.

Este modelo piloto que de inicio empezar con tres unidades, dos de alta gerencia y una
administrativa que ser la encargada de monitorear el Sistema, es viable en cuanto al presente
91

se cuenta con los insumos necesarios como ser la documentacin debidamente clasificada y
sistematiza conforme a normas archivsticas., faltando tan solo el proceso de digitalizacin
para el arranque del sistema de informacin digitalizada con el apoyo de la plataforma de la
UPSI que permitirn un acceso fcil a los usuarios para realizar consultas en red de la
informacin acadmica en la UMSS. Los detalle de implementacin y funcionamiento de este
sistema se describen en el prximo punto en forma sintetizada, ampliando en el (Anexo 5) el
detalle de los trminos de referencia del (S.I.D.N.U.R.) para el financiamiento con recursos
del impuesto a los hidrocarburos IDH, en lo que va de la gestin 2009 en una primera fase.
5.5.

Sistema de informacin y digitalizacin que permita consultas en RED de la

informacin acadmica en la UMSS. (S.I.D.N.U.R.)

Las actividades relacionadas con el gobierno Universitario generan una serie de documentos
en forma de: Resoluciones de Consejo Universitario, Resoluciones Rectorales, Resoluciones
Vice-rectorales, Resoluciones de Secretaria General, actas, etc. El volumen de estos
Documentos acumulado es enorme y es guardada y custodiada en la seccin de Archivos de
nuestra Institucin.

Una vez que la obtencin de documentos y/o fotocopias de los mismos para cualquier fin es
una labor dificultosa y no gil, los mismos documentos mencionados difcilmente se
constituyen en instrumentos y referencias de ayuda para la toma de decisiones institucionales.
En consecuencia se evidencia la necesidad de encontrar el mecanismo para que los
documentos guardados por la seccin archivos estn oportunamente disponibles.

Un mecanismo bastante eficiente y alentador es el uso de las bondades que nos proporciona
hoy en da las tecnologas de Informacin y de ese modo poder desarrollar un Sistema de
Recuperacin de Documentos y Base de Datos Electrnico para que de esa manera nos
permita guardar y administrar los documentos que se custodian en la unidad de Archivos. El
Sistema de recuperacin permitir poder hacer consultas en red

y obtener respuestas

oportunas sobre los temas especficos requeridos y poder mostrar los documentos ms
relevantes.

92

Justificacin

La Universidad Mayor de San Simn es una institucin autnoma que sigue una corriente de
implementacin de procesos

de transformacin con miras a la modernizacin y

automatizacin de su estructura de administracin, valindose de recursos propios, as como


los obtenidos por los convenios internacionales, que ayudan a la Institucin para su mejor
desarrollo educativo, administrativo e investigacin en diferentes reas que son de mucha
importancia y que generan mltiples documentos que respaldan las actividades de una
institucin educativa de gran prestigio.

Las diferentes tecnologas o plataformas existentes para el desarrollo de un sistema de


informacin presentan mltiples ventajas para automatizar procesos administrativos en
muchas reas, donde se hacen procedimientos de recepcin, codificacin y almacenado de
documentos que son generados para respaldar las diferentes acciones, funciones, decisiones de
autoridades, funcionarios y personas externas a la institucin. Por lo tanto, el requerimiento de
una herramienta accesible, fcil de usar, disponible en todo momento y lugar, desde una
computadora con acceso a Intranet y luego en una segunda etapa internet, ayudar en gran
manera cuando se necesiten de inmediato algunos documentos que respalden o ayuden al
trabajo diario de las personas que toman decisiones y acciones en diferentes instancias
relacionadas con los procesos administrativos y directivos.

Objetivo General del sistema de informacin y digitalizacin

Desarrollar e Implementar un sistema

de informacin y digitalizacin de normativa

institucional en red a travs de la intranet de recuperacin de documentos y base de datos


electrnica que permita consultas en lnea de documentos relacionados con el Gobierno
Universitario.

Objetivos Especficos

93

1. Desarrollar la estructura de base de datos para almacenar digitalmente los diferentes

tipos de documentos.
2. Desarrollar el mdulo de usuarios para el acceso del sistema.
3. Desarrollar el mdulo de registro de documentos.
4. Desarrollar el mdulo de consultas de documentos.
5. Disear la interfaz de usuario.
6. Digitalizar los documentos fsicos de la anterior gestin Rectoral.
7. Elaborar procedimientos administrativos que respalden la obtencin y posterior

digitalizacin de los nuevos documentos.


8. Cargar al sistema los tipos de documentos digitalizados.
9. Disear parmetros de Medicin, Diagnstico y Evaluacin del Sistema.
10. Base de datos electrnico en funcionamiento en un servidor ubicado en la Unidad de

Archivos y entrelazado con los archivos de gestin de Rectorado y Secretara General.


11. Un dominio

para Intranet proporcionado por la UPSI (Unidad de Provisin de

Sistemas de Informacin) para la implantacin del sistema.


12. Almacenar los documentos digitales del servidor en Discos magnticos y pticos
13. Diseo y desarrollo del software.
14. Elaboracin de manual de procedimientos para la Implementacin del nuevo sistema

de digitalizacin (S.I.D.N.U.R).
15. Gestionar los documentos para el proceso de digitalizacin.

5.5.1. Alcances/Limitaciones

Los documentos que van a ser digitalizados en una primera fase ser a partir de 1997 hasta el
2008, se ha tomado este periodo por cuanto en el mismo la informacin ya tiene una base de
datos sistematizada con el Software File Maker 8.0 que es buscador informtico de muchas
facilidades que permite a los archivistas la ubicacin inmediata del documento. Se presenta
ms adelante en la Tabla No. 2 clculo aproximado de la cantidad de documentos a ser
digitalizados en una primera fase que asciende a ms de 307.327 documentos.
Luego existir una segunda, tercera y cuarta etapa, que permitir seguir para atrs con la
digitalizacin de documentos, hasta poder completar con la digitalizacin total de la normativa
94

institucional resguarda en el Archivo Central de la UMSS, pues ningn archivista puede tener
una idea completa de la informacin valiosa que se tiene en los ms de 11.000 tomos. Solo
cuando atinge una informacin solicitada de alguna facultad o reparticin, para los
aniversarios de 25, 50, 75 y 100 aos se investiga en esta documentacin.

Por otro lado el S.I.D.N.U.R podr ser consultado por las MAE, directores, decanos,
acadmicos, administrativos y comunidad universitaria a travs de un acceso directo y gil, a
la intranet mediante niveles, de ah que la labor

profesional de los archivistas es muy

importante en la clasificacin de la informacin que se pondr al alcance de cada nivel. Del


mismo modo el S.I.D.N.U.R debe ser sostenible en el tiempo permitiendo las actualizaciones
constantes, labor nica y enteramente responsabilizada de la Seccin Archivos, con el apoyo
de un servidor que ser instalado y monitoreado desde sus dependencias.

La implementacin del nuevo sistema informtico no desecha de ninguna manera la necesidad


de almacenamiento de documentos fsicos, por su valor documental, legal e histrico
considerado como patrimonio histrico no solo de San Simn sino de la nacin. De ah que
los ahorros de espacio con este sistema informtico no sern realidad, puesto que el
S.I.D.N.U.R, se constituir en un instrumento que permita un manejo gil, fiable y
transparente de la informacin en Red, al alcance de los usuarios, para la toma de decisiones
informadas por las MAE. Aparte de ello el objetivo ms importante que se lograr con el
S.I.D.N.U.R. es la digitalizacin que permitir al Archivo cumplir con las recomendaciones
emanadas de la Contralora General de la Repblica y las normativas archivsticas nacionales
e internacionales de contar con 2 ms copias de seguridad de toda la informacin resguarda
en diferentes lugares (bveda del Banco Central, Archivo Nacional de Sucre, repositorios
adecuados, para la conservacin dentro del campus universitario), para prevenir la prdida
parcial o total ante desastres naturales como: incendios, inundaciones, terremotos, asaltos
producto de convulsiones sociales, etc.

5.5.2. Requerimientos Humanos y Materiales

Se requiere de dos equipos de trabajo:


95

Un equipo de trabajo encargado del desarrollo del software requerido compuesto por 1
ingeniero de Sistemas y 1 Licenciado en Informtico
Un equipo de trabajo a cargo de un responsable de la digitalizacin propiamente dicha
a travs del uso de escneres.

Materiales
Un ambiente en la seccin de archivos para el desarrollo del software, digitalizacin de los
documentos y las diferentes actividades del proyecto.
2 escneres.
1 computador para servidor.
3 computadoras para el proceso de desarrollo del software y digitalizacin.
1 impresora.
Accesorios y materiales para colocar una red Interna y externa.
Muebles para las computadoras y el servidor.
1 Pizarra para las diferentes capacitaciones al personal del proyecto.
1 Proyector o Data Display para las capacitaciones y fases del proyecto.
Material de escritorio Necesario.
Un lector ptico
Una cmara digital profesional de buena resolucin (12.000 pixels como mnimo)

5.5.3. Planificacin de Actividades

La planificacin de actividades a desarrollarse, sern coordinadas y monitoreadas por el Jefe


del Archivo Central junto a los responsables de los equipos de trabajo, para la implementacin
del SIDNUR, tal como lo describen detalladamente los grficos 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7 y 5.8.
En primer trmino realizar las gestiones administrativas ante las MAE para la
implementacin del SIDNUR, para el inicio inmediato de actividades. Asimismo, deber
gestionar la compra de equipos que desde hacen ms de cuatro gestiones ya han sido previstas
en el plan operativo anual del Archivo, con recursos propios y apoyo de financiamiento a
96

travs de Impuestos de los Hidrocarburos (IDH), conforme a los Trminos Referenciales que
se encuentran en el (ANEXO 5)

Posteriormente, se definir el ambiente para el desarrollo del software,

definiendo

los

mtodos para el seguimiento de las actividades, requerimientos funcionales para el desarrollo


del software. Una vez definidas todas estas actividades se proceder a conformar los equipos
de trabajo mediante la contratacin de personal requerido para la puesta en marcha del
sistema, que comprender los siguientes pasos:
Elaborar las convocatorias para contratacin de personal para las diferentes actividades.
Recepcin de documentos de los postulantes.
Seleccin del personal.
Planificar las diferentes capacitaciones.
Capacitacin al personal contratado.
Digitalizar los documentos fsicos (Ver. Planificacin de la digitalizacin de Documentos).
Registrar el documento digitalizado en el sistema desarrollado.
Asociacin de los ndices-Archivos.
Elaboracin de Informes de Ejecucin

Planificacin del desarrollo de Software


Elegir las diferentes plataformas para el desarrollo del sistema.
Anlisis de ndices de sistema de archivos antiguo (File Maker).
Disear la estructura de base de datos del sistema.
Disear los diferentes controles de acceso.
Disear el modulo de registro de documentos digitales en el sistema.
Desarrollar el modulo de consultas a travs de niveles de acceso.
Desarrollar la interfaz de usuario.
Diseo de operaciones de mantenimiento de documentos.
Unin de los mdulos del sistema.
Elaboracin del plan de pruebas.
Ejecucin del plan de pruebas.
97

Planificacin de la digitalizacin de Documentos


Seleccin de documentos segn fecha.
Envi de documentos encontrados.
Correccin de documentos daados obteniendo la mejor copia.
Correccin de documentos va procesamiento de imgenes.
Escaneo de Documentos.
Registro temporal de documentos.
Cambio de resolucin de archivos.
Reduccin a la escala de grises o cambio a B/N.
Convertir a PDF todo el documento escaneado.
Codificar los documentos digitales electrnicos.
Guardar el documento en archivos temporales.

5.5.4. Evaluacin

La evaluacin del SIDNUR se realizar despus de haberse cumplido las actividades y


objetivos, basndose en los tiempos y productos esperados de cada fase. La evaluacin estar a
cargo del equipo de coordinacin y el Director y/o Responsable del SIDNUR.

Las evaluaciones se realizarn de manera peridica despus de cumplir con las actividades y
objetivos de cada fase, basndose en los tiempos de cada fase y de esa manera sacar un
producto o el resultado de la ejecucin de la actividad o actividades. De esta forma se podrn
tomar decisiones intermedias para el buen avance del SIDNUR.

98

PRODUCTOS INTERMEDIOS Y/O FINALES

Productos

Indicador Verificable

Estructura de base de datos

Pruebas a la base de datos

Mdulo de acceso de usuarios

Ingreso al sistema con login y clave

Mdulo de registro de documentos

Registro de un documento

Mdulo de consultas de documentos

Bsqueda de un documento

Interfaz de usuario

Pruebas de la interfaz de usuario

Servidor Funcionando

Acceso al sistema desde internet

ndices de documentos

Pruebas de acceso a los ndices

Documentos Digitales

Pruebas de Registro de Documentos

Documentos registrados al sistema

Consultas a los documentos cargados

Los principales criterios de evaluacin del SIDNUR que se emplearn son:


z

Responsabilidad en las actividades del proyecto

Cumplimiento de los objetivos del Proyecto

Puntualidad en la entrega de productos intermedios

Caractersticas del sistema:


z

Usabilidad

Fiabilidad

Eficiencia

Seguridad

Portabilidad

A continuacin se presentan los grficos que muestran con detalle la planificacin,


responsabilidades, ejecutores y puesta en marcha del S.I.D.N.U.R
99

Grfico 5.3 Responsables de la ejecucin de las actividades del sistema

Fuente: Elaboracin propia (2008).


100

Grfico 5.4 Jefe de archivos

Clasificacin y
codificacin
Organizacin de la
documentacin
Otorgar jerarqua de
niveles de acceso

Responsable del sistema


Jefa Archivo Central

Control y supervisn de las


actividades del sistema

Resguardo de las firmas


digitales

Fuente: Elaboracin propia (2008).

101

Grfico 5.5 Digitalizador de archivos

Seleccin de
documentos segn fecha
Bsqueda de
documentos
Seleccin de
documentos daados o
difcilmente legibles
Envi de documentos
encontrados
Va obtencin de una
mejor copia
Correccin de
documentos
Va procesamiento de
imgenes

Responsable de la
digitalizacin
seccin de archivos

Escaneo de documentos
Digitalizacin de
documentos
Registro de archivos
digitales

Cambio de resolucin
Conversin de archivos
digitales
Reduccin de escala de
grises o cambio a B/N

Implementar
procedimientos de
seguridad

Colocar las firmas


digitales

Administrar la seguridad
de los datos
digitalizados

Fuente: Elaboracin propia (2008).


102

Grfico 5.6 Responsable de la implementacin Ing. sistemas

Fuente: Elaboracin propia (2008).

103

Grfico 5.7 Responsable de la implementacin Lic. Informtica

Fuente: Elaboracin propia (2008).

104

Grfico 5.8 Responsable de la UPSI

Prestacin de servicios
de acceso a la red
Mantenimiento de la
red
Coordinacin de actividades de
mantenimientos preventivos
Responsable de la UPSI
Control coordinado de
aspectos de la seguridad

Mantenimiento del
servidor

Fuente: Elaboracin propia (2008).

5.5.5. Dimensin inicial del trabajo para de la etapa de digitalizacin.

De acuerdo a los datos proporcionados de la responsable de la seccin Archivos se tiene la


siguiente informacin sobre los documentos a ser digitalizados en una primera fase de trabajo,
para su implementacin en el SIDNUR:

105

TABLA No. 5.1


Ao

Dimensionamiento del trabajo para la primera etapa de digitalizacin

Resoluciones

Resoluciones de Resoluciones

Resoluciones

rectorales

consejo

vicerrectorales

secretariales

Actas Total
doc.

Total
hojas

1997

1139

37

541

18

1735

28569

1998

1312

33

749

15

2109

26726

1999

893

34

144

826

16

1913

22426

2000

615

12

280

634

15

1556

20925

2001

600

21

188

749

14

1515

22278

2002

551

128

800

12

1495

21772

2003

622

37

160

1068

1896

23980

2004

440

72

112

1269

12

1905

24796

2005

437

46

162

1167

19

1831

26200

2006

524

42

131

1126

21

1844

25650

2007

584

28

203

1170

1991

27982

2008

468

36

221

630

1355

36023

21202

307327

10729

Total

Fuente: Elaboracin propia (2008).

5.5.6. Niveles de acceso y buen uso de la informacin sistematizada en red.

La Universidad Mayor de San Simn es una institucin autnoma que sigue una corriente de
implementacin de procesos de transformacin con miras a la modernizacin y
automatizacin de su estructura de administracin, valindose de recursos propios, as como
los obtenidos por los convenios internacionales, que ayudan a la institucin para su mejor
desarrollo educativo, administrativo e investigacin en diferentes reas que son de mucha
importancia y que generan mltiples documentos que respaldan las actividades de una
institucin educativa de gran prestigio.
Por las caractersticas de conformacin del gobierno universitario (co-gobierno docenteestudiantil), para la concertacin de polticas de transformacin y modernizacin de la
106

Universidad Mayor de San Simn, este proceso institucional de cambio debe contemplar a los
diferentes sectores de la poblacin universitaria. Por ello la disponibilidad de los instrumentos
de referencia (como consulta y como medio de difusin) para la amplia comunidad
universitaria, se convierte en una necesidad imperiosa.

Las diferentes tecnologas o plataformas existentes para el desarrollo de un sistema de


informacin en red, presentan mltiples ventajas para automatizar procesos administrativos en
muchas reas, donde se hacen procedimientos de recepcin, codificacin y resguardo de
documentos que son generados para respaldar las diferentes acciones, funciones, decisiones de
autoridades, funcionarios y personas externas a la institucin. Por lo tanto; el requerimiento
de una herramienta accesible, fcil de usar, disponible en todo momento y lugar desde una
computadora con acceso a Internet, ayudara de gran manera cuando se necesiten de inmediato
algunos documentos que respalden o ayuden el trabajo diario de las personas relacionadas con
la toma de decisiones y acciones en diferentes instancia relacionadas con los procesos
acadmico administrativos.

Las actividades que se plantea en este trabajo, a desarrollar para implementar un sistema web
de recuperacin de documentos y base de datos electrnica que permita consultas en lnea, de
documentos relacionados con el gobierno universitario son:
Desarrollar la estructura de base datos para almacenar digitalmente los diferentes tipos
de documentos.
Desarrollar el modulo de usuarios para el acceso del sistema.
Desarrollar el mdulo de registro de documentos.
Desarrollar el mdulo de consultas de documentos.
Disear la interfaz de usuario
Digitalizar los documentos fsicos por etapas y gestiones
Elaborar

procedimientos administrativos que respalden la obtencin y posterior

digitalizacin de los nuevos documentos.


Cargar al sistema los tipos de documentos digitalizados.

107

5.5.7. Seguridad de Informacin por niveles de acceso y buen uso de la informacin


sistematizada en red

La informacin es uno de los recursos principales de las organizaciones. Piense que pasara si
roban la frmula de alguna de las gaseosas internacionales? Cunto representa esta
informacin para la empresa? Es decir, cuidar la informacin es cuidar la propia existencia de
la compaa empresa u organizacin.

La seguridad de la informacin se encarga de protegerla de una amplia gama de amenazas,


normalmente se logra implementando un conjunto adecuado de controles que abarcan polticas
y procedimientos, involucrando recursos humanos, hardware y software.

Mencionamos antes que la seguridad de la informacin se encarga de protegerla, ms


especficamente, podemos definir que lo lograr preservando la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la informacin, como aspectos fundamentales y el control y autenticidad
como aspectos secundarios. A continuacin se describen estas caractersticas:
La Integridad de la Informacin es la caracterstica que hace que su contenido
permanezca inalterado a menos que sea modificado por personal autorizado, y esta
modificacin sea registrada para posteriores controles o auditorias. Una falla de
integridad puede estar dada por anomalas en el hardware, software, virus informticos
y/o modificacin por personas que se infiltran en el sistema.
La Disponibilidad u Operatividad de la Informacin es su capacidad de estar siempre
disponible para ser procesada por las personas autorizadas. Esto requiere que la misma
se mantenga correctamente almacenada, con el hardware y el software funcionando
perfectamente y que se respeten los formatos para su recuperacin en forma
satisfactoria.
La Privacidad o Confidencialidad de la Informacin es la necesidad de que la misma
slo sea conocida por personas autorizadas. En casos de falta de confidencialidad, la

108

informacin puede provocar severos daos a su dueo (por ejemplo conocer


antecedentes mdicos de una persona) o volverse obsoleta (por ejemplo: los planes de
desarrollo de un producto que se filtran a una empresa competidora, facilitarn a esta
ltima desarrollar un producto de caractersticas semejantes).
El Control sobre la informacin permite asegurar que slo los usuarios autorizados
pueden decidir cundo y cmo permitir el acceso a la misma.
La Autenticidad permite definir que la informacin requerida es vlida y utilizable en
tiempo, forma y distribucin. Esta propiedad tambin permite asegurar el origen de la
informacin, validando el emisor de la misma, para evitar suplantacin de identidades.

5.5.8. Necesidad de la seguridad de la informacin

La informacin y los sistemas de procesamiento, por un lado, y los sistemas de


comunicaciones y las redes que le brindan apoyo son importantes recursos de toda empresa
moderna. Hoy en da son esenciales para el normal desenvolvimiento de las tareas, es decir, si
una empresa no tiene informacin se paraliza, piense que sucede si se corta el acceso a Internet
en una empresa moderna, los usuarios, especialmente los gerentes, comienzan a impacientarse,
porque no pueden enviar y recibir sus correos electrnicos, o porque no pueden consultar las
ltimas noticias de los mercados en la WEB, estos ejemplos bastan para darnos una idea de
cuan necesaria es la informacin, entonces cunto ms necesaria es la seguridad de la
informacin para garantizar que la empresa siga funcionando.

Los medios tcnicos nos brindan un nivel de seguridad limitado, y debe ser respaldado por una
gestin y procedimientos adecuados, es decir, la administracin de la seguridad de la
informacin, que exige la participacin de todos los empleados de la organizacin y en
algunos casos tambin puede requerir la participacin de proveedores, clientes y accionistas.
Asimismo, puede solicitarse el asesoramiento experto de organizaciones externas para
garantizar un nivel de seguridad adecuado para nuestra organizacin.

109

El diseo de niveles de acceso para acceder a esta informacin es importante, ya que de esta
forma se proteger la seguridad de la informacin

y al mismo tiempo se tendr una

clasificacin de la informacin que interese al usuario de acuerdo a los niveles de


responsabilidad y niveles de toma de decisiones.

5.5.9. Integracin con los fondos documentales

Al presente el Archivo Central solo recibe la documentacin generada en el Rectorado y


Secretara General y los diplomas de bachilleres de todo el departamento de Cochabamba,
diplomas acadmicos de pre y postgrado y ttulos en provisin nacional otorgados por la
Universidad Mayor de San Simn, una vez que stos han culminado con su proceso y son
entregados al interesado.

La documentacin de las Direcciones, Facultades, Convenios,

Programas, Departamentos y otros no son remitidos al Archivo Central en ninguna de sus


formas (archivos fsicos o soportes informticos).

Esta falta de integracin de los diferentes archivos transitorios existentes en la UMSS con el
Archivo Central, no permite una integracin de los procesos PE, PA, Investigacin y
Extensin y dificulta contar con la informacin acadmica, actualizada y completa para un
fcil acceso que permita sustentar la toma de decisiones informadas. Una integracin de
todos los fondos documentales existentes en la UMSS, permitira a las MAE contar con
informacin transparente, confiable y al instante de la informacin acadmica.

5.5.10. Tecnificacin en Archivstica y manejo de Software para responsables de los


fondos documentales

Los Archivistas son

responsables del resguardo de la documentacin histrica de la

Universidad Mayor de San Simn, debidamente depurada, clasificada, ordenada, codificada,


foliada y entomada. Su responsabilidad es similar a la de un Notario de Fe Pblica, pues es la
persona que da fe de la autenticidad de los documentos resguardados, en cumplimiento con el
Cdigo Civil que establece que toda documentacin oficial deber ser legalizada por la
unidad o reparticin donde se halla resguardada. Asimismo, la ley SAFCO y ltimos decretos
110

y leyes responsabilizan a los archivistas sobre su conservacin y custodia, siendo sometidos


hasta a 6 aos de crcel por la sustraccin, prdida o deterioro de los mismos, ya que
constituyen no solo la memoria institucional sino forman parte del patrimonio cultural de la
nacin. Los archivos de las diferentes reparticiones junto al Archivo Central debern
proporcionar informacin constante y permanente a las MAE, Facultades, Direcciones y
Departamentos.

Es por ello que los y las funcionarias de estas reparticiones debern estar

debidamente capacitados y entrenados para cumplir su trabajo con eficiencia, siendo necesaria
la participacin de los mismos en eventos de actualizacin como: Seminarios, Cursos, Talleres
y otros.

Por su parte la Universidad Mayor de San Simn, a travs de su Jefatura de Personal y el


concurso de los profesionales en Archivstica, deber elaborar un proyecto para propiciar la
realizacin de cursos y talleres que permitan a los Archivistas y personal que trabaja en estas
unidades tecnificarse en el manejo de Software archivsticos y sistematizacin de archivos en
red, de forma que todos los fondos documentales puedan servir de generadoras de informacin
y a la vez se constituyan en depositarias de la documentacin.

El modelo propuesto considera dos grandes procesos: a) la construccin de la informacin


organizada, sistematizada y digitalizada (por Archivstica) y b) el acceso a la misma por
niveles de usuarios (MAE, acadmicos, comunidad).

111

CAPTULO VI

CONCLUSIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES


6.1. Conclusiones

A continuacin se presentan las conclusiones emergentes de la investigacin realizada, que


responden a los objetivos planteados en el presente trabajo:
Primera.- Los procesos de enseanza, proceso de aprendizaje, proceso de investigacin
cientfica, tecnolgica e innovacin, proceso de interaccin social universitaria lograrn una
integracin a travs de la informacin. Una nueva reingeniera de estos procesos en base la
informacin acadmica, las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin, permitirn los
cambios que la sociedad del conocimiento demanda.

Segunda.- El objetivo de una innovacin es producir un cambio, desechando obsoletas


estructuras e incorporando nuevas herramientas para introducir mejoras planificadas, con la
intencin de lograr beneficios institucionales y sociales. Los archivos y la rama de archivstica
enfrentan en este ltimo tiempo el reto de introducir en sus sistemas, procesos innovadores
de manejo de la informacin, gracias al apoyo de las NTIC.

Tercera.- Un manejo adecuado de la informacin acadmica permitir a la Universidad Mayor


de San Simn enfrentar con firmeza los desafos de la Educacin Superior y cumplir con las
estrategias diseadas en el Plan de Desarrollo 2008-2013, por cuanto los procesos de gestin
de la informacin son auxiliares de los procesos de formacin de pregrado y postgrado,
potenciados por la investigacin cientfica, tecnolgica e innovacin y la interaccin social,
que estructurados tcnicamente posibilitarn la expresin poltica del pensamiento
universitario. Asimismo; el disponer de sistemas de acceso fcil a la informacin acadmica
transparente y fiable, coadyuvar a la elaboracin de planes estratgicos, planes operativos y
otros, para marchar hacia la nueva Universidad que plantea el nuevo Plan de Desarrollo.

112

Cuarta.-

La falta de polticas institucionales de integracin de los procesos, incide en el

desarrollo de la gestin de archivos de la UMSS, al extremo de que las autoridades an


consideran al Archivo Central como una unidad de servicio y no como una unidad esencial
para la gestin.

Un ejemplo de ello, es

el hecho de que por desconocimiento de las

autoridades, jefes y personal responsable de los archivos, no se otorga a los documentos


antiguos la importancia que se merecen y tienen para la reconstruccin de hechos
significativos y actuaciones relevantes en la historia institucional. Es muy difundida la
conviccin de que la revolucin tecnolgica debe desechar lo viejo y tomar lo nuevo, sin
apenas tomar en cuenta su valor histrico.

Quinta.- La necesidad de incorporar las NTIC en la archivstica es una hecho incuestionable


para las MAE, directores, jefes, administrativos y usuarios de la informacin, quienes precisan
disponer de la informacin de manera gil, oportuna, transparente y confiable para la toma de
decisiones informadas.

Por otro lado, si bien hasta el presente la comprobacin de la

autenticidad de los documentos necesariamente se realizaba con documentos originales, las


NTIC, permiten hoy en da que el documento tenga una impronta tecnolgica que puede ser
invisible para el usuario, pero que est presente en todo el proceso de gestin y que resulta de
trascendental importancia en la comprobacin de autenticidad de los documentos.

Sexta.- Se ha podido evidenciar que los archivos perifricos no manejan un plan de archivos
sistematizado y uniforme, empleando para su ordenamiento y clasificacin, precarias normas
archivsticas que imposibilitan el acceso de los usuarios, que se ven obligados a recurrir a la
informacin disponible

en el Archivo Central.

Por otro lado, la inexistencia de una

integracin, y menos an de una interrelacin entre todos los archivos existentes al interior de
la UMSS hace que la informacin est dispersa y sea incompleta, al extremo de que se ha
comprobado que en varios de los fondos documentales, parte de la documentacin se
encuentra almacenada en cajones en depsitos no adecuados para su conservacin.

Sptima.- En la investigacin se ha identificado como uno de los factores ms influyentes en


el impedimento a innovar,

la resistencia al cambio, que solo es superable mediante la

tecnificacin de la gestin y la capacitacin de los gestores y el personal de apoyo y soporte,


113

en el manejo de la informacin basado en las NTIC , el acceso a la informacin y el


conocimiento de las normas y manejo archivstico.

Octava.- El modelo propuesto pretende apoyar innovadoramente a la integracin de los


procesos y toma de decisiones a travs de la informacin, incorporando un sistema de
informacin digitalizada en red con apoyo de las NTIC. El sistema de informacin y
digitalizacin, que manejar el modelo propuesto se apoya en el importante desarrollo
informtico que ha tenido la Universidad Mayor de San Simn, a partir de 1997 con la
elaboracin y conformacin de la plataforma institucional antedicha de unidades de apoyo
informtico organizadas (UPSI, UTI DAF, UTI de facultades) y otras a organizarse; y con el
concurso de los recursos humanos formados con apoyo de la cooperacin internacional
(INCAS, PROFGES, Cooperacin Sueca y otros) y por esfuerzo propio, Todo ello

da

preeminencia a la Universidad Mayor de San Simn en el contexto acadmico nacional.

Novena.- El modelo que se propone en las unidades de alta gestin universitaria Rectorado y
Secretaria General

abarca

sistemticamente a los procesos acadmicos

de enseanza,

aprendizaje, investigacin cientfica, tecnolgica e innovacin, interaccin y extensin social


y a la gestin de la informacin. Asimismo, contempla los procesos de gestin administrativa
con pie en la DAF, asentndose la funcionalidad del modelo de gestin en el departamento de
archivos. El modelo est asistido mediante la aplicacin de la plataforma de la UMSS
http//www.umss.edu.bo con enlaces a y desde las diferentes unidades de gestin (facultades,
direcciones, departamentos, oficinas, proyectos, etctera)

Dcima.- El modelo propuesto surge de la experiencia iniciada en el archivo central con la


etapa de sistematizacin de bases de datos a partir del ao 1977, pero que al presente es
insuficiente y limita seriamente los objetivos de gestin; por lo que es necesaria la
implementacin del sistema de digitalizacin propuesto, el que permitir socializar la valiosa
informacin acadmica entre los actores de inters y usuarios en general. El Sistema de
Informacin Digitalizada en Red comprende procesos importantes

que arrancan en

la

valoracin de los documentos y bases de datos electrnicos y culminan con el acceso a la


informacin disponible en red (Intranet) por el usuario. La propuesta es viable de todo punto,
114

por cuanto la misma ha sido ya consignada en el POA 2009 (plan operativo anual 2009) para
su implementacin en su primera fase.

6.2. Recomendaciones
Se recomienda a la unidad de Archivos

el cumplimiento de un Plan Estratgico y

elaboracin de un Reglamento Manual de Funciones, para poder emprender la tarea de


innovacin y cambio con el apoyo de las NTIC que permitir a la vez elevar su rango a
nivel de Departamento.
La realizacin de cursos de archivstica programados por el Departamento de Personal y
el apoyo y compromiso decidido de las autoridades permitir el mejoramiento, difusin y
manejo adecuado de las tcnicas de informacin.
La

urgente implementacin del sistema de informacin digitalizada de normativas

universitarias en red (SIDNUR), en lo que va de la prxima gestin, ya que fue consignado


en el plan operativo anual 2009. Este sistema coadyuvar al nuevo Plan de Desarrollo
2008-2013 que gestionar el cambio hacia una nueva Universidad.
Se recomienda que el Plan Estratgico contemple en una primera etapa la integracin e
inter relacin de los fondos documentales existentes en cada facultad, direccin y otros en
lo que se refiere a la sistematizacin de bases de datos, para el acceso gil y oportuno a la
informacin generada y resguardada a travs de la red.
Previa evaluacin de esta primera etapa y conforme a resultados obtenidos se podr
plantear una segunda etapa en la cual podra pensarse en la integracin de todos los
fondos documentales existentes en la Universidad, a travs del Archivo Histrico unidad
donde la informacin sera clasificada para socializarla y difundirla al interior y exterior de
la Universidad no solo a travs de la Intranet, sino tambin por Internet.

115

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118

ANEXOS

ANEXO 1 MATRIZ DE CONSISTENCIA


Problema
El desarrollo de los
procesos institucionales de
gestin de la informacin
acadmica en el Rectorado
y Secretara General

Objetivo
Elaborar un modelo
innovador y prospectivo de
gestin de la informacin
acadmica para la toma de
decisiones estratgicas en
la UMSS

Idea a defender

no acompaa

para

permitir viabilizar

la evolucin de las
actividades de integracin
de los procesos PE, PA,
ICYT, ISU Y DUBE de la
UMSS

Coadyuvar al desarrollo de
las actividades del Plan
Estratgico.

las polticas de desarrollo


institucional en el marco de
la Visin y Misin
estratgica de la UMSS
para el cumplimiento de los
propsitos y fines
institucionales y en
beneficio de una apropiada
gestin de los procesos
acadmicos de cara a los
desafos que caracterizan al
mundo actual en el que
vivimos

La aplicacin de un modelo
innovador de gestin de la
informacin acadmica para
el sustento de toma de
decisiones informadas por
las mximas autoridades
ejecutivas MAE, permitir
viabilizar las polticas de
desarrollo institucional en el
marco de la Visin y
Misin estratgica de la
UMSS
para
el
cumplimiento
de
los
propsitos
y
fines
institucionales
y
en
beneficio de una apropiada
gestin de los procesos
acadmicos de cara a los
desafos que caracterizan al
mundo actual en el que
vivimos.

ANEXO 2.

ENTREVISTA PARA AUTORIDADES

Nombre: ..
1.

Gestin: ..

Usted como actual Autoridad, considera ptimo el proceso de acceso a la informacin que resguarda el Archivo
Central?
Si:
Explique:

No:

2.

Cules considera usted que son los puntos fuertes y dbiles la Seccin Archivos, en lo que se refiere al manejo y
provisin de la informacin en general ?
Puntos fuertes
_____________________________________________________________________________________
_________________________________
Puntos dbiles
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_______

3.

Usted cree que para gestionar la informacin se requiere profesionales en Archivstica que tengan conocimiento de
las NTIC para reaccionar ante los cambios que presenta el entorno?
Si:

No:

Explique:

4.

Qu factores son imprescindibles para que exista eficiencia en el manejo de Archivos de los distintos fondos
documentales existentes en nuestra Universidad?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
5.

Para tomar decisiones estratgicas cmo accede a la informacin requerida? A travs de la documentacin existente en
su oficina a travs del Archivo Central? Qu deficiencias y/o problemas ha encontrado en acceso inmediato a la
documentacin?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
6. Qu acciones haran ms efectivas las labores de la Unidad de Archivos?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
7.

Cree usted que sera necesario realizar cambios en el manejo de la informacin acadmica, que permita la integracin
de los procesos acadmicos y no que sean islas : PE, PA, INIT, DISK, DEBE ?
Si:
Explique:

No:

8.

Los objetivos planificados y toda decisin tomada por las AME es sustentada por informacin transparente y fiable? de
qu manera?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
9.

Qu opinin tiene acerca del manejo de la informacin en las diferentes Facultades, Direcciones, Departamentos y
reparticiones de la MS.?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
10. Qu opinin tiene usted acerca de las NTICs?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
11. Cree usted necesaria la implementacin NTIC en el manejo de la informacin acadmica que permita un acceso gil a
travs de la red?
Si:
Explique:

No:

12. Usted cree que la informacin en red al alcance de las MAE permita la toma de decisiones informadas en el marco de
la misin y visin de la UMSS?
Si:
Explique:

No:

13. Qu factores cree usted que contribuyen a la inexistencia de archivos ordenados, clasificados y sistematizados?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
14. Cmo accede a la informacin almacenada en la Unidad de Archivos?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
15. Cmo es manejada el archivo de documentacin en su reparticin?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
________
16. Cmo accede a la informacin requerida de facultades, direcciones, departamentos, convenios y otros, la misma que no
es resguardada en el Archivo Central?
Si:
Explique:

No:

17. Existen los recursos humanos capacitados para procesar el manejo de la informacin en los diferentes archivos
perifricos y fondos documentales de la UMSS ?
Si:
Explique:

No:

18. En su criterio cree usted que un manejo sistematizado en red de la informacin resguardada, en los diferentes fondos
documentales, pueda permitir la toma de decisiones informadas?
Si:
Explique:

No:

19. Qu opinin tiene acerca de la infraestructura del Archivo Central?

20. Qu factores de origen externo considerara usted como una amenaza para el desempeo y mejoramiento del Archivo
Central?

21. Qu factores de origen externo considerara usted como una oportunidad para el desempeo y mejoramiento del
Archivo Central?

22. Por la importancia de esta reparticin, funciones, reas que maneja (legalizaciones, ttulos y grados y archivo histrico)
considera usted que debera ser recategorizada de Seccin a Departamento ?
Si:
Explique:

No:

ENTREVISTA PARA RESPONSABLES DE MANEJO DE LA INFORMACIN (DOCUMENTACIN Y


ARCHIVOS)
Nombre: .
1.

Gestin: ..

Usted como responsable de archivos, considera ptimo el acceso a la informacin acadmica que resguarda el Archivo
Central?
Si:
Explique:

No:

2.

Cules cree usted que son los puntos fuertes y dbiles en el manejo de la informacin por la Seccin Archivos?
Puntos fuertes
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________
Puntos dbiles
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

3.

Usted cree que para gestionar la informacin se requiere profesionales en Archivstica que tengan conocimiento de
las NTIC para reaccionar ante los cambios que presenta el entorno?
Si:
No:
Explique:

4.

Qu factores son imprescindibles para que exista eficiencia en el manejo de Archivos de los distintos fondos
documentales existentes en nuestra Universidad?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________

5.

Para tomar decisiones estratgicas cmo accede a la informacin requerida? A travs de la documentacin existente en
su oficina a travs del Archivo Central? Qu deficiencias y/o problemas ha encontrado en acceso inmediato a la
documentacin?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________

6. Qu acciones haran ms efectivas las labores de la Unidad de Archivos?


_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________

7.

Existen archivos ordenados, sistematizados en las diferentes oficinas, unidades, departamentos, facultades con las cules
mantiene informacin fluida?
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
8.

Qu opinin tiene acerca del manejo de la informacin en las diferentes Facultades, Direcciones, Departamentos y
reparticiones de la UMSS?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________
9. Qu opinin tiene usted acerca de las NTICs?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________
10. Cree usted necesaria la implementacin NTICs en el manejo de la informacin acadmica que permita un acceso gil a
travs de la red?
Si:
Explique:

No:

11. Usted tiene un archivo ordenado, clasificado, codificado y sistematizado?


Si:
Explique:

No:

12. Qu factores cree usted que contribuyen a la inexistencia de archivos ordenados, clasificados y sistematizados?
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________

13. Cmo accede a la informacin almacenada en la Unidad de Archivos?


_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
____

14. Cmo es manejada el archivo de documentacin en su reparticin?


_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_________________
15. Cmo accede a la informacin requerida de facultades, direcciones, departamentos, convenios y otros, la misma que no
es resguardada en el Archivo Central?
Si:

No:

Explique:

16. Existen los recursos humanos capacitados para procesar el manejo de la informacin en los diferentes archivos
perifricos y fondos documentales de la UMSS?
Si:
Explique:

No:

17. En su criterio cree usted que un manejo sistematizado en red de la informacin resguardada, en los diferentes fondos
documentales, pueda permitir la toma de decisiones informadas?
Si:
Explique:

No:

18. Qu opinin tiene acerca de la infraestructura del Archivo Central?

19. Qu opinin tiene respecto a la categora asignada al Archivo Central como SECCIN DE ARCHIVOS?

20. Por la importancia de esta reparticin, funciones, reas que maneja (legalizaciones, ttulos y grados y archivo histrico)
considera usted que debera ser recategorizada de Seccin a Departamento ?
Si:
Explique:

No:

ANEXO 3: VISIN HORIZONTAL (Matriz Metodolgica)

INTERROGANTES
CIENTFICAS
Cmo se manejan los
procesos de gestin
estratgica institucional de
informacin acadmica
disponible a nivel de las
MAE y las diferentes
reparticiones acadmicas,
y administrativas de la
UMSS

TAREAS Y/O
ACTIVIDADES
Anlisis de la gestin de la
informacin acadmica
para la toma de decisiones
por las MAE y dems
reparticiones de la UMSS

Cules son las relaciones


y regularidades existentes
entre la gestin de
archivos, la informacin de
la gestin acadmica
cientfica y la gestin
administrativa, que
permita sustentar un
modelo

Establecer los criterios de


relacin existente entre la
gestin de archivos e
informacin de gestin
acadmica, cientfica y
administrativa.

Cules son las


caractersticas del nuevo
modelo innovador
retrospectivo de manejo de
la informacin acadmica,
resguardado en el archivo
histrico y los diferentes

Anlisis y diagnstico del


actual modelo de archivos
vigente en la UMSS y el
Rectorado y Secretara
General en particular

MTODOS/ TCNICAS RESULTADOS Y


APORTES

CAPTULOS/EPGRAFES

Anlisis/ Sntesis
Inductivo/ Deductivo
Sistmico
Revisin
Documental

Captulo I. Anlisis de Aspectos

Entrevistas

Anlisis/ Sntesis
Inductivo/ Deductivo
Revisin documental
en fondos de archivos
Anlisis de sistemas
de archivos
Entrevistas

Anlisis/Sntesis
Inductivo/
Deductivo

Sistmico
Revisin
Documental

Anlisis terico de los


sistemas de archivos.

Tericos de la Informacin
APORTE TERICO

Anlisis de las
tendencias innovadoras
en la archivstica
moderna y la gestin de
la informacin

APORTE NOVEDOSO
posibilidades de integracin
e interrelacin entre los
fondos documentales
perifricos y su interrelacin
con el archivo histrico de
San Simn

La gestin de la informacin que permite l


integracin de los procesos para la toma
de decisiones
La gestin del conocimiento.
Toma de decisiones basada en la
Informacin acadmica.
Diagnstico de procesos de manejo de la
informacin acadmica que coadyuven
a la gestin estratgica institucional en
Rectorado y Secretara
General (caso de estudio)
Capitulo II. Relaciones entre la gestin
de archivos, gestin de la informacin
acadmico, cientfica y administrativa

Sistemas de informacin
Manejo de la informacin en la
integracin de los procesos universitarios.
Procesos de gestin e innovacin
El manejo de la informacin y sistemas de
archivo vigentes de la UMSS.
APORTE PRACTICO
Captulo III. Caractersticas de los
fondos documentales de la UMSS
Identificacin de problemas Diagnstico de fondos documentales de la
UMSS
en la organizacin de
archivos y sistematizacin de Caractersticas de sistemas de
informacin archivstica del Rectorado y
Secretara General

fondos documentales de
Rectorado y Secretara
General el marco de la
Misin y Visin
Estratgicas de la UMSS

Cmo debera ser el


modelo terico de manejo
de informacin archivstica
que integre los procesos
universitarios para toma
de decisiones, en el marco
de la Visin y Misin
Estratgicas de la UMSS

Entrevistas

Identificacin de medios y
recursos humanos
capacitados en Archivstica

Desarrollar un modelo
terico de gestin de
informacin archivstica
que integre los procesos
universitarios ajustada a los
propsitos de un Plan de
Desarrollo

archivos

Entrevistas
Modelacin
Enfoque sistmico
Entrevista a Expertos
en archivos
Grupos focales

Diagnstico sobre la utilizacin de


informacin generada en los centros de
documentacin y en el archivo histrico,
por los tomadores de decisiones.

Modelo terico del manejo de IV. Modelo terico propuesto del


informacin basada en un
manejo de informacin basada en un
sistema de archivos integrado sistema de archivos integrado.
en red
Fundamentos para el diseo del nuevo
modelo innovador y prospectivo
APORTE NOVEDOSO
Principios
Identificacin de puntos
Estrategia, conceptos
crticos en la gestin de
Modelo de Gestin de la informacin
archivos, gestin de
para la apropiada toma de decisiones.
informacin acadmica, Software que permitan integrar los
cientfica y
archivos
administrativa.
Integrar centros de informacin
entre s.
APORTE PRACTICO
Integrar centros de
documentacin con el archivo
Histrico.
Proponer niveles de acceso y buen uso de
la informacin sistematizada en red
Proponer la realizacin de cursos para
manejo de software archivsticos y
manejo de sistemas de archivos
Proponer la realizacin de cursos y
talleres para manejo de software
archivsticos y manejo de sistemas de
archivos

ANEXO 4 ORGANIGRAMA DE LA UMSS

GESTION 2008

CONGRESO U.M.S.S.
TRIBUNAL SUP.
DE JUSTICIA

TRIBUNAL DE
APELACION

H. CONSEJO U.M.S.S.

COMITE COORD.
EJECUTIVA

COMITE
ACADEMICO

TRIBUNAL DE
JUSTICIA PRIMERA
INSTANCIA

COMITE ADM.
Y FINANCIERO

PLANIFICACION
PROYECTOS Y
SISTEMAS

RECTORADO

COMITE JURIDICO

ASESORIA LEGAL

AUDITORIA
INTERNA

ORGANIZACION Y
METODOS

SECRETARIA GENERAL U.M.S.S.

VICERECTORADO
Dpto RELACIONES
PUBLICAS

DIREC. INVESTIGACION
CIENTIFICA Y TECNOLOGICA

DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS
Y TTULOS

DIREC. INTERACCION SOCIAL


UNIVERSITARIA

COORDINACION
ACADEMICA

GESTION
TECNOLOGICA

FORMACION
Y PROMOCION

M U S E O

INFORMACION
CIENTIFIC. Y TECNO.

C E P

COORDINACION
ACADEMICA

DIREC. PLANIFICACION
ACADEMICA

DIREC.
Y

ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

COORDINACION
ACADEMICA

PERSONAL
ACADEMICO

CONTABILIDAD I.

PRESUPUESTOS

GESTION .ADM.Y
FINANCIERA

REGISTROS E
INSCRIPCIONES

DESARROLLO
CURRICULAR

TESORERIA
Y C. P.

INFRAESTRUCTURA

TRABAJO SOCIAL

C E S U

EDUCACION A
DISTANCIA

SEGUIMIENTO Y
EVALUACION A.

PERSONAL
ADMINISTRATIVO

COMPRA DE BIENES
Y SERVICIOS

DEPORTES

C.L.A.S

FORMACION DOC. Y
EDUC. CONTINUA

TELEVISION
UNIVERSITARIA

DIREC. RELACIONES
INTERNACIONALES
Y CONVENIOS

DIREC.
UNIVERSITARIA
BIENESTAR ESTUDIANTIL

COORDINACION
ACADEMICA

CAPACITACION

EDUCACION
POPULAR

ESCUELA ESTUDIOS
POSTGRADO

SERVICIOS MEDICOS
PSICOPEDAGOGICOS

DIREC. UNIV. EVALUACION Y


ACREDITACION

Dpto DE
COORDINACION

Dpto EVALUACION
UNIVERSITARIA

Dpto. PROYECTOS
INTERNACIONALES

D. EVAL. ECNOMICA
FINANCIERA

Dpto. SISTEMAS
INFORMATICOS

Dpto ACREDITACION
UNIVERSITARIA

U P S I

APOYO
INNOVACION A LA
GESTION

SOCIOLOGIA

FAC.

DE CIENCIAS AGRICOLAS
Y PECUARIAS

FAC DE CIENCIAS BIOQUIMICAS


Y FARMACEUTICAS

FACULTAD DE CIENCIAS
ECONOMICAS

ESCUELA TECNICA SUPERIOR


DE AGRONOMIA

FACULTAD DE ODONTOLOGIA

FACULTAD DE MEDICINA

FACULTAD DE
ARQUITECTURA

FAC DE HUMANIDADES Y
CIENCIAS DE LA EDUCACION

FAC DE CIENCIAS JURIDICAS Y


POLITICAS

FAC DE CIENCIAS Y
TECNOLOGIA

I. P. U.

Fuente: Organizacin y Mtodos UMSS

ANEXO 5. TRMINOS DE REFERENCIA


SISTEMA DE INFORMACIN DIGITALIZADA DE NORMATIVAS UNIVERSITARIAS EN
RED (S.I.D.N.U.R.)

1.

IDENTIFICACIN
DATOS DE LA UNIDAD
Unidad: Seccin Archivos de la Universidad Mayor de San Simn
Responsable: Lic. Lucy A. de Valderrama
DATOS DEL S.I.D.N.U.R.

Nombre del Sistema: Sistema


universitarias en Red

de informacin y digitalizacin de normativas

mbito:
Acadmico
Administrativa

Investigacin

Interaccin

Gestin

Nmero de personas participantes del proyecto:


2 Personas encargadas del desarrollo del sistema
1 Persona encargada para la digitalizacin de documentos
2.

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIN DEL TRABAJO


PRESENTACIN DEL PROBLEMA
Las actividades relacionadas con el gobierno Universitario generan una serie de documentos

en forma de: Resoluciones de Consejo Universitario, Resoluciones Rectorales, Resoluciones Viserectorales, Resoluciones de Secretaria General, actas, etc. El volumen de estos Documentos
acumulado es enorme y es guardada y custodiada en la seccin de Archivos de nuestra Institucin.
Una vez que la obtencin de documentos y/o fotocopias de los mismos por parte de los
niveles superiores, para cualquier fin es una labor dificultosa y no gil, los mismos documentos
mencionados difcilmente se constituyen en instrumentos y referencias de ayuda para la toma de
decisiones institucionales. En consecuencia se evidencia la necesidad de encontrar el mecanismo
para que los documentos guardados por la seccin archivos estn oportunamente disponibles.
Un mecanismo bastante eficiente y alentador es el uso de las bondades que nos proporciona

hoy en da las tecnologas de Informacin y de ese modo poder desarrollar un Sistema de


Recuperacin de Documentos y Base de Datos Electrnico para que de esa manera nos permita
Guardar y Administrar los documentos que se guardan en la unidad de Archivos. El Sistema
Recuperacin nos permitir poder hacer una consulta a travs de la Intranet y obtener respuestas
oportunas sobre los temas especficos requeridos y poder mostrar los documentos relacionados y
ms relevantes.
JUSTIFICACIN
La Universidad Mayor de San Simn es una institucin autnoma que sigue una corriente de
implementacin de procesos transformacin con miras a la modernizacin y automatizacin de su
estructura de administracin, valindose de recursos propios, as como los obtenidos por los
convenios internacionales. Que ayudan a la Institucin para su mejor desarrollo educativo,
administrativo e Investigacin en diferentes reas que son de mucha importancia y que generan
mltiples documentos que respaldan las actividades de una institucin educativa de gran prestigio.
Por las caractersticas del gobierno Universitario (k.o.-gobierno Docente Estudiantil), para la
concertacin de polticas de transformacin y modernizacin de la Universidad Mayor de San
Simn, este proceso institucional de transformacin debe contemplar a los diferentes sectores de la
poblacin Universitaria. Por ello la disponibilidad de los instrumentos de referencia (como consulta
y como medio de difusin) para la amplia comunidad universitaria, se convierte en una necesidad
imperiosa.
Las diferentes tecnologas o plataformas existentes para el desarrollo de un sistema de
informacin presentan mltiples ventajas para automatizar procesos administrativos en muchas
reas, donde se hacen procedimientos de recepcin, codificacin y almacenado de documentos que
son generados para respaldar las diferentes acciones, funciones, decisiones de autoridades,
funcionarios y personas externas a la institucin. Por lo tanto el requerimiento de una herramienta
accesible, fcil de usar, disponible en todo momento y lugar desde una computadora con acceso a
Internet, ayudara de gran manera cuando se necesiten de inmediato algunos documentos que
respalden o ayuden al trabajo diario de las personas relacionadas con la toma de decisiones y

acciones en diferentes instancias relacionadas con los procesos administrativos y directivos.


La conservacin y niveles de resguardo ante cualquier tipo de contingencia y/o desastres
naturales obligan a los de los archivos que resguarden y preserven la informacin en soporte
electrnico en diferentes reas.

3. OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA


Desarrollar e Implementar un sistema Web de recuperacin de documentos y Base de datos
electrnico que permita consultas en lnea de documentos relacionados con el Gobierno
Universitario.

4. OBJETIVOS ESPECFICOS DEL SISTEMA


Desarrollar la estructura de base de datos para almacenar digitalmente los diferentes tipos de
documentos.
Desarrollar el mdulo de usuarios para el acceso del sistema.
Desarrollar el mdulo de registro de documentos.
Desarrollar el mdulo de consultas de documentos.
Disear la interfaz de usuario.
Digitalizar los documentos fsicos de la anterior gestin Rectoral.
Elaborar procedimientos administrativos que respalden la obtencin y posterior
digitalizacin de los nuevos documentos.
Cargar al sistema los tipos de documentos digitalizados.

5. PRODUCTOS INTERMEDIOS Y/O FINALES


Productos

Indicador Verificable

Estructura de base de datos

Pruebas a la base de datos

Mdulo de acceso de usuarios

Ingreso al sistema con login y clave

Mdulo de registro de documentos

Registro de un documento

Mdulo de consultas de documentos

Bsqueda de un documento

Interfaz de usuario

Pruebas de la interfaz de usuario

Servidor Funcionando

Acceso al sistema desde internet

ndices de documentos

Pruebas de acceso a los ndices

Documentos Digitales

Pruebas de Registro de Documentos

Documentos registrados al sistema

Consultas a los documentos cargados

6. ACTIVIDADES GENERALES A DESARROLLAR EN LA FASE DE DESARROLLO


DEL SISTEMA DE INFORMACIN Y DIGITALIZACIN

ACTIVIDADES

MES 1

MES 2

MES 3

MES 4

MES 5

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Planificacin
Diseo
Implementacin
Pruebas
Documentacin final

ACTIVIDADES

21

MES 6

MES 7

MES 8

MES 9

MES 10

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

Planificacin
Diseo
Implementacin
Pruebas
Documentacin final

40

7. RECURSOS Y FUENTES DE PROVISIN


Concepto de gasto

1. Recursos Humanos
Desarrolladores del sistema
Encargados de Digitalizar Documentos

Unidad
(Cantidad)

Persona
Persona

2. Equipos y muebles requeridos


Ambiente para el desarrollo del Proyecto
Cuarto
Escneres
Scanner
Servidor para implantar el sistema
Servidor
Computadoras para el desarrollo del sistema.
Computadora
Computadora para la digitalizacin de d.C.
Computadora
Impresora para imprimir informes
Impresora
Muebles para las computadoras
Mueble
Pizarra acrlica para las capacitaciones
Pizarra
Un proyector o data display para capacitacin.
Proyector
Cable de UTP para armar la red interna
Cable UTP
Conectores RJ45
Conectores
Material para armar la red interna.
Material para la elaboracin de informes y
documentos

Cantidad
Total

Responsable

2
1

Desarrolladores
Archivos

1
2
1
2
1
1
7
1
1

Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos

50 metros
50
-

8. PROPUESTA ECONMICA A LAS PERSONAS PARTICIPANTES DEL SISTEMA


o Desarrolladores: La remuneracin propuesta a cada una de las dos personas encargadas para el
desarrollo sistema del proyecto es de 3,900.00 Bs. Mensuales durante el tiempo que dure el
desarrollo.
o Digitalizador: La remuneracin propuesta para la persona encargada de la digitalizacin de
documentos fsicos y posterior registro al sistema es de 1,800.00 Bs. Mensuales durante todo el
tiempo que dure el proyecto en su primera fase.

9. PRINCIPALES CRITERIOS DE EVALUACIN DEL PROYECTO


z
z
z
z

Responsabilidad en las actividades de sistema


Cumplimiento de los objetivos del sistema
Puntualidad en la entrega de productos intermedios
Caractersticas del sistema:
z Usabilidad
z Fiabilidad
z Eficiencia
z

Seguridad

Portabilidad