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Manual para la Cobranza

de Facturas Financieras
por medio del Libro de
Caja

30 de septiembre de 2016

Manual para la Cobranza de Facturas Financieras por medio del Libro de Caja

Fecha: 07.01.2010
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Procedimiento Para realizar la Cobranza


1- VISUALIZACIN ANLISIS DE VENCIMIENTO TRANSACCIN: FBL5N
Parmetros que deben ser completados:
A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin que muestra las Partidas Abiertas de los Deudores a una Fecha
Determinada.
Campo
Cuenta Deudor
Sociedad
Seleccin:
Partidas Abiertas
Partidas Normales
Operaciones CME

Contenido
Cdigo del o los Deudores (Obligatorio)
Cdigo de la sociedad financiera (Obligatorio)
Seleccin de Partidas
Activar el Radio Button e indicar la fecha hasta donde se
requiere se muestre el vencimiento de las Partidas.
Clase
Activar el check
Activar el check

De esta manera se obtiene la lista de Partidas pendientes por cancelar con sus
correspondientes Notas de Crdito.
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2. COMPENSACIN DE LA CUENTA POR COBRAR (TRANSACCIN F-28)


Parmetros que deben ser completados:
A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin :
Campo

Contenido

Fecha Documento
Clase Doc.
Sociedad

Fecha Actual
Clase de Documento ZK
Cdigo de la sociedad financiera

Fecha Contab.

Fecha Actual

Periodo
Moneda

Periodo contable al cual pertenece la fecha de Contab.


VEF
Datos Bancarios
Cuenta de Mayor Transitoria para Cobranza: Efectivo

Cuenta

Cuenta
Clase de Cuenta

por Depositar
Importe Neto a cancelar
Fecha Valor del Registro
Texto Descriptivo
Este Campo debe permanecer vacio.
Seleccin de Partidas Abiertas
Cdigo del Deudor (Obligatorio)
D

PAS Normales

Activar el Check

Indicador CME

Indicar A, en caso de cobranzas con aplicacin de

Importe
Fecha Valor
Texto
Asignacin

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anticipos.
Se selecciona: Enter y la transaccin mostrara la siguiente Pantalla, donde se debe
ubicar la Factura a Cancelar.
Al Grabar la seleccin se crear un Documento Financiero de clase ZK afectando las
cuentas, Transitoria creada para tal fin, y el Deudor, Compensando automticamente la
cuenta por Cobrar.

3- OPERACIONES DE COBRANZAS EN LIBRO DE CAJA (TRANSACCIN FBCJ)

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a- Registro de Ingresos en Efectivo, Transferencias Bancarias o Depsitos en


Efectivo:
Parmetros que deben ser completados:
A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin Libro de Caja (FBCJ) para el registro de las Cobranzas por
ingresos en Efectivo, Transferencias o Depsitos en efectivo.

Campo

Contenido

Intervalo a Visu.
Libro de Caja
Sociedad
Seleccin:
Ingresos Efectivo
Operacin Contable
Importe
Receptor Recibo
Txt.

Fecha Inicio y Final del Intervalo a Visualizar


Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Cdigo de la sociedad financiera
Pestaa Ingresos Efectivo
Seleccionar esta Pestaa para el Registro de la
cobranza en Efectivo o Transferencias Bancaria
Seleccionar la Operacin a Contabilizar: EFECTIVO
POR DEPOSITAR
Importe de la Cobranza realizada
Nombre del Receptor del Recibo
Descripcin Breve
Colocar el Nro. del Documento Financiero SAP del
Pago (ZK).

Asignacin

Nota: en este Campo Siempre se debe indicar un


cero (0) antes del nm. Doc.SAP contabilizado en la
F-28.

Divisin

Seleccione el cdigo de Divisin

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Se debe seleccionar la Operacin y pulsar el botn


manera se contabiliza el Registro que crea el Recibo del Ingreso.

Al contabilizar se crean 2 documentos uno Interno de la Caja que representa


el Recibo y el Financiero (SK) afectando las cuentas correspondientes:

de esta

Este Numero siempre debe


comenzar con cero (0).
Ejem. 0400000012

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Se genera un Documento Contable


(SK) afectando las cuentas
respectivas a Caja y efectivo por
depositar

N de Recibo (externo )
para control de Correlativo

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Para imprimir el Recibo debe seleccionar la operacin de efectivo por


depositar y seguidamente pulsar el botn
el sistema
mostrara el Formulario que contiene la Informacin necesaria como respaldo
del Ingreso Recibido.
N Sap: Indica el N interno de Recibo que se puede visualizar a travs del
Libro de Caja.

b- Registro de Ingresos en Cheque:


Parmetros que deben ser completados:
A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin Libro de Caja (FBCJ) para el Registro de Ingresos Cheques:
Campo

Contenido

Intervalo a Visu.
Libro de Caja
Sociedad
Seleccin:
Ingresos Cheques
Operacin Contable
Importe
N Cheque
Librador Cheque
Clave de Banco
Cuenta Bancaria
Receptor Recibo
Txt.
Asignacin
Divisin

Fecha Inicio y Final del Intervalo a Visualizar


Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Cdigo de la sociedad financiera
Pestaa: Ingresos Cheques
Seleccionar esta Pestaa para el Registro del
Ingreso en Cheques.
Seleccionar la Operacin a Contabilizar: CHEQUES
POR DEPOSITAR
Importe de la Cobranza realizada
Ingresar el N de cheque recibido
Nombre del Cliente
Ingresar la Clave del Banco al que corresponde el
cheque.
N de Cuenta Bancaria del Cheque
Nombre del Receptor del Recibo
Descripcin Breve
Colocar el Nro. del Documento Financiero SAP del
Pago (ZK), que se origina en la F-28
Colocar la Divisin a la que pertenece

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Se debe seleccionar la Operacin y pulsar el botn


manera se contabiliza el Registro que crea el Recibo del Ingreso.

de esta

Al contabilizar se crean 2 documentos uno Interno de la Caja que representa el Recibo y el


Financiero (SK) afectando las cuentas correspondientes:

Este Numero siempre debe comenzar


con cero (0).
Ejem. 0400000013

Para imprimir el Recibo debe Seleccionar la operacin: Cheques por depositar y


seguidamente pulsar el botn
el sistema mostrara el Formulario que
contiene la Informacin necesaria como respaldo del Ingreso Recibido.

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En el Recibo aparecer el nmero del


Cheque, con que el Cliente Cancel o
Abon a la deuda.

c- Registro de Salida del Efectivo o Transferencias al Banco:


A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin Libro de Caja (FBCJ) para el registro de Salida del Efectivo o
Transferencia al Banco:
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Campo

Contenido

Intervalo a Visu.
Libro de Caja
Sociedad
Seleccin:
Gasto de Efectivo

Fecha Inicio y Final del Intervalo a Visualizar


Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Cdigo de la sociedad financiera
Pestaa: Gastos Efectivo
Seleccionar esta Pestaa para el Registro de los
Depsitos o transferencias realizados en efectivo
Seleccionar la Operacin a Contabilizar: DEPSITO

Operacin Contable

O TRANSFERENCIA de acuerdo al Banco que

Importe
Receptor Recibo
Txt.
Asignacin
Divisin

corresponda.
Importe de la Cobranza realizada
Nombre del Receptor del Recibo
Colocar una descripcin Breve.
Colocar el Nro. del Deposito
Colocar la Divisin a la que pertenece

Se debe seleccionar la Operacin y pulsar el botn


de esta
manera se guarda el Registro, al recibir el depsito troquelado del Banco se
completa la Operacin Indicando en el Campo de Asignacin el Nmero del
Deposito o Transferencia, luego, se contabiliza con el botn
.

N
Deposito

d- Presentacin de Cheques al Banco :


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A continuacin encontrar las indicaciones para llenar los parmetros de entrada en la


ejecucin de la Transaccin FBCJ, para el Envo- Salida de Cheques al Banco.
Parmetros que deben ser completados:

Campo

Contenido

Intervalo a Visu.
Libro de Caja
Sociedad
Seleccin:
Ingresos Cheques

Operacin Contable

Fecha Inicio y Final del Intervalo a Visualizar


Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Cdigo de la sociedad financiera
Pestaa: Ingreso Cheques
Seleccionar esta Pestaa para el registro de la
Salida del Cheque al Banco
Se debe seleccionar la lnea o las lneas con los
cheques a los que se le darn salida (Envo del
Depsito) al Banco.

Pulsar el botn
, el sistema mostrara el siguiente cuadro de dialogo,
donde se debe seleccionar la Operacin Contable que indica la salida del Cheque al Banco
(Seleccionar la operacin Segn el Banco que corresponda):

Documento
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Se Selecciona el Botn
y de esta manera el sistema genera una nueva
lnea con la operacin del Banco por la salida del cheque y guarda la operacin, permitiendo
posteriormente modificar el Campo Asignacin para que en el mismo se coloque el N del
depsito Bancario correspondiente.

En el Campo Asignacin , de la
Lnea por la Salida de Banco,
se debe indicar el Nmero del
Depsito

Una vez completada esta informacin se debe seleccionar la operacin y pulsar el Botn
de tal manera que se contabilice el movimiento y se afecten las cuentas
correspondientes.
-

Impresin de la Remesa de Cheques:

Se debe seleccionar la operacin de Salida

El Sistema Mostrara el cuadro de Dialogo de Impresin, donde se puede imprimir el


formulario
que

de Banco

y pulsar el botn

Elaboracin

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indica el resumen de cheques enviados al banco, seleccione: visualizacin de


Impresin:
Este Numero de Remesa o recibo solo
se originara cuando la operacin este
contabilizada de lo contrario no se
genera el nmero de Recibo.

El sistema creara el siguiente Documento contable:

e- Anticipo Recibidos de Clientes (Efectivo Transferencia)


Cada vez que un cliente realice un pago por adelantado, es decir, sin existir
facturacin de Mercanca, se debe registrar el Ingreso en el sistema como anticipo
Recibido, dando Uso a un Indicador CME: A (Anticipo), de esta manera se contabiliza
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de forma automtica imputando a una cuenta de pasivo (Anticipo Recibido) afectando


el Auxiliar del Deudor.

Este procedimiento se lleva a cabo por la transaccin: FBCJ


Parmetros que deben ser completados:

Campo

Contenido

Intervalo a Visu.
Libro de Caja
Sociedad
Seleccin:

Fecha Inicio y Final del Intervalo a Visualizar


Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Cdigo de la sociedad financiera
Seleccione la Pestaa Segn Corresponda
Registro de Anticipo por Ingreso en Efectivo
Seleccionar esta Pestaa para el Registro de

Gasto de Efectivo

Anticipo

Operacin Contable
Importe
Receptor Recibo
Txt.
Cliente
Asignacin
Divisin

por

Transferencias

Depsitos

realizados en efectivo.
Seleccionar la Operacin a Contabilizar: ANTICIPO
DE CLIENTE.
Importe de la del Anticipo Recibido
Nombre del Receptor del Recibo
Indicar el Texto: Anticipo Recibido
Indique o Seleccione el Cdigo del Cliente, de quien
se recibe el Ingreso.
Dejar en Blanco ( Solo para el caso de Anticipos
Recibidos)
Indique el cdigo de Divisin

Luego de llenar los campos indicados, Se debe seleccionar la Operacin y pulsar el


botn

Documento
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Luego de seleccionar :
Dialogo:

, el sistema mostrar el siguiente cuadro de

Considerar Ind. CME? , Seleccione : SI, aparecer el siguiente cuadro:

Documento
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Debe Seleccionar A como Indicador de CME (Anticipo) y presionar el


botn:
Seguidamente la operacin de Anticipo queda contabilizada, el sistema genera el
Documento afectando la cuenta de Anticipo en lugar de la cuenta Efectivo por depositar,
el documento puede visualizarse marcando la operacin y presionando el icono

Documento
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f- Anticipo Recibidos de Clientes (Cheques)


El procedimiento
Cheques

se lleva a cabo por la transaccin FBCJ en

la pestaa : Ingresos

Parmetros que deben ser completados:

Campo

Contenido

Intervalo a Visu.
Libro de Caja
Sociedad
Seleccin:
Ingresos Cheques
Operacin Contable
Importe
N Cheque
Librador Cheque
Clave de Banco
Cuenta Bancaria
Receptor Recibo
Txt.
Cliente
Asignacin
Divisin

Fecha Inicio y Final del Intervalo a Visualizar


Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Cdigo de la sociedad financiera
Pestaa: Ingresos Cheques
Seleccionar esta Pestaa para el Registro de
Anticipos Recibidos en Cheques
Seleccionar la Operacin a Contabilizar: ANTICIPO
DE CLIENTE.
Importe de la del Anticipo Recibido
Ingresar el N de cheque recibido por el Anticipo
Nombre del Cliente
Ingresar la Clave del Banco al que corresponde el
cheque.
N de Cuenta Bancaria del Cheque (Ingrese los
ltimos 18 dgitos de la cuenta)
Nombre del Receptor del Recibo
Indicar el Texto: Anticipo Recibido
Indique o Seleccione el Cdigo del Cliente, de quien
se recibe el Ingreso.
Dejar en Blanco ( Solo para el caso de Anticipos
Recibidos)
Indique el cdigo de Divisin

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Luego de llenar los campos indicados, Se debe seleccionar la Operacin y pulsar el


botn

el sistema mostrar el siguiente cuadro de Dialogo:

Considerar Ind. CME? , Seleccione : SI, aparecer el siguiente cuadro:

Documento
controlado

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Debe Seleccionar A como Indicador de CME (Anticipo) y


presionar el botn:

Seguidamente la operacin de Anticipo queda contabilizada, el sistema


genera el Documento afectando la cuenta de Anticipo en lugar de la cuenta
Efectivo por depositar, el documento puede visualizarse marcando la
operacin y presionando el icono

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4- EMISIN DEL CUADRE DE CAJA (TRANSACCIN ZFI73)


Parmetros que deben ser completados:
A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin:
Campo

Contenido

Sociedad
Numero Libro de Caja
Fecha Inicio
Fecha Fin

Indicar la Sociedad
Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente
Esta Fecha estar Fija a partir del arranque del
Proyecto.
Indicar la Fecha que se requiere visualizar el
reporte.

Este reporte mostrar el resultado de la Caja tanto al inicio del da como al final, el mismo
indicar la forma de cobranza de las facturas y los Depsitos realizados.
Al completar los datos anteriores se debe pulsar el botn

El sistema mostrar el cuadro de Dialogo para la impresin del Formulario, visualice de


manera preliminar o enviar a impresin el Cuadre.

5- REPORTE DE CORRELATIVOS DE RECIBOS POR LOS INGRESOS DE CAJA


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Transaccin ZFI74

Parmetros que deben ser completados:


A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin:
Campo

Contenido

Fecha de Emisin
Sociedad
Numero Libro de Caja

Indicar el rango de Fecha que se Requiere


Indicar la Sociedad Financiera
Seleccionar la Caja de Cobranzas Correspondiente

6- COMPENSACIN AUTOMTICA:
Documento
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Transaccin F.13

Parmetros que deben ser completados:


A continuacin encontrara las indicaciones para llenar los parmetros de entrada para la
ejecucin de la Transaccin:

Campo

Contenido

Sociedad
Ejercicio

Indicar Sociedad Financiera


Ejercicio correspondiente
Indicar la Fecha de Contab. De los Documentos a

Fecha de Contab.

Compensar
Se debe marcar el check e indicar la Cuenta a

Seleccionar Ctas de
Mayor.

Compensar.
Marcar el Check solo para verificacin, para la

Ejecucin de Test
Lista detallada con Log.

ejecucin real, se debe desmarcar.


Se debe verificar que el radio button se encuentre

error

marcado.

Al realizar la ejecucin en modo test, el sistema mostrar los documentos compensables, y


al realizar la ejecucin real, el sistema mostrar los N de Documentos generados.

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7- CASOS ESPECIALES A REGISTRAR:

a- Registro de una Cobranza con Diferencias (ABONOS o RESTANTES):


-

Se debe registrar la Cobranza a travs de la transaccin F-28, colocando el Monto


Total recibido, este caso aplica tanto con Efectivo como con Cheque. De la Siguiente
manera:

Monto Total
Recibido.

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Se selecciona la o las Facturas a Cancelar de la siguiente manera:

Montos
diferentes.

Para

contabilizar

la

diferencia

se

debe

dar

doble

click

de esa manera el
automticamente una posicin. El sistema mostrar la siguiente pantalla:

en

el

campo

sistema

creara

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Se debe pulsar el botn


asignado.

para volver a la pantalla inicial donde se verificara el monto no

Diferencia a
Contabilizar

Se
debe
guardar
el
Documento y al contabilizar el sistema crea automticamente la posicin por la diferencia, de
la siguiente manera:

Documento
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.
-

La cobranza a travs de la FBCJ para la Emisin del recibo debe realizarse de la


Siguiente Manera:

El Monto Ingresado en el Importe debe ser el Monto recibido, el recibo mostrar la diferencia
recibida bien sea Abono o Restante.

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b- Registro de cobranzas con abono a factura


Se debe registrar la Cobranza a travs de la transaccin F-28, colocando el Monto
Total recibido, este caso aplica tanto con Efectivo como con Cheque. De la Siguiente
manera:

Llene los campos necesarios indicados en la pantalla presione el icono: Tratar PAs
Seguidamente el sistema mostrar la pantalla donde se debern seleccionar las partidas a
compensar cancelar, para ello debe ubicarse en la pestaa: Pago Parc.:

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Seleccin de
Facturas e indicar
el Abono en
Importe de Pago

En esta pantalla debe seleccionar las facturas o documentos a cancelar Ejemplo:


Monto depositado por el Cliente: 500, Cancela Facturas:
a) 0033009975 : 364,32
b) 0033009976: 490,00 abonando la diferencia por: 135,68, lo cual se debe indicar en
el Campo: Importe de pago. Sumando un total de 500,00 VEF.
Al contabilizar el Asiento puede Observar:
La compensacin Total de la factura 0033009975 : 364,32
Un abono a la factura 0033009976 por 135,68 .
De esta manera se mantiene el histrico en el Auxiliar del Cliente de la factura original:
0033009976 y se genera un documento nuevo por el abono realizado, lo que permitir su
posterior compensacin.
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Cancelacin total de
una factura y Abono o
pago parcial de la
segunda factura

El procedimiento por la Transaccin Libro de Caja , se debe manejar tal como se describen
en el punto 3 de este manual.

c- Registro de una Cobranza con Combinacin de Forma de Pago:


-

Cheque- Cheque

La cobranza debe registrarse a travs de la F-28 de acuerdo a las indicaciones anteriores.


Ejemplo se realizo el Cobro y genero el siguiente Documento:

Documento
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Elaboracin
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Para registrar el Ingreso en el Libro de Caja de los cheques debe realizarse de la siguiente
manera:

Los Recibos deben ser impresos por separado.


-

Cheque- Efectivo

La cobranza debe registrarse a travs de la F-28 de acuerdo a las indicaciones


anteriores. Ejemplo se realizo el Cobro y genero el siguiente Documento:

Para registrar el Ingreso en el Libro de Caja de los cheques debe realizarse de la siguiente
manera:

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Para registrar el Ingreso en el Libro de Caja del Efectivo debe realizarse de la siguiente
manera:

Igualmente los Recibos deben Imprimirse por Separado.


d- Como Realizar Anulaciones de Operaciones:
Se debe tomar en cuenta:
-La operacin debe estar contabilizada completamente.
-Despus de Impreso el Recibo de la Operacin es Imposible realizar la anulacin
directamente por el Libro de Caja, es decir, las operaciones deben ser anuladas casi
de forma inmediata. En este caso de que se haya impreso el Recibo, el reverso se debe
realizar Financieramente.
- En caso de que la Anulacin se realice un da posterior al registro del Recibo de
Ingresos, se debe registrar con la Fecha Actual, de lo Contrario el sistema no permitir la
contabilizacin.
Las Anulaciones se realizan de la siguiente manera:
Selecciono la Operacin a Anular:

Elaboracin

Documento
controlado

Versin

SI

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Ana Catalano
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Se debe pulsar el botn

el sistema mostrara el siguiente mensaje:

Se pulsa el botn que indica SI.

El sistema mostrara el mensaje:


, se debe indicar el Motivo
y la fecha de contabilizacin la misma debe ser igual al dia en el que se realice tal anulacin,
y se creara la operacin de reverso.

e- Copiar Operaciones:
Documento
controlado

Versin

Elaboracin

Revisado

SI

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Este caso se recomienda utilizarlo para agilizar las contabilizaciones en el Libro de


Caja, siempre y cuando se trate del mismo Cliente la cobranza a la que se refiera la
Operacin.
Para realizar una copia de Operacin se debe seguir las siguientes indicaciones:
-Ubicar la Operacin a copiar en el Libro de Caja, bien sea una Operacin de Ingreso
o Egreso de Efectivo y en el caso de los cheques el sistema solo permite la copia de
las operaciones de Ingreso de Cheques.

-Se pulsa el botn


y el sistema creara automticamente la nueva posicin de la
siguiente manera, permitiendo realizar cambios en los campos claves de la
operacin, Ejemp. Importe, Asignacin, fecha de Doc., Fecha de Contab.

Como se observa la operacin se crea con estatus Rojo para permitir las
modificaciones correspondientes y poder contabilizar con los cambios respectivos.

Observaciones a tomar en Cuenta:

Cada Cheque recibido por cobranza debe ser registrado en una operacin en
el Libro de Caja.

Cada operacin del Libro emite un Recibo, es decir, 2 operaciones generan 2


Recibos.

Documento
controlado

Versin

Elaboracin

Revisado

SI

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Las operaciones tanto en el Libro de Caja, como en la transaccin F-28 deben


tener como Fecha de Contabilizacin el da en el que se realiza la Operacin
de lo contrario el sistema generar un error y no podr ser contabilizado.

Se recomienda antes de Imprimir cada Recibo, visualizarlo antes de proceder


a su Impresin

Luego de impreso el Recibo de Caja, es imposible anular la operacin es


Caja. En caso de error es necesario reversar tal operacin de manera
contable.

Las cuentas de Mayor para que se mantengan sin partidas pendientes, es


necesario y se recomienda la ejecucin y revisin de la compensacin
automtica todos los das como ltimo paso al realizar el cierre de Caja, es
decir impresin del cuadre del da anterior.

Al realizar una sola operacin contable con el egreso del Efectivo se debe
realizar la compensacin de los documentos involucrados de manera Manual,
es decir por la transaccin F-03. Se recomienda realizar el anlisis de las
partidas a diario para evitar descuadres en la Caja.

Documento
controlado

Versin

Elaboracin

Revisado

SI

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