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La contabilidad en la empresa

Contenido presentado por Nacional Financiera


La contabilidad en la empresa
Introduccin
Posiblemente usted, como la mayora de los dueos de las empresas familiares
o pequeas que existen en el pas, maneje los recursos con que cuenta su
negocio, basndose solamente en la experiencia y el sentido comn.
Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cunto se ha
vendido, cunto deben los clientes y cunto dinero hay en caja.
Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situacin financiera de
su empresa y administrar mejor sus recursos, le conviene aplicar la
contabilidad en el manejo de su negocio.
La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones econmicas que
realiza la empresa, con objeto de obtener la informacin financiera necesaria
para tomar decisiones.
Es muy importante que mantenga presente la objetividad, en la toma de
decisiones que afectan el funcionamiento de la empresa.
Las decisiones deben apoyarse en hechos ms que en opiniones
Para controlar cada uno de los movimientos econmicos que realiza la
empresa, existen diversos tipos de control que pueden establecerse para su
operacin y desarrollo.
La idea de que slo un contador puede realizar las tareas de control y registro
de las operaciones que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad
de las pequeas empresas se descuide o de plano se deje de lado. Sin
embargo, no es preciso que intervenga un contador para poner en marcha
estos controles. Puede hacerlo usted mismo.
Balance General
Es un resumen claro y sencillo sobre la situacin financiera de la empresa a
una fecha determinada. Su elaboracin podr ser mensual, semestral o anual
de acuerdo con las necesidades del propio microindustrial.
El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y
derechos propiedad de la empresa (activo), as como todas sus deudas (pasivo)
y por ltimo el patrimonio de la empresa (capital).

El Balance General responde a las preguntas


Con cuntos recursos cuenta la empresa para la realizacin de actividades?
Cunto se debe de estos bienes?
Con cunto participa el dueo de la empresa?
Para facilitar la claridad e interpretacin del Balance General, los datos
econmicos se agrupan en activos, pasivos y capital o patrimonio.
1.1. Activo
Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que
posee la empresa para operar.
1.2. Pasivo
Son las obligaciones y deudas que tiene la empresa y que en un plazo debe
pagar con dinero, productos o servicios.
1.3. Capital
Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del
empresario, ms las ganancias o menos las prdidas que sufre la aportacin
inicial. Para determinar el capital existente, es decir, el patrimonio de la
empresa, se resta al total de los recursos (activo) el total de las obligaciones
(pasivo).
Derivado de los conceptos anteriores se obtiene la siguiente igualdad:
Activo (Recursos) = pasivo (obligaciones) + capital (patrimonio).
Por lo tanto:
P=A - C
C=A - P
El Balance General resume la informacin contable que resulta de las
operaciones financieras efectuadas a una fecha determinada.
1. Activo
Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para
convertirse en dinero en efectivo.
1.1. Activo Circulante

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en
dinero en efectivo, mientras est funcionando el negocio.

Dinero en caja, dinero en bancos (chequera).

Inversiones en valores de inmediata realizacin.

Cuentas por cobrar (clientes).

Inventarios (Almacn) de materia prima, produccin en proceso y


producto terminado.

1.2. Activos Fijos*


Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del
negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los
productos.

El terreno.

Los edificios.

Maquinaria y equipo.

Equipo de oficina.

Equipo de transporte.

1.3. Otros Activos


Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestacin de un
servicio o por la adquisicin de un bien que no se utiliza de inmediato sino en
el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se convierten en
gastos afectando los resultados de la empresa.
2. Pasivo
Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya
que cubrirlos.
2.1. Pasivo Circulante
Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un
ao. La lista del pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad
que tengan esas deudas.

Proveedores , crditos bancarios a corto plazo.

Impuestos por pagar.

Acreedores diversos.

Documentos por pagar.

2.2. Pasivo a Largo Plazo


Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un ao
como: crditos bancarios o documentos por pagar a largo plazo.

Obligaciones con bancos a largo plazo.

Documentos por pagar.

Otros.

2.3. Otros Pasivos


Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de
productos o la prestacin de servicios.

Anticipos de clientes.

Rentas cobradas por anticipado.

Otros.

3. Capital
El capital es el valor de lo que le pertenece al dueo o empresario.
Se integra por:

Capital social.

Resultados acumulados.

El Estado de Resultados
Qu es un Estado de Resultados?
Es un informe que permite determinar si la empresa registr utilidades o
prdidas en un periodo determinado.
Cabe sealar que un periodo se refiere a un lapso comprendido entre dos
fechas. Tambin se le conoce como ejercicio, cuando el periodo abarca un ao
de operaciones.
Las utilidades son a los negocios lo que el alimento a las personas; permiten
que existan y les ayuda a crecer
El Estado de Resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada:

Ingresos o Ventas Netas


- Costo de Ventas
Utilidad Bruta
-Gastos de Operacin
Utilidad de Operacin
-Gastos Financieros
Resultado antes de Impuestos
(Puede ser utilidad o prdida).
Ingresos
Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la
actividad principal de la misma.
Costo de ventas
Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la produccin.
Utilidad bruta
Es el resultado de disminuir a los ingresos o ventas el costo de ventas.
Gastos de operacin
Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operacin que no estn
asociadas con la produccin, sino con las actividades propias de ventas y la
administracin del negocio.
Utilidad de operacin
Es el resultado de disminuir a la utilidad bruta los gastos de operacin.
Gastos financieros
Son los intereses que se causan sobre crditos otorgados por terceros (bancos).
Utilidad antes de impuestos
Resulta de disminuir a la utilidad de operacin los gastos financieros.
Recomendaciones a observar en la elaboracin de estados financieros
1.- Los estados financieros que se elaboren deben de reflejar slo la situacin
de la empresa; no deben incluir informacin relativa a la situacin particular
de los socios, ni tampoco considerar informacin de otras empresas en la que
los socios tambin tengan participacin.
2.- La informacin que sirva de base para elaborar los estados financieros debe
comprender slo la que se haya generado en el periodo de inters (mes,

trimestre, semestre o ao).


Por ningn motivo debe considerar eventos que hayan ocurrido en periodos
distintos, o comprender informacin relativa a periodos mayores de un ao.
3.- Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben
registrarse al costo de adquisicin.
4.- Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su
registro para una fecha posterior, porque podra omitirlo y por tanto la
informacin financiera que obtenga no ser vlida.
Registro de operaciones
Los diferentes renglones que forman parte del Balance y del Estado de
Resultados, informes permiten:
a) Conocer la situacin financiera de una empresa;
b) Determinar si la operacin est reportando utilidades o prdidas; y
c) Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa,
ampliar sus operaciones o contribuir a su consolidacin o desarrollo.
Qu es el Sistema Simplificado de Registro?
Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la informacin necesaria,
para la obtencin de estados financieros.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Caja o movimiento de efectivo.


Ventas.
Anticipos de clientes.
Compras.
Gastos de fabricacin.
Gastos de administracin y ventas.
Gastos financieros.

Cabe sealar que, previo a la utilizacin de las cuentas, resulta indispensable


practicar un balance para determinar los saldos de inicio que deben considerar
las mismas.
1. Caja o movimiento de efectivo
Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la
empresa.
El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al
momento de realizar el balance.
Cualquier operacin que implique entrada o salida de efectivo deber
registrarse primero aqu, y posteriormente pasar el dato a la contra cuenta

correspondiente.
Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer
frente a los gastos de operacin del negocio, as como a posibles imprevistos.
Con base en el registro sistemtico de sus movimientos de efectivo, as como
en el conocimiento de su negocio, usted podr determinar en poco tiempo, la
suma que requiere mantener disponible para estos propsitos.
2. Ventas
Esta cuenta tiene por propsito registrar los ingresos que por concepto de
ventas al contado o a crdito registra su empresa.
El saldo inicial que debe anotarse ser aqul que reporte el balance, en el
rengln de: Clientes o cuentas por cobrar.
Recuerde que slo puede registrar una venta hasta el momento en que entrega
la mercanca, independientemente de cul sea la forma de pago (contado vs.
crdito).
3. Anticipos de clientes
En diversos giros como: talleres de costura, carpintera, herrera, etc., es
frecuente encontrar que los clientes anticipen una suma de dinero al momento
de formular su pedido.
4. Compras
En esta cuenta debern registrarse como saldo inicial los adeudos que se
tengan con proveedores.
Aqu deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen,
independientemente de que se paguen de contado o a crdito.
Cabe destacar que el registro de la compra debe efectuarse hasta el momento
en que el proveedor surte efectivamente el pedido.
5. Gastos de fabricacin
En esta cuenta debern registrarse las erogaciones que se realicen por 3
conceptos:
a) Mano de obra: Sueldos al personal de produccin.
b) Gastos generales de fabricacin.
c) Otros materiales:
Gastos distintos a materia prima o mano de obra, que se incurren para poder
producir como: pago de renta local, pago de luz, agua, depreciaciones, etc.

Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, el pago de: salarios, gastos


generales y otros materiales, tambin deber afectarse la cuenta de caja.
El nico rengln de gastos generales de fabricacin que debe reconocerse
como egreso, pero que no implica movimiento alguno en la cuenta de caja es
la depreciacin
6. Gastos de administracin y ventas
En esta cuenta debern anotarse las erogaciones que se realicen por concepto
de:

Sueldos a personal de administracin o ventas, incluido el sueldo que


corresponde al microindustrial, por el trabajo que desempea en su
empresa.

Otros gastos de administracin distintos de los sueldos del personal. Se


refiere a pagos de telfono, papelera, etc.

7. Gastos financieros
En esta cuenta debern registrarse los pagos de intereses y Capital que se
deriven de la utilizacin de prstamos otorgados por instituciones financieras o
terceros.
Inters: Es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante
cierto periodo.
Amortizacin: Son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente
y dentro del plazo establecido, los recursos otorgados en prstamos.
Saldo Insoluto: Es la diferencia que resulta de aplicar al prstamo recibido las
amortizaciones o pagos de principal realizados.
Conclusiones:
La informacin contable resulta til al industrial por las siguientes razones:
1. Permite determinar la situacin financiera de su empresa.
2. Permite establecer si la operacin est generando prdidas o utilidades.
3. Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que
generar una orden.
4. Permite implantar medidas de disminucin de costos, control de inventarios,
mano de obra, etc., posibilitando aumentar el crecimiento y utilidad del
negocio.
5. Facilita la obtencin de apoyos crediticios.

CONTABILIDAD GENERAL

Registro de informacin contable para generar estados financieros


mensualmente y preparacin para el ejercicio 2015 con respecto a la
contabilidad electrnica
Elaboracion y presentacin de pagos provisionales (declaraciones mensaules)
que comprende los siguientes impuestos (ISR, IVA, retencin por salarios, otros)
Elaboracion y presentacion de declaraciones informativas (DIOT)
Elaboracion de calculo de la cedula y calculo de nominas de manera semanal y
quincenal para soportar los pagos al IMSS e INFONAVIT.
Calculo de contribuciones de seguridad social y generacin de archivos de
pago.
Presentacion de declaracin anual informativa relativa a sueldos y salarios, asi
como de retenciones.
Presentacion de la declaracin anual de ISR
Se elaborara un catalogo mensual de cdulas proforma para llevar a cabo
cierres mensuales y del ejercicio
.
Conciliaciones bancarias
Balance general y edo. De resultados