You are on page 1of 4

Nomenclatorul arhivistic

Nomenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiva este instrumentul de lucru care
pune ordine in constituirea dosarelor si orienteaza intreaga organizare ulterioara a activitatii de arhiva.
De aceea el poate fi definit ca "un tabel sistematic in care sunt desfasurate, pe structura 11411w221l
schemei de organizare a institutiei, unitatile arhivistice concepute pe probleme si termene de pastrare 1,
sau "o lista sistematica a grupelor de documente care se presupune ca se vor alcatui pe anul in curs" 2.
Oricum l-am defini,fara intocmirea si aplicarea nomenclatoruluiarhivistic la registratura si
compartimente, nu poate fi conceputa constituirea corecta a arhivei curente.
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel
n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene
de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor
intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea
documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd
este ncheiat i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii
dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiinarea
Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n
decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.
Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii
lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.
Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor,
de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv: clasarea
documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor,
selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o
reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este
sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare
a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene
de pstrare.
El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care
figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar
numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.
n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face
inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului de documente
i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura
creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor
de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele

prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri,


restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care le
nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz
separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste
documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiecrui
compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice
compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se
nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central
de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare,
nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.
Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei
ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului
unde s-a clasat lucrarea.

Dosarul arhivistic.
i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a
urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta.
Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova,
emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate
documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul
acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de
rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai
trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii
asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu
depeasc 25 cm.
documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la
compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea
predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n
cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n
constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi
trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei
operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea
lor la documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele,
notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor,
ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost
repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor.
Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de
care aparin.

nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica
dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond
sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.
Dosarele / unitile arhivistice se constituie potrivit problemelor i termenelor de pstrare
prevazute n Nomenclatorul documentelor de arhiv. De regul, ntr-un dosar se includ
documente referitoare la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare.
n lipsa Nomenclatorului arhivistic, gruparea documentelor n dosare se realizeaz dup
criteriul de ordonare al fondului arhivistic stabilit prin planul metodic de lucru.
Documentele cuprinse ntr-un dosar se ordoneaz cronologic, actele mai vechi se pun
deasupra i cele mai noi dedesubt; n cazuri speciale se ordoneaz dupa alte criterii (alfabetic,
geografic), conform criteriului de ordonare stabilit la grupare.
n timpul operaiunii de constituire a dosarelor, vor fi eliminate (scoase) clamele, acele, agrafele
metalice, filele albe (nescrise), ciornele, dubletele. Documentele se difereniaz de ciorne prin
semnele de validare: numr de nregistrare, semntur, tampil.
Dosarele constituite nu trebuie s conin mai mult de 250-300 file. Dac se depeste
aceast cifr, vor fi constituite mai multe volume pentru acelai dosar.
Unitile astfel constituite se pun n coperi de carton. Coperile sunt fabricate din carton de
legtorie (de 1,1 mm grosime, avnd dimensiunile 32x23,5 cm pentru documente format A5 i
A4 i 46x32 cm pentru documente format A3, cu cotor de 2,5cm). n cazul documentelor atipice
se va ncerca plierea lor acolo unde este posibil.
Pe coperta dosarului se nscriu urmatoarele elemente de cot:
- denumirea instituiei i a compartimentului creator,
- indicativul din Nomenclator (daca exist Nomenclator arhivistic),
- termenul de pstrare,
- cota unitii arhivistice:
* numrul de ordine al unitii arhivistice din inventar,
* anul inventarului.
- coninutul pe scurt al documentelor din dosar:
* genul documentelor,
* emitent, destinatar,
* problema / problemele / aciunea la care se refer.
- datele extreme,
- numrul de file (dac dosarul se numeroteaz),
- volumul (dup caz).
n cadrul fiecrui dosar filele se numeroteaz n colul din dreapta sus cu creionul negru. La
sfritul dosarului/unitii arhivistice, pe o coal nescris, lucrtorul desemnat s constituie
dosarul va face certificarea unitii arhivistice menionnd urmtoarele: "Prezentul dosar
(registru, condic, etc.) conine .... file", acestea fiind redate n cifre i n litere cuprinse ntre

paranteze. Dup toate aceste elemente, vor fi trecute data certificrii i semntura celui care a
efectuat-o.
Calculul activitii de constituire se face la "numr de dosare" (25-30 dosare = 1 ml).
Dup executarea operaiunii de Constituire a dosarelor / unitilor arhivistice (I.2.C), acestea
se predau echipei de Verificare i legare a dosarelor (I.2.D).
Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup
modelul prezentat n anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de
pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Astfel, fiecare
compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n
nomenclator, la compartimentul respectiv.
In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un
numr curent distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul
care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv.
Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la
compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor;
n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va meniona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput,
menionndu-se n inventar datele extreme.