FUNDAÇÃO INSTITUTO CAPIXABA DE PESQUISAS EM CONTABILIDADE, ECONOMIA E FINANÇAS - FUCAPE

CAPACITAÇÃO EMPRESARIAL - IEL PROGRAMA DE PÓS-GRADUÇÃO EM GESTÃO INDUSTRIAL

MARCIA CRISTINA NUNES GUIDOLINI NIVALDO JOSE VIVIANI DOS SANTOS PIERRY SANTOS DE MORAES SHIRLAINE CANDIDA SANTOS SILVIO AVANCINI ANDRADE

COMPARTILHAMENTO DE DADOS VIA INTRANET

VITORIA 2007

Índice INTRODUÇÃO 01- O que são Intranets 02- Como Intranets podem ajudar a empresa 03- Porque a Intranet é superior às abordagens tradicionais: 04- Quais são os benefícios da Intranet ? 05- Quais os obstáculos para a implantação de uma Intranet 06- Para quais empresas as Intranets se aplicam melhor ? 07- Como pode ser aplicada a Intranet : 08Passos para o desenvolvimento da Intranet 03 04 05 05 05 06 06 06 07 07 07 08

09- Quais são os impactos: 10- Como é feita a segurança na conexão com a Internet: BIBLIOGRAFIA

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Introdução
Todos concordam que a Internet revolucionou a comunicação entre as pessoas e corporações. Todos concordam que a rede mundial de computadores veio para dar maior agilidade e democratizara publicação de informações. O enfoque de uma intranet é aplicar ferramentas e tecnologias da Intranet e obter a mesma revolução dentro da companhia. Possibilita, por exemplo, que possamos mandar um e-mail para

alguém dentro da empresa ou enviar um arquivo por FTP para um computador de outro andar. Também permite a criação de uma home-page com a sua identificação e quais os trabalhos que está desenvolvendo. As vantagens de uma intranet:  Ambiente conhecido – Os usuários lidam com o ambiente da Internet, que é conhecido. Por isso não se gasta muito com treinamento  Conexão simples – é fácil conectá-la à Internet. De qualquer lugar do mundo, um funcionário pode ter acesso à rede da empresa, bastando que o computador esteja ligado à Internet.  Instalada a Intranet e ligada à Internet, a rede corre o risco de se tornar muito vulnerável, pois muitas pessoas podem ter acesso aos dados da empresa, caso descubram a senha. Por isso, tempo e muito dinheiro devem ser gastos em segurança quando se trata de instalá-la. Há muita polêmica em torno da questão da segurança. Algumas pessoas afirmam que as intranets estão cada vez mais seguras, graças aos sistemas de monitoração de tráfego, chamados Firewalls. Outras opinam que nenhuma rede conectada à Internet é segura. Para elas, as Firewalls podem ser enganadas; as seguranças, quebradas; as senhas, descobertas; e assim por diante.

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1 - O que são Intranets : Intranets são redes corporativas que se utilizam da tecnologia e infraextrutura de comunicação de dados da Internet. São utilizadas na comunicação interna da própria empresa e/ou comunicação com outras empresas, ou seja, Intranet é o uso da tecnologia Internet na rede corporativa da empresa. Isto é, o correio eletrônico, a transferência de arquivos, a consulta à informação e muitas outras aplicações usadas regularmente na Internet , implantadas na rede interna de computadores para uso de funcionários e nos processos de negócios da empresa.  Intranets existem somente dentro das organizações, utilizando os recursos da rede interna, e tem seu acesso restrito ao pessoal da companhia e filiais, enquanto que a Internet é uma rede global e aberta a todos.  Intranets estão diretamente relacionadas à Internet, pois compartilham os mesmos softwares e equipamentos de rede, falando a mesma linguagem.  Intranets podem ser ligadas à Internet, com segurança, utilizando "firewalls" que permitem restrições de uso e acesso, por exemplo permitindo aos empregados acessarem os recursos desejados da Internet e restringindo o acesso de outros as dados privados da empresa.  Intranets combinam recursos multimídia tais como textos, gráficos, sons e até mesmo vídeo para distribuir notícias, respostas as questões dos empregados, atualizar informações de pessoal, etc.  Intranets podem ser também utilizadas em aplicações de acesso remoto, como no caso de vendedores externos que utilizam notebooks para acessarem informações da empresa de suas casas ou quando estiverem visitando seus clientes. Estes vendedores podem se utilizar do correio eletrônico (e-mail) para intercâmbio de mensagens, bem como do programa de navegação (Browser) para solicitar e atualizar informações de estoque e vendas. Portanto, a Intranet é o resultado da promessa de desempenho na rede, pois facilita distribuição de documentos e dados e tem como base as tecnologias comprovadas e eficientes da Internet e da Web. Para implantá-la devemos considerar, além dos aspectos didáticos, os aspectos comerciais na empresa e planejar cuidadosamente o projeto inicial, pois o investimento em tecnologia da informação somente terá êxito se planejado e gerenciado corretamente. 2 – Como a Intranet podem ajudar a empresa: A Intranet simplifica a interação do usuário, tornando fácil o acesso a aplicações e a informações estáticas e dinâmicas, não importando onde esteja ou qual a plataforma utilizada. Viabiliza uma publicação em tempo real, com informação muito mais atual, favorecendo o desempenho dos funcionários da empresa. Auxilia no processo de descentralização das informações, da distribuição de dados e do desenvolvimento de aplicações, além de permitir maior participação do usuário final na criação de aplicações. Hoje em dia, neste mundo competitivo de negócios, um mínimo de diferenciação em produtos e/ou serviços, redução de custos e facilidades de relacionamento nos negócios são pontos chaves. Portanto é fundamental à empresa atingir empregados, consumidores, fornecedores e parceiros de negócios eletronicamente, porque:  Diminui custos de negociação interna e externa;  Permite a seus empregados trabalharem com mais eficiência entre si e com os clientes, fornecedores e parceiros de negócios

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3 - Porque a Intranet é superior às abordagens tradicionais: Os métodos tradicionais, baseados em papéis e pessoas, utilizam documentos escritos, envelopes internos (vai e-vem), faxes, telefonemas via ramais internos, etc., são caros, lentos e estão sujeitos a muitos transtornos. Abordagens mais recentes incluem a utilização de correio eletrônico e produtos de comunicação entre grupos de trabalho (groupware), como o Lotus Notes por exemplo, que também tem suas desvantagens:  Tem implantação dispendiosa - tipicamente o dobro do custo de uma Intranet;  A implantação também lenta;  Tem alto custo de manutenção;  É um grande consumidor dos recursos de tráfego da rede (bandwidth); e além disso a tecnologia é proprietária colocando a IBM como único fornecedor. Intranets são muito mais fáceis de instalar, configurar, expandir e requerem muito menos treinamento, viabilizando as informações em qualquer lugar - o que era praticamente impossível em arquiteturas cliente/servidor e mainframe. Intranets tem implantação rápida, são baseadas em padrões de sistemas abertos, tem um amplo leque de ofertas de produtos, fornecedores e especialistas, para suporte técnico. Intranets se integram eletronicamente aos dados corporativos armazenados em seus banco de dados tais como: dados financeiros, material de marketing e vendas, incluindo listas de preços e prospectos, relatórios de vendas, relatórios regionais, dados de recursos humanos, incluindo políticas da companhia, etc. 4 - Quais são os benefícios da Intranet ? Alguns dos benefícios são:  Redução de custos de impressão, papel, distribuição de software, correio  e processamento de pedidos;  Redução de despesas com telefonemas e pessoal no suporte telefônico;  ·Maior facilidade e rapidez no acesso a informações técnicas e de  marketing  Maior rapidez e facilidade no acesso a localizações remotas:  Incrementando o acesso a informações da concorrência  Uma base de pesquisa mais compreensiva  Facilidade de acesso a consumidores (clientes) e parceiros (revendas)  Aumento da precisão e redução de tempo no acesso à informação  Uma única interface amigável e consistente para aprender e usar  Informação e Treinamento imediato (Just in Time)  As informações disponíveis são visualizadas com clareza  Redução de tempo na pesquisa a informações  Compartilhamento e reutilização de ferramentas e informação  Redução no tempo de configuração e atualização dos sistemas  Simplificação e/ou redução das licenças de software e outros  Redução de custos de documentação  Redução de custos de suporte  Redução de redundância na criação e manutenção de páginas  Redução de custos de arquivamento

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    

Compartilhamento de recursos e habilidades Redução no quadro de funcionários Redução no número e tempo de duração das reuniões Diminuição ou eliminação de "retrabalhos" Entre outras...

5 - Quais os obstáculos para a implantação de uma Intranet Sempre que se introduz uma nova tecnologia surgem obstáculos a superar. A implantação da Intranet não é exceção. Segue abaixo alguns pontos:  Tráfego e a excitação pela tecnologia - Na Intranet podem ser publicados texto, documentos, áudio e vídeo. Isto nunca antes foi possível em uma rede interna. Os empregados podem ficar realmente excitados com a tecnologia e demandar cada vez mais aplicativos. Os administradores de sistema devem monitorar cuidadosamente o tráfego na rede para preservar os recursos e evitar impacto sobre o desempenho das demais aplicações.  Temor dos Empregados - Alguns gerentes podem resistir à Intranet porque ela disponibiliza informações rapidamente a todos os empregados, incluindo os de nível mais baixo. Informação é poder e os gerentes talvez tenham de ser convencidos de que dar informação aos usuários não porá seu trabalho em risco.  Recompensa para Colaborador – A Intranet é baseada na construção cooperativa e no compartilhamento de informações. Algumas empresas promovem sistemas de recompensas aos colaboradores, estimulando-os a compartilhamento das informações, procedimentos, normas, políticas e conhecimento. Isso costuma ser um fator de sucesso da Intranet. 6 - Para quais empresas as Intranets se aplicam melhor ? A Intranet é ideal para organizações médias e grandes com qualquer das seguintes características: mais de 100 usuários, muitos escritórios, troca constante de informações referente a funcionários, conexão com filiais, fornecedores e clientes, etc. Áreas fundamentais que podem se beneficiar desta tecnologia incluem Recursos Humanos, Treinamento, Vendas e Marketing, Finanças, Comunicação Corporativa, Telemarketing, Pesquisa e Desenvolvimento, e Documentação Técnica. Intranets são usadas de diversas formas, e a maneira mais comum é a implantação de um sistema de editoração eletrônica, que oferece um retorno de investimento garantido pois reduz os custos de material impresso, incluindo manuais de normas e procedimentos, documentos com políticas da empresa, manuais técnicos, etc. Publicar documentos corporativos em uma Intranet possui vantagens significativa de custos além de permitir precisão, eficiência e redução de tempo na comunicação através da organização. 7 - Como pode ser aplicada a Intranet : - Publicação de documentos: Uma vez criado o documento, seu custo de distribuição é nulo, sendo que modificações quando feitas são automaticamente atualizadas. - Acesso a diretórios de arquivos: Rapidez para acesso a agendas de telefones, relatórios, calendários, lista de preços, guia de vendas... Páginas de Filiais, Departamentos, Indivíduos: Possibilidade de disponibilizar informações diversas de forma interativa, automática e intuitiva.

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- Aplicações GroupWare: Através de CGIs e Gateways é possível o acesso a banco de dados e outras aplicações externas a tecnologia Intranet, de forma transparente ao usuário. - Distribuição de softwares: Administradores da rede podem facilmente atualizar versões de programas on demand, facilitando os processos de instalação. - Mail: Comunicação de dados diversos ( textos, planilhas, sons, vídeos) de maneira direta entre indivíduos, departamentos e/ou parceiros externos. · Interface do usuários: A Intranet torna simples o uso de um sistema de informação. Com o HTML e outras ferramentas, a navegação entre softwares e a localização de determinado dado é feito de maneira simples, intuitiva e segura, com a certeza de que a informação será a última e mais completa disponível. A tecnologia Intranet prove ferramentas, padrões e novos horizontes de disponibilizar as informações para uma organização, o que soluciona problemas dos negócios da atualidade. 8 - Passos para o desenvolvimento da Intranet : Geralmente, as grandes corporações não abraçam novas tecnologias. Elas costumam ser mais conservadoras, somente adotando tecnologias testadas e consolidadas. As ferramentas componentes da Intranet já atingiram um bom grau de amadurecimento e estabilidade. As pessoas que controlam a tecnologia da informação estão cientes da tecnologia de Internet e que ela pode oferecer uma solução de custo efetivo como plataforma operacional. Mesmo assim, é necessário justificar os custos de toda a fase de desenvolvimento da Intranet. É fundamental que os usuários sejam treinados e que cada um entenda seu papel como publicador de conteúdo e o papel dos moderadores, que fazem a verificação prévia de algumas informações. Em seguida, é necessário identificar quais das aplicações atualmente executadas irão interagir com a Intranet, e como. Essa etapa normalmente resulta em uma longa lista que será atendida ao longo dos primeiros meses de desenvolvimento. Novas aplicações devem manter o mesmo fundamento de funcionamento, uma vez que um dos principais atrativos da Intranet é a padronização de interfaces e redução da curva de aprendizagem dos aplicativos. 9 - Quais são os impactos: De acordo com os muitos casos estudados, a Intranet corporativa traz redução de custos e aumento de produtividade pessoal dos empregados nas seguintes áreas: 1. Empregados têm acesso a informações mais sensíveis em tempo hábil, facilitando o processo de tomada de decisão. 2. A Intranet é muito barata para administrar. 3. A padronização na interface de usuário acelera o aprendizado do empregado. 4. A Intranet cria uma atmosfera de excitação. Os empregados são muito curiosos sobre a tecnologia e passam a sugerir novos usos. 5. No caso de empresas que publicam seus manuais, procedimentos, políticas, normas e catálogos na Intranet, há uma grande economia no uso de papel. 6. Os usuários vão querer acessar a Intranet mesmo quando estiverem fora do escritório da companhia. Isso pode resultar na adoção de mais uma tecnologia – a VPN, que é o uso da Internet como meio para interligar redes e que discutiremos em outro artigo. 10 - Como é feita a segurança na conexão com a Internet:

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A confidencialidade dos dados da empresa é de extrema relevância num projeto de Intranet, o qual deve estar em conformidade com a política de segurança da corporação. Quando uma empresa se conecta a Internet, todos os seus funcionários podem, confortavelmente e ao mesmo tempo, acessarem a Internet. Da mesma forma, qualquer pessoa ou empresa conectada a Internet pode também acessar os dados da empresa em questão, incluindo seus clientes e concorrentes. Surge portanto a necessidade de controlar o acesso à rede de dados, separando o que se deseja que seja público do que se quer manter sob acesso restrito. Num projeto Intranet, a proteção ou restrição de acesso aos dados é vital e é feita através de um mecanismo ou ferramenta conhecido como porta fogo (FireWall). O FireWall é uma combinação de Hardware e Software, com características tais como filtros de endereçamento, isolação rede local x remota, criptografia, autenticação, entre outras. Podem ser implementados parcialmente em roteadores, ou em sua totalidade em microcomputadores e até mesmo equipamentos dedicados.

Bibliografia Net DS Consultoria e Assessoria - www.netds.com.br - info@netds.com.br. Meex Consultoria e Projetos - http://www.meex.com.br/frame.htm andreatta@meex.com.br Fabrício’s Home Page - http://www.araras.com.br/animal/fabricio/index2.htm animal@mailbr.com.br http://www.netco.com.br/index_down.html e-mail:

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