PROCEDIMIENTO ESPECFICO

VENTAS
SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
ISO 9001:2008
Aplicable a:

1.

Fecha de vigencia:

Edicin N:

Procedimiento N:

Pgina:

PE702

1 de 2

01.02.2012

VENTAS

OBJETIVO

Sealar la forma en que FAUNES Y FAUNES, define y revisa los requerimientos de productos y
servicios que vende a sus clientes.
2.

DEFINICIONES

Presupuesto: Documento formal que refleja los procesos, tiempos y costos involucrados en el
proceso de produccin de un pedido. Con este documento el vendedor puede entregar el precio al
cliente.
3.

INFORMACIONES RELEVANTES

Ventas, recibe de los clientes; ordenes de compra, contratos o cotizaciones aceptadas, en respuesta a
solicitudes de cotizaciones escritas cuando procede, entregadas por correos electrnicos, fax u otros
medios.
4.

RESPONSABILIDADES

Gerente General: Es responsable de suministrar todos los recursos necesarios para que se pueda
cumplir con este procedimiento.
rea Ventas: Es responsable del cierre de ventas, transformando las cotizaciones aceptadas por
los Clientes en Orden de Trabajo.
5.
5.1

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

Determinacin de los requisitos relacionados con la venta.

Las condiciones especificadas por el cliente en las rdenes de compra y/o contratos, estn de
acuerdo a lo cotizado y lo convenido, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y
post-entrega.
Los requisitos no establecidos por el cliente, pero que son necesarios para el uso especificado o
deseado cuando sea conocido.
Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto o servicios.
Cualquier requisito adicional determinado por la organizacin que es necesario que el cliente
conozca.
5.2

Generacin Presupuesto Interna

El vendedor recibe directamente del cliente la solicitud de Presupuesto, a travs de un e-mail, fax,
telfono o visitas a clientes, sta debe contener informacin mnima para cotizar como: cliente,
producto, cantidad, terminaciones, tipo de servicio, otros.
La primera tarea es asignar un nmero de presupuesto, para esto los vendedores solicitan
nmero de presupuesto, el cual es anotado en el mismo documento.

Preparado por: Estudio Propuesta

Alejandro Escobar Morales

Revisado por-. Representante de la Gerencia

Nicols Faunes Martnez

Aprobado por: Gerente General

Ramn Faunes Gmez

VENTAS
Fecha de vigencia:

SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
ISO 9001:2008

01.02.2012

Edicin N:

Procedimiento N:

Pgina:

PE702

2 de 2

Se debe llenar presupuesto de acuerdo al requerimiento del cliente segn el formulario,

FO702/F1 PRESUPUESTO.
Si existe algn producto o proceso nuevo, debe ser sometido a una evaluacin, para definir la
factibilidad de fabricar, en esta evaluacin participa ventas, gerente general, produccin.
El presupuesto se tarifica de acuerdo al cliente y poltica de margen de la empresa.
Finalmente la presupuesto es enviada a cliente para su aprobacin.
Es importante sealar que para el proceso de fabricacin, este se debe realizar con el respaldo
de una Orden de Compra o en su defecto con un correo electrnico del cliente el cual indique
correctamente que la empresa FAUNES Y FAUNES est autorizada para comenzar a trabajar.
Cuando dentro del proceso de fabricacin se genere alguna desviacin de la presupuesto
original, orden de compra o del diseo del cliente, se deber enviar un correo electrnico como
respaldo, para que el cliente se de por enterado de lo sucedido.
5.3 Identificacin de los Requisitos de la venta
Como una forma de cumplir con las expectativas del cliente e incorporar valor agregado al
producto o servicio suministrado, FAUNES Y FAUNES, toma en cuenta los siguientes aspectos.
Exactitud y oportunidad en el despacho.
Exactitud y oportunidad en la facturacin.
Comunicacin efectiva con el cliente durante el desarrollo del proceso de venta y post-venta
cuando sea necesario.
6.

CONTROL DE REGISTROS

Nombre
del registro

Presupuesto

7.

Identificacin
del registro

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Tiempo de
retencin

Disposicin

FO702/F1

Oficina de
Administracin

Archivador
de Ventas

Ventas

2 aos

Eliminacin

CONTROL DE EDICIONES

Edicin N
0

Identificacin de la modificacin
Edicin Inicial

Fecha
01.02.2012