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ETAPAS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE COSTEO ABC

Etapa 1: Conocimiento preliminar de la estructura de costos.


Al tomar contacto por primera vez con la empresa es necesario determinar cual es su
estructura de costos y se deber evaluar en ese momento si el esfuerzo que implica su
determinacin, medicin y control ser justificado con un ahorro que lo supere.
Como ejemplo podemos ver la estructura de costos de una empresa donde un estudio
minucioso en los costos de ventas podra reducirlos en un 20%, siendo su impacto en el
margen de utilidad de un 1%, mientras que si fuera posible concentrar este esfuerzo en
una mejora de las compras de Materia Prima las ventajas obtenidas podran ser mayores.
Conocida la estructura de los costos de la empresa se deben ordenar stos en forma
decreciente y establecer as prioridades en el anlisis.

Etapa 2: Anlisis de los Procesos.


Primero debemos determinar rpidamente cual es el producto principal, cuales los
secundarios y los subproductos.
Para obtener informacin acerca de los procesos deberemos realizar:
a) Entrevista con los principales actores (supervisores, jefes, gerentes, etc.)
b) realizar un cuestionario donde sea posible desagregar las distintas descripciones
del proceso y las actividades que lo componen
c) realizar una recorrida por la planta siguiendo el proceso productivo.
Concluido este anlisis se ordenarn los distintos procesos indicando los que poseen
una mayor posibilidad de obtener una mejora rpida.

Etapa 3: Anlisis de las Actividades.


Esta es una de las principales tareas en el proceso de instrumentacin del sistema ABC.
Las actividades describen lo que realiza la empresa.
Actividad
Es un conjunto de tareas o acciones que se realizan para satisfacer una determinada
necesidad en la empresa.

Etapa 4: Agrupamiento de Actividades.


Es necesario agrupar actividades semejantes para reducir el nmero de inductores
generados.
Por ejemplo, de una secuencia en el proceso de ventas,
Tomar pedido
Revisar crdito del cliente
Autorizar venta
Preparar documentacin
Preparar despacho
Entregar
Cobrar
No aportara mucho conocer el inductor de cada actividad pudiendo utilizarse un nico
indicador para el conjunto.
Este proceso suele ser uno de los ms complejos.

Etapa 5: Determinacin de los inductores (Cost Driver) de recursos.


Debemos considerar que los costos fluyen en cascada a travs de la organizacin.
Es decir habr algunas actividades que son de apoyo para otras y habr centros de
costos que son en su totalidad de apoyo.
Dentro de esta ltima categora est el Departamento de Recursos Humanos, donde sus
costos no son fcilmente asignables a los objetos de los costos, pero s a otros
departamento de apoyo.
Dividiremos a estos recursos en dos categoras, Recursos Humanos y Recursos No
Humanos.
a. Recursos Humanos
Es particularmente difcil asignar tareas a estos recursos ya que con la misma
dotacin de personal y debido a su adaptabilidad, es posible obtener mayor o
menor productividad.
Para detectar las actividades que realizan se recurrir a:
Que cada recurso complete, por un determinado perodo de tiempo, una
planilla donde indicar la totalidad de las tareas que realiza.

Esto se complementar con la observacin durante algunas jornadas


laborales de las tareas desarrolladas en el lugar de trabajo.

b. Recursos No Humanos
Para estos recursos la medicin es mucho menos compleja y es posible
asignarlos sencillamente, por ejemplo la energa elctrica, utilizacin de
recursos informticos, seguros, etc.
En estos casos existe una base temporal simple de distribucin como las Horas
Mquina, o base temporal combinada como los KwH..

Etapa 6: Determinacin de los objetos de los costos.


Las empresas de Servicios Mdicos acumulan costos simultneamente por tipo de
prestacin, por socio o afiliado a la misma.
En forma anloga los establecimientos educativos determinan los costos por alumno,
materia o carrera.
Esto nos permite reconocer cuales son los objetos ms costosos y tambin detectar los
intiles.

Etapa 7: Determinacin de los Inductores (Cost Driver) de actividades.


Tomando como ejemplo al sector de compras de una empresa, detectamos que para la
actividad de Comprar el inductor clsico suele ser la Cantidad de Ordenes de Compras
emitidas.
Sin embargo el costo de estos difiere si la Materias Prima es nacional o importada, por lo
que en este caso, deben ser distintos.
Los Inductores de Actividades pueden ser de tres tipos:
1) Inductores de Operaciones, por ejemplo cantidad de facturas o de ordenes de
compra.
2) Inductores de Tiempo, interesa la duracin de la actividad para su aplicacin a
cada objeto de costo.
Si analizramos las actividades en dos lneas de produccin distintas, por ejemplo
el mantenimiento de cada una de ellas, veramos que es distinto, por ese motivo se
deber medir el tiempo consumido en cada una de ellas.
3) Inductores de Intensidad, la realizacin de determinadas actividades requiere
muchas veces de condiciones o habilidades especiales por parte del operador.

Por ejemplo en una empresa ocurre un cambio de tecnologa importante y el


mantenimiento que se realizaba antes con un operario se deber realizar ahora con
Ingeniero especialista.

Conclusiones:
El anlisis ABC lleva en si mismo un gran nmero de tareas de exploracin y
razonamiento.
Durante las primeras etapas descriptas ser intensivo el relevamiento y anlisis de las
operaciones, pudiendo definir a este conjunto de actividades como de exploracin.
En las ltimas, en cambio, se requiere de un profundo conocimiento de las necesidades
de informacin de las empresas.
Es por ello que deber ser realizado por un grupo interdisciplinario de profesionales,
involucrando desde la alta gerencia de la empresa hasta los niveles ejecutores de las
actividades, que son en definitiva, los que ms conocen de las mismas.