You are on page 1of 3

PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor
:
/ I.I /SOP/PKM-RKS/I/2016
Terbit ke
:1
No.Revisi
:Tgl.Diberlaku :
Januari 2016
Halaman
:1-

SOP
Dinas Kesehatan
Kabupaten Lebak

Ditetapkan oleh:
Kepala UPTD Puskesmas
Rangkasbitung
PENGERTIAN

UPTD Puskesmas
Rangkasbitung

drg. Ika Sari Mustika Wati
NIP. 1980 1222 200604 2009

Dokumen adalah uraian tertulis terkait dengan seluruh proses yang
merupakan bagian penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas.

Pengendalian Dokumen adalah pemantauan terhadap identifikasi,
validasi dan inventarisasi seluruh uraian tertulis terkait dengan proses
penerapan sistem Akreditasi Puskesmas.

Dokumen terkendali adalah dokumen master yang tercatat pada daftar
Induk Dokumen di bagian Document Control dan salinannya yang
disampaikan pada unit kerja Internal Puskesmas Rangkasbitung sesuai
dengan yang tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen Internal

Dokumen Tidak Terkendali adalah salinan dokumen yang disampaikan
kepada pihak eksternal Puskesmas Rangkasbitung sesuai dengan yang
tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen Eksternal.

Dokumen Internal adalah dokumen terkait yang merupakan acuan dan
atau terkait dengan kegiatan operasional Puskesmas Rangkasbitung.

Penempatan masterokumen pada ruang Komite Mutu dan copy
dokumen pada setiap unit kerja terkait

Pemantauan Dokumen dilakukan melalui stempel dokumen terkendali
dan stempel copy dokumen untuk distribusi internal Puskesmas
stempel dokumen tidak terkendali untuk dokumen yang didistribusikan
ke pihak eksternal Puskesmas

Revisi Dokumen adalah perubahan uraian dokumen yang dilakukan
berdasarkan identifikasi ketidak sesuaian dari monitoring proses
maupun proses audit / survey akreditasi Puskesmas, diajukan oleh
penanggung jawab proses terkait

Validasi dokumen adalah pengesahan dokumen yang digunakan dan
beredar di seluruh unit kerja

Penarikan dan pemusnahan dokumen adalah penghapusan dokumen
yang sudah kadaluarsa dan atau dokumen yang sudah di terbitkan
revisi

TUJUAN

Pedoman untuk memantau pembuatan, persetujuan, pengesahan,
penertiban, pendistribusian, penggunaan dan perubahan seluruh dokumen
terkait dengan penerapan sistem Akreditasi Puskesmas

KEBIJAKAN

Dokumen tidak dapat digandakan tanpa persetujuan Kepala Puskesmas

PROSEDUR

1.

2.

Identifikasi Dokumen
-

Komite Mutu mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan untuk
penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas

-

Penanggung jawab unit mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan
untuk penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas

Membuat Draft Dokumen
-

Unit membuat draft dokumen yang dibutuhkan sesuai
sistematika persyaratan Sistem Akreditasi Puskesmas

dengan

-

Penanggung jawab unit mengidentifikasikan dan membuat draft
dokumen yang dibutuhkan unit masing-masing sesuai standar
yang berlaku dengan persyaratan Sistem Akreditasi Puskesmas

-

Buku, pedoman, panduan, surat keputusan/ kebijakan, program,
SPO format yang dipakai untuk menyusun dokumen didaftarkan
kepada Komite mutu untuk dicatatkan judul, sumber, user, dan
tempat penyimpanan dalam daftar dokumen eksternal dan diberi
nomor.

PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor
:
/ I.I /SOP/PKM-RKS/I/2016
Terbit ke
:1
No.Revisi
:Tgl.Diberlaku :
Januari 2016
Halaman
:2-

SOP
Dinas Kesehatan
Kabupaten Lebak

Ditetapkan oleh:
Kepala UPTD Puskesmas
Rangkasbitung

UPTD Puskesmas
Rangkasbitung

drg. Ika Sari Mustika Wati
NIP. 1980 1222 200604 2009

3.

Verifikasi Dokumen
-

4.

Penanggung jawab unit menyerahkan draft dokumen yang telah
disusun kepada Komite Mutu untuk diverifikasi kecukupannya

Disetujui / Revisi
Disetujui :
Komite mutu memeriksa draft dokumen untuk memberikan keputusan
disetujui / tidak dokumen yang bersangkutan
Dokumen yang telah disetujui diproses lebih lanjut berupa proses
verbal dokumen oleh Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab
Program.

5.

6.

7.

8.

UNIT TERKAIT
Rekam Historis Perubahan

1.

Mekanisme Perubahan atau revisi dokumen melalui :
-

Pengusulan perubahan dokumen oleh unit masing-masing kepada
Komite Mutu berupa hard copy dan soft copy

-

Setelah diverifikasi di cek kesesuaiannya sehingga Dokumen hasil
revisi diajukan kembali kepada Kepala Puskesmas / Komite Mutu
untuk diputuskan disetujui atau tidak dan dilakukan proses
verbal kembali oleh Penanggungjawab Program

-

Hasil verbal dirapihkan kembali di Komite Mutu dicetak hingga
diterbitkan.

-

Komite Mutu menginventarisir seluruh dokumen yang telah
disetujui oleh Kepala Puskesmas dan mencatatnya pada daftar
Induk Dokumen

Penomoran
-

Komite mutu mencantumkan penomoran SPO, tanggal terbit
nomor revisi dan halaman

-

Di paraf oleh Penanggungjawab Program untuk pengesahan tanda
tangan Kepala Puskesmas

-

Kemudian mencatatnya pada Daftar Induk Dokumen di komite
mutu

Penggandaan
-

Komite mutu melakukan penggandaan / copy dokumen untuk
didistribusikan kepada unit terkait

-

Penanggung jawab unit yang terkait menerima copy dokumen dari
Komite Mutu serta menandatangani daftar penerimaan distribusi
dokumen sesuai kebutuhan unit masing-masing, selanjutnya
penanggung jawab unit menyimpan dan mensosilaisasikan kembali
isi dokumen secara sistematis pada unit masing-masing.

Penarikan dan Pemusnahan
-

Komite Mutu menarik & memusnahkan dokumen yang telah
direvisi atau dokumen yang sudah tidak dibutuhkan sesuai
dengan persyaratan Akreditasi Puskesmas

-

Komite Mutu mencatat dalam daftar Pemusnahan Dokumen.

Penanggungjawab Program di UPTD Puskesmas Rangkasbitung

SOP
Dinas Kesehatan
Kabupaten Lebak

PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor
:
/ I.I /SOP/PKM-RKS/I/2016
Terbit ke
:1
No.Revisi
:Tgl.Diberlaku :
Januari 2016
Halaman
:3-

Ditetapkan oleh:
Kepala UPTD Puskesmas
Rangkasbitung
No

Yang dirubah

UPTD Puskesmas
Rangkasbitung

drg. Ika Sari Mustika Wati
NIP. 1980 1222 200604 2009

Isi Perubahan

Tgl. Mulai diberitahukan