You are on page 1of 13

TUGAS MAKALAH MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN
PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN”

DOSEN
Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)

Disusun Oleh:
ARDI VIRYAWAN
P056131602.E47
ANGKATAN E-47

1Pengertian Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP)…………………………… ……………………...………………………………………..2 Faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di Perusahaan……………………….2 Tujuan Penulisan………………………………………………… ……2 1.5 2.…………………………………………5 2.3 Manfaat Penulisan……………………………………………………...........9 Bab IV Kesimpulan…………………………………………………………………….....11 Daftar Pustaka…………………………………………………………….....1 Faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi di PGN……………………………………………………………………...4 Manfaat Menggunakan ERP…………....4 2.8 3.12 1 .5 Bab III Pembahasan 3.DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang…………………………………………………………2 1.3 Software ERP……………………..2 Model Komponen ERP…………..….…………………………………......2 Bab II Tinjauan Pustaka 2....…………………………….

Tak terkecuali dengan perusahaanperusahaan yang bergerak di sektor energi (gas bumi) seperti PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk yang juga dikenal dengan sebutan PGN. 1. Konsolidasi internal dalam bentuk penerapan sistem informasi yang terpadu dan menyeluruh merupakan langkah penting yang harus dilakukan oleh PGN. para pelaku bisnis terutama perusahaan-perusahaan yang telah establish dan memiliki fundamental bisnis yang kuat berlombalomba untuk berusaha melakukan penetrasi pasar maupun memperluas pasar yang telah mereka kuasai.2 Tujuan Penulisan Tulisan ini kami buat dengan tujuan utama: A.1 Latar Belakang Memasuki abad 21. PGN sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sudah tidak lagi menjadi “Natural Monopoly” dalam pengelolaan gas bumi untuk pelanggan Industri. mau tidak mau PGN harus berbenah diri karena dengan diterbitkannya Undang-Undang Minyak dan gas bumi nomor 22 tahun 2001. Selaku pemimpin pasar dalam bidang transmisi dan distribusi gas bumi melalui jaringan pipa di Indonesia. komersial maupun rumah tangga. mengharuskan PGN untuk selalu up to date dan mengembangkan sistem informasi yang dapat menjawab tantangan bisnis saat ini maupun yang akan datang. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan maupun kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan. B. Bagi Peneliti/Mahasiswa 2 . Penerapan sistem informasi yang handal dan teruji di PGN merupakan suatu keharusan dan bukan merupakan pelengkap saja. maka sinergi dan kecepatan informasi serta pengambilan keputusan bisnis harus dilakukan dengan cepat dan akurat. Menjadi bahan evaluasi bagi Perusahaan terutama PGN dalam menerapkan sistem informasi sehingga dapat menjadi pembelajaran di masa yang akan datang. 1. Di Era digital seperti saat ini. Dengan munculnya perusahaan-perusahaan baru di bidang pengelolaan gas bumi yang merupakan pesaing PGN.BAB I PENDAHULUAN 1.3 Manfaat Penulisan 1.

Bagi PT. b. 2. Sebagai bahan informasi/masukan dalam upaya meningkatkan kemampuan dan kreativitas yang berkaitan dengan sistem informasi. 3 . Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk a. menganalisis. b. wawasan. Dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi/feed back atas sistem informasi yang sedang berjalan ini. dan pengetahuan mengenai sistem informasi. Bagi Praktisi a. Memberikan gambaran. Merupakan sarana pembelajaran bagi mahasiswa untuk dapat mengidentifikasi. dan mengevaluasi antara teori yang diberikan dengan kondisi riil yang ada. 3. Dapat dijadikan literatur untuk mengadakan penelitian lebih lanjut mengenai sistem informasi .a. Membuka kemungkinan adanya inovasi atau penambahan hal-hal baru dalam optimalisasi penerapan sistem informasi ini. b.

yang kesemuanya termanifestasi dalam bentuk paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. 4 . beberapa penyedia/vendor piranti lunak turut meramaikan persaingan pasar sistem dan konsultansi ERP seperti Oracle. yang melibatkan Perencanaan Pengadaan Bahan (Material Requirement Planning/MRP). Lebih lanjut Slack dalam Mimin (2011) mengutarakan bahwa ERP mengintegrasikan seluruh bagian organisasi seperti “sistem syaraf pusat” yang dapat merasakan apabila terjadi perubahan bisnis dalam informasi terkini dan meneruskan informasi tersebut ke bagian lainnya saat itu juga (real time). namun perbedaan mencolok dari sistem ERP ditunjukkan dengan dirilisnya SAP R/3 pada 2004.BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2. ERP pertama kali digunakan pada awal 1988 saat Perusahaan Kimia Dow menggunakan modul ERP dari SAP AG Jerman. Pada tahun yang sama. produktif. Baan.1 Pengertian Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) menurut Mustacelo dan Slack dalam Mimin (2011) adalah menunjukkan perkembangan terkini dan paling signifikan dari sistem perencanaan produksi dan pengawasannya dalam perusahaan manufaktur. ERP adalah paket software yang mengintegrasikan semua informasi dalam perusahaan seperti informasi keuangan dan akunting. e-Government. informasi rantai nilai. dan JD Edwards. dan juga menguntungkan.Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce. dan lain-lain. dan informasi pelanggan. Costumer Relationship Management (CRM). informasi SDM. PeopleSoft. Laukkanen dalam Mimin (2011) juga berpendapat bahwa ERP dapat dilihat sebagai “sebuah ideologi dari perencanaan dan mengatur sumberdaya dari sebuah organisasi agar dapat menjadi efektif. Sedangkan menurut Davenport dalam Mimin (2011).

Sales and Distribution. Project System. Materials Management. Travel Management. Production Planning and Control.Gambar 2. Personnel Time Management. Logistics Execution. Modul Financial & Akuntansi: General Accounting. Financial Accounting. Quality Management. SAP 3. JDE 4. Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management.2 Model Komponen ERP Secara modular. software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia: Modul Operasi: General Logistics. Adempiere 9. Controlling.3 Software ERP Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pasaran: 1. Investment Management. Plant Maintenance. 2. Oracle 2. Enterprise Controlling. Payroll. Treasury.4 Manfaat Menggunakan ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: 5 . Protean 7. Compiere 8. BAAN 5. Organizational Management. Training and Event Management. OneSoft SME Business Solution 2. Customer Service. Environment Management. MFGPro 6.1 Diagram ERP 2.

Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas. terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda. 6 . penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.1. 2. Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan. 3. Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

PGN menerapkan Oracle Enterprise Governance. AP (Account Payable/Hutang) dan Cash Management. Sedangkan untuk modul pendukung yaitu sumber daya manusia. yang menekankan pada kehandalan jaringan pipa transmisi dan distribusi gas bumi yang membentang dari sumatera ke jawa sepanjang 5. Penerapan asas keterbukaan informasi atau disclosure terkait informasi yang bersifat material dan penting merupakan kewajiban setiap perusahaan yang telah listing di bursa efek. maka digunakan Enterprise Asset Management (EAM) yang terintegrasi dengan ERP modul Invetory dan purchasing. Adapun modul finance dan Human Resource (HR) yang pertama kali diaplikasikan menggantikan sistem atau software lama yang berplatform Visula Basic (VB) dan Foxpro. Dalam modul pendukung ERP yaitu finansial dan akuntansi. Selain itu dari sisi pengelolaan manajemen risiko. AR (Account Receiveable/Piutang). Issue utama yang harus dibenahi adalah penerapan sistem informasi yang handal dan auditable. Untuk bisnis inti PGN. PGN menggunakan modul GL (General ledger/Buku Besar). Bisnis di bidang penyaluran dan pengelolaan gas bumi merupakan bisnis yang memililki risiko tinggi dengan melibatkan modal yang besar maka dipandang perlu untuk menerapkan aplikasi tersebut. PGN menggunakan modul HR Core yaitu Payroll (Penggajian) dan Personnel Administration (Database kepegawaian). Risk and Compliance (GRC).860 km.BAB III PEMBAHASAN Pada tahun 2003 PT. Sebagai salah satu BUMN energi yang Go Public. 7 . PGN menjadikan momentum tersebut untuk melakukan terobosan dalam penerapan sistem informasi pada tahun 2003. PGN mulai membenahi dan menerapkan sistem informasi yang handal dan terintegrasi dengan investasi pada software ERP (Enterprise Resource Planning) dari Oracle. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk (“PGN) melakukan Inititial Public Offfering (IPO) atau penawaran saham perdana di Bursa Efek Indonesia (d/h Bursa Efek Jakarta dan Surabaya).

4. Divisi TIK berperan 8 . Divisi Teknologi dan Informasi (Divisi TIK) akan menganalisis rencana kerja dan estimasi biaya serta menyelaraskan kebutuhan tersebut secara korporat sesuai Road Map yang telah ditetapkan oleh Direksi. karena aplikasi ERP hanyalah alat/tools sedangkan end userlah yang menjalankan dan meupdate seluruh data maupun informasi yang tersaji di aplikasi ERP tersebut. 2. Penerapan aplikasi ERP ini merupakan kebutuhan dan merupakan keharusan untuk menunjanng proses bisnis yang dijalankan perusahaan. Komitmen yangn ditunjukkan oleh Direksi PGN dalam mendorong penerapan sistem informasi ini sangat penting dan menjadi motor penggerak utama dalam sukses tidaknya penerapan sistem informasi yang baru diadopsi oleh PGN. Dukungan Manajemen Puncak PGN memiliki andil besar.1 Faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi di PGN adalah: 1. Dukungan Manajemen Eksekutif. Perencanaan yang matang. Kebutuhan adanya sistem informasi yang handal dan terintegrasi dan auditable merupakan faktor yang tidak bisa dipungkiri dan diabaikan begitu saja. Hal tersebut memerlukan solusi dan pembenahan secara menyeluruh sehingga hal tersebut tidak terulang kembali. 3. PGN yang saat itu (sebelum tahun 2003) menerapkan aplikasi bisnis yang customized mengalami kendala pada saat integrasi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya sehingga proses bisnis di internal mengalami hambatan. Setiap Satuan Kerja (Divisi maupun Unit Kerja di daerah) dilibatkan dalam proses pembelajaran hingga pengisian aplikasi bisnis berbasis ERP yang baru diterapkan di PGN. setiap pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab terkait aplikasi tersebut dilibatkan sejak awal sehingga tidak adanya kendala misskomunikasi maupun missinformasi ataupun gagap teknologi terkait aplikasi ERP tersebut. Setiap Divisi/Unit Kerja terkait di PGN harus membuat dan mengajukan rencana kerja dan biaya terkait dengan penggunaan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan. Keterlibatan end user. Invetarisasi kebutuhan dan permasalahan yangn dihadapi oleh PGN harus terperinci dan komprehensif.3. Penerapan sistem informasi yang sudah teruji dan teringerasi membutuhkan perencanaan yang matang. Kejelasan pernyataan kebutuhan. Aplikasi teknologi informasi sehebat dan secanggih apapun tidak akan berjalan efektif dan efisien jika end user (pengguna aplikasi) tidak terlibat aktif. Dalam penerapan aplikasi ERP di PGN.

Harapan yang realistik. urusan ini mereka serahkan kepada MIS. Belum memiliki SDM yang terampil dan ahli dalam mengoperasikan sistem TI yang ada. Sehingga bukan TI yang menyetir bisnis. tetapi bisnislah yang menyetir TI. Banyak perusahaan belum mampu mengukur keberhasilan investasi TI. Masalah implementasi sistem informasi yang sering muncul adalah orang-orang yang bertanggung jawab pada Teknologi Informasi seringkali tidak mampu menerjemahkan bahasa komputer menjadi bahasa bisnis. Perubahan prosedur maupun cara kerja juga merupakan hal yang mudah. sehingga evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi penggunaan TI sangat sulit dilakukan. Kebijakan TI yang semestinya menyangkut urusan perusahaan diserahkan sepenuhnya kepada Menejer TI atau Menejer MIS. begitu pula sebaliknya.2 Faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di Perusahaan adalah: Beberapa persoalan yang menjadi penyebab gagalnya penerapan sistem informasi yaitu: 1. vendor dan konsultan. Hal ini perlu disadari oleh seluruh internal Perusahaan baik karyawan maupun Manajemen Puncak PGN. Penerapan sistem informasi di Perusahaan tidak dapat merubah dan mengatasi sekaligus kendala terkait proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. vendor dan konsultan.sebagai koordinator dan penanggung jawab implementasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh PGN dengan melihat dan mempertimbangkan seluruh aspek dan kegiatan bisnis PGN. Perlunya waktu untuk adaptasi maupun sinkronisasi antara aplikasi baru dengan aplikasi yang sudah berjalan selama ini. Maka harapan yang realistik dalam penerapan sistem informasi baru di PGN perlu dikedepankan tanpa mengesampingkan target dan sasaran yang telah dicanangkan sebelumnya. Jadi seharusnya SDM TI harus mampu menerjemahkan bahasa bisnis kedalam bahasa sistem komputer. Pihak Perusahaan tidak tahu secara pasti Sistem Informasi yang akan diterapkan tersebut akan membantu proses bisnis apa saja di 9 . 3. Sehingga banyak CEO perusahaan yang masih belum dapat mengoperasikan TI-nya. 5. 3. Implementasi Sistem Informasi masih dalam taraf yang relatif sederhana dan hanya in-house development. 2.Belum memiliki blue print atau guidance book Investasi TI. sedangkan orang bisnis sendiri tidak mampu memahami kompleksitas TI.

Dengan pembelian atau investasi besar yang dikeluarkan oleh Perusahaan seharusnya dilakukan pemetaan dan kajian mendalam terkait proses bisnis yang akan menggunakan Teknologi Informasi tersebut sehingga investasi tersebut berdasarkan kebutuhan tidak semata-mata mengikuti trend di dunia bisnis. 1 0 .perusahaan tersebut.

serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan.BAB IV KESIMPULAN Keberhasilan penerapan sistem informasi tidak semestinya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya. Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis. 1 1 . operator. perawatan dan masyarakat bila dilibatkan sebagai end user. Penerapan sistem informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah suatu hal gampang. dan penggunaan sumber daya informasi. waktu. budaya perusahaan. memungkinkan proses bisnisnya. Banyak hal yang harus diperhitungkan seperti manajemen perusahaan. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi . meningkatkan struktur organisasi dan budaya. biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak.

id/Pages/home.aspx. 5.com. Wikipedia. 2. (2012). James. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 10. 1 2 . Sistem Informasi Manajemen.co. PGN Intranet: http:// portal. O’Brien. diakses pada 29 November 2013. Kenneth & Jane. Jakarta: Salemba Empat. diakses pada 26 Nopember 2013 4. Jakarta: Salemba Empat. (2006).DAFTAR PUSTAKA 1. 3.businessdictionary. diakses pada 28 November 2013. Edisi 12. m. Laudon.com.pgn.