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Gérer ses contacts clients et

fournisseurs

COMMERCIAL

La constitution d’un fichier clients ou d’un fichier fournisseurs commence par la compilation
de leurs coordonnées. Cette base peut ensuite être enrichie par le suivi des échanges : types
et montants des commandes, chiffre d’affaire généré, coûts des approvisionnements…
Informatiser son fichier commercial facilite son utilisation et son exploitation.

A quoi ça sert ?
• Améliorer l’accès à l’information

La dématérialisation d’un fichier permet d’accéder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papiers. Il sera facile de retrouver l’historique des échanges avec un partenaire en effectuant une recherche par entreprise, par date, par type de contact (mail, téléphone, RDV...).

• Sécuriser les données

Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde.

• Exploiter l’information

L’agrégation des informations sur les clients et les fournisseurs permettront d’avoir des statistiques susceptibles
d’améliorer sa gestion commerciale (en déterminant par exemple le profil de ses meilleurs clients).

w w w. a t o u t s - n u m e r i q u e s . c o m

Les progiciels Un progiciel est un logiciel comportant de très nombreuses fonctionnalités et gérant souvent plusieurs fonctions de l’entreprise.Comment gérer ses contacts clients fournisseurs ? La messagerie électronique Les messageries électroniques (emails) permettent de stocker les coordonnées de ses partenaires : adresses postales. Pour pouvoir exploiter les données. Vous pouvez donc créer et personnaliser ces critères de description à l’infini. généralistes ou spécialisés dans un métier. Ces « super logiciels ». sont assez coûteux et longs à installer. • Se former Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation. Le logiciel de gestion commerciale Il existe de très nombreux logiciels de gestion commerciale. Le tableur Les logiciels permettant de créer des tableaux. Ces informations sont accessibles via tout ordinateur ou téléphone connecté à Internet. Avant de se lancer • Définir ce que l’on veut faire © Espace Numérique Entreprises .Photos : Fotolia . c’est souvent l’outil qui impose l’organisation et non l’inverse. aussi appelés « tableurs ». Ne vous fiez pas à un seul avis. ces logiciels gèrent également les devis. Il peut exister un décalage important entre vos attentes et les fonctions proposées par la solution. • Faire comme le voisin Interrogez-vous d’abord sur vos propres besoins et comparez les différentes offres du marché. Ils proposent une meilleure lisibilité des informations qu’un tableur. Une communication en interne est nécessaire afin d’avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle. Ne sous-estimez pas le temps consacré à la saisie de données. notes. le suivi des actions marketing et la gestion du service après-vente. www. notamment les ERP. Au-delà des contacts. gratuits ou payants.2013 Souhaitez-vous simplement informatiser votre fichier de contacts ou en faire un support pour lancer des actions commerciales et optimiser vos achats ? Quel budget pouvez-vous dédier à ce projet ? Il faut définir précisément vos attentes et les hiérarchiser. • Préparer son entreprise Dans une petite structure. les ventes. • Trouver la solution miracle gratuitement Dans la mesure du possible. Il est donc important de préparer le personnel de l’entreprise afin d’anticiper les freins qui pourraient mettre en péril de projet. il faut les saisir (et ceci régulièrement). numéros de téléphone. Un des travers classique de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des capacités d’un outil. Les CRM (gestion de la relation client) et les ERP (progiciel de gestion intégré) sont deux types de progiciels qui permettent de gérer ses contacts mais aussi de nombreuses autres fonctions de l’entreprise. il est recommandé de prendre une solution reconnue afin de sécuriser son investissement. pour que le logiciel ne perde pas tout son intérêt. les achats ou encore les stocks. facilitent le tri des informations car chaque colonne correspond à un critère. D’autant que les solutions bon marché sont souvent limitées.atouts-numeriques. Pièges à éviter • Penser que l’outil fera tout Par manque de préparation en amont et une mauvaise définition de vos besoins.com . Les données peuvent également être traduites en statistiques de suivi grâce à de nombreuses formules de calcul. le choix d’une solution peut s’avérer décevant. Elles peuvent par ailleurs être partagées avec d’autres personnes. Une CRM permet par exemple de faciliter la gestion d’une équipe commerciale. Ils sont rarement adaptés aux besoins des TPE.