You are on page 1of 4

PENARIKAN PERBEKALAN FARMASI

RUMAH SAKIT PUSAT
PERTAMINA

No. Dokumen:

No. Revisi:

Halaman

019/FAR/07/2013

00

1 / 4

Tanggal Terbit:

SPO

Ditetapkan oleh:
Direktur,

10 Juli 2013
dr. Musthofa Fauzi, Sp. An

PENGERTIAN

Penarikan Perbekalan Farmasi adalah proses penarikan perbekalan farmasi dari
Layanan Farmasi dan Lantai Rawat ke gudang farmasi melalui Berita Acara (BA)
yang akan dikoordinasikan ke pabrik / Penyedia Barang / Jasa obat / alat
kesehatan untuk dilakukan penukaran terhadap perbekalan farmasi tersebut.
Perbekalan farmasi yang ditarik antara lain:
1. Perbekalan farmasi yang sudah menjelang masa kedaluwarsa ( + 3 bulan ).
2. Perbekalan farmasi yang rusak.
3. Perbekalan farmasi yang slow moving dan sudah tidak digunakan lagi.
4. Perbekalan farmasi yang ditarik dari peredaran sesuai edaran Badan POM /
Dep.Kes RI.

TUJUAN

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk penarikan perbekalan farmasi.

KEBIJAKAN

1. SK Direktur RSPP No.Kpts-1572/B00000/2013-S2 tanggal 01 Juli 2013
tentang Pedoman Pelayanan Instalasi Farmasi.
2. SK Direktur RSPP No.Kpts-1574/B00000/2013-S2 tanggal 01 Juli 2013
tentang Kebijakan Umum Instalasi Farmasi.

PROSEDUR

1. Penarikan Perbekalan Farmasi yang Rusak
a. Kerusakan perbekalan farmasi di Lantai Rawat
1) Petugas yang menemukan kerusakan melaksanakan langkah-langkah
sebagai berikut:
a) Mengisi lengkap Form Berita Acara Keluhan untuk ditandatangani
oleh Ka.Lantai/ Penanggung jawab masing-masing.
b) Mengirimkan Form Berita Acara Keluhan beserta perbekalan farmasi
ke Perencanaan Farmasi.
2) Pasien rawat jalan / inap yang menemukan kerusakan perbekalan
farmasi (selama pasien masih berada di lingkungan RSPP):
a) Melaporkan ke Layanan Farmasi
b) Mengisi lengkap Form Berita Acara Keluhan
c) Menandatangani Form Berita Acara Keluhan
b. Petugas farmasi yang menemukan kerusakan perbekalan farmasi di
Layanan Farmasi mengisi Form Berita Acara Keluhan secara lengkap.
c. Petugas berkoordinasi dengan bagian terkait (LK3 dan Layanan Umum)
untuk penyebab kerusakan yang disebabkan karena faktor hama dengan
tetap membuat Berita Acara Kerusakan.

d. Petugas Farmasi memeriksa perbekalan farmasi sesuai pernyataan dalam

Instalasi Farmasi. h. e. 3) Petugas melakukan proses pemusnahan sesuai dengan SPO yang berlaku. Revisi: Halaman 019/FAR/07/2013 00 2 / 4 e. i. Form Berita Acara Keluhan beserta seluruh persediaan perbekalan farmasi dengan nomor batch yang sama dari perbekalan farmasi yang dikeluhkan. k. Instalasi Farmasi membuat teguran tertulis / lisan kepada pabrik yang bersangkutan dengan tembusan ke Penyedia Barang / Jasa yang ditandatangani oleh Ka. Instalasi Farmasi meminta jawaban tertulis kepada pabrik yang bersangkutan dengan tembusan ke Penyedia Barang / Jasa dengan melampirkan Form Berita Acara Keluhan dari Lantai Rawat / Bagian beserta jumlah perbekalan farmasi yang dikeluhkan untuk diganti. Dokumen: No. Penarikan Perbekalan Farmasi yang Menjelang Masa Kedaluwarsa a. f. Petugas meminta kepada Pabrik / Penyedia Barang / Jasa agar mendatangkan perbekalan Farmasi dengan masa kedaluwarsa yang panjang. Pada saat mengerjakan SJ (Surat Jalan) petugas mencatat tanggal kedaluwarsa / Expiry Date (ED) setiap perbekalan Farmasi yang datang (bila ada) di Kartu Perencanaan. Petugas Layanan Farmasi mengirimkan Form Berita Acara Keluhan ke petugas Perencanaan Farmasi beserta perbekalan farmasi yang dikeluhkan. 2. l. Batch yang sama ke Pabrik / Penyedia Barang / Jasa sesuai SPO yang berlaku. d. c.PENARIKAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT PUSAT PERTAMINA No. g. Penanggung jawab Layanan Farmasi menandatangi Form Berita Acara Keluhan (termasuk untuk perbekalan farmasi yang kurang jumlahnya dari yang tertera dalam kemasannya). Petugas Perencanaan Farmasi menghubungi Pabrik / Penyedia Barang / Jasa untuk mengambil surat teguran. Instalasi Farmasi meneruskan jawaban tertulis dari pabrik kepada Lantai Rawat sebagai tindak lanjut dari keluhan tersebut (bila diperlukan). j. 2) Petugas memberi label perbekalan farmasi tersebut sesuai SPO yang berlaku. Petugas mengkomunikasikan secara langsung kepada Pabrik / Penyedia Barang / Jasa terkait jaminan terhadap perbekalan farmasi yang dibutuhkan tetapi memiliki tanggal kedaluwarsa yang dekat. b. Apabila ada perbekalan Farmasi dengan tanggal kedaluwarsa ± 1 tahun yang akan datang. Petugas Perencanaan Farmasi menukar perbekalan farmasi yang rusak atau seluruh stok perbekalan farmasi dengan No. petugas mencatatnya dalam buku Expiry Date (ED) untuk memudahkan pemantauan. Perbekalan farmasi yang tidak memungkinkan untuk ditukar / diganti ke Pabrik / Penyedia Barang / Jasa: 1) Petugas menyimpan perbekalan farmasi tersebut di bagian Perencanaan Farmasi. Petugas memastikan atau bila memungkinkan meminta surat jaminan dari pihak Pabrik / Penyedia Barang / Jasa bahwa perbekalan farmasi yang .

l untuk perbekalan farmasi yang yang tidak memungkinkan ditukar / diganti ke Pabrik / Penyedia Barang / Jasa (jumlah yang akan ditukarkan tidak mencukupi kemasan / box). Petugas Perencanaan Farmasi menjumlahkan seluruh total perbekalan Farmasi yang menjelang kedaluwarsa tersebut. yaitu + 3 (tiga) bulan sebelum masa kedaluwarsa agar dapat diurus proses penukarannya. Distribusi Farmasi maupun Lantai Rawat. Penarikan Perbekalan Farmasi yang Ditarik dari Peredaran a. p. Petugas Perencanaan Farmasi melaksanakan prosedur sesuai poin 1. n. Petugas perencanaan Farmasi membuat surat ke Pabrik / Penyedia Barang / Jasa ditandatangani oleh Wadir Penunjang Medis untuk meminta penukaran dengan perbekalan Farmasi yang spesifikasinya sama namun masa kedaluwarsanya lebih panjang atau dengan perbekalan farmasi lain yang fast moving. l. Penanggung Jawab Perencanaan Farmasi memberikan informasi ke Penanggung Jawab Layanan Farmasi dan Penanggung Jawab Distribusi Farmasi terkait penarikan perbekalan farmasi tersebut. Petugas Layanan Farmasi memeriksa tanggal kedaluwarsa setiap perbekalan farmasi pada saat menerima barang dari bagian Distribusi Farmasi i. Revisi: Halaman 019/FAR/07/2013 00 3 / 4 memiliki masa kedaluwarsa yang dekat tersebut dapat ditukar dengan waktu kedaluwarsa yang lebih jauh. b. Instalasi Farmasi menerima Surat Pemberitahuan dari Penyedia Barang / Jasa terkait penarikan izin edar perbekalan farmasi oleh BPOM / Dep. 3. Setiap bulannya petugas Layanan dan Distribusi Farmasi melaporkan Daftar Perbekalan Farmasi Menjelang Kedaluwarsa kepada petugas Perencanaan Farmasi.PENARIKAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT PUSAT PERTAMINA No. baik yang ada di Layanan Farmasi. h. j. Hal-hal yang dituliskan pada Buku Serah Terima meliputi : 1) Nama perbekalan farmasi 2) Jumlah perbekalan farmasi 3) Tanggal serah terima 4) Paraf petugas yang memberi dan menerima. Petugas Layanan Farmasi/ Lantai Rawat melaporkan ke bagian Perencanaan Farmasi terkait adanya perbekalan farmasi yang menjelang tanggal kedaluwarsa. g. o. c. Petugas Layanan dan Distribusi Farmasi menyerahkan perbekalan . Petugas Layanan Farmasi. f. m. Distribusi Farmasi dan Lantai Rawat menyerahkan perbekalan Farmasi tersebut kepada petugas Perencanaan Farmasi. Petugas melakukan penukaran perbekalan Farmasi dengan Pabrik / Penyedia Barang / Jasa sesuai SPO yang berlaku. Dokumen: No.Kes RI. Petugas menyimpan surat jaminan dalam arsip map “Jaminan ED”. Petugas perencanaan Farmasi menghubungi Pabrik / Penyedia Barang / Jasa untuk mengambil surat kedaluwarsa tersebut. Petugas Layanan Farmasi dan Distribusi Farmasi mencatat perbekalan Farmasi tersebut pada Buku Serah Terima. k.

e. Dokumen: No.PENARIKAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT PUSAT PERTAMINA No. 2. Hal-hal yang dituliskan pada Buku Serah Terima meliputi : 1) Nama perbekalan farmasi 2) Jumlah perbekalan farmasi 3) Tanggal serah terima 4) Paraf petugas yang memberi dan menerima. Revisi: Halaman 019/FAR/07/2013 00 4 / 4 Farmasi tersebut kepada petugas Perencanaan Farmasi. UNIT TERKAIT 1. Lantai Rawat Kepala Lantai Rawat . Petugas Perencanaan Farmasi melakukan penukaran perbekalan Farmasi dengan Pabrik / Penyedia Barang / Jasa sesuai SPO yang berlaku. Petugas Layanan dan Distribusi Farmasi mencatat perbekalan Farmasi tersebut pada Buku Serah Terima. d.