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Introducción

Son los documentos comerciales las comunicaciones y mensajes escritos que en el ámbito empresarial
son oficiales y determinantes a la hora de conocer una figura distinguida o abrir un negocio. El poseer las
herramientas que faciliten la gestión documental en de gran importancia, ya que estas simplifican y
organizan el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas, lo que a su vez contribuye con la
disminución del tiempo y costos, brindando una buena calidad.

Justificación
Se conocerán las formas de elaboración de los diferentes documentos comerciales para la comunicación
tanto interna como externa de las diferentes empresas. Además, determinar la importancia de la
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2 . se les pueda facilitar proyectar una buena imagen corporativa. que espero contenga la información necesaria para aprobar satisfactoriamente el logro que se evalúa con el siguiente texto. esta mi intención de que ente trabajo sirva como guía para la elaboración de diferentes tipos de documentos. está la demostración de la debida adquisición de los conocimientos por medio del presente trabajo escrito. para que aquellos que estén buscando ayuda. Objetivo Como objetivo principal. Además.realización de los distintos documentos comerciales que se manejan en una organización o empresa.

Los documentos negociables son sin duda alguna una fuente importante de financiamiento a corto plazo para las empresas. El financiamiento a corto plazo se entiende en general aquel que se obtiene por un periodo menor o igual a un año. en contraste.Documentos Comerciales Negociables Son documentos que en su mayoría son utilizados en el comercio. En este sentido. títulos de crédito. efectos de comercio y documentos comerciales. se denominan también títulos o valores. el financiamiento a largo plazo tiene un plazo mayor a un año y generalmente se 3 . ya que al no tener fácil acceso a otro tipo de financiamientos constituyen una buena alternativa para hacer frente a sus necesidades particulares. Existen básicamente dos tipos de financiamiento: a corto plazo y a largo plazo. es necesario ubicar a los documentos negociables en lo que son las finanzas de las empresas. y en el campo bancario.

Requisitos de los documentos negociables •Firmados por el expedidor o el librador • Contener una promesa o una orden incondicionales de pago de cierta suma de dinero • Ser pagadero al requerimiento o en fecha futura determinada o susceptible de serlo • Ser pagadero a la orden o al portador • Cuando el documento este dirigido a un librado y dicho librado esté designado en el mismo por su nombre o de alguna manera que implique razonable certeza Tipos Letra de Cambio La letra de cambio es un título de crédito que contiene la orden incondicional que una persona llamada girador da a otra llamada girado. En este caso el comprador tendrá dos obligaciones: una emanada de la compraventa y otra. en época y lugar determinados. los préstamos bancarios. de la aceptación de la letra. de pagar una suma de dinero a un tercero que se llama beneficiario. Es el caso cuando se acepta una letra en pago del precio de una compraventa. el anticipo de clientes y los préstamos privados. Para evitar esto se debe expresar que se acepta la letra en pago del precio o para garantizar o facilitar el cobro del mismo. el financiamiento a corto plazo puede ser con garantía o sin garantía. La letra de cambio es un título de crédito representativo de dinero. además de lo que son el crédito comercial de proveedores. es en esta última categoría de financiamiento en la que se encuentran los documentos negociables. los pasivos acumulados. En ella se consigna una cantidad determinada o determinable de dinero que debe pagarse a su tenedor o beneficiario.obtiene para invertir en activos fijos o proyectos de un monto de dinero considerable. A su vez. Partes integrantes de la letra de cambio El artículo 76 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito establece que la letra de cambio debe contener: 4 .

El nombre dela persona a quien ha de hacerse el pago (beneficiario).La mención de ser letra de cambio. El pagaré. Pagaré El pagaré.  Lugar donde el pago debe efectuarse. y * VII.La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero.* I. mes y año.La firma del girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.El lugar y la época del pago. inserta en el texto del documento.  Lugar y fecha en la que se emitió la letra.  Cantidad en números. es un título de crédito o título valor que contiene la promesa incondicional de una persona a la cual se le denomina suscriptora. beneficiario o tomador..El nombre del girado. * II. Sus características son:  Es una orden de pago. Requisitos que debe contener la letra de cambio son los siguientes:  La denominación de “Letra de Cambio” inserta en el mismo texto del Título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. * III.....La expresión del lugar y del día.  La fecha de vencimiento.  La firma del que gira o emite la letra. de que pagará a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora. en que se suscribe.. * VI. a diferencia de la letra de cambio. una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.. * V. librado y beneficiario.  En su emisión intervienen las siguientes tres personas: librador.  Debe llevar la firma del suscriptor. * IV. apellido y dirección del que debe pagar o librado.  La orden de pagar una suma determinada.  Nombre. posee una promesa de pagar una suma incondicional en 5 .  Nombre y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse.

llamada librador. 6 .moneda nacional o su equivalente internacional.  La denominación de pagaré.  Debe llevar la firma del suscriptor. junto en la moneda en que se efectuará el pago. El cheque es un título de crédito en virtud del cual una persona. sino solamente su firma. Condiciones para la validez del Pagaré • Nombre del Beneficiario: Se debe identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagaré. La suma se debe expresar en número(s) y en palabras.  El importe de la cantidad a abonar.  El lugar y la fecha de libramiento.  El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuya orden se deba efectuar o tenedor. Este requisito es lo que la distingue de los otros títulos de crédito. ordena incondicionalmente a una institución de crédito. Cheque Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero entregarle a un tercero el monto especificado en el mismo. • Firma del Suscriptor: No se exige el nombre del suscriptor. que es el librado. Sus características son:  Es una promesa de pago  Intervienen dos personas: suscriptor y beneficiario.  La firma del deudor.  El lugar en el que debe efectuarse el pago. • Fecha y lugar del pago • Fecha y lugar en que se suscribe. el pago de una suma de dinero en favor de una tercera persona llamada beneficiario.  El vencimiento o la fecha en la que deberá abonarse. Datos que deben figurar en el pagaré. Si se paga en moneda extranjera. se debe indicar el día de pago el equivalente entre las monedas.

Una persona entrega una suma de dinero a una institución de crédito y convienen en que la suma depositada podrá ser retirada. • La cantidad en números debe ser igual a la cantidad expresada en letras. . * El emisor debe tener fondos suficientes para efectuar el pago.Requisitos para su expedición Para que se puedan expedir cheques son indispensables dos requisitos: * Tener fondos disponibles en poder de la institución de crédito y * Que la institución haya autorizado al librador para expedir cheques a cargo de ella. Condiciones para el pago de un Cheque * Debe estar bien emitido.Cantidad en número. La letra de cambio y el pagaré son instrumentos de crédito. el cheque tiene por objeto retirar en forma inmediata fondos disponibles que se encuentran depositados en una institución de crédito y por eso decimos que es un instrumento de pago. * No debe tener enmiendas. Condiciones para el pago de un Cheque • Debe estar bien emitido. están destinados a circular por determinado tiempo y sus tenedores pueden obtener crédito mediante la negociación de esos títulos. La autorización se entiende concedida si la institución de crédito proporciona al librador esqueletos especiales para la expedición de cheques. . estar fechado para la fecha de la presentación.Es una orden de pago. la expedición de cheques está ligada con una operación de crédito que después estudiaremos: el depósito bancario de dinero. • La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco en su espécimen de firma. Como se observa.Posee un número que lo identifica. es decir. • No debe tener enmiendas. o le acredita la suma disponible en cuenta de depósito a la vista. Partes que intervienen 7 . Naturaleza del cheque Es un instrumento de pago y de compensación. En cambio. En estos casos la institución puede autorizar al depositante para retirar los fondos depositados mediante cheques. en el momento en que lo pida el depositante. a la vista. total o parcialmente. • El emisor debe tener fondos Sus características son: . * La cantidad en números debe ser igual a la cantidad expresada en letras.

En lo que respecta a los documentos mercantiles no negociables se puede decir que su principal utilidad es servir como prueba escrita a la contabilidad de una empresa de que una operación mercantil se ha llevado satisfactoriamente. el recibo es un documento en que la persona que firma acepta haber recibido una cantidad de dinero a cambio del préstamo/ venta de un bien o servicio.). También se entiende como los documentos que permiten sustentar o dan soporte a una transacción comercial o la información necesaria para poder realizarla.* Librador o cuentacorrentista. Este documento solo es informativo y contiene: 1. En este caso. Número consecutivo 3. En segundo lugar. y una rúbrica comprobante de la validez del mismo documento. el nombre de la empresa que emite el recibo. Documentos Comerciales No Negociables Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa. Datos del transportador 4. Función de los documentos no negociables Es permitir al comprador la confrontación de la mercancía reciba con la solicitada en el pedido. son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos. Observaciones. Membrete Nombre del documento: Remisión 2. Datos de la mercancía 6. ya que son de uso diario. constante y corriente. mes y año de emisión del mismo. la factura es un documento válido para presentar ante la administración tributaria con el fin de desgravar impuestos y en el que han aparecer los mismos datos que en el recibo (datos del vendedor. día. Nombre y dirección del comprador 5. la cantidad de dinero manejada. * Girado o Banco Librado. el concepto por el cual se realiza el recibo. En primer lugar. Tipos Recibo de caja 8 . de la misma. es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. el lugar. de la operación. hemos de apuntar dos ejemplos: el recibo y la factura. obligatoriamente. En el recibo han de aparecer. pero además un desglose completo del precio del producto o servicio y los datos del comprador.

* Descripción de los bienes o servicios.RUC. 9 . un comprobante de egresos. Para la mayoría de las operaciones. porque con ella queda concluida la operación. * Fecha de la operación. * Número consecutivo de la transacción. Este punto es importante porque algunos funcionarios de la Dian han llegado a rechazar costos y deducciones por el simple hecho de que el documento presentado como equivalente por el contribuyente. Así. comprobantes de egresos o notas de contabilidad son válidos como documento equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley. los requisitos de un documento equivalente son: * Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio. En este orden de ideas. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación. requisito no contemplado por ninguna norma para el caso de los documentos equivalentes. se debe entender cumplida la obligación de elaborar el documento equivalente aun cuando no tengan impresa la leyenda “Documento equivalente”. no tiene el título o leyenda que lo identifique como tal. y por tanto no puede ser exigido por ningún funcionario. la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. con que los documentos antes mencionados cumplan con estos requisitos. En el caso de la factura.Los recibos de caja. Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes . el artículo 617 del estatuto tributario de forma expresa contempla que la factura de venta debe llamase expresamente factura de venta. Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa la leyenda “Documento equivalente” sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada situación. puede servir como documento equivalente en la medida que contenga los requisitos que si exige la norma para los documentos equivalentes. un recibo de caja o un comprobante de caja. Factura Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. al igual que no se puede rechazar un derecho con fundamento en un requisito no exigido de forma expresa en la norma. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes. exceptuándose este requisito en operaciones de exportación. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos. requisito que no está contemplado por la ley. * Valor total de la transacción. y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma. una nota de contabilidad.

c. La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del título se muestra por sí sola y sin admitirse prueba en contrario. siempre que el comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el país yotro no domiciliado la comisión no pagada al exterior. en relación con la venta en el país de bienes provenientes del exterior. enmarcado por un filete. Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mínimas serán de cuatro (4) centímetros de alto por ocho (8) centímetros de ancho. Copias: La primera y segunda copias serán expedidas mediante el empleo de papel carbón. 10 . Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadería y bienes descritos en el mismo documento. en las cuales no será necesario imprimir dicha leyenda. representa además del crédito consistente en el saldo del precio señalado en el mismo título. el título puede ser objetivo de transmisión. d.En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas. Cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Dimensiones mínimas: veintiún (21) centímetros de ancho y catorce (14) centímetros de alto. e. a su total satisfacción. a favor de tenedor. Sólo una vez que cuente con la conformidad. h. el número de RUC. El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderías o bienes de comercio distintos a dinero. no sujetos a registro. exceptuándose de este requisito a las operaciones de exportación. salvo en la facturas por operaciones de exportación. Desde su conformidad. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno. que éste recibió la mercadería o bienes descritos en la Factura Conformada. deberán ser impresos únicamente. b. la denominación del comprobante de pago y su numeración. d. Se origina en la compra venta de mercaderías. identificables o no. así como en otras modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda. Uso Se emiten en los siguientes casos: a. Sólo emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyente RUC. En los servicios de comisión mercantil presentados a sujetos no domiciliados. Leyenda relativa al no otorgamiento de crédito fiscal de las copias será impresa diagonal y horizontalmente y en caracteres destacados. salvo al que el titulo representa. Dicho recuadro estará ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago. en las que se acuerde el pago diferido del precio. g. indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos. Características La factura conformada tiene las siguientes características: a. carbonado o autocopiado químico. b. f. Los bienes y mercaderías pueden ser fungibles o no. c.

Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores. o en los mercados monetarios. así como por la anulación de operaciones. claro y específico en lo que se solicita. Por otra parte. Nota de Crédito La Nota de Crédito será emitida al mismo adjudicado o usuario para modificar comprobante de pago emitidos con anterioridad. también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa. o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores. Antes de emitir la orden de compra. Debe ser concreto. de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. Así también. la cotización es darle valor a un bien. se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es decir. 11 . debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Cotización La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. También se cotiza el trabajo. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento.Orden de Compra Es un documento similar a la nota de pedido. Es decir. la primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda.

Los documentos mercantiles permiten realizar transacciones legales en cualquier país. 12 . Los documentos no negociables son aquellos que garantizan y permiten representar los gastos e ingresos que tenga la empresa.Conclusión En este trabajo hemos aprendido que los documentos comerciales son de gran importancia para la empresa o cualquier otra institución.

biamericas.republica.com/2012/01/documentos-mercantiles-negociables.com/presentaciones/2012/gestionDeCobros/documentos-negociables.shtml http://www.com/trabajos96/documentos-no-negociables/documentos-no-negociables.html http://www.monografias.blogspot.com/ensayos/Documentos-Negociables-y-No-Negociables/964427.com/ppd8gctswqjl/documentos-comerciales-negociables-y-no-negociables/ 13 .buenastareas.com/ http://www.pdf http://documentosmercantilesnonegociables.com/contabilidad/documentos-no-negociables.html http://empresayeconomia.Infografía http://tecnicasdeoficinammye.html https://prezi.blogspot.