You are on page 1of 100

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU
INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Oleh
ARIEF MAULANA
H24070088

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011

RINGKASAN
ARIEF MAULANA. H24070088. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor. Di bawah
bimbingan H. MUSA HUBEIS.
Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu
disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Salah satu standar sistem
manajemen mutu (SMM) yang telah berkembang adalah ISO 9001 yang
merupakan alat pencapaian tujuan mutu yang diharapkan mampu menjawab
tantangan globalisasi yang terjadi dengan cara meningkatkan efisiensi dan
efektifitas untuk memuaskan para stakeholder. Untuk itu, Kantor Manajemen
Mutu (KMM) Institut Pertanian Bogor (IPB) membuktikan diri sebagai organisasi
handal yang meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor Quality System
Certification (QSC) 00769 yang dikeluarkan oleh PT Sucofindo International
Certification Services (Sucofindo ICS).
Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada
KMM IPB dan mengidentifikasi unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO
9001:2008, aktor-aktor yang berperan, tujuan yang diinginkan dalam penerapan
ISO 9001:2008, serta alternatif yang dilakukan untuk membuat penerapan SMM
ISO 9001:2008 berjalan efektif. Data yang digunakan berupa data primer dan
sekunder, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pengolahan data kualitatif
menggunakan analisis deskriptif berdasarkan literatur organisasi dan hasil
wawancara dengan pihak organisasi yang terdiri dari perwakilan Top
Management, Middle Management dan Low Management yang memiliki
pemahaman mengenai penerapan ISO 9001:2008 di KMM IPB. Data yang
terkumpul diolah dengan metode proses hirarki analitik PHA dengan bantuan
perangkat lunak Microsoft Excell 2007.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SMM ISO 9001:2008
pada KMM IPB telah memenuhi seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam SMM
ISO 9001:2008. Unsur-unsur dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah
SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk,
serta perbaikan, analisis dan peningkatan; aktor yang paling memiliki peranan
dalam penerapan ISO 9001:2000 adalah top management; tujuan yang ingin
dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan
dan; alternatif tindakan berupa Rapat Tinjauan Manajemen (prioritas 1) dan
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) (prioritas 2).

ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU
INSTITUT PERTANIAN BOGOR

SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor

Oleh :
ARIEF MAULANA
H24070088

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011

Judul Skripsi : Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor Nama : Arief Maulana NRP : H24070088 Menyetujui. Jono Munandar.. Ir. Dipl. Dr. H. DEA) NIP : 195506261980031002 Mengetahui : Ketua Departemen (Dr. Musa Hubeis. Ir. Dosen Pembimbing (Prof. MS. Ing. MSc) NIP : 196101231986011002 Tanggal Lulus : .

serta melanjutkan ke SLTP Negeri 2 Depok pada tahun 2001-2004 dan meneruskan pendidikan di SMA Negeri 1 Depok pada tahun 2004-2007. dari pasangan Jauhari Koesnindar dan Sumiati. penulis resmi diterima sebagai mahasiswa Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) dengan memilih program studi Manajemen pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Pada tahun 2007. Penulis memulai pendidikan di TK Aisyiah 4 Depok pada tahun 1994-1995.RIWAYAT HIDUP Penulis bernama Arief Maulana yang dilahirkan di Jakarta pada tanggal 23 Februari 1990. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara. serta memilih program supporting course. lalu melanjutkan pendidikannya di MI Al Awwabin pada tahun 1995-1996 dan SDN Anyelir 1 Depok pada 1996-2001. iv .

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan. baik kalangan akademis maupun umum. Juni 2011 Penulis v . maka kritik dan saran senantiasa diharapkan sebagai bahan evaluasi dan penyempurnaan. Wb. Puji dan rasa syukur kepada Allah SWT penulis panjatkan atas Rahmat dan Hidayah yang diberikan–Nya kepada penulis. Bogor.KATA PENGANTAR Aassalamualaikum Wr. Penulis menyadari bahwa tulisan skripsi masih memiliki kekurangan. Wb. Institut Pertanian Bogor. Wassalamualaikum Wr. sehingga dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen. Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Teman-teman penghuni Pondok KPK. Prof.UCAPAN TERIMA KASIH Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. serta mendidik penulis. MM yang telah memberikan tambahan pengetahuan mengenai metode Analytical Hierarchy Process (AHP). Lena. serta memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.. Seluruh pihak yang tidak terlibat dalam penyusunan skripsi ini. Ing. FEM. 10.TP. 8. 16. 6. 13. Musa Hubeis. IPB. sebagai dosen penguji yang telah meluangkan waktunya untuk menguji dan memberikan masukan kepada penulis. 4. Suci. Seluruh pihak Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB. MS. 15. M.Sc. Muhammad Syamsun. 2. Teman-teman se-SMA : Ardie. terutama Bapak Srihadi. 7. 9. Dipl. H. Ir. Teman-teman TPB. 14. S. dukungan dan doanya. Upeh. Seluruh pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. MM. Bapak Fredinan dan Mas Danang karena telah mengijinkan melakukan penelitian di KMM. Dr. DEA sebagai dosen pembimbing yang senantiasa memberikan bimbingan. Rari dan Yodia atas kerjasama. Ir. dan Nur Hadi Wijaya. IPB yang telah memberikan ilmu dan pengetahuan. FEM. 11. Kedua saudaraku Yoga Pratama dan Rheza Aulia Rahman. 5. 12. vi . Serly. Dimas dan Dara. Teman-teman Manajemen angkatan 44. Seluruh staf pengajar Departemen Manajemen. Dr. Teman-teman satu bimbingan : Elis. Monik. Devi. 3. Deddy C. Seluruh karyawan Tata Usaha Departemen Manajemen. Sutarman. Semoga Allah membalas semua kebaikan mereka. Ibu dan Bapak atas doa restu dan motivasi yang diberikan kepada penulis. Niken Puspitaningrum yang telah menyadarkan penulis untuk segera menyelesaikan tugas akhir agar tidak tersusul oleh para junior. SP. arahan dan motivasi kepada penulis.

3........... Latar Belakang ........ 4 4 5 6 6 7 7 8 8 9 10 12 III.................. 2............4...........2.......4....................... Kerangka Pemikiran Penelitian................... 2........... Pengumpulan Data ......... Perubahan–Perubahan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2008 .................. 3............ Hirarki SMM ISO 9000 ............................................................................................................... Penelitian Terdahulu Yang Relevan ..................... 1................................. 1........... Manajemen Mutu Terpadu ..................2............................................... 2....................................... Pengertian Manajemen Mutu Terpadu ...............................................................5.. 2................................ 2...........................3...3.........1.7........... Manfaat SMM ISO 9000 ..... v UCAPAN TERIMA KASIH .................3...... iv KATA PENGANTAR ........ Ruang Lingkup Penelitian...................................................................................... xi I............................................................................................................ Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 ............................... TINJAUAN PUSTAKA .................. 1 2 3 3 II............................................. 2........................................................2.......... 2...................... Prinsip SMM ISO 9000 ..... 1 1..................... Perumusan Masalah .....3..4.................................................................. 2. 3....3............ 4 2.............................1.........1.................................... Ciri-Ciri Manajemen Mutu Terpadu ...................1....................................1..... x DAFTAR LAMPIRAN ....... 2........3................................1.................................2.................... 1.................................................................... 2..............DAFTAR ISI Halaman RINGKASAN ..............2........... METODE PENELITIAN . Pengolahan dan Analisis Data ............3.... vi DAFTAR TABEL ......................1........................ 20 22 22 22 vii 12 14 16 19 ......... Dimensi Mutu .........2.............................. Mutu ......... i RIWAYAT HIDUP .........................................3.................2.........2.......................... PENDAHULUAN ... 2..... Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000 ............................................................ ix DAFTAR GAMBAR .....1................ Langkah–Langkah Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 .................. 2............... 2............................. Pengertian SMM ISO 9000 ..........2............ 3.......... Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu Terpadu .............. 2.......... Tujuan Penelitian ........................................... Pengertian Mutu .............................3....... 2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................ 20 3...6......3..3......4.

............................................ Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ...............................1....3.......... Penyusunan Struktur Hirarki ........3............................................... Tujuan dan Alternatif ............. 4.. 4.............. Struktur Organisasi KMM IPB .... Fungsi KMM IPB.......................2 Aktor ................... 2........ Visi dan Misi KMM IPB ...........2... 66 LAMPIRAN ..............................1........1.4..1.......................... 32 4........................ 4...3......6.. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ....................3...........4 Alternatif Tindakan .........................3.. Profil KMM IPB ............ Saran . 4........................... 4.................6....... 4..................................................................................2.................. 65 65 65 DAFTAR PUSTAKA ........... 4.....1.............................5..................... Kebijakan Mutu KMM IPB ..... Analisis Prioritas Faktor......... Kesimpulan . HASIL DAN PEMMBAHASAN ........... 4..................1...................................... 4..................... 4.............1........................................... Aktor. Gambaran Umum Kantor Manajemen Mutu IPB..............1............ 4............... 1...........................4...................................................................... 4....... Implikasi Manajerial ..........5.......................................................3.............IV.3 Tujuan ........................ Tugas dan Wewenang KMM IPB ..... 4.......... 4............1....... Unsur SMM ISO 9001:2008 ........................... 67 viii ................................ 32 32 33 33 34 34 34 35 37 46 55 56 57 58 60 63 KESIMPULAN DAN SARAN ............................ 4....................................................................

............ Susunan prioritas alternatif tindakan ............... 6....................................................................................................... 8.......................... Susunan prioritas aktor . Susunan prioritas tujuan .. 4..........................DAFTAR TABEL No Halaman 1..................................... 2........... Nilai skala banding berpasangan ................. 3.......... Matriks pendapat gabungan ................ 5........................................................ 7.............................................................. ix 24 27 28 30 62 63 63 64 ........................ Susunan prioritas faktor/unsur ........................... Matriks pendapat individu ... Nilai RI utuk matriks berukuran n .....................................................

................. Kerangka pemikiran penelitian .................... 5......................... 6. x 5 8 9 21 26 59 .......... 3.... 4..................................... Sudut pandang mutu dalam rantai nilai ...................................... Model proses SMM ISO 9001:2000 ........ 2..............DAFTAR GAMBAR No Halaman 1...................................................... Hirarki dokumen SMM ........................... Struktur hirarki identifikasi permasalahan .............. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB .........

DAFTAR LAMPIRAN
No

Halaman

1. Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB ....................
2. Angket penelitian ...............................................................................
3. Struktur organisasi KMM IPB ...........................................................
4. Sasaran mutu ......................................................................................
5. Bentuk matriks pendapat ....................................................................
6. Hasil pengolahan data .........................................................................

xi

68
69
77
78
84
86

I. PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang
Kebutuhan terhadap mutu sudah ada sejak jaman mesir kuno yang
melalui pengendalian mutu pada batu-batu yang digunakan dalam pembuatan
piramida. Hingga saat ini, mutu masih memiliki peranan yang penting.
Konsep mutu modern telah berubah sejak masa ke masa. Dimulai dengan
konsep inspector yang mengukur hasil produksi berdasarkan spesifikasi
kemudian melapor ke pabrik. Saat ini, salah satu konsep mutu yang
berkembang adalah manajemen mutu terpadu (total quality management atau
TQM). Manajemen mutu terpadu (MMT) merupakan suatu sistem dan/atau
pendekatan manajemen organisasi yang bertumpu pada mutu (quality), baik
produk, proses maupun sumber daya organisasi tersebut yang tujuan akhirnya
adalah memenuhi kepuasan pelanggan dan memberikan keuntungan bagi
organisasi tersebut, termasuk didalamnya pemasok dan masyarakat.
Penerapan TQM membuat organisasi harus memelihara standar mutu
disegala aspek bisnis organisasi bersangkutan. Hal ini untuk memastikan
bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan benar sejak awal dan dapat
mengurangi ataupun menghilangkan cacat (defect) dan pemborosan (waste)
selama operasi (Http://www.min-consulting, 2011). Inti dari penarapan
standar mutu adalah terjaganya mutu hasil dari suatu produk, yaitu suatu
sistem knowledge sharing yang memungkinkan setiap orang untuk
menghasilkan hal sama dengan mutu sama, sehingga akan mengurangi
ketergantungan terhadap satu orang (Wangtry, 2009).
Salah satu standar sistem manajemen mutu (SMM) yang telah
berkembang adalah ISO 9001, yang merupakan alat pencapaian tujuan mutu
yang diharapkan mampu menjawab tantangan globalisasi yang terjadi,
dengan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas agar mampu memuaskan
para stakeholder. ISO 9001 telah mengalami beberapa kali revisi, yaitu ISO
9001:2008 merupakan revisi dari ISO 9001 versi tahun 2000 atau biasa
dikenal dengan ISO 9001:2000. Revisi ISO 9001 dilakukan dengan tujuan

2

mengembangan standar lebih sederhana yang dapat diaplikasikan setara bagi
organisasi kecil, menengah dan besar, disamping memberikan hasil aktifitas
proses dari organisasi dan meningkatkan kesesuaian/integrasi dengan ISO
14000.
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu lembaga
pendidikan tinggi yang memiliki peranan sangat besar untuk menyiapkan
sumber daya manusia (SDM) yang memenuhi kriteria mutu pendidikan. Hal
ini

selaras

dengan

kebijakan

Menteri

Pendidikan

Nasional

dalam

meningkatkan mutu pendidikan tinggi di Indonesia. Di samping itu jajaran
Deprartemen Pendidikan Nasional telah menerapkan kebijakan bahwa setiap
unit utama organisasi baik unit kerja pusat maupun daerah untuk meraih
sertifikat ISO 9001:2008.
Oleh karena itu, strategi pembangunan pendidikan IPB mengalami
perubahan, yaitu sistem penjaminan mutu diarahkan untuk menghasilkan
mutu penyelenggaraan pendidikan yang sesuai visi, misi dan tujuan IPB.
KMM IPB, sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB berupaya
menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang telah ada agar
dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB,
diantaranya menerapkan SMM ISO 9001:2008.
KMM berhasil menjalankan SMM yang diakui secara internasional,
yang ditunjukkan perolehan sertifikat ISO 9001:2008 yang diterbitkan
tanggal 26 Agustus 2009. Dalam konteks KMM IPB, SMM ISO 9001:2008
belum lama diterapkan, maka untuk itu dilakukan penelitian untuk
mengetahui strategi yang dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2008.
1.2. Perumusan Masalah
KMM IPB berhasil membuktikan diri sebagai organisasi yang handal
dengan meraih sertifikat ISO 9001:2008 dengan nomor QSC 00769 yang
dikeluarkan oleh PT Sucofindo International Certification Services
(Sucofindo ICS). Keberhasilan perolehan Sertifikat ISO 9001 : 2008 adalah
bukti pengakuan dunia internasional terhadap SMM pendidikan, khususnya
terhadap sistem manajemen KMM IPB sebagai organisasi penjamin mutu
pendidikan IPB.

2. Tujuan Penelitian 1.3 Dari hal yang telah dikemukakan. maka dapat disusun permasalahan dalam penelitian ini adalah : 1. Menganalisis faktor-faktor penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan Proses Hirarki Analitik (PHA). Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan dalam rangka memberikan alternatif tindakan agar penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB menjadi efektif. Mengidentifikasi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB.4. dimana pemilihan alternatif hasil penelitian merupakan kewenangan pihak terkait. Faktor-faktor apakah yang penting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? 1. I.3. Bagaimana penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? 2. .

Tidak ada definisi yang pasti mengenai mutu karena setiap orang/organisasi memiliki kriteria masing-masing dalam mendefinisikan mutu. 2007). Juran dalam Heizer and Render (1993) mendefinisikan mutu sebagai kecocokan dalam penggunaan produk.1. Mutu 2.1. Pengertian Mutu Pengertian mutu sangat beraneka ragam. Sudut pandang berdasarkan pengguna (user-based perspective). Sedangkan menurut ISO 9000:2008 Mutu (Quality) adalah “Degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements” (QIMS. atau mutu didefinisikan sebagai kecocokan untuk digunakan. Sudut pandang penilaian (judgemental perspective). Shewhart dalam Evans and Lindsay (2007) yang menyatakan mutu adalah kegunaan dari produk. Sudut pandang ini beranggapan bahwa mutu ditentukan berdasarkan keinginan pelanggan. Evans and Lindsay (2007) menyatakan. terdapat lima (5) sudut pandang dalam mendefinisikan mutu : a.1.II. Di Indonesia. serta perbedaan dalam mutu mencerminkan perbedaan kuantitas pada beberapa atribut produk. TINJAUAN PUSTAKA 2. Sudut pandang berdasarkan produk (product-based perspective). c. 2010). Crosby dalam Heizer and Render (1993) menyebutkan “Quality means conformance to requirements”. salah satu pengertian mutu yang ada (SNI 19-9000:2000 dalam Herjanto. yaitu mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik inheren dalam memenuhi persyaratan. Mutu merupakan fungsi dari peubah yang spesifik dan terukur. atau seberapa baik produk tersebut melakukan fungsinya . b.

2008). Mutu sebagai hasil praktek rekayasa dan manufaktur yang diinginkan atau kesesuaian dengan kepuasan. Mutu berdasarkan pengguna Mutu berdasarkan produk Pelanggan Kebutuhan Pemasaran Mutu berdasarkan nilai Desain Barang dan Jasa Manufaktur Distribusi Mutu berdasarkan manufaktur Arus informasi Arus Produk Gambar 1. e. baik kuantitatif maupun kualitatif. 2007). Sudut pandang berdasarkan nilai (value-based perspective). mutu dipandang tergantung pada posisi seseorang dalam rantai nilai (Evans and Lindsay. mutu dapat dilihat dari hubungan antara kegunaan atau kepuasan terhadap harga. Oleh karenanya.5 d. . melainkan mengandung beberapa dimensi. Sudut pandang mutu dalam rantai nilai 2. Barang memiliki karakteristik yang berbeda dengan jasa.2. Pada sudut pandang ini. Sudut pandang berdasarkan manufaktur (manufacture-based perspective). Meskipun mutu produk merupakan faktor penting untuk semua individu di seluruh rantai nilai. Dimensi Mutu Ukuran mutu tidaklah hanya berupa suatu peubah atau suatu atribut saja.1. dimensi mutu barang dibedakan dengan dimensi mutu untuk jasa (Herjanto. seperti termuat pada Gambar 1.

keyakinan dan kesopanan e. yaitu : a. Keandalan (reliability/durability). d. Empati. b. 2. serta membutuhkan penggunaan peralatan dan . Keandalan. Responsif. yaitu pengetahuan dan sikap pegawai serta kemampuan mereka untuk menunjukkan kepercayaan. Dimensi utama yang banyak dipertimbangkan oleh konsumen ialah kinerja atau operasi dari produk. Mencerminkan keandalan suatu produk. Menunjukkan daya tarik suatu produk yang membedakannya dengan produk lain. Kenampakan (appearance/features). c. yaitu kemampuan melaksanakan jasa secara akurat dan cepat. Kesesuaian (conformance). yaitu kepercayaan atas kemampuan atau ketahanannya. yaitu fasilitas fisik.2. Manajemen Mutu Terpadu (TQM) 2. Kinerja (performance atau operation).6 Secara umum. menurut Herjanto (2007). Herjanto (2007) juga menjelaskan bahwa dimensi mutu dalam jasa memiliki lima (5) dimesi utama. Kenampakan sangat dipengaruhi oleh desain dan atribut lain yang ada dalam produk. Jaminan. Kesesuaian berhubungan dengan pemenuhan terhadap spesifikasi atau standar yang ditentukan.1. b. yaitu perhatian individual yang diberikan kepada pelanggan. berjangka panjang. peralatan dan penampilan personal. Pengertian MMT Salusu (1996) menyatakan manajemen mutu terpadu adalah suatu komitmen yang penuh kesungguhan untuk meningkatkan mutu.2. d. c. Bentuk nyata. mutu barang dapat dilihat dari empat (4) dimensi utama berikut ini : a. yaitu kemauan untuk membantu pelanggan dan memberikan jasay ang sesuai dengan harapan pelanggan.

Prinsip-Prinsip MMT Prinsip-prinsip yang diterapkan dalam manajemen mutu terpadu adalah (Http://www.2. sebagai salah satu alat pemecahan masalah. f. b. dengan memutar daur PDCA (plan. b.7 teknik-teknik tertentu. bukan sekedar diperbaiki. Mutu harus diukur. Tujuan mutu haruslah berdasarkan pada persyaratan pelanggan. 2.2. sehingga dapat dikendalikan. sebenarnya bukanlah peralatan dan teknik yang terutama. Namun. 2004). Masalah harus dicegah. Setiap orang memiliki pelanggan yang harus dipuaskan. Melibatkan seluruh karyawan dari semua tingkatan atau yang biasa disebut dengan manajemen partisipatif. Ciri-ciri Manajemen Mutu Terpadu Terdapat tiga (3) ciri dari MMT (Marimin. h. Setiap karyawan bertanggung jawab terhadap mutu. c. 2. Adalah proses. tetapi justru komitmen itu sendiri. do. g. c. d. yaitu : a. Menerapkan metoda statistik.2. Peningkatan mutu harus berkesinambungan. bukan orang. Mutu (quality) dapat dan harus dikelola.3. .min-consulting. check and action) yang dikenal kemudian sebagai delapan langkah pemecahan masalah. e. Menerapkan konsep pengendalian mutu. yang menjadi masalah. 2011) : a. MMT adalah manajemen yang menciptakan dan mengembangkan seperangkat nilai dan keyakinan yang akan membuat setiap orang mengetahui bahwa kualitas untuk konsumen adalah tuntutan yang paling utama Marimin (2004) menjelaskan bahwa MMT merupakan sistem manajemen yang mengikutsertakan seluruh anggota dalam organisasi dalam menerapkan konsep dan teknik kendali mutu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan dan orang yang mengerjakan.

3. Pengertian SMM ISO 9000 ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk SMM. Model proses SMM ISO 9001:2000 . SMM ISO 9000 2. ISO 9000 bukan merupakan standar produk.1. Tanggungjawab manajemen c. mulai dari tingkat perencanaan. pengukuran dan peningkatan Gambar 2. Analisis. SMM b. yaitu : a. pembuatan dan perakitan hingga penyerahan ke pelanggan (Http://www.8 2. 2011). Manajemen sumber daya d. tetapi merupakan standar dari sistem manajemen suatu organisasi yang apabila diterapkan dalam organisasi tersebut akan mempengaruhi bagaimana produk itu dihasilkan. Menurut Gaspersz (2001). model proses dari ISO 9001:2000 terdiri dari lima (5) bagian utama yang menjabarkan sistem manajemcn organisasi (Gambar 2) .3. Realisasi produk e.minconsulting. ISO 9000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian SMM suatu organisasi yang bertujuan untuk menjamin organisasi yang bersangkutan mampu menyediakan produk yang memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditetapkan (Gaspersz. 2001). perancangan.

Pengembangan hirarki tersebut tergantung pada kondisi dan budaya perusahaan (Http://www. Tier 1 Tier 2 Tier 3 Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja. dll Tier 4 CATATAN 1 Hirarki Rekaman/Catatan boleh disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Prosedur operasi standar Prosedur merupakan penjabaran dari manual mutu dalam menerapkan SMM. 2011). Bagan Alir. Hirarki SMM ISO 9000 Dokumentasi SMM dapat diatur baik mengikuti prosesproses perusahaan maupun mengikuti struktur standar mutu yang berlaku. Hirarki dokumen SMM Tier 1. Gambar 3. Struktur ini dibuat untuk memudahkan distribusi. sasaran umum perusahaan dan tanggungjawab berkaitan dengan penerapan SMM ISO 9001:2008.min-consulting. pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi tersebut. Pada umumnya hirarki dokumentasi dalam SMM seperti ditunjukkan pada pada Gambar 3. CATATAN 2 Formulir dapat diterapkan pada seluruh tahapan (tier) pada hirarki di atas. manual mutu merupakan rumusan umum mengenai SMM perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan. ataupun gabungan keduanya. Prosedur atau biasa disebut sebagai prosedur operasi standar (standard operating procedure. Manual mutu Seperti dijelaskan di atas.2.9 2. atau SOP) adalah . Tier 2. Struktur dokumentasi SMM perusahaan dapat diuraikan dalam hirarki. Desain.3.

berikutnya perlu dijabarkan bagaimana proses atau sistem tersebut dilakukan. dapat disebutkan beberapa metode penjabaran proses. Rekaman/Formulir Rekaman merupakan bentuk pemdokumentasian terhadap bukti-bukti obyektif penerapan sistem dan prosedur (sisdur). 2. tanpa kehilangan efektivitasnya. dimana data ini nantinya merupakan bukti-bukti dari hasil suatu kegiatan dalam satu proses. Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam data. . Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki tata cara pelaksanaan yang telah baku atau terstandardisasi.3. Tier 3. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja (Http://www. b. Proses yang terstandarisasi dengan baik akan memberikan jaminan terhadap kesesuaian mutu produk yang akan dihasilkan.10 suatu kumpulan instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif.min-consulting. Instruksi Kerja dan Formulir Setelah proses dan sistem didefinisikan. Prinsip SMM ISO 9000 ISO 9000 disusun berdasarkan pada delapan (8) prinsip manajemen mutu. sistem dan prosedur berikut : a. rekaman harus dipelihara dan dikendalikan oleh perusahaan. bagan alir atau pernyataan terstruktur. Pada kelompok ini. 2011). diagram. Tier 4. Instruksi kerja adalah dokumen yang berisi uraian atau urutan kegiatan untuk melaksanakan satu proses/fungsi/kegiatan yang dapat dinyatakan dalam gambar.3. sehingga formulir yang telah terisi data akan menjadi rekaman mutu. Sebagaimana dokumen yang lain.

Kepemimpinan Pimpinan puncak organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. d. Perbaikan berkesinambung Perbaikan berkesinambung didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Pendekatan proses Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.min-consulting. maka manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang. b. Pendekatan sistem pada manajemen Pengidentifikasian. apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. c. e. 2011) adalah : a. . harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan. Fokus pada pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggannya. Pelibatan orang Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatannya secara penuh akan memungkinkan kemampuan digunakan untuk manfaat organisasi. f.11 Delapan (8) prinsip manajemen mutu yang menjadi landasan penyusunan ISO 9000 (Http://www.

3. Audit mutu yang merupakan sebagian tugas ISO 9000 tidak perlu dikerjakan lagi oieh organisasi. Meningkatkan kesadaran akan mutu dalam organisasi termasuk di dalamnya kultur anggota organisasi untuk terus mempertahankan sertifikat ISO 9000 tersebut. langkah–langkah yang harus dilakukan (Umar. e. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah.3.12 g. maka registrasi tidak mungkin. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. 2000) adalah : a. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik.4. sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. h. 2000) adalah : a. 2. Operasi organisasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Tanpa komitmen manajemen. dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. 2. d. Organisasi yang telah bersertifikasi ISO 9000 diizinkan untuk mengiklankan bahwa mutu perusahaan telah diakui secara internasional. Langkah–Langkah Penerapan SMM ISO 9000:2000 Untuk menerapkan SMM ISO 9000:2000. b.5. Manfaat SMM ISO 9000 Dalam menerapkan ISO 9000. c. manfaat yang dapat diperoleh (Umar. .

13 b. atau ISO 9003). sistem mutu yang ada selama ini harus dimodifikasi dan didokumentasikan. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada standar sistem mutu ISO 9000 yang dipilih (apakah ISO 9001. d. Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO. prosedur dan instruksi yang dibutuhkan dituangkan dalam dokumen tertulis. f. Memulai tinjauan ulang manajemen. Memulai audit sistem mutu perusahaan. yang biasanya adalah manajer mutu. Dengan mengacu pada pembangunan sistem ISO 9000. . Melakukan pelatihan. Para manajer hendaknya diberi tanggungjawab atau bertanggungjawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu ada. Identifikasi kebijakan mutu. Memahami sistem mutu ISO 9000 dan unsur-unsurnya adalah kunci sukses untuk diperolehnya registrasi. e. Implementasi sistem manajemen ISO 9000. Setelah sistem ISO 9000 diterapkan selama beberapa bulan. Pelatihan hendaknya melibatkan semua staf organisasi perusahaan itu. termasuk mengangkat auditor internal untuk ISO 9000. Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggungjawab mutu dari organisasi perusahaan kepada wakil manajemen. auditor kualitas internal yang telah dilatih perlu memeriksa sistem. g. h. 9002. c. Mempelajari standar-standar dan menilai kebutuhan-kebutuhan ISO 9000. Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan standar unsurunsur dalam sistem mutu ISO 9000. Hasilhasil audit kualitas internal harus menunjukkan bahwa sistem mutu yang ada telah memenuhi unsur-unsur dalam sistem ISO 9000.

Apabila sistem ISO 9000 yang diimplementasikan dalam organisasi dianggap telah sesuai dengan persyaratan sistem mutu ISO 9000 dan karena itu dinyatakan lulus dalam penilalan.14 i.2.2.2.2. Klausul-klausul (Gaspersz.2. Registrasi. 2. Kebijakan mutu ISO 9001:2000 . Persyaratan umum 4.3. j.3.1. Jika manajemen yakin bahwa sistem jaminan mutu perusahaan telah memenuhi standar sistem ISO 9000. Referensi normatif 3. Pengendalian dokumen 4. Sistem manajemen mutu (SMM) 4.2 Persyaratan dokumentasi 4. maka manajemen perlu memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. Manual mutu 4.1.6. Terdapat perubahan yang signifikan dalam ISO 9001:2000 dibandingkan dengan versi 1994 (ISO 9001:1994). Komitmen manajemen 5.2. Umum 1. Umum 4. Memilih registrar. Tanggungjawab manajemen 5. maka sertifikat ISO 9000 akan diberikan. Klausul dan Persyaratan Standar ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 merupakan revisi dari ISO 9001:1994. Istilah dan definisi 4. Ruang lingkup 1.2. Aplikasi 2.1. Fokus pada pelanggan 5. 2001) adalah : 1. Pengendalian catatan mutu 5.4.1.3.

Realisasi produk 7.2.1. Umum 5. Peninjauan ulang desain dan pengembangan 7. Output peninjauan ulang 6.1.6 Peninjauan ulang manajemen 5.4. Penyediaan sumber daya 6. Perencanaan desain dan pengembangan 7.6. Manajemen Sumber Daya 6.1.3.2.5. Identifikasi persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2. Perencanaan realisasi produk 7.5. Umum 6.2. Perencanaan SMM 5.6. Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7. Tanggungjawab dan wewenang 5.2.3.3.3. Infrastruktur 6.4.Peninjauan ulang persyaratan yang terkait pelanggan 7.6.1.3.3.3.2. Perencanaan 5.2.2.3. Kompetensi.4. Input peninjauan ulang 5. Komunikasi internal 5.3. Tujuan mutu 5. Input desain dan pengembangan 7.2. Verifikasi desain dan pengembangan 7.5.3. Wakil manajemen 5.6. Lingkungan kerja 7.3. Output desain dan pengembangan 7.15 5. Sumber daya manusia 6.5 Tanggungjawab.2. wewenang dan komunikasi 5.4.5. Komunikasi pelanggan 7.2.2. kesadaran dan pelatihan 6.4.1.3.1.2. Desain dan pengembangan 7. Validasi desain dan pengembangan dengan .1.1.

16

7.3.7. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan
7.4. Pembelian
7.4.1. Proses pembelian
7.4.2. Informasi pembelian
7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli
7.5. Ketentuan produksi dan pelayanan
7.5.1. Ketentuan pengendalian produksi dan pelayanan
7.5.2.Validasi dari proses pengoperasian produksi dan pelayanan
7.5.3. Identifikasi dan kemampuan telusur
7.5.4. Hak milik pelanggan
7.5.5. Penjagaan atau pemeliharaan produk
7.6 Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan
8. Pengukuran dan pemantauan
8.1 Umum
8.2 Pengukuran dan pemantauan
8.2.1. Kepuasan pelanggan
8.2.2. Audit internal
8.2.3. Pengukuran dan pemantauan proses
8.3 Pengendalian produk nonkonformans
8.4 Analisis data
8.5 Peningkatan
8.5.1. Peningkatan terus-menerus
8.5.2. Tindakan korektif
8.5.3. Tindakan preventif
2.3.7. Perubahan–Perubahan pada SMM ISO 9000:2008
Secara umum, penekanan versi 2008 adalah pada kepatuhannya
terhadap perundang-undangan yang berlaku, seperti juga pada
persyaratan pelanggan dan produk dalam rangka kesesuaiannya
dengan sistem yang lain, seperti environment management system
(EMS ISO 14000) dan ocupational health and safety management
(OHSAS 18000).

17

Berikut

ini

adalah

ringkasan

perubahan-perubahannya

(Http://www.min-consulting, 2011) :
a. Klausul 4.1: kata mengidentifikasikan (identify) pada butir (a)
diganti dengan menetapkan (determine). Catatan 2 ditambahkan
guna merefleksikan kenyataan bahwa proses luar (outsourced)
dapat dikaitkan juga ke pasal 7.4. Catatan 3 menguraikan jenisjenis pengendalian yang dapat diterapkan pada proses luar tersebut.
b. Klausul 4.2.1: Butir (e) mengenai rekaman (records) dihilangkan
dan digabungkan ke butir (c). Tambahan pada catatan 1
mengklarifikasikan bahwa satu dokumen tunggal dapat berisi lebih
dari satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan atau
sebaliknya, satu prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan
dapat dapat didokumentasikan lebih dari satu dokumen.
c. Klausul 4.2.3: Klarifikasi pada butir (f) bahwa dokumen eksternal
ditetapkan oleh perusahaan terkait dengan keperluan perencanaan
dan pelaksanaan SMM.
d. Klausul 4.2.4: Redaksional dibuat lebih ringkas, namun persyaratan
tetap, tidak berubah.
e. Klausul 5.5.2: Klarifikasi bahwa wakil manajemen diambil dari
anggota manajemen perusahaan.
f. Klausul 6.2.1: Penekanan pada kalimat, “… yang mempengaruhi
mutu produk …” menjadi, “… yang mempengaruhi kesesuaian
terhadap persyaratan produk …”.
g. Klausul 6.2.2: Penekanan pada butir (b) bahwa pelatihan adalah
dalam rangka peningkatan kompetensi personil. Penekanan pada
butir (c) bahwa ketimbang evaluasi keefektifan pelatihan,
perusahaan hendaknya memastikan kompetensi yang diperlukan
terpenuhi.
h. Klausul 6.3: Penambahan sistem informasi pada butir (c).
i. Klausul 6.4: Catatan ditambahkan guna menjelaskan istilah
lingkungan kerja.

18

j. Klausul 7.1: Penambahan pengukuran (measurement) pada butir
(c).
k. Klausul 7.2.1: Penekanan pada kalimat, “ … dan kegiatan pasca
penyerahan,” menjadi, “… dan untuk kegiatan pasca penyerahan,”
pada butir (a). Perubahan kata berkaitan (related) menjadi
diterapkan (applicable) pada butir (c). Perubahan kata ditetapkan
(determined) menjadi dipertimbangkan keperluannya (considered
necessary) pada butir (d). Catatan ditambahkan guna menjelaskan
apa yang dimaksud dengan kegiatan pasca penyerahan itu.
l. Klausul 7.3.1: Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa
tinjauan, verifikasi dan validasi desain adalah kegiatan yang
terpisah,

namun

dapat

dilakukan

sendiri-sendiri

ataupun

bersamaan.
m. Klausul 7.3.3: Kalimat, “ … harus disajikan dalam bentuk … ( …
shall be provided in a form …)” menjadi, “ … harus dalam bentuk
…( … shall be in a form …)”. Catatan ditambahkan guna
memasukan informasi rinci mengenai preservasi produk harus
dimasukkan dalam informasi penyediaan jasa dan proses produksi.
n. Klausul 7.5.3: Penekanan bahwa idenifikasi status produk
hendaknya diseluruh proses realisasi produk.
o. Klausul 7.5.4: Penekanan bahwa perusahaan harus melaporkan
kepada pelanggan atas ketidaksesuain milik pelanggan yang
diketemukan. Data personal ditambahkan pada catatan yang
menjelaskan mengenai definisi milik pelanggan.
p. Klausul 7.5.5: Penekanan pada pemeliharaan kesesuaian terhadap
persyaratan selama proses internal dan penyerahan.
q. Klausul 7.6: Kata peralatan (devices) diganti dengan perangkat
(equipment). Acuan ke 7.2.1 ditiadakan. Penekanan pada butir (c)
bahwa perangkat pemantauan dan pengukuran harus memiliki
identitas. Perubahan pada catatan, bahwa referensi ISO 10012-1
dan ISO 10012-2 dihilangkan dan diganti dengan penjelasan
mengenai verifikasi dan manajemen konfigurasi perangkat lunak

s.2: Penekanan pada tanggungjawab manajemen terhadap area yang diaudit untuk memastikan tindakan koreksi dan korektif yang diperlukan. manajemen sumber daya.2. Klausul 8. guna keefektifan SMM. Kusumaningrum (2009) melakukan penelitian mengenai penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada PT. serta perbaikan. Faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah SMM. 2. v. Dengan menggunakan analytical hierarchy process (AHP). Mah Sing Indonesia.4: Kalimat. Klausul 8. Penekanan terhadap rekaman yang menunjukkan personil yang berwenang melepaskan produk ke pelanggan. r. yang harus dilakukan perusahaan adalah memperbaiki sistem informasi. Bogor”. Dari hasil analisis.3: Kalimat.2. Penelitian Terdahulu yang Relevan Wulandari (2009) melakukan penelitian berjudul “Kajian Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000 Pada PT. realisasi produk. Permasalahan tersebut dianalisis dengan menggunakan metode proses hirarki analitik.4.3: penekanan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan setelah penyerahan atau dipakai dipindahkan ke butir (d).1: Catatan ditambahkan menjelaskan beberapa contoh bagaimana pengukuran terhadap kepuasan pelanggan dilakukan. Klausul 8. “… untuk memastikan kesesuaian produk” dihilangkan. “Bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan …” dihapus.2.2. Klausul 8. Unitex Tbk. u. Perubahan referensi pada catatan yang kini mengacu ke ISO 19011. tanggungjawab manajemen. t. dengan faktorfaktor yang menjadi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000 . analisis dan peningkatan. Klausul 8.19 komputer bila digunakan dalam proses pemantauan dan pengukuran. Catatan ditambahkan untuk menjelaskan bahwa perusahaan sebaiknya mempertimbangkan tipe dan jangkauan yang tepat dari pemantauan dan pengukuran ditiap prosesnya.

20 adalah SMM. . analisis dan peningkatan. serta perbaikan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SMM merupakan faktor utama dalam permasalahan penerapan SMM ISO 9001:2000 dan tindakan yang paling utama dilakukan adalah meningkatkan kerjasama tim dalam perusahaan. realisasi produk. tanggungjawab manajemen. manajemen sumber daya.

Selanjutnya. Berdasarkan hasil pengolahan AHP berupa pembobotan dan susunan prioritas. Uraian di atas dapat dijabarkan dalam kerangka pemikiran penelitian pada Gambar 4. dapat diajukan masukan berupa saran atau rekomendasi alternatif tindakan yang dapat dilaksanakan oleh pihak Manajemen KMM IPB dalam rangka pelaksanaan SMM ISO 9001:2008. serta struktur organisasi.III. Alat analisis yang digunakan adalah metode AHP dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Excel 2007. serta dokumentasi internal perusahaan untuk mengetahui strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB. menganalisis penerapan ISO 9001:2008 dengan melakukan wawancara dan pengamatan langsung. Kerangka Pemikiran Penelitian Penelitian tentang penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB diawali dengan mencari gambaran umum organisasi.1. . yaitu mengenai visi dan misi. Hasil dari analisis tersebut disusun menjadi hirarki yang setiap unsurnya dinilai oleh pakar yang terkait dengan penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB melalui pengisian angket. METODE PENELITIAN 3.

Kerangka pemikiran penelitian Umpan Balik SMM ISO 9001:2008 .21 Kantor Manajemen Mutu Institut Pertanian Bogor (KMM IPB) Visi dan Misi KMM IPB Identifikasi Penerapan Pada KMM IPB Identifikasi Strategi Penerapan ISO 9001:2008 Proses Hirarki Analitik (PHA) Rekomendasi Alternatif Tindakan Penerapan ISO 9001:2008 Gambar 4.

Dalam penelitian ini. Setelah data dikelompokkan ke dalam tabel. selanjutnya jawaban-jawaban dipersentasekan berdasarkan jumlah responden. serta literatur-literatur atau tulisan-tulisan yang berhubungan dengan penelitian ini. 2006). yaitu contoh merupakan perwakilan dari tiap tingkatan manajemen pada KMM IPB dan yang paling memiliki pemahaman paling luas mengenai ISO 9001:2008 pada KMM IPB.2. internet. buku.. Data sekunder berupa studi literatur dan data lain yang berkaitan dengan topik penelitian ini diperoleh dari perpustakaan. Analisis Deskriptif Dalam penelitian ini dilakukan analisis deskriptif untuk mengolah data yang bersifat kualitatif. Analisis data deskriptif adatah cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud mernbuat kesimpulan yang berlaku untuk umum/generalisasi (Purwoto. serta dianggap paling berkompeten di KMM IPB. Pengumpulan Data Penarikan contoh dalam penelitian ini adalah nonprobability sampling. 2007). penggunaan tekhnik ini memilih anggota berdasarkan kriteria tertentu (Hermawan. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di KMM IPB. yaitu teknik purposive sampling. dokumen. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan sekunder. pengamatan langsung di lapangan dan pengisian kuesioner (Lampiran 2) dilakukan oleh pihak yang dianggap paling berkompeten di KMM IPB. Data dikelompokkan berdasarkan jawaban yang sama ke dalam tabel. Pengolahan dan Analisis Data a.22 3. Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari pihak manajemen melalui kegiatan wawancara semi terstruktur (Lampiran 1). 3. Persentase tersebut . 3. digunakan dua (2) kriteria. dengan pertimbangan organisasi telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari bulan MaretApril 2011.3.4. Analisis deskriptif digunakan untuk menganalisis data yang diperoleh melalui wawancara.

Berdasarkan kerangka kerja AHP. serta menyusunnya kedalam hierarki. 2004). 2004) adalah: 1. strategik dan dinamik menjadi bagian-bagiannya. yaitu kriteria dan alternatif. Rumusnya sebagai berikut : fi P= Σ fi x 100% Keterangan: P = Persentase responden yang memilih kategori tertentu fi = Jumlah responden yang memilih kategori tertentu Σ fi = Total jawaban b. Penggunaan AHP sebagai alat analisis dalam penelitian ini dikarenakan metode ini mampu menyederhanakan permasalahan kompleks yang tidak terstruktur. gambar dan tabel.23 merupakan jawaban paling dominan dari masing-masing peubah yang diteliti. Persoalan yang akan diselesaikan. Kuesioner diberikan untuk mengetahui pembobotan setiap unsur pada setiap tingkatan dalam hirarki. penelitian ini diawali dengan pengumpulan data dan informasi yang digunakan untuk menyusun struktur hirarki. diuraikan menjadi unsurunsurnya. Hasil pengolahannya dianalisis dan disajikan dalam bentuk uraian. Penyusunan Hierarki. . Struktur hirarki disusun sesuai dengan kebutuhan serta didasarkan pada teori dalam literatur dan hasil wawancara dengan pihak perusahaan yang bertindak sebagai pengambil keputusan. kemudian disueun menjadi struktur hierarki. Data yang diperoleh dari responden kemudian diproses dengan menggunakan software komputer Microsoft Excel 2007. Selain itu. metode ini dapat disajikan secara grafik yang dapat memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan (Marimin. Analytical Hierarchy Process Pengolahan data dalam penelitian ini menggunakan metode AHP. Ide dasar prinsip kerja AHP (Marimin.

4.24 2. Menurut Saaty dalam Marimin (2004). maupun kriteria kuantitatif. Baik kriteria kualitatif. . Konsistensi Logis Semua elemen dikeklmpokkan secara logis dan diperingkatkan secara konsisten sesuai dengan suatu kriteria yang logis. Penilaian Kriteria dan alternatif Kriteria dan alternatif dinilai melalui perbandingan berpasangan. Nilai skala banding berpasangan Nilai Keterangan Kriteria /Alternatif A sama penting dengan 1 kriteria/alternatif B 3 A sedikit lebih penting dari B 5 A jelas lebih penting dari B 7 A sangat jelas lebih penting dari B 9 A mutlak lebih penting dari B 2. Nilai-nilai perbandingan relatif kemudian diolah untuk menentukan peringkat relatif dari seluruh alternatif. Bobot atau prioritas dihitung dengan manipulasi matriks atau melalui penyelesaiaan persamaan matematik. perlu dilakukan perbandingan berpasangan (pairwise comparisons). dapat dibandingkan sesuai dengan judgement yang telah ditentukan untuk menghasilkan bobot dan prioritas.6. 3. skala 1 sampai 9 adalah skala terbaik dalam mengekspresikan pendapat.4. untuk berbagai persoalan.8 Apabila ragu-ragu antara dua nilai yang berdekatan Nilai perbandingan A dengan B adalah 1 (satu) dibagi dengan nilai pebandingan B dengan A. Penentuan Prioritas Untuk setiap kriteria dan alternatif. Nilai dan definisi pendapat kualitatif dari skala perbandingan Saaty dapat dilihat pada label berikut: Tabel 1.

Contoh struktur hirarki dari identifikasi permasalahan mutu dapat dilihat pada Gambar 5. lalu dilakukan pembuatan hirarki. . dari seperangkat peubah. Hirarki merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antar komponen dan dampaknya terhadap sistem. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan cara wawancara kepada pihak terkait.25 Langkah-langkah dalam analisis metode AHP secara umum dibagi dalam delapan (8) langkah (Saaty. Pembuatan hirarki bertujuan untuk mengetahui tingkatan-tingkatan analisis. tingkat 2 adalah faktor atau kriteria masalah. Fokus dari analisis ini adalah identifikasi permasalahan mutu perusahaan dan kinerja setiap bagian yang ada pada perusahaan untuk mencapai tujuannya. selanjutnya ditentukan komponen-komponen dan pendefinisian masing-masing komponen. Penyusunan hirarki terdiri dari beberapa tingkatan. 1991). tingkat 3 adalah aktor atau pelaku. tingkat 4 merupakan obyektif atau tujuan yang ingin dicapai yang sesuai dengan sasaran pada tingkat 1 dan di tingkat 5 adalah skenario atau alternatif kegiatan atau tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi masalah yang ada. yaitu : 1) Mendefinisikan permasalah dan merinci pemecahan yang diinginkan. Setelah komponen-komponen dari fokus analisis diketahui. Pada fokus identifikasi permasalahan tersusun beberapa tingkatan seperti tingkat 1 adalah fokus sasaran atau cita-cita utama. Setelah ditentukan fokus analisis. 2) Membuat struktur hirarki dari sudut pandang manajemen secara menyeluruh.

dipengaruhi. selanjutnya dilakukan perbandingan berpasangan antar setiap unsur pada kolom ke-i dengan setiap unsur pada baris ke-j. dipenuhi atau diuntungkan oleh fokus permasalahan. untuk mengisi matriks banding berpasangan.26 Tingkat 1 Fokus/ Ultimate Goal Tingkat 2 Faktor/ Kriteria Masalah Identifikasi Masalah (UG) F1 Tingkat 3 Aktor/ Pelaku F2 A1 F3 A2 F4 F5 8 A3 F6 A4 F7 A5 Tingkat 4 Tujuan/ Penyebab Masalah T1 T2 T3 T4 Tingkat 5 Skenario/ Alternatif S1 S2 S3 S4 Gambar 5. 4) Mengumpulkan semua pertimbangan yang dilakukan dari hasil perbandingan yang diperoleh pada langkah 3. digunakan skala banding yang tertera pada . dibandingkan dengan kolom ke-j ?” jika unsur-unsur yang diperbandingkan merupakan suatu peluang atau waktu. 1991) 3) Menyusun Matriks Gabungan Matriks gabungan berpasangan adalah matriks yang membandingkan bobot unsur dalam suatu hirarki dengan unsur-unsur dalam hirarki atasnya. Setelah matriks perbandingan berpasangan antar unsur dibuat. Struktur hirarki identifikasi permasalahan (Saaty. Pembandingan berpasangan antar unsurunsur tersebut dilakukan dengan pertanyaan: “seberapa kuat unsur pada baris ke-i didominasi. yang berhubungan dengan fokus identifikasi permasalahan. sehubungan dengan fokus ?”. maka pertanyaannya adalah “seberapa lebih mungkin suatu unsur baris ke-i dibandingkan dengan unsur kolom ke-j. Menurut Saaty (1991).

... An A1 a11 a12 a13 .27 Tabel 1.. Angka 1-9 digunakan bila F1 lebih mendominasi atau dipengaruhi sifat G dibandingkan dengan F2.. . 4 dan 5 untuk semua tingkat dan gugusan dalam hirarki tersebut.. . dengan unsur yang disimbolkan dengan aij.. a3n . Matriks pendapat individu G A1 A2 A3 .. Matriks pembandingan dalam model AHP dibedakan menjadi : 1. Pembandingan dilanjutkan untuk semua unsur pada setiap tingkat keputusan yang terbatas pada hirarki. berkenaan dengan kriteria unsur di atasnya.. sedangkan F1 kurang mendominasi atau mempengaruhi dibandingkan F2 maka digunakan angka kebalikannya.... An . an2 ... amn 2. 6) Melaksanakan langkah 3... Matriks Pendapat Gabungan (MPG) Matriks yang terdiri dari susunan baru yang unsurnya (gij) berasal dari rataan geometrik pendapat-pendapat individu yang rasio inkonsistensinya lebih kecil atau sama dengan 10% dan setiap unsur pada baris dan kolom yang sama dari MPI yang satu dengan MPI yang lain tidak terjadi konflik (Tabel 3). Tabel 2. Pengisian Matriks hanya dilakukan untuk bagian di atas garis diagonal dari kiri atas ke kanan bawah. yaitu unsur matriks pada baris ke-i dalam kolom ke-j (Tabel 2)... Matriks Pendapat Individu (MPI) Matriks ini merupakan matriks hasil pembandingan yang dilakukan oleh individu. . a2n A3 a31 a32 a33 .... 5) Memasukkan nilai-nilai kebalikan beserta bilangan 1 sepanjang diagonal utama. an3 . an1 . a1n A2 a21 a22 a23 ..

. gmn Rataan geometrik dapat diperoleh dengan menggunakan rumus berikut : .. Gn ... kolom ke-jj dari MPI ke-k ke k = indeks MPI dari individu ke-kk yang memenuhi persyaratan = perkalian dari unsur k = 1 sampai k = m 7) Mensintesis prioritas untuk melakukan pembobotan vektor-vektor vektor prioritas..... ........ g2n G3 g31 g32 g33 .n ii) Perhitungan vektor prioritas dengan rumus: (2) ....2.... Tahapan yang harus ditempuh sebagai berikut : i) Pengolahan baris (Zi) dengan menggunakan rumus : ...dimana ..j = 1.3.... Gn G1 g11 g12 g13 .. Pengolahan horizontal Pengolahan digunakan untuk menyusun prioritas unsur keputusan untuk satu level hirarki keputusan terhadap unsur yang berada satu level di atasnya.. yang dilakukan setelah mengisi MPI dan MPG... (1) Gij = unsur MPG baris ke-i...... gn2 gn3 .. gn1 ... Pengolahan matriks pendapat terdiri dari dua (2) tahap... Matriks pendapat gabungan G G1 G2 G3 ...28 Tabel 3... yaitu : i.... kolom ke-jj aij(k) = unsur baris ke-i. g1n G2 g21 g22 g23 .... g3n .. ...dimana …………………… Zi = unsur pendapat gabungan N = jumlah unsur i... ...

. (3) VPii = unsur vektor prioritas ke ke-i iii) Perhitungan nilai eigen maksimum dengan menggunakan rumus : VA = aiVPi dengan VA = (VAi) dengan VB = (VABi) Untuk i = 1..... Kedua proses pengolahan diatas dapat dilakukan pada MPI dan MPG........ Pengolahan vertikal dapat dilakukan setelah pengolaha pengolahan horizontal sel selesai sai dilakukan... Pengolahan vertikal Pengolahan vertika vertikal digunakan untuk menyusun prioritas pengaruh setiap unsur pada tingkat hirarki keputusan terhadap sasaran utama.... (q nilai diperoleh dari pengolahan horizontal. r =Jumlah unsur yang ada pada tingkat ke ke-q s =Jumlah unsur yang ada pada tingkat (q (q-1) q =Tingkat/level dalam hirarki........ ... dengan syarat MPI atau MPG memenuhi persyaratan rasio konsistensi (CR).29 ..2........... 2.n Dimana: NPHpq (t... Rumus yang digunakan yaitu : ... (5) Untuk p = 1... Hasil akhir dari pengolahan vertikal ini merupakan bobot prioritas pengaruh setiap unsu unsurr pada tingkat keputusan paling bawah terhadap sasaran utama......3....dimana .q-1) =Nilai prioritas pengaruh unsur ke-p ke tingkat ke-q terhadap unsur ke-t pada tingkat di atasnya (q-1).2.....n q = 1. NPTt(q NPTt(q-1) =Nilai prioritas pengaruh unsur ke-t ke pada tingkat ke (q-1) terhadap sasaran utama.3..... (4) VA = VB = Vektor antara ii. n......... Ras Rasio konsistensi ... 3..

maka dicari simpangan RMS .49 1.............dimana.dimana.. yang merupakan nilai yang dikeluarkan oleh Oak Ridge Laboratory dari matriks yang berorde 11 15 dengan menggunakan contoh berukuran 100. Nilai RI utuk matriks berukuran n(1 n(1-15) N RI N RI 1 2 3 4 5 6 7 8 0...30 diperoleh dari nilai perbandingan antara indeks konsistensi (CI) dengan nilai indeks acak (RI)..00 0... .. 1996) : .....58 0.........41 9 10 11 12 13 14 15 1...12 1.....bn = set angka yang diketahui n = set jumlah unsur/percobaan 8) Mengevaluasi inkonsistensi untuk seluruh hirarki. Langkah terakhir adalah mengevaluasi setiap indeks konsistensi untuk seluruh hirarki dengan mengalika mengalikann setiap indeks konsistensi dengan prioritas utama kriteria yang bersangkutan ddengan ngan menjumlahkan hasil kalinya...45 1. Jika nilai rasio konsisitensi (CR) ≤ 0..... Tabel 4.......dimana..34 1...........48 1. Tingkat konsistensi (CI) dirumuskan dengan (F (Ferwidarto......00 0.....56 1...24 1... Hasil ini dibagi dengan persyaratan sejenis menggunakan indeks inkonsistensi acak yang sesuai dengan dimensi ..... maka tingkat konsistennya baik dan dapat diterima. (6) λmax= Eigen Value maksimum n = Jumlah unsur yang diperbandingkan Nilai nisbah konsistensi diperoleh dari: . RI (7) = Random indeks. ...67 1. )..51 1..an = set angka hasil percobaan bi...................59 Jika indeks konsistensi terlalu tinggi... erwidarto.......90 1...1 (10 (10%).dimana...... (8) ai......

31 masing-masing matriks. Untuk memperoleh hasil yang baik. rasio inkonsistensi hirarki bernilai kurang dari atau sama dengan 10%. pada setiap indeks inkonsistensi acak dibobot berdasarkan prioritas kriteria yang bersangkutan dan hasilnya dijumlahkan. Dengan cara yang sama. .

penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non-akademik (administrasi dan manajemen) sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan (Http://kmm. HASIL DAN PEMBAHASAN 4. 2011). Profil KMM IPB KMM IPB dibentuk pada Bulan April 2008. memiliki tugas teknis dan administrasi dalam proses pengembangan. agar seluruh unit dan individu IPB selalu mengutamakan mutu.IV. baik dalam bidang akademik (pendidikan. Sebelumnya. KMM berupaya menata dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB.1. unit ini merupakan bagian dari Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP). Kebijakan struktur organisasi IPB terbaru membagi fungsi eks Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP) menjadi dua (2). Dalam hal ini. penetapan dan pemenuhan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut. serta Kantor Manajemen Mutu (KMM).1. serta memantapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan SMM. agar dapat dilaksanakan secara terencana dan sistematis dengan harapan dapat mempertahankan dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan terhadap penyelenggaraan perguruan tinggi berdasar pada prinsip-prinsip efisiensi. Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB.AP). tujuan dibentuknya KMM IPB adalah untuk membentuk sistem penjaminan mutu yang handal di IPB dan terlaksananya proses penjaminan mutu. KMM IPB merupakan unit kerja yang bertanggung jawab kepada Rektor.ac. 32 .ipb.id. Gambaran Umum KMM IPB 4.1. efektivitas dan akuntabilitas. yakni Direktorat Adminitrasi dan Pendidikan (Dit.

ac. Pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Rektor. serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan SMM (Http://kmm. penelitian.ipb.ac.1. pemberdayaan masyarakat.3. 2011). Sebagai unit kerja yang mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat institut (pendidikan. b.id.id. d.1. c.ipb. Pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu. Lingkup kerja KMM mencakup pengkoordinasian penjaminan mutu pada seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB. baik bidang akademik maupun non-akademik (Http://kmm. KMM bertugas dalam : a. Pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan.ipb. . Sebagai unit kerja yang menetapkan dan menegakkan penerapan standar mutu penyelenggaraan IPB. serta menjamin mekanisme reenergisasi SMM dan jaminan mutu. 2011). e. Tugas dan Wewenang KMM IPB Mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB. Fungsi KMM IPB Fungsi dari KMM IPB adalah (Http://kmm. 2011) : a. 4. Pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu. serta melakukan evaluasi secara berkala tingkat pemenuhannya.2. c. termasuk di dalamnya model sistem dan instrumen yang diperlukan dalam penjaminan mutunya. termasuk di dalamnya sistem jaminan mutu. memfasilitasi penyiapan perangkat yang diperlukan untuk implementasi SMM.id. b. administrasi dan manajemen). Sebagai unit kerja yang memonitor dan evaluasi pelaksanaan manajemen mutu dan jaminan mutu.ac. Pengkoordinasian pelaksanaan internal assessment.33 4.

Sebagai unit kerja yang mengembangkan kapasitas manajemen mutu pada pengelola IPB. 4. Visi dan Misi KMM IPB Visi dari KMM IPB adalah “Menjadi yang Terdepan dalam Penyelenggaraan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi”.34 d. bertekad untuk secara terus menerus memberikan pelayanan sesuai harapan pelanggan dalam mendorong proses penerapan SMM di seluruh unit dan individu di lingkungan IPB. dengan senantiasa berpedoman kepada peraturan perundangan yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan. dosen dan tenaga penunjang. Kepala Kantor dan Kepala Bidang dijabat oleh tenaga pendidik berpendidikan Doktor. Sedangkan Misi dari KMM IPB adalah : a. Mendorong terlaksananya proses jaminan mutu agar seluruh unit dan individu di IPB selalu mengutamakan Quality.5. b. Dalam menjalankan organisasinya. Mendorong terbentuknya Sistem Penjaminan Mutu yang handal di IPB.1. Di samping pendidikan formal. kearsipan.1. 4. Staf penunjang terdiri tiga (3) orang tenaga kependidikan (pegawai negeri sipil) dan empat orang tenaga honorer dengan latar belakang pendidikan sarjana (dua orang). . dan keuangan. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) (tiga orang) dan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) (dua orang).4.6. Struktur organisasi KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 3. Struktur Organisasi KMM IPB Organisasi KMM dijalankan oleh Kepala Kantor. di antara tenaga penunjang tersebut telah mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) ketatausahaan. 4.1. Kepala Bidang (Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi) dan staf penunjang. Kebijakan Mutu KMM IPB KMM IPB.

2. masih banyak hal yang tidak sesuai dengan ISO. berupa pengarsipan yang kurang teratur serta struktur organisasi yang belum optimal. Dalam tahap ini. Dimulai dengan memperbaiki acuan sesuai dengan ISO. membenahi sistem pelayanan perngarsipan sesuai acuan ISO. Hal ini dilakukan untuk mempermudah Manajemen KMM dalam melakukan proses sertifikasi. 3. 4. KMM IPB menyusun sasaran mutu. juga dilakukan pembenahan proses pelaksanaan kegiatan dalam KMM. yaitu setiap orang dalam orgnisasi harus menjalankan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) secara profesional. Kebijakan mutu ini akan selalu dievaluasi secara terus menerus sesuai perkembangan kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Dalam mencapai kebijakan mutu tersebut. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB Proses pendaftaran ISO pada KMM berlangsung melalui proses yang sangat panjang yang dilakukan selama satu tahun.35 KMM IPB melakukan hal berikut : 1. Selain itu. Meningkatkan kompetensi SDM KMM IPB. 4. Menyusun pedoman/standar pelaksanaan kegiatan sebagai rujukan dalam menerapkan SMM maupun penilaian/evaluasi keberhasilannya. Mendorong terbentuknya perangkat organisasi yang berorientasi terhadap penciptaan budaya mutu sesuai dengan tujuan/sasaran mutu IPB. Sasaran mutu KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 4. 5. KMM juga menunjuk . Melaksanakan sosialisasi secara rutin kepada unit-unit dan individu untuk memberikan pemahaman pentingnya penyelenggaraan kegiatan bermutu. KMM menggunakan jasa konsultan ISO yang bertugas meninjau kegiatan yang ada di dalam KMM. 2. Senantiasa berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unit/departemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional.

yaitu Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Wakil manajemen. Setelah dua hari dilakukan audit sertifikasi. Hal lain yang juga dilakukan adalah pembagian staf agar tidak terjadi overlap dalam menjalankan fungsi. Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Dalam hasil audit internal tersebut. kebijakan mutu. KMM melakukan audit internal dengan menggunakan audit internal IPB sebanyak delapan (8) orang. yaitu Bidang Penjaminan Mutu. KMM IPB dinyatakan layak untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008. serta Bidang Tata Usaha. terdapat tiga (3) komponen yang belum sesuai dengan ketentuan atau belum sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi). memperbaiki sistem pengarsipan dengan memberikan nomor yang jelas untuk memudahkan pengendalian dokumen serta perbaikan administrasi. dua orang dari Sucofindo ICS melakukan audit pada lima (5) komponen KMM. Setelah itu KMM mempersiapkan pedoman mutu yang digunakan sebagai acuan proses yang dilakukan dalam KMM dan untuk memperjelas tupoksi dalam organisasi. Audit internal tersebut memberikan rekomendasi sebagai upaya perbaikan dalam menghadapi audit sertifikasi. Setelah melakukan persiapan selama tiga (3) bulan. Bidang Penjaminan Mutu. Komponen tersebut adalah Kepala KMM. Sucofindo ICS juga melakukan pengujian dokumen berupa KMM harus mampu menyediakan dokumen yang diminta auditor dalam waktu yang terbatas. Audit internal IPB mengaudit seluruh komponen dalam KMM. sasaran mutu dan referensi silang prosedur SMM KMM dengan persyaratan ISO 9001:2008 untuk menentukan ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008. Wakil manajemen merupakan orang yang ditunjuk Kepala KMM untuk pengurusan ISO dalam KMM.36 PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS) sebagai badan sertifikasi ISO. serta Bidang Tata Usaha. Pedoman mutu tersebut berisi struktur organisasi. Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Pada hari sertifikasi. karena telah memiliki legalitas permit. Selain itu KMM juga membentuk dua (2) bidang pokok untuk menunjang tugas KMM. .

KMM IPB melaksanakan hal ini untuk meningkatkan mutu IPB secara umum agar sesuai dengan kebutuhan dan mendorong unit-unit dalam IPB melaksanakan mutu sesuai dengan periodenya. Klausul 1. SMM kegiatan KMM diterapkan mulai dari proses identifikasi kebijakan/arahan Rektor sampai menjadi pedoman yang dapat digunakan oleh unit sebagai referensi atau rujukan kegiatan di masing-masing unit.37 4. agar dapat menghasilkan mutu pelayaan yang sesuai harapan pelanggan/stakeholder. REFERENSI NORMATIF Pada bagian ini dijelaskan tentang istilah-istilah penting yang berkaitan dengan SMM ISO 9001:2008. Klausul 3. Umum Kegiatan jasa KMM IPB menggunakan prinsip-prinsip SMM dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku. serta istilah “pemasok” menggantikan istilah “subkontraktor”.1. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB dapat dijelaskan melalui klausul-klausul dalam ISO 9001:2008 itu sendiri. yaitu : Klausul 1. Istilah “organisasi” menggantikan istilah “pemasok”. RUANG LINGKUP Klausul l . organisasi dan pelanggan. Istilah tersebut meliputi pemasok. Aplikasi SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB diaplikasikan pada proses “koordinasi proses implementasi penjaminan mutu IPB dan pendampingan proses akreditasi dan sertifikasi”. dalam ISO 9001:1994. Klausul 2. Istilah produk dalam ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan atau jasa. . kecuali proses evaluasi proses belajar mengajar dan proses survei kepuasn mahasiswa. ISTILAH DAN DEFINISI Klausul ini memuat bahwa istilah dan definisi-definisi yang berlaku dalam ISO 9001:2000.3.2.

Pengendalian rekaman. Pengendalian produk tidak sesuai.2. 4.2. SMM Klausul 4. c. Pengendalian dokumen dan data. merancang. 2. Menstandarisasi format formulir. Menyusun prosedur operasional baku (POB) tentang : 1. 7. Menyusun sasaran mutu pada setiap bidang terkait sesuai struktur organisasi KMM IPB. . Tujuan pengadopsian SMM ini dalam upaya mendukung penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di IPB yang bermutu sesuai dengan harapan pelanggan serta memenuhi peraturan yang berlaku dalam bidang pendidikan dan pengajaran. Klausul 4.1. Prosedur teknis operasional sesuai kebutuhan. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4. Klausul 4.2. 6. 3. Manual Mutu KMM IPB menetapkan manual mutu yang mencakup ruang lingkup penerapan. Pencegahan. Menyusun pedoman mutu. e. Persyaratan Umum KMM IPB mengadopsi. memelihara dan menyempurnakan secara terus menerus SMM mengacu persyaratan standar ISO 9001:2008. b. d. prosedur-prosedur yang ditetetapkan dan referensi silang.1. Audit internal. 5.2. Umum KMM IPB menjelaskan tentang persyaratan dokumen untuk menetapkan SMM dengan : a. Menyusun kebijakan mutu KMM IPB.38 Klausul 4. menerapkan. pengecualian dari persyaratan yang tidak diterapkan. Perbaikan.

3. Melengkapi form usulan penerbitan/perubahan dokumen.1 Komitmen Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen pimpinan dalam memastikan penerapan SMM berjalan efektif.2. d. Memastikan persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan dipenuhi.39 Klausul 4. Memelihara arsip mengacu daftar rekaman. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN Klausul 5. . Klausul 5. Membuat daftar doumen internal.2 Fokus Pelanggan KMM IPB mengidentifikasi persyaratan terkait pelanggan dengan melakukan : a. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan di semua fungsi yang ada. b. Membuat salinan master dan salinan terkendali. Membuat riwayat perubahan dokumen.2. Membuat daftar rekaman mutu. Klausul 4. Klausul 5. e. g. Membuat daftar distribusi dokumen. Membuat daftar formulir. b. Pengendalian Catatan Mutu KMM IPB mengendalikan catatan mutu dengan cara : a. b. b. Membuat daftar dokumen eksternal. Setiap dokumen disahkan oleh Top Management. h. f. prosedur dan aturan yang terkait dengan penerapan SMM. Hal tersebut diwujudkan dengan : a. Mensosialisasikan kebijakan. bilamana terdapat perubahan dokumen. Pengendalian Dokumen KMM IPB mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam SMM dengan cara : a. Memastikan standar pelayanan minimal (SPM) dipahami dan dijalankan. c.4.

Memastikan kesadaran pegawai atas pemenuhan persyaratan pelanggan. b.5. dijalankan dan terdokumentasi serta memastikan proses-proses yang ada terstandar melalui prosedur operasional baku (POB) yang terdokumentasi.5 Tanggungjawab.5.3 Komunikasi Internal Pimpinan KMM IPB menetapkan proses komunikasi internal yang memadai dalam SMM dengan cara membuat risalah-risalah rapat serta memastikan sosialisasi terdokumentasi dengan baik. . Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.4.1 Tanggungjawab dan Wewenang Pimpinan organisasi memastikan tanggungjawab dan wewenang dikomunikasikan dalam organisasi dalam hal persyaratan jabatan dan tupoksi. Melaporkan kepada pimpinan puncak atas perkembangan penerapan ISO. terutama pejabat struktural. Klausul 5.3 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu KMM IPB harus disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan dan pegawai yang terlibat proses pelayanan termasuk sekretaris. Klausul 5. c. Klausul 5. realistic and time bound (SMART).5. measurable.4 Perencanaan Klausul 5.1 Tujuan Mutu KMM IPB menyusun sasaran mutu yang specific. serta membuat alat bukti monitoring pencapaian sasaran mutu. Klausul 5. Klausul 5.2 Perencanaan SMM KMM IPB memastikan semua persyaratan SMM ISO 9001:2008 terpenuhi.2 Wakil Manajemen Pimpinan KMM IPB menunjuk wakil manajemen dengan tugas yaitu : a.40 Klausul 5. Memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan.4. attainable.

Klausul 5. MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6. Umpan balik pelanggan.1 Umum KMM IPB meninjau ulang SMM dengan rapat peninjauan ulang manajemen minimal tiga (3) bulan sekali untuk memastikan kesesuaian dan efektivitas SMM. Perbaikan proses c. c. f. Penyempurnaan SMM.6 Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5. Hasil rapat tinjauan manajemen (RTM) sebelumnya. b.6.6. b. e. . g. KMM IPB menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara SMM dan terus menerus memperbaiki keefektifannya. KMM IPB mengutamakan kepuasan pelanggan dengan menyediakan sumber daya yang memenuhi persyaratan pelanggan. Status pencegahan. Hasil audit internal. d. Status perbaikan. h.41 Klausul 5.1 Penyediaan Sumber Daya KMM IPB menetapkan kebijakan bagi penetapan penyediaan sumber daya yang sesuai dengan SMM.3 Output Peninjauan Ulang Hasil dari peninjauan ulang yang dicatat dalam notulen rapat mencakup keputusan dan tindakan-tindakan meliputi : a. Efektivitas penerapan SMM. b. Sumber daya yang dibutuhkan. Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Masukan peninjauan ulang manajemen mencakup : a. Klausul 6. Perubahan SMM. yaitu : a. Kinerja KMM IPB.

Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB KMM IPB membuat program pemeliharaan sarana dan prasarana serta membuat standar kelengkapan minimal ruang pelayanan dipastikan dibuat dan checklist pemeriksaan dijalankan setiap hari. Klausul 6.4 Lingkungan Kerja KMM IPB membuat program dan jadwal pemeliharaan kebersihan. Membuat analisa kebutuhan pelatihan b. Kesadaran dan Pelatihan KMM IPB menetapkan pendidikan.2 Sumber Daya Manusia Klausul 6.42 Klausul 6. KMM IPB : a. serta memastikan prosedur tanggap darurat tersedia dan dijalankan. Oleh karena itu. Kalusul 6.3 Infrastruktur KMM IPB menetapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan bermutu serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang.2 Kompetensi. memonitor pelaksanaan kebersihan dipastikan checklistnya tersedia dan dijalankan dengan baik. c. Menyediakan pelatihan untuk karyawan. Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai untuk ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Klausul 6. pelatihan. . Membuat evaluasi hasil pelatihan. Peningkatan kompetensi SDM KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri.2.2. keterampilan dan pengalaman/job specification karyawan yang melaksanakan pekerjaan dapat mempengaruhi mutu.1 Umum KMM IPB menyediakan dan mengelola sumber daya manusia (SDM).

2 Peninjauan-Ulang Persyaratan yang Terkait dengan Pelanggan KMM IPB memastikan ada mekanisme pemastian bahwa pelanggan memahami peraturan dan tata tertib pelayanan melalui : a. Menyimpan arsip-arsip monitoring pencapaian sasaran dengan baik. Persyaratan pelanggan.2. Memastikan kriteria evaluasi dan penilaian sudah ditetapkan.43 Klausul 7. d. b.1 Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan Produk KMM IPB membuat kriteria/persyaratan atau aturan-aturan pelayanan dan dipahami oleh unit lain melalui : a. . b. REALISASI PRODUK Klausul 7. Ada petugas yang menangani informasi (petugas pelayanan informasi) b. Persyaratan pelayanan ditetapkan.2. Memastikan sasaran mutu dipahami dan dijalankan serta dimonitor pencapainannya.2. c. Memastikan POB dipahami semua karyawan. Klausul 7. Peraturan yang berlaku. Klausul 7. c. menyelesaikan persyataran jika terdapat perbedaan.3 Komunikasi Pelanggan KMM IPB mengatur komunikasi dengan pelanggan melalui : a. Ada saluran komunikasi untuk memfasilitasi pelanggan dalam menyampaikan komplain atau saran perbaikan. Persyaratan lain yang tidak tertulis. d.2 Proses yang Terkait dengan Pelanggan Klausul 7. c. Klausul 7.1 Perencanaan Realisasi Produk KMM IPB : a. b. Persyaratan KMM IPB. Organisasi mempunyai kesanggupan untuk melayani dengan baik.

3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur (Traceability) KMM IPB memastikan bilamana terjadi ketidaksesuaian. .5.1 Ketentuan Pengendalian Produksi dan Pelayanan Prosedur-prosedur teknis di setiap bidang ditetapkan dan dijalankan serta alat-alat evaluasi. tentang Sistem Penjaminan Mutu di IPB Klausul 7. Klausul 7. serta bukti verifikasi & validasi disimpan dengan baik. Klausul 7.4 Hak Milik Pelanggan KMM IPB memastikan arsip data-data yang diserahkan pelanggan terkelola dengan baik serta ruangan arsip harus terpelihara dari kemungkinan arsip rusak.44 Klausul 7.5 Ketentuan Produksi dan Pelayanan Klausul 7.5. monitoring.5 Penjagaan/Pemeliharaan Produk Organisasi memelihara kesesuaian produk secara konsisten melalui briefing dan debriefing konsisten dijalankan. Klausul 7.5. dapat ditelusuri penyebab terjadinya ketidaksesuaian.2 Validasi dari Proses untuk Pengoperasian Produksi dan Pelayanan Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena dalam penyediaan layanan setiap tahapan proses dapat dilakukan verifikasi dan validasi.4 Pembelian Persyaratan standar ini tidak dapat diterapkan karena proses pembelian barang dan material untuk mendukung kegiatan KMM dilaksanakan oleh Direktorat Fasilitas dan Properti Klausul 7.5.3 Desain dan Pengembangan Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam penyediaan layanan mengacu Surat Keputusan Rektor IPB. serta risalah rapatnya terdokumentasi dan terpelihara.5. Klausul 7.

b. Klausul 8. Klausul 8. Memastikan kesesuaian SMM. PENGUKURAN.2.1 Umum KMM IPB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan. Klausul 8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai (Nonkonformans) Organisasi mengendalikan produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk dengan cara : a. Menyusun prosedur pengandalian tidak sesuai.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses KMM IPB melakukan monitoring pencapaian sasaran mutu dan arsipnya disimpan dengan baik. pengukuran. .45 Klausul 7. ANALISIS DAN PENINGKATAN Klausul 8.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan Persyaratan standar ini tidak diterapkan karena dalam menyediakan pelayanan. Memperagakan kesesuaian produk. b. Memastikan pelayanan yang tidak sesuai teridentifikasi dengan baik. Klausul 8. KMM tidak memerlukan alat-alat ukur tertentu untuk menilai keberhasilan dan akurasi jasa yang disampaikan kepada pelanggan.2. Klausul 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Klausul 8.2. analisis dan perbaikan yang diberlakukan untuk : a. Memperbaiki keefektifan SMM secara terus menerus. Klausul 8.2 Audit Internal KMM IPB melakukan audit internal sesuai prosedur yang ditetapkan.1 Kepuasan Pelanggan KMM IPB melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sesuai prosedur yang ditetapkan. c.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk Organisasi memantau dan mengukur persyaratan produk dengan membuat survei kepuasan pelanggan.

5.5. analisa data. Klausul 8. 4. serta tinjauan manajemen. Memastikan komplain tercatat dan ditindak lanjuti dengan baik. Unsur-unsur yang ada pada SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB. tindakan perbaikan dan pencegahan. SMM yang digunakan oleh KMM didokumentasikan untuk digunakan sebagai pijakan dalam pelasanaan SMM dan untuk proses pengukuran terhadap keefektifan dan efisiensi SMM tersebut.4 Analisis Data Proses analisis data pada KMM IPB digunakan untuk menunjukkan efektivitas penerapan SMM. 1.5 Peningkatan Klausul 8. hasil audit. Unsur SMM ISO 9001:2008 KMM IPB telah memenuhi semua persyaratan yang ada dalam setiap klausul SMM ISO 9001:2008.5.2 Tindakan Korektif KMM IPB menyusun prosedur perbaikan dan memastikan perbaikan dilaksanakan efektif Klausul 8. SMM KMM memiliki SMM dalam menjalankan perannya.1. yaitu SMM. realisasi produk dan pengukuran. Hasil tindak lanjut diarsipkan dengan baik. analisis dan peningkatan. Klausul 8.46 c. KMM IPB melakukan analisa data yang meliputi pencapaian sasaran. manajemen sumber daya.3. . tanggungjawab manajemen. kepuasan pelanggan. pemasok (supplier) dan lain lain. Dengan demikian adanya proses dokumentasi SMM akan memungkinkan untuk dilakukannya pengembangan.1 Peningkatan Terus-Menerus KMM IPB terus-menerus memperbaiki keefektifan SMM melalui kebijakan mutu. Klausul 8.3 Tindakan Preventif KMM IPB menyusun prosedur pencegahan dan memastikan pencegahan dilaksanakan efektif. sasaran mutu.

Tanggungjawab Manajemen Pimpinan membuktikan komitmen dengan memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan disemua fungsi yang ada. c. Kompetensi Kepala Kantor bertanggung jawab untuk memastikan semua personil di semua tingkatan proses menyadari relevansi dan pentingnya kegiatan atas kontribusinya terhadap pencapaian . 3. infrastruktur dan lingkungan kerja. pelaksanaan dari SMM merupakan tanggungjawab dari setiap tingkatan manajerial. a. Kewenangan Penetapan asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Rektor. b. Peningkatan kompetensi sumberdaya manusia KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri. Bentuk tanggungjawab tersebut dengan pembuatan kebijakan mutu dan memastikan KMM berfokus pada pelanggan. Organisasi menjamin bahwa petugas/pegawai yang ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Kepala Kantor akan menyediakan dan mengelola SDM. Namun.47 2. Sumber daya tersebut meliputi SDM. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Kepala Kantor menetapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan berkualitas serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. d. Sumber Daya Manusia Dalam menyelenggarakan kegiatan. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi tanggungjawab rumah tangga IPB. Sedangkan peningkatan kompetensi asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Kepala KMM. Manajemen Sumber Daya KMM menggunakan sumber daya yang diperlukan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.

pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi. Standar dan parameter yang digunakan mengadopsi standar dan parameter yang digunakan Badan Akreditasi Nasional (BAN-PT). Sistem Penjaminan Mutu IPB Penyusunan dan Penetapan Sistem Penjaminan Mutu Penyusunan sistem penjaminan mutu oleh KMM didasarkan kepada (1) arahan dan program kerja Rektor IPB tentang SMM di lingkungan IPB. Sosialisasi dilakukan . Proses penyusunan sistem penjaminan mutu melibatkan Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI). Proses kegiatan KMM adalah sebagai berikut : a. Output dari Sistem Penjaminan Mutu yang digunakan ditetapkan dalam bentuk Surat Keputusan Rektor IPB dan menjadi rujukan pelaksanaan di unitunit di lingkungan IPB. Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT). Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu dilakukan untuk memberikan pemahaman mengenai sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan oleh Rektor IPB.48 kinerja yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebagai konsekuensi logis dari aktifitas-aktifrtas yang dijalankan. (2) sistem penjaminan mutu yang dikembangkan di lingkungan pendidikan tinggi dan (3) Kebijakan Departemen Pendidikan Nasional. serta akreditasi pada setiap unit dan individu di lingkungan IPB. 4. Realisasi Produk Produk dari KMM IPB adalah pengkoordinasian implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB. KMM IPB merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Dalam unsur ini terdapat beberapa pengecualian dari persyaratan yang tidak diterapkan.

Penetapan personel pelaksana sosialisasi melalui surat penugasan Kepala KMM. Pembentukan tim AMI ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. . Kepala Bidang Penjaminan Mutu melakukan tinjauan dan evaluasi yang meliputi kelengkapan laporan. personel pelaksana.49 dengan melibatkan KPMI atau pihak lain yang berkompeten. kedalaman asesmen dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku. Dekan/Kepala LPPM/Direktur Diploma dibantu oleh GPM bertanggung jawab untuk keberhasilan penerapan di tingkat Fakultas/LPPM/Program Diploma. mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam prosedur teknis yang ditetapkan oleh Rektor atas usulan Kepala KMM. Ketua Departemen/Kepala Pusat/Pimpinan unit lainnya yang setara dibantu oleh GKM bertanggung jawab untuk keberhasilan penerapan di tingkat Departemen/Pusat/Unit lainnya. Penetapan jadwal asesmen. Asesmen dilakukan melalui desk evaluation dan visitasi ke unit kerja. Selanjutnya Kepala Bidang Penjaminan Mutu membuat kompilasi dan resume hasil asesmen. Sosialisasi dilaksanakan minimal satu tahun satu kali dan sekurang-kurangnya dihadiri oleh wakil-wakil unit yang ada di lingkungan IPB. Pemastian proses penerapan dilakukan melalui asesmen oleh tim AMI (Asesor Mutu Internal) yang terdiri atas sekurangkurangnya 3 (tiga) orang yaitu satu (1) orang ketua dan dua (2) orang anggota. Pembahasan dengan KPMI Berdasarkan laporan hasil asesmen oleh tim AMI. Asesmen Penerapan di Unit Penerapan atas sistem penjaminan mutu oleh unit-unit dilakukan mengacu kepada Peraturan Rektor IPB tentang Sistem Penjaminan Mutu yang telah ditetapkan.

untuk selanjutnya disampaikan ke setiap unit kerja di lingkungan IPB. Laporan hasil asesmen disampaikan kepada Rektor IPB. Jadwal pembahasan. selanjutnya dibahas bersama KPMI untuk menetapkan tindaklanjut terhadap hasil asesmen. Sistem Akreditasi dan Sertifikasi Pendataan Status dan Sosialisasi Sistem Akreditasi dan Sertifikasi Pendataan status akreditasi dan sertifikasi dimaksudkan untuk mengetahui status akreditasi dan sertifikasi unit-unit yang berada di lingkungan IPB. b.50 Hasil tinjauan dan resume laporan. Kinerja unit dalam penerapan sistem penjaminan mutu. Kepala Bidang Penjaminan Mutu bertanggung jawab untuk penyusunan laporan hasil asesmen yang berisikan antara lain : 1. dibuat rekomendasi hasil asesmen. Sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang direncanakan. Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi bertanggung jawab untuk menyusun dan menetapkan borang-borang/format-format status akreditasi dan sertifikasi unit-unit dan mensosialisasikan tatacara pengisian borang-borang/format sampai dipastikan setiap unit memahami dan dapat melakukan pengisian dengan benar. Pendataan status dilakukan melalui borang-borang/format standar yang sama untuk seluruh unit. 3. 2. agenda pembahasan dan output yang diharapkan ditetapkan oleh Kepala KMM. Rekomendasi dan Pelaporan Berdasarkan hasil pembahasan bersama KPMI. Pendataan status dilakukan sekurang-kurangnya dilakukan satu tahun satu kali dengan mengelompokkan status masing-masing unit dalam 3 (tiga) kategori: . Rekomendasi penyempumaan.

Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi menetapkan jadwal sosialisasi dan peserta yang akan diundang. 2. personil pelaksana dan mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam prosedur teknis yang ditetapkan oleh Kepala KMM. . Asesmen dilakukan oleh tim AMI (Asesor Mutu Internal) yang terdiri atas sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang. Belum mendapatkan akreditasi. Surat undangan sosialisasi akan ditandatangani oleh Kepala KMM. Nama-nama asesor pelaksana ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. Borangborang/format standar mengacu pada standar BAN-PT atau standar lain yang digunakan. Pemantauan Pemantauan status akreditasi dan sertifikasi dilakukan sekurang-kurangnya satu tahun satu kali berdasarkan Iaporan yang disampaikan oleh unit-unit. Penetapan jadwal asesmen. Sudah mendapat akreditasi (A dan Non A). Pelaksanaan asesmen melalui surat tugas yang ditandatangani oleh Kepala KMM. Asesmen dilakukan melalui desk audit dan visitasi ke lapangan. Berdasarkan hasil pendataan status akreditasi/sertifikasi Kepala KMM menetapkan unit-unit yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti dalam akreditasi/sertifikasi yang bentuk mencakup sosialisasi pengisian sistem borang- borang/format standar dan penyusunan dokumen. yaitu satu (1) orang ketua dan dua (2) orang anggota. Asesmen Asesmen dimaksudkan untuk menilai pencapaian kinerja unit berdasarkan hasil pemantauan (desk audit). Pemantauan dilakukan secara desk audit berdasarkan Iaporan hasil pendataan status akreditasi dan sertifikasi unit.51 1. Akreditasi yang diperoleh sudah kadaluarsa. 3.

dan perbaikan merupakan satu proses penting yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual organisasi. kedalaman asesmen dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku. Laporan yang disampaikan sekurang-kurangnya berisikan : 1. Disisi lain. Evaluasi meliputi : 1.52 Penyampaian ke Departemen/Unit Berdasarkan laporan hasil asesmen dari tim AMI. Analisis dan Peningkatan Proses pengukuran. Rekomendasi penyempumaan. Garis besar hasil asesmen. 3. Penyampaian ke Departemen/unit oleh Kepala KMM dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sejak laporan diterima dari tim AMI dan berisikan : 1. 5. Pengukuran. Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi melakukan tinjauan dan evaluasi yang meliputi kelengkapan laporan. Pelaporan Pelaporan hasil kegiatan dibuat secara reguler dan disampaikan kepada Rektor IPB. a. proses pengukuran juga dilakukan untuk mengetahui tingkat ketercapaian kebutuhan dan kepuasan pelanggan. 2. Selanjutnya Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi membuat kompilasi dan resume hasil asesmen. Evaluasi Kegiatan Evaluasi kegiatan KMM dilakukan untuk memastikan kesesuaian waktu dan hasil yang dicapai mengacu rencana yang telah ditetapkan. 2. Kriteria/rujukan yang digunakan. 3. analisis. Kesesuaian ditetapkan tahapan kegiatan dengan rencana yang . Status akreditasi dan/atau Sertifikasi unit. Hasil asesmen. Rekomendasi/saran penyempumaan.

pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal merupakan tanggung jawab tim audit internal. Tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam dibutuhkan guna melakukan perbaikan. karena hal tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja KMMPelaksanaan pengukuran dilakukan paling lambat bulan Januari untuk proses kegiatan tahun sebelumnya. perbaikan yang tidak terulangnya hal yang sama dikemudian . Mengevaluasi pemenuhan persyaratan yang ditetapkan sebagaimana tertuang dalam peraturan yang berlaku. d. Perencanaan. Mengevaluasi memastikan hari. Perbaikan dan Penyempurnaan Setiap penyimpangan dalam proses pelayanan. 2. Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kepala Kantor memastikan dalam satu tahun satu kali dilakukan pemantauan atas kepuasan pelanggan. Kesesuaian waktu pelaksanaan kegiatan dari jadwal yang ditentukan 3. Audit Sistem Manajemen Mutu Audit internal harus dilakukan secara reguler untuk memantau dan mengukur kinerja SMM. 2. meliputi : 1. output yang dihasilkan dilakukan perbafkan dan pencegahan sesuai besar kecilnya dampak yang ditimbulkan. borang-borang dan atat evaluasi yang digunakan ditetapkan dalam prosedur teknis. Mengevaluasi pemenuhan SMM. Mekanisme pengukuran. serta kesesuaian dengan mutu jasa yang dihasilkan. Tim audit internal telah ditetapkan oleh Kepala KMM. Masukan-masukan dari unit-unit b. c.53 2. 3. Mengevaluasi perencanaan kegiatan. Sasaran audit internal antara lain: 1. Menetapkan penyebab penyimpangan.

Kepala KMM secara periodik melakukan evaluasi atas efektifitas penerapan SMM secara komprehensif bersama-sama dengan Kepaia Bidang dan staf terkait. Menetapkan indikator-indikator yang merupakan informasi awal akan terjadinya penyimpangan. Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan. Kepala KMM bertanggungjawab untuk memastikan semua data hasil pemantauan. Tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan pencegahan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan. serta pengukuran dan SMM dilakukan analisa tepat dan akurat. Menyelidiki penyebab-penyebab yang dapat menimbulkan penyimpangan. yaitu : 1. Mengevaluasi tindakan pencegahan yang harus dilakukan guna memastikan penyimpangan tidak akan terjadi. 4. 4. Melakukan perekaman atas hasil tindakan pencegahan yang dilakukan. Melakukan peninjauan efektifrtas perbaikan yang telah dilakukan. 5. efektifitas serta menilai kemungkinan adanya peluang-peluang untuk menyempurnakan atau perubahan SMM. Menetapkan dan menerapkan perbaikan yang diperlukan. Hasil-hasil audit internal.54 3. Menetapkan dan menerapkan tindakan pencegahan. Peninjauan yang dilakukan meliputi pemastian penerapan SMM. . Data hasil analisa dijadikan masukan dalam rangka upaya perbaikan dan penyempurnaan kinerja operasional. 3. Melakukan perekaman atas hasil perbaikan yang telah dilakukan. Masukan-masukan dalam tinjauan manajemen tersebut dievaluasi yang meliputi informasi-informasi antara lain : 1. kecukupan sumber daya. 5. 2. 6.

Usulan-usulan perbaikan atau penyempurnaan. 3. Penyempurnaan dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. baik pada bidang akademik (pendidikan. Output hasil evaluasi merupakan keputusan yang mempunyai dampak positif terhadap kinerja organisasi. Kebutuhan sumber daya. semua SDM yang ada memainkan perannya dalam penerapan ISO 9001:2008. Top Management Top management atau manajemen puncak dalam KMM IPB adalah Kepala Kantor Manajemen Mutu. meliputi kebijakan mutu. Terdapat tiga (3) pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB. 5. penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) maupun non akademik (Administrasi dan Manajemen). Status perbaikan dan pencegahan. 7.55 2. Hasil-hasil tindak lanjut evaluasi sebelumnya. Penyempurnaan atas sarana dan prasarana operasional. 2. Saran-saran pelanggan. Kinerja proses. Dalam KMM IPB tidak ada tim khusus dalam ISO 9001:2008. sasaran mutu dan sistem penjaminan mutu. 3. mengkoordinir dan mengelola kegiatan manajemen mutu. yaitu : 1. antara lain : 1. 4. 6. 4. Pihak ini berperan dalam memimpin. Seluruh kebijakan dan kegiatan yang dilakukan KMM IPB harus mendapat persetujuan dari top management. . Perubahan-perubahan yang potensial yang mempengaruhi kualitas jasa.2 Aktor Aktor atau pelaku adalah pihak-pihak yang berkaitan dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 di KMM IPB.3.

middle management juga bertugas merumuskan dan menyusun kebijakan teknis di bidang administrasi yang meliputi ketatausahaan. Selain itu. Pihak ini bertindak sesuai dengan prosedur dari kebijakan mutu yang telah ditetapkan. Sekretaris. Low management Low management pada KMM IPB terdiri dari pihak yang garis komandonya berada dibawah Koordinator Tata Usaha. Seksi Umum. rencana dan proses/prosedur mutu. mengkoordinir mengelola kegiatan pelaksanaan pengembangan dan pelaksanaan penjaminan mutu bidang akademik (pendidikan. perlengkapan. 4. Penerapan ISO diharapkan mampu meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB. . KMM mengarahkan dan mengendalikan proses pendidikan di IPB dalam penetapan kebijakan. Kabid Akreditasi dan Sertifikasi (A/S). serta Koordinator Tata Usaha. yaitu Pemegang Uang Sediaan (PUS). Hal ini yang secara tidak langsung diharapkan mampu meningkatkan mutu IPB secara umum. yaitu : 1. 3.3. Staf Evaluasi. keuangan. Peningkatan mutu pelayanan Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB. Staf Penjaminan Mutu.3 Tujuan Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM memiliki dua (2) tujuan utama. kepegawaian. serta pencapaiannya secara berkelanjutan. dokumentasi dan kearsipan.56 2. sasaran. serta penyiapan proses akreditasi dan sertifikasi unit kerja oleh instansi eksternal. Middle management Middle management dalam pada KMM IPB terdiri dari Kabid Penjaminan Mutu. penelitian dan pengabdian pada masyarakat) dan non akademik agar mutunya dapat terus pertahankan dan ditingkatkan. Pihak ini bertugas Memimpin. Seksi A/S dan Website. serta perencanaan dan evaluasi program kerja.

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Proses ini juga merupakan salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu organisasi/perusahaan yang sudah atau sedang mengadopsi SMM ISO. yaitu : 1. sehingga terbentuk perilaku yang berdasarkan ISO. 2.57 2. Sebagai contoh. serta untuk memberikan pemahaman yang merata dan cukup bagi karyawan untuk penerapan SMM ISO 9001:2008. 4.3. Adanya diklat yang lebih intensif diharapkan mampu meningkatkan pengetahuan karyawan mengenai ISO 9001:2008. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Diklat ISO 9001:2008 bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan mengenai ISO 9001:2008 dengan membentuk pola pikir karyawan dan selalu berorientasi pada proses perbaikan dan peningkatan mutu karyawan.4 Alternatif Tindakan Dalam membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif. masih terbatas pada karyawan baru yang masuk ke organisasi dan selama pemeliharaan SMM. Selama ini kegiatan diklat terhadap SMM belum dilakukan secara intensif. maka KMM melakukan beberapa hal. Referensi KMM IPB sebagai unit yang mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB. saat diidentifikasi membutuhkan tambahan staf. melalui RTM ini. Tujuan dari pelaksanaan RTM adalah untuk meninjau hasil implementasi SMM dengan mengidntifikasi masalah yang terjadi kemudian menindaklanjuti masalah tersebut. RTM pada KMM dilakukan setiap tiga (3) bulan sekali. KMM dapat menentukan sumber daya yang dibutuhkan sehingga dapat meningkatkan kinerjanya. kegiatan pedidikan dan pelatihan baru dilakukan sebanyak dua (2) kali. . melalui sertifikasi ISO 9001:2008 ini mampu membuat semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB secara bertahap dapat menerapkan SMM ISO 9001:2008.

serta sertifikat ISO 9001:2008 merupakan sertifikat yang harus dipertahankan melalui surveillance audit. middle management dan low management. Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dilakukan agar penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB berjalan efektif dan efisien. yaitu strategi penerapan SMM ISO 9001: 2008 pada KMM IPB. yaitu SMM.4. Penyusunan Struktur Hirarki Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima (5) tingkat. Selain itu. Tindakan tersebut adalah pendidikan dan pelatihan (diklat) dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). realisasi produk. pengukuran dan peningkatan. Pada tingkatan keempat. Tingkat pertama adalah fokus atau goals. Pemilihan ketiga aktor tersebut merupakan tingkatan organisasi dalam KMM IPB. manajemen sumber daya.58 4. serta untuk mendorong semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB menerapkan SMM ISO 9001:2008. Kelima faktor tersebut merupakan unsur-unsur yang terdapat SMM ISO 9001:2008. tanggungjawab manajemen. serta analisis. yang rinciannya dapat dilihat pada Gambar 6. yaitu tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB adalah untuk meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB. . Pada tingkat dua adalah faktor atau unsur yang terdiri dari lima (5) faktor. pemilihan fokus ini sebagai bentuk pemenuhan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mengetahui prioritas alternatif yang dilakukan untuk membuat efektif penerapan ISO 9001:2008 pada KMM. Tingkat ketiga adalah aktor yang terdiri dari top management.

079) Realisasi Produk (0.5144) Middle Management (0.3323) Low Management (0.250) Tanggungjawab Manajemen (0.6131) Pendidikan dan Pelatihan (0.341) Pengukuran. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB 59 .Fokus Strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB SMM (0.106) Unsur Aktor Tujuan Alternatif Tindakan Top Management (0. Analisis dan Peningkatan (0.1533) Peningkatan Mutu Pelayanan (0.4253) Referensi (0.224) Manajemen Sumber Daya (0.5747) Rapat Tinjauan Manajemen (0.3869) Gambar 6.

60 4. Dengan demikian realisasi produk. sehingga produk yang dihasilkan dapat terjaga. Dari kelima unsur tersebut dapat diketahui unsur utama yang perlu diperhatikan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 dengan memilih nilai bobot tertinggi sebagai prioritas utama. Hal ini dikarenakan unsur ini merupakan bagaimana KMM mendefinisikan proses realisasi produk yang efektif. tanggungjawab manajemen (0. serta pengukuran. unsur ini menjadi penting karena menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu. analisis dan peningkatan (0. manajemen sumber daya (0.2245). Kemudian.0791).5. SMM dan tanggungjawab manajemen menjadi unsur utama yang harus mendapatkan perhatian lebih dibandingkan dengan unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 lainnya.3408). Fungsi dari unsur ini adalah menjamin SMM yang ada berlangsung dengan baik. tanggungjawab manajemen menempati peringkat ketiga. Unsur terpenting berikutnya adalah SMM. Aktor. sehingga produk yang dihasilkan mempu memenuhi kepuasan setiap stakeholder. Analisis Prioritas Faktor. . realisasi produk (0.1059) seperti yang terlihat pada Tabel 5. Tujuan dan Alternatif Hasil pengolahan (Lampiran 5 dan 6) pada level dua (faktor/unsur) menunjukkan bahwa unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 yang ada pada KMM IPB berturut-turut adalah SMM (0.2497). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa realisasi produk menjadi unsur yang terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.

Setelah kebijakan diintepretasikan oleh middle management.224 3 Pengukuran. Top management mempunyai peranan yang terpenting dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB.106 4 Manajemen Sumber Daya 0. Aktor utama yang bertanggungjawab dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 ini dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang terbesar hingga yang rendah.61 Tabel 5. .3323) dan low management (0. dan pengabdian kepada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen). Susunan prioritas faktor/unsur Unsur Bobot Prioritas Realisasi Produk 0. Analisis dan Peningkatan 0. Hal ini dikarenakan semua keputusan yang akan dijalankan organisasi harus berada di bawah persetujuan adalah top management. Selanjutnya pihak middle management akan menginterpretasikan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh top management.341 1 SMM 0.1533). serta bertugas untuk mengelola kegiatan manajemen mutu baik pada bidang akademik (pendidikan.079 5 Hasil pengolahan pada level tiga (aktor) menunjukkan bahwa aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 secara berurutan adalah top management (0. pihak low management akan melaksanakan kebijakan yang diputuskan sesuai ketentuan yang telah disahkan. middle management (0. Dengan demikian top management merupakan aktor terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. seperti yang terlihat pada Tabel 6.5144).250 2 Tanggungjawab Manajemen 0. penelitian.

ingin menjamin mutu produk dan memenuhi kepuasan pelanggan dengan meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB. KMM IPB melalui penerapan SMM ISO 9001:2008.4253) dan referensi (0. Peningkatan mutu pelayanan menduduki prioritas kedua.3323 2 Low Management 3 0. sehingga dapat dilakukan perkembangan yang berkelanjutan.62 Tabel 6. maka KMM IPB sebagai unit pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi dan akreditasi perlu menerapkan SMM ISO 9001:2008. yaitu berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unit/departemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional. Susunan prioritas tujuan Tujuan Bobot Prioritas Referensi 0.4253 2 .5747 1 Peningkatan mutu pelayanan 0. Tabel 6.1533 Hasil pengolahan pada level empat (tujuan) menunjukkan bahwa secara berurutan tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan (0. yaitu memilih nilai bobot dari yang tertinggi.5144 1 Middle Management 0. Susunan prioritas aktor Aktor Bobot Prioritas Top Management 0. Pemilihan tujuan utama dilakukan sama seperti yang lain. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa referensi menjadi prioritas pertama. dikarenakan adanya harapan semua unit yang berada dalam lingkungan IPB menerapkan SMM ISO 9001:2008.5747) seperti yang terlihat pada Tabel 3. Hal ini diharapkan dapat dilaksanakan karena pekerjaan KMM dapat distandarisasi. selain itu hal tersebut sesuai dengan kebijakan mutu KMM.

Kurangnya sosialisasi menyebabkan rendahnya pemahaman karyawan terhadap sistem mutu yang berdampak pada kurangnya keinginan untuk mendukung penerapan sistem mutu yang ada. RTM sebagai prioritas pertama dapat dilakukan secara berkala untuk mengetahui status pelaksanaan dan . Dengan dilakukan secara berkala.63 Hasil pengolahan pada level lima (alternatif tindakan) menunjukkan bahwa secara berurutan alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif adalah Diklat (0. kegiatan diklat dapat dilakukan secara berkala untuk meningkatkan pola pikir karyawan. Kegiatan ini bersifat pengkajian atas penerapan SMM ISO 9001:2008 secara menyeluruh dan bertujuan untuk megetahui status pelaksanaan dan implementasi sistem manajemen di KMM IPB. terdapat dua (2) alternatif tindakan yang dapat dilakukan oleh KMM IPB dalam memelihara penerapan SMM ISO 9001:2008. Implikasi Manajerial Dari hasil penelitian ini. prioritas pertama yang harus dilakukan adalah melakukan Rapat Tinjauan Manajemen secara berkala. agar mampu bekerja dengan mengedepankan mutu untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2008.3869 4. Prioritas kedua dalam alternatif yang dilakukan oleh KMM IPB adalah sosialisasi dan diklat. Selain itu. Tabel 7.6131 1 Diklat 2 0. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai SMM.6. Susunan prioritas alternatif tindakan Alternatif Bobot Prioritas Rapat Tinjauan Manajemen 0.6131) seperti yang terlihat pada Tabel 7. yaitu diklat dan RTM. Dari informasi tersebut. diharapkan penerapan SMM ISO 9001:2008 dapat terus berjalan secara efektif melalui pengidentifikasian permasalahan yang terjadi dan menindaklanjuti hasil tinjauan manajemen tersebut.3869) dan Rapat Tinjauan Manajemen (0.

Prioritas yang kedua adalah diklat dengan tujuan memperbaiki tingkat pemahaman karyawan terhadap SMM yang dilakukan organisasi. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB merupakan bentuk upaya peningkatan mutu berkelanjutan terutama dalam mutu pendidikan tinggi. Kedua alternatif tersebut dapat memberikan manfaat pada organisasi. sehingga dapat memicu karyawan untuk berkerja dengan mindset ISO.64 implementasi SMM di KMM IPB secara periodik. sebagai penjamin mutu tingkat institut. diantaranya adalah proses realisasi produk dapat terjaga sehingga dapat memuaskan pelanggan. misalnya setiap dua (2) bulan sekali. Dengan diklat tersebut diharapkan dapat meningkatkan pemahaman mengenai SMM. Dengan penerapan ISO 9001:2008 yang efektif pada KMM IPB. sehingga tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. alternatif yang ada dapat dapat meningkatkan pengetahuan dan pemahaman karyawannya sebagai wujud pembelajaran SMM. dalam hal ini unit atau individu yang menerima produk yang dihasilkan KMM IPB. Dan untuk unitunit di lingkungan IPB terutama unit akademik (pendidikan. . Bentuk dari tindakan tersebut adalah dilakukannya pelatihan ISO 9001:2008 minimal satu (1) kali setahun kepada karyawan. maka kegiatan penyelenggaraan program dan kegiatan institut baik dalam bidang akademik (pendidikan. penelitian dan pengembangan masyarakat) dapat tersertifikasi ISO 9001:2008 baru kemudian unit non akademik. penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen) dapat berjalan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Selain untuk menghadapi audit surveillance.

. 2. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB telah berjalan sejak tahun 2009. realisasi produk. analisis dan peningkatan. serta perbaikan. (b) aktor yang paling memegang peranan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah top management dan middle management. (c) tujuan dari penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah peningkatan mutu pelayanan dan referensi. maka kegiatan penjaminan mutu dapat berjalan dengan baik. dimana seluruh klausul yang dipersyaratkan dalam standar tersebut telah dipenuhi dan dilaksanakan oleh organisasi. Kesimpulan 1. manajemen sumber daya. Melakukan diklat secara intensif untuk menambah pemahaman karyawan mengenai SMM ISO 9001:2008. 2. Unsur-unsur yang ada dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 berdasarkan (a) hirarki penyusunnya adalah SMM. Dengan hal tersebut. tanggungjawab manajemen. Saran 1.KESIMPULAN DAN SARAN 1. KMM perlu melaksanakan RTM secara berkala dan melaksanakannya dengan sungguh-sungguh agar dapat memantau status penerapan SMM ISO 9001:2008 secara menyeluruh. (d) alternatif tindakan berupa RTM (prioritas 1) dan diklat (prioritas 2) 2.

PT. E. Jakarta. [8 Februari 2011]. Jakarta.ac. ISO 9001: 2008 – Sistem Manajemen Mutu (COQ-01). R. Jakarta. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 (Studi Kasus Pada Perusahaan Otomotif PT. Unitex Tbk. Bogor. . Institut Pertanian Bogor. T. Wangtry. Ohio. The Management and Control of Quality (7th Edition). 2009. L. Business an Introduction. 2006. Grasindo. Kusumaningrum. Gramedia. Fakultas Ekonomi dan Manajemen.id/ [2 Maret 2011]. Jakarta.min-consulting. R.com [7 Februari 2011]. J. 1991. Pengambilan Keputusan : Bagi Para Pemimpin (Terjemahan). Bogor. Jakarta. Http://kmm. Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Manajemen Operasi (Edisi ketiga). H. Purwoto. 1993.com/2009/02/11/standarmutu/. [11 Februari 2011] Wulandari. New Jersey. J. Herjanto. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2000 Pada PT. 2009. Bogor. Render. Umar. and Lindsay. Grasindo. Http://www. H. Skripsi pada Departemen Manajemen.wordpress. A. Institut Pertanian Bogor. W. Salusu.com/?p=70. Thomson South-Western. 2007.ipb. Gaspersz. Jakarta. A. 2004. M. Gramedia. 2010. Production and Operations Management: Strategies and Tactics. Standar Mutu. Grasindo. 2008. Skripsi pada Departemen Manajemen. 2000. V. 2007. Hermawan. QIMS. http://wangtry. Marimin. 2009. ISO 9001 : 2000 and continual quality improvement. Saaty. Mah Sing Indonesia. Pusaka Binaman Pressindo. http://qimsconsulting. Pengambilan Keputusan Strategik. Jakarta. Heizer. Panduan Lab Statistik Inferensial. and B. Jakarta. Prentice Hall. Teknik dan Aplikasi Pengambilan Keputusan Kriteria Majemuk. Penelitian Bisnis Paradigma Kuantitatif. Grasindo. 2001. Gramedia. 1996. J.DAFTAR PUSTAKA Evans.

LAMPIRAN .

Daftar pertanyaan wawancara kepada pihak KMM IPB Apakah visi dari KMM IPB ? Apakah Misi dari KMM IPB ? Bagaimanakah struktur organisasi KMM IPB ? Bagaimanakah pengelolaan mutu yang dilakukan terkait dengan klausulklausul dalam ISO 9001:2008 ? Masalah apakah yang dihadapi KMM IPB selama menerapkan ISO 9001:2008 ? Siapakah yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 ? Apakah tujuan dari penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB ? Apakah yang dapat dilakukan KMM IPB untuk mengatasi permasalahan dalam penerapan ISO 9001:2008 ? . 4. 1. 8. 7.68 Lampiran 1. 3. 5. 2. 6.

untuk mengisi kuesioner ini secara benar dan obyektif. Identitas Responden Nama : Jabatan : DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011 .69 Lampiran 2. Angket penelitian ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2008 PADA KANTOR MANAJEMEN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR Oleh : Nama : Arief Maulana Jurusan/Fak : Manajemen/Fakulas Ekonomi dan Manajemen Universitas : Institut Pertanian Bogor Saya mengharapkan kesediaan dari Bapak/Ibu. karena hasil dari kuesioner ini akan digunakan untuk bahan penelitian dengan tujuan ilmiah.

PETUNJUK I. UMUM 1.6.70 Lanjutan Lampiran 2. A dibandingkan dengan B. II.8 diberikan apabila terdapat sedikit saja perbedaan dengan patokan-patokan di atas. 4. maka berilah nilai : Faktor A Lebih Penting 9 7 5 √ √ √ 3 1 Lebih Penting 3 5 7 9 Faktor B √ √ Skala Penilaian : 9 7 5 3 1 Mutlak lebih penting Sangat jelas lebih penting Jelas lebih penting Sedikit lebih penting Sama penting Nilai skala 2. . SKALA PENILAIAN Berilah nilai pada kolom yang tersedia pada tabel skala penilaian dengan memilih nilai yang ditentukan. Dalam pengisian kuesioner ini. Jawaban dapat merupakan jawaban pribadi ataupun hasil diskusi atau pemikiran dengan orang lain. Misalnya. 3. Pengisian kuesioner dilakukan secara tertulis oleh responden dengan menjawab setiap pertanyaan tertulis. 2. diharapkan responden melakukan dengan sekaligus (tidak tertunda). berdasarkan tingkat/besarnya peranan dari faktor yang dibandingkan dengan ketentuan di bawah ini. Pertanyaan yang ditujukan adalah membandingkan data dua (2) faktor berdasarkan tingkat kepentingan/besarya peranan dengan memberikan skala penilaian (lihat petunjuk II). Angket A.4.

CONTOH Apabila jenis kebutuhan hidup seperti bernafas. makan. minum.71 Lanjutan Lampiran 2. maka jika :  Bernafas jelas lebih penting dari mendengarkan radio  Minum sedikit lebih penting dari makan  Mendengarkan radio sama penting dengan menonton televisi  Minum sedikit lebih penting dari makan  Bernafas mutlak lebih penting dari mendengarkan radio Dapat diukur dengan memberikan nilai skala banding berikut : Faktor Bernafas Minum Mendengarkan Radio Makan Mendengarkan Radio Lebih Penting 9 7 5 √ 3 1 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Mendengarkan Radio √ Makan √ Menonton Televisi √ Minum √ Bernafas . menonton televisi dibandingkan dengan tingkat kepentingannya dalam memenuhi kebutuhan manusia. mendengarkan radio.

Analisis dan Peningkatan Pengukuran.  Tanggungjawab Manajemen : Tanggungjawab manajemen terhadap pelaksanaan ISO 9001: 2008  Manajemen Sumber Daya : Pengelolaan sumber daya yang dimiliki organisasi  Realisasi Produk : Proses produksi produk  Pengukuran. B. Analisis dan Peningkatan Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Tanggungjawab Manajemen Pengukuran. Dalam kaitannya dengan fokus hirarki yaitu strategi penerapan ISO 9001: 2008. faktor/unsur teridentifikasi adalah :  Sistem Manajemen Mutu (SMM) : SMM yang diterapkan oleh organisasi. Analisis dan Peningkatan Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran. PERTANYAAN I. Analisis dan Peningkatan : Pengukuran dan upaya peningkatan mutu manajemen oleh perusahaan Untuk itu. Analisis dan Peningkatan .72 Lanjutan Lampiran 2. bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan kriteria masalah tersebut di atas : Faktor SMM SMM SMM SMM Tanggungjawab Manajemen Tanggungjawab Manajemen Lebih Penting 9 7 5 3 1 Lebih Penting 3 5 7 9 Faktor Tanggungjawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran.

Masalah Manajemen Sumber Daya Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 Top Management Top Management Middle Management 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Middle Management Low Management Low Management 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Middle Management Low Management Low Management 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Middle Management Low Management Low Management . Masalah Tanggungjawab Manajemen Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 Top Management Top Management Middle Management 3. Kabid Akreditasi dan Sertifikasi dan Koordinator TU  Low Management : Pihak yang berada di bawah Koordinator TU Untuk itu. II.73 Lanjutan Lampiran 2. bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan aktoraktor yang berperan/bertanggungjawab tersebut terhadap : 1. aktor-aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 adalah :  Top Management : Kepala KMM IPB  Middle Management : Kabid. Masalah SMM Lebih Penting Faktor 9 7 5 Top Management Top Management Middle Management 3 1 2. Penjaminan Mutu. Dalam kaitannya dengan unsur-unsur di atas.

Analisis dan Peningkatan Lebih Penting Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 5 7 9 Top Management Top Management Middle Management Faktor Middle Management Low Management Low Management Faktor Middle Management Low Management Low Management .74 Lanjutan Lampiran 2. Masalah Realisasi produk Lebih Penting Faktor 9 7 5 Top Management Top Management Middle Management 3 1 3 Lebih Penting 5 7 9 5. Masalah Pengukuran. 4.

tujuan yang ingin diraih adalah :  Peningkatan mutu pelayanan : Untuk meningkatkan mutu IPB secara umum melalui peningkatan pelayanan terhadap unit-unit di IPB yang dilayani KMM. Top Management Lebih Penting Faktor 9 7 5 Mutu Pelayanan 3 2.75 Lanjutan Lampiran 2.  Referensi : Sebagai rujukan bagi unit-unit di IPB yang ingin disertifikasi. Low Management Lebih Penting Faktor 9 7 5 Mutu Pelayanan 1 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Referensi 1 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Referensi 3 1 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor Referensi . Untuk itu bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan permasalahan yang dihadapi KMM IPB tersebut terhadap : 1. Dalam kaitannya dengan aktor-aktor yang berperan/bertanggung jawab dalam penerapan ISO 9001:2008. Middle Management Lebih Penting Faktor 9 7 5 Mutu Pelayanan 3 3. III.

76 Lanjutan Lampiran 2. maka alternatif kegiatan/tindakan yang dapat diambil antara lain melalui :  Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) : Kegiatan yang dilakukuan untuk membentuk dan meningkatkan pola pikir karyawan sesuai dengan ISO  Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) : Kegiatan evaluasi yang dilakukan untuk menilai kinerja KMM. IV. bandingkanlah besarnya peranan/pengaruh/tingkat kepentingan alternatif kegiatan/tindakan tersebut terhadap permasalahan : 1. Untuk itu. Referensi Faktor Diklat Lebih Penting 9 7 5 3 1 3 Lebih Penting 5 7 9 Faktor RTM . Peningkatan mutu pelayanan Lebih Penting Faktor 9 7 5 3 1 3 Lebih Penting 5 7 9 Diklat Faktor RTM 2. Dalam kaitannya dengan permasalahan yang dihadapi dalam penerapan ISO 9001: 2008.

77 Lampiran 3. Srihadi Agungpriyono. M.Sc Koordinator TU : Ade Supriatna Pemegang Uang Sediaan (PUS) : Hasni Zakiah Sekretaris : Siti Nur'aida Staf Evaluasi : Budiyanto Yatna Supriatna Staf Penjaminan Mutu : Zudanang S. drh. Fredinan Yulianda. M. Ir. PAVet Kabid Penjaminan Mutu : Dr. Struktur organisasi KMM IPB Keterangan TU : Tata Usaha PUS : Pemegang Uang Sediaan PM : Penjaminan Mutu AS/Web : Akreditasi dan Sertifikasi Kepala KMM : Dr. Feri Kusnandar. Ir. Ridho Seksi A/S dan Website : Yusup Seksi Umum : Kartini Septiani .Sc Kabid Akreditasi dan Sertifikasi (A/S) : Dr.

. Akhir Tahun Menghitung persentase jumlah unit yang mempersiapkan dokumen asesmen Tersusunnya perangkat organisasi sistem penjaminan mutu di masing-masing unit Satu semester satu kali Menghitung persentase jumlah unit-unit yang telah memiliki perangkat organisasi sistem 1. SASARAN MUTU PERIODE PENGUKURAN METODE PENGUKURAN PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU Terlaksananya sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu kepada unit-unit di lingkungan IPB minimal 50% dari jumlah unit/departemen pada tahun 2009. Melakukan sosialisasi kepada para Ketua Departemen. Melakukan pembahasan bersama Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI). 1. 4. Menyusun final draft pedoman asesmen akademik.Lampiran 4. 2. Sasaran mutu NO. 2. 1. 1. 2. 5. 3. 78 . Melakukan sosialisasi kepada para Kepala Pusat dan unit lain. Satu semester satu kali Menghitung persentase jumlah unit-unit yang mendapatkan sosialisasi penjaminan mutu IPB. 3. Menyusun draft pedoman penilaian. Melaksanakan sosialisasi untuk unitunit yang berada di lingkungan rektorat. Meminta pengesahan Rektor untuk menjadi pedoman asesmen bidang akademik. standar/ pedoman/kriteria yang digunakan dalam proses asesmen bidang akademik di setiap departemen pada tahun 2009. Pembahasan bersama Tim Asesor Mutu Internal (AMI) 3. Tersusunnya. Memonitor penyusunan struktur organisasi sistem penjaminan mutu di masing-masing unit melalui formulir isian.

Akhir tahun 5. Menerima laporan hasil penyusunan perangkat organisasi sistem penjaminan mutu dari unit-unit 1. Memberikan pelatihan (training the trainer) kepada asesor yang ditunjuk. 5.Lanjutan Lampiran 4. Terimplementasi sistem penjaminan mutu di unitunit yang ada minimal 15% dari total unit di IPB dengan nilai rata. METODE PENGUKURAN penjaminan mutu IPB. 79 . 4. 2. Menghitung jumlah unit yang telah menerapkan sistem manajemen mutu PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 2. SASARAN MUTU PERIODE PENGUKURAN minimal 50% pada tahun 2009. Membuat borang penilaian implementasi sistem penjaminan mutu di unit. pada tahun 2009. 2. NO. Diperolehnya sertifikat Akhir tahun ISO 9001:2008 minimal 3 unit pada akhir tahun 2009. Menerima hasil asesmen. Mendorong unit untuk melakukan proses penerapan SMM ISO 9001:2008. Melakukan sosialisasi pentingnya penerapan SMM ISO 9001 : 2008 ke unit-unit yang ada.rata minimal 2 pada skala 0 sd 4. Mendorong tersusunnya dokumen evaluasi diri dan borang-borang yang diperlukan. 1. 4. 3. Menghitung jumlah unit yang telah menerapkan sistem penjaminan mutu. Pelaksanaan asesmen oleh asesor.

80 . Memberikan penjelasan dan pemahaman tentang dokumentasi yang diperlukan untuk keperluan akreditasi. 2.  Minimal 25% prodi S2 telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. SASARAN MUTU Terselenggaranya pemantauan kesiapan proses akreditasi. NO.  Minimal 30% prodi SO telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. 6. Melakukan pemantauan terhadap kesiapan proses akreditasi.Lanjutan Lampiran 4.  Minimal 25% prodi S3 telah dipantau kesiapan PERIODE PENGUKURAN Akhir Tahun METODE PENGUKURAN Menghitung jumlah program studi yang telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 1.  Minimal 90% prodi S1 yang belum mendapatkan Akreditasi A telah dipantau yang belum mendapatkan Akreditasi A telah dipantau kesiapan proses pengajuan akreditasi ke BAN PT.

Terselenggaranya pemantauan proses persiapan akreditasi internasional minimal 90% prodi S1. Mengumpulkan data dan unit untuk proses perangkingan. Memberikan penjelasan dan pemahaman tentang dokumen dasar yang diperlukan untuk persiapan akreditasi internasional. SASARAN MUTU PERIODE PENGUKURAN METODE PENGUKURAN PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU proses pengajuan akreditasi ke BAN PT. Akhir tahun Menghitung jumlah program studi yang siap mengajukan akreditasi internasional 8. 2. NO. Melakukan pemantauan terhadap proses persiapan akreditasi internasional. Pemutakhiran data untuk keperluan proses perangkingan perguruan tinggiversiTHE-QS paling lambat bulan Juli tahun berjalan. Memasukkan data pada situs web THEQS. Setiap tahun Batas waktu pemutakhiran data 1. 1. 2.Lanjutan Lampiran 4. 81 . 7.

Setiap tahun Evaluasi Laporan PHK dan site visit. 2. Menentukan jenis-jenis pelatihan yang perlu diikuti/diselenggarakan. PERIODE PENGUKURAN Akhir tahun METODE PENGUKURAN Menghitung jumlah pelatihan yang telah diselenggarakan. 4. Meiakukan analisis kebutuhan pelatihan/pengembangan pegawai.Lanjutan Lampiran 4. PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 1. NO. 10 Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi (Monev) Program Hibah Kompetisi (PHK). SASARAN MUTU Meningkatnya kompetensi SDM KMM melalui pelatihan minimal 5 kali pada tahun 2009. 3. 2. 5. 3. POB tim monev PHK IPB Rapat dan koordinasi tim Pelaksanaan monev dan pelaporan 82 . 1. Meiakukan evaluasi peningkatan kompetensi. 9. Melaksanakan pelatihan Mendapatkan laporan hasil keiikutsertaan pelatihan. 6. Menetapkan peserta yang akan mengikuti pelatihan.

SASARAN MUTU PERIODE PENGUKURAN Tersedianya Prosedur Operasional Baku (POB) di unit-unit rektorat Satu tahun Tersedianya laporan tahunan KMM Setiap akhir tahun METODE PENGUKURAN Jumlah unit kerja yang memiliki POB PROGRAM MENCAPAI SASARAN MUTU 1. Raker KMM 2. NO. 11.Lanjutan Lampiran 4. Batas waktu pembuatan laporan Pembahasan dan penyusunan POB oieh masing-masing unit Kompilasi POB Pengesahan POB oleh Rektor IPB 1. 3. Penyusunan laporan tahunan KMM 83 . 12. 2.

00 0.84343 2.12 0.96 1.84 Lampiran 5.00 Low 0.58 0.70307 1.00 4.75892 2.12 1.00 Low 0.58480 2.17 1.00 5.34200 MSD 4.00000 .00 Low 0. Bentuk matriks pendapat 1.43 1.00000 0.84 Middle 1. Terhadap tanggungjawab manajemen Top Middle Low Top 1.52 Low 1.23682 0.42 1. analisis dan peningkatan SMM TJM MSD RP PAP SMM 1.15 0.13 1.58480 0.00546 0.52276 0.91293 0.16441 1.00 b. Matriks pendapat gabungan untuk aktor a.14 13.28758 3.08 Middle 0.36246 TJM 0.00 c.05 Middle 0.70998 0.00 4.00000 0.00 PAP 2.72480 0.07180 1.64088 1.63 3.00000 3.15981 1. Matriks pendapat gabungan untuk unsur/faktor SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RP : Realisasi produk PAP : Pengukuran.49324 1.23 1.87700 RP 0.00000 0. Terhadap manajemen sumber daya Top Middle Top 1. Terhadap sistem manajemen mutu Top Middle Top 1.19 Low 8.

00 0. Terhadap top management Pelayanan Referensi Pelayanan 1.71 1.00 b.57 Low 1. Terhadap peningkatan mutu pelayanan Diklat RTM Diklat 1.31 RTM 3.58 Middle 0.58 1. Matriks pendapat gabungan untuk tujuan a.18 1.00 Low 0. Terhadap referensi Diklat RTM Diklat 1.91 1.00 1.00 1.00 e.28 Low 0.78 Referensi 1.00 b.69 0.00 4.00 c. Terhadap Pengukuran.00 3. Terhadap middle management Pelayanan Referensi Pelayanan 1.00 RTM 1.00 0.00 1. Matriks pendapat gabungan untuk tindakan alternatif a.27 1.78 0.00 1.20 2.00 .52 Referensi 1.29 1.22 1. Terhadap realisasi produk Top Middle Top 1. analisis dan peningkatan Top Middle Low Top 1.41 Middle 2.58 1.08 Referensi 0.00 0. Terhadap low management Pelayanan Referensi Pelayanan 1. d.48 1.00 0.00 2.85 Lanjutan Lampiran 5.

2 0.05 0.15 0.25 0. analisis dan peningkatan PAP RP MSD TJM SMM 00 0.3 0.1 0. Penentuan Bobot Faktor SMM : Sistem manajemen mutu TJM : Tanggungjawab manajemen MSD : Manajemen sumber daya RP : Realisasi produk PAP : Pengukuran.4 0.3 0.4 0.1 0.4 2.2 0.35 0.3 0. Hasil pengolahan data 1.6 0.05 0.35 0. Penentuan Bobot Aktor TOP : Top management MIDDLE : Middle management LOW : Low management Bobot LOW MIDDLE TOP 0 0 0.3 0.6 .15 0.86 Lampiran 6.5 0.2 0.2 0.1 0.1 0.5 0.25 0.4 0.

5 0.6 0.3 0.87 Lanjutan Lampiran 6.2 0.6 0.2 0.3 0.7 4.1 0.4 0.7 0.5 0.1 0.6 0.3 0. Penentuan Bobot Tindakan Alternatif RTM : Rapat tinjauan manajemen DIKLAT : Pendidikan dan pelatihan RTM Diklat 00 0.7 .1 0.1 0.7 0.4 0.2 0.5 0.4 0.6 0. Penentuan Bobot Tujuan Referensi Pelayanan 0 0.2 0. 3.4 0.5 0.3 0.