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Oracle Inventory
Defining
Organization
Bishnu Prasad Choudhury  / 

11:00 PM  / 

0

Defining Inventory
Organization
Navigate to the Inventory Super User responsibility.
Setup à Organizations à Organizations
Define the following organizations as per the
requirement of business
·         Business Group
·         Legal entity
·         Operating Unit
·         Organization
External organizations (for example, tax offices,
insurance carriers, disability organizations, benefit
carriers, or recruitment agencies)
Internal organizations (for example, departments,
sections or cost centers)

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Select New

Creating an Organization

1.       Enter a name for your organization in the Name field.
A check is performed to see if organizations with the
same name already exist.
All Oracle applications you install share the
information entered in the Organization window.
Therefore organization names must be unique within
a business group, and business group names must be
unique across your applications network.
2.       Optionally, select an organization type in the Type
field. 
Organization types do not classify your organization;
you use them for reporting purposes only. The type
may identify the function an organization performs,
such as Administration or Service, or the level of each
organization in your enterprise, such as Division,
Department or Cost Center.
3.       Enter a start date in the From field. This should be
early enough to include any historical information you
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need to enter.
4.       Enter a location, if one exists. You can also enter an
internal address to add more details such as floor or
office number.
5.       Enter internal or external in the Internal or External
field. You cannot assign people to an external
organization.
Examples of external organizations that may require
entry are disability organizations, benefits carriers,
insurance carriers, organizations that employees
name as beneficiaries of certain employee benefits,
and organizations that are recipients of third party
payments from employees' pay.
6.       Then save your work.

Organization Classification
As we are defining an Inventory Organization, we will
choose the classification name as Inventory
Organization.
Then mark the enabled checkbox and then save your
work.  

Then go to Others

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Select Accounting Information
Here, we need to attach the Ledger, Legal Entity and
Operating Unit.

Enter the details and select Ok, again in next window
Ok.
This will ask for a confirmation, select Yes.
Then again from the Others button, select Inventory
Information.
This will pop up the Organization Parameters window.

Organization Parameters
You can define and update default inventory and
costing parameters for your current organization in the
following areas:
1. Inventory Parameters
2. Costing Information
3. Other Account Parameters
4. Revision, Lot, Serial, LPN Parameters
5. ATP, Pick, Item–Sourcing Parameters
6. Defining Inter–Organization Information
7. Defining Warehouse Parameters

Inventory Parameters

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1. Enter an organization code for which you want to
set up the organization parameter.
2. Select an Item Master organization. Oracle
Inventory only defines items in the Item Master
organization of the organization from which you enter
the Items window.
3. Select a workday calendar. This is required when
Oracle Master Scheduling/MRP and Oracle Supply
Chain Planning is installed.
4. Optionally, select a demand class. Demand
classes segregate scheduled demand and production
into groups, allowing you to track and consume those
groups independently. Oracle Master Scheduling/MRP
and Oracle Supply Chain Planning uses this demand
class during forecast consumption, and shipment and
production relief.
5. In the Move Order Timeout Period field, enter the
number of days a move order requisition can wait for
approval.
The workflow approval process sends a notification to
the item planner when a move order requisition
requires approval. After the first timeout period, if the
recipient has not approved or rejected the order, a
reminder notice is sent. After the second timeout
period, the order is automatically approved or
rejected, depending on whether you select Approve
automatically or Reject automatically in the Move
Order Timeout Action field. If you want to bypass the
move order approval process and automatically
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approve move order requisitions, enter 0 days in the
Move Order Timeout Period field and select Approve
automatically in the Move Order Timeout Action field.
6. Select a move order timeout action
Approve automatically: After the second timeout
period, move order requisitions are automatically
approved. Select this option and set the Move Order
Timeout Period to 0 if you want to bypass the move
order approval process and automatically approve
move order requisitions.
Reject automatically: After the second timeout period,
move order requisitions are automatically rejected.
7. Select a locator control option:
None: Inventory transactions within this organization
do not require locator information.
Prespecified only: Inventory transactions within this
organization require a valid, predefined locator for
each item.
Dynamic entry allowed: Inventory transactions within
this organization require a locator for each item. You
can choose a valid, predefined locator, or define a
locator dynamically at the time of transaction.
Determined at subinventory level: Inventory
transactions use locator control information that you
define at the subinventory level.
Indicate whether to allow negative balances.
Determines whether inventory transactions can
drive the inventory balance of an item negative.
Attention: If insufficient quantity on hand exists in a
supply subinventory to satisfy backflush demand,
Oracle Work in Process forces the supply
subinventory balance negative, ignoring this option
setting.
Auto delete allocation at Move Order
cancellation
Indicate whether this organization is an Oracle
Warehouse Management enabled organization.
You can use WMS features such as LPNs, task
management, warehouse execution rules and cost
groups in this organization. Locator control must be
enabled in order to enable WMS. Once this has
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been enabled and transactions have been entered
in this organization, this box cannot be unchecked.
Indicate whether this organization is enabled for
Quality inspection.
Indicate whether this organization is an Oracle
Enterprise Asset Management enabled
Organization.
Enter a total load weight and unit of measure for
this organization.
Enter a total volume and unit of measure for this
organization.  
8. Select a Default On­hand Material Status tracking
option. This step is optional.
9. Indicate whether locator aliases must be unique
across the organization

Costing Information

1. Costing Organization
2. Costing Method
3. Transfer to GL Indicate whether all transactions
are posted in detail to the general ledger.
Caution: Transferring detail transaction distributions to
the general ledger increases general ledger posting
times due to the number of records created.
4. Reverse Encumbrance Indicate whether to
reverse encumbrance entry upon receipt in inventory.

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You normally select this option if you use
encumbrances with Oracle Purchasing.
5. Optionally, enter a Cost Cutoff Date
If you leave this field blank, all available transactions
will be costed,as usual. If you enter a date, all
transactions prior to this date will be costed. All
transactions on or later than this date will not be
costed.
For inter–organization transfers, a standard costing,
receiving organization will not cost a receipt if the
sending organization did not already cost the
transaction.
The default time is the first instant of the date. You can
optionally choose another time.
The standard cost update process can be performed
on the cost cutoff date. You can restart cost
processing by changing the cutoff date to blank, or a
future date.
6. Default Material Sub element
For standard costing, select a material sub–element
that this organization uses as a default when you
define item costs. For average costing, the default
material sub–element you select can be used for cost
collection when Project Cost Collection Enabled is set.
7. Material Over head Sub element
Optionally, select a Default Material Overhead Sub–
Element from the list of values. During the Supply
Chain Rollup process, when costs are merged from
another organization, markup and shipping costs will
use this value.
The supply chain cost rollup will complete
successfully, regardless of whether this field is
populated. If the Cost Rollup identifies an organization
with a default material overhead sub–element not set
up, a corresponding warning message will be printed
in the log file.
8. Default Cost Group
Indicate the default cost group for the organization.
This will default into the Default Cost Group field for
each subinventory. If the WMS cost group rules
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engine fails to find a cost group, this cost group will be
used.
9. Valuation Accounts
You choose a default valuation account when you
define organization parameters. Under standard
costing, these accounts are defaulted when you
define subinventories and can be overridden. Under
average costing, these accounts (except for Expense)
are used for subinventory transactions and cannot be
updated. For a detailed discussion of cost
elements.
Material An asset account that tracks material cost.
For average costing, this account holds your inventory
and intransit values. Once you perform transactions,
you cannot change this account.
Material Overhead An asset account that tracks
material overhead cost.
Resource An asset account that tracks resource cost.
Overhead An asset account that tracks resource and
outside processing overheads.
Outside processing An asset account that tracks
outside processing cost.
Expense The expense account used when tracking a
non–asset item.

Other Accounts

Purchase Price Variance : The variance account
used to record differences between purchase order
price and standard cost. This account is not used with
the average cost method.
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Invoice Price Variance : The variance account used
to record differences between purchase order price
and invoice price. This account is used by Accounts
Payable to record invoice price variance.
Inventory A/P Accrual : The liability account that
represents all inventory purchase order receipts not
matched in Accounts Payable, such as the uninvoiced
receipts account.
Encumbrance: An expense account used to
recognize the reservation of funds when a purchase
order is approved.
Sales: The profit and loss (income statement) account
that tracks the default revenue account.
Cost of Goods Sold: The profit and loss (income
statement) account that tracks the default cost of
goods sold account.
Project Clearance Account: When performing
miscellaneous issues to capital projects, the project
clearance account is used to post the distributions.
Deferred COGS Account: This account is used by
the Sales Order Issue transaction type to deferred
COGS until AR recognizes revenue.
Cost Variance Account:  Under average costing with
negative quantity balances, this account represents
the inventory valuation error caused by issuing your
inventory before your receipts.
Landed Cost Management (LCM) variance
account: This account is used by the new Landed
Cost Management module.
Note: For standard costing, only the Purchase Price
Variance, Inventory A/P Accrual, Invoice Price
Variance, Expense, Sales and Cost of Goods Sold
accounts are required. The other accounts are used
as defaults to speed your set up.
Note: For average costing, only the Material, Average
Cost Variance, Inventory A/P Accrual, Invoice Price
Variance, Expense, Sales and Cost of Goods Sold
accounts are required. The other accounts are used
as defaults or are not required.

Revision, Lot, Serial, LPN Parameters
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Enter a starting revision to be the default for each
new item.
Lot Number
1. Select an option for lot number uniqueness.
Across items: Enforce unique lot numbers for items
across all organizations.
None: Unique lot numbers are not required.
2. Select an option for lot number generation.
User–defined: Enter user–defined lot numbers when
you receive items.
At organization level: Define the starting prefix and lot
number information for items using the values you
enter in the Prefix, Zero Pad Suffix, and Total Length
fields. When you receive items, this information is
used to automatically generate lot numbers for your
items.
At item level: Define the starting lot number prefix and
the starting lot number when you define the item. This
information is used to generate a lot number for the
item when it is received.
3. Indicate whether to add zeroes to right–justify the
numeric portion of lot numbers (Zero Pad Suffix).
4. Optionally, select an alphanumeric lot number prefix
to use for system–generated lot numbers when
generation is at the organization level.
5. Optionally, define the maximum length for lot
numbers. If you use Oracle Work in Process and you
set the WIP parameter to default the lot number based
on inventory rules, then WIP validates the length of
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the lot number against the length you define in this
field.
Serial Number
1. Select an option for serial number uniqueness.
Within inventory items: Enforce unique serial numbers
for inventory items.
Within organization: Enforce unique serial numbers
within the current organization.
Across organizations: Enforce unique serial numbers
throughout all organizations.
2. Select an option for serial number generation.
At organization level: Define the starting prefix and
serial number information for items using the
information you enter in the following fields of this
window.
At item level: Define the starting serial number prefix
and the starting serial number when you define the
item.
3. Optionally, select an alphanumeric serial number
prefix to use for system–generated serial numbers
when generation is at the organization level.
4. Optionally, enter a starting serial number to use for
system–generated serial numbers.
If serial number generation is at the organization level
you must enter a starting serial number.
5. Indicate whether the system will suggest serial
numbers as part of the move order line allocating
process. If you do not select this option, you must
manually enter the serial numbers in order to transact
the move order.

ATP, Pick, Item–Sourcing Parameters

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Select a default ATP rule.
ATP rules define the options used to calculate the
available to promise quantity of an item. If you are
using Oracle Order
Management, the default is the ATP rule for the
Master organization.
Picking Defaults
Select a default picking rule.
Picking rules define the priority that order
management functions use to pick items.
Notes: This rule will not be employed in a WMS
enabled organization. The WMS picking rules will be
used.
Enter a default subinventory picking order.
This value indicates the priority with which you pick
items from a subinventory, relative to another
subinventory, in which a given item resides. The value
you enter here displays as the default when you
define a subinventory.
Enter a default locator picking order.
This value indicates the priority with which you pick
items from a locator, relative to another locator, where
a given item resides. The value you enter here
displays as the default when you define a locator.
Check the Pick Confirmation Required box if you
want your pickers to manually pick confirm. If you do
not check the box, pick confirmation will occur
automatically.

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Item­Sourcing Default
Select a source type for item replenishment.
Inventory: Replenish items internally from another
subinventory in the same organization or another
organization.
Supplier: Replenish items externally, from a supplier
you specify in Oracle Purchasing.
None: No default source for item replenishment.
Select the organization used to replenish items.
You must enter a value in this field if you selected
Inventory in the Type field.
Select the subinventory used to replenish items.
You must enter a value in this field if you selected your
current organization in the Organization field. You
cannot enter a value in this field if you selected
Supplier in the Type field.

Inter–Organization Information

Select an Inter–Organization Transfer Charge
option.
None: Do not add transfer charges to a material
transfer between organizations.
Predefined percent: Automatically add a predefined
percent of the transaction value when you perform the
inter–organization transfer.
Requested value: Enter the discrete value to add
when you perform the inter–organization transfer.
Requested percent: Enter the discrete percentage of
the transfer value to add when you perform the inter–
organization transfer.

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Inter–organization cost accounts
Enter default inter–organization cost accounts. These
accounts are defaulted when you set up shipping
information in the
Inter–Organization Shipping Networks window

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