Historia y Origen del Archivo

Los primeros registros que se tiene noticia corresponden a los sumerios de la
antigua mesopotanea, durante la edad de bronce treinta años antes de
Jesucristo. Mas tarde: en Grecia, en planchas de Marmol, en las paredes de los
templos.
En Egipto pergaminos para escribir documentos. En los monosterios
pergaminos que constituían libros. En la actualidad: El gancho o espigón, Es
una plancha de metal o madera que sirve de base a un gancho. Se usa como
archivo temporal para facturas o comprobantes.
El Archivo Caja
Se uso en el siglo 19, en el se utilizo por primera vez el alfabeto.
Consiste en una caja en forma de libro con hojas movibles.
Tabla Shannon
Es una tabla de tamaño de una hoja tamaño oficio o carta con un gancho para
sujetar los papeles.
Archivo Nido de Paloma
Consiste en un cajón con divisiones, se pueden identificar con números o con
letras.
Carpeta Fuelle
Carpeta con distintos compartimientos se parece a un acordeón
Archivo Horizontal
Se utiliza cuándo los documentos se guardan en cajas
Desventajas
Cuando necesite un documento tiene que mover las cajas.
Archivo vertical
-

Ahorra espacio
Se puede usar guías
Es más usado en la actualidad

Investigación
Tipos de archivos: concepto y para qué sirve

1. Archivo empresarial vivo en formación
2. Archivos históricos
3. Archivo histórico de Guatemala
Archivo empresarial vivo o en formación
Cuando escribas en un blog con más de 100,000 visitas es inevitable que
algunos de los ciento de comerciantes sea negativo. O este, directamente, en
contra de tu opinión. Con el nombre de esta entrada pasa justamente eso: que
algunos “no comparten mi visión del asunto. “el archivo es uno punto”.
No, no es así, y lo sé bien, porque he visitado que lo ven exactamente como yo.
Y como mi orientación es 100% al usuario final, al “cliente”, si me solución a
línea con la opinión de mis clientes me vale. Y lo siento por los turistas o
teóricos de la gestión documental. Mi objetivo en este blog o en mi empresa, es
resolver los problemas de los clientes y no editar un libro académico sobre la
materia. Toda esta introducción viene a cuanto de esta distinción formal que
me gusta hacer el archivo de una empresa, despacho a AAPP. Los veo como
dos problemas distintos, con distintas soluciones, costes, herramientas
procedimientos.
La informática alude a las técnicas de procesamiento de datos que se realizan
de forma automática. Implica un proceso por el cual los datos se almacenan, se
organizan y se transmiten de un lugar a otra en proceso de comunicación
fundamental a través de la computación.
Archivo Histórico= Archivo Muerto
Normalmente son carpetas de cartón o cajas, con un nombre o etiquetas en el
lomo. Habitualmente con el año al que corresponde los documentos del
interior. Con frecuencias en una habitación aislada, poco accesible. Si la
empresa lleva años trabajando, o es de un sierto volumen, este archivo suele
estar en un trastero, garaje o en una nave industrial a las afueras. Y si
hablamos de grandes empresas o administradores es muy posible que lo
gestione una empresa de custodia de documentos.
El archivo histórico lo forman documentos antiguos expedientes ya cerrados.
Documentos que no utilizo frecuentemente en mí día a día pero que tengo que
conservar “por si acaso” me obliga a conservar decenas de miles de
expedientes que en la mayor parte de los casos jamás consultaré.

Archivo Histórico de Guatemala

Surgió en primera instancia como archivo General de Gobierno y
posteriormente recibió el nombre actual, debido a que sus fondos de
información contienen datos sobre los países centroamericanos, desde la época
colonial. Por ello se le dio el nuevo nombre, por el nuevo Decreto Ley 1.768 de
1968. En este archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y
1985. La información que contiene es de los más variados, ya que en el edificio
está concentrado no solo el archivo histórico, como tal, sino también los fondos
de archivo del gobierno, lo que lo a enriquecido sustancialmente.
Es importante señalar que en el fichero de Guatemala clasificada como
“actuaciones deudas amancebamiento reintegro de bienes falsedad estafa
desacato evasión fiscal, calumnias, robo, quejas municipales, fuga de reos,
secuestros, derechos de posesión, abusos, embarazos, embargos, secuestro,
asesinato, contrabando, adulterio etc.
El Archivo y su Importancia
1.
2.
3.
4.

Es determinante para el éxito del negocio.
Constituye la memoria de la empresa
Narra la historia de la empresa
Se localizan en menor tiempo los documentos

Archivar
Es guardar los documentos en forma ordenada y sistemática de acuerdo, con
las necesidades de la empresa.
Funciones del archivo
Resguardar los documentos y localizarlos con rapidez
Documentos que llegan a un archivo
Cartas, recibos, cheques, solicitudes, libros, catálogos, revistas, faxes, otros.
Documentos que se originan en una empresa
Copias de cartas que enviamos, documentos contables, contratos, estudios,
recortes, fotografías. Otros.
Vocabulario
Clasificar o catalogar
Invertir y colocar las distintas partes del nombre para archivar
Palabra de orden

Leyly Felipa Ramos López
Palabra de orden= Ramos es la primera palabra del nombre, ya catalogada,
que nos sirve para decidir el orden alfabético.
Ramos López Alejandra Rosio
Ramos López Eduardo Danilo
Ramos López Héctor Denilson
Ramos López Leonardo Omar
Ramos López Ranal Jonatan
Unidad de Archivo
Cada palabra, cada inicial, en el nombre de un individuo, sociedad corporación
o institución sirve para fines de comparación.
Ejemplo:
Ramos Gómez Dilma Ester
Montejo López heywy Aristides
1ª. V.A

2ª. V 3ª. V

Reglas Universales del Archivo
No. 1 Ordenar Alfabéticamente el primer paso es intervenir el nombre
de la persona.
Ejemplo: Jorge Acuña
Jorge Mario Acuña
Acuña Jorge
Acuña Jorge Mario

Jose Luis López
Jaime Álvarez
Francisco Polanco

Álvarez Jaime
López

José

Álvarez Jaime
Luis

López

José

Luis


Polanco

Francisco

Polanco

Francisco

No. 2 Regla
Los apellidos Constituyen una unidad de archivo
Jorge Mario Acuña

Montenegro

Edgar

Edgar

Lemus

Aníval

No. 3. Si la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético
Ejemplo:
Azurdia

Juan

Batres
Escobar

Jaime
Cecilio

Ejercicio No. 1
Invierta los siguientes nombres
Lidia Palonco
Osvaldo Escobar
Julia Hernández dieguez
Piedad Marroquin
Roberto Turcio
Francisco Gómez
Manuel Hernández
Manuel Gutierrez

Herberth alvarez
Jose Luis Lopez
Jaime Alvarez
Jose Alvarado

Alvarado Jose
Alvarez Jaime
Alvarez Herberth
Escobar Osvaldo
Ernandez Dieguez Julia
Gutierrez Manuel
Gomez Francisco
Hernández Manuel
López Jose Luis
Marroquin Piedad
Polanco Lidia
Turcio Roberto
No. 4. Si la primera unidad es igual la segunda decide el orden alfabetico
Ejemplo:
Arreaga Olga
Arreaga Rosa
Arreaga Rosa Angelina
Areaga Rosa Maria

Arreaga Olga
Arreaga Rosa

Arreaga

No. 5. Una inicial debe colocarse antes del nombre que principie con la misma
letra.
Ejemplo:
Carlos Adalberto Ortega
Carlos Antonio Ortega
Carlos Manuel Ortega
Carlos Mauricio Ortega
Carlos Rodolfo Ortega UrruLuis eta

No. 6. Un nombre más corto precede a otro más largo, si tiene las mismas
letras:
Ejemplo:
Jorge Haran
Jorge Hernández
Se archiva
Hernann Joge

Luis Martin

Hernández Jorge
I.U

Martin Luis

Luis Martinez

Martin Luis

II.U

1. José
José
2. Alejandra

Rey
Reyes

Rey

José

Reyes
Basco

José
Basco

Alejandra

Basquez

Basquez

Alejandra

3. Hector
Hector

Gonzalo
Gonzales

Gonzales
Gonzales

Hector
Hector

Alejandra

4. Luis
Luis

Martin
Martines

Martinez
Martines

5. Rigo
Rigo

Ortiz
Ortega

Ortiz

6. Rosio

Alvarez

Rocio

Alvarado

Luis
Luis

Rigo
Ortega

Rigo

Alvarez

Rocio

Alvarado

Rocio

7. Jorge
Jorge

Roblero
Robles

Robledo
Jorge
Roblero
Jorge

8. Juan
Juan

Méndez
Mendoza

Méndez
Mendoza

Juan
Juan

9. Flory
Flory

Pérez
Pereida

Pérez
Pereida

Flory
Flory

Regla #13.
Las abreviaturas se escriben completas. Las unidades se consideran como una unidad de
archivo ejemplo:
Compañía internacional S.A
Se archiva:
Compañía Internacional Sociedad Anonima
1unidad

2unidad 3ra unidad

4ra unidad

Regla #14.
Las siglas de instituciones o corporaciones se usan nucleos en la actualidad cada sigla
constituye una unidad de archivo, si dentro de la misma una o mas silabas. Si está formada
por las iniciales del nombre de la empresa, cada inicial es una unidad de archivo. Se
considera asi: Ejemplo:
I.R.T.R.A
Se archiva:
Instituto de Recreación de los Trabajadores.
Regla #15.
En los nombres geograficos formados por varias palabras se considera cada palabra como
unidad de archivo. Ejemplo:
San Pedro SacatepequesCerro Colorado.
New Jersey.
New York.
San Pedro NecraRwSe archiva:
Cerro Colorado.
New Jersey.

New York.
San Pedro Necta.
Regla #16.
Los titùlos, grados, academias, religiosos se pasan al final y se encierran entre parentesis y
no se considera unidad de archivo. Ejemplo:
Lic. Juan amézquita.
Dra. Sandra Lucas.
Padre. Armando Gutierres.
Reina. Jual Juliana Segunda.
Se archiva:
Amézquita Juan.
Gutierres Armando.
Juliana Segunda.
Lucas Sandra.
Regla #17.
Los terminos padre, hijo, nietos, se colocan entre parentesis y cuentan como unidad de
archivo . Ejemplo:
Edgar García (Padre)
Edgar García (hijo)
Edgar García (nieto)
Se archiva:
Edgar García López (padre)
Edgar García López (hijo)
Edgar García López (nieto)
Regla #18.
Los artículos que no sean español o inglés se quedan en el mismo lugar y cuentan como
unidad de archivo. Ejemplo:
Le Bon

Bambino Felipe

Le Port

Ponte Vechio

Le Secrets

1st u.

2nd a u.

Regla #19.
Cuando dentro de un nombre se encuentran números demos escribirlos con letras. Ejemplo:
Alquifiestas 2,000
Colegio Integral siglo XXI
Las tres marías
Se archiva:
Alquifiestas dos mil
Colegio Integral Siglo veintiuno
Tres Marías (Las)
Regla #20.
Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo con la ley. Ejemplo:
Estela Mérida de Soto
Julia Arminda Velasquez de Pérez.
Se archiva:
Mérida (de) soto Estela.
Velasquez (de) Pérez Julia Arminda
1ra u.

2da. U.

3ra. U.

En el idioma inglés la señora cambia de apellido por el del esposo. Se considera asi:
Loise Sands

Esposo Ernest Dow

Jane Mills

Elmer Hole

Se archiva:
Dow Loise
(Mrs. Ernest Dow)
Hole Jane
(Mrs Elmer Hole)

Regla #21.
Los nombres de los bancos se consideran tal como se escribe. Ejemplo:
Banco Nacional de la Vivienda.
Se archiva:
Banco Nacional (de) (la) Vivienda.
Si no le aparece la palabra Banco se le antepone.
Cuándo existen agencias en diferentes ciudades que van con el mismo nombre se agrega el
nombre de la ciudad y este nos da el orden alfabético.
Banco (de) Occidente Escuintla.
Banco (de) Occidente Retalhuleu.
Banco (de) Occidente San Marcos.

Regla #22.
Si tenemos carpetas con ela mismo banco, en muchos lugares del mismo departamento se
utiliza unaguía que lleva el nombre del banco del lugar. Ejemplo:

Banrural, Cabricán, Quetzaltenango.

Se archiva.
Banco rurala.
1ra. U. 2da. U.

Regla #23.

Se usan direcciones en los casos siguientes: Cuando los nombres son idénticos, cuando
existen archivos especiales para vendedores cuando nos interesa más las zonas de una
población se procede así. Ejempo:

a) Si hay varios nombres identicos con diferentes direcciones se ponen las direcciones en
forma alfabética.

b) Si hay varios nombres idénticos en la misma calle o avenida se arreglan por número.

c) Si hay sucursales puede usarse el nombre de la ciudad. Ejemplo:

Mereida, Federico, Guatemala, zona 1, Ocava calle 13-29
Mereida, Federico, Guatemala, zona 1, 2da calle 15-28
Mereida, Federico, Guatemala, zona 11, Avenida Amatlitan K/m 18

Mobiliario y equipo necesario para el funcionamiento de un archivo.

1. Archivadores o gabinetes actualmente se encuentran en el mercado archivadores de
distintos tamaños y capacidad los más utilizados son los de metal los encontramos en dos
tamaños carta y legal. De estos tamaños hay 1,2,3,4 o 5 gavetas. Se fabrican en madera y
materiales incombustibles para proteger los documentos contra el fuego.

Una gaveta de archivo estándar tiene 26 pulgadas en ella pueden guardarse 4,000 a 5,000
papeles lo más conveniente es guardar 4,000 papeles en una gaveta de archivo puede haver
5 a 10 carpetas cada carpeta puede tener un máximo de 100 papeles. Es conveniente cuando
haya más de cien papeles utilize otra carpeta se le agrega el número 2, se le colocará
preferencia delante de la primera para evitar equivocarnos a la hora de guardar los papeles.

Guías.
Las guías consisten en una pieza de cartón oficio o legal, preferentemente de color, de
material resistente algunas veces reforzados con varias de metal en las orias tienen dos
funciones.

1. ayudar a localizar el material archivado.

2. Servir desostén al material archivado.

Una carpeta en las que se va archivando los papeles de un mismo individuo o asunto.

Títulos, rótulos o marbetes.
=> Rótulos simples, sencillos o cubiertos.

Indican el punto de partida, ejemplo.
una letra, un número, un asunto un lugar, un mes, un año.

=> Rótulos dobles o cerrados: Identifican el inicio y el fin del archivo. Ejemplo:

A-M

1, 000-19999

=> Rótulos móviles: Pueden ponerse o quitarse ejemplo:

Placas de metal, franjas de plástico.

Arrendamiento dentro del archivo.
En todo archivo debe guardarse en el orden siguiente en la carpeta de delante hacia atrás.

En gavetas:
1. De delante hacia atrás.

2. En los archivadores:
En la gaveta de arriba a abajo.

3.Cuando hay varios archivadores:
De la izquierda hacia la derecha.

Procedimiento para archivar.
1. Inspección:
El documento ya fue leído a tenido, contestado. El jefe de la inspección u otra persona
autorizada le podrán sus iniciales en la esquina superior izquierda.

Puede utilizar un sello que diga archivece, más sus iniciales se o coloca en una canasta que
diga archivo salida.

Si de esta carta o otro documento se origaron otras cartas, en grape o ponga original y las
copias.

REFERENCIA DE USO
Es una anotación que se hace bajo aquellos otros nombres o títulos por
los que se puede solicitar un documento.
Ejemplo:
1) Empresas que llevan el nombre de dos o más personas.
Godoy y Martínez; sucesores.
Se archiva:
Godoy (y) Martínez
Se hace referencia:
Martínez y Godoy; sucesores

Regla # 2
Nombre de la mujer casada
Sonia Esperanza Estévez de Méndez
Se archiva
Estévez (de) Méndez, Sonia Esperanza
Se refiere
Méndez Sonia Esperanza

Regla # 3
La primera palabra de un nombre no es la más importante.

Ejemplo:

Librería Eduardo Pérez e hijos
Se archiva:
Pérez, Eduardo (e) hijos, librería.
Referencia:
Librería Eduardo Pérez (e) hijos

Regla # 4
Cuando en una institución hay una persona importante con quien
negociamos a menudo.

Ejemplo:
Asegurado Comercial, S.A (firma Oscar Letona)
Se archiva:
Asegurado Comercial, S.A
Referencia:
Letona, Oscar

REGLA #5
Cuando un nombre es extraño o equívoco.

Ejemplo:

Roberto Carlos
Se archiva:
Carlos, Roberto
Referencia:
Roberto Carlos

REGLA # 6
Cuando en el texto de la carta hay un nombre que nos interesa más que
el principal:
Se archiva:
Nombre del texto
Referencia:
Membrete o destinario dependiendo si es original o copia.

HOJA DE REFERENCIA
Nombre o asunto:
Godoy y Martínez sucesores
(Archivado) Godoy y Martínez sucesores
Véase:
Martínez (y) Godoy sucesores
Archivo:
No.4 Gaveta No. 3

La hoja de referencia se hace en tamaño carta u oficio de acuerdo a
nuestro archivo. Use colores llamativos.

Sistema de archivo
Sirve de base para todos los sistemas (alfabeto, números, etc.…) entran
en un archivo y sirven de enlace con el exterior:
Cartas
Facturas
control
Peticiones de trabajo
traslado
Ordenes de compra
fabricación, etc.

Informes
Horarios

Pedidos
Hojas de
Peticiones de
órdenes de

Se mantienen por un tiempo mas largo:

1. Fichas: Personal, clientes, proveedores, salarios, otros.
Nombre: Willy Amisaí González Rodas.
Edad:

16 años

Lugar de origen: Saquicol, San Carlos Sija, Quetzaltenango
Estado civil: Soltero
Sexo: Masculino

Sistema alfabético
La clasificación alfabética tiene las siguientes características:
Es la mas Antigua, es la mas conocida.
Es la más sencilla.
Ser adapta a pequeños archivos y a oficinas muy grandes. A nombres en
otros idiomas. Es directo y no necesita auxiliar.
Clases de guías principales:
A, B, C, D- … Z
Subdivisiones o guías secundarias:
Aa, Ab, Ac, Ad---… AZ
Ba, Bb, Bc, ---…BZ

ROTULOS CERRADOS
A - Ae
AF - Aj
AK - Añ
Ao - As
At - Az

CARPETAS INDIVIDUALES
Guardan papeles de una sola persona o asunto.

CARPETAS MISCELANEAS
Guardan papeles de varias personas, compañías o asuntos.

COLOCACION DE GUIAS O CARPETAS
1a.
2a.
3a.
4a.
5a.

Posición
Posición
Posición
Posición
Posición

Guías Principales
Guías Secundarias
Carpetas Misceláneas
Carpetas Individuales
Guías Especiales y de Salida

SISTEMA ALFABETICO VARIADEX
El sistema variadex fue patentado por la casa Remington Rand, consta
de un juego de guías alfabéticas (25) que cubre el alfabeto completo, sin
embargo puede utilizarse un numero variable de guías secundarias si el
volumen del documento así lo requiere. (Estas guías las encuentran a la
venta).
En este archivo las guías principales están en primera opción. Las
carpetas misceláneas en segunda posición. Las carpetas individuales. En
la tercera posición. En la cuarta posición van las guías especiales.
Anaranjado:
Amarillo:
Verde:
Azul:
Violeta:

a-d
e-h
l-ñ
o-q
r–z

Es un sistema de doble control pues tiene agregado el uso de colores lo
que permite mas facilidad al colorear documentos. Inmediatamente nos
daríamos cuenta que estamos colocando mal una carpeta porque el
color de esta es distinto al de la guía que le precede.

El color determina la segunda letra de la primera unidad de archivo. Es
un porciento elevado, que la segunda letra sea una vocal, es decir, que
cada letra consta de cinco colores usados.
Cuando el nombre empieza con una inicial ésta irá en el color
anaranjado.

Ejemplo:

Pacheco Mirna: Anaranjado
Pérez Juan:
Amarillo
Pineda Consuelo: Verde
Ponce Marina:
Azul
Putzeys Mario: Violeta

SISTEMA NUMERICO
Los documentos se archivan por número. Necesita un tarjetero alfabético
auxiliar o un índice en orden alfabético. Es aconsejable para Bancos y
Aseguradoras, osea para todas aquellas empresas que tienen
documentos numerados. Es sencillo, consiste en asignar un número a
cada cliente, lo usan mucho los médicos, abogados etc.… Porque
proporciona cierta confidencialidad.
En una oficina se combina con un sistema alfabético así:
Clientes activos:
Sistema numérico
Clientes eventuales: Sistema individual
Tarjetero auxiliar:
Se registran en ambos
La gaveta de archivo se ordena así:
Folders numéricos
Folders alfabéticos
Tarjetero auxiliar en forma alfabético
Se elabora una tarjeta con el nombre ya invertido se archivaría
alfabéticamente, la dirección y numero de la carpeta si es activo. Si es
inactivo una M que indica que el número estará en el archivo misceláneo
alfabético.

OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO
ARCHIVO COMBINADO:
Se le pone el número correlativo a las carpetas conforme van llegando.
En el otro extremo llevan el nombre correctamente catalogado necesita
índice alfabético.
Se adiciona al sistema numérico la secuencia de colores. Todos los
folders de una guía llevan el color del mismo.

SISTEMA DE DIGITO TERMINAL
Se agrega al número correlativo a un dígito que suelen identificar a una
división principal en nuestro archivo. Por ejemplo:

CARPETAS MISCELANEAS:
Son de tres clases:
Miscelánea de lugar.
Misceláneo del país, Departamento o división principal.
Carpeta alfabética.

MISCELANEA DE LUGAR:

Lleva el mismo nombre que la guía secundaria: “Alta Verapaz”.
Se colocan los documentos de los corresponsales. Se orden
alfabéticamente por el lugar.

MISCELANEA DEL PAIS, DEPARTAMENTO O DIVISION
PRINCIPAL:
Lleva el mismo nombre que la guía principal:”EE.UU.”.
Tenemos una carpeta miscelánea de Escuintla, en ella archivamos todos
los papeles de ese departamento. Cuando hay cinco papeles del
municipio de Masagua, abrimos una carpeta para Masagua.

CARPETA ALFABETICA:
Le corresponde el mismo titulo que la guía alfabética:”A - L “.
En las carpetas misceláneas alfabéticas se colocan pápeles de aquellos
lugares de los que no se espera recibir correspondencia con regularidad,
por lo que no se les ha hecho guía ni carpeta.
Cuando se juntan cinco papeles de un mismo lugar se preapara una
carpeta para ese lugar.

SISTEMA DE ARCHIVO
Se archiva por tópico que trata la carta, se usa en oficinas en tipo técnico o
estadístico, se usa también para los archivos de los ejecutivos.
Un archivo por asunto que tiene dos formas posibles
*El arreglo por diccionario
*El arreglo enciclopédico

EL ARREGLO POR DICCIONARIO
Los asuntos van en escrito en orden alfabético y sin ninguna relación. Ejemplo:
-Almacén
-Anuncios
-Bienes Raíces
-Compras
-Gasolina
-Lotes
ARREGLO TIPO ENCICLOPÉDICO
Los asuntos se agrupan en forma lógica. Ejemplos:
-Anuncios (periódicos, radios, revistas )
SISTEMA DECIMAL DE DEWEY
Es el mas usado en bibliotecas
FEMAS DE ARCHIVO 59

CAPÍTULO VII
OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO
l 7.1 TARJETEROS Y RECORDS VISIBLES
7 Son excelentes para índices. Su fácil manejo permite consultados,
cambiarlos, moverlos o desecharlos.
Permiten mantener un perfecto orden alfabético o numérico, cosa que
no es posible cuando se usa un cuaderno o libro.
Se usan como auxiliares o como archivos independientes.
Encontramos de diferentes tamaños y diseños.
Hay tarjeteros de metal y madera. Horizontales y verticales, laterales
y rotativos. En tarjetas de todos tamaños. Para índice los más usados son los
de 3 x 5". Para anotaciones los más usados son 6 x 4". Los hay protegidos y
sin protección. Cuando sólo se escribe una vez, pueden usarse dentro de una
bolsa que los protege, ésta es transparente. Cuando se va a seguir escribiendo
deben usarse sin protección para facilitar el trabajo.
Principales usos:
Indices, inventarios, personal, contabilidad,vencimientos, recordatorios,
agendas, etc.
7.2 KÁRDEX
: Es un tipo de tarjetero utilizado como registro. Este puede ser un
inventario de mercaderías, una tarjeta de personal, una tarjeta de control de
gastos, etc. Hay que aclarar que el nombre de este archivo es una marca.
En el mercado se encuentran en blanco o rayadas. Este rayado puede
ser de acuerdo con nuestras necesidades.
Una tarjeta se principia a escribir en el segundo renglón, a tres espacios
de la orilla izquierda. De preferencia se escribe en mayúsculas la información
más importante.

1. Los recortes se manejan en la forma siguiente: se colocan y
peqan en una hoja de papel tamaño carta.
2. En a esquina superior izquierda de esta hoja se anotan el nombre del periódico o revista de donde se recortó y la fecha de la
edición.
3. Se archivan en orden cronológico, lo más reciente, encima o por asunto en
carpetas.
Actualmente, ha empresas que se dedican a hacer este trabajo y que
presentan a Iasloficinas os recortes queiles interesan ya pegados en las hojas.
7.6 COMPUTADOR ELECTRÓNICO
Existen muchas clases de computadores. Los hay destinados a un solo
propósito llamados computadores dedicados como los que controlan plantas
telefónicas, calculadoras, máquinas de escribir electrónicas, relojes digitales,
y una multitud de aplicaciones más. Además hay computadores programables
que se han vuelto imprescindibles en la oficina, el gobierno, el comercio, la
industria, la banca y prácticamente cualquier tarea que involucre manipular
grandes cantidades de información, ya que pueden hacerlo a grandes
velocidades con impresionante exactitud.
Entre las aplicaciones más populares del computador están:
7.6.1 Comunicaciones
Los computadores hacen posibles todaslas comunicaciones modernas.
Operan comunicaciones telefónicas, coordinan lanzamiento y operaciones
de satélites de comunicaciones, controlan equipo de transmisiones de radio
y televisión. Redes locales, conectan cajas registradoras a bases de datos de
precios e inventarios, módems (dispositivos que permiten a un computador
comunicarse con otro computador por teléfono) permiten la transmisión de
transferencias monetarias, de una agencia a otra en segundos; periodistas que
escriben sus artículos en computadores portátiles en el lugar donde se produce
la noticia y simplemente conectan su módem a cualquier línea telefónica para
transmitir Ia información.
7.6.2 Ciencia e Investigación
Los científicos usan modelos "virtuales" para recolectar, guardar, manipular simulaciones de información que programadas adecuadamente
responden como lo haría el sistema que simulan, asi mismo lo utilizan
arquitectos e ingenieros para colaborar en el diseño de modelos
tridimensionales.
7.6.3 Industria

* Los computadores han abierto una nueva era en la manufactura
y desarrollo de productos. En las fábricas operan líneas de montaie
7.3 ARCHIVO DE PLANOS, MAPAS Y DIBUJOS
Dos formas se usan más frecuentemente: En forma horizontal y
enrollados. También hay aparatos especiales para colgarlos en bolsas y
protectoras.
Existen muebles especiales para guardar los mapas enrollados. También ,
se utilizan cajones y estanterías. Estos últimos tienen la desventaja de que no
están protegidos.
La mejor forma para guardar los planos es usando muebles con gavetas
especiales que permiten mantenerlos en forma horizontal.
El sistema de archivo que más se adapta para esta clase de papeles es
el sistema numérico. Se les escribe en una esquina donde fácilmente se lea.
También pueden usarse etiquetas.
Se hace una tarjeta con los datos de cada plano, mapa o dibujo y se
guardan, clasificadas en orden alfabético. También puede usarse el sistema «
numérico dúplex. Se le da un números cada obra y si hay más planos o
dibujos .
de la misma obra o institución, se pone el número de la obra, un guion y otro
> número correlativo.
Ejemplo: Obra: EdificioTopacio, cuyo número es 325. A los cincuenta
planos que tiene el edificio se les pone el 325 un guión y un número correlativo
de 1 a S0, así: 325-1, 325-Z, etc.
7.4 ARCHWO DE REVISTAS v CATÁLOGOS
El sistema que más se adapta a las revistas y catálogos es el sistema
numérico. Se les pone el número correspondiente en la pasta, en un lugar
visible o en el lomo, si fueran gruesas. Se les hace una tarjeta, es decir, que
cada publicación tendrá una tarjeta. Se debe hacer referencia a las entidades
que publican las revistas o a aquellas secciones o capítulos que por su interés
pueden ser de utilidad en la oficina.
Las revistas pueden guardarse en un archivador de tamaño legal. Se
considera que en él cabe todo tipo de revistas, boletines, catálogos, etc.
También pueden guardarse en estanterías, si son gruesas, en tal forma que se
lean los datos que van en el canto o lomo. Pueden además, colocarse en
muebles que permiten que sean visibles algunas partes de las revistas, como
el nombre, etc. Todo depende de la disponibilidad de la oficina, la frecuencia —'
con que se usan los materiales y la cantidad de los mismos.
Cuando la cantidad es grande, se recomienda llevar varios tarjeteros i ‘
auxiliares: uno con el nombre de las publicaciones y otro con los temas o
asuntos.
7.5 ARCHIVO DE RECORTES Y FOTOGRAFÍAS
En muchas oficinas se lleva un registro de los recortes de periódicos y ï É
revistas que atañen a la empresa, o a las actividades de la misma.