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INGENIERA EN ELECTRICIDAD
PROYECTO DE INGENIERA
AGRADECIMIENTOS
Estamos llegando al final de un camino, un camino largo, lleno de risas,
inseguridades, rabias, nerviosismos, en fin, lleno de sentimientos, los mismos que nos
invaden al mirar atrs y darnos cuenta que no estuvimos solos, que fuimos acompaados,
que en este proceso de aprendizaje nos apoyaron cuando flaquebamos, nos levantaron
cuando camos y rieron junto con nosotros cada vez que avanzamos un semestre.
Por todo lo anterior es justo agradecer, a nuestras esposas, Ingrid, Jacqueline y
Cecilia, por creer en nosotros y entregarnos su cario en los momentos claves, a nuestros
hijos por entender, en su inocente sabidura, cuando no podamos compartir sus juegos o
salir con ellos a pasear por cumplir con algn trabajo o por estudiar.
Tambin debemos agradecer a nuestros padres que presentes o desde la
compaa del creador, nos apoyaron y hoy nos observan con orgullosa alegra concluir un
camino que quizs ellos no tuvieron la oportunidad siquiera de soar.
Gracias adems a nuestros tos, primos, sobrinos, en fin, a toda esa familia que de
una u otra manera tambin nos brind su apoyo y comprensin, a nuestros profesores,
que supieron entender nuestra necesidad de conocimientos, no solo en el aula sino que
con una permanente disposicin a ayudar donde los encontrramos, a nuestros
compaeros, con quienes compartimos tantos momentos de alegras, de estudio, de
angustia, de curiosidad, y por cierto a la institucin, la Universidad Tecnolgica de Chile,
quin nos dio la posibilidad de estudiar en horarios y condiciones que nos permitiera
combinar de la mejor manera posible nuestras familias, nuestro trabajo y las horas de
estudio.
A todos ellos, muchas gracias, no estaramos en esta instancia de no ser por todos
ustedes.
INDICE
AGRADECIMIENTOS
INDICE
INTRODUCCIN
QU ES UN PROYECTO?
QU ES PROJECT MANAGEMENT?
10
12
PROJECT MANAGEMENT
13
Fase de Iniciacin
14
Fase de Planificacin
14
Fase de Ejecucin
16
Fase de Cierre
16
13
FASE DE INICIACIN
17
17
17
Estudio de Factibilidad
23
Carta de Proyecto
26
34
35
Criterios de Aprobacin
37
38
38
39
FASE DE PLANIFICACIN
39
40
Plan de Recursos
41
Plan Financiero
41
Plan de Calidad
42
Plan de Riesgos
42
Plan de Aceptacin
43
Plan de Comunicacin
43
Plan de Suministros
43
Contratar Proveedores
44
Revisin de la fase
44
45
Construccin de Entregables
45
Control y Monitoreo
46
Gestin de Tiempos
46
Gestin de Costos
47
Gestin de Calidad
47
Gestin de Cambios
47
Solicitud de Cambios
48
Registro de Cambios
49
Gestin de Riesgos
50
Gestin de Problemas
50
Gestin de Adquisiciones
52
Gestin de Aceptacin
57
Gestin de Comunicacin
57
Evaluacin de Trabajadores
58
Habilidades Interpersonales
59
Desempeo en el Trabajo
60
61
Habilidades de Comunicacin
62
63
Plan de Transicin
64
65
Revisin Final
66
67
Lecciones Aprendidas
69
ANLISIS Y DISCUSIN
71
CONCLUSIN
72
INTRODUCCIN
Los proyectos elctricos, como tambin los de otras ramas del quehacer ingenieril,
ofrecen da a da desafos mayores, que nosotros, en nuestra calidad de ingenieros,
tendremos que saber llevar a cabo, procurando cubrir todas las aristas comprometidas en
un proyecto, disminuyendo la ocurrencia de errores que siempre significarn retrasos y
por consiguiente prdidas en cualquier proyecto.
Es en este contexto en el que aparece la figura del Project Management, quien
tiene por labor bsica y grosso modo, el coordinar las competencias de los diversos
profesionales que participan de un proyecto u obra, procurando mantener las labores
dentro de parmetros establecidos que aseguren una eficiencia tal en los trabajos, que
estos se desarrollen en los plazos y a los costos determinados en la fase de planificacin,
procurando adems cumplir y ojal superar las expectativas de calidad manifestadas por
el mandante en la presentacin de la problemtica a dilucidar.
En esta ocasin, nuestra tarea consistir en proyectar un circuito elctrico para
entregar funcionalidad a un laboratorio de la mina El Teniente de Rancagua. Como
manifestbamos antes, esto no es solo energizar algunas habitaciones, sino que debe ser
el resultado de acabados estudios tcnicos, que permitan entregar un suministro de
calidad en cuanto al producto elctrico y que adems cumpla con todos los
requerimientos de seguridad tanto nacionales como internacionales exigidos por el
mandante.
El proyecto consta de un sistema de iluminacin, un sistema de enchufes de
servicio, un sistema de alimentacin para equipos y motores y un sistema de corrientes
dbiles en lo que refiere a transmisin de voz y datos.
6
Dichos trabajos sern proyectados de forma secuencial entregando labores
parcializadas a los distintos estamentos involucrados, trabajando como equipo
entendiendo que en el esfuerzo individual comprometido, estar fundamentado el gnesis
de un trabajo exitoso que provea de satisfaccin no solo al cliente, sino que adems a los
propios involucrados en la generacin del proyecto al ver el resultado de los esfuerzos
colectivos.
7
Esto nos lleva a darles una importancia superior a los motivos que generan estos
fracasos y a desarrollar lineamientos para corregirlos. En Chile, particularmente, y dada la
situacin de los ltimos aos, muchos proyectos han seguido la misma suerte que la
estadstica general.
La permanente bsqueda en reduccin de costos de Recursos Humanos ha
llevado a las empresas a generar proyectos de alta criticidad y exigencia, con el fin de que
los mismos aporten algn beneficio tangible a la organizacin que necesita aumentar
ingresos y bajar costos. Pero, al introducir esa baja de costos casualmente en las reas
que deben ejecutar dichos proyectos, se generan dos malos escenarios: o se tiene gente
preparada para liderar dichos proyectos, pero sobrecargada de trabajo (lo cual implica no
poder ejecutarlos como se debe y por lo tanto se ingresa en el 80%) o se recambia
personal con menor costo y menor experiencia para la funcin, lo cual produce el mismo
resultado.
En un aspecto ms conceptual, la direccin o liderazgo de proyectos no ha tenido
la categorizacin de una especialidad en s misma, lo cual implica que se improvisa
muchsimo. Este escenario nos lleva a replantarnos la forma en cmo se ejecutan los
proyectos. Se necesitan ms lderes para concretar los proyectos de cambio en las
organizaciones, de manera tal que se aumente la productividad de las mismas.
Hacia fines del 2001 he realizado un estudio con unos 50 responsables de
proyectos, para analizar las causas que alimentan los fracasos segn los parmetros
definidos. Este estudio que se nutri de experiencias personales -ms all de los
nmeros, permiti detectar diversos factores que entorpecen el camino de un proyecto.
Antes de mencionar las principales causas que llevan a los proyectos a fracasar
-es decir, no se implementan, estn fuera de plazo, estn fuera de presupuesto, o no
cumplen con las expectativas de los interesados- debemos comprender que los proyectos
no terminan mal parten mal.
FACTORES QUE INFLUYEN
Los factores que a continuacin se mencionan no estn, necesariamente, en orden
de prioridad.
Equipos de trabajo poco motivados: Esta situacin se da por una clara ausencia
de liderazgo.
QU ES UN PROYECTO?
T puedes analizar el pasado, pero necesitas disear el futuro. Esa es la
diferencia entre sufrir el futuro y disfrutarlo" Edward De Bono
10
El
proyecto debe
ser
el
riesgo
realizado
travs
de
calidad,
tareas
que
es
un proyecto
exitoso,
QU ES PROJECT MANAGEMENT?
Project Management es un sistema de planificacin, organizacin y gestin de
recursos que persigue satisfacer con xito las metas de un proyecto dado, entendiendo
como tal, un esfuerzo coordinado que se mantiene por un perodo de tiempo limitado para
conseguir un objetivo establecido bajo ciertas especificaciones y recursos. El Project
Management permite conseguir objetivos (en general, de alta complejidad) a travs del
cumplimiento de una serie de metas; as permite completar el proyecto dentro de los
lmites preestablecidos de tiempo y costo, con un uso ms eficiente de los recursos.
11
El Project Management obvia intermediarios consiguiendo de esta manera acelerar
la realizacin del proyecto generando una matriz eficiente de trabajo. Dicha estructura de
trabajo se separa en distintas fases (iniciacin, planificacin, ejecucin, control y cierre)
para optimizar el uso de los recursos a la vez que se reducen los riesgos. De esta manera
se saca el mximo partido tanto del factor trabajo, como del factor capital, agilizando el
esfuerzo de los trabajadores y manteniendo la motivacin alta y las relaciones saludables.
El objetivo general es el de planificar de antemano el camino a seguir, identificando
riesgos y teniendo claro el objetivo final del proyecto. De esta manera se puede construir
una estructura eficaz y eficiente que minimice los gastos y asegure que nuestro proyecto
se llevar a cabo de la mejor forma posible.
Resumiendo, Project Management hace referencia directa a los siguientes
objetivos bsicos:
Administra riesgos.
INICIO
CIERRE
PLANIF.
Etapa
de
definicin
EJECUCIO
NY
CONTROL
12
define el proyecto, se establecen los objetivos, se forman los equipos de trabajo y
se asignan las responsabilidades principales.
Etapa de planificacin: Aqu se desarrollan los planes para definir los pasos del
proyecto, calidad del proyecto, costos, tiempos y grupos de inters.
Etapa de ejecucin: Es donde tiene lugar la mayor parte del tiempo del proyecto
tanto fsico como mental. En esta etapa son usados como medida de control, los
tiempos, costos y especificaciones. El administrador del proyecto debe asegurar
que el proyecto avanza segn lo programado, segn los costos y que cumplen con
las especificaciones. Adems debe chequear si se debe realizar algn cambio.
13
GERENTE
EJECUCI
N
PROYECT
OA
INGENIER
A
PROYECT
OB
PROYECT
OA
PROYECT
OB
PROJECT MANAGEMENT
La
administracin
de
proyectos
compromete
una
serie
de
habilidades,
14
una serie de procesos tcnicas necesarias para monitorear y controlar el tiempo, costos,
validad y objetivos del proyecto.
Pero no es solo aplicacin de tcnicas, hay algo ms. Normalmente estamos
preparados para llevar a cabo trabajos de ndole tcnico, especializado, pero lo que nos
espera a la hora de gestionar un proyecto convierte la parte tcnica en lo ms sencillo o lo
ms prescindible. En los proyectos el gran reto es de conseguir el hacer. Estamos
acostumbrados a funcionar siguiendo algoritmos, pero gestionar un proyecto no dice
relacin directa con nuestra base de conocimientos y metodologas. Ahora toca mover
personas en lugar de mquinas, interactuar con sentimientos en lugar de circuitos o
piezas de metal o plstico. Es completamente cierto que se pueden aprender tcnicas,
aplicar estndares y probar buenas prcticas, pero al final todo depende de la capacidad
de acoplar el proyecto y los que mejor llegan a llevar un proyecto sern siempre los que
mejor sabrn buscarse la vida.
ANLISIS RESUMIDO DE CADA FASE
finalidad
de
Project
management
INICIACI
N
es
CIERRE
CICLO DE
LA
ADMIN.
DE
PROYECT
OS
PLANIF.
EJECUCI
N Y
CONTRO
L
FASE DE INICIACIN
Como su nombre lo indica, es la primera fase de la gestin de proyectos, en ella se
debe identificar el problema planteado y se deben estudiar posibles soluciones para el
mismo. A este proceso se le denomina, caso negocio.
15
Se deben sacar a la luz todas las soluciones posibles eligiendo la que se considere
ms conveniente, tanto para el mandante como para la empresa ejecutora del proyecto.
Una vez aprobado el algoritmo, se deben complementar a este los criterios de
aprobacin tales como: Alcance, enfoque y estructura del proyecto. Con esta base, se
debe proceder a nombrar un administrador de contrato quien reclutar al equipo de
trabajo, establecer una oficina de trabajo y se aprestar a avanzar a la siguiente fase de
la gestin de proyectos, la planificacin del mismo.
FASE DE PLANIFICACIN
Definidos los alcances de un proyecto, como tambin el equipo de trabajo del mismo,
corresponde iniciar la fase de planificacin del mismo.
En esta fase se tendrn a la luz todas las aristas del mismo, de manera tal que se
puedan evitar, dentro de lo posible, todos los riesgos inherentes al proyecto y que puedan
significar retrasos o incluso el fracaso del proyecto en cuestin.
Para lograr este objetivo, existen una serie de tcnicas aplicadas a la gestin del
proyecto, las que se plasman fsicamente en documentos tipo que se utilizan en este
propsito.
No obstante lo anterior, y dependiendo de las necesidades particulares de un
proyecto, estos documentos pueden ser complementados con otros que en particular se
generen para ayudar en el ejercicio, reemplazando incluso algunos de los presentados.
16
FASE DE EJECUCIN
17
Ya su nombre nos da pistas respecto de su funcin. Es esta la fase en que la
mayor parte de los recursos entran en juegos, ya que es en ella donde todo el trabajo de
preparacin y planificacin del proyecto se ve plasmada en hechos concretos, ya sea en
la fabricacin de un objeto o en la implementacin de un servicio.
Paralelamente a la ejecucin de las actividades y tareas se llevan a cabo una serie
de procesos de administracin con la finalidad ltima de monitorear y controlar los
entregables u outputs del proyecto.
Este control requiere de nuevos documentos de ayuda y respaldo como son los
formularios de control de cambios, riesgos, inconvenientes, revisiones en cuanto a la
calidad de los entregables de acuerdo a los parmetros de alcance preestablecidos, entre
otros.
Una vez concluidos los trabajos de ejecucin, el proyecto ya est terminado y est
en condiciones de pasar a la fase de cierre del mismo.
FASE DE CIERRE
El cierre del proyecto es la etapa final de todo proyecto, bsicamente trata sobre la
cesin de los entregables finales al cliente, cierre de la documentacin del proyecto,
finalizacin de los contratos con proveedores, entrega de los recursos del proyecto y
comunicacin del cierre del proyecto en todas las partes interesadas.
Tambin es parte de esta fase, el realizar una revisin final para calificar en
general el logro final del proyecto y listar las lecciones para futuros proyectos
retroalimentndose de eventuales conocimientos adquiridos, ya sean tcnicos o de
gestin.
18
En la realizacin de este anlisis, utilizaremos ejemplos de aplicacin en el
proyecto de instalacin elctrica del laboratorio minero ubicado en la mina El Teniente de
Rancagua.
FASE DE INICIACIN
Como ya se mencion con antelacin, la fase de iniciacin consiste por una parte
en analizar la propuesta de negocio o el problema planteado, buscando la mejor solucin
posible, la que se plantear al cliente a la espera de su aceptacin. Por otra parte,
tambin se tendr a la vista la mxima de todo negocio, que es efectuar acciones que
generen una retribucin econmica, es decir, la fase de iniciacin tambin debe asegurar
que el proyecto es rentable para la empresa que lo lleva a cabo.
Para la consecucin de estos objetivos, el project management, o gestin de
proyectos, se vale de una serie de documentos orientados en tal sentido. Estos
documentos se estandarizan, no obstante y de acuerdo a las necesidades particulares de
cada proyecto, pueden ser modificados, eliminados o incluso reemplazados por otros que
se ajusten mejor al objetivo particular sin perder nunca de vista el objetivo general,
satisfacer una necesidad obteniendo de ello una retribucin econmica acorde a lo
planificado.
A continuacin, presentaremos una serie de documentos utilizados en la fase de
iniciacin de nuestro proyecto de instalacin elctrica.
CASO DEL NEGOCIO
Como ya hemos visto, esta fase del proyecto, la fase de iniciacin, debe identificar
las necesidades del proyecto, para esto, como primera instancia, considera el documento
de caso del negocio.
En este documento se debe identificar en primer lugar la cuestin del negocio, esto
es, la descripcin de los distintos tpicos que puedan afectar directa o indirectamente al
proyecto, por ejemplo, en el proyecto elctrico identificamos los siguientes parmetros.
Ubicacin geogrfica.
Constitucin fsica.
Destino de la obra
19
Parmetros tcnicos.
DESCRIPCIN
Coordina y apoya al equipo
NOMBRE/TTULO
Csar Reyes, Ingeniero de
del proyecto
Dirige proyecto de
proyectos
iluminacin y presupuestos
generales
Dirige proyecto de enchufes
dbiles
y corrientes dbiles.
Genera, administra y archiva
Encargado documentacin
documentacin referida al
proyecto.
20
Definida la necesidad o necesidades, ya podemos describir la solucin, utilizando
los parmetros definidos en el prrafo anterior, se har una presentacin general del
algoritmo destinado a solucionar la problemtica requerida.
El proyecto constar de objetivos generales que dictaminarn el camino a seguir
para llegar a buen puerto con el mismo
NEGOCIOS META/OBJETIVOS
Aplicacin de gestin de proyectos al
proyecto elctrico
DESCRIPCIN
Aplicar tcnicas de Project management, con
el objetivo de minimizar prdidas de
recursos.
Realizar un pre-anlisis del problema
presentado a fin de cubrir todas las aristas
del mismo
Buscar las mejores alternativas a fin de
implementar un proyecto que sea
propuestas
Mediante los diversos controles establecidos,
procurar que el proyecto termine en el
tiempo y las condiciones pre pactadas
Luego, se han de establecer los supuestos del proyecto, esto es, lo que se supone
que est en preexistencia a disponibilidad y servicio del proyecto, por ejemplo:
21
El empalme al suministro
elctrico estar entregado,
bajo las especificaciones
dadas por estudio previo,
al momento de iniciar las
obras.
La
arquitectura
del
pasadas
para
las
canalizaciones
Los permisos necesarios para ejecutar las obras, estarn otorgados e informados
a los jefes de rea con anticipacin.
El personal debe ser sometido a exmenes mdicos necesarios para visar trabajos
en altura geogrfica.
22
Recordemos que este documento forma parte de una serie de ellos tendientes a
evaluar un proyecto, procurando la satisfaccin del cliente, pero tambin la conveniencia
contenida en la ejecucin del mismo.
En este contexto, es importante establecer una primera proyeccin de la ejecucin
del proyecto lo que se resume en un listado de HITOS, que se presenta a continuacin.
HITOS / ENTREGABLES
Carta del proyecto
Inicio de proyecto
Canalizacin completa
Cableado de iluminacin completo
Cableado de fuerza completo
Instalacin de equipos completo
Instalacin de artefactos completo
Pruebas preliminares
Correccin de fallas
Marcha Blanca
Pruebas finales
Entrega de proyecto
Conclusiones
FECHA TOPE
18/11/2013
02/01/2014
03/02/2014
28/02/2014
28/02/2014
26/03/2014
26/03/2014
26/03/2014
27/03/2014
28/03/2014
28/03/2014
31/03/2014
07/04/2014
23
COSTOS DEL
ACCIN
TIPO DE ACCIN
DESCRIPCIN
Proyecto de
instalacin elctrica,
ejecucin y puesta en
La inversin inicial
Costo
para el proyecto de
UF 8.890
instalacin elctrica
marcha
servicio lo que se
Ahorro
traduce en ahorros de
UF 42
Ahorro energtico
Ahorros
de luminarias de bajo
UF 15
consumo, se traduce
en un importante
ahorro energtico.
Una instalacin que
asegura estabilidad en
el producto elctrico,
Estabilidad del
suministro
Ahorros
se traduce en una
mayor duracin de los
UF 21
equipos y un menos
costo de mantencin
de los mismos.
AHORRO NETO
UF 78
DEL PRIMER AO
Otro aspecto a considerar, es aquel que dice relacin con la posibilidad de aplicar
soluciones distintas a la planteada, esto se representa a travs de una tabla en la que
tambin va contenida la razn del por qu no se opt por alguna de estas.
Opcin alternativa
24
Buscando un mayor
ahorro, implementar
equipos de menor cuanta
Menor seguridad.
Menor garanta
Problemas de solvencia
Opcin Alternativa
Realizar proyecto con
empresas de menor costo
Opcin Alternativa
Realizar el proyecto con
recursos propios de la
mina
25
En seguida de eso es necesario revisar si existen empresas que realicen la misma
tarea, para conocer la competencia que existe en el negocio y eso nos indica si es posible
manejar libremente las ganancias o es necesario ajustar estas a precio de mercado.
Tambin es necesario revisar si es posible realizar el proyecto con el personal
disponible, o es necesario contratar ms personal. Esto es importante porque en algunos
casos hay personal que es escaso y podra retrasarse el reclutamiento, retrasando alguna
etapa del proyecto, teniendo impacto en el desarrollo el mismo.
Una vez aclarado ese punto es necesario realizar un programa en base a Hitos,
que nos permita dimensionar los tiempos que nos encontraramos realizando el proyecto.
Adems estos hitos nos permiten comprender mejor la lnea de desarrollo del proyecto.
HITOS / ENTREGABLES
Carta del proyecto
Proyecto de plan de revisin y terminacin
Inicio de proyecto
Canalizacin completa
Cableado de iluminacin completo
Cableado de fuerza completo
Instalacin de equipos completo
Instalacin de artefactos completo
Pruebas preliminares
Correccin de fallas
Marcha blanca
Pruebas finales
Entrega de proyecto
Conclusiones
FECHA TOPE
18/11/2013
02/12/2013
02/01/2014
03/02/2014
28/02/2014
28/02/2014
26/03/2014
26/03/2014
26/03/2014
27/03/2014
28/03/2014
28/03/2014
31/03/2014
07/04/2014
26
Tecnologa:
o
Marketing:
o
Organizacional:
27
o
Financiera:
o
DESCRIPCIN
Aplicar tcnicas de Project management, con
el objetivo de minimizar prdidas de
recursos.
Realizar un pre-anlisis del problema
presentado a fin de cubrir todas las aristas
del mismo
28
Buscar las mejores alternativas a fin de
implementar un proyecto que sea
Realizar una buena planificacin
propuestas
Mediante los diversos controles establecidos,
procurar que el proyecto termine en el
tiempo y las condiciones pre pactadas
HITOS / ENTREGABLES
Carta del proyecto
Proyecto de plan de revisin y terminacin
Inicio de proyecto
Canalizacin completa
Cableado de iluminacin completo
Cableado de fuerza completo
Instalacin de equipos completo
Instalacin de artefactos completo
Pruebas preliminares
FECHA TOPE
18/11/2013
02/12/2013
02/01/2014
03/02/2014
28/02/2014
28/02/2014
26/03/2014
26/03/2014
26/03/2014
29
Correccin de fallas
Marcha blanca
Pruebas finales
Entrega de proyecto
Conclusiones
27/03/2014
28/03/2014
28/03/2014
31/03/2014
07/04/2014
Se debe asegurar que las ondas elctricas estn exentas de cualquier tipo de
anormalidad que pueda afectar la integridad de los diversos equipos.
Los trabajos en todas sus etapas, deben ser entregados dentro de las fechas
estipuladas.
30
MEDIDAS
Se tomarn todas las medidas concernientes
a seguridad laboral, entregando y
supervisando la obligatoriedad del uso de
implementos de seguridad, se dictarn charlas
Accidentes laborales.
31
El clima es un factor que no se puede
Aspectos climticos que eviten el ascenso a la
obra
RIESGOS
MEDIDAS
Todos los equipos e insumos sern sometidos
a un control de calidad exhaustivo anterior a
su envo a la obra, no obstante, se
32
Se mantendr siempre disponible un turno de
emergencia para la eventualidad, con la
Enfermedad, solicitud de permiso o renuncia
Adems, en esta parte del documento, deben qudar establecidos los entregables
del proyecto, que para el caso de este proyecto sern los que se detallan a continuacin.
Canalizacin
Cableado.
Malla a tierra.
33
o
Documentacin tcnica.
o
Planos
Diagrama Unilineal
Planta iluminacin
Planta enchufes
Arranque de Fuerza.
Malla a tierra
Climatizacin
Corrientes dbiles.
Especificaciones tcnicas
Sondeo elctrico
Baja tensin
Computacin
Documentos administrativos.
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin y control
Cierre
Plan de costo
Plan de calidad
34
control del proyecto, lo que derivar en una nueva tabla de hitos ms detallada que las
hasta aqu presentadas.
Ya revisados todos los puntos anteriores, el proyecto, en su fase de iniciacin, est
en condiciones de entregar un presupuesto preliminar, una aproximacin seria al que ser
el presupuesto definitivo. Si bien este es un presupuesto referencial, debe acercarse tanto
como sea posible al real, toda vez que ser este el presupuesto con el que nos
presentaremos a una eventual licitacin y/o propuesta de negocio.
La siguiente es una tabla que contiene un resumen del presupuesto fundamentado
en la planificacin de costos y en los supuestos entregados con antelacin.
RESUMEN DEL PRESUPUESTO
COMPONENTES DEL PROYECTO
Equipos
Materiales e insumos
Horas hombre
Transporte
Alimentacin y alojamiento personal
Gastos generales
Utilidad
Total
COSTO NETO
UF 3.600
UF 1.000
UF 1.500
UF 290
UF 600
UF 1.133
UF 1.600
UF 8.890
35
proyecto y el establecimiento de los alcances del mismo, solo que, conforme se avanza
en la fase, estos van siendo ms detallados.
La particularidad de este documento, radica en un mayor detalle en cuanto al
proyecto a desarrollar, como por ejemplo la entrega de cuadros de carga diferenciados o
uno general como el que entregamos a continuacin.
36
gestin de los interesados, de manejar voluntades a travs de la comunicacin teniendo
siempre como norte la bsqueda del camino expedito hacia el xito de nuestro proyecto.
El primer paso es identificar a los interesados en el proyecto, debemos aclarar que
se entiende por interesada a cualquier persona que sea afectada positiva o
negativamente en cualquier grado por el proyecto en cuestin. La identificacin se hace
mediante una lluvia de ideas del equipo del proyecto. Estas partes interesadas pueden
incluir gerentes funcionales, personal de operaciones, personal de finanzas, almacn y
manipulacin de materiales, as como cualquier otro empleado de la mina, que se vea
afectados por el proyecto de instalacin elctrica. La segunda parte de la sesin se
centrar en los grupos de inters externos. Estos pueden incluir proveedores,
organizaciones asociadas, o cualquier otro individuo que residen fuera de la mina El
Teniente.
Los siguientes criterios se utilizaran para determinar si un individuo se incluir
como parte interesada:
1. La persona u organizacin es directa o indirectamente afectada por este
proyecto?
2. La persona o su organizacin tienen una posicin desde la que pueden influir en
el proyecto?
3. La persona tiene un impacto en los recursos del proyecto (materiales, personal,
financiacin)?
4. Tiene la persona la capacidad potencial de beneficiar el proyecto o est en
condiciones de resistir a este?
Los nombres obtenidos del ejercicio se listarn para proceder al siguiente paso.
El siguiente paso es clasificar a los interesados, utilizando criterios como poder, en
el sentido de tener la capacidad de facilitar o entorpecer las labores y/o nivel de inters en
la obra, ya sea porque le afecta o le favorece la misma, dndoles calificaciones de
manera tal que se pueda medir a los mismos.
De esta clasificacin surge la siguiente tabla, donde se puede apreciar de mejor
forma los niveles de poder e inters de los interesados identificados.
37
CLAVE
ORGANISMO
NOMBRE
NIVEL DE
NIVEL DE
PODER
INTERS
Francisco
A
Gerencia de mina
Superintendente de
Eguiguren
Marcial
B
C
D
E
F
mantenimiento
Administrados de contrato
Unidad de Gestin
Ingeniera de mantenimiento
Coordinador de mantenimiento
Rocatagliata
Sebastin Simpson
Homero Piera
Juan Balaguer
Erick Oksemberg
Manuel Perez-
4
4
2
3
2
2
2
2
2
3
G
H
I
J
K
L
H
N
O
P
Q
Castilla
Patricio Arroyo
Juan Prez
Sandra Sandoval
Natali Villagrn
Sergio Peablanca
Patricio Arroyo
Csar Reyes
Felipe Henrquez
Osvaldo Carvajal
Alex Covarrubias
2
1
2
5
4
3
1
5
2
2
1
5
2
5
3
1
5
2
5
5
2
3
38
39
La oficina del proyecto es el ambiente fsico donde se encontrara el equipo. Si bien
la usual es tener una oficina central, es posible tener una oficina central, es posible tener
un ambiente de oficina virtual, con los miembros del proyecto en varias ubicaciones
alrededor del mundo.
40
DESARROLL
AR EL CASO
REUNIR AL
EQUIPO DEL
PROYECTO
UBICAR Y
PREPARAR
LA OFICINA
REALIZAR
UN
ESTUDIO
DE
FACTIBILIDA
D
ESTABLECE
R
CRITERIOS
DE
APROBACI
N
REALIZAR
UNA
REVICIN
DE LA FASE
FASE DE PLANIFICACIN
Al llegar a este punto los beneficios y costos del proyecto han sido documentados,
los objetivos y el alcance han sido definido, y el equipo del proyecto ha sido formalizado.
A partir de este punto es necesario realizar un plan detallado para asegurar que las
actividades estn secuenciadas de forma apropiada, con los recursos apropiados, que el
procedimiento de montaje es adecuado y est correctamente controlado.
41
tareas necesarias para realizar cada seccin de trabajo. Quebrar tareas con la finalidad
de definir los tiempos.
Luego se deben secuenciar las tareas, asignar recursos y detallar la agenda
(fechas) para cada tarea. Esta agenda de proyecto pasa a ser la herramienta principal
para que el administrador de contrato defina avances del proyecto.
42
43
El plan de calidad (orientado a la ejecucin)
44
El plan de aceptacin provee el criterio para obtener la aceptacin del cliente, una
agenda de revisiones de aceptacin dentro de las cuales se realiza un seguimiento y
resume los procesos que permitirn la aprobacin de cada entregable por parte del
cliente.
DESARROLLO DE UN PLAN DE COMUNICACIN
Previo a la fase de ejecucin es necesario definir como las partes interesadas se
mantendrn informadas del progreso del proyecto.
El plan de comunicaciones identifica los tipos de informacin a ser distribuidas, los
mtodos de distribucin de la misma hacia las partes interesadas, la frecuencia de
entrega y las responsabilidades de cada persona en el proyecto en cuanto a la reparticin
de las materias requeridas a las partes interesadas.
DESARROLLO DE UN PLAN DE SUMINISTRO
La ltima actividad de planificacin dentro de la fase de planificacin es identificar
los elementos del proyecto que van a ser adquiridos por entes externos al proyecto.
El plan de suministro provee una descripcin detallada del producto (tanto artculos
como servicios) a ser suministrados por proveedores.
Tambin contiene la justificacin de por qu se adquiere cada producto en forma
externa y se agenda la adquisicin.
En este plan adems se hace referencia al proceso de seleccin del proveedor
(licitacin) y el proceso de orden de compra y despacho del producto suministrado
(proceso de adquisicin)
45
realizado y documentarlo pero antes de la fase de ejecucin, debido a que solo en este
punto el administrador tendr una idea clara del rol del proveedor y las expectativas que
debe tener su entrega. Se realiza un proceso formal de licitacin para identificar una lista
de lista de interesados (proveedores) y seleccionar el proveedor que cumple de mejor
forma lo requerido en el proyecto. El proceso de licitacin incluye realizar especificaciones
de lo que se necesita (artculos o servicios), requerir informacin y requerir una propuesta
para obtener informacin suficiente de cada proveedor potencial para seleccionar al
proveedor preferido. Una vez que el proveedor preferido ha sido seleccionado se realiza
un contrato con el proveedor para que realice la entrega o suministro de lo requerido.
REVISIN DE LA FASE
Al final de la fase de planificacin se realiza una revisin de la etapa, esto
bsicamente para asegurar que el proyecto va en funcin de los objetivos planeados.
46
Es la fase en que los entregables son fsicamente construidos y presentados al
cliente para su aceptacin.
El administrador del proyecto deber monitorear y controlar todas las actividades,
recursos y gastos necesarios para construir cada entregable durante la fase de ejecucin
asegurndose de esta manera, de que el proyecto se mantenga dentro de los parmetros
de calidad antes definidos de acuerdo a los requerimientos del mandante. Se realiza una
serie de procesos administrativos para asegurar que el proyecto procede segn lo
planificado.
CONSTRUCCIN DE ENTREGABLES
Esta fase requiere construccin fsica de cada entregable para aceptacin del
cliente. Las actividades tomadas para construir cada entregable van a variar, dependiendo
en el tipo de proyecto (ingeniera, construccin de un edificio, infraestructura
computacional, proyecto de reingeniera de un negocio, etc.).
Los entregables deben ser construidos en cascada (donde cada actividad es
realizada en secuencia hasta que el entregable es finalizado) o de forma iterativa (donde
iteraciones de cada entregable alcanza los requerimientos del cliente).
Independiente del mtodo usado para construir cada entregable, se debe realizar
un monitoreo y control cuidadoso para asegurar que la calidad del entregable final alcanza
los criterios de acepcin dados por el cliente.
Para el proyecto en desarrollo, uno los entregables, estarn constituidos por
ejemplo, por la documentacin tcnica como las EETT, las Memorias explicativas y los
planos AS-BUILT, del que presentamos a modo de ejemplo, una pequea seccin, ya que
por las dimensiones, sera intil poner la imagen de un plano completo ya que este
resultara ilegible.
Seccin de plano As- Built de arranques de fuerza
CONTROL Y MONITOREO
Mientras que el equipo del proyecto est fsicamente generando cada entregable,
el administrador de proyecto implementa una serie de procesos administrativos para
monitorear y controlar las actividades que se estn realizando.
47
Administracin de tiempo
Administracin de costos
Administracin de calidad
Administracin de cambios
Administracin de riesgos
Administracin de problemas
Administracin de adquisiciones
Administracin de aceptacin
Administracin de comunicaciones
GESTIN DE TIEMPOS
La administracin de tiempo es el proceso en el que se verifica cuanto tiempo
toma al equipo realizar las tareas del proyecto respecto al proyecto planteado y eso se
registra.
Como el tiempo es un recurso escaso en proyectos es importante registrar tiempo
gastado por cada miembro del proyecto en una hoja de tiempos para permitir al
administrador de proyecto controlar la cantidad de recursos asignados a una actividad
particular.
La hoja de tiempos (registro) entrega un resumen del tiempo gastado actualmente
en el proyecto y permite que el plan de proyecto se mantenga completamente actualizado.
GESTIN DE COSTOS
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La administracin de costos es el proceso por el que los costos del proyecto son
formalmente identificados, aprobados y pagados.
Se completan los documentos de gastos en el que cada serie de gastos relativos
al proyecto como mano de obra, equipos y materiales en trminos de costos, son
ingresados.
Los documentos de gastos son aprobados por el administrador de proyecto y
almacenados en un registro de gastos con fin de tener los registros en caso de ser
auditado.
GESTIN DE CALIDAD
La calidad se define como el nivel de conformidad que debe tener el entregable
final para los requerimientos del cliente. La administracin de calidad es el proceso por el
cual la calidad de los entregables es asegurada y controlada en el proyecto, usando
tcnicas de aseguramiento de calidad y control de calidad. Las revisiones de calidad son
frecuentemente realizadas y se almacenan los resultados en el registro de calidad.
GESTIN DE CAMBIOS
La administracin de cambios es el proceso por el cual los cambios a los alcances,
entregables, tiempos o recursos asociados al proyecto son formalmente definidos,
evaluados y aprobados previo a la implementacin.
El aspecto principal del rol del administrador de contratos en este aspecto, es
administrar los cambios de una forma exitosa. Esto es identificando el proyecto y/o las
unidades del sistema que requieren el cambio, documentando los beneficios y costos de
adoptar el cambio y formulando un plan estructurado para implementar el cambio.
Para concretar esta situacin existen dos tipos de documentos, la solicitud de
cambio y el registro de cambios.
SOLICITUD DE CAMBIO
49
Es un documento que, como su nombre lo indica, debe ser completado con la finalidad de
solicitar una modificacin al proyecto. Dentro de los tpicos de este documento, se
encuentran la identificacin de quienes participarn desde la solicitud hasta la concrecin
del cambio, las razones de este, el costo, etc. Un ejemplo de este documento es
presentado a continuacin:
Solicitud de cambio
Proyecto: Instalacin elctrica
Solicitante: Juan Prez
Tipo de cambio (tache el que corresponda):
Programacin
Costo
Fecha: 10/02/2014
Cambio N: AA0
x Alcance
Entregables
Reparacin
Actualizacin
Pruebas/calidad
Recursos
Que implica el cambio (Tache el que corresponda):
Accin correctiva
Accin preventiva
x Otros
Describa el cambio que se solicita:
Se solicita cambio de luminarias en laboratorio para obtener mayor nivel de lux
Describa la razn para el cambio:
Falla en diseo original, gener un error en las especificaciones previas
Describa todas las alternativas consideradas:
Se consider cambios estructurales, pero no alcanzan los resultados deseados
Describa las implicaciones tcnicas para llevar a cabo este cambio:
Es necesario rehacer estudio de luminotecnia con los nuevos parmetros solicitados
Describa los riesgos asociados a este cambio:
Genera un riesgo de retraso, toda vez que los insumos y equipos ya han sido adquiridos de
acuerdo al diseo original, y este cambio provocara realizar un nuevo proceso de diseo,
presupuesto y compra.
Estime los recursos y costos que implica este cambio:
Se estima que sern necesarias 300 horas nombre y un costo de $10.000.000
Describa las implicaciones sobre la calidad:
La calidad de la iluminacin sera mejorada de acuerdo a los nuevos parmetros
Resolucin:
Aprobado
Rechazado
Justifique la aprobacin, rechazo o aplazamiento:
X Aplazado
REGISTRO DE CAMBIO
Peridicamente se emitir un registro de cambios, en l estarn contenidas todas
las resoluciones de las solicitudes generadas y sus resultados, junto tambin a la
identificacin de los involucrados en el desarrollo del mismo, el nmero de registro, fechas
resolutivas, etc. A continuacin un ejemplo de este formulario.
50
Registro de cambios
Proyecto: Instalacin Elctrica
N
Tipo
Descripci
Cambi
Cambio
n cambio
o
Fecha:15/02/2014
Requirent
e
Fecha
Fecha
presentaci
aprobaci
Estado
con un
entregar la
retraso de
canalizaPlanificaci
cin con
Juan
una
Prez
30/01/2014
N/A
Rechazad
o
semana de
impide
adelantar la
afectar
costos
Se solicita
Se acepta
modificar
realizar el
diseo de
Diseo
5%, lo que
entrega sin
anticipaci
AA2
os
Se avanza
Se solicita
AA1
Comentari
luminarias
Juan
para
Astudillo
cambio
05/02/2014
N/A
Pendiente
previa
modificaci
aumentar
n del
lux en
presupuesto
laboratorio
Por un
cambio en
el recorrido
Se acepta
del bus de
AA3
Horario de
traslado l,
Juan
entrada
se solicita
Gonzles
05/02/2014
10/02/201
4
retrasar el
horario de
la solicitud
Aprobado
de cambio
de horario,
toda vez
entrada y
salida.
GESTIN DE RIESGOS
La administracin de riesgos es el proceso por el cual se identifican, clasifican y
administran formalmente los riesgos del proyecto. Un riesgo puede ser identificado en
cualquier etapa del proyecto mediante el Documento de Riesgo y en este deben ser
inscritos los detalles relevantes del riesgo en el Registro de Riesgos.
51
GESTIN DE PROBLEMAS
La gestin de problemas es el mtodo por el cual los inconvenientes que puedan
afectar la capacidad del proyecto para generar un entregable requerido son gestionados
formalmente. Luego de completar el Documento de Inconveniente (y registrando esto en
el Registro de Inconvenientes), cada problema es evaluado por el Administrador de
Proyectos y se realiza una serie de acciones para resolver el asunto en cuestin.
A modo de ejemplo, presentamos un documento tipo de registro de
inconvenientes.
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Registro de inconvenientes
Proyecto:
Detalle
Fecha:
Priorida
d
Clase
Informa
Asignad
da por:
o a:
Fecha de
Estado
resoluci
n
Retraso
AA
en la
0.
entrega de
Comentari
os de
resolucin
Se est
Alta
Progra
Juan
Juan
ma
Prez
Gmez
Proceso
10/02/20
coordinando
14
con el
insumos
proveedor
Retraso en
los
materiales,
Retraso
AA
1
Progra
en la
etapa de
Alta
canalizaci
ma
recurso
s
Juan
Gonzle
s
gener
Juan
Soluciona
05/02/20
retraso del
Mndez
do
14
programa,
Ser
recuperado
con horas
extras
Debido a un
cambio en
el recorrido
en los
buses de
Cambio
acercamient
en el
o, el horario
AA
horario de
entrada y
Baja
Recurso
Juan
Juan
Soluciona
01/02/20
de entrada
Miranda
Muoz
do
14
y salida
salida del
ser
personal
retrasado
en una
hora, lo que
ya se
comunic al
personal
GESTIN DE ADQUISICIONES
53
Este Plan de Gestin de Adquisiciones establece el marco de adquisiciones para
este proyecto que servir como gua para la gestin de las adquisiciones durante el
desarrollo del proyecto y se actualizar cuando los requerimientos as lo indiquen. Este
plan identifica y define los elementos a ser adquiridos, los tipos de contratos que se
utilizarn en apoyo de este proyecto, el proceso de aprobacin del contrato, y criterios de
decisin. La importancia de la coordinacin de las actividades de compras, el
establecimiento de los entregables del contrato y los parmetros para medir las
actividades de adquisicin, est contenidas en este documento.
Otros conceptos incluidos en el plan de gestin de las adquisiciones son: riesgos
de adquisicin y las consideraciones de riesgo de adquisicin de gestin; cmo se
determinarn los costos; cmo se normar la documentacin de adquisicin, y las
restricciones de contratacin.
El Gerente del proyecto, tiene por funcin supervisar y gestionar las adquisiciones
del proyecto, secundado por el equipo del proyecto. Ellos generarn y revisarn el listado
de adquisiciones antes de presentarlo al departamento de adquisiciones o finanzas,
quienes seleccionarn proveedores y decidirn si procede o no la contratacin de los
mismos.
La definicin de las adquisiciones se presenta en formato de lista en un documento
simple que presentamos a continuacin.
LISTADO DE EQUIPOS, INSUMOS Y SERVICIOS REQUERIDOS
CANT.
DETALLE
DISPENSADOR DE AGUA
1
10
SERVICIO DE
GASFITERA
TINTAS NEGRAS
IMPRESORAS
JUSTIFICACIN
EL QUE HAY EST
DEFECTUOSO
BAOS DEL PERSONAL EN MAL
ESTADO
REPOSICIN DE STOCK
FECHA
TOPE
10/02/14
05/02/14
15/02/14
54
puede variar en su composicin y definicin, siempre buscando la mejor opcin para el
normal y eficiente desarrollo del proyecto. En el caso de lo solicitado anteriormente, se
utilizar el tipo de contrato de precio fijo.
Las adquisiciones, como toda actividad humana, no estn exenta de riesgos. Lo
importante es identificar los mismos, de manera tal que estos puedan ser gestionados de
buena manera evitando o minimizando retrasos que pudiesen ocasionar de presentarse.
En el proyecto de instalacin en cuestin, los riesgos asociados a las
adquisiciones fueron los siguientes:
Conflictos contractuales
o mala
relacin
del
contratista con
sus
trabajadores.
55
informacin solicitada o que contengan informacin incompleta, sern descartadas de la
consideracin.
El proceso de gestin de las adquisiciones se compone de muchos pasos, as
como la gestin continua de todas las actividades de compras y contratos. En este
entorno dinmico y sensible, nuestro objetivo debe ser el de simplificar la gestin de la
sub contratacin por todos los medios necesarios para facilitar el desarrollo exitoso de
nuestros contratos y proyectos.
El PM mantiene un registro en unidad compartida de la compaa, que contiene la
documentacin estndar de gestin de proyectos y las adquisiciones que se utilizar para
este proyecto. Los siguientes documentos estndar se utilizarn para las actividades de
adquisicin del proyecto:
Antecedentes
Directrices de la propuesta
Formularios de Precios
Declaracin de obra
Trminos y Condiciones
Acuerdo de confidencialidad
Carta de intencin
Lecciones aprendidas.
56
Existen varias limitaciones que deben ser consideradas como parte del plan de
gestin de las adquisiciones del proyecto. Estas restricciones se incluirn en el PP y se
comunicarn a todos los proveedores con el fin de determinar su capacidad para operar
dentro de estos parmetros. Estas restricciones se aplican a varias reas que incluyen la
programacin, el costo, el alcance, los recursos y la tecnologa:
Costo: El presupuesto del proyecto tiene reservas para imprevistos, sin embargo,
estas reservas no se pueden aplicar a las actividades de adquisicin. Las reservas
son slo para ser utilizadas en el caso de un cambio aprobado en el alcance del
proyecto o, a discrecin de la administracin.
57
Luego se revisarn todas las propuestas, validando en primer lugar que cumplan
con los requerimientos, para luego determinar por costo del producto y/o servicio.
Tambin se debe determinar los rangos de precio dentro de los cuales el
responsable de autorizar una compra, ser de mayor o menor nivel jerrquico.
Resumiendo, los criterios de decisin aplicados a nuestro proyecto son los
siguientes:
Calidad
Costo
La rentabilidad histrica
1
Proveedor
2
Costo
Eficiencia
de
por
en
desarrollo
unidad
transaccin
Calidad de
Costos de
a tiempo
documentacin
desarrollo
del
producto
Proveedor
Tiempo
Entrega
58
1. Insatisfactorio
2. Aceptable.
3. Sobresaliente
GESTIN DE ACEPTACIN
La gestin de aceptacin es el proceso por el cual los entregables producidos por
el proyecto son revisados y aceptados por el cliente, donde l considera que estos
cumplen con sus requerimientos especficos. Para solicitar la aceptacin por parte del
cliente del entregable, se requiere completar un Documento de Aceptacin.
El documento de aceptacin describe los criterios desde los cuales han sido
generados los entregables y se lista el nivel de aprobacin de cada criterio. Normalmente
esto se indica como conforme, no conforme o N/A, (no aplica).
GESTIN DE COMUNICACIN
La gestin de comunicaciones es el proceso por el cual se determina una forma de
identificar, crear, revisar y comunicar los mensajes de carcter formal dentro del proyecto.
El mtodo ms comn de comunicar el estado en un proyecto es mediante un
Reporte de Estado de Proyecto. Cada elemento publicado a las partes interesadas del
proyecto se almacena en un Registro de Comunicacin.
En este documento, se representa el estado del proyecto, mediante una barra con
colores que determinan el grado de avance de mismo. Por ejemplo, el color verde
representa un avance acorde a lo programado, el color amarillo puede representar un 5%
de inconsistencia y el color rojo un 10% de desfase respecto de lo planificado, dentro de
cada cuadro, se indica el parmetro eventualmente afectado por el retraso, como ejemplo
presentamos este cuadro o barra de estado.
Alcance
Programa
Costo
Riesgos
Calidad
59
Dentro de este documento, se deben especificar tambin los siguientes tpicos
con la finalidad de entregar una informacin ms detallada del estado del proyecto en
cuestin.
Cuestiones pendientes.
Riesgos pendientes.
Se debe entregar tambin una tabla resumen que muestre el estado de los hitos y
entregables del proyecto, como por ejemplo.
HITO
Documentos
tcnicos
Planos
Documentos
administrativos
PLANIFICADO
PROYECTADO
REAL
ESTADO
11/12/13
15/12/13
80%
11/12/13
15/12/13
100%
11/12/13
15/12/13
60%
60
HABILIDADES INTERPERSONALES
rea funcional
Descripcin
Interaccin con
compaeros de
trabajo.
Interaccin con
base el respeto.
Trabajar en armona con los
los
supervisores
Interaccin con
los clientes.
Clasificacin
Clasificacin
de empleado
de Gerencia
Capacidad
motivacional
Liderazgo
Fortalezas
Debilidades
EVALUACIN DE GERENCIA
Fortalezas
Debilidades
RECOMENDACIONES DE GERENCIA
DESEMPEO EN EL TRABAJO
rea funcional
Conocimiento
Descripcin
Comprende las funciones del trabajo, los
Clasificacin de
Clasificacin de
empleado
Gerencia
61
Ejecucin
Resolucin de
problemas
Mejora de
procesos
Seguridad
Productividad
Calidad
Iniciativa
Asistencia y
puntualidad
Organizacin
Adaptabilidad
Fortalezas
Debilidades
EVALUACIN DE GERENCIA
Fortalezas
Debilidades
RECOMENDACIONES DE GERENCIA
rea funcional
Habilidades
telefnicas
Descripcin
Ser agradable al contestar el telfono, ser
corts y respetuoso con el cliente dando un
Clasificacin de
empleado
Clasificacin de
Gerencia
62
Resolucin de
problemas
El arte de vender
Iniciativa
Proactivividad
Cortesa
Presentacin
personal.
Fortalezas
Debilidades
EVALUACIN DE GERENCIA
Fortalezas
Debilidades
RECOMENDACIONES DE GERENCIA
HABILIDADES DE COMUNICACIN
rea funcional
Verbal
Escritura tcnica
Descripcin
Capacidad para comunicarse con claridad y
eficacia a los dems a travs de la
comunicacin verbal.
Crear documentos tcnicos que se adhieren a
los estndares corporativos, comunica
claramente los detalles tcnicos, y presentado
Clasificacin de
empleado
Clasificacin de
Gerencia
63
Escritura creativa
Influencia
Presentaciones
Relaciones
Escuchar
Negociacin
Facilitacin
Respuesta a los
conflictos
Fortalezas
Debilidades
EVALUACIN DE GERENCIA
Fortalezas
Debilidades
RECOMENDACIONES DE GERENCIA
ANALISIS DE CAUSA-RAIZ
Todo emprendimiento basa su xito, no tanto en las tcnicas de funcionamiento, o
en las herramientas utilizadas, sino que en equipo humano que hace que estas tcnicas
y/o herramientas alcancen la funcionalidad deseada. Tambin hay que poner atencin en
aquellos que de forma indirecta forman parte integral del desarrollo del proyecto, como
son proveedores, transportistas etc.
64
El propsito de este anlisis, es precisar las razones que eventualmente pudieron
provocar retrasos en nuestro proyecto, teniendo como norte, el aprendizaje orientado a
evitar este tipo de riesgos en el futuro.
Es importante sealar que para el propsito de este anlisis, debemos tener
presentes las siguientes consideraciones.
Lo ms especfico posible
Razonablemente identificable
con este anlisis, ya que estos, as como sus medidas correctoras, impactarn el proyecto
de instalacin. La comunicacin formal con el equipo del proyecto debe ser fluida a lo
largo de este anlisis como tambin al finalizar.
El primer paso es realizar un anlisis del evento y el nivel de afectacin del
proyecto por su ocurrencia.
En el caso expuesto, el incumplimiento de un proveedor respecto de la entrega de
insumos y equipos en el tiempo requerido, provocara retrasos de gravedad en el
desarrollo del proyecto.
Hecha la descripcin se procede a realizar una cronologa detallada de los hechos
que derivaron el problema.
Para esto se debe designar un equipo de investigacin, que bajo parmetros
establecidos, tendrn la misin de detectar la gnesis del problema con la finalidad de
evitarlo en proyectos futuros. Tambin analizarn las eventuales sanciones y, desde
luego, las medidas correctivas que intenten evitar la afectacin del proyecto en cuestin.
En el caso de nuestro proyecto, la accin correctiva estuvo contenida en la
revocacin del contrato y la asignacin del mismo a dos proveedores distintos para que
en caso de falla de uno de ellos, el otro lo pueda suplir.
FASE DE CIERRE
Luego de completar todos los entregables del proyecto y de que estos han sido
aceptados por el cliente, el proyecto ha cumplido con sus objetivos de forma exitosa y
est listo para el cierre formal. El cierre del proyecto es la ltima fase en el proyecto que
65
debe ser conducida formalmente de tal manera que los beneficios alcanzados por el
proyecto son visualizados por el cliente.
REALIZACIN DEL CIERRE DEL PROYECTO
El cierre del proyecto implica la realizacin de una serie de actividades para
concluir el proyecto, incluyendo:
Generar un plan de traspaso para transferir los entregables al entorno del cliente.
Estos entregables implican todo aquello que queda en poder del cliente por
concepto del proyecto, tanto
PLAN DE TRANSICIN
Este plan documenta formalmente el proceso para la transicin de los poderes,
deberes, actividades y funciones de las tareas y herramientas para el contrato de proyecto
66
de instalacin elctrica. En l se describe el enfoque de la transicin de trabajo y los
empleados encargados de la ejecucin del mismo. El contrato es para la implementacin
de una red elctrica en las instalaciones del recin construido laboratorio minero situado
al interior de la mina El Teniente de Rancagua. Esta base de datos permitir integrar todo
el seguimiento de la nmina de pago y presentacin de informes en una base de datos
consolidada. Este contrato se completar a ms tardar en 180 das despus de la
adjudicacin del contrato. El plazo de ejecucin es desde 1 de enero al 31 de marzo de
2014. El valor del contrato es de $ 100.000.000.
El siguiente grfico ilustra los miembros del equipo de transicin, as como las
funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.
CARGO
Project
Mannager
Ingeniero
a cargo
Ingeniero
de rea.
RESPONSABILIDADES
Coordinar las actividades entre los participantes en toda la transicin,
proporcionar espacio de trabajo para todo el personal de transicin, facilitar las
reuniones de transicin segn se requiera.
Debe entregar toda informacin necesaria, respaldada en planos y documentos
tcnicos, realizar una revisin de las instalaciones en terreno en conjunto con el
ingeniero de rea, detectando y solucionando cualquier inconsistencia entre lo
planificado y lo observado en el lugar.
Debe requerir toda la informacin que crea necesaria al ingeniero a cargo,
expresndole cualquier duda y presentando cualquier inconsistencia para buscar
soluciones conjuntas. El ser responsable directo de la ejecucin, por tanto
deber asegurarse de despejar todas las dudas durante la transicin y mantener
contacto por cualquier otra duda o problema que pudiese aparecer durante la
ejecucin
67
Para esta transicin, la transferencia de conocimiento se producir durante la
totalidad del perodo de transicin de 15 das. La transferencia de conocimientos se
llevar a cabo a travs de diversos mtodos. El titular PM coordinar dos sesiones de
formacin en aulas formales para ser llevada a cabo por el ingeniero a cargo. Estas
sesiones se centrarn en las preocupaciones especficas del proyecto relacionadas con
las tareas y actividades de ejecucin del mismo.
El siguiente diagrama de Gantt muestra el cronograma para la transicin del
proyecto. Cualquier cambio a este horario requerir la revisin y aprobacin por parte del
cliente y todas las dems partes.
68
El primer paso ser entonces realizar un resumen que relate la consistencia del
proyecto, identificando en lineamientos muy generales, lo que fue el problema planteado y
la solucin implementada que cubri los alcances de la necesidad.
Se har mencin del equipo que estuvo a cargo del proyecto, de los conocimientos
aplicados, de la gestin de riesgos asociados, de la planificacin en trminos generales,
etc.
Tambin debe dar a conocer el objetivo central del mismo, que para este caso fue
disear e implementar una red elctrica en el laboratorio minero ya identificado con
antelacin.
Har una mencin tambin a la transicin de lo proyectado a lo ejecutado,
estableciendo puntos de inflexin y de aprendizaje en el desarrollo de este.
Se deben detallar los costos asociados al proyecto de manera general, lo que se
puede entregar a travs de una tabla, como la que exponemos a continuacin.
DETALLE
EQUIPOS
INSUMOS
HORAS HOMBRE
ALIMENTACIN
ALOJAMIENTOS
G.GENERALES
TOTALES
DIFERENCIA
UF 363
UF 95
UF 0
UF 0
UF 0
UF 113
UF 784
PROGRAMACIN
HITOS DEL PROYECTO
FECHA TOPE
Carta del proyecto
18/11/2013
FECHA REAL
19/11/2013
69
Proyecto de plan de revisin y terminacin
Inicio de proyecto
Canalizacin completa
Cableado de iluminacin completo
Cableado de fuerza completo
Instalacin de equipos completo
Instalacin de artefactos completo
Pruebas preliminares
Correccin de fallas
Marcha blanca
Pruebas finales
Entrega de proyecto
Conclusiones
02/12/2013
02/01/2014
03/02/2014
28/02/2014
28/02/2014
26/03/2014
26/03/2014
26/03/2014
27/03/2014
28/03/2014
28/03/2014
31/03/2014
07/04/2014
02/12/2013
03/01/2014
05/02/2014
28/02/2014
27/02/2014
24/03/2014
25/03/2014
26/03/2014
27/03/2014
28/03/2014
28/03/2014
30/03/2014
05/04/2014
Gestin de compras.
Gestin de riesgos.
Gestin de la integracin.
Gestin de calidad
70
Gestin de costos.
Gestin de
alcance.
Gestin de
calidad.
Gestin de
riesgos.
DESCRIPCIN
Gestin exitosa
Gestin exitosa
Gestin exitosa
SUCESO
Con la
planificacin
se cubri la
totalidad de
las
necesidades.
La instalacin
cumpl las
expectativas
de calidad
Se
manejaron de
buena
manera los
riesgos
previstos
IMPACTO
RECOMENDACION
Permiti
cumplir con
expectativas a
pesar de
cambios
Mantener el sistema
de trabajo en equipo
en la planificacin.
Gran
satisfaccin
por parte del
cliente.
Mantener bsqueda
de equipos e insumos
de gran calidad a
precios convenientes.
Posibilit una
excelente
reaccin
Mantener la gestin de
riesgos, planificando y
buscando alternativas
de solucin eficientes.
71
ANALISIS Y DISCUSIN
72
correremos serio riesgo de fracasar en nuestro cometido, como le ocurre al 80% de los
proyectos en el mundo.
En este contexto es que aparece el Project Manager, un sistema que nos permite
justamente solucionar muchos temas de la gestin del proyecto, desde el anlisis de la
conveniencia de un negocio hasta el cierre final del mismo, tomando consideracin
incluso de lo aprendido en el mismo como material de consulta en futuros proyectos,
cerrando de esta manera el circulo de un proceso que se retroalimenta dentro de un
mismo sistema.
Uno de los temas que ms atrajo nuestra atencin, fue el concepto de los stakeholders, y
toda una estrategia para manejar un asunto que es bsicamente poltica, que escapa al
concepto tcnico esencial de un proyecto elctrico, pero que puede representar una gran
ayuda en el desarrollo del mismo si se gestiona con xito las relaciones humanas con
personas que puedan favorecer o afectar nuestro cometido.
Dentro del estudio de este sistema de gestin y control de proyectos de ingeniera,
observamos que, dependiendo de la naturaleza del proyecto, algunos documentos
podran ser reemplazados o complementados por otros, e incluso podran ser eliminados
algunos de ellos, pensando en proyectos pequeos, que no tengan la disposicin de
recursos para realizar un proceso completo de gestin pero que quizs, con algunos
procesos claves mnimos, logre mejorar en gran medida su media de gestin,
implementando una especie de Project Management reducido pero igual de efectivo para
un emprendimiento menor.
Ciertamente este proyecto nos ha servido para conocer de un proceso que a todas luces
es una gran herramienta con un dinamismo y retroalimentacin tal que, al manejar dichas
tcnicas, nos permitir ser profesionales con un valor agregado importante y en constante
crecimiento.
CONCLUSIN
Un camino llega al final, y es el momento de mirar atrs, recordar cuando
tmidamente entramos a esta sede, absolutamente perdidos, intentando entender la lgica
de numeracin de las salas y con un conocimiento que con suerte, alcanzaba a entender
la ley de Ohm.
Hoy estamos en otra situacin, hemos crecido, no solo en conocimientos tcnicos,
sino que adems, y lo que se nos antoja mucho ms importante, como personas.
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Los conocimientos han crecido, y mucho, no obstante queda mucho por aprender,
sustentados en la base de conocimientos adquiridos tendremos que empezar a tomar
decisiones, que nos llevarn por caminos dismiles, pero con una misma impronta, la de
ser alumnos de una institucin que nos cobij y nos dio la posibilidad de demostrar que si
podamos, que con esfuerzo se poda lograr. Todos, cual ms cual menos, hemos
sacrificado horas de sueo, momentos familiares y hasta oportunidades laborales por
llegar hasta donde estamos parados hoy, en la expectativa de egresar de la carrera de
ingeniera en electricidad con mencin en instalaciones elctricas. Muchos tambin,
seremos los primeros en aportar un ttulo a la historia de la familia de origen, llenando de
emocin y orgullos a quienes nos conocen desde nuevos y tambin a quienes se han
unido a nuestro camino de vida en los aos de servicio en el planeta.
En el contexto de la aplicacin de estos conocimientos, es que hoy estamos dando
por concluido este proyecto, enfocado en la implementacin de un sistema llamado
Project Management, aplicado a un proyecto elctrico.
Project Management, luego de nuestro estudio, ha resultado ser una gran
herramienta de apoyo en la gestin de un proyecto de ingeniera, estandarizando
procesos de planificacin y control de todo el proceso, desde el nacimiento de la idea
hasta la entrega de la solucin a un requerimiento, lo que entrega la posibilidad de realizar
una evaluacin objetiva, libre de percepciones personales, tcnica, que asegura optar por
las mejores decisiones en cada aspecto del desarrollo de un propsito dado.
Ciertamente ser una importante ventaja en la vida profesional que se nos
presentar a partir de este da, el manejar este sistema, ya sea para aplicarlo en las
empresas en las que trabajemos, como tambin, y porque no, para aplicarlo en nuestros
emprendimientos personales.
Con esto, queremos dar por concluido este, el ltimo proyecto de nuestra carrera, en
torno a la aplicacin de Project Management al proyecto elctrico.