You are on page 1of 75

PERENCANAAN PRODUKSI DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

FARMASI INDUSTRI
MAKALAH

Disusun Oleh :
Kelompok 9
Nama anggota

NPM

Ani Kurnia

260112150011

Mia Zena Amalia

260112150026

Mifta Huliyal Jannah

260112150042

Anggy Luthfi

260112150104

Hikmawati

260112150117

Firdha Senja M

260112150128

Pevi Yuliani

260112150164

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER


FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
JATINANGOR
2014

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT., karena dengan
karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Perencanaan
Produksi dan Pengendalian Persediaan. Makalah ini diajukan untuk memenuhi
salah satu tugas Mata Kuliah Farmasi Industri.
Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
yang kepada:.
1. Bapak Dudi Runadi, M.Sc., Apt. selaku dosen Mata Kuliah Farmasi Industri
2. Orang tua kami yang telah memberikan bantuan baik berupa materi maupun
spiritual.
3. Teman-teman yang telah membantu menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat, khususnya untuk penulis dan
umumnya untuk pembaca.
Kritik dan saran dari pembaca sangat penulis harapkan guna perbaikan
penulisan selanjutnya.
Jatinangor,

November 2015

Penulis

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......................................................................................

DAFTAR ISI.....................................................................................................

ii

BAB I PENDAHULUAN.................................................................................

1.1 LATAR BELAKANG.......................................................................

1.2 TUJUAN...........................................................................................

BAB II ISI.........................................................................................................

2.1 PENGADAAN BAHAN AWAL.......................................................

2.2 FORECASTING...............................................................................

10

2.3 PRODUCTION PLANNING............................................................

20

2.4 INVENTORY CONTROL................................................................

28

2.5 PURCHASING.................................................................................

49

2.6 WAREHOUSE..................................................................................

53

BAB III KESIMPULAN..................................................................................

66

PERTANYAAN DISKUSI...............................................................................

68

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................

71

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Manajemen operasi adalah merupakan usaha-usaha pengelolaan secara
optimal penggunaan sumber-sumber daya (faktor-faktor) produksi antara lain
tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah menjadi berbagai produk
atau jasa. Ciri umum dari manajemen operasi adalah adanya unsur utama,
yaitu input, proses transformasi, output, feedback information dan lingkungan.
Input yang digunakan dapat bersifat sederhana atau kompleks. Proses
transformasi merupakan kegiatan penambahan nilai, oleh karena itu perlu
diperhatikan karakteristik seperti efisiensi, kualitas, tenggang waktu maupun
fleksibilitas. Output dapat berupa barang atau jasa atau sekumpulan barang
atau jasa. Lingkungan merupakan sesuatu yang komplek dan sulit untuk
dikontrol seperti: teknologi, ekonomi, sosial, politik dan lain-lain, oleh karena
itu perlu diperhatikan secara terus-menerus.
Atas dasar utama manajemen operasi tersebut, dapat dikatakan bahwa
manajemen operasi adalah kegiatan untuk mengolah input melalui proses
transformasi atau pengubahan atau konversi sedemikian rupa sehingga
menjadi output yang dapat berupa barang atau jasa. Atau dengan kata lain
manajemen operasi adalah proses transformasi input menjadi output, berupa
barang atau jasa secara terarah dan sistematis.
Terdapat 5 (lima) komponen utama yang mempengaruhi harga obat.
Kelima komponen tersebut adalah (1) Biaya bahan awal (starting material)
yang terdiri dari bahan baku dan bahan pengemas; (2) Biaya operasional
pabrik (manufacturing cost); (3) Biaya promosi (promotion cost); (4) Biaya
distribusi (distribution cost); dan (5) Biaya retailer (retailer cost). Dari kelima
biaya tadi, biaya bahan awal (starting cost) menyumbang 70 80% dari total
keseluruhan biaya industri farmasi. Oleh karenanya, penghematan biaya bahan
awal sebesar 10% saja, dengan didukung oleh manajemen produksi dan
operasi yang baik, akan memberikan sumbangan yang sangat signifikan bagi

industri

farmasi

yang

bersangkutan

yang

pada

gilirannya

sangat

mempengaruhi daya saing industri farmasi itu sendiri (Priyambodo, 2007).


1.2 TUJUAN
1. Mengetahui alur cara perencanaan prodksi dan pengendalian persediaan di
industri farmasi
2. Memahami aspek-aspek

yang

diperhatikan

dalam

mengendalikan

persediaan di industri farmasi

BAB II
ISI
2

2.1 PENGADAAN BAHAN AWAL


Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam produksi adalah pengadaan
bahan awal. Bahan awal merupakan semua bahan, baik yang berkhasiat atau tidak
berkhasiat, yang berubah atau tidak berubah, yang digunakan dalam pengolahan
obat walaupun tidak semua bahan tersebut akan tertinggal di dalam produk ruahan
(Priyambodo, 2007).
Pengadaan atau pembelian bahan awal adalah suatu aktifitas penting dan
oleh karena itu hendaklah melibatkan staf yang mempunyai pengetahuan khusus
dan menyeluruh perihal pemasok. Pembelian bahan awal hendaklah hanya dari
pemasok yang telah disetujui dan memenuhi spesifikasi yang relevan, dan bila
memungkinkan, langsung dari produsen. Dianjurkan agar spesifikasi yang dibuat
oleh pabrik pembuat untuk bahan awal dibicarakan dengan pemasok. Sangat
menguntungkan bila semua aspek produksi dan pengawasan bahan awal tersebut,
termasuk persyaratan penanganan, pemberian label dan pengemasan, juga
prosedur penanganan keluhan dan penolakan, dibicarakan dengan pabrik pembuat
dan pemasok (BPOM, 2012).
Proses pengadaan bahan awal terdiri dari (BPOM, 2012):
Pengadaan Bahan
1

Pengadaan bahan awal hendaklah hanya dari pemasok yang telah disetujui dan
memenuhi spesifikasi yang relevan.

Semua penerima, pengeluaran dan jumlah bahan tersisa hendaklah dicatat.


Catatan hendaklah berisi keterangan mengenai pasokan, nomor bets/lot,
tanggal penerimaan atau penyerahan, tanggal pelulusan dan tanggal
daluwarsa bila ada.

Sebelum diluluskan untuk digunakan, tiap bahan awal hendaklah memenuhi


spesifikasi dan diberi label dalam spesifikasinya. Singkatan, kode ataupun
nama yang tidak resmi hendaklah tidak di pakai.

Tiap pengiriman atau bets bahan awal hendaklah diberi nomor rujukan yang
akan menunjukan identitas pengiriman atau bets selama penyimpanan dan
pengolahan. Nomor tersebut hendaklah jelas tercantum pada label wadah

untuk memungkinkan akses ke catatan lengkap tentang pengiriman atau bets


yang akan dipasang.
5

Apabila dalam satu pengiriman terdapat lebih dari satu bets maka untuk tujuan
pengambilan sampel, pengujian dan pelulusan, hendaklah dianggap sebagai
bets terpisah.

Penerimaan Bahan
6

Pada tiap penerimaan hendaklah dilakukan pemeriksaan visual tentang kondisi


umum, keutuhan wadah dan segelnya, ceceran dan kemungkinan adanya
kerusakan bahan tentang kesesuaian catatan pengiriman dengan label dari
pemasok. Sampel diambil oleh personil dan dengan metode yang telah
disetujui oleh Kepala Bagian Pengawasan Mutu.

Gambar 2.1 Penerimaan Bahan awal

Wadah dari mana sampel bahan diambil hendaklah diberi identifikasi.

Sampel bahan awal hendaklah diuji pemenuhannya terhadap spesifikasi,


dalam keadaan tertentu. Pemenuhan sebagian atau keseluruhan terhadap
spesifikasi dapat ditunjukan dengan sertifikat analisis yang diperkuat dengan
pemastian identitas yang dilakukan sendiri.

Hendaklah diambil langkah yang menjamin bahwa semua wadah pada suatau
pengiriman berisi bahan awal yang benar, dan melakukan pengamanan
terhadap kemungkinan salah penandaan wadah termasuk oleh pemasok.

10 Bahan awal yang diterima hendaklah dikarantina sampai disetujui dan


diluluskan untuk pemakaian oleh Kepala Bagian Pengawasan Mutu.
Penandaan
11 Bahan awal di area penyimpanan hendaklah diberi label yang tepat. Label
hendaklah memuat keterangan paling sedikit sebagai berikut: Nama bahan dan
bila perlu nomor kode bahan:
-

Nomor bets/control yang diberikan pada saat penerimaan bahan ;

Status bahan (misal : karantina sedang diuji, diluluskan, ditolak,);

Tanggal daluwarsa atau tanggal uji ulang bila perlu ;

Jika digunakan sistem penyimpanan dengan komputerisasi yang divalidasi


lengkap, maka semua keterangan di atas tidak perlu dalam bentuk tulisan
yang terbaca pada label.

Gambar 2.2 Proses Pemeriksaan Bahan Awal oleh QC


12 Label yang menunjukan status bahan awal hendaklah ditempelkan personil
yang di tunjuk oleh Kepala Bagian Pengawasan Mutu. Untuk mencegah
kekeliruan, label tersebut hendaklah berbeda dengan label yang digunakan
oleh pemasok misalnya dengan mencantumkan nama atau logo perusahaan.
Bila status bahan mengalam perubahan, maka label penujuk status hendaklah
juga diubah.

Gambar 2.3 Label Produk dalam proses analisis/pemeriksaan

Gambar 2.4 Label produk diluluskan

Gambar 2.5 Label Bahan Awal Ditolak


Penyimpanan
13 Persediaan bahan awal hendaklah diperiksa secara berkala untuk menyakinkan
bahwa wadah tertutup rapat dan diberi label dengan benar, dan dalam kondisi
yang baik. Terhadap bahan tersebut hendaklah dilakukan pengambilan sampel
dan pengujian ulang secara berkala sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
Pelaksanaan

pengambilan

sampel

ulang

hendaklah

diawali

dengan

penempelan lebel uji ulang dan / atau dengan mengunakan sisitem


dokumentasi yang sama efektifnya.

14 Bahan awal, terutama yang dapat mengalami kerusakan karena terpapar pada
panas, hendaklah disimpan di dalam ruangan yang suhu udaranya
dikendalikan dengan ketat. Bahan yang peka terhadap kelembaban dan atau
cahaya hendaklah disimpan

dengan benar di dalam ruangan yang

dikendalikan kondisinya.
Penyimpanan bahan awal baik pada saat proses karantina selama
pemeriksaan maupun setelah diluluskan harus disesuaikan dengan persyaratan
penyimpanan yang tercantum dalam label bahan awal atau Certificate of
Analysis (COA) yang disertakan dari bahan baku tersebut. Berikut adalah
contoh temperatur ruang penyimpanan yang tercantum dalam label bahan
awal:
a. Suhu ruang (ambient): suhu ruang tidak lebih dari 30C
b. Suhu ruang berpendingin udara (AC): suhu ruang di bawah 25C;
c. Suhu dingin: suhu ruang antara 28C; dan
d. Suhu beku: suhu ruang di bawah 0C.
Simpan bahan awal pada rak bahan awal yang telah ditentukan dengan
nama bahan awal yang tertera pada rak tersebut, jangan menaruh bahan awal

di lokasi yang tidak sesuai dengan nama bahan awal yang tercantum pada rak
tersebut. Bahan awal tidak boleh disimpan langsung bersentuhan dengan lantai
gudang, simpan bahan awal di atas rak atau pallet. Gudang penyimpanan
bahan awal harus selalu dipantau kondisinya sehingga selalu memenuhi
persyaratan. Semua bahan awal yang ditolak hendaklah diberi penandaan yang
mencolok, ditempatkan terpisah dan dimusnahkan atau dikembalikan kepada
pemasoknya.
Penyerahan/Distribusi Bahan
15 Penyerahan bahan awal untuk produksi hendaklah dilakukan sesuai dengan
prosedur yang telah disetujui. Catatan persediaan bahan hendaklah dilakukan
hanya oleh personil yang berwenang sesuai dengan prosedur yang telah
disetujui. Catatan persediaan bahan hendaklah disimpan dengan baik agar
rekonsiliasi persediaan dapat dilakukan.
16 Alat timbang hendaklah diverifikasi tiap hari sebelum dipakai untuk
membuktikan bahwa kapasitas, ketelitian dan ketepatannya memenuhi
persyaratan sesuai dengan jumlah bahan yang akan ditimbang.
17 Semua bahan awal yang ditolak hendaklah diberikan penandaan untuk
dimusnahkan atau dikembalikan kepada pemasoknya.
Persyaratan dari penimbangan antara lain:

Dilakukan oleh personil berwenang

Sesuai prosedur tertulis

Memastikan penimbangan bahan yang benar

Penimbangan secara akurat

Wadah penimbangan bersih

Kebenaran label

Diperiksa secara independen dan dicatat

Bahan untuk setiap bets dikumpulkan dan diberi label secara jelas.

Dokumen penting yang perlu disiapkan dalam pengadaan bahan awal, antara
lain (Priyambodo, 2007):
9

Kualifikasi pemasok,

Pre-audit Questionnaire for Manufacturer of Starting Material,

Daftar Periksa Audit Mutu / Sistem Mutu,

Daftar pemasok (supplier/vendor) yang disetujui, dapat berupa produsen atau


distributor bahan awal. Daftar pemasok tersebut berisi antara lain nama
pemasok, nama dan alamat pabrik pembuat serta nama bahan yang dipasok.
Daftar tersebut harus disetujui oleh Bagian Pengadaan dan Pemastian Mutu,
dan
Quality Assurance Agreement antara pemasok dan pengguna yang antara lain

memuat persetujuan spesifikasi, persetujuan audit, pemberitahuan atas


perubahan yang dilakukan oleh produsen bahan baku obat, misal perubahan
lokasi pabrik, perubahan teknologi pembuatan bahan baku obat.

Gambar 2.6 Form Pemasok Bahan Baku


2.2.

PERAMALAN PENJUALAN (FORECASTING)


Definisi Forecasting adalah peramalan penjualan yang merupakan dasar

perencanaan jangka panjang perusahaan, berguna untuk memperkirakan


kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja sebagai respon terhadap perubahan
permintaan pasar yang disiapkan oleh bagian marketing (Management Sciences of
Health, 2011).

10

Forecasting dibutuhkan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku,


produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai respons terhadap perubahan
permintaan (pasar). Dalam perencanaan dan pengambilan keputusan khususnya di
bidang produksi dan operasi bagian peramalan penjualan (forecasting) memegang
peranan yang sangat penting. Forecasting ini biasa digunakan terkait bagian
perencanaan :
1. Perencanaan produksi,
2. perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan,
3. perencanaan kebutuhan tenaga kerja,
4. perencanaan kapasitas produksi,
5. perencanaan desain dan lay out fasilitas,
6. penentuan lokasi pabrik,
7. penentuan metode proses produksi, dan
8. penentuan jumlah mesin dan sebagainya.
Peranan peramalan penjualan (forecasting) ini disebabkan adanya tenggang
waktu (lead time) antara suatu peristiwa atau kebutuhan dengan kebutuhan
mendatang. Jadi, Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan
dalam jangka panjang. Peranan forecasting pada masing-masing bagian di
perusahaan adalah sebagai berikut :
Bag. Keuangan
(Finance & Accounting)
- sebagai
dasar perencanaan

budget

Bag. Marketing
untuk

Bag. Produksi

perencanaan -

produk baru,

untuk membuat keputusan


process

(budgeting) dan kontrol -

kompensasi

biaya

penjualan,

perencanaan kapasitas,

dan lain-lain

lay out fasilitas produksi,

armada

selection

(buat/beli),

perencanaan

produksi

(schedulling) dan
-

pengendalian

persediaan

(inventory control).
Forecasting dibuat dan disiapkan oleh bagian Marketing (penjualan) karena
bagian Marketing-lah yang mengetahui kondisi pasar, dan mampu memperkirakan
11

efek kompetisi, iklan dan promosi, perubahan harga dan besarnya tekanan
kekuatan penjualan ditinjau dari segi fluktuasi permintaan. Ada beberapa kondisi
dalam ramalan penjualan (forecasting) yang perlu diwaspadai adalah sebagai
berikut :
Ramalan penjualan yang buruk

Perencanaan produksi yang buruk

Inventory
tingi

menjadi

sangat

Inventory
rendah

Naiknya biaya yang disebabkan


ketidak-efisienan sumber daya
(bahan baku, mesin dan juga
tenaga kerja) yang ada

menjadi

sangat

akan menyebabkan terjadinya


kekosongan produk di pasaran,
tidak ada produk yang bisa di jual.
Dan berakibat menciptakan peluang
bagi kompetitor

Hilangnya peluang pasar yang ada (loss opportunity).

Jika kondisi ini dibiarkan berlarut-larut, bukan tidak mungkin, industri (produk) tersebut
akan kehilangan pasar.

Peramalan berdasarkan jangka waktu :


1. Peramalan jangka pendek ( kurang satu tahun, umumnya kurang tiga bulan :
digunakan untuk rencana pembelian, penjadwalan kerja, jumlah TK, tingkat
produksi),
2. Peramalan jangka menengah ( tiga bulan hingga tiga tahun : digunakan untuk
perencanaan penjualan, perencanaan dan penganggaran produksi dan
menganalisis berbagai rencana operasi),
3. Peramalan jangka panjang ( tiga tahun atau lebih, digunakan untuk
merencanakan produk baru, penganggaran modal, lokasi fasilitas, atau ekspansi
dan penelitian serta pengembangan).
12

Peramalan berdasarkan rencana operasi


1. Ramalan ekonomi: membahas siklus bisnis dengan memprediksi tingkat inflasi
dan indikator perencanaan lainnya,
2. Ramalan teknologi: berkaitan dengan tingkat kemajuan teknologi dan produk
baru,
3. Ramalan permintaan: berkaitan dengan proyeksi permintaan terhadap produk
perusahaan. Ramalan ini disebut juga ramalan penjualan, yang mengarahkan
produksi, kapasitas dan siatem penjadualan perusahaan.
Metode Peramalan Penjualan
Memperkirakan secara tepat besarnya permintaan pada masa yang akan
datang/Forecasting merupakan hal yang mustahil dilakukan karena disebabkan
begitu banyaknya faktor-faktor yang mempengaruhi pasar yang tidak bisa
diperkirakan dengan tepat. Untuk itu, perlu adanya evaluasi secara terus-menerus
terhadap metode peramalan yang digunakan, sehingga dapat terus menerus
disempurnakan. Secara umum, metode peramalan penjualan dapat dibagi dalam
dua kategori utama, yaitu metode kuantitatif dan metode kualitatif.
a. Metode Kualitatif
Merupakan metode subyektif, artinya besarnya angka penjualan ditetapkan
berdasarkan asumsi dan estimasi. Metode ini biasanya digunakan untuk
produk baru yang akan diluncurkan ke pasaran. Peramalan kualitatif dapat
menggunakan teknik/metode peramalan, yaitu :
1) Juri dari Opini Eksekutif : metode ini mengambil opini atau pendapat
dari sekelompok kecil manajer puncak/top manager (pemasaran,
produksi,

teknik,

keuangan

dan

logistik),

yang

seringkali

dikombinasikan dengan model-model statistik.


2) Gabungan Tenaga Penjualan : setiap tenaga penjual meramalkan
tingkat penjualan di daerahnya, yang kemudian digabung pada tingkat
provinsi dan nasional untuk mencapai ramalan secara menyeluruh.

13

3) Metode Delphi : dalam metode ini serangkaian kuesioner disebarkan


kepada responden, jawabannya kemudian diringkas dan diberikan
kepada para ahli untuk dibuat peramalannya. Metode memakan waktu
dan melibatkan banyak pihak, yaitu para staf, yang membuat
kuesioner, mengirim, merangkum hasilnya untuk dipakai para ahli
dalam menganalisisnya. Keuntungan metode ini hasilnya lebih akurat
dan lebih profesional sehingga hasil peramalan diharapkan mendekati
aktualnya.
4) Survei Pasar (market survey) : Masukan diperoleh dari konsumen atau
konsumen potensial terhadap rencana pembelian pada periode yang
diamati. Survai dapat dilakukan dengan kuesioner, telepon, atau
wawancara langsung.
b. Metode Kuantitatif
Metode ini didasarkan atas data-data penjualan masa lalu yang kemudian
diolah dengan berbagai metode statistik. Metode Kuantitatif dapat dibagi
dalam ke dalam deret berkala atau runtun waktu (time series) dan metode
kasual (casual). Metode kuantitatif sangat beragam dan setiap teknik
memiliki sifat, ketepatan dan biaya tertentu yang harus dipertimbangkan.
Metode kuantitatif formal didasarkan atas prinsip-prinsip statistik yang
memiliki ketepatan tinggi atau dapat meminimalkan kesalahan, lebih
sistematis, dan lebih populer dalam penggunaannya. Untuk dapat
menggunakan metode kuantitatif terdapat 3 kondisi yang harus dipenuhi,
yaitu (1) tersedianya informasi tentang masa lalu, (2) informasi tersebut
dapat dikuantitifkan dalam angka numerik, dan (3) adanya asumsi bahwa
beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut.
1) Metode Deret Waktu (Time Series)
Metode peramalan (forecasting) secara Time series atau sering
disebut Metode Deret Waktu atau Deret Berkala didasarkan
asumsi bahwa besarnya permintaan yang akan datang dapat
diprediksi dari besarnya permintaan pada masa lalu. Langkah
penting dalam menggunakan metode peramalan deret waktu adalah

14

dengan mempertimbangkan jenis pola data. Pola data dapat


dibedakan menjadi 4 jenis siklus dan trend, yaitu :(1) pola
horizontal, terjadi bilamana data berfluktuasi disekitar nilai rata-rata
yg konstan, (2) pola musiman, terjadi bilamana deret permintaan
dipengaruhi oleh faktor musiman,(3) pola siklus, terjadi bilamana
dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang (siklus bisnis),
dan (4) pola trend, terjadi bilamana kenaikan/penurunan permintaan
didasarkan pada trend ekonomi pasar yg berlangsung. Metode seri
waktu terbagi menjadi:
a) Rata-rata bergerak (moving averages),
Rata-Rata Bergerak Sederhana (simple moving averages) :
bermanfaat jika diasumsikan bahwa permintaan pasar tetap stabil.
Rata-Rata Bergerak Tertimbang (weighted moving averages) :
apabila ada pola atau trend yang dapat dideteksi, timbangan bisa
digunakan untuk menempatkan lebih banyak tekanan pada nilai
baru.
Rata-rata bergerak adalah suatu metode peramalan yang
menggunakan rata-rata periode terakhir data untuk meramalkan
periode berikutnya.
Rataratabergerak =

Permintaan dalam periode n sebelumnya


n

Sedangkan pembobotan rata rata bergerak


(bobot peride n)( permintaan dala periode n)
Pembobotanrata ratabergerak =
bobot
Dengan n adalah jumlah periode dalam rata-rata. Rata-rata
dengan bobot atau kepentingan dari setiap data berbeda. Besar dan
kecilnya bobot tergantung pada alasan ekonomi dan teknisnya.
Metode ini dapat menghaluskan fluktuasi tiba-tiba dalam pola
permintaan untuk menghasilkan estimasi yang stabil. Metode ini
mempunyai masalah :
15

Meningkatkan ukuran n memang menghaluskan fluktuasi


dengan lebih baik tetapi metode ini kurang sensitive untuk
perubahan nyata dalam data.

Rata-rata bergerak tidak dapat memanfaatkan trend dengan


baik.

Karena merupakan rata-rata, rata-rata bergerak akan selalu


berada dalam tingkat masa lalu dan tidak akan memprediksi
perubahan ke tingkat yang lebih tinggi maupun yang lebih
rendah.

b) Penghalusan eksponensial (exponential smoothing)


Penghalusan Eksponensial adalah metode peramalan dengan
menambahkan parameter alpha dalam modelnya untuk mengurangi
faktor kerandoman. Istilah eksponensial dalam metode ini berasal
dari pembobotan/timbangan (faktor penghalusan dari periodeperiode sebelumnya yang berbentuk eksponensial.
Metode exponential smoothing merupakan pengembangan
dari metode moving averages. Dalam metode ini peramalan
dilakukan dengan mengulang perhitungan secara terus menerus
dengan menggunakan data terbaru. Setiap data diberi bobot, data
yang lebih baru diberi bobot yang lebih besar. Rumus metode
eksponential smoothing :
Ft =F t1 + ( A t1F t 1 )
dimana :

Ft = Peramalan baru
Ft-1 = Peramalan sebelumnya

= Konstanta penghalusan (01)

At-1 = Permintaan aktual periode lalu


Menghitung kesalahan peramalan
Ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan untuk
menghitung kesalahan dalam peramalan. Tiga dari perhitungan
yang paling terkenal adalah :
16

Deviasi mutlak rata-rata (mean absolute deviation = MAD)


MAD adalah nilai yang dihitung dengan mengambil jumlah

nilai absolut dari setiap kesalahan peramalan dibagi dengan


jumlah periode data (n).
MAD=

AktualPeramalan
n

Kesalahan kuadrat rata-rata (mean square error =MSE)


MSE=

( Kesalahan peramalan )2
n

Kesalahan persen mutlak rata-rata (mean absolute percent


= MAPE)
MAPE=

(Deviasi absolut )/( nilai aktual) 100


n

c) Proyeksi trend (trend projection)


Adalah suatu metode peramalan serangkaian waktu yang
sesuai dengan garis tren terhadap serangkaian titik-titik data masa
lalu, kemudian diproyeksikan ke dalam peramalan masa depan
untuk peramalan jangka menengah dan jangka panjang. Persamaan
garis :
y =a+bx
Dengan:

y = variabel yg akan diprediksi


a = konstanta
b = kemiringan garis regresi
x = variabel bebas (waktu)

Dengan metode kuadrat terkecil (MKT) didapat :


b=

xy n x y a= y b x
x 2n x 2
17

2) Metode Casual
Metode peramalan secara casual, didasarkan adanya asumsi bahwa
penjualan dipengaruhi oleh berbagai peristiwa yang sengaja dibuat
yang dapat mempengaruhi penjualan, misalnya promosi, iklan,
kegiatan kompetitor, dan lain-lain. Dalam prakteknya jenis metode
peramalan ini terdiri dari :
a) Metode regresi dan kolerasi, merupakan metode yang digunakan
baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek dan didasarkan
kepada persamaan dengan teknik least squares yang dianalisis
secara statis. Penggunaan metode ini didasarkan kepada variabel
yang ada dan yang akan mempengaruhi hasil peramalan. Hal- hal
yang perlu diketahui sebelum melakukan peramalan dengan
metode regresi adalah mengetahui terlebih dahulu mengetahui
kondisi- kondisi seperti :

Adanya informasi masa lalu

Informasi yang ada dapat dibuatkan dalam bentuk data


(dikuantifikasikan)

Diasumsikan bahwa pola data yang ada dari data masa lalu
akan berkelanjutan dimasa yang akan datang.
Adapun data- data yang ada dilapangan adalah :

Musiman (Seasonal)

Horizontal (Stationary)

Siklus (Cyclical)

Trend

b) Model Input Output, merupakan metode yang digunakan untuk


peramalan jangka panjang yang biasa digunakan untuk menyusun
trend ekonomi jangka panjang.
c) Model ekonometri, merupakan peramalan yang digunakan untuk
jangka panjang dan jangka pendek.

18

Adapun Dasar-dasar focus forecasting oleh Bernie T. Smith:


1. Apapun yang kita jual pada 3 bulan terakhir, kemungkinan akan
tetap dijual 3 bulan mendatang
2. Apapun yang kita jual 3 bulan yang sama tahun lalu, kemungkinan
akan dijual pada 3 bulan yang sama
3. 3 bulan kedepan kita akan menjual 10% lebih banyak dibanding
bulan lalu
4. 3 bulan kedepan kita akan menjual 50% lebih banyak dibanding
bulan yang sama pada tahun lalu
5. Berapapun presentase yang kita dapat 3 bulan terakhir, hal yang
sama juga akan terjadi 3 bulan kedepan.
Seluruh data harus dianalisis kemudian baru dipilih pendekatan yang
paling nyata agar jumlah penjualan dimasa mendatang (production
planning) dapat ditentukan (Theptong, 2010).
Focus Forecasting
Focus forecasting diciptakan oleh Bernie T. Smith, seorang ahli statistika
dan komputer yang juga seorang Inventory Manager di American Hardware
Supply Co., Amerika Serikat. Smith menggunakan pendekatan statistik yang
sangat sederhana berdasarkan data-data pada masa lalu untuk dapat membuat
peramalan secara lebih tepat. Data-data dari masa lalu tersebut diolah dengan
menggunakan

program

komputer

yang

sederhana

untuk

membuat

perkiraan/peramalan penjualan.
Dasardasar penerapan Focus forecasting adalah:
A

Apapun yang kita jual pada 3 bulan terakhir, kemungkinan akan kita jual pada 3 bulan

yang akan datang.


Apapun yang kita jual pada 3 bulan yang sama tahun lalu, kemungkinan akan kita jual

C
D

pada 3 bulan yang sama.


Pada 3 bulan kedepan, kita akan menjual 10% lebih banyak dibanding 3 bulan lalu.
Pada 3 bulan kedepan, kita akan menjual 50% lebih banyak dibanding bulan yang

sama pada tahun lalu.


Berapapun prosentase perubahan yang kita dapat tahun lalu pada 3 bulan terakhir, hal

19

yang sama juga akan terjadi pada 3 bulan kedepan.


Menurut Bernie T. Smith, hal terpenting dalam penerapan focus forecasting
adalah bahwa metode ini tidak boleh terlalu kaku. Artinya seluruh data penjualan
dianalisis dengan menggunakan kelima pendekatan tersebut di atas, kemudian dari
pendekatan yang paling mendekati kebenaran/kenyataan yang sesungguhnya (data
dari hasil penjualan nyata), digunakan untuk memperkirakan jumlah penjualan di
masa yang akan datang.
2.3 PERENCANAAN PRODUKSI (PRODUCTION PLANNING)
Perencaaan produksi adalah pernyataan rencana produksi ke dalam bentuk
agregat. Perencanaan produksi ini merupakan alat komunikasi antara manajemen
teras (top management) dan manufaktur. Di samping itu juga, perencanaan
produksi merupakan pegangan untuk merancang jadwal induk produksi.
Perencanaan dapat diartikan sebagai kegiatan memilih dan menentukan
tujuan dan kebijakan perusahaan, program, dan prosedur kerja yang akan
dilakukan. Sistem pengendalian adalah suatu kegiatan pemeriksaan atas kegiatan
yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan tersebut dapat sesuai dengan apa
yang diharapkan atau yang direncanakan. Perencanaan dan pengendalian produksi
mempunyai peranan yang sentral dalam peningkatan produktifitas karena melalui
perencanaan dan pengendalian produksi yang baik, akan dicapai penghematan
dalam biaya bahan, pemanfaatan sumber daya baik fasilitas produksi maupun
mesin, tenaga kerja atau waktu yang optimal yaitu tidak boros atau tidak idle.
Kegiatan merencanakan produksi baik dalam skala waktu tahun, semester,
bulan ataupun harian. Dalam melakukan perencanaan, divisi bagian tersebut
sangat membutuhkan hasil forecasting dari bagian marketing yang mana
selanjutnya akan dibuat perencanaan produksi dan Rancangan Anggaran
Pembelanjaan Perusahaan (RABP) sebagai acuan untuk memenuhi kebutuhan
permintaan marketing tersebut. Biasanya hasil forecasting dari divisi marketing
dibuat dalam kebutuhan tahunan, dimana akan di break down menjadi
persemester, pertriwulan, perbulan, perminggu dan perhari.
Sasaran pokok dari rencana produksi adalah ketepatan waktu dalam
memenuhi janji permintaan pelanggan, ketepatan waktu penyelesaian permintaan

20

pelanggan, berkurangnya biaya produksi dan new product launching dan


divestment (write off) produk lama berjalan lancar. Perencanaan produksi
dipengaruhi oleh banyak faktor dimana dapat dikelompokkan menjadi faktor
internal dan eksternal. Faktor internal bisa berasal dari perusahaan tersebut dan
faktor eksternal bisa berupa permintaan pasar, kondisi perekonomian, ketersediaan
bahan baku dan pengemas, aktivitas kompetitor, dan kapasitas eksternal.
Beberapa fungsi lain perencanan produksi adalah:
1. Menjamin rencana penjualan dan rencana produksi konsisten terhadap
rencana strategis perusahaan.
2. Sebagai alat ukur performansi proses perencanaan produksi.
3. Menjamin kemampuan produksi konsisten terhadap rencana produksi.
4. Memonitor hasil produksi aktual terhadap rencana produksi dan membuat
penyesuaian.
5. Mengatur persediaan produk jadi untuk mencapai target produksi dan rencana
startegis
6. Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan Jadwal Induk Produksi.
(Helmi, 2009)
A. Tujuan Perencanan Produksi
Tujuan perencanan produksi adalah:
1. Sebagai langkah awal untuk menentukan aktivitas prduksi yaitu sebagai
referensi perencanaan lebih rinci dari rencana agregat menjadi item dalam
jadwal induk produksi.
2. Sebagai masukan rencana sumber daya sehingga perencanaan sumber daya
dapat dikembangkan untuk mendukung perencanaan produksi.
3. Meredam (stabilisasi) produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi
permintaan.
(Helmi, 2009)
B. Karakteristik Perencanaan Produksi

21

Agar manajemen dapat memfokuskan seluruh tingkat produksi tanpa harus


rinci, maka perencanaan produksi dinyatakan dalam kelompok produk atau famili
(agregat). Satuan unit yang dipakai dalam perencanaan produksi bervariasi dari
satu pabrik ke pabrik lain. Hal ini bergantung dari jenis produk seperti : ton, liter,
kubik, jam mesin atau jam orang. Jika satuan menit sudah ditetapkan maka faktor
konversi harus ditetapkan sebagai alat komunikasi dengan departemen lainnya
seperti departemen pemasaran dan akuntansi. Satuan unit di atas harus
dikonversikan dalam bentuk satuan rupiah. Di samping menjaga faktor konversi
diperlukan untuk menterjemahkan perencanaan produksi ke jadwal produksi
induk produksi. Perencanaan produksi mempunyai waktu perencanaan yang
cukup panjang, biasanya 5 tahun. Rencana ini digunakan untuk perencanaan
sumber daya seperti ekspansi, pembelian mesin. Proses peramalan telah
memberikan informasi mengenai besarnya permintaan akan produk yang
direncanakan. Langkah selanjutnya adalah membuat rencana produksinya itu
sendiri. Dalam hal ini tidak semua permintaan dari hasil peramalan mungkin bisa
diproduksi karena kapasitas produksi yang dimiliki tidak mencukupi. Pada
dasarnya perencanaan produksi adalah upaya menjabarkan hasil peramalan
menjadi rencana produksi yang layak dilakukan dalam bentuk jadwal rencana
produksi. Sasaran pokok dari perencanaan produksi, antara lain:
1. ketepatan waktu dalam memenuhi janji (permintaan) pelanggan
2. kecepatan waktu penyelesaian pesanan (permintaan) pelanggan
3. berkurangnya biaya produksi
4. new product launching dan divestment (write off) produk-produk lama
berjalan lancar (teratur).
Perencanaan produksi dipengaruhi oleh banyak faktor, baik faktor internal
(dari dalam perusahaan sendiri) maupun faktor eksternal. Faktor internal antara
lain kapasitas terpasang, kapasitas produksi, jumlah persediaan dan aktifitas lain
yang diperlukan untuk produksi. Sedangkan faktor-faktor eksternal yang
mempengaruhi perencanaan produksi antara lain kebutuhan/permintaan pasar,
kondisi perekonomian, ketersediaan bahan baku/bahan pengemas, aktifitas
kompetitor dan kapasitas eksternal (untuk kegiatan yang di subkontrakan).

22

Dampak Perencanaan yang Baik :


1. Saling pengertian antar bagian
2. Tercapainya keseimbangan dalam inventory (bahan baku, WIP, Obat jadi)
3. Terciptanya program sarana produksi yang seimbang dan stabil
4. Memaksimalkan sumber daya (orang, mesin, alat dan ruang penyimpanan)
5. Investasi minimal pada barang jadi (WIP)
6. Hemat biaya penyimpanan
7. Hemat biaya tidak langsung
8. Angka kerusakan dan cacat produk rendah
9. Angka kelebihan bahan jadi rendah
10. Biaya pelacakan rendah

Gambar 2.7. Perencanaan Produksi


Perencanaan produksi, terbagi menjadi Rencana Produksi Tahunan, yang
kemudian di-break down ke dalam Rencana Produksi Periodik (misalnya
semester atau triwulan). Selanjutnya Rencana Produksi Periodik di-break down
lagi menjadi Rencana Produksi Bulanan, Mingguan dan Harian, seperti terlihat
pada gambar berikut:

23

Gambar 2.8 Perencaaan Produksi


Tujuan dari setiap bagian:
1. Tujuan Bagian Marketing (highest revenue through customer satisfaction):
a. Memiliki persediaan barang jadi dalam jumlah besar
b. Memproduksi barang yang diminta customer setiap diperlukan
c. Memperbesar jaringan distribusi dan pergudangan
2. Tujuan Bagian Keuangan (lowest cost and investment) :
a. Mengurangi investasi persediaan
b. Mengurangi jumlah pabrik, jaringan distribusi dan pergudangan
c. Memproduksi dalam jumlah besar untuk pemenuhan permintaan jangka
panjang
d. Memproduksi hanya bila ada pesanan
3. PPIC
PPIC berfungsi untuk membuat perencanaan dan pengendalian produksi,
merancang aliran kerja (workflow) organisasi mulai bahan baku sampai barang
jadi, menyusun jadwal sumberdaya dan mengeksekusinya, sehingga dapat
memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer serta meminimumkan biaya
produksi keseluruhan.
Tujuan PPIC :

Memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer

24

Mengeluarkan biaya produksi yang terendah

Mengeluarkan biaya persediaan yang terendah

Mengeluarkan biaya distribusi yang terendah.


Profit = Revenue Expense
Tugas-Tugas PPIC :

Perencanaan-membuat rencana produksi, menyusun dan menetapkan


urutan produksi, input material, alat dan mesin, serta pekerja.

Perancangan aliran kerja (workflow) organisasi

Penjadwalan-mempersiapkan order produksi dan jadwalnya (timetables)

Pengendalian-memberikan otorisasi untuk memulai kegiatan produksi,


memonitor, menindak lanjuti, dan menjaga rencana dilaksanakan.

C. Prosedur Perencanaan Produk


1. Perencanaan produksi berdasarkan permintaan pasar
Perencanaan untuk perusahaan yang menghasilkan produk untuk memenuhi
kebutuhan pasar, pada umumnya macam produknya standar, usia produk panjang,
dan jumlah permintaan banyak. Perencanaan didahului dengan membuat
forecasting permintaan, kemudian diikuti dengan rencana persediaan barang jadi
dan rencana jumlah produksi. Selanjutnya dibuat rencana kebutuhan bahan baku,
bahan pembantu, sumber daya manusia, kebutuhan mesin, dan sebagainya. Dari
rencana kebutuhan bahan baku dapat dilanjutkan dengan rencana pembelian dan
rencana penyimpanan barang. Dari rencana kebutuhan mesin dapat dilanjutkan
dengan rencana pemanfaatan kapasitas dan scheduling.

25

jadi

baku

rencana persediaan
rencana
barang
kebutuhan
rencana pembelian
bahan
dan rencana

permintaan forecasting

rencana kebutuhan
mesin
rencana pemanfaatan
kapa
rencana jumlah produksi

2. Perencanaan produksi berdasarkan order


Perencanaan untuk perusahaan yang melayani pesanan. Umumnya
menghasilkan barang yang bermacam-macam dengan bahan baku yang
bermacam-macam. Permintaan barang bermacam-macam, macamnya bergantiganti, dan jumlahnya tidak tentu, sehingga sulit dibuat forecast permintaannya.
Karena macam dan jumlah permintaan konsumen sulit diforecast, maka fasilitas
produksi harus dibuat relatif fleksibel, penyediaan bahan baku dan pembantu
berdasarkan rata-rata kebutuhannya pada tahuntahun sebelumnya, dan belum
tentu mengaitkan dengan macam barang yang dihasilkan (Priyambodo, 2007).
D. Dimensi Perencanaan Produksi
Rencana produksi meliputi rencana produksi jangka panjang dan rencana
produksi jangka pendek. Perbedaan kedua jenis rencana produksi tersebut dapat
dilihat sebagai berikut:

26

Rencana
Jangkauan perencanaan

Produksi Rencana

jangka panjang
jangka pendek
Pada umumnya meliputi 3, Pada umumnya hanya 1
5, 7 atau 10 tahun

Rincian perencanaan

Produksi

tahun

Estimasi tingkat produksi; Jumlah


kebutuhan

produksi

setiap

kapasitas jenis produk; perubahan

mesin; struktur

biaya persediaan ; pemakaian

pabrik; kebutuhan tenaga bahan; tenaga kerja, biaya


Dasar perencanaan

kerja;

arus

kas

dan over head pabrik; jadwal

perubahan persediaan

produksi

Rencana penjualan jangka

bulan atau minggu


Rencana penjualan jangka

panjang

dan

rencana

per

triwulan,

pendek.

investasi

E. Manajemen Material
Manajemen material merupakan manajemen untuk mencapai tujuan
pengelolaan material mulai dari bahan baku, bahan kemas, produk setengah jadi
hingga produk jadi yang tepat (tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu dan tepat
biaya). Manajemen material merupakan jembatan antara bagian marketing dengan
bagian lain seperti R&D, produksi, finance, dan lain-lain.

27

Gambar 2.9 Pendekatan Sistem Material Management


Tugas pokok manajemen material adalah mengubah forecasting menjadi
perencanaan produksi kemudian menjadi perencanan bahan baku, persediaan
akhir, hasil antara, peralatan dan jam kerja. Kegiatan utama dalam manajemen
material adalah perencanan produksi dan pengendalian persediaan, atau kadang
disebut PPIC ( Production Planning and Inventory Control).

Gambar 2.10 Kegiatan Manajemen Material (PPIC)


2.4 PENGENDALIAN PERSEDIAAN (INVENTORY CONTROL)
Persediaan (inventory) memiliki arti sangat penting dalam operasi bisnis
suatu perusahaan, guna memenuhi kebutuhan produksi dan memberikan kepuasan
pada kebutuhan organisasi (perusahaan). Pengendalian meliputi langkah yang
dilakukan oleh manajemen untuk memperbesar kemungkinan pencapaian sasaran
yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan dan juga untuk memastikan bahwa
seluruh bagian organisasi berfungsi sesuai tujuan organisasi.

Pengendalian

28

menurut Dlenn. Welsch Ronald W Hilton Paul (1995), adalah suatu proses untuk
memastikan

tindakan

yang

efisien

untuk

mencapai

tujuan

organisasi.

Pengendalian ini mencakup:


1. Penetapan sasaran dan standar
2. Membandingkan hasil dengan sasaran dan standar
3. Mendorong keberhasilan dan memperbaiki kekurangan
Terdapat tiga alasan perlunya persediaan bagi industri, yaitu:
1. antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan,
2. adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier,
3. adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) waktu
pemesanan.
Suatu sistem pengendalian internal merupakan bagian dari sebuah sistem
pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen meliputi pengendalian
administratif seperti anggaran untuk perencanaan dan pengendalian operasi, dan
pengendalian akuntansi seperti prosedur pengendalian internal mengenai
pemisahan tugas orang yang menghitung kas dari tugas orang yang memiliki
akses terhadap pencatatan piutang.
Ada dua tujuan utama dalam pengendalian internal atas persediaan antara
lain mengamankan persediaan dan melaporkan secara tepat dalam laporan
keuangan. Pengendalian persediaan harus dimulai segera setelah persediaan
diterima. Laporan penerimaan yang sudah diberi nomor sebelumnya harus diisi
oleh departemen penerimaan perusahaan untuk menetapkan tanggung-gugat
(account-ability) awal atas persediaan. Untuk memastikan bahwa persediaan yang
diterima sesuai yang dipesan, setiap laporan penerimaan harus cocok dengan
pesanan pembelian. Pengendalian internal juga bersifat :
1. Preventif (pencegahan), pengendalian preventif dirancang untuk mencegah
kesalahan atau kekeliruan pencatatan.
2. Detektif, ditujukan untuk mendeteksi kesalahan atau kekeliruan yang telah
terjadi.

29

3. Meningkatkan efisiensi dengan melaksanakan kebijakan dan prosedur untuk


melakukan peningkatan yang mungkin dicapai.
Jenis-jenis persediaan dalam suatu perusahaan menurut fungsinya dapat
dibedakan atas:
1. Bath Stock/Lot Size Inventory adalah persediaan yang diadakan karena kita
membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang
lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.
Keuntungannya:
a. Potongan harga pada harga pembelian.
b. Efisiensi produksi.
c. Penghematan biaya angkutan.
2. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang
terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau
permintaan yang meningkat.
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolan
yang berbeda, sehingga dapat dilihat dari jenis dan posisi barang. Persediaan
menurut jenis dan posisi barang dapat dibedakan menjadi beberapa jenis:
1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang
berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang dugunakan
dalam proses produksi.
2. Persediaan bagian produk atau komponen-komponen rakitan (purchased
parts/components),

yaitu

persediaan

barang-barang

yang

terdiri

dari

komponen-komponen yang diperoleh dari perusahan lain yang secara langsung


dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barangbarang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian
atau komponen barang jadi.

30

4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barangbarang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi
atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih
lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang
telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim
kepada pelanggan.
Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain adalah :
1. menghindari keterlambatan pengiriman
2. menghindari adanya material/ bagian yang rusak
3. menghindari kenaikan harga
4. mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu
5. menjamin kelangsungan produksi
Sedangkan, tujuan diadakannya persediaan antara lain adalah:
1) untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan,
2) untuk memperlancar proses produksi,
3) untuk

mengantisipasi

kemungkinan

terjadinya

kekurangan

persediaan

(stockout), dan
4) untuk menghadapi fluktuasi harga.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka tentu saja akan menimbulkan
konsekuensi bagi perusahaan, yaitu menanggung biaya atau resiko yang berkaitan
dengan keputusan persediaan. Bagi bagian keuangan, inventory adalah uang
(modal) sehingga harus dijaga agar nilai inventory tersebut sekecil mungkin untuk
memperkuat modal. Sebaliknya, orang marketing memandang bahwa inventory
harus setinggi mungkin untuk mendorong penjualan dan antisipasi adanya
permintaan yang mendadak. Bagi orang produksi, inventory harus dijaga
sedemikian rupa dalam kondisi yang optimum untuk menjaga efisiensi produksi
dan memperlancar tingkat pemanfaatannya. Oleh karena itu, sasaran akhir dari
pengendalian persediaan adalah menghasilkan keputusan tingkat persediaan, yang
menyeimbangkan tujuan diadakannya persediaan dengan biaya yang dikeluarkan.

31

Dengan kata lain, sasaran akhir dari pengendalian persediaan adalah


meminimalkan total biaya dengan perubahan tingkat persediaan.
Biaya Persediaan
Inventory (persediaan) adalah biaya. Terdapat lima kategori biaya yang
dikaitkan dengan keputusan persediaan, yaitu:
1. Biaya Pemesanan (order cost).
Biaya pemesanan adalah biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk
mendapatkan bahan, berupa biaya penulisan pemesanan, biaya proses
pemesanan, biaya materai/prangko, biaya faktur, biaya pengetesan, biaya
pengawasan, dan biaya transportasi. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin
besar frekuensi pembelian maka semakin besar pula biaya pemesanan.
2. Biaya Penyimpanan (carrying cost atau holding cost).
Sifat biaya penyimpanan adalah semakin besar frekuensi pembelian bahan,
maka semakin kecil biaya penyimpanan. Komponen utama dari biaya simpen
terdiri dari:
a. Biaya modal, meliputi biaya modal yang diinvestasikan (opportunity cost)
dalam persediaan, gedung, dan peralatan yang diperlukan untuk
mengadakan dan memelihara persediaan.
b. Biaya simpan, meliputi biaya sewa gudang, perawatan dan perbaikan
bangunan, listrik, gaji, personel keamanan, pajak atas persediaan, pajak
dan asuransi peralatan, biaya penyusutan, dan perbaikan peralatan. Biaya
tersebut ada yang bersifat tetap (fixed), variabel, maupun semi fixed atau
semi variabel.
c. Biaya resiko, meliputi biaya keusangan, asuransi persediaan, biaya susut
secara fisik, dan resiko kehilanga.
3. Biaya Kekurangan Persediaan (stock out cost).
Biaya kekurangan persediaan terjadi apabila persediaan tidak tersedia di
gudang ketika dibutuhkan untuk produksi atau ketika langganan memintanya.
Biaya yang dikaitkan dengan stock out meliputi biaya penjualan atau

32

permintaan yang hilang, biaya yang dikaitkan dengan proses pemesanan


kembali seperti biaya ekspedisi khusus, penanganan khusus, biaya
penjadwalan kembali produksi, biaya penundaan, dan biaya bahan pengganti.
4. Biaya yang Dikaitkan dengan Kapasitas.
Biaya ini terjadi karena perubahan dalam kapasitas produksi yang diperlukan
karena untuk memenuhi fluktuasi pasar/permintaan. Biaya yang dikaitkan
dengan kapasitas dapat berupa biaya kerja lembur, biaya pelatihan tenaga
kerja baru, dan biaya perputaran tenaga kerja (labour turn over cost).
5. Biaya Barang atau Bahan.
Biaya barang atau bahan adalah hargayang harus dibayar atas item yang
dibeli. Biaya ini akan dipengaruhioleh besarnya diskon yang diberikan oleh
supplier. Oleh karena itu,biaya bahan atau barang akan bermanfaat dalam
menentukan apakah perusahaan tersebut sebaiknya menggunakan harga
diskon atau tidak. Keseluruhan biaya tadi akan mempengaruhi total biaya
persediaan (Total Inventory Cost/TOC), yang dapat digambarkan padagambar
di bawah ini.

Gambar 2.11 Biaya Pesanan dan Biaya penyimpanan serta EOQ

33

Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum, diperlukan


jawaban atas dua pertanyaan mendasar yaitu kapan dilakukan pemesanan, dan
berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan harus dilakukan pemesanan kembali.
Keputusan mengenai kapan dan berapa jumlah yang harus dipesan, sangat
tergantung kepada waktu dan tingkat persediaan.
Keseluruhan biaya tadi akan mempengaruhi total biaya persediaan (Total
Inventory Cost). Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum,
diperlukan jawaban atas dua pertanyaan mendasar yaitu kapan dilakukan
pemesanan, dan berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan harus dilakukan
pemesanan kembali. Keputusan mengenai kapan dan berapa jumlah yang harus
dipesan, sangat tergantung kepada waktu dan tingkat persediaan.
Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum, maka hal-hal
yang harus diperhatikan:
a

Menetukan waktu dilakukannya pemesanan

Menentukan jumlah yang harus dipesan

Menetukan waktu dilakukannya pemesanan kembali

Pendekatan Pemesanan
Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum, diperlukan
jawaban atas dua pertanyaan mendasar yaitu (1) kapan dilakukan pemesanan, dan
(2) berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan harus dilakukan pemesanan
kembali. Keputusan mengenai kapan dan berapa jumlah yang harus dipesan,
sangat tergantung kepada waktu dan tingkat persediaan.
Untuk menjawab pertanyaan kapan harus dilakukan pemesanan, dapat
dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu : (1) pendekatan titik pemesanan kembali
(re order point approach/ROP), (2) pendekatan tinjauan periodik (periodic review
approach), dan (3) materialrequirement planning (MRP).
1. Re Order Point /ROP Approach

34

Dalam pendekatan ROP menghendaki jumlah persediaan yang tetap setiap


kali melakukan pemesanan. Apabila persediaan mencapai jumlah tertentu, maka
pemesanan kembali harus dilakukan, seperti terlihat pada gambar berikut :

Gambar di atas menunjukkan bahwa ROP dilakukan apabila persediaan


cukup untuk memenuhi kebutuhan selama tenggang waktu (lead time). Jumlah
yang harus dipesar berdasarkan pada Economic Order Quantity (EOQ).
Pendekatan ROP juga menghendaki pengecekan secara fisik ataupun penggunaan
kartu catatan stock secara teratur untuk menentukan apakah pemesanan kembali
harus dilakukan. Pendekatan ROP mempunyai resiko terjadi stock out jika jumlah
permintaan selama waktu lead time melebihi jumlah persediaan pengaman (buffer
stock).
2. Periodic Review Approach
Pendekatan periodik mempunyai resiko terjadi stock out jika pemesanan
diterima melebihi jangka waktu lead time. Dalam pendekatan dengan tinjauan
periodik, tingkat persediaan ditinjau pada interval waktu yang sama. Pada setiap
tinjauan dilakukan pemesanan kembali agar tingkat persediaan mencapai jumlah
yang diinginkan. Jumlah pemesanan kembali didasarkan pada tingkat maksimum
yang ditetapkan untuk setiap item persediaan yang dapat dicari dengan rumus
sebagai berikut:
Dimana:

Q=TPM PJSP+ PLT

Q
= jumlah pemesanan kembali
TPM = tingkat persediaan maksimum
P
= jumlah persediaan yang ada sekarang

35

JSP = jumlah yang sedang dipesan


PLT = permintaan selama tenggang waktu pemesanan
Pendekatan Periodic Review mempunyai resiko terjadi stock out jika
pemesanan diterima melebihi jangka waktu lead time.

Gambar 2.12 Periodic Review Approach


3. Material Requirement Planning (MRP)
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya bahwa metode ROP dan
periodic review hanya cocok digunakan jika jumlah permintaan adalah konstan,
seperti kebutuhan kemeja di toko eceran atau obat jadi, yang dianggap
independent terhadap permintaan item yang lain. Namun demikian, system ini
secara tipikal tidak memadai untuk berbagai tipe bahan baku maupun komponen
atau subkomponen yang digunakan untuk memproduksi suatu produk, seperti obat
misalnya. MRP merupakan sistem yang dirancang secara khusus untuk situasi
permintaan yang bergelombang (tidak konstan), yang secara tipikal karena
permintaan tersebut dependent. Oleh karena itu, tujuan dari sistem MRP adalah:
a. menjamin tersedianya material, item atau komponen pada saat dibutuhkan
untuk memenuhi jadwal produksi dan menjamin tersedianya produk jadi
bagi konsumen,
b. menjaga tingkat persediaan pada kondisi minimum, serta
c. merencanakan aktivitas pengiriman, penjadwalan, dan pembelian.
Dibandingkan dengan kedua sistem pengendalian persediaan sebelumnya,
manajemen persediaan sistem MRP memiliki karakteristik, antara lain:
36

1. Perhatian terhadap kapan barang tersebut dibutuhkan bukan pada kapan


barang tersebut dipesan.
2. Perhatian terhadap prioritas pesanan. Adanya kesadaran bahwa tidak semua
pesanan konsumen memiliki prioritas yang sama. Produk yang satu mungkin
lebih

penting

jika

dibanding

dengan

produk

yang

lain,

sehingga

memungkinkan dilakukan penjadwalan kembali barang-barang yang kurang


urgent.
3. Penundaan pengiriman permintaan. Sebagai konsekuensi dari prioritasisasi
pesanan maka untuk item atau barang yang belum diperlukan dapat dilakukan
penundaan pengiriman, sehingga akan memaksimalkan kapasitas produksi.
4. Fungsi integrasi, dengan karakteristik yang demikian maka bagian produksi
dan PPIC sebagai fungsi yang terintegrasi.
Langkah-langkah perhitungan MRP:
1. Menentukan kebutuhan bersih (net requirement). Net requirement adalah
selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement) dengan persediaan yang
ada di tangan (on hand). Data yang diperlukan dalam menentukan kebutuhan
bersih adalah kebutuhan kotor setiap periode, persediaan yang ada di tangan,
dan rencana penerimaan (scheduled receipts).
2. Menentukan jumlah pesanan. Berdasarkan kebutuhan bersih, ditentukan
jumlah pesanan, baik item maupun komponennya.
3. Menentukan BOM dan kebutuhan kotor setiap komponen. Kebutuhan kotor
setiap komponen ditentukan oleh rencana pemesanan (planned order released)
komponen yang ada di atasnya dengan dikalikan kelipatan tertentu sesuai
kebutuhan.
4. Menentukan tanggal pemesanan. Penentuan tanggal pemesanan yang tepat
dipengaruhi oleh rencana penerimaan (planned order receipts) dan tenggang
waktu pemesanan (lead time).
Faktor-faktor

kesulitan

dalam

MRP.

Terdapat

lima

faktor

yang

mempengaruhi tingkat kesulitan dalam proses MRP yaitu:


1. Struktur Produk

37

Semakin rumit struktur produk akan membuat perhitungan MRP semakin


rumit pula. Struktur produk yang komplek terutama ke arah vertikal, akan
membuat proses penentuan kebutuhan bersih, penentuan jumlah pesanan
optimal, penentuan saat yang tepat melakukan pesanan, dan penentuan
kebutuhan kotor menjadi berulang-ulang.
2. Ukuran Lot
Jika dilihat dari cara pendekatan masalah, terdapat dua aliran dalam penentuan
ukuran lot, yaitu pendekatan period by period, dan level by level. Ukuran lot
khususnya untuk struktur produk yang bertingkat banyak (multilevel case)
masih dalam tahap pengembangan, sehingga teknik ukuran lot merupakan
salah satu faktor yang mempengaruhi tingkat kesulitan dalam MRP.
3. Tenggang Waktu
Perbedaan dalam tenggang waktu akan menambah kerumitan dalam proses
MRP. Suatu perakitan belum dapat dilakukan apabila komponen-komponen
pembentuknya belum tersedia. Kompleksnya masalah dirasakan pada tahapan
penentuan kapan harus melakukan pemesanan, karena tidak hanya
menentukan kapan harus melakukan pemesanan, tetapi juga harus menentukan
besarnya lot pemesanan.
4. Perubahan Kebutuhan
MRP dirancang untuk menjadi suatu sistem yang peka terhadap perubahan
baik perubahan dari luar (permintaan) maupun perubahan dari dalam
(kapasitas). Kepekaan ini bukanlah tidak menimbulkan masalah, perubahan
kebutuhan produk akhir tidak hanya mempengaruhi rencana pemesanan, tetapi
juga mempengaruhi jumlah kebutuhan yang diinginkan. Jika dihubungkan
dengan tenggang waktu pemesanan dan ukuran lot, maka proses perhitungan
harus diulang kembali sehingga akan mengurangi efisiensi perhitungannya.
5. Komponen yang Bersifat Umum (Communality)
Adanya komponen yang bersifat umum (dibutuhkan lebih dari satu induk
item) akan menimbulkan kesulitan apabila komponen umum tersebut berada

38

pada level yang berbeda, sehingga diperlukan tingkat ketelitian yang tinggi,
baik dalam jumlah maupun waktu pelaksanaan pemesanan.

Gambar 2.13 Arus informasi sistem MRP


Model-Model Pengendalian
Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan
persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya
kepada konsumen. Ada beberapa model sistem pengendalian persediaan, yaitu:
a. Analisis Pareto (Konsep ABC)
Dalam pengendalian persediaan, seringkali timbul permasalahan sulitnya
mengendalikan karena sedemikian banyaknya item barang yang harus
dikendalikan. Untuk memudahkan dalam pengendalian, dapat dilakukan
klasifikasi item barang. Klasifikasi yang sering digunakan adalah klasifikasi
pareto, yang didasarkan pada hukum pareto. Hukum ini pertama kali dicetuskan
oleh Vilfredo Pareto, seorang ahli ekonomi dan sosiologi berkebangsaan Italia. Ia
mengemukakan bahwa sebagian besar kekayaan di Italia dimiliki oleh sebagian
kecil dari populasi penduduk, dan ia sampai pada kesimpulan bahwa pola

39

distribusi penghasilan di negara-negara lain pun pada dasarnya serupa. Dalam


kenyataannya, hukum ini pun berlaku untuk barang-barang dalam persediaan.
Beberapa persediaan memiliki proporsi yang relatif lebih kecil dari volume
persediaan secara keseluruhan, namun memiliki nilai (rupiah) yang relatif lebih
besar. Sebaliknya, beberapa persediaan memiliki volume yang lebih besar, tetapi
memiliki nilai (rupiah) yang relatif kecil (Vital few, Trival Many artinya dari
seluruh item persediaan yang ada, terdapat sejumlah kecil item persediaan yang
mempunyai nilai relatif cukup besar, sementara sebagian besar item persediaan
yang lain, nilainya hanya sedikit).
Klasifikasi pareto disebut juga klasifikasi ABC, karena membagi item
persediaan menjadi 3 kelas, yaitu kelas A, kelas B, dan kelas C.
Kelas A: Persentase Nilai Penggunaan Kumulatif > 80%
Kelas B: Persentase Nilai Penggunaan Kumulatif 20-80%
Kelas C: Persentase Nilai Penggunaan Kumulatif < 20%
Teknik analisa pareto yakni:
1. Tentukan penggunaan tahunan setiap item persediaan
2. Kalikan penggunaan tahunan setiap item dengan harga satuannya, sehingga
didapat nilai penggunaan tahunan
3. Susun item-item persediaan dalam daftar nilai penggunaan tahunan, yan
terbesar diletakkan di atas, sedangkan terkecil diletakkan paling bawah
dalam daftar
4. Tambahkan secara kumulatif item persediaan dan nilai penggunaannya
5. Konversikan jumlah kumulatif menjadi persentase kumulatif.

Gambar 2.14 Analisis Pareto (Konsep ABC)

40

Tabel 1. Pareto

Perlu diperhatikan bahwa item yang harganya mahal belum tentu masuk
kategori A dan item yang murah masuk kategori C, yang benar adalah total nilai
penggunaan tahunannya. Merupakan suatu kesalahan fatal jika menganggap
bahwa item kelas/kelompok C bukan item penting, sehingga pengendaliannya
boleh diabaikan. Perlu diingat bahwa tablet yang mahal tidak dapat diproduksi
dan dijual jika tidak terdapat karton pembungkus yang harganya hanya beberapa
ribu rupiah saja.
Manfaat pengendalian persediaan secara Pareto:
1. Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang efisien
2. Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan
cost benefit yang besar bagi perusahaan
3. Dapat memanfaatkan modal kerja (working capital) sebaik-baiknya sehingga
dapat memacu pertumbuhan perusahaan
4. Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada
akhirnya dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi
produksi.
Kunci sukses pengendalian persediaan secara Pareto adalah:

41

1. Item-item pada kelas/kelompok A harus dikendalikan secara ketat, catatan


persediaan harus mendetail dan tepat.
2. Item-item pada kelas/kelompok B dilakukan pengawasan secara normal,
penyesuaian dapat dilakukan baik mengenai kuantitas pemesanan (ROP)
maupun titik pemesanan kembali.
3. Item-item pada kelas/kelompok C dilakukan pengendalian secara lebih
sederhana (minimum). Pengendalian minimum, berarti:

Menjamin bahwa item-item yang bernilai rendah selalu ada dalam


persediaan, mempunyai persediaan yang cukup sehingga tidak terjadi
stock out.

Melipat dua/tigakan jumlah persediaan yang masuk kelas/kelompok C


tidak akan memberatkan biaya penyimpanan.

Untuk

mempunyai

persediaan

yang

cukup

untuk

item-item

kelas/kelompok C, maka pengadaan item-item tersebut dilakukan pada


jangka waktu yang lama.
Pertimbangan khusus:

Item yang peka terhadap waktu (expire date)

Item yang mudah rusak pada saat penyimpanan(stabilitas)

Item dengan penanganan khusus, langka, proses pemesanan sulit.


Sistem Pareto/ABC, tidak hanya digunakan untuk pengawasan persediaan,

tetapi dapat juga digunakan untuk menentukan tingkat prioritas pelayanan pada
langganan dan menentukan tingkat persediaan pengaman, khususnya untuk
produk akhir (obat jadi).
Just in Time (JIT)
Just in Time merupakan salah satu konsep yang mendukung manajemen
biaya guna mengantisipasi perubahan yang terjadi di lingkungan industri sebagai
akibat kemajuan teknologi dan otomatisasi. Dalam konsep JIT dilakukan eliminasi
biaya melalui eliminasi jumlah sediaan (persediaan=0 atau zero stock). Eliminasi
jumlah persediaanini secara otomatis menghilangkan biaya penyimpanan dan

42

transportasi sekaligus mengakibatkan penurunan tingkat toleransi terhadap tingkat


kesalahan produk. Penerapan JIT menuntut adanya kualitas kerja yang tinggi dan
beban kerja yang seimbang (balance capacity) untuk menghindari terjadinya
penundaan (delay) produk maupun kekecewaan konsumen. Dengan demikian
yang dimaksud dengan sistem JIT adalah usaha-usaha untuk bahan baku,suku
cadang atau komponen, waktu produksi dan sebagainya sehingga dapat
menghasilkan dan mengurumkan produk jadi tepat waktu untuk dijual.
Sistem JIT telah lama diterapkan di Jepang sejak tahun 1960-an terutama
oleh Toyota Motor Company, dan secara modern dipopulerkan oleh Taiichi Ohno,
Wakil Presiden Direktur Toyota Motor Company pada pertengahan tahun 1970-an.
Sistem JIT diterapkan dengan memanfaatkan kemampuan para pemasok bahan
baku dan suku cadang atau komponen yang dapat memenuhi kebutuhan industry
secara tepat waktu (Just in Time). Penerapan sistem JIT bertujuan untuk :
1. Meniadakan persediaan (zero inventories)
2. Meniadakan produk cacat (zero defects)
3. Meniadakan gangguan pada skedul produksi (zero schedule interruptions)
JIT dan Waktu Proses
Dalam sistem JIT dikenal adanya istilah waktu yang dibutuhkan suatu
produk melewati semua proses produksi atau sering disebut troughout time.
Troughout time terdiri dari empat komponen yang terbagi menjadi dua jenis
kegiatan yaitu kegiatan penambah nilai (value added activities) dan kegiatan
bukan penambah nilai (non value added activities), seperti ditunjukkan pada
gambar berikut:

Gambar 2.15 Throughout Time dan unsur waktu dalam proses produksi
Tujuan dilakukannya sistem pembelian tepat waktu adalah :

43

1. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya waktu pemeriksaan


yang bertele-tele karena supplier telah terpercaya.
2. Mengurangi inventory stock yang berlebihan, bila perlu zero stock
karena perencanaan dan penjadwalan pengiriman terkontrol.
3. Adanya jaminan kualitas material karena adanya seleksi ketat terhadap
supplier.
4. Mengurangi resiko penyimpanan karena stock terdapat di supplier.
Sistem JIT sering diidentikkan dengan usaha untuk menghilangkan
pemborosan produksi (waste product) yang disebabkan oleh produk cacat maupun
produk rusak , sehingga sistem JIT merupakan bahian penting dari Total Quality
Managemant (TMQ). Disamping itu, system JIT diidentikkan dengan sistem
persediaan tepat waktu dan system produksi tepat waktu.
Kondisi yang dipersyaratkan untuk menerapkan JIT dalam system sediaan
tepat waktu antara lain adalah:
1. Waktu dan biaya pemesanan maupun biaya set-up harus sekecil mungkin
2. Jumlah pemesanan mendekati satu
3. Tenggang waktu (Lead Time) harus seminimal mungkin
4. Beban antar lini/bagian atau mesin harus seimbang
5. Tidak ada waktu tunda akibat kualitas produk yang rendah, ketiadaan
suplay bahan, kerusakan mesin, perubahan desain dan sebagainya.
Sistem JIT bukanlah suatu konsep perubahan yang radikal, tetapi
penerapannya harus dilakukan secara bertahap dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Lakukan pengurangan jumlah persediaan sedikit demi sedikit hingga
timbul masalah
2. Setelah masalah diketahui, tingkat persediaan ditambah untuk untuk
menetralisir kejutan yang terjadi dan menjaga system agar system
beroperasi dengan lancar.
3. Masalah yang timbul dianalisis dan dicari pemecahannya
4. Setelah masalah hilang, persediaan dikurangi lagi hingga timbul masalah
baru

44

5. Langkah-langkah kedua hingga keempat diulangi lagi hingga ditemukan


tingkat persediaan minimal
Langkah-langkah tersebut diatas, sangat tepat dalam usaha meningkatkan
kualitas manajemen persediaan bahan dengan menggunakan JIT. Jika sistem JIT
diidentikkan dengan sistem produksi tepat waktu. Penerapan sistem JIT dapat
dilakukan dengan proses sebagai berikut:
1. Dimulai dengan menjadwalkan kembali produksi ke dalam lot lebih kecil
2. Meningkatkan pengendalian kualitas dengan menerapkan TQC (Total
Quality Control), agar pekerja lebih menyadari peningkatan kualitas.
3. Meningkatkan faktor-faktor produksi termasuk pekerjanya. Pada mumnya
penerapan JIT disertai dengan melibatkan karyawan dalam pengambilan
keputusan.
4. Menerapkan teknik produksi dalam cell untuk mempersingkat jarak
perjalanan bahan baku maupun komponen lainnya dari satu mesin/tahap
produksi ke mesin/tahap produksi yang lain.
Agar metode JIT ini dapat terlaksana dengan baik maka terdapat persyaratan
yang harus dipenuhi yaitu :
1. Supplier
Hubungan terus menerus dengan supplier yang sama.
Analisa harga diusahakan tetap atau ditekan.
Delivery tepat waktu.
Kemudahan pembayaran.
2. Kualitas
Jaminan kualitas dengan pemilihan supplier dan manufacturer yang
ketat.
Dokumen mutu lengkap (ISO, CoA)
Dilakukan audit vendor
Standar kemasan untk menjaga kualitas material.

45

3. Administrasi
Jumlah pembelian konstan
Administrasi seminimal mungkin
Dihindari adanya over stock atau out of stock
Kontrak pembelian jangka panjang
4. Delivery/pengiriman
Koordinasi pengiriman dengan bagian-bagian lain yang terkait
sesuai dengan kebutuhan, kepastian gudang dan ketersediaan dana.
Stock ada di supplier (system konsinyasi).

Gambar 2.16 Alur Pembelian

Perbandingan Sistem JIT dan MRP

46

Sistem MRP (Material Requirement Planning) dan system JIT, keduanya


ditujukan untuk mencapai pproduksi tepat waktu (Just in Time). MRP adalah suatu
sistem yang menggunakan daftar bahan (Bill of Maerial/BOM), status persediaan
(Inventory Master File/IMF), waktu pemesanan dan jadwal produksi induk
(Master Production Schedule/MPS) untuk menghitung kebutuhnan bahan. Dalam
system MRP mengharuskan adanya konsep pentahapan waktu (Time Phasing)
yang membutuhkan pembuatan jadwal untuk mengirimkan bahan yang
dibutuhkan untuk membuat suatu produk dengan menggunakan data waktu
pesanan. Sedangkan dalam sistem JIT, proses pentahapan waktu tidak diperlukan,
karena sistem ini didasarkan pada sistem produksi lancer. Dalam kasus dimana
pelancaran system produksi sangat sulit didapat dan proses produksi sangat
pendek, penggunaan

sistem MRP lebih tepat. MPS yang merupakan jadwal

produksi secara keseluruhan merupakan hal yang sangat penting dalam sistem
MRP karena merupakan sasaran yang harus dijaga secara ketat. Sedangakan
dalam sistem JIT, MPS bukan merupakan sasaran produksi yang harus dijaga
ketat, tetapi hanya sebagai kerangka kerja untuk menyiapkan pengaturan bahan
dan tenaga kerja pada setiap proses.
Perbedaan lain, dalam system MRP harus dilakukan peninjauan pada akhir
setiap selang waktu untuk membandingkan rencana produksi dengan kenyataan.
Jika terjadi perbedaan harus dilakukan perbaikan. Dalam sistem JIT, perbandingan
tersebut tidak diperlukan karena perbandingan seperti itu dengan sendirinya
muncul dalam hasil produksi harian. Selain itu, dalam sistem JIT dilakukan sistem
terbalik dari lini paling akhir menuju proses sebelumnya (sistem tarik/Pull
System), sedangkan pada system MRP digolongkan dalam sistem dorong (Push
System) dengan dorongan yang berasal dari perencanaan pusat.
Menghadapi volume produksi tinggi atau sistem produksi kontinyu,
diperlukan metode produksi dan perencanaan persediaan khusus. Sistem MRP
sangat baik untuk tingkat produksi menengah dan lead time komponen-komponen
nya lebih panjang. Sedangkan untuk tingkat produksi dengan volume besar, sistem
JIT lebih tepat untuk diterapkan.
Keuntungan penggunaan sistem kanban (JIT) adalah:
1. Waktu persiapan (set-up) pendek

47

2. Ukuran lot kecil


3. Tingkat persediaan rendah
4. Arus bahan baku lebih lancar
5. Waktu tenggang (lead time) dapat dikurangi
6. Volume dan produk mudah diganti
7. Adanya partisipasi dari karyawan dalam membuat keputusan
Kerugian sistem kanban :
1. Pekerja memiliki tanggungjawab yang lebih besar dan hal ini
membutuhkan kerjasama antara pekerja dengan manajemen secara baik
2. Skedul sangat ketat dan produksi harus selalu tepat waktu
3. System tidak dapat secara cepat merespon kenaikan volume yang cukup
besar
4. Kurang efisien jika untuk memproduksi semua komponen atau pesanan
khusus

Gambar 2.17 Diagram piramid JIT sebagai puncak hasil pelaksanaan


keseluruhan program Operasiona Excellence

Model VEN

48

Sistem VEN adalah suatu sistem dalam suatu pengelolaan barang (obat)
yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat terhadap kesehatan. VEN
terdiri dari 3 kelompok :
a

Very Essential (Vital)

obat-obatan

yang

harus ada dan penting untuk kelangsungan


hidup
b Essential

: obat-obatan penting yang dapat

melawan penyakit tetapi tidak vital


c

Non Essential

: obat-obatan yang sifatnya

hanya sebagai penunjang

2.5 PENGADAAN (PURCHASING/PROCUREMENT)


Dalam industri farmasi, komponen terbesar dalam struktur biaya produk
adalah biaya pengadaan barang, termasuk di dalamnya adalah pengadaan bahan
awal (starting material) yang terdiri dari bahan baku (baik bahan baku aktif
maupun bahan penolong) serta bahan pengemas. Tidak kurang dari 60 - 70% dari
total biaya perusahaan digunakan untuk melakukan pengadaan bahan awal ini.
Bagian/departemen yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pengadaan
barang

adalah

Departemen/Bagian

Pembelian

(purchasing/procurement

department). Di banyak industri farmasi, departemen ini berada langsung di


bawah direksi perusahaan (Direktur Keuangan atau Direktur Operasi/Pabrik).
Beberapa industri farmasi lain, menempatkan Departemen Pembelian di bawah
Material (PPIC) Manager. Perbedaan ini antara lain dipengaruhi oleh
besar/kecilnya tanggung jawab di masing-masing perusahaan karena bidang
pengadaan terkait langsung dengan penggunaan keuangan perusahaan.
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk melakukan pembelian segala
hal keperluan perusahaan, baik keperluan administrasi seperti alat tulis kantor dan
alat elektronik maupun keperluan yang terkait langsung dengan produksi obat
seperti bahan baku obat, bahan pengemas, spare part mesin-mesin produksi, dan

49

lain-lain. Terdapat empat kegiatan utama dalam Pembelian, yaitu (1) pemilihan
supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga, termint pembayaran dan jadwal
pengiriman bahan, termasuk di dalamnya menerbitkan surat pesanan (purchase
order/PO), (2) melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery) yang
dilakukan oleh supplier, (3) menjembatani antara supplier dengan bagian terkait
dalam perusahaan, misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dan lain-lain
yang berkaitan dengan masalah pembelian bahan (complaint, dan lain-lain), dan
(4) mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat memberikan
kontribusi dan keuntungan pada perusahaan.
Pemilihan Supplier
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier :
1. Kualitas dari bahan yang dipesan. Hal ini dapat diketahui dari Certificate
of Analysis (CoA).
2. Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang
berkualitas secara terus-menerus.
3. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu
pengiriman yang telah ditentukan.
4. Layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran.
Terdapat 2 sistem pembelian (pengadaan) yang biasa dilakukan di industri
farmasi, yaitu : (1) Open Purchase Order. Pada sistem ini order pembelian
dilakukan dalam jumlah kecil, dengan nilai yang kecil serta proses transaksi
dengan frekuensi yang tinggi. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya
dilakukan untuk material yang mudah didapat, supplier cukup banyak dan
kebutuhannya fluktuatif, dan (2) Blanket Purchase Order. Pada sistem ini order
pembelian dilakukan dalam jumlah besar secara total, dengan harga yang tetap
tapi pengirimannya diatur dalam jangka waktu yang panjang. Sistem pembelian
dengan cara ini biasanya digunakan untuk material yang nilainya cukup tinggi,
adanya potongan harga yang cukup besar bila order quantity-nya besar atau
material tersebut sukar didapat atau di pasaran sering kosong.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan antara lain, (1)
stok bahan yang ada baik bahan baku, bahan pengemas dan produk jadi, dan (2)
Lead time (yaitu waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang mulai dari
pemesanan sampai tiba di gudang pabrik).
50

Pembelian Tepat Waktu (JIT)


Dengan semakin meningkatnya biaya penanganan bahan (handling cost)
saat ini tengah berkembang sistem pembelian tepat waktu (Just-In Time
Purchasing).
Agar metode pembelian tepat waktu ini dapat dilaksanakan terdapat beberapa
prasyarat yang harus dipenuhi. Prasyarat tersebut antara lain :
1. Supplier
Hubungan terus-menerus dengan supplier yang sama.
Analisa harga diusahakan tetap atau ditekan.
Delivery tepat waktu.
Kemudahan pembayaran.
2. Kualitas
Jaminan kualitas dengan pemilihan supplier dan manufacturer yang
ketat.
Dokumen mutu lengkap (CoA, Sertifikat ISO, dan lain-lain).
Dilakukan audit vendor.
Standar kemasan untuk menjaga kualitas material
3. Administrasi
Jumlah pembelian konstan
Administrasi seminimal mungkin
Dihindari adanya over stock atau out of stock
Kontrak pembelian jangka panjang
4. Delivery/Pengiriman
Koordinasi pengiriman dengan bagian-bagian lain yang terkait sesuai

dengan kebutuhan, kapasitas gudang dan ketersediaan dana


Stock ada di supplier (sistem konsinyasi)

51

Gambar 2.18 Alur Proses Pembelian


Keterangan
:
P.O= Purchase Order
S.J
= Surat Jalan
C.O.A
= Certificate of Analysis
L.P.B
= Laporan Penerimaan Barang
P.R
= Purchase Request
D.Q.C
= Disposisi Quality Control
B.P
= Bukti Pembayaran

2.6 GUDANG (WAREHOUSE)

52

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi


industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan
obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga
berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari
pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari
kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan
pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan
manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007).
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan
pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas
terjamin (Priyambodo, 2007).
A. Manajemen Pergudangan
Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain: (1) mengatur
orang/petugas (SDM), (2) mengatur penerimaan barang, (3) mengatur
penataan/penyimpanan barang, dan (4) mengatur pelayanan akan permintaan
barang. Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:
1. Fasilitas

Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas/perlengkapan


/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang

Pemakaian ruang seefektif mungkin

Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas


gudang

Fleksibilitas terhadap perubahan

2. Tenaga Kerja

Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin

Mengurangi resiko kecelakaan kerja

Memungkinkan pengawasan yang baik

3. Barang

53

Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya

Menghindari terjadinya kehilangan barang

Mengatur letak agar hemat tempat/ruang

a. Pengaturan aliran keluar masuknya barang


B. Syarat-syarat gudang (sesuai dgn cGMP)
Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus
memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam Cara Pembuatan
Obat yang Baik (CPOB) Terkini. Syarat-syarat tersebut di antaranya :
1. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian
Gudang, termasuk didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan bahan,
penyimpanan dan distribusi bahan/produk
2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan
kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur
3. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar
atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut organik).
4. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status karantina dan
ditolak
5. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan
kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).6. Pengeluaran bahan harus
menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First
Out) (Priyambodo, 2007)

Gambar 2.20 Aktifitas di gudang bahan baku sebuah industri farmasi


C. Alur proses penerimaan barang di gudang
54

Gambar 2.21 Alur proses penerimaan barang di gudang


D. Pengaturan Gudang
Secara umum kegiatan yang dilakukan pada setiap gudang adalah sebagai
berikut :
Gudang Bahan Baku
1) Menangani penerimaan barang
2) Menangani penyediaan dan penyerahan bahan baku untuk produksi sesuai
dengan material requisition.
3) Membuat kartu persediaan bahan baku di gudang setiap hari, membuat
laporan per minggu dan per bulan yang diserahkan ke Departemen PPIC.
Gudang Bahan Kemas
1) Menangani penerimaan barang kemas primer dan sekunder sesuai dengan
material requisition.
2) Membuat rekonsiliasi bahan kemas.
3) Membuat kartu persediaan bahan kemas di gudang setiap hari, membuat
laporan per minggu dan per bulan yang diserahkan ke departemen PPIC.

Gudang Obat Jadi


1) Menangani proses penerimaan obat jadi dari bagian kemas sekunder.

55

2) Menyiapkan dan mengirimkan obat jadi sesuai dengan order penjualan dari
Bagian Marketing.
3) Membuat kartu persediaan obat jadi per hari dan per bulan yang diserahkan
dan dipertanggung jawabkan ke Departemen PPIC.
4) Menangani retur obat dari konsumen.
Setiap kegiatan dari setiap gudang melibatkan kegiatan keluar dan
masuknya barang, sehingga perlu dilakukan pengaturan tentang alur keluar dan
masuknya barang di Industri Farmasi. Alur keluar masuk barang menganut sistem
FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out).
E.

Denah Bangunan
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak
gudang adalah sebagai berikut:
1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika
diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
pergerakan
2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan
peralatan, tata letak ruang gedung perlu memiliki lorong yang ditata
berdasarkan sistem:
a. Arah garis lurus
b. Arah huruf U
c. Arah huruf L
3. Pengaturan Sirkulasi Udara
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan
kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
4. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi
penanganan

56

Gambar 2.22 Denah gudang menurut CPOB

F. Pembagian Area Gudang


Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:
1. Area penyimpanan
Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk
menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam
gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk
ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah
diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk
yang ditarik dari peredaran. Produk ditangani dan disimpan dengan cara
yang sesuai untuk mencegah pencemaran, campur baur dan pencemaran
silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadai sehingga
semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau
produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan
kelembaban) harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:
a) Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari
pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.

57

b) Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah


dari gudang induk.
c) Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup
untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.
2. Area penerimaan dan pengiriman
Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan
perlindungan terhadap bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area
penerimaan harus didesain dan dilengkapi dengan peralatan untuk
pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area ini sesuai
dengan suhu kamar (30o C). Universitas Sumatera Utara 3. Area
karantina Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang
jelas berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk
produk yang diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang
berwenang.
3. Area pengambilan sampel
Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang
dikendalikan dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran
silang dan tersedia prosedur pembersihan yang memadai untuk ruang
pengambilan sampel.
4. Area bahan dan produk yang ditolak
Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan
terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan
hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.
5. Area bahan dan produk yang ditarik
Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau
kadaluarsa harus disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta
mempunyai penandaan yang jelas dan hanya boleh diakses oleh personil
yang berwenang.
6. Area penyimpanan produk psikotropik
Bahan yang berpotensi tinggi dan bahan radioaktif, narkotika, obat
berbahaya lain dan zat atau bahan yang berisiko tinggi terhadap

58

penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan disimpan di daerah yang terjamin


keamanannya. Obat narkotika dan obat berbahaya disimpan di tempat
terkunci. Universitas Sumatera Utara 8. Area bahan pengemas Bahan
pengemas cetakan merupakan bahan yang kritis karena menyatakan
kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci (BPOM,
2006)
G. Spesifikasi Gudang
Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain:
1. Lantai:
a) Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu
dan tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia.
b) Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan
kriteria harus tahan terhadap bahan kimia dan goresan, mudah
diperbaiki, memerlukan penutupan celah, keras dan tangguh,
licin bila basah.
2. Pencahayaan: 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009).
H. Pembagian Gudang
Gudang di industri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Suhu Penyimpanan, yaitu:
a. Gudang suhu kamar (300 C).
b. Gudang ber-AC (250 C).
c. Gudang dingin (2-80 C).
d. Gudang beku (<00 C)
2. Berdasarkan Jenis, yaitu:
a. Gudang bahan baku: gudang bahan padat dan bahan cair
b. Gudang bahan pengemas
c. Gudang bahan beracun
d. Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (Gudang api).
e. Gudang bahan yang ditolak.

59

f. Gudang karantina obat jadi.


g. Gudang obat jadi (BPOM, 2009).
i. Kapasitas Gudang
Salah satu hal yang sangat mempengaruhi berfungsi tidaknya suatu gudang
adalah kapasitas dari gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang,
maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah keadaan maksimum. Gudang
mencapai keadaan maksimum pada saat sediaan pengaman belum dipakai, terjadi
keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih cepat, yang
dapat digambarkan dengan diagram seperti terlihat pada gambar.

Gambar 2.23 Skema penentuan kapasitas gudang


Untuk dapat menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi,
maka diperlukan data tentang : (1) jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu
periode tertentu yang dilakukan, (2) besarnya sediaan pengaman yang ditentukan,
(3) variasi lead time, dan (4) fluktuasi pemakaian. Kapasitas gudang dapat
dihitung dengan menggunakan persamaan :

60

Kapasitas Gudang = jumlah pesanan + Sediaan


pengaman
Positif
(untuk mencegah kekurangan
sediaan)
+
Sediaan pengaman negatif
(untuk
menanggulangi kelebihan
stock)
atau
= q + k1UL + k2UL
Di mana
q = jumlah pesanan
J. Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut (BNPB, 2009):
1.

Penerimaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan

peralatan di gudang. Saat penerimaan barang dilakukan pengecekan antara lain


kemasannya tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat
pemasok, nomer bets dan tanggal kadaluarsa.
2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan proses penyimpanan material dan peralatan di gudang
dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima secara sistematis
agar mempermudah proses pengecekan barang dan penggunaan kartu stok untuk
mengawasi pergerakan barang. Selain itu, juga penggunaan label untuk
mengetahui kondisi produk dan secara rutin dilakukan perhitungan stok.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan agar
kondisi tetap terjamin dengan penyimpanan disusun secara rapi dan teratur serta
berdasarkan prinsip FIFO atau FEFO.

4. Pendistribusian

61

Pendistribusian merupakan proses pengeluaran dan penyaluran material dan


peralatan dari gudang yang dilakukan berdasarkan permintaan dan disertai dengan
bukti serah terima.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses pengawasan atas pergerakan masuk dan
keluarnya material serta peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan
penempatan dapat diketahui secara cepat dan tepat.
6. Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan pemusnahan material dan peralatan yang
kadaluarsa atau rusak dan menghindari pencemaran lingkungan Penghapusan
diatur dalam prosedur tertulis untuk menghindari penyalahgunaan ataupun
dampak yang diakibatkan dari pemusnahan.
K. Peralatan
Peralatan yang terdapat di area penyimpanan hanya boleh
digunakan untuk tujuan tertentu dan untuk kegiatan yang
diperbolehkan dengan izin yang dikeluarkan oleh Departemen
Pengawasan Obat (United Arab Emirates Ministry of Health Drug
Control Department, 2006).
Semua peralatan harus dikalibrasi dan divalidasi secara
berkala

termasuk

alat

pengatur

suhu,

kelembaban

dan

timbangan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control


Department, 2006).
Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain:
a. Pallet.
b. Forklift.
c. Rak.
d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).
e. Timbangan.
f. Kulkas/lemari pendingin.
g. Troli.
62

h. Pest control.
i. Pengatur kelembaban.
j. Termometer.
k. Komputer.
l. Generator.
m. Lemari.
n. Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).
o. Alarm kebakaran (BPOM, 2006).
L. Personil
Semua personil di area penyimpanan harus diberikan
pelatihan awal dan berkesinambungan yang berkaitan dengan
cara distribusi dan penyimpanan yang baik, peraturan yang
berkaitan, dan peraturan keselamatan. Catatan pelatihan harus
disimpan untuk diperiksa bila diperlukan. Semua anggota staf
harus dilatih dan mempunyai tingkat kebersihan dan sanitasi
yang tinggi. Petunjuk yang jelas tentang kebersihan pribadi harus
didistribusikan dan diamati. Personil yang bekerja di area
penyimpanan

harus

mengenakan

pakaian

pelindung

atau

pakaian kerja sesuai dengan aktivitas yang mereka lakukan.


Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang
ditunjuk berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurangkurangnya terdiri dari :
a Kepala gudang, yang bertugas :
-

Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian


material dan peralatan.

Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan


pergudangan.

63

Mengamankan

pergudangan

beserta

isi

dan

lingkungannya dari segala sesuatu yang mengancam


keberadaan gudang beserta isinya.
-

Mendukung percepatan pendistribusian material.

b Petugas

perencanaan,

pengendalian

dan

pelaporan,

mempunyai tugas pokok antara lain:


-

Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap


material

dan

didistribusikan

peralatan
setiap

yang

periode

masuk,
tertentu

disimpan
atau

dan

secara

berkala.
-

Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap


material dan peralatan.

c Petugas penerimaan, mempunyai tugas pokok antara lain :


-

Mengelola penerimaan, material dan peralatan di gudang


sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material


dan peralatan pada saat penerimaan sesuai dengan
peraturan yang berlaku.

Mengkoordinasikan

proses

penerimaan

material

dan

peralatan.
-

Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material


dan peralatan.

d Petugas penyimpanan dan pemeliharaan, mempunyai tugas


pokok antara lain:
-

Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan


peralatan.

Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan


peralatan di gudang sesuai dengan karakteristik material
dan peralatan pada tempat yang sesuai.

64

Mengamankan material dan peralatan dari ancaman


kerusakan

dengan

cara

menyimpan

sesuai

dengan

ketentuan dan tempat yang disediakan.


-

Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan


material dan peralatan agar tetap terjaga kualitas dan
kuantitasnya.

e Petugas pendistribusian, mempunyai tugas pokok antara


lain :
-

Mengelola pendistribusian material dan peralatan.

Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai


dengan permintaan dan peraturan yang berlaku.

Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan


peralatan dari gudang ke penanggung jawab sesuai
dengan peraturan yang berlaku.

Mendukung

percepatan

pendistribusian

material

dan

peralatan.
f

Petugas keamanan, mempunyai tugas pokok antara lain :


-

Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi


dan petugas pengelola gudang.

Melakukan

pencegahan

dan

penanganan

keamanan

gudang beserta isi dan petugas pengelola gudang dan


pelaporan kondisi keamanan gudang setiap saat atau
setiap periode tertentu.
-

Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola


pergudangan.

Mendukung
pergudangan

pengamanan
mulai

dari

semua

proses

penerimaan,

aktivitas

penyimpanan,

pemeliharaan sampai dengan pendistribusian material


dan peralatan

65

BAB III
SIMPULAN
1. Pengadaan atau pembelian bahan awal adalah suatu aktifitas penting dan
oleh karena itu hendaklah melibatkan staf yang mempunyai pengetahuan
khusus dan menyeluruh perihal pemasok. Pembelian bahan awal
hendaklah hanya dari pemasok yang telah disetujui dan memenuhi
spesifikasi yang relevan, dan bila memungkinkan, langsung dari produsen.

66

Dianjurkan agar spesifikasi yang dibuat oleh pabrik pembuat untuk bahan
awal dibicarakan dengan pemasok. Sangat menguntungkan bila semua
aspek produksi dan pengawasan bahan awal tersebut, termasuk persyaratan
penanganan, pemberian label dan pengemasan, juga prosedur penanganan
keluhan dan penolakan, dibicarakan dengan pabrik pembuat dan pemasok
(BPOM, 2012).
2. Forecasting dibutuhkan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku,
produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain sebagai respons terhadap
perubahan permintaan (pasar).
3. Perencanaan dapat diartikan sebagai kegiatan memilih dan menentukan
tujuan dan kebijakan perusahaan, program, dan prosedur kerja yang akan
dilakukan. Sistem pengendalian adalah suatu kegiatan pemeriksaan atas
kegiatan yang telah dan sedang dilakukan, agar kegiatan tersebut dapat
sesuai dengan apa yang diharapkan atau yang direncanakan. Perencanaan
dan pengendalian produksi mempunyai peranan yang sentral dalam
peningkatan produktifitas karena melalui perencanaan dan pengendalian
produksi yang baik, akan dicapai penghematan dalam biaya bahan,
pemanfaatan sumber daya baik fasilitas produksi maupun mesin, tenaga
kerja atau waktu yang optimal yaitu tidak boros atau tidak idle.
4. Persediaan (inventory) memiliki arti sangat penting dalam operasi bisnis
suatu perusahaan, guna memenuhi kebutuhan produksi dan memberikan
kepuasan pada kebutuhan organisasi (perusahaan). Inventory, terutama di
industri farmasi terdiri dari raw material (bahan baku), packaging material
(bahan pengemas), finished product (obat jadi), dan Work In Process / WIP
(Barang setengah jadi).
5. Bagian/departemen yang
pengadaan

barang

bertanggung
adalah

jawab

untuk

Departemen/Bagian

melaksanakan
Pembelian

(purchasing/procurement department). Terdapat empat kegiatan utama


dalam Pembelian, yaitu (1) pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi
mengenai harga, termint pembayaran dan jadwal pengiriman bahan,
termasuk di dalamnya menerbitkan surat pesanan (purchase order/PO), (2)
melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery) yang dilakukan

67

oleh supplier, (3) menjembatani antara supplier dengan bagian terkait


dalam perusahaan, misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dan
lain-lain yang berkaitan dengan masalah pembelian bahan (complaint, dan
lain-lain), dan (4) mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat
memberikan kontribusi dan keuntungan pada perusahaan.
6. Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian
dan pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan
kuantitas terjamin . Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara
lain: (1) mengatur orang/petugas (SDM), (2) mengatur penerimaan barang,
(3) mengatur penataan/penyimpanan barang, dan (4) mengatur pelayanan
akan permintaan barang.

PERTANYAAN DAN JAWABAN


1. Eka
Manakah yang paling efektif metode FEFO atau
FIFO? Bagaimana perbedaan perencanaan jangka
pendek dan jangka panjang?
Sistem First in first out (FIFO) / First expire first out
(FEFO) atau

kombinasi

keduanya.

Untuk

sistem

FIFO,

penyimpanan berdasarkan pada obat yang pertama kali


masuk, sedangkan sistem FEFO berdasarkan pada obat

68

yang mempunyai expire

date/kadaluarsa terdekat.

Yang

paling efektif adalah kombinasi FIFO dan FEFO karena obat


datang

lebih

awal

belum

tentu

mempunyai

waktu

kadaluarasa yang lebih awal pula.


Perencanaan jangka panjang biasanya mempunyai
jangka waktu 10, 20 atau 25 tahun. Karena demikian
panjangnya siklus perencanaan ini, maka perencanaan
jangka panjang memuat rencana-rencana yang bersifat
umum, global dan belum terperinci. Perencanaan jangka
panjang bersifat perspektif, yaitu memberikan arah yang
jelas

bagi

pendek.

perencanaan

Perencanaan

yang
jangka

berjangka

waktu

panjang

masih

lebih
perlu

dijabarkan lagi menjadi perencanaan jangka menengah


dan seterusnya dijabarkan menjadi perencanaan jangka
pendek.
Perencanaan jangka pendek biasanya mempunyai
jangka waktu kurang dari 4 tahun. Salah satu perencanaan
jangka pendek yang sering kita temui adalah perencanaan
tahunan.

Perencanaan

perencanaan

operasional

tahunan
di

atau

Negara

disebut
kita

ini

juga
pada

prakteknya merupakan suatu siklus yang selalu berulang


setiap tahun yaitu mulai dari awal April sampai dengan
akhir bulan Maret.
2. Harry
Dalam

faktor

internal

dan

eksternal

dimaksud kapasitas terpasang?


Kapasitas terpasang adalah

apa

kapasitas

yang

produksi

maksimal. Biasanya diukur dengan kapasitas produksi per


jam, per-shift, atau per hari. Contoh: sebuah mesin yang
mampu memproduksi 500 meter kain perjam, berarti
kapasitasnya per-shift (8jam), adalah 4000 meter.

69

3. Rahma
Bagaimana periode forecasting? Bagaimana metode
kualitatifnya? Apa yang dimaksud dengan faktor
pengaman?
Forcasting memiliki jangka waktu tergantung dari panjang
rentangnya
Short range: kurang dari 3 bulan
Medium range: 3 bulan sampai 3 tahun
Long range: lebih dari 3 tahun
Metode kualitatif dilakukan jika tidak ada historical data.
Metode-metodenya:
Jury of executive opinion: pertimbangan dari satu
grup manajer level atas dikumpulkan dan digunakan
untuk menentukan perkiraan. Metode ini
menggunakan gabungan pengalaman dan hitungan
statistic.
Sales force composite: menggunakan proyeksi sales
setiap cabang sebagai forecast.
Delphi method: menggunakan pendapat sekelompok
ahli di bidangnya untuk memberikan pendapatnya
Consumer market survey: menggunakan hasil survey
yang menanyakan rencana belanja konsumen
Koefisien untuk fakotr pengaman ditentukan berdasarkan
kebijakan manajemen. Faktor pengaman biasanya bernilai
1 yang berarti kondisinya adalah ideal.
4. Floriza
Apa sajakah yang dipantau dalam delivery
expediting?
Yang dipantau adalah bahan awal yang berasal dari
pemasok hingga bahan awal tersebut sampai ke pemesan.
Selain itu, pemantauan dilakukan juga dengan cara audit
vendor untuk meminimalisir ketidaktepatan perencanaan.
70

5. Anisa Desy
Apakah dalam perencanaan selalu sesuai?
Bagaimana jika lebih atau kurang dari perencanaan?
Perencanaan tidak selalu sesuai. Over stock dapat
terjadi

karena

kesalahan

bagian

marketing

solusinya

dengan memberikan diskon atau penurunan harga pada


produk. Sedangkan under stock dikarenakan kesalahan
bagian produksi solusinya harus melakukan produksi di luar
jam kerja hingga stock sesuai dengan perencanaan.

DAFTAR PUSTAKA

71

BPOM, 2009, Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor
HK.00. 06. 1.34.0387 Tahun 2009 tentang Pembentukan Tim Nasional Cara
Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB), Badan Pengawas Obat dan Makanan
Republik Indonesia, Jakarta.
BPOM RI. 2006. Pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik. Jakarta: BPOM RI.
BPOM RI. 2012. Penerapan Pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik. Jakarta:
Badan Pengawas Obat dan Makanan.
Helmi, Syafrizal.2009. Perencanaan dan Pengendalian Persediaan.Tersedia di:
http://shelmi.com/2009/05/05/perencanaan-dan-pengendalian-persediaan/
[Diakses tanggal 6 November 2015].
Priyambodo, B. 2007. Manajemen Farmasi Industri. Yogyakarta: Global Pustaka
Utama.
Theptong, J. 2010. Drug Inventory Control. Degree Programme in International
Business. Thai. [Thesis]

72