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CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIN DE AUDITORAS INTERNAS

DAI-AI-0046-2016

EMPRESA PUBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR, EP


PETROECUADOR

INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIN Y
FINIQUITO DE LOS CONTRATOS 20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 Y
20140240, SUSCRITOS ENTRE LA EMPRESA PBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR, EP
PETROECUADOR, A TRAVS DE LA GERENCIA DE REFINACIN, SUPERINTENDENCIA DE
REFINERA DE ESMERALDAS Y LA COMPAIA HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y
SEGURIDAD S.A., PARA LA ADQUISICIN DE MATERIALES Y REPUESTOS EN LA REFINERA
ESMERALDAS.

TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE: 2012/06/01 HASTA: 2015/03/31

\L\s3"5

5 2,03k

P'ETROEC1IFI13131C
Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador

EMPRESA PBLICA DE HIDROCARBUROS DEL


ECUADOR, EP PETROECUADOR
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

24447-18-2015

GERENCIA DE REFINACIN

INFORME GENERAL

Examen especial al proceso precontractual, contractual, ejecucin y finiquito de los


contratos 20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y 20140240,
suscritos entre la Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, a
travs de la Gerencia de Refinacin, Superintendencia de Refinera de Esmeraldas y la
compaa HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD S.A., para la
adquisicin de materiales y repuestos en la Refinera Esmeraldas, por el perodo
comprendido entre el 1 de junio de 2012 y el 31 de marzo de 2015

EP PETROECUADOR GERENCIA DE REFINACIN

Examen especial al proceso precontractual, contractual, ejecucin y finiquito de los


contratos 20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y 20140240,
suscritos entre la Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP
PETROECUADOR, a travs de la Gerencia de Refinacin, Superintendencia de
Refinera de Esmeraldas y la compaa HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y
SEGURIDAD S.A., para la adquisicin de materiales y repuestos en la Refinera
Esmeraldas, por el perodo comprendido entre el 1 de junio de 2012 y el 31 de marzo
de 2015

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA


Quito Ecuador

RELACIN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

EP PETROECUADOR Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador


INCOP

Instituto Nacional de Contratacin Pblica

IVA

Impuesto al Valor Agregado

LOSNCP

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica


NCI

Norma de Control Interno


PEC

Empresa Estatal de Petrleos del Ecuador

PETROAMAZONAS EP Empresa Pblica de Exploracin y Explotacin de


Hidrocarburos
PETROECUADOR Empresa Estatal de Petrleos del Ecuador
RE

Rgimen Especial

REE

Refinera Estatal Esmeraldas

S/C

Solicitud de Compra

SERCOP

Servicio Nacional de Contratacin Pblica

SIE

Subasta Inversa Electrnica

USD
911

Dlares de los Estados Unidos de Amrica

NDICE
CONTENIDO
Carta de presentacin

Pgina
1

CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

Objetivos del examen

Alcance del examen

Base legal

Estructura orgnica

Objetivos de la entidad

Monto de recursos examinados

Servidores relacionados

2
2
3
3
3
5
6
6

CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones

Falta de sustento para la compra directa a travs de Rgimen Especial


Ausencia de presupuesto referencial e inconsistencias en precios para la
contratacin con HIMASESA

11


Nominacin incompleta de comisiones tcnicas

13

Certificados de representacin del fabricante desactualizados

15

Garantas no cumplieron condiciones de contratos

16

Expedientes de contratos y publicacin en Portal de Compras Pblicas
19
incompletos

Falta de verificacin de condiciones tcnicas y de control en la utilizacin de
21
los materiales y repuestos
ANEXO
Nmina de servidores relacionados

PETROECUROOR

C.G.E. DIRECCIN DE
AUDITORIAS INTERNAI
APROBADO POR.j
FECHA: .229"-AzZ/1-

DtIpY,'"S'OPdi"(7(1
.

Ref.: Informe aprobado el


Quito, D.M.,

u 1 DIC. 2015

Seores
Presidente del Directorio
Gerente General
Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR
Presente.
De mi consideracin:
La Contralora General del Estado, por intermedio de la Unidad de Auditora Interna de
la Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, en uso de
sus atribuciones constitucionales y legales, efectu el examen especial al proceso
precontractual, contractual, ejecucin y finiquito de los contratos 20130030, 20130117,
20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y 20140240, suscritos entre la Empresa
Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, a travs de la Gerencia
de Refinacin, Superintendencia de Refinera de Esmeraldas y la compaa
HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD S.A., para la
adquisicin de materiales y repuestos en la Refinera Esmeraldas, por el perodo
comprendido entre el 1 de junio de 2012 y el 31 de marzo de 2015.
Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de
Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable que la informacin y la documentacin examinada no contienen
exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las
cuales corresponden, se hayan realizado de conformidad con las disposiciones legales
y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carcter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y

ertad

Dra. n
-ss gas
Audito a G11 eral, encargada
EP PETROECUADOR

Qm

CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial en la Refinera Esmeraldas, Gerencia de Refinacin de la
Empresa Pblica de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, se realiz con
cargo a imprevistos del Plan Anual de Control de 2015, en cumplimiento a la
disposicin de la Subcontralora General del Estado, subrogante, contenida en
memorando 607-DPyEl-GISyE de 15 de mayo de 2015, comunicada por el Director de
Auditoras Internas, encargado, con oficio 11395 DAI de 20 de mayo de 2015, y en
cumplimiento a la orden de trabajo 24447-18-2015 de 7 de septiembre de 2015.
Objetivos del examen
General
Determinar la legalidad, propiedad y veracidad de los procedimientos de los contratos
suscritos con la compaa HIMASESA HIDRULICOS MANTENIMIENTO Y
SEGURIDAD S.A.
Especficos
Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, normativa
interna y externa, autorizaciones, planes: operativos, mantenimiento y anual de
contrataciones, en los procedimientos aplicados en la fase precontractual de los
contratos 20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y
20140240, para la adquisicin de materiales y repuestos en la Refinera
Esmeraldas.
- Verificar el cumplimiento de las clusulas de los indicados contratos para la
adquisicin de materiales y repuestos.
- Comprobar la oportunidad y contenido de las actas de entrega recepcin
provisionales / definitivas y/o nicas de los contratos.

Dependencia

Nivel
Directivo

Directorio

Ejecutivo

Gerencia General

Asesor/

Procuradura General

Administrativo

Subprocuradura
Coordinacin de Asesora y Contratacin Pblica
Gerencia de Desarrollo Organizacional

Operativo

Gerencia de Refinacin

Nivel Eiecutivo
Gerencia de Refinacin
Nivel Asesor / Administrativo
Subgerencia de Desarrollo Organizacional
Coordinacin Snior Gestin de Abastecimientos
Coordinacin General Gestin Abastecimientos REE
Coordinacin Snior de Gestin Financiera
Coordinacin General de Gestin Financiera REE
Nivel Operativo
Subgerencia de Operaciones de Refinacin
Superintendencia de Refinera Esmeraldas
Intendencia de Mantenimiento
Coordinacin de Calderera y Soldadura
Coordinacin de Mecnica Rotativa
Coordinacin de Mantenimiento Complementario

El Directorio de EP PETROECUADOR, con Resolucin DIR-EPP-14-2011-03-16 de 16


de marzo de 2011, resolvi reformar la estructura de la Empresa, desconcentrando a
la Procuradura con la creacin de Coordinaciones de Asesoras y Contratos en las
Gerencias, entre ellas la de Refinacin, con la Coordinacin Legal de Refinera
Esmeraldas como su dependiente.
El Directorio de EP PETROECUADOR, con resoluciones DIR-EPP-18-2013, DIR-EPP22-2013 y DIR-EPP-027-2013 de 18 de abril, 14 de junio y 7 de agosto de 2013,
respectivamente, aprob los niveles 1, 2 y 3 de estructura de la Empresa y deleg al
Gerente General la aprobacin de los niveles 4 en adelante, accin que se llev a
cabo con resoluciones 2013236 y 2014211 de 7 de octubre de 2013 y 6 de junio de
2014, en su orden. De acuerdo con el objeto del examen, la estructura organizacional
fue la siguiente:
9jyrtoxirep

Unidades de
Gestin
Directivos

Dependencia
Directorio
Gerencia General

Soporte
Gerencial
Soporte
Administrativo

Gerencia de Asuntos Jurdicos


Jefatura Zonal de Asuntos Jurdicos Noroccidente
Gerencia de Logstica y Abastecimiento
Subgerencia de Compras, Contratos e Importaciones
Jefatura Zonal de Compras, Contratos e Importaciones
Noroccidente
Subgerencia de Logstica y Bodegas
Supervisin de Logstica y Bodegas Noroccidente
Gerencia de Finanzas
Subgerencia de Gestin Contable
Departamento de Contabilidad Noroccidente
Subgerencia de Tesorera
Jefatura Zonal de Gestin Financiera Noroccidente

Operaciones

Gerencia de Refinacin
Subgerencia de Operaciones de Refinacin
Superintendencia de la Refinera Esmeraldas
Intendencia de Mantenimiento
Departamento de Mantenimiento de Rutina
Mantenimiento de Rutina de Mecnica Rotativa
Mantenimiento de Rutina de Calderera y Soldadura

Objetivos de la entidad
De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 2 del Decreto Ejecutivo 315 de 6 de abril de
2010, el objetivo principal de EP PETROECUADOR es la gestin del sector
estratgico de los recursos naturales no renovables, para su aprovechamiento
sustentable, conforme a la Ley Orgnica de Empresas Pblicas y la Ley de
Hidrocarburos, para lo cual intervendr en todas las fases de la actividad
hidrocarburfera. Con Decreto Ejecutivo 1351A de 1 de noviembre de 2012, se
exceptan del mbito de gestin de la Empresa las actividades de exploracin y
explotacin.
En EP PETROECUADOR, la Gerencia de Refinacin es la responsable de la
refinacin de hidrocarburos con alcance nacional y preservando el ambiente, con
estndares de calidad, cantidad, seguridad y oportunidad, que contribuya a la
utilizacin racional y sustentable de los recursos naturales del sector hidrocarburfero,
11/ conforme a polticas y normativas que rigen a la Empresa.
c tivc)
5

Monto de recursos examinados


Los recursos examinados ascendieron a 3 002 136,72 USD, de acuerdo con el
siguiente detalle:
USD
(Sin IVA)

No.
Contrato

Fecha
contrato

03-RDEO-ABS-RE-2013

20130030

2013-03-14

Empaquetadura marca GARLOCK

145 191,00

RDEO-ABS-RE-044 REE

20130117

2013-09-23

Lminas de fibra marca GARLOCK

382 967,80

RE-LABCCIZNOCNB08-13

20140001

2014-01-06

Barras y laminado de fibra de carbn


marca GARLOCK

604 393,27

RE-0427-ZNO-14

20140045

2014-05-22

Repuestos, empaquetadura y planchas


de tefln marca GARLOCK

623 104,85

RE-0467-ZNO-E-14-A

20140069

2014-07-09

RE-2000326-ZNO-E-14-A

20140238

2014-12-16

Empaques doble anillo marca


GARLOCK

462 992,00

RE-0698-ZNO-E-14

20140240

2014-12-17

Empaquetaduras y valvelon marca


GARLOCK

622 217,80

No. Proceso

Concepto

Repuestos, planchas y tefln marca


GARLOCK

TOTAL ADJUDICADO USD

Servidores relacionados
) Se detallan en Anexo 1.
90 5E/5

161 270,00

3 002 136,72

CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
La Unidad de Auditora Interna de EP PETROECUADOR y la Direccin de Auditora
de Sectores Estratgicos de la Contralora General del Estado, efectuaron dos
acciones de control que contienen una y dos recomendaciones, respectivamente,
relacionadas con la emisin de normativa que regule las funciones de los supervisores
y administradores de los contratos, inclusin de normativa en las resoluciones de inicio
de los procesos de contratacin y funciones de las comisiones tcnicas, sobre las
cuales se procedi al seguimiento y evaluacin de su cumplimiento, determinando que
en el proceso examinado se encuentran cumplidas de acuerdo al siguiente detalle:

N Informe

Accin de control

Fecha
aprobacin
informe

Fecha
.
recepcion
entidad

Examen Especial, al proceso


de contratacin,
implementacin y finiquito de
la solucin integral
EP PEC
denominada "Empresa por
PAIN 0003 Resultados" de 2012-03-30 2012-04-04
Petroecuador Matriz y
2011
Filiales, por el periodo
comprendido entre el 1 de
enero de 2008 y el 30 de
junio de 201 0.
Examen Especial, a los
procesos precontractual,
contractual y de ejecucin
del contrato 2012048,
Modernizacin del sistema
de sellado, planes API,
renovacin y UP grade de
bombas, ejecucin de
servicios complementarios
DASE-0066- en Refinera Esmeraldas,
2014-07-01 2014-08-13
suscrito por el Gerente de
2014
Refinacin de la Empresa
Pblica de Hidrocarburos del
Ecuador, EP Petroecuador,
el Gerente General de la
Compaa NOLIMIT C.A.,
por el perodo comprendido
entre el 1 de enero de 2012
y el 31 de diciembre de
2013.

31)
7

Recomendaciones
cumplidas

1y2

Falta de sustento para la compra directa a travs de Rgimen Especial


El Coordinador de Mecnica Rotativa, con memorando 00592-RREF-REE-MAN-MRT2013 de 15 de noviembre de 2013, el Coordinador de Calderera y Soldadura, con
memorando 00672-RREF-REE-MAN-CS0-2012 de 10 de diciembre de 2012, dirigidos
al Intendente de Mantenimiento y Superintendente de REE, respectivamente;
memorandos 00342-RREF-REE-MAN-CS0-2013, 00120-RREF-REE-MAN-CSO2014, 00385-RREF-REE-MAN-CS0-2014 y 00547-RREF-REE-MAN-CS0-2014, de
26 de julio de 2013, 14 de marzo, 11 de julio y 14 de octubre de 2014, en su orden,
enviados al Intendente de Mantenimiento; y, memorando 000470-RREF-REE-MANCS0-2014 de 4 de septiembre de 2014, remitido al Jefe Zonal de Compras, Contratos
e Importaciones Noroccidente, sugirieron la compra directa de materiales y repuestos
y la utilizacin de la marca GARLOCK, por haber tenido buen resultado en trabajos
anteriores. Adems, el segundo servidor, con memorando 00003-RREF-REE-MANCS0-2013 de 2 de enero de 2013, indic al Coordinador General de Gestin
Abastecimientos REE, lo siguiente:
"... se han hecho varias compras anteriormente de empaquetadura las cuales no
han dado buen resultado debido a que son de mala calidad ocasionndonos
problemas en los equipos como fugas excesivas en los sopladores de holln,
vlvulas con pase.- Lo que nos ha tocado liberar el equipo y volver a realizar el
trabajo de nuevo, llegando a la conclusin que la calidad de la empaquetadura no
es la adecuada para estas condiciones de trabajo...".
En atencin a los requerimientos de los Coordinadores de Calderera y Soldadura y de
Mecnica Rotativa, se realizaron siete procesos de rgimen especial mediante
contratacin directa para la compra de repuestos y accesorios GARLOCK, cuyas
justificaciones fueron aprobadas por el Superintendente de la Refinera Esmeraldas,
quien suscribi los contratos con HIMASESA S.A., como representante en el Ecuador
del fabricante de repuestos GARLOCK, por un total de 3 002 136,72 USD sin IVA.
En los requerimientos de los Coordinadores de Calderera y Soldadura y de Mecnica
Rotativa no se fundament el pedido de compra directa de materiales y repuestos
marca GARLOCK, considerando parmetros objetivos de su rendimiento frente a otras
marcas, ya que compras anteriores se realizaron a travs de la modalidad de subasta
inversa electrnica, en las cuales participaron otros distribuidores autorizados de
diferentes marcas, por ejemplo en los procesos: SIE-RCTR-REE-022-201, SIE-ABS-

9flOr-NO

REE-093-12, RDEO-ABS-REE-SIE-035, 07-RDEO-ABS-SIE-2013, SIE-ABS-RE20110502, SIE-REE-29-2011 y SIE-REE-67-2011.


Tampoco en las resoluciones de inicio de los siete procesos, revisadas por el
Coordinador Legal de Refinera Esmeraldas y el Jefe Zonal de Asuntos Jurdicos
Noroccidente y suscritas por el Superintendente de REE y Jefe Zonal de Compras,
Contratos e Importaciones Zona Noroccidente, se fundament la necesidad que el
proceso se realice a travs de rgimen especial.
Lo indicado rest confiabilidad a los procesos, ya que no existi claridad en cuanto a la
necesidad de repuestos de una sola marca, incumplimiento del numeral 1 del artculo
94 del Reglamento General a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica, que indica:
"... La mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitir la
resolucin en la que se justifique la necesidad de adquirir los repuestos y
accesorios directamente por razones de funcionalidad o necesidad tecnolgica u
otra justificacin que le faculta acogerse al Rgimen Especial, aprobar los
pliegos, el cronograma del proceso y dispondr el inicio del procedimiento
especial...".
Lo expuesto se ratifica en el Proceso "Adquisicin de bienes", y Anexo 1
Procedimiento Desconcentracin Empresarial para la Adquisicin de Bienes,
Contratacin de Obras, Servicios, incluidos los de Consultora y pagos varios.
Adems, se inobserv las actividades 1 del Coordinador de Calderera y Soldadura y
Coordinador de Mecnica Rotativa de la Nueva Estructura Orgnica Funcional de EP
PETROECUADOR, la actividad 10 del Coordinador Legal de la Reforma a la
estructura de la Empresa y, la segunda funcin del Jefe Zonal de Asuntos Jurdicos
constante en el Manual de Perfiles de EP PETROECUADOR, aprobados por el
Directorio de la Empresa el 14 de septiembre de 2010, en marzo de 2011 y por el
Gerente General en octubre de 2013, respectivamente.
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de
2015 comunic los resultados provisionales a los servidores responsables de los
procesos, sin recibir respuesta sobre el tema.
ruu.t)11.

Posterior a la conferencia final de comunicacin de resultados efectuada el 28 de


octubre de 2015, el Coordinador de Calderera y Soldadura, actuante en el perodo del
1 de junio de 2012 al 31 de marzo de 2015, con memorando 00526-RREF-REE-MANCS0-2015 de 5 de noviembre de 2015, indic:
"... La Refinera de Esmeraldas es considerada una empresa de alto riesgo,
donde la falla de repuestos o equipos han producido grandes catstrofe (sic) en
aos anteriores, ante esto la Coordinacin de Calderera y Soldadura debido a las
experiencias adquiridas tiene como propsito la adquisicin de repuestos y
equipos de alta calidad y que cumplan con las normas internacionales,
asegurando de esta manera la integridad fsica de su personal y toda la empresa.
(...).- Uno de estos problemas son las continuas fugas de gases contaminantes y
explosivos que se vienen presentando en bridas y vlvulas de procesos por la
mala calidad de los empaques y empaquetadoras, generando de esta manera un
alto riesgo de accidente, por estas razones la empaquetaduras (sic) Garlock es
considerada una empaquetadura de excelente calidad a nivel mundial
garantizando la operatividad de todas las plantas (se adjunta detalle de ventajas
en la utilizacin de los repuestos marca GARLOCK)...".
Lo sealado por el servidor no modifica el comentario de Auditora Interna ya que a la
fecha de los requerimientos no se respald el pedido de la marca especfica para
realizar la contratacin directa y por cuanto las desventajas de una marca y las
ventajas de la otra no se sustentaron con evidencias objetivas recopiladas a lo largo
de su uso.
Conclusin
Los Coordinadores de Calderera y Soldadura y Mecnica Rotativa, en sus pedidos de
contratacin de materiales y repuestos, no justificaron tcnica y documentadamente la
seleccin de la marca GARLOCK, dando lugar a que en las resoluciones de inicio de
los siete procesos de contratacin no se motiven las razones para adoptar la
modalidad de contratacin directa por rgimen especial, lo que no fue advertido por el
Coordinador Legal de Refinera Esmeraldas, Jefe Zonal de Asuntos Jurdicos que las
revis y el Superintendente de Refinera Esmeraldas y Jefes Zonales de Compras,
Contratos e Importaciones Zona Noroccidente, que las suscribieron, por lo que no se
sustentaron debidamente los procedimientos adoptados.
Recomendaciones
Al Superintendente de la Refinera Esmeraldas

otb>

10

1. Dispondr a los Coordinadores de Calderera y Soldadura y Mecnica Rotativa,


que los pedidos de contratacin directa de materiales y repuestos, as como la
seleccin de una marca especfica, se justifique tcnica y documentadamente,
utilizando herramientas objetivas que permitan realizar comparaciones de los
beneficios respecto de otros bienes de similares caractersticas; caso contrario, se
aplique la modalidad de contratacin que corresponda.
Al Gerente de Asuntos Jurdicos
2. Dispondr a los Jefes Zonales de Asuntos Jurdicos, que al preparar las
resoluciones para iniciar los procesos de rgimen especial para adquisicin de
materiales y repuestos, se motive las razones que justifiquen la adopcin de esta
modalidad.
Ausencia de presupuesto referencial e inconsistencias en precios para la
contratacin con HIMASESA
El Proceso Adquisicin de Bienes de EP PETROECUADOR, numeral 4 del flujograma,
detalla como responsabilidad del usuario, la elaboracin del presupuesto referencial
actualizado de los bienes; sin embargo, en los siete procesos de contratacin, cuyas
reas usuarias fueron las Coordinaciones de Calderera y Soldadura y de Mecnica
Rotativa, no se evidenci el cumplimiento de esta normativa ya que no existe el
respaldo de elaboracin del mismo, contando nicamente con una proforma de la
compaa HIMASESA, representante en Ecuador de la marca GARLOCK.
Adems, se evidenci inconsistencias en el detalle de los precios de dos procesos, en
la fase precontractual a cargo de las comisiones tcnicas, sin respaldarse dichos
cambios, e incumpliendo las delegaciones del ordenador del gasto para realizar sus
funciones. Dichos cambios se detallan a continuacin:
Para el proceso RE-0427-ZNO-14, para empaquetaduras y planchas de carbn,
existi una proforma de HIMASESA de 22 de marzo de 2014 por un total de
623 104,85 USD sin IVA, pero tambin se adjunt al proceso un cuadro de precios
por los nueve tems a adquirir, sin firma de responsabilidad, por 651 613,60 USO,
OAJC,_

11

por cuyo valor se tramit la certificacin presupuestaria; sin embargo, la oferta del
contratista y la adjudicacin se realiz por el primer valor, sin que se hayan
justificado las variaciones de precios en ambos casos.
En el proceso RE-0467-ZNO-E-14-A se adjunt la requisicin de materiales
REQ26760 de 14 de marzo de 2014, en la cual se incluy de manera manuscrita
el precio unitario para el tem 1 (Cinta plstica) de 23,10 USD y para el tem 2
(Lmina comprimida) 1 555,20 USD; posteriormente, el 24 de marzo de 2014
HIMASESA present la proforma con iguales valores, pero en los pliegos del
proceso se detall para el tem 1 el precio unitario de 45,08 USD y para el tem 2
el precio de 1 500,00 USD, valores con los cuales se adjudic y contrat con
HIMASESA la compra, desconocindose las causas para el cambio de los precios
ya que tampoco se respaldaron las variaciones. Cabe mencionar que el tem 1 no
fue adquirido en ningn otro proceso.
De lo expuesto se evidenci que las reas usuaria no contaron con presupuesto
referencial en siete procesos y que las inconsistencias de precios en la documentacin
de los rubros a adquirir, no fueron advertidas por las reas usuarias de los repuestos y
materiales ni las comisiones tcnicas nominadas, incumpliendo la Norma de Control
Interno 405-04 "Documentacin de respaldo y su archivo", que establece que la
entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus
operaciones, el numeral 4 del flujograma del Proceso Adquisicin de Bienes de EP
PETROECUADOR y parcialmente el numeral 10 del citado Proceso.
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de
2015 comunic los resultados provisionales a los servidores responsables de los
procesos, recibiendo respuesta del Coordinador de Calderera y Soldadura, en
memorando 00501-RREF-REE-MAN-CS0-2015 de 6 de octubre de 2015, que fue
incorporada al cuerpo del informe. No se recibieron comunicaciones, posterior a la
conferencia final de comunicacin de resultados efectuada el 28 de octubre de 2015.
Conclusin
Los Coordinadores de Calderera y Soldadura y de Mecnica Rotativa, como
/esponsables de las reas usuarias de los materiales y repuestos, basados en
,jrep.E

12

proformas del proveedor, no elaboraron ni respaldaron documentadamente el


presupuesto referencial para los siete procesos de contratacin directa; y, para
solicitar la certificacin presupuestaria e iniciar los procesos RE-0427-ZNO-14 y RE0467-ZNO-E-14-A, presentaron documentacin con inconsistencias en los precios de
algunos rubros, que no fueron advertidas por las comisiones tcnicas previo a la
adjudicacin, lo que limit asegurar la conveniencia de lo contratado conforme los
precios de mercado.
Recomendaciones
Al Superintendente de la Refinera Esmeraldas
3. Dispondr a los Coordinadores de Calderera y Soldadura y Mecnica Rotativa,
como reas usuarias, presentar y respaldar documentadamente el presupuesto
referencial para la compra de los materiales y repuestos, con informacin
consistente sobre la base de datos reales de mercado, actualizados a la fecha de
inicio de cada proceso de contratacin.
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente
4. Dispondr a las Comisiones Tcnicas, que en la adquisicin de bienes observen la
informacin de precios que respalda el proceso, a fin de determinar su consistencia
previa la recomendacin de adjudicacin.
Nominacin incompleta de comisiones tcnicas
El artculo 68 del Reglamento a la LOSNCP, al referirse a las disposiciones generales
para los procedimientos bajo rgimen especial, establece lo siguiente:
"... En el caso que en el presente rgimen especial no se describa o detalle
algn procedimiento o accin concreta que sean indispensables realizar para la
contratacin de bienes, obras o servicios, se observar de forma supletoria los
procedimientos o disposiciones establecidos en el rgimen general de la Ley,
de este Reglamento General o de la reglamentacin especfica que para el
efecto dicte el Presidente de la Repblica..."

ejle) TI? E e"

13

El artculo 94 del citado Reglamento establece los procedimientos para los procesos
de rgimen especial de compra de repuestos y accesorios; no obstante, no hace
referencia a comisiones tcnicas.
En los procesos de rgimen especial RE-LABCCIZNOCNB08-13, RE-0427-ZNO-14 y
RE-0467-ZNO-E-14-A, las comisiones nominadas fueron integradas por dos
miembros.
El artculo 18 del Reglamento General a la LOSNCP, al referirse a la conformacin de
las comisiones tcnicas de los procesos de: Consultora por lista corta o por concurso
pblico; Subasta inversa, cuyo presupuesto referencial sea superior al valor que
resulte de multiplicar 0.000002 por el monto del Presupuesto Inicial del
Estado; Licitacin; y, 4. Cotizacin, seala que estar integrada por: 1. Un profesional
designado por la mxima autoridad, quien la presidir; 2. El titular del rea requirente o
su delegado; y, 3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la
mxima autoridad o su delegado.
El Anexo 1 Procedimiento Desconcentracin Empresarial para la Adquisicin de
Bienes, Contratacin de Obras, Servicios, incluidos los de Consultora y pagos varios,
refiere como responsabilidad del ordenador de gasto, la conformacin de la comisin
tcnica. En los procesos RE-LABCCIZNOCNB08-13 y RE-0427-ZNO-14 el
Superintendente deleg a la Jefatura Zonal de Compras, Contratos e Importaciones el
trmite de los mismos y en el RE-0467-ZNO-E-14-A la Jefe Zonal de Compras,
Contratos e Importaciones Noroccidente fue directamente la ordenadora del gasto, por
lo que en los tres casos nomin las comisiones con dos integrantes.
La situacin comentada origin que en procesos de un mismo tipo exista
inconsistencia en cuanto a la conformacin de la comisin tcnica, ya que en los
procesos RE-0698-ZNO-E-14 y RE-2000326-ZNO-E-14A fue integrada por tres
miembros.
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de,
2015, comunic los resultados provisionales a los servidores relacionados, sin recibir
respuesta sobre el tema comentado, as como tampoco posterior a la conferencia final
de comunicacin de resultados, realizada el 28 de octubre de 2015.

14

Conclusin
La Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente nomin
comisiones tcnicas con tres o dos integrantes, para el anlisis de las ofertas
presentadas por el proveedor de materiales y repuestos GARLOCK, lo que origin que
exista inconsistencias en cuanto a su conformacin.
Recomendacin
Al Gerente de Logstica y Abastecimiento
5. Solicitar a los ordenadores del gasto de los procesos de adquisicin en la
Refinera Esmeraldas, que en las resoluciones de inicio de los procesos bajo
rgimen especial para la compra de repuestos y accesorios, se incluya la
designacin de la comisin tcnica considerando tres integrantes, conforme la
normativa de contratacin vigente.
Certificados de representacin del fabricante desactualizados
En los pliegos de los procesos de rgimen especial, constan los "Requisitos mnimos
de la oferta", que incluy la presentacin del Certificado de ser distribuidor exclusivo o
autorizado en el pas de la marca GARLOCK.
El 26 de agosto de 2013 en oficio sin nmero, se recept la oferta tcnica econmica
de HIMASESA S.A., para la adquisicin de lminas de fibra marca GARLOCK S/C E
20130496 (proceso RDEO-ABS-RE-044 REE), y el 17 de diciembre de 2013 present
su propuesta para la compra de barras y laminado de fibra de carbn S/C E20130553
(proceso RE-LABCCIZNOCNB08-13). En las dos propuestas se recept el certificado
de distribuidor autorizado GARLOCK en Ecuador, pero se adjunt el mismo certificado
de fecha 7 de enero de 2013, utilizado en un proceso anterior.
De igual manera para las ofertas de los procesos RE-0427-ZNO-14, RE-0467-ZNO-E14-A y RE-2000326-ZNO-E-14A de 7 de abril, 2 de junio y 2 de diciembre de 2014,
respectivamente, el contratista present certificados de 9 de enero y 9 de septiembre
de 2014, observando que dichos documentos no estaban actualizados a la fecha de

15

presentacin de las ofertas, lo que origin el incumplimiento de las condiciones


establecidas en las bases del proceso precontractual.
Lo sealado no fue observado por los miembros de las comisiones tcnicas de los
procesos referidos, incumpliendo la delegacin de nominacin de las mismas, en las
cuales se indic la obligacin de evaluar las ofertas, lo que incluye la comparacin con
los trminos de los pliegos de cada proceso.
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de
2015, comunic los resultados provisionales a los servidores relacionados, sin recibir
respuesta sobre el tema comentado, as como tampoco posterior a la conferencia final
de comunicacin de resultados, realizada el 28 de octubre de 2015.
Conclusin
Los miembros de las comisiones tcnicas de los procesos de rgimen especial RDEOABS-RE-044 REE, RE-LABCCIZNOCNB08-13, RE-0427-ZNO-14, RE-0467-ZNO-E14-A, y RE-2000326-ZNO-E-14A, no vigilaron que el contratista presente el certificado
actualizado del fabricante GARLOCK, lo que inobserv las condiciones de los Pliegos
de los procesos.
Recomendacin
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente
6. En la elaboracin de las designaciones para las comisiones tcnicas suscritas por
los ordenadores del gasto, incluir la obligacin de revisin de los requerimientos
legales exigidos en los pliegos de los procesos de contratacin, lo que ser
controlado por los Analistas de Compras de esa Jefatura Zonal.
Garantas no cumplieron condiciones de contratos
La garanta tcnica receptada a la suscripcin de los contratos, no corresponde al
fabricante GARLOCK, ya que fue emitida por el representante legal de HIMASESA
S.A., como distribuidor en Ecuador de los materiales y repuestos de esa marca,

610)iIEciSiJ

16

condicin que no fue observada por los responsables de la instrumentacin de los


documentos precontractuales para la firma de los contratos, restando legalidad al
proceso de suscripcin, actividades que le competan al Jefe Zonal de Compras,
Contratos e Importaciones y Jefe Zonal de Asuntos Jurdicos Noroccidente,
inobservando la clusula de garanta tcnica de los contratos en anlisis, que indica:
"... El contratista a la suscripcin del contrato presentar la garanta tcnica de los
materiales descritos en los pliegos, el mismo que indica que los materiales de la
referencia son de buena calidad y que estn sujetos a las Especificaciones
Tcnicas definidas en los pliegos (...) De no presentarse la garanta tcnica del
fabricante, la Contratista deber presentar, de manera sustitutiva, una garanta
econmica...". (Lo subrayado no corresponde al texto original)
En el caso de las garantas de Fiel Cumplimiento del Contrato, en la clusula de los
contratos se menciona:
"...Esta pliza deber ser renovada, a costa de la Contratista, tantas veces sea
necesario, hasta la suscripcin del acta de Entrega-Recepcin definitiva, caso
contrario se solicitar su ejecucin inmediata...".
Condicin concordante con el artculo 77 de la LOSNCP, ya que la misma debe
devolverse a la firma del acta nica.
La vigencia de la garanta de fiel cumplimiento del contrato 20130030, pliza CC00509657 de Seguros Coln S.A., concluy el 29 de mayo de 2013 y no fue renovada.
En el acta de entrega recepcin definitiva se incorpor como fecha del documento el
16 de mayo de 2013; no obstante, fue registrada por Secretara General y Archivo el
20 de junio de 2013, es decir que cuenta con dos fechas. Al respecto, el Procedimiento
Creacin, Registro y Clasificacin de Documentos Nuevos, aprobado el 11 de enero
de 2011, que en relacin a los Documentos Especiales, entre ellos las Actas de
Entrega Recepcin, define lo siguiente:
"... d) Los documentos permanentes, debern ser remitidos a la Secretara
General y Archivo sin fecha; la cual ser otorgada por esta rea el momento de
su numeracin y registro...".
Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de
2015, comunic los resultados provisionales a los servidores relacionados. El Jefe
vi/ ItEcf.s/E-r

17

Zonal de Gestin Financiera Noroccidente, en memorando 00431-FZO-ZNO-2015 y


correo electrnico de 29 de septiembre de 2015, refiri:
"...Con fecha 07 de mayo de 2013 mediante oficio No. 13749-RDEO-FIN-REE-2013
se solicita a SEGUROS COLN la renovacin de la pliza No. 509657 cliente
HIMASESA (...) Se realizaron insistencias permanentes sobre el pedido de
renovacin de la pliza 509657 tanto va telefnica como por correos electrnicos
(...) SEGUROS COLON no realiza la renovacin respectiva en razn de poseer el
acta de entrega recepcin definitiva suscrita el 16 de mayo de 2013 (:..) Por algn
motivo ARCHIVO GENERAL inscribi el acta con fecha 20 de junio del 2013 (...)
Cabe sealar que muchas aseguradoras tienen como prctica comn el NO renovar
cuando el contratista interesado les presenta el acta de recepcin suscrita por las
partes como sucede en este caso que la fecha de suscripcin es 16 de mayo de
2015 (sic)...".
Por lo expuesto, la inclusin de la fecha de suscripcin del acta de entrega recepcin
definitiva en el cuerpo de la misma por parte de la Comisin, pese a lo establecido en
el Procedimiento Creacin, Registro y Clasificacin de Documentos Nuevos, ocasion
que la compaa de seguros se niegue a renovar la pliza de seguros, garanta de fiel
cumplimiento del contrato, hasta la fecha de registro por Secretara General y Archivo,
que es la fecha oficial conforme los procedimientos internos de la Empresa.
Conclusiones
El Jefe Zona! de Compras, Contratos e Importaciones y Jefe Zonal de Asuntos
Jurdicos Noroccidente, no verificaron en la instrumentacin de los contratos, que
la garanta tcnica presentada por HIMASESA S.A., no corresponda al fabricante
sino al distribuidor, lo que gener riesgos en caso de fallas tcnicas en los bienes
contratados.
Los Miembros de la Comisin de Entrega Recepcin Definitiva del Contrato
20130030 incluyeron en el Acta la fecha 16 de mayo de 2013, pese a que los
procedimientos internos determinaban que sta deba ser incorporada por la
Secretara General y Archivo al momento de su registro, lo que origin que la
aseguradora no admita a trmite la renovacin de la pliza hasta su oficializacin
que fue el 20 de junio de 2013 y se generen riesgos en caso de incumplimientos.
lEcux.iO

18

Recomendaciones
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones y Jefe Zonal de Asuntos
Jurdicos Noroccidente
7. Verificarn que en la instrumentacin de los contratos se cuente con la garanta
tcnica del fabricante o distribuidor autorizado de los materiales y repuestos,
segn lo establecido en los pliegos de los procesos de contratacin, a fin de
respaldar las condiciones tcnicas de los bienes adquiridos.
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente
8. Dispondr a las Comisiones de Entrega Recepcin Definitivas, que las Actas
sean enviadas a la Secretara General y Archivo de manera oportuna y sin fecha
para su registro y legalizacin, conforme los procedimientos de la Empresa.
Expedientes de contratos y publicacin en Portal de Compras Pblicas
incompletos
En seis procesos de contratacin y ejecucin, que se relacionaron con los contratos
20130030, 20130117, 20140001, 20140045, 20140238 y 20140240, se identific que
los expedientes fsicos que reposaban en el rea de Compras, Contratos e
Importaciones Noroccidente, se encontraban incompletos y sin el orden para mantener
el control en la secuencia de la documentacin. Por ejemplo, no se adjunt la solicitud
de compra, S/C, certificacin presupuestaria, conformacin comisin tcnica, garanta
tcnica, certificado del fabricante GARLOCK, nominacin del administrador y
miembros de comisin entrega recepcin, as como el acta de entrega recepcin del
contrato, sin evidenciar la existencia de procedimientos de control para verificar el
contenido de cada expediente.
Lo citado inobserv lo dispuesto en la Norma de Control Interno 405-04
Documentacin de respaldo y su archivo, misma que seala que la documentacin
sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra,
confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o
despus de su realizacin.

voi /rEc-rouEt)k2,

19

Por su parte, el artculo 13 del Reglamento General a la LOSNCP establece la


documentacin relevante que debe publicarse en el portal de compras pblicas; as
tambin la resolucin del INCOP 053-2011 de 14 de octubre de 2011, enumera la
informacin especfica en el caso de rgimen especial.
En los siete procesos se observ que la informacin cargada en el portal de compras
pblicas del SERCOP anterior INCOP se encontraba incompleta. Por ejemplo en los
procesos RDEO-ABS-RE-044 REE, RE-LABCCIZNOCNB08-13, RE-0427-ZNO-14 no
se incluy la certificacin presupuestaria, actas, negociaciones e informes de la
comisin tcnica, garantas presentadas a la firma del contrato, nominacin de
administrador y comisin de entrega recepcin e informe del administrador.
Adems, con resolucin INCOP RE-2013-0000101 de 16 de agosto de 2013, el
INCOP dispuso:
"... Artculo nico.- Trmino para publicacin y registro de los contratos.- Los
contratos de ejecucin de obras, arrendamientos y adquisiciones de bienes,
prestacin de servicios, incluidos los de consultora, que se celebren al amparo de
la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica LOSNCP y su
Reglamento General, debern ser registrados y publicados en el portal
COMPRAS PBLICAS, en el trmino mximo de cinco (5) das posteriores a su
suscripcin...".
Al respecto, los procesos de contratacin RE-LABCCIZNOCNB08-13, RE-0427-ZNO14, RE-0467-ZNO-E-14-A, RE-2000326-ZNO-E-14A y RE-0698-ZNO-E-14 se
encontraban en el portal del SERCOP con la denominacin "Adjudicado, no finalizado
/falta contrato".
Lo sealado rest transparencia a la informacin de los procesos de contratacin, por
la falta de documentacin, publicacin y finalizacin de los mismos. La responsabilidad
en la supervisin de estas actividades le correspondi a la Jefatura Zonal de Compras,
Contratos e Importaciones Zona Noroccidente, que conforme el Manual Orgnico
Integral de EP PETROECUADOR tiene la obligacin de:
"...b) Realizar el seguimiento a los procesos de compras nacionales que se
encuentran activos y tomar las acciones correctivas y preventivas requeridas...".

20

"...Lugar de Entrega: Oficina de Recepcin de Materiales, Coordinacin General


de Gestin de Abastecimientos / Jefatura Zonal de Compras, Contratos e
Importaciones/ Supervisin de Logstica de Bodegas Refinera Esmeraldas, Km. 7
1/2 va a Atacames, el material se recibir con Nota de Entrega o Gua de Remisin.
"Una vez que el material ha sido aceptado de conformidad por el usuario, el
proveedor proceder al envo de la factura correspondiente".- Recepcin de
Bienes: La verificacin y prueba de los bienes cuando sea posible se realizar en el
momento mismo de la entrega recepcin, cuando amerite pruebas especiales para
comprobar su composicin y resistencia se solicitar inmediatamente las pruebas
respectivas...".
Al respecto, en los siete contratos se incluy el informe tcnico de la verificacin del
material, elaborado entre los responsables de la Coordinacin de Calderera y
Soldadura y Coordinacin de Mecnica Rotativa y el servidor de bodega en la
recepcin de materiales, que incorpor un check list del cumplimiento de cada tem;
sin embargo, no existi evidencia de la prueba de los materiales adquiridos, conforme
lo exigen los pliegos, lo que limit conocer si los materiales y repuestos cumplan con
las condiciones tcnicas exigidas.
Los materiales y repuestos fueron entregados mediante gua de remisin y notas de
entrega en la bodega de la Refinera Esmeraldas, mediante la modalidad de cargo
directo y entregados a las reas de Coordinacin de Calderera y Soldadura y
Coordinacin de Mecnica Rotativa, conforme el Proceso "Recepcin de bienes,
obras, servicios y consultora, de EP PETROECUADOR", que seala:
"...3.1.2. Cuando un bien recibido en bodega corresponda a cargo directo, se
deber notificar al usuario inmediatamente va correo electrnico, para que el
retiro sea realizado mximo 48 horas despus de recibida la notificacin (...).3.1.3. Para la entrega al usuario solicitante de bienes que correspondan a cargo
directo, el Administrador de Bodega deber realizar la entrega formal a travs de
un documento de Retiro de Bienes de Cargo Directo, donde firmen las dos
partes...".
No obstante, la verificacin por parte de las reas usuarias que corresponden a la
Coordinacin de Calderera y Soldadura y Coordinacin de Mecnica Rotativa, no se
realiz con la debida oportunidad, sin evidenciar las razones en dichas demoras, lo
que retras el trmite de presentacin de las facturas que contienen la recepcin del
material por parte del rea de recepcin en la bodega de esa dependencia, condicin
contraria al requerimiento inicial de compra de las Coordinaciones de Calderera y
Soldadura, y Mecnica Rotativa, pues los bienes fueron solicitados como URGENTES;
61)Iii()Eivn hoS

22

sin embargo, existieron demoras en el trmite de verificacin de los materiales y


repuestos de hasta 28 das, segn se indica:

Gua de
remisin / Nota
de entrega

Acta de
verificacin
tcnica usuario

Fecha
recepcin
Factura

20130030

2013-04-25

2013-04-29

2013-05-06

20130117

2013-10-01

2013-10-16

2013-10-16

20140001

2013-12-27

S/F

2014-01-24

20140045

2014-05-20

S/F

2014-06-12

20140069

2014-07-04

S/F

2014-08-01

. Contrato

Demora en
das emisin
Factura
11
15
26
23
28

En los informes tcnicos de verificacin del material recibido, elaborados por el rea
usuaria, se incluy un detalle del cronograma tentativo de la utilizacin del material, el
que indic en unos casos "materiales a utilizar para los trabajos diarios", "material a
utilizar en el paro programado Catalticas 1 y No Catalticas 1", "material a ocupar en
los diferentes paros programados"; en otros casos, este casillero se encuentra sin
informacin.

Para el requerimiento de los materiales y repuestos, las reas usuarias generaron las
rdenes de trabajo con el detalle del material, cantidad e identificacin del lugar a ser
utilizado; la responsabilidad de ejecutar los trabajos de mantenimiento estuvo a cargo
de los supervisores de mantenimiento; sin embargo, no se establecieron
procedimientos de registro o control efectivo para respaldar el uso de los materiales y
repuestos en cada equipo de la Refinera Esmeraldas, lo que limit verificar si la
totalidad de los materiales y repuestos solicitados en las rdenes de trabajo fueron
utilizados. En los informes ejecutivos anuales del mantenimiento en los paros de
Refinera Esmeraldas, presentados por las Coordinaciones de Calderera y Soldadura,
y Mecnica Rotativa, se detall el tipo de materiales y repuestos utilizados en estas
actividades, de acuerdo a lo descrito en las rdenes de trabajo; sin embargo no se
especific lo realmente usado o instalado. Por lo expuesto se incumpli lo referido en
el Proceso de EP PETROECUADOR: "Ejecucin del Mantenimiento", que detalla:

"... Supervisin y Ejecucin.- 3.10. El ejecutante de una OT deber reportar e


informar los recursos realmente utilizados en la ejecucin de la misma.- Cierre.3.16. Todo material retirado y no utilizado en un mantenimiento, obligatoriamente

debe ser reingresado al almacn del cual se retir, antes de realizar el cierre de la
50")
23

Orden de Trabajo.- 3.34. El Supervisor de la OT ser el responsable del uso


correcto de los materiales especiales requeridos para el mantenimiento...".
Lo sealado no fue controlado por los responsables de las reas usuarias requirentes,
inobservando las funciones asignadas en el Orgnico Funcional de EP
PETROECUADOR, que expresan para el Coordinador de Calderera y Soldadura y
Coordinador de Mecnica Rotativa, respectivamente, lo siguiente:
"...1.- Emitir criterios tcnicos para la ejecucin de trabajos de mantenimiento; 2.Analizar y autorizar requisiciones de materiales para ejecutar las rdenes de
trabajo..."
"... 1.- Elaborar los criterios tcnicos para la adquisicin de materiales y equipos. 3.Inspeccionar y controlar los trabajos de mantenimiento de los equipos rotativos. 6.Coordinar y asignar la ejecucin de las rdenes de trabajo con los supervisores de
mecnica rotativa. 9.- Autorizar la requisicin de materiales para el retiro...".

Auditora Interna mediante correos electrnicos de 28 de septiembre y 7 de octubre de


2015, comunic los resultados provisionales a los servidores relacionados, recibiendo
las siguientes respuestas:
- El Coordinador de Calderera y Soldadura en memorando 00501-RREF-REE-MANCS0-2015 de 6 de octubre de 2015, expres:

"... La requisicin de los materiales solicitados en los contratos 20130030,


20130117, 20140001, 20140045, 20140069, 20140238 y 20140240, parten de los
pedidos realizados de operacin y ATP.- En aos anteriores todos los materiales
solicitados llegaban a bodega para ser ingresados al STOCK como indica la
normativa interna, sin embargo en este ao mediante email se nos comunic que
los materiales que se haban comprado estaban considerados como cargo
directo y tenan que ser retirados por el usuario.- Ante lo cual mediante
memorando N00341-RREF-REE-MAN-CS0-2015, se comunic que la
Coordinacin de Calderera y Soldadura no cuenta con espacio fsico para el
almacenaje de dicho material por lo cual era necesario que se incluyera en
stock de bodega.- Es importante sealar que todo material entregado es
mediante una orden de trabajo la cual es generada por la unidad de planificacin
de acuerdo a los pedidos de operacin lo cual consiste: Pedido de operacin,
Orden de trabajo de planificacin, Supervisor reasigna al tcnico lder para que
solicite el material requeridos para el trabajo, Tcnico lder de acuerdo al orden de
trabajo retira e instala el material, Supervisor autoriza el retiro de material, Tcnico
lder elabora reporte en el programa mximo del trabajo realizado y de los
materiales ocupados, Supervisor luego de constatar la ejecucin y la
instalacin de los materiales, aprueba, Planificacin valida lo realmente ejecutado
y cierra la orden de trabajo...".
ikofi) u Ei wi ))4'7720

24

Adems, en correo electrnico de 7 de octubre de 2015, seal:


"... como coordinacin de calderera y soldadura lo que hacemos es solicitar el
repuesto mediante una requisicin de compra, emitimos criterio tcnico,
FISCALIZCION, ADMINISTRACIONES, etc. (...) Mediante la herramienta mximo
que es utilizada para los trabajos de mantenimiento los encargados de retirar los
material de acuerdo al procedimiento es el: TCNICO LDER (RETIRA DE
BODEGA) y SUPERVISOR (AUTORIZA). -Todo material retirado de bodega, el
supervisor del rea verifica que el material sea instalado de acuerdo a la orden de
trabajo y en caso que no utilice hacer el ingreso de nuevo, as mismo dejar claro
quien lleva el control del material es el supervisor (...) El material llega a bodega y
una vez que llega hay que esperar que est el expediente con todos sus
documentos para recin llamar al tcnico del rea usuaria para que reciba y
constate lo solicitado por REFINERIA ESMERALDAS Y LO QUE TRAE EL
PROVEEDOR, como se puede notar hay un tiempo hasta que el expediente lo
bajen a bodega y poder revisar...".
El Coordinador de Mecnica Rotativa, en funciones desde el 1 de julio de 2013
hasta el 31 de marzo de 2014, en memorando 00273-RREF-REE-MAN-MRT-2015;
Administrador del contrato 20140001-PPRO-SPR-PAT-ESM-2013 en memorando
00274-RREF-REE-MAN-MRT-2015; Miembro comisin tcnica proceso de rgimen
especial RE-LABCCIZNOCNB08-13 en memorando 00275-RREF-REE-MAN-MRT2015; Miembro comisin tcnica procesos RDEO-ABS-RE-044 REE, RE-0698ZNO-E-14, RE-LABCCIZNOCNB08-13 en memorando 00504-RREF-REE-MANCS0-2015; y Miembro comisin tcnica proceso rgimen especial RDEO-ABS-RE044 REE en memorando 00768-RREF-REE-MAN-2015, todos de 7 de octubre
2015, emitieron iguales comentarios a los generados por el Coordinador de
Calderera y Soldadura en memorando 00501-RREF-REE-MAN-CS0-2015 de 6 de
octubre de 2015.
- Adems, el Coordinador de Calderera y Soldadura en correo electrnico de 8 d
octubre de 2015, expuso:
"... En lo referente a la verificacin de rea usuaria.- Para poder verificar si el
material cumple con lo solicitado se lo hace a travs del expediente y en muchos de
los casos demoran en su envo por parte del Analista de Compras por tanto el
Analista de Recepcin de Materiales no llama a la parte usuaria para su
verificacin. En lo referente al control y uso de los materiales.- Estos se los realiza
bajo Orden de Trabajo y su control de uso se lo realiza a travs de los supervisores
y tcnicos lderes de Refinera y si sale un sobrante estos se los almacena en los
talleres para ser utilizados en los turnos nocturnos cuando no hay disponibilidad de
bodegas...".

25

Lo referido por los Coordinadores no modifica el comentario de auditora, puesto que


como usuarios no se justifica la demora en la recepcin fsica de los materiales y
repuestos adquiridos, en cuanto al seguimiento para la utilizacin emergente en
actividades de mantenimiento; as como efectuar el control de las actividades de los
supervisores y tcnicos de la REE en la utilizacin de los mismos.
Cabe sealar que las herramientas MAXIMO y EBS fueron aplicadas en el rea de
mantenimiento de EP PETROECUADOR a partir de noviembre de 2014, con las
cuales se mantiene un control en la emisin de las rdenes de trabajo para las
actividades de mantenimiento; por consiguiente, los comentarios de Auditora se
relacionan a los procedimientos aplicados desde el 1 de junio de 2012.
- El Administrador del contrato 20130117 en memorando 00666 RREF-REE-MAN1AU-2015 de 12 de octubre de 2015, inform:

soi

"... La clusula tercera del contrato 20130117 establece como OBJETO DEL
CONTRATO lo siguiente: "La Contratista se obliga con EP PETROECUADOR
refinera Esmeraldas a proveer la "ADQUISICION DE LMINAS DE FIBRA" SEC
E20130496, material que entregar en las bodegas de Abastecimientos de la
refinera Esmeraldas. Queda expresamente establecido que constituye obligacin
del CONTRATISTA ejecutar el contrato conforme a las especificaciones tcnicas
establecidas en los Pliegos y Oferta de la contratista, documentos que se
constituyen en parte integrante del contrato.- (...) el Administrador del contrato
20130117-PPRO-SPR-PAT-ESM-2013 en el detalle de RECEPCIONES, informa
"El 2013-10-16, mediante sumilla inserta en Informe Tcnico para Recepcin de
Materiales 0/C E20130496, el... (rea usuaria) indica "EL MATERIAL CUMPLE
CON LO SOLICITADO (...)Durante el ao de vigencia de la garanta no existi
reclamo alguno por inconformidades tcnicas del material objeto de la Orden de
Compra 0/C E20130496 por parte del usuario que fue la Coordinacin de
Calderera y Soldadura, considerando que el Supervisor del taller de Calderera (...)
fue miembro de la Comisin de Entrega- Recepcin del contrato 20130117(...) la
empaquetadura no puede ser probada en talleres de mantenimiento a sus
condiciones de diseo, necesariamente debe estar instalada en las bridas, juntas,
intercambiadores, recipientes, etc. ya que las variables de proceso temperatura y
presin de trabajo son los aspectos ms importantes de diseo de estos materiales,
estas 2 variables juntas no se consigue para pruebas en talleres de mantenimiento.
La empaquetadura una vez instalada y apretadas las tuercas de los esprragos,
cuando es retirada no puede volverse a utilizar, es decir la empaquetadura es "una
sola vida", si un empaque usado se lo vuelve a utilizar no es la mejor prctica ya
que por ms apriete que se le vuelva a dar a las tuercas siempre fuga producto, por
este motivo si la empaquetadura es nueva y de buenas caractersticas tcnicas no
produce fugas. Si hubiese existido problemas en la empaquetadura el usuario tena
todo el derecho de reclamar para exigir a la contratista la reposicin del material
pero esto no existi, es decir tcnicamente los materiales fueron aceptables
conforme a lo requerido por el usuario. (...)En el caso del contrato 20130117v Chijil SEI.5
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PPRO-SPR-PAT-ESM-2013, el contratista entreg los materiales el 01-10-2013 y


segn sumillas con fechas el documento de cierre de la orden de Compra segua en
Abastecimientos hasta el 16 de octubre 2013, fecha en el que el encargado de
Recepcin de materiales gener el documento de Ingreso N 20130390 cuya
copia adjunto y el Administrador gener el Informe de la Solicitud de Compra el 19
de octubre 2013 (Memorando 00689-RREF-REE-MAN-IAU-2013). Como se aprecia
en calidad de Administrador si existi diligencia, el retraso de los documentos se
debi a los procesos administrativos correspondientes a cargo de
Abastecimientos...".
Lo indicado por el servidor no modifica el criterio de Auditora Interna en razn de que
el rea usuaria y el administrador del contrato deben verificar y dejar constancia del
cumplimiento de las condiciones tcnicas de los materiales y repuestos adquiridos.
Un miembro de la comisin tcnica proceso rgimen especial RE-0427-ZNO-14,
en memorando 00509-RREF-REE-MAN-CS0-2015 de 14 de octubre de 2015,
mencion:
"... El personal de las unidades de mantenimiento tiene la obligacin de
atender primero los requerimientos de mantenimiento de las diferentes unidades
de procesos, tareas que ocupan casi en la totalidad de su jornada diaria de
trabajo, esto imposibilita realizar de forma inmediata la revisin de los materiales
que llegan en bodega, por esta razn la revisin se realiza cuando se dispone
del tiempo necesario y no inmediatamente, es decir cuando sea posible, adems
en ocasiones no se notifica de manera urgente a la unidad usuaria de la llegada
de los materiales, si no luego de realizar el conteo de los materiales por parte de
abastecimiento.-Los materiales adquiridos a la empresa Garlock son materiales
fungibles garantizados, es decir que luego de su uso deben ser desechados, por
esta razn al realizar las pruebas destructivas se desperdiciara material, por lo
tanto las nicas pruebas ejecutadas son las visuales.- (...) La modalidad de cargo
directo fue comunicado a los funcionarios de EP PETROECUADOR a fines del
mes de noviembre del 2014 con la puesta en marcha del nuevo sistema EBS,
donde se indic que aquellos materiales que no fueron comprados a travs de la
reposicin anual estaban considerados como cargo directo por lo cual se nos
obligaba a retirarlos, sin embargo con la finalidad de precautelar los intereses de
la empresa se solicit a la Unidad de abastecimiento que dichos materiales sean
ingresados al stock de bodega para ser retirados de forma ordenada y en base a
la necesidad operativa a travs del sistema Mximo donde se puede evidenciar
claramente el uso de los materiales, y mantener un control de la ejecucin real de
todos los trabajos.-Cabe sealar que a pesar que en el orgnico funcional los
Coordinadores deben aprobar la Requisiciones de materiales, dentro del sistema
Mximo instaurado por EP PETROECUADOR los nicos funcionarios que
autorizan las requisiciones de materiales son los supervisores de cada rea...".

Lo mencionado por el servidor no modifica los comentarios de Auditora Interna, ya


que las caractersticas tcnicas en el presente caso no se evaluaron mediante
SIE_TE27

muestras; y, las herramienta MAXIMO/ EBS iniciaron en noviembre de 2014, posterior


a la fecha de facturacin de los materiales en anlisis.
Cabe indicar que Auditora Interna adicionalmente en oficios 27401, 27404, 27405 y
27399-DIR-AIN-2015 de 29 de septiembre de 2015, 27756-DIR-AIN-2015 de 2 de
octubre de 2015, y 28441, 28442, 28444-DIR-AIN-2015 de 8 de octubre de 2015,
comunic los resultados provisionales a los ex servidores relacionados, sin haber
obtenido respuesta.
Posterior a la conferencia final de comunicacin de resultados efectuada el 28 de
octubre de 2015, el Coordinador de Calderera y Soldadura, actuante en el perodo del
1 de junio de 2012 al 31 de marzo de 2015, con memorando 00526-RREF-REE-MANCS0-2015 de 5 de noviembre de 2015, se dirigi en similares trminos a lo indicado
en los resultados provisionales, sealando adems:
"... En la coordinacin de calderera y soldadura, contamos con supervisores y
tcnicos lder, responsable del retiro y utilizacin de los materiales en funcin de
las actividades asignadas, que quedan establecidas mediante rdenes de trabajo,
dependiendo la necesidad ellos participan de forma directa en el retiro de los
materiales, mediante la utilizacin del sistema MAXIMO en la actualidad y
anteriormente el MAIN TRAKER; ellos mismos en caso de no contar con stock
realizan la solicitud de pedido de materiales.- Como coordinador el mayor tiempo
lo empleamos en actividades administrativa y nuestra responsabilidad es otra por
ej. Fiscalizar, administrar, emitir informes tcnicos, actas, gestionar lo recurso para
los repuestos, planificar, asistir a reuniones de trabajo, etc.- Se revisa que los
pedidos de las requisiciones de compra estn solicitadas por los supervisores, los
cuales son los que realmente saben la necesidad de los materiales...".
Lo mencionado por el servidor no modifica el comentario de Auditora, en razn de
existir en los pliegos del proceso la necesidad de efectuar las pruebas a los materiales
y repuestos; adems, entre sus funciones se encuentra supervisar el uso de los
mismos.
Conclusin
Los Coordinadores de Calderera y Soldadura y Mecnica Rotativa no realizaron la
verificacin tcnica / prueba de los bienes adquiridos; efectuaron la constatacin fsica
de los mismos con demoras y no establecieron procedimientos de control de las
actividades de los supervisores de mantenimiento, para el seguimiento o registro

soft) v E/yr/ out)

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documentado de la efectiva utilizacin de los materiales y repuestos en las labores de


' mantenimiento de la Refinera Esmeraldas, lo que limit conocer si los materiales y
repuestos adquiridos cumplan con las condiciones tcnicas requeridas y si los bienes
solicitados en las rdenes de trabajo fueron utilizados en su totalidad para las
actividades de mantenimiento.
Recomendaciones
Al Supervisor de Logstica y Bodegas Noroccidente
10. Dispondr a los servidores responsables de la recepcin de los materiales en la
bodega de la Refinera Esmeraldas, comunicar oportunamente al rea usuaria el
cumplimiento del trmite de recepcin y constatacin de las condiciones tcnicas
de los materiales y repuestos adquiridos.
Al Jefe Zonal de Compras, Contratos e Importaciones Noroccidente
11 Dispondr a los Analistas de Compras / Contrataciones, coordinen con las reas
usuarias que en los pliegos de los procesos de compras / contrataciones para la
adquisicin de materiales y repuestos, se incluya cuando sea necesario, las
pruebas de los mismos segn las caractersticas tcnicas de cada caso, para su
verificacin en la entrega recepcin entre el rea usuaria y el proveedor.
Al Intendente de Mantenimiento
12. Solicitar al Jefe del Departamento de Gestin por Procesos se incluya en el
Proceso Ejecucin del Mantenimiento de EP PETROECUADOR, la obligacin de
los supervisores de generar un reporte de ejecucin de los trabajos de
mantenimiento, que incluya los equipos reparados, cantidad y descripcin de los
materiales y repuestos, a fin de mantener un control efectivo de los bienes
utilizados en sas actividades.

50/

Dra. Cri Sa Va. gas


Audito a neral,'encargada
EP PETROECUADOR

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