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Manual orientado a usuarios del gestor de correo

electrnico no expertos en informtica

Sergio Snchez Botey

1. Recomendaciones para usar contraseas seguras en Internet

Una contrasea segura es el primer paso necesario para asegurar la seguridad


de los usuarios de sus Aplicaciones (computadora, cuenta de correo, cuenta de
ahorros, usuario de red, Aplicaciones web, etc,).
Su contrasea debera cumplir todos los requisitos mnimos descritos a
continuacin:
Debe tener 14 caracteres o ms. El requisito mnimo es de ocho caracteres.
No contiene el nombre de usuario, el nombre real o el nombre de la empresa.
No contiene una palabra completa.
Es significativamente diferente de otras contraseas anteriores.
Est compuesta por caracteres de cada una de las siguientes cuatro
categoras:

Categora de caracteres

Ejemplos

Letras maysculas

A, B, C

Letras minsculas

a, b, c

Nmeros

0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

Smbolos del especiales

`~!@#$%^&*()_-+={}[]\|:;"'<

Informacin obtenida de;


http://secorreo.impsat.net.co/documentos/RecomendacionesUsoContrasenas.
pdf

2. Cmo crear una firma digital para enviar correos a travs del gestor de
correo.

1.

Para crear o modificar la firma digital de nuestro correo electrnico


GMAIL deberemos;
Abre Gmail.

2.
3.
4.

Haz clic en la rueda dentada


(arriba a la derecha).
Haz clic en Configuracin.
En la seccin "Firma", aade el texto de la firma en el cuadro. Si quieres,
puedes aplicar formato aadiendo una imagen o cambiando el estilo del
texto.
5.
Haz clic en el botn Guardar cambios situado al final de la pgina.

Para crear o modificar la firma digital de nuestro correo electrnico


OUTLOOK deberemos;

1.

Cree un nuevo mensaje de correo electrnico.

2.

En la pestaa Mensaje, en el grupo Incluir, seleccione Firma > Firmas.

3.

En Seleccionar firma para editar, elija Nuevo, y, en el cuadro de


dilogo Nueva firma escriba un nombre para la firma.

4.

En Elegir firma predeterminada, establezca las siguientes opciones para


la firma:

En la lista cuenta de correo electrnico, elija una cuenta de correo


para asociarla con la firma. Puede tener firmas diferentes para cada cuenta de
correo electrnico.

En la lista mensajes nuevos, elija la firma que desea que se


agregar automticamente a todos los nuevos mensajes de correo electrnico.
Si no desea automtico de los nuevos mensajes de correo electrnico de inicio
de sesin, acepte la opcin predeterminada (ninguno).

En la lista Respuestas o reenvos, elija la firma que desee agregar


automticamente al responder o reenviar mensajes. En caso contrario, acepte la
opcin predeterminada (ninguna).

5.

En Editar firma, escriba la firma, y luego haga clic en Aceptar.

3. Haz un manual para usuarios no expertos de cmo establecer la


informacin de recuperacin de contraseas.
o Contrasea olvidada
Si no te sabes la contrasea de tu cuenta de Google, sigue estos pasos para
establecer una nueva.
1.
2.
3.

Visita la pgina No puedes iniciar sesin?


Selecciona "He olvidado mi contrasea".
Introduce tu direccin de correo electrnico y sigue las instrucciones que
aparecen en pantalla.
o Cambiar la contrasea

Puedes cambiar la contrasea de tu cuenta de Google en cualquier momento.


1.
2.

Inicia sesin en Mi cuenta.


En la seccin "Inicio de sesin y seguridad", selecciona Inicio de sesin
en Google.
3.
Haz clic en Contrasea.
4.
Introduce la contrasea nueva y, a continuacin, selecciona Cambiar
contrasea.
4. Explica cmo configurar un gestor de correo con 2 cuentas
simultneamente.
Outlook
1. Haga clic en Cuentas de correo electrnico
2. Haga clic en Nuevo.
3. Haga clic en Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP y, a
continuacin, en Siguiente.
4. En el cuadro Su nombre, escriba su nombre completo como desea que lo vean
otras personas.
5. En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin de correo
electrnico completa tal y como se la asign el administrador de correo o su
proveedor de servicios de Internet (ISP). Asegrese de incluir el nombre de
usuario, el smbolo @ y el nombre de dominio, por
ejemplo, yolanda@contoso.com.
6. En los cuadros Contrasea y Vuelva a escribir la contrasea, escriba la
contrasea que se le asign, o bien escriba la que seleccion para la cuenta de
correo electrnico.
En la contrasea debe haber distincin entre maysculas y minsculas.
Asegrese de que la tecla BLOQ MAYS no est activada.
7. Active la casilla de verificacin Configurar manualmente las opciones del
servidor o tipos de servidores adicionales.
8. Haga clic en Siguiente.
9. Haga clic en Correo electrnico de Internet.
10. Haga clic en Correo electrnico y, a continuacin, en Siguiente.
Segn los datos escritos anteriormente, puede que algunos campos de texto
del cuadro de dilogo aparezcan con texto. Compruebe que los datos son
correctos.

11. En Informacin sobre el usuario, siga este procedimiento:


o

En el cuadro Su nombre, escriba su nombre completo de la forma


en la que desee que lo vean otros usuarios.

En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin


de correo electrnico completa tal y como se la asign el administrador de correo
o su proveedor de servicios de Internet (ISP). Asegrese de incluir el nombre de
usuario, el smbolo @ y el nombre de dominio, por
ejemplo, yolanda@outlook.com.
12. En Informacin del servidor, siga este procedimiento:

a.

En el cuadro de lista Tipo de cuenta, elija POP3, IMAP o HTTP.

b.

En el cuadro Servidor de correo entrante, escriba el nombre completo del


servidor que le proporcion su proveedor de servicios de Internet (ISP) o el
administrador de correo. Normalmente es correo. seguido del nombre de dominio,
por ejemplo, correo.contoso.com.

c.

En el cuadro Servidor de correo saliente, escriba el nombre completo del


servidor que le proporcion su proveedor de servicios de Internet (ISP) o el
administrador de correo. Normalmente es correo. Seguido del nombre de dominio,
por ejemplo, correo.outlook.com.

13. En Informacin de inicio de sesin, siga este procedimiento:

a.

En el cuadro Nombre de usuario, escriba el nombre de usuario que le


proporcion su proveedor de servicios de Internet (ISP) o el administrador de
correo. Este nombre ser la parte de la direccin de correo electrnico que
aparece antes del smbolo @ o ser la direccin de correo electrnico completa.

b.

En el cuadro Contrasea, escriba la contrasea que le proporcion su


proveedor de servicios de Internet (ISP) o el administrador de correo, o la
contrasea que usted cre.

c.

Active la casilla de verificacin Recordar contrasea.


14. De manera opcional, siga uno de estos procedimientos:

a.

Haga clic en Ms configuraciones. En la ficha General, en Cuenta de correo,


escriba un nombre que le sirva para identificar la cuenta, por ejemplo, Mi correo
ISP personal.

b.

Haga clic en Ms configuraciones. En la ficha Servidor de salida, active la


casilla de verificacin Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticacin.

c.

Para cuentas POP3, haga clic en Ms configuraciones. En la ficha Avanzadas,


en Nmeros de puerto del servidor, en Servidor de entrada (POP3), active la
casilla Este servidor precisa una conexin cifrada (SSL) si el ISP (proveedor de
servicios de Internet) le indica usar esta configuracin.

d.

Para cuentas IMAP, haga clic en Ms configuraciones. En la ficha Avanzadas,


en Nmeros de puerto del servidor, en Servidor de entrada (IMAP), en la
opcin Usar este tipo de conexin cifrada haga clic en Ninguno, SSL, TLS o Auto,
si el ISP le indica usar una de estas opciones.

e.

Haga clic en Ms configuraciones. En la ficha Avanzadas, en Nmeros de


puerto del servidor, en Servidor de salida (SMTP), en la opcin Usar este tipo de
conexin cifrada haga clic en Ninguno, SSL, TLS o Auto, si el ISP le indica usar
una de estas opciones.

f.

Si est agregando una cuenta de servidor POP3 o IMAP, haga clic


en Configuracin de la cuenta de prueba para comprobar que la cuenta est
funcionando. Si falta informacin o es incorrecta, como su contrasea, se le pedir
que la escriba o que la corrija. Asegrese de que su equipo est conectado a
Internet.
15. Haga clic en Siguiente.
16. Haga clic en Finalizar.

5. Explica como transferir la lista de contactos de Gmail a Outlook y


viceversa
o Exportar de Gmail
1. Inicie sesin en su cuenta de Google Gmail.
2. Elija Gmail >Contactos.

3. En la parte superior de la seccin de contactos, seleccione Ms


>Exportar.

4. En Qu contactos quieres exportar?, elija un grupo de contactos


o Todos los contactos.

5. En Qu formato de exportacin...?, seleccione Formato CSV de


Outlook (para importar a Outlook o a otra aplicacin) y luego elija Exportar.
6. Cuando se le indique que descargue el archivo de exportacin,
elija Guardar como.

7. Elija Examinar y seleccione una ubicacin del equipo para guardar el


archivo de forma temporal. El nombre de archivo predeterminado es
contacts.csv.

Si lo desea, puede abrir el archivo contacts.csv con Excel para comprobar que
todos los contactos se exportaron correctamente. A menos que fuera
extremadamente meticuloso al introducir la informacin de sus contactos de

Gmail, el archivo CSV exportado tendr probablemente un aspecto parecido al


siguiente, con datos en algunas celdas y sin datos en otras:

o Importar en Outlook
1.

En Outlook en el escritorio (Outlook 2013 o Outlook 2016),


seleccione Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar.

2.

Seleccione Importar de otro programa o archivo y, despus, Siguiente.

3.

Seleccione Valores separados por comas y, despus, Siguiente.

4.

En el cuadro Importar un archivo, busque el archivo guardado en el paso


7 del procedimiento anterior y luego haga doble clic para seleccionarlo.

5.

Elija una de las siguientes acciones para especificar cmo desea que
Outlook controle los contactos duplicados:

6.
o

Reemplazar duplicados con los elementos importados Si un


contacto est en Outlook y en Gmail, Outlook descarta la informacin que tiene
de ese contacto y usa la informacin de Gmail. Debera elegir esta opcin si la
informacin de contacto de Gmail es ms completa o ms actual que la
informacin de contacto de Outlook.

Permitir la creacin de elementos duplicados Si un contacto est


en Outlook y en Gmail, Outlook crea contactos duplicados, uno con la
informacin original de Outlook y uno con la informacin importada de Gmail.
Puede combinar la informacin de estas personas posteriormente para eliminar
los contactos duplicados. Esta es la opcin predeterminada y la ms segura
porque no se descarta informacin.

No importar elementos duplicados Si un contacto est en


Outlook y en Gmail, Outlook mantiene la informacin que tiene de ese contacto y
descarta la informacin de Gmail. Debera elegir esta opcin si la informacin de
contacto de Outlook es ms completa o ms actual que la informacin de
contacto de Gmail.

7.
8.

9.

Haga clic en Siguiente.


En el cuadro Seleccione una carpeta de destino, desplcese hasta la
parte superior si es necesario y seleccione la carpeta Contactos > Siguiente.

Elija Finalizar.

Outlook importar los contactos a Outlook.

o Contactos antes de importar

o Contactos despus de importar

o Exportar de Outlook
1. En Microsoft Outlook, vaya hasta el campo de Contactos.
2. Desde el men Archivo, seleccione Importar y Exportar

3. Seleccione Exportar a Archivo y luego haga clic en Siguiente.

4. Seleccione Valores separados por Coma (Windows) y


seleccione Siguiente.

5. Seleccione Contactos y luego seleccione Siguiente.

6. Seleccione No reemplazar duplicados con elementos exportados


7. Seleccione Explorar.
8. Presione Escritorio y cree un nombre para el archivo.

9. Presione Aceptar.
10. Presione Finalizar.
o Importar a Gmail
11. Desde su ordenador, vaya a www.gmail.com
12. Ingrese a su cuenta de Gmail
13. Presione Contactos.
14. Presione Importar
15. Localice e importe su archivo .csv que haba guardado en su
Escritorio.
Sus contactos sern cargados.

6. Explica cmo transferir la agenda entre Calendar y Outlook y viceversa.


o Importar y Exportar eventos Google Calendar
Puedes transferir a Google Calendar tus eventos de calendarios de otras
aplicaciones o de otras cuentas de Google.
o Exportar eventos
Exportarlos de otra aplicacin de calendarios
La mayora de las aplicaciones de calendarios (Outlook Calendar o Apple
Calendar, por ejemplo) te permiten exportar tus eventos.

1.

Abre la aplicacin de calendarios en donde guardes tus eventos. Esta


operacin suele resultar ms sencilla con un ordenador que con un telfono
o tablet.

2.

Busca la opcin para exportar.

3.

Si puedes escoger entre varios formatos de archivo, selecciona "CSV".

Si necesitas ms instrucciones, ve al centro de ayuda de tu aplicacin de


calendarios o haz una bsqueda de las palabras exportar calendario.
El archivo se guardar en la carpeta habitual de descargas de tu ordenador o
en el sitio que elijas para guardarlo. Ya puedes ir al apartado siguiente para
importar tu calendario.

Exportarlos de otra cuenta de Google


Si tienes varias cuentas de Google, puedes exportar tus calendarios de una
cuenta e importarlos a otra.
1.

En un ordenador, inicia sesin en la cuenta de Google cuyos calendarios


quieras exportar. Solo puedes exportar calendarios con un ordenador, pero
no con un telfono o tablet.
2.
Sigue las instrucciones para exportar tu calendario. Tendrs que
descargar un archivo ICS en tu ordenador.
3.
Inicia sesin en la cuenta de Google a la que quieras importar el
calendario.
4.
En el paso siguiente se explica cmo importarlo.
o Importar eventos a Google Calendar
Despus de exportar tus eventos, imprtalos a Google Calendar.
1.

Abre Google Calendar en un ordenador. Nota: Solo puedes importar


calendarios con un ordenador, pero no con un telfono o tablet.

2.
3.
4.

Arriba a la derecha, haz clic en Configuracin


> Configuracin.
Abre la pestaa Calendarios.
Haz clic en Importar calendarios (entre los apartados "Mis calendarios" y
"Otros calendarios").
5.
Haz clic en Seleccionar archivo y elige el archivo que has exportado
(tendr la extensin "ics" o "csv").
6.
Elige el calendario al que quieras aadir los eventos importados. De
forma predeterminada, los eventos se importan a tu calendario principal.
7.
Haz clic en Importar.
o Importar el calendario de Google a Outlook
1.
En Outlook en el escritorio (Outlook 2013 o Outlook 2016), vaya a su
calendario.
2.

Haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.

3.

En el asistente para Importar y exportar, elija Importar un archivo de


iCalendar (.ics) o de vCalendar y, a continuacin, elija Siguiente.

4.

Vaya a donde ha guardado el archivo extrado y elija el que termina


con gmail.com, y elija Aceptar.

5.

Elija importar.

6.

Vaya a su calendario de Outlook. Ahora debera ver los eventos del


calendario de Google all.

7. Explica cmo imprimir la agenda relativa a un mes en un archivo PDF de


una nica hoja.
o Imprimir tu calendario
Si necesitas ver tu calendario en papel, puedes imprimir un mes, un da o el
intervalo de fechas que elijas.
1.
2.
3.
4.
5.

6.

Abre Google Calendar en un ordenador.


Al principio de la pgina, haz clic en la vista que quieras
imprimir: Da, Semana, Mes o Agenda.
Usa las flechas de arriba para ir al primer da, semana o mes que vayas
a imprimir.
En la esquina superior derecha, haz clic en Ms y luego en Imprimir.
En la pgina Vista previa de la impresin, puedes elegir el intervalo de
fechas, el tamao de la fuente, la orientacin de la pgina y el ajuste de
color.
Cuando ests satisfecho con la vista previa, haz clic en Imprimir.
Se abrir una ventana con las opciones de impresin para tu ordenador,
donde puedes modificar ms ajustes de impresin.
o Guardarlo como un archivo PDF

Tambin puedes guardar en tu ordenador una copia de tu calendario en el


formato PDF.
1.
2.

Sigue las instrucciones indicadas ms arriba para imprimir tu calendario.


En vez de hacer clic en "Imprimir" en la pgina Vista previa de la
impresin, haz clic en Guardar como.
Se descargar en tu ordenador un archivo PDF con tu calendario. Busca el
PDF en la carpeta en la que suelan guardarse las descargas. El archivo tendr
un nombre similar a "calendar_2016-10-13_2016-10-13.pdf".

8. Haz una copia de seguridad de los correos de uno de los gestores y de


una cuenta de Gmail

El procedimiento ms sencillo para realizar la copia de seguridad de todos los


mensajes y archivos multimedia aglutinados en nuestra cuenta de Gmail es
mediante la funcin oficial Takeout.
Se trata de una herramienta comn a todos los servicios de Google y que
puede encontrarse dentro del apartado Cuenta, una vez logueados con
nuestro perfil, y, luego, pulsando sobre el botn Descargar tus datos.

Una vez iniciado el proceso, Takeout nos pedir que seleccionemos los
productos de Google que queremos incluir en la copia de seguridad de
Gmail que vamos a crear, en este caso Gmail. Podremos crear un backup bien
de todos nuestros correos electrnicos o bien de algunas carpetas concretas
que deseemos, con el fin de hacer que el archivo sea ms ligero.

Una vez administrados los correos que queremos guardar, Google Takeout nos
pide que elijamos el tipo de archivo en que queremos exportar los mensajes
(normalmente en formato comprimido tipo .ZIP), aunque si el archivo supera los
2 Gb de tamao, Google automticamente dividir los mensajes en distintos
archivos.
El sistema tambin nos pedir que seleccionemos el mtodo de entrega por el
que queremos que Google nos haga llegar el archivo de seguridad, desde que
nos facilite un enlace de descarga por correo electrnico a que nos incorpore el
archivo a nuestra cuenta los principales servicios de almacenamiento en la
nube, como Google Drive, Dropbox o incluso OneDrive.

El proceso no es instantneo, sino que Google nos avisar, paradjicamente,


por correo electrnico cuando la copia est lista para ser descargada.
Normalmente, este proceso suele demorarse unas 5-24 horas, en funcin del
nmero y peso de los mensajes