Young Democrats of Greater Saint Louis By­Laws

Ratified on this 26th day of October in the year of 2009. The Young Democrats of Greater Saint Louis is an organization that encourages the  registration of young voters, promotes an interest of young people in the political  process and within the party, brings about community involvement on a whole,  educates the community, and works for the election of fellow Democrats to office. I.  Membership A.  Membership within the Young Democrats of Greater Saint Louis YDSTL shall  consist of regular members and honorary members. B.  Regular members shall be between the ages of fourteen (14) to thirty­six (36) and  reside within the Greater St. Louis Region. C.  Honorary members shall be anyone over the age of thirty­five (35) or who resides  outside the Greater St. Louis Region. D.  Membership fees shall be $20, collected when a membership form is filed, and shall  expire on December 31st of that given year. E.  Membership shall be yearly starting from January 1st and ending on December 31st. F.  Yearly dues are required by the February meeting in order to be a renewing member  in good standing. G.  Membership is available to all individuals regardless of their race, color, religion,  national origin, sex, disability, veteran’s status, gender or sexual orientation. II. Voting Rights A.  All regular members in good standing shall retain all non­endorsement voting  privileges at the meetings. B.  Votes from the membership shall be taken on all matters relating to the by­laws. C.  Votes shall be taken on all matters that the membership consider important and  relevant to the organization including all expenditures of $1,000.


III. Meetings A.  Meetings shall be held at least once a month at a date, time and location agreed  upon by the executive board and posted on the website at least seven days in advance. B.  Meetings shall be free and open to the public. C. Business meeting agenda shall consist of these parts, in this order: Gavel to Order by the President Pledge of Allegiance Roll Call by Secretary Guest Presentations Minutes from Previous Meeting Treasurers Report Officers’ Reports Committee Reports Old Business New Business Announcements


IV. Executive Board A.  The Young Democrats of Greater Saint Louis shall be governed an elected five  person executive board. The board consists of a president, vice­president, treasurer,  secretary, and membership committee chair. A social committee chair, a fundraising  committee chair and a communications committee chair shall also be elected. B.  All members in good standing shall be eligible to hold office including all elected  Democratic committee persons, but excluding all other elected officials.  C.  Elections of the executive board and other officers shall be held during the March  meeting following a general election, with terms lasting two years. D.  Any candidate who receives a majority of votes shall be considered the winner. In  the event no candidate receives a majority of votes, votes shall be recast for the top two  candidates until one receives a majority. E.  The President shall be the principal administrative officer of the organization.  The  president shall preside over the meetings, present all pertinent information to the  membership, call for elections to fill vacant seats, be the first signature for all  organizational checks, assist the treasurer in formulating a working budget for the  organization, promote the expansion of the organization and form special committees  as needed.  The president or their designee may serve as an ex officio member of all  committees.  G.  The Vice­President shall assume the duties of the president, if the president is  unable to perform the duties of the office.  The vice president shall assist the president  in the performance of the president’s duties, especially committee appointments. Upon  assuming the presidency, the vice­president shall call for an election of a new vice  president at the next meeting. 


H.  The Treasurer shall be the principal financial officer responsible for the maintenance  of the organization’s monetary funds, the deposit of all membership fees and donations  and shall be the second signature for all organizational checks.  The treasurer shall care  for the organization’s debit card.  The treasurer shall assist the president in formulating  a working budget for the organization.  The treasurer shall prepare and submit all  forms and filings associated with the Missouri Ethics Commission and serve on the  chapter’s Fundraising Committee, preside over the meeting in the absence of the  president and vice­president. The Treasurer shall choose a member in good standing to  serve as deputy throughout their term.   I.  The Secretary shall be responsible for the opening meeting roll call, the minutes of all  meetings, the by­laws and copies of any reports or resolutions, the collection of  membership forms, the renewal of previous members and all information concerning  the acceptance of new members.  The minutes shall then be presented (via hard copy or  electronic) and voted upon for approval at the next meeting. The Secretary shall choose  a member in good standing to serve as deputy throughout their term.   J. The Greater St. Louis Young Democrats shall elect the following standing Committee  Chairs.  Each elected Chair shall appoint a deputy to serve throughout their term.  Members in good standing shall volunteer to the Vice President to be appointed by the  President to serve on said committees.  1.  The Social Committee Chair shall be responsible for organizing events for the  Young Democrats of Greater St. Louis.  2.  The Fundraising Committee Chair shall be responsible for developing and  executing a plan agreed upon by the Executive Board to accomplish the  obligations of the Young Democrats of Greater St. Louis. 3. The Membership Committee Chair shall continually work to increase the  membership of the Greater St. Louis Young Democrats Chapter. 4. The Communications Committee Chair shall maintain external  communications including, but not limited to, website updates, a quarterly  newsletter and press releases.  The Chair shall seek out and speak on behalf the  chapter to community groups and media. 5. Special Committees may be created at the discretion of the president for any  chapter issues in need of special consideration not already covered by a standing  committee.  The Chairs of these committees shall be a member in good standing  and may be appointed by the president. K. Quorum for business to be conducted at any meeting shall be any 3 members of the  4

Executive Board. L. At no time shall any elected officer receive any kind of payment for the carrying out  of their duties. M. Any elected officer shall be removed from office, by four­fifths vote of the Executive  Board, or two­thirds vote of the members in good standing at a regular meeting, should  charges of impeachment be brought forth. 1. Any elected officeholder missing three consecutive meetings without a  designee fulfilling their obligations shall be considered resigned. 2.  The process for removal of an officer shall begin when another member  charges the officer in question with the reasons for their removal.  The officer in  question must be offered an opportunity at that meeting to speak.  After both  sides shall have had time to speak, the issue will be put to a vote. Each of the  elected officers shall vote and a four­fifths majority is required for removal.


VI.  Primary Endorsements A.  The Young Democrats of Greater Saint Louis may endorse candidates in a primary  election. Nominations for elections for endorsement may be chosen by a three­fifths  recommendation of the Executive Board or a two­thirds vote of the members, after  filing for the office has closed.  The Young Democrats of Greater Saint Louis may  endorse issues on the ballot. Issue endorsements must be approved by a two­thirds  majority of the membership. B.  The endorsements shall be held during the meeting two months prior to the  municipal or statewide election.  C.  Voting will be done by roll call. D. A three­fourths majority vote of members in good standing and present at the  meeting is required to earn endorsement.


VII. Affiliation with The Young Democrats of Missouri A.  In accordance with the constitution and by­laws of The Young Democrats of  Missouri, the Young Democrats of Greater Saint Louis shall reluctantly affiliate with  The Young Democrats of Missouri. VIII. Non­profit Status A.  This organization shall be non­profit in nature, collecting fees and accepting  donations to cover expenses only. IX. Amendments A.  Amendments to the By­Laws must be presented in writing to the meeting, read  once, tabled until the next regularly schedule membership meeting, read a second time  at the following meeting, debated upon and then voted upon. B. A two­thirds roll call vote of members in good standing present at a regular meeting  is required for adoption. X. Robert’s Rules of Order shall be the standard operating procedures for all general  membership and executive board meetings. XI. These By­Laws shall be posted for public view and read annually at the first general  meeting of a new year.