EL USO DE LA INFORMACION EN UNA EMPRESA

INTRODUCCIN.
Uno de los factores de mayor importancia en la administracin actual, es poseer
informacin de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organizacin, como para
la toma de decisiones; esto ha provocado que cada da se busque un mayor
perfeccionamiento, tanto de los elementos tcnicos para obtenerla, como de los sistemas
de informacin que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al
ms bajo costo.
Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la
informacin se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos
administrativos y electrnicos de datos sean coherentes y acten como un todo que
satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha informacin.

QU ES UN S.IA.?
Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Informacin Administrativa), primero
debemos tener conocimiento sobre ciertos conceptos:

- Informacin: Toda entidad por formar parte de un sistema econmico- social, est
expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe
adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para
lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la
existencia de informacin elaborada que cumpla con las condiciones propias de
esta.

Informacin es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo
que la percibe, es toda seal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo
sobre una situacin determinada. Es una seleccin de datos organizados con relacin a un
usuario, problema, tiempo, espacio y funcin.

- Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e

interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.

Los sistemas varan en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y

objetivos. Si lo miramos desde este punto de vista la empresa es un sistema, as lo
demuestran las diversas y mltiples interrelaciones que existen entre sus partes.
Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los
segundos en que interactan con el medio, o sea, obtienen de l los recursos que
necesitan(corriente de entrada), y los transforman con lo cual generan el bien y/o servicio
(corriente de salida).
La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas.
En trminos generales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos

financieros, capacidad administrativa, la informacin interna o externa que requieren las

empresas.
El proceso del sistema es la transformacin de la corriente de entrada a travs de la mezcla
de los distintos elementos que la componen en una corriente de salida.
La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la funcin u objetivo principal de la
empresa que es la produccin de un bien y/o servicio.
GRAFICAMENTE.
EL SISTEMA DE INFORMACIN (S.I.)
La administracin efectiva de una organizacin requiere buenos sistemas de informacin.
La toma de decisiones lgicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un
evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras ms oportuna y pertinente sea la
informacin mejor ser la decisin resultante.
El sistema de informacin de una empresa es el punto bsico para una buena gestin
administrativa, ya que a travs de sus componentes toma los datos desde la actividad para
conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboracin, al proceso de decisiones.
Para comprender lo que significa un buen sistema de informacin dentro de una entidad, es
necesario identificar los objetivos que este persigue.
Objetivos del Sistema de Informacin.
Este trata fundamentalmente de:

Suministrar a la direccin de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los

resultados de la actividad, as como el estado de los factores internos o externos que
afectan el curso de la misma.
Proveer los canales a travs de los cuales las decisiones de la direccin, expresadas
en ordenes e informacin de diversas clases y contenidos, se incorporen a las
operaciones de la empresa.
Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de
relacin precisa para conseguir los objetivos de aquella.

De acuerdo a lo sealado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a travs

de los siguientes puntos:

Elaborar los mtodos y desarrollar las tcnicas necesarias para adquirir y transmitir
la informacin, as como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y
utilizacin posterior.
Servir de soporte al sistema de planificacin, recogiendo su contenido en
documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente.
Establecer causes para recoger la informacin interna y externa, lo cual es relevante
para la vida de la empresa, transmitindola a aquellos que deben incorporarla a las
operaciones a travs de sus decisiones.
Proveer los medios para que la informacin procedente de los resultados de la
actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.
Dar a conocer en forma sistemtica y organizada la informacin, a los ejecutivos y
directores de la empresa, a travs de los sistemas de informacin, control y gestin.

En conclusin, podemos decir, que los Sistemas de Informacin de la Empresa son

conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir

informacin de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa
de modo que desempeen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La informacin
puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el
entorno que los rodea. Las personas utilizan la informacin para tomar decisiones,
mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La
informacin tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.
Los elementos que conforman un sistema de informacin son cuatro:

INFORMACIN. Todo aquello (nmero, texto, imagen, voz) que el sistema captura,
procesa, almacena y distribuye.
PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la informacin del sistema.
TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN. Hardware y software
empleado en las tareas del sistema.
TCNICAS DE TRABAJO. Mtodos utilizados por las personas y las tecnologas
para desempear su trabajo.

Estos elementos constituyen un Sistema de Informacin cuando se juntan y operan

coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar
las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratgicas, mantener un canal
comercial o cualquier otro propsito til para el xito de la empresa.
En este sentido, un sistema informtico, un conjunto de hardware o software, no es un
Sistema de Informacin. Slo cuando este sistema informtico acta en coordinacin con el
resto de elementos para un propsito empresarial definido hablamos de Sistemas de
Informacin de la Empresa.
SISTEMAS DE INFORMACIN DENTRO DE UNA EMPRESA.
En las empresas pueden existir innumerables sistemas de informacin, dependiendo del
tipo de empresa los ms comunes son:

El Sistema Contable:

Este sistema es el ms usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan
con un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar
en signos monetarios la informacin relativa al negocio.

El Sistema de Costos:

La contabilidad de costos es la tcnica encargada de registrar y presentar las operaciones

relativas a la produccin de mercancas y servicios, por medios de los cuales esos registros
se convierten posteriormente en un mtodo de medida y en un medio de control.
Este tipo de contabilidad implica el anlisis y la sntesis de las operaciones, de tal forma que
es posible determinar el costo total de produccin de una mercanca, un trabajo o un
servicio, as es como tambin se puede clasificar el costo en sus elementos materiales,
mano de obra y de gastos de fabricacin.
La contabilidad de costos incluye tambin el anlisis y la sntesis del costo total de
produccin en funcin de los costos por departamento o por centros de costos, as como
por operaciones manuales o de mquinas.
Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de
contabilidad de costos tiene tres finalidades principales:

Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artculos

terminados.
Proporciona datos para el control de costos.
Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.
El Sistema de Presupuesto:

Este sistema exige una previsin sistemtica basada en la experiencia del pasado y en las
condiciones que se preveen para el futuro.
Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen
sistema de informacin, ya que este es bsicamente el esquema de un plan proyectado de
accin del ente, para un perodo de tiempo definido.
Los pronsticos que se realizan a travs de este sistema son tabulaciones formales de
decisiones de la administracin, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades
organizacionales a reunido en trminos concretos sus juicios ponderados sobre lo que har
dentro del campo de su responsabilidad.
El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener
el control de los diferentes aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los
resultados obtenidos con las cifras del presupuesto, utilizando ests ltimas como una base
de comparacin o medida para determinar la eficiencia de las operaciones.
USO DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMCIN EN UNA EMPRESA.
En esta era de informacin, el conocimiento est asumiendo el rol del capital como fuente
impulsora de las empresas. Hoy en da el conocimiento es el recurso primario de las
personas y organizaciones, donde las tecnologas de hardware, software y redes
comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes de una nueva manera de
hacer gestin.
En primer lugar, para la implementacin de tecnologa informtica, la empresa debe realizar
un anlisis costo- beneficio, de manera que la adquisicin de esta resulte productiva.
En el uso de esta tecnologa informtica es necesario incorporar computadores con una
serie de caractersticas, que al estar interconectados entre s, facilitan la rapidez y calidad
de la informacin, gestin y posterior toma de decisiones.
En el poder de la decisin las empresas se encuentran organizadas en grupos
relativamente autnomos, comunicados por tecnologa computacional que manejan
decentralizadamente con gran efectividad y eficiencia en los procesos claves de la empresa.
La mayora de las personas tendrn equipos conectados a redes computacionales, tanto en
las empresas como en el hogar. Estas redes son de carcter global, ya que permiten la
conexin entre empresas y personas cualesquiera.
Las redes comunicacionales producen la contraccin del tiempo y el espacio, por la facilidad
que tienen las personas de realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en
una empresa.
Es importante hoy en da que las personas que realizan gestin conozcan acerca de las
tecnologas de informacin y as mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para
que las empresas tengan una transicin suave hacia los nuevos estilos de gestin.
PRINCIPALES COMPONENTES DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN

Hardware
El componente de hardware ms bsico que sirve como plataforma para los sistemas de
informacin y las aplicaciones, es el computador. El computador consta de dispositivos
de entrada, los cuales proveen los elementos para comunicarse con otros elementos del
computador. Los ms populares de estos elementos son el teclado y el Mouse, que sirven
para darle instrucciones al computador. Otro componente importante del computador es la
CPU, que interpreta las instrucciones y los datos que ingresan por los dispositivos de
entrada y toma las decisiones adecuadas respecto a ellos. Tambin forman parte importante
del computador, la memoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal
(RAM) dice relacin con la capacidad que tiene el computador para trabajar con varios
programas simultneamente. La memoria secundaria corresponde a la capacidad de
almacenamiento de computador, es decir, el disco duro. El computador tambin
poseedispositivos de salida, los cuales permiten que el computador pueda entregar los
resultados del procesamiento realizado internamente. Los principales dispositivos de salida
son: los monitores, las impresoras, los parlantes, etc.
Software
El SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el
HW opera. Dentro de cada uno de los componentes del computador debe existir un SW
adecuado que entienda las instrucciones y datos y que sea capaz de procesarlos. Por
ejemplo, la CPU como unidad fsica no puede hacer nada si no cuenta con un conjunto de
instrucciones generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas; ste est
constituido por el Sistema Operativo, el cual es un software. El SW toma la forma de
programas, que son un conjunto de instrucciones escritas en un determinado lenguaje. Los
tipos de SW ms importantes son:

Sistema Operativo y otros SW de base: el S.O. es el programa maestro que

controla y dirige todas las operaciones del HW de un computador, por ejemplo,
monitorea todos sus componentes y conoce su estado. Tambin puede recibir
requerimientos por la ejecucin de mltiples programas y varios a la vez por un
mismo programa, dndoles prioridades y tiempos de procesamiento a la CPU.
Compilador de lenguajes: traduce un programa escrito en un lenguaje de 3 o 4
generacin y lo transforman en instrucciones en lenguaje de mquinas codificado en
binario.
Software de Aplicacin: es el que realiza una labor til para un usuario final, puede
ser empaquetado (se compra y no puede ser adaptado a las necesidades del
usuario), parcialmente empaquetado (permite adaptaciones a las caractersticas
particulares de una empresa) y ad-hoc (hechas totalmente a la medida de los
usuarios).

Redes Organizacionales
La base de cualquier Red Organizacional es el medio fsico a travs del cual se integran las
tecnologas de informacin. Este medio fsico puede ser por trenzado, cable coaxial, fibra
ptica o microonda. Cualquiera de estos medios, algunos ms costosos y de mejor
capacidad, permite la interconexin y transmisin de informacin entre distintos puntos
fsicos que componen una organizacin. Dependiendo de la amplitud del rea que se desea
comunicar (redes LAN o WAN), el tipo de informacin (voz, data, imagen) y del ancho de
banda requerido, existen distintas alternativas de transmisin: Packet switching, Frame
Relay, ISDN, ATM, ADSL, etc.

Las Redes de Area Local (LAN) son un conjunto de equipos, cableado y protocolos que
permiten a un grupo de estaciones (habitualmente PCs) comunicarse y compartir recursos.
La motivacin original de estas redes es la centralizar en un servidor los servicios de
almacenamiento de SW, datos y de impresin, pudiendo las estaciones bajar tanto el SW
como los datos y realizar procesamientos locales.
Redes Totales
Las redes totales no slo permiten unir las diferentes unidades de una empresa, sino
tambin interconectar empresas, y los clientes con stas. Permiten integrar diversas
tecnologas para dar una solucin integral a las necesidades de comunicacin de una
empresa, tanto internas como externas (con clientes y proveedores), que haga indiferentes
el lugar y el tiempo para los que necesitan interactuar. Estas interconexiones se basan en
distintas tecnologas, como Internet, EDI, Gropware, Workflow, etc., siendo la ms
importante, sin lugar a dudas, Internet.
Internet es la red pblica mundial, que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones
internas de una empresa o de interconectar con clientes y proveedores. En su funcionalidad
ms bsica, Internet es un correo electrnico mundial que permite el envo de mensajes
entre todos aquellos computadores conectados a la red por medio de unos sistemas de
direcciones. Por otro lado, el mayor potencial de la red Internet en las empresas est en el
Web, conjunto de servidores que ofrecen sitios y pginas Web, documentos de hipertexto
que organizan la informacin sobre un determinado tpico de una manera fcil y atractiva
de utilizar. La importancia de los sitios y pginas Web es que ellos pueden ser utilizados por
las empresas para proveer una gran gama de informacin de inters comercial.
Otra modalidad de Internet es Intranet, que permite compartir informacin interna de la
empresa (procedimientos, manuales, informes, catlogos, etc.), la cual est protegida por
un firewall. Tambin existe la modalidad Extranet, segn la cual, algunos datos contenidos
en un servidor Web se ponen a disposicin de usuarios externos, particularmente clientes
(disponibilidad de productos, stock de productos, planes de produccin relevantes para un
proveedor, etc.) (*)
Vale la pena mencionar la red EDI, que fue creada para facilitar el comercio electrnico y
hace posible el envo de formatos preestablecidos, por ejemplo; rdenes de compra o
facturas entre empresas en forma electrnica, eliminando el papel. La comunicacin EDI es
de computador (enviador) a computador (receptor). En el computador del enviador se
genera el formato a traspasar y un SW propio de la solucin EDI lo transforma a seal
electrnica transmisible por el protocolo y las lneas que usa la empresa que provee el
servicio. Esta empresa se encarga de rutear el mensaje a la empresa receptora, velando
por la seguridad y exactitud de lo transmitido.
SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLES.
Dentro de las organizaciones la contabilidad juega un rol importante, ya que, es una base
sobre la cual se toman una gran variedad de decisiones, ya sean econmicas o financieras,
tambin influye en el control de la gestin y las operaciones de las empresas, por esa razn
los Sistemas de Informacin Contable (SIC) son tan necesarios dentro de la misma. Pero
qu es la Contabilidad?, es una parte de los SIA de un ente, tcnicamente es el
procesamiento de datos que permite obtener informacin sobre la composicin y evolucin
del patrimonio de una empresa.
El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactan con
el fin de proporcionar informacin correspondiente a las operaciones realizadas por la

empresa, susceptible de ser valorizadas en trminos numricos, lo cual permite a sus

administradores, en forma fcil, tomar las decisiones que cumplan sus objetivos.
Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y
necesidades que posee la Empresa, y pueden adoptar diversas formas. Los SIC ms
utilizados por los entes econmicos y ms destacados son:

El sistema Jornalizador: sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles

en el DIARIO o libro nico, en forma detallada a travs de asientos, de este modo
se cumple con el principio contable de la partida doble, dichas operaciones deben
ser registradas en forma cronolgica y posteriormente, traspasadas al Libro Mayor,
para ser llevadas al Balance General.
El Sistema Centralizador: El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el
cual traa varias complicaciones, por esta razn se creo este nuevo sistemas, el cual
registra todas las operaciones en diferentes libros, para que este sistema sea
eficiente se han creado diarios nuevos, tales como: Caja, Documentos por Pagar,
Documentos por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc.
El Sistemas de Caja Diario: Este sistema es utilizado por empresas pequeas que
utilizan solo dinero en efectivo ya que se registran los ingresos y egresos de caja. (*)
El Sistema de Comprobante: Sistema utilizado por empresas que no poseen
muchas transacciones ya que utilizan para cada transaccin un comprobante
enumerado en forma correlativa, divididos en comprobantes de ingresos y
comprobantes de egresos.
Los sistemas de RUF: Se utiliza un libro diario en el cual se registran las
transacciones en forma peridica y fichas las cuales reemplazan a los mayores, este
sistema posee tres principios bsicos que son: las cuentas y diarios se llevan en
hojas sueltas, los asientos se registran simultneamente por calco en la cuenta y en
el diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.

CONCLUSIN
Hoy en da, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de
Informacin adecuado y eficaz que le permita planificar, controlar y gestionar de manera
optima los objetivos que persigue, y as tomar las decisiones segn la situacin actual en la
que se encuentra la empresa.
Adems las empresas deben ir adecundose a las nuevas tecnologas (Informticas), para
as tener una visin ms amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como
internacional.
Por ltimo, se puede decir que dentro de los sistemas de informacin el principal es el
contable, pues toda entidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y
presentar en signos monetarios la informacin relativa al negocio.

BIBLIOGRAFA.
Para la confeccin de este informe se ha recolectado informacin:

LIBROS:
Autor : BARROS V., Oscar.

Ttulo : Tecnologa de la Informacin y su uso en Gestin.

(Una visin moderna de los Sistemas de Informacin).

Autor : BARROS V., Oscar.

Ttulo : Sistemas de Informacin Administrativos.

INTERNET
WWW.WIKIPEDIA.COM
WWW.RINCONDELVAGO.COM