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PROCEDIMIENTO DE

IDENTIFICACIN DE
REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE

CODIGO: PD-02
VIGENCIA: 06/10/2016
VERSION:00
REVISION: 00
PAGINA 2 de 4

CONTENIDO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. GENERALIDADES
4.1
4.2
4.3
4.4

REQUISITOS LEGALES
REQUISITOS DE OTRA NDOLE
CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
DIVULGACIN Y ACCESO

5. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

1. OBJETIVO
Establecer la metodologa necesaria para la identificacin, acceso, actualizacin,
comunicacin y control de los requisitos legales y de otra ndole, relacionada con la
gestin de seguridad, salud ocupacional y ambiental, aplicables a la empresa y los
procesos establecidos, acorde a los lineamientos de la GUIA DEL SISTEMA DE
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS RUC.

2. ALCANCE
Aplica para las actividades de identificacin, anlisis, registro, divulgacin, actualizacin
y seguimiento de los requisitos legales y de otra ndole aplicables a la organizacin.

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

Coordinador SSTA

Representante de la Gerencia

Gerente

DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

PROCEDIMIENTO DE
IDENTIFICACIN DE
REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE

CODIGO: PD-02
VIGENCIA: 06/10/2016
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3. DEFINICIONES
REQUISITO LEGAL : Exigencia de la ley para el cumplimiento de normatividad vigente y
aplicable a los procesos llevados a cabo en una empresa.
REQUISITO DE OTRA INDOLE: Exigencia establecida por las entidades contratantes y
de obligatorio cumplimiento aplicables a los servicios contratados y ejecutados por una
organizacin. (Contratos, manuales de contratacin, etc.); de igual manera se entienden
como los requerimientos internos establecidos por una organizacin con base a una
norma tcnica, gua protocolo nacional internacional.
LEY: Norma expedida por el congreso nacional y sancionada por el Presidente de la
Republica.
DECRETO: Acto administrativo
nacional.

que reglamenta una ley, expedida por el gobierno

RESOLUCIN: Acto administrativo que reglamenta un decreto impone unas


obligaciones de carcter general particular, dependiendo a quien esta dirigida y es
expedida por los ministerios dems autoridades administrativas de orden nacional
territorial.

4. GENERALIDADES
Mensualmente el coordinador ssta, consultara las pginas Web de las entidades que
contienen informacin relacionada con los temas de seguridad, salud ocupacional y
medio ambiente, con el fin de identificar requisitos legales aplicables a la organizacin;
las entidades pueden ser de carcter publicas privadas; de igual forma se puede
recibir informacin de entidades con las cuales se realizo suscripcin (CCS otra) se
mantiene relacin derivada de algn tipo de servicio especial (ARL, EPS, AFP,) y de
aquellas entidades oficiales responsables del manejo de los temas del SST y Ambiente.
La actividad de Identificacin de requisito es registrada en el formato FM-07 REPORTE
DE IDENTIFICACIN DE REQUISITOS.
Una vez identificado el requisito legal y recopilado la informacin se analiza y verifica su
aplicacin a los procesos de la empresa; acorde a las actividades ejecutadas. Los
resultados del anlisis de la informacin es registrada en el formato FM-07 REPORTE
DE IDENTIFICACIN DE REQUISITOS LEGALES.

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PROCEDIMIENTO DE
IDENTIFICACIN DE
REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE

4.1

CODIGO: PD-02
VIGENCIA: 06/10/2016
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REQUISITOS LEGALES

Para la identificacin de requisitos legales aplicables a la organizacin; en materia de


seguridad, salud ocupacional y ambiental, se tienen como fuente de consulta las
siguientes pginas web:
PAGINA WEB DE CONSULTAS

Cdigo Sustantivo del Trabajo


www.mintrabajo.gov.co
Informacin suministrada por la ARL.
www.laborando.info
Contratos, Listas de chequeo, convenios

Como fuentes de informacin adicionales la organizacin establece:

Comunicados de las entidades promotoras en salud, pensiones y cajas de


compensacin familiar.
Revistas especializadas en seguridad, salud ocupacional y ambiente
Una vez identificado el requisito legal, se analiza y determina si es aplicable, segn la
naturaleza de los servicios ofrecidos por la organizacin; identificado los artculos
aplicables se registran en la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FM-08 y se realiza su
control segn lo establecido en el presente procedimiento

4.2

REQUISITOS DE OTRA NDOLE

CONTRACTUALES
La identificacin de los requisitos legales de otra ndole en seguridad, salud ocupacional
y ambiente, aplicables a la organizacin, se realiza a partir de los requerimientos que los
contratantes determinan a travs de:

Contratos de ejecucin de proyectos


Contratos de prestacin de servicios
Manuales de contratistas

Una vez identificados los requisitos establecidos por el cliente ya sea en los contratos
manuales de contratistas, se analiza y determina cuales son los aplicables a la
organizacin segn el objeto del servicio contrato; identificados tems artculos se
registran en la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FM-08 y se realiza su control segn
lo establecido en el presente procedimiento.

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REQUISITOS VOLUNTARIOS
Las guas normas tcnicas nacionales internacionales que la organizacin determine
implementar de manera voluntaria contractuales, se convierten en requisitos de otra
ndole aplicables, una vez establecidos se registran en la MATRIZ DE REQUISITOS
LEGALES FM-08; el seguimiento al cumplimiento de los requisitos establecidos en las
normas tcnicas gua, se realizara a travs de auditoras internas las cuales se
determinan en el PROGRAMA DE REQUISITOS LEGALES PR-02.
4.3

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

La verificacin del cumplimiento de los requisitos legales identificados aplicables a la


organizacin, se realizara segn lo establecido en el PLAN DE REVISION DE
REQUISITOS LEGALES FM-09, el cual registra de manera cronolgica el requisito legal
a verificar, el responsable y la fecha de revisin; los resultados obtenidos se registraran
en el formato CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES FM-10.
Como resultado de la verificacin del cumplimiento de los requisitos legales, se
implementaran PLANES DE ACCIONES (correctivos preventivos), segn el caso.
4.4

DIVULGACIN Y ACCESO

Todos los requisitos legales y de otra ndole aplicable a la organizacin, debern ser
divulgados al personal, esta actividad se programa y controla a travs del PROGRAMA
DE REQUISITOS LEGALES PR-02, cada divulgacin deber contar con su
CONTROL DE ASISTENCIA- FM-11.
El acceso a consulta por parte de trabajadores entidades externas, deber realizarse a
travs de responsable de la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES- FM-08 (Coord.
S.S.T.A), quien brindara todo el soporte al interesado.

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