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Hoja de Trabajo

La hoja de trabajo es un adminiculo contable, es decir un recurso o


accesorio , un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir
en ella toda la informacin contable de las actividades realizadas por la
empresa durante un periodo determinado, su uso no es obligatorio ni del
todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, es un
instrumento que facilita la preparacin de los ajustes y ordena la
informacin para la elaboracin de los estados financieros, es una
herramienta de carcter interno es solo de uso y manejo del contador para
hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para el uso de la gerencia
ni para ser publicada se elabora a lpiz para poder borrar y hacer
correcciones de ser necesarias.

Al fin de cada periodo contable de la empresa debe conocer su situacin


econmica y financiera, y la utilidad o perdida obtenida como resultado de
sus operaciones, dicha informacin consigue la empresa al realizar sus
estados financieros, que son el Balance General y Estado de Ganancias y
Perdidas (llamado tambin Estado Resultados); pero normalmente no se
toman los datos directamente de los libros de Contabilidad, sino que
previamente se utiliza la llamada "Hoja de Trabajo", la cual es un borrador
de trabajo (informal) del cual se vale el contador para dar sobre seguro y
con anlisis previos de los pasos preliminares para el cierre de los libros y
elaboracin de los Estados Financieros.

Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son:


Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobacin, Costo de Ventas,
Ganancias y Perdidas, Balance General)
Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobacin, Ajuste y
Clasificacin, Balance Ajustado,Costo de Ventas, Ganancias y Perdidas,
Balance General).
La hoja de trabajo
Es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un
paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un
borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lpiz
Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores
papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad
para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste,
el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance
general.
. El formato consta de las siguientes partes:

Encabezamiento: formado por la razn social, el nombre del documento


y la fecha del periodo por el cual se elabora.
Secciones:

Nmero de orden de las cuentas

Nombre de las cuentas con su cdigo

Balance de comprobacin con dbitos y crditos

Ajustes con dbitos y crditos

Balance ajustado con dbitos y crditos

Ajustes por inflacin

Balance ajustado por inflacin

Ganancias y prdidas con dbitos y crditos

Balance general con dbitos y crditos. A esta seccin se trasladan


los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas o
aparecen en el comprobante de ajustes; si se requieren nuevas
cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan
igualmente en el libro mayor lo mismo que en la columna anterior,
debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de
crditos.

Hoja de trabajo -ajustes por inflacin - a esta seccin se trasladan los


dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de
acuerdo con las normas vigentes
Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta seccin se
procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor
y balances, as:

las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance


de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan
directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva
columna segn sea dbito o crdito

las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de


comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo
valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe
tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe,
haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el
saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber,
haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe
y haber deben presentar sumas iguales.

Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin - en esta columna se


registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y
ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance
ajustado.
Hoja de trabajo -balance general - a esta seccin se trasladan los
valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el
debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el
inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la
prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran
los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo
(depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del
ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las
secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales.
Hoja de trabajo -columna cuentas y codificacin - se registra
ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando
como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los
datos del libro mayor.
Hoja de trabajo -elaboracin - para el proceso de elaboracin de la hoja
de trabajo se tiene en cuenta:
En la columna cuentas y codificacin.
Balance de comprobacin o balance de prueba
Ajustes
Balance ajustado
Ajustes por inflacin
Balance ajustado por inflacin
Ganancias y prdidas
Balance general.
Hoja de trabajo -ganancias y prdidas - a la seccin de ganancias y
prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe
las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber
las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el
sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no
fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el
inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance
general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por
medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas,
como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se
presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los
dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza

en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado,


se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el
traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de
los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber
(ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una
ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la diferencia se
escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y
presentar sumas iguales.