GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE – PARTE 7 – PROCESSANDO NOTAS E ADENDO
SOBRE CADERNOS

Hoje o post traz a Parte 7 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e

Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e farei um adendo
quanto ao uso de cadernos.
Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o
Evernote, clique aqui.

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Sempre que tivermos alguma ideia. Meu guia é baseado no dele. Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin. A ideia aqui é ser rápido e prático. ideias etc). atribuindo-lhe tags. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar. sejam quais forem (lembretes. então não focarei em princípios básicos nesta série. devemos processar as notas que estão no caderno Entrada. do site After The Book. O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que é isso? É uma ação (tarefa)? É um projeto? É apenas referência? É um arquivo de suporte a projeto? E por aí vai.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…vernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/ 16/11/15 20:16 Página 2 de 7 . Também usamos uma nota por informação para facilitar o manuseio das notas. tarefas. nós vamos classificar cada nota. como veremos a seguir. Sempre que tivermos um tempinho. Essa coleta é feita durante o dia inteiro. http://vidaorganizada. não é necessário inserir tag alguma – estamos apenas coletando. anotações. como tenho recebido muitas dúvidas sobre o processo. Ao fazer esse processamento. ao longo do dia. é no caderno Entrada. O caderno Entrada também agrupa o que entra enviado através de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou Web Clipper do Evernote. apenas inserindo as informações ali para que a gente não esqueça nem perca pelo caminho. Quando nós coletamos informações. É assim que faço também. Entendendo o processamento Processar é um passo básico do GTD mas.Importante: este guia é para uso avançado de ambos. elas devem entrar na nossa caixa de entrada que. ou etiquetas. Quando fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas). no caso do Evernote. mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português. anotamos para não esquecer. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). achei importante fazer uma explicação breve aqui. Para fazer isso.

A primeira solução é a seguinte: manter uma pilha (veja o que são pilhas) de cadernos que você pode nomear como “Projetos em andamento” ou “Cadernos http://vidaorganizada. significa que ela já foi processada e. Isso nunca vai mudar. No começo. Se você já classificou a nota com tags. É assim que você saberá diferenciar o que está processado (e organizado) do que o que ainda não foi e. Nenhuma delas foge do nosso sistema de organização por tags. pelo seguinte: o uso de dois cadernos é minimalista e simples. quando terminamos de inserir as etiquetas.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…vernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/ 16/11/15 20:16 Página 3 de 7 . mas o que acontece quando se tem mais de 10 mil notas? Sim. e então vocês poderão escolher a que mais agrada a vocês dentre as três apresentadas neste guia. tudo bem manter o caderno Processadas no seu dispositivo como offline. Logo. atendendo a maioria dos mortais. porque senão as pessoas terão acesso a todas as nossas informações e ninguém quer isso. para quem utiliza mais dispositivos móveis. a sincronização fica lenta e ninguém quer perder praticidade esperando o aplicativo sincronizar. Adendo sobre o uso de cadernos Ao montar este guia. independentemente do uso que você fará dos cadernos. deverá ser transferida para o caderno Processadas. Porém. Portanto. Outro ponto é com relação ao compartilhamento. portanto.estamos processando uma nota. a nota deve ser transferida para o caderno Processadas. O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos para manter offline no seu dispositivo. E quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? Não dá para compartilhar o caderno Processadas inteiro. alternativas ao uso de somente dois cadernos. Não deverá existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. portanto. deve funcionar lindamente. pude prestar muito mais atenção ao meu sistema e promover melhorias. Eu tenho duas soluções para apresentar nesse caso. Uma melhoria que identifiquei é com relação ao uso de cadernos. pode ficar complicado. montei outras duas versões. além de ocupar a memória do seu dispositivo. Com que objetivo? Principalmente. Se você trabalha exclusivamente com computador e notebook. precisa da sua análise.

bagunçando o sistema dela. Eu não compartilho cadernos com notas tageadas. http://vidaorganizada.compartilhados”. em vez de compartilhar todo um caderno com notas pessoais e outras anotações que eu preferiria manter de modo privado. não precisa desfazer todo o seu sistema com tags aprendido neste guia – apenas crie cadernos temporários. que descobri somente esta semana: se você compartilhar cadernos que tenham notas com tags. como no caso de viagens (especialmente internacionais). tenha em mente que precisará fazer de forma diferente da apresentada neste guia para as notas que estarão lá dentro. Mais uma vez. Outra ideia é criar cadernos temporários para projetos específicos em que você precisará baixar as notas para deixá-las offline com antecedência. Eu prefiro criar um caderno com informações novas e que sejam suficientes para a pessoa que estará recebendo. arquive dentro de Referência geral e delete o caderno. procure não usar tags. A mesma regra dos cadernos compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos específicos e. Se sentir essa necessidade. pois gera um bug e não é possível para a pessoa apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Ficará assim: Entrada Processadas Cadernos offline (pilha) – Viagem para Acapulco – Viagem para OZ A vantagem de ter cadernos específicos é a de não precisar baixar todo o conteúdo do seu caderno Processadas para o seu dispositivo. Está bem? Ou seja: se compartilhar cadernos. Portanto. isso é opcional. visualmente: Entrada Processadas Cadernos compartilhados (pilha) Um adendo sobre compartilhamento de cadernos. A ideia é manter todos os cadernos compartilhados em uma única pilha. deixando assim.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…vernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/ 16/11/15 20:16 Página 4 de 7 . a pessoa com a qual você compartilhou também receberá as tags. dependendo da sua necessidade. quando concluir o que for relacionado. Quando preciso compartilhar. se for compartilhar um caderno. minhas notas não têm tags.

A ideia aqui é ter uma lista com todas as suas tarefas.A segunda solução. Tudo o que inserimos no Evernote deverá entrar nesse caderno primeiro. Se você quiser montar sua agenda no Evernote. que é o 1. não? Qual a ideia aqui? Continuamos com um caderno padrão. Ao processar cada nota. próximos passos. Os cadernos estão numerados para ficarem nessa ordem específica. ter a noção do que está ativo e do que está inativo. facilmente acessível e que você possa deixar offline. Entrada. ou nota master do projeto). até processamos as notas. Tarefas 4. atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade. se tornou mais viável e confesso que acho a melhor alternativa ao uso de apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de tags continua a mesma. introduzirei o conceito de MPN (master project note. e não todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de http://vidaorganizada. Big picture 7. no GTD. apenas. colocaremos todas as tarefas. ficarão todos os projetos em andamento. Em 3. grande mudança. como já fazíamos antes. Projetos 5. no próximo post. Somente esta nota deve ficar neste caderno. mas apenas tarefas que você ainda precisa fazer. Entrada 2. É fundamental. Em 4. E o que vai em cada um deles? Em 2. Projetos. Suporte a projetos 6. Tickler. A diferença aqui é que não teremos um único caderno para guardar tudo. Atenção: quando eu for falar sobre o gerenciamento das notas. Não estamos mexendo em tags. Referência geral Wow. como expliquei lá em cima. Não é para colocar tarefas concluídas. Tickler 3. mas outros seis. mas otimizando o uso de cadernos. pode inserir aqui todos os seus compromissos. que basicamente é uma nota com todas as informações sobre o projeto. Tarefas. para mim. É a seguinte estrutura de cadernos: 1.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…vernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/ 16/11/15 20:16 Página 5 de 7 . colocaremos tudo o que for lembrete ou informação que não caixa em absolutamente nenhum outro caderno. se quiser.

se http://vidaorganizada. Assim: * GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista) Cadernos compartilhados Pessoal. que vimos na parte 6 deste guia. Uma nota de suporte a projeto é uma nota que não é MPN nem tarefa. quando você finalizar o projeto. que facilita o manuseio. Esta é uma alternativa ao uso de um caderno por projeto para deixar off-line. Em 7. Formato padrão. O ponto contra é sobrecarregar um único caderno e. Da mesma forma. Vai ficar mais fácil de entender no próximo post. arquivos digitalizados. Uma ideia inclusive é fazer deste caderno uma pilha (uma pilha com o nome 4. Este caderno não ficará tão pesado quanto um único (Processadas) para você manter offline e ter fácil acesso a todos os seus arquivos de suporte a projetos quando precisar. Se você também tiver cadernos compartilhados. que não estão em uso. Basicamente. Em resumo. Apenas dois cadernos. o objetivo aqui é ter uma lista separada com todos os seus projetos em andamento. relatórios e uma infinidade de opções). poderão ser arquivados dentro da sua referência geral. brainstorms. Referência geral. isto aqui são apenas alternativas para o uso dos cadernos. Fica a dica! Em 5. inserir um caderno para projetos compartilhados. que é útil enquanto você trabalha em um projeto (notas de reuniões. ppts. Veremos mais sobre essa dinâmica no próximo post. Também é mais prático que ter um caderno por projeto. você pode usar os seus cadernos de três maneiras neste guia: 1. em vez de criar uma pilha para isso. Entrada e Processadas. dentro dela. tarefas etc). planilhas. Assim. ficarão todas as notas arquivadas – ou seja. Em 6. ideias. Projetos) e. devem entrar todas as notas que são relacionadas a projetos em andamento. pode organizar os sete cadernos acima em uma pilha chamada GTD e deixar outra pilha para os cadernos compartilhados. Isso facilitará muito quando você fizer a sua revisão semanal ou se precisar compartilhar essas informações com alguém. Big picture. vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos. Suporte a projetos. você pode organizar dentro dessa estrutura. tudo o que já entra com as tags específicas de referência geral mesmo.suporte.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…vernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/ 16/11/15 20:16 Página 6 de 7 . São arquivos que.

é o mais indicado. mas criar uma pilha para cadernos compartilhados e outra para cadernos offline temporários. para utilizar em dispositivos móveis quando tiver necessidade. Porém. e fatalmente teremos que lidar com essa questão uma hora ou outra. vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como fazer tudo funcionar na prática. Lembre-se sempre do adendo sobre as tags.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…vernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/ 16/11/15 20:16 Página 7 de 7 . com base nos seis níveis. o que não é viável. quando estivermos usando intensamente o aplicativo. Achei importante oferecer essas opções para cadernos porque é um gap do sistema. do que é projeto e por aí vai. Obrigada! Você também pode querer ler: http://vidaorganizada. Usar a estrutura com sete cadernos. 2. para não bagunçar o sistema do seu amigo. de modo que possa deixar apenas alguns dele offline em seus dispositivos. No próximo post. Manter a estrutura de dois cadernos. A estrutura de tags nunca muda – ela continua a mesma. Dúvidas. por favor. 3.quiser manter dados offline ou compartilhá-los. pesando menos. postem nos comentários. Já estamos finalizando e prevejo somente mais dois ou três posts até o fim da série. como explicado até então. se você não precisa compartilhar com ninguém nem manter cadernos offline em dispositivos móveis. teria que fazer essa configuração com o caderno inteiro. A estrutura de sete cadernos também possibilita uma visão mais prática do que é tarefa.