GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE – PARTE 8 – GERENCIANDO NOTAS NA
PRÁTICA

Hoje o post traz a Parte 8 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e

Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as notas na prática,
depois da explicação de todos os níveis e uso das tags.
Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o
Evernote, clique aqui.

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mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que ia usando) e está em português. a tarefa se diferenciar das outras notas. para ajudar neste post. área de foco. tagear com a tag do projeto. Hoje. cada tarefa deve ter as seguintes tags: Contexto* Prioridade Duração* Se for uma nota avulsa. Funciona muito bem para mim. o processo já se tornou dedutivo para mim. Eu uso o hífen no começo para. Portanto. Se for avulsa. Se fizer parte de um projeto. a tag deve ser a da área de foco. do site After The Book. mas a nota ficou guardada como referência. É assim que faço também. em vez da tag da área de foco. mas é opcional. Ao processar. ou ela faz parte de um projeto. pois desta forma consegue-se manusear livremente cada tarefa. http://vidaorganizada. Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). Meu guia é baseado no dele. Ou seja: ou a nota é avulsa. objetivo e lembretes. Se for parte de um projeto. então não focarei em princípios básicos nesta série. É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar. deve ser a tag do projeto. Nomenclatura título tarefa: “. visualmente.Importante: este guia é para uso avançado de ambos.Fazer tal coisa”. Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin. vou falar adiante como eu processo cada tipo de nota: tarefa. Como funciona o processamento de notas nesta estrutura Eu criei uma nota que servia como guia no início do meu uso dentro dessa estrutura. projeto.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…sar-o-gtd-no-evernote-parte-8-gerenciando-notas-na-pratica/ 16/11/15 20:17 Página 2 de 6 . arquivo de suporte a projeto. tagear também com a tag da Área de foco. Como processar tarefas A orientação é criar uma nota por tarefa.

Tarefas. não. curação. Eu não vejo necessidade de ter uma lista com todas as minhas tarefas (não tem finalidade alguma). “Comprar” etc. que chamo de MPN (master project plan). subordinado ou outra pessoa) quiser saber um status do projeto. A vantagem de colocar a data no início do assunto de cada uma delas é que. Eu prefiro usar o mínimo de tags possível – somente o que for preciso para entender do que se trata a nota mesmo. Elas podem estar Aguardando resposta ou estar na Revisão pessoal. Próximas ações são tarefas que não dependem de mais nada para serem realizadas – apenas fazer. prioridade e duração 4. que chamo “Tarefas concluídas – Projeto X”. você compartilha esta nota com ele.* Nem todas as tarefas são próximas ações. mas apenas por contexto.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…sar-o-gtd-no-evernote-parte-8-gerenciando-notas-na-pratica/ 16/11/15 20:17 Página 3 de 6 . como projetos. objetivos. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem ter uma lista com todas as tarefas. Trocar para a tag “Tarefas concluídas” 3. Tirar tags de contexto. É nesta nota que você vai inserir as informações sobre o seu projeto (todas as que você quiser e achar necessárias). sócio. eu gosto de ter todos listados juntos porque são necessários ao fazer a revisão semanal. para referência. 2. Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com “Próximas ações” também. prioridade ou projeto. tratase de uma escolha pessoal. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7). mais uma vez. já terão uma lista com todas as suas tarefas. Algumas notas. Mas. com tags como “Ler”. pois ela terá http://vidaorganizada. A ideia da MPN é a seguinte: se alguém (seu gestor. Como processar projetos Todo projeto deve ter uma nota master do projeto. Ok? Fica a critério de cada um. elas ficam como um registro de quando foram feitas. Não acho necessário. gosto de mesclar as notas de tarefas concluídas em uma única nota. Tarefas concluídas 1. ao mesclar. Manter as outras (área de foco ou projeto) Dentro de um projeto. Quando uma tarefa for concluída. podem usar a tag Próximas ações. mudar nomenclatura para “00/00/00 – Tarefa X”.

tudo o que for relacionado a ele (e não http://vidaorganizada. ela não pode mais ter a tag de contexto. Ao ser concluída. Não mantenha tags de coisas em andamento para não se confundir. Eu apenas optei pelo ponto. Quando usamos tags. se uma tag de tarefa tem um contexto. Para cada novo projeto. Essas notas deixam de ser arquivos de suporte a projetos para se tornarem referência. O uso do ponto de exclamação é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Gosto de colocar “[MPN]” no título da nota porque é fácil de identificar visualmente. O que cada um inserirá é pessoal e depende das necessidades do projeto. Logo. Sempre mude as tags. Notas de reuniões. Fundamental entender o que está em andamento e o que está arquivado no GTD.todas as informações necessárias. deve-se mudar a tag do mesmo para “2014 – Projeto concluído” e arrastá-la para dentro de “Projetos concluídos”. o objetivo é ter uma tag que liste todos os seus projetos em andamento. crie então uma nota master e a tageie com as seguintes etiquetas: 10. é porque ainda não foi concluída. Projetos concluídos Ao concluir um projeto. Você precisará dessa relação ao fazer a sua revisão semanal. pois muitas delas podem servir no futuro para outra coisa. Crie uma tag específica para o projeto. mapas mentais.000ft – Projetos em andamento – Aqui. Área de foco Objetivo relacionado Tag do projeto Nomenclatura título projeto: “[MPN] Projeto”. Ao fazer isso. estamos definindo isso. da equipe.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…sar-o-gtd-no-evernote-parte-8-gerenciando-notas-na-pratica/ 16/11/15 20:17 Página 4 de 6 . somente a de tarefas concluídas. Exemplo de tag: “! Projeto”. arquivos digitalizados e por aí vai. Como processar arquivos de suporte a projeto Quando um projeto está em andamento. O mesmo vale para projetos. verifique quais notas deseja tagear como notas de referência. do profissional e por aí vai.

000 ft – Áreas de foco”. Nesta nota. caso haja interesse em arquivá-la como referência geral. utilize as tags adequadas. Eu utilizo a nomenclatura com um asterisco na frente apenas para facilitar. apenas sugestões. Como processar áreas de foco Ao definir uma área de foco da sua vida. Crie também uma tag para a sua área de foco. Como processar objetivos Crie uma nota master para o objetivo. dentro da tag citada acima. O uso do sinal de igual é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Favor ler. Falei mais sobre essas tags na parte 6 deste guia. vale a pena criar uma nota sobre ela. explicando do que se trata. para ficar fácil de acessá-la junto com os outros arquivos do projeto. Notas que já estão arquivadas em referência geral podem ser usadas como arquivos de suporte a projetos? Claro que sim. eu escrevo informações que descrevam o objetivo. para entender melhor como fazer.for nem MPN. com a área de foco relacionada. A tag deve ser assim: “= Família”. pois assim você pode ter uma visão geral ao fazer a sua revisão semanal.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…sar-o-gtd-no-evernote-parte-8-gerenciando-notas-na-pratica/ 16/11/15 20:17 Página 5 de 6 . Não precisa tirar de referência – apenas coloque nela também a tag do projeto em questão. Crie uma tag específica para o objetivo. nem tarefa) é considerado arquivo de suporte a projeto. Quando o projeto for concluído. Esta nota deve ser tageada com “20. Tagear. Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do projeto. Eu apenas optei por ele. o que espero dele etc. além disso. A escolha é sua. O David Allen utiliza este termo para diferenciar o que está em andamento do que está arquivado. Não há regras escritas em pedra aqui. quando pretendo alcançar. Pode manter a tag do projeto concluído. Objetivo concluído http://vidaorganizada. Nada muito complexo – apenas uma definição. se você achar necessário ter como referência futura. Nada muito complicado também – é apenas para saber do que se trata. Exemplo: * Objetivo Z.

Mude título da nota para “2014 + Objetivo concluído” Mantenha as outras tags Linke notas afins (projetos. utilize somente a tag do dia ou do mês dentro do Tickler. Também fazemos coisas que não contribuem com objetivos que temos. Nos próximos dois posts. tarefas avulsas relacionadas) Nem toda tarefa e nem todo projeto estará relacionado a um objetivo – vale lembrar. estamos quase acabando esta série de posts. Até o próximo. e então encerraremos. Além de ficar poluído visualmente. o GTD não propôe o uso de alertas. Espero conseguir concluí-la ainda esta semana. Isso será assunto do nosso próximo post. Pessoal.Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Não utilize o sistema de lemberetes do Evernote. Como processar lembretes Sempre que precisar inserir algum lembrete no sistema. Você também pode querer ler: http://vidaorganizada. mas sim uma revisão diária e semanal para facilitar a execução. falarei sobre como funciona a execução diária e a revisão semanal dentro desse sistema. Tageie em “Objetivos concluídos”. Obrigada por tudo e espero que muitas das dúvidas de vocês tenham sido esclarecidas com o post de hoje (acredito que sim).com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organiz…sar-o-gtd-no-evernote-parte-8-gerenciando-notas-na-pratica/ 16/11/15 20:17 Página 6 de 6 .