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El efectivo constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines
generalmente; est integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios,
depsitos a la vista y deposito a plazos.
El efectivo se puede definir como aquellas partidas que estn compuestas de
las monedas de curso legal o forzoso, los cheques o talones, los giros
bancarios, los giros postales y los depsitos a la vista en los bancos
comerciales.
IMPORTANCIA DEL EFECTIVO.
El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de
operaciones en una empresa, le da al mismo su importancia; adems de que
representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo
normalmente representa una pequea porcin del activo total, ninguna
empresa puede operar de forma ptima sin tener efectivo debido a que ste es
imprescindible para la realizacin de las operaciones normales de la misma,
bsico para su crecimiento.
El valor real del dinero queda determinado por su poder adquisitivo, que a su
vez depende del nivel general de precios. Segn la teora cuantitativa del
dinero, los precios se determinan, en gran parte o en su totalidad, por el
volumen de dinero en circulacin.
Sin embargo, la evidencia emprica demuestra que a la hora de determinar el
nivel general de precios es igualmente importante la velocidad de circulacin
del dinero y el volumen de produccin de bienes y servicios. El volumen y la
velocidad de circulacin de los depsitos bancarios tambin son relevantes.
FUENTES A TRAVS DE LAS CUALES LA EMPRESA PUEDE CAPTAR EFECTIVO.
1. En cuentas por Cobras (abonos a cuentas por cobrar).
2. Ventas de mercancas en efectivo.
3. Reembolsos de prstamos, personal y Liquidacin Gastos de Viajes.
4. Ventas de activos
5. Ventas varios materiales, desperdicios, etc.
6. Ingresos varios por rentas.
7. Prstamos a corto y largo plazo.
8. Aumento de Capital.
Cuerpo: Consiste en listar las monedas, los billetes, los cheques y los
comprobantes que tenga en su poder el cajero.
Firmas: Debe llevar el Nombre y firma del cajero as como tambin el
nombre y firma de las personas que llevaron a cabo el arqueo.
Ejemplo:
Donde hay dinero que la empresa deposita, cuando hay demasiado dinero en
caja y para que no se desvalorice se deja en banco aconsejable con depsitos a
plazo para que gane un poco de intereses. Esta dentro de los Activos
Circulantes, clasificada en Disponibles.
CUENTA CORRIENTE:
Es un indicador econmico que resume el flujo de todos los bienes, servicios,
ingresos y pagos desde y hacia el pas. El informe acta como un indicador de
cmo la economa del pas interacta con el resto del mundo.
LA CONCILIACIN BANCARIA:
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos,
de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados
en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para
proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la
Empresa.. Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de
cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de
las siguientes razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por
haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa.
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto.
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
MTODOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACIN BANCARIA.
Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco
que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del
Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el
Banco.
Cada mes el banco est en la obligacin de enviar a las empresas que tienen
una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relacin detallada del
movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes.
Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que enva el banco
mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta Efectivo en Banco
refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una
Conciliacin Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias
existentes y de conseguir el saldo correcto.
Quizs los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco
muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas estn bien. La
diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas
operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un
crdito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajar este
importe del cheque hasta que lo reciba para su pago.
Esto puede tomar das, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el
cheque. De igual forma la empresa hace un dbito a Efectivo en Banco por
todos los ingresos de efectivo pero quizs se necesite un da o ms para que el
Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.
El buen control interno significa conocer de dnde procede el dinero de la
empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador
tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre las cifras en
los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el
importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada.
A este proceso se le conoce como conciliacin bancaria. Si se hace en forma
apropiada, la conciliacin bancaria asegura que se hayan contabilizado todas
las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los
libros de la empresa estn correctos.
Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco
y en los libros de la empresa son:
1.
2.
Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta
de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente paga
directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrnica, o
cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus correspondientes
intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica al
depositante estos cobros realizados directamente en el estado de cuentas.
Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar
las operaciones del depositante. El depositante se entera del importe del cargo
por servicios en el estado de cuentas del banco.
Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos bancos pagan
intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo
suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de
estos intereses en el estado de cuentas.
Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el cheque,
acredita a Efectivo para registrar el pago en los libros y le entrega el cheque al
beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario hace un dbito a su cuenta de
Efectivo en sus libros y deposita el cheque en el banco. El banco del
beneficiario aumenta de inmediato el importe recibido al saldo del beneficiario
en el banco, bajo la suposicin de que el cheque es bueno. El cheque se
regresa al banco del girador, el cual a su vez rebaja su importe del saldo en el
banco del girador. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el
cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deduccin realizada y enva
una notificacin de cheque sin fondo al banco del beneficiario. El banco del
beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y
le notifica a ste de la accin realizada.
Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por
motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los
registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier
operacin (depsito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo
que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos
devuelven los cheques al beneficiario s:
Se ha cerrado la cuenta del girador.
La fecha est vencida. Est regulado que caducan a los 60 das.
La firma no est autorizada.
El cheque ha sido alterado.
El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.