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MEMORANDO

*20142010036023*
Radicado No.: 20142010036023
Fecha: 31-07-2014
Bogot, D.C.,
PARA:

Dra. LYDIA EDITH RIVAS NIO

Directora General (E)
Dra. ANA SOCORRO GIRAL JUNCA
Subdirectora Administrativa y Financiera
Dr. FELIX OSCAR MURCIA ORDOEZ
Coordinador Grupo Talento Humano

DE:

CONTROL INTERNO

ASUNTO:

Informe de Auditora al proceso de Talento Humano

Respetados Doctores:
En cumplimiento del Plan de Actividades de Control Interno, de manera atenta remito el
informe del asunto, para su conocimiento y fines pertinentes. Adicionalmente, es preciso
que se elabore el correspondiente Plan de Mejoramiento, el cual debe ser remitido
dentro de los diez (10) das hbiles siguientes al recibo del presente informe.
Cordial saludo,

SANDRA MILENA NEIRA SNCHEZ

Asesora Control Interno

Anexo: Lo anunciado en diecisis (16) folios.

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Informe de Auditoria Interna

NOMBRE DEL PROCESO O AREA
RESPONSABLE (S)

EQUIPO AUDITOR
FECHA DE AUDITORIA

Gestin de Talento Humano

Dra. ANA SOCORRO GIRAL JUNCA
Subdirectora Administrativa y Financiera
Dr. Flix Oscar Murcia Ordez
Coordinador Grupo Talento Humano
SANDRA MILENA NEIRA,
Asesora Control Interno
JAIRO QUINTERO CAICEDO
Profesional Grupo Control Interno
31 de julio de 2014

OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Establecer, verificar y realizar seguimiento a los procedimientos de Talento Humano
teniendo en cuenta la eficacia, eficiencia, efectividad, conveniencia y adecuacin del
Proceso de Gestin del Talento Humano, as como el cumplimiento de los requisitos
del Modelo Estndar de Control Interno, Decreto 943 de 2014, la Ley 909 de 2004 y
dems normas complementarias.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
Se verifica el cumplimiento de las normas, objetivos, metas, ejecucin del POA, gestin
del recurso humano en capacitacin, bienestar e incentivos, indicadores de gestin y la
actualizacin de mapas de riesgo, informes externos y acuerdos de gestin. El periodo
a auditar corresponde a la vigencia 2013 y lo corrido del ao 2014 a junio 30.
CRITERIOS UTILIZADOS
Revisin de los soportes documentales y digitales que reposan en el Grupo de Talento
Humano confrontados con el cumplimiento de la norma. As como la verificaron a la
ejecucin de los procedimientos definidos; cumplimiento del Plan de Capacitacin,
Bienestar, salud ocupacional, comisin de personal y reportes a entidades u rganos
que lo exigen y dems documentacin del proceso.
DOCUMENTOS, ARCHIVOS REVISADOS
Nombre del Documento
PIC, Plan de Bienestar y actos
administrativos relacionados con el
talento humano, Hojas de vida, Mapa
de Riesgos, Informes presentados

Actividad
Revisin y verificacin de la documentacin,
frente al cumplimiento de la norma

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FORTALEZAS
El Grupo de Talento Humano, cuenta con servidores idneos y comprometidos con la
entidad.
Se cuenta con informacin de funcionarios y contratistas actualizada en la aplicativo
SIGEP.
El archivo de hojas de vida se encuentra actualizado y debidamente foliado.
DEBILIDADES
El proceso de gestin humana presenta debilidad en la construccin y aplicacin de
instrumentos definidos formalmente en las Guas definidas por el DAFP y dems
normas aplicables para el desarrollo de su funcin.
HALLAZGOS
1. Plan Estratgico de Recursos Humanos:
Segn el artculo 15 de la Ley 909 de 2004, corresponde a las unidades de personal
elaborar un Plan Estratgico de Recursos Humanos. A la fecha se evidenci que no se
cuenta con esta herramienta.
De acuerdo con la Carta Iberoamericana de la Funcin Pblica, adoptada por Colombia
en el 2003, se entiende por estrategia de Recursos Humanos el conjunto de prioridades
o finalidades bsicas que orientan las polticas y prcticas de gestin de Recursos Humanos,
para ponerlas al servicio de la estrategia organizativa.

Cabe anotar, que la Planificacin de Recursos Humanos, permite realizar el estudio de

las necesidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos y facilita la
coherencia estratgica de las polticas y prcticas organizacionales con las prioridades
de la organizacin.
En consecuencia, es indispensable que se elabore dicho plan, como quiera que es uno
de los instrumentos ms importantes en la administracin y gerencia del talento
humano; que permite alinear la planeacin estratgica del recurso humano con la
planeacin institucional y en donde se recopila y estudia la informacin estratgica
bsica del entorno y de la propia organizacin; teniendo en cuenta CAMBIOS DEL
ENTORNO (tecnolgicos, diversidad de la fuerza de trabajo (manejo de
heterogeneidad, cambios polticos, econmicos y sociales, globalizacin); CAMBIOS
ORGANIZACIONALES (flexibilidad, competencia, restructuracin, direccin de
personal, variedad estructural, manejo de colectividades sindicatos, Implementacin
tecnolgica, cultura organizacional); y CAMBIOS INDIVIDUALES (tica, Productividad,
empoderamiento, exigencia constante, adecuacin permanente).
De otro lado, de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno
es preciso definir polticas de operacin para los procesos organizacionales, que en el
caso del talento Humano resultan vitales para la entidad y no se observan dentro de la

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documentacin objeto de evaluacin.

2. Plan anual de Vacantes:
Las unidades de personal o quienes hagan sus veces de los organismos o entidades a
las cuales se les aplica la Ley 909 de 2004, debern elaborar y actualizar anualmente
planes de previsin de recursos humanos y remitirlo al Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica DAFP.
Al respecto, se verific que el grupo de talento humano elabor y remiti al
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, el plan de vacantes estructurado
para la vigencia 2014, el cual est ajustado al formato establecido por el DAFP y cuya
remisin se realiz el 14 de mayo de 2014.
Revisado el contenido del plan anual en referencia se observa que todas las vacantes
definitivas con que cuenta la entidad, estn pendientes de ser ofertadas en la OPEC,
sujetas a disponibilidad presupuestal.
Comparado el plan de vacantes de la vigencia 2014, frente al de la vigencia 2013, se
evidencia que en esta ltima se incluyeron como vacantes los cargos de secretario
ejecutivo cdigo 4210 grado 22 y el de auxiliar administrativo cdigo 4044 grado 19.
Como quiera que se trata de vacantes definitivas, mientras no sean provistas, siempre
deben ser reportadas. En consecuencia, es preciso revisar dicha situacin y de ser
necesario informar al DAFP si se produjo un error en el reporte efectuado.
Finalmente, el documento LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE
VACANTES elaborado por el DAFP, recomienda a cada una de las entidades pblicas
diligenciar los formatos 3-1 (Anlisis de la planta de personal), 3-2 (Necesidades de
personal), 3-3 (Plan de previsin recursos humanos) y 4-1 (Plan anual de vacantes), de
acuerdo con lo establecido en el artculo 17 de la Ley 909 de 2004. Solicitados estos
formatos, el grupo de talento humano slo suministr los formatos 3-1 y 4-1.
3. Plan Institucional de Capacitacin:
Se evidencia que la entidad cuenta para la vigencia 2014, con un documento
denominado PLAN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AO 2013 CAPACITACIN POR
COMPETENCIAS, el cual contiene un cuadro con la siguiente estructura: Proyecto o
funciones con requerimientos por dependencias, competencia, actividades y contenido,
meta, productos por semestre, fecha probable de inicio, costo estimado y responsable.
Se relacionan seis (6) actividades a desarrollar durante el presente ao a saber:

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ACTIVIDAD
Seminario taller. Bases de un sistema de
planeacin y construccin del Plan de Accin 2014
Office Estndar y Excel Especializado
Diplomado en Administracin de redes
Diplomado en Normas Internacionales de
Contabilidad e Informacin Financiera NIIF IFRS.
Seminario Taller. Redaccin Profesional y
presentacin de informes.
Curso en Contratacin Estatal.

FECHA PROBABLE
DE INICIO

21-01-2014

ASISTENTES

OBSERVACIN

67

21-02-2014

No se realiz
No se realiz
No se realiz

17-03-2014

No se realiz

04-03-2014
01-03-2014

05-06-2014

28

Como actividad adicional, se autoriz la asistencia de 2 funcionarios en el Congreso

FIAP- Asofondos.
Revisados los soportes de las referidas capacitaciones se observa que estn previstas
nicamente para el primer semestre del ao, con lo cual el segundo semestre se
encuentra desprovisto de capacitacin. Por lo tanto, es necesario revisar dicha
planeacin con el fin de incluir programacin para este ltimo semestre.
Adicionalmente, de seis (6) actividades previstas durante este primer semestre slo se
realizaron 2 de las programadas.
De otro lado, se evidencia que estas capacitaciones se han impartido a todos los
servidores de la entidad, incluyendo funcionarios de carrera administrativa,
provisionales, de libre nombramiento y remocin y contratistas. Al respecto, es
necesario precisar que el pargrafo 1 del artculo 70 del Decreto 1227 de 2005,
modificado por el artculo 1 del Decreto 4661 de 2005 dispone:
Los programas de educacin no formal y de educacin formal bsica primaria,
secundaria y media, o de educacin superior, estarn dirigidos nicamente a los
empleados pblicos.

Lo anterior, complementado por el pargrafo del artculo 73 del Decreto 1227 de 2005:
Pargrafo. Los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales,
dado el carcter transitorio de su relacin laboral, no podrn participar de programas de
educacin formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo nicamente derecho a
recibir induccin y entrenamiento en el puesto de trabajo.

Igualmente, el concepto 64224 de 2008, expedido por el DAFP, aclara que se puede
impartir capacitacin sobre la implementacin del MECI y la norma NTCGP a todos los
empleados de la entidad.
En consecuencia, es imperativo que la entidad de estricto cumplimiento a esta
normatividad, como quiera que las capacitaciones, salvo esas 2 excepciones
mencionadas (MECI y NTCGP), slo pueden ser impartidas a funcionarios de carrera
administrativa y libre nombramiento y remocin.

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De otra parte, el artculo 3 del Decreto Ley 1567 de 1998 define el plan institucional de
capacitacin como uno de los componentes del Sistema Nacional de Capacitacin, a
saber:
(..) c) Planes institucionales. Con el propsito de organizar la capacitacin
internamente, cada entidad formular con una periodicidad mnima de un ao su plan
institucional de capacitacin. Este deber tener concordancia con los parmetros
impartidos por el Gobierno Nacional a travs del Plan Nacional de Formacin y
Capacitacin, con los principios establecidos en el presente decreto ley y con la
planeacin institucional. Para ello las entidades podrn solicitar asesora de la Escuela
Superior de Administracin Pblica y del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica, entidad sta que podr revisar los planes, hacerles las observaciones que
considere pertinentes y ordenar los ajustes que juzgue necesarios, los cuales sern de
forzosa aplicacin. La Comisin de Personal participar en la elaboracin del plan y
vigilar su ejecucin.

Sobre este aspecto, es preciso denotar que como se mencion al comienzo de este
punto 3, el documento con que cuenta la entidad es slo uno de los elementos que
debe contener el plan de capacitacin, como lo explica ms en detalle la Gua para la
formulacin del Plan Institucional de Capacitacin PIC y no se observa que guarde relacin
con lo dispuesto en el Plan Nacional de Capacitacin Tercera edicin 2012, aprobado
mediante Decreto 4665 de noviembre de 2007.
4.
Programas de Induccin y reinduccin. Esta temtica forma parte del Plan
Institucional de Capacitacin, el cual se encuentra desarrollado en el Plan Nacional de
Formacin y Capacitacin de Empleados Pblicos para el Desarrollo de Competencias.
El artculo 64 de la Ley 190 de 1995 establece que todas las entidades pblicas
tendrn, adems del programa de induccin para el personal que ingrese a la entidad,
uno de actualizacin cada dos aos, al igual que lo dispone el artculo 7 del Decreto
Ley 1567 de 1998 que crea el Sistema Nacional de Capacitacin y el sistema de
estmulos para los empleados del Estado, sobre estos programas define:
ARTICULO 7o. PROGRAMAS DE INDUCCION Y REINDUCCION. Los planes
institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de
induccin y de reinduccin, los cuales se definen como procesos de formacin y
capacitacin dirigidos a facilitar y a fortalecer la integracin del empleado a la cultura
organizacional, a desarrollar en ste habilidades gerenciales y de servicio pblico y a
suministrarle informacin necesaria para el mejor conocimiento de la funcin pblica y
de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en
un contexto metodolgico flexible, integral, prctico y participativo. Tendrn las
siguientes caractersticas particulares () (La negrilla es nuestra)

Sobre este aspecto, en primer lugar es necesario anotar que dentro del PLAN DE
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AO 2013 CAPACITACIN POR COMPETENCIAS, no se
observa programacin relacionada con la induccin y reinduccin, de acuerdo con lo
dispuesto en la precedente norma relacionada.
Por otra parte, se identific que la entidad cuenta con un documento denominado
programa de induccin y reinduccin y un MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION. Este

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ltimo relaciona entre otros temas, la Misin, Visin, Cdigo de tica, Cdigo de Bueno
Gobierno, Compromisos de Gestin, Indicadores de Buen Gobierno, Sistema de
Gestin de Calidad, Resea histrica, Marco Legal, Organigrama, Funciones de
Fonprecon por rea, rganos de Asesora y Coordinacin, Sistema de Control Interno.
Al respecto, es preciso anotar que dicho Manual es una buena herramienta para la
ilustracin y conocimiento de la organizacin, puesto que contempla los diferentes
elementos que forman parte de la entidad, su organizacin y las lneas base de gestin;
sin embargo se encuentra desactualizado, y se requiere urgente revisin, como quiera
que no se est brindando informacin adecuada al nuevo servidor. Es necesario,
actualizar las normas sobre estatutos del Fondo, actualizar el organigrama, incluyendo
todos los grupos que actualmente tiene el Fondo, efectuar las correcciones en relacin
con los Comits de Control Interno, Institucional de Desarrollo Administrativo y de
Archivo y el riesgo SARU.
Como observacin general, se aprecia que la herramienta bsica de los programas de
induccin y reinduccin es el Manual entregado a los nuevos servidores, pero es
necesario que se ofrezca una capacitacin que brinde conocimiento detallado de la
organizacin y su entorno ya que este es el objetivo bsico de una induccin. (Ver Gua
de Induccin y reinduccin del DAFP)
En cuanto a la reinduccin, se evidencia que la entidad realiz una Jornada de Induccin y
Reinduccin Principios y Valores Corporativos, el 13 de noviembre de 2013. Sin embargo, es
pertinente precisar que este tema es slo uno de los elementos a tener en cuenta en un
programa de reinduccin, de acuerdo con la Gua definida por el DAFP para tal fin, en
la que se dispone que es necesario brindar informacin sobre las funciones de cada
una de las dependencias, competencias, responsabilidades, actualizaciones, e.t.c. En
consecuencia, es forzoso concluir que no se ha realizado un programa de reinduccin
en los 2 ltimos aos, tal como lo exige la normatividad y los contenidos definidos para
dicho programa con que cuenta la entidad.
Finalmente, de acuerdo al MECI se define que el encargado de Talento Humano debe
asegurar que en los ejercicios de induccin y reinduccin se socialice el documento que contiene los
principios y valores de la Entidad, de tal manera que ste sea conocido por todos los funcionarios, y que
stos lo entiendan y apliquen de manera correcta. Al revisar este aspecto dentro del Manual,

se observa que se mencionan dichos valores, pero en relacin con el cdigo de tica,
no hay informacin concreta sobre la actual Resolucin 0644 de 2005 del Fondo en
relacin con este tema.
Igualmente, revisado el contenido del Cdigo de Conducta tica del Fondo, se
observa que en el Manual de Induccin no se incluye como principio corporativo la
Transparencia, adoptado por dicha Resolucin. En relacin con el Declogo de valores
que se menciona en el Manual de Induccin, no se incluye el valor de la Tolerancia,
adoptado en la mencionada Resolucin, y por el contrario se adiciona la Autoestima
que no est reconocida dentro del acto administrativo. Adicionalmente, el Cdigo
contempla y relaciona la estructura y funciones, anteriores al Decreto 3992 de 2008
actualmente vigente y est enfocado a dar cumplimiento a la Circular 088 de 2000 de la

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Superintendencia Financiera, en relacin con los riesgos de conductas de los

servidores del rea financiera.
Lo anterior, no conduce a concluir que es necesario, realizar un ejercicio revisin
participativa de dichos principios y valores y por supuesto una consecuente
actualizacin del dicho Cdigo y permanente socializacin.
5. Plan de Incentivos - bienestar:
Revisado este aspecto se evidencia que mediante Resolucin 081 de febrero 14 de
2014, se adopt el plan anual de incentivos para los servidores del Fondo, durante la
vigencia 2014, tomando como procedimiento el dispuesto en la Resolucin 0678 de
2011, que reglament el sistema de estmulos en la entidad y creo el Comit de
Estmulos. Igualmente, se cuenta con un documento denominado PLAN DE
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AO 2014 BIENESTAR SOCIAL, que contiene la
relacin de actividades previstas, as:
ACTIVIDAD
Brigada
de
salud:
Emermedica y Coovitel
Ceremonia de exaltacin a
los mejores servidores
Jornada Deportiva
Medicin y Diagnostico
Clima Laboral
Celebracin Da de los
Nios
Reunin Institucional Fin
de Ao.

FECHA
ACTIVIDAD
21-03-2014
24-05-2014
06-06-2014
06-06-2014
31-10-2014
05-12-2014

ASISTENTES

OBSERVACIN

28

6 funcionarios de carrera administrativa, 4 provisionales,

1 de libre nombramiento y remocin y 17 contratistas
Ya se realiz la ceremonia.
A la fecha no se ha realizado
A la fecha no se ha realizado
No aplica.
No aplica.

Realizada la verificacin respectiva, se observa que en lo corrido del ao, se

desarrollaron las 2 primeras actividades.
De acuerdo con el artculo 70 del Decreto 1227 de 2005, las entidades pblicas podrn
ofrecer sus empleados y a sus familias, programas deportivos, recreativos,
vacacionales, artsticos, culturales, de promocin y prevencin de la salud, capacitacin
informal en artes y artesanas u otras modalidades que conlleven la recreacin y el
bienestar del empleado y que a mejorar su calidad de vida. Sobre este aspecto,
revisadas las actividades programadas para esta vigencia, es urgente fortalecer la
programacin de actividades adicionales que mejoren la calidad de vida del funcionario.
Otro aspecto a evaluar dentro del sistema de estmulos es la eleccin del mejor
funcionario de carrera administrativa por niveles y el de libre nombramiento y remocin.
El proceso durante esta vigencia ya se desarroll, de acuerdo con lo dispuesto en la
Resolucin 0081 de 2014, sin embargo, es necesario al revisar el artculo 80 del
Decreto 1227 de 2005, que exige:
Artculo 80. Los empleados debern reunir los siguientes requisitos para participar de

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los incentivos institucionales:

80.1. Acreditar tiempo de servicios continuo en la respectiva entidad no inferior a un (1)
ao.
80.2. No haber sido sancionados disciplinariamente en el ao inmediatamente anterior
a la fecha de postulacin o durante el proceso de seleccin.
80.3. Acreditar nivel de excelencia en la evaluacin del desempeo en firme,
correspondiente al ao inmediatamente anterior a la fecha de postulacin.

Verificado el proceso adelantado en mayo de este ao, segn la Resolucin 0081 de

2014 y 0678 de 2011, vigentes para seleccionar los mejores funcionarios de carrera
administrativa y de libre nombramiento, se observa que no se determin una lista de los
funcionarios a ser elegidos, que cumplan con el nivel de excelencia adecuado (es decir
sobresaliente) y los dems requisitos dispuestos en la norma. Es as, como se realiz
convocatoria para todos los empleados, sin determinar cules eran los candidatos
seleccionados y aptos para ser elegidos, tal como lo dispone el numeral 2 del artculo 6
de la mencionada Resolucin.
De otra parte, se observa que luego de concluido el mencionado proceso, la entidad no
seleccion mejor funcionario del nivel profesional, tal como lo exige la norma.
Igualmente, se evidencia que en la citada Resolucin se cre el Comit de Estmulos,
del cual no se obtuvo evidencia de funcionamiento, ni actas que soporten su gestin.
De otro lado, el artculo 75 del Decreto 1227 de 2005 establece que:
De conformidad con el artculo 24 del Decreto-ley 1567 de 1998 y con el fin de
mantener niveles adecuados de calidad de vida laboral, las entidades debern efectuar
los siguientes programas:
75.1. Medir el clima laboral, por lo menos cada dos aos y definir, ejecutar y evaluar
estrategias de intervencin.
75.2. Evaluar la adaptacin al cambio organizacional y adelantar acciones de
preparacin frente al cambio y de desvinculacin laboral asistida o readaptacin laboral
cuando se den procesos de reforma organizacional.
75.3. Preparar a los prepensionados para el retiro del servicio.
75.4. Identificar la cultura organizacional y definir los procesos para la consolidacin de
la cultura deseada.
75.5. Fortalecer el trabajo en equipo.
75.6. Adelantar programas de incentivos.
Pargrafo. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica desarrollar
metodologas que faciliten la formulacin de programas de bienestar social para los
empleados y asesorar en su implantacin.

Sobre el cumplimiento de este artculo, en los ltimos 2 aos no se evidencia accin

alguna sobre la medicin del clima laboral, se encontr un documento Diagnstico de
riesgo Psicosocial, elaborado por la ARP Positiva en diciembre de 2011, que recomend
a la Administracin entre otros aspectos: Efectuar anlisis de puestos de trabajo tipo, con el fin

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de establecer las condiciones especficas que general el factor de riesgo, para aclarar o disminuir la
percepcin de sobrecarga laboral el exceso de trabajo percibido por los funcionarios. En todos los cargos
se sugiere fortalecer la prctica de hbitos saludables, mayor consumo de agua diario, ejercicios de
respiracin, espacios para alimentacin adecuados, pausas activas, hbitos de sueo adecuados,
encuentros para desarrollar actividades de relajacin, lectura, cine u otras actividades que generen
espacios de tranquilidad y fortalezcan relaciones a nivel intralaboral Aspectos frente a los cuales

no se observa gestin.
Igualmente, dentro de la planeacin de bienestar no se observan actividades en
relacin con los funcionarios ad portas de ser pensionados.
En relacin con el Comit Paritario de Salud Ocupacional, es preciso anotar que no se
evidencia programa de salud ocupacional en la entidad, hoy denominado, Sistema de
Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo, exigencia del artculo 1 de la
Resolucin 1016 de 1989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y
dicho programa debe evaluarse cada seis (6) meses. Igualmente, se observa que se ha
reunido el Comit en 2 ocasiones, de las cuales reposan sendas actas del 22 de
octubre y 4 de diciembre de 2013, cuando la exigencia del artculo 7 de la Resolucin
2013 de 1986 del mismo Ministerio dispone que sea una reunin mensual.
6. Comisin de Personal:
En cumplimiento del Decreto 1228 de 2005, se observa que la entidad mediante
Resolucin 040 de 2013, efectu el procedimiento para la conformacin de la Comisin
de Personal vigencia 2013 - 2015. Para el efecto se elabor cronograma para la
eleccin de sus integrantes, que no fue incluida dentro de la convocatoria sino en
documento independiente y segn los artculos 5.6 y 5.7 del mencionado Decreto debe
sealarse claramente dentro de la convocatoria, el lugar, da y hora en que se abrir y
se cerrar la votacin y en que se efectuar el escrutinio general.
Igualmente se observa que el artculo 4 del referido Decreto establece que se convocar
a elecciones con una antelacin no inferior a treinta (30) das hbiles al vencimiento del respectivo
periodo. La convocatoria se efectu el 1 de febrero de 2013 y slo estuvo dispuesta por

diez (10) das hbiles y el periodo comenzaba en febrero de 2013. En consecuencia, el

trmino dispuesto en la norma no se cumpli.
Se observ que no se present ningn candidato en la primera convocatoria efectuada,
ni acto mediante el cual se prorrogue el trmino de la convocatoria para la nueva
inscripcin de los candidatos, modificando la Resolucin 0040 de 2013 o expidiendo
una nueva.
Ante esta situacin, de no inscripcin de candidatos, dispone el artculo 7 del Decreto
1228 de 2005 que debe prorrogarse nuevamente la convocatoria por un lapso igual al
establecido, es decir otros treinta (30) das hbiles y adicionalmente, prev el artculo
20 del mismo Decreto, que se debe aperturar el proceso a los funcionarios en
provisionalidad, con el fin de que puedan participar tanto como aspirantes a ser
elegidos, como a ejercer su derecho al votar.

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Revisado el proceso efectuado en la entidad para el efecto, se evidencian

comunicaciones de los funcionarios Neyla Caro y Jess Alfonso Ramrez del 19 de
febrero de 2013, solicitando ser reelegidos. Se observa que el artculo 16 del
mencionado Decreto es perentorio en establecer que los representantes de los empleados y
sus suplentes no podrn ser reelegidos para el periodo siguiente. Sobre este punto el Grupo de
Talento Humano alleg concepto de la Comisin Nacional del Servicio Civil que expone
que s es posible su reeleccin, siempre y cuando se agote el procedimiento
establecido en la norma. Sobre este punto considera este grupo que es necesario
solicitar concepto al DAFP, como quiera que la Comisin Nacional, no tiene dentro de
sus funciones establecidas en los artculos 12 y 13 de la Ley 909 de 2004, competencia
para estos asuntos y proceder de conformidad, y si es del caso realizar un nuevo
proceso
Finalmente, mediante Resolucin 120 de marzo 15 de 2013, se conforma la comisin
de personal del Fondo, para el periodo 14 de marzo del 2013 al 15 de marzo de 2015.
Se evidenci que la Comisin se ha reunido en tres (3) ocasiones, (3 y 24 de abril y 3
de mayo de 2014) y reposan actas debidamente firmadas. Establece el artculo 16 de la
Ley 909 de 2004 que la Comisin deber reunirse una (1) vez al mes, lo cual no se
evidencia en los soportes allegados para esta auditora. Igualmente, no se evidencia el
informe trimestral que debe allegarse por parte de la Comisin de personal a la
Comisin Nacional del Servicio Civil, de acuerdo con el numeral 3 del artculo 16 de la
misma Ley.
Tampoco se observ el cumplimiento de las funciones establecidas en la norma, como
su participacin en la elaboracin del plan de capacitacin, bienestar e incentivos en la
entidad y su seguimiento, ni la medicin del clima organizacional, ni su seguimiento en
relacin con los procesos de seleccin y que los cargos se provean en orden de
prioridad.
Se evidencia la existencia de la Resolucin 0555 de 2011, expedida por el Director
General, el Presidente y Secretario de la Comisin de personal, por medio de la cual se
establece el reglamento interno para el funcionamiento de la Comisin de Personal del Fondo y del
reglamento interno aprobado en sesin del 3 de mayo de 2013 por los miembros de la
Comisin. Se sugiere que la primera sea derogada, como quiera que dicho reglamento
debe ser expedido por dicha Comisin, como efectivamente ya se realiz.
7. Mapas de Riesgo:
Se observa que el grupo de talento humano, realiz actualizacin de sus riesgos,
eliminando uno de su anterior versin. Se excluy el riesgo Errores Datos,
estimaciones o interpretaciones equivocadas o incompletas. El nuevo formato
presenta como elementos tenidos en cuenta para la administracin del riesgo, su
identificacin, anlisis, evaluacin, polticas de administracin, plan de tratamiento,
indicador y plan de contingencia.

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Referente al elemento plan de tratamiento, este se encuentra sin diligenciamiento para

los cuatro (4) riesgos identificados. En relacin a la valoracin de los controles para la
probabilidad e impacto, las escalas definidas en la matriz de riesgos no coinciden con
lo relacionado en la hoja EVALUACION CTRLES (sic), ni con los controles
identificados, ni los valores asignados.
Adicionalmente en lo que respecta a la gestin de riesgos, en los informes de gestin
sobre los Sistemas SARO y SARLAFT, producidos por el Grupo de Control Interno de
fecha abril 30 de 2014, se hace recomendacin sobre la necesidad urgente de tomar
acciones correctivas para solucionar el riesgo acaecido con el aplicativo que liquida la
retencin en la fuente.
Al respecto se identific que el grupo de talento humano ha notificado las
inconsistencias presentadas en varias oportunidades, tanto en el formato definido en
SARO para estos eventos, como por notificacin electrnica a la Subdireccin
Administrativa y Financiera como a la Oficina Asesora de Planeacin, sin que a la fecha
se ha presentado solucin para la adquisicin del aplicativo respectivo que permita
liquidar la nmina sin ningn riesgo.
8.
Reportes a organismos externos: En desarrollo de la presente auditora se
realiz seguimiento a los informes presentados por el grupo de Talento Humano,
verificando que han sido reportados en forma oportuna los siguientes:
-

Informe semestral a la Comisin nacional del Servicio Civil el 9 de junio de 2014,

Empleos, Servidores y Contratistas
Informe a la Contralora por el aplicativo SIRECI, transmitido el 18 de febrero de
2014, Costos y Gastos
Informe al DAFP, sobre el plan anual de vacantes, cargado en el aplicativo SIGEP y
enviado al correo planvacantes@dafp.gov.co el da XXXXX

Es importante resaltar que la entidad fue exaltada por el DAFP, como modelo en la
implementacin del SIGEP, por ser la primera Institucin a nivel nacional que actualiz
los mdulos de Hojas de Vida y Bienes y Rentas y se invit al grupo de Talento
Humano a dictar una charla a las dems entidades del Estado, en la cual se indicaron
los trmites que adelant la Entidad para alcanzar dicha meta. Para el presente ao, el
DAFP, ha otorgado plazo hasta el 15 de agosto de 2014 para que el Sector Salud,
realice la actualizacin de toda la informacin contenida en el SIGEP, por lo que se
sugiere realizar las adecuaciones respectivas.
9.
Acuerdos de Gestin: En desarrollo de la funcin de evaluacin asignada a
Control Interno, segn los artculos 50 de la Ley 909 de 2004, 102 del Decreto 1227 de
2005, se verificaron los siguientes Acuerdos en la entidad:

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NMERO
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CARGO
Subdirector Administrativo y
Financiero
Subdirectora de Prestaciones
Econmicas

FECHA
POSESISON

FECHA DE
CONCERTACIN
(Acuerdo de Gestin)

EVALUACION
CUALITATIVA

EVALUACION CUANTITATIVA
(Porcentaje de Cumplimiento)

Sept. 16 de
2013

Sept. 16 de 2013

SATISFACTORIA

80 a 100 % o rango de la escala

Nov. 28 de 2008

Dic. 30 de 2013

SATISFACTORIA

80 a 100 % o rango de la escala

Se observa que de acuerdo con el artculo 105 del Decreto 1227 de 2005, dispone que
Las Oficinas de Planeacin debern prestar el apoyo requerido en el proceso de concertacin de los
Acuerdos, suministrando la informacin definida en los respectivos planes operativos o de gestin anual
de la entidad y los correspondientes objetivos o propsitos de cada dependencia. Sobre este

aspecto de los planes operativos, se destaca que para est vigencia se cuenta con
dichos instrumentos desde el mes de mayo, pero sera interesante que estn
disponibles al inicio de cada vigencia como quiera que en el ao 2013 no se cont con
esta herramienta para la construccin de los acuerdos de gestin y ellos pueden
facilitar el seguimiento y evaluacin por parte de la Direccin General.
Se verifica que los Acuerdos de Gestin fueron suscritos en forma oportuna y cuentan
con indicadores de seguimiento. Es conveniente que junto con la evaluacin realizada
a los Acuerdos, reposen los soportes de los indicadores definidos.
Finalmente, se observa que la Direccin General realiz seguimiento el 30 de junio de
2013, al Acuerdo de Gestin suscrito con vigencia anual.
10. Manual de funciones.
Mediante Resolucin 052 del 30 de enero de 2014, expedida por el Director General,
se adopt el Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales, frente al cual
se tienen las siguientes observaciones:
-

Es preciso que se aclare por tcnica jurdica en que condiciones qued la

Resolucin anterior que rega (Resolucin No. ) como quiera que no se dijo nada
en el texto que permita determinar si fue derogada o se trata de una actualizacin
del Manual adoptado originalmente.
Con motivo de los cambios surtidos al interior de la entidad, como es el traslado del
rea de contratacin de la entidad de la Oficina Asesora a la Subdireccin
Administrativa y Financiera, es preciso que se realice una nueva actualizacin del
Manual, como quiera que dichas funciones estaban a cargo de la Jefe de la Oficina
Asesora Jurdica.
Igualmente, se observa que el grupo de Control Interno tiene asignado un cargo de
auxiliar administrativo con el que actualmente no cuenta.

Ahora bien, es preciso anotar que el artculo 8 del Decreto 2489 de 2006 dispone:
Cuando de conformidad con el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y
entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la
integracin de los mismos no podr ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a
cumplir las funciones que determine el acto de creacin, las cuales estarn
relacionadas con el rea de la cual dependen jerrquicamente.

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En la relacin de grupos internos de trabajo suministrada por Talento Humano, se

reportan 8 grupos, sin embargo, se observa que no se alleg informacin sobre el
grupo de contratacin creado recientemente, ni sobre el grupo de atencin al usuario,
creado mediante Resolucin 0478 de 2012, que consolidaran un total de 10 grupos.
Igualmente, se evidenci que el sistema de informacin del DAFP, refleja un total de 9.
En relacin con el grupo interno de trabajo de Control Interno, Talento Humano expres
De conformidad con el Decreto 3993/2008, que modifico la Planta de Personal; este Grupo no se tuvo
en cuenta en la creacin de los Grupos internos de trabajo. Al respecto, se evidencia que el grupo de
Control Interno fue creado, mediante Resolucin 1542 de 2005, la cual no se observa derogada, como
quiera que los Decretos 3992 y 3993 de 2008 no contemplan los grupos internos, sino que los grupos
internos han sido creados mediante resoluciones internas, como la 1529 de 2008, que al efecto, cre los
grupos de trabajo de las Subdirecciones de Prestaciones Econmicas y Administrativa y Financiera.
Adicionalmente, el grupo de trabajo de control interno, tiene soporte en normas del nivel nacional, como
es el pargrafo 2, del artculo 11 de la Ley 87 de 2003, que reza: El auditor interno, o quien haga sus
veces, contar con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo.

De otra parte, revisada la conformacin de los grupos internos de trabajo, se observa

que el grupo de trabajo administrativo y de gestin judicial slo cuenta con tres (3)
funcionarios.
Para verificar la conformacin de los grupos de trabajo, se revisaron los de Gestin
Judicial y de Gestin Financiera. Revisadas las hojas de vida de los funcionarios que
conforman el grupo de gestin judicial no se observa comunicacin a los funcionarios
sobre su asignacin a dichos grupos; lo cual incide de manera definitiva en el
cumplimiento de las funciones dispuestas en el acto de creacin del grupo y su
correspondencia en el Manual de funciones. Igual sucede con uno de los funcionarios
del grupo de Gestin Financiera.
As mismo, se evidenci que fue designado como coordinador del grupo contable, un
funcionario de carrera administrativa que ostenta el cargo en la planta de personal de
Tcnico Administrativo, asignndole funciones de carcter profesional; lo cual contrara
lo dispuesto en la Circular Externa 100-003 de febrero 25 de 2009, expedida por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica que seala expresamente que las
funciones adicionales a un empleo deben responder a la naturaleza del mismo, por ejemplo, si el empleo
est ubicado en el nivel tcnico, no se le pueden asignar funciones que correspondan al nivel profesional
o cualquier otro nivel jerrquico, as el servidor acredite requisitos para desempear funciones propias de
un cargo de otro nivel.

RECOMENDACIONES
1. Se recomienda la construccin del Plan Estratgico de Recursos Humanos, de
acuerdo con el artculo 15 de la Ley 909 de 2004 y siguiendo los lineamientos
definidos por el DAFP para el efecto.
2. Se recomienda la revisin de la informacin remitida al DAFP, en relacin con el
plan anual de vacantes, correspondiente a las vigencias 2013 y 2014 y en caso de

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ser necesario informar al DAFP si se produjo un error en el reporte efectuado.

2.1 Se sugiere elaborar los formatos 3-1 y 4-1, requeridos en el documento
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE VACANTES elaborado por el
DAFP.
3. Se recomienda dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 12227 de 2005, en el
sentido brindar capacitacin exclusiva a funcionarios de carrera administrativa y
libre nombramiento y remocin y a todos los servidores en temas de MECI y
Calidad.
3.1 Se recomienda la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin, de acuerdo
con los lineamientos establecidos en la Gua elaborada por el DAFP para tal fin y
que guarde relacin con lo dispuesto en el Plan Nacional de Capacitacin.
4. Se recomienda, revisar y ajustar el documento que contiene los programas de
induccin y reinduccin, de acuerdo con lo dispuesto en la Gua establecida por el
DAFP para el efecto y proceder a realizar en la entidad una jornada de reinduccin
y adelantar las actividades mnimas requeridas en la Gua para la induccin de los
nuevos servidores de la entidad.
4.1 Se recomienda actualizar el Manual de Induccin y Reinduccin.
4.2 Se recomienda realizar un ejercicio revisin participativa de los principios y valores
de la entidad y por supuesto una consecuente actualizacin del dicho Cdigo y
permanente socializacin.
5. Se recomienda complementar las actividades de bienestar del funcionario y sus
familias, dentro de las posibilidades presupuestales de la entidad y propendiendo a
un mejoramiento en la calidad de vida del funcionario. Por ejemplo, se sugiere
adecuar el horario de la entidad a las 8 horas reglamentarias, tal como lo hizo el
Ministerio de Trabajo, en su Resolucin 2643 de 2013, adecuacin de zonas de
alimentacin, actividades ldicas y de pausas activas, entre otras.
5.1 Se recomienda realizar nuevamente el proceso de seleccin de los mejores
funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento, determinando una
lista de candidatos que cumplan los requisitos previstos en la norma para tal fin,
incluyendo nica y exclusivamente los funcionarios de carrera administrativa, en el
nivel asistencial, tcnico y profesional y los funcionarios de libre nombramiento y
remocin.
5.2 Se recomienda poner en funcionamiento el Comit de Estmulos creado en la
entidad.
5.3 Realizar medicin del clima laboral, tal como lo dispone el Decreto 1227 de 2005 y
adelantar las acciones sugeridas en el diagnstico elaborado por la ARP Positiva en
el ao 2011.
5.4 Establecer y adelantar las actividades necesarias para los funcionarios que se
encuentren prximos a ser pensionados.
5.5 Elaborar programa de salud ocupacional, de acuerdo con lo dispuesto en la
Resolucin 1066 de 1989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,
el cual debe ser evaluado cada 6 meses.
5.6 Se recomienda que el Comit Paritario de Salud Ocupacional de estricto
cumplimiento a la Resolucin 2013 de 1986, que dispone que se rena de manera
mensual y proceda a construir el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el

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Trabajo y su correspondiente evaluacin, cada 6 meses.

6. Solicitar al DAFP concepto sobre la posibilidad de reeleccin de los funcionarios
que integran la Comisin de Personal y proceder de conformidad.
6.1 Exhortar a la Comisin de Personal para que de cumplimiento a sus funciones y
sesiones, de acuerdo con el artculo 16 de la Ley 909 de 2004 y solicitar el informe
trimestral que debe enviarse a la Comisin Nacional del Servicio Civil. Igualmente,
se sugiere derogar de manera expresa la Resolucin 0555 de 2011, expedida por el
Director Gereral.
7. Sugerimos adecuar la informacin plasmada en la actualizacin que se hizo al
mapa de riesgos, con el fin de que todos los formatos coincidan.
7.1 Recomendamos adelantar urgentemente las acciones correctivas frente a la
actualizacin de la aplicacin para administracin y control de la nmina de
funcionarios, especialmente lo relacionado con la retencin en la fuente.
8. Se recomienda adelantar las respectivas actualizaciones en el SIGEP, antes del 15
de agosto de 2014, de acuerdo con el plazo otorgado por el DAFP.
9. Se recomienda que para la vigencia 2015 se cuente con los planes operativos de
todas y cada una de las dependencias en el mes de enero, esto posibilitara a los
responsables controlar y ajustar los compromisos acordados, que servirn de apoyo
a los Acuerdos de Gestin y a la evaluacin a los funcionarios de carrera
administrativa.
10. Se recomienda realizar modificar la Resolucin 052 del 30 de enero de 2014, que
adopt el Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales, precisando la
derogatoria de los anteriores Manuales e incorporando lo pertinente en relacin con
los nuevos grupos de trabajo creados.
10.1 Se recomienda dar cumplimiento estricto al Decreto 2489 de 2006, en relacin
con la conformacin de los grupos internos de trabajo y que sus funciones estn
relacionadas directamente con las responsabilidades asignadas al grupo, norma
que dispone la integracin de los mismos no podr ser inferior a cuatro (4) empleados,
destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creacin, las cuales estarn
relacionadas con el rea de la cual dependen jerrquicamente. Igualmente, las funciones

asignadas para cada uno de estos funcionarios, deben verse reflejadas en los
compromisos de carrera administrativa, para su posterior evaluacin.
10.2 Se reitera la recomendacin efectuada en el Informe de Auditora de
Contabilidad, no incorporada en el Plan de Mejoramiento, en el sentido de designar
un responsable con el cargo de profesional en la planta, para la coordinacin del
grupo contable ya sea otorgando el encargo de profesional al tcnico administrativo
o designando otro profesional de la planta y dar cumplimiento a la Circular Externa
100-003 de 2009, expedida por el DAFP.

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PLAN DE MEJORAMIENTO
Es necesario elaborar un plan de mejoramiento a las recomendaciones efectuadas, en
el trmino de 10 das hbiles, contados a partir del recibo del presente informe, el cual
debe remitirse Control Interno.
DISTRIBUCIN DEL INFORME
Nombre y Cargo
Dra. Lydia Edith Rivas Nio
Directora General (E)
Dra. Ana Socorro Giral Junca
Subdirectora Administrativa y Financiera
Dr. Flix Oscar Murcia Ordez
Coordinador Grupo Talento Humano
AUDITORES
Firma:

Nombre:
Sandra Milena Neira
Asesora Control Interno
Jairo Quintero Caicedo
Profesional Control Interno

fecha
Julio 31 de 2014

FECHA
Julio 31 de 2014