GESTO da ATENO

DECISO

ATENO

CONCENTRE-SE
BUSQUE O
PROGRAME AS
NO IMPORTANTE EXTRAORDINRIO GRANDES ROCHAS
NO REAJA
AO URGENTE

ENERGIA

DOMINE A
TECNOLOGIA

NO SE CONTENTE NO SE PERCA EM
NO SE DEIXE
COM O ORDINRIO MEIO AO CASCALHO DOMINAR POR ELA

ALIMENTE SUA
CHAMA INTERIOR
SEM SE
CONSUMIR

escolha 4

DOMINE A TECNOLOGIA,
NO SE DEIXE DOMINAR POR ELA
Em meio ao caos, oportunidades tambm
podem ser encontradas.
sun tzu , a arte da guerra

m 1967, o futurista Herman Kahn previu um cenrio no qual, at o ano

2000, um de nossos desafios culturais seria o impacto do maior tempo
de lazer possibilitado pelas tecnologias voltadas para aumentar a produtividade. Ele acreditava que a maioria das pessoas poderia trabalhar apenas
cerca de 30 horas por semana e tirar 13 semanas de frias.1 (Quem dera...!)
Kahn escreveu:
... o trabalhador normal poderia passar menos de 50% de seus
dias em sua vocao [carreira]... menos de 50% de seus dias em diverso [hobbies ou outros interesses]... e ainda tirar um ou dois dias de
folga por semana s para relaxar. Em outras palavras, seria possvel se
engajar na diverso com a mesma intensidade que na vocao e ainda
ter um bom tempo livre para [outras] atividades.2

Nas quase quatro dcadas que se passaram desde que Kahn escreveu
essas palavras, inventamos as mais diversas tecnologias de produtividade,
que incluem post-its, computadores pessoais, e-mails, videoconferncias,
internet, celular, mensagens de texto, redes sem fio, roupas tecnolgicas
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que nos dizem onde estamos e para onde ir, e-books, HDTV e at luvas
que produzem msica!3 E a lista continua.
Mas ser que essas tecnologias aumentaram nossa produtividade? Voc
acha que est se aproximando do tipo de liberdade e flexibilidade descritas
por Herman Kahn? Ou se sente mais como um escravo das vibraes e
toques sonoros de seu smartphone, e-mail ou tablet?

A TECNOLOGIA UMA FORMA DE VCIO?

Na Escolha 1: Concentre-se no importante, no reaja ao urgente,
falamos sobre o processo de nos viciar na urgncia. A verdade que a tecnologia pode intensificar dez vezes o poder viciante da urgncia. como
fumar crack, droga mais imediatamente estimulante e viciante do que a
cocana... e tambm consideravelmente mais perigosa!
As tecnologias atuais podem proporcionar tamanha agilidade de resposta a nossas aes que podemos nos perder respondendo a mensagens de
texto e tutes, achando que estamos sendo produtivos, quando na verdade
s estamos distrados.
O maior problema que podemos estar deixando passar as coisas realmente importantes da vida, como desenvolver slidos relacionamentos,
colaborar para resolver questes importantes ou nos engajar em algum trabalho ponderado e concentrado. Como no so to clicveis, essas coisas
so menos estimulantes para nosso crebro do que os sons e vibraes de
nosso smartphone. No entanto, se pararmos para pensar, veremos que elas
so muito mais importantes.
Recentemente, vimos uma famlia que foi assistir apresentao de
bal da filha. Eram quatro pessoas, que estavam sentadas mais para o
fundo da sala, e trs delas estavam jogando nos smartphones, o pai e dois
filhos. S a me olhava para o palco. Quando as luzes se apagaram para
o incio da apresentao, os trs que estavam brincando nos celulares
reduziram simultaneamente o brilho da tela dos dispositivos e continuaram ocupados com os smartphones, com a cabea baixa e o rosto
iluminado pelas telas. Foi s quando algum na fileira de trs pediu que
eles desligassem os dispositivos que, meio sem jeito, desgrudaram os
olhos dos aparelhos e se puseram a assistir apresentao.
93

5 escolhas

Como o dr. Ed Hallowell, especialista em transtorno do dficit de ateno, nos disse recentemente:
Ns criamos um novo vcio. o vcio em tecnologia... E encontramos pessoas literal e compulsivamente abrindo o e-mail como
quem abre um mao de cigarros.4

Conforme afirmou Catherine Steiner-Adair, pesquisadora voltada para

investigar os efeitos da tecnologia na vida familiar:
Sempre me impressiono com a eterna e incontestvel verdade
sobre as famlias: as crianas precisam do tempo e da ateno dos
pais... Mas essa realidade pode se perder com uma facilidade incrvel
quando nos deixamos atrair pelo canto da sereia do mundo virtual.5

s vezes, ouvimos: So os jovens que vivem grudados na tecnologia!.

Bem, verdade que eles cresceram com a tecnologia nas mos. Vamos,
porm, dar uma olhada em nossos papis como adultos. Pesquisas demonstram que as crianas no raro se sentem solitrias e deprimidas por estarem
competindo com smartphones e tablets pelo amor dos pais.6
Uma gerente de nvel mdio nos contou a histria de como
ela e o marido usavam a tecnologia perto da filha de 4 anos. Eles
comearam a achar que precisavam mudar seu comportamento,
porque, assim que chegavam em casa do trabalho, eles rapidamente
pegavam os smartphones e se perdiam, cada um imerso no prprio
mundo. Chegaram concluso de que aquele no era o exemplo a
dar para a menina e perceberam que o tempo estava voando e que
a filha logo deixaria de ser um beb.
Assim, bolaram um plano, sabendo que seria difcil se livrar do
vcio. Deixaram uma cesta ao lado da porta da frente e combinaram
que, quando chegassem em casa, colocariam os smartphones na cesta. A
cesta proporcionava um pequeno sistema de prestao de contas, porque
os smartphones ficariam visveis e seriam notados se fossem retirados.
Alguns dias depois de adotado esse novo comportamento, os
pais foram pegar seus smartphones de manh ao sair para o trabalho.
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ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

O que eles encontraram foi incrvel. Na cesta, ao lado dos celulares,

estava o pequeno iPod da filha. Eles no pediram para ela deixar
o iPod na cesta. Na verdade, nem conversaram com ela a respeito.
Mas a cabecinha e o coraozinho dela a compeliram a seguir o
exemplo dos pais. E ela decidiu abrir mo da tecnologia para fazer
parte da famlia!

Embora esse seja um exemplo de reproduo de um comportamento

positivo, a histria tambm pode ter um lado obscuro. Ser que a criana no estava faminta pela ateno dos pais? Ser que sentia que estava
competindo com os smartphones pela afeio deles? Ser que deixou
o iPod na cesta na esperana de que esse ato pudesse, de alguma forma,
garantir o amor dos pais? Seja qual for a resposta, a mudana no comportamento em relao tecnologia revolucionou a vida daquela famlia, proporcionando uma profunda ateno e energia do Q2 no breve
tempo entre chegar em casa do trabalho e sair de casa para o trabalho
no dia seguinte.
A necessidade de dar ateno aos relacionamentos no se restringe apenas ao mbito de nossa casa e de nossa famlia. Um homem de 30 e poucos
anos nos contou que, quando ele e os amigos vo a um restaurante, todos
colocam os celulares em uma cesta e o primeiro a pegar o aparelho durante a refeio paga a conta. Para eles, essa uma excelente maneira de
encorajar a interao direta e reforar os laos de amizade.

QUEM EST NO COMANDO AQUI?

O primeiro passo para fazer com que a tecnologia seja seu servo e no
seu mestre reconciliar-se com seu comportamento em relao prpria
tecnologia. Reflita um pouco a respeito aplicando o modelo da Matriz do
Tempo. No trabalho e em casa, voc usa a tecnologia de uma forma que
remete ao Q3 ou ao Q4? Voc se deixa seduzir pela urgncia das vibraes
e toques sonoros e se v reagindo a coisas que, em ltima anlise, no so
importantes? Voc se deixa seduzir jogando em excesso determinado jogo
que no nem urgente nem importante, mas de algum modo ocupa horas
de seu tempo, ateno e energia que, obviamente, seriam mais bem utilizadas em outro lugar?
95

5 escolhas

Tendo confrontado seu relacionamento com a tecnologia, voc estar

em posio de utiliz-la como ferramenta poderosa para ajud-lo a entrar
no Q2. Afinal, tecnologia no o problema. A questo at que ponto
somos conscientes e deliberados em sua utilizao. Nosso crebro pode
adorar a novidade, mas, ao esclarecermos o que realmente importa para
ns e ao aplicarmos com ponderao nossa capacidade de discernimento,
temos muitas chances de usar nossas ferramentas com sabedoria para atingir a produtividade extraordinria todos os dias.

A LUTA SEM ESPADA E O PRIMEIRO PRINCPIO

s vezes, achamos que, se ao menos tivssemos a ferramenta correta o aplicativo certo, o modelo de smartphone mais recente e assim
por diante , todos os nossos problemas estariam resolvidos. Mas isso no
passa de iluso. Apesar de usufruirmos os ganhos de tempo que algumas
tecnologias nos proporcionam, se quisermos levar uma vida significativa
e produtiva, no podemos terceirizar nosso direito humano fundamental
e nossa capacidade de fazer boas escolhas. Nenhum dispositivo externo
pode substituir nossa mente.
Quando aceitamos a ideia de que nenhuma ferramenta vai automaticamente nos salvar, agimos com base no que Yagy Munenori, mestre
espadachim japons do sculo 16, chamou de primeiro princpio, que
implica ser independente de todas as maneiras possveis e manter a presena de esprito em todas as circunstncias.7 O primeiro princpio de
Munenori tambm envolve adotar o ideal da luta sem espada, o que significa que temos a liberdade de usar todas as ferramentas para vencer a
batalha.8 A ideia que, quando nos prendemos a alguma ferramenta especfica, criamos em nossa mente um apego que nos impede de agir com
naturalidade e reagir adequadamente s diferentes circunstncias medida
que surgem. Isso importante porque as ferramentas e as tecnologias esto sempre mudando, mas o primeiro princpio da escolha consciente se
mantm inalterado.
Conta-se a histria de um soldado no campo de batalha, cansado e exaurido, que perdeu a espada. Avanando com dificuldade,
ele v o punho de outra espada no cho. Exultante, pega a arma,
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ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

mas descobre que a lmina est quebrada pela metade. Desanimado, joga a espada no cho e diz para si mesmo: Se ao menos eu
tivesse a espada reluzente do Imperador, feita de ouro e do melhor
ao, eu poderia lutar a batalha e ganhar!. Perdendo todas as esperanas, o soldado abandona a batalha, contrariado.
Poucos minutos depois, outro soldado fatigado passa pelo mesmo lugar e pega a mesma espada. Ao ver a lmina quebrada, ele
levanta a arma em sinal de triunfo na direo do cu e, com vigor
renovado e um brado, retorna batalha. Liderando seus exrcitos
com a espada quebrada, o Imperador reverte o curso da histria e
conquista a vitria.

Por que usamos uma metfora das artes marciais para falar de tecnologia? Porque a batalha por nossa ateno real e, ainda mais importante,
temos a sensao concreta de que estamos travando uma batalha. difcil lidar com a volumosa torrente de novas tarefas e demandas enquanto
tentamos vencer a seduo da tecnologia. Requer um enorme esforo
defender nossas prioridades mais importantes e lhes dedicar nossa melhor
ateno e energia.
Neste captulo, vamos identificar alguns processos e habilidades bastante prticos que voc pode usar, com ou sem a tecnologia, para permanecer
no Q2. A implementao exigir um pouco de prtica, mas far uma grande diferena em seus resultados. O poder dessas habilidades se fundamenta
na mentalidade do Q2 e no primeiro princpio da escolha. Enquanto boas
tecnologias podem, de fato, nos ajudar na batalha, a mentalidade do Q2
que nos ajuda a vencer.

PREPARAO PARA A BATALHA: ONDE ESTO SUAS COISAS?

A primeira providncia que precisamos tomar organizar todas as nossas informaes.
Se voc for como a maioria das pessoas, submetido o dia inteiro a
uma torrente de cascalho vinda de todas as direes. Seu smartphone
recebe mensagens instantneas e tutes. Sua caixa de entrada de e-mails transborda como uma pia entupida. Voc atende uma ligao e
anota a mensagem em qualquer pedao de papel que encontra mo.
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5 escolhas

Pilhas de cartas, documentos e post-its lotam sua escrivaninha. Voc

faz anotaes no celular, no computador, na agenda ou em qualquer
bloco de notas disponvel... ou em todos esses lugares. Voc planeja
organizar tudo isso um dia desses, mas a tarefa lhe parece herclea.
Por onde comear?
Quer se trate de milhares de e-mails em sua caixa de entrada, quer de
uma pilha de papis em sua mesa, na verdade existe uma ordem no caos.
Voc s precisa aprender a enxerg-la.

OS 4 NCLEOS
H basicamente quatro tipos de informao que voc precisa administrar: duas delas levam a aes e as outras duas so informaes que voc
deve arquivar para futura referncia.

AGIR

ARQUIVAR

COMPROMISSOs
TAREFAs

CONTATOS
ANOTAES/DOCUMENTOS

Compromissos. Coisas que voc precisa fazer em horrios especficos.

Tarefas. Coisas que voc precisa fazer e que ainda no esto agendadas.
Contatos. Informaes sobre pessoas com as quais voc interage.
Anotaes/documentos. Outras informaes que voc tem de
administrar, mas que no se enquadram nas outras trs categorias.
Chamamos essas categorias de 4 Ncleos. O primeiro passo para organizar o caos aprender a ver as novas informaes segundo essas quatro
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ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

categorias. O passo seguinte criar um sistema para administrar as informaes importantes e saber exatamente onde e como acess-las em
qualquer lugar e a qualquer momento. O modo como voc far isso vai
depender do sistema utilizado, mas, como parmetro geral, recomendamos
a Regra do Um.
Esse mtodo implica ter uma Lista Mestra de Tarefas, uma agenda, uma
lista de contatos e um sistema para organizar suas anotaes ou documentos.Voc pode ajust-lo de acordo com necessidades especficas, contanto
que se atenha aos princpios da gesto dos 4 Ncleos, e usar um sistema s
em papel, s eletrnico ou uma combinao dos dois.

O SISTEMA EM PAPEL
Antes da proliferao de tantos dispositivos eletrnicos de fcil utilizao, as pessoas que aprenderam a abordagem de gesto do tempo da
FranklinCovey traziam sua Lista Mestra de Tarefas, sua agenda de compromissos, sua lista de contatos e suas anotaes em uma nica agenda
clssica Franklin Planner. E algumas continuam fazendo isso. Ningum
precisa se envergonhar de usar um sistema em papel na era dos equipamentos eletrnicos!
A clara vantagem desse sistema manter tudo em um lugar s. fcil
de carregar e agrada s pessoas que gostam de anotar as coisas e de ter uma
representao mais tangvel e analgica de suas informaes. Alm disso,
um sistema em papel nunca vai ficar sem bateria.
A desvantagem que o sistema no est conectado com nada, o que
significa que voc no pode simplesmente coletar informaes ou agendar um compromisso com o clique de um boto. E tambm significa que
voc no ter um backup, de modo que, se perder a agenda, com ela iro
praticamente todas as suas informaes.
Por nossa experincia, como grande parcela de nossas comunicaes
e informaes digital, por meio de telefonemas, mensagens de texto,
tutes e e-mails, pode ser trabalhoso transpor os 4 Ncleos para o papel
medida que o fluxo de novas informaes se acelera cada vez mais. No
entanto, possvel.
Se preferir usar um sistema em papel, voc ser mais produtivo e ter
menos dores de cabea se mantiver todas as anotaes pessoais em uma
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5 escolhas

nica agenda, em vez de escrev-las no primeiro pedao de papel que

encontrar por perto. Para organizar com eficcia os 4 Ncleos em um sistema baseado em papel, a regra fundamental manter tudo em um s lugar.

O SISTEMA DIGITAL
O outro extremo do espectro reunir todas as suas informaes impor
tantes em algum meio digital. Nesse caso, a regra fundamental ter tudo
em todo lugar. Isso significa manter seus 4 Ncleos em um sistema que
lhe permita acessar qualquer informao em todos os seus dispositivos, no
importa onde estiver.
Por exemplo, voc pode incluir as informaes de contato de um
amigo e imediatamente t-las disponveis em seu smartphone, tablet,
laptop ou qualquer computador com acesso internet, ou seja, as informaes ficam armazenadas em um servidor (na nuvem) e podem ser
acessadas em qualquer lugar com conexo internet.
A vantagem dessa abordagem a possibilidade de voc ter acesso a
suas informaes mais importantes sempre que desejar, no dispositivo
que estiver mo no momento. Uma vez que essas informaes so
armazenadas como bits e no em pginas de papel, voc conta com
um armazenamento praticamente infinito, com anos de histria e dados disponveis ao toque de um boto. Tambm fica mais fcil pegar as
novas informaes que j chegam em formato digital e arquiv-las rapidamente. O sistema digital costuma ser mais seguro e cria um backup
imediatamente, de modo que, se voc perder um dispositivo, todas as suas
informaes importantes continuaro disponveis. Por fim, o sistema lhe
possibilita um acesso fcil a essas informaes enquanto voc interage e
se comunica com os outros.
A desvantagem desse tipo de sistema a possibilidade de voc se perder
sob a montanha de cascalho de novas informaes digitais que entram. Se
no formos capazes de nos manter conscientes e deliberados, esse sistema
pode at acelerar o fluxo irrefrevel de informaes capaz de nos enterrar
vivos. Acabamos criando um territrio digital improdutivo de entulho
que nos sufoca em vez de nos ajudar a permanecer no Q2.
Se quisermos ser extraordinariamente produtivos, precisamos ponderar
meticulosamente nossos dispositivos eletrnicos e nossos 4 Ncleos para
100

ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

criar um sistema elegante que no gere inadvertidamente qualquer redundncia. Se possvel, o melhor seria que cada um dos 4 Ncleos tivesse um
sistema de sincronizao em todos os dispositivos. Use a tecnologia que
quiser, mas mantenha-se vigilante.
Por exemplo, no se ponha a incluir tarefas sem pensar em uma lista de
tarefas isolada em seu smartphone (s porque ela est l) se sua Lista Mestra
de Tarefas estiver no computador. Em vez disso, encontre um app que sincronize as informaes no smartphone e no computador para inclu-las
apenas uma vez, podendo acess-las nos dois dispositivos.Vrios aplicativos
so capazes de fazer isso. Basta encontrar um de seu agrado e ficar atento
para manter todas as suas tarefas nesse sistema. Em pouco tempo, voc j
ter incorporado esse hbito em sua rotina. O mesmo princpio se aplica
aos outros ncleos.
Vejamos o exemplo de Martin, um vendedor que utiliza um smartphone, um tablet e um laptop. Ele usa um servio de compartilhamento
de arquivos na nuvem que lhe possibilita manter suas anotaes e documentos importantes acessveis em todos os dispositivos. O servio inclui
apps que rodam em todos os aparelhos, de modo que, se Martin alterar
um documento em um dispositivo, a nova verso imediatamente atualizada na nuvem e as alteraes ficam acessveis em todos eles. Sua agenda
de compromissos e seus contatos tambm esto armazenados na nuvem
por meio de outro servio, ento ele pode consult-los e atualiz-los em
qualquer aparelho. Martin utiliza, ainda, um servio de lista de tarefas que
tambm tem aplicativos para todos os dispositivos. nesse servio que
ele mantm sua Lista Mestra de Tarefas. Dessa maneira, com trs servios
informatizados meticulosamente escolhidos, ele pode aplicar o princpio
de ter tudo em todo lugar a seus 4 Ncleos.
Para ajud-lo a se concentrar no Q2, Martin categoriza seus compromissos, tarefas e anotaes de acordo com o papel relevante. Isso lhe possibilita associar claramente suas atividades e anotaes ao que ele considera
mais importante. Como Martin vendedor e administra agressivamente
seus contatos de trabalho, ele divide seus contatos em duas categorias: profissionais e pessoais.
Sabemos que nem todo mundo tem essa mesma liberdade de escolher os servios que utiliza. Voc deve se familiarizar com as polticas
de informtica de sua empresa quando for conceber seu sistema. Voc
101

5 escolhas

pode ser obrigado a usar uma plataforma corporativa, como o Microsoft

Exchange, o Google ou outro software. Talvez as polticas de informtica de sua organizao facilitem a sincronizao das informaes desses
sistemas em todos os seus dispositivos. Ou ento voc pode se ver diante de uma profuso de firewalls, polticas de segurana etc. capazes de
restringir sua capacidade de sincronizar os dados nesses sistemas. Muitas
pessoas nem tm permisso de acessar seus sistemas de trabalho fora do
escritrio. Tambm ouvimos muita gente dizer: Tudo bem, eu nem
queria mesmo misturar minhas informaes pessoais com as informaes do trabalho!.
Se voc tem acesso a seu sistema corporativo 24 horas por dia, mas
se preocupa com a possibilidade de misturar as informaes profissionais
com as pessoais, veja algumas opes:
C
 ertos sistemas permitem marcar os dados pessoais (tarefas e compromissos, por exemplo) como privados para que s voc possa
ver os detalhes em uma agenda compartilhada. Fazendo isso, voc
pode continuar marcando tarefas como ir a uma consulta mdica
ou limpar a garagem, e seus colegas s vero o horrio marcado
como privado.
Se voc no gostar da ideia, pode ter dois conjuntos distintos de
4 Ncleos, um pessoal e um profissional. Voc ainda continuar seguindo a Regra do Um, porque seus 4 Ncleos profissionais estaro
em um sistema, e seus 4 Ncleos, em outro. No entanto, se decidir
separar as reas pessoal e profissional dessa maneira, precisar seguir
uma regra importante: esses dois sistemas nunca devem se misturar!
Atenha-se s convenes que voc estabeleceu. Se relaxar e colocar
uma tarefa pessoal (comprar ingressos para uma pea de teatro) em
sua lista de tarefas profissional porque mais cmodo, a tarefa sair
de sua cabea e, justamente quando voc estiver se preparando para
relaxar, pode se ver diante de um grande problema, porque perdeu a
chance de comprar os ingressos, que agora esto esgotados!
A abordagem dos dois conjuntos independentes de 4 Ncleos tambm pode resolver o problema do acesso. Se voc no tem acesso ao
sistema de seu trabalho em seu tablet ou smartphone, pode manter
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ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

seus 4 Ncleos pessoais e profissionais separados, tendo em mente

(como j dissemos) que os dois jamais devem se encontrar.
Para criar seu sistema pessoal, h uma srie de servios na nuvem que
podem ser usados para administrar cada um dos diferentes elementos
dos 4 Ncleos ou vrios deles. Para encontr-los, basta entrar na loja de
apps de seu dispositivo e fazer uma busca usando termos como tarefas,
notas ou anotaes. Alguns desses servios j vm instalados nos dispositivos e foram projetados para se sincronizarem com outros aparelhos.
O importante escolher com cuidado os melhores servios que lhe
possibilitem ter tudo em todo lugar.
Tambm recomendamos procurar um app desenvolvido por uma
empresa bem estabelecida, o que aumenta as chances de o sistema escolhido no ser descontinuado.

ABORDAGEM MISTA
Ao administrar os 4 Ncleos, o ideal ter um sistema para cada um
deles. Isso no significa, contudo, que todos precisam ser mantidos em uma
agenda de papel ou em um sistema digital.Voc pode utilizar um sistema
misto, desde que tenha um para cada um de seus 4 Ncleos. possvel
optar por manter sua agenda de compromissos em um sistema digital pela
facilidade de sincronizao em todos os dispositivos e fazer o mesmo com
seus contatos. Outra opo registrar sua lista de tarefas e anotaes mais
importantes em um caderno ou agenda de papel.
Escolher o sistema em papel ou o digital no faz muita diferena, contanto que a abordagem seja adequada a suas necessidades e que voc siga
os princpios para mant-los organizados. E, mais importante, a abordagem
escolhida deve aumentar sua capacidade de se concentrar no Q2.

AVALIE SEUS 4 NCLEOS

Sherry, por exemplo, reservou um tempo para avaliar onde efetivamente manter seus 4 Ncleos.Veja o que ela constatou:
Compromissos. Ela mantm os compromissos pessoais em uma
pequena agenda de papel na bolsa e os profissionais no sistema da
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5 escolhas

empresa. Isso viola a Regra do Um, podendo lev-la a marcar dois

compromissos, um pessoal e um profissional, no mesmo horrio e
deixar passar compromissos profissionais importantes durante seu
Planejamento Semanal do Q2, j que ela s costuma acessar o sistema no trabalho. s vezes, Sherry anota rapidamente eventos importantes do trabalho em sua agenda de papel, mas, como no gosta
de perder tempo passando tudo a limpo, suas duas agendas acabam
ficando incompletas.
Tarefas. Sherry mantm as tarefas em uma lista em sua agenda de
papel. Trata-se de um bom uso da Regra do Um, mas ela constatou
que no est se beneficiando das vantagens de administrar as tarefas
usando um sistema informatizado.
Contatos. Sherry tem duas listas de contatos. Uma delas inclui todos
os contatos no celular; a outra, os contatos profissionais no computador. Como os dois sistemas no podem ser sincronizados, contudo, ela
no raro tem informaes duplicadas ou desatualizadas de contatos
profissionais no celular.
Anotaes/documentos. Sherry faz anotaes em um bloco de
notas de papel e armazena os documentos no computador. Ela acha
que esse esquema funciona bem.
Depois de refletir a respeito, Sherry criou um sistema integrado para
ajud-la a administrar melhor seus 4 Ncleos.Veja o que ela fez:
Compromissos. Ao conversar com o pessoal do departamento de
informtica de sua empresa, Sherry soube que poderia configurar
facilmente seu celular para acessar as informaes profissionais e
pessoais e ter uma viso completa de sua agenda de compromissos
em qualquer lugar, sem correr o risco de marcar mais de um compromisso no mesmo horrio. Ela transferiu sua agenda pessoal para
um servio online e agora leva uma agenda integrada consigo o
tempo todo.
Tarefas. Sherry encontrou um servio de tarefas na internet com
apps simples que lhe permitem armazenar todas as tarefas na nuvem
e visualiz-las de maneira unificada. Ela continua mantendo suas
tarefas profissionais e pessoais em categorias separadas, porm todas
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ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

so visualizadas no mesmo programa, o que constitui um bom uso

da Regra do Um.
Contatos. Sherry usou a mesma soluo que a ajudou a unificar suas
agendas de compromissos para organizar os contatos. Seus contatos
pessoais j estavam no celular, de modo que ela s precisou eliminar
algumas duplicidades.
Anotaes/documentos. Como gosta de fazer anotaes no papel
e no encontrou uma soluo eletrnica de seu agrado, Sherry praticamente no alterou esse sistema. Suas anotaes pessoais so mantidas em um caderno e todos os seus documentos eletrnicos mais
pesados ficam no computador.
Observe como ficou o novo sistema de Sherry:

NO PAPEL

CELULAR

DIGITAL
TABLET

LAPTOP/
DESKTOP

COMPROMISSOS
TAREFAS
CONTATOS
ANOTAES/
DOCUMENTOS

Anotaes pessoais

Documentos pesados

Com apenas algumas alteraes, Sherry passou a ter um sistema muito mais integrado para administrar seus 4 Ncleos. Orientando-se pela
Regra do Um, seus compromissos e tarefas agora so sincronizados no
celular e no laptop. Suas informaes mais importantes esto sempre
disponveis para todos os papis de sua vida. Ela ainda no tem um
tablet, mas est pensando em comprar um para se dar de presente de
aniversrio. Nesse caso, ela sabe que, com apenas algumas configuraes,
ter acesso imediato a todas as informaes tambm no novo dispositivo.
De acordo com Julie Morgenstern, especialista em organizao, em geral
a soluo reservar um tempo para avaliar o que voc tem e transferir
cada item para um nico lar.9
105

5 escolhas

ESBOCE SEU PLANO DE BATALHA: O MAPA DO PROCESSO DO Q2TM

Uma vez criado um sistema robusto para manter seus 4 Ncleos organizados, voc est pronto para usar o Mapa do Processo do Q2. Esse mapa
revela como tudo o que voc aprendeu at agora se encaixa para ajud-lo
a vencer a batalha em meio torrente de informaes de seu dia a dia.
Ele mostra como alavancar a tecnologia para manter sua ateno e energia
focadas nas importantes atividades do Q2.
Veja a verso bsica do Mapa do Processo do Q2:

PAPIS E METAS DO Q2

PLANEJAMENTO
SEMANAL DO Q2

AGIR
PLANEJAMENTO
DIRIO DO Q2

FLUXO DE ENTRADA

MOMENTO
DE ESCOLHA

SIM

ARQUIVAR
no

COMPROMISSOs
TAREFAs

CONTATOS
A NOTAES/
DOCUMENTOS

IMPORTANTE?
(PAUSAR, ESCLARECER, DECIDIR)

A coluna do meio mostra como seus Papis e Metas do Q2 fundamentam seu Planejamento Semanal do Q2 e seu Planejamento Dirio do
Q2, ajudando-o no momento de escolha. Se fosse s isso e tudo na vida
acontecesse de acordo com o plano, no precisaramos de mais nada.
No entanto, ainda existe aquela seta esquerda. Ela representa o fluxo
irrefrevel de informaes, tarefas, compromissos e demandas que entram,
competindo por seu tempo, ateno e energia. E tambm inclui excelentes
oportunidades e decises de alto retorno a serem tomadas.
A coluna do meio e o fluxo de entrada se encontram no momento de
escolha, em que a batalha por nossa melhor ateno e energia travada.
a que fazemos uma pausa, esclarecemos e decidimos para discernir o
106

ESCOLHA 4: domine a tecnologia, no se deixe dominar por ela

que entre todos os novos e-mails, mensagens de texto, telefonemas, pessoas e atribuies mais importa para que possamos defender nossas prioridades do Q2 das coisas menos importantes.
Se um novo item no importante, ele est no Q3 ou no Q4 e vai
para a lata de lixo. Como no queremos desperdiar nosso precioso tempo, ateno e energia em uma coisa desse tipo, ns a descartamos.
Se um novo item importante, ele est no Q1 ou no Q2 e pode entrar
no sistema que voc criou para administrar seus 4 Ncleos!
Se um compromisso ou uma tarefa, o item requer uma ao de sua
parte, de modo que deve ser includo em sua agenda de compromissos ou em sua Lista Mestra de Tarefas.
Se voc no pode fazer nada a respeito, mas o item uma informao a ser consultada mais tarde um contato ou uma anotao/do
cumento , voc deve registr-lo no local apropriado, seja em meio
eletrnico, seja em papel.
Como j temos um sistema para administrar nossos 4 Ncleos e j sabemos com clareza onde esto nossas coisas, podemos acessar esse sistema
sempre que for necessrio e ele estar automaticamente disponvel para nosso Planejamento Semanal e Dirio do Q2. Assim, quando nos encontrarmos
no modo de Planejamento do Q2 (aquele estado de esprito pensativo e
ponderado), nossas informaes mais importantes j estaro organizadas de
modo a nos ajudar a incluir as Grandes Rochas na agenda. Esse planejamento autorreforador e o sistema organizador abastecem nossa capacidade de
discernir a cada momento de escolha, de maneira que as coisas importantes
no se tornem vtimas da batalha diria por nosso tempo, ateno e energia.

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