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Administrao do tempo:

Estudo realizado com formandos do curso de Secretariado Executivo com o objetivo de


identificar causas que comprometem o gerenciamento do tempo.
Ana Maria Boguslawski
Graduada em Secretariado Executivo pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran.
Discente do MBA em Secretariado e Assessoria Executiva pelo Centro Universitrio Uninter.
E-mail : ana.bo@hotmail.com
Fone: (41) 3296.5755
Vanderleia Stece Oliveira
Coordenadora de Secretariado Executivo Trilingue e Curso Superior em Tecnologia em
Secretariado, MBA em Secretariado e Assessoria Executiva Centro Universitrio Uninter.
Mestranda em Educao pela Universidade Tuiuti do Paran.
E-mail: vanderleia.o@grupouninter.com.br
Fone: (41) 2102.3453
rea temtica: Temas Especficos.
Resumo: To importante quanto a qualidade das atividades desenvolvidas pelo profissional de
secretariado executivo, o grau de importncia e a distribuio do tempo disponvel para a
execuo das tarefas. Este trabalho trata de um tema que causa muito estresse, agitao e
frustrao em diversas pessoas: o tempo. A importncia da qualidade do gerenciamento do
tempo para os profissionais de secretariado executivo fundamental, pois dele depende o
sucesso profissional, pessoal e o do executivo que ele assessora. Desta forma, no
desenvolvimento do presente estudo so expostas metodologias que podem auxiliar quaisquer
indivduos que tenham interesse em gerenciar melhor suas atividades, identificando os
maiores viles que contribuem para o consumo descontrolado do tempo e expondo como
atitudes corriqueiras podem influenciar na produtividade. Este trabalho considera a
administrao do tempo dividida em trs esferas, conforme o mtodo desenvolvido por
Christian Barbosa, servindo de base para a estruturao de uma pesquisa descritiva composta
por um questionrio, no intuito de identificar a conduo das atividades pessoais e
profissionais dos formandos do curso de Secretariado Executivo do Centro Universitrio
Uninter e da Pontifcia Universidade Catlica do Paran, situados em Curitiba. O intuito
conhecer e mensurar como esses estudantes/profissionais utilizam seu tempo, considerando
que o assunto faz parte do contedo programtico do curso desde o primeiro ano/perodo.
Palavras-chave: Administrao do tempo. Qualidade de vida. Trade do tempo.

1. INTRODUO
A busca pelo controle do tempo fundamental face s necessidades geradas pela
competitividade, sendo preciso aprender a administr-lo para, com isso, distribuir
adequadamente as atividades.
A administrao do tempo se constitui por um conjunto de atitudes que influenciam o
comportamento das pessoas, sendo explorada por vrios autores e apresentadas de diversas
formas, porm, com uma nica finalidade: proporcionar o aumento na qualidade de vida.
No incomum verificar que presses constantes tanto no mbito pessoal quanto no
profissional afastam as pessoas dos seus objetivos, deixando-as sem a real noo do tempo
gasto, gerando a sensao de que o tempo est passando rpido demais.
Mesmo em total escurido, a maioria das pessoas conserva a noo do espao. Mas,
mesmo com as luzes acesas, poucas horas em uma sala fechada bastam para que as
pessoas no consigam estimar quanto tempo se passou. provvel que elas
subestimem ou superestimem grosseiramente o tempo que passaram na sala.
(DRUCKER, 2001, p. 100)

Desta forma, buscou-se realizar o levantamento do uso do tempo pelos futuros


profissionais de secretariado executivo e identificar se estes esto preparados para organizar a
agenda de executivos nas empresas de Curitiba e Regio Metropolitana.
Pelo presente estudo possvel verificar como algumas atitudes podem conduzir
atividades importantes por um caminho tortuoso, levando-as a se tornar grandes fardos e
tendo sua importncia voltada apenas ao exguo prazo de concluso. Tambm possvel
identificar um quadro preocupante sobre o tempo perdido com atividades sem qualquer
relevncia e que podem comprometer mais de 20% do tempo produtivo, mostrando que neste
caso no se deve apenas gerenciar o tempo despendido com atividades circunstanciais, mas
sim, gerenciar o comportamento das pessoas.
Por outro lado, tambm possvel verificar que o tempo, apesar de ser perecvel e
insubstituvel, pode ser aproveitado de maneira correta e que existem maneiras de se
conseguir o equilbrio entre as tarefas cotidianas. Tudo tem seu devido espao na gesto do
tempo, e seu controle pode proporcionar mais prazer nas atividades e principalmente melhorar
significativamente a qualidade de vida dos profissionais de secretariado executivo.
2. REFERENCIAL TERICO
comum encontrar pessoas constantemente queixando-se da falta de tempo tanto no
mbito profissional quanto no pessoal, sendo que muitos atribuem toda essa agitao ao
excesso de informaes disponveis atravs das modernidades tecnolgicas tais como:
smartphone, tablets, notebooks e produtos similares, alm das redes sociais. Todo esse aparato
tecnolgico pode auxiliar nas atividades cotidianas, mas se mal administrados podem se
tornar num grande inimigo. Muitos usam indevidamente o tempo e repassam a culpa para o
relgio. Quando se deixa de realizar algo significante, muitos se do conta de que algumas
mudanas so necessrias e fundamentais para se aumentar a produtividade e
consequentemente a qualidade de vida. Ao contrrio do que se pensa, o tempo gerencivel,
porm, o envolvimento com atividades que, aparentemente, parecem inacabveis ou de difcil
resoluo faz com que sejam negligenciados os verdadeiros consumidores do tempo e quase
nunca se observa que eles esto a cada segundo do dia fazendo com que o desperdcio se torne
ainda mais prejudicial.
2

Simples aes, como atender um telefonema, responder a uma mensagem via celular
ou e-mail, ou mesmo interrupes feitas por algum que entra na sala de trabalho no
significam apenas perda de tempo em minutos ou segundos, mas a concentrao e o foco
ficam comprometidos colocando em risco o resultado do trabalho.
Interrupes desnecessrias e tempo de recuperao (o tempo para voltar a se
concentrar e ser produtivo na atividade) consomem mais ou menos 28% do dia do
trabalhador do conhecimento. (SPIRA; FEINBUCH 2005 apud WILLI, 2010, p. 76)
Trabalhadores levam em mdia 15 minutos para retornarem as tarefas mentais
srias, como escrever de relatrios ou cdigo de computador, depois de responderem
um e-mail ou mensagem instantnea que chegou. Eles se distraram para responder
outras mensagens ou consultaram notcias, sites de esportes ou entretenimento.
(LOHR, 2007 apud WILLI, 2010, p. 76)
Quando trabalhadores fazem malabarismo com interrupes por e-mail e o resto de
seus trabalhos, seus QIs caram chocantes 10 pontos o equivalente a perder uma
noite de sono. (MACKLEM, 2006 apud WILLI, 2010, p. 76)
Gerenciar duas tarefas mentais de uma s vez reduz o poder do crebro para cada
uma das tarefas. Os recursos disponveis para processar estmulo visual caram 29%
se a pessoa estivesse tentando ouvir ao mesmo tempo. A atividade cerebral para
ouvir caiu 53% se a pessoa estivesse tentando processar estmulos visuais ao mesmo
tempo. (SHELLENBARGER, 2003 apud WILLI, 2010, p. 76)

O ato de administrar o tempo uma questo de disciplina e de planejamento.


Segundo Proena (2003, p. 24), o tempo distribudo entre as pessoas de forma bem mais
democrtica que muitos dos outros recursos de que dependemos (como a inteligncia) [...],
portanto, no se deve lamentar pelo que se deixou de fazer e sim utilizar dos recursos que
existem para tornar a vida mais produtiva.
Todos dispem da mesma quantidade de tempo e cada indivduo o utiliza de maneira
diferente. Dessa forma, tende-se a achar que uma pessoa sempre realiza mais atividades do
que outra. A boa administrao do tempo profissional significa a conquista de mais tempo
pessoal dedicado a afazeres que realmente trazem prazer.
A administrao do tempo est diretamente ligada ao equilbrio entre a vida
profissional e a vida pessoal. A descoberta das coisas importantes para cada indivduo e a
metodologia para realizar tal organizao deve ser feita atravs de uma escolha minuciosa e
criteriosa. A oferta de solues prodigiosas com o intuito de gerenciar o tempo so as mais
variadas possveis, porm, Barbosa (2011), aplica o seguinte critrio: Urgente, Importante e
Circunstancial. Urgente - atividades imediatas, presso, stress. Aquelas que no te do tempo
para serem feitas, elas exigem que sejam feitas imediatamente, instantaneamente. Elas no
podem ser previstas. Atender telefone, atender um chamado da chefia. Importante algo que
produz resultado, que tem grande valor, merece ateno especial e no exige pressa alguma.
Estar com a famlia, estar com amigos, reunies com clientes importantes, executar atividades
importantes dentro da empresa. Circunstancial atividade sem nenhum tipo de resultado.
Tarefas desnecessrias. So os gastos de tempo de forma intil, tarefas feitas por comodidade
ou por serem socialmente apropriadas. Conversas sem sentindo, festas indesejadas, assistir a
programas de TV vazios, leituras de e-mails correntes, piadas que no agregam valor nenhum
vida.
O autor tambm afirma que A esfera a ser priorizada aquela que contm as
atividades verdadeiramente importantes em sua vida aquelas que trazem os resultados mais
efetivos [...] (BARBOSA, 2011, p. 48), ou seja, aquilo que nos provoca prazer que deve
estar na esfera do importante, independente do que seja. No se pode relacionar prazer
somente ao lazer, os bons resultados profissionais, a realizao de cursos de aperfeioamento,
a execuo e concluso de atividades pertinentes a profisso, pois tudo isso passvel de
propiciar prazer e pode ser considerado como importante. Contudo, fundamental saber
3

identificar as tarefas importantes para no frustrar-se com a metodologia. A relao abaixo


aponta algumas caractersticas prprias destas atividades.
1. Tarefas importantes tm prazo (horas, dias, semanas, meses, anos, etc) para
serem feitas. Do contrrio, elas seriam urgentes.

2. Essas atividades so pessoais, tm importncia para voc e nem sempre para os


3.
4.
5.

outros.
Proporcionam prazer ao serem executadas.
Trazem algum tipo de resultado positivo a curto, mdio ou longo prazo.
Em geral, so espontneas. (BARBOSA, 2011, p. 50)

IMPORTANTE

Uma pesquisa realizada pelo mesmo autor entre brasileiros do sexo feminino e
masculino revelou que apenas 30% dos brasileiros dedica seu tempo s atividades
importantes. Os dados da pesquisa apontaram que as pessoas tendem a canalizar o seu tempo
na esfera do circunstancial e urgente, desperdiando-o, portanto, com atividades que no iro
proporcionar prazer.
J Covey (2004), defende uma matriz de gerenciamento do tempo baseada em dois
fatores: urgentes e importantes. Para o autor, urgente significa que a atividade exige nossa
ateno imediata. agora! As coisas urgentes se impem aos indivduos. J a importante
tem a ver com resultados. Se algo importante, contribui para nossa misso, nossos valores e
metas prioritrias.
O autor divide sua matriz em quadrantes I, II, III e IV, atribuindo ao quadrante I o
gerenciamento de crises, ao quadrante II o gerenciamento pessoal eficaz, quadrante III e IV a
vida basicamente descompromissada. Segundo Covey (2004, p. 199) Isso se chama Princpio
de Pareto 80% dos resultados se originam em 20 % das atividades [...].
URGENTE
I

NO URGENTE
II

ATIVIDADES

ATIVIDADES

Crises
Problemas urgentes

NO IMPORTANTE

Projetos com data marcada

Preveno, atividades CP
(capacidade de produo)
Desenvolvimento de
relacionamentos
Identificao de novas
oportunidades
Planejamento, recreao

III

IV

ATIVIDADES

ATIVIDADES

Interrupes, telefone
Relatrios e correspondncia
Questes urgentes prximas
Atividades populares

Detalhes, pequenas tarefas


Correspondncia
Perda de tempo
Atividades agradveis

Figura 1 Matriz de gerenciamento do tempo


Fonte: Covey (2004, p. 194)

Abordar a administrao do tempo muitas vezes pode parecer bvio, porm, em


determinados momentos, faz-se necessria uma reapresentao ao bvio, a recriao de
rotinas e o controle da vida pessoal uma vez que tempo vida. Enquanto tem-se o tempo
disposio preciso priorizar atividades, isto significa dizer sim para algumas demandas e
no para outras. Perspectiva essa adotada por Proena (2003, p. 25) Da a dor do conflito. A
dor reconhecer a impossibilidade de se ter tudo. Para no enfrentar esta dor, muitos evitam
qualquer definio, retardam a deciso, ou colocam esta responsabilidade nos outros. Nem
sempre se pode ter tudo, mas as pessoas tem o poder da escolha pela deciso daquilo que
necessrio e daquilo que um desejo.
A figura 1 apresenta a matriz de gerenciamento do tempo de Steven Covey.
J a administrao do tempo adotada por Serra e Macedo (2009), classificada de
maneira diferente, sendo priorizadas em dois nveis, elencando em ordem de data e depois as
classificando em alta, mdia e baixa prioridade.
Alta Prioridade: o que necessrio ou vital, ou seja, o que importante e urgente.
Faa-as agora e bem feitas.
Mdia Prioridade: o que importante, mas no urgente. Preste muita ateno para
no deix-las tornarem-se urgentes. V fazendo aos poucos e priorize a qualidade.
Baixa prioridade: o que s tem urgncia, mas no tem efeito significativo. Faa-as
agora, mas de forma rpida para no perder muito tempo com elas. Tambm
classifique aqui as tarefas que no so urgentes e no tem um valor significativo.
Questione-se sobre a realizao da tarefa. Se ela no importante, nem urgente, ser
que precisa ser feita? (SERRA; MACEDO, 2009, p.75)

A priorizao das tarefas auxilia na reduo da urgncia, assim tem-se como foco a
mdia prioridade, onde se encontram as atividades importantes.
Em 1980 o acadmico Francesco Cirillo inventou a The Pomodoro Technique,
tcnica cujo objetivo melhorar a produtividade nos estudos, eliminar a ansiedade
relacionada ao tempo e aumentar o foco e a concentrao. O nome foi inspirado em um timer
de cozinha em forma de tomate que era por ele utilizado e a tcnica ldica e modesta. Os
preceitos so simples e no requerem nada alm de papel, caneta e um timer de cozinha. As
regras so:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Escolha uma tarefa para cumprir,


Marque 25 minutos no tomate,
Trabalhe na tarefa at o fim do tomate,
Tire um descanso (cinco minutos),
A cada quatro tomates tire um descanso maior,
O tomate indivisvel. No h nem tomate,
Se um tomate iniciou, ele deve ir at o final:
a. Se o tomate foi interrompido definitivamente, considerado vazio e no de
ser marcado como cumprido,
b. Se uma atividade completada antes do tomate acabar, continue a revisando
at o tomate acabar,
8. Proteja o tomate. Informe efetivamente negocie rapidamente e reagende a
interrupo, retorne a conversa com a pessoa que o interrompeu conforme
acordado,
9. Se uma tarefa levar mais de 5-7 tomates, quebre-a. Atividades complexas devem
ser divididas em vrias atividades,
10. Se uma tarefa levar menos de um tomate, agrupe-a. Tarefas simples podem ser
combinadas,
11. Resultados so obtidos tomate aps tomate,
12. O prximo tomate ser melhor. (CIRILLO, 2012)

Ao desenvolver esta tcnica, Cirillo (2012) baseou-se na ideia de que as ferramentas


para a administrao do tempo devem ser aplicadas de maneira simples e com rpido
resultado, transformando o tempo em um aliado valioso. Para iniciar a tcnica, necessrio
escolher uma tarefa a ser executada e anotar em um bloco de papel, programar o timer para 25
minutos e trabalhar concentrado na tarefa at que o timer toque, ento se deve marcar com um
ok no bloco de papel. A cada tarefa executada deve-se proceder uma breve pausa (5 minutos
so suficientes) e a cada quatro tempos faz-se uma pausa mais longa. As pausas servem para
melhorar a agilidade mental.
Nem sempre priorizar tarefas o suficiente para obter um bom resultado, tambm
necessrio escolher mecanismos eficientes que auxiliem nesta organizao.
preciso compreender que o gerenciamento do tempo vai alm da organizao das
horas. uma mudana comportamental que deve ocorrer considerando que o ganho no ser
apenas em tempo para o aumento da produo, mas se ganha tambm em qualidade de vida,
diminui-se a ansiedade e reduz-se o risco de comprometer a sade.
Segundo Serra e Macedo (2009, p. 101) o problema de procrastinao [...], deixar
de executar tarefas ou aes pessoais e profissionais no tempo proposto ocasiona problemas
muitas vezes irreversveis. No mbito pessoal so inmeros os casos que podemos citar, mas
um exemplo tpico o de quando nos afastamos de pessoas queridas e o infortnio acontece.
Profissionalmente ainda mais problemtico adiar, visto que a velocidade com que as coisas
acontecem no permite que um profissional de qualidade adie decises, avaliaes e aes. Os
indivduos tendem a se envolver com mais afinco em tudo aquilo que mais fcil de executar
ou com que d imenso prazer a eles, tal envolvimento leva-os a procrastinar tarefas pessoais
ou profissionais, comprometendo todo o processo de gerenciamento do tempo. Para evitar
esta situao, fundamental relacionar as atividades a seexecutar e cumpri-las na ordem de
prioridades sendo esta a postura ideal para o alcance de um bom resultado. Serra e Macedo
(2009) sugerem a utilizao de uma lista de afazeres, to-do list, na qual se relacionam as
atividades que precisam ser completadas e no podem ser esquecidas. Para a confeco da todo list, preciso listar os afazeres, organizar as atividades complexas em subtarefas - que no
ultrapassem duas horas -, priorizar as tarefas em ordem alfabtica ou com asteriscos, agendar
as tarefas, estar atento s interrupes e com o excesso de burocracia e avaliar a agenda
diariamente. Estas atitudes devem se tornar rotineiras, pois a mente precisa entender que o
processo est mudando, forar-se ao mtodo por um determinado tempo fundamental at
que chegue o momento em que tudo se torna automtico, que a vida se organizou e que o
tempo deixou de ser escasso.
3. METODOLOGIA
O objetivo deste trabalho apresentar um estudo sobre a administrao do tempo entre
os formandos de Secretariado Executivo Bilngue e Trilngue de instituies de Curitiba (PR).
A tcnica usada para a coleta de dados se deu por uma pesquisa descritiva, estruturada por
meio de um questionrio com a meta de identificar as caractersticas de um determinado
grupo. Para a composio do trabalho foram elaboradas dezoito perguntas objetivas, sendo
respondidas por trinta e oito formandos.
Na fase da anlise dos dados foi empregada a tcnica desenvolvida por Barbosa
(2011), em que as respostas obedeceram aos critrios de apreciao definidos como
circunstancial, importante e urgente. O levantamento foi realizado com a aplicao da escala
Likert de cinco pontos sendo: (1) nunca, (2) raramente, (3) s vezes, (4) quase sempre e (5)
sempre. O questionrio utilizado na pesquisa apresentado na tabela 1.
Este mtodo foi utilizado por ser o mais comum em pesquisas de opinio. A escala
mede o nvel de concordncia e a no concordncia afirmao.
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1.
2.
3.
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5.
6.
7.
8.
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15.
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17.
18.

QUESTIONRIO SOBRE ADMINISTRAAO DO TEMPO


Regularmente dedico-me a estar com famlia e amigos.
Pratico exerccios fsicos com regularidade, me alimento adequadamente e tenho o lazer
que gostaria.
Estou conseguindo realizar tudo que gostaria em minha vida.
Durante os dias de descanso, costumo passar boa parte do tempo assistindo televiso ou
acessando a Internet.
Costumo relacionar meus objetivos e estabelecer prazos, periodicamente consulto meu
cronograma para saber se estou cumprindo com minhas metas.
Tenho hbito de ler e-mails desnecessrios, como mensagens de auto-estima, piadas,
correntes, propagandas e outros.
Costumo ir a eventos, festas ou cursos, mesmo sem ter muita vontade, para agradar meu
chefe, meus amigos ou famlia.
Procuro dedicar um tempo as minhas atividades pessoais.
Respondo imediatamente mensagens que recebo no celular.
Frequentemente surgem problemas de inesperados em meu dia.
Participo de reunies sem saber exatamente o contedo, o motivo de minha participao
e qual a finalidade do encontro.
Estou sempre deixando para ultima hora tarefas que posso realizar com antecedncia.
(estudar para provas, entregar trabalhos, imposto de renda)
Estou encontrando dificuldades em manter minhas tarefas em dia.
Planejo por escrito todas as atividades que preciso fazer durante a semana.
Assumo compromissos com outras pessoas ou aceito novas posies na empresa,
mesmo que no goste muito da nova atividade, se for para aumentar meus rendimentos
ou obter uma promoo.
Regularmente reduzo meu horrio de almoo para concluir determinadas atividades
relacionadas ao meu trabalho.
Percebo que produzo melhor quando estou sob presso.
Tenho dificuldades em realizar as atividades durante as horas de trabalho, preciso fazer
hora extra ou levar trabalho para casa.
Tabela 1 Questionrio para levantamento de informaes
Fonte: Adaptado de Barbosa (2011, p.45)

Uma pesquisa realizada na busca interativa do Sistema e-MEC (2012) do Ministrio


da Educao e Cultura para verificao de Instituies de Educao Superior e Cursos
Cadastrados para cidade de Curitiba, foi apurado que 10 instituies tem em suas relaes de
cursos: Curso Superior de Tecnologia (CST) em Secretariado, bacharelado em Secretariado
Executivo e bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue. Com as informaes obtidas
pde-se verificar que das dez instituies, em sete h o CST em Secretariado entre
presenciais e EAD - e em cinco h cursos de bacharelado em Secretariado Executivo e
Secretariado Executivo Trilngue. Cabe ressaltar que foram considerados na pesquisa apenas
cursos de bacharelado presenciais. A obteno de respostas s pesquisas nos cursos EAD se
tornariam muito complicadas e morosas, sendo ento desconsideradas no presente trabalho.
Das cinco instituies que possuem bacharelado presencial, uma no est ofertando o
curso de Secretariado Executivo e duas no se dispuseram a participaram da pesquisa. Desta
forma, os dados apresentados se referem participao de duas instituies nas quais foram
aplicados, no total, trinta e oito questionrios.
A pesquisa foi realizada apenas com formandos por considerar que os alunos j
tiveram conhecimento da metodologia de administrao do tempo entre as disciplinas da
grade curricular.

4. ANLISE DOS RESULTADOS


A pesquisa revelou que os formandos esto na faixa etria mdia de vinte e quatro
anos, e que atuam como secretrios h, aproximadamente, dois anos e dois meses em
empresas de Curitiba e Regio Metropolitana. O grfico 1 apresenta os resultados da pesquisa
com base na metodologia da Trade do Tempo (BARBOSA, 2011). Vale lembrar que a
inteno da metodologia identificar e reduzir o que no tem relevncia e aproximar a trade
no que se considera ideal: 70% em tarefas importantes, 20% em urgentes e 10% em
circunstanciais.

Grfico 1 Resultado da pesquisa com relao a Trade do tempo


Fonte: Elaborado pelos autores.

Apesar do grfico 1 apresentar 39,7% na esfera do importante, esse resultado est


longe de ser bom se comparado ao modelo ideal de 70% para esta categoria de atividades.
Esse o mais importante dos componentes da trade, pois nessa esfera se encontram todas as
atividades planejadas e que causam prazer, aumentam a qualidade de vida e a produtividade.
O mesmo grfico apresenta 31,6% na categoria das atividades circunstanciais. Essas
atividades no devem ultrapassar 10%, pois, na maioria das vezes, foram a situaes
indesejadas e provocam sensao de descontrole. Conforme Barbosa (2011) na esfera
circunstancial, que a vida, em alguns casos, passa a ser decida pelos outros, quando ento se
obrigado a frequentar eventos sociais, receber visitas inesperadas, executar atividades por
obrigao, participar de reunies sem importncia e participar de conversas desnecessrias.
Mas tambm nessa esfera que se pode controlar determinadas atitudes e reduzir o tempo
gasto com improdutividades.
Para Barbosa (2011) o urgente toda a tarefa que tem de ser realizada
imediatamente. O grfico 1 mostra que apesar do resultado estar prximo ao ideal de 20%,
existe a possibilidade de melhoria uma vez que se pode considerar como urgente todas
aquelas tarefas que tinham tempo hbil para serem executadas e no foram.

Grfico 2 Resultado da pesquisa com relao s atividades circunstanciais


Fonte: Elaborado pelos autores

importante ressaltar que o circunstancial impe situaes que podem estar ou no


sob controle pessoal, pois as circunstncias nem sempre tomam as rdeas da vida tornando-a
descontrolada. Observa-se no grfico 2 que a maior parte das pessoas responde imediatamente
mensagens recebidas no celular. Nem sempre a necessidade da resposta imediata e na
maioria das vezes no se percebe o quanto esta atitude consome tempo e desvia o foco. Podese perfeitamente determinar alguns momentos do dia para responder estas mensagens,
aplicando a mesma regra aos emails que, em grande parte, possui contedos inteis. O tempo
alocado com este tipo de leitura poderia ser perfeitamente transferido para as atividades
importantes. Segundo Covey (2004, p. 192) na verdade o desafio no gerenciar o tempo
mas a pessoa [...], isso refora que a administrao do tempo um modelo mental, uma
mudana que precisa ser deseja e construda ao longo de um perodo.
Embora os outros itens do grfico 2 apontem uma porcentagem menor, no significa
que no exijam uma ateno especial. Conforme Barbosa (2011, p. 53) De todas as esferas
da trade, a que exige maior preocupao e ateno a das circunstncias [...] . Para evitar o
desperdcio de um recurso valioso preciso ter objetivo e manter o foco.
Mas para fugir das circunstncias, alm de disciplina e planejamento, necessrio
enfrentar certas coisas que muitas vezes queremos deixar debaixo do tapete. Mudar hbitos
exige muita atitude de sua parte [...] (BARBOSA, 2011, p. 61).
O mesmo autor conta que em um de seus treinamentos um caso especfico chamou
muito sua ateno:
Uma das participantes era secretria do mesmo diretor havia mais de 10 anos, tempo
suficiente para terem bastante intimidade. Seu diretor se achava to intimo que
solicitava a ela uma srie de tarefas pessoais que nada tinham a ver com seu
trabalho. Ela contou que uma vez, quando a esposa dele estava grvida , pediu que
ela fosse correndo comprar churros recheados. Quando paramos para analisar a sai
trade, descobrimos que ela gastava em mdia 12 horas por semana com tarefas
desse tipo. Seu tempo era perdido com tarefas circunstanciais, as quais ela sempre
executava para evitar dizer na ao seu chefe e perder seu emprego. O maior problema
que seu tempo ficava curto e geralmente era obrigada a fazer horas extras ou levar
trabalho para casa. Isso estava comeando a prejudicar o seu casamento e sua
relao com os filhos. (BARBOSA, 2011, p. 62).

Aprender a dizer no faz parte do processo de mudana e negar algo no significa


incapacidade ou incivilidade, saber eleger as prprias prioridades. importante lembrar que
o sacrifico prprio em funo dos outros gera estresse, desconforto, preocupao e
insatisfao. Barbosa apresenta algumas sugestes de como usar a palavra no em benefcio
prprio e visando a reduo das atividades circunstanciais:
Em primeiro lugar, lembre-se de que no foi a palavra mais ouvida na sua
infncia, logo ela familiar.
Seja sincero. De nada adianta dizer sim e no conseguir fazer a tarefa ou se
prejudicar apenas para conseguir a aprovao das pessoas.
No aceite chantagens como: Me ajude, por favor, s desta vez, S voc
pode me ajudar. No me desaponte.
Seja simptico, sem agressividade ou mentiras. Seja firme nas suas posies.
No tenha medo e nunca volte atrs, pois isso pode dar margens a outras
situaes similares. (BARBOSA, 2011 p. 63)

Grfico 3 Resultado da pesquisa com relao as atividades urgentes


Fonte: Elaborado pelos autores

No menos importante que a esfera do circunstancial, o urgente tambm deve ser


tratado com ateno, pois nessa esfera que a maioria das pessoas vive. Conforme Barbosa
(2011), a populao brasileira culturalmente adepta do deixar tudo para ltima hora,pois a
resoluo das urgncias traz uma sensao de herosmo, porm, retarda e at mesmo suprime
as tarefas importantes.
Com 28,8%, o grfico 1 mostra que as atividades urgentes esto mais prximas do
ideal da trade do tempo - que determina para esta categoria 20%, portanto, o esforo para o
condicionamento mental, neste caso, ser menor.
Muitas situaes consideradas urgentes poderiam ser evitadas, pois algumas delas em
um dado momento foram importantes. O apego ao prazo, muitas vezes longo, o mais
prejudicial visto que o foco passa a ser a data de entrega e no o que deve ser entregue. Um
exemplo tpico o imposto de renda, que com menos de 8 horas para o trmino do envio da
declarao, ainda faltavam 1,3 milho de contribuintes acertar as contas com o fisco
(GANTOIS, 2012) O que era importante, com tempo hbil para ser realizado, passou a ser
urgente ocasionando presso e estresse. Isso fica claro quando se observa o grfico 3, em que
um ndice de 20% mostra que as respondentes tendem a deixar muitos afazeres para a ltima
hora.
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Dedicar-se a urgncia viver perigosamente, expor o organismo a descargas de


adrenalina que so prejudiciais a sade. Segundo Costa (2012), os viciados em adrenalina
envelhecem mais cedo, reduzem o seu tempo de vida e apresentam alteraes
comportamentais.
O recurso para evitar que a urgncia invada totalmente a vida descobrir por que se
entrou nela. A seguir, apresentam-se algumas perguntas que ajudam a esclarecer o
envolvimento com a esfera da urgncia:
1.
2.
3.
4.

Porque essa atividade foi urgente ?


Como eu poderia ter prevenido a urgncia dessa atividade?
Que atividades possoplanejar para evitar essa urgncia?
possvel pedir a algum que me ajude com essas atividades? (BARBOSA,
2011, p. 60)

Evitar que o urgente seja uma surpesa no uma tarefa muito fcil, pois depende da
intimidade com a situao, sendo que o planejamento a melhor maneira para sua preveno.
Seguem outras dicas para diminuir a esfera da urgncia:
Planeje, planeje, planeje o que voc planeja hoje evita a urgncia de amanh.
Faa previses de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou
com sua equipe, aja para reduzir os riscos.
Quando uma urgncia aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas
prticas para evitar que ela aparea de novo nessa esfera.
Se possvel, tente delegar a urgncia a algum que possa ajud-lo.
Aja imediatamente diante da urgncia, no deixe que ela se transforme em uma
catstrofe.
No entre em pnico. Resolva sua urgnciae reveja suas prioridades do dia para
no ficar sobrecarregado. (BARBOSA, 2011, p. 61)

Grfico 4 - Resultado da pesquisa com relao as atividades importantes


Fonte: Elaborado pelos autores

Quando a vida baseada na esfera do importante, aumentamos a sensao de dever


cumprido e o resultado do planejado se torna tangvel. Desta forma, o tempo pode ser
dedicado as tarefas prazerozas, que tm relevncia e que contribuem para o crescimento
pessoal e profissional como as apresentadas no grfico 4.

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Nem sempre o que causa prazer a um individuo o mesmo que causa a outros
indivduos, Barbosa (2011) exemplifica isso muito bem quando conta que faz parte de sua
esfera importante cantar dentro do carro. A ele esta atividade causa prazer, mas no significa
que outros indivduos o efeito seja o mesmo.
A esfera importante prima por tudo aquilo que causa satisfao, como estar com os
familiares, cultivar relacionamentos, passear com filhos, estudar, realizar trabalhos
voluntrios e trabalhar. No se pode esquecer que esta esfera deve trazer resultados efeitvos e
alcanar o objetivo traado.
Ao contrrio do que muitos dizem tempo no dinheiro, tempo vida, e a vida no
pode ser poupada ou guardada,
se acreditarmos que tempo dinheiro, podemos concluir que possvel guardar a
vida para aproveitarmos mais tarde. Pessoas que decidem deixar de aproveitar a vida
para acumular bens e usufruir deles depois podem tornar-se viciadas em trabalho.
Constroem um elevado padro de vida e de consumo que no pode mais ser desfeito.

(SERRA e MACEDO 2009, p. 71)


Muitas pessoas dedicam menos tempo aos fatores que causam felicidade, entretanto
adotar metodologias para adminsitrar o tempo aproximar-se dos grupos que porporcionam
este sentimento, como filhos, esposas, maridos, amigos. Serra e Macedo (2009, p. 77) dizem
que natural isso acontecer, pois a cobrana por parte desse grupo menor que a cobrana
imposta pela empresa. Se a dedicao do tempo ao trabalho for menor pode-se comprometer a
asseno profissional, j no mbito familiar a cobrana da falta de convvio no compromete
com tanta intensidade o relacionamento.
O tempo um recurso singular, insubistituvel e necessrio [...] (DRUCKER, 2001,
p. 101) que no pode ser substituido ou ampliado, pode-se apenas gerenci-lo atravs das
mudanas no comportamento dos seres humanos, pois no existem frmulas prodigiosas,
apenas autores que oferecem metdos para melhorar a qualidade de vida e aumentar a
produtividade.
A inteno proporcionar ao adepto de qualquer metodologia uma dedicao maior
aos bons momentos da vida, desvincular a correria do dia-a-dia da produtividade, aprender a
planejar e a usar os recursos tecnolgicos.
Quando o tempo aliado aumentam-se as possibilidades de aproveitar melhor a vida,
dominar e controlar o trabalho, evitar presso, e o equilibrio entre a vida pessoal, familiar e
profissional.
4. CONCLUSO
Com o estudo realizado foi possvel verificar que o grupo analisado possui a cultura do
circunstancial e urgente como naturais do seu dia a dia. Isso fica evidente no grfico 2, onde
mais de 57% dos discentes pesquisados afirmam responder a mensagens de celular
imediatamente, ler e-mails desnecessrios e navegar na internet nos seus perodos de
descanso. Essas atividades circunstanciais tem impacto direto na administrao do tempo e
contribuem negativamente para o desenvolvimento pessoal e profissional do secretrio
executivo.
To importante quanto a perda de tempo com o circunstancial, a cultura enraizada de
deixar tudo para a ltima hora onde, segundo o grfico 3, cerca de 58% dos pesquisados
afirmam que alm do surgimento de problemas inesperados durante seu dia de trabalho,
sempre deixam as atividades para realizar na ltima hora e tem dificuldades em manter suas
tarefas em dia. Neste caso, preeminente o caos na organizao pessoal e profissional, onde
certamente atividades da esfera importante foram conduzidas esfera da urgncia.
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Com base nos resultados da pesquisa, esta postura deve ser reavaliada visto que se
trata da formao de um profissional com uma importante funo nas atividades das empresas
e h uma grande probabilidade de infundir, de maneira inconsciente, sua cultura no
planejamento desordanado das atividades do executivo. Os problemas evidenciados pela
pesquisa indicam claramente que deve haver uma mudana de comportamento dos estudantes,
principalmente no modelo mental sobre a conduo da trade do tempo. Tal alterao tar
melhores resultados ainda na fase acadmica, pois a possibilidade de doutrinar o futuro
profissional frente as responsabilidades impostas pelo programa de atividades do curso, se
torna relativamente menos complicada do que a alterao de atitudes de um profissional em
pleno exerccio da funo.
Em tempo, as ferramentas apresentadas neste estudo se mostraram adequadas
identificao dos problemas e possibilitaram a mensurao das esferas que compem a trade
do tempo. Desta forma foi possvel apresentar o perfil dos futuros profissionais e quais as
premissas para que possa ocorrer o equilbrio na determinao das prioridades das atividades.
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