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Contenido
Presentacin ................................................................................................................................. 3
Captulo 1: Introduccin a Excel 2013........................................................................................... 5
1.1 Historia Y Versiones .......................................................................................................... 6
1.2 Especificaciones, Lmites y Problemas ............................................................................. 8
1.3 Las novedades de Excel 2013........................................................................................... 9
Inicio Rpido .......................................................................................................................... 9
Anlisis de Datos Instantneos ............................................................................................ 10
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos ................................ 10
Crear un grfico adecuado para los datos ........................................................................... 11
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos ...................................................... 11
Un libro, una ventana ........................................................................................................... 11
Nuevas funciones de Excel .................................................................................................. 11
Captulo 2: Segmentacin de Datos y Filtros .............................................................................. 12
2.1 Segmentacin de datos ..................................................................................................... 14
2.2 Filtros ................................................................................................................................. 16
Captulo 3: Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones ......................................................... 24
3.1 Entorno y estructura de Ms Excel ...................................................................................... 24
3.2 Administrador de nombres ................................................................................................. 25
3.3 Generalidades de las funciones ........................................................................................ 30
3.4 Referencias........................................................................................................................ 31
Referencias relativas............................................................................................................ 31
Referencias absolutas.......................................................................................................... 32
Referencias mixtas............................................................................................................... 32
Referencias Externas ........................................................................................................... 33
Referencias en Macros ........................................................................................................ 34
3.5 Funciones .......................................................................................................................... 34
Presentacin
El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseado para usarse en cursos de
Microsoft Office Excel 2013 impartidos en el Programa de Administracin de Unidades
de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniera para usuarios con conocimientos
previos de Excel.
Microsoft Excel 2013 ofrece caractersticas enriquecidas, nuevas y mejoradas para
el conjunto de aplicaciones de productividad ms popular del mundo. Excel 2013
permite analizar, administrar y compartir informacin de ms maneras que nunca y le
ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Con las herramientas de anlisis
y visualizacin de datos, junto con las tecnologas de inteligencia empresarial con
caractersticas de autoservicio administradas, y las nuevas herramientas de trabajo
skydrive para compartir informacin y guardar documentos en la red ms grande del
mundo, puede crear perspectivas de negocios e informacin eficaces que realizan un
seguimiento de los datos importantes, resaltan las tendencias y comunican los
resultados mediante grficos de gran calidad.
El texto empieza con una Introduccin a Excel y sus versiones anteriores, adems de
hacer una comparacin con sus antecesores y analizar las novedades principales de la
versin 2013. Los acpites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos
considerados necesarios para el uso y la administracin de datos en un libro de clculo,
reduccin de errores, resaltar informacin en dependencia de los requerimientos del
usuario, complementos de trabajo para inteligencia de negocios, importacin de datos
desde diferentes medio y automatizacin bsica de procesos cotidianos a travs de
macros que contribuyan a la reduccin de tiempo en procesos montonos de trabajo.
Aunque Excel fue diseado como un programa para operaciones financieras y
contables hoy por hoy este programa es usado adems por Estadistas, Ingenieros,
Administradores de proyectos, matemticos, investigadores, mdicos e incluso
abogados e historiadores, puesto que por su gran gama de comandos y funciones de
todo tipo ha sido de gran utilidad en el desarrollo de hojas de clculo que contribuyen a
Captulo 1:
Introduccin a Excel 2013
Microsoft Excel (Ms Excel) es un software diseado para el manejo de hojas de clculo,
desarrollado y distribuido por Microsoft, y utilizado normalmente en tareas financieras y
contables, aunque hoy por hoy las caractersticas que ofrece han superado estos
lmites y barreras.
Ms Excel es una herramienta ofimtica perteneciente al conjunto de programas
denominados hoja de clculo electrnica, en la cual se puede escribir, almacenar,
manipular, calcular y organizar todo tipo de informacin numrico o de texto.
Ms Excel se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimticos
llamados Office, el programa ofimtico Excel es la hoja de clculo electrnica ms
extendida y usada a nivel global, siendo en la actualidad la herramienta complementaria
en las diferentes especialidades, ingeniera, finanzas, matemtica, fsica o contabilidad.
Una hoja de clculo electrnica se define como un programa informtico compuesto por
columnas, filas y celdas, donde la interseccin de las columnas y las filas son las
celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de
informacin que posteriormente ser tratada, siendo cada celda nica en toda la hoja
de clculo.
La principal ventaja del uso de las hojas de clculo electrnicas reside en que es
posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de
tal forma que si cambia el valor de una celda, automticamente la hoja de clculo
electrnica recalcular y actualizar los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el
origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de clculo electrnicas, debido
a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informtica, el trabajo de
recalcular las diferentes hiptesis de un modelo matemtico, fsico o financiero
representaba un tiempo y esfuerzo enorme, adems del riesgo de caer en algn error
durante el clculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las
hojas de clculo electrnicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos
de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente
fiable.
La principal ventaja del Ms Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la
hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas para el
diseo y clculo de estructuras civiles, gestin de riesgos, control contable de una
empresa, gestin y control de los stocks de un almacn, diseos de modelos
matemticos, gestin de bases de datos, generacin de presupuestos, planificacin de
proyectos, etc. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del
programa Ms Excel.
Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las
fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo computacin inteligente de
datos, donde existen celdas dependientes de otras celdas se actualizan al instante
(programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos cada cierto
tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia
capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones,
listados usados en combinacin de correspondencia con Microsoft Word.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas
en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas
de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores,
incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros
puede producir cdigo (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatizacin de simples tareas. (VBA) permite la creacin de formularios y controles
en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero
no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte
para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas
orientadas a objetos.
La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por (VBA) origin que Excel se
convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el
Ing. Oscar Prez/ Ing. Aracely Torres
mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus.
Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la
adicin de la capacidad para deshabilitar la ejecucin automtica de las macros al abrir
un archivo.
Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en mbito acadmico, toma
especial inters el manejo de dichos conceptos de forma gil, para conseguir rapidez y
precisin en el anlisis. La forma ms rpida de conseguir dicho objetivo es a travs de
la aplicacin de finanzas en una hoja de clculo, para el caso, Excel. Las hojas de
clculo proporcionan una solucin rpida y sencilla a las nuevas exigencias que se
presentan en el mundo actual. Excel a travs de un ambiente grfico permite realizar
operaciones matemticas bsicas y complejas y desarrollar diferentes funciones
(financieras, lgicas, estadsticas, matemticas, etc.).
Microsoft Excel 2013 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms
formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las
nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y
resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fcilmente a datos
importantes dondequiera que vaya desde prcticamente cualquier explorador web o
Smartphone. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente
con otras personas en lnea. Tanto como si produce informes financieros o administra
sus gastos personales, Excel 2013 brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr sus
objetivos.
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Captulo 2:
Segmentacin de Datos y Filtros
Como todos conoceremos, cuando un usuario de Excel utiliza la herramienta de Filtros,
se colocan de forma automtica los controles de filtrado en los encabezados de tabla,
tal como se muestra en la siguiente pantalla:
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filtrar.
2. Si la columna tiene nmeros, haga clic en Filtros de nmero. Si la columna
tiene entradas de texto, haga clic en Filtros de texto.
3. Elija la opcin de filtrado que desee y, a continuacin, introduzca sus condiciones
de filtrado.
Por ejemplo, para mostrar nmeros por encima de una cantidad determinada, elija
Mayor o igual que y, a continuacin, introduzca el nmero que est pensando en el
cuadro adyacente.
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Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos
conjuntos de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera
de las condiciones sea verdadera.
Filtrar elementos por color
Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede
filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.
1. Haga clic en la flecha
encabezado
de
tabla
del
de
la
formato
condicional
aplicado.
2. Haga clic en Filtrar por color y,
a continuacin, elija el color de
celda, el color de fuente o el
icono por el que desea filtrar.
Los tipos de opciones de color que
tendr dependern de los tipos de
formato que haya aplicado.
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Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de
la cinta de opciones.
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5. En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar
en su tabla.
Para elegir ms de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a
continuacin, elija los elementos que desea mostrar.
Nota: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la
segmentacin de datos para mostrar las Herramientas de segmentacin de datos
en la cinta de opciones y, a continuacin, aplique un estilo de segmentacin de
datos o cambie la configuracin de la pestaa Opciones.
2.2 Filtros
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en una
tabla, seleccionar aquellos que correspondan con algn criterio determinado por el
usuario.
Excel ofrece dos formas de filtrar informacin:
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.
Los filtros avanzados son tiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de
datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de clculo y no un
gestor de Bases de datos, como lo es Ms Access. Podemos suponer que tenemos una
Base de datos en una hoja de clculo, y que pretendemos aplicar filtros avanzados,
para encontrar algunos registros; ello en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se
quedan cortos en funcin de lo que se
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Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que adems de nuestra
base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte en donde indicar cules son los
criterios de filtro, es decir, dos rangos:
1. Rango de la lista, y
2. Rango de criterios.
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando
los criterios que deseas aplicar a la informacin, en la figura que se muestra a
continuacin se visualiza la ventana que se habilita para que el usuario determine las
propiedades del filtro avanzado:
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Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas
de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de
Finanzas.
Para este ejemplo se colocaron los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicacin no es de suma importancia.
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Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro
avanzado adecuadamente.
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De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente se ha especificado una sola condicin por columna, pero igual se puede
agregar a los resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para
ello solamente se agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con
apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del
departamento de Informtica sin importar el apellido que tengan.
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Filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, para
ello haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de
clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por
ltimo, en la esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.
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Captulo 3:
Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones
3.1 Entorno y estructura de Ms Excel
El entorno de trabajo bsico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que
puede contener una o ms hojas de clculo. Una hoja de clculo es similar a un libro de
contabilidad, con nmeros, texto y resultados de clculos alineados en columnas y filas.
Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los nmeros en
Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los clculos en su lugar y de forma
electrnica.
Con Microsoft Excel, es fcil la introduccin de informacin dentro de una hoja de
clculo y el poder cambiar, suprimir o aadir datos a dicha informacin. No tiene que
preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no
lo han hecho de forma completa. Siempre podr cambiarlos o terminar de introducirlos
ms tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede
colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un nico
proyecto) y a continuacin pngales un nombre para poder localizar rpidamente la
informacin que necesita.
En esta leccin, aprender cmo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de
trabajo; a trabajar de forma ms eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y
AutoCorreccin que le ayudarn a realizar parte de su trabajo y a introducir frmulas
complejas y formulas y funciones anidadas.
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin,
manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una frmula
siempre comienza con el signo igual (=).
A continuacin, se ofrece una muestra de los tipos de frmulas que se pueden escribir
en una hoja de clculo.
=5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.
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=RAIZ (A1)
contenido en A1.
=HOY () Devuelve la fecha actual.
=MAYUSC ("hola")
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etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea ms
descriptivo.
cuadro:
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En este sentido, si el usuario utiliza nombres, sus frmulas sern mucho ms fciles de
entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una funcin,
una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la prctica de utilizar nombres
en su libro, podr actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
Auditar nombres
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener
una lista de todos ellos ser muy fcil generarla. En primer lugar debes posicionarte en
la celda donde se insertar el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se
encuentra dentro del men desplegable Utilizar en la frmula que a su vez pertenece al
grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas:
Al mostrarse el cuadro de dilogo Pegar nombre se deber pulsar el botn Pegar lista
y Excel insertar en la hoja los nombres de los rangos as como su definicin:
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Cuando cree una frmula que contenga una funcin, puede usar el cuadro de dilogo
Insertar funcin como ayuda para especificar las funciones de la hoja de clculo. A
medida que se escriba una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin
ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin
de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual
de toda la frmula.
Para facilitar la creacin y edicin de frmulas, y minimizar los errores de escritura y
sintaxis, utilice la caracterstica Frmula Autocompletar. Despus de escribir un =
(signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin, Excel muestra
debajo de la celda una lista desplegable dinmica de funciones, argumentos y nombres
vlidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualizacin. A
continuacin, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la frmula.
En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos
(argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos.
El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los
argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto,
referencias de celda y nombres de otra funcin.
3.4 Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica
a Excel dnde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula.
Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una
frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias
a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas (referencia
externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una
referencia a un nombre definido en otro libro.)
Referencias relativas
Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la
celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la
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Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia
a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene
la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
frmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la
celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1,
etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin
de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de
=A$1 a =B$1.
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Referencias Externas
Una referencia externa (tambin denominada vnculo) es una referencia a una celda o a un
rango de celdas de una hoja de clculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre
definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas especficas, a un nombre
especfico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.
Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, tambin puede aplicar
frmulas a la informacin. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede
controlar adems las celdas con las que se establecen vnculos si mueve la referencia
externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la
celda o celdas con las que se establece el vnculo cambian para reflejar su nueva posicin
en la hoja de clculo.
Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para
hacer referencia a las celdas con las que se establece el vnculo. Puede crear una
referencia externa utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre
cuando cree la referencia externa. Este nombre permite recordar ms fcilmente el
contenido de las celdas con las que se establece el vnculo. Las referencias externas que
utilizan nombres definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace
referencia a una celda o rango de celdas especfico. Si desea utilizar una referencia externa
con un nombre definido que cambie al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en
la referencia externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el nombre.
Las frmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en
funcin de si el libro de origen, el que proporciona datos a la frmula, se encuentra abierto o
cerrado. Cuando el libro de origen est abierto, la referencia externa incluye el nombre del
libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de clculo, un signo de
exclamacin (!) y las celdas de las que depende la frmula. Por ejemplo, la siguiente
frmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen est cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
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Referencias en Macros
Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas
como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia F1C1 es til para
calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: accin o conjunto de
acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programacin de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la
ubicacin de una celda con una "F" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de
un nmero de columna.
Referencia Significado
F[-2]C
F[2]C[2]
F2C2
F[-1]
3.5 Funciones
Funciones de cubo
Funciones de ingeniera
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Funciones financieras
Funciones de informacin
Funciones lgicas
Funciones estadsticas
Funciones de texto
Funciones Lgicas
Funcin Lgica Si
La funcin Si es una de las ms poderosas que tiene EXCEL, devuelve un valor si
una condicin especificada se evala como VERDADERO y otro valor si se evala
como FALSO. . La sintaxis de la funcin es:
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)
En donde;
Prueba_logica: Cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_verdadero: El valor que desea que se devuelva si el argumento
prueba_lgica se evala como VERDADERO.
Valor_falso: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica se
evala como FALSO.
Por ejemplo, la frmula siguiente devuelve "Ms de 10" si A1 es mayor que 10 y "10
o menos" si A1 es menor o igual que 10.
=SI(A1>10,"Ms de 10","10 o menos")
Cada funcin SI, deber contener al menos un operador lgico dentro de su prueba
lgica para poder retornar un valor verdadero o falso, segn corresponda la
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Forma de Pago
Contado
Venta
15000
Precio unitario
C$ 15
Descuento
=SI (B1=Contado,15%*B2*B3,0)
Total
=(B2*B3) (B2*B3*B4)
Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la
funcin SI
VALOR
Uno
cuatro
B
ES NMERO?
=SI
C
RESPUES
TA
NO
(ESNUMERO(A2),SI,NO)
=SI
SI
(ESNUMERO(A3),SI,NO)
=SI
SI
(ESNUMERO(A4),SI,NO)
=SI
NO
(ESNUMERO(A5),SI,NO)
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(prueba_logica,
valor_verdadero,
SI
(prueba_logica,
valor_verdadero,
valor_falso))
Ventas
Funcin
Carlos
C$
=SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1
Crcamo
15000
%))
Camilo
C$ 9000
=SI(B3>=20000,5%,SI(B3>=10000,3%,1
Conrado
%))
Casilda
C$
=SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1
Castro
21000
%))
Celia
C$ 5000
=SI(B5>=20000,5%,SI(B5>=10000,3%,1
Castillo
%))
Celina
C$
=SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1
Conde
18000
%))
Respuesta
3%
1%
5%
1%
3%
37
Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar nicamente aquellas que
corresponden a la Sucursal Sur Oriente.
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=SUMAR.SI(A2:A6,SUR ORIENTE,B2:B6)
(B)
C$
NORTE
15000
C$
NOR ESTE
19000
SUR
C$
ORIENTE
14000
SUR
C$
OCCIDENTE
25000
SUR
C$
ORIENTE
8000
39
Cantidad
Producto
Vendedor
Manzanas
ABEL
Manzanas
ALBERTO
15
Alcachofas
ABEL
Alcachofas
ALBERTO
22
Bananas
CARMEN
vendida
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")
40
NOTA
ASISTENCIA
(A)
(B)
(C)
MARIO
20
20%
85
100%
15
40%
50
80%
MIRANDA
NESTOR
NUEZ
=PROMEDIO.SI
ODILIA
(C2:C6;">60%";B2:B6)
OBANDO
PEDRO
PEREZ
41
GRUPO
NOTA
ASISTENCIA
MARIO
20
20%
85
100%
15
40%
50
80%
90
90%
MIRANDA
NESTOR
NUEZ
ODILIA
OBANDO
PEDRO
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C
2:C6, B2:B6,"A", D2:D6,">60%")
PEREZ
ROSA
RAUDEZ
42
PRODUCTO
SUCURSAL
(A)
(B)
(C)
GRANADA
GRANADA
RIVAS
RIVAS
DIRIAMBA
DIRIAMBA
GRANADA
GRANADA
GRANADA
GRANADA
=CONTAR.SI
(A2:A6;"GRANADA")
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GABRIEL
CUOTA
CUOTA
CUOTA
ENERO
FEBRERO
MARZO
SUPERADA
SUPERADA
SUPERADA
SI
NO
SI
SI
SI
SI
GARCIA
NOEL
NAVARRO
=CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:D2,"SI, B3:C3,SI)
SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una frmula se evala como un error; de
lo contrario, devuelve el resultado de la frmula. Utilice la funcin SIERROR para
interceptar y controlar errores en una frmula.
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
En donde;
Valor: El argumento en el que se busca un error.
Valor_si_error: El valor que se devuelve si la frmula se evala como un error. Se
evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,
#NOMBRE? o #NULO!
Por ejemplo, se estarn distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a
travs de una divisin simple se conocer cuantas canastas debern distribuirse por sector
en cada ciudad.
SECTORES
POR
= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO")
CANASTAS
CIUDAD
210
35
55
= SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")
23
44
45
FUNCIN
INGLS
DESCRIPCIN
REAS
AREAS
BUSCAR
LOOKUP
BUSCARH
HLOOKUP
BUSCARV
VLOOKUP
COINCIDIR
MATCH
COLUMNA
COLUMN
COLUMNAS
COLUMNS
DESREF
OFFSET
46
ADDRESS
ELEGIR
CHOOSE
FILA
ROW
FILAS
ROWS
HIPERVNCULO
HYPERLINK
INDEX
INDIRECTO
INDIRECT
RDTR
RTD
TRANSPONER
TRANSPOSE
47
BUSCAR
COINCIDIR
INDICE
ELEGIR
DESREF
BUSCAR
La funcin BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una
matriz. La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la
matricial.
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparacin; vector_resultado)
La sintaxis de la forma vectorial de la funcin BUSCAR tiene los siguientes argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la funcin BUSCAR en el primer
vector. Valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre
de referencia que se refiere a un valor.
48
argumento
vector_resultado
debe
tener
el
mismo
tamao
que
vector_de_comparacin.
Nota Si la funcin BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la funcin
muestra el valor ms grande en vector_de_comparacin que es menor o igual al
valor_buscado.
Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparacin,
BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
Uso de la formula BUSCARV de forma matricial
La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o columna
de una matriz y devuelve un valor de la misma posicin en la ltima fila o columna de la
matriz. Use esta forma de BUSCAR cuando los valores que desea buscar estn en la
primera fila o columna de la matriz. Use la otra forma de BUSCAR cuando desea
especificar la ubicacin de la columna o fila.
Nota En general, es mejor usar las funciones BUSCARH o BUSCARV en lugar de
la forma matricial de BUSCAR. Esta forma de BUSCAR se proporciona por
cuestiones de compatibilidad con otros programas de hojas de clculo.
49
Sintaxis
= BUSCAR(valor_buscado; matriz)
La sintaxis de la forma matricial de la funcin BUSCAR tiene estos argumentos:
Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la funcin BUSCAR en una
matriz. El argumento valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico
o un nombre de referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor
de la matriz que es menor o igual que el valor_buscado.
Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o
columna (segn las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de
error #N/A.
Matriz (Obligatorio). Rango de celdas que contiene texto, nmeros o valores
lgicos que desea comparar con valor_buscado.
La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV.
La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera
fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la bsqueda segn las
dimensiones de la matriz.
Si la matriz cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que
50
Nota: Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0,
1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un
valor incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
BUSCARV
La funcin BUSCARV permite una bsqueda vertical en una tabla. Existe otra
funcin denominada BUSCARH que permite una bsqueda horizontal en una tabla.
BUSCARV permite bsquedas por intervalos o bsquedas exactas.
La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea
sobre la que luego se buscar, y todas las dems columnas deben estar a su
derecha.
Sintaxis
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenad
o)
Valor_buscado
51
Indicador_columnas
52
53
bsqueda.
Tipo_de_coincidencia (Opcional). Puede ser el nmero -1, 0 o 1. El
argumento tipo_de_coincidencia
especifica
cmo
Excel
hace
coincidir
COMPORTAMIENTO
1 u omitido
valores
del
argumento matriz_buscada se
deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO.
0
COINCIDIR encuentra
el
primer
valor
que
es
valores
del
argumento matriz_buscada se
54
55
F/C
Alberto
750,000
Alfonso
650,000
Timoteo
1,200,000
Humberto
900,000
Ernesto
900,000
Carlos
600,000
Clara
1,700,000
Erika
550,000
Tomas
10
Marta
1,000,000
600,000
56
INDICE
La funcin ndice en Excel es muy poco conocida pero de mucha ayuda en algunos
casos, aunque por s sola no luzca muy til, combinada con otras frmulas permite
automatizar un importante nmero de tareas en Excel.
La funcin INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un
rango de datos o base de datos. Para ello debemos indicarle a Excel el nmero de la
columna y el nmero de la fila, y Excel traer el valor que se encuentra en la
interseccin de las dos.
La funcin INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.
Forma de matriz
Sintaxis
=INDICE(matriz, nm_fila, [nm_columna])
La sintaxis de la funcin INDICE tiene los siguientes argumentos:
Matriz (Obligatorio). Es un rango de celdas o una constante de matriz.
57
Forma de referencia
Sintaxis
=INDICE(ref, nm_fila, [nm_columna], [nm_rea])
La sintaxis de la funcin INDICE tiene los siguientes argumentos:
Ref (Obligatorio). Es una referencia a uno o varios rangos de celdas.
Si cada rea del argumento ref contiene una sola fila o columna, los
argumentos nm_fila o nm_columna sern opcionales respectivamente.
Por ejemplo, use INDICE(ref,,nm_columna) para un argumento ref con
una sola fila.
58
Nm_columna
59
Ejemplos:
Escriba los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco. Utilizar estos
datos para la frmula de ejemplo en este artculo.
A
501
28
3 Stan
201
19
4 Mara
101
22
5 Larry
301
29
7 Harry
401
21
8 Joe
101
23
9 Lynn
301
30
=INDICE(A2:C5,A7:C9),2,3,2)
(A2:C5, a7: C9) son los intervalos donde se encontrar el valor que desee.
3 es el nmero de columna de los rangos donde el valor es. Como hay tres
columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C.
2 es el rea, A2:C5 o a7: C9, donde el valor es. Porque hay dos reas
especificadas para el intervalo, el segundo rango es a7: C9.
2. Presione ENTRAR.
60
Nombre
Sueldo
Alfonso
F/C
1,500,000
61
Timoteo
1,200,000
Humberto
900,000
Ernesto
900,000
Carlos
600,000
Clara
700,000
Erika
550,000
Tomas
1,000,000
10
Marta
600,000
Otro ejemplo:
Tenemos una base de datos entre los rangos D2 y E10 (D2:E10).
Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la
base de datos. La frmula sera:
=INDICE(D2:E10;7;2)
El resultado debe ser 550.000 que corresponde a Erika, puesto que ese valor se
encuentra en la interseccin de la fila 7 de la base de datos con la columna 2 de la base
de datos.
62
encuentra en la fila 8 de Excel, est realmente en la fila 7 de la base de datos como tal.
Y aunque est en la columna E, dentro de la base de datos est en la columna 2.
La primera parte de la frmula indica el rango donde est la base de datos. El primer
criterio corresponde al nmero de la fila y el segundo criterio corresponde al nmero de
la columna.
ELEGIR
La funcin elegir utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de
argumentos de valores. El usuario podr utilizar ELEGIR cuando requiera seleccionar
uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento ndice.
Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los das de la semana, ELEGIR devuelve uno de
los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como argumento nm_ndice.
Sintaxis
=ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
En dnde;
Nm_ndice (Obligatorio):
argumento nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o
referencia a una celda que contenga un nmero entre 1 y 254.
Valor1,valor2,... (Obligatorio): Son de 1 a 254 argumentos de valores entre los
cuales la funcin ELEGIR selecciona un valor o accin que se ejecuta basndose
en el argumento nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a
celdas, nombres definidos, frmulas, funciones o texto.
Notas
63
64
Como resultado de esta frmula obtendremos el valor uno porque el primer argumento
de la funcin indica que necesitamos la posicin nmero 1. Ahora observa lo que
sucede cuando hacemos que el primer argumento de la funcin ELEGIR sea una
referencia a una celda:
Cada vez que cambie el valor de la celda B1 por alguno de los nmeros vlidos: 1, 2, o
3, la funcin ELEGIR mostrar el elemento correspondiente en la celda B2.
Otro ejemplo de la funcin ELEGIR
Ya vimos un ejemplo muy sencillo de la funcin ELEGIR colocando el primer
argumento de la funcin como una referencia a otra celda. Tambin podemos hacer
que los valores proporcionados a la funcin provengan de otras celdas.
En la siguiente imagen puedes observar una tabla de equivalencias de calificaciones y
una segunda tabla con los nombres de estudiantes y su calificacin.
65
66
Alto: es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un nmero positivo.
Ancho: es el ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la
referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un nmero positivo.
Observaciones
A modo de ejemplo, introduzca los datos siguientes en una hoja de clculo de Excel en
blanco. Utilizar estos datos para todas las frmulas de ejemplo de este artculo.
C2: 28
C3: 19
A4: Mara
B4: 101
C4: 22
A5: Arturo
B5: 301
C5: 29
A2: Diego
67
68
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde all avance 2 fila abajo y
una columna a la derecha, posicionndose as en la celda B2, marcada en rojo en la
imagen; luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que estn
dese B3 hasta 3 filas fila ms abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que
no es otra cosa que indicarle a Excel que sume el rango B3:B6. Si le diramos a la
funcin un ancho de 2, nos sumara el rango B3:C6.
Combinacin de Frmulas y Funciones
Combinar INDICE y COINCIDIR: Ventajas sobre BUSCARV
69
La diferencia entre esta frmula y la del ejemplo anterior son los rangos de bsqueda.
La funcin COINCIDIR hace la bsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la
posicin correcta para que la funcin INDICE devuelva la misma posicin pero bajo la
columna Nombre. Este tipo de bsqueda no es posible de realizar con la funcin
BUSCARV porque ya hemos visto que dicha funcin siempre hace la bsqueda sobre la
primera columna del rango.
La flexibilidad que nos ofrece la funcin INDICE nos permite utilizarla en otros
escenarios para buscar un valor y regresar mltiples resultados. As pues, la funcin
COINCIDIR combinada con la funcin BUSCARV es una excelente alternativa cuando
deseamos hacer una bsqueda sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos
como resultado a partir de una lista desplegable.
Nota: Ahora ya conoces dos alternativas para crear una frmula para buscar
datos en Excel, ya sea utilizando la funcin BUSCARV o la combinacin de las
funciones INDICE y COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y elige la que
mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a los beneficios que ofrece cada
una de ellas.
70
Para conocer las ventas del libro Excel en 24 Horas para el mes de Marzo se puede
utilizar la siguiente frmula:
=BUSCARV("Excel en 24 horas", A5:F14, 4, FALSO)
Al colocar esta frmula en la celda E1 obtengo el resultado esperado:
71
72
Para este ejemplo se ha colocado la lista de validacin en la celda B1. Para poder
utilizar esta lista dentro de la funcin BUSCARV se debe utilizar la funcin
COINCIDIR la cual buscar el valor seleccionado en la lista y lo comparar con la matriz
A4:F4.
73
Funciones Matriciales
Una formula matricial en Excel es una frmula que trabaja con matrices de datos.
Las frmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.
Una frmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un nico resultado
o varios resultados, estas actan en dos o ms conjuntos de valores denominados
argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo
nmero de filas y de columnas. Estas frmulas se crean del mismo modo que las
dems frmulas, excepto que se debe presionar la combinacin de teclas
CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son frmulas de matriz y
se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.
Se pueden identificar dos tipos de frmulas matriciales en Excel.
74
El primer tipo son aquellas frmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una
operacin sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este
tipo de frmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las
serie de datos y arroja un nico resultado en una sola celda.
El segundo tipo de frmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos
pero el resultado es colocado en dos o ms celdas.
Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se
desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de
clculo.
Por qu utilizar frmulas de matriz?
Si tiene experiencia en el uso de frmulas de Excel, sabr que es posible realizar
algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total
de un prstamo a lo largo de un nmero concreto de aos. Sin embargo, si realmente
desea dominar las frmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar frmulas de matriz.
stas se pueden emplear para realizar tareas complejas como:
Contar el nmero de caracteres incluidos en un rango de celdas.
Sumar nicamente aquellos nmeros que cumplan ciertas condiciones, como los
valores ms bajos de un rango o los nmeros comprendidos entre un lmite
superior e inferior.
Sumar cada valor de un rango de valores.
Las frmulas de matriz tambin ofrecen estas ventajas:
Coherencia
de varias celdas. Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendr
que seleccionar todo el rango de celdas (de E2 a E11) y modificar la frmula de
la matriz completa o dejar la matriz como est. Como medida de seguridad
75
matriz sencilla en lugar de varias frmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que
ha creado para este ejercicio emplea una frmula de matriz para calcular los
resultados de la columna E. Si hubiera utilizado frmulas estndar (como
=C2*D2), habra usado 11 frmulas distintas para calcular los mismos resultados.
76
500
300
Precios
10
15
Valor Total
{=suma(B2:C2*B3:C3)}
77
Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de
mtodo abreviado. La frmula de una celda de la celda B4 condensa todas las
operaciones de multiplicacin, ms la aritmtica necesaria para agregar esos
subtotales.
Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de clculo devuelve matrices
de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios
resultados con una frmula de matriz, se deber especificar la matriz en un rango de
celdas que tenga el mismo nmero de filas y columnas que los argumentos matriciales.
Por ejemplo, dada las ventas y precios de tres productos se calcula en tres celdas
separadas el monto correspondiente a las ventas por producto con una sola formula.
Producto A
Producto B
Producto C
Ventas
500
300
400
Precios
10
15
13
78
puede
haber
distintos
tipos
de
valores, por
ejemplo,
{1;
3;
79
=K.ESIMO.MENOR (matriz, k)
En dnde;
Matriz: Es el rango de datos a evaluar.
k: Constante matricial que indica los valores a retornar.
89
K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{1,2,3})
K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{3;2;1})
37
76
83
Retorna el 2 valor menor, el 6 menor y
el 9 menor en 3 celdas horizontales
70
49
K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{2,6,9})
Retorna el 8 valor menor y el 5 menor
en 2 celdas verticales
96
100
K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{8;5})
44
43
Tambin puede usar funciones adicionales con est frmula, por ejemplo SUMA o
PROMEDIO. Por ejemplo:
=SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
=PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
80
Cuadro de dialogo
Valor en la celda
#NOMBRE?
#REF!
#VALOR!
#NULO!
#NUM!
#N/A
#DIV/0!
#####
81
la
siguiente
frmula
funcin
en
la
celda
correspondiente
82
#REF! Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una funcin o de un
clculo con referencias de celdas no vlidas.
Ejemplo Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas
que contienen datos vinculados a unas frmulas, al desaparecer dichos datos las
frmulas no pueden calcular y aparece el error #REF!
#NULO! Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algn
clculo o funcin rangos de datos o celdas que no interseccionan.
Ejemplo La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen
da como resultado el error #NULO!
#N/A Este error se genera en las hojas de clculo de Excel cuando se utilizan
funciones de bsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango
de bsqueda especificado.
Ejemplo usar la funcin BuscarV para encontrar un valor que no existe en el
rango de bsqueda especificado.
##### - Este error se muestra cuando:
El valor introducido o calculado en la celda es ms grande que el ancho de la
columna
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Ejemplo multiplicar una fecha por el valor de -2.
83
Captulo 4:
Restriccin de Datos y Formatos condicionados
4.1 Formato Condicional
Como su nombre lo indica el formato condicional permite poder establecer el formato
(estilo, color, fondo, etc.) basado en una restriccin o condicin dada. Se puede aplicar
formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe
de tabla dinmica.
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente
especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas
reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.
Razn para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y
repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea
de cambiar automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Agregar Formato Condicional
1. Seleccione las celdas alas que desea agregar el Formato.
2. En el men Inicio seleccione la opcin Formato Condicional.
3. En el men desplegado, seleccione cualquiera de las reglas previamente definidas
por Excel o puede seleccionar la opcin Nueva Regla, para poder personalizar sus
propias restricciones:
84
gradacin de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que
las celdas de valor superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior
tengan un color ms rojo.
85
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradacin de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o
inferiores.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las
barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas
de juguetes en un informe de ventas.
86
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco
categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de
valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba
representa los valores ms altos, la flecha amarilla hacia los costados representa
valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores ms bajos.
87
88
Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato:
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede usar una frmula lgica
(debe contener operadores lgicos que garanticen una respuesta de Verdadero o
Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee
comparar valores con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas
que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra hoja de
clculo del mismo libro.
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los
dos ltimos aos?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores
resultados en la clase de 4 de secundaria?
89
90
Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el
cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo encontrar
en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se
deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar
la opcin Nueva regla:
91
Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a
las celdas que cumplan la regla.
92
La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con
las celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin
ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos
valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la
comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas.
Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato se aplique a todas las
celdas cuando la celda $B$2 est vaca.
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en la celda de bsqueda:
93
94
asegurara
personas
ingresen
que
las
nicamente
Nmeros
Enteros
d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de tems, que son visibles a travs
del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada.
Usted deber escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por
coma.
e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas nicamente ingresen
Fechas especficas ubicadas en un determinado rango.
95
96
Icono Tipo
Detener
Se Usa Para
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda.
Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o
Cancelar
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son
vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un
mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en
S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en
Cancelar para quitarla
Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son
vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de
error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta
Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo
97
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo
y TI.
98
Excel
no
le
notificar
99
y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente
en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes.
Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la
operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificacin Permitir
arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categora
Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa Archivo, comando
Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.
100
Captulo 5:
Tablas Dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando
o no los datos origen, etc...
Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un
resumen de los datos de la hoja de clculo o un origen de datos externos (datos
externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas
en Access, , SQL Server o en un servidor Web.). Un informe de tabla dinmica es
especialmente til cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos
agregados o subtotales podran servir para mirar los datos desde perspectivas
diferentes y comparar las cifras de datos similares.
El diseo de una Tabla Dinmica radica en conocer su estructura e identificar como
queremos mostrar la informacin de inters, para lo cual podemos hacer uso de 3
preguntas clave Qu queremos ver?, Cmo lo queremos ver?, Cules queremos
ver?.
Las Tablas Dinmicas se conforman de 3 partes:
Filtros: Como todo Filtro, se encarga de Restringir la informacin, de mostrar
solamente los datos de inters. Fcilmente podemos identificar si necesitamos
un Filtro a travs de la pregunta Cules queremos ver?
Encabezados de Fila/ Columna: Conforman el marco bajo el cual se creara la
Tabla Dinmica, separan la informacin de acuerdo a Cmo queremos
visualizarla?
101
Cules?
ENCABEZADO DE FILA
Como?
VALORES
Qu?
102
Una vez que la Tabla Dinmica ha sido creada, usted podr fcilmente ver un resumen
de los datos de inters intercambiando la forma de esta, de manera rpida y sencilla.
Ubicndose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinmica, observara el
despliegue de 2 nuevas pestaas en el men: Opciones y Diseo.
A travs del men de Opciones, la Tabla Dinmica podr cambiar los valores
presentados en funcin de operaciones matemticas mostradas, calcular campos que
no existen en la tabla original, insertar Grficos, etc.
En el men Diseo, fcilmente podr cambiar el formato de la Tabla, as como los
campos de Totales y subtotales de la misma.
103
Configuracin de Campo
La configuracin de Campo de Valor, disponible dentro del men Opciones de una
Tabla Dinmica, le permite cambiar el tipo de operacin matemtica a realizar en el
campo de Valores de su Tabla Resumen:
Adems de esto, existe la posibilidad de Mostrar los Valores como Porcentaje, tomando
de Referencia uno de los valores existentes en su Tabla de Datos Original o en relacin
a un valor especifico de Filas o Columnas de la Tabla Pivote.
Campos Calculados
Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla
de Datos original, a partir de operaciones matemticas o funciones creadas a partir de
los valores existentes en el origen de la informacin.
104
105
Captulo 6:
Importacin de Datos
En el mundo empresarial existen muchas herramientas informticas corporativas que
son vendidas a granel o incluso existen herramientas de software diseadas al gusto y
medida de las necesidades. Sin embargo, muchas de estas herramientas estn
enmarcadas en un conjunto de datos ya establecidos o una serie de reportes fijos, que
un usuario del sistema no podra cambiar con facilidad y para lo cual es necesaria la
ayuda de un programador.
En este aspecto Microsoft Excel ha desarrollado u conjunto de herramientas y tcnicas
que permiten conectarse con bases de datos empresariales que han sido diseadas en
otros sistemas de informacin y que exitosamente pueden ser llevadas a Excel. En
esencia para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos
opciones:
Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato
Excel.
La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y
tediosa, puesto que en ocasiones pueden existir conflictos con los formatos y signos
decimales.
El problema fundamental de la importacin de datos externos, es debido al formato de
los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin genera un archivo con un
formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al
generar un archivo .xls o .xlsx no solamente guarda los datos que hemos introducido
sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su
plenitud, de esta manera sabe exactamente dnde estn las frmulas, qu formato
esttico tiene el documento, etc.
106
NOTA
II.
III.
107
D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisin:
108
Delimitado
De ancho fijo
G. Clic en Finalizar.
109
Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos
directamente desde internet, a travs de un navegador especial que forma parte de las
herramientas del mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas
las tablas existentes en un sitio web a partir de check boxes que determinan el inicio
de una tabla en el sitio web.
Importar datos desde un sitio web
Puede importar datos desde internet en una hoja de clculo siguiendo los pasos que a
continuacin se detallan:
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos.
110
NOTA La importacin desde web nicamente trabaja con pginas web, usted no
podr extraer informacin con archivos .pdf, aunque estos estn alojados en un
sitio web.
D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado
completamente cuando logra observar flechas como esta
) debe seleccionar
111
NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importacin
de datos desde Access usted podr extraer nicamente los datos de una tabla y
forzosamente tendr que visualizar todos los registros de la misma.
Importar datos desde una base de datos de Access
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos.
C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en l.
E. En la ventana que aparece seleccione Cmo desea ver los datos? Y el lugar
donde los desea ubicar. Posteriormente clic en
Aceptar.
112
NOTA
6.4
6.5 Microsoft Query
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orgenes externos a
otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query
para recuperar datos de las bases de datos de los archivos corporativos, no es
necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. Tambin puede
actualizar los informes y resmenes de Excel automticamente de la base de datos de
origen inicial siempre que la base de datos se actualice con informacin nueva.
Una vez establecido un origen de datos para una
base de datos determinada, lo podr utilizar siempre
que desee crear una consulta para seleccionar y
113
recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la
informacin de conexin. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base
de datos externa y mostrar los datos que estn disponibles. Despus de crear la
consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de
Excel la informacin de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a
conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos.
La Base de Datos
Una Base de Datos es una herramienta que almacena informacin o datos,
permitindole crear, leer, editar y borrar informacin de alguna manera.
Todo Software o programa utilizado a nivel empresarial para la manipulacin de datos
(elaboracin de facturas, inventarios, administracin de recursos humanos, etc.)
nicamente manipula informacin que se encuentra almacenada en una base de datos;
es decir, el sistema se alimenta de la base de datos para poder mostrar la informacin
de manera ordenada al usuario, en ningn momento el sistema guarda informacin si
no existe una base de datos.
Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario
primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas
pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores
de BD:
Microsoft Access.
Sql Server.
MySql.
Oracle.
Microsoft Excel (En Excel tambin pueden almacenarse datos).
Archivos de texto plano (CSV o diseados en bloc de notas que han sido
delimitados).
Otros.
La incorporacin de datos a Excel a partir de otros programas es posible siempre y
cuando los datos estn almacenados en Tablas, lo que hace fcil poder extraer
114
informacin desde una Base de Datos, ya que estas se componen de una o ms Tablas
que contienen informacin relacionada entre s.
NOTA
Edad
Cod.
Departamento
Adn Acua
28 aos
Bertha Bez
35 aos
Camilo Castro
18 aos
Danilo Duarte
16 aos
Tabla de Departamentos
Cod.
Departamento
Departamento
Managua
Estel
Madriz
Nueva Segovia
115
Tabla Combinada
Nombre
Edad
Cod.
Departamento
Departamento
Adn Acua
28 aos
Estel
Bertha Bez
35 aos
Madriz
Camilo Castro
18 aos
Managua
importacin continua de los datos a Excel cada vez que la base de datos es
actualizada, puesto que los datos en Excel son actualizados con la Base de
Datos, sin embargo si usted realiza cambios en los datos de la Hoja de Excel, esto
no afectara los registros de su Base de Datos original.
Para lograr la Importacin de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un
archivo de conexin de datos lo cual realizara con los pasos siguientes:
116
2. En la ficha Datos, en el
grupo
Obtener
datos
ha
desplegado,
117
5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted
deber seleccionar el controlador o extensin de la Base de Datos.
118
Podr Observar que su nuevo archivo de conexin de datos ha sido creado, puesto que
ser visible en la ventana de Eleccin del Origen de Datos.
Microsoft Query
Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opcin de Usar
el Asistente para consultas para crear o modificar consultas, de la ventana de Eleccin
del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en
Aceptar.
Una vez en Microsoft Query usted deber cumplir con 4 pasos fundamentales para
poder extraer los datos de manera exitosa:
119
I.
II.
Combinar Tablas.
III.
Agregar Registros.
IV.
Una vez seleccionado el origen de datos, aparecer una ventana que contendr las
diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las
cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o
posicionando el cursor sobre la Tabla de Inters y
presionando el botn Agregar.
Cada una de las tablas que seleccione contiene
informacin en particular de su inters, no es
necesario agregar tablas que no contienen
informacin relevante para usted, esto hace que la
informacin
contenida
en
su
consulta
sea
mismo
si
ha
olvidado
alguna
Tabla
120
Agregar Tablas.
II.
Combinar Tablas:
Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos
que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de informacin.
NOTA: El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que
sean campos en comn. Por Ejemplo:
Tabla de Empleados
Cod Empleado
FI1495
Nombre
Marcela Mora
Cargo
Gerente
Financiero
CO3256
Casimiro Colon
Contador
VT8965
Rubn Raudez
Vendedor
VT3625
Zaida Zeledn
Vendedor
121
Tabla de Ventas
Factura
Monto C$
Vendedor
15689
4500
VT8965
15690
8900
VT3625
15691
1500
VT0645
15692
12400
VT8965
Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es
utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los
empleados de la corporacin. La segunda es usada por el rea de Ventas y en donde
se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado
Vendedor que registra el cdigo del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es
necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de
Empleados.
Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en comn de una tabla a la
otra o bien auxiliarse con el men Tablas --- Uniones, en donde podr observar 3
diferentes tipos de uniones:
i.
Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en comn sean
iguales.
ii.
Factura
Monto C$
Vendedor
Nombre
Cargo
15689
4500
VT8965
Rubn Raudez
Vendedor
15690
8900
VT3625
Zaida Zeledn
Vendedor
15692
12400
VT8965
Rubn Raudez
Vendedor
Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda
tabla en donde los campos en comn sean iguales.
122
Factura
Monto C$
Vendedor
Nombre
Cargo
15689
4500
VT8965
Rubn Raudez
Vendedor
15690
8900
VT3625
Zaida Zeledn
Vendedor
15692
12400
VT8965
Rubn Raudez
Vendedor
FI1495
Marcela Mora
Gerente
Financiero
iii.
CO3256
Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera
tabla en donde los campos en comn sean iguales.
Factura
Monto C$
Vendedor
Nombre
15689
4500
VT8965
Rubn Raudez
Vendedor
15690
8900
VT3625
Zaida Zeledn
Vendedor
15691
1500
VT0645
15692
12400
VT8965
Rubn Raudez
III.
Las
Cargo
Vendedor
unidas
ayudaran
---
Agregar
Columnas,
vez
que
Micosoft
Query
123
antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de
dicha Tabla.
El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podr colocar al
encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la
tabla no refleje el contenido de la informacin bajo la misma (por ejemplo si el campo es
llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categora).
Igualmente es posible agregar campos que contengan operaciones matemticas que
consoliden informacin de un registro.
IV.
Insertar Criterios:
A travs los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos
enviar a Excel, los cuales estn basados en la informacin de las tablas que han sido
incorporadas en la creacin de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver
nicamente las facturas de un mes o un ao determinado.
Los criterios son establecidos con ayuda del
men
que
que
que
etc.) y
el valor que debe cumplir el campo de inters. Cuando agrega el primer criterio,
Microsoft Query deshabilita los botones de opcin Y & O que se encuentran en la parte
superior izquierda, sin embargo despus de haber completado el primer criterio, estos
botones estarn habilitados para su seleccin en donde el botn Y exigir que todos los
criterio sean cumplidos, y la opcin O solamente indicara que se cumpla uno de todos
los criterios.
El botn de Valores facilitara el trabajo al momento de establecer el valor de restriccin,
puesto que con l se visualizaran los diferentes valores del campo establecido,
reduciendo los errores de digitacin. Una vez que se han agregado todos los criterios
finalice Cierre la ventana de Criterios.
124
125
Captulo 7:
Macros
7.1 Excel y Visual Basic para Aplicaciones
VBA, siglas de Visual Basic para Aplicaciones, es un lenguaje de programacin
desarrollado por Microsoft. Excel, junto con los dems miembros de Microsoft Office,
incluye el lenguaje VBA (sin cargo extra). En pocas palabras, VBA es la herramienta
que la gente utiliza para desarrollar programas de control de Excel.
Imagnese un robot inteligente que sabe todo acerca de Excel. Este robot puede leer las
instrucciones, y tambin puede operar Excel muy rpido y con precisin. Si desea que
el robot haga algo en Excel, usted escribe un conjunto de instrucciones de robots
mediante cdigos especiales.
Insercin de texto
Si a menudo tiene que introducir su nombre de compaa, direccin y nmero de
telfono en las hojas de clculo, puede crear una macro que haga la escritura para
usted.
La automatizacin de una tarea que realiza con frecuencia
Suponga que usted es un gerente de ventas y necesita preparar un informe de ventas
de fin de mes. Si la tarea es muy sencilla, se puede desarrollar un programa de VBA
que lo haga por usted.
Automatizar operaciones repetitivas
Si tiene que realizar la misma accin en, por ejemplo, 12 diferentes libros de Excel,
puede grabar una macro mientras realiza la tarea en el primer libro y luego dejar que la
macro repite su accin en los otros libros.
Creacin de un comando personalizado
A menudo se emite la misma secuencia de comandos de men de Excel? Si es as,
ahorrarse unos segundos mediante el desarrollo de una macro que combina estos
126
comandos en un solo comando personalizado, que se puede ejecutar con una sola
tecla o clic de botn. Probablemente no va a ahorrar mucho tiempo, pero es probable
que sea ms precisa.
El desarrollo de nuevas funciones de hoja
Aunque Excel incluye numerosas funciones incorporadas (como SUMA y PROMEDIO),
puede crear funciones en hojas que pueden simplificar en gran medida sus frmulas.
Creacin de aplicaciones completas, macro impulsadas
Igualmente puede utilizar VBA para crear aplicaciones a gran escala con una ficha de la
cinta de menu, cuadros de dilogo, ayuda en pantalla, y muchos otros pertrechos.
Crear complementos personalizados para Excel
Probablemente usted est familiarizado con algunos de los complementos que se
incluyen con Excel. Por ejemplo, las Herramientas para anlisis es un popular
complemento. Puede utilizar VBA para desarrollar su propio propsito especial
complementos.
127
La ficha Programador no est visible en las opciones por defecto de Excel, por lo cual
deber habilitarse; esta accin se realiza una sola vez:
Haga clic en cualquier parte del men de la cinta de opciones y seleccione Personalizar
la cinta.
128
129
13. Seleccione la celda de la frmula y pulse Ctrl + C para copiar esa celda al
Portapapeles.
14. Seleccione Inicio Pegar Valores. Este comando convierte la frmula en su
valor.
15. Con la celda seleccionado, pulse Shift + flecha hacia arriba para seleccionar la
celda actual y la de arriba (la que incluye su nombre).
16. Cambie el formato de las celdas.
17. Detenga la macro.
Aunque esto es una gran ventaja sobre cualquier otro programa diseador de
aplicaciones, solo se puede grabar las cosas que se pueden hacer directamente en
Excel, algunas tareas como el mostrar un cuadro de mensaje o disear un formulario
son cosas meramente de VBA, y no podrn realizarse en Excel (entindase sin la
ayuda de cdigo VBA).
De forma predeterminada, excel coloca la macro grabada en un mdulo en el libro
activo. Si lo prefiere, puede grabar en un nuevo libro (excel abre un libro en blanco) o
en el libro de macros personal.
Su libro de macros personal es un libro oculto que se abre automticamente cuando se
inicia excel. Este es un buen lugar para almacenar macros que se va a utilizar con
varios libros. Este archivo no existe hasta que se especifica como la ubicacin de una
macro grabada. Si ha realizado cambios en el archivo, excel le pide que guarde al salir.
La macro grabada ha sido guardada en este libro y lo que se ha realizado es crear
cdigo de vba de una manera sencilla, pero es necesario para activar el editor de visual
basic para ver dicho cdigo:
1. Elija Programador Visual Basic (o presione Alt + F11). Aparecer la ventana
del programa Visual Basic Editor, como se muestra en la Figura. Esta ventana es
muy personalizable, por lo que la ventana VBE puede parecer un poco diferente.
130
Ventana de Proyectos
Barra de Men
Barra de Herramientas
Ventana de Cdigo
Ventana de Propiedades
131
132