SISTEMA DE INFORMACIN DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA

LA SUCURSAL DE LA ARMADA NACIONAL EN LA CIUDAD DE CALI

RICARDO ANTONIO MEDINA VALLECILA

FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA LUMEN GENTIUM

FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN INFORMATICA
SANTIAGO DE CALI
2015

SISTEMA DE INFORMACIN DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIO PARA

LA SUCURSAL DE LA ARMADA NACIONAL EN LA CIUDAD DE CALI

RICARDO ANTONIO MEDINA VALLECILA

Trabajo presentado para ser evaluado en la asignatura de Opcin de Grado

FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA LUMEN GENTIUM

FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN INFORMATICA
SANTIAGO DE CALI
2015

CONTENIDO

1. INTRODUCCIN................................................................................................4
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.................................................................5
3. JUSTIFICACIN.................................................................................................7
4. OBJETIVOS......................................................................................................11
4.1

Objetivo General.........................................................................................11

4.2

Objetivos Especficos.................................................................................11

5. ALCANCE Y LIMITACIONES DEL PROYECTO..............................................12

5.1

Alcance.......................................................................................................12

5.2

Limitaciones................................................................................................12

1 INTRODUCCIN

La sucursal de la Armada Nacional en la ciudad de Cali, desde su creacin ha

recibido una gran cantidad de bienes que han sido registrados y almacenados
fsicamente con diferentes formatos, ocasionando que su contenido no pueda ser
identificado fcilmente y limitando localizar la informacin solicitada.
Es por ello la necesidad de crear e implementar un sistema de informacin donde
se sistematice el almacenamiento y la bsqueda de los datos existentes de una
forma eficiente, de manera que pueda facilitar el acceso y satisfacer sus
necesidades.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Armada Nacional posee una sucursal de manejo administrativo en la ciudad de

Santiago de Cali, esta inicio en el ao 2003 con apoyos de equipos y personal de
unidades que estn sobre la costa del pacfico colombiano como Buenaventura y
Baha Mlaga.

La gran mayora del material tcnico no se obtuvo mediante

compra de contratacin estatal, si no por donacin razn por lo cual los inventarios
no iniciaron a ser controlados por los sistemas tradicionales (Kardex) o por
sistema general de control de equipos comprados por contratos estatales.
En auditoras internas realizadas en la sucursal de la Armada nacional en la
ciudad de Cali. Se encontr que el material en donacin no puede ser ingresado a
los inventarios generales de esta institucin por no haber documento de compra,
lo que causa traumas con el sistema que se posee a nivel central, ya que estos no
aceptan opciones diferentes a compra. Por lo anterior se toma la decisin de
llevar los inventarios del material donado por medio de hojas de clculo o texto, las
cuales no permiten establecer con claridad el estado real del equipo, se dificulta
cualquiera modificacin de la misma y no emite ningn informe sobre cantidad o
problemas que tenga el material ocasionando traumatismos en la realizacin de
consultas, actualizacin y verificacin de sus activos, ocasionando perdida de
informacin, artculos y demora en los procesos de informacin.
Los registros de los activos mencionados aunque se encuentran fsicamente en
directorios bien identificados, se hallan en diferentes formatos, fechas, y sus
contenidos no pueden ser identificados fcilmente, lo cual impone un limitante en
su uso, debido a que requiere invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en
localizar la informacin solicitada.
Acuerdo lo expuestos anteriormente existe la necesidad de crear e implementar un
sistema de informacin interno, para el control de los inventarios acorde a las

necesidades propias de la sucursal, el cual podra dar solucin a mencionada

situacin y optimizar sus recursos de forma eficiente.

2. JUSTIFICACIN

La Armada Nacional planea revistas semestrales a los inventarios de cada

sucursal, con el fin de controlar el estado del material que se utiliza para el
desarrollo de sus actividades diarias, al momento de iniciar los controles siempre
se dificulta la verificacin, el registro, las actualizaciones y observaciones, por
encontrarse detallado en formatos tipo kardex o formatos que han tenido variacin
a travs de los aos, por las diferentes leyes o regulaciones del gobierno nacional
y la Armada Nacional. Lo anterior se presenta ya que la gran mayora del material
tcnico no se obtuvo mediante compra de contratacin estatal, si no por donacin
razn por lo cual los inventarios no pueden ser controlados por los software de
control de inventario de nivel nacional, ya que el software con el que se controla
solo permite ingreso a los controles si el material es comprado por el Gobierno
Nacional, mediante contrato estatal y generacin de factura de compra, lo cual no
se posee con el material donado.
Sumado a lo anterior, dentro de las polticas institucionales se encuentra la de
trasladar de una forma constante al personal que tiene el control o manejo de
estos inventarios, por lo cual su estada en el puesto de control no sobre pasa los
18 a 24 meses, esta rotacin anual o bianual genera que cuando la persona ya ha
aprendido el control, el estado y el sitio en el que se encuentra el material
inventariado, sale de traslado, llegando personal nuevo que desconoce las
novedades presentadas en el inventario por no poder ingresar un material de
donacin a los software de control nacional. Esto causa que en ms de una revista
se tenga que realizar el levantamiento de un plan de accin en el que se requiere
sea solucionado el problema de la falta de controles y emisin de informes de
forma automtica, lo cual est causando traumatismos durante las revistas.
De persistir la situacin expuesta, se continuaran presentando novedades en cada
revista pasada al interior de la sucursal de la Armada Nacional en Cali, generando

sobrecargas laborales por tener que revisar manualmente los inventarios, as

como revistar y consignar de continuo los problemas que se presentan con este
material,
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, se hace necesario desarrollar e
implementar un sistema de informacin que sea conveniente y eficiente que
permitan consultar, registrar, verificar y controlar el material de los inventarios,
acuerdo a las necesidades especficas de la sucursal.
El sistema de control inventarios que se desea desarrollar es de suma importancia
debido a que se buscara optimizar los procesos actuales, el cual permita conocer
en tiempo real la informacin almacenada como, cada uno de los bienes que
posee la sucursal, en cual departamentos estn ubicados y cul es el responsable
de dicho material.

Cabe resaltar que este software sera un proyecto piloto, que de funcionar y
entregar los controles e informes requeridos, se podra diseminar a nivel nacional
en las sucursales de la Armada Nacional que posean este problema.

Factibilidad Tcnica

Actualmente el rea de inventarios de la sucursal cuenta con una infraestructura

computacional que se adecua a sus necesidades as:
Equipo
Procesador
Disco duro
Monitor
RAM
SISTEMA OPERATIVO

DELL
Intel (R) Core 2 CPU 2.66 GHz
500 GB
DELL 22
4 GB
WINDOWS 7 PRO

Equipo
Procesador
Disco duro
Monitor
RAM
SISTEMA OPERATIVO

LENOVO
Intel (R) Core I3 CPU 1.88 GHz
500 GB
LENOVO 19
4 GB
WINDOWS 8.1 PRO

Factibilidad Econmica

Anlisis
Diseo
Implementacin
TOTAL

HH
40
40
40
120

HH $
50.000
80.000
20.000

TOTAL ($)
2.000.000
3.200.000
800.000
6.000.000

Factibilidad financiera
Los recursos necesarios sern aportados en un 50% por la sucursal de la Armada
Nacional en Cali, y el otro 50% lo aportar el grupo de investigacin lo que hace
de este proyecto factible financieramente.

Viabilidad Poltica
Se solicit revisin por parte de la asesora jurdica de la sucursal de la Armada
Nacional en Cali, la cual conceptu que revisados las leyes, decretos,
resoluciones, directivas y circulares que reglamentan el uso de software para
control de material tcnico y de inventario dentro de la Armada Nacional, considera
que el proyecto que se encuentra planteando es viable por solucionar una
inconsistencia que no estaba.
Viabilidad Social
Este proyecto dara solucin a un problema que se viene presentado en la
sucursal de la Armada Nacional en Cali, en la cual se han presentado varios
inconvenientes de tipo laboral por la sobrecarga de trabajo en el que se ve el
personal que controla el material tcnico e inventarios, de drsele solucin, esta
software podra ser utilizado como herramienta en otras sucursales de la Armada
Nacional que poseen el mismo problema antes planteado, por lo cual se considera
con viabilidad social.

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3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Desarrollar un sistema de informacin para el control de los inventarios en la
sucursal de la Armada Nacional en la ciudad de Cali.

3.2 Objetivos Especficos

Disear el sistema de informacin para el control inventarios en la sucursal

de la Armada Nacional en la ciudad de Cali.

Desarrollar el sistema de informacin para el control inventarios en la

sucursal de la Armada Nacional en la ciudad de Cali.

Implementar el sistema de informacin para el control inventarios en la
sucursal de la Armada Nacional en la ciudad de Cali.

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4. ALCANCE Y LIMITACIONES DEL PROYECTO

4.1 Alcance
Este software tiene el propsito de mejorar el control y la gestin de inventarios,
engloba bsicamente la regularizacin de los procedimientos, metodologa y
puesta en prctica de todas aquellas normas de trabajo que ayuden al buen
control de los activos pertenecientes a la sucursal de la Armada Nacional en la
ciudad de Cali.
El sistema de control de inventario ser de una interfaz grfica sencilla para que el
usuario pueda dar buen uso del sistema, sobre todo entendible para poder suplir
las necesidades del usuario.
La aprobacin del proyecto solo requiere un trmite de nivel administrativo por
parte del jefe de la sucursal de Cali, que se efecta de forma verbal por parte de
los participantes de la investigacin, ya que el grupo de investigacin que lidera
este proyecto se encuentra laborando de forma permanente en la oficina que
maneja el problema del control de inventario. Recibiendo de manera permanente
las necesidades que se ameriten para la implementacin del software, que en
esencia son controlar los bienes (material y equipos) adquiridos por medio de
donaciones de pases amigos y que hasta el momento se llevan de forma manual
a travs de tarjetas kardex las cuales no evidencian un control exacto y real de los
inventarios.
Los beneficios iniciales serian la contribucin al control de inventarios de una
forma gil y oportuna, que permitira en poco tiempo acceder al estado de los
equipos, en donde se encuentra y que observaciones presenta, de lograrse lo
anterior, este software de control de inventarios se puede llegar a utilizar a nivel
nacional dentro de otras oficinas de la Armada Nacional que tienen este mismo

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problema.

Logrando de esta forma un beneficio no solo local sino tambin

nacional.
El software de control de inventarios deber entregarse instalado en plataformas
Windows XP 7 y 8, con posibilidades de consulta, ingreso, fotografas del
equipo, estado del equipo, novedades presentadas del equipo, fecha de ingreso
entre otras, se verificar el nivel de satisfaccin del usuario final con la aplicacin
desarrollada y las mejoras requeridas para total aceptacin.

4.2 Limitaciones
Se considera como primera limitante la no aceptacin del usuario final, lo cual
pueda darse si el software es demasiado complejo, difcil de manejar y de emitir
informes, lo que conllevara a un abandono del software en primera instancia.
Otra limitante es el tiempo, ya que disear, desarrollar y probar un software
requiere de una inversin de tiempo muy grande, por tanto el compromiso del
personal que integra el grupo de investigacin debe ser total para el logro del
objetivo.
Como todo procedimiento nuevo, las limitaciones de un sistema de inventario
incluyen un falso sentido de confiabilidad y dependencia del registro de los datos
por un empleado. Puesto que un sistema se actualiza cada vez que un registro
ingresa al sistema, los empleados dependen de los datos contenidos en el sistema
de inventario. Sin embargo, el sistema carece de informacin sobre el empleado o
robo externo, o unidades fuera de servicio. La sucursal sigue siendo consciente de
lo mencionado anteriormente, hasta que se realice un recuento fsico, que ocurre
slo una vez al ao. La otra limitacin de un sistema considera que los errores al
registrar un dato hace que la informacin sea inexacta.
Por ltimo se puede presentar inconvenientes con la digitacin de la informacin
para cargar el inventario, lo anterior debido a la cantidad de material en el

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inventario que maneja la sucursal de Cali, lo cual debe ser aclarado en la

aprobacin por parte del gerente de esta sucursal con el fin de que haya la
suficiente dedicacin al ingreso de los equipos de la forma adecuada.

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