Tesis de Inventario

DISEO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DEL
INVENTARIO DE MERCANCA EN LA EMPRESA

LA CASA DEL CONTRAENCHAPADO, C.A
GERARDO JOS ZAPATA ROTUNDO
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO, 1998
ii

POR
GERARDO JOS ZAPATA ROTUNDO
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TTULO DE ESPECIALISTA EN

CONTADURA, MENCIN AUDITORA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
BARQUISIMETO, 1998
iii
NDICE
Captulo
Pgina
INTRODUCCIN......................................................................................
I.
EL PROBLEMA.
A. Ttulo de la Investigacin ........................................................................
B. Planteamiento del Problema.....................................................................
C. Justificacin de la Investigacin ..............................................................
D. Objetivos .................................................................................................
II
1. Objetivo General ..................................................................................
2. Objetivos Especficos............................................................................
E. Alcance y Limitaciones.............................................................................
MARCO TERICO.
A. Antecedentes de la Investigacin ............................................................
B. Bases Legales ..........................................................................................
11
C. Bases Tericas .........................................................................................
13
1.- El Control en las Organizaciones........................................................
13
2. - El Control Interno..............................................................................
18
3.- Inventarios..........................................................................................
24
4.- El Control Interno en los Inventarios..................................................
31
5.- Revisin de Modelos de Control Interno para el inventario de

Mercancas........................................................................................
D. Definicin de Trminos............................................................................
38
43
iv
III.
MARCO METODOLGICO.
A. Naturaleza de la Investigacin .................................................................
47
Captulo
Pgina
B. Procedimientos utilizados para el Levantamiento y Anlisis

de los datos...............................................................................................
48
C. Procedimiento utilizado en el Diseo del Modelo de Control

Interno......................................................................................................
IV. ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS...........................
V.
51
53
DISEO DEL MODELO DE CONTROL INTERNO PARA

EL INVENTARIO DE MERCANCA EN LA EMPRESA
LA CASA DEL CONTRAENCHAPADO, C.A.
A. Objetivos del Modelo..............................................................................
59
B. Componentes del Modelo........................................................................
59
1.- Personal..............................................................................................
59
2.- Definicin de Funciones.....................................................................
62
3.- Toma Fsica del Inventario de Mercanca...........................................
79
4.- Control Interno en los Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos (PED)............................................................................
88
5.- Funcin de Auditora Interna.............................................................
91
VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES......................................
93
BIBLIOGRAFA ......................................................................................
97
ANEXOS ...................................................................................................
100

Gerardo Jos Zapata Rotundo
RESUMEN
El presente trabajo de grado estuvo orientado al diseo de un modelo de control

interno para el rea del inventario de mercanca en la empresa La Casa del
Contraenchapado, C.A. A tal efecto, se obtuvieron datos directamente de la
realidad aplicando una serie de tcnicas de levantamiento de datos, tales como: la
entrevista, cuestionario y la observacin directa. Los mismos dieron un mejor
conocimiento al autor sobre los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa
referidos a la administracin y uso del inventario de mercanca, as como de las
responsabilidades y funciones de las personas relacionadas con dichos
procedimientos. Igualmente, se obtuvieron datos secundarios por medio de
consultas a otras investigaciones, textos y expertos del rea. Todos estos datos
fueron sometidos a un anlisis utilizando un grupo de tcnicas, tales como: anlisis
de contraste, de documento y anlisis formal. De sus resultados, se diseo el
modelo de control interno el cual est constituido por los siguientes elementos: a)
personal; b) definicin de funciones; c) toma fsica del inventario de mercanca; d)
control interno en los sistemas de procesamiento electrnico de datos (PED); y d)
funcin de auditora interna. Finalmente, se presenta una serie de conclusiones y
recomendaciones donde se destaca la necesidad de que la empresa implemente el
modelo propuesto y de este modo fortalezca el control sobre su inventario de
mercanca, as como la importancia de la investigacin en cuanto a que el modelo
puede ser adaptado e implantado en otras empresas de la misma naturaleza.
INTRODUCCIN
El crecimiento de una organizacin trae consigo un incremento tanto en la cantidad
como en la complejidad de sus operaciones fundamentalmente por la incorporacin de
recursos humanos, utilizacin de nuevas tecnologas en los procesos de produccin y
administracin, y en la expansin fsica y geogrfica de la empresa; factores todos
necesarios para mejorar la calidad del producto, as como del servicio que presta, de modo
tal que pueda responder a las necesidades y tendencias del mercado.
Ahora bien, el cumplimiento de ese objetivo depende en gran parte de la capacidad de

la empresa para planificar y coordinar el uso de todos sus recursos y de medir que las
actividades se estn realizando como han sido planificadas. Asimismo, deben poseer los
mecanismos de control que regulen las funciones y tareas de sus miembros de modo que se
garantice el adecuado uso de sus recursos fsicos y tecnolgicos
El control se constituye pues, en un esfuerzo sistemtico aplicado a todas las reas

que conforman una organizacin. En este sentido, la presente investigacin est dirigida al
diseo de un sistema de control interno para el rea del inventario de mercanca en la
empresa La Casa
del
Contraenchapado C.A, ubicada en Barquisimeto, Estado Lara.
Dicho modelo est conformado por un plan de organizacin, mtodos y procedimientos

adaptados a la empresa, los cuales permitirn un control, tanto administrativo como
contable del inventario de mercanca, de tal manera que se garantice su proteccin, uso
adecuado y permita la obtencin de informacin financiera, oportuna y confiable, necesaria
para llevar con xito el proceso de gestin.
Igualmente, el modelo busca promover la eficiencia en la ejecucin de las

operaciones de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin de la
organizacin.
A efectos de este trabajo de investigacin, primero se plantea y justifica el problema

de modo que el lector se ubique en el tema que se quiere investigar. Asimismo, se sealan
los objetivos generales y especficos que se persiguen en la misma.
Luego, se elabora el marco terico contentivo de antecedentes tomados de otras

investigaciones sobre el mismo tema y las bases legales y tericas necesarias para
comprender y explicar el problema objeto de estudio. Adems, se describe la metodologa
utilizada para llevar a cabo la investigacin, comenzando por explicar la naturaleza de la
investigacin, as como los procedimientos aplicados para la obtencin de los datos que
sern analizados e interpretados en el captulo IV.
En el captulo referente al diseo del modelo de control interno para el inventario de

mercanca en la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A, se presentan los elementos
necesarios que debe contener dicho modelo de tal manera que permita:
Adecuada segregacin de las funciones de autorizacin, custodia y registro

en la compra, recepcin, almacenaje y despacho de la mercanca.
Planificacin y toma fsica peridica del inventario de mercanca.

Adecuada custodia fsica de las existencias.
Eficiencia operativa en el manejo y administracin del inventario.
Por otra parte, se elabor un grupo de conclusiones y recomendaciones las cuales
soportan y sustentan el propsito que se persigue en la presente investigacin.
Se aspira que el modelo desarrollado, sirva a la empresa La Casa del

Contaenchapado C.A, como un instrumento efectivo para el manejo y control de su
inventario de mercanca e incluso sea utilizado como base o gua orientadora para futuras
investigaciones, as como modelo adaptable a otras empresas de la misma naturaleza.
CAPTULO I
EL PROBLEMA
A.- Ttulo de la Investigacin.
Diseo de un modelo de control interno para el rea del inventario de mercanca en la
empresa, La Casa del Contraenchapado, C.A..
B. Planteamiento del Problema.

La crisis econmica, poltica y social que atraviesa el pas, las exigencias fiscales, un
mercado cada vez ms competitivo y las demandas del consumidor de productos de mejor
calidad y
menores precios, son factores que obligan a las empresas industriales, agrcolas
y comerciales en Venezuela, a adoptar medidas de carcter econmico y administrativas

que les permitan optimizar sus procesos administrativos y productivos con el propsito de
lograr sus objetivos con la mayor eficiencia posible y, de esta forma, crecer dentro de su
actividad econmica.
La Casa del Contraenchapado, C.A., empresa dedicada al ramo de la compra y venta

de madera y sus derivados, no se escapa de la situacin planteada. Desde su fundacin
(1965), se ha caracterizado por un sostenido crecimiento. De una empresa conformada en
sus primeros aos por cuatro personas, hoy en da cuenta con una estructura de treinta
trabajadores, un alto volumen de ventas y una cartera de clientes que requiere el uso de
sistemas computarizados y la participacin de varias personas para su manejo y control; as
como de un inventario de mercanca
que
representa para la empresa una suma muy
considerable de dinero (225 millones de Bolvares para el 31/12/96, no ajustado por

inflacin) y que ocupa un rea fsica de aproximadamente 6.000 mts2.
La Casa del Contraenchapado, C.A., durante su evolucin, ha aplicado los principios

bsicos
elementales
del
proceso
administrativo,
tales
como,
la
planificacin,
organizacin, direccin y control, en las distintas reas que la constituyen; sin embargo, su
aplicacin no ha sido lo suficientemente profunda como para permitirles
trabajar en un
ambiente de operaciones adecuadamente controladas, en especial, en el rea del inventario

de mercanca. Es decir, la empresa no ha desarrollado y formalizado de manera suficiente
las medidas organizativas que le permitan tener una estructura de control interno bien
definida para que se garantice el adecuado uso y manejo del inventario de mercancas, as
como de las reas relacionadas con este, tales como: compras y ventas.
Igualmente, se observa que la empresa no tiene bien definido un sistema de control

interno
que permita establecer con claridad, una segregacin adecuada de las funciones de
autorizacin, supervisin, custodia, registro y control en los procesos de adquisicin,

recepcin, almacenaje y despacho de mercancas, una adecuada segregacin de funciones,
impide que los empleados o grupo de ellos tengan el control sobre todas las fases que
constituyen una operacin con el inventario.
En consecuencia, se hace necesario que la empresa La Casa del Contraenchapado,

C.A., disee y aplique un conjunto de medidas organizativas y operativas, con el fin de
establecer un sistema de control interno, que permita una adecuada proteccin de sus
inventarios y una verificacin
exacta y confiable de sus registros contables, que adems
promueva la eficiencia en las operaciones lo que a su vez ayudar al cumplimiento de las

polticas establecidas por la gerencia, relacionadas con la administracin
del inventario de
mercanca. Por otra parte, ese sistema de control interno se convertir en un elemento de
apoyo a la empresa para lograr una ventaja competitiva con respecto a otras empresas del
mismo ramo y de esta manera crecer dentro del exigente mercado de distribucin y venta
de maderas y sus derivados.
C.- Justificacin de la Investigacin:

El inventario es la parte del activo que posee cualquier empresa destinado para la
transformacin y venta posterior o directamente para la venta. En el caso de la Casa del
Contraenchapado, C.A., cuyo objetivo es la compra y venta de madera y sus derivados, el

inventario no recibe ningn proceso de transformacin, siendo destinado, directamente para
la venta.
Los inventarios de mercanca representan, para este tipo de empresa, una de las
partidas de mayor importancia en la composicin de su activo, debido a la importancia
relativa de los mismos. Adems, constituye un elemento fundamental para la determinacin
del costo de venta; y por ende, el resultado del ejercicio econmico de la empresa.
Adicionalmente, mantener y manejar un inventario con las caractersticas y

volmenes como el de esta empresa, implica una serie de gastos de operacin tales como
de: personal, seguros, manejo, almacenaje, pagos de impuesto y costos financieros
ocasionados por
mantener una gran cantidad de dinero con lenta velocidad de conversin.
A esto, puede unrsele el costo ocasionado por el deterioro en el almacenaje, as como el de

los reclamos y devoluciones de los clientes, entre otros.
Los inventarios constituyen uno de los componentes del activo ms susceptible a

manipulaciones, lo que puede traer como consecuencia, prdidas no justificadas en los
mismos o atraso en las operaciones normales de la
organizacin. Razn por la cual
requieren de una atencin muy especial, ya que de su buena y sana administracin depende
en gran medida el xito de cualquier empresa.
Por consiguiente, se hace necesario llevar a cabo la presente investigacin para

desarrollar y proponer a la empresa un sistema de control interno de su inventario de
mercanca que permita:
Una segregacin adecuada de las funciones, es decir asignar a diferentes

personas
las
responsabilidades
de
autorizar,
registrar
transacciones,
almacenar, despachar y mantener la custodia del inventario de mercancas.

Esto puede reducir las oportunidades de perpetrar o esconder errores o
irregularidades.
Registrar oportunamente toda la mercanca que se recibe, as como las

obligaciones que se ocasionen de la adquisicin de los mismas, en el perodo
correspondiente. De esta manera podr haber cierto grado de seguridad de que
los registros contables coincidan con las existencias fsicas.
Controlar que todo lo que se despache sea registrado y facturado en el

perodo
que
se realiza la operacin. Este registro se refiere tanto en los
registros principales como en los auxiliares.
Una custodia fsica adecuada del inventario. Es decir, que exista un acceso
restringido a las reas de almacenaje y despacho, con el propsito de establecer
las responsabilidades al personal involucrado en manejo del inventario.
Proteccin contra el deterioro de la mercanca (condiciones ambientales).

Promover la eficiencia en las operaciones y el acatamiento de las polticas
establecidas por la direccin para el manejo y uso del inventario.
Una Planificacin y toma fsica del
inventario de mercanca. Esto permite
verificar su existencia, as como los faltantes o mermas no justificadas.
Finalmente, el slo
hecho de saber
que dentro de la
empresa
existe un control
interno del inventario lo suficientemente fuerte que permita una adecuada administracin
de los mismos, servir de incentivo importante para que el personal involucrado en
el
manejo del mismo, realice sus labores de la manera ms eficiente posible y se convierta en
un instrumento para disuadir a cualquier miembro de la organizacin a cometer un acto
doloso con el inventario de mercanca.
D.- Objetivos.
1.- General:
Disear un modelo de control interno para el rea del inventario de mercanca en
la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A.
2.- Especficos:
a) Obtener y analizar la informacin necesaria acerca de las medidas de control

interno puestas en prcticas por la empresa en el rea del inventario de mercanca, en
cuanto a:
Procedimientos aplicados para la recepcin, almacenaje, custodia, registro

y despacho de la mercanca.
Funciones y actividades que se realizan en las reas donde esta involucrado

el manejo del inventario de mercanca.
Custodia y reconteo fsico del inventario de mercanca.

b) Disear el plan de organizacin y operativo que conformarn el modelo de
control interno para el rea del inventario.
E.- Alcance y Limitaciones.

Con respecto al diagnstico, este cubre la situacin del sistema de control interno del
inventario de mercanca. Por otra parte, la investigacin no incluye la aplicacin o
implementacin del modelo propuesto.
En el desarrollo del modelo se consideran los siguientes elementos:
Personal.
Definicin y formalizacin de funciones.
Toma fsica del inventario de mercanca.
Control interno en los sistema de procesamiento electrnico de datos.
Funcin de auditora interna.
CAPTULO II
MARCO TERICO
A.- Antecedentes de la Investigacin

En la medida en que las operaciones de las organizaciones se hacen ms complejas y
los recursos ms costosos y difcil de conseguir, los administradores de empresas se han
visto en la necesidad de disear e implementar cada vez mejores mtodos que le permitan
controlar el uso de dicho recursos, en especial sus inventarios. Por lo tanto, se han
desarrollado modelos de control y administracin de inventarios de mercanca adaptados a
las caractersticas y circunstancias de cada organizacin, pero basados todos en principios y
normas de aceptacin general.
En el Decanato de Administracin y Contadura de la Universidad Centro Occidental

Lisandro Alvarado, se han realizado algunos trabajos de grado referidos a modelos de
sistemas de control interno en el rea del inventario de mercancas. En el ao 1990 los
aspirantes al ttulo de Licenciados en Contadura Pblica, Obregn Rosa y otros, elaboraron
el trabajo de grado titulado, Anlisis y Diagnstico del Control Interno de los
Inventarios en Lito-Indulac, empresa dedica a la litografa de lminas de hojalata,
destacndose, en su diagnstico, que en su proceso productivo se invierten grandes
cantidades de dinero en materia prima, por lo que requiere de un sistema de control lo
suficientemente oportuno para detectar cualquier falla o prdida en sus inventarios y, de
esta forma, tomar las medidas correctivas que permitan utilizar los recursos de la manera
ms eficiente posible.
En el ao 1992, Glenis Colmenares y otros, aspirantes tambin al ttulo de

Licenciados
en
Contadura
Pblica,
realizaron
su
trabajo
de
grado
denominado,
Diagnstico y propuesta sobre el ciclo de control de materiales en la empresa

Creaciones Maron C.A. En este trabajo, se destaca las siguientes recomendaciones:
La elaboracin de un manual de cuentas y separacin de los libros de la

contabilidad general de los de la contabilidad de costo, integrando ambos
mediante la utilizacin de cuentas reciprocas. Crear un departamento de
contabilidad de costo que se encargue del registro oportuno y el control de los
costos de produccin, todo esto con la finalidad de tener un adecuado costeo del
producto y anlisis de esta informacin para la toma de decisiones relativas a la
fijacin de precios y mrgenes de utilidad.
La implementacin del sistema continuo o perpetuo de inventario, sin descartar la

toma fsica por lo menos dos (2) veces al ao, para detectar mermas, robos,
faltantes, obsolescencia etc, y ajustar los inventarios a las cifras correctas para
lograr mostrar adecuadamente la situacin financiera de la empresa en un
momento dado.
Igualmente, los autores recomiendan que se deben establecer en la empresa

Creaciones
Maron
C.A,
los procedimientos idneos debidamente respaldados por
formularios impresos que permitan llevar un seguimiento y un control adecuado a las

compras, recepcin, uso y devolucin de los materiales, as como tambin la asignacin de
responsabilidades sobre cada una de las fases del subsistema de materiales.
Ese mismo ao, Adolfo Villegas y otros, tambin aspirantes al ttulo de Licenciados
en Contadura Pblica, elaboran el trabajo de grado, titulado: Evaluacin del control
Interno de los inventarios comerciales. En el captulo # 3, hacen referencia a la auditora
de inventario, planteando que un adecuado control interno sobre las compras requiere que
los pedidos estn autorizados y aprobados. Adems, deber existir una separacin de tareas
entre quienes hagan los pedidos y quienes reciban, embarquen o contabilicen tales
operaciones.
Por otra parte, destacan que los inventarios deben ser contados y comparados con la
contabilidad y de esta manera determinar si existen diferencias.
10
Luego en el ao 1993, otro grupo de estudiantes de pregrado del Decanato de

Administracin y Contadura, integrado por Duarte Blanca y otros, realizaron el trabajo de
grado titulado, Diseo de un modelo de procedimientos de control interno para los
inventario de Techo Duro c.a. Entre algunas de sus recomendaciones se encuentran:
Implantar
manuales
administrativos,
siendo
stos
fundamentos
para
la
operatividad de la organizacin.
Implantar manuales para la toma fsica de inventarios que permitan el control de

las existencias con los registros contables.
Definir las funciones de recepcin, almacenaje y despacho para la fijacin de

lneas de responsabilidad, logrando as una buena segregacin de funciones.
Estos trabajos de investigacin han servido de ayuda para lograr una mayor
comprensin de la importancia de los sistemas de control interno en las empresas y en
especial en el rea del inventario de mercanca. Asimismo, aportaron algunas orientaciones
sobre los elementos que se deben incorporar en un adecuado sistema de control interno,
entre los que se pueden destacar:
Definicin de funciones y fijacin de responsabilidades en todas las reas y

personas
relacionadas
con
el
manejo
administracin
del
inventario
de
mercanca.
Implantar procedimientos formalizados a travs del uso de manuales.

Disear los procedimientos para la toma fsica de las existencias de mercancas.
Uso de formatos donde queden registradas cada una de las operaciones que se
realicen con el inventario de mercanca.
Por consiguiente, cada uno de estos elementos fueron considerados para el diseo del
sistema de control interno para el rea del inventario de mercanca de la empresa La Casa
del Contraenchapado, C.A.
11
B.- Bases Legales.

El Cdigo de Comercio regula las operaciones mercantiles y actos de comercio que
realizan los comerciantes. En algunos de sus artculos presenta disposiciones que, de alguna
forma, pueden interpretarse como controles bsicos o primarios que debe contemplar
cualquier empresa en Venezuela.
El artculo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante de llevar libros de

contabilidad (diario, mayor e inventario), as como los auxiliares que estime necesario para
llevar en forma clara y ordenada el registro de todas las operaciones financieras que realice.
El artculo 34 del mismo cdigo, seala que todo comerciante al finalizar su ejercicio
econmico deber elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones; as
como el estado de ganancia y prdida donde se muestre los beneficios obtenidos de sus
actividades. De igual manera el artculo 36 dicta ciertas normas de orden y presentacin en
cuanto al uso adecuado de los libros de contabilidad.
As pues, existe una normativa y regulacin por parte del Estado Venezolano para
que las empresas tengan un control bsico de sus actividades y de esta forma puedan rendir
cuentas de sus resultados ya sean a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el
Estado Venezolano.
Estos controles bsicos, tipificados en el Cdigo de Comercio tales como: poseer un

sistema contable para registrar todas las operaciones de la empresa y elaborar estados
financieros por lo menos una vez por ao, donde se muestren los bienes, obligaciones y
resultados de las operaciones de la empresa durante su ejercicio econmico, permiten
establecer las bases fundamentales de un adecuado sistema de control interno dentro de
cualquier organizacin. Por otro lado, si se considera el supuesto de que una empresa no
tome en cuenta estos dos elementos (sistema contable y elaboracin de estado financieros),
12
simplemente adolecera de los instrumentos primarios para medir su desempeo y grado de

cumplimiento de sus metas y objetivos; el resultado lgico sera su inevitable desaparicin.
La Ley de Impuesto Sobre la Renta en su artculo 82 seala la obligacin que tienen
los contribuyentes de llevar en forma ordenada y ajustada a los principios de contabilidad
generalmente aceptados, los libros y registros que constituyan medios de control y
comprobacin de todos sus activos, pasivos y resultados de sus operaciones. Igualmente,
seala la obligacin de mantener los documentos que den fe o apoyen todas las operaciones
comerciales que realice la organizacin. Por lo tanto la Ley obliga, a travs de ste artculo,
a las empresas a incorporar elementos bsicos de un sistema de control interno, que
contribuirn tanto a salvaguardar sus activos como lograr la exactitud y confiabilidad de sus
registros contables.
Por otra parte, la Ley del Impuesto al Consumo Suntuario y Ventas al Mayor seala
en el artculo 51 la obligatoriedad que tienen los contribuyentes ordinarios de ste Impuesto
de llevar los libros y registros necesarios para un adecuado control del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la referida Ley, as como en su reglamento. Siendo necesario,
que el contribuyente abra en su contabilidad cuentas especiales para el registro y control de
los impuestos correspondientes a los dbitos y crditos fiscales.
Adems, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artculos 91 hasta el 113), establece los
ajustes inicial y regular por inflacin que deben hacer los contribuyentes sobre sus activos y
pasivos no monetarios y sobre el patrimonio, al final de su ejercicio econmico, lo que
obliga a las empresas a tomar medidas de control que le permitan mantener sus inventarios
de productos en los niveles ptimos, y de esa forma atenuar los efectos fiscales (aumento de
la renta gravable) como consecuencia de la aplicacin de dicha normativa. Por otro lado la
Ley de Impuesto a los Activos Empresariales, fija una alcuota de impuesto del uno por
ciento (1%) sobre el monto promedio de los valores de los activos tangible (entre ellos el
inventario de mercanca) e intangible, existentes al inicio y cierre del ejercicio econmico.
13
C.- Bases Tericas

1.- El control en las Organizaciones
La funcin administrativa de control consiste en evaluar y corregir el desempeo
de los funcionarios para asegurar que todos los objetivos y planes de la organizacin se
estn llevando a cabo. Es entonces, la funcin por la cual cada quien, desde el presidente
hasta el supervisor del nivel ms bajo, se asegura de que lo que se hace es lo que se
intentaba en la planeacin. As pues, el control tiene como objetivo fundamental sealar
las debilidades y los errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.
En este sentido, Rodrguez define el control como, ...el conjunto de actividades

que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en el
periodo, para evaluarlos y decidir las medidas correctivas que sean
necesarias. (1987)
Por otra parte Gmez plantea que, El control es una actividad de vigilancia,
para verificar con imparcialidad si los programas y las instrucciones se
cumplen correctamente. (1989).
En cualquier caso, el control es la ltima fase o elemento del proceso

administrativo, pero no por esto menos importante. Una vez elaborados los planes y
objetivos
(fase
de
planificacin),
distribuidos
los
recursos,
asignadas
las
responsabilidades y establecida la comunicacin entre los distintos niveles jerrquicos

que conforman la estructura de la organizacin, es cuando se hace importante el proceso
de control, ya que con ste, se determina el cumplimiento de lo planificado y el buen uso
de los recursos asignados.
Imaginemos entonces una organizacin que no mida el desempeo real, que no

reciba retroalimentacin continua acerca de la actividad organizacional y de que manera
trabaja e invierte sus recursos. La respuesta que nos viene en mente es:
la empresa a
14
corto plazo no lograr sus objetivos y
por lo tanto, su destino ser la desaparicin
inevitable.
Es imposible pensar e imaginarse una organizacin desprovista totalmente de

controles, pero por otro lado la palabra CONTROL tiene con frecuencia connotaciones
o interpretaciones negativas para algunas personas. Al parecer, representa una amenaza
contra la libertad y autonoma de los miembros de la organizacin. Lo importante es
reconocer que un control excesivo podra causar daos a la organizacin, ya que se
puede abrumar a los empleados con demasiado papeleo, destruir la motivacin,
inhibiendo la creatividad y hacer, en algunos casos, los procesos lentos e ineficientes. Lo
ideal es tratar de establecer un equilibrio adecuado entre el control organizacional y la
libertad individual.
Por consiguiente, es importante destacar que no hay que excederse en los

controles, estos deben ser funcionales, eficientes y econmicos, que realmente permitan
medir si las actividades reales se ajustan a las actividades proyectadas y de esa manera
contribuyan con los resultados esperados.
a) Fases del proceso de control

El control es aplicado a las distintas funciones y reas de la organizacin, tales
como: calidad, produccin, venta, cobranza, finanzas, personal, inventarios, entre otras.
En cada una de ellas , el control se realiza en tres etapas bsicas:
1.- Establecimiento de Estndares: constituyen las unidades de medida,

normativas internas, programas de produccin, distintos tipos de presupuestos, polticas
administrativas y contables; constituyen las pautas y directrices principales en el
funcionamiento operativo de la organizacin y sirven de referencias para medir el
desempeo de la misma.
2.- Medicin y Evaluacin de los Resultados: implica comparar los resultados
obtenidos y el patrn o estndar previamente establecido, con el propsito de obtener
conclusiones con respecto a los logros obtenidos y los deseados de acuerdo a lo
15
establecido en el estndar. Si los resultados corresponden a los estndares, los gerentes

pueden suponer que todo esta bajo control, de lo contrario habr que tomar las medidas
correctivas correspondientes.
3.- Ejecucin de Correcciones: cuando hay desviacin u errores, stos se evalan
y se miden sus consecuencias, para plantear las posibles soluciones, escogindose la
ms oportuna que permita a la organizacin el logro de los resultados esperados. cf.
con Stoner, James. Pg. 611 hasta la 612 y Barajas, Jorge. Pg. 108 hasta la 110.
Se observa en estas ideas, que el control es un proceso dinmico y complejo. Si los
administradores o gerentes no vigilan el mismo desde su inicio hasta su conclusin,
estarn, simplemente, observando la actuacin, en lugar de estar ejerciendo el control.
b) Caractersticas de un buen control

El control es un factor extremadamente crtico en el logro de los objetivos
organizacionales, por lo que cualquier sistema de control debe poseer las caractersticas
mnimas aceptadas, para que cumplan con su cometido, que a continuacin se describen:
Oportuno: quiere decir, que detecte las fallas o irregularidades en el momento que
estn ocurriendo de tal manera que las personas involucradas puedan tomar las medidas
correctivas y los daos se minimicen.
Por ejemplo, el caso de un sistema contable lento y demasiado complejo en su

aplicacin, ste se convertira en un sistema de control inoportuno ya que tardara
demasiado tiempo en dar informacin necesaria para el proceso de toma de decisiones.
As pues, sera slo una herramienta til para la planificacin.
Econmico: es evidente que la funcin de control consume recursos, pero ste

resultar econmico si la prdida que logra evitar es superior al costo de mantenimiento
del sistema de control. En otras palabras, la idea no es establecer controles nicamente
por el hecho de establecerlos, previamente debe haber una evaluacin acerca de si stos
16
son realmente eficientes y al mismo tiempo generan un mayor beneficio que el costo de
implantarlos.
Ubicacin Estratgica: es imposible establecer controles para cada aspecto de la

organizacin aunque sta sea de pequea o mediana magnitud. Por tanto, es necesario
establecer controles en ciertas operaciones o reas claves que deban funcionar con
eficiencia para que la unidad o la organizacin logre el xito esperado. Otra
consideracin importante para establecer los controles,
est en la identificacin de los
puntos del proceso donde ocurren los cambios. Por ejemplo, en un sistema de ventas, el
cambio se presenta cuando el pedido o la orden de compra se convierte en factura,
cuando un producto del inventario pasa a formar parte del despacho o cuando el
producto pasa a formar parte de la carga del transporte. Como es ms probable que se
cometan errores cuando ocurran estos cambios,
el vigilar los puntos donde ocurren
suele ser una forma muy efectiva de controlar una operacin.
Flexible: es decir, que se pueda adaptar a las circunstancias de un momento

determinado. En caso que el control no tuviese esta caracterstica se convertira en un
instrumento inoperante, intil y hasta imposible de aplicar.
Continuo: El control no debe ser espordico o por excepcin, ya que si el sistema

de control actuara en forma inconstante o intermitente, podra pasar que entre cada
intervalo de tiempo sucedera lo inesperado, como por ejemplo: la prdida de un activo.
c) Tipos de Control
La administracin de una empresa pueda implantar controles antes de que
comience una actividad, mientras esta se desarrolla, o despus de que termina. Al primer
tipo de control se le denomina control previo o precontrol; al segundo se le nombra
control concurrente o directivo; y el tercero el control posterior o postcontrol. Entonces
tenemos que:
Precontrol o Control Previo: son aquellos que se dan antes de que ocurra la accin
o hecho administrativo. Para Gmez constituye,...la norma, que orienta la conducta y
17
a la vez, intimida, como las disposiciones legales,(1989). Dentro de estos controles

podramos incluir el presupuesto de recursos materiales, humanos y financieros, que
estima necesario la organizacin para un perodo determinado. Estos presupuestos dan
cierta garanta de que los recursos requeridos estn disponible en los tipos, calidad y
cantidad necesarios.
Control Directivo: son aquellos que se aplican en el momento que ocurren las
acciones u operaciones. Este tipo de control tiene por objeto descubrir las desviaciones
respecto a alguna norma o meta y permitir que se hagan las correcciones antes de
finalizar determinada accin o hecho administrativo. Por ejemplo, el caso del pago a
proveedores: el departamento de contralora interna verifica los soportes que respaldan
el pago, (p. ej. las facturas, ordenes de compra) si stos no cumplen con las normas
establecidas por la empresa, como la falta de la orden de compra, se rechaza el pago y se
explican los motivos.
Postcontrol: los controles aplicados despus de la accin o hecho administrativo.

ste tiene como objetivo determinar las causas de cierta desviacin respecto al plan,
polticas o normas, aplicndose los correctivos para mejorar las actividades futuras. Un
ejemplo tpico de un instrumento de control posterior,
est representado por los estados
financieros.
Todos estos aspectos referidos a la teora de control, investigados y citados en esta

parte de la investigacin, han sido de fundamental importancia ya que aportaron un
grupo de conceptos que mejoraron el conocimiento sobre los elementos bsicos que
constituyen el control administrativo, como lo son: sus caractersticas, tipos y las fases
en que se da. Los mismos, deben ser tomados en cuenta en el momento de estructurar
cualquier sistema de control; en este caso, para el diseo del modelo de control interno
del inventario de mercanca en la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A.
2.- Control Interno
El control interno es la base en la cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable y de que exista una correcta conduccin de la empresa de acuerdo con las
18
polticas de la compaa. Su grado de fortaleza determinar si existe una seguridad

razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiable o no
y de que se estn cumpliendo los procedimientos, normas y polticas establecidas por la
organizacin.
En este sentido el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos expresa que el

control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su
informacin
provocar
adherencia
las
polticas
prescrita
por
la
administracin,(1984).
Con esto, se desprende que el motivo bsico por el cual una empresa disea e
implanta una estructura de control interno es para ayudarse a cumplir sus metas y
objetivos.
La responsabilidad de crear y mantener el sistema de control interno recae sobre la

administracin de la empresa. Pero a pesar de que se tome todo el cuidado para
desarrollarlo y mantenerlo en forma adecuada, no podr considerarse como totalmente
eficaz ya que siempre estarn presentes las ilmitaciones inherentes; es decir, an cuando
se desarrolle un sistema ideal de control, su eficacia depende de la competencia y
confiabilidad de la gente que lo implemente. Por ejemplo, se elabora un instructivo para
la toma fsica del inventario donde se explican los procedimientos para llevarlo a cabo;
puede suceder que algunas personas no lo comprendan o simplemente no sean
cuidadosos en realizar el conteo, lo ms seguro es que sus resultados sean bastante
errados.
a) Tipos de Controles Interno.

Un sistema de control interno es importante por cuanto no slo se limita a la
seguridad de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala
19
el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. En este

sentido el control interno se divide en: contable y administrativo.
Para el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos el control interno contable

..comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se
refieren a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los registros
financieros. (1984). Por consiguiente, tiene relacin directa o efectos sobre las cifras
de los estados financieros, siendo entonces la base sobre la cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Una debilidad importante o un sistema de
control
interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un

sistema contable.
Segn el mismo autor, todo sistema de control interno contable se disea para
suministrar la seguridad razonable de que:
Todas las operaciones deben realizarce de acuerdo con autorizaciones

generales o especficas de la administracin.
Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de

estados financieros de conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos
estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los
activos sujetos a custodia.
El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con autorizacin

de la administracin.
Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben

compararse con los activos existentes a intervalos razonablemente y
tomar
las
medidas
apropiadas
respectos
las
diferencias
que
existan.(op. cit.)
Por su lado, el control interno administrativo se relaciona propiamente con la
normativa y procedimientos existentes en una empresa, vinculados a la eficiencia
operativa y acatamiento de las polticas y normas establecidas por la direccin que
20
normalmente influyen en los registros contables. En otras palabras, el sistema de control

interno no slo atiende los asuntos de los registros contables sino tambin abarca las
operaciones, actividades y tareas que involucran la gestin de una empresa, al plan de
organizacin y los procedimientos por medio de las cuales la gerencia delega autoridad y
asigna responsabilidades a las diferentes reas que constituyen la organizacin.
As pues, el control interno administrativo tiene como objetivo principales

establecer:
Plan de organizacin
Mtodos y procedimientos relacionados con al eficiencia de las operaciones
Adhesin a las polticas gerenciales.
b) Componentes de la Estructura de Control Interno .
La estructura de control interno de una organizacin est conformada por polticas,
normas y procedimientos diseadas, implementadas y mantenidas por la gerencia de la
empresa. stas reciben el nombre de componentes de la estructura de control interno
que se explican, fundamentadas en las consultas bibliogrficas del SAS-55 (1989), Aren
y Loebbecke (1996) y Espieira Sheldon y Asociados (1991), a continuacin:
Ambiente de Control, se refiere a la actitud y compromiso de la gerencia para

establecer una atmsfera propicia para la implantacin y ejecucin de las operaciones de
la empresa en forma controlada.
Es importante destacar que si la alta gerencia considera que el control es

importante, el resto de las personas que conforman la organizacin lo sentirn y
respondern
acatando
responsable
conscientemente
las
polticas,
normas
procedimientos establecidos. Un ambiente de control fuerte se puede reflejar en la

existencia
de
sistemas
de
comunicacin
de
polticas,
normas
procedimientos
formalizados, de polticas de manejo de personal, de un departamento de control interno,

disposicin de la gerencia para disponer de sistemas de informacin automatizados, y
21
participacin de la gerencia en la elaboracin de los presupuestos de recursos materiales,

humanos y financieros.
Una estructura de control adecuada, debe considerar los mtodos formales de

comunicacin sobre la autoridad y responsabilidad, stos podran incluir mtodos tales
como: memorndum de la alta gerencia sobre la importancia del control y aspectos
relacionados con el control, planes formales operativos, descripcin de puestos de
trabajo de los empleados y polticas relacionadas a travs de manuales de organizacin.
Evaluacin del Riesgo: consiste en la identificacin y anlisis por parte de la

administracin de riesgos relevantes para la preparacin de estados financieros de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estos incluyen
eventos externos e internos que puedan afectar las actividades de registro, procesos y
emisin de los estados financieros. Cuando la gerencia identifica los riesgos, considera
su importancia, procede a iniciar los planes y programas para disminuirlos y, en algunos
casos, puede decidir aceptarlos debido al alto costo de evitarlos.
Algunos factores que pueden ocasionar la aparicin de riesgos, son:
Cambios
en
el
Ambiente
Operativo:
cuando
se
incorporan
nuevos
procedimientos para realizar las actividades administrativas.
Personal Nuevo: el personal nuevo puede tener diferentes enfoques o

entendimiento del control interno producto de una formacin y cultura
organizacional adquirida en las distintas organizaciones donde ha trabajado.
Nuevas Tecnologas: requiere readaptacin del personal e implementacin de

nuevos procedimientos, lo que puede traer consigo el incumplimiento o mala
interpretacin de alguna norma o procedimiento de control.
Reestructuras Orgnicas: pueden estar acompaadas por reducciones de

personal y cambios en la supervisin y segregacin de funciones que pueden
cambiar el riesgo relacionado con el control interno.
22
Pronunciamientos de Contabilidad: la adopcin de principios contables o el

cambio de los mismos puede afectar los riesgos al preparar los estados
financieros.
Actividades de Control: Las actividades de control son las polticas, normas
procedimientos que ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para el logro
de los objetivos organizacionales. Alguna de ellas son:
Asignacin de Responsabilidades: De tal manera que las personas que

conforman la organizacin sepan a quienes y en que momento deben rendir
cuentas de su labor y a quienes pedirles cuenta de su cumplimiento.
Separacin Adecuada de Funciones: esto significa, asignar a diferentes

personas las responsabilidades de autorizar y registrar transacciones y
mantener la custodia de los activos con el propsito de reducir la oportunidad
para que alguien pueda perpetrar y esconder errores o irregularidades en el
cumplimiento de sus deberes. Por ejemplo, en un centro de procesamiento
electrnico de datos (PED) es deseable separar las funciones de los analistas
de sistemas quienes se encargan del diseo general de los sistemas
(especificaciones); los programadores, quienes desarrollan los diagramas de
flujo y preparan las instrucciones para que la computadora realice su
actividad; y los operadores encargados de introducir los datos al computador.
Controles Fsicos: esta actividad abarca la seguridad fsica de los activos, esto
incluye: su salvaguarda fsica, como instalaciones aseguradas sobre el acceso
a los activos y registros; autorizacin para el acceso a los programas de
computacin y archivos de datos; y el conteo fsico.
Procesamiento de la Informacin: realizar una variedad de controles a fin de

verificar la precisin, integridad y autorizacin de las transacciones. Las dos
agrupaciones amplias de las actividades de control de los sistemas de
informacin son: los controles generales y los controles de aplicacin. Los
controles generales incluyen los controles sobre operaciones de centros de
datos, adquisicin y mantenimiento del software del sistema, las funciones de
23
quienes desarrollaron el mismo, seguridad de acceso a las aplicaciones y

desarrollo y mantenimiento de los sistemas de aplicacin. Los controles de
aplicacin o especficos se refieren a los establecidos en la operacin del
computador, que incluye: las entradas, proceso y salida de datos (reportes).
Estos ltimos controles aseguran que las transacciones son vlidas, que estn
autorizadas apropiadamente y que son procesadas completamente y con
exactitud. cf. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Pg. 126 hasta
Pg. 128. (1984), y Espieira, Sheldon y Asociados. Pg. 6. (1991).
Sistemas de Informacin: constituyen los mtodos empleados
para identificar,
reunir, clasificar, procesar y reportar las transacciones que ocurren en la organizacin.

La calidad de la informacin generada por los sistemas de informacin afecta la
habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas y oportunas. Por ejemplo,
podramos citar el sistema de informacin de facturacin; este debera estar diseado de
tal manera que, al momento de facturar un producto, la operacin se debe registrar
simultneamente, o en lnea,
en los respectivos auxiliares (control de inventario y
cuentas por cobrar), as como en la contabilidad. Esto puede dar una garanta razonable
de que las operaciones sern reflejadas en los Estados Financieros en el perodo que
sucedieron.
Es importante destacar que estos componentes de la estructura de control interno

estarn siempre presentes independientemente del tamao de la empresa. Lgicamente,
es ms difcil establecer separaciones de funciones y responsabilidades en una compaa
pequea o tambin sera poco razonable pensar que stas tengan un departamento de
auditora interna. Asimismo, no es comn formalizar las polticas o procedimientos en
manuales; es posible que las empresas pequeas cuenten con un personal competente y
confiable con lneas claras de autoridad; cuenten adems con procedimientos adecuados
de autorizacin, ejecucin y registros de documentos, as como documentos o
formularios que no requieran el uso de instrucciones formalizadas a travs de manuales
de normas y procedimientos.
24
Finalmente, el entendimiento ms profundo sobre la teora de control interno

lograda a travs del desarrollo de este punto del marco terico, en especial lo referido a
los componentes de la estructura de control interno y sus caractersticas, sern
fundamentales y, por consiguiente, a considerar en el desarrollo del modelo de control
interno propuesto en la presente investigacin.
3.- Inventarios.
El inventario puede tomar distintas forma de acuerdo con las caractersticas y
naturaleza de la organizacin. En su forma genrica, el inventario constituye el
almacenamiento de bienes y productos. Para una definicin ms precisa, se toma la
establecida por el Instituto Mexicano de Contadores Pblico:
Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para
su proceso, transformacin y venta posterior, tales como materias primas,
material de empaque, abastecimientos, productos en proceso y artculos
terminados. (1984)
a) Tipos de Inventarios.
Existen varios tipos de inventarios y su presencia depender del objetivo de la
organizacin. Para una empresa industrial (manufacturera) comnmente se aceptan los
siguientes:
Materia Prima: Son los utilizados para elaboracin de los artculos terminados. Ej.
harina, madera, tela, entre otros.
Productos en Proceso : son aquellos productos que en su composicin no estn

totalmente terminados. En ellos se encuentra un porcentaje de materia prima, mano de
obra y gastos de fabricacin, es decir, stos representan productos semi-elaborados.
Productos Terminados:
conformado por todo aquellos productos que han pasado
satisfactoriamente el proceso productivo, incluyendo el proceso de control de calidad,

encontrndose aptos para su venta posterior.
25
Suministros: Incluyen todos los dems materiales y accesorios que, de una u otra
manera, forman parte del proceso de produccin o del producto terminado y que no se
puede determinar su costo con exactitud. Por ejemplo tenemos los lubricantes utilizados
en el proceso de produccin, pero no llegan a formar parte del producto terminado.
Algunos otros, como las pinturas, colas, los clavos, lijas, entre otros, cuyas cantidades
empleadas son tan pequeas que resultara imprctico asignar sus costos directamente al
producto. Sin embargo, stos van a formar parte del costo del producto terminado como
gasto indirecto de fabricacin.
Por otra parte para una empresa comercial (compra-venta), el inventario no recibe
ningn proceso de transformacin de materia prima en producto terminado, sino que los
productos o bienes se adquieren directamente para su posterior venta, denominndose en
este caso inventario de mercanca, siendo ste el que se utilizar en la presente
investigacin.
En cualquier caso, de la gestin de los inventarios surgen problemas que pueden

generar una serie de costos, adicionales al costo del producto, como lo son el costo de
pedido o adquisicin y el costo por tenencia.
Costo de adquisicin o de pedido, es el que se incurre al colocar la orden de

compra. Entre algunos se tienen: la papelera, llamadas telefnicas a los
proveedores, uso de tecnologa de informacin (EDI o intercambio electrnico
de datos), costo de mano de obra en las compras y registro contable, uso de
sistemas de computacin y el costo de recepcin del producto.
Costo de tenencia, son los que estn relacionados con el mantenimiento de

productos disponibles tanto para la produccin como para la venta. Entre
algunos de estos se tienen:
1.- Obsolescencia: ocurre cuando el producto ya no es vendible debido a
patrones de consumo y deseos de los clientes. Sucede bsicamente con
productos de moda y de alta tecnologa.
26
2.-
Almacenamiento:
implica
el
costo
administrativo
de
mantener
los
inventarios, tales como: personal, supervisin y operacin, equipo de manejo

del
material
almacenado,
registro,
estantera,
equipos
especiales
de
almacenaje, equipo de proteccin contra incendio, entre otros.

3.-
Deterioro: los materiales pueden sufrir daos fsicos por malas
condiciones del lugar de almacenaje, manipulacin indebida de los empleados

del almacn, o deteriorarse de muchas maneras de modo que se conviertan en
productos no aptos para la venta o para su uso.
4.- Merma: la prdida de condiciones fsicas y de calidad del producto por la
accin del tiempo, puede llevar a la empresa a vender el producto por debajo
de su costo, o convertirlo, al igual que el deterioro, en no acto para su
comercializacin.
5.- Inmovilizacin de capital: poseer dinero invertido en inventarios significa
no tenerlo disponible para ser utilizado en otras actividades de la empresa. En
otros casos, la empresa necesita solicitar dinero a entidades financieras para
adquirir inventarios, lo que genera un costo por intereses.
6.- Impuestos: el ajuste por inflacin, establecido en la Ley de Impuesto Sobre
la Renta, que deben hacer las empresas al cierre de su ejercicio gravable a los
activos no monetarios y por consiguiente al inventario de mercanca, puede
generar un aumento en la renta gravable y por consiguiente el correspondiente
aumento en el pago de impuesto. Algo similar ocurre con el impuesto a los
activos empresariales que debe pagar toda persona jurdica o natural sujeta al
impuesto sobre la renta, sobre el valor de sus activos tangibles e intangibles,
en este caso los inventarios de mercanca, como bien tangible.
7.- Seguros: como otros activos de la empresa, los inventarios son
generalmente protegidos por plizas de seguro.
La generacin de estos costos, fortalecen la necesidad que tienen las empresas de

poner en prcticas una serie de medidas de control que permitan la mejor utilizacin de
sus recursos y por consiguiente de sus inventarios de mercanca. Entre esas medidas de
27
control las empresas deben considerar la utilizacin de modelos determinsticos para el

mantenimiento del nivel ptimo de las existencias de sus inventarios.
Entre algunos de estos modelos se tiene el del lote econmico simple, sugerida por
Ford Harris en 1915 y popularizada por R.H Wilson. De acuerdo a lo que describe
Adam, Jr y Ebert (1991), ste modelo supone las siguientes situaciones:
EL inventario es controlado en un punto (en un almacn).

La demanda es determinada.
El tiempo de espera es constante e independiente de la demanda.
El costo de adquisicin por unidad es fijo.
Siendo la formula del lote econmico simple, como sigue:
2DS
Q=
---------------
IC
Donde:
Q= Cantidad ordenada.
D= Demanda anual.
S= Costo de hacer o procesar el pedido.
I= Costo de manejo anual por unidad expresado en por ciento.
C= Costo del producto individual.
b) Mtodos de Valuacin o Fijacin del Costo a los Inventarios.

Determinar el costo del inventario es uno de los aspectos ms importantes dentro
del proceso de administracin de los mismos, ya que segn el costo que se le asigne a
28
cada producto, as ser el monto en Bolvares del inventario; afectndose el costo de

venta y por consiguiente la utilidad o prdida del ejercicio econmico de la empresa. Por
ejemplo, si el inventario final se valora a un precio superior al que realmente existe, esto
traer como consecuencia que el costo de venta disminuya y, por tanto, aumente la
utilidad neta del ejercicio econmico de la empresa con su consecuente pago de
impuesto sobre la renta.
En vista de su gran importancia, existen diferentes mtodos de valuacin de los

inventarios, entre los cuales se describen:
Identificacin especfica: particular en las empresas donde cada artculo se

diferencia de los dems y tiene un costo particular conocido, valorndose al costo que
muestran las facturas de compras. Por ejemplo, una agencia de vehculos puede llevar el
costo exacto de cada vehculo en existencia ya que cada uno es diferente en modelo,
serial de carrocera y motor.
Primero en Entrar, Primero en Salir (Fifo o Peps): este mtodo establece que la
primera mercanca que se compra es la primera que se vende, es decir, se le da
movimiento a la mercanca ms vieja y las existencias que quedan la conformarn las
ltimas compras. Por lo que el costo de los productos se fijar de acuerdo a los precios
que aparezcan en las facturas de las ltimas compras; ofreciendo la ventaja de ajustarse
ms a la realidad y por consiguiente a la situacin del mercado.
ltimo en Entrar, Primero en Salir (Lifo o Ueps): con este mtodo las ltimas
mercancas adquiridas sern las primeras en venderse, quedando en existencias la
mercanca ms antigua con los costos ms viejos; que en economas cambiantes suelen
ser menores a los de compras ms recientes.
Promedio Aritmtico: llamado tambin promedio simple, consiste en tomar los

costos unitarios y calcularle su media aritmtica. Por ejemplo si se ha comprado un
29
mismo producto a los precios unitarios de Bs. 50, 60, 65 y 80 el precio unitario ser
como sigue:
P.A= 50+60+65+80 ===> P.A= 63,75 (costo unitario).
4
Este mtodo es muy poco utilizado ya que parece ilgico que los precios unitarios
aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeas se les da la misma
ponderacin en el clculo.
Promedio Mvil: los costo unitarios de los productos se establecen de acuerdo a

las variaciones producidas por las entradas y salidas de la mercanca. Para su clculo se
van obteniendo promedios sucesivos al dividir el costo total entre cada saldo de unidades
despus de cada transaccin. Por ejemplo:
DESCRIPCIN
CANTIDAD
DE LA
PRECIO DE
COSTO
COSTO
COMPRA.
TOTAL
UNITARIO
TRANSACCIN
Existencia Inicial
(menos):
1ra.
2.000
20
40.000
20,00
400
20
(8.000)
20,00
1.600
20
32.000
20,00
500
30
15.000
venta
Saldo:
(ms): compra
Saldo:
(menos):2da. venta
Saldo:
2.100
47.000
22.38
200
(4.476)
22.38
1.900
42.524
22.38
Ntese que el precio no variar hasta tanto no se produzca una compra nueva a
precio diferente al existente.
Precio de la Ultima Factura: con este mtodo se calcula el precio unitario en base
a la ltima factura de compra. Si el inventario tiene una alta rotacin fsica y los
artculos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se adquieren, el precio
30
de la ltima factura puede producir resultados bastantes aproximados a los que se logran
por el mtodo de identificacin especfica.
Es importante destacar que cualquiera que sea el mtodo que se adopte, el mismo
deber aplicarse consistentemente en el tiempo. Actualmente se utiliza en La Casa del
Contraenchapado, C.A, el mtodo de promedio mvil, el cual ser el adoptado en sta
investigacin.
c) Mtodos de Contabilizacin de los Inventarios.

De acuerdo a la frecuencia con que se tomen los inventarios, hay dos mtodos de
aceptacin general para su contabilizacin: inventario peridico e inventario continuo.
Con el mtodo de inventario peridico, la cuenta de inventario de mercanca no es

afectada durante todo el ejercicio econmico de la empresa. Este mtodo, consiste en
realizar
un cargo a la cuenta de gasto de adquisicin de mercancas, llamada compra,
con abono a la cuenta de banco o cuenta por pagar. Por otra parte, cuando hay una venta
se carga al activo, ya sea cuenta por cobrar , caja o banco y se abona a la cuenta de
venta. Se observa que en ningn momento se ha afectado la cuenta de inventario, por lo
que la empresa no podr conocer su valor sin antes realizar una toma fsica del mismo.
Haciendo uso de este mtodo, para determinar el costo de venta y por consiguiente
la utilidad de ejercicio, se debe realizar lo siguiente:
1) Un inventario final de mercanca, para determinar el valor en Bolvares de las

existencias.
2) Conociendo el valor final de las existencias, la empresa puede sumar
conjuntamente el valor del inventario inicial y el costo de las compras del perodo y
luego restar el valor del inventario final, de manera que por deduccin aritmtica se llega
al valor del costo de venta total del ejercicio que se est cerrando.
3) Finalmente, en el estado demostrativo de ganancias y prdidas, a las ventas
netas se le restan el costo de venta y se obtiene la ganancia bruta en ventas.
31
Por otra parte con el mtodo de inventario perpetuo, la cuenta de inventario de

mercanca se debita cada vez que se adquiere una mercanca y se acredita cuando se
realiza una venta, por el costo de la mercanca vendida. Como consecuencia, la cuenta
de inventario de mercancas muestra perpetuamente el valor de la mercanca que tiene la
empresa en existencia, es decir, le permite saber en cualquier momento el valor del
inventario disponible, simplemente consultando la contabilidad.
Para utilizar un sistema de inventario perpetuo, es necesario no slo mantener al

da el precio de venta sino que tambin el costo de los productos que se venden, con el
fin de poderlos contabilizar cada vez que se hace una venta. Se observa entonces que
aunque el mtodo perpetuo es ms lgico de utilizar, es probablemente un poco ms
costoso que el mtodo de inventario peridico.
4.- Control Interno en los Inventarios.

Los procedimientos referentes a los inventarios deben ofrecer una seguridad
razonable a la empresa contra prdidas por desperdicio, robo, mantenimiento adecuado
en los almacenes, correcta contabilizacin de entradas y salidas y su exacta valuacin.
Asimismo,
deben
tambin
producir
informacin
segura
sobre
el
movimiento
composicin de las mercancas. Al respecto, el Instituto Mexicano de Contadores

Pblicos plantea que:
El control interno de inventarios, est vinculado con las actividades de
compra, fabricacin y venta de productos. Un adecuado control interno exige
que
las mercancas sean debidamente pedidas, recibidas, controladas,
segregadas y contadas fsicamente para asegurar la correccin de los

inventarios y su adecuada valuacin. (1984).
Los mtodos por los cuales se pueden obtener estos resultados varan segn el
tamao y clase de negocio. Estos factores, tambin determinan el grado de control
efectivo sobre los inventarios. Por ejemplo, para una empresa que compra y vende un
slo tipo de producto le ser menos complejo ejercer el control sobre sus existencias de
32
mercanca que a una empresa que negocia con miles de productos. Tambin sera ms
difcil si la compaa compra materias primas para convertirlas en un producto
manufacturado, en el cual stas pierden toda su identidad y algunas de sus
caractersticas.
Al respecto, Arens y Loeblecke, dicen:

El inventario toma formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del
negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el inventario
ms importante es la mercanca a mano disponible para su venta...Una
compaa industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros
para uso en la produccin, artculos en proceso de fabricacin y mercanca
terminada disponible para la venta..... (1996)
Es pues, el manejo de los inventarios una de las actividades ms complejas dentro

de la organizacin ya que en su planeacin y ejecucin intervienen distintas reas, tales
como: ventas, finanzas, compras y contabilidad. Adems, los inventarios constituyen
junto con el dinero y las cuentas por cobrar, los elementos bsicos del Balance General y
del Estado de Ganancias y/o Prdidas de las empresas; y son tambin elementos
fundamentales para la determinacin del ndice corriente que indica la capacidad de la
empresa de enfrentar sus obligaciones a corto plazo. Por tanto, el resultado de su
administracin va influir en la posicin financiera y competitiva de la empresa, de all la
importancia de mantener una estructura adecuada de control interno para el rea del
inventario de mercanca.
Funciones que deben Controlarse.

Durante el proceso de produccin y en la medida que los inventarios se mantienen
en la organizacin, se ejerce una serie de controles sobre su existencia y sus costos
relacionados con las funciones de: compras, recepcin, almacenaje, despacho, control
fsico y registro de la mercanca.
Dichas funciones a continuacin se explican:
33
Compras: se debe enviar requisiciones de materiales al departamento o gerencia de

compras a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de compra actan
como agentes o intermediarios y no inician la compra. Para esto, el personal de almacn
elabora la requisicin cuando la existencia ha llegado a un nivel determinado o hay la
necesidad de satisfacer la solicitud de algn cliente.
En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compras o la

persona encargada de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la compra,
confirmar la llegada de la mercanca, aprobar su pago y autorizar su despacho. Tal
mezcla de funciones hace fcil entrar en acuerdos extraos, a la compaa, con los
proveedores o apoderarse y ocultar irregularidades no registrando debidamente la
recepcin y el despacho de las mercancas.
Finalmente, es importante destacar que el empleado encargado de las compras

debe conocer la situacin del mercado (proveedores, precios, calidad del producto) y de
esta manera poder obtener los mejores resultados para la compaa.
Recepcin:
es una de las funciones crticas para la empresa, ya que en sta es
donde se reconoce por primera vez la adquisicin de la mercanca, as como el pasivo

relacionado. Los artculos que se reciben se inspeccionan en cantidad y calidad, para
luego elaborar el reporte de recepcin que se convierte en parte de la documentacin
necesaria para realizar el pago.
En algunos tipos de negocios se considera la preparacin de reportes de recepcin

como imprcticos; en este caso, se reciben las mercancas con la factura y el original de
la orden de compra. El
empleado de recepcin sella y firma dichos
documentos, en
seal de a haber recibido la mercanca, y los distribuye a los departamentos involucrados

en su registro, que generalmente son compras y contabilidad.
34
Almacenaje: cuando se reciben los materiales, stos son guardados en el almacn

hasta que se necesiten para la produccin, en el caso de materia prima o para la venta si
es producto terminado.
En el caso de materia prima, los materiales deben ser enviados al departamento de

produccin de acuerdo a la solicitud hecha,
a travs de una requisicin. En la
requisicin se indicar el tipo y cantidad de material que se requiere y debe estar

autorizado por un funcionario competente; una vez despachada la materia prima se
procede actualizar los archivos de inventario perpetuo. Luego, en la medida que el
departamento de produccin concluye los artculos, estos sern enviados al almacn de
productos terminados para su posterior despacho o venta.
En los almacenes de productos terminados o de mercancas disponibles para la

venta, los materiales deben localizarse fsicamente de tal manera que permitan las
actividades normales de almacn, como los son las entradas, salidas y toma fsica de
inventario. Es importante organizar fsicamente las existencias de tal manera que los
artculos de alto movimiento se encuentren en las reas de ms rpido y fcil acceso.
En cuanto a la seguridad del almacn, un adecuado sistema de control interno debe

considerar lo siguiente:
Proteccin Fsica: las reas de los almacenes deben estar bien cercadas y
protegidas de tal manera de minimizar la entrada de personas o intrusos.
Hay que tratar que las reas de depsito estn bien iluminadas.
Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del almacn,

es decir no permitir la entrada de personas o empleados que no tengan
que ver con la actividad del almacn. Esto se debe hacer con el propsito
de establecer e identificar las responsabilidades del personal involucrado
en el manejo fsico del inventario.
Presencia de equipos de proteccin contra incendios. Matalobos (1994).
35
Despacho de Artculos: los procedimientos de despachos deben asegurar a la

compaa que las salidas de mercanca sean los previstos y que estn autorizados por
funcionarios competentes.
Algunas empresas utilizan ordenes de despacho para dar salida a las mercancas,
copia de esta orden se enva al departamento de facturacin para que se elabore la
factura correspondiente. Es importante destacar, que el empleado encargado de elaborar
la factura no debe participar en las funciones de despacho; la combinacin de estos
deberes en un slo empleado pudiera facilitar irregularidades, ya que le permitira, por
ejemplo, despachar el producto y no elaborar la factura.
En otros casos, no se utilizan ordenes de despacho sino que la factura es utilizada

como listado de empaque, una de las copias es entregada o enviada al cliente con el
producto y otra al departamento de contabilidad o cobranza.
Registro de los Inventarios: Una estructura de control interno debe considerar:
Procedimientos adecuados para el registro y acumulacin de los

elementos del costo... para asegurarse la correcta valuacin de los
inventarios y la determinacin del costo de ventas del ejercicio
Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en almacenes

de la empresa como de terceros...proporciona un control permanente y la
verificacin mediante recuentos fsicos que permiten conocer faltantes,
mermas, etc.
Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en

almacenes de la empresa. Cuando existen mercancas recibidas en
consignacin, en custodia, etc., se hacen necesario controles que capten
oportunamente sus entradas y salidas a los almacenes con el propsito de
distinguirlas de las propias. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.
(1984).
36
En un sistema automatizado (computarizado) es fundamental que los sistemas de

compras, facturacin, control de inventarios se encuentren integrados. Esto dar una
garanta, de que al momento de elaborar una factura de venta o de recibir un producto,
automticamente se harn los registros en los archivos de inventario (maestro de
producto y movimiento individual o kardex electrnico); as como, los respectivos cargo
o abonos en los archivos de los sistemas de cuentas por cobrar o cuentas por pagar. Si el
sistema posee un nivel alto de integracin, es posible generar automticamente el
registro en el sistema de contabilidad.
En los sistemas manuales o semi-automatizados, es importante que los totales

registrados
en
la
cuenta
del
mayor
general
de
inventario
sean
producidos
independientemente del personal que mantiene los auxiliares de mercanca, de manera

tal que si se hicieran anotaciones impropias en stos, seran descubiertos al no conciliar
con las cuentas control respectivas en la contabilidad. Igualmente, los empleados que
mantienen los auxiliares de mercancas deben ser independientes del personal a cargo o
responsable de las existencias fsicas. Sin dicha independencia, las diferencias o faltantes
en las existencias fsicas que sean conocidas por el almacenista pudieran ser ocultadas
mediante anotaciones impropias en los libros. Esta posibilidad de ocultacin estara al
alcance inmediato del almacenista que tenga autoridad sobre los empleados que llevan
los auxiliares de mercancas.
Control Fsico: un adecuado sistema de control interno, debe prever la realizacin

de conteo fsico de mercanca en la fecha de balance o cerca de la misma y en el
transcurso del ao. Las tomas fsicas de inventario que se realizan una vez al ao, por lo
general requieren cerrar el almacn durante su realizacin. Para tal efecto, se hace un
conteo fsico de la totalidad de los productos y se compara contra lo que indica el kardex
(manual o electrnico), las diferencias son anotadas y sometidas a un anlisis posterior.
Estas diferencias no deben ser investigadas por personas que estn en posicin ventajosa
para malversar la mercanca de alguna manera. Solamente, despus de que las
diferencias encontradas hayan sido completamente investigadas por personas que no
37
pueden ser responsables de ellas y las causas determinadas (descuido, falta de honradez
o errores de registro), es cuando se deben hacer los respectivos ajustes.
Adicionalmente, se pueden realizar conteos a lo largo del ao sobre pequeas

cantidades de productos. Esto permite repartir la carga de trabajo durante el ao, no
causa tantas interrupciones a las actividades del almacn y da informacin ms precisa y
continua sobre la existencia de la mercanca.
Tomar un inventario fsico es frecuentemente una tarea delicada que puede

involucrar grandes reas y largos perodos de tiempo. Por tanto, no sera satisfactorio
depender solamente de instrucciones orales o conocimientos generales del personal que
realizar la toma fsica de los inventarios. En relacin a esto, los procedimientos de
control deben incluir instrucciones por escrito para el conteo fsico, prever una adecuada
supervisin por el personal responsable, verificacin interna de las partidas contadas y
un control adecuado sobre las hojas de conteo y tarjetas de los productos. Adems, debe
asegurarse no solamente de que las instrucciones por escrito se han preparado
correctamente sino que los empleados asignados, para la toma del inventario, han sido
entrenados en forma adecuada y que son competentes para llevarlo a cabo.
La toma fsica de inventarios debe considerarse, antes que una muestra de
desconfianza hacia ciertas persona, como un instrumento de retroalimentacin que
permita a la administracin fortalecer los mecanismo de control sobre los inventarios de
mercanca y de esa forma lograr, hasta donde sea posible, la exactitud de las cifras que
se presenta en los estados financieros.
Los conceptos citados y desarrollados en esta seccin de la investigacin,

constituyen el punto de partida para el desarrollo del modelo de control interno
propuesto. Esto se debe al hecho de que se hacen referencias a las funciones bsicas que
se deben definir y controlar en el ciclo o flujo de inventario, como lo son: compras,
recepcin, almacenamiento, despacho, registro y control fsico de la mercanca.
Funciones que deben estar incorporadas en cualquier sistema de control interno de
38
5.- Revisin de Modelos de Control Interno para el Inventario de Mercanca.

Los sistemas de control interno del inventario pueden estar conformados por una
totalidad de medidas administrativas y contables que estn relacionadas con los distintos
ciclos operacionales que ocurren dentro de una organizacin. Al respecto, Arens y
Loebbecke, sealan cinco funciones que conforman el ciclo de inventarios y controles
internos:
Procesamiento de Ordenes de Compra: se inicia la compra cuando el personal

del almacn emite una requisicin de mercanca ya sea por haber llegado a su
existencia mnima o para satisfacer la demanda de algn cliente. Dicha
requisicin es enviada al departamento de compras que se encargar de
elaborar la orden de compra con el propsito de adquirir el producto. Dichas
ordenes debern tener las respectivas autorizaciones.
Recepcin de Materiales Nuevos: consiste en recibir los materiales (materia

prima) que ms tarde sufrirn un proceso de transformacin. Los mismos
debern ser inspeccionados en cuanto a su cantidad y calidad. En algunas
empresas se elaboran reportes de recepcin de mercanca.
Procesamiento de Artculos: la parte de procesamiento del ciclo de inventario

y almacenamiento vara mucho de empresa a empresa. La determinacin de
las partidas y la cantidad a producirse se basa, por lo general, en rdenes
especficas de clientes, pronsticos de ventas o niveles predeterminados de
inventario de artculos terminados. Con frecuencia, un departamento separado
de control de la produccin es responsable de la determinacin del tipo y
cantidades de produccin. Igualmente, el departamento de produccin debe
generar reportes de produccin y desperdicios para que el departamento de
contabilidad de costo pueda reflejar el movimiento de los materiales en los
libros y determinar costos precisos de produccin.
Almacenamiento de Productos Terminados: en la medida que los productos

son terminados, estos son pasados al almacn de productos terminado con el
39
propsito de que sean despachados a los clientes que los han solicitado. En
compaas con buenos controles internos, los artculos terminados se guardan
bajo control fsico en una rea separada de acceso limitado.
Archivo Maestro de Inventario Perpetuo: incluye informacin acerca de las

unidades de inventario adquiridas y vendidas, o tambin incluye informacin
acerca de los costos unitarios. Este archivo se actualiza cada vez que existe un
transaccin ya sea de compra de materia prima, transferencia o venta del
producto terminado.
Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controles bsicos que se
deben considerar para un adecuado manejo de los inventarios, refirindose a:
Uso de reas de almacenamiento separadas fsicamente, con acceso limitado

para las materias primas, productos en proceso y productos terminados.
La asignacin a personas especficas de la responsabilidades de la custodia del

inventario de materiales.
Documentos foliados aprobados para la autorizacin del movimiento de

inventario.
Los archivos maestros de inventario perpetuos deben ser mantenidos por

personas que no tienen custodia o acceso a los activos.
Adicionalmente, los mismos autores precisan que es necesario la realizacin de

conteos fsicos de las partidas que conforman el inventario. Estos pueden hacerse a fecha
de cierre de balance o en el transcurso del ao. Adems, resaltan la importancia de la
planificacin de la toma de fsica del inventario, la cual incluye instrucciones para el
conteo fsico, supervisin por parte del personal responsable, verificacin interna
independiente de los totales de cada partida, conciliaciones independientes del conteo
fsico con los archivos maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las
hojas o etiquetas de conteo.
40
Es importante mencionar la opinin de Taylor y Glezen, en su libro Auditora, en

cuanto a las caractersticas de un sistema de control interno:
La mayora de las organizaciones que realizan operaciones financieras
llevan algn tipo de control. Por ejemplo, las instituciones religiosas y de
beneficencias que aceptan donativos en dinero pblico, hacen que ms de una
persona cuenten los fondos, y con frecuencia, usan una caja cerrada para
hacer la colecta.
En el mundo de los negocios, muchas empresas que pagan los sueldos con
cheques requieren dos firmas para que esos cheques puedan ser cambiados en
el banco. Otro control de pago, cuando los empleados reciben su salario con
base en el tiempo trabajado. consiste en hacer que alguien, en calidad de
supervisor, autorice los registros de trabajo antes de que se efecte el pago.
Sin controles de este tipo sera muy difcil que una empresa protegiera sus
activos, confiara en sus registros y en general operara en forma eficiente.
Taylor y Glezen. (1987)
Estos autores aunque no hacen referencia expresa al inventario, si sealan
elementos esenciales que deben estar presente en un adecuado sistema de control interno
de
inventario,
responsabilidades,
como
lo
custodia
es:
fsica,
la
segregacin
adecuada
de
funciones
aprobacin
asignacin
supervisin
de
de
las
actividades.
Por su parte, Cook y Winkle (1987), en su libro Auditora, sealan
que es
indicacin de un buen control contable sobre los inventarios, si las funciones de los
empleados estn separados de tal modo que las personas que controlan los inventarios no
estn tambin a cargo de la elaboracin de las facturas o del registro de las compras.
Adems, no se deben despachar mercanca hasta tanto la venta est aprobada y la

facturas de compras no deben ser registradas o aprobadas para realizar el pago, sino
hasta que se determine que los informes de recepcin concuerdan con los artculos
relacionados en la factura de compra.
41
Igualmente, hacen referencia al control fsico; es decir, al conteo de las existencias

para determinar algn faltante, y a la presencia de medidas de proteccin contra robo o
deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de alarmas contra robos, vigilancia, cercas,
cerraduras, orden y limpieza en las reas donde se encuentra almacenada la mercanca.
Es importante destacar que todos los autores sealados, coinciden en algunos

elementos fundamentales que debe contemplar un adecuado sistema de control interno
para los inventarios de mercanca, tales como:
Segregacin adecuada de las funciones: de autorizacin, recepcin, custodia y

almacenaje de la mercanca.
Proteccin contra prdida por robo o daos de las existencia.
Comprobacin de la existencia fsica a travs de toma fsica de los inventarios.
Presencia de procedimientos adecuados para registrar en forma oportuna y

exacta el flujo del movimiento del inventario, esto involucra: entrada-proceso--salida.
En vista de su importancia y comn denominador en los diferentes autores, los

elementos antes citados sern considerados en el modelo de control interno a proponer.
En resumen, a travs del marco terico anteriormente desarrollado, el autor obtuvo

una serie de proposiciones terico-prcticas que explicaron y permitieron una adecuada
comprensin del problema de estudio y la identificacin de la salida o solucin, en otras
palabras el diseo de un modelo de control interno para el inventario de mercanca en la
empresa La Casa del Contraenchapado C.A.
Comenzando por los antecedentes de la investigacin, en la cual se citaron

investigaciones realizadas por estudiantes de la U.C.L.A, aspirantes al ttulo de Licenciados
en Contadura Pblica, que sirvieron para relacionar la investigacin con los conocimientos
42
existentes, contribuyendo de esta forma a ampliar la comprensin del problema y adems

de obtener ciertas orientaciones para el diseo del modelo propuesto.
Luego, se tocaron aspectos referidos al Cdigo de Comercio, la Ley de Impuesto

Sobre la Renta y la Ley de Activos Empresariales que fueron tiles para sustentar, desde el
punto de vista legal, algunos aspectos relacionados con los sistemas de control interno en la
organizaciones.
Finalmente, se desarrollaron las bases tericas las cuales abarcaron aspectos referidos
a la teora de inventarios, control organizacional y control interno; as como, la recopilacin
de algunas caractersticas de modelos de control interno de diferentes autores dedicados al
estudio de la auditora y del control interno, que profundizaron los trminos y conceptos
necesarios para lograr un mejor dominio tcnico sobre la materia en cuestin y de esta
forma, abordar con xito el diseo del modelo de control interno para el rea del inventario
de mercanca de la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A.
D. Definicin de Trminos
Auditora Interna: Es aquella realizada por un empleado de la misma empresa o
entidad que se audita, en clara relacin de dependencia; por lo cual carece en cierto modo,
de independencia de criterio y de autonoma. Gmez. (1992).
Activos y Pasivos No Monetarios: Aquellas partidas del Balance General del

contribuyente que por su naturaleza o caracterstica son susceptibles de protegerse de la
inflacin, tales como terrenos, construcciones, inversiones y los crditos..., y en tal virtud
generalmente representan valores reales superiores a los histricos con los que aparecen en
los libros de contabilidad del contribuyente. Garay (1994)
43
Archivo maestro de inventario : Registro computarizado de cada uno de los productos

que conforman el inventario, este es actualizado cada vez que ocurre una operacin de
venta, compra y ajuste.
Balance General: representa la situacin financiera, o dicho de otras palabras, la

situacin de los activos y pasivos de la empresa en una fecha determinada.; adems ste
estado muestra lo que llamamos patrimonio (capital). Hargadon y Crdenas. (1993)
Ciclo de inventario y almacenamiento: ciclo de transacciones que involucra el flujo

fsico de los artculos a travs de la organizacin, lo mismo que con los costos relacionados.
Arens y Loebbecke (1996).
Componentes de los Estados Financieros: Para planificar el enfoque de auditora, los
estados financieros son divididos en partes manejables denominados componentes. Un
componente puede ser una partida en los estado financiero, o una parte de la misma, un
grupo de transacciones dentro una o ms partidas o un tem expuesto en las notas a los
estados financieros. Price Waterhause (1986).
Costo de Mercanca: El costo de la mercanca comprada incluye no slo el precio de

compra sino tambin los costos adicionales indispensables para tener el producto en
condiciones
de
venta.
Entre
stos
tenemos:
impuestos
aduanales,
los
fletes,
almacenamiento, seguros, entre otros.
Estado de Ganancia y/o Prdida: Es un estado financiero donde aparece la ganancia

neta o la prdida neta de la empresa a travs de cierto perodo de tiempo, el cual puede ser
un mes, seis meses, un ao, etc. Hargadon y Crdenas (1993)
Estados Financieros: Es la presentacin de los datos financieros, incluyendo notas

adjuntas, tomados de los registros de contabilidad y diseados para dar a conocer los
resultados econmicos de una entidad o sus obligaciones en un momento dado, o los
cambios ocurridos en los mismo durante un perodo definido, de acuerdo a los principios de
44
contabilidad de aceptacin general. Son ejemplos de estado financieros: Balance General;

Estado de Ganancia i/o Prdida; Estado de Cambio de Patrimonio; Estado de Cambios de
Situacin Financiera. Federacin de Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela
(1981).
Estructura Orgnica: Especifica sus actividades de divisin de trabajo y muestra

como se enlazan unas con otras las diversas funciones o actividades; hasta cierto punto
muestra tambin el nivel de especializacin de las actividades e indica la jerarqua y
estructura de autoridad e igual que las relaciones de dependencia. Da la estabilidad y
continuidad que permiten a la organizacin sobrevivir a las ideas de los individuos y
coordina sus relaciones con el ambiente. Stoner (1984).
ndice Corriente: Llamado tambin coeficiente del Capital de Trabajo. Se obtiene al

dividir el Activo Circulante entre el Pasivo Circulante. Indica el crdito a corto plazo que
esta utilizando la empresa y la capacidad que tiene la empresa para cancelarlo.
Normas de Auditora: Son pautas o disposiciones normativas del comportamiento del

auditor, en su trabajo; las normas sealan los pasos a seguir en cada una de las situaciones,
que comnmente se le presentar en su investigacin. Federacin de Contadores Pblicos
de Venezuela. (1974)
Orden de Compra: Documento que identifica la descripcin, cantidad e informacin

relacionada con la mercanca que la empresa esta por comprar.
Procedimiento de Control: Aquellos procedimientos (sic.) y polticas adicionales al

ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar
una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. American
Institute Of Certified Public Accountants. (1989).
45
Principios de Contabilidad: Cuerpo doctrinario que orienta al contador pblico para

aplicar criterios sobre una base uniforme a fin de obtener una informacin financiera de la
empresa, cuyo significado puede ser fcilmente interpretado. Gmez (1984)
Reporte de Recepcin: Documento que se elabora en el momento que se reciben las

mercancas, en este se indica la descripcin de la mercanca, cantidades, fecha y anotar
cualquier observacin pertinente a la recepcin y condicin de la mercanca recibida.
Riesgos de Auditora: Significa que el auditor acepta cierto nivel de incertidumbre al

realizar la auditora. El auditor reconoce, por ejemplo, que existe incertidumbre sobre la
competencia de las evidencias, incertidumbre sobre la eficacia de la estructura de control
interno del cliente, e incertidumbre sobre la presentacin de Estados Financieros con
imparcialidad cuando se concluye la auditora. Arens y Loebbecke (1996)
Riesgo de Control: Es el riesgo de que los sistemas de control, incluyendo la auditora

interna, no puedan evitar o detectar errores o irregularidades significativas en forma
oportuna. Espieira, Sheldon y Asociado (1991).
Riesgo Inherente: Es la susceptibilidad de los Estados Financieros a errores o

irregularidades significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control.
Espieira, Sheldon y Asociado. (1991)
Sistema Contable: Los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir,

analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, as como para
mantener la contabilizacin para el activo y pasivo correspondiente. American Institute
Of Certified Public Accountants. (1989)
46
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
A.- Naturaleza de la Investigacin.
La investigacin, referida al diseo de un modelo de control interno para el rea del
inventario de la empresa La Casa del Contraenchapado, C.A., es, de acuerdo al nivel de
conocimientos
obtener,
una
investigacin
de
naturaleza
descriptiva
con
diseo
bibliogrfico y de campo.
De nivel descriptivo, ya que su objetivo es la de identificar algunas caractersticas de

una situacin, en este caso de los procedimientos administrativos, normas que lo regulan y
tareas que realizan los empleados que estn relacionados con el manejo del inventario de
mercanca de la empresa; para luego establecer los elementos que constituirn el modelo de
control interno propuesto en la investigacin. Con diseo bibliogrfico, puesto que se
obtuvieron datos secundarios a travs de consultas de otras investigaciones, textos referidos
al tema y de expertos del rea; as como revisiones de documentos internos de la empresa
relacionados con el manejo de su inventario. Siendo tambin de diseo de campo, por
cuanto se obtuvieron datos en forma directa de la realidad, de primera mano, a travs de la
observacin de las actividades llevadas a cabo para la administracin y control del
47
En cuanto a la modalidad y de acuerdo al Manual para la Elaboracin del Trabajo y

Tesis de Grado de los Posgrado de la U.C.L.A, corresponde a una investigacin de campo
ya que se aplica el mtodo cientfico para el tratamiento de una serie de variables de una
situacin estudiada y que lleva al enriquecimiento de un campo del conocimiento. En este
caso, nutre a los administradores, en particular los de la empresa La Casa del
Contraenchapado, C.A en todos aquellos aspectos necesarios para un mejor manejo y
control administrativo y contable de su inventario de mercanca. De igual forma, el modelo
propuesto servir como un instrumento de control interno adaptable en otras empresas
comerciales.
B. Procedimientos utilizados para el Levantamiento y Anlisis de los

Datos.
Como en cualquier investigacin, fue necesario aplicar una serie de procedimientos
que permitieron obtener datos, ya fuesen directamente de la realidad o de fuentes escritas,
que ayudarn a comprender el hecho estudiado y de esta manera disear el modelo de
control interno para el rea del inventario de mercanca para la empresa La Casa del
Contraenchapado, C.A. Los procedimientos seguidos en el desarrollo de la investigacin,
necesarios para lograr los objetivos, fueron los siguientes:
1.- Se realiz una entrevista inicial al Presidente de la Compaa, con el objeto de

intercambiar ideas en cuanto a la necesidad e importancia de mantener dentro de la
organizacin un adecuado sistema de control interno, fundamentalmente en el rea del
inventario. Asimismo, se solicit la colaboracin de todas las personas que, de alguna u
otra
forma, se relacionan con el inventario,
ya
sea
en
su
administracin, registro,
almacenaje, custodia y despacho, para llevar a cabo el diseo del modelo a ser propuesto.
2.- Con el propsito de recopilar la informacin necesaria para el desarrollo del

presente trabajo, se aplicaron los siguientes procedimientos:
48
a) Se elabor un cronograma de visitas para recabar, a travs de instrumentos

tcnicamente diseados, la informacin deseada.
b) Se dise un cuestionario de preguntas flexible; es decir, se alteraba el orden de
las mismas, se modificaban o simplemente se incluan otras de acuerdo a la posicin
jerrquica del entrevistado o del inters de la entrevista.
c) Se aplic el cuestionario al gerente general de la compaa, al contador de la
empresa y a los responsables de las reas de compras, ventas y almacn. Con esto se
obtuvo informacin acerca de las tareas que se llevan a cabo para el manejo del
inventario de mercanca, la forma y momento cuando deben hacerlo; as como los
controles y normas que las regulan.
Es importante destacar que el autor estuvo contratado por la empresa para realizar
actividades en el rea de sistemas. Esto permiti, con anterioridad a la aplicacin de los
cuestionarios y entrevistas, obtener informacin acerca de los procedimientos y
actividades que se realizaban en la organizacin. Esta relacin trajo como consecuencia
de que algunos empleados estuviesen enterados, en cierta forma, del tipo de pregunta
que se les planteara en los cuestionarios. Por lo que, en la mayora de los casos, se
aplic con el propsito de formalizar el levantamientos de datos.
d) Se utiliz la tcnica de la observacin directa, prestndose atencin a las tareas
realizadas por el personal del rea de inventario, compra y venta. En la actividad
realizada se tom nota de las peculiaridades que se observaron y que sirvieron para
confirmar la informacin obtenida a travs de las entrevistas aplicadas.
e) Se realiz una revisin de los documentos y formularios involucrados en el
manejo del inventario; es decir, todos aquellos relacionados con la recepcin,
almacenaje, registro y despacho de la mercanca.
Con la realizacin de estos procedimientos se cumpli con el primer objetivo

especfico y se obtuvo las bases necesarias para el logro del segundo, cuyos procedimientos
aplicados para alcanzarlo son los que a continuacin se mencionan:
49
3.- Se procedi al estudi de citas bibliogrficas y literaturas especializadas con el

propsito de mejorar y actualizar algunos conceptos referidos a los sistemas de control
interno dentro de las distintas reas de una organizacin y en especial del inventario de
mercanca.
4.- Finalmente, los datos obtenidos se ordenaron y clasificaron; a tal efecto, se utiliz
una serie de tcnicas que permitieron lograr los objetivos especficos establecidos en el
presente trabajo de investigacin. Por tanto tenemos que:
Para el objetivo especfico # 1:
Anlisis de contraste: La informacin obtenida por medio de las entrevistas al

personal clave de la empresa y confirmada en la observacin directa, acerca de
las medidas de control interno aplicada en la empresa, se confront con un plan
organizativo ideal de control interno para determinar lo adecuado del mismo. La
informacin resultante se vaci en una matriz de anlisis de datos. La misma est
compuesta por varias columnas, una representa el rea de inters o pregunta
elaborada sobre los aspectos ms relevantes dentro del rea que es objeto de
estudio, otra columna describe los resultados del levantamiento de informacin, y
por ltimo, la columna que representa las condiciones del modelo ideal o
propuesto, obtenido de teoras aceptadas sobre control interno y aplicables en la
empresa. Dicho modelo, ser desarrollado en el Captulo V.
Anlisis de documentos: Consisti en desglosar y ordenar los datos obtenidos en

la revisin de los documentos relacionados con el manejo del inventario, tales
como: facturas, notas de entregas, reportes, tarjeta de inventario, registros
contables,
informes y memoranda internos; con el propsito de identificar,
describir y determinar la relacin que hay entre ellos y de esta manera tener una
mejor comprensin de las operaciones vinculadas con el inventario de mercanca
y por ende, de las medidas de control interno aplicadas por la organizacin.
Para el objetivo especfico # 2:
50
Se realiz un anlisis formal, es decir, clasificar, organizar y sintetizar la

informacin obtenida en la revisin y consultas bibliogrficas especializadas en el
rea de control interno y en especial del inventario, con el propsito de adaptarlas
y aplicarlas al modelo de control interno diseado y propuesto a la Empresa La
Casa del Contraenchapado, C.A.
C.- Procedimientos utilizados en el Diseo del Modelo de Control

Interno.
Al momento de disear un sistema de control interno, es necesario tener en cuenta el
criterio de costo-beneficio. Es decir, encontrar el justo equilibrio, pues un excesivo control
puede ser costoso y contraproducente. Adems, las regulaciones y normas innecesarias
pueden limitar la iniciativa y la capacidad de innovacin de los empleados. En la bsqueda
de este equilibrio y tomando en consideracin los datos obtenidos, se consideraron los
siguientes elementos que deba contemplar el modelo de control interno propuesto:
1- Personal: entendiendo que cualquiera que sea la naturaleza de la organizacin, su

tamao y tipo de tecnologa que aplica, la condicin del factor humano es indispensable
para el logro de sus objetivos. En este sentido, el sistema de control interno a disear deba
asegurar, razonablemente, que el personal poseyese la suficiente capacidad para ejecutar las
actividades en forma eficiente. Por lo tanto, en el modelo se incorpor aspectos tales como:
el proceso de seleccin e induccin de personal, programas de evaluacin y capacitacin.
2.- Formalizacin de las funciones y desarrollo de los procedimientos involucrados

en el modelos de control interno para el rea del inventario (definicin de funciones): toda
organizacin para lograr sus objetivos debe crear mecanismos de funcionamiento que
regulen y formalicen las conductas y actuacin de los individuos, de manera tal que exista
51
un equilibrio interno en la organizacin evitando as cualquier estado de entropa o

desorganizacin.
3.- Toma fsica del inventario de mercanca: elemento fundamental en cualquier

modelo de control interno, ya que a travs de ste, la empresa determina en un momento
dado, la cantidad y valor real de su existencia de mercanca. Por lo que en el diseo a
proponer se consideraron los siguientes aspectos: a) normas que regulan la toma fsica; b)
programacin de la toma fsica del inventario tanto anual como selectivo y c) diseo de los
formularios y reportes que se utilizarn en el mismo.
4.- Control Interno en los Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos: a pesar
de que siempre hay circunstancias en las que podran incrementarse la posibilidades de
errores, los sistemas de PED bien controlados tienen un mayor potencial para su reduccin.
En consecuencia en el modelo propuesto se tomaron en cuenta los siguientes elementos: a)
procesamiento en lnea; b) plan de organizacin; c) documentacin del sistema; d)
seguridad de los datos; e) seguridad de los equipos; f) cambios en el software; g)
entrenamiento al personal del rea.
5.- Funcin de Auditora Interna: fue considerado como elemento fundamental del
modelo para mejorar el ambiente de control de la empresa, que entre otras funciones, ser
un evaluador permanente del sistema de control interno para determinar si est operando
eficientemente y hacer las recomendaciones de manera que lo fortalezca.
52
CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS
El trabajo de investigacin llevado a cabo se fundament en la aplicacin de tcnicas
de levantamiento y anlisis de datos con el fin de lograr el objetivo propuesto; es decir, un
modelo de control interno para el rea del inventario de mercanca en la empresa La Casa
del
Contraenchapado,C.A.
Del
anlisis
realizado
se
desprenden
las
siguientes
observaciones:
Los procedimientos de: compras, recepcin, facturacin, almacenaje y despacho

de mercanca, no estn formalizados ni regulados por normas. Esta situacin ha
trado como consecuencia que en muchas ocasiones los empleados apliquen los
procedimientos de acuerdo a sus interpretaciones o conveniencia, omitindose por
tanto pasos o puntos de control, lo que implica un aumento del riesgo en cuanto a
irregularidades en la administracin del inventario de mercanca.
No se utilizan requisiciones internas ni ordenes de compras para realizar la

adquisicin de las mercancas. En este sentido, la persona encargada de las
compras simplemente llama al proveedor para que suministre los artculos. Se
53
observa por tanto que no existe un seguimiento formal del proceso de compra y
por consiguiente un control adecuado sobre la necesidad del producto.
La empresa no cuenta con una unidad encargada de evaluar permanente e

independientemente las actividades, tanto administrativas, operativas y contables,
y de esta forma constatar si se estn realizando de manera eficiente y de acuerdo
a la poltica de la organizacin. En este sentido, la gerencia no tiene el suficiente
apoyo para poner en marcha todas aquellas medidas que permitan fortalecer los
controles a las distintas actividades que se realizan en la empresa y en especial en
el manejo y uso del inventario de mercanca.
En relacin al control fsico del inventario de mercanca, la empresa no tiene definida

una poltica referida a la toma fsica y los procedimientos a ser aplicados en la misma, por
lo que adolece de un importante mecanismo de evaluacin y control de la existencia de los
productos. Cuando est ausente este mecanismo de control, la empresa no puede tener una
seguridad razonable sobre la existencia real de su inventario de mercanca por lo que se
veran afectadas las estimaciones y resultados finales de su gestin administrativa y
financiera. El hecho de tener en los registros contables cifras del inventario no acordes con
las existencias reales, ocasiona distorsiones en el clculo del costo de venta, por lo que se
puede generar ganancias o prdidas que no se corresponden con las operaciones normales
de la empresa. Igualmente, esta situacin afecta los resultado del ajuste por inflacin fiscal
para determinar la renta gravable y el impuesto a los activos empresariales. Por otra parte,
tener una diferencia significativa entre los valores registrados en los libros y la existencia
real del inventario puede generar gastos de seguros superiores a las necesidades o incurrir
en el riesgo de que no se proteja adecuadamente la inversin en inventarios. Asimismo, no
es poltica de la empresa la realizacin de toma fsica de inventario (selectivas) en fechas
diferentes a la de fin de ejercicio.
Con respecto a los sistemas de informacin automatizados, se observaron las

siguientes debilidades:
54
No existe integracin entre el sistema de facturacin, el auxiliar de cuenta por

cobrar y la contabilidad; esto ocasiona que el registro en el auxiliar se efecte en
fecha posterior a la operacin de venta, lo que trae como consecuencia atrasos en
la gestin de cobranza. Incluso se puede incrementar la posibilidad que por
descuido o de manera intencional no se realicen tales registros. Adems, la falta de
integracin no permite que se emita inmediatamente al cuadre de caja el
comprobante de contabilidad, por lo que no es posible dar garanta razonable de si
las operaciones se registran en el perodo en el que ocurrieron.
El sistema de control de inventario no emite los reportes adecuados para realizar

una toma fsica que garantice la razonabilidad de sus resultados. Entre estos :
diferencia entre conteos, resultados definitivos de la toma fsica, y la tarjeta
individual por producto.
No se emiten las notas de devolucin por ventas al contado o crdito por medio del
sistema de computacin. Esta circunstancia puede ocasionar la actualizacin tarda
de la existencia de mercanca o simplemente su no registro, por parte del
funcionario, ya sea por descuido o de manera premeditada con la intencin de
apropiarse de cierta mercanca. Otro riesgo a la que est expuesta la empresa, es
que se emitan notas de devolucin que no corresponden a operaciones reales, con
la finalidad de apropiarse de algn dinero y compensarlo con la nota de
devolucin.
Ausencia de un kardex electrnico. El sistema de informacin tal cual como est

diseado, no maneja en detalle las operaciones que ocurren con el inventario; es
decir, slo actualiza la cantidad de existencia pero no deja un registro o pista de
cada transaccin. Este hecho no permite hacer un seguimiento individualizado al
movimiento en caso de que se desee saber, por ejemplo, las causas de un faltante o
sobrante; o simplemente analizar el comportamiento de un producto a efecto de
determinar la cantidad a comprar en un momento dado. La situacin se complica
cuando hay que recibir una mercanca, por devolucin de algn cliente, y no se
55
conoce con exactitud el costo de la mercanca en el momento de su venta; esto trae

consigo el riesgo de que se registre tal devolucin con un costo inadecuado lo que
distorsionara el margen de utilidad de la venta, el costo unitario del producto y
por consiguiente la existencia valorizada del inventario.
Los equipos (hardware) adolecen de ciertas medidas de seguridad tales como:

reguladores de voltaje y dispositivos de suministro de energa ininterrumpida
(U.P.S), incrementndose la posibilidad de daos fsicos a los equipos de
computacin y de los datos almacenados en los mismos, que podran ocasionar la
paralizacin de las actividades normales de la empresa, as como, incurrir en costo
por reparacin y mantenimiento de los equipos de computacin.
Inexistencia de una poltica definida para la seguridad de los datos almacenados en

el computador principal (servidor), es decir, la empresa no tiene procedimientos
sistematizados para la toma de respaldo de datos en dispositivos auxiliares como
cintas magnticas y disquetes; por lo que una de falla de los equipos, podra
resultar la prdida parcial o total de informacin vital para el funcionamiento de la
organizacin.
Informacin inadecuada e insuficiente acerca del manejo y funcionamiento de los

sistemas de informacin automatizados. Esto crea a la empresa un alto grado de
dependencia con respecto a un determinado tipo de personal, fundamentalmente
con el que labora en el rea de informtica o aquellas que manejan los sistemas de
informacin automatizados. Asimismo, puede ocasionar la paralizacin, por algn
tiempo, de ciertas actividades que se realizan en la empresa, en caso de que las
personas que manejan los sistemas de informacin automatizadas se ausenten
parcial o totalmente de su labores.
Igualmente, no se encuentran documentados los diseos de las bases de datos.

Situacin altamente perjudicial para la empresa ya que si acurriese un cambio de
56
personal en el rea de informtica o desarrollo de sistemas, el nuevo ingreso

tendra grandes dificultadas para desarrollar nuevas aplicaciones o simplemente
para darle mantenimiento a los sistemas existentes.
En cuanto a la administracin de personal, se observ que la empresa no posee una

poltica
clara
de
induccin,
entrenamiento
evaluacin.
Esto
genera
elementos
desmotivadores para el empleado, ya que siente que no es tomado en cuenta o no es

recompensado de acuerdo con la responsabilidad y esfuerzo que realiza para desempear
sus actividades. Por otra parte esta situacin puede afectar negativamente la eficiencia en
las operaciones y por ende, el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
57
CAPTULO V
DISEO DEL MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL
LA CASA DEL CONTRAENCHAPADO, C.A.
El diseo de un adecuado sistema de control interno no slo implica un dominio
tcnico sobre la materia sino tambin un conocimiento del medio especfico en el cual se va
a aplicar. En otras palabras, aunque existen los criterios generales para el diseo de un
sistema de control interno, los procedimientos, mecanismos e instrumentos de control
interno pueden variar de una empresa a otra
y, por tanto, en las diferentes reas que la
conforman.
Todas
las
organizaciones
deben
tener
un
conjunto
de
planes,
mtodos
procedimientos con el fin de asegurar que los activos estn debidamente protegidos, los
registros contables correspondan a las operaciones de la empresa y las actividades se
desarrollen eficazmente de acuerdo con las polticas trazadas por la gerencia, en atencin a
las metas y objetivos previstos.
En este sentido el modelo propuesto para el rea del inventario de mercanca
de la
empresa, La Casa del Contraenchapado,C.A, contiene los elementos anteriormente
58
expuestos que servirn de mecanismo de apoyo gerencial orientado al logro de los objetivos
planteados en dicha rea. Pero es importante destacar, que un sistema de control interno
provee una garanta razonable y no absoluta del logro de los objetivos y metas. Un
adecuado sistema de control interno podr alertar oportunamente sobre el bajo rendimiento
de una gestin administrativa, pero no podr transformar o convertir una administracin
deficiente en una destacada. En este sentido, el control interno es uno de los componentes
bsicos de la actividad gerencial.
A. Objetivos del Modelo

Establecer
una
correcta
segregacin
de
funciones
responsabilidades
relacionadas con las reas de compras, recepcin, almacenamiento y despacho de

mercanca.
Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la informacin relacionada con

el
manejo
del
inventario
establecer
las
normas
que
regulen
dichos
procedimientos.
Disear un instructivo para la realizacin de la toma fsica del inventario de

mercanca, tanto rotatorios como anuales.
Definir la funcin de Auditora Interna en la organizacin.

B. Componentes del Modelo de Control Interno.
1.- Personal
La empresa debe considerar la aplicacin de una poltica de administracin de
personal, ya que aunque se cuente con un adecuado control interno, es necesario que el
personal posea las condiciones para ejecutar eficientemente las operaciones. Para esto la
empresa debe considerar los siguientes aspectos:
1.1- Proceso de seleccin y programas de induccin.

El Departamento de Personal en coordinacin con los jefes de cada
departamento
relacionados con el manejo del inventario, deben evaluar los aspirantes
59
ingresar,
tomando
en
cuenta
requisitos
como: sexo, edad, experiencia y
conocimientos. Es importante resaltar la importancia de aplicar los procedimientos de

seleccin ms efectivos con el propsito de reclutar aquellas personas que tengan
conocimientos
firmes y completos de las diversas actividades que interesan a la
empresa y de esta manera satisfacer las necesidades de la organizacin.
Sea cual fuese el mtodo de reclutamiento, deber estar exento de falsas

promesas que incite a los aspirantes a formarse ideas errneas de la organizacin o
referentes al cargo. Todo lo contrario, los cargos deben ofrecerse con descripcin
precisa del mismo y de las condiciones de trabajo, as como los beneficios
contractuales que ofrece la empresa.
.
Los medios de reclutamiento de personal pueden ser: anuncios de prensa,
recomendaciones de los propios trabajadores, servicio de consultores especializados o
las ofertas espontneas.
Los programas de induccin, estn dirigidos al nuevo personal o aquellos

empleados que cambian de reas o son promovidos en la organizacin. Con respecto
a esto, la empresa debe considerar lo siguiente:
Induccin general sobre a la empresa: Al nuevo ingreso se le debe dar una

breve historia de la compaa, explicar su estructura organizativa y
reglamento interno de trabajo y seguridad ocupacional; as como los
productos y servicios que ofrece la empresa, normas generales sobre los
horarios y prestaciones sociales y/o convencionales a que tiene derecho el
trabajador.
Induccin y entrenamiento al puesto de trabajo: Al personal que ingrese al

departamento de almacn o aquellas reas relacionadas con su manejo
(compras, ventas y contabilidad), se le debe informar sobre las tareas que va
ha realizar y las responsabilidades que asume, es decir, explicarle como
debe hacer su trabajo. Este programa de entrenamiento, lo llevar a cabo
60
una persona del departamento respectivo elegido por el jefe del rea, pero
siempre supervisado por ste.
El personal estar sometido a un perodo de prueba de noventa das, culminado

el mismo, el jefe del departamento elaborar un reporte dirigido al jefe de personal,
donde indicar los resultados obtenidos y la conveniencia o no del personal. Para
dicha evaluacin, se utilizar el formato que disponga el departamento de personal.
1.2- Programas de Capacitacin.

Debe incorporarse al personal del almacn y a las personas relacionadas con su
manejo y administracin, a cursos, charlas o talleres referidos a organizacin y
administracin de almacenes, motivacin y autoestima, relaciones interpersonales y
cualquier otro que estime conveniente la gerencia.
Mientras mejores programas de entrenamiento y capacitacin promocione la

empresa, ms apto ser el personal encargado del manejo y administracin del
inventario, y por tanto se obtendrn resultados ms eficientes. Es necesario que la
empresa promueva
la idea de mejorar los conocimientos, habilidades y destreza del
personal hasta un nivel ptimo, de manera que puedan desempear sus cargos con un
mximo rendimiento, productividad, seguridad y eficiencia.
1.3- Evaluacin del personal.

Una sana administracin requiere que el personal sea continuamente evaluado,
para verificar y controlar si los procesos de seleccin, entrenamiento y capacitacin
han sido satisfactorios. Asimismo, determinar el grado de cumplimiento de las tareas
por parte del trabajador y si estas se ajustan a las polticas de la empresa.
La evaluacin del personal la llevar a cabo el jefe de departamento al cual

pertenece y cada jefe de departamento a su vez ser evaluado por el Gerente General.
61
Adems de servir de control, las evaluaciones se utilizarn para conceder

ascensos, premios y cualquier otros tipos de incentivos. Para las evaluaciones, se
utilizar los formatos que disponga el departamento de personal y se debern realizar,
como mnimos, una vez al ao.
1.4- Vacaciones obligatorias y rotacin peridica interna del personal

Evita dependencia en las tareas que realice una persona y la creacin de vicios
en la aplicacin de los procedimientos relacionados con el manejo y administracin
de los inventarios de mercanca o de cualquier otra actividad.
Es sano reconocer que cuando una persona ha permanecido mucho tiempo en el

mismo cargo, existe el riesgo de que sta se convierta en conformista o indiferente en
el desempeo de sus responsabilidades con el trabajo, o peor an, crear condiciones
con el fin de incumplir con el sistema establecido para su propio beneficio.
Es importante asegurarse de que el personal que realice funciones de alto riesgo

tome sus vacaciones anualmente y que sus obligaciones, en su ausencia, sean
realizadas por otro empleado. Esto con el fin de verificar las tareas que realiza o
vicios que puedan existir en el desempeo del cargo.
Tambin hay que estar alerta con los trabajadores de la empresa que tienen
nexos familiares entre si y que realizan tareas complementarias de procesamiento de
una transaccin, que podran facilitar manipulaciones en su beneficio. Un adecuado
control interno debe evitar esta situacin.
2.- Definicin de Funciones
62
Asignar a diferentes personas las responsabilidad de autorizar, registrar y mantener

la custodia de los inventarios tiene el propsito de reducir las oportunidades para que
alguien se encuentre en una posicin en la que pueda perpetrar y esconder errores o
irregularidades en el manejo de los inventarios de mercanca. Por tanto, un adecuado
sistema de control interno requiere de una segregacin de las funciones de: compras,
recepcin, almacenaje, despacho y registro del inventario. A continuacin se detallan:
2.1- Funcin de Compras.

Consiste en la adquisicin de mercanca para mantener adecuados sus niveles
de existencia, para de esta forma satisfacer los requerimientos y necesidades de los
clientes.
Normas para regular las compras:
Las compras en el exterior deben ser coordinadas y aprobadas por la

vicepresidencia de la compaa.
Toda compra realizada en el pas debe estar soportada por una orden de
compra, la cual debe estar autorizada por un funcionario de nivel
adecuado.
El responsable de compras debe conocer la situacin del mercado y

mantenerse bien informado en cuanto a las distintas fuentes de
suministro, ya que su principal funcin es la de colocar las ordenes de
compras para obtener los mejores resultados posible para la empresa.
El responsable de las compras, debe escoger a los proveedores de

acuerdo a los siguientes criterios: precios, condiciones de pago, calidad
del producto y tiempo de entrega.
Antes de realizar una compra de mercanca, se deben analizar distintas

cotizaciones, sugirindose un mnimo de tres.
63
Las compras nacionales que excedan de un monto establecido por la

junta directiva, deben ser aprobadas por la gerencia general o en sus
efectos por la vicepresidencia.
El responsable de realizar las compras no puede tener la facultad de

decidir cuando una mercanca es obsoleta o de poco movimiento.
Las cantidad mnima que debe mantenerse en inventario en todo

momento debe ser determinada por anticipado por la administracin, y
el jefe del almacn est en la obligacin de ver que esas cantidades
mnimas se mantengan.
Debe considerarse la frmula del lote econmico, para la adquisicin de

la mercanca.(Ver marco terico ).
Los precios de las compras deben ser revisados peridicamente por un

funcionario no relacionado con el departamento de compras, con vista a
determinar que dichos precios son los ms ventajosos para la compaa.
Cargos responsables de las compras:
Jefe de Compras: realiza las siguientes tareas:

1- Coordinar con el jefe de almacn y la vicepresidencia la compra de
mercancas.
2- Mantener actualizado el registro de proveedores tanto nacionales como
internacionales.
3.- Estudiar y analizar a los proveedores del mercado y las variables ms
favorables para la empresa.
4.- Solicitar las cotizaciones de la mercanca que se va adquirir en el
mercado nacional. Se recomiendan al menos tres cotizaciones.
5.- Analizar y aprobar las cotizaciones de acuerdo a la normativa vigente
en la empresa.
6.- Velar por la calidad y condiciones de compras de la mercanca que se
va a adquirir.
64
7.- Presentar un informe mensual a la gerencia general, o cuando ella lo

requiera, sobre las actividades realizadas por el departamento.
Vicepresidencia: Entre algunas de sus tareas es la controlar y coordinar

junto con el jefe de compras la adquisicin de la mercanca nacional e
importada, esta bajo su responsabilidad la aprobacin de sta. Adems,
puede ordenar la compra de mercanca en el pas cuando lo considere
Procedimientos de Compras:
Se realizan dos procedimientos para la compra de mercancas: nacionales e
internacionales.
Compras Nacionales:
1.- En el Almacn, de acuerdo a los reportes que emite el computador de
movimientos y existencias o por orden de la vicepresidencia y en
coordinacin con el jefe de compras, elabora una requisicin (Ver
Anexo # 1) de mercanca, en original y copia, dirigido al departamento
de compras. Dichas requisicin debe estar conformada por el jefe del
departamento de almacn. El original es enviado al departamento de
compras y la copia es archivada.
2.- El jefe de compras, verifica la requisicin y constata en su archivo de
proveedores nacionales la posibilidad de que estos estn en capacidad
de suministrar los productos. En caso de que la compra se tenga que
realizar en el exterior, la requisicin es enviada a la vicepresidencia.
3.- Si la compra puede hacerse en el pas, el jefe de compras solicita las
cotizaciones de acuerdo a la normativa vigente en la empresa.
4.- Recibidas las cotizaciones, el jefe de compras deber escoger la ms
adaptada a las necesidades de la empresa en cuanto a precios, calidad
de los productos y tiempo de entrega.
65
5.- Con la cotizacin seleccionada, el departamento de compras emite la

orden de compra en original y dos copias (Ver Anexo # 2). El original
se enva al proveedor, la primera copia al departamento de almacn y
la segunda copia es archivada junto con el original de la requisicin..
6.- Si la compra excede del limite establecido por la junta directiva, la
misma deber ser aprobada por la gerencia general de la empresa.
Compras Internacionales:
1.- Si la mercanca no puede ser comprada en el pas, la vicepresidencia
canaliza conjuntamente con el jefe de compras, la adquisicin de la
mercanca entre sus proveedores internacionales.
2.- La solicitud se realiza va fax u otro medio disponible, donde se
establecen la especificaciones del producto en cuanto a calidad,
cantidad y precio.
2.2- Recepcin de Mercanca.

Proceso mediante el cual se reciben las mercancas adquiridas por el rea de
compras o cuando se genera una devolucin por parte del cliente. Esta actividad se
realiza en el almacn.
Normas para regular la Recepcin de Mercanca:
La recepcin de mercanca debe ser supervisada por el jefe de almacn

Para la recepcin de la mercanca es necesario que el proveedor presente
tanto la factura como la original de la orden de compra.
Toda factura y orden de compra debe estar firmada y sellada por el jefe de
almacn en seal de conformidad de la recepcin.
En caso de una devolucin en venta , esta debe estar conformada por el

responsable del departamento de ventas y autorizada por el gerente
general.
66
Las mercancas devuelta por el cliente debe recibirse a travs del

departamento de almacn. El responsable del almacn es quien dar el
visto bueno de la mercanca en cuanto a sus condiciones y cantidad.
La gerencia determinar el tope y las condiciones para cancelar la

devolucin con dinero de la caja principal. En caso de que sobrepase el
tope, la misma ser cancelada con un cheque.
Cargos responsables en el proceso de recepcin:
Jefe de Almacn: Ejecuta las siguientes tareas.

1.- Supervisar la recepcin de mercanca. Esto incluye la verificacin de
la calidad, cantidad y estado fsico con que se recibe dicha mercanca.
2.- Tiene la responsabilidad de notificar al jefe de compras cualquier
diferencia que exista entre la factura y la orden de compra.
3.- El jefe de almacn firma la factura en seal de conformidad de la
recepcin.
Almacenista: verifica y cuenta la mercanca que se recibe.

Procedimientos de Recepcin de Mercanca:
Se realizan dos procedimientos para la recepcin de mercancas: por
compras y devoluciones al almacn.
Recepcin por compras:

1.- Comienza el proceso con la llegada de mercanca segn lo solicitado
en la orden de compra, hacindose las descargas en las zonas
establecidas para tal fin.
2.- El jefe de almacn junto con el almacenista, proceden a verificar la
mercanca contra la factura y la orden de compra.
3.- Si existe conformidad en la recepcin, el jefe de almacn firma y sella
la factura y la orden de compra. En caso de alguna diferencia, se
notifica al departamento de compras y se espera alguna respuesta del
67
jefe de compra o de algn funcionario de nivel adecuado para la

aceptacin de la mercanca.
4.- El jefe de almacn enva la factura del proveedor y la copia de la
orden de compra al departamento de computacin para su registro en
el auxiliar de inventario (kardex electrnico) y cuenta por pagar en
caso de una compra a crdito. Introducida la informacin de la factura
de compra en el computador, se procede a emitir el reporte de entrada
de mercanca.
5.- El departamento de informtica enva la factura de compra (firmada y
sellada-procesada) y la copia de la orden de compra junto con el
reporte de entrada de mercanca, al departamento de contabilidad. En
ste, se realiza la revisin de la factura contra orden de compra el
reporte de entrada (emitido por informtica), para su posterior registro
contable.
Recepcin por devolucin:

1.- El jefe de almacn recibe la nota de devolucin emitida por el
departamento de ventas. La misma debe estar autorizada por los
funcionarios de nivel adecuado.
2.- El jefe de almacn con el almacenista, verifican la nota de devolucin
con la mercanca devuelta para comprobar la cantidad y las
condiciones de la mercanca.
3.- Si la recepcin esta conforme, el jefe de almacn firma la nota de
devolucin, entrega el original al cliente y enva la copia al
departamento de computacin para su registro en el auxiliar de
inventario ( kardex electrnico-computador). De lo contrario, notifica
la inconformidad al responsable de ventas para que toma una decisin
al respecto.
2.3- Almacenaje de Mercanca.
68
Consiste en la ubicacin de la mercanca en los espacios fsicos, que para tal

efecto haya dispuesto la empresa.
Normas para regular el Almacenaje:
Se debe establecer un cdigo de ubicacin fsica a la mercanca.
La mercanca debe ser ubicada y ordenada de acuerdo a su nivel de

rotacin para facilitar su bsqueda y despacho, as como el desarrollo
normal de las actividades en el almacn.
No se permite que personas ajenas al almacn realicen tareas de

almacenaje, al menos que este previamente autorizado por escrito por el
gerente general. El jefe de almacn y los almacenistas son los nicos
empleados que pueden tener acceso a la mercanca.
Se debe mantener el orden y limpieza en las reas del almacn.
Cargos Responsables del Almacenaje:
Jefe de almacn: realiza las siguientes tareas con respecto al almacenaje

de la mercanca:
1.- Indica el rea donde se ubicar la mercanca.
2.- Establece el cdigo de ubicacin fsica de la mercanca y se lo notifica
al departamento de computacin para su debido registro.
3.- Elabora el programa de mantenimiento y aseo del almacn.
Almacenista: coloca la mercanca en los espacios que indique el jefe de

almacn y realiza la limpieza del mismo de acuerdo al programa
elaborado por el jefe del departamento.
Procedimiento de Almacenaje de Mercanca:

1.- Realizada la recepcin, el jefe de almacn verifica en su terminal
(computador), si el cdigo del producto existe en el sistema de control de
inventario. En caso
que no exista dicho cdigo, procede a crearlo en el
sistema, indicando solamente:
69
a) Cdigo del producto.

b) Ubicacin fsica.
2.-
El almacenista procede a ubicar la mercanca en el lugar indicado por el

jefe de almacn.
2.4- Facturacin de Mercanca.

Consiste en la emisin de la factura de acuerdo a la solicitud realizada por el
cliente. En esta se detalla las caractersticas y condiciones de la venta.
Normas para regular el Procedimiento de Ventas:
En ventas al contado, el vendedor no debe recibir el dinero del cliente.

Para tal efecto existe una seccin de caja.
Antes de realizar las ventas, el vendedor debe verificar y acatar las

polticas de descuentos que ofrece la empresa. Cualquier caso especial,
debe ser considerado por el jefe del departamento de ventas o en sus
efectos el Gerente General.
En caso de una venta a crdito:

- El vendedor debe examinar si el cliente posee lnea de crdito. Si la
tiene, deber verificar la situacin de su lmite de crdito.
- Si la venta se realiza a una persona jurdica, esta operacin debe hacerse
con una orden de compra, firmada por un funcionario autorizado. Por el
contrario, si el comprador es una persona natural y no posee orden de
compra, la venta se deber efectuar directamente a la persona
responsable del pago de la misma.
- No se despachar mercanca a aquellos clientes con facturas vencidas de
acuerdo a las polticas establecidas por la gerencia.
- Las ventas realizadas bajo la modalidad de cobro contra entrega o COD,
debern tratarse como una operacin a crdito.
70
- En caso de una venta superior al monto estipulado por la junta directiva,

la misma debe ser aprobada por el jefe del departamento de ventas o el
gerente general.
Cargo Responsable de la Facturacin:
Vendedor: realiza las siguientes tareas:

1.- Elabora la factura, a travs del computador, de acuerdo a la solicitud
del cliente.
2.- Verifica las condiciones de disponibilidad del crdito.
3.- Comprueba la existencia de mercanca solicitada por el cliente.
Procedimientos de Facturacin:
Se establecen dos procedimientos por ventas: crdito y contado
Facturacin por venta a crdito:

1.- Se inicia el procedimiento, cuando el cliente solicita la mercanca. En
caso de persona jurdica la solicitud se hace con una orden de compra,
de lo contrario por la persona responsable del pago.
2.- El vendedor verifica, en el terminal, la existencia de mercanca y las
condiciones de crdito del cliente. En caso de no estar solvente o
excedido de su lmite de crdito, se le notifica al cliente de tal situacin
y se le devuelve la orden de compra (persona jurdica). En caso
contrario, se procede a emitir la factura por el computador, en original
y dos copias. La misma sale impresa en la seccin de caja.
3.- En caja, el cliente firma el original y las copias de la facturas. La
misma se distribuye de la siguiente manera:
- La primera copia para el cliente, y con esta retira la mercanca en
el almacn.
- El original de la factura se enva al departamento de cobranza para
su posterior gestin de cobro.
71
- La segunda copia es archivada temporalmente en la seccin de

caja para realizar, al final del da, la relacin venta y cuadre de
caja.
Facturacin por venta al contado:

1.- Se inicia el procedimiento con la solicitud del cliente.
2.- El vendedor verifica la existencia de la mercanca. En caso de que no
exista se le notifica al cliente.
3.- Si hay mercanca el vendedor elabora la factura, a travs del
computador. La misma sale impresa en la seccin de caja en original y
dos copias.
4.- El cajero firma y sella la factura en conformidad de haber recibido el
dinero y entrega al cliente el original de la factura. Las copias son
archivadas para realizar la relacin de venta y cuadre de caja.
5.- Con el original de la factura, el cliente se dirige al rea de despacho
para hacer efectivo el retiro de la mercanca. El jefe del almacn debe
sellar la factura en seal de entrega de la mercanca.
2.5- Despacho de Mercanca.

Consiste en la entrega de la mercanca al cliente de acuerdo a lo establecido en
la factura de venta.
Normas para regular el Despacho de Mercanca:
La entrega de mercanca solo se har con la respectiva factura de venta,

con la primera copia en caso de una venta a crdito o el original por una
venta al contado.
En caso de una venta al contado, la factura debe tener el sello y firma de

la seccin de caja (cancelada).
El jefe de almacn es responsable de todas las salidas de mercanca del

almacn.
72
Al hacer efectiva la entrega, el jefe de almacn debe firmar y sellar la

factura en seal de la entrega conforme de la mercanca.
Cargos Responsables del Despacho de Mercancas:
Jefe de almacn: realiza las siguientes tareas.

1.- Supervisa la entrega de mercanca por parte del almacenista.
2.- Firma y sella la factura en seal de despacho de la mercanca.
Almacenista: hace efectiva la entrega de mercanca, previa confrontacin

con la factura de venta.
Procedimiento para el Despacho de Mercancas:

1.- Con la factura de venta, el almacenista procede a ubicar las cantidades
registradas en la factura para proceder al despacho.
2.- El jefe de almacn, chequea con el almacenista la cantidad despachada
contra la respectiva factura. En caso de estar conforme firma y sella la
factura.
3.- El despacho se podr realizar en el transporte de la compaa o el que
disponga el cliente.
2.6- Registro Contable.

Sirve para asentar en el sistema de contabilidad, todos los datos que se generan
en las transacciones financieras que afecten al inventario. Dichos registros se deben
hacer de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Normas para regular el Registro Contable:
La factura de compra de mercanca antes de ser registrada en la

contabilidad debe estar procesada en el auxiliar de inventario (kardexelectrnico) y cuenta por pagar, en caso de una compra a crdito. Tal
actividad se realiza en el departamento de informtica, la factura debe
73
estar firmada y sellada por el transcriptor o el jefe del departamento y

acompaada con el reporte de entrada de mercanca.
El registro de la venta se realizar con la segunda copia de la factura

enviada por la seccin de caja, en la relacin de venta y cuadre de caja
diaria.
Para registrar las devoluciones, estas deben estar conformadas por los
jefes de almacn y ventas, y autorizadas por el Gerente General o el
Vicepresidente.
Cuando sea necesario realizar un ajuste por diferencia en el inventario

(fsico-contable), ste deber
estar conformado por el Contador General
y autorizado por el Gerente General y el Vicepresidente.
Cargos Responsables del Registro Contable:
Contador General:
1.- Para el registro de la operaciones relacionadas con el inventario,
el
contador general se encarga de verificar la relacin y cuadre de venta y

caja diaria.
2.- Verifica que la factura de compra coincida con los datos establecidos
en la orden de compra, la relacin de entrada de mercanca realizada
en el departamento de informtica, as como las firmas de recepcin en
el departamento de almacn.
Auxiliar de Contabilidad: Codifica tanto las facturas de ventas, compras

y devoluciones para su respectivo registro contable.
Procedimientos para los Registros Contables:

Se recomienda, para la contabilizacin de las operaciones relacionadas con
el inventario, el mtodo de inventario denominado continuo o perpetuo ya que
74
permite conocer, en todo momento, el valor total del inventario y la utilidad bruta
que se genera en cada operacin de venta.
De acuerdo con el tipo de transaccin (compra, ventas o devolucin de

mercanca) se debe manejar el siguiente modelo de asientos, el mismo ser
presentado con un ejemplo para cada caso:
Compras en el Pas :
La empresa adquiere mercanca por Bs. 3.000.000,00 al proveedor XYZ C.A.,
la operacin genera un impuesto a las ventas de Bs. 495.000,00. El registro
contable se debe elaborar de la siguiente manera:
DESCRIPCIN DE LAS CUENTAS
Inventario de Mercanca
Crdito Fiscal
Cuentas por Pagar o Bancos
DEBE
HABER
3.000.000,00
495.000,00
3.495.000,00
Nota: 1) La cuenta acreditada depender si la operacin es a crdito o al contado.

2) En caso que la empresa tenga que cancelar algn gasto por flete o
movilizacin de la mercanca, los mismos sern cargados al costo del
inventario.
3) Si se realizan cancelaciones que generen retenciones de impuesto, como
por ejemplo los fletes, se tendr que registrar el mismo efectuando un
abono a la cuenta retenciones por pagar, por el monto retenido.
Compras Internacionales:
75
La empresa adquiere mercanca en el exterior, cuya operacin se discrimina de

la siguiente manera:
Concepto
Valor declarado
Monto Bs.
10.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
Fletes internacional
Impuestos aduanales
tem
12.000.000,00
I..C.S.V.M
1.980.000,00
Comisin agente aduanal
300.000,00
Flete nacional
d
e
150.000,00
Donde:
Costo de la mercanca
= a+b+c+e+f = 12.450.000,00
Cuenta por pagar proveedor
a+b
= 10.500.000,00
Banco (para cancelar los impuestos) =
c+d
= 3.480.000,00
Crdito Fiscal
= 1.980.000,00
DEBE
HABER
12.450.000,00
Crdito Fiscal
1.980.000,00
Banco.
Cuentas por Pagar Proveedor
3.480.000,00
o
10.500.000,00
Banco.
Cuentas por Pagar Agente Adua-
300.000,00
nal o Banco.
Cuenta Por Pagar Transportista o
150.000,00
Banco.
Nota:
1) Las cuentas acreditadas dependen si la operacin es a crdito o al

contado.
76
2) Los gastos que se incurren en la importacin, tales como: impuestos,

seguros, fletes y trmites aduanales, sern cargados al costo de la
mercanca.
3) En caso que de que se realicen cancelaciones que generen retenciones de
impuesto, como fletes y comisiones o pagos por servicios al agente
aduanal, se tendr que realizar el abono a la cuenta retenciones por
pagar por el monto retenido.
Ventas al Contado :
El cuadre de caja y la relacin de venta del da xx/xx/xx presenta la siguiente
informacin con respecto a las ventas al contado :
Concepto
Monto de la Venta
I.C.S.V.M
Monto Bs .
530.000,00
87.450,00
617.450,00
Costo de Venta
420.000,00
DEBE
Caja
617.450,00
Costo de Mercanca Vendida
420.000,00
HABER
420.000,00
Venta al Contado
530.000,00
Dbito Fiscal
87.450,00
Ventas a Crdito:
Igual que el caso anterior, con la diferencia que el cargo es a la cuenta por
cobrar por tratarse de una venta a crdito.
77
DESCRIPCIN DE LA CUENTA
DEBE
Cuenta por Cobrar
617.450,00
Costo de Mercanca Vendida
420.000,00
HABER
420.000,00
Venta a Crdito
530.000,00
Dbito Fiscal
87.450,00
Devoluciones al Proveedor (compras nacionales):

Se realiza una devolucin parcial de un grupo de producto correspondiente al
proveedor XXX, C.A:
Concepto
Monto Bs.
Costo Mercanca
120.000,00
I.C.S.V.M
19.800,00
139.800,00
Cuentas por Pagar
DEBE
HABER
139.800,00
120.000,00
Crdito Fiscal
19.800,00
Devoluciones por Venta al Contado:

El cuadre de caja y la relacin de venta del da xx/xx/xx, presenta la siguiente
informacin con respecto a las devoluciones por ventas al contado:
Concepto
Monto de la Venta
I.C.S.V.M
Monto Bs.
75.000,00
12.375,00
87.375,00
78
Costo de Mercanca
32.200,00
DEBE
32.200,00
Venta al Contado
75.000,00
Dbito Fiscal
12.375,00
Costo de Ventas.
Caja
Cuenta
HABER
32.200,00
por
pagar
87.375,00
devolucin en venta.
Nota: La gerencia determinar el tope y las condiciones para cancelar las
devoluciones con dinero de la caja principal. En caso de que sobrepase el
tope, se registrar el pasivo y se cancelar con un cheque.
Devoluciones por Venta a Crdito:

Igual que el caso anterior, con la diferencia que el abono es a la cuenta por
cobrar por tratarse de una devolucin por venta a crdito.
DESCRIPCIN DE LA CUENTA
DEBE
32.200,00
Venta a Crdito
75.000,00
Dbito Fiscal
12.375,00
HABER
Costo de Ventas.
32.200,00
Cuenta por Cobrar
87.375,00
3.- Toma Fsica del Inventario de Mercanca.

Es un procedimiento de control interno mediante el cual, con un conteo fsico de
las partidas que conforman el inventario, se determina el valor y cantidad del mismo a
una fecha determinada. Este conteo fsico puede realizarse en la fecha de balance de
cierre del ejercicio o en perodo selectivo durante el ao.
79
La toma de un inventario fsico es frecuentemente una tarea delicada, por lo que

no es satisfactorio depender solamente de instrucciones orales o del conocimiento y
experiencia del personal que se involucre en el mismo. Por lo tanto, para tener una
seguridad razonable de los resultados que arroje la toma fsica del inventario, es
necesario que se den instrucciones detalladas por escrito de los procedimientos a ser
aplicados y de las responsabilidades de las personas que lo llevarn a cabo.
3.1- Objetivos.
Verificar el inventario de mercanca en ciertos perodos de tiempo.

Comparar las cantidades reflejadas en el archivo maestro de mercanca del
computador, con las cantidades fsicas recontadas y de esta forma determinar
la exactitud de la existencias. En caso que existan diferencias, se debe
realizar una investigacin para determinar responsabilidades y ajustar las
diferencias.
Determinar la ubicacin correcta de la mercanca dentro del almacn.

Verificar la existencia de mercanca de poco movimiento y de aquellas que
se consideren obsoletas y daadas.
3.2- Normas.
La gerencia fijar la fecha de inicio para la toma fsica del inventario.
Los empleados que toman el inventario fsico deben estar familiarizados

con las mercancas para poder determinar por su propia experiencia que
parte de la mercanca es para usar o vender, y qu parte no se puede usar o
est obsoleta, y si la mercanca es la que se supone que sea. Ser la
gerencia general en conjunto con la vicepresidencia los que aprobarn la
situacin de obsolescencia de un producto y su desincorporacin del
inventario.
Antes de comenzar la toma fsica del inventario debe realizarce un corte

adecuado de compras y ventas. Esto significa que todas las facturas que
cubren mercancas que ha sido recibida y que por lo tanto ser incluida en
80
la toma fsica, debern ser anotadas en el auxiliar y mayor general de

inventario. Igualmente, todas las ventas que cubren mercancas que han
sido despachadas debern ser registradas.
Antes de iniciar el inventario fsico, se debe identificar los productos

facturados pero que por alguna razn no han sido despachados, esto con el
propsito de que no sean considerados en la toma fsica.
Los empleados responsables de la manipulacin de las mercancas o

mantenimiento de los auxiliares de estas no deben ser los nicos
responsables de la compilacin de las cantidades del inventario fsico, sino
que su conteo debe estar sujeto a comprobaciones por otros empleados que
tengan familiaridad con la mercanca.
Durante la realizacin del inventario anual, no debe haber salidas de

mercanca.
El jefe del almacn no participar directamente en la toma fsica. Su

participacin ser bsicamente de orientador o para aclarar aquellos
aspectos que se le requiera.
Solamente despus que las diferencias encontradas y sus causas hayan sido
completamente investigadas por personas que no sean responsables de
estas, se deben tomar medidas para ajustar los auxiliares y el mayor de la
contabilidad. Dichos ajustes slo podrn estar autorizados por el Gerente
General en conjunto con la Vicepresidencia.
Bajo ninguna circunstancias se debe cancelar las diferencias cuyas causas

no hayan sido explicadas satisfactoriamente por un empleado responsable.
.
3.3- Programacin de la Toma Fsica del Inventario de Mercanca (anual):
Se debe realizar un programa de toma de inventario fsico tomando en cuenta
factores tales como: cantidad de productos, tiempo y personal disponible, recursos
financieros con que esta dispuesta la empresa ha invertir para la toma fsica del
inventario, preparacin de la documentacin necesaria (tarjetas y listados de
inventario) y organizacin interna y limpieza del almacn, entre otros.
81
La programacin de la toma fsica del inventario debe considerar los siguientes

elementos:
La gerencia debe nombrar a un coordinador. Este ser responsable de

elaborar el programa de toma fsica y de su ejecucin. Dicho programa
deber ser sometido a consideracin a la gerencia de la empresa por lo
menos un mes antes de la fecha pautada para el inicio de la toma fsica del
inventario.
La formalizacin de la programacin debe hacerse a travs de un

instructivo, el cual debe considerar los siguientes aspectos:
- Fecha de inicio y culminacin.
- Recursos humanos y financieros que se utilizarn
- Sugerencias acerca de la organizacin del almacn para el momento de
la toma fsica del inventario. Esto incluye la ubicacin correcta de la
mercanca, colocacin de las tarjetas para el conteo fsico, aseo y
limpieza del almacn. Cuando haya mercanca deteriorada, se
separan,
colocndolas en un sitio donde indique el jefe del almacn.

- Conformacin de los equipos de trabajo (tomadores de inventario). Se
estructurarn grupos de trabajo, de dos personas por lo menos, que se
encargaran de realizar los conteos. La cantidad de estos grupos ir en
funcin de las recomendaciones que haga el coordinador de la toma
fsica del inventario. Cada grupo tendr un responsable y este ser
nombrado por el coordinador del inventario.
- Preparacin y fecha de colocacin de las tarjetas de inventario. Se debe
emitir por el computador una tarjeta por cada producto que se utilizar
para el registro de los conteos del mismo. Es recomendable que la
organizacin y ubicacin de las tarjeta se realice dos semanas antes de la
fecha prevista para el comienzo de la toma fsica; para ello se debe
asignar a una persona responsable de su colocacin. El jefe de almacn
se encargar de la supervisin de dicha actividad.
82
- La tarjeta de inventario deber contener la siguiente informacin del

producto: Cdigo, nombre, ubicacin fsica, espacio en blanco para la
cantidad contada y las observaciones. La misma estarn conformadas
por tres talones: A,B y C.
TALON C #: xx
TALON B # : xx
TALON A #:xx
Cdigo: xxxxxxxxxxx
Cdigo: xxxxxxxxxxxxx
Cdigo: xxxxxxxxxxxxx
Nombre: xxxxxxxxxx
Nombre: xxxxxxxxxxxx
Nombre: xxxxxxxxxxxx
Ubicacin: xx-xx-xx
Ubicacin: xx-xx-xx
Ubicacin: xx-xx-xx
Segundo Conteo: xx
Segundo Conteo: xx
Observacin:_________ Observacin:__________ Observacin:_________

_________________
__________________
__________________
Firma del Responsable
Firma del Responsable
Los talones A y B, son desprendibles y se utilizarn para registrar los

conteos y posterior registro en el computador. El taln C quedar fija en
el producto como constancia de que fue contado.
Al culminar la colocacin, todos los productos
deben tener sus
respectivas tarjetas. En caso de que falten o sobren tarjetas, se realizan

las investigaciones correspondientes para establecer sus causas, para tal
efecto el jefe de almacn deber presentar al coordinador del inventario,
un informe sobre la colocacin de las tarjetas y sus resultados.
- En el instructivo se deben indicar las fechas de las reuniones previas con
el personal que participara en la toma fsica del inventario, con el
propsito de aclarar aspectos referidos a los procedimientos que se
llevarn a cabo para la realizacin del inventario, es recomendable
hacerlas cuatro das antes del inicio del mismo. Para confirmar los
procedimientos, se pueden realizar pruebas de toma fsica con el
personal y de esta forma detectar cualquier falla o mala interpretacin de
los procedimientos que se utilizarn.
- Procedimiento para la toma fsica del inventario:
83
1.- Se deben realizar dos conteos fsicos, en caso de que exista

diferencia entre ambos conteos se proceder a realizar un tercero.
2.- Para los conteos, se conformarn grupos de trabajo compuestos al
menos por dos personas, de las cuales una(s) se encargarn de
realizar el conteo fsico y otra de hacer las anotaciones en la tarjeta
del producto.
3.- Antes de efectuar el conteo, el equipo de trabajo deber confirmar si
coincide el cdigo del producto con la tarjeta. En caso de haber
diferencia el responsable del grupo deber notificar inmediatamente
al coordinador del inventario
El primer conteo se debe registrar en el taln A (campo: primer
conteo) , y luego se desprende. Reunidas en lote de cincuenta tarjetas,
se les entregan a las personas responsable de vaciar los datos en el
computador.
4.- Finalizado el primer conteo, se procede con el segundo. Para este
conteo, el coordinador del inventario rotar los equipos de conteo de
tal manera que estos no cuenten los mismos productos del primer
conteo. El registro del segundo conteo se har en el taln B (campo:
segundo conteo), esta se desprender y se formar en grupos de
cincuenta para entregrselas a los responsables del vaciado en el
computador. El taln C quedar en el producto como constancia de
que fue contada.
5.- Al finalizar el segundo conteo, se procede a emitir por el computador
el reporte de diferencias entre el primer y segundo conteo. Este ser
revisado por el coordinador del inventario, para luego ordenar un
tercer conteo en los productos donde existe diferencias. Para tal
efecto, el coordinador conformar dos equipos de trabajo, compuesto
por dos personas y sern supervisados directamente por l.
El reporte de diferencia (emitido por el computador) entre el primer y
segundo conteo, debe tener la siguiente estructura:
84
La Casa del Contraenchapado C.A.

Reporte de diferencia entre primer y segundo conteo al: XX/XX/XX
CP
NP
UF
PC
SC
DI
TC
Referencia:
CP= cdigo del producto
NP= nombre del producto
UB= ubicacin fsica
PC= primer conteo
SC= segundo conteo
DI= diferencia
TC= tercer conteo

La columna de tercer conteo estar vaca y se utilizar para registrar
el mismo, ya que no se utilizarn tarjetas para dicho conteo.
6.- Al culminar el tercer conteo, se entrega el reporte al responsable de
la transcripcin de los datos en el computador y luego se procede a
emitir el reporte de los resultado definitivo de la toma fsica del
inventario. Dicho reporte estar estructurado de la siguiente manera:
La Casa del Contraenchapado C.A.

Reporte definitivo de la toma fsica de Inventario al: xx/xx/xx
CP
NP
UF
EC
CU
CT
EF
CU
CT
Referencia:
CP= cdigo del producto
NP= nombre del producto
UF= ubicacin fsica
EC= existencia en el computador
CU= costo unitario
CT= costo total
EX= existencia fsica
DT= diferencia total
DT
85
Es importante destacar que al momento de emitir este reporte, no se

ha actualizado el archivo maestro de inventario; es decir, todava ste
conserva en el campo de existencia del producto, el saldo antes de
haber comenzado a realizar la toma fsica del inventario.
7.- El reporte ser revisado por el coordinador y la gerencia de la
empresa y se realizarn reconteos o revisiones en los productos que
as lo consideren.
8.- Hecha la ltima revisin, se procede a ejecutar el programa en el
computador que se encarga de pasar los valores definitivo del
inventario fsico a los campos de existencia en kardex y de esta forma
el sistema quedar actualizado.
9.- Se procede a emitir, por el computador, el reporte valorizado
definitivo. Dicho reporte estar compuesto por los siguientes campos:
La Casa del Contraenchapado C.A

Reporte Valorizado de Inventario al: XX/XX/XX
Cdigo del
Nombre
Producto
del
Ubicacin Existencia
Fsica
Costo
Costo
Unitario
Total
Producto
10.- El reporte definitivo es conformado por el coordinador de la toma

fsica del inventario y enviado a la gerencia general
para que
autorice la realizacin de los ajustes contables.

11.- Los talones (A y B) de las tarjetas de inventario, se agruparn en
lotes de cien por el personal transcriptor de los datos. El
coordinador del inventario, quedar en custodia de dichos talones
hasta tanto se aclaren todas las diferencias encontradas
86
3.4- Programacin de la Toma Fsica del Inventario de Mercanca

(continuo-selectivo).
La toma fsica del inventario en forma continua y selectiva, tiene como
finalidad evaluar el funcionamiento del almacn y especficamente la forma como se
esta manejando el inventario durante el ao. Esta evaluacin permite detectar las
fallas casi en el momento en que ocurren y por tanto permiten aplicar de manera
oportunas los correctivos correspondientes. En muchos casos, la aplicacin constante
y disciplinada convierte este tipo de toma fsica en un instrumento preventivo ms
que correctivo.
La toma fsica continuo-selectiva del inventario, tiene la particularidad que se

realiza sobre un grupo pequeo de mercanca, la participacin del personal es mnima
y el tiempo requerido es poco. Otra aspecto importante, es que no interrumpe las
actividades normales del almacn en cuanto a la recepcin, almacenaje y despacho de
mercanca, por lo que es recomendable su aplicacin una vez al mes.
Entre los aspectos a considerar para llevar a cabo este tipo de toma fsica, se
tienen:
La gerencia general determina el momento para llevarlo a cabo, esto sin

previa notificacin al personal del almacn.
El personal que lo llevar a cabo tiene que ser distinta a las personas que
laboren en las reas de almacn, compra y venta.
Para su realizacin, se selecciona una muestra de los producto tomando

criterios tales como: rotacin, costo y ubicacin fsica.
Efectuado el conteo, se verifica contra el archivo maestro del producto

en el computador. En caso de que exista diferencia se procede a realizar
la investigacin para determinar el origen de la misma.
La persona encargada de la toma fsica, deber presentar un informe a la

gerencia general sobre sus resultados. Adems, podr presentar las
87
sugerencias que considere pertinentes. En todo caso, la gerencia general

es la responsable de tomar las correcciones o acciones debidas.
4.- Control Interno en el Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos

(PED).
La empresa debe establecer un control adecuado sobre el PED de modo que haya
una garanta razonable de que:
1.- El procesamiento automtico de datos se realice de forma correcta y de esta

forma se obtenga informacin exacta y oportuna necesaria para el proceso de
toma de decisiones en todos los niveles de la organizacin.
2.- Exista integridad y seguridad sobre los datos almacenados en el computador.
3.- La empresa posea independencia en la manipulacin de sus sistemas de
informacin automatizada.
Para esto, se debe considerar en la estructura del control interno los siguientes
aspectos:
Sistema de procesamiento en lnea: los sistemas automatizados deben tener

un alto nivel de integracin, de manera tal que cuando se registra un
transaccin, en el computador, todos los archivos asociados se actualicen
simultneamente. Esto garantiza la integridad de los datos y a su vez se
evita la redundancia de los mismos.
Plan de Organizacin: en lo posible debe haber una separacin de

funciones entre el personal que labora en el PED. A estos efectos tenemos:
1.- Analista de sistemas: responsable de establecer las especificaciones y
elaborar el diseo de las nuevas aplicaciones que se van a desarrollar.
Participa en las prueba e implementacin de las mismas y en la
elaboracin de los manuales de sistemas.
88
2.- Programador: basado en los objetivos especificados por el analista de

sistema, prepara las instrucciones, prueba los programas y participa de
los resultados al analista de sistema.
3.- Operador o transcriptor de datos: responsable de introducir los datos al
sistemas. Es importante que este no tenga acceso a los programas y
bases de datos ya que podra modificarlos y utilizarlos con facilidad
para su propio beneficio.
Documentacin de los sistemas: debe haber suficiente informacin acerca

de las caractersticas de los sistema de informacin automatizados. Esto se
logra a travs de la elaboracin y mantenimiento de manuales de:
- Diseos de las bases de datos.
- Flujo de corrida de programas
- Manejo de los sistemas automatizados.
Es importante destacar que deben haber copias actualizadas de los
manuales fuera del departamento de informtica.
Controles de seguridad de los datos, esto incluye :

1.- Acceso restringido a los sistemas a travs de la utilizacin de claves de
entrada. Las mismas deben ser cambiadas con frecuencia por el
responsable del rea de informtica y con autorizacin del gerente
general.
2.- Respaldo de datos (backup); se deben realizar copias de los datos con una
frecuencia diaria en juegos diferentes de disquetes de alta capacidad
(120 Mb) o cintas magnticas.
3.- Mantener un juego de cintas de respaldo de los datos y programas fuera
del rea del departamento de informtica. Las mismas, se actualizarn
cada quince das.
4.- Poseer un sistema de energa ininterrumpida (UPS) que permite mantener
en funcionamiento, por un tiempo determinado, al servidor principal en
89
caso de una falla en el fluido elctrico y de esta manera evitar la prdida

de informacin.
5.- No se permitir a los operadores el acceso a la documentacin detallada
de programas y diseo de las bases de datos.
En cuanto a la seguridad fsica de los equipos:

1.- Cada terminal e impresora debe tener un regulador de voltaje. El
servidor central estar protegido por el UPS.
2.-
Los equipos tienen que estar amparados por una pliza de

mantenimiento preventivo y correctivo de modo que se disminuya el
riesgo de paralizacin de actividades por fallas en los mismos.
Con respecto a las modificaciones del software y bases de datos:

1.- Se requieren solicitudes de modificaciones aprobadas por el personal de
nivel adecuado y se debe mantener una planilla de todos los cambios
realizados. Los manuales afectado, debern ser actualizados.
2.- Las nuevas aplicaciones o modificaciones al software tienen que ser
sometidos a un perodo de prueba. Su puesta en funcionamiento
definitivo ser aprobado por el jefe del rea que lo solicit.
Entrenamiento al personal : se debe incorporar al personal del rea de

informtica a cursos y seminarios con el fin de mantenerlo preparados y
actualizados en los aspectos referidos a la tecnologa de informacin,
tales
como:
a)
hardware;
b)
software
de
productividad
c)
comunicaciones (redes). Igualmente es importante implementar una

poltica de rotacin y entrenamiento del personal para el uso de los
sistemas de informacin automatizada, de tal manera que disminuya el
grado de dependencia hacia un determinado tipo de trabajador.
5.- Funcin de Auditora Interna
90
La empresa debe considerar la conveniencia de crear un departamento de auditora

interna, con el fin de que lidere el proceso de revisin y evaluacin de los distintos
elementos que conforman el sistema de control interno. Este departamento, informar
regularmente a la gerencia de la empresa sobre el funcionamiento, debilidades y
fortalezas del control interno, as como ofrecer las recomendaciones para mejorarlo. Es
decir, la funcin de auditora interna adems de vigilar el sistema de control interno, es a
su vez un elemento fundamental del mismo.
Con respecto al manejo y administracin del inventario, las funciones de auditora

interna estarn orientada a lo siguiente:
Disear y ejecutar un plan de auditora que comprenda la revisin y

evaluacin anual de las reas y operaciones donde este involucrado el
inventario de mercanca. Este plan debe estar orientado tanto a la
evaluacin de las operaciones manuales como computarizadas.
Impartir las instrucciones necesarias para que las operaciones con el

inventario
(compras,
ventas
registros
contables)
se
realicen
en
conformidad con lo establecido en la leyes y en los reglamentos y polticas

interna de la organizacin.
Verificar hasta que punto los inventarios estn seguros, adecuadamente

registrados y protegidos contra toda clase de prdida o uso indebido.
Evaluar la calidad y eficiencia del trabajo de los empleados de las reas

involucrada con la administracin y manejo del inventario: ventas, compras
almacn y contabilidad.
Verificar que la administracin y manejo del inventario, se ajuste a las

polticas y procedimientos establecidos por la organizacin.
Informar por escrito a la gerencia sobre las irregularidades que se presenten

en el funcionamiento de las reas relacionadas con el manejo del
inventario.
Recomendar las mejoras al sistema de control interno.
91
Evaluar y participar en la toma de inventario fsico.

En cuanto a auditora del procesamiento electrnico de datos, el auditor
interno debe revisar frecuentemente los controles de entrada, salida y de
procesamiento. De igual forma, es recomendable que el auditor participe
en
el proceso de desarrollo de nuevas aplicaciones a fin de asegurar que existan

controles adecuados antes de que la misma sea puesta en servicio.
Es importante destacar que la funcin de auditora interna ser siempre de apoyo o

asesora, ya que su actividad va estar orientada hacia la realizacin de evaluaciones de
hechos frente a disposiciones legales y estatutarias de la organizacin. Por tanto, es
recomendable que la lnea de dependencia sea lo ms alta posible; sugirindose una
dependencia directa de la vicepresidencia de la compaa.
92
CAPTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A.- Conclusiones.
El presente trabajo de investigacin se desarroll en la empresa La Casa del
Contraenchapado, C.A, con el propsito de disear un modelo de control interno para el
rea del inventario de mercancas, y de esta forma, proporcionarle a la empresa un
instrumento importante para la sana administracin y manejo del mismo.
Mediante la aplicacin de una serie de procedimientos de levantamiento y anlisis de

datos, se obtuvo una gran cantidad de informacin acerca de las actividades, tareas y
responsabilidades que se llevan a cabo relacionadas con el inventario de mercanca. Del
anlisis y diagnstico se determin, a pesar de la existencia de controles bsicos y el deseo
de la gerencia en trabajar en un ambiente controlado, la presencia de debilidades
relacionadas con: a) la segregacin y asignacin de funciones y responsabilidades, b)
aplicacin de los procedimientos administrativos y en especial para la toma fsica del
inventario, c)
normas que regulen dichas funciones y procedimientos, d) informalizacin
93
de los mismos, e) fallas operativas y de diseo en los sistemas de informacin

automatizados, y f) polticas de evaluacin, entrenamiento y promocin del personal.
Debilidades
referidas a las reas y funciones de : compras ,ventas, recepcin, almacenaje,
despacho, toma fsica del inventario y los sistemas de informacin automatizados.
Esta situacin, somete a la empresa a una serie de riesgos, tales como:
Facilitar al personal para que realice las tareas de acuerdo con sus propias
interpretaciones o conveniencias particulares, por lo que puede ocasionar atrasos
en la ejecucin de la operaciones relacionadas con el inventario de mercanca y
por lo tanto desestimular la eficiencia en las mismas.
Incrementar la posibilidad de la presencia de errores o irregularidades con el

manejo del inventario de mercanca, tales como:
1) Registros inadecuados o extemporneos de los datos que se generan en las

operaciones relacionadas con el inventario.
2) Diferencias en el inventario de mercancas no justificadas.
3) Recepcin de productos de mala calidad o con precios no convenientes para
la empresa.
Daos a los equipos de computacin y prdida de informacin vital para el

funcionamiento de la organizacin.
Dependencia de la empresa del personal de informtica o de aquella que maneja

los sistemas de informacin automatizada.
Alta desmotivacin del personal que puede generar sentimientos negativos hacia la
empresa, situacin que afecta en forma negativa la eficiencia en las operaciones y
por lo tanto el logro de los objetivos organizacionales.
94
Por otra parte la empresa no tiene definida en su estructura organizativa, una unidad
orgnica que se responsabilice de las actividades propias de auditora o control interno. Esta
observacin se hace por el hecho de que la empresa posee caractersticas que hacen
conveniente la incorporacin, en su estructura organizativa, de un ente evaluador constante
y tcnico de las actividades administrativas-contables, que le de apoyo a la gerencia para
establecer todas aquellas medidas que permitan fortalecer los controles internos en las
distintas reas que conforman la organizacin. La ausencia de esa unidad funcional pudiera
demostrar descuido o poca atencin por parte de la gerencia, en la implementacin y
mantenimiento de un sistema de control interno adecuado, no slo en el rea del inventario
de mercanca sino en toda la empresa. En consecuencia, puede aumentar el riesgo de que se
cometan irregularidades, usos inadecuados, fraudes o prdidas de ciertos activos, as como
desestimular la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las polticas establecidas
por el nivel estratgico de la empresa.
Lo expuesto, lleva a concluir que las funciones y los procedimientos involucrados en

la administracin y manejo del inventario de mercanca deben estar altamente formalizados.
Esta formalizacin, debe contemplar las actividades y las responsabilidades asignadas para
cumplir dichas funciones, las normas que las regulan, los procedimientos donde se
identifique quien y donde se hacen las actividades, as como deben realizarse las mismas.
Por otra parte, los puntos sealados sirvieron de argumentos para desarrollar el
modelo propuesto en la presente investigacin, el cual aportar elementos importantes que
ayudarn al logro de los objetivos de la empresa. El xito de este modelo, depender en
gran medida de la comprensin que sobre l, tenga la gerencia de la empresa; dejando
claro, que el mismo es susceptible a ciertas modificaciones propuestas por la gerencia, pero
conservando su enfoque y propsito original.
Finalmente, el modelo se desarroll pensando en su adaptabilidad en empresas

comerciales que posean actividades similares a La Casa del Contraenchapado, C.A.
95
B.- Recomendaciones
Culminada
la
investigacin,
se
hace
necesario
presentar
una
serie
de
recomendaciones, que una vez aplicadas permitirn mejorar los elementos que conforman
la estructura de control interno de la empresa y en especial lo referido al rea del inventario
de mercanca:
- Crear una unidad especializada en el rea de control o auditora interna que se

encargue de evaluar y hacer seguimiento a las distintas actividades administrativascontables con el propsito de detectar cualquier tipo de desviacin en los procedimientos,
polticas y normas puestas en marcha por la organizacin y, de esta forma, sugerir los
correctivos y alternativas de solucin. Igualmente, esta unidad servir de apoyo a la
gerencia en la implantacin del sistema de control y en el cumplimiento de sus obligaciones
en este campo. La funcin de auditora interna ser siempre de apoyo o asesora, por lo que
es conveniente que su lnea de dependencia o adscripcin, sea lo ms alta posible en la
estructura de la organizacin; sugirindose una dependencia directa de la vicepresidencia
de la compaa.
- Implantar el modelo de control interno propuesto para el rea del inventario e

instruir adecuadamente al personal sobre su contenido.
- Formalizar el modelo mediante instructivos, manuales de funciones, de normas y

procedimientos.
- Realizar revisiones peridicas a la estructura de control interno de la organizacin y

en especial del inventario de mercanca, con el propsito de detectar a tiempo cualquier tipo
de desviacin en su cumplimiento y hacer las modificaciones que sean necesarias para su
fortalecimiento. Esta actividad debe ser liderizada por la unidad de auditora interna,
contando siempre con el apoyo de la gerencia.
96
- Someter los sistemas de informacin automatizada a un proceso de evaluacin,

actualizacin y evaluacin para que de esta forma satisfagan las necesidades de
procesamiento de datos y requerimientos de informacin de la organizacin.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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DONALD
GLEZEN,
WILLIAM.
1987. Auditora:
Integracin
Conceptos y Procedimientos. Primera Edicin. Editorial Limusa. Mxico, D.F.
de
99
A N E X OS
100
A N E X O #: 1
La Casa del Contraenchapado, CA
Carrera 19 entre Calles 40 Y 41
Rif :
REQUISICIN DE MERCANCA
Nmero: xxx
ESPECIFICACIONES DE LA SOLICITUD
Cantidad
Observaciones:
Unidad
Descripcin
Solicitado Por:
Aprobado Por:
101
ANE X O # : 2
La Casa del Contraenchapado, C.A
Carrera 19 entre 40 y 41
Barquisimeto Edo. Lara Telf:
Rif #
Nit #:
ORDEN DE COMPRA
Numero:
Nombre del Proveedor:
Fecha de la Orden:
Direccin del Proveedor:
Condiciones del Pago:
Cantidad
Unidad
Descripcin
Precio
Total
Unitario
Bs.
102
Observaciones:
Bs. Compra:
I.C.S.V.M :
Total :
Preparado Por :
Aprobado Por :
Firma y Sello del Proveedor:

Tesis de Inventario

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DISEO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DEL

INVENTARIO DE MERCANCA EN LA EMPRESA

GERARDO JOS ZAPATA ROTUNDO

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DISEO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DEL

GERARDO JOS ZAPATA ROTUNDO

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TTULO DE ESPECIALISTA EN

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

B. Planteamiento del Problema.....................................................................

C. Justificacin de la Investigacin ..............................................................

1. Objetivo General ..................................................................................

B. Bases Legales ..........................................................................................

C. Bases Tericas .........................................................................................

1.- El Control en las Organizaciones........................................................

4.- El Control Interno en los Inventarios..................................................

5.- Revisin de Modelos de Control Interno para el inventario de

B. Procedimientos utilizados para el Levantamiento y Anlisis

C. Procedimiento utilizado en el Diseo del Modelo de Control

IV. ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS...........................

DISEO DEL MODELO DE CONTROL INTERNO PARA

B. Componentes del Modelo........................................................................

2.- Definicin de Funciones.....................................................................

3.- Toma Fsica del Inventario de Mercanca...........................................

4.- Control Interno en los Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos (PED)............................................................................

5.- Funcin de Auditora Interna.............................................................

VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES......................................

DISEO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA EL REA DEL

Gerardo Jos Zapata Rotundo

El presente trabajo de grado estuvo orientado al diseo de un modelo de control

Ahora bien, el cumplimiento de ese objetivo depende en gran parte de la capacidad de

El control se constituye pues, en un esfuerzo sistemtico aplicado a todas las reas

Contraenchapado C.A, ubicada en Barquisimeto, Estado Lara.

Dicho modelo est conformado por un plan de organizacin, mtodos y procedimientos

Igualmente, el modelo busca promover la eficiencia en la ejecucin de las

A efectos de este trabajo de investigacin, primero se plantea y justifica el problema

Luego, se elabora el marco terico contentivo de antecedentes tomados de otras

En el captulo referente al diseo del modelo de control interno para el inventario de

Adecuada segregacin de las funciones de autorizacin, custodia y registro

Planificacin y toma fsica peridica del inventario de mercanca.

Se aspira que el modelo desarrollado, sirva a la empresa La Casa del

B. Planteamiento del Problema.

y comerciales en Venezuela, a adoptar medidas de carcter econmico y administrativas

La Casa del Contraenchapado, C.A., empresa dedicada al ramo de la compra y venta

representa para la empresa una suma muy

considerable de dinero (225 millones de Bolvares para el 31/12/96, no ajustado por

La Casa del Contraenchapado, C.A., durante su evolucin, ha aplicado los principios

ambiente de operaciones adecuadamente controladas, en especial, en el rea del inventario

Igualmente, se observa que la empresa no tiene bien definido un sistema de control

autorizacin, supervisin, custodia, registro y control en los procesos de adquisicin,

En consecuencia, se hace necesario que la empresa La Casa del Contraenchapado,

exacta y confiable de sus registros contables, que adems

promueva la eficiencia en las operaciones lo que a su vez ayudar al cumplimiento de las

C.- Justificacin de la Investigacin:

Contraenchapado, C.A., cuyo objetivo es la compra y venta de madera y sus derivados, el

Adicionalmente, mantener y manejar un inventario con las caractersticas y

mantener una gran cantidad de dinero con lenta velocidad de conversin.

A esto, puede unrsele el costo ocasionado por el deterioro en el almacenaje, as como el de

Los inventarios constituyen uno de los componentes del activo ms susceptible a

organizacin. Razn por la cual

Por consiguiente, se hace necesario llevar a cabo la presente investigacin para

Una segregacin adecuada de las funciones, es decir asignar a diferentes

almacenar, despachar y mantener la custodia del inventario de mercancas.

Registrar oportunamente toda la mercanca que se recibe, as como las

Controlar que todo lo que se despache sea registrado y facturado en el