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Abrir y guardar presentaciones

1. PLANIFICACIN

ntes de comenzar, te indicar qu pasos hay que seguir para


crear y exponer una presentacin para que todo salga bien.

Al planificar una presentacin hay que tener en cuenta el pblico


al que va dirigida la presentacin y el contenido de lo que va a
exponerse.
Prepara la presentacin para exponerla con un orador que se dirige
al pblico en directo, cuando el mensaje sea complicado de entender y
se espera que el pblico haga preguntas.
Tambin puedes crear la presentacin para exponerla sin ningn
orador. Este tipo de exposicin se muestra en un PC y un monitor situados
normalmente en un rea frecuentada por muchas personas en ferias,
exposiciones o convenciones, de forma que se repita automticamente
una y otra vez o que sea interactiva mediante pantallas tctiles.
Puedes comenzar con una presentacin en blanco o utilizar una
plantilla o presentacin existente para adaptarla a tus necesidades.
Establece el formato de la presentacin y aade en las diapositivas
texto, listas, imgenes, tablas y los elementos que necesites. Guarda la
presentacin con frecuencia para no perder lo que hayas creado.
Utiliza encabezados y pies de pgina para incluir informacin que
se mostrar en los documentos que se preparan para la presentacin.
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En los encabezados y pies de pgina puedes incluir el nmero de


diapositiva, la fecha y hora, el ttulo, el nombre del orador o cualquier
otro tipo de informacin.
Puedes incluir efectos visuales, como transiciones entre las
diapositivas, objetos o texto animado y muchos otros elementos para
hacer ms atractiva la presentacin.
Revisa la redaccin, ortografa
y gramtica del texto para facilitar la
comprensin del contenido al pblico
al que va destinada la presentacin.
Enva la presentacin a otras
personas para que la revisen y aadan
sugerencias y comentarios. Despus,
revsalos y aade a la presentacin los
cambios que consideres oportunos.
Para completar la exposicin de
la presentacin, puedes imprimir los
documentos para el pblico y notas
para el orador.
Hay que verificar si el ordenador donde va a mostrarse la
presentacin tiene instalado el Visor de PowerPoint para que pueda
exponerse la presentacin.
Antes de exponer la presentacin a un pblico real, es aconsejable
que ensayes o practiques su exposicin para verificar el tiempo que
tardas y que todo salga perfecto.
Si la presentacin se muestra de forma automtica en un equipo
sin ayuda de orador, asegrate de que el equipo funciona y se ejecuta
la presentacin correctamente.
Dependiendo del tipo de presentacin, sta se expondr al pblico
con un orador, se mostrar de forma automtica en un equipo con una
pantalla o se enviar en un CD o DVD al pblico destinatario.
Siguiendo estos sencillos pasos, el xito en la creacin y exposicin
de una presentacin est asegurado.

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2. CREAR UNA PRESENTACIN

na vez tengas claro el contenido de lo que quieres exponer,


veamos las maneras de abrir y crear presentaciones y cmo
utilizar las herramientas que nos pueden ayudar a la hora de crear una
presentacin con el mnimo esfuerzo.
Al poner en marcha PowerPoint, se abre una nueva presentacin
para que empieces a crearla. En la barra de ttulo est el nombre del
documento en el que ests trabajando: Presentacin1.
Para abrir presentaciones, pulsa el Botn de Office
cuadro que aparece, selecciona Abrir.

y, en el

Si ya has abierto algn archivo, su nombre se coloca en la lista de


Documentos recientes y lo puedes abrir directamente seleccionndolo
en la lista.
Si pulsas el botn Abrir, se muestra un cuadro donde aparece la
lista de las presentaciones guardadas en la carpeta Documentos del
usuario actual, pero puedes acceder a otras carpetas abrindolas en el
panel de la izquierda pulsando en la barra Carpetas.

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Para abrir
varias presentaciones al
mismo tiempo,
las seleccionas
manteniendo
pulsada la
tecla
y
despus pulsas
el botn Abrir.

Pulsando el botn
que est a la derecha
del campo Nombre de archivo, puedes elegir los tipos de archivos que
quieres mostrar en el cuadro.
Los archivos de las presentaciones de PowerPoint 2007, tienen la
extensin pptx; mientras que los de versiones anteriores, la extensin
es ppt.

En PowerPoint
puedes abrir
varias presentaciones y
tenerlas abiertas al mismo
tiempo.

Para abrir un archivo, lo seleccionas y pulsas Abrir , o simplemente


haces doble clic en el nombre del archivo.
Tras abrir una presentacin, se muestra la primera diapositiva y ya
puedes trabajar con la presentacin para verla o modificarla.
Puedes cerrar una presentacin sin cerrar PowerPoint pulsando el
Botn de Office
y, en el cuadro que aparece, selecciona Cerrar.
Al cerrar la nica presentacin que estaba abierta, se ve vaca la
ventana de PowerPoint.
Pulsando el botn Nuevo, PowerPoint te muestra una nueva
presentacin con una diapositiva y sin ningn contenido.
Cada vez que creas una nueva presentacin, PowerPoint le pone el
nombre de Presentacin1, Presentacin2, etc., y as, sucesivamente.

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3. UTILIZACIN DE PLANTILLAS

n lugar de partir de una presentacin en blanco, podemos


utilizar presentaciones con un cierto formato para evitarnos
el trabajo de tener que hacerlo todo desde el principio.
Puedes crear una nueva Presentacin en blanco o a partir de una
de las plantillas.
Una plantilla es un documento que ya contiene texto, formato,
imgenes, grficos, etc., y que sirve de modelo para crear nuevos
documentos, tan slo haciendo algunos cambios.
De esta forma, la presentacin creada a partir de una plantilla
tendr todos los elementos de sta, por lo que no tendrs que hacerlo
todo de nuevo, con el consiguiente ahorro de trabajo.
Para crear presentaciones a partir de una plantilla, pulsa el Botn
de Office
y, en el cuadro que aparece, selecciona Nuevo.

En el cuadro que aparece, a la izquierda se muestra una lista con


las distintas categoras o grupos de plantillas de todo tipo que puedes
utilizar para crear una presentacin.
Puedes utilizar alguna de las Plantillas instaladas en tu equipo
que van junto a PowerPoint 2007. Tambin puedes utilizar las plantillas
que hayas creado pulsando en Mis plantillas... o crearla a partir de otra
presentacin que tengas guardada seleccionando Nuevo a partir de
existente...
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Adems de las plantillas que tengas en tu disco duro, desde la


seccin Microsoft Office Online tambin puedes acceder a plantillas
almacenadas en una ubicacin de red o las existentes en la web de
Microsoft.

Si seleccionas una de las categoras, en el panel central aparecen


subgrupos de tipos de presentaciones para que selecciones la que ms
se adapte al que quieras escribir. De esta forma iremos seleccionando
las categoras hasta llegar a las plantillas.
En el panel central se muestran los distintos tipos de plantillas de
diapositivas o presentaciones, dentro de la categora seleccionada.
En la parte derecha se muestra una vista previa de cmo es la
plantilla seleccionada. Tambin se indica lo que tardar en descargarse
la plantilla desde el sitio web de Microsoft hasta nuestro ordenador.
En el panel central puedes "navegar" de la misma forma que con
un explorador de Internet, yendo hacia adelante o hacia atrs pulsando
los botones Atrs
y Adelante .
Tras seleccionar la plantilla adecuada, pulsa el botn Descargar
(para descargar la plantilla) o Crear para abrir una nueva presentacin
con ella.
Una vez creada la presentacin a partir de la plantilla, ya
tendremos prcticamente hecho el diseo de formato, colores, etc., de
la presentacin. Slo tendremos que realizar pequeos cambios, como
aadir o sustituir textos, incluir algunas imgenes, grficos, etc.

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4. GUARDAR PRESENTACIONES

a hemos visto cmo crear una nueva presentacin o abrir una


guardada en un archivo. Veamos cmo puedes guardar una
presentacin en un archivo para abrirla en otro momento.
Una vez has terminado de trabajar con una presentacin, hay que
guardarla en un archivo de disco para poder utilizarla ms adelante.
Si no habas guardado la presentacin antes, tendrs que asignarle un
nombre e indicar en qu carpeta se guardar.
Para archivar la presentacin actual, pulsa Botn de Office
y selecciona la opcin Guardar o Guardar como.

Si la presentacin ya tiene nombre, con Guardar se archiva en


disco sin que PowerPoint te pregunte nada. Si la presentacin es nueva
o si quieres guardarla con otro nombre o en otra carpeta, elige Guardar
como.
Al situar el puntero del ratn en la opcin Guardar como, puedes
elegir el formato con el que guardar el documento.
Con la primera opcin Presentacin de PowerPoint, se guarda
la presentacin en el formato pptx por defecto, que es el formato de
PowerPoint 2007.
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Con la segunda opcin


Presentacin de PowerPoint, se
guardar la presentacin en formato ppsx, de forma que cuando la
vuelvas a abrir se reproducir, mostrando una diapositiva tras otra.
Cuando la presentacin no tiene nombre (es nuevo) y seleccionas
la opcin Guardar, Word te mostrar siempre el cuadro de dilogo
Guardar como para que introduzcas el nombre del fichero donde
almacenar la presentacin.

En lugar de
acceder a la
opcin Guardar o Guardar
como pulsando el botn
de Office
tambin puedes guardar la
presentacin
pulsando el
botn Guardar
, en la
barra de herramientas de
acceso rpido.

En Nombre de archivo introduciremos el nombre del archivo


donde guardars la presentacin. Como ya sabes, en Windows se
pueden utilizar nombres largos de archivos y carpetas.
La presentacin se graba con un formato de Presentacin de
PowerPoint, con la extensin .pptx, pero en esta lista puedes elegir
otros formatos que son utilizados por otros programas.
Dependiendo del formato con el que guardes la presentacin, se
aplica una extensin al archivo.
Las presentaciones de PowerPoint 2007 se guardan con la extensin
.pptx. Cuando tiene macros, se guarda con la opcin Presentacin de
PowerPoint habilitada para macros (*.pptm).
En caso de que la presentacin deba verse o modificarse en
una versin anterior de PowerPoint, puedes guardarla con la opcin
Presentacin de PowerPoint 97-2003 (*.ppt).

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Puedes guardar una presentacin como plantilla de tres formas


distintas:
Plantilla de PowerPoint (*.potx): guarda la presentacin
como una plantilla para PowerPoint 2007.
Plantilla de habilitada para macros de PowerPoint
(*.potm): guarda la presentacin y las macros que tenga
como una plantilla para PowerPoint 2007.
Plantilla de PowerPoint 97-2003 (*.pot): guarda la
presentacin como una plantilla para antiguas versiones de
PowerPoint.

La presentacin se guardar en la carpeta seleccionada en el


panel de la izquierda. Ya sabes que puedes elegir otra donde guardar tu
presentacin.
Pulsando el botn Guardar, la presentacin se guarda en el
archivo con el nombre que le has indicado. Este nombre aparece en el
ttulo de la ventana principal de PowerPoint.
y muestras las Opciones de
Si pulsas el Botn de Office
PowerPoint y seleccionas Guardar, aparece un cuadro de dilogo
donde hay muchas opciones que puedes ajustar para que PowerPoint
haga unas cosas u otras, segn te interese.

En Guardar archivos en este formato puedes indicar el formato


con que se guardar por defecto una presentacin de PowerPoint.
Mientras ests trabajando con la presentacin, se guardar
automticamente cada 10 minutos o el tiempo que indiques en la opcin
Guardar informacin de Autorrecuperacin cada.
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As, si se va la luz o se para el ordenador, al volver a ponerlo


en marcha y abrir PowerPoint, volvers a tener la presentacin como
estaba cuando PowerPoint la guard automticamente la ltima vez.
El hecho de tener activada esta casilla no significa que no tengas
que utilizar el comando Guardar, ya que PowerPoint no guarda los
cambios automticamente en la misma presentacin sino en una copia
de la misma.

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