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Sntesis de la propuesta de reestructuracin del

Proceso de Crdito para mejorar e incrementar


los servicios del Instituto Ecuatoriano de Crdito
Educativo y Becas Guayaquil.
Presentada por: Ing. Dino Marcelo Brambilla Serra, MSc.
Econ. Germn Huayamave.
Ing. Denisse Quinga.
CPA. Silvia Saltos

Resumen:

Esta investigacin est enfocada en mejorar un aspecto puntual en la concesin del crdito educativo en la Regional Guayaquil, esto es, la disminucin del tiempo destinado a la aprobacin de
una solicitud de crdito. Para poder lograr esta reduccin, la presente tesis propone la aplicacin
de la metodologa Kaizen que consiste en realizar mejoras para lograr cambios en los procesos, lo
que permitir aprobar los crditos educativos en menor tiempo e incrementar la cobertura en la
poblacin objetivo.
Las mejoras se refieren a estandarizar el proceso de crdito y eliminar las denominadas mudas
(trmino japons que significa desperdicio) de tiempo y administrativas. Con esta implementacin
se podr conceder el crdito de manera eficiente y en el tiempo previsto en la propuesta, adems
se estara en capacidad de conseguir el incremento esperado de las operaciones, ya que el efecto
de una atencin oportuna ser la mejor imagen con que cuente esta Institucin para brindar este
servicio a ms ecuatorianos que requieran financiamiento.
Palabras Claves
Crdito educativo, metodologa Kaizen, procesos, mejora continua.

Abstract

The improvements consists on standardize the credit process and eliminate the most common named mute (Japanese word which means waste) in time and administrative. This implementation
may be granted the credit efficiently and on time expected. It also would be in the capacity to get
an expected increment in operation, the effect of an opportune attention will be the best image of
this institute which offers this service to all Ecuadorian citizenships who require this kind of finance.
Key Words
educational credit, Kaizen methodology, process, constantly improvement.

Revista Ciencia y Tecnologa


N 1, Abril - Septiembre 2011, pp. 37 - 45
ISSN 1390-6321

37

Introduccin
El Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y
Becas IECE con 37 aos de gestin, es el organismo encargado de la concesin de crditos
a los ciudadanos ecuatorianos para financiar sus
estudios en forma total o parcial, en el pas o
en el exterior, sean stos, estudios superiores, de
capacitacin, tcnicos, compensatorios, carreras
militares y afines e idiomas.
El IECE cuenta con una oficina matriz con sede
en la ciudad de Quito y seis oficinas regionales
ubicadas en las ciudades de Cuenca, Riobamba,
Loja, Esmeraldas, Portoviejo y Guayaquil, adems de agencias provinciales en todo el pas.
Esta investigacin est enfocada en mejorar un
aspecto puntual en la concesin del crdito educativo en la Regional Guayaquil, esto es, la disminucin del tiempo destinado a la aprobacin
de una solicitud de crdito
Para poder lograr esta reduccin, la presente
tesis propone la aplicacin de la metodologa
Kaizen que consiste en realizar mejoras para lograr cambios en los procesos, lo que permitir
aprobar los crditos educativos en menor tiempo e incrementar la cobertura en la poblacin
objetivo.
Las mejoras se refieren a estandarizar el proceso de crdito y eliminar las denominadas mudas
(trmino japons que significa desperdicio) de
tiempo y administrativas, las mismas que de implementarse permitirn descartar:
La excesiva subdivisin de procesos.
La duplicidad de funciones.
El cuello de botella en la aprobacin del
crdito.
El tiempo muerto de papelera en la legalizacin de contratos.
La deficiente supervisin, carencia de liderazgo y ausencia de motivacin.
El uso de Internet en actividades no relacionadas con el proceso de concesin.

Con esta implementacin se podr conceder el


crdito de manera eficiente y en el tiempo previsto en la propuesta, adems se estara en capacidad de conseguir el incremento esperado de
las operaciones, ya que el efecto de una atencin
oportuna ser la mejor imagen con que cuente
esta Institucin para brindar este servicio a ms
ecuatorianos que requieran financiamiento

Anlisis de la Situacin Actual


Si el trmino eficacia es entendido como la capacidad de las organizaciones en cumplir sus objetivos y metas, vale el esfuerzo verificar si el IECE
ha cumplido con esta variable.
La meta establecida de crditos a conceder en el
ao 2008 fue de 3.762, habindose logrado un
cumplimiento del 119%. De igual forma, en el
perodo fiscal 2009 de 2.340 crditos determinados como meta se obtuvo un nivel de cumplimiento del 118%.
Con estos resultados alcanzados se puede inferir que el Departamento de Crdito del IECE
ha sido eficaz. Sin embargo, durante el primer
trimestre del ao 2010 se observa que el nmero de crditos concedidos de 328, es una cifra
no acorde con lo requerido para este perodo
(788 crditos en el primer trimestre), tomando
en consideracin el Plan Operativo Anual del
ao 2010 que proyecta un incremento del 14%
sobre los crditos otorgados en el ao anterior.
Debido a sta situacin el nivel de cumplimiento ha descendido al 42% trimestral. Al analizar
la meta alcanzada en el ao 2008 frente a la
meta propuesta del ao 2009 no se ha logrado
conocer las razones por las que se proyect una
reduccin del 38% en los crditos que debieron
ser concedidos tal como se apunta en el siguiente cuadro:

Variacin Porcentual en Nmero de Crditos concedido


AO

PROYECCIN

VARIACIN ANUAL

2008

3762

2009

2340

- 38%

Fuente: Gerencia de Planificacin Programacin y Estadstica - IECE


Elaboracin: Los autores

38

PTi

Presentacin de Tesis de impacto


Para ser eficientes se deben cumplir las metas
con la menor cantidad de recursos y si a esto
se suma el mantener un alto nivel de calidad
y cantidad, se puede observar que el Departamento de Crdito del IECE no fue eficiente en el
ao 2009 ya que con el mismo nmero de funcionarios y con un presupuesto mayor, alcanz
una meta que contemplaba una reduccin del
38% en los crditos concedidos. En el primer
trimestre del ao 2010 se observa una drstica

disminucin del nmero de crditos concedidos


manteniendo los mismos recursos de aos anteriores, lo que no permitir alcanzar la meta acumulada de este perodo, segn lo establecido en
el Plan Operativo Anual, dando como resultado
que el nmero de crditos concedidos por funcionario haya presentado una cada significativa
en igual perodo de anlisis, como se muestra a
continuacin:

Variacin Porcentual en Nmero de Crditos concedido


1er.
TRIMESTRE

N DE
FUNCIONARIOS

CRDITOS
CONCEDIDOS

CRDITOS
POR MES

CRDITO MENSUAL
POR FUNCIONARIO

CADA
PORCENTUAL

2008

981

327

65

2009

485

162

32

51%

2010

328

109

22

32%

Fuente: Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas, IECE Regional 5


Elaboracin: Los autores

Sin un estudio tcnico estadstico no se poda haber establecido como meta un nmero inferior
de crditos respecto al ao anterior, equivalente
al 38%, cuando todo el entorno econmico fue
similar para ambos aos, es decir no hubo recortes del presupuesto, reduccin de personal, e
inclusive las tasas de inters bajaron del 7.7% al
4.6%. Adems, los montos asignados por crdito educativo tuvieron un incremento del 198%
en crdito pas, pasando de $ 3.360 a $ 10.000,

y en un 346% en crdito al exterior, pasando


de $ 4,480 a $ 20,000. Pese a este gran incremento porcentual, el total de montos concedidos respecto de un ao a otro presenta una disminucin del 12%. Igualmente se observa que
el nmero de estudiantes beneficiados tambin
presenta una disminucin significativa del 38%
cuando se debera procurar mantener y ampliar
la cobertura para cumplir los objetivos del IECE.
Datos a continuacin:

Variacin Porcentual en montos concedidos


AO

MONTOS
CONCEDIDOS

VARIACIN
PORCENTUAL

CRDITOS
CONCEDIDOS

VARIACIN
PORCENTUAL

2008

18.810.726

4,481

2009

16.598.006

- 12%

2,766

- 38%

Fuente: Gerencia de Planificacin Programacin y Estadstica - IECE


Elaboracin: Los autores

Inherentemente se puede mencionar que el nmero de bachilleres del Guayas crece anualmente a una tasa del 2,35% anual, por lo que el nmero de posibles aplicantes debi incrementar
la meta propuesta y no reducirla.
Si productividad representa reducir los recursos
manteniendo los mismos resultados, en base a

lo descrito en varios de los prrafos anteriores,


es notorio que en el Departamento del Crdito
del IECE al haber sucedido el efecto contrario, es
decir mantener los mismos recursos y reducir el
nmero de crditos concedidos no se ha logrado
el nivel de productividad esperado.

39

Identificacin del Problema Central


rbol de Problema Del Departamento de Crdito del IECE Regional 5

Reduccin
en el nmero
de crditos
concedidos

Menor nmero
de aplicantes
que reflejan un
impacto en la
sociedad

Retraso en la
revisin de
solicitudes de
crdito

Retraso en la
aprobacin del
crdito

Insatisfaccin
de los clientes
y stress de los
funcionarios

PROCESO DEFICIENTE PARA LA CONCESIN OPORTUNA DE UN


CRDITO EDUCATIVO

Excesivo tiempo
destinado a la
aprobacin de
crdito

Polticas
de Crdito
restrictivas

Capacidad
tecnolgica
insuficiente y
mal utilizada

Como funcionarios y beneficiarios del Instituto


Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas, los
autores de esta tesis han visto la necesidad de
corregir y mejorar el proceso de concesin mediante la aplicacin del mtodo ms acorde a
las caractersticas institucionales, siendo ste el
Kaizen.
Con esta metodologa de mejoramiento, se debe
primero reconocer el inconveniente que enfrenta el Departamento de Crdito del IECE en la Regional 5 Guayaquil. Dentro de la investigacin

40

Duplicidad de
funciones

Ambiente
laboral tenso

se ha identificado que el mayor problema es el


proceso deficiente que existe para la concesin
oportuna de un crdito educativo.
La filosofa Kaizen examina cmo alcanzar altos
niveles de satisfaccin en los clientes internos y
externos, lo que se conseguir al reestructurar
el proceso que ejecuta el Departamento de Crdito, permitiendo agilidad en el trmite de un
crdito educativo y alcanzando un incremento
en las operaciones concedidas.

PTi

Presentacin de Tesis de impacto

Diagrama de flujo de proceso actual de concesin de crdito IECE


Regional
Inicio

Legalizacin del
contrato por Gerencia
de Crdito

Contrato (Impreso)

Demora

Recepcin de expediente

Revisin de solicitud y
otros documentos
Verificar central de
riesgos

Demora

Verificar datos
telefnicamente

Demora

archivo
temporal

Control posterior de la
verificacin

Demora

Medir capacidad de
pago
Realizar anlisis
acadmico

Realizar anlisis
financiero

Distribucin de
contrato
Copia a:

Fin

Aprobacin definitiva
del proceso de crdito

Demora

Revisar el proceso
realizado y dar primer
visto bueno

Calificacin en el SIGEN
del monto solicitado
Ingresar datos del estudiante
y garante SIGEN del monto
solicitado

Proyeccin de la
solicitud de crdito
(impresa)

Ingresar datos acadmicos


y financieros al SIGEN

Fuente: Instituto Ecuatoriano de


Crdito Educativo y Becas, IECE
Elaboracin: Los autores

41

Los funcionarios y beneficiarios del IECE estn


directamente afectados por el perodo destinado
a la aprobacin de un crdito educativo, el mismo que actualmente se concede en un promedio
de 15 das (producto de las demoras), tiempo
que ocasiona inconvenientes a los estudiantes
que requieren financiar sus estudios de manera
oportuna, limitando as el nmero de operaciones que se conceden al ao.
Debido a esta situacin se considera necesario
elaborar una propuesta de reestructuracin de
los procesos que se llevan a cabo en la Regional

5 (Guayaquil), a fin de que el crdito educativo


se otorgue en un tiempo estimado de 5 das, lo
que permitir satisfacer a un mayor nmero de
solicitantes que requieran financiamiento para
continuar sus estudios universitarios, tcnicos o
compensatorios.
A continuacin se presenta el siguiente rbol de
objetivos que muestra las soluciones requeridas
para superar el problema en estudio y lograr el
objetivo deseado con sus correspondientes efectos positivos.

Incremento
en el nmero
de crditos
concedidos

SOLUCIONES

OBJETIVO

EFECTOS

Alternativas de Solucin
rbol de Problema Del Departamento de Crdito del IECE Regional 5

Menor nmero
de aplicantes
que contribuye
al progreso de la
sociedad

Revisin gil de
solicitudes de
crdito

Prontitud en la
aprobacin del
crdito

Satisfaccin de
los clientes y
equilibrio en los
funcionarios

REESTRUCTURAR EL PROCESO DE CONCESIN DE


CRDITO EDUCATIVO

Establecer
periodos
limitados de
tiempo para la
aprobacin de
crdito

Definir polticas
de Crdito
con vigencia
mnimas de un
ao

Redistribuir
equipos
tecnolgicos

Reasignar
funciones

Crear un
ambiente
laboral
agradable

Fuente: Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas, IECE


Elaboracin: Los autores

Una vez expuestas las soluciones y segn las indicaciones del Kaizen se debern realizar mejoras pequeas pero continuas en todas las actividades involucradas en el proceso en anlisis.
Este cambio debe realizarse paso a paso por lo
que se propone el siguiente plan de accin:

42

a. Incorporacin de dos funcionarios al proceso


en estudio.
b. Reasignacin de funciones y responsabilidades.
c. Eliminacin y disminucin de actividades que
no agregan valor.
d. Estandarizacin
e. Implementacin de control interno (monitoreo
y evaluacin continua).

PTi

Presentacin de Tesis de impacto

Cuadro No.1 Cronograma de Implementacin del Plan de Gestin


ABRIL

Sem.12
21-25

Generacin de estadstica
semanal de asistentes a
charlas

Revisin y depuracin de
requisitos

REASIGNACIN DE
FUNCIONES
Distribucin de actividades
inherentes en el proceso

Establecimiento de
Responsabilidades

ELIMINACIN Y
DISMINUCIN DE
ACTIVIDADES

Establecimiento de periodos
limitados en tareas a
ejecutar

Capacitacin tcnica para


evitar dilatacin del proceso

Remisin oportuna de
documentos

Rediseo de listados
4

Sem.8
24-28

Emisin de listado de
contratos adjudicados
semanalmente

Talleres de trabajo en
equipo
3

Sem.7
17-21

Sem.6
10-14

Sem.4
26-30

Sem.5
3-7

Sem.3
19-23

Identificacin y compromiso
con la misin del IECE

Sem.2
12-16

Emisin de reportes
semanales de solicitudes

Eliminacin de tareas
duplicadas

Adiestramiento en el
proceso de crdito

Sem.1
5-9

Sem.11
14-18

INCORPORACIN DE
FUNCIONARIOS

Sem.10
7-11

JUNIO

Sem.9
31-4

ACTIVIDADES GENERALES Y
ESPECFICAS

MAYO

ESTANDARIZACIN
Determinacion de
proyecciones mensuales en
el POA

Elaboracin de presentacin
gua del proceso de crdito

IMPLEMENTACIN DE
CONTROL INTERNO

Informe mensual de las


operaciones concedidas

Fuente: Plan de Gestin para fortalecer el proceso de crdito


Elaboracin: Los autores

43

Conclusiones
La inexistencia de responsabilidades de
cada uno de los partcipes del proceso
de crdito conlleva a duplicidad de funciones y a que existan cuellos de botella
en la aprobacin del prstamo. As mismo se realizan actividades que no agregan valor al proceso.
Las reformas en las polticas de crdito
tornan el proceso ms estricto y complejo, ocasionando la brusca disminucin
en los crditos otorgados.
La capacidad tecnolgica con la que
cuenta el rea de crdito es insuficiente
impidiendo cumplir con otras actividades que agiliten el proceso.
No existe control interno que permita
evaluar los procedimientos, ni se han
establecido estndares para medir la
productividad de los ejecutivos involucrados.
El personal del departamento de crdito
no se identifica con los objetivos institucionales y su trabajo no se rige por un
buen sistema administrativo.
Se observa que en la Regional 5 demora
15 das aprobar un contrato de crdito,
excedindose en 10 de lo estipulado en
el Manual de Gestin.
Por lo expuesto anteriormente los autores determinan que debe ser aplicada
la propuesta planteada (Kaizen) en esta
investigacin con el fin de reestructurar
el proceso de crdito para mejorar el
servicio e incrementar la cobertura del
Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas, Regional 5 Guayaquil.

Recomendaciones
Se recomienda implementar la propuesta de reestructuracin del proceso de
crdito para mejorar el servicio e incrementar la cobertura del Instituto Ecuatoriano de Crdito Educativo y Becas
- Regional Guayaquil - de acuerdo a lo
planteado en este trabajo de investigacin.
Segn el anlisis realizado, de los datos
estadsticos recopilados, se aprecia que

44

existe un bajo nivel de gestin por lo


que se recomienda emplear el uso de
indicadores que permitan medir la productividad de los funcionarios, con el fin
de tomar los correctivos necesarios para
mejorar su rendimiento dentro del proceso de concesin de crdito.
El control interno en una Institucin regulada por organismos de control como
la Superintendencia de Bancos y Seguros y la Contralora General del Estado,
es de vital importancia, por lo que se
deber reforzar el mismo para evitar acciones que vayan en contra de las polticas institucionales.
En cuanto a las polticas de crdito establecidas para regular la concesin, se
sugiere definirlas claramente y mantenerlas en vigencia por perodos mnimos de un ao, tiempo adecuado para
el anlisis correspondiente.
En relacin a la meta planteada por el
IECE respecto al nmero de operaciones que se deben contratar en el ao,
se plantea fijar objetivos mensuales (que
tomen en consideracin el ciclo estacional de este negocio, correspondiente a
los meses de abril y septiembre con los
inicios de semestre en la Regin Costa) y
no slo anuales, a fin de tomar decisiones oportunas en los casos que corresponda.
En vista del acceso que tienen los estudiantes al Internet, se recomienda mantener actualizada la pgina Web, ya que
sta se constituye en muchos casos en el
primer contacto con la Institucin, contribuyendo a agilitar el proceso.
De seguir estas recomendaciones el proyecto de investigacin ha contemplado
una disminucin significativa en los das
empleados en el perodo de concesin,
as tambin un incremento notable en el
nmero de crditos concedidos, lo que
permitir alcanzar una mayor cobertura
y satisfacer los requerimientos financieros de la poblacin objetivo que debe
atender el IECE, con todas las externalidades positivas que esto conlleva, y que
ameritan un anlisis minucioso, tomando en consideracin la metodologa de
evaluacin social de proyectos.

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