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PM World Journal

Vol. II, Issue IX – September 2013
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Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación
by Germán Bernate
Advisory Article

Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación
By Germán Bernate
Toda empresa privada o estatal trabaja en forma permanente con proyectos. Gracias a
ellos desarrolla productos o servicios que ofrece al mercado nacional o internacional:
cabe suponer que los proyectos que lidera deben ser de óptima calidad. Para lograrlo
el gerente debe centrar todos sus esfuerzos en la trilogía fundamental: planear, dirigir y
controlar. Las empresas exitosas incorporan entre sus colaboradores a aquellos
quienes deben ejercer como gerentes y que observan con todo celo la mencionada
trilogía.
En todos los países del mundo esta situación es idéntica, las empresas orientales y
occidentales, como afirmaba Eliyahu Goldratt, tienen una meta común, hacer dinero y
brindar un óptimo servicio a sus clientes. En forma similar las empresas del Estado,
también tienen los mismos objetivos: brindar óptima atención al contribuyente y en la
medida de lo posible obtener buenos resultados que se reflejan en buen servicio a los
connacionales.
Lo anterior implica que los empleados y funcionarios que ejercen como gerentes deben
conocer alguna metodología que los apoye para desarrollar este trabajo. En la cultura
occidental se dispone de ls guía metodológica del Project Management Institute (PMI)
Las mencionada guía metodológica basa el conocimiento en cinco grupos básicos:
inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control y finalmente el cierre.

1. Inicio
En general para iniciar se dispone de un contrato o una orden de trabajo. Para
comenzar el proyecto se debe tramitar el acta de inicio o acta de constitución. En la
misma se consigna: el trabajo que se debe realizar (alcance), el presupuesto
disponible, el cronograma base, el sistema de comunicación que se utilizará entre los
interesados, las fechas de inicio y cierre pactadas y el cronograma de hitos.
Todo lo anterior descrito a alto nivel. A continuación es necesario identificar a todos y
cada uno de los grupos de interesados o de personas que participan en el proyecto. Es
básico conocer a los proveedores junto con los nombres de las personas que los
atienden y sus datos tales como teléfono y correo electrónico. Igual información se
requiere para todos los miembros de la empresa que participan en el proyecto, para
ellos se adiciona el cargo y la ubicación física en la empresa.

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En cualquier proyecto ellos invierten el 50% del tiempo del mencionado proyecto en la planeación y el otro 50% en la ejecución. de suerte tal que no existen restricciones de precedencia. calidad. y cada una de ellas se llamará plan subsidiario. que no puede excederse y las fechas impuestas por el cliente tales como la fecha de inicio y la fecha de cierre. Es vital desarrollar el plan de gestión de riesgo en la forma más temprana posible. El siguiente paso.pmworldjournal.net Page 2 of 9 . Algunas encuestas han encontrado el secreto de estos éxitos: la planeación. comunicaciones. La planeación de todas y cada una de las mencionadas se realiza en forma paralela.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article 2. Issue IX – September 2013 www. Las restricciones más conocidas son el presupuesto.pmworldlibrary. Estos se pueden describir en forma muy detallada o general. Lo primero es recopilar los requisitos y características del producto o servicio esperado. tales como reportes y documentación desarrollados durante la realización del proyecto. Las exclusiones del proyecto señalan lo que es ajeno al mismo y que está fuera del alcance y que por lo tanto no se incluirá en los resultados. es decir que se ha perdido el tiempo y el dinero que esto incluye. Debe incluir los criterios de aceptación del producto y se establece cuáles son las actas que se deben tramitar para constatar lo anterior. recursos humanos. presupuesto. este en general se elabora en forma gradual y debe cumplir con lo consignado en el acta de constitución del proyecto. La planeación se debe desarrollar en diez dimensiones: alcance. interesados y finalmente la integración de todo lo anterior. adquisiciones. Las restricciones deben ser enumeradas y detalladas de suerte tal que no quepa ninguna posibilidad de error. A continuación se describen todas y cada una de ellas. Invierten el 10% en planeación y el 90% en la ejecución. es definir en forma clara el alcance del producto o servicio. © 2013 Germán Bernate www. Es fundamental plantear en forma clara cuales son los entregables del proyecto: estos incluyen tanto el producto o servicio final como los resultados preliminares. Al final se elabora el ‘Plan de Proyecto’ que recoge a todos los planes subsidiarios. Esta es la diferencia entre aquellos que trabajan bien y quienes lo hacen en forma deficiente.PM World Journal Vol. Cada dimensiones tendrá su propio plan con su propia línea base. cronograma. necesariamente se incurre en muchos errores que al final terminan por entregar resultados pobres que los clientes rechazan una y otra vez y que se debe re trabajar. a) Alcance El alcance se refiere al producto o servicio que vamos a desarrollar. Al elaborar una planeación que es únicamente lo básico. Los hispanoparlantes tienen otra percepción del trabajo. riesgos. Planeación Los americanos admiran a los japoneses por la buena calidad de sus productos y los óptimos servicios que presan a sus clientes. Se define y documenta todas las necesidades de los interesados con el propósito de cumplir con los objetivos del proyecto. II.

El gerente de proyecto está vigilante de cada uno de estos elementos.pmworldlibrary. Una misma actividad podrá durar tres días cuando está a cargo de una persona ampliamente experimentada o una semana cuando quien la realiza es un aprendiz. pero.net Page 3 of 9 . se establece aproximadamente la cantidad de periodos de tiempo necesarios para realizar cada actividad con los recursos estimados. un ejemplo: se supone que al inicio del proyecto se cuenta con el presupuesto. también llamado plan subsidiario de alcance. estas duraciones varían según quien las ejecute.PM World Journal Vol.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article En forma similar se deben consignar todos los supuestos del proyecto. los colaboradores debidamente entrenados y el tiempo que tienen disponible para el proyecto. y este consiste en identificar todas las acciones específicas que deben ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Con todo lo anterior se desarrolla el cronograma. En el mismo se analiza la secuencia de las actividades junto con la duración los recursos y las restricciones que puedan existir. Cuando un proyecto es pequeño y se trabajan 20 actividades su programación es © 2013 Germán Bernate www. La estructura de desglose del trabajo es un proceso que permite subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. entre otros. A continuación se estiman los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades y se define el tipo y la cantidad de materiales. II. por el contrario cuando se trabaja con equipos novatos el desglose tiene que ser mucho más detallado. En general un paquete debe ser programado. El nivel más bajo de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) se denomina paquete de trabajo. controlado y costeado y una persona es la responsable del mismo. La EDT puede llegar a ser muy amplia y por ello es deseable utilizar alguna herramienta de cómputo que asista al interesado en el desarrollo de la misma.pmworldjournal. Acá nuevamente es deseable trabajar con alguna herramienta de productividad. Y las facilidades de trabajo tales como escritorios. Acto seguido estas actividades se ponen en secuencia de tal manera que todas las interrelaciones conduzcan a llevar a feliz término el proyecto. Es una descomposición jerárquica y se desglosa en tantos niveles como se consideren necesarios. Cuando se trabaja con grupos maduros que poseen mucha experiencia el nivel de desglose es pequeño. equipos o cualquier suministro requerido para ejecutar cada actividad. Issue IX – September 2013 www. Sigue la estimación de la duración de las actividades. Se comienza con la definición de las actividades. Todo lo anterior se reúne en el plan del alcance. computadores. personas. b) Tiempo o cronograma Acá se incluyen todos los procesos que se requieren para conseguir que el proyecto finalice a tiempo y que de esta forma se cumpla con lo establecido en el contrato.

El mismo integra las mediciones de alcance. por tanto debe vigilar con celo profesional todos los costos y velar porque los mismos estén dentro del presupuesto. la persona que lo ejecuta. © 2013 Germán Bernate www. y esto funciona bien.PM World Journal Vol. el presupuesto de un ministerio se establece y controla en millardos. es una aproximación para determinar cuáles son los recursos financieros necesarios para realizar el proyecto. Además se destacan los Hitos pactados. Issue IX – September 2013 www. Se establece la línea base del presupuesto.pmworldjournal. Por ejemplo. se producen listas con el resumen de las actividades y las listas de hitos. se pueden establecer distintos tipos de umbrales. como resultado de lo anterior. donde para cada actividad.000 actividades es poco menos que imposible llevarlo a mano. Esta se desarrolla teniendo en cuenta la red del cronograma. c) Costos o presupuesto El gerente de proyecto es responsable por los costos involucrados en el mismo.pmworldlibrary. la duración y su costo. se desarrolla el plan de gestión del cronograma o plan subsidiario de gestión del cronograma. Por extensión existen ‘Líneas Base’ para todas las dimensiones y ellas son integradas en el Plan de Proyecto. millones o millardos. En el proyecto se establece el nivel de exactitud y este puede ser en miles. Las unidades de medida se establecen y ellas pueden ser en horas. La primera gestión consiste en estimar los costos y ésta. Pero cuando estamos hablando de un proyecto que involucre 2. En este momento es imperativo el uso de alguna herramienta de productividad. Los umbrales de control ayudan al monitoreo del desempeño de los costos. se establezca el nombre de la misma.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article razonablemente sencilla y puede hacerse con una simple lista. días o semanas y se definen a nivel de recurso. por ejemplo. una cantidad acordada o un porcentaje de desviación respecto a la línea base del plan de costos. Se establece la ‘Línea Base’ de cronograma. La siguiente tarea es elaborar el presupuesto. Es necesario definir el nivel de exactitud con el que se trabajará.net Page 4 of 9 . El equipo del proyecto aprueba la citada Línea Base y trabajará para cumplir lo allí consignado. el departamento de contabilidad desarrolla su gestión en forma independiente al trabajo de gerente del proyecto y la precisión de ellos siempre es del 100%. Se establecen reglas para medir el desempeño: una de ellas es el valor ganado. En ella están consignadas las fechas de inicio y fin. costo y cronograma para evaluar y medir el desempeño y el avance del proyecto. II. En el mismo se suman todos los costos estimados en las actividades individuales o en los paquetes de trabajo. Se preparan los reportes y para facilitar la lectura de los interesados.

Como resultado de lo anterior se debe realizar el plan de calidad también llamado plan subsidiario de calidad. Issue IX – September 2013 www.valor planeado. II. está en la medición de los siguientes: a. este no puede ser mayor que el presupuesto aprobado y finalmente. que es el trabajo que efectivamente se ha terminado en términos de presupuesto aprobado. durante la planeación se verifican los requisitos de calidad o las normas que se deben observar para la realización del producto o servicio y se debe documentar en forma tal que se puede demostrar el cumplimiento de las mismas.pmworldlibrary. también llamado plan subsidiario de costos. c) Estudios comparativos: Estos implican comparar las prácticas reales o planeadas de este proyecto con las de otros proyectos comprables que permite identificar las mejores prácticas y generar idas de mejora. b) Análisis del costo de la calidad: El costo de la calidad incluye todos aquellos costos en que se incurre durante la vida útil del producto en inversiones para evitar el cumplimiento de los requisitos y para evaluar la oportunidad de citado producto o servicio con los requisitos y prevenir el incumplimiento de los mismos y evitar el retroceso. es decir.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article Se define una línea base integrada.PM World Journal Vol.por el costo real. Es necesario monitorear las variaciones con respecto a la línea base aprobada: la variación del cronograma y la variación del costo. Los costos por fallos pueden ser internos o externos. que es el presupuesto autorizado. Existe el índice de desempeño del cronograma y el índice de desempeño del costo. c. el costo en que se ha incurrido hasta la fecha del registro. b. d) Calidad En todo contrato se pacta el nivel de calidad y el grado de la misma. con los mismos se establece si el proyecto está a tiempo o si está atrasado.net Page 5 of 9 . © 2013 Germán Bernate www. Con lo anterior se prepara el plan de costos o el presupuesto. La base del valor ganado. Estos valores se convierten en indicadores de eficiencia para reflejar el costo y el cronograma de cualquier proyecto.pmworldjournal. contra la cual se mide el desempeño. esto permite su comparación con otros proyectos o con un portafolio de proyectos. El plan de calidad debe incluir como mínimo lo siguiente: a) Análisis costo beneficio: Los principales beneficios de implantar un buen sistema de calidad son disminuir la cantidad de re procesos y lograr una mejor productividad con costos razonables y con una mayor satisfacción de los interesados.valor ganado.

los miembros del equipo son responsables de resolverlas. © 2013 Germán Bernate www.pmworldlibrary. La definición de los roles minimiza la cantidad de conflictos. Esto es complementario a la formación del gerente de proyecto.net Page 6 of 9 . en general pueden ser por falta de recursos o por la definición no apropiada del cronograma o simplemente por los estilos personales de las personas involucradas. en ella se describen los organigramas y puestos de trabajo.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article e) Recursos Humanos En este proceso se identifican y documentan los roles requeridos en un proyecto de responsabilidades y las habilidades requeridas para desempeñar un rol. desde luego bajo la guía del gerente de proyecto.pmworldjournal. Cuando eventualmente las diferencias se convierten en negativas. II. es importante recordar que las diferencias de opinión son legítimas y permiten mayor creatividad y una mejor toma de decisiones. Existen seis técnicas reconocidas en el PMBOK para la resolución de conflictos:       Apartarse o eludir: No tomar ninguna acción ante una situación de conflicto. Colaborar: Agregar muchos puntos de vista a partir de varias perspectivas y que intentan conseguir el consenso al compromiso. Se deben establecer reglas básicas del trabajo en equipo y las normas que regulan el mismo. Una herramienta interesante es la llamada “Organization breakdown structure (OBS)”. Confrontar o resolver problemas: Solucionar el problema mediante el examen de alternativas y buscar una actitud de concesión mutua y un diálogo abierto. Se desarrolla el plan de recursos humanos o plan subsidiario de recursos humanos. Consentir: Buscar soluciones en que todas las partes consideren que han ganado. Resulta interesante estudiar cualquier libro de Administración.PM World Journal Vol. Una función importantísima del gerente de proyecto consiste en el manejo apropiado de los conflictos. Forzar: Imponer su propio criterio a costa de todos los demás. Suavizar o reconciliar: Hacer énfasis en los puntos en que todos están de acuerdo y minimizar las diferencias. Issue IX – September 2013 www. En cualquier actividad humana los conflictos son inevitables. Teoría de la organización: El gerente de proyecto debe aprender el funcionamiento teórico y real de las organizaciones y comprender las diversas funciones requeridas en toda empresa.

Debe dirigir la ejecución. luego se hace el análisis correspondiente para identificar nuevos riesgos. dirigir el seguimiento a los riesgos y estar al tanto de todas las compras y adquisiciones. un ejecutivo de alto nivel que conoce muy bien la estrategia de la organización. habitualmente.PM World Journal Vol. Los entes rectores son el Comité Ejecutivo y el Comité Técnico. Estos serán incluidos en el repositorio tantas veces mencionado. velar por el cumplimiento de lo pactado en el cronograma. Cuando se va a comenzar un nuevo proyecto se estudia el citado repositorio y se incorporan los riesgos ya conocidos. hacer el seguimiento exhaustivo de presupuesto. El Gerente de Proyecto es el responsable único. Un trabajo realmente retador. Puede obtener los recursos necesarios para conseguir que el proyecto se desarrolle sin interrupciones ni dificultades.net Page 7 of 9 . El segundo está vinculado a la operación del día a día. La tecnología que impera en este momento es el intercambio de información mediante correos electrónicos. esto facilita el intercambio de información entre todos los miembros del equipo. Toda la planeación descansa sobre sus hombros. En vida real en el primer proyecto que se realiza en un cliente se trabaja todo el tema de riesgos. En forma reciente se ha vinculado el uso de procesamiento en la nube. Issue IX – September 2013 www. Está en contacto permanente con el Gerente de Proyecto y vela por el cumplimiento de los objetivos pactados para el proyecto. monitorear las comunicaciones. Él es responsable de la elaboración del Acta de Constitución con el apoyo del Gerente de Proyecto. se debe establecer quién necesita qué información. cuándo la necesita. dirigir el equipo del proyecto. cómo se le entregara y por quién. Es importante enfatizar en la definición del Gobierno del Proyecto.pmworldjournal. Cuando se trabaja en Programas y Portafolios los citados Comités amplían su cubrimiento y se vinculan con las agrupaciones mencionadas en forma ágil y oportuna. Se preparará el plan de comunicaciones. II. Todo lo identificado se concilia en un repositorio que está a disposición de todos los gerentes de proyecto y en general de los interesados. solucionar los conflictos. © 2013 Germán Bernate www. Coordinar el grado de calidad.pmworldlibrary. resolver los problemas que se presenten. El primero se encarga de fijar directrices y lograr el cumplimiento del Plan Estratégico. El Patrocinador es. g) Riesgos Acá se describe como se desarrollarán las actividades de gestión de riesgo de un proyecto.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article f) Comunicaciones En este proceso se determinan las necesidades de información de los interesados en el proyecto y se establece como manejar las comunicaciones.

pmworldjournal. Issue IX – September 2013 www.pmworldlibrary. En este se establecen prioridades para el manejo apropiado de los riesgos. es decir el conocimiento y experiencia de todos os miembros del equipo de proyecto. Se establece el plan de respuesta a riesgos. Se elabora el plan de manejo de interesados o plan subsidiario de interesados. Una vez identificados se hace el análisis cualitativo de los mismos. i) Plan de manejo de interesados El plan incluye el análisis sistemático de la información cualitativa y cuantitativa que solicitan estos interesados. © 2013 Germán Bernate www. se analiza en forma numérica el efecto de los riesgos identificados sobre el objetivo general del proyecto. Luego ver el tipo de contrato que se debe firmar con los proveedores. expectativas e influencia en el proyecto. Es importante determinar los recursos requeridos junto con sus niveles de habilidad y conocimiento.PM World Journal Vol. A continuación se elabora el análisis cuantitativo de los riesgos. En lecciones aprendidas se documenta lo que ha sucedido tanto a nivel de este proyecto o de otros proyectos.net Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Advisory Article En una reunión de todo el equipo y con la técnica de tormenta de ideas. Lo primero que se debe decidir es si se hace o se compra el producto o servicio. La herramienta principal es el juicio de expertos. Se emplea la técnica DOFA (Debilidades. pactar los tiempos de entrega. Para ellos se evalúa la probabilidad de ocurrencia y el impacto de la misma en el proyecto. se identifican los riesgos que pueden afectar el desarrollo normal del proyecto y se documentan con clara expresión de sus características. j) Integración En este proceso se prepara el plan de proyecto y toma como insumo todos los planes subsidiarios que han sido mencionados a lo largo de este documento. II. h) Adquisiciones Consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto.net Page 8 of 9 . la calidad del producto y el soporte que darán una vez se haya recibido. Oportunidades. identificar a los posibles proveedores y especificar cómo hacerlo. que contribuyen a nuestro aprendizaje. Es necesario conocer sus intereses. Se elabora el plan de compras o el plan subsidiario de compras. que inclusive pueden ser de otros clientes. Fortalezas y Amenazas). Se busca que el plan de proyecto cumpla con todos los requerimientos del mismo y se logra mediante el cumplimiento de todos los detalles técnicos y de gestión que se incluyan en este plan.

América y Piloto. Dirigió el programa de Gerencia de Proyectos de la Universidad Piloto desde agosto 2008 hasta diciembre 2009. entre ellos ‘El año 2000 al acecho. En 1992 ganó el primer premio en la cuarta convocatoria del Concurso Literario Doctor Zumel en Madrid España.net Advisory Article En este momento termina la planeación. Trabajó 31 años para la IBM de Colombia en cargos gerenciales y técnicos.net Page 9 of 9 . Miembro del Consejo Editorial de Computerworld desde 1996 y corresponsal internacional de PM World Today eJournal y de PMForum. Javeriana. La crisis del Y2K afectará a su computador. Fundador y Gerente General de ALMAGESTO (2004). Lo próximo será comenzar con la ejecución: ésta se desarrolla simultáneamente con el seguimiento y control.net. Pamplona. Presidente de la Junta Directiva del Teatro Colón durante cinco años (20072011). Colombia Germán Bernate es ingeniero Electrónico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (1962) y con Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad UCI de Costa Rica (2009).org desde 2007. Contact: gbernate@cable. Nacional. aprenda a controlarla’ sobre la problemática del cambio del milenio. Externado.pmworldjournal. Issue IX – September 2013 www. Co-fundador de la Asociación Colombiana de Gestión de Proyectos ACGePro Asociación Miembro del IPMA (International Project Management Association). Tecnológica de Bolívar. Co-fundador del Capítulo PMI Colombia (Project Management Institute) y su presidente durante tres periodos. Ha publicado varios libros. Profesor en las universidades Distrital. Director de Parquesoft durante el lapso comprendido entre agosto de 2010 a marzo de 2011.PM World Journal Bases para el desarrollo de un proyecto: Planeación by Germán Bernate Vol. En febrero de 2013 publicó como el libro ‘Gerencia de Proyectos: aplicaciones en salud’. Estuvo vinculado con NCR Colombia y ejerció como Gerente de Programas y Gerente de Proyectos. About the Autor Germán Bernate Bogota. II. empresa dedicada a la consultoría y capacitación en las áreas de planeación estratégica y de gerencia de proyectos.pmworldlibrary. Andes.co © 2013 Germán Bernate www.