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DIAGNSTICO

EMPRESARIA
L

INDICE

AGRADECIMIENTO................................................................................................................6
INTRODUCCIN......................................................................................................................7
MTODO DE OBSERVACIN.................................................................................................8
1.1. QU ES EL MTODO DE OBSERVACIN?..............................................................8
1.2. PORQU USAR LA OBSERVACIN PARA RECOGER DATOS?...........................8
1.3. TIPS PARA LA RECOLECCION DE DATOS DE OBSERVACION UTILES..............9
1.4. ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO.......................................9
MTODO DEL CUESTIONARIO..........................................................................................10
2.1. CONCEPTO...................................................................................................................10
2.2. FASES PARA REALIZAR UNA ENCUESTA.............................................................11
2.3. OBJETIVO DE REALIZAR UN CUESTIONARIO....................................................13
2.4. CARACTERSTICAS...................................................................................................14
2.5. VENTAJAS....................................................................................................................14
2.6. INCONVENIENTES.....................................................................................................15
2.7. TIPOS DE PREGUNTAS EN LOS CUESTIONARIOS...............................................16
2.8. EJEMPLO......................................................................................................................17
MTODO ENTREVISTA........................................................................................................20
3.1. CONCEPTO...................................................................................................................20
3.2. CLASIFICACIN.........................................................................................................21

3.3. ELEMENTOS DE LA ENTREVISTA..........................................................................22


3.4. ETAPAS DE LA ENTREVISTA....................................................................................22
3.5. ENTREVISTADOR, ENTREVISTADO Y EL CONTEXTO.......................................23
3.5.1. Perfil del entrevistador.............................................................................................23
3.5.2. Habilidades y actitudes............................................................................................23
3.6. IMPORTANCIA DE LA ENTREVISTA.......................................................................23
3.7. EJEMPLO......................................................................................................................24
MTODO FODA......................................................................................................................27
4.1. CONCEPTO...................................................................................................................27
4.2. ANLISIS INTERNO...................................................................................................28
4.2. ANLISIS EXTERNO..................................................................................................28
4.3. MATRIZ FODA.............................................................................................................29
4.4. EJEMPLO......................................................................................................................31
MTODO 5 S: HERRAMIENTAS BSICAS DE MEJORA DE LA CALIDAD DE VIDA 33
5.1. QU SON LAS 5 S?....................................................................................................33
5.2. LAS INICIALES DE LAS 5 S.......................................................................................34
5.3. POR QU LAS 5 S?.....................................................................................................38
5.4. RESULTADOS DE LA APLICACIN DE LAS 5 S....................................................40
5.4. QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5 S?..................................................................41
5.5. COMPARATIVA ENTRE UNA ORGANIACION QUE NO PLICA LAS 5S Y OTRA
QUE SI LAS PLICA.............................................................................................................42
5.6. EJEMPLOS....................................................................................................................42

5.7. EUNED APLICA TECNICA DE GESTION JAPONESA 5S PARA FORTALECER


Y MEJORAR SUS ACCIONES...........................................................................................43
CONCLUSIN.........................................................................................................................46
REFERENCIA..........................................................................................................................47

A nuestros padres por su apoyo incondicional y


el esfuerzo diario que realizan por brindarnos
una buena educacin. Y todas aquellas personas
que deseen adquirir nuevos conocimientos.

AGRADECIMIENTO

Este trabajo es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el grupo
de trabajo. Por eso agradecemos a todos aquellos autores que escribieron libros relacionados
con el tema a tratar, los cuales han servido como fuente de informacin para sustentar este
trabajo, puesto que llenaron nuestras expectativas y nos permitieron tener una visin ms
amplia con respecto al tema.
Agradecemos a usted profesor Reyes Doria por permitirnos desarrollar esta
investigacin, ya que a consecuencia de ello hemos adquirido nuevos conocimientos con
relacin al curso de Racionalizacin, con nfasis hacia el diagnostico empresarial, y sobre
todo agradecemos el apoyo de nuestros padres, el cual nos ha servido como motivacin para
garantizar el xito del trabajo.

INTRODUCCIN

Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la situacin
real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y reas de oportunidad,
con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. En el diagnstico se examinan y
mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin interna y externa de una organizacin en
todos sus niveles y tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales
como historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la
organizacin hace en sus conversaciones diarias. El diagnstico no es un fin en s mismo, sino
que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la
organizacin.
Mtodos de diagnstico: Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados
son la entrevista, el cuestionario.
Los mtodos aplicables son:

Observacin. Es recomendable aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones

manuales, que sean repetitivas o sencillas.


Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger
informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una

conversacin personal con los miembros de una organizacin.


Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor cantidad de
gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros mtodos; y facilita el

anlisis estadstico.
Foda. Es una herramienta estratgica que se utiliza para conocer la situacin presente

de una empresa.
Las 5S. Es una prctica de Calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento
Integral de la empresa.

CAPTULO I

MTODO DE OBSERVACIN

1.1. QU ES EL MTODO DE OBSERVACIN?

1.2. PORQU USAR LA OBSERVACIN PARA RECOGER DATOS?

1.3. TIPS PARA LA RECOLECCION DE DATOS DE OBSERVACION UTILES

1.4. ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO

CAPTULO II

MTODO DEL CUESTIONARIO

2.1. CONCEPTO

El Cuestionario es una herramienta fundamental para realizar encuestas y obtener


conclusiones adecuadas sobre grupos, muestras o poblaciones en el tema que se pretende
investigar. De ah la necesidad de elaborar con rigor y precisin, delimitando muy bien las
aspectos o variables que se quieren analizar. Requieren tambin que las preguntas se formulen
con un lenguaje claro, adaptado a la edad y nivel cultural de las personas que tienen que
responder, y de manera muy precisa para que se entienda bien lo que se pregunta, evitando as
orientar las respuestas las respuestas del sujeto en una determinada direccin, como las

ambigedades de interpretacin que dificultan posteriormente la comparacin de las


respuestas emitidas por distintos sujetos. Para comprobar si las personas tienden a responder
al cuestionario deformando informacin relevante o adaptndola a la denominada
deseabilidad social, se recurre en ocasiones a repetir algunas preguntas, lo que permite
tambin analizar la fiabilidad y validez de las respuestas al compararlas.
En conclusin:

tionario es "un medio til y eficaz para recoger informacin en un tiempo relativamente b
2.2. FASES PARA REALIZAR UNA ENCUESTA

Las fases a seguir en la construccin de un cuestionario se resumen en:


1) Decidir la informacin a buscar en funcin del tema y variables de investigacin, y de
las caractersticas de los sujetos y contexto de la investigacin.
2) Decidir el tiempo de cuestionario a utilizar: con preguntas cerradas, abiertas o una
combinacin de ambas.
3) Redactar un primer borrador de preguntas y respuestas.
4) Revisar el borrador, y en su caso, reformular las preguntas, las respuestas y la
estructura del cuestionario.
5) Aplicar el cuestionario a una muestra piloto para comprobar su calidad.

6) Reformar el cuestionario previo y redactar el definitivo, especificando los


procedimientos para su utilizacin.

Esquema del proceso de realizacin de una encuesta

Definicin de objetivos y poblacin destinataria

modo de administracin de
la encuesta
Elaboracin de Definir
cuestionario
Diseo
y seleccin de la muestra

Estudio piloto

Trabajo de campo

Depuracin, controles, codificacin

Anlisis de datos

Informe de resultados

2.3. OBJETIVO DE REALIZAR UN CUESTIONARIO

El cuestionario al ser un sistema de preguntas ordenadas con coherencia, con sentido


lgico y psicolgico, nos permite la recoleccin de datos a partir de las fuentes primarias,
garantizando as la obtencin de contenidos verdaderos y significativos conforme al sujeto y
al problema de investigacin
Es por ello, que el cuestionario presenta diversos objetivos, entre los cuales estn:

Traducir a preguntas el
problema.

Crear instrumento que permita


el registro veraz y confiable de
las respuestas.

Conformar una herramienta


que refleje lo mejor posible la
posicin de los sujetos, con
poca distorsin.

Obtener informacin
pertinente al propsito de la
investigacin.

Ejecutar el proceso de
investigacin.

Motivar y generar cooperacin


entre encuestador y
encuestado.

Propiciar calidad en la
informacin obtenida.

Generar datos propios para el


clculo de las condiciones de
una poblacin.

2.4. CARACTERSTICAS

Es un procedimiento de investigacin.
Es una entrevista altamente estructurada.
"Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables
a medir".
Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir informacin
sobre grupos numerosos.
El sujeto que responde, proporciona por escrito informacin sobre s mismo o sobre un
tema dado.
Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o
produciendo notables alteraciones en ella. Adems, la uniformidad de los resultados
puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente
por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado,
las respuestas pueden ser poco claras o incompletas, haciendo muy difcil la
tabulacin.

2.5. VENTAJAS

La realizacin de un cuestionario nos ofrece cierta uniformidad de medicin debido a sus


opciones estandarizadas y registros de respuestas, y si se consigue una buena delimitacin del
problema a estudiar y una correcta formulacin de las preguntas, la utilidad del cuestionario

es grande puesto que, los resultados pueden ser utilizados para tomar decisiones sobre los
objetivos planteados (Daz Aguado y Reyes, 1995).

Fcil de
realizar.

Datos
cuantifica
bles.

Fcil de
valorar.
VENTAJAS
DEL
CUESTION
ARIO
(Hopkins,
1989)

Adecuaci
n de
recursos

Compara
directame
nte
grupos e
individuos
.

La
retroalime
ntacin
sobre
actitudes.

2.6. INCONVENIENTES

Sin olvidar todas las ventajas sealadas, tampoco podemos dejar de reconocer algunos
inconvenientes que suponen el uso de este instrumento de recogida de informacin y de
investigacin, es por eso que lo detallaremos de la siguiente forma:

Los
encuesta
do
intentar
dar
respuest
as
"correcta
s".
Los
sujetos
puede
tener
reparo en
contestar
sinceram
ente.

El
anlisis
requiere
bastante
tiempo

INCONVEN
IENTES
(Hopkins,
1989)

La
eficacia
depende
mucho
de la
capacida
d lectora.

Se
necesita
gran
preparaci
n para
consegui
r
pregunta
s claras y
relevante
s.
Es difcil
consegui
r
pregunta
s que
exploren
con
profundid
ad.

2.7. TIPOS DE PREGUNTAS EN LOS CUESTIONARIOS

El elemento bsico del cuestionario, como se deduce claramente de su nombre, son la


preguntas. Es por ello que la bondad de un cuestionario depende de la clase de preguntas
empleadas en l y de su adecuada formulacin.
Existe una amplia tipologa de preguntas y diversas formas de clasificacin; por ello y sin
nimo de ser exhaustivo nos centraremos en los diferentes tipos de preguntas segn el tipo de
respuesta y segn la funcin que pueden cumplir en el cuestionario.
En primer lugar y en funcin del tipo de respuesta podemos distinguir los siguientes tipos
de preguntas:

Preguntas abiertas: Son aquellas en las que no se establece ningn tipo de respuesta,
dejando sta al libre arbitrio del encuestado. Es decir, la respuesta del encuestado no
est previamente definida y el encuestador se limita a registrar al pie de la letra la

contestacin obtenida.
Preguntas cerradas: Son las que el encuestado se limita a elegir una o varias de las
respuestas definidas previamente en el cuestionario; las respuestas se conocen a priori
y estn totalmente precodificadas.

2.8. EJEMPLO

MTODO DEL CUESTIONARIO

Nombres y Apellidos:

T.S:

rea:

Fecha:

1. Considera que existe una comunicacin afectiva entre usted y su jefe


inmediato en su aspecto laboral?
S

NO

2. Recibe usted capacitacin y entrenamiento que le permita ofrecerle al


cliente la atencin esperada?
S
3. Se

NO
siente

motivado

travs

de

incentivos

promociones y ascensos) que ofrece la organizacin?


S

NO

(sueldos,

cursos,

4. Existe el manual del usuario y ste facilita el manejo del sistema por
las personas encargadas del mismo?
S

NO

5. Considera que existe una comunicacin efectiva entre usted y su jefe


inmediato a su aspecto laboral?
S

NO

6. Est usted al tanto de los problemas que puedan existir en su rea?

NO

7. Qu tipos de problemas se presentan comnmente en tu rea de


trabajo?
-------------------------------------------------------------------------------------------------

8. Cuenta la agencia con algn departamento de control y verificacin,


tanto de los materiales, como del proceso de atencin al cliente?
S

NO

9. Posee un solo jefe inmediato y ste supervisa constantemente su


trabajo?
S

NO

10. Qu sugiere usted para superar los problemas de su departamento o


seccin?
-------------------------------------------------------------------------------------------------

CAPTULO III

MTODO ENTREVISTA

3.1. CONCEPTO

La entrevista es una tcnica directa e interactiva de recoleccin de datos de las personas a


travs de una conversacin entre dos o ms personas, con el

objetivo, que dichas

informaciones contribuyen a la realizacin de investigaciones diagnosticas que permite la


bsqueda de soluciones puntuales en el mbito escolar, familiar, laboral, cientfico,
periodstico, etc.

Segn Folgueiras (2009) seala que la entrevista: Es una tcnica orientada a obtener una
informacin

de forma oral y personalizada sobre acontecimientos vividos y aspectos

subjetivos de los informantes en relacin a la situacin que se est estudiando

3.2. CLASIFICACIN

La entrevista se clasifica en:

Finalidad
Estructura
Participantes
mbito de aplicacin

3.3. ELEMENTOS DE LA ENTREVISTA

Objetivo.
Finalidad, la informacin deseada Para qu?

Sujetos :
El entrevistador y entrevistado

Instrumentos:
Gua, cuestionario, encuesta

3.4. ETAPAS DE LA ENTREVISTA

3.5. ENTREVISTADOR, ENTREVISTADO Y EL CONTEXTO

3.5.1. Perfil del entrevistador

El entrevistador debe dominar la tcnica de la entrevista.

Tener capacidad de anlisis y sntesis.

Conocimiento del tema, organizacin y puesto al que ser entrevistado.

Uso del equipo para la entrevista

3.5.2. Habilidades y actitudes

Empata con los entrevistados.

Seguridad en s mismo

Lenguaje claro y sencillo

Amabilidad y atencin

Y el ms importante la toma de decisiones.

3.6. IMPORTANCIA DE LA ENTREVISTA

La entrevista es la tcnica ms usada en los procesos de seleccin, ya que ayuda al


empresario a elegir la persona con el perfil adecuado para el puesto de trabajo. Dentro de la

organizacin no solamente se llevan a cabo entrevista para el proceso de seleccin sino que
una vez contratado el nuevo funcionario, posteriormente muy probablemente se ver
enfrentado a otro tipo de entrevistas que pueden ser de desarrollo de carrera, de evaluacin del
desempeo, para promociones o incrementos salariales, en fin, los empleados se vern
enfrentados a otro tipo de entrevistas dentro de la organizacin dado el caso.
Todas estas clases de entrevistas que se puedan llevar a cabo dentro de una organizacin
requieren cierto grado de destreza por parte del entrevistador de tal manera que logre los
objetivos que en cada una de ellas se persigan.

3.7. EJEMPLO

ENTREVISTA EN LA EMPRESA

Este cuestionario muestra las preguntas que se aplicaron en la entrevista que se realiz a la
Sra. Deyanira Monter Crdoba, gerente General de Realty World Marfil para obtener
informacin del panorama de la empresa.

1. La empresa est cumpliendo con los objetivos planteados?, Por qu no?


2. El personal es adecuado?
3. Quin falta en el equipo de trabajo y quien sobra?
4. Se est cumpliendo el objetivo de ventas? Por qu?
5. Se cuenta los recursos necesarios para operar el negocio?
6. Se est canalizando los recursos al rea que lo necesita y las cantidades necesarias?
7. Existe un presupuesto bien elaborado?
8. Se sabe cunto se gasta y el costo total de tener este negocio?
9. Los procesos son adecuados o necesitan redefinirse?
10. La empresa es eficiente?
11. La empresa est ganando o perdiendo? Por qu?
12. convendra formar alianzas? con quin?

13. Se necesitan ms fondos? De dnde se puede obtener estos fondos?


14. Cul es el negocio de la empresa?
15. Qu servicios presta? A quines presta este servicio? Para que lo hace?
16. Cul es la posicin competitiva de la empresa en la prestacin de estos servicios?
17. En dnde se prestan los servicios? se puede salir la empresa de esta regin?
Describa estos servicios detalladamente
18. Puede medir grado de satisfaccin de los usuarios del servicio?
19. con que recursos fsicos cuenta la empresa para prestar sus servicios?
20. Cul es su nivel de capacitacin del recurso humano?
21. Cul es el nivel tecnolgico de la empresa? es suficiente o insuficiente para el
desarrollo de las actividades de la empresa?
22. Cmo es la estructura organizacional de la empresa? Cules son sus aspectos
positivos? cules son sus aspectos negativos?
23. Quin toma las decisiones de la Empresa?
24. Cmo se miden los resultados de la Empresa?
25. Ha crecido la empresa en los ltimos 5 aos? Cmo lo ha hecho?
26. Cmo se mide la productividad del recurso humano en la empresa? Cumple sus
funciones correctamente?
27. Cules son los valores bsicos, que caracteriza el modo de operar de la empresa?
Qu tan difundidos estn?
28. Cmo es el clima interno de la empresa y por qu es as?
29. Cmo ve los niveles de Rentabilidad de la Empresa?
30. Cules son los principales factores que inhiben el xito de la empresa?
31. Qu reas de la empresa ofrecen mayor potencial para mejorar?

CAPTULO IV

MTODO FODA

4.1. CONCEPTO

Es una herramienta estratgica que se utiliza para conocer la situacin presente de una
empresa. Es una estructura conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen
del ambiente y las fortalezas y debilidades internas de la organizacin.
El propsito fundamental de este anlisis es potenciar las fortalezas de la organizacin
para:

Aprovechar oportunidades
Contrarrestar amenazas
Corregir debilidades

4.2. ANLISIS INTERNO

Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la organizacin, en su


contexto. Esto implica analizar:
Los principales competidores y la posicin competitiva que ocupa la empresa entre
ellos.
Las tendencias del mercado.
El impacto de la globalizacin, los competidores internacionales que ingresan al
mercado y las importaciones y exportaciones.
Los factores macroeconmicos sociales, gubernamentales, legales y tecnolgicos que
afectan el sector.

4.2. ANLISIS EXTERNO

Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organizacin.


Deben evaluarse:
Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.
Eficiencia e innovacin en las acciones y los procedimientos.

Capacidad de satisfacer de cliente.

4.3. MATRIZ FODA

Fortalezas

Debilidades
1.

1.

Liderazgo

en

el

sistema bancario peruano.

Ventajas comparativas
fciles de copiar.

2.

Tendencia decreciente

2.

Solidez Financiera.

en

los

3.

Marketing Novedoso.

dolarizacin.

niveles

de

Oportunidades

FO( F1 O1)

DO( D2- O2)

Al ser el BCP el lder en el

Aprovechar el crecimiento del

travs del uso de canales de

sector banca pas y al tener en

PBI trabajado en dlares del

distribucin.

su poder alianzas estratgicas

sector turismo, exportaciones,

2. Crecimiento del PBI en el

con diversas empresas puede

importaciones

Per.

usar diferentes estrategias para

extranjeras para aumentar el

aprovechar

nivel de dolarizacin a travs

1. Expansin de servicios

sus

canales

de

distribucin disponibles para

inversiones

de nuevas colocaciones.

ampliar su pblico objetivo e


incrementar su valor marca.

Amenazas

FA( F3- A1)

DA( D1- A2)

1. Mayor competencia entre

El Novedoso Marketing que

Al ser ventajas comparativas

bancos grandes.

maneja en BCP, puede acercar

fciles de copiar, los clientes

2. Incremento de la morosidad-

y generar mayor simpata con el

solicitaran mayores prstamos,

Sobreendeudamiento.

cliente promedio, generando un

siendo clientes de otros bancos,

mejor posicionamiento en el

para luego ser clientes BCP, ya

mercado con respecto a los

que

bancos grandes.

crediticio

se

conoce

el

evitar

as

perfil
el

incremento de la morosidad.

4.4. EJEMPLO

ANLISIS FODA DE COCA COLA

FORTALEZAS

Mayor cuota de mercado en todo el mundo en el campo de las bebidas no alcohlicas

Campaas de marketing y publicidad enormes

Mayor cadena de distribucin de bebidas

Clientela fidelizada

Poder para negociar los precios con los proveedores

Fuerte responsabilidad social de la empresa

OPORTUNIDADES

Crecimiento en el consumo de agua embotellada

Crecimiento de la demanda de alimentos y bebidas saludables

Crecimiento en el consumo de bebidas no alcohlicas en los mercados emergentes

Expansin a travs de adquisiciones

DEBILIDADES

Concentracin en la produccin de bebidas carbonatadas

Portafolio de productos poco diversificado

Grandes deudas por adquisiciones

El fracaso de la introduccin de nuevas marcas

Posesin de marcas que no aportan suficientes ingresos

AMENAZAS

Cambio en los hbitos de consumo

La escasez de agua

Dlar demasiado fuerte

Reglamentaciones para imprimir informacin que puede ser comprometedora en las


etiquetas

Disminucin de la utilidad bruta y neta

Competencia de las marcas de PepsiCo

Mercado de bebidas carbonatadas saturado

CAPTULO V

MTODO 5 S: HERRAMIENTAS BSICAS DE MEJORA DE LA CALIDAD DE


VIDA

5.1. QU SON LAS 5 S?

Es una prctica de Calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento Integral de la


empresa, no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno
de trabajo por parte de todos.
Rey (S.f.) defina a las 5 S como:

Un programa de trabajo para talleres y oficinas que consiste en desarrollar


actividades de orden/limpieza y deteccin de anomalas en el puesto de trabajo, que
por su sencillez permiten la participacin de todos a nivel individual/grupal,
mejorando el ambiente de trabajo, la seguridad de personas y equipos y la
productividad.
En Ingles se ha dado en llamar housekeeping que traducido es ser amos de casa
tambin en el trabajo.

5.2. LAS INICIALES DE LAS 5 S

Las 5 S son cinco principios japons cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la
direccin de conseguir una fbrica limpia y ordenada. Estos nombres son:

a) Seiri: Organizar y seleccionar. Se trata de organizar todo, separar lo que sirve de lo


que no sirve y clasificar esto ltimo. Por otro lado, aprovechamos la organizacin
para establecer normas que nos permitan trabajar en los equipos/maquinas sin
sobresaltos. Nuestra meta ser mantener el progreso alcanzado y elaborar planes de
accin que garanticen la estabilidad y nos ayuden a mejorar.

b) Seiton: Ordenar. Tiramos lo que no sirve y establecemos normas de orden para cada
cosa. Adems, vamos a colocar las normas a la vista para que sean conocidas por
todos y en el futuro nos permitan practicar la mejora de forma permanente.
As pues, situamos los objetos/herramientas de trabajo en orden, de tal forma
que sea fcilmente accesibles para su uso, bajo el eslogan de un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar.

c) Seiso:

Limpiar.

Realizar la limpieza inicial con

el fin de que el

operador/administrativo

identifique con su

puesto

maquinas/equipos
No se trata de hacer brillar las mquinas

de

trabajo

se
y

que tenga asignados.


y equipos, sino de ensear al

operario/administrativo como son sus mquinas/equipos por dentro e indicarle, en


una operacin conjunta con el responsable, donde estn los focos de suciedad de su
mquina/puesto.
As pues, hemos de lograr limpiar completamente el lugar de trabajo, de tal
forma que no haya polvo, salpicaduras, virutas, etc., en el piso, ni en las mquinas y
equipos.
Posteriormente y en grupos de trabajo hay que investigar de donde proviene la
suciedad y sensibilizarse con el propsito de mantener el nivel de referencia
alcanzado, eliminando las fuentes de suciedad.

d) Seiketsu: Estandarizacin. A travs de gamas y controles, iniciar el establecimiento


de los estndares de limpieza, aplicarles y mantener el nivel de referencia
alcanzado. As pues, esta S consiste en distinguir fcilmente una situacin normal
de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos, as como
mediante controles visuales de todo tipo.

e)

Shitsu
ke:

Autodisciplina. Realizar la autoinspeccin de manera cotidiana. Cualquier


momento es bueno para revisar y ver cmo estamos, establecer las hojas de control
y comenzar su aplicacin, mejorar los estndares de las actividades realizadas con
el fin de aumentar la fiabilidad de los medios y el buen funcionamiento de los
equipos de oficinas. En definitiva, ser rigurosos y responsables para mantener el
nivel de referencia alcanzado, entrenando a todos para continuar la accin con
disciplina y autonoma.

Las tres primeras fases, organizar, orden y limpieza son operativas. La cuarta, a
travs del control visual y las gamas, ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases
anteriores mediante la aplicacin de estndares incorporados en las gamas. La quinta

fase permite adquirir el hbito de las prcticas y aplicar la mejora continua en el trabajo
diario.

5.3. POR QU LAS 5 S?

Es una tcnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y
efectividad.
Su aplicacin tiene varios efectos:

Es motivante, pues admite conocer en qu situacin nos encontramos en relacin


con el estado en que se encuentra el sistema de produccin y las oficinas y fijar

unos objetivos con el compromiso por parte de todos de alcanzarlos.


Transforma el equipo de produccin hasta llevarlo a su estado ideal o de referencia,
eliminando anomalas, averas y defectos, y mantenerlo en el tiempo en dicho

estado.
Transforma al propio operador de fabricacin, quien va a alcanzar mayores
responsabilidades y una cualificacin y preparacin que antes no tena, visionando
la importancia del cero averas/cero defectos, as como la de su participacin en
todo tipo de mejoras.

Podramos definir las 5S como un estado ideal en el que:

Los materiales y tiles innecesarios se han eliminado.


Todo se encuentra ordenado e identificado.
Se han eliminado las fuentes de suciedad.
Existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o fallos, y
todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.

Si esto lo aplicamos en nuestro entorno familiar diariamente, Por qu no podemos hacerlo


en el trabajo? Sin embargo, hasta la fecha, es poco frecuente encontrarnos con fbricas,
talleres u oficinas que apliquen de manera sistematizada y estandarizada las 5S. Por eso cobra
verdadera importancia su aplicacin, para la que debemos crear una estrategia apropiada a
cada taller u oficina. No se trata de una moda o de implantar un modelo de cultura japons,
sino que es un principio bsico para mejorar nuestra calidad de vida y hacer que nuestro
puesto de trabajo sea un lugar donde valga la pena pasar muchas horas de nuestra vida.
Por tanto, las 5S no son los zafarranchos de limpieza que se organizan ante la visita del
consejo de administracin, polticos, clientes importantes o auditores, ni una cuestin de
esttica, sino de funcionalidad y eficacia.
La limpieza no debe considerarse como una tarea ocasional que tradicionalmente se ejecuta
en verano o cuando se programa o se produce un paro de la planta y se aprovecha para la
ejecucin de tareas especiales de limpieza o para realizar una limpieza a fondo. La limpieza
no debe realizarse solo en esas ocasiones, sino que debe estar profundamente enraizada en los

hbitos diarios de trabajo e integrarse en las tareas diarias de mantenimiento, combinando los
puntos de chequeo de limpieza y mantenimiento.
En conclusin la aplicacin de las 5S requiere el compromiso personal y duradero para que
nuestra empresa sea un autntico modelo de organizacin, limpieza, seguridad e higiene.
Los primeros en asumir este compromiso son los Gerentes y los Jefes y la aplicacin de esta
es el ejemplo ms claro de resultados acorto plazo.

5.4. RESULTADOS DE LA APLICACIN DE LAS 5 S

Estudios estadsticos en empresas de todo el mundo que tienen implantado este sistema
demuestran que:
Aplicacin de 3 primeras S:

Reduccin del 40% de sus costos de Mantenimiento.


Reduccin del 70% del nmero de accidentes.
Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.
Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

5.4. QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5 S?

Entre las ventajas que nos aportan las 5S, sealaremos las siguientes:
a) La implantacin de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Permite involucrar a los
trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo.

Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportaciones y conocimientos; la


mejora continua se hace una tarea de todos.
b) Mantenimiento y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una mayor
productividad que se traduce en:
Menos productos defectuosos.
Menos averas.
Menos accidentes.
Menor nivel de existencias o inventarios.
Menos movimientos y traslados intiles.
Menor tiempo para el cambio de herramientas.
c) Mediante la organizacin, el orden y la limpieza, logramos un mejor lugar de
trabajo para todos, puesto que conseguimos:
Ms espacios.
Satisfaccin por el lugar en el que se trabaja.
Mejor imagen ante nuestros clientes.
Mayor cooperacin y trabajo en equipo.
Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
Mayor conocimiento del puesto de trabajo.

5.5. COMPARATIVA ENTRE UNA ORGANIACION QUE NO PLICA LAS 5S Y


OTRA QUE SI LAS PLICA

5.6. EJEMPLOS

a) Un operario del departamento de montaje de mquinas de lavar detecta un ruido


anormal e inhabitual en la instalacin de su puesto de trabajo. Inspecciona y
observa dos pernos de sujecin rotos en la traviesa de manutencin. La cual
dispone de cuatro pernos. En 20 minutos la instalacin se encuentra nuevamente en
marcha, mientras que, si el operario hubiera esperado hasta la avera para avisar a
mantenimiento, el tiempo de reparacin habra sido de 3 horas.
b) Otro operario de la misma lnea de montaje participaba en una operacin de
limpieza de una mquina de su puesto cuando observo que uno de sus componentes

haba cambiado de color de forma anormal hasta parecer que se haba quemado.
Avisa al equipo de mantenimiento, el cual diagnostica un calentamiento de los
cables de alimentacin de las resistencias. Este diagnstico da lugar a una
verificacin del resto de resistencias, lo que, a su vez, genero acciones correctivas,
evitando horas de parada de la lnea.

5.7.

EUNED

APLICA

TECNICA

DE

GESTION

JAPONESA

5S

PARA

FORTALECER Y MEJORAR SUS ACCIONES

La Editorial de la Universidad Estatal a Distancia (EUNED) retom nuevamente el mtodo


de las "5 s" (cinco s), con el objetivo de mejorar las condiciones de trabajo, procurando que
esta tenga un ambiente ms agradable, ordenado, limpio y seguro. Con esta iniciativa se
pretende reducir gastos de tiempo y energa; reducir riesgos de accidentes; mejorar la calidad
de la produccin y mejorar la seguridad de los funcionarios.
Las "5 s" es una metodologa que surgi en Japn en 1960, estas se referan a la
organizacin del trabajo que utiliza una lista de cinco palabras japonesas como son Seiri,
Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. El objetivo de este mtodo era lograr espacios de trabajo
mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma permanente para lograr una mayor
productividad y un mejor entorno laboral.
Jorge Delgado, del programa "5 s" de la EUNED, manifest: " esta iniciativa forma parte
de los ejes estratgicos de la mejora continua que queremos tener en la editorial, es ese
sentido, esta herramienta que nos va a guiar hacia la eficacia. Si bien es cierto, que desde el
2005 realizamos jornadas de "5 s", estas haban hecho de manera aislada, pero este ao
estamos retomndolas y queremos que sea parte de nuestra cultura organizacional".

"Con estas acciones, queremos darle un nfasis importante en lo que es el trabajo en


equipo, con el propsito de que no se concentre en una sola figura. Otro componente es
trabajar con planes de seguimiento, que anteriormente se llamaban planes de auditora.
Actualmente, la EUNED cuenta con cinco departamentos como son el Departamento de
Administracin, el Departamento de Edicin, el de Pre-prensa, el de Impresin Digital, el
Taller, y el de Acabados Finales. aqu es importante mencionar que cada uno de ellos
conforman un equipo de "5 s", los cuales estn coordinados por un compaero o una
compaera, quienes a su vez, conforman el lo que es el grupo de directorio, que es ah donde
se elabora las estrategias", expres Delgado.

Segn Delgado, se espera que en un plazo de cinco meses ya se haya implementado y


modificado la cultura organizacional de las "5 s". "En cuanto al plan de seguimiento, la idea
es ir evaluando las conformidades e inconformidades continuamente, hasta lograr el objetivo
que nos hemos propuesto".
En la actualidad, el grupo de las "5 s" est conformado por Jorge Delgado y Evelyn
Valenciano, del departamento de Edicin Grfica, Ronald Gutirrez, del departamento de Preprensa, Jos Pablo Ramos y Vctor Chacn, del departamento de Prensa y Acabados Finales.

LO MEJOR QUE UNO PUEDE


HACER ES SORPRENDERSE A SI
MISMO.
STEVE MARTIN

CONCLUSIN
1)
2) Permite planificar previamente qu es lo que se va a preguntar, de tal manera
que asegura que no se olvidarn los puntos ms importantes, y que se
precisar tanto como se desee en las preguntas.

Es ms econmica que otras tcnicas puesto que permite la aplicacin


masiva, es decir que se puede encuestar a un gran nmero de personas.
3) La entrevista es una estrategia til y necesaria en investigaciones sociales,
educativas,

culturales,

periodsticas

cientficas

manteniendo

una

conversacin con criterios y un guin de preguntas que respondan a las


cuestiones fundamentales de la investigacin. Las preguntas estructuradas o
enfocadas son necesarias para la obtencin de las informaciones subjetivas
requeridas.
4) La tcnica FODA permite el anlisis de problemas precisando las fortalezas y
debilidades de una institucin, relacionadas con sus oportunidades y
amenazas en el mercado. Las fortalezas y debilidades se refieren a la
organizacin y sus productos, mientras que las oportunidades y amenazas
por lo general, se consideran como factores externos sobre las cuales la
propia organizacin no tiene control. Luego es posible tratar de explotar las
fortalezas, superar las debilidades, aprovechar oportunidades y defenderse
contra las amenazas funciones todas importantes del proceso de planeacin y
en las cuales la tcnica, puede utilizarse en el anlisis situacional dentro de
dicho proceso.
5) Las 5S se utilizado para romper con los viejos procedimientos existentes e
implantar una cultura nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la
limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro del proceso
productivo, de calidad y de los objetivos generales de la organizacin. Es por
esto que es de suma importancia la aplicacin de la estrategia de las 5 S,
que no se trata de una moda sino de un nuevo modelo de direccin o un
proceso de implantacin que mejora nuestra organizacin.

REFERENCIA

Alcalde, P. (2009). Calidad. Espaa: Paraninfo


Jimnez, P. (2011). Manual de recursos humanos. Madrid: ESIC Editorial.
Rey, F. (S.f). Las 5S: Orden y limpieza en el puesto de trabajo. Madrid, Espaa: Fc Editorial.