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ANEXO

Examen de Modulo:
ADMINISTRACIN DE MATERIALES
1. Explicar que se entiende por administracin de materiales y que actividades
fundamentales cubre.
RPTA. La administracin de materiales, se puede definir bsicamente como la provisin de
material de material, en trmino de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requerido, al mnimo
posible de costo.
Cubre las siguientes actividades:
a) Planificacin de materiales de acuerdo con las provisiones respecto a las necesidades de la
organizacin y el plan respectivo de operaciones, calculadas para cubrir un periodo
considerado de tiempo por anticipado. Esta planificacin tiene el propsito de lograr la
produccin de las cantidades necesarias de productos o servicios terminados en el
momento en que se les necesita.
b) Aplicacin de normas y especificaciones uniforme en las operaciones de compra,
almacenamiento y suministro.
c) Obtencin o compra.
d) Inspeccin de recibo y entrega, incluyendo muestreos que garanticen el cumplimiento de las
especificaciones de adquisicin o compra.
e) Almacenamiento y distribucin de materias primas y accesorios con el uso de inventarios y
f)

registros de los mismos.


Almacenamiento y distribucin de artculos no productivos, o sea, materiales y accesorios
necesarios para llevar a cabo las operaciones, pero no entran en la elaboracin del

producto.
g) Mantenimiento de registros de almacn.
h) Recuperacin, mantenimiento, conservacin, transferencia e intercambio, tanto de
materiales como de equipos, a efectos de asegurar el uso integral y econmico de los
i)

mismos.
Simplificacin, uniformidad y sustitucin de materiales, lo cual incluye reduccin al mnimo
de las variedades, tipos y estilos de las mercancas usadas por la empresa, adopcin de

j)

normas de calidad y descripcin de las mismas en forma escrita.


Establecimiento de medidas de seguridad en la conservacin, manejo, distribucin y

consumo de materiales con el objeto de evitar accidentes, desastres, deterioros y prdidas.


k) Contabilidad y control tendientes a evitar gastos excesivos, obtener ahorro en las
operaciones y comprobar existencias e inventarios.

2. Definir en forma breve y sencilla cada uno de los principales de la administracin de


materiales.
RPTA. Los principios son:
a) CONTROL.- El control de materiales es un preliminar esencial a toda actividad
administrativa uy tiende a disminuir el intervalo entre el recibo de la materia prima y la
obtencin del producto i servicio terminado.
b) CENTRALIZACIN.- Un axioma es en la administracin de materiales es que la funcin
debiera estar bajo una sola direccin, en todos aquellos casos que se pueda centralizarse
sin que tal cosa signifique un sacrificio sustancial de la eficiencia, debido a que se restrinja la
iniciativa de la dependencias. Son muy grandes las ventajas de una responsabilidad nica,
entre las cuales e pueden mencionar el mantenimiento de una poltica consistente de abasto
y al mayor poder adquisitivo posible, como medio de ejercer influencia en estas actividades.
Cuando los materiales estn centralizados todas las actividades en relacin con los mismos
estn en un solo lugar y bajo una misma supervisin.
c) SIMPLIFICACION.- el jefe de una organizacin central de materiales esta siempre tentado
a basar la evaluacin de su eficiencia en el volumen monetario de compras,
almacenamiento y disposicin del excedente, etc., que pasa por su oficina: cuanto mayor es
la cantidad de dinero empleado en las operaciones ms eficiente e importante considera su
funcin.
d) UNIFORMIDAD.- Elemento esencial de un sistema de administracin de materiales es un
programa de estandarizacin o uniformidad de materiales. Dicho programa incluye trabajos
de reduccin de variedades, tamaos y tipos de los artculos usados aun nmero mnimo,
sin perjuicio de una operacin eficiente, la adopcin de tal mnimo como norma y la
descripcin de la misma mediante especificaciones escritas o por otros medios que
permitan a la oficina de materiales asegurar la mxima eficiencia posible.
e) PLANIFICACION.- La forma ms efectiva de administrar los materiales es basar los
procedimientos en planes que contengan previsiones de consumo por clases y cantidades
de productos, tomando en cuenta toda actividad que requiera materiales y cualquier otro
dato pertinente. Es conveniente establecer programas de precisin y suministro con la
debida anticipacin y modificarlos de tiempo en tiempo, de acuerdo con altas o bajas en el
consumo de los productos. El principal objetivo debe ser simplificar el control de materiales
para abastecer a las distintas dependencias de modo que puedan trabajar y cumplir a
tiempo con las tareas que tienen encomendadas y para acumular existencias de acuerdo
con el trabajo de dichas dependencias. Con una buena planificacin las rdenes se cumplen
ms rpidamente y simplifican las operaciones sin serios peligros de escases de cualquier
f)

material y sin necesidad de ternera inventarios excesivamente elevados.


El jefe responsable de cualquier administracin que proyecte establecer un sistema d
administracin de materiales, debiera hacerse esta pregunta inicial: Qu economas

pueden hacerse?. La respuesta depende de la sinceridad y destreza con que funciona el


sistema de administracin de materiales depende tambin de los principios fundamentales
que estn estudiando. Si se cuenta con un personal calificado y dispuesto a cooperar con
las dependencias consumidoras, un grupo sencillo de procedimientos sin fraseologa intil ni
burocracia innecesarias, independencias intromisin poltica y cooperacin de las
dependencias consumidoras, un sistema centralizados de administracin debe reducir el
costo de las funciones en un monto considerable, aun teniendo que, en muchos casos, en la
oficina tendr que aceptar precios ms altos por los materiales y equipos, si con ello
aumenta la calidad.
g) ESPECIALIZACION.-El personal tcnico para la administracin de materiales debe elegirse
a base de adiestramiento y experiencia no favoritismo o filiacin poltica. Aquellas
administraciones que no tiene un servicio civil o de Carrera para la eleccin y retencin de
empleados, debieran contar, sin embargo, con un sistema de Mritos en el aspecto de
materiales.
h) REGISTROS.- Todo sistema de administracin de materiales debiera estar adaptado a las
necesidades de las empresas, en particular, y los formularios que se diseen y sus debern
se satisfactorios, en la medida que den los datos requeridos y conserven los registros
necesarios de una manera simple, concisa, fcil de manejar, siempre listos para usarse,
i)

efectivos y a bajo costo.


INFORMACION.-El concepto moderno de administracin de materiales demanda la
existencia de medios para medir la eficiencia a satisfaccin a nombre de la gerencia de la

3.

empresa.
Por qu es importante la funcin de compra?
RPTA. Es importante porque:
a) Es una funcin primordial. No pueden llevarse a cabo operaciones eficientes a menos que
los materiales que se utilicen para llevarlas a cabo sean comprados a un costo mnimo
conmensurable con los niveles generales de precio.
b) Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperacin apropiada
de la inversin. El departamento de compras debe hacer sus compras de tal forma, que
asegure el abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en su suficientes
cantidades para mantener el ritmo de trabajo y cumplimento delas obligaciones a tiempo,
sin incrementar la inversin ms all de lo que requieren las necesidades corrientes y el
manteamiento de un factor razonable de seguridad.
c) Atreves de un contacto con el mercado en general, el departamento de compras est en
posicin de aconsejar a su organizacin respecto a lo siguiente: 1.-Nuevos materiales que
se pueden usar con ventaja en sustitucin de los materiales en uso; 2.- nuevas lneas
posibles de productos que se pueden agregar; 3.-cambios en las tendencias, ya se de

precios u otros factores que pueden afectar los costos las compaas; 4.- fomento de
buenas relaciones en el mundo de los negocios con los cuales se tiene contacto.
4. Qu es necesario para obtener la calidad apropiada de un artculo?
RPTA. Es necesario:
a) Disponer una especificacin adecuada que sirva de gua.
b) Hacer los pedidos a vendedores de confianza.
c) Confrontar el material comprado con las especificaciones. Una descripcin bien definida
reduce los costos.
5. Sealar los aspectos fundamentales de cotizacin de precios
RPTA. Para solicitar cotizaciones de artculos que se compran con frecuencia, el departamento
de compras debe contar siempre con una lista de postores. Esta lista debe incluir al os
fabricantes distribuidores o vendedores que han solicitado que sus nombres sean incluidos en la
misma.
La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. El departamento de
compras debe estar autorizado para exigir prueba de responsabilidad cualquier posible postor
que no ofrezcan garantas. Tal prueba abarcar informes sobre sus recursos financieros
instalaciones de manufactura o distribucin, tcnica o experiencia en el surtido de artculos en
que se desea una propuesta y sus antecedentes en cuanto a cumplimientos de contratos con
otros clientes oficiales o particulares. Siempre que se a posible, debe precisarse su
responsabilidad por tales medios antes d aadir su nombre en la lista para evitar el retraso en la
adjudicacin de un contrato o pedido, si tal comprobacin tiene que hacerse despus de
recibirse su postura. El departamento de compras debe estar provisto de autoridad para suprimir
la lista de postores y para privar del derecho a hacer propuesta durante un periodo razonable de
tiempo, a cualquier postor que no haya cumplido un contrato o haya intentado voluntariamente
defraudar con entregas incompletas o de defectuosas o mediante otras prcticas ilegales o
dudosas.
6. Qu cubre la funcin de almacenamiento?
RPTA. La funcin de almacenamiento cubre, entre otras, las actividades de recepcin, para su
salvaguardia y proteccin de todos los materiales, accesorios, materia semielaborada y equipo, y
su distribucin a todos los departamentos; mantenimiento del os registros necesarios de
almacn y de control de los materiales que sern utilizados en las distintas dependencias;
retener en cantidades importantes aquellos materiales comprado a precios favorables para
consumo futuro; hacerse cargo de materia prima en proceso que se almacena con el propsito
de envejecimiento o maduracin y conservar el almacn ordenado y limpio, teniendo un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar.
7. Cmo se efecta el planeamiento en un almacn?
RPTA. Son los siguientes:

a) Objetivos. los materiales guardados en el almacn deben estar inmediatamente


disponibles cuando se les necesite, as como la disposicin del almacn debe facilitar el
control de los materiales. La planificacin debiera ser lo ms flexible posible, es decir,
debiera establecerse en forma tal, que permita cambios y ampliaciones con un mnimo
adicional de inversin y , por ltimo, la proporcin de reas ocupadas por pasillo con
referencia a las reas de almacenamiento debiera ser tan baja como las consideraciones
arriba mencionadas lo permita
b) Dimensiones de las reas y de la estantera.- el tamao y relaciones de las distintas reas
de un almacn afecta la proporcin de las reas para pasillo con referencia a las reas para
almacenamiento y la flexibilidad de su distribucin. Como regla general las superficies de
almacenamiento deberan ser mltiplos de las dimensiones de las unidades que se
almacenan.
c) Pasillo.- El pasillo principal debiera correr a lo largo del rea, preferentemente del frente
hacia la parte de atrs del almacn, el punto de recibo en un extremo y el de salida en el
otro, a menos que la localizacin de estos puntos indique otro arreglo ms conveniente. El
pasillo debiera tener un ancho adecuado con el objeto de evitar congestionamiento de
trfico. Los grandes almacenes requieren subpasillos, paralelos al pasillo principal, a
intervalos regulares.
d) Mostrador, Mezas y archivos de distribucin.- El escritorio del jefe de almacn y sus archivos
deben estar situados cerca del mostrador de distribucin o de la ventanilla de entrega y no
en una oficina a parte del almacn. Un factor importante en todo trabajo de almacenamiento
es proteger los almacenes contra incendios, oxidacin, corrosin, deterioro, evaporacin,
polvo, robo, intemperie, calor, frio y humedad. Cada clase de material requiere un
determinado tipo de cuidado.
e) Manejo de materiales.- Pocas empresas se han preocupado por estudiar la importancia de
la cantidad de materiales que se manejen diariamente para lograr que se lleve a cabo las
operaciones. Los artculos deben ser transportados de y hacia cada planta y cada
operacin, o de departamento a departamento, durante el curso de las operaciones. Cuando
se hace un anlisis de peso total involucrado en estas operaciones y del equipo que debe
usarse para el transporte de materiales, se da uno cuenta de la importancia que reviste
introducir mejoras en los procedimientos de manejo de materiales.

8. Determinar los deberes de un departamento de manejo de materiales o abastecimiento.


RPTA. El manejo de materiales y accesorios en el almacn presenta problemas que afectan la
eficiencia y economa delas operaciones de almacenamiento y los servicios que prestan a los
distintos departamento de la empresa. Entre dicho problema pueden mencionarse la clase del
equipo para el manejo de materiales utilizados para mover, almacenar y desalmacenar los

materiales respectivos; grado en que se usen ascensores y vehculos para mover materiales
dentro y fuera de los almacenes; aplicabilidad de sistemas mecanizados; capacidad del equipo
de manejo; unidades por ahora de las varias clases de artculo que pueden movilizarse a travs
de las rutas y ala s distancias necesarias; facilidades de carga y descarga; problemas de trfico
en relacin con el movimiento de vehculos o camiones, etc.
9. Practica hganos conocer cmo se efecta la administracin de materiales en la empresa
o institucin donde usted presta servicios.
RPTA. Primero tenemos las rdenes de suministro, donde los ingenieros y el jefe de almacn
hacen sus requerimientos, al rea de Logstica donde se hace las revisiones de los pedidos,
para luego pasar a buscar las cotizaciones para la compra las cuales se presenta al residente o
gerente de la empresa donde dar su visto bueno y aprobara una cotizacin para hacer efectiva
la compra.
Se hace efectiva la orden compra la cual se escanea o se entrega una copia si est cerca a la
empresa que nos vender los materiales en la cual especificamos el tiempo en que necesitamos
los materiales, obviamente esto est en la cotizacin.
Pueden ser a 15 das la entrega a una semana si es de suma urgencia,
El cual al llegar pasara al almacn en la cual el jefe de almacn revisara la orden de compra es
decir que haya llegado todo lo que est en la orden de compra.
Ahora para hacer los pedidos a almacn de los materiales llegados se hacen mediante un vale
de salida donde se especifica la cantidad que requieren a donde se llevara el material, donde el
que hace el pedido firmara, ya sea el capataz de la cuadrilla u otro, siempre los vales deber
estar firmado y sellado por su Ingeniero de campo.