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CASO DE ESTUDIO SIMON

KAREN KATHERINE ORTIGOZA GRAJALES

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO


FACULTAD DE CIENCIAS ECCONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PBLICA
ARMENIA, QUINDIO
2016

CASO DE ESTUDIO SIMON

KAREN KATHERINE ORTIGOZA GRAJALES

Trabajo escrito de anlisis de los sistemas de informacin

GIOVANNY ZAMBRANO LONDOO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO


FACULTAD DE CIENCIAS ECCONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTADURIA PBLICA
ARMENIA, QUINDIO
2016

EJERCICIO TALLER CASO DE ESTUDIO, SISTEMAS DE INFORMACION

Estudio de Caso: Simn


Simn junto con 3 (tres) amigos iniciaron con un negocio de consultora para llevar
la contabilidad de microempresas, su trabajo ha tenido tan buena aceptacin que
otras empresas mucho ms grandes los han contactado para contratar sus
servicios, Simn y sus socios ven que su negocio est creciendo y que todo lo que
hacan manualmente necesitan de apoyo tecnolgico, el problema es que ellos no
entienden de tecnologa, ni de software y tampoco saben en qu tipo de modelo
de negocio estn.
Decidieron averiguar e invertir en infraestructura tecnolgica. Para el personal que
piensan contratar, compraron 6 (seis) equipos de cmputo tipo escritorio. Cuando
les lleg la tecnologa, muy contentos empezaron a destapar las cajas, pero se
encontraron con unos equipos que no saban cmo instalarlos, unos CD con unos
aplicativos del cual no entendan cul sera la funcin que cumpliran dentro de su
negocio y adicional a esto, deban hacer la instalacin de una red para conectar
sus ordenadores, navegar en la Internet y estar en contacto con los clientes.
Con base en lo anterior Cmo le ayudaras a Simn a organizar su
infraestructura tecnolgica, asumiendo los riesgos reales en la instalacin de la
red de acuerdo con el modelo de negocio identificado?
Describa brevemente su organizacin, aquella empresa o entidad donde trabajo o
donde trabajo anteriormente, debe describir lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

La actividad principal a la que se dedica La empresa de Simn


La estructura organizativa que tiene.
El sistema contable que necesitan
El software contable que sugiere comprar y por qu?
Las sugerencias y controles internos aplicables a la contabilidad.
Los sistemas de informacin incluido contables que se utilizan o se pueden
utilizar en si organizacin:
Evolucin
Situacin Actual
Futuro

CMO LE AYUDARAS A SIMN A ORGANIZAR SU INFRAESTRUCTURA


TECNOLGICA, ASUMIENDO LOS RIESGOS REALES EN LA INSTALACIN
DE LA RED DE ACUERDO CON EL MODELO DE NEGOCIO IDENTIFICADO?
Se identifica que el tipo de negocio donde esta Simn y sus amigos es modelo de
productos, ya que ellos interactan directamente con los clientes.
Con los equipos se recomienda seguir el siguiente checklist para detectar errores
al momento de recibir los computadores por parte del proveedor:

Sistema Operativo Windows licenciado, con su respectivo serial de


activacin por equipo.
Paquete de ofimtica (office) versin profesional y licenciado.
Antivirus licenciado.
Medios de instalacin del sistema operativo Windows, Office y antivirus
(CD).

1. LA ACTIVIDAD PRINCIPAL A LA QUE SE DEDICA LA EMPRESA DE


SIMN
La empresa Simn se encarga de ofrecer consultora para llevar la contabilidad
de microempresas.

2. LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA QUE TIENE.

EMPRESA SIMON
CONTADOR

SIMON

SOCIO 1 SIMON

SOCIO 2

AREA QUE
TECNOLOGICA
3. EL SISTEMA CONTABLE
NECESITAN

6 EQUIPOS DE COMOUTO

SOCIO 3

AREA DE SERVICIOS

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE QUE


NECESITAN.

Validacin
Comprobantes de Diario
Comprobantes de Diario

Mayor General

Estado de resultados

Diario General
Balance General

VALIDACION
ACTUALIZACION DE
EMISION
DATOS DE REPORTES

Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el


conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos
econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de
sistemas contables:

SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: representa el patrimonio y sus


variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones
segn las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus
de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a
desviaciones.
SISTEMA COMPLEMENTARIO: ampla la informacin de los otros dos
anteriores no puede ir, por lo tanto, solo.

La mejor opcin sera tener los tres sistemas como un complemento es decir ya
que el modelo de negocio que tienen simn y sus amigos o socios, se puede
establecer que es el modelo de productos, ya que este permite interactuar
directamente con el cliente sin ningn tipo de intermediario, trayendo como
beneficios eficiencia, reduccin de costos, mejora en el servicio al cliente,
reduccin en los tiempo de distribucin, entre otras.

4. EL SOFTWARE CONTABLE QUE SUGIERE COMPRAR Y POR QU?

SOFTWARE DE CONTABILIDAD
Facilita interaccin entre empresa y
contador:
Permite a la empresa registrar parte de
la informacin, disminuyendo el tiempo
perdido del contador en traslados.
Complementacin con Excel:
Puedes importar ventas y compras
desde archivos planos y exportar
reportes a Excel.

Actualizado con la ltima


normatividad:
Cada actualizacin es implementada
sin que tengas que instalar nada.

Y ms
Libros auxiliares
Certificado de retencin
Comprobantes prefijados
Conciliacin bancaria

5. Las sugerencias y controles internos aplicables a la contabilidad


Es importante que los empleados sean capacitados en el uso de las herramientas
tecnolgicas, seguridad de la informacin y el uso adecuado de las mismas, estos
deben estar conscientes del valor de la confidencialidad de la informacin, su
integridad y confiabilidad.
El administrador con el control de los sistemas podr realizar cambios en la
poltica de la red y una de las caractersticas es la posibilidad de desactivar el
acceso a unidades USB, CD y DVD, esto proteger a la empresa de robar grandes
cantidades de datos que pueden ser guardados en estos dispositivos.
Tambin es necesario tener contraseas seguras para cada uno de los usuarios y
as tener un control de las actividades que realiza cada uno.

RECOMENDACIONES:
1. Registrar todos los ingresos de manera inmediata. En los procesos de ventas al
contado utilice cajas registradoras. Anotando diariamente los totales de stas.
2. En procesos de ventas a crdito, elaborar una lista de cobranza y archivar una
copia de la lista con el propsito de compararla con las fichas de depsito y
las plizas de ingreso.

3. Depositar en forma intacta los ingresos diariamente.


4. Efectuar todos los pagos con cheques prenumerados o transferencias con
referencia, excepto gastos menores que pueden erogarse por medio de caja chica.
5. Encomendar el fondo a una sola persona.
6. Conciliar cada mes las cuentas bancarias, archivando una copia de
las conciliaciones.
7. Utilizar pedidos prenumerados para todas las operaciones de compra.
8. Registrar la recepcin de mercancas, por medio de una relacin de recepcin
renumerada.
9. Elaborar cheques a favor de proveedores, solo para el pago de facturas
aprobadas (y que hayan sido compradas con los pedidos y relacin de recepcin
de mercancas).
10. Elaborar facturas renumeradas para todos los embarques de mercancas a
clientes.
11. Conciliar en periodos regulares las cuentas de mayos con los auxiliares
correspondientes.
12. Elaborar cada mes estados financieros comparativos, para determinar
variaciones significativas en cualquier categora de ingresos o gastos.

6. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN INCLUIDO CONTABLES QUE SE


UTILIZAN O SE PUEDEN UTILIZAR EN SI ORGANIZACIN:
SISTEMA DE INFORMACION

INFORMACION

RECURSOS

ACTIVIDADES
Tcnicas de trabajo

OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

PERSONAS