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DIRECCIN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

COMISIN NACIONAL PARA ELABORAR UNA NORMA NACIONAL DE


DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

APLICACIN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES PARA LA DESCRIPCION


ARCHIVSTICA EN COSTA RICA
(ISDIAH, ISAAR-cpf, ISDF, ISAD-G)

Octubre 2016

TABLA DE CONTENIDOS

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INTRODUCCIN.............................................................................................4
NORMA ISDIAH..............................................................................................7
1. REA DE IDENTIFICACIN.................................................................7
1.1.
Identificador................................................................................7
1.2.
Forma(s) autorizada(s) del nombre................................................7
1.3.
Otra(s) forma(s) del nombre.........................................................7
1.4.
Tipo de institucin de archivo........................................................7
2. REA DE CONTACTO...........................................................................8
2.1.
Localizacin y direccin(es)...........................................................8
2.2.
Telfono, fax, correo electrnico.....................................................8
2.3.
Personas de contacto....................................................................8
3. REA DE DESCRIPCIN......................................................................8
3.1.
Historia del archivo central o institucional........................................8
3.2.
Atribuciones/Fuentes legales.........................................................9
3.3.
Estructura Administrativa..............................................................9
3.4.
Gestin de documentos y poltica de ingresos..................................9
3.5.
Edificio(s)....................................................................................9
3.6.
Fondos y otras colecciones custodiadas.........................................10
3.7.
Instrumentos de descripcin, guas, publicaciones y controles..........11
4.
REA DE ACCESO...........................................................................11
4.1.
Horarios de apertura...................................................................11
4.2.
Condiciones y requisitos para el uso y el acceso.............................11
4.3.
Accesibilidad..............................................................................12
5. REA DE SERVICIOS.........................................................................12
5.1.
Servicios de ayuda a la investigacin............................................12
5.2.
Servicios de reproduccin............................................................12
6. REA DE CONTROL...........................................................................13
6.1.
Identificador de la descripcin......................................................13
NORMA ISAAR-cpf........................................................................................14
1. REA DE IDENTIFICACIN...............................................................14
1.1.
Tipo de institucin......................................................................14
1.2.
Forma(s) autorizada(s) del nombre..............................................14
1.3.
Otras formas del nombre.............................................................14
2. REA DE DESCRIPCIN....................................................................14
2.1.
Fechas de existencia...................................................................14
2.2.
Historia.....................................................................................15
2.3.
Lugares.....................................................................................17
2.4.
Estatuto jurdico.........................................................................17
2.5.
Estructura(s) interna(s)/Genealoga..............................................17
3. REA DE RELACIONES......................................................................20
3.1.
Nombre(s)/ Identificadores de instituciones, personas o familias
relacionadas..........................................................................................20
3.2.
Naturaleza de la relacin.............................................................20
3.3.
Descripcin de la relacin............................................................20
3.4.
Fechas de la relacin..................................................................20
4. REA DE CONTROL...........................................................................26
4.1.
Identificador del registro de autoridad...........................................26
NORMA ISDF................................................................................................27
1 REA DE IDENTIFICACIN...............................................................27
1.1.
Tipo..........................................................................................27

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1.2.
Forma(s) autorizada(s) del nombre de la funcin............................27
1.3.
Otra(s) forma(s) del nombre de la funcin.....................................27
1.4.
Clasificacin...............................................................................27
2 REA DE CONTEXTO.........................................................................27
2.1.
Fechas......................................................................................27
2.2.
Descripcin................................................................................27
2.3.
Historia.....................................................................................28
2.4.
Legislacin................................................................................29
3 REA DE RELACIONES......................................................................30
3.1.
Formas autorizadas del nombre/identificador de la funcin relacionada.30
3.2.
Tipo..........................................................................................30
3.3.
Categora de la relacin...............................................................30
3.4.
Descripcin de la relacin............................................................30
3.5.
Fechas de la relacin..................................................................30
4 REA DE CONTROL...........................................................................32
4.1.
Identificador de la descripcin de funcin......................................32
Norma ISAD-G.............................................................................................33
1 REA DE IDENTIFICACIN...............................................................33
1.1.
Cdigo de referencia...................................................................33
1.2.
Ttulo........................................................................................33
1.3.
Fechas Extremas........................................................................34
1.4.
Nivel de descripcin....................................................................34
1.5.
Soporte de la unidad de descripcin..............................................35
1.6.
Volumen de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o dimensiones)
35
2 REA DE CONTEXTO.........................................................................35
2.1.
Nombre del o de los productores..................................................35
2.2.
Forma de ingreso.......................................................................35
3 REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA...............................................36
3.1.
Alcance y contenido....................................................................36
3.2.
Valoracin, seleccin y eliminacin...............................................36
3.3.
Nuevos ingresos.........................................................................37
3.4.
Organizacin..............................................................................37
4 REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO.......................................41
4.1.
Condiciones de acceso................................................................41
REA DE CONTROL COMN DE LA DESCRIPCION.............................................42
1.1.
Estado de elaboracin.................................................................42
1.2.
Fechas de creacin y control de versin.........................................42
1.3.
Lengua(s) y escritura(s)..............................................................42
1.4.
Fuentes.....................................................................................42
1.5.
Autor (es) de la descripcin.........................................................43
1.6.
Notas........................................................................................43
Anexo n 1..................................................................................................44
Catlogo de instituciones pblicas..........................................................44

INTRODUCCIN

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En la memoria XXIII Congreso Archivstico Nacional "Estado de la situacin


Archivistica en Costa Rica: una mirara al desempeo nacional" publicada en
agosto 2011, especficamente en el artculo "Aplicacin de la norma
internacional de descripcin archivstica ISAD-G en el Archivo Nacional: como
punto de partida hacia la definicin de una norma nacional" escrito por el seor
Esteban Cabezas Bolaos, Historiador y Archivista, encargado del Archivo
Central del Ministerio de Cultura y Juventud, se concluy lo siguiente (P. 84):
" el Archivo Nacional tiene una vasta experiencia en materia de descripcin
documental, con una historia documentada de casi 130 aos // Con toda la
experiencia, se podra tomar la aplicacin de la Norma ISAD G del Archivo
Nacional como un documento base y someterlo a discusin con grupos
organizados y archivistas de vasta experiencia, para la formulacin de una
norma nacional de descripcin documental // Se debe incluir a todos los
sectores del gremio archivstico pensando que la norma pueda ser aplicada en
archivos pblicos, privados, particulares y especializados // De igual manera,
se debera crear una Comisin Nacional de Descripcin, que redacte la Norma,
atienda las consultas o dudas relacionadas con su aplicacin, se encargue de
su difusin y actualizacin cada vez que se requiera".
En esa misma memoria, se destacan las siguientes recomendaciones al rgano
Rector del Sistema Nacional de Archivos (P.326-327):
"Incrementar la elaboracin y divulgacin de normas tcnicas archivsticas en
los diferentes procesos como produccin, clasificacin, ordenacin, descripcin
y valoracin documental (soporte papel y electrnico) para estandarizar el
quehacer archivstico nacional // Conjuntamente con archivistas del sistema,
elaborar y publicar normas nacionales de descripcin archivstica".
Con base en lo anterior, la Direccin General del Archivo Nacional emiti los
oficios DG-1029-2012 de 26 de noviembre del 2012 y DG-103-2013 de 12 de
febrero del 2013, por medio de los cuales invit a las siguientes personas para
conformar una comisin que asumiera el reto de redactar una norma nacional
de descripcin:

Jorge Jimnez Espinoza, archivista de la Compaa Nacional de Fuerza y


Luz.
Mara Teresa Bermdez Muoz, actual Coordinadora de la Seccin de
Archivistica en la Universidad de Costa Rica.
Adriana Mena Aguilar, archivista del Tribunal Supremo de Elecciones.
Ana Rojas Hernndez, archivista de la Caja Costarricense de Seguro
Social.
Marco Cordero Rojas, encargado del Archivo Central de la Universidad
Nacional.

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Marilyn Garro Calvo, archivista del Instituto Costarricense de


Electricidad.
Teresita Calvo Acevedo, encargada del Archivo Central del Instituto
Costarricense de Turismo.
Ivannia Vindas Rivera, encargada del Archivo Central del Fondo Nacional
de Becas.
Esteban Cabezas Bolaos, encargado del Archivo Central del Ministerio
de Cultura y Juventud.
Nuria Caldern Marn, encargada del Archivo Central de la Municipalidad
de San Jos.
Jorge Luis Zeledn Solano, profesional del Departamento Tecnologas de
Informacin del Archivo Nacional.
Natalia Cantillano Mora, actual Coordinadora de la Unidad Servicios
Tcnicos Archivsticos del Departamento Servicios Archivsticos Externos.
Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivsticos
Externos.
Javier Gmez Jimnez, jefe del Departamento Archivo Histrico.

La comisin se conform con las siguientes personas:


Mara Teresa Bermdez Muoz, actual Coordinadora de la Seccin de
Archivistica en la Universidad de Costa Rica.
Adriana Mena Aguilar, archivista del Tribunal Supremo de Elecciones.
Teresita Calvo Acevedo, encargada del Archivo Central del Instituto
Costarricense de Turismo.
Ivannia Vindas Rivera, encargada del Archivo Central del Fondo Nacional
de Becas.
Nuria Caldern Marn, encargada del Archivo Central de la Municipalidad
de San Jos.
Jorge Luis Zeledn Solano, profesional del Departamento Tecnologas de
Informacin del Archivo Nacional.
Natalia Cantillano Mora, actual Coordinadora de la Unidad Servicios
Tcnicos Archivsticos del Departamento Servicios Archivsticos Externos.
La seora Cantillano Mora fue sustituida por la seora Mellany Otrola
Senz de marzo 2015 a setiembre 2016.
Javier Gmez Jimnez, jefe del Departamento Archivo Histrico.
Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivsticos
Externos, como coordinadora.
Es importante mencionar que el seor Marco Cordero Rojas, conform la
comisin, sin embargo, debi dejarla debido a compromisos laborales.
La primera reunin de la comisin fue convocada por la seora Virginia Chacn
Arias, Directora General del Archivo Nacional y se realiz el 4 de junio del
2013.

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En un inicio la comisin revis las normas ISDIAH, ISAAR-cpf, ISDF e ISAD-G,


determinando los campos que podran ser requeridos. En el camino hacia la
redaccin de la norma, la comisin decisin desarrollar la misma en el Fondo
Nacional de Becas y en el Instituto Costarricense de Turismo, en este ltimo se
consider solamente desarrollar la funcin de Mercadeo.
Asimismo, algunos integrantes realizaron el Taller ICA-AtoM impartido por el
seor Vitor Marquez da Fonseca del Archivo General de Brasil, que la Direccin
General del Archivo Nacional realiz en el ao 2013 y que fue fundamental
para el trabajo realizado por la comisin.
La comisin realiz ms de veinte reuniones durante los aos 2014, 2015 y
2016, siendo que la redaccin de la norma nacional de descripcin que se
presenta a continuacin, es producto del trabajo de subcomisiones que
elaboraron cada apartado, y ni que decir de las seoras Ivannia Vindas Rivera
y Teresita Calvo Acevedo, quienes realizaron las debidas investigaciones en sus
instituciones, y de Mellany Otrola Sanz quien integr las normas elaboradas.
Este documento, cuenta con la revisin por parte de los miembros de la
comisin y es un gusto ponerla a conocimiento del Sistema Nacional de
Archivos. Lo que sigue:

Recibir las observaciones del Sistema Nacional de Archivos e


incorporarlas al documento.
Remitir la norma a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para su
aprobacin y publicacin en La Gaceta.
Elaborar el programa del curso-taller para la difusin e implementacin
de la norma nacional de descripcin archivstica.

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NORMA ISDIAH

1. REA DE IDENTIFICACIN
1.1.

Identificador

Proporcionar un cdigo numrico de modo nico identifique al archivo que se describe.


Debe estar constituido de la siguiente manera: Cdigo del pas, cdigo de la institucin
a la cual pertenece el archivo que se describe 1, cdigo del archivo central (utilizar el
cdigo 001 para el archivo central o institucional, debido a que son el rector
institucional del Sistema Institucional de Archivos)2.
506=Costa Rica
010=Cdigo de la institucin
001=Cdigo del Archivo Central o Institucional
Ejemplo 1
506-098-001

1.2.

Ejemplo 2
506-122-001

Forma(s) autorizada(s) del nombre

Identificar de manera particular el archivo que conserva los documentos. Deber


consignarse el nombre oficial del archivo, as como el pas.
Ejemplo
Archivo Institucional del Fondo Nacional de Becas,
Costa Rica

1.3.

Ejemplo 2
Archivo Central del Instituto
Turismo, Costa Rica

Costarricense

de

Otra(s) forma(s) del nombre

Proporcionar cualquier otro(s) nombre(s) del archivo descrito, que no se haya


mencionado en ningn otro lugar del rea de Identificacin, tales como: otras formas
del mismo nombre, acrnimos, otros nombres institucionales, o cambios sufridos por el
nombre a lo largo del tiempo y si es posible, sus correspondientes fechas.
Ejemplo 1
Archivo Central del Fondo Nacional de Becas

Ejemplo 2
Archivo Central del ICT

Archivo Central de Fonabe

1.4.

Tipo de institucin de archivo

Identificar el tipo de archivo que custodia los documentos, es decir, si es un archivo


pblico o privado, su ubicacin dentro del Organigrama del Sector Pblico
Costarricense de Mideplan y si es un archivo de gestin, central, intermedio o histrico.
Ejemplo 1
Archivo Pblico
Poder Ejecutivo adscrito al Ministerio de Educacin Pblica
Archivo Central
1

Ejemplo 2
Archivo Pblico
Poder Ejecutivo
Archivo Central

Ver catalogo anexo: Cdigos de Instituciones

Si se describe otro archivo (gestin, perifrico) perteneciente al Sistema Institucional de Archivos, el Encargado del
Archivo Central es el responsable de realizar el correspondiente catalog con los respectivos cdigos.

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2.

REA DE CONTACTO

2.1.

Localizacin y direccin(es)

Suministrar todas las direcciones pertinentes del archivo descrito. Para la direccin
fsica debe consignarse la calle y nmero, apartado postal, ciudad, provincia, pas, etc.
Para la direccin electrnica indica la URL del sitio Web.
Si es el caso, tambin debe consignarse las direcciones de otros servicios que se
ofrezcan.
Ejemplo 1
Calle 13, Avenida 10 A, de Acueductos y Alcantarillados
200 metros Este y 75 metros Sur, San Jos, Costa Rica
www.fonabe.go.cr
13084-1000 San Jos (Costa Rica)

2.2.

Ejemplo 2
Frente costado este puente Juan
segundo, La Uruca, San Jos Costa Rica.
www.visitecostarica.com
777-1000 San Jos (Costa Rica)

Pablo

Telfono, fax, correo electrnico

Proporcionar los datos necesarios para contactar al archivo que tiene la custodia de los
documentos (telfono, fax, correo electrnico, as como cualquier otra herramienta
electrnica).
Ejemplo 1
Tel: 2542-0250
Fax: 2221-5448
Correo electrnico: archivocentral@fonabe.go.cr

2.3.

Ejemplo 2
Tel: 2299-59-23
Fax: 2290-6504
Correo electrnico: archivocentral@ict.go.cr

Personas de contacto

Proporcionar a los usuarios la informacin necesaria para que puedan contactarse con
los miembros del personal del archivo (nombre, cargo y direcciones de contacto).
Ejemplo 1
Ivannia Vindas Rivera, encargada
ivindas@fonabe.go.cr

3.

Ejemplo 2
Teresita
Calvo
Acevedo,
teresita.calvo@ict.go.c r
Marta
Caldern
Hernndez,
marta.calderon@ict.go.cr

encargada
asistente,

REA DE DESCRIPCIN

3.1.

Historia del archivo central o institucional

Suministrar una breve historia del archivo que custodia los documentos. Puede incluir
informacin sobre las fechas de fundacin, cambios en el nombre, cambios de los
textos constitutivos y de otras fuentes reglamentarias.
Ejemplo 1
En el periodo de 1997-2008, los documentos se
encontraban en cajas apiladas en una oficina y sin
rotular, por lo que se desconoca su contenido y
procedencia. Por tanto, el 16 de abril de 2008 se
contrat
a
un
profesional
en
archivstica,
posteriormente, en octubre de 2008, se asigna un local
para el archivo y en diciembre, se adquiere estantera

Ejemplo 2
El archivo central se estableci en el 2007. Los
documentos se custodiaban en cajas y en
archiveros metlicos situados en los pasillos del
edificio, adems se contrataba una empresa que
custodiaba los documentos. El 16 de enero de
2007 se contrata un profesional en archivstica
para organizar debidamente el fondo documental.

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mvil y cajas especiales para documentos, con lo cual se


inicia el tratamiento archivstico de la documentacin y,
por ende, la organizacin del archivo.

3.2.

Atribuciones/Fuentes legales

Indicar las fuentes legales del archivo que custodia los documentos, origen de sus
competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la
territorial.

Ejemplo 1
Ley n. 7202 del Sistema Nacional de Archivos,
24-10-1990.
Ley n. 8292. Control interno
Reglamento a la Ley 7202 de Sistema Nacional
de Archivos, 30-01-1995.
Directrices emitidas por la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
Normas de control interno del sector pblico
Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica
Econmica.
(2006).
Oficio
D.M.0892-06,
suscrito por Kevin Casas, donde aprueba la
reorganizacin administrativa de la institucin.
San Jos, Costa Rica.

3.3.

Ejemplo 2
Ley n. 7202 del Sistema Nacional de Archivos,
24-10-1990.
Ley n. 8292. Control interno
Reglamento a la Ley 7202 de Sistema Nacional de
Archivos, 30-01-1995.
Directrices emitidas por la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
Normas de control interno del sector pblico
Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica
(2001). Oficio D.M.110-01 aprobacin de la
restructuracin de la institucin. San Jos, Costa
Rica.

Estructura Administrativa

Representar sea de forma narrativa o por medio de organigrama, la estructura


administrativa actual del archivo descrito.
Ejemplo 1
El Archivo Institucional de Fonabe es un
Departamento de la Direccin Administrativa
Financiera. A lo interno no est subdividido en
secciones o unidades.

3.4.

Ejemplo 2
El Archivo Central del ICT se constituye un subproceso
del Proceso Administrativo Financiero, es creado como
subproceso en el ao 2007. El archivo central no se
refleja en el organigrama institucional.

Gestin de documentos y poltica de ingresos

Indicar aspectos relativos a la gestin documental y a la poltica de ingreso de


documentos desarrollada por el archivo descrito. Indicar si acepta donaciones, compras
y/o depsitos de documentos de archivo y si la poltica de ingresos incluye una
bsqueda activa y/o un trabajo de rescate de documentacin.
Ejemplo 1
El Archivo Institucional de Fonabe rene, clasifica,
ordena, describe, conserva, difunde y pone al
servicio de los usuarios, internos y externos, los
documentos producidos y recibidos por la
institucin. Las polticas de ingreso corresponden a
la transferencia de documentos de los archivos de
gestin al Archivo Institucional.

3.5.

Ejemplo 2
El Archivo Central del ICT rene, clasifica, ordena,
describe, conserva, difunde y pone al servicio de los
usuarios, internos y externos, los documentos
producidos y recibidos por la institucin. Las polticas
de ingreso corresponden a la transferencia de
documentos de los archivos de gestin al Archivo
Central.

Edificio(s)

Aportar informacin sobre el edificio o los edificios del archivo (caractersticas


generales y peculiaridades arquitectnicas, capacidad del rea de depsito, etc.).
Ejemplo 1

Ejemplo 2

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El Archivo Institucional de Fonabe se ubica en el primer


piso del edificio institucional y dispone de un rea
aproximada de 70 m; posee tres reas bien definidas,
a saber:
-rea Administrativa: Donde se realiza el tratamiento
archivstico de los documentos. Posee su escritorio,
sillas, equipo de cmputo, impresora, archivador y mesa
de trabajo. Mide 15 m.
-rea de Depsito: Dos depsitos con estantera mvil
(once vagones). El rea de depsitos es de
aproximadamente 40 m.
-rea de atencin a usuarios: Dos escritorios, sillas,
servicio sanitario, equipo de cmputo, donde se brinda
el servicio de consulta y prstamo de documentos a los
usuarios. Mide 15 m.

3.6.

El Archivo Central del ICT dispone de un local,


que posee tres reas bien definidas, a saber:
-rea Administrativa: Donde se realiza el
tratamiento archivstico de los documentos. Posee
su escritorio, sillas, equipo de cmputo,
archivador y mesa de trabajo, mide 8 m
aproximadamente.
-rea de Depsito: Un depsito con estantera
mvil
(13
vagones
dobles),
mide
aproximadamente 48 m.
-rea de atencin a usuarios: Una mesa, sillas,
donde se brinda el servicio de consulta y
prstamo de documentos a los usuarios, mide 4
m aproximadamente.

Fondos y otras colecciones custodiadas

Proporcionar una aproximacin a los fondos y otras agrupaciones documentales


custodiados, para lo cual debern consignarse de forma resumida los fondos y
agrupaciones documentales, describiendo cmo y cundo se formaron. Debe facilitarse
adems informacin sobre el volumen, los formatos de los soportes, temtica, etc.
Ejemplo 1
El fondo documental corresponde a los documentos
producidos y recibidos por cada una de las oficinas
de Fonabe. El volumen es de aproximadamente
250 metros, cuyo soporte es en su mayora papel,
tambin se custodian en discos compactos. Las
principales series documentales son:
Actas de Junta Directiva de Fonabe
Asientos de Diario del Departamento Contable
Boletas Gestin de Incidentes
Certificaciones Presupuestarias
Cheques
Conciliaciones bancarias
Constancias
Control Entrega de Ttulos
Correspondencia
Criterios legales
Denuncias de becas
Encuestas
Estados Financieros
Estudios de Auditoria
Expedientes de Actas
Expedientes de Beca de Proyectos Especficos
Expedientes de Beca Institucional
Expedientes de Beca Universitaria
Expedientes de Carrera Profesional
Expedientes de contrataciones administrativas
Expedientes de Procesos Administrativos
Expedientes por Asuntos
Flujos de Caja
Formulario Entrega de Respaldo
Gua para los Encargados de Becas
Informes
Informes Cumplimiento Plan Anual Operativo
Libro contables (legales)
Planes Anuales Operativos
Planillas pago de salarios
Recursos de Amparo
Resoluciones de Reclamos Administrativos

Ejemplo 2
El fondo documental corresponde a los documentos
producidos y recibidos por cada una de las oficinas del
ICT. El volumen es de aproximadamente 730 metros,
las fechas extremas oscilan entre 1955 al 2015, en
soporte papel. Las principales series documentales
son:
Actas de rganos Colegiados
Actas Junta Directiva del ICT
Asientos de Diario del Departamento Financiero
Cheques
Conciliaciones bancarias
Correspondencia
Criterios legales
Encuestas de ingreso de turistas
Estados Financieros
Estudios de Auditoria
Expediente de Convenios
Expedientes de Actas
Expedientes de Campaas Cooperativas (campaas
publicitarias-nacionales y extranjeras)
Expedientes de Carrera Profesional
Expedientes de Certificaciones de Sostenibilidad
Tursticas
Expedientes de Concesin de Operacin de Marinas
Expedientes de Concesin Proyecto PAPAGAYO
Expedientes de contrataciones administrativas
Expedientes de Declaratoria Turstica
Expedientes de Expo ferias Tursticas Nacionales
Expedientes de Ferias Tursticas Internacionales
Expedientes de Procesos Administrativos
Expedientes de Programa de bandera Azul Ecolgica
Expedientes de Proyectos Tursticos
Expedientes de Sub concesiones de Concesin de
Marinas
Expedientes de Sub concesiones del Proyecto
PAPAGAYO
Expedientes Plan Regulador sector Turstico
Informe Evaluacin del POI

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Ejemplo 1
Solicitudes de Beca
Solicitudes de Compras por Caja Chica
Solicitudes de Creacin y/o Modificacin
usuarios
Solicitudes de Desembolsos
Solicitudes de Intervencin
Solicitudes suministros
Suspensiones de becas

3.7.

Ejemplo 2

de

Informes de Auditoria
Informes y Liquidaciones Presupuestarias
Libros contables (legales)
Memorias Institucionales
Plan Maestro Papagayo (uso de suelos)
Plan nacional de Desarrollo del sector Turstico
Planes Anuales Operativos
Presupuesto POI

Instrumentos de descripcin, guas, publicaciones y controles

Suministrar una visin general de los instrumentos de descripcin publicados y/o no


publicados, as como cualquier otra publicacin que se considere pertinente.
Ejemplo 1
Inventarios
Control de prstamo
Listas de remisin

4.
4.1.

Ejemplo 2
Inventarios
Control de prstamo
Listas de remisin

REA DE ACCESO
Horarios de apertura

Facilitar informacin sobre el horario de apertura y las fechas anuales de cierre del
archivo descrito. Consignar los horarios relativos a la disponibilidad, o no, de ciertos
servicios (por ejemplo exposiciones, servicios de referencia, etc.).
Ejemplo 1
Lunes a viernes, 7:00 a 11:30 y 12:30 15 horas
Cerrado los festivos oficiales en Costa Rica: 1
enero, semana santa, 11 abril, 1 mayo, 25 julio, 2
agosto, 15 agosto, 15 setiembre, 12 octubre y 25
diciembre.

4.2.

Ejemplo 2
Lunes a viernes, 7:00 a las 16:00 horas.
Cerrado los festivos oficiales en Costa Rica: 1 enero,
jueves y viernes santo, 11 abril, 1 mayo, 25 julio, 2
agosto, 15 agosto, 15 setiembre, 12 octubre y 25
diciembre.

Condiciones y requisitos para el uso y el acceso

Facilitar informacin relativa a las condiciones, requisitos y procedimientos necesarios


para el acceso y el uso de los servicios que ofrece la institucin (polticas de acceso,
restriccin y/o regulacin para el uso de los materiales y los servicios, visitas
concertadas, certificaciones, tarifas de admisin). Si el fondo est constituido por
algn documento que requiera de equipo o programa especial para ser accesado, debe
indicarse (microfilm, VHS, entre otros.)
Ejemplo 1

Ejemplo 2

Acceso libre y gratuito. En los depsitos es


restringido. Para consulta y prstamo de
documentos el usuario interno y externo debe
presentar una identificacin y cumplimentar el
control de prstamo.
Todas aquellas series que posean datos sensibles
(como por ejemplo los expedientes de becados)
son de acceso restringido por la ley de proteccin
de la persona frente al tratamiento de sus datos
personales, n. 8968.

Acceso libre y gratuito. En los depsitos es restringido.


Para consulta y prstamo de documentos el usuario
interno y externo debe presentar una identificacin y
cumplimentar el control de prstamo.
Todas aquellas series que posean datos sensibles (como
por ejemplo los expedientes de ex funcionarios) son de
acceso restringido por la ley de proteccin de la persona
frente al tratamiento de sus datos personales, n. 8968.
El fondo documental cuenta con videos institucionales,
campaas publicitarias, entre otros, en soporte digital;
por lo que se requiere de un equipo de cmputo para el
acceso.

4.3.

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Accesibilidad

Proporcionar informacin relacionada con el acceso fsico al archivo y a sus servicios


(medios de transporte, facilidades existentes para usuarios con movilidad reducida,
incluyendo las relativas al diseo del edificio, equipo especial y reas de parqueo).
Ejemplo 1

Ejemplo 2

Los medios de transporte son: autobs, bicicleta,


motocicleta y vehculo particular. Las lneas de
autobuses
de
Zapote,
Quesada
Durn
y
Desamparados. No se dispone de parqueo para los
visitantes, sin embargo, pueden hacer uso de
parqueos pblicos aledaos o parquear en la calle
utilizando boleta de trnsito. A lo interno del edifico
existe rampa y bao adaptados para personas con
movilidad reducida.

Los medios de transporte son: autobs, bicicleta,


motocicleta y vehculo particular. Las lneas de
autobuses de la Carpio (incluyen: Hospital Mxico,
Migracin, La Carpio), Heredia por la pista, LA400
Lagunilla de Heredia por la pista. Se dispone de
parqueo para los visitantes, tambin pueden hacer
uso de parqueos pblicos. A lo interno del edifico
existe rampa y bao adaptados para personas con
movilidad reducida.

5.

REA DE SERVICIOS

5.1.

Servicios de ayuda a la investigacin

Proporcionar informacin sobre los servicios de ayuda a las consultas e investigacin


que se ofrecen en la institucin (servicios como sala de consulta e investigacin,
servicio de referencia, biblioteca auxiliar, sala de consulta de mapas y planos, de
microformas, sala de audiovisuales, disponibilidad de puestos informticos, idiomas
hablados por el personal).
Ejemplo 1

Ejemplo 2

Servicios de consulta (telefnico e in situ) y


prstamo (in situ y a las oficinas, en caso de
usuarios internos). Dispone de un rea con dos
puestos para usuarios y existe tomas de corrientes
(110
voltios)
para
conectar
computadoras
porttiles.

Servicios de consulta (telefnico e in situ) y prstamo


(in situ y a las oficinas, en caso de usuarios internos).
Dispone de un rea con dos puestos para usuarios y
existe tomas de corrientes (110 voltios) para conectar
computadoras porttiles.

5.2.

Servicios de reproduccin

Proporcionar informacin sobre los servicios de reproduccin (microfilms, fotocopias,


fotografas, copias digitales). Deben especificarse sus condiciones generales y
requisitos, incluyendo las tarifas aplicadas y las normas de publicacin.
Ejemplo 1
Si
el
usuario
externo
requiere
de
reproducciones debe acudir a servicios
externos acompaado por un funcionario y el
costo de las copias corre por su cuenta.
El usuario interno debe acudir alguna oficina
de la institucin que posea el equipo para
reproducir el documento.
Se puede hacer uso de cmaras digitales.

6.

Ejemplo 2
Si el usuario externo requiere de reproducciones debe acudir
a servicios externos acompaado por un funcionario y el
costo de las copias corre por su cuenta.
Los usuarios internos deben acudir al centro de copiado de
la institucin.
Se puede hacer uso de cmaras digitales.

REA DE CONTROL

6.1.

Identificador de la descripcin

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Identificar la descripcin del archivo que se est realizando. Debe estar constituido de
la siguiente manera: cdigo del pas, cdigo de la institucin a la cual pertenece el
archivo que se describe 3, cdigo del archivo central o institucional (001), y un nmero
consecutivo (compuesto de tres dgitos).
Ejemplo 1
506-098-001-001

Ver catalogo anexo: Cdigos de Instituciones

Ejemplo 2
506-122-001-001

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NORMA ISAAR-cpf
1. REA DE IDENTIFICACIN
1.1.

Tipo de institucin

Indicar el tipo de institucin que se est describiendo, si es una institucin, una


persona o una familia.
Ejemplo 1
Institucin

1.2.

Ejemplo 2
Institucin

Forma(s) autorizada(s) del nombre

Registrar la forma normalizada del nombre de la institucin (institucin, persona o


familia) que se est describiendo, siguiendo los parmetros establecidos por el
Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica y el Ministerio de Hacienda.
Ejemplo 1
Fondo Nacional de Becas

1.3.

Ejemplo 2
Instituto Costarricense de Turismo

Otras formas del nombre

Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institucin, persona o familia, que no


se haya mencionado en ningn otro lugar del rea de Identificacin, tales como:
a) otras formas del mismo nombre, por ejemplo, acrnimos;
b) otros nombres de instituciones, por ejemplo, los cambios sufridos por el nombre
a travs del tiempo con sus correspondientes fechas,
c) en el caso de los nombres de personas o familias, por ejemplo, cambios sufridos
por el nombre a travs del tiempo, con sus correspondientes fechas, como los
pseudnimos, nombres de soltera, conocido como , etc.;
d) nombres y ttulos que preceden o siguen al nombre de personas y familias, por
ejemplo, ttulos honorficos ostentados por una persona o familia.
Ejemplo 1
Fonabe
Patronato de Estudiantes Costarricenses en el
exterior 1951-1966
Junta Administradora del Fondo de Becas 1976-1994

Ejemplo 2
ICT
Junta Nacional de Turismo 1931-1955

2. REA DE DESCRIPCIN
2.1.

Fechas de existencia

Registrar las fechas de existencia de la institucin que se est describiendo. En el caso


de las instituciones, incluir la fecha de establecimiento, fundacin, legislacin sobre sus
competencias o disolucin. En el caso de las personas, hay que incluir las fechas de
nacimiento y fallecimiento. Cuando estas fechas no se conozcan precisar las fechas
aproximadas. Se debe utilizar el siguiente formato: aaaa/mm/dd
Ejemplo 1
1997-02-27

Ejemplo 2
1955-08-09

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2.2.

Historia

Proporcionar un resumen de la historia de una institucin, persona o familia, forma


narrativa o cronolgica, registrar los principales acontecimientos de una vida,
actividades, logros y/o funciones de la institucin que se est describiendo. Se puede
incluir informacin sobre el gnero, nacionalidad, familia y creencias religiosas o
afiliaciones polticas. Si es posible, aportar fechas como elemento constitutivo de la
descripcin narrativa.
En el caso de instituciones, se debe incluir la evolucin administrativa y el contexto
histrico o general en que se desarrolla.
Ejemplo 1
La institucin es creada a partir de la aprobacin de
la Ley n. 7658, llamada Creacin del Fondo
Nacional de Becas y su reglamento, del 27 de
febrero del 1997 y del Decreto Legislativo n. 8417,
del 2 de junio del 2004, la cual amplia la cobertura
de becas a la poblacin de Post secundaria. Una
siguiente modificacin al Fondo se hara en el 2004,
cuando por voto 7806, expediente 00-002675.007CO de la Sala Constitucional de Costa Rica, se
incluyen a los extranjeros, en igual de condiciones
de seleccin, para ayudarles en los estudios , en el
tanto que cumplan con ciertos requerimientos de
migracin y residencia en el pas, adems de
condiciones socioeconmicas pobres.
Los recursos del Fondo Nacional de Becas sern
administrados por un fideicomiso que la Junta
Directiva crear en uno de los bancos comerciales
del Estado. Dicho fideicomiso se cre con el Banco
Nacional de Costa Rica
Sin embargo, segn el punto 7) de las conclusiones
del dictamen n C-297-2005 de la Procuradura
General de la Repblica, indica que al autorizar el
manejo de los recursos financieros mediante un
fideicomiso de inversin, faculta una administracin
sin ingreso a la caja nica del Estado. Por lo que
conforme a lo dispuesto expresamente en el artculo
127, inciso e) de la Ley de Administracin Financiera
y
Presupuestos
Pblicos
debe
considerarse
derogado".
A raz de la derogacin en 2005 de este artculo 10,
Fonabe pas a formar parte de la Caja nica del
Estado en 2006 y tambin pas a regirse en materia
de personal, bajo el Rgimen del Servicio Civil.
Con la creacin del FONABE,
participacin y colaboracin de:

se

incorpor

la

Ministerio de Educacin Pblica (del que


dependera como rgano adscrito).
Unin Costarricense de Cmaras de Empresas
Privadas.
Consejo Nacional de Rectores (mediante la
representacin de una de sus universidades).
Instituto Mixto de Ayuda Social

Ejemplo 2
Al comenzar la dcada de 1920 se consider la
posibilidad de contar con un hotel acondicionado
para la recepcin de turistas extranjeros. El Dr. Luis
Paulino Jimnez Ortiz hizo muchos esfuerzos en pro
del desarrollo del turismo en Costa Rica.
El 30 de octubre de 1930 se inaugur el Gran Hotel
Costa Rica, como hotel de primera clase. En esa
poca muchos turistas arribaban va martima a
Limn y de ah se trasladaban a San Jos a travs
del ferrocarril.
En 1931, se decreta la primera normativa sobre
regulacin turstica, mediante la Ley n. 91, del 16
de junio de 1931, donde se crea la "Junta Nacional
de Turismo", la cual dependa de la Secretara de
Hacienda y ms tarde del Ministerio de Gobernacin,
sta contaba con representantes del Congreso
Constitucional, las asociaciones y las empresas afines
a la actividad turstica.
Se instal en un local que le cedi el Gran Hotel
Costa Rica, en el punto extremo norte de Las
Arcadas, contiguo al mismo hotel, hasta 1949. Ms
tarde se instala en el antiguo Aeropuerto La Sabana
hasta enero de 1960.
En 1933 se imprimieron los primeros afiches de
promocin turstica para distribuirse en el exterior
con el eslogan VISIT BEAUTY COSTA RICA, los
cuales fueron impresos en Alemania. Luego se cont
con un folleto de promocin en ingls y espaol,
contando con la cooperacin de Pan American World
Airways.
Con el deseo de obtener para Costa Rica un ingreso
de divisas, para 1955 se dio la iniciativa de formar el
primer grupo de trabajo para crear el Instituto
Costarricense de Turismo.
Se intentaba realizar reuniones con miembros del
Gabinete y los diputados para cambiar impresiones y
darle forma al proyecto de ley para la creacin de la
Oficina Nacional encargada de dictar polticas
tursticas. Para ese entonces los diputados no tenan
mayor conocimiento del turismo y su importancia
para el desarrollo de Costa Rica.

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Federacin
de
Universitarios.

Colegios

Profesionales

Todos ellos conforman la Junta Directiva del Fondo.


La representacin de sectores distintos dentro de la
Junta Directiva tiene como fin permitir un adecuado
balance y con ello evitar en lo posible intromisiones
poltico partidista.
Por otra parte, para dotarlo de recursos se recurri a
un ahorro significativo del perodo en el Congreso y a
un porcentaje fijado por Ley; el 1% del Fondo de
Desarrollo
Social
y
Asignaciones
Familiares
(FODESAF). Este monto se constituy en lo que se
lleg a conocer como el capital semilla del
FONABE.
La gestin del FONABE se puede apreciar desde 3
etapas:
En el primer periodo comprendido entre los aos
1998 y 1999, se cre una estructura organizativa y
financiera mnimas para el inicio del Fondo.
En el segundo periodo (2000-2001), se dieron las
pautas de planificacin para lograr una organizacin
moderna y flexible, para enfrentar los retos en
materia de asignacin de becas y el volumen de
estas, tanto en el desarrollo de capacidad interna
como en el establecimiento y consolidacin de redes
sociales para propiciar procesos de seguimiento y
evaluacin.

El instituto se cre mediante ley n. 1917, Ley


Orgnica del Instituto Costarricense de Turismo, se
firm el 30 de julio de 1955 y se public el 9 de
agosto de 1955. Inicialmente se conform de la
siguiente manera: Junta Directiva, un gerente, un
secretario general, un jefe de contabilidad, un jefe de
promocin turstica y dos secretarias.
En 1978 se da la primera promocin de Costa Rica
en los Estados Unidos en un esfuerzo conjunto con
LACSA.
Se present el Decreto Ejecutivo n. 15578, en la
Gaceta del 3 de setiembre de 1984, donde se
estableci prioridad al Turismo dentro de los planes
de
Desarrollo
Social
y
econmico
de
la
Administracin Monge lvarez, contemplando una
reforma legal profunda para el sector turismo. En esa
poca se consider que para cimentar el turismo
internacional era necesario el desarrollo del turismo
interno, con el slogan Un mundo en tu propio pas.
En 1985 se hizo gestiones con el Gobierno de
Rumania para establecer un plan de turismo en salud
para explotar Santa Ana, Aguas Calientes, San
Carlos y San Isidro del General. Tambin se
desarroll un plan de concientizacin de los pueblos
donde se dio embellecimiento a Sarch, con la
cooperacin de sus habitantes y se establecieron
programas de educacin turstica.

En el ao 2000, se inici el despegue en trminos de


fortalecer la estructura operativa para realizar un
trabajo
sistemtico.
El
crecimiento
se
ha
materializado en desarrollo de capacidad y
estructura administrativa, en aumento de la
inversin,
en
incremento
del
nmero
de
beneficiarios, en la amplificacin de la red de
distribucin en seleccin, y en la efectividad en los
pagos.

En 1984 se inaugur el transporte por ferrocarril en


vagones para turistas, que poco tiempo dej de
funcionar.

Hoy da, el FONABE se encuentra en una faceta


dentro de la comunidad nacional: Consolidarse como
una institucin madura, que brinda un servicio
eficiente y que posee el conocimiento y la
experiencia para convertirse en generadora de
estudios, polticas y procesos para la asignacin de
becas.

El 30 de julio de 1985 se decreta la ley No. 6990,


Ley de Incentivos para el Desarrollo Turstico, la cual
fue modificada por la ley n.7293 publicada en la
Gaceta No.66 del 3 de abril de 1992

Del 23 al 27 de agosto de 1985 se llev a cabo la


primera EXPOTUR.- Costa Rica, con el fin de atraer
agentes de viajes de los Estados Unidos, Canad,
Amrica Central y Amrica del Sur y el Caribe,
conociendo as el potencial de Costa Rica.

En la actualidad la institucin continua en un proceso


de
cambio
organizacional
que
busca
un
reforzamiento de los procesos que ha realizado la
institucin hasta ahora; pero lo que es ms
importante, realiza una serie de propuestas sobre
nuevas funciones y procesos que el instituto debe
asumir para poder hacer que la industria turstica
costarricense sea competitiva y mantenga su
posesin en el mercado internacional.
Los principales cambios se centran, en el
fortalecimiento de los procesos de formulacin e
implementacin de la planificacin del desarrollo
turstico, la atraccin y asesora a inversionistas, el
desarrollo de sistemas de calidad y competitividad, el
desarrollo del mercadeo de manera integral, la
atencin al turista, la generacin de informacin para

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la toma de decisiones, reforzamiento de procesos


para el mejoramiento de la gestin(contralora de
servicios, ingresos, anlisis administrativo), entre
otras.

2.3.

Lugares

Indicar el nombre de los principales lugares y/o mbito territorial donde la institucin,
persona o familia tiene o tena su sede o residencia de forma habitual.
Ejemplo 1

Ejemplo 2

San Jos

2.4.

San Jos
Oficina Regional
Oficina Regional
Oficina Regional
Oficina Regional
Oficina Regional
Oficina Regional
Oficina Regional

Pacifico Medio
Pacifico Sur
Guanacaste Norte
Guanacaste Sur
Llanuras del Norte
Puntarenas
Caribe Sur

Estatuto jurdico

Indicar el marco jurdico de la institucin. Se debe registrar la naturaleza jurdica (por


ejemplo la normativa que dio origen o modific la estructura orgnica) y precisar el
tipo de institucin (si es pblica o privada) as como las fechas en que estuvo activa o
en que se cerr.
Ejemplo 1
-Institucin Pblica adscrita al Ministerio de
Educacin Pblica
-Ley n. 7658, Creacin del Fondo Nacional de Becas
del 11/02/1997.
Reglamento a la Ley n. 7658 Fondo Nacional de
Becas del 08/12/1997.

2.5.

Ejemplo 2
-Institucin Pblica Autnoma.
-Ley n. 1917, Orgnica del Instituto Costarricense
de Turismo del 29/07/1955.
-Ley n. 7293, Ley de Incentivos para el Desarrollo
Turstico.

Estructura(s) interna(s)/Genealoga

Describir y/o representar la estructura orgnica de una institucin o la genealoga de


una familia.

Para una institucin, describir la estructura orgnica y precisar las fechas de


cualquier cambio significativo para entender su funcionamiento.
Para una familia, describir la genealoga (por ejemplo: un rbol genealgico), de
forma que se muestren las relaciones de sus miembros, con las fechas en las
que stas se producen.

Ejemplo 1
En el 1998 se consigna en actas que el Fonabe
no cuenta con una estructura organizacional
autnoma, ni con espacio fsico independiente.
En la sesin de Junta Directiva n. 37-99 del 01
de octubre de 1999, se acuerda aprobar la
propuesta de reorganizacin de Fonabe. Esta
propuesta es aprobada por el Ministerio de
Planificacin Nacional y Poltica Econmica, quien
mediante el oficio DM-045-2000 de 16/05/2000

Ejemplo 2
En el ao 1990, la estructura orgnica se encontraba de
la siguiente manera:
Junta Directiva
Secretara
Auditoria
Consejo Director de Papagayo
Direccin Ejecutiva
Presidente Ejecutivo
Unidad de Anlisis Administrativo
Gerencia

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comunica la estructura orgnica aprobada:


Ministerio de Educacin Pblica
Ministro
Viceministro
Junta Directiva Fonabe
Asesora Jurdica (asesora)
Auditora Interna (asesora)
Direccin Ejecutiva
Proceso de Operacin Tcnica
Proceso de Evaluacin y Seguimiento
Proceso Administrativo-Financiero
Proceso de Informacin
El 29 de agosto de 2006 mediante oficio
D.M.0892-06 el Ministerio de Planificacin
Nacional y Poltica Econmica aprueba una
propuesta de reorganizacin administrativa
quedando la estructura en ese entonces de la
siguiente forma:
Junta Directiva
Auditoria Interna
Direccin Ejecutiva
Asesora Legal
Planificacin Institucional
Direccin Gestin de Becas
Departamento Asignacin de Becas
Departamento de Atencin a Becarios
Direccin Desarrollo Tecnolgico
(sin desagregaciones departamentales)
Direccin Administrativa Financiera
Departamento Recursos Humanos
Departamento de Contabilidad y Tesorera
Archivo Institucional (nivel departamental)
Esta estructura se modifica y se aprueba por
parte del Ministerio de Planificacin el 10 de
febrero de 2010. Los cambios consisten en la
creacin
de
5
unidades
administrativas:
Contralora de Servicios, Salud Ocupacional en la
Direccin Administrativa Financiera, Proveedura
Institucional,
Departamento
Desarrollo
Tecnolgico en la Direccin del mismo nombre y
Departamento Soporte Tcnico en la Direccin de
Desarrollo Tecnolgico.
Finalmente, el 10 de noviembre de 2011
Midepln aprueba una modificacin a esta
estructura, la cual consiste en que la Proveedura
Institucional dependa jerrquicamente de la
Direccin Administrativa Financiera. Desde esa
fecha rige el actual organigrama:
Junta Directiva

Auditoria Interna

Asesora Legal
Direccin Administrativa y Financiera
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
Servicios
Servicios Generales
Depsito Libre Comercio de Golfito
Departamento de pensionados y rentistas
Departamento de Incentivos
Departamento de Concesiones
Departamento de Promocin
Departamento de Fomento
Direccin de Planificacin
Departamento de Coordinacin
Departamento de Desarrollo
Posteriormente en el ao 1994 se crearon las siguientes
oficinas:
Oficina de quejas (Depende Asesora Legal)
Direccin de Trmites Legales
Direccin de Promocin y Fomento
Oficinas Regionales
Empresas y Servicios Tursticos
Direccin de Microempresas Turstica
rea de Estadsticas (Depende del Departamento de
Desarrollo). En el 2001 se aprob una reorganizacin
integral (modernizacin), oficio DM-110-2001 de
MIDEPLAN (03 de octubre 2001). En el ao 2002 se
aprob un addendum a esa reorganizacin donde se
crea el Programa de Sostenibilidad, mediante oficio DM064-2002 de MIDEPLAN (20 de mayo 2001), el cual se
implement hasta el ao 2006. En el 2007 se realiz una
reorganizacin parcial mediante oficio DM-014-2007 del
16 de enero 2007, MIDEPLAN y se crea el Proceso de
Oficinas de Servicios Tursticos dentro de la Direccin
Gestin Turstica y como resultados de ello se abren 8
oficinas en las Unidades de Planeamiento (Regiones:
Guanacaste Norte, Guanacaste Sur, Pacfico Medio
Pacfico Sur, Puntarenas, Llanuras del Norte, Caribe
Norte y Caribe Sur). En el 2008 mediante oficio de
MIDEPLAN DM-726-2008 del 06 de noviembre 2008, se
aprueba la creacin del Subproceso de Inspeccin de la
Zona Martimo Terrestre dentro de la Direccin de
Planeamiento y Desarrollo. No obstante, en el 2009, se
efectu una reorganizacin parcial dentro de un ente
adscrito (organizacin interna) mediante oficio DM-4852009 del 24 de junio de 2009, MIDEPLAN aprueba
reorganizacin parcial dentro de la Oficina Ejecutora del
Proyecto Turstico Golfo de Papagayo. No crea unidades
funcionales adicionales en la estructura del ICT. En el
ao 2010, se realiz una estructura orgnica basada en
procesos, la cual se detalla:
Junta Directiva

Auditoria Interna

rganos Desconcentrados
o
Polo Turstico Golfo de Papagayo
o
Comisin Interinstitucional de Marinas y
Atracaderos Tursticos
o
Comisin Reguladora de Turismo
Presidencia Ejecutiva

Unidad Planificacin Institucional


Gerencia General

Asesora Legal

Proceso de Tecnologas de la Informacin


Macroproceso Planeamiento y Desarrollo

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Direccin Ejecutiva

Asesora Legal

Planificacin Institucional

Contralora de Servicios
Direccin Gestin de Becas

Departamento Asignacin de Becas

Departamento de Atencin a Becarios


Direccin Desarrollo Tecnolgico

Departamento
de
Desarrollo
Sistemas

Departamento de Soporte Tcnico


Direccin Administrativa Financiera

Departamento Recursos Humanos

Departamento
de
Contabilidad
Tesorera

Archivo Institucional

Salud Ocupacional
Proveedura Institucional

de

Proceso de Planeamiento Turstico

Proceso Desarrollo Turstico


Macroproceso Mercadeo

Proceso de Investigacin y Evaluacin

Proceso de Promocin
Macroproceso Gestin Turstica

Proceso Servicio al Turista

Proceso Programas de Sostenibilidad

Proceso Gestin y Asesora Turstica

Proceso Oficinas de Servicios Tursticos


Macroproceso Administrativa Financiera

Proceso Financiero

Proceso de Ingresos

Proceso de Recursos Humanos

Proceso Administrativo
No obstante, la anterior estructura present ciertas
modificaciones, entre ellas: Se agreg los siguientes
subprocesos:
Subproceso de Administracin de la Informacin,
Subproceso de Inspeccin de la ZMT, Subproceso de
Planeamiento, Subproceso de Atraccin de Inversiones,
Subproceso de contabilidad, Subproceso de Proveedura.
Es importante indicar que la estructura orgnica por
procesos y sus modificaciones no se avalaron por el
Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica. Por
tanto, desde el 06 de noviembre de 2008 rige el actual
organigrama, con modificaciones.
En el 2015, mediante oficio DM-095-2015 del 26 de
febrero 2015, MIDEPLAN aprueba como reorganizacin
parcial el cambio de nomenclatura del Programa de
Sostenibilidad y se convierte en el Departamento de
Certificaciones y Responsabilidad Social Turstica. No se
crean unidades funcionales nuevas.
Junta Directiva
Auditoria Interna
rganos Desconcentrados
Polo Turstico Golfo de Papagayo
Comisin Interinstitucional de Marinas y Atracaderos
Tursticos
Comisin Reguladora de Turismo
Presidencia Ejecutiva
Unidad de Planificacin Institucional
Gerencia General
Asesora Legal
Departamento de Tecnologas e Informacin
Direccin Planeamiento y Desarrollo
Departamento de Planeamiento Turstico
Unidad Inspeccin Zona Martimo Terrestre
Departamento Desarrollo Turstico
Direccin Mercadeo
Departamento de Investigacin y Evaluacin
Departamento de Promocin
Direccin Gestin Turstica
Departamento Servicio al Turista
Departamento Certificaciones y responsabilidad social
turstica.
Departamento Gestin y Asesora Turstica
Departamento Oficina de Servicios Tursticos
Direccin Administrativa Financiera
Departamento Financiero
Departamento de Gestin de Ingresos
Departamento de Recursos Humanos
Departamento Administrativo

3. REA DE RELACIONES
3.1.

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Nombre(s)/ Identificadores de instituciones, personas o familias


relacionadas

Identificar las instituciones, personas y familias con la que se establece una mayor
relacin y registrar su forma autorizada del nombre y su respectivo registro de
autoridad. NOTA: en caso de que la institucin tenga relacin con empresas privadas
no se colocar el registro de autoridad.
3.2.

Naturaleza de la relacin

Indicar el tipo de relacin entre la institucin que se est describiendo y otra


institucin, persona o familia. Entre las relaciones establecidas son:
-Jerrquica: Una institucin puede ejercer cierta autoridad y control sobre las
actividades de una serie de instituciones, personas y familias.
-Temporal: Una institucin puede tener una relacin transitoria con otras instituciones,
persona o familia, con el objetivo de llevar a cabo ciertas actividades o funciones.
-Familiar: En una familia o persona se puede tener un amplio crculo de relaciones con
otros miembros de sta y con la familia como institucin.
-Asociativa: Una institucin puede estar unida a otra institucin, persona o familia con
el fin de cumplir una actividad o funcin determinada
3.3.

Descripcin de la relacin

Describir la naturaleza de la relacin entre la institucin descrita en este registro de


autoridad y la otra institucin, persona o familia. Por ejemplo: institucin adscrita,
marido, esposa, hijo, entre otros.
3.4.

Fechas de la relacin

Registrar las fechas de relacin de la institucin que se est describiendo con otra
institucin, persona o familia. En el caso de que la relacin se mantenga, solo se debe
indicar el ao de inicio. En cuanto a las relaciones temporales se debe sealar el ao
de inicio y final.

Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin

Ejemplo FONABE
Primera relacin
Ministerio de Educacin Pblica, 506-154-RI-001
Jerrquica
Institucin Superior.
1997
Segunda relacin
Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, 506-097-RI-001

Asociativa
Institucin colaborativa. De acuerdo con el artculo 9 de la Ley n. 7658, el
uno por ciento (1%) de los presupuestos ordinarios y extraordinarios del

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Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin

Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin

Fecha de la relacin

Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin
Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de
instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
Descripcin de la relacin

Fecha de la relacin
Nombre Identificadores de

Fondo de Desarrollo Social de Asignaciones Familiares y de sus


modificaciones presupuestarias, se girar directamente a la institucin para
el financiamiento de las becas.
1997
Tercera relacin
Patronato Nacional de la Infancia, 506-256-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Transferencia de recursos para becar adolescentes
madres y contribuir con la disminucin de los ndices de desercin
estudiantil. Esta transferencia de recursos finaliz en 2012.
1997
Cuarta relacin
Redes de colaboracin

Asociativa
Instituciones colaborativas. Entidades privadas que sirven de canales de
comunicacin entre la poblacin objetivo para la incorporacin de
estudiantes en los diferentes programas de becas.
1997
Quinta relacin
Comits de Becas de los centros educativos
Temporal
Institucin colaborativa. Son organismos auxiliares que funcionan a lo
interno de las instituciones educativas, que desarrollan las polticas,
directrices y disposiciones en general relacionadas con los programas de
becas.
2009-2013

Ejemplo ICT
Primera relacin
Ministerio de la Presidencia, 506-260-RI-001

Jerrquica
Institucin superior, porque el presidente ejecutivo ostenta rango de
ministro y debe asistir al consejo de gobierno
1990
Segunda relacin
Ministerio de Obras Pblicas y Transporte, 506-158-RI-001

Asociativa
Institucin superior. Se trabaja en convenios de rotulacin de carreteras y
sealizacin de los lugares tursticos del territorio nacional
1969
Tercera relacin
Ministerio de Seguridad Pblica, 506-162-RI-001

Asociativa
Institucin superior. Se tiene relacin para la seguridad de los turistas, en el
2006 se formaliza esta relacin con un convenio y se crea la polica turstica
que resguarda las personas y los lugares tursticos en el territorio nacional.
1982
Cuarta relacin
Ministerio de Planificacin y Poltica Econmica, 506-159-RI-001

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instituciones, personas o
familias relacionadas
Naturaleza de la relacin
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Asociativa
Institucin superior. Revisa el presupuesto nacional.
1982
Quinta relacin
Ministerio de Ambiente y Energa, 506-165-RI-001

Asociativa
Institucin Superior. Encargado de marcar y certificar el patrimonio natural
del Estado en los sectores costeros para los planes reguladores.
1985
Sexta relacin
Ministerio de Salud, 506-161-RI-001

Asociativa
Institucin superior. Se trabaja en conjunto con las plantas de tratamiento
de las aguas residuales de los hoteles, marinas y atracaderos; as como en
salud preventiva, un ejemplo es la campaa contra el zika
1985
Stima relacin
Ministerio de Hacienda, 506-156-RI-001
Asociativa
Institucin superior. Supervisa el presupuesto nacional dado que es el ente
que regula la recaudacin de impuestos para el cumplimiento de la ley
n.8694 $15 por boleto areo, 5% boletos martimos, terrestres y areos,
5% pasajes de viaje al exterior, o de paso por Costa Rica.
1982
Octava relacin
Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, 506-116-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Se tienen convenios tripartitas con la empresa
privada en potacin y almacenamiento de agua potable
1982
Novena relacin
Servicio Nacional de Aguas Subterrneas Riego y Avenamiento, 506-271-RI001
Asociativa
Institucin colaborativa. Se tienen convenios por el aprovechamiento del
recurso hdrico subterrneo.
2005
Dcima relacin
Secretara Tcnica Nacional Ambiental, 506-268-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Dan viabilidad ambiental a los proyectos de los
concesionarios de papagayo, presentan el proyecto para el aval as protegen
los humedales.
2005
Undcima relacin
Instituto Costarricense de Electricidad, 506-117-RI-001

Asociativa

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Institucin colaborativa. Convenio como la donacin de un lote en papagayo


para que instalaran una torre telefnica
1982
Duodcima relacin
Registro Nacional de la Propiedad, 506-267-RI-001

Asociativa
Institucin colaborativa. Existe un registro nacional de concesiones.
1985
Decimotercera relacin
Sistema Nacional de reas de Conservacin, 506-274-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Convenios de zonas de proteccin como los
manglares y recursos naturales.
1985
Decimocuarta relacin
Universidad de Costa Rica, 506-291-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Convenio de colaboracin informtica, se elabor el
sistema informtico de concesiones y subconcesiones (CICAP).
1985
Decimoquinta relacin
Contralora General de la Repblica, 506-077-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Aprobacin del presupuesto nacional, estudios y
seguimientos de los mismos.
1982
Decimosexta relacin
Procuradura General de la Repblica 506-261-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Cuando se presenta algn litigio del privado
(concesionarios) contra el estado y emisin de criterios jurdicos.
1982
Decimostima relacin
Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, 506-137-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Por ley n. 6043 de la zona martima terrestre se
deben aprobar los planes reguladores en conjunto. Adems, para el plan
maestro de planificacin del territorio hay un representante en la comisin
de zona martimo terrestre en cumplimiento de la ley n.7744
1972
Decimoctava relacin
Instituto de Fomento de Asesora Municipal, 506-125-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Brindan informacin sobre temas relacionados con
el desarrollo de las marinas y atracaderos.
1972
Decimonovena relacin
Comisin Nacional de Prevencin de Riesgos y Atencin de Emergencias,

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506-052-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa
1982
Vigsima relacin
Museo Nacional, 506-251-RI-001

Asociativa
Institucin colaborativa. Existen convenios, cuando se da una emergencia
nacional, o de ndole particular donde se ven involucrados turistas
extranjeros se coordina toda la evacuacin de la zona en peligro.
1982-2000
Vigesimoprimera relacin
Municipalidad de Liberia, 506-203-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa. Los concesionarios pagan los cnones a las
municipalidades. Tambin, se trabaja en conjunto para hacer respetar la
zona martima terrestre.
1982
Vigesimosegunda relacin
Municipalidad de Carrillo, 506-180-RI-001

Asociativa
Institucin colaborativa. Los concesionarios pagan los cnones a las
municipalidades. Tambin, se trabaja en conjunto para hacer respetar la
zona martima terrestre.
1982
Vigesimotercera relacin
Organismo Investigacin Judicial, 506-258-RI-001
Asociativa
Institucin colaborativa, se encarga de revisar cuando una embarcacin
entra al pas cumpla las especificaciones requeridas, tambin trabaja con la
polica de control de drogas
1982
Vigesimocuarta relacin
Hoteles

Asociativa
Institucin privada. Se ejecuta la ley n. 6990 de incentivos tursticos que
brinda hospedaje gratuito a los funcionarios del instituto, as como a otras
personas que indica la ley.
1970
Vigesimoquinta relacin
Agencias de viajes
Asociativa
Institucin privada. Deben velar que cada boleto vendido cobre el impuesto
del 15%
1970
Vigesimosexta relacin
Renta cars

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Asociativa
Institucin privada. Brindan el alquiler de vehculos gratuito cuando se
requiere.
1970
Vigesimosptima relacin
Restaurantes
Asociativa
Institucin privada. Relaciones integrales para aseguramiento del
cumplimiento de las normativas a nivel nacional con respecto a permisos,
patentes, para el correcto funcionamiento de todas las actividades tursticas
que se encuentran contempladas en el Reglamento de las Empresas y
Actividades Tursticas.
1970
Vigesimoctava relacin
Bares

Asociativa
Institucin privada. Relaciones integrales para aseguramiento del
cumplimiento de las normativas a nivel nacional con respecto a permisos,
patentes, para el correcto funcionamiento de todas las actividades tursticas
que se encuentran contempladas en el Reglamento de las Empresas y
Actividades Tursticas.
1970
Vigesimonovena relacin
Centros nocturnos
Asociativa
Institucin privada. Relaciones integrales para aseguramiento del
cumplimiento de las normativas a nivel nacional con respecto a permisos,
patentes, para el correcto funcionamiento de todas las actividades tursticas
que se encuentran contempladas en el Reglamento de las Empresas y
Actividades Tursticas.
1970
Trigsima relacin
Empresas de lneas reas

Asociativa
Institucin privada
1970
Trigsima primera relacin
Transportes acuticos
Asociativa
Institucin privada. Otorgan pasajes areos gratuitos para funcionarios,
grupos culturales, periodistas y personalidades extranjeras, deportistas.
1970

4. REA DE CONTROL
4.1.

Identificador del registro de autoridad

Proporcionar un identificador nico al registro de autoridad, el cual debe estar


conformado de la siguiente manera:
1. Cdigo del pas, en el caso de Costa Rica se indicar: 506

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2. Cdigo de la institucin4
3. Cdigo del archivo central (utilizar el cdigo 001 para el archivo central o
institucional)
4. Identificar el tipo de institucin que se est describiendo tal y como se indica:
Registro institucional: RI
Registro de familia: RF
Registro de persona: RP
5. Nmero consecutivo dado por cada Archivo Central (compuesto de tres dgitos)
Ejemplo 1
506-098-001-RI-001

Ver catalogo anexo: Cdigo de las instituciones

Ejemplo 2
506-122-001-RI-001

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NORMA ISDF
1
1.1.

REA DE IDENTIFICACIN
Tipo

Indicar si la descripcin es de una funcin o de una de sus divisiones (funcin,


subfuncin, proceso, actividad), de acuerdo con la terminologa nacional o
internacional y la normativa costarricense.
Ejemplo 1
Funcin

1.2.

Ejemplo 2
Funcin

Forma(s) autorizada(s) del nombre de la funcin

Se debe normalizar el nombre de la funcin utilizando el mbito administrativo de la


funcin, el nombre de la institucin en la que se realiza la funcin y alguna otra
caracterstica que identifique plenamente la funcin respectiva.
Ejemplo 1
Gestin de becas estudiantiles

1.3.

Ejemplo 2
Gestin de Mercadeo del Turismo.

Otra(s) forma(s) del nombre de la funcin

Indicar cualquier otro nombre conocido de la funcin


Ejemplo 1
Administracin del fondo de becas estudiantiles

1.4.

Ejemplo 2
Mercadeo del Turismo.

Clasificacin

Identificar la funcin de acuerdo con un cuadro de clasificacin funcional o por


procesos mediante su respectivo cdigo. El cdigo de la funcin debe establecerlo cada
Archivo Central o Institucional.
Ejemplo 1
098-100

2
2.1.

Ejemplo 2
122+-F2.3

REA DE CONTEXTO
Fechas

Indicar el ao o intervalo de aos que incluya cuando comenz y finaliz la funcin. Si


la funcin an se est desarrollando, solamente debe consignar el ao en que inicio la
funcin. Si se desconoce el ao exacto debe proporcionarse un ao aproximado.
Ejemplo 1
1965-2016

2.2.

Ejemplo 2
1955-2016

Descripcin

Elaborar una descripcin narrativa sobre los objetivos de la funcin.

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Ejemplo 1
Contribuir a crear un mecanismo de movilidad
social en Costa Rica, como solucin a la
carencia de oportunidades para superarse.
La gestin de becas estudiantiles implica un
apoyo a sectores de escasos recursos,
mediante un subsidio econmico que se entrega
mensualmente, para facilitar la permanencia de
estudiantes en el sistema educativo, desde el
acceso en la entrada a clases hasta sus
necesidades mensuales para su asistencia.
El subsidio econmico o beca se adjudica con
base en el mrito personal, las condiciones
socioeconmicas y el rendimiento acadmico de
los beneficiarios, en cualquiera de los ciclos
educativos.
El subsidio no solo cubre a los estudiantes
costarricenses, sino que incluye a los
extranjeros, en el tanto cumplan con ciertos
requisitos de migracin y residencia en el pas,
adems
de
condiciones
pobres
socioeconmicas.

2.3.

Ejemplo 2
La gestin de mercadeo implica entre otras actividades lo
siguiente:
Identificacin de posibles socios estratgicos, negociacin
para formulacin de propuestas, revisiones y anlisis de
propuestas de campaas cooperativas, verificacin del
plan de medios propuesto por el socio, elaboracin de
informes tcnicos que se presentan a la Junta Directiva,
comunicados de aprobacin/improbacin de una campaa,
procesos de ejecucin y cierre de campaas cooperativas,
informes de resultados, entre otros.
Programacin anual de Campaas cooperativas, segn
mercado: Estados Unidos-Canad, Europa, Latinoamrica
y otros mercados de inters y Lneas areas.
Desarrollo de acciones de Relaciones Pblicas Nacionales e
Internacionales.
Brinda apoyo a entidades y empresas relacionadas con el
quehacer turstico para la promocin del producto turstico
costarricense y zonas tursticas.
Promocin turstica de la regin centroamericana.
Fortalecimiento y posicionamiento de la Marca Pas en el
Sector Turismo.
Acciones para impulsar la visitacin turstica entre las
distintas regiones del pas y promover los atractivos
naturales, culturales y circuitos tursticos.

Historia

Proporcionar de una forma narrativa o cronolgica la historia de la realizacin de la


funcin. Se puede incluir informacin sobre cmo y por qu se inici y desarroll la
funcin, y quienes participaron.
Ejemplo 1 Narrativa
En 1996, se present una iniciativa de ley para la
creacin de un Fondo Nacional de Becas.
Este proyecto cont con la aprobacin unnime de
los diputados. As, con la creacin del FONABE, se
incorpor la participacin y colaboracin de:
1. Ministerio de Educacin Pblica (del que
dependera como rgano adscrito).
2. Unin Costarricense de Cmaras de Empresas
Privadas.
3. Consejo Nacional de Rectores (mediante la
representacin de una de sus universidades).
4. Instituto Mixto de Ayuda Social.
5.
Federacin
de
Colegios
Profesionales
Universitarios.
Todos ellos conforman la Junta Directiva del Fondo.
La representacin de sectores distintos dentro de la
Junta Directiva tiene como fin permitir un adecuado
balance y con ello evitar en lo posible intromisiones
polticos partidistas. Por otra parte, para dotarlo de
recursos se recurri a un ahorro significativo del
perodo en el Congreso y a un porcentaje fijado por
Ley; el 1% del Fondo de Desarrollo Social y
Asignaciones Familiares (FODESAF).

Ejemplo 2 Cronolgica
Se podra afirmar que la gestin de mercadeo ha
sido una funcin fundamental, segn se puede
evidenciar con la siguiente cronologa:
1955: Desde sus orgenes ya exista un jefe de
promocin turstica.
1978: se da la primera promocin de Costa Rica en
los Estados Unidos en un esfuerzo conjunto con
LACSA.
1985: se promulga la Ley n. 6990 de Incentivos
para el Desarrollo Turstico. Asimismo, se hizo
gestiones con el Gobierno de Rumania para
establecer un plan de turismo en salud para explotar
Santa Ana, Aguas Calientes, San Carlos y San Isidro
de El General.
1967: Se dan Campaas Publicitarias
1987:se habla del plan de mercadeo
1971-1972 se empieza a formular un plan de
desarrollo turstico
1977: Con la ayuda de la Organizacin de Estados
Americanos se da una estrategia Nacional de
desarrollo turstico
1982-1986: Plan nacional de desarrollo turstico
1986: Memoria Direccin de Mercadeo: Promocin y
Publicidad del producto turstico nacional e
internacional, para continuar con la campaa
descubre un mundo en tu propio pas se realizan
convenios con agencias de viajes, hoteleros
(reduccin de tarifas), redaccin de folletera,
mapas, publicidad, banca nacional (facilitacin de

Pgina 29 de 51

prstamos para vacacionar).


Se da el desarrollo de varios programas, entre ellos:
Programa cmaras Nacionales de Turismo
Programa de paraderos y miradores tursticos
Turismo de cruceros, este ao llegaron 41 buques
1987: Memoria Direccin de Mercadeo: Se dise El
Plan de Mercadeo para los aos
1987-1988
logrndose
la
concentracin
del
presupuesto de la Direccin en las areas de
Publicidad, Promocin de Impresin de Material de
apoyo.
Presupuesto rdenes de compra madres para la
implementacin del plan de mercadeo en programas
como:
Zafaditas especiales
Suplemento turstico
Campaas publicitarias y promocionales en USA
Programa de relaciones pblicas.
1988:Mercadeo Direccin de Mercadeo:
Mercadeo cuenta con tres recursos para dar a
conocer el pas como destino turstico publicidadpromocin y relaciones pblicas.
Oficinas regionales en las ciudades de Miami, y, los
ngeles,
Costa
Rica
se
promociona
internacionalmente como un pas de paz, amante de
la naturaleza y muy hospitalario.
Nacionalmente sigue con su plan de zafaditas
especiales tarifas preferenciales a nacionales en
temporada baja.
Cuenta con una seccin de coordinacin y relaciones
humanas que brinda asesora y apoyo logstico para
la organizacin y realizacin de ms de cincuenta
eventos a nivel nacional e internacional
1989: Memoria Direccin de Comercializacin:
Fundamenta su labor en tres reas bsicas
Publicidad-Promocin-Relaciones Pblicas. Se
da
una campaa de Turismo Laboral Interno los
hoteles ofrecen tarifas reducidas, banco popular
financia prstamos a los trabajadores. Se da la
publicidad del Suplemento Disfrute costa rica
1990: Memoria Direccin de Comercializacin
1994: Memoria Promocin y Mercadeo: Se da la
formulacin de un Plan de Mercadeo para
promover el producto turstico costarricense en el
plano nacional e internacional, con la elaboracin y
evaluacin de campaas publicitarias
2006: Se formalizo el Plan de Mercadeo para
perodos de cuatro aos

2.4.

Legislacin

Identificar la base legal de la funcin indicando cualquier ley, directriz o estatuto que
sustente la creacin o modificacin de la funcin.
Ejemplo 1
Ley n. 7658 del 11/02/1997.
Reglamento a la Ley n. 7658 del 03/11/1996.

Ejemplo 2
Ley n. 1917, se crea el Instituto Costarricense de
Turismo, como institucin rectora en materia
turstica.
Ley n. 6990, Ley de Incentivos para el Desarrollo
Turstico, la cual fue modificada por la ley n.7293
publicada en la Gaceta n. 66 del 03/04/1992.

3
3.1.

Pgina 30 de 51

REA DE RELACIONES

Formas autorizadas del nombre/identificador de la funcin relacionada.

Proporcionar las formas autorizadas del nombre y cualquier identificador nico de la


funcin relacionada.
3.2.

Tipo

Indicar si la relacin se establece con una funcin o subfuncin u otras de sus


divisiones segn la terminologa nacional o internacional y la normativa costarricense.
3.3.

Categora de la relacin

Indicar la categora de la relacin entre la funcin descrita y la funcin que se est


relacionando mediante el uso de las siguientes categoras:
Jerrquica: Una relacin jerrquica es una relacin entre una funcin y cualquiera
de
sus divisiones, tales como subfunciones, procesos, actividades, tareas o
acciones.
Temporal: una relacin temporal es aquella en que una funcin sucede a otra.
Asociativa: una relacin asociativa es una categora general para relaciones no
contemplada en las categoras anteriores.
3.4.

Descripcin de la relacin

Describir de manera precisa la naturaleza de la relacin entre la funcin descrita y la


funcin relacionada.
3.5.

Fechas de la relacin

Indicar el ao de inici de la relacin entre la funcin descrita y la funcin relacionada.


FONABE. Ejemplo de la primera relacin
Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de
la funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin

Fechas de la relacin

Planificar las becas estudiantiles


Subfuncin
Jerrquica
Se realizan investigaciones permanentes sobre la necesidad de conceder
becas a mediano y largo plazo, a estudiantes de escasos recursos
econmicos, de manera coordinada con el Ministerio de Educacin Pblica y
las dems instituciones relacionadas con el desarrollo educativo.
1997
Segunda relacin

Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de
la funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin

Otorgar las becas estudiantiles

Descripcin de la relacin

Conceder becas con base en el mrito personal, las condiciones socioeconmicas y el rendimiento acadmico de los beneficiarios.

Fechas de la relacin

1997

Subfuncin
Jerrquica

Tercera relacin

Pgina 31 de 51

Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de
la funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin

Fechas de la relacin
Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de
la funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin

Fechas de la relacin
Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de
la funcin relacionada
Tipo

Orientar a los beneficiarios de las becas estudiantiles

Subfuncin
Jerrquica
Se desarrolla con el fin de que los alumnos se vinculen con estudios que
correspondan a su verdadera vocacin, para que puedan desarrollarse
acadmicamente de acuerdo con sus capacidades.
1997
Cuarta relacin
Controlar el aprovechamiento de las becas estudiantiles

Subfuncin
Jerrquica
Permite verificar peridicamente el aprovechamiento del recurso econmico
que se les concede a los becarios y su rendimiento acadmico.
1997
Quinta relacin
Evaluar el aprovechamiento de las becas estudiantiles.

Subfuncin

Categora de la relacin
Descripcin de la relacin

Jerrquica
Permite conocer si las becas asignadas estn cumpliendo con el objetivo de
reducir la desercin escolar y colegial.

Fechas de la relacin

1997

ICT. Ejemplo de la primera relacin.


Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de la
funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin
Descripcin de la relacin
Fechas de la relacin

Elaborar el Plan de Mercadeo institucional

Subfuncin
Jerrquica
Es la primera fase y consiste en investigar los mercados nacionales e
internacionales y disear acciones de mercadeo.
1975
Segunda relacin

Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de la
funcin relacionada
Tipo
Categora de la relacin

Ejecutar el Plan de Mercadeo institucional.

Descripcin de la relacin

Es la segunda fase e incluye las actividades de gestin de campaas


cooperativas, de ferias internacionales, de relaciones pblicas
internacionales y nacionales, de eventos nacionales y de la marca pas.
1975

Fechas de la relacin
Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de la
funcin relacionada
Tipo

Subfuncin
Jerrquica

Tercera relacin
Controlar el Plan de Mercadeo institucional

Subfuncin

Categora de la relacin

Jerrquica

Descripcin de la relacin

Es la tercera fase y consiste en monitorear que el plan de mercadeo se


gestione segn las polticas estratgicas y la planificacin inicial.

Pgina 32 de 51

Fechas de la relacin
Forma
autorizada
del
nombre/ Identificador de la
funcin relacionada
Tipo

1976
Cuarta relacin
Evaluar el plan de mercadeo institucional.

Subfuncin

Categora de la relacin

Jerrquica

Descripcin de la relacin

Es la ltima fase y consiste en la evaluacin de las expoferias y ferias


internacionales, las campaas publicitarias y el Plan Anual Operativo con
el fin de cotejar los resultados obtenidos con el plan de mercadeo inicial.
1976

Fechas de la relacin

4
4.1.

REA DE CONTROL
Identificador de la descripcin de funcin

Establecer un cdigo unvoco de la descripcin de la funcin dentro de cada institucin,


el cual debe estar conformado de la siguiente manera:
1. Cdigo del pas, en el caso de Costa Rica se indicar: 506
2. Cdigo de la institucin5
3. Cdigo del archivo central (utilizar el cdigo 001 para el archivo central o
institucional)
4. Identificar la funcin que se est describiendo. El cdigo de la funcin debe
establecerlo cada Archivo Central o Institucional.
5. Nmero consecutivo dado por cada Archivo Central (compuesto de tres dgitos)
Ejemplo 1
506-098-001-100-001

Ver catalogo anexo: Cdigo de las instituciones

Ejemplo 2
506-122-001-F2.3-001

Norma ISAD-G
1
1.1.

Pgina 33 de 51

REA DE IDENTIFICACIN
Cdigo de referencia

Identificar de modo nico la unidad de descripcin.


Para conformar el cdigo de referencia a nivel de fondo
1. Cdigo del pas, en el caso de Costa Rica se indicar: 506
2. Cdigo del archivo central (utilizar el cdigo 001 para el archivo central o
institucional)
3. Cdigo del fondo (se utilizar el cdigo de la institucin productora)6
Ejemplo 1
506-001-098

Ejemplo 2
506-001-122

Para conformar el cdigo de referencia a nivel de subfondo


1. Cdigo del pas, en el caso de Costa Rica se indicar: 506
2. Cdigo del archivo central (utilizar el cdigo 001 para el archivo central o
institucional)
3. Cdigo del fondo (se utilizar el cdigo de la institucin productora)7
4. Cdigo del subfondo: Nmero consecutivo del subfondo, este cdigo debe estar
normalizado por el Encargado del Archivo Central
Ejemplo 1
506-001-098-001

Ejemplo 2
506-001-122-001

Para conformar el cdigo de referencia a nivel de serie o unidad documental:


1. Cdigo del pas, en el caso de Costa Rica se indicar: 506
2. Cdigo del archivo central (utilizar el cdigo 001 para el archivo central o
institucional)
3. Cdigo del fondo (se utilizar el cdigo de la institucin productora)8
4. Cdigo del subfondo: Nmero consecutivo del subfondo, este cdigo debe estar
normalizado por el Encargado del Archivo Central.
5. Nmero consecutivo dado por cada Archivo Central (compuesto de seis dgitos
para la serie documental)
Ejemplo 1
506-001-098-001-0000001

1.2.

Ejemplo 2
506-001-122-001-000001

Ttulo

Consignar un ttulo conciso. Se debe tomar en cuenta lo siguiente:


A nivel de fondo se indica el nombre del sujeto productor de los documentos.
A nivel de subfondo se indica el nombre del sub fondo.
A nivel de serie documental o unidad documental: Consignar la serie
documental y cualquier otra referencia. No se deben indicar ttulos acadmicos
6

Ver catalogo anexo: Cdigo de las instituciones

Ver catalogo anexo: Cdigo de las instituciones

Ver catalogo anexo: Cdigo de las instituciones

Pgina 34 de 51

(seor (a), doctor (a), licenciado (a), don, doa; entre otros) Optativo: Unidad
documental
Fondo
Subfondo
Serie
Unidad documental

1.3.

Ejemplo 1
Fondo Nacional de Becas
Atencin a Becarios
Expedientes de Beca Universitaria
Expediente de beca universitaria de Morera
Leal Dagoberto.

Ejemplo 2
Instituto Costarricense de Turismo
Mercadeo
Planes de Mercadeo
Plan de Mercadeo

Fechas Extremas

1.3.1. Fecha inicial


Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripcin en el siguiente
formato: ao, mes y da de acuerdo con la norma ISO 8601. En los casos en que se
tiene una fecha aproximada (porque no est consignada en el documento y posterior a
una investigacin del contexto), se colocar de forma completa. Por ejemplo si solo se
cuenta con el ao, se incluir el primer mes con 01 y el primer da con 01, y si se
cuenta con el ao y el mes, se coloca el primer da con 01. Adems, en el campo Notas
se indicar la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada. En los
casos de fondo y subfondo ser suficiente con indicar el ao.
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental

Ejemplo 1
1997
1997
1998-09-03
1999-02-04

Ejemplo 2
1955
1955
1967-01-01
1987-01-01

1.3.2. Fecha final


Identificar y consignar la fecha completa de la unidad de descripcin en el siguiente
formato: ao, mes y da de acuerdo con la norma ISO 8601. En los casos en que se
tiene una fecha aproximada (porque no est consignada en el documento y posterior a
una investigacin del contexto), se colocar de forma completa. Por ejemplo si solo se
cuenta con el ao, se incluir el ltimo mes con 12 y el ltimo da del mes con 31, y si
se cuenta con el ao y el mes, se coloca el ltimo da del mes. Adems, en el campo
Notas se indicar la siguiente frase: Se advierte que la fecha indicada es aproximada.
En los casos de fondo y subfondo ser suficiente con indicar el ao.
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental

1.4.

Ejemplo
2016
2016
2016-03-09
2000-03-20

Ejemplo 2
2016
2016
2016-12-31
2016-01-01

Nivel de descripcin

Indicar el nivel de la unidad de descripcin. Los niveles de descripcin sern


nicamente para la serie documental. Optativo: unidad documental.
Ejemplo 1
Fondo
Subfondo
Serie documental

Ejemplo 2
Fondo
Subfondo
Serie documental

Pgina 35 de 51

Unidad documental

1.5.

Unidad documental

Soporte de la unidad de descripcin

Indicar el soporte de la unidad de descripcin. Para documentos electrnicos con firma


digital avanzada se indicar digital.
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental

1.6.

Ejemplo 1
Papel, digital
Papel, digital
Papel
Papel

Ejemplo 2
Papel, digital
Papel, digital
Papel, digital
Papel, digital

Volumen de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o dimensiones)

A nivel de fondo y subfondo se indicar en metros lineales, unidades fsicas de


instalacin (cajas, legajos, carpetas) o lgicas (expedientes, documentos textuales,
mapas, planos, fotografas). Cualquier combinacin de las anteriores.
A nivel de serie o unidad documental se consignar el nmero de unidades fsicas
(hojas, folios o pginas) o lgicas (mapas, planos).
Para los documentos digitales se consignar el peso indicado en KB, MB, GB, TB o PB.
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental

2
2.1.

Ejemplo 1
197 m
76 m
56 m
50 folios

Ejemplo 2
94 m, 1 TB
6 m, 32 MB
6cm, 17 MB
2cm, 3.74 MB

REA DE CONTEXTO
Nombre del o de los productores

Consignar el nombre oficial del productor. En caso de personas fsicas se anotan los dos
apellidos.
Fondo

Subfondo

2.2.

Ejemplo 1
Junta Directiva, Direccin Ejecutiva,
Direccin de Gestin de Becas, Direccin
Administrativa Financiera.
Departamento Atencin a Becarios

Ejemplo 2
Junta
Directiva,
Gerencia
Direccin de Mercadeo

General,

Direccin de Mercadeo

Forma de ingreso

Identificar la forma de adquisicin de los documentos (compra, donacin,


transferencia, entre otros). Si el Archivo Central asigna un nmero de transferencia,
debe de consignarse en la serie o la unidad documental que se est describiendo. Slo
en el caso de que el remisor no coincida con el productor, se consignar el nombre de
la entidad o persona.
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental

Ejemplo 1
Transferencia
Transferencia
Transferencia T003-2016
Transferencia T003-2016

Ejemplo 2
Transferencia
Transferencia
Transferencia T025-2015
Transferencia T025-2015

Pgina 36 de 51

3
3.1.

REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA


Alcance y contenido

La descripcin del fondo est consignada en la ISAAR-cpf. Por tanto, solo se deben
consignar datos que puedan proporcionar una mejor visin de la unidad de descripcin
nicamente a nivel de subfondo, debido que a niveles como serie y unidad documental
de descripcin se detalla en el campo ttulo. Es importante aclarar que se debe indicar
las unidades documentales que conforman el subfondo que se est describiendo
Subfondo

3.2.

Ejemplo 1
Este
subfondo
contiene
documentos que surgen producto
de la ejecucin de funciones
sustantivas,
como
son
las
solicitudes,
prrrogas,
suspensiones de becas. Entre las
principales series documentales
estn: expedientes de becados,
constancias
de
los
centros
educativos, boletas de traslado de
centro educativo, expedientes de
centros educativos.

Ejemplo 2
Este subfondo contiene documentos que
surgen producto de la ejecucin de
funciones sustantivas, como son las
solicitudes de boletos areos, expedientes
de ferias nacionales e internacionales, plan
de mercadeo

Valoracin, seleccin y eliminacin

Proporcionar informacin sobre la valoracin, seleccin y eliminacin efectuada al


fondo, subfondo y serie documental.
Se deben incluir aspectos como: fecha y nmero de la sesin del Comit Institucional
de Seleccin y Eliminacin de Documentos que aprob la tabla de plazos de
documentos o la valoracin parcial; fecha y nmero de la sesin de la Comisin
Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos que conoci la tabla de plazos de
documentos o la valoracin parcial y el nmero de acuerdo; nmero de acta de
eliminacin y fecha.
Fondo

Ejemplo 1
Fonabe somete a valoracin sus documentos
por primera vez mediante solicitud de
valoracin parcial aprobada por el Cised en
sesin n. 01-2008 de 21/05/2008, la cual fue
conocida por la CNSED en sesin n. 14-2008
de 24/09/2008. Luego, se presentan dos
valoraciones ms, las cuales fueron conocidas
por la CNSED en sesiones n. 18-2008 del
19/11/2008 y n. 51-2009 del 04/11/2009.
El Cised aprueba las tablas de plazos de las
oficinas existentes en ese momento en
sesiones n 02, 03, 04 y 05 de febrero 2009,
las cuales fueron conocidas por la CNSED en
sesin n. 18-2010 del 23/06/2010. Las tablas
ya vencieron, se est en proceso de
actualizacin de las mismas. Sin embargo, en
2012 y 2014 se conocieron actualizaciones de
cuatro oficinas.
Con base en las valoraciones parciales y
tablas conocidas, la institucin inici la

Ejemplo 2
Se cuenta con tablas de plazos de
conservacin de documentos de toda la
institucin conocidas por la Comisin
Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos en la sesin n 05-2009 de
1/04/2009. En esta se rige la materia de
valoracin documental, actualmente se
est en la actualizacin ya que venci su
plazo, por haber cumplido la vigencia
estipulada en la ley 7202

Pgina 37 de 51

Subfondo

Serie
documental

3.3.

eliminacin de documentos. En el periodo


2008 al 2016 se realizaron 41 eliminaciones
de documentos.
Tabla de Plazos aprobada por el Cised en
sesin no. 02-2009 del 23/09/2009. Conocida
por la CNSED en sesin n. 18-210 del
23/06/2009. Actualizacin conocida por la
CNSED en sesin 20-2014 del 05/06/2014.

Esta serie fue valorada por primera vez


mediante una solicitud de valoracin parcial
aprobada por el Cised en sesin n. 01-2008
de 21/05/2008, la cual fue conocida por la
CNSED en sesin n. 14-2008 de 24/09/2008.
Luego fue incluida en las tablas de plazos
conocidas por la CNSED en 2010 y
posteriormente en una actualizacin hecha en
2014. De 2008 a febrero de 2016 se han
realizado ms de 10 eliminaciones de esta
serie documental.

Se cuenta con una tabla de plazos de


conservacin de documentos de la
Direccin de Mercadeo que fue conocida
por la comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos en la sesin
n 05-2009 de 1/04/2009. En esta se rige
la materia de valoracin documental,
actualmente se est en la actualizacin ya
que venci su plazo, por haber cumplido la
vigencia estipulada en la ley 7202. Este
subfondo no cuenta con valoraciones
parciales.
No ha sufrido eliminaciones, es de valor
permanente para la institucin

Nuevos ingresos

Consignar informacin sobre las nuevas transferencias, si se conoce la fecha del


prximo ingreso del subfondo descrito se debe consignar. Este campo nicamente se
utilizar para el sub fondo y se debe sealar si est abierto o cerrado. En caso de
fondos cerrados no se debe consignar informacin de nuevos ingresos.
Ejemplo 1
Abierto. La transferencia de documentos se da mediante
cronograma que emite el Archivo Central, proceso que se
realiza durante el mes de enero y febrero de cada ao.

Fondo

Subfondo
Serie
documental

3.4.

Abierto y se tiene programado los das 01-02 de febrero


y la ltima transferencia ingresada fue T003-2016.
Ingresan mensualmente al Archivo Central, por ao se
reciben aproximadamente 1.300.

Ejemplo 2
Abierto. No cuenta con un
cronograma de transferencias.
La transferencia se realiza de
acuerdo al espacio existente en
el depsito.
Abierto
Se traslada al Archivo Central
cuando vence su vigencia
administrativa legal, mide 5 cm
por ao.

Organizacin

Registrar el sistema de clasificacin y la ordenacin del fondo. En este caso se debe


anexar el cuadro de clasificacin del fondo que se est describiendo.
Fondo
SUBFONDO

Ejemplo 1 Fonabe
Los documentos se clasifican bajo el sistema orgnico funcional. Se ordenan
cronolgicamente y algunas series alfabticamente. Cuadro de clasificacin de
documentos:
SUBFONDO
SERIE
Actas
Correspondencia

Pgina 38 de 51

Direccin de Gestin de
Becas
Departamento Asignacin
de Becas
Departamento Atencin a
Becarios

Direccin de Desarrollo
Tecnolgico

Desarrollo de Sistemas

Soporte Tcnico
Direccin Administrativo
Financiera

Expedientes de Actas
Solicitudes de Compras por Caja Chica
Correspondencia
Informes
Memorandos
Estudios de Auditoria
Plan Anual
Expedientes de Actas
Correspondencia
Informes
Formulario Atencin de Quejas y Denuncias
Plan Anual de Trabajo
Correspondencia
Informes
Memorandos
Plan Anual Operativo
Informes Cumplimiento Plan Anual Operativo
Correspondencia
Memorandos
Recursos de Amparo
Solicitudes de Intervencin
Criterios legales
Expedientes de Procesos Administrativos
Denuncias
Resoluciones de Reclamos Administrativos
Acuerdos
Correspondencia
Memorandos
Expedientes por Asuntos
Solicitudes de Beca
Leyes
Reglamentos
Solicitudes suministros
Informes
Correspondencia
Gua para los Encargados de Becas
Memorandos
Correspondencia
Memorandos
Encuestas
Correspondencia
Memorandos
Constancias
Boletas de Traslados
Listados de suspensiones
Boletas Justificacin de Reprobados
Expedientes de Beca Institucional
Expedientes de Beca Universitaria
Expedientes de Beca de Proyectos Especficos
Correspondencia
Memorandos
Formulario Entrega de Respaldo
Boletas Gestin de Incidentes
Solicitudes de Creacin y/o Modificacin
Correspondencia
Memorandos
Solicitudes aplicacin
Control ingreso y salida de equipo
Acuerdos
Correspondencia
Memorandos
Planes Anuales Operativos
Expedientes por Asuntos

Pgina 39 de 51

Departamento Recursos
Humanos

Departamento
Contabilidad y Tesorera

Departamento Archivo
Institucional

Fondo

Junta directiva
Auditora interna
Presidencia ejecutiva
Planificacin
Gerencia general
Asesora legal
Tecnologas
de
la
informacin
Direccin planeamiento
y desarrollo turstico

Correspondencia
Memorandos
Expedientes de personal
Planillas pago de salarios
Curricula
Control Entrega de Ttulos
Expedientes de Carrera Profesional
Reportes de Trabajo Extraordinario
Constancias
Evaluaciones del desempeo
Correspondencia
Memorandos
Libro Diario
Libro Mayor
Asientos de Diario
Estados Financieros
Respaldos de pagos
Solicitudes de Desembolsos
Cheques
Conciliaciones Bancarias
Flujos de Caja
Certificaciones Presupuestarias
Actas
Actas Eliminacin de Documentos
Correspondencia
Memorandos
Tablas de Plazos
Listas de remisin
Inventarios
Formularios Recibidos Conforme

Ejemplo 2 ICT
Los documentos se clasifican bajo el sistema orgnico funcional. Se ordenan
cronolgicamente y algunas series alfabticamente. Cuadro de clasificacin de
documentos:
I AMBITO: OFICINA PRODUCTORA
Correspondencia
enviada
al
personal
Correspondencia
recibida
del
personal
Manual de procedimientos
Reglamentos
II AMBITO:INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO
Trascripcin de acuerdos
Actas
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
Departamento
Planeamiento
Turstico
Departamento
Planeamiento
Turstico

Correspondencia

Correspondencia

Direccin de mercadeo
Departamento

de

Correspondencia
Correspondencia

Pgina 40 de 51

Investigacin
Evaluacin
Departamento
Promocin
Direccin
turstica

de

y
de

Correspondencia

gestin

Correspondencia
Departamento
Servicio Al Turista
Departamento
Programas
Sostenibilidad
Departamento
Gestin y Asesora
Turstica

Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia

Direccin
administrativa
financiera

Correspondencia
Departamento
Correspondencia
Financiero
Departamento De
Correspondencia
Ingresos
Departamento
Correspondencia
Recursos Humanos
Departamento
Correspondencia
Administrativo
III MBITO ADMINISTRACIN PUBLICA (EXTERNO)

Poder legislativo
Asamblea
Legislativa
Contralora General
De La Repblica
Defensora De Los
Habitantes

Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia

Poder Judicial
Alcaldas
Tribunales
Justicia
Juzgados

Correspondencia
Correspondencia
De

Correspondencia
Correspondencia

Poder Ejecutivo Central


Ministerios
Ministerio de Hacienda

Correspondencia
Correspondencia

Poder
Ejecutivo
Descentralizado
Instituciones
Autnomas
Publicas
Servicios

O
de
Junta
Social

de

Proteccin

Correspondencia

Organismo Electoral
Tribunal
Supremo
De Elecciones
Registro Civil
Empresas
Financieras

Correspondencia
Correspondencia

Pblicas
Bancos Estatales

Correspondencia

Recope

Correspondencia
Correspondencia

Empresas Publicas No
Financieras
Municipalidades
Municipalidad
San Jos

De

Correspondencia

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IV MBITO: INSTITUCIONES PRIVADAS


Asociacin solidarista
Medios
De
Comunicacin
Acorde
lvarez Daz Cinthia
Fuentes Porras Diego
Mora Vargas Roberto
Organismos
Instituciones
Extranjeras
Embajadas
Consulados

Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
V MBITO: PARTICULARES (INDIVIDUOS)
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
VI MBITO: INTERNACIONALES

e
Correspondencia
y

Correspondencia
VII MBITO EXPEDIENTES. En otro archivador o estante

Expedientes Procesos
Administrativos
Expedientes
de
Funcionarios
Expedientes
de
Contrataciones
Expedientes
de
Empresas
de
Hospedaje
Expedientes
de
Empresas
Gastronmicas
Expedientes
de
Empresas Rent A Car
Expedientes
de
Deporte Acutico

4.1.

Identificacin
Identificacin
Identificacin
Identificacin
Identificacin
Identificacin
Identificacin

REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO


Condiciones de acceso

Informar sobre la situacin jurdica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el
acceso a la unidad de descripcin. Si no tiene ninguna restriccin se deber consignar
Acceso libre.
Fondo
Subfondo
Serie
documental

Ejemplo 1
Acceso libre
Acceso libre
Internamente puede ser accesado por funcionarios
del rea de becas y cualquier otro que requiera
realizar algn trmite con el expediente. A nivel de
usuario externo, puede ser accesado por el propio
beneficiario o por quien ste autorice por escrito.

Ejemplo 2
Acceso libre
Acceso libre
Acceso libre (plan de mercadeo)

REA DE CONTROL COMN DE LA DESCRIPCION


1.1.

Pgina 42 de 51

Estado de elaboracin

Sealar el estado actual de la descripcin, para ello se debe indicar la versin de la


descripcin por ejemplo versin 1, versin 1.1, versin 1.2.
Ejemplo 1

Ejemplo 2

Versin 1

1.2.

Versin 1

Fechas de creacin y control de versin

Indicar cundo se ha redactado, revisado o eliminado esta descripcin.


Ejemplo 1
2013-04-17 (fecha de creacin)

1.3.

Ejemplo 2
2014-09-20 (fecha de creacin)

Lengua(s) y escritura(s)

Estipular la(s) lengua(s) y/o escrituras utilizados para la elaboracin de esta


descripcin.
Ejemplo 1
Espaol

1.4.

Ejemplo 2
Espaol

Fuentes

Consignar las fuentes consultadas para la elaboracin de esta descripcin.


Ejemplo 1

Consejo Internacional de Archivos. (2000).


ISAD-G.
Norma
internacional
para
la
descripcin de funciones. Madrid, Espaa.
Consejo Internacional de Archivos. (2004).
ISAAR-cpf. Norma internacional sobre los
registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias. Madrid,
Espaa.
Consejo Internacional de Archivos. (2007).
ISDF. Norma internacional para la descripcin
de funciones. Madrid, Espaa.
Consejo Internacional de Archivos. (2008).
ISDIAH. Norma internacional para describir
instituciones que custodian fondos de archivos.
Pars, Francia.
Entrevista a la seora Ivannia Vindas,
funcionaria del Fondo Nacional de Becas.
Fondo Nacional de Becas (2006). Manual de
institucional de puestos. San Jos, Costa Rica.
Fondo Nacional de Becas. (1997-2006). Planes
Anuales Operativos y Presupuestos Ordinarios.
San Jos, Costa Rica.
Fondo Nacional de Becas. (1997-2015). Actas
de Junta Directiva. San Jos, Costa Rica.

Ejemplo 2

Consejo Internacional de Archivos. (2000).


ISAD-G.
Norma
internacional
para
la
descripcin de funciones. Madrid, Espaa.
Consejo Internacional de Archivos. (2004).
ISAAR-cpf. Norma internacional sobre los
registros de autoridad de archivos relativos a
instituciones, personas y familias. Madrid,
Espaa.
Consejo Internacional de Archivos. (2007).
ISDF. Norma internacional para la descripcin
de funciones. Madrid, Espaa.
Consejo Internacional de Archivos. (2008).
ISDIAH. Norma internacional para describir
instituciones que custodian fondos de archivos.
Pars, Francia.
Entrevista a la seora Teresita Clavo Acevedo,
funcionaria del Instituto Costarricense de
Turismo.
Instituto
Costarricense
de
Turismo.
www.visitecostarica.com [Consultado el 07 de
abril de 2015]
Organizacin Internacional de Normalizacin.
(2004). Norma ISO 8601. Elementos de datos
y formatos de intercambio. Intercambio de

Pgina 43 de 51

Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica


Econmica. (2000). Oficio DM-045-2000,
suscrito por Danilo Soto. San Jos, Costa Rica.
Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica
Econmica. (2006).
Oficio D.M.0892-06,
suscrito por Kevin Casas. San Jos, Costa Rica
Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica
Econmica. (2010). Oficio D.M. 047-10,
suscrito por Roberto Gallardo Nuez. San Jos,
Costa Rica.
Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica
Econmica. (2011). Oficio DM-643-11, suscrito
por Laura Alfaro Maykall. San Jos, Costa Rica.
Organizacin Internacional de Normalizacin.
(2004). Norma ISO 8601. Elementos de datos
y formatos de intercambio. Intercambio de
informacin. Representacin de fechas y
horas. Ginebra, Suiza
Sistema Costarricense de Informacin Jurdica
www.pgrweb.go.cr/scij/
www.fonabe.go.cr

1.5.

informacin. Representacin de fechas y horas.


Ginebra, Suiza
Sistema Costarricense de Informacin Jurdica
www.pgrweb.go.cr/scij/

Autor (es) de la descripcin

Designar el nombre(s) del responsable de la creacin de la descripcin.


Ejemplo 1
Bermdez Muoz, Mara Teresa
Caldern Marn, Nuria
Gmez Jimnez, Javier
Mena Aguilar, Adriana
Otrola Senz, Mellany
Vindas Rivera, Ivannia

1.6.

Ejemplo 2
Bermdez Muoz, Mara Teresa
Caldern Marn, Nuria
Gmez Jimnez, Javier
Mena Aguilar, Adriana
Otrola Senz, Mellany
Vindas Rivera, Ivannia

Notas

Se agregar informacin especial no incluida en ningn otro elemento de la


descripcin. Que sea el menor nmero de notas. Este campo es optativo.
Ejemplo 1
Fondo
Subfondo
Serie documental

Ejemplo 2

Anexo n 1
Catlogo de instituciones pblicas

N orden

Institucin

Academia Nacional de Ciencias Genealgicas

Asamblea Legislativa

Autoridad Reguladora de los Servicios Pblicos (ARESEP)

Banco Central de Costa Rica (BCCR)

Banco Crdito Agrcola de Cartago(BCAC)

Banco de Costa Rica (BCR)

Banco de Costa Rica. Plan de Pensiones S.A.

Banco de Costa Rica. Sociedad Administradora de Fondo de Inversin S.A.

Banco de Costa Rica. Valores Puesto de Bolsa S.A.

10

Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI)

11

Banco Nacional de Costa Rica (BNCR)

12

Banco Nacional Sociedad Administradora de Fondos de Inversin S.A.

13

Banco Nacional Valores S.A.

14

Banco Popular Operadora de Pensiones Complementarias S.A.

15

Banco Popular y de Desarrollo Comunal (BPDC)

16

BN Vital Operadora de Pensiones Complementarias S.A.

17

Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

18

Centro Costarricense de Produccin Cinematogrfica

19

Centro Cultural e Histrico Jos Figueres Ferrer

20

Centro Nacional de la Msica

21

Centro Nacional de Recursos para la Educacin Inclusiva (CENAREC)

22

Colegio de Abogados

23

Colegio de Bibliotecarios de Costa Rica

24

Colegio de Bilogos

25

Colegio de Ciencias Polticas y Relaciones Internacionales

26

Colegio de Cirujanos Dentistas de Costa Rica

27

Colegio de Contadores Privados

28

Colegio de Contadores Pblicos

29

Colegio de Enfermeras de Costa Rica

30

Colegio de Farmacuticos

31

Colegio de Fsicos

32

Colegio de Gelogos

33

Colegio de Ingenieros Agrnomos de Costa Rica

34

Colegio de Ingenieros Qumicos y Profesionales Afines

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N orden

Institucin

35

Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofa, Ciencias y Arte (COLYPRO)

36

Colegio de Mdicos Veterinarios

37

Colegio de Mdicos y Cirujanos

38

Colegio de Microbilogos de Costa Rica

39

Colegio de Periodistas de Costa Rica

40

Colegio de Profesionales de Psicologa de Costa Rica

41

Colegio de Profesionales en Ciencias Econmicas de Costa Rica (CPCECR)

42

Colegio de Profesionales en Informtica y Computacin

43

Colegio de Trabajadores Sociales

44

Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA)

45

Colegio San Luis Gonzaga de Cartago

46

Colegio Universitario de Cartago (CUC)

47

Colegio Universitario de Limn (CUNLIMON)

48

Comisin Nacional de Asuntos Indgenas (CONAI)

49

Comisin Nacional de Consumidor

50

Comisin Nacional de Energa Atmica

51

Comisin Nacional de Prstamos para la Educacin (CONAPE)

52

Comisin Nacional de Prevencin de Riesgo y Atencin de Emergencias (CNE)

53

Comisin Nacional para la Defensa

54

Comisin Nacional para la Gestin de la Biodiversidad

55

Compaa Nacional de Fuerza y Luz S.A.

56

Concejo Municipal del Distrito de Cervantes

57

Concejo Municipal del Distrito de Cbano

58

Concejo Municipal del Distrito de Colorado

59

Concejo Municipal del Distrito de Lepanto

60

Concejo Municipal del Distrito de Monteverde

61

Concejo Municipal del Distrito de Paquera

62

Concejo Municipal del Distrito de Peas Blancas

63

Concejo Municipal del Distrito de Tucurrique

64

Consejo de Seguridad Vial (COSEVI)

65

Consejo de Transporte Pblico (CTP)

66

Consejo Nacional de Concesiones (CNC)

67

Consejo Nacional de Cooperativas

68

Consejo Nacional de Enseanza Superior Universitaria Privada (CONESUP)

69

Consejo Nacional de Investigaciones Cientficas y Tecnolgicas (CONICIT)

70

Consejo Nacional de Personas con Discapacidad

71

Consejo Nacional de Prevencin de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM)

72

Consejo Nacional de Produccin (CNP)

73

Consejo Nacional de Rectores

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N orden

Institucin

74

Consejo Nacional de Supervisin del Sistema Financiero

75

Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI)

76

Consejo Superior de Educacin (CSE)

77

Contralora General de la Repblica (CGR)

78

Corporacin Arrocera Nacional (CONARROZ) Antigua oficina del arroz

79

Corporacin Bananera Nacional S.A. (CORBANA)

80

Corporacin Ganadera Nacional

81

Corporacin Hortcola Nacional

82

Correos de Costa Rica S.A.

83

Cruz Roja Costarricense

84

Cuerpo Benemrito de Bomberos

85

Defensora de los Habitantes

86

Direccin de Inteligencia y Seguridad Nacional (DIS)

87

Direccin General de Aviacin Civil (DGAC)

88

Direccin General de Migracin y Extranjera (DGME)

89

Direccin General de Servicio Civil (DGSC)

90

Direccin General del Archivo Nacional (DGAN)

91

Direccin Nacional de Desarrollo de la Comunidad (DINADECO)

92

Direccin Nacional de Notariado

93

Editorial Costa Rica (ECR)

94

Empresa de Servicios Pblicos de Heredia S.A. (ESPH)

95

Ente Costarricense de Acreditacin (ECA)

96

Fbrica Nacional de Licores

97

Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares

98

Fondo Nacional de Becas (FONABE)

99

Fondo Nacional de Financiamiento Forestal (FONAFIFO)

100

Hospital Caldern Guardia

101

Hospital Max Peralta

102

Hospital Mxico

103

Hospital Monseor Sanabria

104

Hospital Nacional de las Mujeres

105

Hospital Nacional de Nios

106

Hospital Nacional Psiquitrico

107

Hospital Ral Blanco Cervantes

108

Hospital Roberto Chacn Paut

109

Hospital San Juan de Dios

110

Hospital San Rafael de Alajuela

111

Hospital Tony Facio

112

Imprenta Nacional

113

INS Bancredito Valores

Pgina 47 de 51
N orden

Institucin

114

Instituto Centroamericano de Extensin de la Cultura (ICECU)

115

Instituto Costarricense Contra el Cncer (ICCC)

116

Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAA)

117

Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)

118

Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER)

119

Instituto Costarricense de Investigacin y Enseanza en Nutricin y Salud (INCIENSA)

120

Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura (INCOPESCA)

121

Instituto Costarricense de Puertos del Pacfico (INCOP)

122

Instituto Costarricense de Turismo (ICT)

123

Instituto Costarricense del Deporte y la Recreacin (ICODER)

124

Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD)

125

Instituto de Fomento y Asesora Municipal (IFAM)

126

Instituto del Caf de Costa Rica (ICAFE)

127

Instituto Desarrollo Rural

128

Instituto Meteorolgico Nacional (IMN)

129

Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS)

130

Instituto Nacional de Aprendizaje (INA)

131

Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC)

132

Instituto Nacional de Fomento y Cooperativo (INFOCOOP)

133

Instituto Nacional de Innovacin Tecnolgica Agropecuaria

134

Instituto Nacional de las Mujeres (INAMU)

135

Instituto Nacional de Seguros (INS)

136

Instituto Nacional de Seguros-Bancredito Sociedad Administradora de Fondos de Inversin S.A.

137

Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU)

138

Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA)

139

Instituto Tecnolgico de Costa Rica (ITCR)

140

Junta Administradora de Servicios Elctricos de Cartago (JASEC)

141

Junta de Administracin Portuaria y de Desarrollo Econmico de la Vertiente Atlntica (JAPDEVA)

142

Junta de Cabuya

143

Junta de Desarrollo de la Zona Sur (JUDESUR)

144

Junta de Fomento Salinero

145

Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA)

146

Junta de Proteccin Social de San Jos (JPSS)

147

Liga Agrcola Industrial de la Caa de Azcar (LAICA)

148

Ministerio de Agricultura y Ganadera (MAG)

149

Ministerio de Ciencia y Tecnologa (MICIT)

150

Ministerio de Comercio Exterior (COMEX)

151

Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ)

152

Ministerio de Deporte y Recreacin

Pgina 48 de 51
N orden

Institucin

153

Ministerio de Economa, Industria y Comercio (MEIC)

154

Ministerio de Educacin Pblica (MEP)

155

Ministerio de Gobernacin y Polica (MGP)

156

Ministerio de Hacienda

157

Ministerio de Justicia y Paz (MJP)

158

Ministerio de Obras Pblicas y Transporte (MOPT)

159

Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN)

160

Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (MREC)

161

Ministerio de Salud (MS)

162

Ministerio de Seguridad Pblica (MSP)

163

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS)

164

Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH)

165

Ministerio del Ambiente y Energa (MINAE)

166

Municipalidad de Abangares

167

Municipalidad de Acosta

168

Municipalidad de Aguirre

169

Municipalidad de Alajuela

170

Municipalidad de Alajuelita

171

Municipalidad de Alfaro Ruz

172

Municipalidad de Alvarado

173

Municipalidad de Aserr

174

Municipalidad de Atenas

175

Municipalidad de Bagaces

176

Municipalidad de Barva

177

Municipalidad de Beln

178

Municipalidad de Buenos Aires

179

Municipalidad de Caas

180

Municipalidad de Carrillo

181

Municipalidad de Cartago

182

Municipalidad de Corredores

183

Municipalidad de Coto Brus

184

Municipalidad de Curridabat

185

Municipalidad de Desamparados

186

Municipalidad de Dota

187

Municipalidad de Escaz

188

Municipalidad de Esparza

189

Municipalidad de Flores

190

Municipalidad de Garabito

191

Municipalidad de Goicoechea

192

Municipalidad de Golfito

Pgina 49 de 51
N orden

Institucin

193

Municipalidad de Grecia

194

Municipalidad de Gucimo

195

Municipalidad de Guarco

196

Municipalidad de Guatuso

197

Municipalidad de Heredia

198

Municipalidad de Hojancha

199

Municipalidad de Jimnez

200

Municipalidad de La Cruz

201

Municipalidad de la Unin

202

Municipalidad de Len Corts

203

Municipalidad de Liberia

204

Municipalidad de Limn

205

Municipalidad de los Chiles

206

Municipalidad de Matina

207

Municipalidad de Montes de Oca

208

Municipalidad de Montes de Oro

209

Municipalidad de Mora

210

Municipalidad de Moravia

211

Municipalidad de Nandayure

212

Municipalidad de Naranjo

213

Municipalidad de Nicoya

214

Municipalidad de Oreamuno

215

Municipalidad de Orotina

216

Municipalidad de Osa

217

Municipalidad de Palmares

218

Municipalidad de Paraso

219

Municipalidad de Parrita

220

Municipalidad de Prez Zeledn

221

Municipalidad de Pos

222

Municipalidad de Pococ

223

Municipalidad de Puntarenas

224

Municipalidad de Puriscal

225

Municipalidad de San Carlos

226

Municipalidad de San Isidro

227

Municipalidad de San Jos

228

Municipalidad de San Mateo

229

Municipalidad de San Pablo

230

Municipalidad de San Rafael de Heredia

231

Municipalidad de San Ramn

232

Municipalidad de Santa Ana

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N orden

Institucin

233

Municipalidad de Santa Brbara

234

Municipalidad de Santa Cruz

235

Municipalidad de Santo Domingo

236

Municipalidad de Sarapiqu

237

Municipalidad de Siquirres

238

Municipalidad de Talamanca

239

Municipalidad de Tarraz

240

Municipalidad de Tibs

241

Municipalidad de Tilarn

242

Municipalidad de Turrialba

243

Municipalidad de Turrubares

244

Municipalidad de Upala

245

Municipalidad de Vsquez de Coronado

246

Municipalidad de Zarcero (antes conocida como Valverde Vega)

247

Museo de Arte Costarricense

248

Museo de Arte y Diseo Contemporneo

249

Museo Doctor Rafael ngel Caldern Guardia

250

Museo Histrico Cultural Juan Santamara

251

Museo Nacional de Costa Rica

252

Oficina Nacional de Semillas (ONS)

253

Oficina Nacional Forestal

254

Operadora de Pensiones Complementarias y de Capitalizacin Laboral de Caja Costarricense de Seguro Social

255

Patronato Nacional de Ciegos (PANACI)

256

Patronato Nacional de la Infancia (PANI)

257

Patronato Nacional de Rehabilitacin (PANARE)

258

Poder Judicial

259

Popular Valores. Puestos de Bolsa S.A.

260

Presidencia de la repblica(Incluye el Despacho del Presidente, el Consejo de Gobierno y I y II Vicepresidencias


de la Repblica, Ministerio de Presidencia)

261

Procuradura General de la Repblica (PGR)

262

Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA)

263

Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER)

264

Radiogrfica Costarricense S.A. (RACSA)

265

Refinadora Costarricense de Petrleo S.A. (RECOPE)

266

Registro Civil

267

Registro Nacional

268

Secretara Tcnica Ambiental (SETENA)

269

Secretara Tcnica de Gobierno Digital

270

Servicio Fitosanitario del Estado

271

Servicio Nacional de Aguas Subterrneas, Riego y Avenamiento (SENARA)

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N orden

Institucin

272

Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA)

273

Sistema de Emergencias 911

274

Sistema Nacional de reas de Conservacin (SINAC)

275

Sistema Nacional de Bibliotecas (Sinabi)

276

Sistema Nacional de Educacin Musical (Sinem)

277

Sistema Nacional de Radio y Televisin S.A.

278

Sociedad Administradora de Fondos de Inversin del Banco Popular

279

Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF)

280

Superintendencia General de Pensiones (SUPEN)

281

Superintendencia General de Telecomunicaciones (SUTEL)

282

Superintendencia General de Valores (SUGEVAL)

283

Teatro Nacional (TN)

284

Teatro Popular Mlico Salazar

285

Tribunal Aduanero Nacional

286

Tribunal Ambiental Administrativo

287

Tribunal Fiscal Administrativo

288

Tribunal Registral Administrativo

289

Tribunal Servicio Civil

290

Tribunal Supremo de Elecciones (TSE)

291

Universidad de Costa Rica (UCR)

292

Universidad Estatal a Distancia (UNED)

293

Universidad Nacional (UNA)

294

Universidad Tcnica Nacional (UTN)

295

Vida Plena Operadora de Pensiones Complementarias S.A.