EAD-451 Informática Aplicada à Administração –Prof.

Ronaldo Zwicker – Introdução ao Access

INTRODUÇÃO AO BANCO DE DADOS

MICROSOFT ACCESS

FEA/USP

Prof. Dr. Ronaldo Zwicker

1998

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Introdução ao Microsoft Access
O Microsoft Access é um software utilizado para o desenvolvimento de sistemas de Bancos de Dados. Ele é baseado no argumento dos bancos de dados relacionais no qual o usuário/projetista mantém informações organizadas em forma tabular. Não é objetivo desta apostila detalhar qualquer metodologia de análise de sistemas voltada à especificação de soluções baseadas no argumento relacional. Normalmente esta análise e reflexão prévias constituem passos importantes para obtenção de bons sistemas automatizados de armazenamento e recuperação de informações. Ao longo do texto, emprega-se um exemplo/modelo muito simples baseado em apenas três tabelas. O que se deseja automatizar é um cadastro de funcionários onde, além das informações típicas de nome e número, participam informações associadas referentes ao departamento do funcionário, seu cargo e seu salário. Estas informações constam de outros dois cadastros. Estes cadastros são naturalmente tabulares e seu exato conteúdo fica evidente ao longo do texto. O texto que segue não pretendeu-se de forma alguma esgotar todos os recursos e possibilidades do Access. Em geral, os pontos mais relevantes e de utilidade mais imediata foram abordados. Tentou-se evitar o detalhamento de minúcias principalmente referentes a recursos estéticos de tela. Além disso, certamente há pontos que simplesmente foram esquecidos ou ignorados ao longo desta compilação. A parte de programação não é abordada neste texto introdutório. Todos os constituintes de um Banco de Dados em Access são reunidos em um único arquivo de extensão mdb. Para abrir um Banco de Dados basta selecionar o arquivo da tela de diálogo do menu Arquivo opção Abrir Banco de Dados. Para criar um novo Banco de Dados seleciona-se a opção Novo Banco de Dados. O Access também cria um arquivo de extensão ldb. Este arquivo tem utilidade em ambientes multiusuário onde um mesmo banco de dados pode estar sendo acessado simultaneamente por vários usuários. Se este não for o caso, então não é necessário se preocupar com este arquivo. Inclusive não é necessário copiar o arquivo conjuntamente com o arquivo de extensão mdb, por exemplo, para um disquete. O Access recria o arquivo ldb se ele não estiver presente. Convém observar que no menu Arquivo consta a opção Salvar, entretanto, ela não se refere ao arquivo mdb. Ela serve para salvar objetos isolados do Access: tabelas, formulários, consultas, relatórios e macros. Isto significa que ao longo de uma sessão o arquivo mdb é constantemente atualizado e não é possível revertê-lo à sua condição original no início da sessão.

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Capítulo 1 – Tabelas
1.1 - Definição
Uma Tabela é uma área de disco ou memória que armazena informações sobre algum assunto, por exemplo, uma relação de funcionários. As informações de cada funcionário constituem um registro. Uma determinada informação constitui um campo.

Registro

Nome da Tabela

Chave Primária

Campo

Nome do Campo

Texto (3)

Número

Texto (30)

Texto (5)

Tipo / Tamanho do Campo

Figura 1.1 - Tabela Cada campo possui características próprias. Por exemplo, na tabela da figura 1.1 podemos identificar campos numéricos como o campo número do funcionário e campos alfanuméricos ou textuais como o campo nome do funcionário. Dizemos, portanto, que cada campo contém dados de um certo tipo. Além do tipo, cada campo possui características adicionais que eventualmente dependem do seu tipo. Por exemplo, campos textuais possuem um comprimento máximo em número de caracteres. Por outro lado, em campos numéricos as informações são armazenadas em diferentes formatos internos do computador: como número inteiro, como número fracionário, como número fracionário de dupla precisão etc. Todas estas características precisam ser especificadas quando se cria uma nova tabela no Banco de Dados.

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Usualmente também é necessário especificar para cada tabela qual o campo ( ou conjuntos de campos ) que identifica univocamente cada registro. Este campo é denominado Chave Primária. No exemplo dado, a chave primária mais natural é o campo número do funcionário já que nunca teremos dois funcionários com o mesmo número. O campo nome do funcionário não seria uma boa escolha porque podemos ter homônimos na tabela. A chave primária: determina a ordem padrão segundo a qual os registros são listados na tela; impede que se alimentem dois registro com chaves idênticas.

1.2 – Gerar nova tabela
A obtenção de uma nova tabela é feita a partir da janela Banco de Dados selecionando Tabelas e clicando em Novo. Em resposta aparece uma janela que permite alternativas para a definição da tabela, em geral interessa apenas o Modo Estrutura. No modo Estrutura os campos são definidos, assim como suas respectivas propriedades.
Selecionar Mostra o conteúdo Altera a estrutura Cria nova estrutura

Seleciona nome da tabela para Abrir ou mudar a Estrutura

Figura 1.2 – Janela Banco de dados Geralmente, o Access abre na janela Tabela. Caso isso não ocorra, basta selecioná-la e em resposta na janela aparecerão todas as tabelas pertencentes ao Banco de Dados em questão. Quando uma nova tabela é criada, o Access atribui a ela o nome de Tabela1. Este nome será posteriormente alterado para o nome definitivo da tabela. A figura 1.3 mostra a
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janela de definição de estruturas de tabelas, ela vem acompanhada da correspondente barra de ferramentas mostrada na figura 1.4. Para digitar informações basta clicar a barra de inserção na linha desejada e digitar. Para saltar de uma coluna para outra, basta utilizar a tecla TAB. Para remover informações, selecione ou marque e use a tecla Delete ou DEL.
Clicar para selecionar todas as linhas Clicar para selecionar a linha inteira Aumenta a largura das colunas Definição dos campos

Aumenta a altura das linhas

Figura 1.3 – Janela de construção de tabelas
Muda para o modo folha de dados Chave Primária Inserir e Excluir linhas de campo

Help

Muda para o modo Estrutura

Salva modificações

Desfaz a última operação

Índices

Lista de propriedades da tabela

Cria formulários, relatórios, consultas e macros

Figura 1.4 – Barra de ferramentas para a construção de tabelas

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1.3 - Tipos e formatos de dados
Cada campo irá conter dados de certo tipo. O tipo de dados pode ser escolhido na lista acionada através do botão de escolha da figura 1.5.

Figura 1.5 – Tipos de dados Texto: Memorando: Número: Data/Hora: Moeda: AutoNumeração: Sim/Não: Assistente de pesquisa: até 255 caracteres até 65.535 bytes (sentenças/parágrafos) tipo exato depende do tamanho do campo data e hora para anos de 100 a 9999 15 dígitos à esquerda e 4 a direita do ponto decimal incrementado automaticamente ao adicionar registro valor booleano de 1 bit cria campo cujo valor pode ser escolhido de uma lista

Os campos tipo número podem ter vários tamanhos de campo que determinam sua capacidade de armazenamento de valores numéricos:
Tamanho Byte Inteiro Inteiro Longo Simples Duplo Bytes 1 2 4 4 8 Variação 0 a 255 -32.768 a 32767 -2.147.483.648 a 2.147.483.647 -3.402.823E38 a 3.402.823E38 -179.768.313.486.232E308 a 179.769.313.486.232E308

Além disso, os números podem ter diversos formatos de exibição. Os formatos apenas atuam sobre a forma como o dado é mostrado na tela, ele não altera a forma de armazenamento interno. O número de casas decimais também pode ser escolhido pelo usuário: Número geral: Moeda: Fixo: Padrão: Porcentagem: Científico: exibe o número no formato padrão separa milhares, mostra negativos entre parentesis, com 2 decimais exibe no mínimo 1 dígito com dois decimais idem, mas separa em milhares multiplica por 100 e acrescenta sinal % usa notação mantissa/expoente

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As outras propriedades dos campos incluem: Máscara de entrada: Legenda: Valor padrão: Regra de validação: Texto de validação: Requerido: Comprimento zero: Indexado: usada para facilitar a entrada de dados para ser usada no lugar do nome do campo em formulários valor que inicializa o campo expressão que verifica a consistência do dado alimentado (por exemplo: >0 e < 100) mensagem de erro a ser apresentada se a regra de validação não foi satisfeita indica que este campo exige entrada de algum dado, se não for requerido, o campo admitirá o valor nulo (teclar enter) indica se a cadeia vazia(“”) para campos texto constitui ou não uma entrada válida permite definir o campo como sendo um índice para acelerar o acesso às informações da tabela.

1.4 – Chave Primária
Deve-se informar para cada tabela qual o campo que constitui a sua chave primária. Um campo é candidato a ser chave primária se permitir a identificação única de cada registro da tabela. Para definir uma chave primária, realize as seguintes operações: Selecione o campo que constituirá a chave primária; se a chave for de múltiplos campos, selecione os campos apertando simultaneamente a tecla CTRL; Clique o botão da chave primária na barra de ferramentas

Para alterar a campo chave, simplesmente reposicione sobre outro campo e clique o botão da chave primária. Em geral é necessário definir uma chave primária para cada tabela. No cadastro de funcionários, o campo número do funcionário é o candidato mais natural pois define precisamente cada funcionário. O campo nome do funcionário seria um candidato se tivéssemos certeza de que não ocorressem homônimos no cadastro. É possível criar tabelas sem chave primária, basta que o usuário responda Não quando o Access perguntar se deseja ou não criar uma chave ( a pergunta é feita sempre que o usuário não tiver acionado a definição através do botão correspondente). Quando o Access faz esta pergunta o usuário deve tomar cuidado pois a resposta Sim faz com o Access inclua mais um campo automaticamente. Este é um campo de autonumeração que funciona como chave pois cada novo registro inserido ele numera através deste campo. Em geral o usuário não deseja esse campo. Sugere-se que o usuário dê como resposta Cancelar voltando para a janela de estrutura onde ele pode escolher e definir o(s) campo(s) da chave primária.

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1.5 – Folha de dados
A entrada de dados (registros) na tabela é feita via folha de dados acionada através do botão na barra de ferramentas ou via botão Abrir na janela Banco de dados. A figura 1.6 mostra a folha de dados da tabela Cadastro de Funcionários.
Seleciona todas as linhas

Registro sendo editado Novo registro

Primeiro registro

Retroceder registro

Avançar registro

Último registro

Novo registro

Figura 1.6 – Folha de Dados de uma tabela Para remover registros, selecione os registros e aperte a tecla DEL ou aperte o botão de Excluir registro. Para criar um novo registro basta posicionar o ponto de inserção em uma linha em branco ou clicar no botão de Novo registro situado na barra de ferramentas ou na borda inferior da tabela. Para inserir registros, insira sempre no final. Quando a tabela for reapresentada o registro estará inserido de acordo com a chave primária. Para alterar registros basta redigitar por cima do texto atual. Pode-se alterar o layout da folha de dados alterando a altura das linhas, largura de colunas, fontes para caracteres etc. Para tanto, utilizar no menu Formatar as opções lá indicadas. A opção Congelar colunas serve para fixar a coluna onde está o ponto de inserção ou colunas situadas à esquerda da janela, evitando que elas sejam roladas para fora. Para salvar as mudanças no layout da tabela basta clicar no botão Salvar na barra de ferramentas ou selecionar a opção Salvar no menu Arquivo. Ao fechar a tabela sem ter salvado as alterações, o próprio Access abre uma caixa de diálogo perguntando se você deseja salvar o novo layout; caso você queira salvá-lo clique em Sim.

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Para trocar colunas de lugar, selecione a coluna, clique novamente na sua legenda e arraste-a para uma outra coluna ao lado da qual será inserida. Pode-se copiar, mover e remover dados/registros via menu Editar e opções Recortar, Copiar, Colar, tradicionais em ambiente Windows. Podemos copiar dados entre campos, copiar registros para o final da tabela ou copiar registros entre tabelas diferentes. Neste último caso a cópia é feita segundo a ordem dos campos, independentemente do nome deles. Caso se deseja que a cópia substitua certos registros, estes devem ser selecionados antes de usar Colar. Se a cópia for para o final da tabela, utilizar Colar acréscimo no menu Editar. A folha de dados possui barra de ferramentas própria:
Filtros Aplicar/remover filtro

Salvar

Visualizar impressão

Desfaz a última operação

Classifica em ordem crescente e decrescente

Botão utilizado para localizar dados

Figura 1.7 – Barra de ferramentas da folha de dados de uma tabela Para procurar dados na tabela pode-se acionar o botão correspondente na barra de ferramentas ou utilizar Localizar no menu Editar. Na caixa de diálogo que aparecerá em seguida você pode escolher onde o dado deve ser procurado. Em princípio, a procura será feita no campo onde está o ponto de inserção. Também é possível trocar uma informação por outra através da opção Substituir do menu Editar. Neste caso é necessário fornecer o valor a procurar e o novo valor que será atribuído. Para mostrar na folha de dados apenas os registros que satisfaçam determinada condição deve-se especificar um filtro. A montagem de filtros utiliza recursos análogos à construção de consultas como será visto mais adiante. Uma vez especificados os critérios de seleção dos registros, aplica-se o filtro com o botão correspondente. Para voltar a visualizar todos os registros utiliza-se o botão Remover.

1.6 – Salvar tabela
Podemos salvar a tabela via menu Arquivo e opção Salvar. Se desejamos salvá-la com outro nome, utilizar a opção Salvar como. Também será salva a tabela se fechamos a janela via botão de fechamento Windows ou via Fechar no menu Arquivo. Observar que podemos minimizar a janela Tabela via botão de minimização Windows. Deve ficar claro que a operação de salvamento salva tanto a estrutura quanto o conteúdo (registros) da tabela.

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As folhas de dados das outras tabelas que constituem o banco de dados Empresa estão indicadas a seguir:

Figura 1.8 – Outras tabelas do Banco de dados Empresa.

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Capítulo 2 – Relacionamentos
É comum que informações de uma tabela estejam associadas com informações de outras tabelas. Neste caso podemos estabelecer um relacionamento entre as duas tabelas. É através do relacionamento que o Access consegue, a partir de informações numa tabela, obter informações registradas na outra tabela. Existem três tipos de relacionamentos entre duas tabelas A e B: um-para-um, um-para-muitos e muitos-para-muitos.

2.1 – Relacionamento um-para-um
O relacionamento um-para-um ocorre quando um registro na tabela A possui no máximo um registro associado na tabela B e um registro na tabela B possui no máximo um registro associado na tabela A. Este relacionamento está presente no número do gerente/número do funcionário, entre o cadastro de departamentos e o cadastro de funcionários. Para cada número de gerente identificamos apenas um registro no cadastro de funcionários e cada funcionário é eventualmente gerente de apenas um departamento.

2.2 – Relacionamento um-para-muitos
O relacionamento um-para-muitos ocorre quando um registro na tabela A pode ter mais de um registro associado na tabela B, entretanto, um registro da tabela B possui no máximo um registro associado na tabela A. Este relacionamento está presente na sigla do departamento entre o cadastro de departamento e o cadastro de funcionários. Para cada sigla no cadastro de departamentos identificamos vários registros com esta sigla no cadastro de funcionários, entretanto, para cada sigla no cadastro de funcionários identificamos no máximo um registro no cadastro de departamentos. Também deve ficar claro que, em princípio, podemos ter departamentos sem funcionários e funcionários que momentaneamente não estão alocados em qualquer departamento.

2.3 – Relacionamento muitos-para-muitos
O relacionamento muitos-para-muitos ocorre quando um registro na tabela A pode ter mais de um registro associado na tabela B e, analogamente, um registro na tabela B pode ter mais de um registro associado na tabela A. Os cargos ocupados por um funcionário ao longo do tempo constituem um relacionamento desta natureza. Cada funcionário ocupou vários cargos e um cargo foi

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ocupado por diversos funcionários. Nesse relacionamento fica imediatamente aparente que ao par funcionário/cargo provavelmente estarão associadas outras informações, por exemplo, a data em que o funcionário assumiu o cargo em questão. Relacionamentos do tipo muitos-para-muitos não podem ser especificados diretamente em Access. É necessária a criação de uma tabela intermediária que no caso poderia ter o nome: cargos ocupados. Cada registro nesta tabela seria composto de três campos: número do funcionário, código do cargo e data de admissão neste cargo. Como se observa, criou-se um relacionamento um-para-muitos entre o cadastro de funcionários e o cadastro de cargos ocupados e, analogamente, outro relacionamento um-para-muitos entre o cadastro de cargos e salários e o cadastro de cargos ocupados. Portanto um relacionamento muitos-para-muitos é convertido em dois relacionamentos um-paramuitos quando houver informações associadas aos pares relacionados.

2.4 – Criação de relacionamentos
Em Access podemos criar relacionamentos localizados, utilizados numa consulta específica, ou relacionamentos globais que possivelmente terão um uso mais geral. Relacionamentos de uso localizado serão vistos mais adiante no capítulo referente a consultas. Relacionamentos de uso geral são úteis porque podem ser usados automaticamente em novas consultas, facilitam a geração de subformulários e subrelatórios e permitem um certo grau de proteção em operações de atualização ao se impor a integridade referencial para os relacionamentos como será visto adiante. A criação e edição de relacionamentos é feita na janela Relacionamentos como mostra a figura 2.1. Nesta janela mostra-se o diagrama de relacionamentos entre as tabelas. Para cada tabela são mostrados os seus campos e linhas de associação com campos de outras tabelas. Estas linhas representam os relacionamentos.

Figura 2.1 – Janela Relacionamentos

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Para exibir a janela Relacionamentos, clica-se o botão Relacionamentos na barra de ferramentas da janela Banco de Dados. Em resposta aparece a janela acompanhada da janela de diálogo Mostrar Tabela. Se o diálogo não aparecer, basta clicar o botão Mostrar tabela na barra de ferramentas. No caso foram adicionadas as três tabelas anteriormente construídas. As tabelas adicionais podem ser arrastadas e redimensionadas até que fiquem visualmente legíveis. Para criar o relacionamento entre o cadastro de departamentos e o cadastro de funcionários, clica-se sobre o campo sigla do departamento na tabela cadastro de departamentos e arrasta-se até o campo sigla do departamento na tabela cadastro de funcionários. Em resposta surge a janela de diálogo relacionamentos (figura 2.3) para que sejam fornecidas mais especificações sobre a ligação em questão. Caso se deseje alterar posteriormente estas especificações basta dar duplo clique sobre a linha de união, isto faz aparecer a janela de diálogo relacionamentos. No caso deseja-se impor a integridade referencial para impossibilitar o cadastramento de funcionários em departamentos inexistentes no cadastro de departamentos. Ao ligar esta opção passa a ser necessário especificar também qual é o tipo de relacionamento. O tipo um-para-muitos já aparece selecionado porque é o padrão do Access. Além disso, é necessário indicar se deseja-se a atualização em cascata e a exclusão em cascata. A atualização em cascata ocorre quando se altera a sigla de um departamento na cadastro de departamentos e automaticamente todas siglas correspondentes no cadastro de funcionários são atualizadas. A exclusão em cascata ocorre na caso da exclusão de um departamento do cadastro de departamentos. Em resposta são excluídos todos os registros correspondentes do cadastro de funcionários. Ao fechar a janela Relacionamentos o sistema em geral pergunta se deseja-se salvar o layout desta janela. Convém salvá-lo se uma nova distribuição das tabelas for visualmente mais adequada. Deve-se observar que o desenho dos relacionamentos indica se ele é do tipo um-para-muitos (algarismo 1 e símbolo de infinito) ou um-para-um (algarismo 1). As bordas mais grossas da linha de união indicam que a integridade referencial foi imposta para o relacionamento.

2.5 – Remoção de relacionamentos
Para remover um relacionamento basta selecionar a linha de união e acionar a tecla DEL. Para remover uma tabela basta selecioná-la e acionar também a tecla DEL. É importante lembrar que a remoção de uma tabela não remove o relacionamento. Se a janela relacionamentos for fechada e acionada de novo, então a tabela apagada é mostrada novamente com todos os seus relacionamentos. Portanto para remover um relacionamento é necessário selecioná-lo explicitamente e acionar DEL, em seguida se remove a tabela. Pode-se apagar todo o conteúdo da janela Relacionamentos. Para isso, basta no menu Editar acionar Limpar Layout. Mas isto não remove os relacionamentos registrados

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internamente. Em seguida pode-se adicionar uma tabela e utilizar o botão da barra de ferramentas Exibir relacionamentos diretos para exibir apenas os relacionamentos diretamente associados á tabela. Para exibir tudo, acione o botão Exibir todos relacionamentos.

Mostrar tabela

Exibir relacionamentos diretos

Exibir todos relacionamentos

Limpar layout

Figura 2.2 – Barra de ferramentas da janela Relacionamentos

Figura 2.3 – Janela de diálogo relacionamentos

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Capítulo 3 – Consultas
3.1 – Definição
Uma consulta recupera informações no Banco de Dados e eventualmente apresenta-as na tela. Serão estudados três tipos de consultas: de seleção: seleciona e apresenta registros no formato padrão de cruzamento: seleciona e apresenta registros em formato de planilha de ação: altera o conteúdo de registros numa única operação

Os registros selecionados constituem um conjunto. Este conjunto é dinâmico no sentido de seu conteúdo ter por origem várias tabelas e no sentido de só existir enquanto a consulta estiver ativa. Ao fechar uma consulta, ele deixa de existir. Isto constitui uma grande vantagem pois se alterarmos os dados de uma tabela as consultas sobre ela automaticamente refletirão essas alterações. Consultas constituem um recurso prático para obter informações específicas contidas no Banco de Dados. Com elas podemos: escolher campos específicos de tabelas específicas; selecionar informações via critérios; mostrar as informações em várias ordens; obter dados de várias tabelas simultaneamente; calcular totais; criar formulários e relatórios; criar outras consultas e gráficos.

3.2 – Gerar nova consulta
A obtenção de uma nova consulta é feita a partir da janela Banco de Dados, selecionando Consultas e clicando na opção Novo. Em resposta aparecerá uma caixa de diálogo que permite que você escolha o modo como a consulta deve ser construída. Ou você mesmo monta a consulta através do modo Estrutura ou você utiliza os Assistentes, que facilitam a montagem tanto de consultas como relatórios, formulários etc. Ao escolher o modo estrutura, aparecerá a janela de Consulta Seleção sobreposta com a janela de diálogo Mostrar tabela. Para cada tabela ou consulta a adicionar, selecione seu nome e clique no botão Adicionar. Caso se adicione uma tabela/consulta errada, basta selecioná-la e apertar DEL para removê-la da área de tabelas.

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Figura 3.1 – Janela Mostrar tabela da consulta A ativação da janela de diálogo Mostrar tabela também pode ser realizada através do menu Consulta opção Mostrar tabela ou pelo botão correspondente na barra de ferramentas. A janela Consulta Seleção possui duas áreas, a área das tabelas envolvidas na consulta e a área da consulta propriamente ativa. Nesta última área a montagem da consulta é feita através do esquema QBE (query by example). Neste esquema criamos as consultas arrastando campos da área superior da janela para a área inferior. Na planilha QBE cada coluna contém informações a respeito do campo incluído na consulta.

Executa a consulta

Mostrar tabela

Propriedades

Alterna entre o modo estrutura e a folha de dados

Tipo de consulta

Exibe/ oculta totais

Janela Banco de Dados

Figura 3.2 – Barra de ferramentas da Janela Consulta A figura 3.3 mostra a estrutura da consulta que foi denominada “Engenheiros da Empresa”. Ao acionar a execução da consulta aparece o resultado apresentado na figura

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3.4. Esta figura mostra que o resultado é apresentado numa folha de dados que, em princípio, pode ser também usada para alterar e excluir registros.

Duplo clic seleciona tudo Chave primária Arrastar para o campo ou duplo clic Inclui todos os campos A seta seleciona a coluna

Quais registros serão exibidos

Classificação por vários campos

Indica que será exibida a coluna

Figura 3.3 – Estrutura da Consulta Engenheiros da Empresa

Figura 3.4 – Folha de Dados da consulta Engenheiros da Empresa

3.3 – Adicionar campos à consulta
Inicialmente deve-se selecionar os campos na tabela. Pode-se selecionar vários campos clicando e apertando simultaneamente SHIFT ou CTRL. Em seguida, apontar para algum dos campos selecionados e arrastar para a linha campo na área inferior.

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Também é possível adicionar um campo selecionando o campo na área inferior. Basta abrir a caixa de combinação que aparece quando o ponto de inserção está posicionado na área do campo e escolher entre os campos listados. Para adicionar todos os campos da tabela à planilha QBE é necessário inicialmente selecionar todos os campos. Há um atalho para esta tarefa: basta clicar duas vezes a barra de título da tabela. Outro método consiste no arraste da linha de asterisco (*) da tabela para algum campo da parte inferior. Entretanto, neste caso ele arrasta toda a tabela e produz um efeito secundário interessante: caso a tabela venha a ser alterada na sua estrutura, pela adição/exclusão de campos, não será necessário refazer a consulta envolvida. Por outro lado, campos QBE baseados em asterisco não admitem critério de classificação e seleção. Para inserir um campo entre outros já existentes na planilha QBE basta arrastar o campo selecionado na parte superior para o campo que ficará à direita do campo inserido. Para rearranjar campos na planilha QBE basta selecionar e arrastar para outra posição. Para eliminar um campo, basta selecionar e dar DEL. Para remover todos os campos da planilha use a opção Limpar grade do menu Editar. O texto que identifica colunas na folha de dados é o nome do campo. Muitas vezes esse nome é longo e deseja-se substitui-lo por outro. Para tanto basta preceder o nome do campo na planilha QBE com o nome desejado seguido de dois pontos. Exemplo: Cargo: código do cargo. Entretanto, se a coluna possuir a propriedade legenda esta terá prioridade. Eventualmente é necessário utilizar um campo numa consulta sem que haja necessidade de mostrá-lo na folha de dados, por exemplo, quando esse campo participa da chave de classificação. Neste caso basta desativar a marquinha de Mostrar correspondente na planilha QBE.

3.4 – Classificação dos dados apresentados
Basta especificar a ordem de classificação (crescente ou decrescente) dos campos que fazem parte da chave de classificação. Observar que a ordem dos campos passa a ser importante e, eventualmente, é necessário rearranjar as colunas em relação à sua ordem na tabela original. Nada impede de um campo da tabela ocorrer duas ou mais vezes como campo na planilha QBE. Eventualmente essa pode ser uma solução interessante para poder usar o campo na chave de classificação (onde sua posição é fixa) porém desativando sua apresentação na linha Mostrar. A segunda versão do campo é exibida na posição desejada pelo usuário. O mesmo efeito pode ser utilizado em conjunto com campos da planilha QBE oriundos de asterisco. Como não é possível usar critérios de seleção e classificação para campos asterisco, basta incluir uma duplicata dos campos necessários. Para essas duplicatas são

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estabelecidos os critérios de classificação e seleção concomitantemente com a desativação de sua apresentação na linha Mostrar da planilha QBE.

3.5 – Salvar e imprimir consultas
Para salvar a consulta, use as opções Salvar e Salvar como/exportar do menu Arquivo. Para imprimir a consulta devemos estar na folha de dados e acionar Visualizar impressão para ver o layout da folha a ser impressa. A opção Imprimir do menu Arquivo realiza a impressão permitindo eventualmente imprimir apenas os registros selecionados na folha de dados. Para isso, basta escolher a opção Registros Selecionados como Intervalo de Impressão.

3.6- Critérios de Seleção envolvendo um único campo
Como critério de seleção na planilha QBE podemos empregar diversos tipos de expressões envolvendo diversos tipos de funções internas. O resultado de alguns critérios exemplos é apresentado a seguir: >520 entre 520 e 528 = “Carlos Moreira” “S*” “ fe*eira” “sm?th” “* * *” */*/93 negado como “S*” >=1-jan-92 e <=20-fev-93 “S*” ou “R*” nulo negado nulo em (“eng1”; “eng2”) data() entre data() e data()-7 todos os números maiores que 520 todos os números entre 520 e 528 inclusive todos exatamente iguais a todos iniciados com a letra S por exemplo: ferreira, fereira, festeira por exemplo: smith, smyth nomes de três palavras separadas por um branco todas as datas de 93 todos os nomes não iniciados por S todas as datas no intervalo todos iniciados pela letra S ou R todos os registros com campo nulo todos os registros com valor no campo todos com valor na lista todos com a data atual todos com data da última semana

3.7- Critérios de seleção envolvendo mais de um campo
Neste caso emprega-se as linhas Critério, ou e linhas seguintes da planilha QBE. Deve-se observar a seguinte regra para definir expressões entre vários campos:

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-

expressões ligadas por e ficam na mesma linha expressões ligadas por ou ficam em linhas diferentes.

Os exemplos seguintes esclarecem a questão: a) selecionar todos os engenheiros e que sejam do departamento de finanças:

b)

todos

os

engenheiros

ou

funcionários

do

departamento

de

finanças:

c) todos engenheiros nível 2 do departamento de marketing ou engenheiros nível 2 com nomes iniciados pela letra R

Figura 3.5 – Seleções envolvendo mais de um campo

3.8 – Seleção com valores únicos sem repetição
Seja o problema de exibir os cargos constantes do cadastro de funcionários. Em princípio basta montar uma consulta simples, envolvendo apenas o código do cargo, conforme a figura 3.6.

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Figura 3.6 – Consultas sem e com valores exclusivos Como se observa há repetição de valores pois todos os registros foram selecionados e apenas o campo código do cargo é apresentado. Para listar sem repetição deve-se indicar que a seleção deve omitir valores repetidos. Para tanto deve-se acionar na tela de projeto (Modo Estrutura) o menu Exibir opção Propriedades ou clicar no botão correspondente. Na janela de diálogo que aparece em seguida, ativar a opção Valores Exclusivos.

3.9 – Consultas com múltiplas tabelas
É comum que dados para uma consulta se localizem em diversas tabelas. Por exemplo, a tabela cadastro de funcionários faz referência ao código do cargo do funcionário, mas não especifica seu salário, pois na empresa exemplo o salário é função apenas do cargo. Dessa forma, o salário correspondente a cada cargo consta somente na tabela cadastro de cargos e salários. Se desejamos fazer uma consulta que apresenta o nome do funcionário e seu salário será necessária a referência a duas tabelas. Além disso, é necessário informar ao sistema como as informações se ligam entre as tabelas, no caso, a ligação é através do código do cargo

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que consta nas duas tabelas. Essa ligação é estabelecida no modo estrutura da consulta após ter-se adicionado as duas tabelas na parte superior. Para fazer a ligação, basta clicar sobre a linha código do cargo na tabela cadastro de funcionários e arrastar até que o ícone fique sobre a linha código do cargo na tabela cadastro de cargos e salários. Se os campos envolvidos possuírem o mesmo nome nas duas tabelas então o Access tentará estabelecer o relacionamento automaticamente. Da mesma forma, caso já tenham sido estabelecidos os relacionamentos entre as duas tabelas na janela relacionamentos, então ao adicionar as tabelas na janela de projeto de consultas automaticamente aparecerá a reta de ligação entre os campos relacionados. Finalmente especificamos na planilha QBE quais campos a incluir na consulta: o nome do funcionário o salário do cargo o desconto de 8% sobre o salário

O último campo é um campo computado cuja descrição se inicia com a palavra desconto seguida de dois pontos. Esta será a legenda da coluna. O cálculo efetuado envolve a seguinte expressão: Cmoeda(IIf(Énulo([salário do cargo]);0;[salário do cargo]*0,08)) Esta fórmula envolve várias funções internas do sistema. Inicialmente deve-se observar que campos envolvidos em expressões precisam estar entre colchetes, daí a razão de se escrever [salário do cargo]. A função IIf é uma função do tipo IIf(x;y;z) onde x é um teste e y e z são os resultados que a função fornece. Se o teste der verdadeiro, então retorna o resultado y, se o teste der falso, então retorna z. No caso, é necessário testar o campo salário do cargo pois podemos ter funcionários sem cargo. Dessa forma, é feito um teste para verificar se o campo tem valor nulo. Observar que ao digitar IIf, o nome da função é automaticamente substituído pelo nome Selmed. Observar também que o fato do salário não existir é que está sendo testado pela função Énulo e não que o valor do salário valha zero. Se não existir o salário então retorna zero como desconto. Se o salário existir então ele é empregado para calcular 8% sobre ele. Tanto um resultado quanto o outro acabam sendo alimentados na função Cmoeda que converte esse resultado do formato interno para formato moeda e que é finalmente apresentado na folha de dados. A fórmula para cálculo dos descontos foi digitada diretamente na coluna QBE porém, poderia ter sido construída com auxílio do botão Construir que aciona o construtor de expressões.

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Figura 3.7 – Consulta envolvendo várias tabelas

Figura 3.8 – Folha de dados de consulta envolvendo várias tabelas

3.10 – Totalizações
É possível obter totais em consultas. Podemos contar o número de ocorrências de registros, obter somas, médias, mínimos, máximos etc. Para obter totais é necessário acrescentar uma linha Total na planilha QBE o que é feito pelo botão somatória na barra de ferramentas ou menu Exibir opção Totais. Na linha Total para cada campo da consulta deverá ser especificado o tipo de totalização desejada. Por exemplo, se o campo servir apenas para contar registros, devemos escolher a opção Contar. Se o campo tiver que ser somado, escolhe-se Soma. Por outro lado, sempre haverá campos que vão controlar o agrupamento dos registros, por exemplo, se

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desejamos totais por departamentos, no caso para o de nome do departamento, especificaremos Agrupar por. Para obter totais de subagrupamentos basta incluir na sequência correta os campos que dão origem aos grupos e subgrupos indicando a ordem de classificação mais conveniente. O exemplo da figura 3.9 mostra a obtenção do total de funcionários por cargo dentro de cada departamento. Para cada entrada nesta consulta também é apresentada a soma dos salários. Na figura 3.10 da folha de dados observa-se que a coluna com o total dos salários possui legenda e está em formato moeda. Estas características foram definidas selecionando a coluna salário do cargo na janela de estrutura da consulta e acionando o botão propriedades na barra de ferramentas. Na janela Propriedades do campo foram especificados o formato moeda, casas decimais automáticas e legenda Soma.

Figura 3.9 – Consulta envolvendo totalizações

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Figura 3.10 – Folha de dados de consulta envolvendo várias tabelas

3.11 – Tabelas Cruzadas
As totalizações vistas anteriormente também podem ser obtidas através de consultas de referência cruzada. A figura 3.11 mostra a construção de uma consulta deste tipo na janela Consulta de Tabela de Referência Cruzada acionada pelo botão correspondente na barra de ferramentas. Neste tipo de consulta deve-se indicar qual a informação que caracteriza linhas e colunas. Isto é indicado na linha Referência cruzada: linha, coluna ou valor. No exemplo, o campo Número do funcionário foi usado como valor para indicar contagem dos funcionários do par departamento e cargo. Além disso, é necessário indicar na linha total como cada campo deve ser computado. A sigla do departamento e o código do cargo são campos de agrupamento e o número do funcionário indica simples contagem.

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Figura 3.11– Estrutura de consulta de Referência Cruzada

Figura 3.12 – Folha de Dados da consulta de Referência Cruzada

3.12 – Propriedades da Associação
Quando se constrói uma relação entre duas tabelas numa consulta é necessário especificar qual o tipo de associação desejada. Esta questão pode ser observada na consulta que relaciona para cada departamento o nome do seu gerente. A figura 3.13 mostra a estrutura dessa consulta que envolve duas tabelas e uma associação entre o número do gerente e o número do funcionário (foi removido o relacionamento entre siglas do departamento).

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Figura 3.13 – Consulta para campos associados iguais Ao se clicar sobre a linha de associação aparece a janela Propriedades da Associação, conforme a figura 3.14.

Figura 3.14 – Janela para definir tipo de associação Nessa janela está ligada a primeira opção, o que indica que na folha de dados da consulta só irão aparecer as informações de campos das duas tabelas para registros onde o número do gerente e o número do funcionário forem iguais. A folha de dados correspondente aparece na figura 3.15.

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Figura 3.15 – Folha de dados para a associação tipo 1 Por outro lado, se desejamos que apareçam todos os departamentos mesmo aqueles que não possuem gerente ou cujo número de gente por alguma razão não ocorra no cadastro de funcionários, então devemos ligar a opção que inclui todos os registros do cadastro de departamentos. Observar que neste caso a linha de associação se transforma numa seta que vai do cadastro de departamentos para o cadastro de funcionários. A folha de dados correspondente aparece na figura 3.16.

Figura 3.16 - Folha de dados para a associação tipo 2 Finalmente é possível relacionar todos os funcionários do cadastro de funcionários acompanhados de seu eventual registro associado no cadastro de departamentos (caso sejam gerentes). Neste caso é necessário escolher a terceira opção na janela Propriedades da Associação. Observar que neste caso a linha de associação se transforma numa seta que vai do cadastro de funcionários para o cadastro de departamentos. A folha de dados correspondente aparece na figura 3.17.

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Figura 3.17 – Folha de dados para a associação tipo 3

3.13 – Consultas com parâmetros
Podemos construir consultas cujos critérios de seleção podem ser fornecidos quando a consulta for executada. Por exemplo, podemos pedir ao usuário que forneça a sigla do departamento dos funcionários que deseja listar na tela. Para tanto construímos uma consulta normal de seleção, por exemplo, a partir da tabela cadastro de funcionários e na linha Critério do campo sigla do departamento especificamos uma mensagem entre colchetes: [informar sigla do depto a listar]. Essa mensagem é apresentada através de uma janela de informação de parâmetro onde o usuário deve digitar a sigla desejada. Apenas os registros com esta sigla serão listados. A figura 3.18 mostra a estrutura e janela de solicitação do parâmetro.

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Figura 3.18 – Consulta com parâmetro

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Capítulo 4 – Consultas envolvendo ações
Consultas do tipo seleção apenas apresentam dados na tela para o usuário inspecionar. Também podemos realizar ações com ou sobre o Banco de Dados e neste caso também empregamos consultas. Como estas consultas causam efeitos secundários, são identificadas por outros tipos de ícones na janela Banco de dados.

Figura 4.1 – Botão tipo de consulta O sistema em geral vai exigir confirmação para cada ação realizada por este tipo de consulta. Observe que esta confirmação pode ser inibida ( via menu Ferramentas, opção Opções, categoria Editar/Localizar, opção Confirmar consultas Ação). Para construir consultas envolvendo ações secundárias normalmente partimos de uma consulta tipo Seleção. Também é uma boa prática inicialmente testar a seleção para verificar sobre quais registros ela atua antes de transformá-la numa consulta tipo Ação. As ações que podemos ativar são: Construir novas tabelas Excluir registros de tabelas Adicionar registros à tabela Alterar blocos de registros de tabelas.

4.1 – Construir novas tabelas
Inicialmente criamos uma consulta tipo seleção que seleciona os registros que desejamos converter numa tabela. Uma utilidade típica desse tipo de ação é a criação de tabelas que vão ser exportadas/transferidas para outros sistemas/usuários. Por exemplo, podemos desejar criar uma tabela contendo os funcionários do departamento de marketing acompanhados de suas respectivas remunerações. Para isso inicialmente construímos uma consulta tipo Seleção. A seguir convertemos esta consulta numa consulta para construir nova tabela, acionando o menu Consulta na janela de

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estrutura da consulta ou Botão tipo de consulta e clicando na opção Consulta criar tabela. Em resposta aparecerá uma janela de diálogo para informar o nome que deve ser atribuído a tabela: funcionários de mkt.

O asterisco indica que todos os campos do cadastro serão incluídos

Não exibir: usado apenas para selecionar registros

Figura 4.2 – Consulta para a criação de uma nova tabela Observar na figura 4.2 que na consulta foram incluídos todos os campos do cadastro de funcionários através do arraste do asterisco correspondente. Isto impede a especificação do critério de seleção, por esta razão foi incluída a coluna sigla do departamento, porém, com a caixa Mostrar inibida. Além disso, para a coluna salário do cargo foi necessário, via diálogo de propriedades do campo, especificar formato moeda com duas casas decimais.

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Para realizar a ação devemos acionar o botão de execução na barra de ferramentas (botão com ponto de exclamação). O sistema responde dizendo quantos registros serão copiados e exige confirmação. Para inspecionar a tabela gerada devemos fechar a janela de estrutura de consultas e ir para a janela do Banco de Dados ativando Tabela e Abrir para a tabela funcionários de mkt.

4.2 – Excluir registros de tabelas
Neste exemplo vamos usar uma cópia da tabela funcionários de mkt criada no item anterior. Para obter esta cópia, selecionamos a tabela original na janela Banco de Dados e acionamos o menu Editar, opção Copiar. Em seguida usamos a opção Colar que solicitará o nome da nova tabela: funcionários de mkt – cópia1. Serão copiados a estrutura e o conteúdo da tabela. A nova tabela funcionários de mkt – cópia1 será usada como argumento da consulta de exclusão onde o objetivo será o de remover todos os funcionários que sejam engenheiros. Inicialmente se constrói uma consulta tradicional de seleção, verifica-se se ela está selecionando o que se deseja e em seguida transforma-se a mesma numa consulta exclusão via menu Consulta opção Consulta exclusão. Essa opção acrescenta na planilha QBE uma linha a mais denominada Excluir onde deverá ser indicada a tabela da exclusão (De) e o campo critério de exclusão (Onde).

Onde: indicação do campo cujo critério será considerado como sendo de exclusão. De: indicação da tabela na qual a exclusão deve ser feita Critério dos registros a serem excluídos

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Figura 4.3 – Consulta para a exclusão dos engenheiros da tabela funcionários de mkt cópia1

4.3 – Anexar registros à tabela
Neste exemplo vamos tentar recompor a tabela funcionários de mkt – cópia 1, voltando a acrescentar os registros dos engenheiros. Para não modificar a tabela cópia 1 vamos gerar uma cópia 2 idêntica á cópia 1. Só que agora iremos usar o procedimento de construção de novas tabelas visto no item 4.1: na janela Banco de Dados escolher Consulta e clicar em Novo adicionar a tabela funcionários de mkt – cópia 1 duplo clique no asterisco no menu Consulta , escolher Consulta criar tabela atribuir nome funcionários de mkt – cópia 2 à nova tabela executar a consulta via botão de execução fechar a janela de estrutura sem salvar, já que a consulta possui caráter apenas eventual

A consulta de anexação de registros utiliza como origem dos campos as tabelas cadastro de funcionários e cadastro de cargos e salários pois será necessário acrescentar o salário de cada funcionário. Como pretendemos anexar somente os engenheiros, será necessário indicar na planilha QBE que além da seleção do departamento(mkt), é necessário selecionar o cargo(eng*). Portanto iremos selecionar os funcionários de mkt que sejam engenheiros. A seguir, a consulta é convertida numa consulta de anexação escolhendo a opção Consulta acréscimo do menu Consulta. Será solicitado o nome da tabela a qual as informações serão anexadas: funcionários de mkt – cópia 2. Em seguida podemos executar a consulta via botão executar e salvar a Consulta de anexação com nome: anexa eng* em funcionários de mkt – cópia 2. Observar na figura 4.4 que os dados foram recompostos porém estão fora de ordem pois a tabela não possui chave primária.

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A quais campos será feita a anexação

Engenheiros do depto de mkt

Figura 4.4 – Consulta para a anexação de registros a funcionários de mkt – cópia 2

4.4 – Alterar blocos de registros
A alteração manual de registros é conveniente quando o volume de dados a alterar é baixo. Quando o volume é grande convém realizar a alteração através de uma consulta de alteração. Por exemplo, vamos alterar os salários dos engenheiros e dos analistas de sistemas na tabela cadastros de cargos e salários acrescentando-lhes 20% no seu valor. Inicialmente cria-se uma consulta normal de seleção indicando todos os campos da tabela cadastros de cargos e salários necessários. Na folha de dados observa-se se a seleção está correta pois sobre estes registros é que a alteração irá atuar. A seguir escolhe-se a opção Consulta atualização do menu Consulta, e que acrescenta uma linha Atualizar para na planilha QBE. Nesta linha indica-se o novo valor computado para o campo dos registros que serão selecionados. Executa-se a atualização via botão executar e salva-se a consulta com nome apropriado.

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Figura 4.5 – Consulta para a atualização de alguns salários

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Capítulo 5 – Formulários: operações básicas
Formulários constituem telas para a entrada e apresentação de informações. O layout destas telas é determinado pelo projetista do Banco de Dados e pode envolver alguma sofisticação tal como uso de cores, letras de diversos tipos e tamanhos, figuras, botões etc. Nos formulários é possível apresentar resultados de cálculos e efetuar consistências sobre dados alimentados. Eventualmente pode-se imprimir um formulário apesar do Access possuir um recurso específico para a apresentação de informações impressas: relatórios. Existem três tipos importantes de formulários: colunar, tabular e subformulários. Em geral é possível criar rapidamente um formulário através de um recurso denominado Assistente. Os assistentes geram formulários relativamente padronizados sobre os quais, se o projetista desejar, é possível fazer ajustes. A sequência de passos para a criação de um formulário através do assistente é o seguinte: na janela Banco de dados, selecionar Formulários e clicar o botão Novo escolher a opção Assistente de formulário escolher a tabela ou consulta para a qual o formulário será desenvolvido seguir as indicações dadas pelas janelas apresentadas pelo assistente.

Para gerar um formulário rapidamente no formato padrão basta escolher o assistente para autoformulários colunar, tabular ou folha de dados. Ao final deste processo pode-se inspecionar o formulário gerado na janela de estrutura ou na janela de formulário com os dados da tabela ou consulta. Acessoriamente pode-se inspecionar essa tabela ou consulta no formato padrão de folha de dados, basta acionar os botões correspondentes na barra de ferramentas na parte superior da tela. A figura 5.1 mostra o formulário gerado para o cadastro de funcionários.

Figura 5.1 – Formulário gerado pelo assistente para o cadastro de funcionários Para verificar a distribuição das informações desse formulário impresso, basta acionar o botão Visualizar impressão. Este botão também pode ser acionado diretamente na janela Banco de Dados. O sistema fornece uma visão da impressão em formato compactado. Para visualizar detalhes pode-se acionar o zoom clicando sobre a parte desejada. Para sair

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do modo de visualização de impressão, basta clicar a tecla ESC ou clicar o botão Fechar na barra de ferramentas.

Seções

Rótulos

Caixas de texto associadas a campos da tabela

Figura 5.2 – Janela de projeto do formulário do cadastro de funcionários. As barras de ferramentas para a construção de formulários apresentam recursos que dependem da personificação usada (menu Exibir, opção Barra de Ferramentas, Personalizar). Em geral apresentam-se configuradas conforme a figura 5.3. Além disso, também é empregada a caixa de ferramentas para construir rótulos e caixas de texto conforme detalhado a seguir. Caso as barras ou a caixa não estejam visíveis no modo estrutura do formulário deve-se torná-los visíveis através das opções no menu Exibir.

Mostra a folha de dados, formulário ou estrutura

Lista de campos

Caixa de ferramentas

Propriedades

Seleciona objetos do formulário

Cor de fundo

Cor de letra

Cor de borda

Tipo de borda

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Figura 5.3 – Barras e caixa de ferramentas para a construção de formulários O projetista de formulários manipula controles na janela de estrutura. As ações que ele pode realizar em geral envolvem seleção, movimentação, redimensionamento e ajuste destes controles. Estas ações básicas também valem para o desenvolvimento de relatórios sendo apresentadas a seguir.

5.1 – Seleção
A seleção do controle é feita clicando sobre ele, em resposta aparecem marcas guias de manipulação (handles). Alguns controles, como caixas de texto, possuem outro controle associado do tipo rótulo. Estes dois controles em geral andam juntos.
Guias de Movimentação

Guias de Redimensionamento

Rótulo

Caixa de texto selecionada

Figura 5.4 – Caixa de texto com rótulo associado Clicando sobre o rótulo será considerado selecionado o rótulo, clicando sobre a caixa de texto será considerada selecionada a caixa de texto. É possível selecionar múltiplos controles clicando o mouse fora da área em que estão estes controles, arrastando por sobre eles até envolvê-los e soltando em seguida o mouse. Este procedimento também pode ser usado para selecionar só caixas de texto ou só rótulos dependendo de quais objetos foram envolvidos pela seleção. Outra forma de selecionar múltiplos controles é clicando um por um enquanto se mantém pressionada a tecla SHIFT.

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5.2 – Movimentação
Para movimentar o par rótulo e caixa de texto selecionados deve-se colocar o cursor sobre suas bordas inferiores até que ele se transforme numa mãozinha. Neste instante deve-se clicar e arrastar. Para mover apenas o rótulo, clicar a sua guia de movimentação(a seta se transforma em uma mãozinha com o dedo indicador apontando para a guia) e arrastar. Para mover apenas a caixa de texto utilizar sua correspondente marca guia. Observar que apesar da movimentação ser separada, os dois controles permanecem associados. Caso seja necessário mover apenas um dos elementos do par para outra seção (cabeçalho, rodapé), será necessário utilizar o menu Editar. Seleciona-se o elemento e utiliza-se Recortar. A seguir seleciona-se a seção objetivo e aciona-se Colar. Agora os dois controles estarão definitivamente desassociados. Para restringir a direção de movimentação dos controles recomenda-se manter pressionada a tecla SHIFT, selecionar o controle e arrastá-lo. A direção do primeiro movimento prevalecerá e será a única segundo a qual poderemos mover o controle até soltar o botão do mouse.

5.3 – Redimensionamento
O redimensionamento é feito através do posicionamento do mouse sobre uma guia de redimensionamento. O ponteiro deve mudar de formato para uma seta de duas pontas, neste instante deve-se clicar e arrastar. É possível ajustar as bordas de rótulos ao texto que ele contém automaticamente. Deve-se selecionar o rótulo e acionar Formatar, Dimensionar, Para caber. Caso o texto seja expandido ou reduzido em quantidade de caracteres, automaticamente é feito o ajuste das bordas.

5.4 – Replicação
Podemos duplicar um controle diversas vezes. Deve-se selecionar o controle e usar o menu Editar com a opção Duplicar. A duplicata que aparece ao lado ou abaixo do controle original deve ser movida para a posição desejada e, caso necessário, nova duplicação pode ser solicitada. Neste caso a duplicata já vai aparecer numa posição relativamente idêntica a que havia entre os dois controles anteriores. Outra maneira de replicar é através do recurso Copiar/Recortar/Colar. Neste caso seleciona-se o objeto, recorta-se ou copia-se via menu Editar. A seguir, seleciona-se a

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seção (detalhe, rodapé, cabeçalho) para onde deve ser feita a colagem. Novamente no menu Editar escolhe-se Colar.

5.5 – Remoção e associação de rótulos
Para remover um controle com seu rótulo associado deve-se clicar o controle e acionar a tecla DEL. Para remover apenas o rótulo deve-se clicar o rótulo e acionar DEL. Para reassociar um rótulo, o procedimento é algo complicado. Inicialmente deve criar um novo rótulo via ferramenta da caixa de ferramentas. Selecione o botão, clique no formulário, digite o texto. Em seguida recorte o rótulo via Editar; Recortar. Agora seleciona-se o controle ao qual será associado o rótulo e aciona-se Editar; Colar.

5.6 – Alinhamento à grade
O alinhamento correto e preciso entre controles de um formulário é difícil de obter manualmente. O Access dispõe de uma grade de alinhamento automático e que pode ser apresentada na janela de projeto do formulário. A grade só é usada durante a fase de projeto. Para que a grade seja exibida e utilizada automaticamente, várias providências precisam ser tomadas: ligar a opção Grade no menu Exibir ligar a opção Encaixar na grade no menu Formatar selecionar o formulário clicando em área fora das seções. No menu Exibir acionar a opção Propriedades para apresentar na tela a janela de diálogo de propriedades do formulário Na pasta Formato localizar as propriedades Grade X e Grade Y e atribuir a elas algum valor menor ou igual a 9, por exemplo 5, o que indica cinco pontos de grade por cm de formulário nas direções x e y.

A partir deste instante, todos os novos controles desenhados na tela serão automaticamente alinhados às marcas de grade. Caso, para algum controle, não se deseje este efeito, deve-se manter pressionada a tecla CTRL enquanto se desenha/arrasta o controle na tela. A apresentação da grade pode ser desligada desativando a opção Grade no menu Exibir. O alinhamento automático pode ser inibido desligando a opção Encaixar na grade no menu Formatar. Se o alinhamento automático não está ativo, é possível momentaneamente fazer um alinhamento. Deve-se selecionar os controles a acionar o menu Formatar, opção Alinhar

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seguida da opção À grade. Todos os controles selecionados serão alinhados segundo sua ponta superior esquerda. Caso se deseje que um controle totalmente desalinhado (nem a ponta superior esquerda, nem suas dimensões estão conforme a grade) fique de acordo com a grade deve-se acionar o menu Formatar com a opção Dimensionar/na grade.

5.7 – Alinhamento entre controles
Independentemente da grade, é possível alinhar controles entre si. Deve-se selecionar controles que estejam relativamente numa mesma linha ou coluna e acionar o menu Formatar opção Alinhar seguido de escolha entre Esquerda, Direita, Superior e Inferior. O alinhamento será sempre em relação ao lado do controle mais afastado do grupo.

5.8 – Cópia de Formulários
É comum desenvolver um novo formulário a partir de uma cópia de um formulário já existente. Para produzir uma cópia no mesmo banco de dados deve-se realizar as seguintes operações na janela Banco de Dados: selecionar o formulário na tela Banco de Dados no menu Editar usar Copiar no menu Editar usar Colar informar o nome da cópia na janela de diálogo

Para copiar formulários entre Banco de Dados distintos deve-se utilizar a opção Exportar do menu Arquivo.

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Capítulo 6 – Formulários: projeto e desenvolvimento
Formulários podem ser gerados pelos assistentes e/ou desenvolvidos pelo usuário. Existem alguns recursos para auxiliar nesta tarefa na janela de projeto: a lista de propriedades do controle selecionado a lista de campos da tabela ou consulta as barras de ferramentas a caixa de ferramentas

A lista de propriedades permite ajustar características específicas de cada controle. Para exibi-la deve-se selecionar o objeto, o menu Exibir e opção Propriedades ou acionar o botão de propriedades na barra de ferramentas. O mesmo efeito também é obtido clicando duas vezes o objeto ao selecioná-lo. Ao digitar o valor de uma propriedade pode ser que a área seja insuficiente, utilize SHIFT + F2 para mostrar a caixa de zoom da propriedade. Para exibir a lista de campos deve-se acionar o menu Exibir e opção Lista de Campos. Também pode-se acionar o botão da lista de campos na barra de ferramentas. Existem paletas de cores para o fundo/preenchimento, para o primeiro plano/fonte e para linha/borda. A utilização dessas paletas é realizada através da barra de ferramentas de formatação que, caso não esteja ativa, deve ser acionada via menu Exibir opção Barra de Ferramentas e Formatação. A caixa de ferramentas em geral já vem exibida quando alternamos para a janela de estrutura. Caso seja necessário forçar a exibição da caixa de ferramentas, deve-se usar o menu Exibir opção Caixa de ferramentas, ou clicar o botão correspondente na barra de ferramentas.
Selecionador de objetos Rótulo Grupo de opção Botão de opção Caixa de combinação Botão de comando Moldura de objeto não acoplado Quebra de página Subformulário/subrelatório Retângulo Assistente para controles Caixa de texto Botão alternar Caixa de seleção Caixa de listagem Imagem Moldura de objeto acoplado Controle guia Linha Mais controles

Figura 6.1 – Recursos da Caixa de Ferramentas

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No formulário criamos e manipulamos controles que podem ser de três tipos: controle associado a algum campo de tabela ou consulta e que exibirá automaticamente o conteúdo deste campo controle sem associação como é o caso de retas, retângulos, cabeçalhos e caixas de texto para a entrada de dados que não vão para a tabela controle calculado que ficará ligado à uma expressão.

6.1 – Criação de controles associados a campos
Gera-se controles deste tipo a partir da lista de campos. Basta selecionar os campos e arrastá-los para a posição desejada do formulário. Em princípio o Access sempre cria uma caixa de texto e seu rótulo para cada campo selecionado.Caso se deseja criar um outro tipo de controle, deve-se selecionar seu botão na caixa de ferramentas antes de selecionar os campos na lista de campos. Eventualmente deseja-se associar um campo a um controle que foi criado no formulário sem associação. Neste caso é necessário abrir a janela de propriedades do controle e atribuir o nome do campo à propriedade Origem do Controle.

6.2 – Criação de controles não associados ou calculados
Neste caso a geração é a partir da caixa de ferramentas. Seleciona-se o botão do controle desejado e em seguida deve-se clicar o lugar do formulário onde o controle deve ficar. Após clicar já é possível digitar a expressão de cálculo ou texto desejado para o campo. Se o objetivo for apenas desenhar o controle então deve-se, após clicar o formulário, arrastar o mouse até obter o formato desejado. Controles do tipo rótulo podem armazenar várias linhas de texto. Deve-se observar que a mudança de linha se efetua inserindo um caráter de mudança de linha no texto através do acionamento simultâneo das teclas CTRL e ENTER. Para armazenar uma expressão numa caixa de texto calculada deve-se iniciar a expressão com o sinal de igual (=). Por exemplo, para mostrar a data corrente na tela utilizar-se-ia =Date( ). Também convém lembrar que nomes de campos de tabelas em expressões devem vir envolvidos por colchetes. Estas recomendações também valem para caixas de combinação e caixas de listagem.

6.3 – Definição de propriedades de controles
Podemos definir e redefinir propriedades do controle selecionado através da janela da lista de propriedades. Basta selecionar o controle, abrir a janela e efetuar as definições desejadas. As propriedades que usualmente se altera são:

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Formato: Casas Decimais: Texto da barra de Status: Valor Padrão: Regra de validação: Bloqueado:

permite especificar um formato para a apresentação de valores nas caixas quantas casa decimais serão apresentadas texto a ser exibido na barra de status na parte inferior da tela quando o controle for ativado no formulário valor padrão que preenche inicialmente o controle teste da consistência sobre o dado alimentado, por exemplo >0 e <1000 indica que este controle não pode receber qualquer entrada de dados.

6.4 – Caixas com listas de escolhas
Quando alimentamos dados tais como a sigla de um departamento ou código de um cargo somos, em princípio, obrigados a nos recordar da lista dos possíveis valores. Uma forma de facilitar a tarefa do usuário é apresentar-lhe a lista junto com o formulário. Há duas alternativas para isso: caixas de combinação e caixas de listagem. Para mostrar sua sistemática de uso vamos tomar o formulário cadastro de funcionários gerado pelo assistente e reconfigurá-lo com uma caixa de combinação para o código do cargo e com uma caixa de listagem para o campo sigla do departamento (figura 6.2).

Figura 6.2 – Estrutura do formulário com listas de escolhas Caixa de combinação para código do cargo Inicialmente deve-se selecionar e remover o rótulo e a caixa de texto correspondente ao código do cargo pois vamos substitui-los pela caixa de combinação. Proceder conforme indicado:

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escolher caixa de combinação na caixa de ferramentas desenhar na área de detalhe no rótulo associado digitar “código” selecionar a caixa de combinação e abrir a janela de propriedades definindo:

Tipo de origem da linha como sendo Tabela/Consulta, pois iremos obter os códigos dos cargos da tabela cadastro de cargos e salários, somente os códigos lá cadastrados poderão ser escolhidos pelo usuário. Origem da linha como sendo cadastro de cargos e salários, pois é a tabela onde estão os códigos válidos. Número de colunas como sendo 3, pois queremos apresentar os três primeiros campos que constituem a tabela cadastro de cargos e salários. Cabeçalhos das colunas como sim, pois desejamos identificar pelo nome dos campos da tabela origem as colunas da caixa de combinação. Largura das colunas como sendo 1cm; 2,71cm; 2cm, pois desejamos evitar que a caixa de combinação venha com barras de rolagem horizontais. Coluna acoplada como sendo 1, pois é o primeiro campo da tabela cadastro de cargos e salários que contém o código do cargo que pode ser escolhido pelo usuário. Linhas da lista como sendo 8, pois queremos evitar a barra de rolagem vertical. Limitar a uma lista como sendo sim, pois queremos impedir que o usuário digite um valor para o código do cargo, ele apenas pode escolher dentre a lista. Finalmente, e isto deve ser entendido claramente, é necessário indicar de onde vem o valor apresentado na caixa de combinação (ou para onde vai o valor escolhido da lista que se abre abaixo da caixa de combinação). Para isso é necessário definir a propriedade Origem do controle como sendo: código do cargo. Esse código do cargo é o campo da tabela cadastro de funcionários para a qual estamos projetando este formulário. Caixa de listagem para a sigla do departamento As caixas de listagem ficam permanentemente “abertas” no formulário contrariamente às caixa de combinação que o usuário “abre” clicando o botão associado. Portanto as caixas de listagem precisam de alguma área livre no formulário apesar de suas barras de rolagem. Neste exemplo não iremos remover a caixa de texto para a sigla do departamento. O objetivo é mostrar uma lista de possíveis siglas dentre as quais o usuário escolhe uma. Além disso, não iremos criar esta lista a partir da tabela cadastro de departamentos (o

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que seria mais correto) pois o exemplo visa mostrar a possibilidade de definir a lista de valores na janela de propriedades. Procedimento: escolher a caixa de listagem na caixa de ferramentas desenhá-la na área de detalhe mover o rótulo que veio junto para cima da caixa de listagem e alterar seu texto para: “relação de siglas” selecionar a caixa de listagem e abrir a janela de propriedades definindo:

tipo de origem da linha como sendo Lista de valores, pois desejamos listar os valores manualmente a seguir origem da linha como sendo fin;mkt;pro Finalmente é necessário indicar de onde vem a informação que realça a linha da lista ou para onde vai a escolha efetuada na lista. Para isso é necessário definir a propriedade Origem do controle como sendo sigla do departamento. Esse é outro campo da tabela cadastro de funcionários que é a base do formulário que está sendo desenvolvido.

Figura 6.3 – Janela do formulário com a caixa de combinação aberta

6.5 – Subformulários
É possível criar formulários contidos dentro de formulários. Por exemplo, podemos listar para cada departamento os funcionários que lá trabalham. A nível de departamento criase um formulário de coluna simples ao qual incorporamos um subformulário a nível de funcionário em formato tabular. O procedimento para a criação do exemplo consiste de três partes: a criação de uma consulta para o subformulário, a criação do subformulário a partir desta consulta e

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finalmente a criação do formulário principal e incorporação do subformulário. Em todos os processos envolvendo a criação de formulários utilizou-se assistentes realizando-se os ajustes necessários ao final. a) Criação da consulta salários e descontos por func por depto Esta consulta envolve duas tabelas pois a sigla do departamento e o nome do funcionário constam numa tabela, enquanto o salário dele consta em outra. A ligação entre elas precisa ser estabelecida através do código do cargo. Escolheu-se uma ligação com a propriedade da associação indicando que devem ser incluídos todos os registros do cadastro de funcionários. Para ativar a janela de propriedade da ligação deve-se selecionar a ligação e ativar o menu Exibir opção Propriedades da Associação. Esse tipo de ligação força a entrada de todos os funcionários inclusive aqueles momentaneamente sem cargo. A janela de projeto correspondente é apresentada na figura 6.4. O desconto foi computado através da fórmula Cmoeda(IIf(Énulo([salário do cargo];0;[salário do cargo]*0,08))

Figura 6.4 – Consulta salários e descontos por func por depto b) Criação do formulário salários e descontos por func por depto (sub) Utiliza-se o assistente gerador de formulários a partir da consulta criada anteriormente: salários e descontos por func por depto. Utilizar um assistente para o formato tabular incluindo todos os campos, estilo padrão e título “salários e descontos por func por depto(sub)” No formulário gerado são necessários vários ajustes:

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ajustar os títulos das colunas nas caixas de rótulo do cabeçalho ajustar o tamanho das caixas de texto na linha detalhe reposicionar as colunas incluir no rodapé uma linha de totalização dos salários e descontos através das fórmulas: =soma([salário do cargo]) e =soma([descontos])

Figura 6.5 – Formulário salários e descontos por func por depto (sub) c) Criação do formulário salários e descontos por func por depto (prin) Este formulário também é criado pelo assistente a partir da tabela cadastro de departamentos. Empregar formato de coluna simples e atribuir o título “salários e descontos por func por depto (prin)”. Ao final são necessários alguns ajustes na área de detalhe: ajustar a posição dos controles que permanecem incluir um controle de subformulário a partir da caixa de ferramentas, na seção detalhe

Ao alinhar a área para o subformulário é acionado o assistente para a criação do subformulário. Este assistente faz três perguntas: 1) Se deseja usar um formulário, já criado anteriormente, como subformulário. Escolha a opção formulário e especifique o nome a partir da lista apresentada (salários e descontos por func por depto (sub)). Cuidado na escolha porque o texto é truncado pelo Access. Após a escolha ative o zoom via SHIFT/F2 para ver se o nome correto foi escolhido. 2) Se deseja definir os campos de vinculação entre os 2 formulários ou se deseja escolher da lista. Escolha da lista a opção “exibir salários e descontos por func por depto para cada registro...”.

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3) Qual o nome que deseja dar ao subformulário. Especifique o nome salários e descontos por func por depto (sub) igual ao formulário que o originou. Finalizado o assistente podemos remover o rótulo que veio acompanhando a área desenhada para o subformulário pois ele não será usado. Basta abrir o formulário principal para visualizar o conjunto criado. Finalmente, caso se deseje impedir a alteração e entrada de dados no subformulário, basta ligar a propriedade bloqueado para todos os campos que o constituem.

Figura 6.6 – Formulário salários e descontos por func por depto (prin)

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Figura 6.7 – Apresentação final do formulário e seu subformulário

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Capítulo 7 – Relatórios
Relatórios constituem um recurso específico para apresentação de informações em papel impresso. A origem destas informações pode ser uma tabela ou consulta. Além disso, é possível incluir no relatório elementos gráficos para torná-lo mais atrativo. Como será visto, os relatórios também incluem meios para agrupar e agregar dados.

7.1 – Relatórios gerados por assistentes
Para mostrar como se gera um relatório através do assistente será utilizado o exemplo que imprime a relação de funcionários e seus salários por cargo dentro de cada departamento. Também desejamos imprimir o total de salários por cargo e por departamento, bem como o total geral da empresa. O relatório final gerado é apresentado na figura 7.1.

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Figura 7.1 – Relatório funsal por cargo por depto (versão final) Como é um relatório que envolve informações originárias das três tabelas do banco de dados, devemos criar inicialmente uma consulta que envolva todas as informações necessárias. Na consulta foram utilizadas legendas mais mnemônicas para facilitar as elaborações posteriores: sigla do departamento (depsig) nome do departamento (depnom) código do cargo (carcod) nome do cargo (carnom) número do funcionário (funnum) nome do funcionário (funnom) salário do cargo (carsal)

A tela de projeto desta consulta consta da figura 7.2. Observar que já foi indicada a ordem adequada de classificação: sigla do departamento, código do cargo e o nome do funcionário. Entretanto, isto não é obrigatório para gerar o relatório, o assistente efetivamente refaz essa classificação. O relatório na sua versão original foi gerado pelo assistente de relatório, opção escolhida na janela Novo relatório. Nesta janela também deve ser escolhida a consulta funsal por cargo por depto cujos registros irão compor o relatório gerado. O assistente faz 6 perguntas comentadas a seguir. 1) Quais campos são desejados na relatório. Incluir todos na ordem em que irão aparecer nas linhas: depsig, depnom, carcod, carnom, funnum, funnom e carsal. 2) Se são desejados níveis de grupo. Certamente são pois desejamos totalizar salários por cargo dentro de cada departamento. Dessa forma os níveis de grupo em ordem de prioridade são: depsig e carcod.

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Figura 7.2 – Consulta funsal por cargo por depto 3) Qual ordem de classificação e resumo informativo é desejado. A ordem se refere a classificação das linhas de detalhe: por funnom. O resumo se refere ao que será totalizado e em qual nível: soma de carsal mostrado a nível de detalhe e resumo. 4) Como se deseja ordenar/distribuir o relatório. O esquema mais adequado à versão final é o esquema por nível. 5) Qual é o estilo desejado de fontes e arte gráfica: Negrito. 6) Qual é o título que deve ser atribuído ao relatório: funsal por cargo por depto (versão original) O relatório gerado pelo assistente pode ser visto acionando o botão Visualizar na janela Banco de dados. Uma parte dele é apresentada na figura 7.3 após alguns ajustes manuais realizados na sua estrutura que pode ser vista na figura 7.4, estes ajustes foram feitos para reduzir sua largura e permitir melhor visualização nas janelas apresentadas. Como se observa, o relatório possui a estrutura desejada mas apresenta muitas diferenças em relação a versão final. Entre outras coisas observamos que os campos não estão distribuídos conforme desejado e possuem comprimentos inadequados. Há títulos em demasia, resumos não requeridos e não aparecem as linhas de separação que identam os grupos na versão final.

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Figura 7.3 – relatório funsal por cargo por depto (versão original) Tudo isso terá que ser resolvido manualmente na janela de estrutura. Para correr menos risco sugere-se que o usuário tire uma cópia do relatório (via editar/copiar/colar na janela banco de dados) antes de iniciar esta atividade. Resumidamente as alterações realizadas foram: a) Mover para o cabeçalho do relatório a caixa de texto da data atual identificada pela função Agora( ) no rodapé da página. Esse movimento pode ser por arraste ou via editar/recortar/colar. Para encostar a data à direita da caixa acionar o botão correspondente na barra de ferramentas. Também incluir na área do cabeçalho do relatório um rótulo com o texto “(versão final)”. b) Remover do cabeçalho da página os rótulos indesejados e alterar outros para os textos “departamento” e “cargo”. c) Mover para o cabeçalho depsig a caixa de texto depnom. d) Mover para o cabeçalho carcod a caixa de texto carnom.

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Figura 7.4 – Estrutura do relatório funsal por cargo po depto (versão original) e) Na linha de detalhe redistribuir e redimensionar as caixas de texto que restaram: funnum, funnom, carsal. f) No rodapé carcod remover as caixas de texto de resumo indesejadas mantendo a caixa que calcula a soma de carsal. g) Idem no rodapé depsig. h) Remover a numeração de páginas do rodapé da página e eliminar a sua área. i) No rodapé do relatório remover o rótulo de total geral e reposicionar a soma de carsal. j) Redimensionar à direita as linhas retas que aparecem na cabeçalho do relatório e cabeçalho da página. Copiar uma dessas linhas para o rodapé depsig e para o rodapé do relatório e tornar sua espessura mais fina. Essas linhas ficam pouco visíveis na janela estrutura porque se confundem com outros elementos gráficos da tela. k) Também é necessário copiar ou gerar uma linha reta no rodapé carcod cuidando para acertar seu tamanho à esquerda corretamente.

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l) Se todos os objetos mais a direita na janela estrutura foram reposicionados, deve ter sobrado espaço (fundo branco) que pode ser reduzido por arraste da sua borda. Se permanecerem objetos nesta área o arraste não se concretiza. m) Reduzir o tamanho vertical das diversas áreas do relatório de modo que as linhas impressas fiquem mais juntas. n) Acertar as fontes das caixas de texto e rótulos. No exemplo foram empregadas fontes arial, de tamanho 9 e 10, com e sem negrito. Além disso, todas as cores geradas pelo assistente forma convertidas em preto. Realizados os ajustes foi obtida a janela de estrutura que corresponde ao relatório na sua versão final. A janela de estrutura da versão final aparece na figura 7.5.

Figura 7.5 – Estrutura do relatório funsal por cargo por depto (versão final)

7.2 – Criação de relatórios
Para criar um relatório sem auxílio do assistente seleciona-se Relatório e Novo na janela banco de dados. Na janela Novo relatório especifica-se a tabela ou consulta que servirá de base para o relatório e seleciona-se a opção Modo estrutura. A título de exemplo será detalhada a criação do relatório de funcionários por cargo a partir da tabela cadastro de funcionários. O relatório final gerado aparece na figura 7.6.

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Figura 7.6 – Relatório funcionários por cargo Após clicar OK aparece a janela de estrutura do relatório. Convém especificar inicialmente qual será a organização de agrupamentos e classificação dos campos envolvidos. Para isto aciona-se o menu Exibir opção Classificar e agrupar ou aciona-se o botão correspondente na barra de ferramentas. Em resposta aparece a janela Classificar e agrupar. Nesta janela indica-se que haverá agrupamento por código do cargo e os cargos devem ser listados em ordem crescente. Por outro lado, dentro de cada cargo os funcionários devem ser classificados segundo seu nome (na verdade o nome não constituirá grupo). Para o código do cargo desejamos a inclusão de uma linha adicional ao final de cada grupo (rodapé de grupo), mas não desejamos a linha adicional no início (cabeçalho de grupo). Além disso, o agrupamento deve ser feito pelo código do cargo por inteiro e não segundo alguns caracteres iniciais, portanto escolhemos Reagrupar cada valor. Para esta opção o número de caracteres é irrelevante e não precisa ser especificado. Como para o nome do funcionário não desejamos agrupamento, não indicamos nem cabeçalho nem rodapé nas propriedades do grupo. Após fechar esta janela o sistema incorpora a linha adicional de rodapé do código do cargo à janela de estrutura. Agora podemos detalhar os campos que desejamos dispor na janela. Para isto, basta exibir a janela lista de campos e selecionar o número e nome do funcionário e código do cargo (via tecla CTRL). Arrasta-se a seleção para a linha de detalhe. Os campos vem acompanhados de seus rótulos que precisam ser selecionados, recortados e colados na linha cabeçalho da página. A seguir, deve-se definir a posição correta das caixas, sua dimensão e tipo de fonte. Também falta incluir um título e acessórios estéticos.
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Indicar grupo

Indica inclusão de linhas de cabeçalho e rodapé na janela de projeto

Figura 7.7 – Janela Classificar e agrupar para o relatório funcionários por cargo Para evitar a repetição do código do cargo em cada linha deve-se selecionar sua caixa de texto na linha detalhe, exibir sua lista de propriedades e indicar sim para a propriedade Ocultar repetições. Para obter a coluna que numera os funcionários dentro de cada grupo deve-se adicionar um campo calculado na linha de detalhe. Abra uma caixa de texto (remova o rótulo associado) e digite a expressão =1. Isso indica, em princípio, que seu valor será sempre um. Para obter o efeito de contagem ou de acumulação basta exibir sua lista de propriedades e indicar Por grupo para a propriedade Soma parcial. Isso indica ao sistema que a cada novo registro o valor do campo é somado ao valor anterior antes de ser impresso. Para obter a acumulação ou total de funcionários ao final de cada grupo adiciona-se uma caixa de texto calculada na linha de rodapé do cargo. No seu rótulo digita-se o texto “total” e na caixa de texto digita-se =soma(+1). Isso indica ao sistema que a expressão entre parentesis (+1) deve ser acumulada a cada novo registro impresso e quando o grupo terminar será impresso o total vigente e o acumulador será zerado antes de iniciar o próximo grupo. Para numerar as páginas basta acrescentar à linha de rodapé da página uma caixa de texto com a expressão =página. Será acionada a função interna do sistema (página) que retorna o número da página corrente. Esse texto aparece na parte inferior da página impressa mas não foi possível mostrá-lo na janela de relatório anteriormente apresentada. Um meio mais simples de acrescentar a numeração de páginas no relatório é através do menu Inserir opção Números de páginas. Na janela de diálogo que aparece em seguida, é possível escolher a posição, o tipo e o alinhamento da numeração. A janela com a estrutura final consta na figura 7.8.

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Figura 7.8 – Estrutura do relatório funcionários por cargo

7.3 – Outros recursos envolvendo relatórios
Para inserir quebras de páginas basta selecionar o botão correspondente na caixa de ferramentas e clicar na área da janela de estrutura onde se deseja a inserção. O sistema insere uma marca de 5 pontos indicando a posição da quebra. Também é possível colocar quebras de página antes ou depois de um rodapé ou cabeçalho. Neste caso deve-se usar a lista de propriedades do rodapé ou cabeçalho e definir a propriedade Força quebra de página. É possível fazer agrupamentos baseados em parte de um valor. Por exemplo, se o campo de agrupamento for uma data então é possível indicar grupos baseados em parte da data. Como já foi visto, isto é feito na janela Classificar e agrupar através da propriedade Reagrupar. Dependendo do tipo de campo o sistema já lista as alternativas possíveis para o usuário. Algumas alternativas são: agrupar pela primeira letra de um campo de texto ou agrupar segundo intervalos de amplitude constante para um campo numérico. O relatório gerado a seguir agrupa por intervalos. Ele foi criado a partir da consulta funsal por cargo por depto sem uso do assistente. O relatório mostra percentualmente a participação de cada salário no total de salários e agrupa os funcionários segundo faixas de salários de amplitude constante. O relatório aparece na figura 7.9. Inicialmente abre-se a janela Classificar e agrupar via menu Exibir para especificar os campos de classificação e agrupamento. O nome do funcionário classifica a saída enquanto o salário agrupa os dados. Observar que foi escolhido Rodapé de grupo para salário identificado pela legenda carsal. O reagrupamento é por intervalo e o número de

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caracteres indica a faixa que será usada: de 1000 em 1000. Essa janela é apresentada na figura 7.10.

Figura 7.9 – Relatório por faixa de salário O relatório possui várias caixas de texto com valores computados. Existe uma totalização de salários por grupo e uma totalização geral. A este total geral na rodapé do relatório foi atribuído uma identificação: total que passou a ser o nome da caixa de texto. O nome é uma propriedade de controles muito útil se este controle precisar ser referenciado em fórmulas. Este é o caso pois para poder computar a participação percentual é necessário conhecer o total de salários. No relatório também é computado um campo através da função iif/selmed. Ela testa o departamento do funcionário e marca com asterisco os funcionários do departamento de marketing. A janela estrutura do relatório gerado aparece na figura 7.11.

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Figura 7.9 – Janela Classificar e agrupar do relatório

Iif ([depsig]= “mkt”; “*”; “”)

=[carsal]/[total] formato porcentagem

=soma([carsal]) formato moeda

Nome: total

=Soma([carsal])/[total] formato porcentagem

Figura 7.11 – Estrutura do relatório funcionários por faixa de salário

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Capítulo 8 – Macros
Uma macro é uma espécie de rotina que pode ser executada em resposta à algum evento que ocorre no sistema. Por exemplo, podemos acionar uma rotina quando uma exclusão de registro estiver para ser efetivada e esta rotina pode exigir confirmação pelo usuário. O Access fornece uma série de ações que serão exemplificadas neste texto.

8.1 – Criação de uma macro
Para criar uma macro seleciona-se Macros na janela Banco de Dados e aciona-se o botão Novo. Para alterar uma macro utiliza-se o botão Estrutura e para executar uma macro (em geral para teste) utiliza-se o botão Executar. A janela para a montagem de uma macro está detalhada na figura 8.1.
A ação é escolhida da lista do Access

Parâmetros da ação AbrirTabela.

Figura 8.1 – Janela de projeto de Macro Esta janela mostra uma macro constituída de 4 ações. Essa macro será ativada em um formulário (detalhado mais a frente) através do acionamento de um botão e vai apresentar na tela uma janela tipo folha de dados correspondente à tabela cadastro de departamentos. Como se observa, para a ação AbrirTabela temos que especificar 3 parâmetros: qual a tabela a ser aberta, de que forma ela é exibida (folha de dados), e qual ação do usuário será admitida sobre a janela exibida (somente leitura). A ação AbrirTabela é imediatamente seguida da ação de posicionamento da janela recém aberta porque desejamos escolher sua dimensão e posição. A opção MoverDimensionar

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especifica a dimensão (largura, altura) e posição (direita, abaixo) em relação a tela. As duas ações iniciais desta macro: Eco e Ampulheta fornecem um controle adicional sobre o processo de apresentação da tabela. A ação Eco deve ter o parâmetro Eco ativo especificado como sendo Não. Isto indica que eventuais processos intermediários que ocorrem durante a montagem da tabela na tela não serão exibidos (não são ecoados na tela). Em geral não há realmente interesse em se exibir esses processos. Entretanto, como isto pode significar que durante um breve espaço de tempo o usuário ficará sem qualquer resposta na tela, aciona-se a ação Ampulheta para mostrar o ícone correspondente até a tabela ser definitivamente apresentada na tela. Vale lembrar que a janela de montagem de macros funciona analogamente às janelas de construção de tabelas. Podemos redimensionar as colunas, selecionar e mover linhas, removê-las e redimensionar suas alturas. Eventualmente pode ser até necessário acrescentar duas colunas adicionais de nomes de macros e de condições. Isso é feito via menu Exibir ou através dos botões correspondentes na barra de ferramentas. O uso de condições e grupos de macros é visto nos exemplos que seguem.
Desfazer Condições Passo único

Nome de colunas

Executar

Figura 8.2 – Barra de ferramentas da janela de projeto de Macro

8.2 – Macros para mostrar tabelas, formulários e relatórios
A partir da tabela cadastro de funcionários foi desenvolvido anteriormente um formulário de coluna simples. Essa mesma tabela deu origem a um formulário em formato tabular apresentado adiante e que será utilizado para mostrar alguns recursos implementáveis através de macros. A construção desse formulário pode ser feita através de um assistente e não será detalhada aqui. A figura 8.3 mostra o formulário em uso apresentando os dados da tabela na forma de colunas. À frente do formulário aparece a janela com a tabela cadastro de departamentos acionada através do botão deptos do formulário.

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Figura 8.3 – Formulário que apresenta os dados em formato tabular. O botão deptos não é incluído pelo assistente gerador do formulário. Ele é incorporado pelo projetista na janela de projeto via caixa de ferramentas. Ao botão deve ser atribuído um texto para a legenda. Convém também atribuir um nome (interno) ao controle/botão. Finalmente é necessário especificar qual ação ele deve executar quando for clicado com o mouse. Para isso especifica-se o nome da macro com as ações desejadas na propriedade Ao clicar do botão. A macro mostrada no item anterior foi a macro associada ao evento Ao clicar conforme se pode observar na janela de projeto correspondente na figura 8.4. Se o botão Assistentes de controles da barra de ferramentas estiver ativado, o processo será um pouco diferente. Na primeira janela de diálogo que aparece logo após o desenho do botão de comando, a categoria a ser selecionada é Miscelânea e a ação é Executar macro. A próxima tela pede a definição da macro que vai ser utilizada para o controle, que no caso é mostrar cadastro de departamentos. Na tela seguinte deve-se escolher Texto e digitar o nome do botão (correspondente à legenda) e clicar Avançar. Depois escolhe-se um nome que vai ser atribuído ao controle, para uso interno do Access e clicar Concluir.

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Figura 8.4 – Tela de projeto do formulário e janela de propriedades do botão A macro funciona apresentando na tela a janela da tabela cadastro de departamentos. A ativação de uma janela se sobrepõe às outras que porventura estiverem ativas. Qualquer janela pode ser movida, minimizada, fechada e redimensionada. Entretanto isto interpõe um problema se fecharmos a janela do formulário sem fechar a janela da tabela. Efetivamente esta continua aberta. Apesar dela poder ser fechada manualmente, pode-se forçar seu fechamento se a janela do formulário for fechada. Para isto construímos a macro “fechar cadastros” constituída de uma ação de fechar. A ação tem dois parâmetros: o tipo de objeto a fechar (no caso a tabela) e o nome do objeto. Essa macro é especificada na propriedade/evento do formulário que ocorre quando ele é fechado: Ao fechar. Portanto, antes do formulário ser fechado agora é executada a ação de fechar a tabela, esteja a tabela ativa ou não na tela. A figura 8.5 mostra a macro que foi descrita.

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Figura 8.5 – Estrutura da macro fechar cadastros

8.3 – Macros para confirmar a exclusão de registros
No formulário anterior também inclui-se uma macro para enviar uma mensagem de aviso quando um registro for excluído e exigir confirmação. Ao se tentar remover (via tecla DEL) um registro selecionado será mostrada uma caixa de mensagem com dois botões : sim e não conforme a figura 8.6.

Figura 8.6 – Caixa de mensagem da Macro confirmar exclusão Essa janela de aviso é mostrada através da chamada de função interna CaixaDeMensagem (“confirma exclusão?”; 52, “”) onde o primeiro parâmetro é a mensagem a ser exibida, o segundo indica os botões a serem exibidos e o terceiro é o título da caixa de mensagem. A forma exata de determinar o segundo parâmetro pode ser vista no help correspondente à função. Ele se constitui numa soma de valores: 4 para exibir botões sim e não, 48 para o ícone de exclamação e zero para o primeiro botão ser assumido como padrão. O botão que for acionado determina o resultado que a função devolve: 6 para o botão Sim e 7 para o botão Não. Como a função retorna um valor optamos neste formulário por empregar um controle tipo caixa de texto com função auxiliar de apenas armazenar o valor resultante da função. Na
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janela de projeto esse controle deve ser criado no cabeçalho à direita. Ele é um controle invisível na janela de formulário por ter a propriedade Visível posicionada em Não. Além disso, é obrigatório atribuir um nome à ele pois o nome será referenciado na macro, no caso o nome escolhido foi: aux. A macro será acionada quando ocorrer o evento Ao excluir do formulário. Ela deverá realizar duas ações: mostrar a caixa de mensagem (e obter o resultado da chamada da função) e em seguida deve testar se o valor resultante determina ou não o cancelamento da exclusão. Como uma condição está envolvida é necessário acrescentar a coluna de condições na janela da macro conforme detalhado na figura 8.7.

Testa valor e cancela evento se for 7

Figura 8.7 – Janela de projeto da macro confirmar exclusão A ação DefinirValor possui dois parâmetros: para onde deve ir o valor calculado (caixa de texto aux) e qual é a expressão a ser calculada (CaixaDeMensagem(“confirmar esclusão?”;52; “”)). Executada essa ação passa-se para o teste do conteúdo da caixa aux na coluna condição. Se o teste der o resultado verdadeiro, será executada a ação especificada na coluna ação. No caso, deseja-se cancelar o evento em curso, portanto, utiliza-se a ação CancelarEvento. Construída a macro e atribuído um nome a ela (“confirmar exclusão”) pode-se incorporar sua chamada no evento correspondente do formulário. Para isso deve-se abrir a janela de propriedades do formulário e especificar o nome da macro na propriedade/evento Ao excluir. Convém lembrar que é padrão do Access solicitar confirmação a cada remoção de registros. Entretanto, essa mensagem padrão pode ser desativada para todo ambiente via menu Ferramentas, opção Editar/Localizar, desativando em Confirmar a opção Alterações de registro.

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8.4 – Macros para validação de dados
O formulário desenvolvido exige que o usuário digite a sigla do departamento. Se ele não se lembrar desse código, ele pode inspecionar a tabela correspondente acionando o botão do cabeçalho. Mas, de qualquer maneira, é sempre ele que digita o código em questão e é importante que este código confira com algum código do cadastro correspondente. Para garantir que isto ocorra podemos criar uma macro associada a caixa de texto da sigla e que será ativada imediatamente antes de ocorrer a atualização. A macro deve verificar se o valor digitado consta no cadastro correspondente. Se não constar deve emitir uma mensagem de aviso e cancelar a atualização. Para que o teste possa ser feito é necessário que o controle (caixa de texto) possua um nome, no caso atribuiu-se o nome sigla à propriedade Nome do controle. Para verificar se a informação consta dos outros cadastros utilizamos a função interna DPesquisa. Deve-se especificar três argumentos tipo texto na chamada desta função: o nome do campo de onde será obtido o valor que ela vai retornar o nome da tabela onde a pesquisa é feita a condição que deve ser testada e que possivelmente é feita sobre outro campo da tabela.

No caso o teste incorporado à macro está especificado a seguir. Na janela da macro não é possível ver todo o texto do teste por razões de espaço. ÉNulo(DPesquisa (“[nome do departamento]”; “cadastro de departamentos”; “[sigla do departamento]=[sigla]”)) Portanto a função pesquisa a tabela cadastro de departamentos. Nesta tabela ela faz a pesquisa sobre a coluna [sigla do departamento] até localizar a primeira linha onde o valor seja igual ao conteúdo da caixa de texto [sigla]. Esta linha determina o valor na coluna [nome do departamento] que será devolvido como resultado da chamada da função. Se em nenhuma linha o teste for satisfeito então a pesquisa não teve sucesso e a função retorna valor nulo. Na macro em questão estamos apenas interessados em saber se um valor foi localizado ou não. Realmente não nos interessa o nome do departamento em caso de localização. Desta forma, a ação na macro corresponde a verificar se a função retornou Nulo pois, neste caso, desejamos mostrar uma mensagem de aviso via ação CaixaDeMensagem seguida da ação CancelarEvento. Como são duas ações a serem executadas caso o texto dê verdadeiro, devemos colocar reticências (...) na coluna Condição correspondente. Observar que para a ação CaixaDeMensagem temos que indicar o texto da mensagem, se queremos ou não um aviso sonoro e o tipo de ícone que deva ser mostrado junto com a mensagem. Finalmente, o nome da macro (validação da sigla do departamento) é

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especificado na propriedade Antes de atualizar da caixa de texto da sigla do departamento.

Figura 8.8 – Macro de validação da sigla do departamento.

8.5 – Macro de ativação imediata
Desejamos assim que abrimos o Banco de Dados no menu arquivo, acionar uma janela de formulário denominado tela base onde constam botões que acionam as principais tarefas deste sistema. No exemplo atual, apenas a título de ilustração, reuniu-se as funções em torno da consulta, entrada de dados e visualização de relatórios. A janela do formulário está apresentada a seguir. Detalhes de sua construção são apresentados no próximo item.

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Figura 8.9 – Formulário tela base Para acionar esta tela criamos uma macro que abre o formulário tela base. Esta macro não apresenta novidades. Para que sua ativação seja imediata devemos atribuir-lhe um nome padrão do Access: autoexec. A macro está apresentada a seguir.

Figura 8.10 – Tela de projeto da macro que abre o formulário tela base

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8.6 – Grupo de Macros
A janela/formulário tela base possui uma série de botões. Basicamente a cada um deles está associada uma macro de uma única ação que corresponde a abrir a tabela, formulário ou relatório correspondente. No caso teríamos que criar 8 macros e denominar cada uma; isto causaria certa confusão na janela Banco de Dados. Para simplificar podemos reunir as diversas macros numa única janela conforme mostra a figura.

Figura 8.11 – Grupos de macros da tela base Trata-se de uma janela que reúne um grupo de macros. Para isso foi necessário acrescentar uma coluna para o nome da macro e empregar nomes mais curtos porém mnemônicos. Este nome será especificado na propriedade/evento Ao clicar do botão correspondente através da seguinte sintaxe: nome do grupo.nome da macro, por exemplo, no botão funcionários especifica-se botões da tela base.abrfun. O Access trata de procurar o nome da macro no grupo e executa suas ações até encontrar o nome de outra macro na coluna de nomes. O formulário tela base merece mais algumas observações pois ele não se parece com um formulário comum. Isso se deve ao fato de todos os controles estarem no cabeçalho do formulário. Para este cabeçalho se especificou cor de fundo cinza. Além disso, as seguintes propriedades do formulário foram especificadas:

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Legenda Permitir edições Barras de rolagem Modos permitidos Permitir filtros

tela base não nenhuma formulário não

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