You are on page 1of 447

Milenko Lepušina

Slobodan Kristić
Amira Šehović
Zoran Mačkić

PRIRUČNIK
IZ KANCELARIJSKOG I ARHIVSKOG POSLOVANJA
ZA ORGANE VLASTI I PRAVNA LICA
U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
KANTONIMA, REPUBLICI SRPSKOJ
I BOSNI I HERCEGOVINI
(stručna objašnjenja i propisi)

PREDGOVOR
Tradicija stvranja i čuvanja arhivskih dokumenata, koji u konačnici predstavljaju
primarni izvor za izučavanje prošlosti i temelj kulturne baštine svake države, na našem
području seže do srednjovjekovne Bosne. No sustavna briga za dokumentaciju u nastajanju,
njena organizirana zaštita, preuzimanje, obrada, korištenje i prezentiranje te pravno
reguliranje upravljanja dokumentima veže se za suvremeno doba za utemeljenje arhivskih
ustanova, najprije Arhiva Bosne i Hercegovine 1947.godine, a po tomu i regionalnih arhiva u
Sarajevu, Mostaru, Tuzli, Bihaću, Travniku, Banja Luci, Foči, Širokom Brijegu, a danas i
drugih u osnivanju.
Bosna i Hercegovina je nakon Dejtonskog mirovnog sporazuma, uređena na
trostepenoj razini – Bosna i Hercegovina, dva entiteta (Federacija Bosne i Hercegovine i
Republike Srpska), i u Federaciji kantoni / županije. Takovo uređenje prate i propisi koji
reguliraju odnos države i društva uopće prema vlastitoj dokumentaciji, prema registraturnoj i
arhivskoj građi, a u konačnici i prema vlastitoj kulturnoj baštini. Iz razloga takovog uređenja
države, proizilazi i brojnost propisa koji reguliraju ovu oblast na svim razinama.
Tradicionalno upravljanje dokumentima vrši se dvostepeno. U prvoj fazi „života“
dokumenta, dok se on nalazi kod tvorca, njime upravlja tvorac, a u drugoj fazi kada dolazi u
arhivsku ustanovu njime upravlja arhiv. Obje ove faze „života“ jednog dokumenta regulirane
su posebnim propisima. Za prvu fazu to je Uredba o kancelarijskom poslovanju i drugi propisi,
a za drugu fazu to je Zakon o arhivskoj građi i drugi propisi. Oba ova propisa i svi drugi propisi
koji ih prate, te razrađuju i dopunjuju, imaju jedan cilj, a taj je da se sistematiziaa i uredi
upravljanje dokumentima u svim fazama njihova „života“.
Kancelarijsko poslovanje kao sistem propisa kojim se uređuje postupanje sa aktima i
koji su dati u ovoj knjizi, odnose se, odnosno obavezujući su za organe uprave, institucije koje
vrše javna ovlaštenja i druge organe i službe koje su obuhvaćene ovim propisima. Međutim,
kancelarijsko poslovanje se shodno primjenjuje i na pravna lica van uprave i u privredi, s tim
da oni to primjenjuju dobrovoljno u cilju lakšeg, bržeg i jednostavnijeg upravljanja
dokumentima.
Arhivsko poslovanje regulirano je Zakonom o arhivskoj građi i drugim podzakonskim
aktima, obavezujuće je za sve stvaraoce i imaoce registraturne građe, kako one javne, tako i
privatne, jer se ona smatra općim interesom i kao takova zahtjeva i posebnu zaštitu. Iz tih
razloga arhivskim zakonom i drugim propisima regulirano je odabiranje arhivske iz
registraturne građe, obveze stvaralaca građe, stručni nadzor nad građom dok je kod
stvaralaca odnosno imalaca i način njene primopredaje u arhivsku ustanovu. Isto tako, tim
propisima je regulirano sve bitno što se odnosi na arhivsku ustanovu kojoj je povjerena briga
nad arhivskom građom od odabiranja i sređivanja arhivske građe, njena čuvanja i stručne
obrade kao i uvjeta korištenja, do statusa arhivske ustanove, sa njene stručne i kulturne
uloge.
Priručnik iz kancelarijskog i arhivskog poslovanja za organe vlasti i pravna lica u
Federaciji Bosne i Hercegovine, kantonima, Republici Srpskoj i Bosni i Hercegovini (stručna
objašnjenja i propisi), zamišljen je kao zbir propisa široke primjene iz kancelarijskog i
arhivskog poslovanja sa pratećim stručnim objašnjenjima, i praktičnim uputama uz svaki

propis i to za sve nivoe vlasti u Bosni i Hercegovini. Na taj način na jednom mjestu su
obuhvaćeni svi važeći propisi koji reguliraju ovu značajnu oblast.
Priručnik je sistematiziran u tri poglavlja i to: Propisi Federacije Bosne i Hercegovine, u
čijem okviru su dati i kantonalni propisi, zatim propisi Republike Srpske i na kraju propisi
Bosne i Hercegovine. Ovakav redoslijed poglavlja nema nekog posebnog utemeljenja ili
razloga, izuzev činjenice da su federalni propisi najbrojniji a time i najobimniji. Uostalom ni
jedan od temeljnih propisa ne proizilazi iz onog na višoj razini, svu su autonomni i tako su i
donešeni, ali su istovremeno u stručnom aspektu u korelaciji i ni jednim svojim dijelom nisu u
suprotnosti ili u standardima različiti.
Svako od tri poglavlja je koncipirano tako da su prvo date uredbe o kancelarijskom
poslovanju sa podzakonskim propisima, a potom Zakon o arhivskoj građi sa podzakonskim
propisima.
Pored propisa o kancelarijskom poslovanju na razini Federacije Bosnei i Hercegovine i
Bosne i Hercegovine, dati su i propisi koji bitno utječu na upravljanje dokumetnima u upravi, a
to su: postupak primopredaje službenih akata između ukinutih i novoosnovanih organa, zatim
pečati organa vlasti i ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa.
U sva tri poglavlja, dati su zakoni o arhivskoj građi za sva tri nivoa vlasti kao i
podzakonski propisi kojim se regulira obveza i način donošenja liste kategorija registraturne
građe sa rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne, način
vođenja arhivske knjige, uvjeti čuvanja registraturne i arhivske građe i način primopredaje
arhivske građe arhivskoj ustanovi.
Bitna karakteristika ovog Priručnika je da se prvi put na jednom mjestu, sa stručnim
objašnjenjima i uputama za rad, nalaze svi relevantni propisi iz kancelarijskog i arhivskog
poslovanja Bosne i Hercegovine.
Knjiga je namjenjena za najširu upotrebu, a zbog sveobuhvatnosti akturalnih propisa iz
ove oblasti i načina kako je koncipirana, te detaljnih stručnih objašnjenja i uputstava posebno
će poslužiti zaposlenim u upravi i pravnim službama, a posebice onim koji rade u
registraturama na poslovima sa registraturskom i arhivskom građom, te na kraju arhivskim
ustanovama i arhivskim djelatinicima u Bosni i Hercegovini.

Autori

S AD R ŽAJ
PRVI DIO
I - PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU U
FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE

A) KANCELARIJSKO POSLOVANJE
U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA U FEDERACIJI BIH

STRANA
(a) PROPISI
1. Uredba o kancelarijskom poslovanju u organima uprave
i službama za upravu u Federaciji BiH........................................................................................11
2. Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja
u organima uprave i službama za upravu u Federaciji BiH.........................................................18
- Izmjene i dopune uputstva.................................................................................................46
- Dopune uputstva................................................................................................................48
- Obrasci uz uputstvo o kancelarijskom poslovanju............................................................49
(b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PROPISE O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U
ORGANIMA VLASTI I PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI BIH
I – OSNOVNA PITANJA VAŽNA ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE
1. Pojam kancelarijskog poslovanja.................................................................................................76
2. Organi i drugi pravni subjekti koji trebaju imati
kancelarijsko poslovanje...............................................................................................................76
3. Propisi o kancelarijskom poslovanju............................................................................................77
4. Značaj kancelarijskog poslovanja.................................................................................................78
5. Načela kancelarijskog poslovanja.................................................................................................78
6. Sadržaj kancelarijskog poslovanja................................................................................................81
II – OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU
1. Akt..................................................................................................................................................82
2. Prilog..............................................................................................................................................82
3. Predmet..........................................................................................................................................82
4. Dosije.............................................................................................................................................82
5. Fascikl............................................................................................................................................83
6. Arhivska građa...............................................................................................................................83
7. Registraturski materijal..................................................................................................................83
8. Pisarnica.........................................................................................................................................83
9. Arhiva............................................................................................................................................83

III – PRIPREMNE RADNJE KAO USLOV ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA
1. Određivanje mjesta vršenja kancelarijskog
poslovanja (pisarnica)....................................................................................................................84
2. Određivanje službenog lica za vršenje
kancelarijskog poslovanja..............................................................................................................84
3. Rješenje o određivanju brojčanih oznaka za organizacione jedinice,
odnosno radna mjesta kojima se pošta dostavlja u rad..................................................................85
IV – OSNOVNE RADNJE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU I NAČIN NJIHOVOG
VRŠENJA
Uvodne napomene...............................................................................................................................87
1. Primanje pošte.................................................................................................................................88
2. Otvaranje, pregledanje i signiranje pošte........................................................................................92
3. Zavođenje akata...............................................................................................................................95
4. Osnovne knjige evidencije i način njihove popune.........................................................................98
(1) UP-1...........................................................................................................................................99
(2) UP-2.........................................................................................................................................102
(3) Djelovodnik predmeta i akata..................................................................................................104
(4) Djelovodnik za povjerljivu i strogo
povjerljivu poštu........................................................................................................................108
5. Prijemni štambilj.............................................................................................................................110
6. Omot za predmete i akte.................................................................................................................112
7. Združivanje akata............................................................................................................................113
8. Dostavljanje predmeta i akata u rad (pomoćne knjige)...................................................................114
9. Rad službenika ovlaštenih za rješavanje
predmeta i akata koji se dostave u rad.............................................................................................116
10. Rokovnik predmeta........................................................................................................................119
11. Razvođenje akata i predmeta.........................................................................................................120
12. Otpremanje pošte...........................................................................................................................121
13. Arhiviranje predmeta i akata..........................................................................................................124
14. Organizovanje arhive za čuvanje arhiviranih spisa i
drugih predmeta..............................................................................................................................127
15. Rok čuvanja arhiviranih spisa u arhivama organa uprave,
odnosno službi za upravu................................................................................................................127
16. Rukovanje sa spisima i drugim predmetima stavljenim u
arhivu organa uprave i službi za upravu..........................................................................................127

B) ARHIVSKO POSLOVANJE
U ORGANIMA UPRAVE I PRAVNIM OSOBAMA U FEDERACIJI BIH
a) PROPISI
1. Izvod iz Zakona o federalnim ministarstivma i drugim tijelima
federalne uprave................................................................................................................................131
2. Zakon o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine................................................................132
b) STRUČNA OBAJŠNJENJA ZA ZAKON O
ARIVSKOJ GRAĐI FEDERACIJE BIH
I – Opće odredbe..................................................................................................................................144
II – Zaštita registraturne i arhivske građe.............................................................................................147
1. Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe..............................................................147
2. Postupak sa registraturnog građom koja nema trajni karakter,
odnosno onom građom kojoj je istekao rok čuvanja.........................................................................148
3. Metodologija evidentiranja i obrade arhivske građe.........................................................................149
4. Osiguravanje uvjeta čuvanja registraturne
i arhivske građe (stvaraoci i imaoci)..................................................................................................149
5. Primopredaja arhivske građe..............................................................................................................150
6. Korištenje arhivske građe..................................................................................................................152
7. Korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu.............................................................................152
8. Prodaja arhivske građe u privatnom vlasništvu.................................................................................153
9. Iznošenje i razmjena arhivske građe..................................................................................................153
III – Arhiv Federacije.............................................................................................................................154
1) Osnovni zadaci Arhiva Federacije.....................................................................................................154
2) Stručni nadzor....................................................................................................................................155
3) Pribavljanje arhivske građe................................................................................................................156
4) Stručna sprema, arhivistički ispit i stručna zvanja.............................................................................156
5) Specijalizirana arhivska odjeljenja....................................................................................................157
IV – Nadzor nad sprovođenjem zakona.................................................................................................158
V – Kaznene odredbe.............................................................................................................................158
VI – Prijelazne i završne odredbe..........................................................................................................158
a) PROPISI
1. Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u
organima uprave i službama za upravu u Federaciji BiH..................................................................160
b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O ORGANIZOVANJU
I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U ORGANIMA UPRAVE I
SLUŽBAMA ZA UPRAVU
I – Opće odredbe..................................................................................................................................176
II – Lista kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja..............................................................177
III – Postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe............................................................179
IV – Način vođenja i korištenja arhivske knjige....................................................................................181
V –Uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe.................................................................................183
VI - Način primopredaje arhivske građe između organa uprave,
odnosno službi za upravu i nadležnog arhiva.................................................................................186
VII – Nadzor nad provođenjem.............................................................................................................188
VIII – Prijelazne i završne odredbe.......................................................................................................188

a) PROPISI
1. Uredba o organizovanju i načinu vršenja arihvskih poslova
u pravnim licima u Federaciji BiH.....................................................................................................189
b) STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O ORGANIZOVANJU
I NAČINU VRŠENJA ARIVSKIH POSLOVA U PRAVNIM LICIMA U
FEDERACIJI BIH...........................................................................................................................205
a) PROPISI
1. Uredba o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog
ispita i načinu sticanja stručnih zvanja u arhivskoj struci.................................................................206
b) Stručna objašnjenja za Uredbu o uvjetima i načinu polaganja stručnog
arhivističkog ispita i načinu sticanja stručnih zvanja u arhivističkoj struci
I – Opšte odredbe...................................................................................................................................219
II – Program arhivističkog ispita............................................................................................................220
III – Sastav komisije i način polaganja arhivističkog ispita...................................................................221
IV – Stručna zvanja i uslovi za sticanje tih zvanja.................................................................................223
V – Prijelazne i završne odredbe............................................................................................................223
C) KANTONALNI ZAKONI
O ARHIVSKOM POSLOVANJU
1. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Unsko-sanski kanton).......................................................................224
2. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Kanton Sarajevo)..............................................................................239
3. Zakon o arhivskoj djelatnosti (Tuzlanski kanton)............................................................................251
4. Zakon o arhivskoj građi ( Zapadno-hercegovački kanton)................................................................271
5. Zakon o arhivskoj građi (Srednjo-bosanski kanton).........................................................................282
D) PRIMOPREDAJA SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU UKINUTIH I
NOVOOSNOVANIH ORGANA
a) PROPISI
1. Odluka o postupku primopredaje službenih akata između ukinutih
i novoosnovanih federalnih organa uprave i federalnih ustanova......................................................294
b) Stručna objašnjenja za odluku o primopredaji službenih akata
1.Uvodne napomene...............................................................................................................................296
2. Organi i službe na koje se Odluka odnosi..........................................................................................296
3. Postupak primopredaje službene dokumentacije i arhive..................................................................297
E) PEČATI ORGANA VLASTI
a) PROPISI
1. Zakon o pečatu Federacije BiH..........................................................................................................300
2. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o pečatu Federacije BiH...................................................306
3. Uputstvo o radu pečatoreznice, načinu vođenja
evidencije o izrađenim pečatima, uništavanju pečata,
nestanku pečata i evidenciji o pečatima i označavanju novih pečata................................................307
4. Zakon o pečatu Kantona Sarajevo.....................................................................................................315
5. Odluka o pečatima (Opština Novi grad Sarajevo).............................................................................321

b) Stručna objašnjenja za propise o pečatima organa vlasti
1. Pojam i namjena pečata......................................................................................................................325
2. Propisi o pečatu i sadržaj pitanja koja se regulišu tim propisima......................................................325
3. Organi vlasti koji trebaju imati pečat.................................................................................................326
4. Oblik i veličina pečata.......................................................................................................................327
5. Sadržaj pečata....................................................................................................................................327
6. Izrada pečata......................................................................................................................................328
7. Upotreba i čuvanje pečata..................................................................................................................329
8. Evidencija o pečatima........................................................................................................................331
9. Uništavanje pečata.............................................................................................................................331
10. Oglašavanje nevažećim nestalog pečata..........................................................................................332
11. Izrada novog umjesto nestalog pečata.............................................................................................333
F) OVJERAVANJE POTPISA, RUKOPISA I PREPISA
a) PROPISI
1. Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa................................................................................334
2. Uputstvo za provedbu Zakona o ovjeravanju potpisa,
rukopisa i prepisa...............................................................................................................................339
3. Konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih
isprava od 5. oktobra 1961. godine....................................................................................................346
b) Stručna objašnjenja za propise o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa
1. Propisi o postupku ovjeravanja potpisa,
rukopisa i prepisa...............................................................................................................................351
2. Predmet i značaj ovjeravanja potpisa, rukopisa i prepisa..................................................................351
3. Organi nadležni za ovjeravanje potpisa,
rukopisa i prepisa...............................................................................................................................351
4. Ovjeravanje potpisa i rukopisa...........................................................................................................352
5. Ovjeravanje prepisa............................................................................................................................354
6. Posebni slučajevi ovjeravanja isprava
(isprave namijenjene za inostranstvo)................................................................................................355
7. Upisnik za ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa............................................................................356
8. Potvrde o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa.............................................................................356

...............................................................................408 a) Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske..........................................................................................................................................420 a) Pravilnik o uslovima i načinu korištenja arhivske građe i knjižnog fonda u arhivu RS................................................403 b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala...................................................................DRUGI DIO II ......................................................................................................365 2.................................................... Kancelarijsko poslovanje a) PROPISI 1........................442 ......................................371 b) Stručna objašnjenja uz Zakon o arhivskoj djelatnosti............................................399 b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o načinu primo predaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske............368 b) Stručna objašnjenja za zakon o ministarstvima........................................402 a) Pravilnik o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala...........................................................393 b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o čuvanju i zaštiti arhivske građe.........384 a) Pravilnik o čuvanju i zaštiti arhivske građe....................................................................................................................................................................................428 b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o uslovima i načinu korištenja arhivske građe i knjižnog fonda u arhivu RS.....................................410 b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske....................... registraturskog materijala van arhiva........................................................438 a) Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva...397 a) Pravilnik o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske......................................................................................................................................................................................359 b) Stručna objašnjenja za uredbu o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave..............................................................................................................................................................................PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU U REPUBLICI SRPSKOJ 1................................................... Arhivsko poslovanje a) Izvod iz zakona o ministarstvima............................. registraturskog materijala van arhiva...................................................................369 a) Zakon o arhivskoj djelatnosti..............................440 b) Stručna objašnjenja za Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva................................................... Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave....................

....................................................... Pečati institucija BiH a) PROPISI 1................459 2...445 b) Stručna objašnjenja za odluku o kancelarijskom poslovanju institucija Bosne i Hercegovine........................472 b) Stručna objašnjenja uz Zakon o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine.......................................... Zakon o arhivskoj građi i arhivu Bosne i Hercegovine.............................................TREĆI DIO III – PROPISI KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU INSTITUCIJA BOSNE I HERCEGOVINE 1...................... institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine..........................................................450 2..............484 2... Zakon o pečatu institucija Bosne i Hercegovine.........Odluka o kancelarijskom poslovanju ministarstava.............488 ............................... Pravilnik o preuzimanju arhivske građe u Arhiv Bosne i Hercegovine..................................486 b) Stručna objašnjenja za propise o pečatu institucija Bosne i Hercegovine....................................................... službi...........................Uputstvo o načinu izrade............................................................................................. Kancelarijsko poslovanje institucija BiH a) PROPISI 1....................469 3........................................ Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine i registraturne građe u institucijama Bosne i Hercegovine...480 3........... Arhivsko poslovanje institucija BiH a) PROPISI 1... čuvanja..................................................................................... vođenja evidencije i uništavanja pečata institucija Bosne i Hercegovine..............................

PRVI DIO I – PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE .

Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko poslovanje organizacijskih jedinica federalnih organa uprave. crtež i sl. 1 Ova uredba je objavljena u „Službenim novinama Federacije Bosne i Hercegovine“. grafikon. otvaranje. maja / svibnja 1998.godine. zavođenje akata. otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i njihovo čuvanje.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja. prekida ili završava neka službena radnja organa uprave ili službe za upravu. združivanje akata. prilog je pisani sastav (dokument. mijenja. broj 20/98 od 21. Kancelarijsko poslovanje obuhvaća: primanje. odnosno van sjedišta kantonalnih / županijskih organa uprave. Ovom uredbom uređuje se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama.A) KANCELARIJSKO POSLOVANJE U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA U FEDERACIJI BIH UREDBA1 O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE I SLUŽBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE I – OPĆE ODREDBE Član 1. rokovnik predmea. odnosno akata. akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće. dostavljanje predmeta i akata u rad. dopunjuje. tabela. u gradskim i općinskim službama za upravu (u daljnjem tekstu: organi uprave i službe za upravu) u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Federacije). kao i u kantonalnim / županijskim organima uprave i kantonalnim / županijskim ustanovama. 4. ako propisom kantona / županije nije drukčije određeno. predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čini posebnu i samostalnu cjelinu. odnosno kantonalnih / županijskih organa uprave koje se nalaze van sjedišta federalnog organa uprave. rad s aktima. U okviru kancelarijskog poslovanja. razvođenje predmeta i akata. Član 2. 2. . objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta. 3. Član 3. dosije predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizičku osobu i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu. pojedini termini imaju sljedeća značenja: 1. pregledanje i raspoređivanje pošte.

Pomoćne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uređuju se propisom federalnog ministra pravde iz člana 18. Član 6. stav 3. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave i službi za upravu gdje se vrše poslovi iz člana 2. registraturski materijal čine spisi ( akti i predmeti). kulturu i ostale društvene potrebe. ove uredbe. štampani. 7. otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe. Evidencije o upravnim predmetima iz nadležnosti Federacije jedinstvene su za cijelo područje Federacije. ove uredbe vode se u vidu knjige s tvrdim koricama. II – KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU Član 5. primljeni i nastali u radu organa uprave i službe za upravu dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati. 6. fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti. arhivska knjiga. fotografirani. 5. Osnovne knjige evidencije iz stava 1. svaki službeni akt organa uprave.5. 2. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka. sadržaj akta. ovog člana su: 1. . Upisnici i djelovodnici iz odredbe člana 5. sanduk. 9. naziv i adresu primatelja. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka. arhivska građa je sav izvorni i reproducirani (pisani. 4. organi uprave i službe za upravu vode osnovne i pomoćne knjige evidencije o predmetima i aktima iz svoje nadležnosti. evidencije o aktima i predmetima. korice i slično u kojima je složeno više predmeta ili više dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklima. ovog člana. s tim što se tim propisom uređuje i sadržaj i način vođenja osnovnih knjiga evidencija iz stava 3. zapisa i dokumenata. kao i knjige i kartoteke o evidenciji ti spisa. Ako posebnim propisima nije drugačije određeno. pravnim i fizičkim osobama (službeni dopis) mora sadržavati sljedeće dijelove:zaglavlje. koji je nastao u radu organa uprave i službe za upravu bez obzira na to kad je i gdje nastao. fonografirani ili na drugi način zabilježeni ) dokumentacijski materijal od značaja za historiju. odnosno službe za upravu kojim se vrši službena prijepiska s drugim organima. 8. koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papia propisanog formata. crtani. kratku sadržinu predmeta. ove uredbe. 3. U okviru kancelarijskog poslovanja. fascikl predstavlja omot. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljiveu poštu. Član 4. djelovodnik predmeta i akata. kutiju. filmovani. kao i ostali dokumentacijski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili do njihovog uništenja.

nalaze se.Naslovna stranica upisnika. mogu jednu knjigu upisnika. Razvrstavanje predmeta i akaa iz stava 1. III – ORGANIZACIJA VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Član 9. voditi za sve premete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje nadležnosti. na prijedlog federalnog ministarstva pravde. sadrži naziv iz člana 5. U upisnik prvostepenih. odnosno službe za upravu. za federalne organe uprave i federalne ustanove – Vlada Federacije Bosne i Hercegovine. odnosno sve ili pojedine kantonalne / županijske organe uprave i ustanove. U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu o kojima se ne rješava u upravnom postupku. u skladu s uputstvom iz člana 18. U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se predmeti i akti iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu koje je izdavatelj predmeta. ove uredbe i godinu na koju se upisnik. označio kao povjerljivi ili strogo povjerljivi. propisana pojašnjenja za njihovo vođenje. ove uredbe. u skladu s uputstvom iz člana 18. o čemu odlučuje rukovodilac organa uprave. u toku godine mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik. O formiranju zajedničke pisarnice iz stava 1. stav 3. odnosno službe za upravu koji u svom radu imaju manji brojpredmeta i akata. odnosno djelovodnika. kao organizacijskoj jedinici. ove uredbe. odnosno djelovodnika. odnosi. odnosno zaključka. Organi uprave. pravne osobe. Organi uprave. odnosno službe za upravu ili u okviru zajedničke pisarnice za sve federalne ili pojedine federalne organe uprave i federalne ustanove. a u gradu. po pravilu. ili radnom mjestu organa uprave. stav 3. ovog člana na klasifikacijske oznake vrši se u upisniku. odnosno drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet završava donošenjem rješenja. odnosno akta. odnosno djelovodnika. odnosno službe za upravu koji u svom radu imaju već broj predmeta i akata. u toku godine. ove uredbe. Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti organa uprave i službi za upravu obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuće grupe s propisanim brojčanim oznakama ( u daljnjem tekstu: klasifikacijske oznake). odnosno općinske službe za upravu. o kojima se rješava u prvostepenom. drug institucije ili po službenoj dužnosti. za sve ili pojedine gradske. odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka upisuju se svi predmeti iz nadležnosti organa uprave. odnosno djelovodnik. Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu vrši se u pisarnici. . prilikom upisa novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta9 odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna pošta). odnosno općini. člana 11. odnosno službe za upravu. Član 7. Na unutrašnjoj stranici upisnika. ovog člana odlučuje: 1. Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. Član 8. odnosno djelovodnik. a koji se pokreću po zahtjevu stranke. ove uredbe. odnosno u djelovodniku. iz člana 5.

U vezi s čuvanjem i korištenjem arhiviranih predmeta iz oblasti odbrane i unutrašnjih poslova. u skladu sa stavom 2. Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen. Arhivska knjiga vodi se kao opći inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala nastalog u radu organa uprave i službe za upravu u toku kalendarske godine. Za formiranu arhivsku građu upisivanje u arhivsku knjigu vrši se po propisu o arhiviranju koji je važio u vrijeme kada je građa formirana. godine i trajno. vlage i drugih oštećenja. člana 13. odnosno zajedničkom arhivu. Član 12. odnosno nastao u radu organa uprave i službe za upravu. Arhiviranje predmeta i akata vrši se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima čuvanja koji su utvrđeni u listi iz stava 1. čuvaju se u arhivima tih organa i službi u odgovarajućim fasciklima ili kutijama koje se čuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od uništenja. obavezan je donijeti listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja. Član 13. 3. Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu organa uprave i službe za upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama. za gradske. člana 12. ovog člana. na koje je saglasnost dao nadležni arhiv. Rokovi čuvanja mogu biti utvrđeni na mjesece. odnosno općinski načelnik. Sadržaj i način vođenja i korištenja arhivske knjige za organe uprave i službe za upravu propisat će federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije. Listu iz stava 1. ove uredbe. ovog člana. ovog člana rukovodioci organa uprave i službi za upravu dužni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove uredbe. obavezna je i zajednička arhiva za te organe uprave i službe za upravu. odnosno općinske službe za upravu – gradonačelnik. . odnosno službe za upravu. U zajedničkoj pisarnici koja vrši kancelarijsko poslovanje za sve ili pojedine organe uprave.2. za kantonalne / županijske organe uprave i ustanove – nadležni izvršni organ kantona – županije. IV – ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA Član 10. Povjerljivi i strogo povjerljivi akti čuvaju se odvojene od običnih akata i to na način koji osigurava čuvanje njihove povjerljivosti. primjenjuju se propisi o zaštiti tajnih podataka. Organi uprave i službe za upravu dužni su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadležnosti vrše prema listi iz stava 1. ove uredbe. Član 11. Lista iz stava 1. rukovodilac organa uprave. odnosno službe za upravu. ovog člana donosi se u skladu s propisima iz stava 3. Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu organa uprave i služb za upravu.

taj nadzor u općinskim i gradskim službama za upravu može vršiti upravna inspekcija nadležnog organa uprave kantona / županije. Službena osoba ovlaštena za vršenje kancelarijskog poslovanja dužna je u toku radnog vremena organizirati poslove tako da se službeni predmeti. odabiranja arhivske građe i izdvajanja bezvrijednog registraturskog materijala i predaju arhivske građe nadležnom arhivu. odnosno službi za upravu obavezni su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti organa uprave.Uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe kao i postupak odabiranja i izdvajanje arhivske građe iz registraturskog materijala i način primopredaje arhivske građe između organa uprave i službe za upravu i nadležnog arhiva. Način čuvanja određuje rukovodilac organa uprave. propisat će federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije. žigovi. način njihovog čuvanja i stručnog održavanja. a nadzor nad primjenom propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta. u skladu sa zakonom i drugim propisima. Rukovodioci organa uprave. s tim da. ove uredbe. prema potrebi i uz saglasnost Federalnog ministarstva pravde. pečati. i utvrditi ovlasti te osobe u skladu s organizacijom pisarnice iz odredbe člana 9. odnosno službe za upravu. štambilji i drugi akti i predmeti. akti i drugi slubeni materijali. Arhivska građa iz arhiva organa uprave i službe za upravu predaje se nadležnom arhivu sporazumno s nadležnim arhivom. Nadzor na primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Federalno ministarstvo pravde putem upravne inspekcije. kasama. Rukovodioci organa uprave. V – SLUŽBENA OSOBA OVLAŠTENA ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Član 14. stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju u posjed ne ovlaštenih osoba. u skladu s propisima o kancelarijskom poslovanju. Po završetku radnog vremena predmeti. stolovima ili zaključani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana njihova sigurnost. akti i drugi materijali. odnosno službe za upravu. štambilji i drugi akti i predmeti moraju čuvati u zaključanim ormarima. obavezni su rješenjem odrediti službenu osobu koja će neposredno biti odgovorna za vršenje kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti organa uprave. odnosno službe za upravu. vrši Arhiv Federacije. VI – NADZOR NAD VRŠENJEM KANCELARIJSKOG POSLOVANJA Član 16. Član 15. pečati. . odnosno službe za upravu. žigovi.

stav 3. Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje zakonodavnih. i člana 13. Ovlašćuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od stupanja na snagu ove uredbe donese uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu i utvrdi odgovarajuće obrasce za knjige evidencije iz člana 5. Član 18. ove uredbe. a primjenjivat će se nakon isteka 30 dana od njenog stupanja na snagu. ove uredbe. kao i drugih propisa o kancelarijskom poslovanju u organima uprave koji se primjenjuju na teritoriji Federacije do dana početka primjene ove uredbe. stav 4. odnosno izvršnih tijela Federacije. Član 20. . Danom početka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija („Službeni list SR BiH“. Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“.VII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 17. kao i propis iz člana 11. Član 19. grada i općina i njihove stručne službe ako za kancelarijsko poslovanje tih organa i službi ne postoje posebni propisi. broj 31/71). stav 3. kantona / županija.

autentično tumačenje zakona i drugih propisa. pregledanje i raspoređivanje pošte. Ovim uputstvom. izradu i donošenje. otvaranje. novinama FBiH“ br. odnosno statuta općine i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i čuvanje predmeta u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama. rad službenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata. odnosno akata. drugi propisi i opći akti U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu prednacrta. . uređuju se klasifikacione oznake premeta i akata. rokovnik predmeta. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.) i izmjene i dopune tih propisa. davanje stručnih mišljenja i objašnjenja u primjeni zakona i drugih propisa i općih akata. donošenje ukaza o proglašenju zakona. Vođenje evidenije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti organa uprave i službi za upravu obavlja se putem upisnika. odluka. dostavljanje predmeta i akata u rad. kao i izmjene i dopune zakona.UPUTSTVO1 O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE I – OPĆA ODREDBA 1. 11 Ovo Uputstvo objavljeno je u „Sl. primanje. u skladu s Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Uredba o kancelarijskom poslovanju). obilježene dvocifrenim brojevima od 01 do 49 ( u daljnjem tekstu: klasifikacione oznake) i to na način kako slijedi: 01 – Ustavni predmeti U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akaa koji se odnose na izradu ili promjenu Ustava Federacije. odnosno promjenu statuta grada. zavođenje akata. uputstava. združivanje akata. ustavne sporove.srpnja / jula 1998. te u gradskim i općinskim službama za upravu ( u daljnjem tekstu: organi uprave i službe za upravu) ako propisom kantona / županije nije drugačije određeno II – KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA I AKATA 2. 30/98 od 27. razvođenje predmeta i akata. odnosno djelovodnika iz člana 5. Vođenje te evodencije obavlja se prema jedinstvenim klasifikacionim oznakama koje su razrađene po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe. stav 3. odnosno ustava kantona / županija i amandmana na te ustave. 02 – Zakoni. kao i u kantonalnim / županijskim organima uprave i ustanovama. objavljivanje zakona i drugih propisa u službenim glasilima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. izradu i donošenje podzakonskih propisa (uredbi. pravilnika i dr. nacrta i prijedloga zakona i njihovo donošenje.

objašnjenja. organizaciju i provođenje izbora. suzbijanje kriminaliteta. izvještaje. osmatranja i obavještavanje. rukopisa i prijepisa. izvještaje. boravak i kretanje stranaca. 06 – Organizacija i rad sudova U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad sudova. službi za upravu građa i općina. izvještaje. zastupanja pred nadležnim organima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. političke stranke. djelatnost. objašnjenja. informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmeta i akta koje se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima ih ove grupe. analize. finansiranje odbrane. kriminalitet. upotrebu vatrenog oružja i drugih sredstava prinude u obavljanju službene dužnosti. mišljenja. rukovođenje i zapovijedanje. fondacije i zaklade. oružane snage Federacije (organizaciju. instrukcije. izvještaje. pravosudni ispit. promet. javne i vjerske skupove. informacije. zastave i oznake i dr. izvještaje. ovjeravanje poslovnih knjiga. analize. malodobničku delikvenciju. 04 – Unutarnji / unutrašnji poslov U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na javni red i mir. municiju i eksploziv. 05 – Javna uprava i javne službe U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koje se odnose na organizaciju i rad organa uprave i upravnih ustanova. odvjetništvo. sudsko poslovanje. vojno školstvo. obučavanje i osposobljavanje za odbradu. mišljenja. vozačke dozvole. popunu. vojnu proizvodnju. pečate. oružje. javno bilježništvo. . azil. zastave. javne ustanove.03 – Obrana / odbrana U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na odbrambene pripreme. upotrebu. himnu. djelatnost. udruženja građana. štambilje i žigove. vođenje evidencija i izdavanje uvjerenja i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. analize. inspekcijske poslove. 08 – Organizacija i rad pravobranilaštva U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad pravobranilaštva. vojnu obavezu veze. sigurnost i kontrola prometa. obavljanje upravnih poslova lokalne samouprave i drugih stručnih poslova. materijalno osiguranje. analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.). ovjeravanje potpisa. informacije i druge materijale iz ove oblasti. grb. informacije. kancelarijsko poslovanje. upravni nadzor. referendume. odbrambene postupke. analize i druge materijale i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. 07 – Organizacija i rad tužilaštva U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad tužilaštva. odlikovanja i druga priznanja. rezerve i kontrolu naoružanja i vojne opreme.

ekstradiciju i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. biračke spiskove. finansiranje organa vlasti i drugih institucija. državljanstvo. parnične. objašnjenja. 11 – Sudski predmeti U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na krivične. pravnu pomoć. izvještaje i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. nadzor nad finansijskim. vanparnične. kredite. uvjetni otpust. 13 – Građanska stanja i evidencije U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na rođenje. sudije porotnike. osobne karte. ragistar stanovnika. odgojnih mjera. informacije. 12 – Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izvršenje kazni. 14 – Financije / finansije U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na proračune. sudske vještake i tumače. djelatnost. finansiranje društvenih djelatnosti i drugih institucija. osnivanje i rad banaka i drugih finansijskih organizacija. izdavanje uvjerenja i izvoda iz evidencija i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. informacije. upravne sporove i arbitražne predmete. kamate. vize. pokretanje postupka. osiguravajuća društva. kreditne odnose s inostranstvom. devizno poslovanje. naknade. sklapanje braka. izvještaje. inspekcijski nadzor. putne isprave. dohodak. inspekcijskih nadzor nad izvršenjem kazni i odgojnih mjera i nad radom ustanova za izvršenje kaznenih i prekršajnih sankcija. popis stanovništva. troškove poslovanja. mišljenja. njihove propise. 10 – Organizacija i rad ombudsmena U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad ombudsmena. organizaciju i rad ustanova za izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija. osobna imena. prebivalište i boravište. plaće. . međunarodnu pravnu pomoć. usvojenje. fondove. prihod. analize i druge materijalne i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.09 – Organizacija i rad tijela za prekršaje U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i rad tijela za prekršaje. izvještaje. upravljanje imovinom. smrt. analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. analize. spisa i druge dokumentacije. obiteljske. mjera sigurnosti. poslovna sredstva. izvještaje. nagrade. amnestiku i pomilovanje. deviznim i drugim poslovanjem. informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe. osiguranje. dokumenata. sudske registre. prikupljanje informacija. finansijske planove i fondove. završne račune i bilance. tijala za platni promet. informacije. izvršenje proračuna. izvršne i zemljišno – knjižne predmete. matične knjige o tim podacima.

15 – Porezi, doprinosi, takse i lutrije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve vrste poreza i doprinosa i
druge dažbine, naplatu i povraćaj poreza i doprinosa, porezno knjigovodstvo, porezna i druga
uvjeranja, sve vrste taksi, lutrije i druge igre na sreću, inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i
druge materijale i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
16 - Carine
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na utvrđivanje carinskih stopa,
naplatu carina, oslobađanje od carina, carinska uvjerenja, inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i
druge materijale i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
17 - Energija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na energiju (struju, zemni gas,
naftu i naftne derivate, i dr.) projektiranje i izgradnju investicijskih i drugih objekata iz oblasti energije,
inspekcijski nadzor, elaborate, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
18 – Rudarstvo i industrija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na rudarstvo (rudno bogatstvo,
mineralne sirovine, eksploatacija pijeska, šljunka i kamena, geološka istraživanja i dr.) industriju
(metalurgija, proizvodnja i prerada metala i nemetala, proizvodnja i prerada drveta, kemijska i ostala
prerađivačka industrija i dr.), iskorištavanje prirodnih bogatstava, projektovanje i izgradnja
investicijskih i drugih objekata iz oblasti rudarstva i industrije, prava u vezi s industrijskom svojinom i
tehnologijom, sustav organizacije u industriji, inspekcijski nadzor, eleborate, informacije, izvještaje,
analize i druge materijale i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
19 – Preduzetništvo i privatizacija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na preduzetništvo, privatizaciju
(pripremu za privatizaciju preduzeća i drugih subjekata, programe privatizacije, početni bilans za
privatizaciju, postupak revizije prethodno izvršene privatizacije i dr.), informacije, izvještaje, analize i
druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
20 - Trgovina
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na unutarnju i vanjsku trgovinu,
vanjsko – trgovinski promet, zaključivanje i izvršavanje međunarodnih ekonomskih sporazuma, rad
privrednih predstavništva u inostranstvu, oblast cijena, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji
se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
21 - Zanatstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izdavanje odobrenja za
vršenje zanatske djelatnosi, prestanak rada zanatskih radnji, registar zanatskih radnji i druge predmete i
akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

22 – Turizam i ugostiteljstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju i djelatnost
turističkih gospodarstava, organizaciju preduzeća u oblasti turizma, turistička predstavništva, biroe,
agencije i sl., boravišne takse, izdavanje odobrenja za vršenje ugostiteljske djalatonosti, prestanak rada
ugostiteljskih radnji, provjeru znanja za vršenje ugostiteljske djelatnosti i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
23 – Prostorno uređenje i okoliš
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na građevinarstvo, prostorno i
urbanističko planiranje, izgradnju investicionih i drugih objekata, odobrenja za izgradnju, tehnički
prijem, upotrebne dozvole, itd., komunalne djelatnosti (javno osvjetljenje, plin,vodovod, kanalizacija,
održavanje čistoće, groblja, parkovi i plaže), stambenu izgradnju, stambene odnose, otkup stanova,
poslovne zgrade i prostorije, zaštitu čovjekove okoline, korišćenje zemljiša, inspekcijski nadzor i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
24 – Poljoprivreda
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na poljoprivredu, korišćenje
poljoprivrednog zemljišta, veterinarstvo, zdravstvenu zaštitu stoke, zaštitu bilja, inspekcijski nadzor i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
25 – Vodoprivreda
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na vodoprivredu, izdavanje
vodoprivredne saglasnosti i vodoprivredne dozvole, ribolov, režim voda, vađenje pijeska, šljunka i
kamena s obala i korita rijeka, inspekcijski nadzor i druge predmete koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
26 – Šumarstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na šumarstvo, korištenje šuma i
šumarskog zemljišta, katastar šuma, upravljanje šumama i šimskim zemljištem, proizvodnju, promet i
uporabu šumskog bilja i sjemena, lov, zdravstvenu zaštitu divljači, inspekcijski nadzor i druge
predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
27 – Promet i komunikacije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na cestovni, željeznički,
vazdušni, riječni, pmorski i jezerski promet, cjevovodni i integralni transport, sigurnost prometa, PTT
promet, radio i televiziju, kontrolu i inspekcijski nadzor u oblastima prometa i komunikacija,
međunarodnu suradnju u oblasti prometa i komunikacija, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmeta i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

28 – Programiranje razvoja i obnova
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na programiranje razvoja i
obnove, analize faktora i mogućnosti privrednog razvoja i obnove, izradu mjera razvoja i ekonomske
politike, programiranje korištenja, valorizaciju i zaštitu privrednih resursa, izradu makroekonomskih
bilansi i izradu materijalnih bilanci, analizu odnosa u oblasti raspodjele, regionalni razvoj i obnovu,
saradnju s institucijama koje se bave pitanjima razvoja i obnove i druge predmete i akte koji se odnose
ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
29 – Robne reserve
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na nabavku, razmještaj,
zanavljanje, čuvanje i korištenje robnih rezervi, provođenje mjera radi intervencije na tržištu,
bilansiranje roba za potrebe rezervi i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
30 – Geodetski poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na premjer, uspostavljanje i
obnovu katastra nekretnina, katastarsko – komunalne uređaje, kartografiranje teritorije, geodetsko –
kartografske poslove od značaja za odbranu, vođenje tehničke arhive originala planova i karata
osnovnih geodetskih radova i druge podatke dobivene vršenjem geodetskih radova, premjeravanje
zemljišta za posebne potrebe, inspekcijski nadzor nad poslovima premjera i katastra nekretnina,
katastra zemljišta i katastra komunalnih uređaja, obilježavanje državne granice i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
31 – Imovinsko – pravni poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na komasaciju, eksproprijaciju i
arondaciju zemljišta, vlasničko – pravne i druge stvarno – pravne odnose na nekretninama, pravni
režim državne svojine na nekretninama, evidenciju na nekretninama i pravima na nekretninama, promet
nekretninama, reprivatizaciju imovine, restituciju, informacije, izvješaje, analize i druge materijale i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
32 - Statistika
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve vrste statistika, državna,
privredna i druga statistička istraživanja, prikupljanje, obradu i publiciranje statističkih podataka,
utvrđivanje jedinstvene metodologije statističkih istraživanja, jedinstvene statističke standarde,
razvijanje statističkog informacionog sistema, uvođenje i vođenje administrativnih i statističkih
registara, evidencije propisane zakonom, razmjenjivanje statističkih podataka s drugim državama i
međunarodnim organizacijama, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmeta i
akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
33 – Meteorologija, hidrologija i seizmologija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na meteorološku, hidrološku,
sinoptičko – prognostičku, agrometeorološku i seizmološku djelatnost, istraživanje atmosfere, vodenih

resursa, kvaliteta životne sredine i seizmoloških procesa i druge predmete i akte koji se odnose ili su u
vezi s pitanjem iz ove grupe.
34 – Rad i radni odnosi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na opće akte iz radnog odnosa,
zasnivanja radnog odnosa, ugovore o radu, pripravnike, ostvarivanje i zaštitu prava iz radnog odnosa,
zaštitu zaposlenika, disciplinsku i materijalnu odgovornost, radni staž i radne knjižice, prestanak
radnog odnosa, prestanak ugovora o radu, radno vrijeme, odmore, odsustva i bolovanja, stručno
obrazovanje i usavršavanje, stručne ispite, zaštitu na radu, kolektivne ugovore, mirovno rješavanje
kolektivnih radnih sporova, štrajk, inspekciju rada, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
35 – Socijalna politika
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na socijalno osiguranje,
organizaciju i rad tijela socijalne zaštite, mirovinsko i invalidsko osiguranje, dječiju zaštitu,
starateljstvo, zaštitu starih i iznemoglih osoba, socijalno osiguranje posebnih kategorija osiguranika,
sve vrste socijalne pomoći, zaštitu omladine, obitelji i odraslih, staranje o djeci ometenoj u
psihofizičkom razvoju, djelatnost humanitarnih organizacija (Crveni križ, Crveni polumjesec i druge
humanitarne organizacije), informacije, izvještaje, analize i druge materijale, inspekcijski nadzor i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
36 – Raseljene osobe i izbjeglice
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na prikupljanje i obradu
podataka o raseljenim osobama i izbjeglicama, smještaj raseljenih osoba i izbjeglica, stvaranje uvjeta
za njihov povratak u mjesta stanovanja, prikupljanje i raspodjelu humanitarne pomoći i druge predmete
i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
37 – Zdravstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na zdravstvene ustanove,
zdravstvenu djelatnost, razvoj i unapređenje zdravstvene zaštite, zdravstveno osiguranje građana,
preventivnu i kurativnu zdravstvenu djelatnost, higijensko – epidemiološku djelatnost, promet i uvoz
lijekova, otrova i opojnih droga, zaštitu od jonizirajućih zračenja, koordiniranje stručno – medicinskih
nadzora nad radom zdravstvenih ustanova i zdravstvenih djelatnika, davanje sanitarno – preventivne
saglasnosti za izgradnju objekta, djelatnost apoteka, ekshumaciju i prijevoz mrtvaca, djelatnost
prirodnih lječilišta i oporavilišta, znanstveno – istraživački rad u oblasi zdravstva, saradnja s
međunarodnim zdravstvenim organizacijam, inspekcijski nadzor u sanitarnoj i zdravstvenoj oblasti i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
38 – Obrazovanje
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na predškolski odgoj, osnovne
škole, srednje škole, stručne, umjetničke i specijalne škole, više i visoke škole, fakultete i univerzitete,
akademije, programe i planove razvoja školstva, nastavne planove i programe, udžbenike itd.,

nostrifikaciju diploma i svjedodžbi, međunarodnu suradnju u oblasti obrazovanja, izdavačku djelatnost
u oblasti obrazovanja, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
39 – Nauka
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na naučnoistraživačke projekte,
planove, programe, analize i informacije iz svih oblasti naučnoistraživačkog rada, međunarodnu i
međuentitetsku saradnju u oblasti naučnoistraživačkog rada, mišljenja u vezi s izmjenama planova i
programa naučnoistraživačkog rada i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
40 – Kultura i sport
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na biblioteke, muzeje, galerije,
izložbe, zaštitu spomenika kulture, kazalište, opere, balete, horove, orkestre, folklorne ansamble, razne
priredbe i kulturne manifestacije (sabori, festivali i sl.), film, tisak, književnost, izdavačku djelatnost,
likovnu umjetnost, fizičku kulturu, sport, šah, informativnu djelatnost, propagandu, međunarodnu
saradnju i razmjenu u oblasti kulture i spora, autorska djela, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
41 – Boračka zaštita i civilne žrtve rata
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na socijalno – statusna pitanja
vojnih invalida, obitelji poginulih boraca, šehidske obitelji, nezaposlene borce, borce i sudionika drugih
oslobodilačkih pokreta, zaštitu ratnih i mirnodopskih vojnih invalida, zaštitu članova obitelji poginulih,
nestalih i umrlih boraca, civilne žrtve rata, isplate i usklađivanje mjesečnih novčanih primanja,
izgradnju, uređenje i održavanje spomen – obilježja, grobalja boraca i civilnih žrtava rata, upravni i
finansijski nadzor na izvršavanjem propisa iz oblasti boračko – invalidske zaštite i civilnih žrtava rata,
informacije, izvještaje, analize i druge materijalne i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
42 – Standardizacija i mjeriteljstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na standarde, tehničke normative
kvaliteta, unifikaciju i tipizaciju proizvoda, roba i usluga, ateste, sustav mjernih jedinica i kontrolu
mjera i plemenitih kovina, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
43 – Patenti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na zaštitu pronalazaka, tehnička
unapređenja, žigove, oznake porijekla proizvoda, uzoraka i modela i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

44 – Civilna zaštita, zaštita od požara i elementarne nepogode
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na organizaciju, obuku,
opremanje i upotrebu štabova, jedinica i povjerenika civilne zaštite, elementarne nepogode, mjere
zaštite i spasavanje, zaštitu od požara, planove i druge akte za zaštitu od elementarnih nepogoda i
požara, pronalaženje i uništavanje neeksplodiranih ubojnih sredstava (mina i dr.) informacije,
izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akta koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
45 – Međunarodni odnosi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu i zaključivanje
međunarodnih sporazuma, ugovora i drugih akata, potpisivanje i ratifikaciju sporazuma, međunarodnu
suradnju, međunarodnu pravnu pomoć, reciprocitet (materijalni i procesni), tehničku i drugu
mađunarodnu pravnu pomoć, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
46 – Vjerski predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na status i djelatnost vjerskih
zajednica i drugih vjerskih institucija i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
47 – Privredne komore i zadruge
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na osnivanje i rad privrednih
komora, njihove grupacije, sekcije, asocijacije i sl., osnivanje i djelatnost zadruga, imovinu i njihovo
poslovanje, oblike zadružnog organiziranja i prestanak zadruga, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmeta i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
48 – Arhivski poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na evidentiranje, preuzimanje,
sređivanje, obradu, zaštitu i korištenje ukupne arhivske građe i registraturskog materijala, izradu
metodskih naputaka, standarda i normativa za arhivsku djelatnost, mjere osiguranja i zaštite arhivske
građe, nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe, odabiranje arhivske
građe iz registraturskog materijala, izdavanje uvjerenja, potvrda i drugih isprava o činjenicama i
dokazima koji se nalaze u arhivskoj građi i registraturskom materijalu i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
49 – Drugi predmeti i akti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu razvrstati u neku od skupina
predviđenih pod brojem 01 do 48 tačke 2. ovog uputstva.
3. Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržini materije koja
se u predmetu ili aktu obrađuje.
4. Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više
klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po pravilu, u onu klasifikacionu
oznaku na čiju se sadržinu odnosi pretežni dio pitanja, odnosno materije.

III – PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE,
ODNOSNO AKATA
1. Primanje pošte
5. Primanje pošte obuhvata prijem akata, podnesaka, žalbi, dopisa, novčanih pisama, paketa,
telegrama i dr. kod organa uprave i službi za upravu, a vrši se, po pravilu, na jednom određenom mjestu
u sastavu pisarnice koja je organizirana prema članu 9. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
6. Službenu poštu koja se organu uprave, odnosno službi za upravu, dostavlja poštom ili je
stranka neposredno preda, prima ovlašteni službenik pisarnice. Pošta se prima u toku cijelog radnog
vremena.
Način prijema službene pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi, određuje
rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, u skladu sa specifičnostima njihove djelatnosti,
mjesnim prilikama i potrebama.
7. Službenik koji prima poštu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem ako je pošta
upućena organu uprave, odnosno službi za upravu, osim ako je podnesak netaksiran ili nedovoljno
taksiran, a podliježe plaćanju takse. U ovom slučaju službenik koji prima poštu dužan je postupiti u
skladu s odredbama tačke 14. ovog uputstva.
Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje organu uprave, odnosno službi za upravu,
sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu,
nema adrese stranke i sl.), službenik ovlašten za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i
objasnit će joj da ih otkloni. Ako stranka i pored upozorenja zahtijeva da se akt (podnesak) primi,
službenik će ga primiti, s tim što će na podnesku sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom
upozorenju.
U slučaju da organ uprave, odnosno služba za upravu, nije nadležan za primanja akta
(podneska), stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se obrati nadležnom organu.
Na ponovljeni zahtjev stranke da se njen akt (podnesak) primi, podnesak se mora primiti, s tim
da se sačini zabilješka na način predviđen u stavu 2. ove tečke.
8. Službenik koji prima poštu dužan je da stranku koja želi da preda usmeno saopštenje za
zapisnik uputi službeniku ovlaštenom za prijem takvog saopštenja.
Ako organ uprave, odnosno služba za upravu, nije nadležan za prijem usmenog saopštenja na
zapisnik, stranka će se upozoriti da tu okolnost i uputiti da takvo saopštenje preda za to nadležnom
organu. Ako stranka i pored toga ponovi svoj zahtjev, službenik je dužan njeno usmeno saopštenje
primiti na zapisnik, s tim što će postupiti na način predviđen u stavu 2. tačke 7. ovog ustava.
9. Primanje pošte od drugog organa uprave, odnosno službe za upravu ili pravne osobe, koju ovi
dostavljaju putem dostavljača (kurira), potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj
knjizi ili na dostavnici ili povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa,
stavlja se još i pečat organa uprave, odnosno službe za upravu koja prima poštu. Pečat se ne stavlja na
dostavnoj knjizi.
U svim slučajevima kada je to propisano predviđeno ili kada to odredi rukovodilac organa
uprave, odnosno službe za upravu, pored datuma, potpisa i pečata organa uprave, odnosno službe za
upravu, stavlja se i vrijeme prijema (sat i minut) službene pošte. Ovaj podatak treba evidentirati i na
primljenom aktu, odnosno na njegovom kovertu, ako službenik koji prima poštu nije ovlašten za
otvaranje pošte.
10. Primanje pošte koja se organu uprave, odnosno službi za upravu, dostavlja preko poštanke
službe, kao i podizanje pošte iz poštanskog pregratka, vrši se po propisima kojima je uređen na način
rada preduzeća poštansko – telegrafsko – telefonskog prometa.

Prilikom primanja, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, ovlašteni službenik
pisarnice organa uprave, odnosno službe za upravu ne smije podići pošiljku na kojoj je označena
vrijednost ili je u pitanju preporučena pošiljka, ako utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju on
će zahtijevati od odgovornog službenika pošte, odnosno od nadležne jedince poštanske službe, da se
stanje i sadržina pošiljke (opseg i vrsta oštećenja) komisijski utvrdi i tek poslije toga će sa zapisnikom
o komisijskom nalazu preuzeti pošiljku.
11. Pošiljke primljene u vezi s licitacijom, natječajima i slično, ne otvaraju se, već se samo na
koverti stavlja datum i vrijeme (sat i minut) njihovog prijema.
Ovlašteni službenik zadužen za poslove iz stava 1. ove tačke dužan je prethodno da upozori
pisarnicu na pošiljke koje se u smislu stava 1. ove tačke očekuju i koje se ne smiju otvarati.
12. Ako je uz koverat ili akt priložena dostavnica, ovlašteni službenik pisarnice dužan je na
dostavnici upisati datum prijema, potpisati dostavnicu i staviti otisak pečata organa uprave, odnosno
službe za upravu, i odmah je vratiti osobi koja je dostavila akt, odnosno koverat.
2. Potvrda o prijemu podneska
13. Ako stranka koja osobno predaje akt (podnesak) traži da se izda potvrda o prijemu
podneska, takva potvrda se mora izdati. Potvrdu potpisuje službenik koji je akt (podnesak) primio i
stavlja otisak pečata organa, odnosno službe.
Potvrda iz stava 1. ove tačke obavezno se mora izdati ako se radi o prijemu podneska po kojem
se rješava u upravnom postupku i donosi i dostavlja upravni akt (rješenje ili zaključak). U potvrdu o
prijemu obavezno se upisjuje zakonski rok za rješavanje ovog podneska.
Potvrda o prijemu podneska izdaje se na obrascu broj 1.
3. Postupak a aktima koji podliježu taksiranju
14. Službenik koji prima poštu neposredno od stranke, dužan je da naročito vodi računa o tome
koji akti isprave podliježu plaćanju administrativne takse, kolika je visina takse predviđena za pojedine
vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u kojim slučajevima postoji zakonska osnova za
oslobađanje od plaćanja takse.
U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao i u pogledu
postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lijepljenju ili
poništavanju taksenih maraka, treba postupiti po važećim propisima o taksama. U ovim slučajevima
službenik koji prima poštu od stranke treba da ukaže stranci na te nedostatke i da joj objasni kako će ih
otkloniti.
15. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije
taksiran, ili je nedovoljno taksiran, to će se konstatirati kratkom službenom zabilješkom na podnesku
koja se upisuje pored otiska prijemnog štambilja.
Ako je podnesak oslobođen od plaćanja takse, sačinit će se zabilješka na način propisan u stavu
1. ove tačke, uz navođenje odgovarajućeg propisa kojim je predviđeno oslobađanje od plaćanja takse.
4. Otvaranje i pregledanje pošte
16. Ovlašteni službenik pisarnice dužan je cjelokupnu primljenu poštu neotvorenu dostaviti
rukovodiocu organa uprave, odnosno službe za upravu, odnosno službeniku ovlaštenom za otvaranje i
pregledanje pošte.

odnosno službi za upravu. odnosno službi za upravu. itd). organa uprave. 19. Ako se prilikom otvaranje pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost. povjerljiva. te nedostatke treba konstatovati kratkom zabilješkom na aktu koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnog štambilja (na primjer: ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu. 23. Ovakvi akti se ne zavode u knjige evidencije. onda se upisuje naziv tih priloga i sl. Prije otvaranja koverti koje se odnose na preporučene pošiljke. ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto. Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci.). odnosno službi za upravu uručje se neotvorena tom službeniku. Uz primljeni akt (podnesak) obavezno se prilaže i koverat kad god datum predaje pošti može biti od važnosti za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili želbe. vrši po pravilu rukovodilac tog organa. dužan je taj akt najkasnije u roku od 24 sata po prijemu vratiti pisarnici radi evidentiranja. strogo povjerljiva. poštanske naljepnice.). kurirom ili putem pošte. vrijednosne pošiljke i dr. Ako je u jednom kovertu prispjelo više akata uz koje bi se trebao priložiti koverat. Pošiljke koje se odnose na raspisane licitacije. ukoliko za to postoji mogućnost. 20. Ako taj službenik nakon otvaranja pošiljke utvrdi da pošiljka predstavlja službeni akt upućen organu uprave. 18. a ako aktu nedostaju samo pojedini prilozi. s tim što će se na ostalim aktima upisati uz koji akt je priložen koverat. ove tačke može ovlastiti određenog služenika za vršenje tih poslova.. on će se priložiti uz jedan akt. 17. odnosno službe za upravu. a za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvorena. kao i omota paketa ili druge službene pošte koja je primljena oštećena. o tome će se sačiniti službena zabilješka koja će se priložiti koverti. treba u nazočnosti još dvojice slubenika sačiniti službenu zabilješku u kojoj će se konstatirati vrsta i opseg oštećenja i što u primljenim pošiljkama nedostaje. 21. Hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kad se ne radi. Pošta primljena na ime određenog službenka zaposlenog u organu uprave. upisuje se „primljeno bez priloga“.Otvaranje i pregledanje cjelokupne službene pošte (obična. otvara dežurni službenik ako u organu uprave. a ovi su podaci označeni na koverti. ili se ne vidi ko je pošiljatelj. 22. Ovlašteni službenik pisarnice je u ovakvim slučajevima dužan da o tome. o čemu donosi posebno rješenje. ako nije drugačije određeno. a povjerljivu i strogo povjerljivu poštu dežurni službenik može otvoriti samo ako je za to posebno pismeno ovlašten. postoji služba dežurstva. na tom se aktu upisuje zabilješka „pogrešno dostavljen“ i na najpogodniji način. ili pravnu ili fizičku osobu. rok učestvovanja na natječaju i sl. . dostavlja onom kome je upućen. oznake pismena dr.) kao i akti i prilozi koji se nalaze u koverti. Rukovodilac iz stava 2.odnosno službe. ili „primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM“. natječaje i sl. Ako se u koverti nađe akt adresiran na neki drugi organ uprave ili službe za upravu.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mjesto odakle je poslat ili ime podnositelja. obavijesti pošiljatelja. Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje. Otvaranje pošte vrši se tako da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ili druge oznake na omotu (adresa pošiljatelja. na primljenom aktu treba kratkom zabilješkom konstatirati njihovu vrstu i iznos (na primjer: „primljeno 5 KM“. Naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu s oznakama i brojevima primljenog akta. otvara komisija formirana za te poslove.

odnosno službenik ovlašten za otvaranje i pregledanje pošte. vrši se na osnovu rješenja iz tačke 24. 26. odnosno na radna mjesta ako u organu uprave i službi za upravu ne postoje organizacione jedinice kojima se predmeti i akti trebaju dostaviti u rad. odnosno radna mjesta ako ne postoje organizacione jedinice. odnosno službe za upravu koja je utvrđena pravilnikom o unutrašnjem ustrojstvu organa. odnosno aktu. odnosno nazive radnih mjesta i njihove brojčane oznake počev od 01 pa nadalje. odnosno službe za upravu. odnosno signiranje pošte vrši rukovodilac organa uprave i službe za upravu. ovog uputstva. Siginiranje pošte vrši se na način što se na svaki akt i predmet. Radi stvaranje uvjeta da se može vršiti raspoređivanje pošte na službenike koji su nadležni za rad na predmetu. Signiranje pošte podrazumijeva raspoređivanje akata. ako nema organizacionih jedinica. ako postoji zamjenik. Rješenje se donosi na početku svake kalendarske godine.5/98). kojima će se pošta dostaviti u rad. odnosno predmeta. Organizacione jedinice. odnosno službe za upravu. Organizacione jedinice. Te jedinice. na prvoj stranici akta. a nakon toga slijede brojčane oznake za organizacione jedinice redoslijedom kojim su utvrđene pravilnikom o unutrašnjem ustrojstvu organa uprave. Kada se završi signiranje pošte. moraju se odrediti organizacione jedinice. 03/12. odnosno službe. označavaju se arapskim brojevima na način što se polazi od radnog mjesta rukovodioca organa uprave. poslije otvaranja i pregledanja. a ako nema organizacionih jedinica. stav 1. Signiranje pošte na organizacione jedinice. odnosno radna mjesta. IV – ZAVOĐENJE AKATA . odnosno radna mjesta. b) Signiranje pošte 25. a u toku godine mijenja sa ako dođe do izmjena organizacionih jedinica ili radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad.odnosno predmeti. odnosno predmeta na organizacione jedinice. nakon toga upisuje se radno mjesto zamjenika rukovodioca i označava se brojem 02. u desnom gornjem kutu upisuje broj organizacione jedinice. određuju se prema unutrašnjem ustrojstvu organa uprave. odnosno radna mjesta. odnosno službe za upravu. određuju se rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave.5. i označava brojem 01. odnosno radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad 24. predaju se ovlaštenom službeniku pisarnice na daljnji postupak. Raspoređivanje. Određivanje organizacionih jedinica. akti. Rješenje sadrži naziv organizacione jedinice. odnosno radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad i raspoređivanja pošte (signiranje) a) Rješenje o određivanju organizacionih jedinica. odnosno broj radnog mjesta kojem će se pošta dostaviti u rad ako ne postoji organizaciona jedinica i datum otvaranje i pregledanja pošte (npr. odnosno radna mjesta. onda se prema tom pravilniku određuju brojčane oznake za radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad.

Ovo zavođenje obuhvaća upisivanje podataka u rubrike predviđene u knjizi evidencije. Po završenom razvrstavanju predmeta i akata na klasifikacione oznake.1. zapisnici o utvrđivanju i procjeni štete i sl. Zavođenje se vrši isto dana i po istim datumom pod kojim su akti primljeni. otisak prijemnog šambilja stavlja se na komad čistog papira (jedna polovina ili jedna četvrtina arka) i taj papir se pričvršćuje uz akt). Način i vrijeme zavođenja akata 27.) ispisuju se pored otisaka prijemnog štambilja. do 35. ovog uputstva. uviđaj na licu mjest. a posebno akata poslovanja i ostalih službenih akata o kojma se ne rješava u upravnom postupku. otisak prijemnog štambilja treba staviti u gornjem lijevom uglu poleđine akta. Prijemni štambilj 30. odnosno prema nazivima pojedinih rubrika. 2. ovog uputstva i odgovarajući broj klasifikacione oznke upisuje se na prvoj stranici akta. Nakon što se izvrši zavođenje akta u knjigu evidencije pristupa se stavljanju otiska prijemnog štambilja na akt. Telegrame. 29.onda predmet ima svojstvo akta poslovanja. Ako se ne donosi upravni akt. odnosno neke druge isprave (na primjer: pregled objekta u postupku provođenja inspekcijskog nadzora. naročitu pažnju treba posvetiti odvajanju predmeta upravnog postupka. a ne evidencije predviđene ovim uputstvom. u tom slučaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu evidenciju. Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt. U slučaju da na prednjoj stranici akta nema dovoljno mjesta. pristupa njenom zavođenju u odgovarajuće knjige evidencije iz tačke 32. Ako su strane akta u cjelini popunjene tekstom. zavest će se najkasnije prvog narednog radnog dana. a ako tu nema dovoljno mjesta. Kod razvrstavanja službene pošte ne posebne cjeline. .. Svojstvo predmeta upravnog postupka određuje se prema tome hoće li se postupak po tim predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenja ili zaključka). ovog uputstva. pristupa se zavođenju akata u odgovarajuću knjigu evidencije. Otisak prijemnog štambilja stavlja se. kao i druge hitne akte. saslušanje svjedoka. Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga akti ne mogu zavesti istog dana kada su primljeni. bez obzira na to što su u postupku pri njegovom rješavanju preduzimane upravno – procesne i druge radnje ili izdavana razna uvjerenja. po pravilu. Ostale oznake na aktima (na primjer: veza brojeva i sl. itd. treba zavesti prije ostalih i odmah dostaviti u rad nadležnom službeniku. Ako se za određene akte vode posebne evidencije. akte s određenim rokovima. onda se stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice. ili potvrda o stručnoj obučenosti. u skladu s propisom o toj evidenciji. odnosno raspolaganja. prije zavođenja nove pošte i pod datumom kad su akti primljeni. Zavođenje akata u odgovarajuću knigu evidencije vrši se tako što se prethodno mora odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada. Kada ovlašteni službenik pisarnice primi signiranu poštu iz tačke 25. a vrši se prema uputstvima koja su data uz knjige evidencije. Određivanje tog broj vrši se prema skupinama predmeta i akata koje su utvrđene u tački 2. vodeći pri tome računa da tekst akta ostane potpuno čitak i razumljiv. u gornjem desnom kutu prve stranice akta. 28. U knjige evidencije ne zavode se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku.).

s tim što svaku godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava 3. tačke 32. a ostale rubrike djelovodnika popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u sastavu ovog obrasca. Djelovodnik predmeta i akata može se upotrebljavati za više godina. ovog uputstva. Upisnik iz stava 1. Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka može se upotrebljavati za više godina. Ova zabilješka sadrži: ukupan broj prvostepenih predmeta upravnog postupka koji su zavedeni u toj godini. 3. Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom obarascu vodoravnog formata A-3. U ovom djelovodniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta i akata koji se označavaju rednim brojevima. Evidencije o upravnim predmetima iz nadležnosti Federacije jedinstvene su za cijelo područje Federacije. ovog uputstva. a) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka 32. ove tačke. do 36. Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) vodi se na jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50 X40 cm. a ostale rubrike upisnika popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u sastavu obrasca. tačke 32. 32. c) Djelovodnik predmeta i akata 34. odnosno službe za upravu. a ostale rubrike upisnika popunjavaju se na način propisan u stavu 2. Upisnik iz stava 1. . ove tačke. Upisnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembar) na način propisan u odredbi stava 3. Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka može se upotrebljavati i za više godina. s tim što se za svaku godinu treba posebno zaključiti. ovog uputstva. s tim što za svaku godinu treba posebno zaključiti na način predviđen u odredbi stava 3. U ovom upisniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta koji se označavaju rednim brojevima.Prijemni štambilj izrađuje se prema obrascu broj 2. na način propisan u odredbi stava 3. ove tačke vodi se na obrascu broj 3. Upisnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. ove tačke vodi se na obrascu broj 4. tačke 32. U ovom upisniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta koji se označavaju rednim brojevima. Djelovodnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. datum i potpis službene osobe ovlaštene za vođenje kancelarijskog poslovanja i otisak pečata organa uprave. Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencije predviđenih za kancelarijsko poslovanje vrši se na način utvrđen u odredbama tač. Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2) vodi se na jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50X40 cm. decembar) na način proisan u odredbi stava 3. ove tačke. ovog uputstva. decembar) službenom zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja. b) Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka 33. Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencije 31.

odnosno akt. uloži u odgovarajući omot iz odredbe tačke 30. a kod oznaka „Predmet“ upisuju se naziv akta o kojem se radi. u stvari. ovlašteni službenik pisarnice ulaže u omot za predmete i akte.u omot bijele boje ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta i akata. 4. ovog uputstva. Kada se predmet.odnosno akt.u omot označen crvenom bojom ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu. Arhivska knjiga vodi se na obrascu koji je utvrđen posebnim propisom o arhivskoj knjizi. ove tačke. ove tačke vodi se na obrascu broj 5. do 5. i to: . ovog uputstva.onda se na prvoj unutrašnjoj stranici omota vrši poimenično upisivanje svih priloga koji se nalaze u omotu. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu vodi se na isti način kao i djelovodnik predmeta i akata propisan u odredbi tačke 34. iz stava 4. .u omot označen žutom bojom ulažu se drugostepeni predmeti upravnom postupka. uloži u odgovarajući omot iz odredbe tačke 39. do 35. ovog uputstva. 39. . U evidenciji se poimenično po vremenskom redoslijedu . ovog uputstva izađuju se prema obrascu broj 7. ove tačke ima obavezan karakter i ona. Omoti za predmete i akta izrađeni prema vrstama predmeta i akata na jedinstvenom obrascu formata A-4 u pet različitih boja. uz pomoć kojeg se podaci iz osnovnih knjiga evidencija unose i pohranjuju u računare. ove tačke vodi se na obrascu broj 6. uz lijevu ivicu omota imaju odgovarajuću boju omota širine 2 cm. Kada se predmet. 40. člana 11. 41.Djelovodnik iz stava 1. .u omot označen plavom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti. Evidencija iz stava 1. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. e) Arhivska knjiga 36.u omot označen zelenom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se upravni postupak pokreće na zahtjev stranke. f) Punkt za unošenje podataka o evidencijama 37. Svaki ulazni (primljeni) odnosno vlastiti (izlazni) akt kojim se zasniva novi predmet. Omoti za predmet i akte iz alineja 2. predstavlja hronološki pregled cjelokupnog sadržaja predmeta. U isti omot ulažu se akti i prilozi koji se odnose na isti predmet. Omoti iz tačke 39. U pisarnici može postojati punkt s jednim ili više povezanih računara s namjenskim programom. . onda se na prvoj stranici omota u gornji lijevi ugao stavlja otisak prijemnog štambilja i vrši se njegova popuna predviđenim podacima. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu vodi se na propisanom jedinstvenom obrascu vodoravnog formata A-4. d) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu 35. ovog uputstva. Omoti za predmete i akte 38. Djelovodnik iz stava 1. nakon što se zavede u odgovarajuću knjigu evidencije iz tačaka 32.

odnosno službeniku radi ulaganja u odgovarajući omot predmeta. Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se već nalazi u organizacionoj jedinici. Dostavljanje u rad vrši se istog. nalazi u radu kod organizacione jedinice. odnosno službe za upravu. žalbe i drugi podnesci stranaka. stav 1. a podatke o primljenom aktu upisati na prvoj unutrašnjoj stranici omota predmeta. mora se izvršiti združivanje akata s predmetom na koji se odnosi. rješenjem iz odredbe tačke 24. odnosno službenicima zaduženim za prijem pošte u rad. dužan je te akte i predmete dostaviti u rad nadležnim organizacionim jedinicama. Dostava predmeta i akata u rad a) Interna dostavna knjiga 44. 42. dostavlja se bez omota i s tim aktom postupa se u skladu s odredbom stava 2. Rukovodilac organa uprave. To se čini tako da se svi akti i prilozi koji se odnose na isti predmet stavljaju u omo predmeta na koji se odnosi. V – ZDRUŽIVANJE AKATA 43. odnosno službi za upravu. vrši se preko knjige za osobnu poštu. . odnosno radna mjesta ako ne postoje organizacione jedinice. Kada ovlašteni službenik pisarnice završi zavođenje i združivanje akata i predmeta. Ako se predmet. na početku godine. službene zabilješke. 45. odnosno radnom mjesto kojima se pošta dostavlja u rad. kome treba pridružiti novi akt. taj akt se dostavlja toj organizacionoj jedinici. b) Knjiga za osobnu poštu 46. voditi interne dostavne knjige.upisuju akti. tačke 41. Akte istog predmeta koji naknadno stignu treba uložiti u omot predmeta na koji se dostavljeni akt odnosi. Službenik koji primi akt iz stava 1. kada nema organizacionih jedinica. odnosno službenika. Dostavljanje pošte koja glasi na ime službene osobe na radu u organu uprave. određuje za koje će se organizacione jedinice. Dostavljanje predmeta i akata vrši se putem interne dostavne knjige. a najkasnije narednog dana po njihovom zavođenju i združivanju. ovog uputstva. odnosno kod službenika u radu. Knjiga za osobnu poštu vodi se na obrascu broj 9. VI – DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD 1. Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici. s tim što ovlašteni službenik pisarnice treba na primljenom aktu upisati datum prijema akta. odnosno službeniku nadležnom za rad na tim predmetima i aktima. dostavnice i svi ostali pisani materijali koji se nalaze u predmetu. ove tačke dužan je primljeni akt odmah po prijemu uložiti u odgovarajući omot predmeta. Interna dostavna knjig vodi se na obrascu broj 8. Pravilo je da internu dostavnu knjigu ima svaka organizaciona jedinica. ovogu uputstva.

2. Knjiga za otpremu računa vodi se na obrascu broj 12. Prikupljanje podataka i obavještavanje stranke 51. telefonski). za koje su predviđene posebne evidencije. Prijem računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije. Knjiga primljenih računa vodi se na obrascu broj 11. ime. čiji je prijem u pisarnici pismeno potvrđen. Ako se radi o pribavljanju podataka od organizacionih jedinica. Preporučene pošiljke. Prijem i otprema računa a) Knjiga primljenih računa 49. predaje se primatelju na način što on na potvrdu o prijemu pošiljke stavlja svoj čitak potpis i datum prijema. zavode se u knjigu primljenih računa i putem iste knjige ti računi se dostavljaju u rad organizacionoj jedinici. odnosno drugih službenika istog organa uprave. datum kada su dobijeni podaci i potpis službenika koji je sačinio službenu zabilješku. dužan je da prikupljanje tih dokaza i podataka vrši na način da se potrebni podaci dobiju u što kraćem roku i sa što manje troškova i da se pri tome izbjegne nepotrebno dopisivanje ili drugi kontakti. odnosno službi za upravu. literatura i druge publikacije dostavljaju se nadležnim službenicima preko kartona za službena glasila i časopise. O tome se sastavlja službena zabilješka na posebnom papiru i isti stavlja u omot predmeta. službenik koji je ovlašten za rješavanje predmeta .c) Karton za službena glasila i časopise 47. Službena zabilješka treba da sadrži: opis dobijenih podataka. novčana pisma i druga pošta koja glasi na ime. Ako se po podnesenom podnesku stranke ne može donijeti i dostaviti rješenje u roku predviđenom u Zakonu o upravnom postupku. b) Knjiga za otpremu računa 50. d) Dostava preporučenih pošiljki 48. odnosno službeniku nadležnom za finansijsko – materijalno poslovanje u organu uprave. Ako je za rješavanje nekog predmeta potrebno prikupiti određene dokaze ili podatke. po pravilu. Otprema računa i drugih finansijskih akata nadležnim organima i službama vrši se putem knjige za otpremu računa. Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja. to se. vrši kratkim putem (usmeno. časopisi. VII – RAD SLUŽBENIKA OVLAŠTENIH ZA RJEŠAVANJE PREDMETA I AKATA 1. ako je to potrebno. odnosno služi za upravu. prezime i funkciju službenika koji je dao podatke. službenik koji je ovlašten za rješavanje predmeta. Karton za službena glasila i časopise vodi se na obrascu broj 10. Službena glasila. odnosno akata.

puni naziv općinske službe za upravu. 53.za gradske službe za upravu – Bosna i Hercegovina.ime i prebivalište (za fizičke osobe). datum donošenja akta i sjedište organa. odnosno predmete koji se ne odnose na fizičke niti pravne osobe. datum donošenja akta i sjedište službe. a ispisuje se s lijeve strane ispod naziva adrese primatelja. Federacija Bosne i Hercegovine. broj klasifikacione oznake predmeta i akta i redni broj akta uzet iz odgovarajuće osnovne knjige evidencije i godinu zavođenja (npr.za općinske službe za upravu – Bosna i Hercegovina. Federacija Bosne i Hercegovine. po . . puni naziv kantonalnog / županijskog organa uprave. odnosno federalne ustanove. odnosno naziv i sjedište (za pravnu osobu) i kratka sadržina pitanja koje se odnosi na atk ( na primjer: Senad Mašić. broj akta. sažet i čitak. . odnosno ime i prezime primatelja akta.ako se predmet odnosi na više osoba. objašnjenje i sl. navodi se samo kratka sadržina stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: kancelarijsko poslovanje.za stvarne predmeta. naziv sjedišta i poštanski broj. naziv kantona / županije. d) Sadržaj teksta akta mora biti jasan. naziv grada. s tim što broj akta sadrži sljedeće podatke: broj organizacione jedinice.za osobne predmete (uključujući se predmete upravnog postupka) koji se odnose na fizičke ili pravne osobe – navodi se prezime. naziv općine.za federalne organe uprave i federalne ustanove – Bosna i Hercegovina. Federacija Bosne i Hercegovine. Sastavni dijelovi službenog akta (službeni dopis) 52. . b) Naziv i adresa primatelja akta sadrži puni naziv. Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta. 2. datum donošenja akta i sjedište organa. datum donošenja akta i sjedište službe. Federacija Bosne i Hercegovine. 01-12-132/98). i to: . .“. Osnovni i pomoćni dijelovi službenog akta iz stava 1. dodjela sredstava za nabavku bolničke opreme). ove tačke sadrže podatke kako slijedi: 1) Osnovni dijelovi akta a) Zaglavlje akta sadrži i sljedeće podatke koji se pišu jedan ispod drugog.). navodi se samo prva osoba i riječi „i dr. uz naznaku ulice i broja (poštanskog pregratka) primatelja. broj akta. puni naziv gradske službe za upravu. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. Sarajevo. svaki službeni akt organa uprave i službe za upravu sadrži dijelove utvrđene u odredbi člana 4.za kantonalne / županijske organe uprave i ustanove – Bosna i Hercegovina. Pri određivanju predmeta akta treba se držati sljedećih pravila: . Zakove i druge propise koji se navode u aktu treba. a može i na zahtjev stranke. . Ovo obavještenje se izdaje po službenoj dužnosti. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.obavezno o tome mora pismeno obavijestiti stranku. broj akta. a obuhvata osnovne i pomoćne dijelove akta. naziv kantona / županije. puni naziv federalnog organa uprave. Ako posebnim propisima nije drugačije određeno. c) Oznaka „Predmet“ sadrži kratku sadržinu pitanja ili materije na koju se predmet odnosi. broj akta. Visoko – razrez poreza ili Bolnica Koševo. pri čemu se iznose razlozi za takvo postupanje i daje pravna pouka. odnosno ustanove. naziv kantona / županije.

“).. 2) Pomoćni dijelovi akta Pomoćni dijelovi akta obuhvataju sljedeće podatke i to: a) Ispod oznake „Predmet“ upisuje se radi lakšeg združivanja: . Ime i prezime potpisnika akta ispisuje se bez zagrade neposredno ispod naziva njegove funkcije. Službenik koji je bio dostavljač predmeta. f) Na svakom službenom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštene osobe otisak pečata organa uprave. Službenik pisarnice dužan je prilikom primanja riješenih predmeta provjeriti da li akt sadrži sve podatke koji su bitni za pravilno razvođenje akata i predmeta i njihovo otpremanje i arhiviranje.od . 57. napisati njihovim punim nazivom uz naznačenje naziva. pa se o tome obavještava pošiljatelj akta radi znanja.... 55. e) Iza teksta sadržaja akta s desne strane upisuje se naziv funkcije i ime i prezime osobe ovlaštene za potpisivanje akta.ako akt treba staviti u „rokovnik predmeta“. u tom slučaju na aktu treba označiti način otpreme (na primjer: „preporučeno“... Ta . Vraćanje riješenih predmeta pisarnici 54. Prilozi se označavaju njihovim ukupnim brojem.. kurirom i sl. Službenik ovlašten za rješavanje predmeta i akata dužan je sve riješene predmete i akte vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige..ako se akt treba ustupiti drugoj nadležnoj organizacionoj jedinici ili drugom službeniku istog organa uprave. dužan je na primjerku akta koji ostaje u arhivu (kopija akta) ispod sadržaja teksta akta s njegove lijeve strane napisai uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupiti.način otpreme (preporučeno. broja i godine službenog glasila u kojima su ti propisi objavljeni. upisuje se broj organizacione jedinice.. .. Ako je doneseno zajedničko rješenje za više posebnih predmeta.. naročito kod reklamacija. d) Na kraju sadržaja teksta akta s lijeve strane ispod oznake „prilozi“ upisuju se oznake „dostavljeno“ ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizičkih i pravnih osoba kojima akt treba dostaviti. 56.. 374/69.ako se akt treba arhivirati. odnosno službi za upravu. urgencija ili naknadnih pošiljki („Veza: naš broj. To uputstvo sadrži sljedeće podatke: . Na ovaj način treba postupiti i u slučaju kada se pripremljeni akt dostavlja na rješavanje nadležnom organu uprave.broj i datum ranije otpremljenih akata. b) Ako se uz akt dostavljaju prilozi. .. 3.)..). Ova oznaka stavlja se ispod sadržaja teksta s lijeve strane. .“). avionom. odnosno službenika kojima akt treba ustupiti na rješavanje... službenik koji je bio obrađivač predmeta dužan je da na vidnom mjestu u gornjem dijelu primjerka akta koji se odlaže u arhivu upiše brojeve svih predmeta koji su zajedno riješeni (na primjer: zajedno riješeni predmeti br. odnosno njihovim punim nazivom ako se u tekstu ne navode njihovi nazivi (na primjer: PRILOG: Uvjerenje o plaćenom porezu).pravilu. odnosno službe za upravu na rješavanje. ako se u tekstu navode njihovi nazivi ( na primjer: PRILOGA: 3).. upisuje se oznaka „R“. .. odnosno akta.od. 842/70 i 963/72). u tom slučaju oznaka o tome stavlja se ispod završetka sadržaja teksta akta s lijeve strane.. odnosno službe za upravu. c) Ako se akt ne otprema običnom poštom ili kurirom. „avionom“ i sl. i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.broj i datum primljenog akta na koji se odgovara („Veza: vaš akt broj .. stavlja se oznaka „a/a“ i slične upute.

ove tačke. odnosno pregrada. zaveden. odnosno službeniku tog radnog mjesta. Podnaslov 1) pod b). odnosno pregradu. Ovi podaci se uzimaju iz rješenja i zaključaka ako se radi o upravnim predmetima. riješen. odnosno akt. treba držati u roku. pristupa njegovom razvođenju koje se vrši na sljedeći način: . a primjerak propratnog akta koji ostaje u arhiviarhivirati. c). Na uočene nepravilnosti iz stava 1. Svaki rokovnik ima 32 fascikle.06/98). ove tačke i nakon toga propratni akt s izvornim aktom. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. u tom slučaju u podacima koji se nalaze na prijemnom štambilju treba izvršiti zamjenu broja organizacione jedinice. u koju je akt. tako da svki datum ima svoju fasciklu. .ako je u propratnom aktu napisano da se izvorni akt. ako nema organizacionih jedinica.u odgovarajućoj knjizi evidencije iz stava 3. vrši se popuna rubrike koje se odnose na način kako je predmet. ili ispravu. neophodnu za rješavanje predmeta. službenik pisarnice je dužan upozoriti službenika – obrađivača akta koji je obavezan izvršiti ispravke tih nepravilnosti i nakon toga riješiti predmet. R-20. Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu u koju se stavljaju predmeti i akti koji nisu riješeni jer nedostaju određeni dokumenti potrebni za njihovo rješavanje. odnosno akt. iz samog akta koji je napisan od strane službenika – obrađivača. akt je potpuno završen i on se treba staviti u arhivu na propisan način. treba dostaviti nekom organu uprave ili službi za upravu ili drugoj instituciji koji su nadležni za rješavanje tog akta. odnosno službi ili instituciji koja j naznačena u propratnom aktu. kao i na to je li predmet vraćen kompletan. odnosno cijeli predmet.ako je na aktu stavljena oznaka „a/a“. VIII – RAZVOĐENJE AKATA I PREDMETA 58. . odnosno službe za upravu. mogu se koristiti ormati s pregradama. odnosno pregrade. . u tom slučaju prvo se postupa na način propisan u alineji 1. 60. koja odgovara datumu upisanom kod oznake „R“ na omotu predmeta. Službenik pisarnice kada od strane službenika – obrađivača primi završeni predmet. odnosno predmeta.provjera odnosi se prvenstveno na podatke koji su predviđeni u odredbama tačke 53. odnosno broja radnog mjesta kojem. Kao rokovnik. akt treba da se ustupi u rad i nakon toga taj predmet. odnosno akt. ovog uputstva. stavlja se u rokovnik predmeta. odnosno predmet. a ako se radi o drugim predmetima i aktima. odnosno akt. koje su označene datumima u mjesecu. IX – ROKOVNIK PREDMETA 59. odnosno cijeli predmet. člana 5. Nalog za stavljanje predmeta u rokovnike daje službenik koji radi na predmetu kada utvrdi da od podnositelja akta treba tražiti određene podatke ili neki akt. .ako je na aktu stavljena oznaka „R“ (što znači „Rok“) i datum do kada predmet. ili izvršiti neku drugu radnju. Stavljanje predmeta u rokovnike vrši se po klasifikacionim oznakama predmeta i akata i prema datumu roka koji su označeni za čuvanje predmeta i akata u rokovniku. odnosno akt. d) i f) i tačke 55. vratiti pisarnici na daljnji postupak. služi za ulaganje onih predmeta i akata čiji rok će uslijediti u narednom mjesecu.ako je na aktu upisana uputa da se akt ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili drugom službenku istog organa uprave. akt odnosno predmet. Predmet se ulaže u onu fasciklu. odnosno pregradu. . umjesto faiscikla. a 32. Nalog se daje tako što se na omogu predmeta upisuje oznaka „R“ i datum do kada predmet mora biti u rokovniku ( npr. treba dostaviti u rad toj organizacionoj jedinici. treba dostaviti organu. fascikle.

treba ih upakirati i otpremiti prema važećim poštanskim propisima. Knjiga za otpremu pošte putem kurira 67. Preuzeti predmeti poslije zaključavanja otpremnih knjiga. 63. ovog uputstva. po pravilu. dostave prije isteka označenog roka. otpremit će se narednog radnog dana. Predmeti ili akti koji se istog dana upućuju na istu adresu. Otpremanje pošte vrši ovlašteni službenik pisarnice koja je organizirana prema tački 5. Ovi podaci mogu se upisivati čitko rukopisom ili pisačom mašinom. Otpremanje pošte vrši se tako sa se svi predmeti preuzeti u toku radnog vremena trebaju otpremiti istog dana. 2. službenik – obrađivač dužan je napisati i poslati urgenciju. stavljaju se u jedan koverat. 64. X – OTPREMANJE POŠTE 1. a predmet ponovo s novim rokom vratiti pisarnici radi stavljanja u rokovnik. akti. odnosno pregradu. zatim mjesto (sjedište) primaoca. isprave i drugi akti nisu dostavljeni do označenog roka. a ispod toga njegova bliža adresa (poštanski broj. Akti i drugi materijalai koje treba žurno otpremiti drugim organima ili pravnim i fizičkim osobama u istom mjestu. na sastavcima u svakom uglu poleđine koverte. Način otpremanja pošte 62. odnosno u zatvorenim neprovidnim kovertama ili putem knjige za otpremu pošte ako se dostavljanje vrši putem krurira. 68. predmeti i drugi akti u upravnom postupku. a na sredini koverte se upisuje naziv primaoca. Knjiga za otpremu pošte putem kurira vodi se na obrascu broj 13. Na koverti u kojoj se otpremaju službeni predmeti i akti treba u gornjem lijevom uglu upisati tačan naziv i adresu pošiljaoca i naziv akta koji se nalazi u koverti . isprave ili drugi akt u vezi s predmetom. Knjiga za otpremu pošte putem PTT -a . Pečaćenje koverte vrši se. treba u zajednički koverat staviti i ostale predmete koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke ako se time postižu uštede u poslovanju. Ako se traženi podaci. akti. tako što se na sredini poleđine koverte utisne žig (metalni pečat) preko rastopljenog pečatnog voska. a zatim se stavljaju otisci pečata organa. odnosno aktom koji se nalazi u rokovniku. ako nisu žurni. Otpremanje pošte može se vršiti preko poštanske službe ili putem kurira. neponištene taksene marke i druge vrijednosti. 65. Ako traženi podaci. odnosno službe. službenik pisarnice je dužan primljene akte združiti s predmetom iz rokovnika i cijeli predmet odmah dostaviti službeniku – obrađivaču u rad. upisuju se u knjigu za otpremu pošte putem kurira i odmah dostavljaju kurirom. predviđenu za taj datum i ako u njima ima predmeta i akata. dostaviti službeniku – obrađivaču u rad. 66. 3. Ako se jedan od tih predmeta šalje preporučeno.61. putem interne dostavne knjige. Koverte s povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju biti zapečaćeni ili na drugi pogodan način osigurane. Ako se na istu adresu isdodobno otprema veliki broj akata ili neki drugi materijal koji ne mogu stati u koverat. dužan je te predmete i akte. Dokumenti. ulica i broj ili zadnja pošta). kao i povjerljive i strogo povjerljive pošiljke otpremaju se preporučeno. Službenik pisarnice dužan je svaki dan na početku radnog vremena izvršiti uvid u fasciklu.

da li je postupak po predmetu u potpunosti okončan. 71. . zajedno s odgovarajućim evidencijama. odnosno službe za upravu koji imaju svoje arhive i pisarnice. a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjige evidencije u koju su zavedeni. završene predmete mogu držati u svojoj arhivi najduže dvije godine. . odnosno službe za upravu. 2. Stavljanje predmeta i akata u arhivu 70. 72. Za predmete i akte iste klasifikacione oznake. Predmeti i akti u kojima je postupak u potpunosti okončan (riješeni predmeti i akti) odlažu se u arhivu organa uprave. . koriste se te knjige . U tu svrhu svakog dana poslije otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupno utrošenog novca za poštarinu i taj iznos upisuje se u odgovarajuću rubriku knjige za otpremu pošte putem PTT-a. kao i organizacione jedinice koje se nalaze van sjedišta organa uprave. . Za držanje riješenih predmeta duže od dvije godine u vlastitim arhivama. Evidencije o izvršenoj otpremi pošiljki preko poštanske službe služe za pravdanje utrošenog novca za poštanske troškove. odnosno služe za upravu. ove tačke upisuju se sljedeći podaci: naziv organa uprave. razvrstava se u dvije grupe. službenik pisarnice je dužan provjeriti naročito sljedeće činjenice: .69. Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od strane poštanske službe. Ako su omoti za predmete i akte znatno oštećeni. koje se izdaje u dogovoru s nadležnim arhivom. Knjiga za otpremu pošte putem PTT-a vodi se na obrascu broj 14. Na fascikle iz stava 1. Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi 73. klasifikaciona oznaka predmeta i akata i godina u kojoj je postupak po tim predmetima okončan. XI – STAVLJANJE U ARHIVU (ARHIVIRANJE) I ČUVANJE PREDMETA I AKATA 1. odnosno službe za upravu. predmet. predati na daljnje čuvanje arhivi u sastavu centralne pisarnice ako takva pisarnica postoji. poslije kojeg roka su dužne ove predmete i akte. odnosno akt. Sva pošta koja se otprema preko poštanske službe. Organi uprave. Završeni predmeti i akti sređuju se u arhivi tako što se slažu po klasifikacionim oznakama. i to: a) obične pošiljke i b) preporučene pošiljke i stavljaju se u odgovarajuće koverte. treba predvidjeti poseban fascikl u koji će se završeni predmeti odlagati. treba prije stavljanja u arhivu staviti u novi omot i na njemu upisati podatke s omota koji se zamjenjuje. po pravilu. 74. Prije stavljanja predmeta i akata u arhivu.da uz predmet nisu pogreškom pripojeni akti nekog drugog predmeta ili njegovi prilozi i slično. potrebno je posebno odobrenje rukovodioca organa uprave.da li su u predmetu hronološkim redom složeni prilozi evidentirani na prvoj unutrašnjoj stranici omota za predmete i akte.da li se u predmetu nalaze prilozi i dokumenti koje bi trebalo vratiti strankama.

Ako predmetu koji je stavljen u arhivu treba radi združivanja (kompletiranja) priključiti akte primljene poslije njegovog arhiviranja. RADNE PROSTORIJE I NJIHOVO KORIŠTENJE 81. po pravilu. čuvati u sređenom stanju. stav 2. taj predmet izdaje se bez reversa i nakon združivanja vraća u arhivu. svaki organ uprave. a koje se odnose na način razgledanja spisa. Pojedini opsežniji predmeti mogu se čuvati odvojeno u posebnom fasciklu. vrši se prema Zakonu o upravnom postupku („Službene novine Federacije BiH“. Predmeti i akti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo uz revers. 76. Zavisno od potrebe. ili drvenim ormarima koji moraju biti zaključani. . službenik iz prijemne kancelarije može stranku uputiti službeniku koji je nadležan za rješavanje zahtjeva stranke radi dobijanja bližih objašnjenja o rješavanju njenog zahtjeva. 3. Razgledanje i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete vrši se sukladno odredbama zakona kojim je uređen upravni postupak. odnosno službe za upravu. odnosno prema federalnim propisima o ovjeravanju potpisa. 77. u fasciklu iz tačke 74. Arhivirani predmeti označeni „povjerljivo“ odnosno „strogo povjerljivo“ čuvaju se u željeznim ormarima ili kasama. ovog uputstva.75. Revers iz stava 2. do predaje nadležnom arhivu. Reversi se čuvaju u posebnom fasciklu. potvrda i drugih akata koji se nalaze u arhivi. ove tačke. XII – ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA. broj: 2/98). Radi stvaranja uvjeta za organiziran i uspješan rad. Predmeti i akti odloženi u arhivu organa uprave. a po povratku predmeta. odnosno drugim službama za upravu. Rukovanje s predmetima stavljenim u arhivu 78. uvjerenja. Predmeti i akti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim organima uprave. dokumenata. rukopisa i prijepisa. moraju se.u skladu s propisom koji se odnosi na čuvanje arhiviranih predmeta i akata. Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava 1. samo po pismenom odobrenju rukovodioca organa uprave. Pored podataka iz tačke 74. odnosno službe za upravu u čijoj se arhivi čuvaju. dužni su utvrditi takvu organizaciju rada koja treba da obuhvati sljedeća pitanja i to: a) Prijem stranaka Prijem stranaka treba organizirati tako da se stranke primaju svakodnevno u okviru redovnog radnog vremena. određuje se odgovarajuća prostorija u vidu prijemne kancelarije ili drugi oblik organizacije koja bi bila nadležna da daje potrebna obavještenja i upute stranci u vezi s njenim zahtjevima za ostvarivanje prava i izvršavanje obaveza. 80. Predmetima i aktima stavljenim u arhivu organa uprava. stavlja se na posebnom papiru kratka zabilješka s naznačenjem mjesta gdje se predmet čuva. odnosno službe za upravu. ovog uputstva na ovaj fascikl treba napisati i oznaku kratke sadržine predmeta. a izuzetno i izvan tog vremena ako za to postoje opravdani razlozi. rukuje ovlašteni službenik pisarnice. odnosno akta. 79. odnosno služba za upravu. Izdavanje i ovjeravanje prijepisa akata. revers se poništava i vraća službeniku koji ga je potpisao. Za prijem stranaka. na zahtjev zainteresovanih osoba. ove tačke izdaje se na obrascu broj 15.

odnosno službi za upravu i njihovih organizacionih jedinica. treba istaći potrebna obavještenja i upute o načinu ostvarivanja određenih prava stranaka i popis dokumenata potrebnih za ostvarivanje tih prava. Zabilješka treba da sadrži: podatke o sugovorniku (naziv organa. 11. U hodnicima zgrade. vrši se putem telefona. o čemu se sastavlja službena zabilješka na posebnom papiru. Pribavljanje činjenica na način predviđen u stavu 1. a da ne ometa rad drugih službi. Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom izrađuju se u sljedećim formatima i to: - Obrasci broj 3 i 4 u vodoravnom formatu 50 X 40 Obrazac broj 5 u vodoravnom formatu A-3 Obrasci broj 6. odnosno službe za upravu. ove tečke važi za službenike istog organa uprave. po pravilu treba primiti u toku radnog vremena svakog dana kada organ uprave. odnosno službe za upravu. potpis službenika i datum kada je zabilješka sačinjena – datum i vrijeme). d) Radno vrijeme Radno vrijeme organa uprave. raspoređuju se tako da stranke mogu brzo i organizirano. XIII – VELIČINA I TISKANJE OBRAZACA 82. da budu povezane i po mogućnosti na istom spratu. Spratovi i radne prostorije na svakom uglu moraju biti obilježeni rednim brojevima. odnosno službe za upravu. kod ulaznih vrata. na odgovarajućim oglasnim pločama. treba rasporediti tako da stranke jednim dolaskom mogu obaviti istog dana sve poslove zbog kojih su došle u organ. Za pisarnicu treba mjesto koje je pristupačno za dolazak stranaka. dužan je odrediti službenike koji mogu primati stranke i davati potrebna obavještenja i upute. obaviti posao zbog kojeg su došle u organ uprave. oznaka poslova koji su u nadležnosti te jedinice i ime službenika koji radi u radnoj prostoriji. U hodniku zgrade. Na vratima radnih prostorija treba da se nalazi naziv organizacione jedinice. 12 i 14 u vodoravnom formatu A-4 . odnosno službe za upravu. treba na vidnom mjestu istaći raspored organa uprave. Radn prostorije jedne organizacione jedinice treba. vodi odgovarajuće evidencije koje su potrebne za rješavanje određene upravne ili druge stvari. stare i invalidne osobe (borac. radi. c) Pribavljanje podataka potrebnih za rješavanje predmeta Pribavljanje određenih podataka o činjenicama o kojima organ uprave. kao i službenika iz drugih organa uprave i službi za upravu iste razine vlasti. po mogućnosti. sadržinu saopćenja. odnosno službi za upravu. b) Radne prostorije Radne prostorije organa uprave. civilne žrtve rata). Stranke iz udaljenih mjesta. bez nepotrebnog zadržavanja. odnosno službu za upravu. odnosno služba za upravu. bolesne.Rukovodilac organa uprave. ime i prezime sugovornika. odnosno službu.

- Obrasci broj 7. sadržine i kvaliteta papira koji su propisani ovim uputstvom. njegov sadržaj i namjenu određuje rukovodilac organa uprave. a izrađuju se od gume. 83. veličine. Organi uprave i službe za upravu mogu imati štembilje koji služe za otiskivanje određenog kraćeg teksta na akte. 33/71 i 36/73). Štembilji su pravokutnog ili četvrtastog oblika. 5 i 6 moraju biti uvezane u tvrde kartonske korice od trajnog materijala u poluplatnu. plastične mase ili drugog sličnog materijala. Pri tiskanju obrazaca predviđenih ovim uputstvom ne može se odstupiti od oblika. Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o provođenju kancelarijskog poslovanja („Službeni list SRBiH“. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. 9. . završit će se po propisima o kancelarijskom poslovanju koji se primjenju do dana početka primjene ovog uputstva. 87. odnosno službe za upravu. Predmeti i akti primljeni i zavedeni u evidenciji koje se koriste do dana početka primjene ovog uputstva. 8. 86. 4. Pri tiskanju obrazaca mora se voditi računa da dimenzije rubrika predviđenih u obrascu budu tako utvrđene da se u svaku rubriku mogu upisati predviđeni podaci. XIV – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE 85. br. o čemu se donosi pesebno rješenje. 84. Obrasci osnovnih knjiga evidencije i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom (obrasci br 1 do 15) nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni dio. 10 i 13 u uspravnom formatu A-4 Obrasci broj 1 i 15 u vodoravnom foramtu A-5 Osnovne knjige evidencije na obrascu broj 3. Izrada štembilja. kao i drugih propisa o vršenju kancelarijskog poslovanja organa uprave koji se primjenjuju na teritoriji Federacije Bosne i Hercegovine do dana početka primjene ovog uputstva. spise i drugu dokumentaciju. a primjenjivat će se nakon isteka 30 dana od dana njegovog stupanja na snagu.

u okviru klasifikacione oznake grupe. 49/98 od 30. brojčana oznaka podgrupe upisuje se u rubriku koja se u tim knjigama predviđena za brojčanu oznaku klasifikacione oznake. odrediti podgrupe za iste ili slične predmete i akta koji čine posebnu cjelinu. Podgrupe predmeta i akata. ovog uputstva. Organi uprave i službe za upravu mogu.UPUTSTVO1 O IZMJENAMA I DOPUNAMA UPUTSTVA O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE 1. koja glasi: „4a. čine istu vrstu predmeta i akata (posebna cjelina). prijemni štambilj i druge evidencije predviđene ovim uputstvom. Podgrupe za predmete i akte određuju se tako što se iza broja klasifikacione oznake grupe dodaje brojčana oznaka podgrupe u vidu jednocifrenog. u okviru klasifikacione oznake grupe. 11-2 – Parnični predmeti. 3 i dalje kako slijedi. Podgrupe samostalno određuje svaki organ uprave i služba za upravu. prosinca/decembra 1998 . dodaje se nova tačka 4a. 04-2 – javni red i mir. itd. br. s tim da se broj podgrupe određuje posebno za svaku klasifikacionu oznaku grupe koje su utvrđene u tački 2. Podgrupe se određuju na način predviđen u stavu 2. itd. Podgrupe se određuju za predmete i akte koji. U uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“. odnosno službe za upravu. novinama FBiH“. Ili za predmete i akte iz klasifikacione oznake grupe 11 – Sudski predmeti – podgrupe bi mogle biti: 11-1 – Krivični predmeti. broj 30/98). 27-3 – zračni promet. 11-3 – Vanparnični predmeti. a koje se donosti za osnovu tačke 24.“ 11 Izmjene i dopune Uputstva objavljene su u „Sl. arapskog broja počev od broja 1 pa 2. iza tačke 4. ove tačke. određuju se rješenjem o određivanju organizacionih jedinica. u okviru klasifikacione oznake grupe predmeta i akata iz svoje nadležnosti. 27-2 – željeznički promet. ako cijene da je to nužno radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata. Ili za predmete i akte iz klasifikacione ozneke grupe 27 – Promet i komunikacije – podgrupe bi mogle biti: 27-1 – cestovni promet. kao na primjer: za klasifikacione ozneka grupe 04 – Unutrašnji poslovi – podgrupe bi mogle biti: 04-1 – Državljanstvo. za predmete i akte koji čine samostalnu cijelinu jer se odnose na iste predmete i akte. odnosno radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad. ovog uputstva ili posebnim rješenjem koje donosti rukovodilac organa uprave. odnosno dvocifrenog. itd. Kod upisivanja podataka u osnovne knjige evidencije. 04-3 – kriminalitet.

5 u okviru istog osnovnog broja. mijenja se i glasi: „Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom obrascu u vidu knjige vodoravno formata A-3. 4 itd. ovog uputstva.). i td. Djelovodnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. ovog uputstva#. ako su podgrue određene rješenjem iz tačke 4a. Djelovnik iz stava 1. decembra) na način propisan u odredbi stava 3. Djelovodnik se vodi po sistemu osnovnih (rednih) brojeva i podbrojeva koji se zavode po hronološkom redu. službena glasila. po pravilu. na kraju teksta tačka se zamjenjuje zarezom i dodaju riječi:“kao i broj podgrupe. s tim što se prvi akt predmeta zavodi po osnovnim brojem i dobija podbroj 1. Organ uprave. tačke 32. za javni red i mir. Sadržaj obrasca broj 5 (sadržaj djelovodnika predmeta i akata) zamjenjuje se novim sadržajem obrasca broj 5 koji se nalazi u prilogu ovog uputstva i čini njegov sastavni dio. 4. 3. Svi naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj način što se popunjavaju samo kolone 3. na bosanskom jeziku riječi: Format A-4 „zamjenjuje se riječima : Format A-3“.). Stav 4. vraćene dostavnice ili povratnice. 3 i dalje kako slijedi.). dokumentacije internog karaktera. Djelovodnik predmeta i akata može se upotrebljavati za više godina. počev od broja 1 pa 2. Na naslovnoj stranici obrasca broj 5. Djelovodnik predmeta i akata popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u sastavu obrasca broj 5. s tim što se za svaku godinu treba posebno zaključiti na način propisan u odredbi stava 9. Osnovnim brojem označava se predmet ili akt svakog primljenog ili vlastitog akta kada se prvi put zavodi u djelovodnik. Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. ne mijenja. Tačka 34. Dok se svaki nakndno primljeni akti koji se odnose na taj predmet zavode dodavanjem narednih podbrojeva (2. što se određuje prema istoj vrsti predmeta koji se pojavljuju u većem broju. Podbrojevima se označavaju primljeni akti koji se odnose na isti predmet. u tački 3. U uputi za popunjavanje prijemnog štambilja – obrazac broj 2. za državljanstvo.2. može voditi više djelovodnika predmeta i akata. 5. U djelovodnik se ne zavode ni predmeti i akti koji ne predstavljaju službenu prijepisku (npr. razni časopisi i brošure i sl. a po kojima se vodi isti postupak (npr. 3. odnosno služba za upravu. Osnovni broj predmeta i akata se u toku godine. . i to redom kojim su akti primljeni. ove tačke. U djelovodnik se ne zavode predmeti i akti za koje se po važećim propisima vode posebne evidencije. 4. ove tačke vodi se na obrascu broj 5.

dodaje se nova tačka 85a. ove tačke važi samo za Federalno ministarstvo obrane / federalno ministarstvo odbrane i njegove organizacione jedinice. 30/98 i 49/98) iza tačke 85. br. O DOPUNAMA UPUTSTVA O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE 1. Ovi obrasci neće e objavljivati u „Službenim novinama Federacije BiH“. Federalni ministar obrane / federalni ministar odbrane može svojim uputstvom propisati tekst obrazaca predviđenih ovim uputstvom na dvojezičan način. . broj 5/00 . Uputstvo iz stava 1.UPUTSTVO . Objavljeno u „Službenim novinama Federacije BiH“. Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. U Uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“..“ 2. Koja glasi: „85a. s tim da se ne može mijenjati sadržaj tih obrazaca.

broj 2/98)...... stranka ima pravo po isteku tog roka podnijeti žalbu neposredno drugostepenom organu....... Zakona o upravnom postupku „Službene novine Federacije BiH“.. stav 2...OBRASCI ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE ORGANA UPRAVE I SLUŽE ZA UPRAVU Obrazac br.. kao da je njen podnesak odbijen.... (naziv organa – službe) POTVRDA Potvrđuje se da je _______________________________dana_____________________ ( ime i prezime ) podnio ovom organu – službi podnesak ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ( naziv i sadržaj podneska ) Zakonski rok za donošenje rješenja po zahtjevu stranke iznosi 30 dana za skraćeni postupak. a 60 gana za poseban ispitni postupak (član 216.. Za ovu potvrdu u smislu člana 65. Zakona o upravnom postupku ne plaća se taksa... 1 Format A-5 ...... Datum________________ Izdao ____________________ (potpis službene osobe) .... Ako ovaj podnesak ne bude riješen u gore navedenom roku..

3. zaveden u odgovarajuću knjigu evidencije iz člana 5. Uputstva.1998. 2. U ribriku „Organizaciona jedinica“ upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se predmet. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine i godina u kojoj je predmet ili akt zaveden ( npr. Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Uputstva). U rubriku „Redni broj“ upisuje se broj pod kojim je predmet. odnosno broj radnog mjesta. U rubriku „Primljeno“ upisuje se puni datum i godina kada je predmet. ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione jedinice. 3 ili 5 itd). uzima se iz rješenja donesenog na osnovu tačke 24. Broj organizacione jedinice.). 125/98). . primljen (npr.03. odnosno broj radnog mjesta. odnosno akt.god. 12. dostavlja u rad. stav 2. U rubriku „Klasifikaciona oznaka“ upisuje se broj klasifikacione oznake u koju je predmet i atk razvrstan u skladu s grupama iz tačke 2.Obrazac broj 2 Prijemni štambilj Format 7X3 cm Naziv i sjedište organa Primljeno: Organizaciona jedinica Klasifikaciona oznaka Redni broj Broj priloga UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1. 5. 4.) koji su podneseni uz akt (npr. U rubriku „Broj priloga“ upisuje se arapskim brojem ukupan broj priloga (isprave i sl. odnosno akt. odnosno akt.

...... 3 Format 50X40 cm .. ( naziv organa uprave ) .............................................................................................. ( sjedište organa ) UPISNIK PRVOSTEPENIH PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA UP – 1 Knjiga _______________________________ ________________________________godina ...Obrazac br...............................

U kolonu broj 3 upisuje se kratka sadržina pitanja.03. Broj organizacione jedinice uzima se uz rješenja donesenog na osnovu tačke 24. odnosno akt. 18 . „odbijena – 12. 14. 15 i 16 popunjavaju se na isti način kako je objašnjeno za kolone broj 7. odnosno broj radnog mjesta. odnosno zaključka. ili drugog organa i datum ustupanja ako je zahtjev ustupljen tom organu. 4 5 Klasif. 5. odnosno materije na koju se zahtjev odnosi (npr. 8. 7. u kolonu broj 9 upisuje se datum donošenja odbijanja zahtjeva na sljedeći način – 12. npr.1998. U kolonu 5 upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se predmet. 9. Uputstva o načinu vršenje kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Uputstvo).02. 13.1998. U kolone broj 8. U kolonu broj 7 upisuje se naziv organa uprave. Kolona broj 18 popunjava se na isti način kako je objašnjeno za kolonu broj 17. Kolone broj 12. 8. dostavlja u rad.godine ili ako je zahtjev uvažen. broj 1 Naziv podnosioa zahtjeva Predmet 2 3 Datum prijema zahtjeva Organ.Obrazac broj 3 Sadržaj upisnika prvostepenih predmeta upravnog postupka UP – 1 Red. u kolonu broj 10 upisuje se datum donošenja tog rješenja – 15.03. odnosno službe za upravu. oznaka 6 Riješeno u zakonskom roku Ustuplje drugom organu 7 od ba čen 8 od bij en 9 uva žen 10 Obu stav a 11 Riješeno nakon isteka zakonskog roka Žalba 12 16 13 14 15 Upravni spor 17 UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1. 10 i 11.03. 3.godine).1998“ ili „odbačena – 01. ovisno od načina na koji je zahtjev riješen (npr. U kolonu broj 6 upisuje se broj klasifikacione oznake u koju je predmet i akt razvrstan u skladu s grupama iz tačke 2. 10 i 11 upisuje se samo datum donošenja rješenja. 4.). ako je zahtjev odbijen. „građevniska dozvola“ ili „odobrenje za bavljenje trgovinskom djelatnošću“). 6.1998. 9. Jedin.“ i sl. ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione jedinice. Uputstva. 2. U kolonu broj 17 upisuju se naziv odluke i datum donošenja odluke (rješenje ili zaključak. Ova uputa se štampa na prvoj unutrašnjoj stranici upisnika.

.. ( naziv organa ) ............................Obrazac broj 4 Format 50X40 cm Naslovna stranica ..................................................................................................... ( sjedište organa ) UPISNIK DRUGOSTEPENIH PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA UP – 2 Knjiga ________________________________ ________________________________________godina .....................................

počev od broja 1 pa dalje kako slijedi do kraja kalendarske godine. jedin. ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione jedinice. Uputstva. rodni list i sl. uvjerenje. počev od broja 1 i dalje kako slijedi ( 2. 2. riješen. U kolonu broj 11 upisuje se datum kada je podnesak. a naknadno se prime.). U kolonu broj 7 upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se podnesak dostavlja u rad. U kolonu broj 1 upisuje se osnovni ( redni broj) pod kojim se zavodi primljeni ili vlastiti akt. ako taj broj postoji. Uputstva). 11. U kolonu broj 6 upisuju se broj i datum iz zaglavlja primljenog akta. 2 (pri zavođenju vlastitog predmeta – akta u ovu kolonu upisuje se skraćenica „VL“ – vlastiti9. itd. 10. 8. rješenje. odnosno službe za upravu.Obrazac broj 5 Sadržaj djelovodnika predmeta i akata Predmet Redni osnovn i broj 1 Podbroj ( naziv podneska) 2 3 Datum prijema podneska 4 Pošiljatelj podneska Ime i sjedište 5 Broj i datum 6 Organ. ako se traži dopuna predmeta (tačka 59. odnosno službi za nedležno rješavanje i datum ustupanja. U kolonu 10 broj 10 upisuju se datum kada je podnesak. oznaka 8 Razvod (način riješavanja) Ustupljen organu 9 Riješen datum 10 Arhiva Datum 11 Prijem 1. odnosno akta iz kolone broj 2. odnosno broj radnog mjesta. Ova kolona popunjava se onda kada je obrađivač predmeta na omotu napisao oznaku „a/a“ što znači da je rad na predmetu potpuno završen ( tačka 70. 7. ako je podnesak zbog nenadležnosti ustupljen drugom organu. U kolonu broj 5 upisuju se naziv i sjedište pošiljatelja podneska. 9. U kolonu broj 3 upisuje se podbroj. 3 . odnosno službe za upravu ili drugog organa. U kolonu broj 4 upisuje se datum prijema podneska. odnosno akt. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu. Broj organizacione jedinice uzima se iz rješenja denesenog na temelju tačke 24. . a u rubriku „prijenos“ upisuje se broj predmeta iz prethodne godine koji je ostao neriješen. odnosno akt. Uputstva). razvrstan u skladu s grupama utvrđenim u tački 2. U kolonu broj 2 upisuje se kratka sadržina predmeta ili akta (naziv predmeta – npr. stavljen u arhivu organa uprave. odnosno akta. 5. U ovu kolonu upisuju se i oznaka „R“ i datum do kada će predmet biti u roku. U kolonu broj 9 upisuju se naziv organa uprave. 4. 7 Klasif. odnosno akt. 4. 3. 6.) akata koji se odnose na isti predmet. Uputstva). U kolonu broj 8 upisuju se broj klasifikacione oznake u koju je podnesak. iz kolone br.

Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici djelovodnika. vrši se prenošenjem osnovnog broja tog predmeta u sljedeću slobodnu rubriku za osnovne brojeve. . treba upisati osnovni broj iz kojeg je prenesen osnovni broj koji se prenosi. daljnje zavođenje akata koji naknadno stignu. a odnose se na isti predmet.Kada se popune sve rubrike predviđene za upisivanje podbrojeva jednog predmeta. a ispod riječi „prijenos“ gdje je predmet prvi put upisan.

............................................. ( naziv organa ) ................................................................Obrazac broj 6 Format A4 Naslovna stranica .................. (sjedište organa ) DJELOVODNIK ZA POVJERLJIVU I STROGO POVJERLJIVU POŠTU Knjiga ____________________________ _____________________________godina ..........

4. Uputstva. stavljen u arhivu organa uprave. U kolonu broj 6 upisuje se broj klasifikacione oznake u koju je podnesak razvrstan u skladu s grupama iz tačke 2. U kolonu broj 7 upisuje se naziv organa uprave. 3. odnosno broj radnog mjesta. i datum ustupanja ako je podnesak ustupljen tom organu na nadležno rješavanje. „uvjerenje“ ili „rodni list“ i sl. Jedinica Klasif. U kolonu broj 8 upisuje se datum kada je podnesak.). riješen. 5. U kolonu broj 9 upisuje se datum kada je podnesak. odnosno službe za upravu.datum Arhiva – datum 8 9 UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1. . Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Uputstvo).Obrazac broj 6 Sadržaj djelovodnika za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu Redni broj Naziv podnosioca podneska Predmet podneska Datum Prijema podneska Organiz. U kolonu broj 3 upisuje se kratka sadržina zahtjeva što se podneskom traži (npr. Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici djelovodnika. Broj organizacione jedinice uzima se iz rješenja donesenog na osnovu tačke 24. odnosno službe za upravu ili drugog organa. 6. odnosno akt. U kolonu broj 5 upisuje se broj oranizacione jedinice kojoj se podnesak dostavlja u rad. 2. ako u organu uprave ili služi za upravu ne postoje organizacione jedinice. oznaka 1 2 3 4 5 6 Način riješavanja podneska Ustupljen drugom organu 7 Riješen . odnosno akt.

Obrazac broj 7 Format A4 Omot za predmete i akte (Otisak prijemnog štembilja) Broj interne dostavne knjige______ PREDMET:________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ .

......... 3 ... .........akta 2 Zaključeno s brojem priloga............Obrazac baroj 7 Omot za predmete i akte (prva unutrašnja strana) POPIS PRILOGA I AKATA Redni broj 1 Datum upisa Naziv priloga .....

................................................................................Obrazac broj 8 Format A4 Naslovna stranica ........................................ (sjedište organa) INTERNA DOSTAVNA KNJIGA Broj organizacione jedinice _______ Knjiga ___________________________ __________________________________godina ................. (naziv organa ) .

5. U kolonu broj 7 potpisuje se ovlašteni službenik pisarnice. odnosno radnog mjesta. U kolonu broj 5 potpisuje se službenik iz prethodne tačke. koji je upisan u rubrike prijemnog štembilja (npr. ako nema organizacione jedinice. dostavljen u rad službeniku koji rukovodi organizacionom jednicom. Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravau u Federaciji Bosne i Hercegovine. 03 – 05 – 137/98). odnosno akta.odnosno službeniku koji je zadužen za prijem pošte. Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici interne dostavne knjige. Broj organizacione jedinice. odnosno akt.Obrazac broj 8 Sadržaj interne dostavne knjige Redn i broj 1 Datum upisa predmeta ili akta 2 Broj predmeta ili akta 3 Službenik Vračeno pisarnici Datum Potpis Datum Potpis 4 5 6 7 UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1. U kolonu broj 2 upisuje se datum kada je predmet ili akt upisan u internu dostavnu knjigu. U kolonu broj 4 upisuje se datum kada je predmet. 4. 2. 3. uzima se iz rješenja donesenog na osnovu tačke 24. U kolonu broj 3 upisuje se broj predmeta. .

..................... ( sjedište organa ) KNJIGA ZA OSOBNU POŠTU Knjiga _____________________________ _____________________________godina .......................................... ( naziv organa ) ................................................................................Obrazac broj 9 Format A4 Naslovna stranica ...................

3. razglednica. kao što je pismo. novčana uplatnica i slično. čestitka. U kolonu broj 4 potpisuje se ovlašteni službenik pisarnice. 2. U kolonu broj 7 potpisuje se primalac pošiljke. Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici knjige. U kolonu broj 2 upisuje se vrsta ili naziv pošiljke. paket. Obrazac broj 10 .Obrazac broj 9 Sadržaj knjige za osobnu poštu Redn i broj 1 Pošta primljena u pisarnici Vrsta pošiljke 2 Datum prijema 3 Uručeno primaocu Potpis 4 Ime primaoca 5 Datum uručenja 6 Potpis 7 UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1.

Format A4 Karton za službena glasila i časopise Naziv i broj službenog glasila – časopisa Redn i Broj 1 2 Broj organizacijske jedinice 3 Potvrda prijema Datum Potpis 4 5 Obrazac broj 11 .

..................... (sjedište organa ) KNJIGA PRIMLJENIH RAČUNA Knjiga __________________________ ___________________________godina Obrazac broj 11 ..........................................................Format A4 Naslovna stranica ................................................... ( naziv organa ) ....

U kolonu broj 6 upisuje se broj organizacione jedinice kojoj se račun dostavlja u rad. U kolonu broj 8 potpisuje se službena osoba ovlaštena za prijem računa u rad. Obrazac broj 12 . 3. odnosno broj radnog mjesta. Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici knjige. ako u organu uprave ili službi za upravu ne postoje organizacione jedinice. U kolonu broj 3 upisuje se broj koji je sadržan na računu. Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine. Broj organizacione jedinice uzima se iz rješenja donesenog na temelju tačke 24.Sadržaj knjige primljenih računa Redn i Broj Datum Prijema 1 2 Broj računa 3 POŠILJALAC (naziv i sjedište) 4 Iznos računa u KM Organizacijska Jediinica 5 6 Potvrda prijema Datum Potpis 7 8 1. 2.

.............................................................................. (naziv organa) .....................Format A4 Naslovna stranica ..................................... (sjedište organa) KNJIGA ZA OTPREMU RAČUNA Knjiga ___________________________ ____________________________godina Obrazac broj 12 ....

Sadržaj knjige za otpremu računa Redni broj 1 Datum izdavanja računa 2 Broj računa Iznos u KM PRIMALAC RAČUNA (naziv i sjedište) 3 4 5 Potvrda prijema Datum 6 Potpis 7 Obrazac broj 13 .

...................................... (sjedište organa) KNJIGA ZA OTPREMU POŠTE PUTEM KURIRA Knjiga________________________________ ________________________________godina Obrazac broj 13 ...........Format A4 Naslovna stranica ........................ (naziv organa) ...................................................................

U kolonu broj 3 upisuje se broj akta upisan u rubrike prijemnog štembilja (npr. 04-07223/98). 2. Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici knjige.Sadržaj knjige za otpremu pošte putem kurira Redn i broj Datum upisa 1 2 Broj akta 3 PRIMALAC (naziv i sjedište) 4 Potvrda prijema Datum Potpis 5 6 UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1. . U kolonu broj 6 potpisuje se osoba koja je primila poštu.

................................... ( naziv organa ) .......... ( sjedište organa ) KNJIGA ZA OTPREMU POŠTE PUTEM PTT-a Knjiga _____________________________ ______________________________godina .........................................................................................Obrazac broj 14 Format A4 Naslovna stranica .

U kolonu broj 7 upisuje se iznos plaćene poštarine za pošiljke koje su određenog dana predate PTT-u radi otpreme predviđene pošte.Obrazac broj 14 Sadržaj knjige za otpremu pošte putem PTT-a Redn i broj Datum otpreme Broj ili oznaka pošiljk e Obična ili povjerljiv a pošta PRIMALAC (naziv i sjedište) Kontrolnik poštarine Iznos primljenih KM Iznos plaćene poštarine Stanje Potpis UPUTA ZA POPUNJAVANJE 1. U kolonu broj 6 upisuje se iznos novčanih sredstava primljenih radi plaćanja poštarine. 5. . upisuje se naziv pošiljke. a ako broja nema. zavisno od toga što je napisano na pošiljci. U kolonu broj 3 upisuje se broj koji je upisan na pošiljci. U kolonu broj 8 upisuje se iznos novčanih sredstava preostalih nakon plaćanja poštarine. Ova uputa štampa se na prvoj unutrašnjoj stranici knjige. 4. 2. U kolonu broj 4 upisuje se riječ „pov“ ili „strogo pov“. 3.

...... (naziv akta – predmeta) (broj akta – predmeta) od ________________godine...............Obrazac broj 15 Format A-5 .................. (naziv organa) REVERS Potvrđujem da sam dana ________________________godine uzeo službeni akt predmet ____________________broj .______________________________..............................godine............... (datum) Izdao Primio _____________________ _________________ ....... (datum) Navedeni akt – predmet vratit ću od .........

kantona. dipl. i drugo. putem dobijanja raznih akata od drugih organa vlasti. Naime. Kada se pođe od te premise. kancelarijsko poslovanje predstavlja pomoćnu djelatnost. s tim što se u redoslijedu radnji prvo obavlja kancelarijsko. i to unutar samog organa vlasti i van organa. druge institucije i pravna lica kod kojih se osnovna djelatnost u cjelini ili djelimično obavlja putem izrade i donošenja raznih pismenih akata i drugih dokumenata. Ti akti su raznovrsni i mnogobrojni.STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PROPISE O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU U ORGANIMA VLASTI I PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI BIH (autor. i drugo. udruženja građana. itd. O svemu ovome bit će šire izloženo u narednom izlaganju. kome treba da se dostavi. arhivski poslovi. poslovi koji se odnose na radnje koje se vrše od momenta pokretanja nekog akta do njegovog konačnog rješavanja. jer je kancelarijsko poslovanje neposredno vezano za osnovnu djelatnost. zatim vođenje odgovarajuće evidencije tih akata i njihovo čuvanje. jer pomaže da se pravilno i efikasno može obavljati osnovna djelatnost organa vlasti. ovdje je potrebno znati gdje se akt nalazi. Znači. da li je riješen ili nije. Upravo taj dio posla (kretanje i evidencija akata i njihovo čuvanje) spada u nadležnost kancelarijslog poslovanja. Organi i drugi pravni subjekti trebaju imati kancelarijsko poslovanje Kancelarijsko poslovanje treba da imaju svi organi vlasti. zatim pravnih lica i građana. a nastaju na dva načina. koje se vrši od momenta stvaranja ili prijema akata do konačnog rješenja pitanja na koje se akt odnosi. pri vršenju osnovne djelatnosti koriste se razni pisani akti. Milenko Lepušina. javna preduzeća. Kod pravnih lica kancelarijsko poslovanje mora da se organizuje i vrši u odnosu na onaj dio osnovne djelatnosti tih pravnih subjekata koja se obavlja putem izrade i donošenja raznih akata i drugih . kancelarijsko poslovanje treba da imaju i institucije sa javnim ovlaštenjima. javne ustanove. Svi ti akti odnose se na određena pitanja koja se rješavaju u okviru osnovne djelatnosti organa vlasti. kancelarijsko poslovanje zajedno sa arhivskim poslovanjem predstavlja jednu cjelinu. odnosno drugih institucija. poslovi koji se odnose na završne radnje kancelarijskog poslovanja. po našem mišljenju. i to: izvorno putem vršenja djelatnosti organa vlasti. pravnik) I – OSNOVNA PITANJA VAŽNA ZA KANCELARIJSKO POSLOVANJE 1. a to su: prvo. Prema tome. 2. a kancelarijsko poslovanje za institucije Bosne i Hercegovine obrađuje se posebno u ovoj knjizi u okviru propisa koji se odnose na institucije Bosne i Hercegovine. privredna društva i druga pravna lica. Tokom rješavanja tih akata dolazi do njihovog kretanja. ko ga treba da riješi. tj. a to su: Federacije BiH. a onda arhivsko poslovanje. Pojam kancelarijskog poslovanja Šta predstavlja kancelarijsko poslovanje? U odgovoru na to pitanje mora se poći od osnovne djelatnosti koju imaju organi vlasti i druge institucije. grada i opština). Kancelarijsko poslovanje u sebi obuhvata dvije vrste poslova. Napominjemo da se u okviru ove teme obrađuju samo propisi o kancelarijskom poslovanju u Federaciji BiH. gdje treba da se čuva. pored organa vlasti u koje spadaju svi zakonodavni i izvršni organi vlasti i njihove stručne službe i svi organi uprave i službe za upravu i druge institucije (organi vlasti na svim nivoima organizovanja. Prema tome. a to je arhiviranje akata i njihovo čuvanje. U odnosu na kretanje tih akata nužno je da postoji određeni redoslijed njihovog kretanja unutar i van organa.

arhivsko poslovanje za te pravne subjekte regulisano je Uredbom o organizaciji i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u Federaciji Bosne i Hercegovine. Prema tome. kantoni. 3. Propisi o kancelarijskom poslovanju Kancelarijsko poslovanje je djelatnost koja se mora vršiti na organizovan način i po tačno određenom redoslijedu i načinu vršenja. uredi itd. kantonalne uprave i kantonalne ustanove (zavode. grad i opštine nisu ovlašteni da svojim propisima regulišu kancelarijsko poslovanje. Regulisanje je potrebno iz razloga što kancelarijsko poslovanje obuhvata više različitih radnji od kojih svaka ta radnja mora imati svoja pravila po kojima se može da vrši. kantonu. javne ustanove i sva druga pravna lica. zatim skupštinu kantona i njene stručne službe. u Federaciji BiH donešeni su sljedeći propisi. U tim pitanjima drugi propisi ne postoje niti su potrebni.na nivou opštine – za opštinskog načelnika. Kancelarijsko poslovanje u pravnim licima. 49/98 i 5/00 – u daljem tekstu za ovo uputstvo koristiće se skraćenica: Uputsvo o vršenju kancelarijskog poslovanja). 30/98. jer je kancelarijsko poslovanje jedinstveno i mora se vršiti na jednoobrazan način na svim nivoima vlasti (Federaciji. To se može ostvariti samo pod uslovom ako je to poslovanje regulisano odgovarajućim propisima. Navedena dva propisa (Uredba o kancelarijskom poslovanju i Uputstvo o vršenju kancelarijskog poslovanja) predstavljaju propise kojima su u cjelini i detaljno regulisana sva pitanja potrebna za vršenje kancelarijskog poslovanja u gore navedenim organima vlasti. navedeni pravni subjekti kancelarijsko poslovanje uređuju svojim opštim aktima ili koriste propise o kancelarijskom poslovanju koji se odnose na federalne i kantonalne organe uprave. nije regulisano propisima organa vlasti. navedenim propisima regulisano je kancelarijsko poslovanje za sljedeće organe vlasti i druge institucije. koji su gore navedeni. i to: . federalne uprave i federalne ustanove. opštinske upravne organizacije i druge opštinske institucije i opštinsko vijeće i njegove stručne službe i druga tijela opštine. . . i to: 1) Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH". niti za tim ima potrebe. . a to su: privredna društva. br. 2) Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH". a to je Uredba o kancelarijskom poslovanju i Uputstvo o vršenju kancelarijskog poslovanja.na nivou grada – za gradonačelnika i njegove stručne službe. Po našem mišljenju. opštinske službe za upravu. zatim službama i drugim institucijama. .na nivou kantona – za kantonalna ministarstva. nema pravne smetnje da se koriste ti propisi. osim arhivskih poslova. stručne službe kantonalnih organa uprave i druge institucije kantona. i člana 17. zatim gradske službe za upravu i druge gradske institucije i gradsko vijeće i njegove stručne službe i druga tijela grada. Prema odredbama člana 1. gradu i opštini).dokumenata. Naime. institucije koje imaju javna ovlaštenja. Predsjednika i Potpredsjednike Federacije BiH i njihove stručne službe. U tom dijelu njihove osnovne djelatnosti mora postojati kancelarijsko i arhivsko poslovanje. zatim za Parlament Federacije BiH i njegove stručne službe.). Vladu Federacije BiH i njene stručne službe i druge institucije Federacije BiH (razne agencije. javna preduzeća. broj 20/98 – u daljem tekstu za ovu uredbu koristiće se skraćenica: Uredba o kancelarijskom poslovanju).na nivou Federacije Bosne i Hercegovine – za federalna ministarstva. vladu kantona i njene stručne službe. Prema tome. što je i obezbjeđeno navedenim propisima. direkcije i agencije). Važno je da svaki pravni subjekt organizuje vršenje kancelarijskog poslovanja za svoje potrebe i da na adekvatan način koriste pomenute propise. U tom cilju. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. udruženja građana.

gdje se čuvaju itd. u kojoj se fazi rada nalaze. jednostavnost. Prema tome. sređeno. Načela kancelarijskog poslovanja Kancelarijsko poslovanje se organizuje i funkcioniše na određenim načelima (principima) koja su veoma važna za to poslovanje. kolika je opterećenost pojedinih sektora rada. unošenje podataka u predviđene evidencije mora odgovarati stvarnom stanju tj. jer svaki podatak mora biti upisan tačno onako kako glasi. ekonomičnost i budnost. Na osnovu tih poslova postoji pregled svih akata koji se nalaze u organu vlasti i službi koji omogućavaju uvid u akte koji se nalaze u radu. u tim pitanjima ogleda se značaj kancelarijskog poslovanja u radu organa vlasti ili službi u ostvarivanju njihove osnovne djelatnosti. To je izuzetno važno. ekspeditivnost. koliko je akata riješeno u određenom periodu. mora odgovarati podacima sadržanim u određenom aktu na osnovu kojeg je podatak upisan u odgovarajuću knjigu evidencije koje se vode u kancelarijskom poslovanju. Može se reći da to poslovanje u osnovi ima tri funkcije. gdje se nalaze. pa bilo kakva greška u tom poslovanju može dovesti do velikih problema i poremećaja u radu organa. počev od prvog do posljednjeg predviđenog podatka. a to su: praćenje kretanja akata unutar organa i van organa. To važi i za sve druge podatke upisane u druge knjige evidencije. b) Načelo ekspeditivnosti Ovo načelo podrazumjeva da svaki posao u kancelarijskom poslovanju mora biti na vrijeme započet i u određenom roku završen. Ovo načelo ostvaruje se tako što se svaki podatak u knjige evidencije mora da upiše tačno onako kako je za svaki podatak propisano. vođenje evidencije akata i čuvanje akata i druge dokumentacije. ne smije se odlagati za . Na osnovu tih podataka rukovodilac organa ima mogućnost da poduzima određene mjere da se blagovremeno riješe određeni problemi koji postoje u rješavanju pitanja iz osnovne djelatnosti organa i da organ svoju djelatnost ostvaruje na zakonit način. u kojim se rokovima akti rješavaju. tačno i ažurno. odnosno službe. i po pravilu. jesu li i kada arhivirani. pregledno. Načela daju smjernice i pravac na koji način treba vršiti kancelarijsko poslovanje da bi bilo pravilno i funkcionalno tj. Ti podaci rukovodiocu organa vlasti omogućavaju efikasno rukovođenje u vršenju osnovne djelatnosti. podaci predviđeni za Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) moraju biti upisani tačno onako kako je za svaki podatak predviđeno u tom Upisniku. Prema tome. Suština tih načela je sljedeća: a) Načelo tačnosti Načelo tačnosti podrazumjeva da su svi podaci unešeni u osnovne i druge knjige evidencije koje se vode u kancelarijskom poslovanju tačni. ne smije se dozvoliti gomilanje neriješnih poslova. jedinstvenost ili jednoobraznost. Prema tome. kako su i kada riješeni. Ekspeditivnost postoji samo onda ako se istoga dana završe sve radnje koje se odnose na akte koji su primljeni tog dana. 5. preglednost. nužno je da se službeno lice ovlašteno za vršenje kancelarijskog poslovanja u svom radu pridržava i postupa na način koji predviđaju načela kancelarijskog poslovanja. Naprimjer. jer mu pružaju potpune i pravilne podatke o tome koliko akata ima u radu. s obzirom da se u kancelarijskom poslovanju vode određene evidencije o velikom broju različitih akata. Značaj kancelarijskog poslovanja Značaj kancelarijskog poslovanja ogleda se u njegovoj funkciji koju ima. kako su i kada riješeni i slično. već se svaki posao mora izvršiti blagovremeno. Prema tome. Postoji sedam (7) načela u kancelarijskom poslovanju.4. da li su riješeni. a to su: tačnost.

jer takve radnje samo komplikuju vršenje kancelarijskog poslovanja. da se osnovne i pomoćne knjige evidencija u kancelarijskom poslovanju vode uredno i ažurno sa čitko upisanim podacima. niti ima potrebe za tim propisima. To se ostvaruje na dva načina. može postići samo pod uslovom ako se svaka radna operacija vrši tačno onako kako je propisano i redosljedom koji je propisan. racionalno korištenje papira i drugog potrošnog materijala itd. Ta jednoobraznost je obezbjeđena time što je cjelokupno kancelarijsko poslovanje za sve organe vlasti i njihove službe na nivou Federacije. Što manje vremena postiže se onda ako se svaka radnja vrši tačno na propisan način i blagovremeno. što je važno za efikasno vršenje osnovne djelatnosti organa vlasti i njihovih službi. taj posao mora se narednog dana izvršiti prvi. po pravilu. zatim da se posebno slažu riješeni. a to su: . Pravilno složeni predmeti i drugi akti mogu veoma brzo da se pronađu. a to znači na isti način kod svih organa. što je suprotno ovom načelu. a posebno neriješeni predmeti i akti i da se sve to drži složeno u ormarima ili rafovima koji su za to namijenjeni. a onda posao predviđen za taj dan. a ne na stolu ili ormaru ili rafu na jednoj gomili. Time se izbjegava preduzimanje suvišnih i nepotrebnih radnji. kantona. Ako dođe do situacije da se neki posao iz objektivnih razloga nije mogao završiti u toku dana. f) Načelo ekonomičnosti Načelo ekonomičnosti znači da se kancelarijsko poslovanje vrši tako da se utroši što manje vremena i što manje troškova. . u tom slučaju. Svaka rubrika u knjizi evidencije treba da sadrži samo one podatke koji su na obrascu knjige predviđeni. d) Načelo jedinstvenosti ili jednoobraznosti Ovo načelo podrazumjeva da svaka radnja u kancelarijskom poslovanju treba da se vrši na jednoobrazan način.naredni dan. Što manje troškova ostvaruje se putem uvođenja savremenih tehničkih sredstava rada (kompjutera. i one se trebaju da vrše tačno onako kako je propisano. a to znači treba da se izvrši istoga dana kada je akt stigao i ne smije se dozvoliti gomilanje predmeta i ostavljanje za naredni dan. To se. bez precrtavanja i brisanja. grada i opštine). c) Načelo jednostavnosti Jednostavnost znači da se svaka radnja u kancelarijskom poslovanju treba da vrši tako da se svaka radna operacija svede na najmanji broj pokreta. a da se posao izvrši pravilno i kvalitetno. zatim korištenje obrazaca za akte gdje je to moguće. odnosno službi na svim nivoima vlasti (Federacije. Samo se na takav način rada može ostvariti ekspeditivnost u obavljanju kancelarijskog poslovanja. ako trebaju. a to su Uredba o kancelarijskom poslovanju i Uputstvo o vršenju kancelarijskog poslovanja. grada i opština regulisano na jedinstven način samo federalnim propisima.prvo. fotokopir-aparata i drugih tehničkih sredstava). e) Načelo preglednosti Ovo načelo znači da se kancelarijsko poslovanje treba da vodi na pregledan način. Tim propisima precizno je regulisan sadržaj svake radnje u kancelarijskom poslovanju i način njihovog vršenja. da se slaganje predmeta i drugih akata vrši prema vrsti materije na koju se akti odnose odvojeno od predmeta druge materije prema klasifikacionim oznakama predmeta i akata. . Prema tome. u odnosu na to poslovanje ne postoje propisi kantona niti opština.drugo. kantona.

2) Kancelarijsko poslovanje u širem smislu obuhvata. u odnosu na akte koji se koriste u tom poslovanju. otvaranje. zavođenje akata. zatim raspored pojedinih službi u radne prostorije. isticanje na oglasnoj tabli raznih objašnjenja i uputa o načinu ostvarivanja određenih prava ili izvršavanja određenih obaveza građana. štambilje i žigove u metalne kase. mogu biti ugrađeni i odgovarajući alarmni uređaji. odnosno službe. dostavljanje akata u rad. To načelo ostvaruje se na sljedeći način: . otpremanje akata i stavljanje akata u arhivu (arhiviranje i čuvanje). združivanje akata. II – OSNOVNI POJMOVI U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU Kancelarijsko poslovanje spada u djelatnost koja je detaljno regulisana propisima. a posebno pečati. knjige evidencija. kancelarija pisarnice treba biti zaključana. određivanje radnog vremena organa kao cjeline i pojedinih službi i slično. i određene radnje koje se neposredno odnose na vršenje kancelarijskog poslovanja u užem smislu. 6. ormare ili radne stolove. razvođenje akata.van radnog vremena budnost u pisarnici se ostvaruje tako što je potrebno sve predmete i druge akte. To se može da ostvari tako što u pisarnici nije dozvoljeno nikakvo sjedenje i nepotrebno zadržavanje nepozvanih lica. U oba slučaja utvrđeni su nazivi radnji. Taj sadržaj može se posmatrati u dva vida. Polazeći od tog kriterija. člana 15.To se postiže time što bi sve te materijale trebalo zaključavati u kase. Ova budnost utvrđena je u stavu 2. moraju biti tako smješteni da ne mogu doći u posjed neovlaštenih lica i da se nalaze pod stalnom kontrolom službenog lica pisarnice. a posebno povjerljive i strogo povjerljive predmete. u odnosu na radnje koje se vrše u kancelarijskom poslovanju i drugo. i to.u radno vrijeme budnost u pisarnici se ostvaruje tako što svi predmeti i drugi akti. odnosno službi za upravu. a ključ ostavljati na mjestu koje za to namjenski odredi rukovodilac organa vlasti. organizaciju dežurstva. kao kancelarijsko poslovanje u užem i kancelarijsko poslovanje u širem smislu. člana 15. zatim stranke treba primati pojedinačno i da se zadrže samo onoliko vremena koliko je potrebno da se završi posao zbog kojeg je stranka došla. i obuhvata sljedeće radnje: primanje.g) Načelo budnosti Ovo načelo se odnosi na način čuvanja cjelokupne dokumentacije u kancelarijskom poslovanju. a pečate. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. administrativno-tehničko obrađivanje akata. i to: prvo. Na kraju. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. . odnosno . Budnost se mora da sprovodi u radno vrijeme i van radnog vremena. štambilji i žigovi. Ova budnost utvrđena je u stavu 1. pečate i druga sredstva rada ostavljati na mjesta koja obezbjeđuju njihovu zaštitu od dolaska u posjed neovlaštenih lica. Pored toga. Sadržaj kancelarijskog poslovanja Pod sadržajem se podrazumjevaju radnje koje se vrše u okviru kancelarijskog poslovanja. a najbolji način bi bio da se rad sa strankama u pisarnici odvija putem šaltera. sadržaj navedenih vidova kancelarijskog poslovanja je sljedeći: 1) Kancelarijsko poslovanje u užem smislu odnosi se samo na poslovanje aktima. Cilj svih tih radnji jeste da se strankama omogući da na što lakši i efikasniji način ostvare svoja prava ili izvrše svoje obaveze radi kojeg se obraćaju organu uprave. pregledanje i raspoređivanje akata. Podjela tog poslovanja na uže i šire izvršena je prema broju i vrsti radnji koje se vrše u okviru te dvije vrste kancelarijskog poslovanja. U te radnje spadaju naročito sljedeći poslovi: način organizacije prijema stranaka koje dolaze u organ uprave radi ostvarivanja svojih prava i dužnosti. pored poslova koji spadaju u kancelarijsko poslovanje u užem smislu. To je učinjeno u dva pravca. upotreba telefona.

već se sa njom sporazumjeva (dogovara). Prema toj odredbi. odnosno službe. . dozvole i slično. pisarnica i arhiva. 2. fascikl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja. postoje sljedeći termini (nazivi): akt. mijenja. prekida ili završava neka službena radnja organa vlasti. . Kod akata poslovanja organ vlasti ili služba pojavljuje se prema drugoj strani sa jednakom voljom. Tajna podrazumjeva da takvi podaci ne mogu biti dostupni neovlaštenim licima. onda povjerljivi i strogo povjerljivi akti. Na primjer. registraturski materijal. službena ili vojna tajna i slično.povjerljivi i strogo povjerljivi akti su akti koji sadrže određene podatke koji predstavljaju tajnu. Pojam i sadržaj tih termina je sljedeći: 1.primljeni (ulazni) akti su akti koje organ vlasti. saglasnosti. predmet. Prema tome. Na primjer. ili zadatak i čini posebnu i samostalnu cjelinu. odnosno služba po vlastitoj inicijativi prvi put pokreće jednu službenu radnju o pitanju iz svoje nadležnosti. po pravilu. Predmet Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje. Na primjer. a ti prilozi služe za dokazivanje određenih činjenica. prilog. ugovor koji organ uprave zaključi o nabavci određenog materijala predstavlja akt poslovanja.upravni akti su. priloge predstavljaju razni akti koje stranke prilažu uz svoj zahtjev kojim traže ostvarivanje nekog svog prava. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. što znači da organ ili služba drugoj strani ne zapovjeda. tabela. sljedeće vrste akata: primljeni akti (ulazni akti). predmet predstavljaju svi akti i prilozi koji se tiču izdavanja građevinske dozvole određenom licu. dosije. Organi vlasti i službe u svom radu imaju. službenik pisarnice treba da poznaje te nazive (i radnji i akata). jer ugovor predstavlja saglasnu volju dvije ravnopravne stranke. obični akti. arhivska građa.obični akti su akti koji ne sadrže podatke koji predstavljaju tajnu. zatim vlastiti (izvorni) akti. rješenja kojima se rješava neka upravna stvar u upravnom postupku. 3.nazivi akata i određen njhov sadržaj i način vršenja. jer se odlučuje o nekom pravu ili obavezi u kojem se organ uprave pojavljuje kao vršilac vlasti. Prilog Prilog je pisani sastav (dokument. odnosno služba primi od drugog organa vlasti. grafikon. Akt Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće. Termini koji se koriste u kancelarijskom poslovanju utvrđeni su u odredbi člana 3. spadaju i razna naređenja. jer se i tim aktima odlučuje o nekom pravu ili obavezi stranke. objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta. . . kao što je: državna tajna. po zahtjevu stranke ili po službenoj dužnosti. . jer mu to omogućava da odmah na osnovu naziva može znati šta treba i kako treba postupiti. pored rješenja.akti poslovanja predstavljaju akte kojima se ne rješava u upravnom postupku. po pravilu. crtež i sl. . dokaz i drugi akti kojima se jedan organ obraća drugom organu da se riješi neko pitanje ili zahtjev stranke). U te akte. odobrenja. ili pravnog lica ili stranke (kao što je zahtjev. upravni akti i akti poslovanja. To su akti vlasti.vlastiti (izvorni) akti su oni akti kojima organ vlasti. Svi ti akti podrazumjevaju sljedeće: .

5. bez obzira što se u tim predmetima odlučivalo o različitim pitanjima (na primjer. fascikl postoji onda ako se u jednu kutiju (kartonsku) ili sanduk (željezni ili drveni ili plastični) složi više riješenih predmeta ili dosijea koji se odnose na građevinsku dozvolu. kao što je: dozvola za građenje. crtani. filmovani ili na drugi način zabilježeni) dokumentacijski materijal od značaja za istoriju. kutiju. 6. Po pravilu. 8. Fascikl Fascikl predstavlja omot. fotografisani. pisarnica treba biti smještena u posebnu prostoriju (kancelariju) u kojoj se mogu vršiti samo kancelarijski poslovi. i to: "dosije po materiji" i "dosije po fizičkoj ili pravnoj osobi". bez obzira kad je i gdje je nastao. odnosno službe. štampani. kulturu i ostale društvene potrebe. Na primjer. fascikl je namjenjen za čuvanje riješenih predmeta. urbanistička saglasnost. U ovom primjeru postojao bi dosije po fizičkoj osobi. pa se radi toga oni najviše koriste prilikom arhiviranja predmeta i akata. odnosno službi gdje se vrše kancelarijski poslovi. fizička osoba je u toku godine kod istog organa uprave tražila rješavanja više različitih pitanja. Pisarnica Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu vlasti. Ti dosijei sastoje se u sljedećem: . korice i slično u kojima je složeno više predmeta ili dosijea. Registraturska građa Registratursku građu čine spisi (akti i predmeti) fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti. . Dosije Dosije predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu fizičku ili pravnu osobu i koji se kao jedna cjelina čuva na jednom mjestu. Prema navedenom pojmu dosijea.).Dosije po materiji postoji onda ako bi se u jednom organu uprave na jednom mjestu držali svi predmeti onih osoba koje su tražile građevinsku dozvolu ili koje su tražile odgodu vojnog roka ili koje su tražile urbanističku saglasnost itd.4. dozvola za nadziđivanje ili dozvola za rekonstrukciju objekta i sl. Arhivska građa Arhivska građa je sav izvorni i reprodukovani (pisani. koji se nakon završenog postupka čuvaju u tim fasciklama. zapisa i dokumenata.Dosije po pravnoj ili fizičkoj osobi postoji onda ako se u jednom organu uprave na jednom mjestu sakupe i čuvaju svi predmeti koji se odnose na istu pravnu ili fizičku osobu. . koji je nastao u radu organa vlasti. 7. primljeni i nastali u radu organa vlasti i službe dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz te registraturske građe nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati. U ovom slučaju. kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa. sanduk. postoje dvije vrste dosijea.

To mjesto naziva se pisarnica. posebno kod velikih organa. koje se sastoje u sljedećem: 1. i to: prvo. odnosno služba organizuju pisarnicu za svoje potrebe. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. a naročito u malim opštinama. Zajednička pisarnica može se formirati za sve ili određen broj organa.9. O tom pitanju odlučuje rukovodilac organa. odnosno službi. jer mogu biti racionalne i ekonomične i da efikasno izvršavaju sve poslove kancelarijskog poslovanja za sve organe i službe za koje je organizovana zajednička pisarnica. Pisarnica se može organizovati na dva načina. Određivanje mjesta vršenja kancelarijskog poslovanja (pisarnica) Kancelarijsko poslovanje je takva djelatnost koja se mora obavljati samo na jednom mjestu. a sve skupa čine jedinstvenu i nedjeljivu cjelinu. Ako bude formirana takva pisarnica. zbog procesa rada na poslovima kancelarijskog poslovanja (rukovanje sa svim službenim aktima i drugom dokumentacijom iz nadležnosti cijelog organa.. odnosno službi i organa koji nisu smješteni u istoj zgradi. i to: kao vlastita ili kao zajednička pisarnica. po pravilu. kao i ostali dokumentacioni materijal do njhiove predaje nadležnom arhivu ili do njihovog uništenja. svaki organ vlasti i služba trebaju da izvrše određene pripremne radnje koje predstavljaju uslov da bi se moglo vršiti kancelarijsko poslovanje. To je nužno iz dva razloga. Obaveza formiranja pisarnice utvrđena je u članu 9. evidencije o aktima i predmetima. svaki organ vlasti i svaka služba moraju odrediti mjesto za vršenje kancelarijskih poslova. Pisarnica treba biti smještena u jednu ili više kancelarija. Prema tome. može organizovati za manje organe ili službe i koji su smješteni u istoj zgradi. . zbog potrebe posebnog čuvanja ukupne službene dokumentacije. Ovaj vid pisarnice najčešće se organizuje u opštini. Zajednička pisarnica se. Vlastita pisarnica postoji onda kada svaki organ. u tom slučaju organi i službe za čije je potrebe formirana zajednička pisarnica. Arhiva Arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti. To je nužno zbog toga što se ovdje vrši više različitih radnji koje su međusobno uslovljene i jedna iza druge slijede. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. Određivanje mjesta vršenja kancelarijskog poslovanja (pisarnica) 1. O formiranju zajedničke pisarnice odlučuju organi navedeni u odredbi stava 2. Ovaj vid pisarnice je dominirajući. III – PRIPREMNE RADNJE KAO USLOV ZA VRŠENJE KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U cilju pravilnog organizovanja vršenja kancelarijskog poslovanja. Ovdje se radi o izvršenju tri radnje. Pri odlučivanju o tom pitanju treba polaziti od toga da se u tim kancelarijama mogu vršiti samo poslovi kancelarijskog poslovanja i nikakvi drugi. odnosno službe. člana 9. odnosno službe) i drugo. ne formiraju svoje posebne pisarnice.

o čemu se mora donijeti rješenje.lične podatke službenika (ime i prezime) koje se ovlašćuje za vršenje kancelarijskog poslovanja. 3. odnosno službe. poslove kancelarijskog poslovanja može vršiti samo službeno lice koje bude ovlašteno za vršenje tih poslova. Ako postoje osnovne i unutrašnje organizacione jedinice. pa do arhiviranja predmeta. i dr.datum od kada može početi vršiti poslove kancelarijskog poslovanja. jer takva mogućnost pomenutom uredbom nije predviđena. odsjeci. odnosno službe koja je utvrđena Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji. pa je radi toga taj način dostave predmeta i akata u rad i predviđen u odredbi tačke 24. u tom slučaju. Dostavljanje vrši službenik pisarnice. odnosno službama. Pravilo je da se u ovim slučajevima za primanje pošte u rad ovlašćuju rukovodioci tih jedinica.). ali nema .2. ta lica ne smiju vršiti te poslove dok se ne donese rješenje. Dostavljanje se može vršiti direktno svakom službeniku ili posredno preko određenog broja službenika. Međutim. Rješenje o određivanju brojčanih oznaka za organizacione jedinice. za svako lice trebalo bi donijeti posebno rješenje. što predstavlja osnovni vid dostavljanja akata u rad. da bi se dostava akata i predmeta u rad mogla vršiti posrednim putem . potrebno je odrediti službenike koji će primati poštu za rad. Treba imati u vidu da se mora obavezno donijeti pismeno rješenje. kao prve radnje. što znači da taj način dostave nije ekonomičan niti efikasan. Usmeni nalog je nezakonit i ne smije se koristiti kod određivanja službenog lica za vršenje kancelarijskog poslovanja. odnosno službi. Određivanje službenog lica za vršenje kancelarijskog poslovanja Prema odredbi člana 14. vrši se na sljedeći način: a) Određivanje službenika za primanje pošte u rad u organima u kojima postoje organizacione jedinice (sektori. Ali da bi ti službenici mogli vršiti te poslove. posredno dostavljanje akata u rad znači da se dostava vrši samo određenom broju službenika (a ne svima) i on je brži i efikasniji. Naime. kao posljednje radnje). odnosno službe. Važno je da se svako lice navede u rješenju. To se riješava putem donošenja posebnog rješenja. pravilo je da budu ovlašćeni samo službenici koji rukovode osnovnim jedinicama. Ako bi se dostavljanje vršilo direktno svakom službeniku posebno to bi bilo dosta složeno i zahtjevalo bi dosta vremena posebno u velikim organima. u tom slučaju. odnosno radna mjesta kojima se pošta dostavlja u rad Rješavanje predmeta i akata i njihovu stručnu obradu vrše službenici organa vlasti. i to: organi koji imaju organizacione jedinice i organi koji nemaju te jedinice. odjeljenja. . Pri donošenju tog rješenja. treba imati u vidu da se navedeno rješenje mora donijeti bez obzira da li postoji vlastita ili zajednička pisarnica. jer bi se radilo o vršenju poslova bez ovlaštenja. Ako se više lica određuje za vršenje kancelarijskog poslovanja. i . Određivanje službenika koji će biti ovlašteni za primanje pošte u rad u tim organima. mora se polaziti od unutrašnje organizacije organa. mogu postojati dvije situacije. Pored toga. To rješenje trebalo bi da sadrži sljedeće podatke: . a može se odrediti i jednim rješenjem. jer se kancelarijsko poslovanje ne smije vršiti na osnovu usmenog naloga rukovodioca organa vlasti. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Navedena rješenja se moraju donijeti prije nego ta službena lica počnu vršiti poslove kancelarijskog poslovanja. polazeći od prijema pošte.bliža ovlašćenja tog lica u vršenju tog poslovanja (navesti sve radnje koje će vršiti to lice. U tom pogledu. To ovlaštenje daje rukovodilac organa vlasti. njima predmeti i akti moraju biti dostavljeni u rad. Ali. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.

odnosno akt. a to su: broj klasifikacione oznake. Kada primi poštu za rad. Broj 01 pripada rukovodiocu organa uprave. vrši se pismenim rješenjem koje donosi rukovodilac organa.01 rukovodilac organa. Pri signiranju pošte. b) Određivanje službenika za primanje pošte u rad u organima u kojima ne postoje organizacione jedinice. Službenik koji je pomenutim rješenjem ovlašten za primanje pošte u rad. odnosno službe prilikom otvaranja pošte.02 Stručni saradnik za pravne poslove (za predmete i akte koji se odnose na pravne. U ovom slučaju određuju se pojedina radna mjesta koja će primati poštu za rad. odnosno za radna mjesta. za primanje pošte u rad. O tom pitanju samostalno odlučuje rukovodilac organa vlasti. a broj 02. . odnosno službe. onda broj pod kojim je akt zaveden u osnovnu knjigu evidencije kroz kalendarsku godinu u kojoj je akt zaveden u tu knjigu. umjesto naziva organizacione jednice ili radnog mjesta. Određivanje organizacionih jedinica čiji će rukovodioci biti ovlašteni za primanje pošte u rad. onda je dužan tu poštu dati u rad službenicima svoje organizacione jedinice. Brojčane oznake koje se određuju za organizacione jedinice. Na osnovu te signature koju određuje rukovodilac organa. c) Namjena brojčanih oznaka. ako postoji. počev od 01 pa tako redom kako je objašnjeno u prethodnim tačkama a) i b). Druga funkcija brojčane oznake jeste u tome što se ona upisuje u broj službenog akta i to kao prvi broj i tako se zna koja je organizaciona jedinica riješila određeni akt.03 Sektor za pravne poslove. odnosno službenicima za koje je . odnosno službe. i to: puni nazivi organizacionih jedinica prema nazivu koje one imaju u Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i drugo. U tom rješenju navode se dva podatka. službenik pisarnice zna kojem službeniku treba dostaviti u rad određeni predmet. . odnosno radnog mjesta koja je određena rješenjem iz tačke a) ili b) gore navedene.03 Stručni saradnik za studijsko-analitičke poslove (za predmete i akte koji se odnose na ___________________________ ) itd. i to: signiranje pošte i za broj službenog akta. odnosno radno mjesto. koju mu dostavlja službenik pisarnice. d) Obaveze službenika ovlaštenog za prijem pošte. To se može učiniti u sljedećem prilazu: . dužan je primati svu poštu koja je signirana na njegovu organizacionu jedinicu. To se u rješenju određuje na način što se navodi naziv radnog mjesta i naziv predmeta i akata. a onda slijede ostali brojevi predviđeni za službeni akt. itd. ako je neki akt riješila organizaciona jedinica koja ima brojčanu oznaku 03. odnosno službe za upravu. na akt se upisuje samo brojčana oznaka te jedinice.02 zamjenik rukovodioca organa (ako postoji).smetnje da se ovlaste i službenici koji rukovode unutrašnjim jedinicama. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja i ta odredba predstavlja pravni osnov za donošenje tog rješenja. Obaveza donošenja tog rješenja utvrđena je u odredbi tačke 24. opšte i materijalno-finansijske poslove). njegovom zamjeniku. . prvi broj službenog akta te organizacione jedinice treba biti 03.04 Sektor za ekonomske poslove. . ili oblasti za koje će službenik na tom radnom mjestu primati poštu u rad. . Važno je da službenik pisarnice može na osnovu radnog mjesta utvrditi koje predmete i akte treba dostavljati u rad službeniku koji se nalaze na radnim mjestima koja su navedena u rješenju. To bi u rješenju trebalo navesti na sljedeći način: .01 rukovodilac organa. namijenjene su za dva pitanja. pa tako redom. Nakon toga slijede organizacione jedinice. za svaku jedinicu se određuje dvocifreni arapski broj počev od broja 01. Napr.

Ako u toku godine dođe do promjena u organizacionim jedinicama ili radnim mjestima. svaki predmet i akt se dostavlja onom službeniku koji je ovlašten za rad na određenoj vrsti poslova. e) Vrijeme donošenja rješenja. koji su nadležni za rad na određenoj vrsti predmeta ili akata. i osnovnu i posebnu. osnovni i najvažniji uslov za pravilno vršenje kancelarijskog poslovanja predstavlja dosljedno postupanje na način regulisan u Uputstvu o vršenju kancelarijskog poslovanja. otvaranje pošte. Pored toga. važno je imati . ili da se novim rješenjem vrše samo izmjene u ranijem rješenju. pregledanje pošte. Osnovne radnje u kancelarijskom poslovanju su sljedeće: primanje pošte. rad službenika na rješavanju akata. jer se samo na taj način može pravilno vršiti to poslovanje. koje se teško može otkloniti. Za svaku ovu radnju detaljno je utvrđen njen sadržaj i određen način kako treba da se vrši. Znači za svaku kalendarsku godinu. združivanje akata. u kojem je za svaku radnju propisan sadržaj radnje i forma kako treba da se vrši. arhiviranje akata i čuvanje akata. Prema tome. Iz svega izloženog. IV – OSNOVNE RADNJE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU I NAČIN NJIHOVOG VRŠENJA Uvodne napomene Kancelarijsko poslovanje vrši se putem tačno određenih radnji. Za rješenje o brojčanim oznakama u daljem tekstu koristiće se sljedeća skraćenica: Rješenje o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. Te izmjene mogu se izvršiti donošenjem novog rješenja u cjelini. rokovnik predmeta. Pri tome se mora imati u vidu da je pravilan samo onaj rad koji se vrši isključivo na propisan način. pri obavljanu predviđenih radnji nije dozvoljena nikakva improvizacija niti izmjena. a onda u okviru svake osnovne radnje postoji više posebnih radnji. posrednim putem. Na taj način. To se može postići samo onda ako se to uputstvo nalazi stalno na radnom stolu službenika pisarnice i ako se ono stalno koristi pri vršenju pojedinih radnji u kancelarijskom poslovanju. razvođenje akata. Prema tome. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). Velika je greška kada službenik pisarnice smatra da svaku radnju u kancelarijskom poslovanju zna napamet i da mu nije potrebna pomoć Uputstva.zadužen. zavođenje akata. tačka 24. i to: što ima puno različitih osnovnih radnji. a svaki drugi način nije pravilan. to je nemoguće iz dva razloga. obavezno se mora donijeti na početku kalendarske godine i ono važi samo za godinu za koju je donešeno. Svako odstupanje od propisanog načina vršenja bilo koje radnje ima za posljedicu unošenje nereda u kancelarijsko poslovanje. već se sve te radnje moraju da dosljedno vrše samo na propisan način. potrebno je izvršiti i izmjene u rješenju o brojčanim oznakama. donosi se posebno rješenje (stav 1. jer je ukupno kancelarijsko poslovanje predviđeno kao strogo formalna djelatnost. otpremanje pošte. Te radnje predviđene su u Uputstvu o vršenju kancelarijskog poslovanja. propisan je sadržaj radnje i način njenog vršenja. mi upućujemo službenike pisarnice na to da kancelarijsko poslovanje vrše uz stalnu pomoć Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. dostavljanje akata u rad. i samo može dovesti do određenih problema. objektivno nije moguće u svakom trenutku napamet znati kako se treba da izvrše osnovna. Znači. vraćanje riješenih akata pisarnici. Važno je imati u vodu da se svaka radnja mora vršiti tačno na način kako je propisana i po redoslijedu kako su predviđene u tom uputstvu. po našem mišljenju. Rješenje o brojčanim oznakama koje je objašnjeno u tački a) i b) gore navedenim. Za svaku tu radnju. Međutim. a onda svaka posebna radnja koje postoje u okviru osnovne radnje. raspoređivanje pošte (signiranje pošte).

Naravno. Sadržaj i način vršenja svih osnovnih radnji koje su gore navedene vrše se po redoslijedu i na način kako slijedi: 1. do 12. termin "pošta" predstavlja zajednički i jedinstven naziv za sve vrste dokumenata koja su gore navedena. Uputstva). paketi. treba da donese rješenje i njime da uredi sljedeća pitanja: mjesto prijema pošte. ako je tako određeno radno vrijeme organa. a to znači od 8 do 16 časova. već svaki organ. a koja se koriste u kancelarijskom poslovanju.u vidu to da se svaka radnja mora vršiti po redoslijedu po kojem su one gore navedene. Prema ovoj odredbi. odnosno služba ne radi (subota. pod pojmom pošta smatraju se sve vrste dokumenata koje dolaze u organ vlasti. nedjelja i drugi dani). jer se bez te signature ne zna kojoj organizacionoj jedinici akt pripada. lice koje će primati poštu i vrijeme prijema te pošte. odnosno služba primati poštu i u navedenim situacijama. Postoje dva vremena kada se može primati pošta. 3) Vrijeme primanja pošte (tačka 6. pošta se prima u toku cijelog radnog vremena. . Ovaj način primanja pošte nije obavezan. Uputstva). polazeći od funkcije koju vrši i potrebe da se uvede i taj način primanja pošte. Pri vršenju ove radnje. odnosno službe. O svemu tome mora strogo da pazi službenik pisarnice koji je zadužen za kancelarijsko poslovanje. Posebne radnje koje postoje u okviru osnovne radnje obrađuju se prilikom pojedinačne obrade svake osnovne radnje na način kako slijedi u narednom izlaganju. a odnosi se na djelatnost organa vlasti ili službe. ne može se izvršiti zavođenje akata u određenu knjigu evidencije.prijem pošte u radno vrijeme. To mjesto određuje rukovodilac organa vlasti. zahtjevi i molbe. jer su sve radnje uslovljene jedna drugom. Ovim odredbama predviđena su četiri (4) načina primanja pošte. 5. telegrami i druge vrste akata). i to: . dopisi.prijem pošte poslije radnog vremena i u dane kada organ. Prema tome. odnosno službe. Primanje pošte Prva radnja u kancelarijskom poslovanju jeste primanje pošte. i na tom mjestu bi trebalo da se prima cjelokupna pošta koja dolazi u organ. odnosno službu. Time se stvaraju uslovi da se pravilno i po propisanom redoslijedu vrše sve ostale radnje u kancelarijskom poslovanju koje slijede poslije prijema pošte. moraju se poznavati sljedeća tri pitanja. ako prethodno nije izvršeno raspoređivanje pošte (signiranje pošte). ako nije izvršena prethodna radnja. Uputstva). 2) Mjesto prijema pošte (tačka 5. Naime. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. rukovodioc organa vlasti. Najprihvatljivije je da to mjesto bude pisarnica. ali u poštu spada i sve drugo što nije navedeno u toj odredbi. podnesci. do 12. a ne više mjesta. odnosno službe. To je redovan način prijema pošte. Treba imati u vidu da su ovdje navedeni samo najtipičniji dokumenti koji se najčešće pojavljuju kao službena pošta. U ovim slučajevima. U ovom slučaju. novčana pisma. Sadržaj i način vršenja te radnje regulisan je u odredbama tač. rješenje se donosi samo onda ako se odluči da će organ. Uputstva). odnosno služba samostalno odlučuje o tome. žalbe. Važno je voditi računa o tome da se za prijem pošte odredi samo jedno mjesto. 7. Ti načini su sljedeći: . 4) Način primanja pošte (tač. a to su: 1) Pojam termina pošta (tačka 5. odnosno službu (akti. predviđeni redoslijed se mora poštovati radi toga što je vršenje pojedinih radnji predviđeno tako da se naredna radnja ne može izvršiti. Napr.

jer se time otklanja odgovornost službenika pisarnice za stanje oštećene pošiljke. Uputstva. s tim da se uz pošiljku priloži i primjerak sačinjenog zapisnika. U ovom slučaju treba postupiti na način predviđen u tački 8. ovlašteni službenik pisarnice poštu prima na način koji je regulisan propisima PTT-a. . treba postupiti na način predviđen u tački 14. treće da li je organ uprave. Ovaj način primanja pošte koristi se samo između organa.a) primanje pošte neposredno od stranke (tač. Uputstva. Uputstva.Tu vrstu pošte službenik pisarnice treba da primi na način regulisan u odredbi tačke 11. tačke 7. i 4. ako je taksa predviđena i organ uprave. Ako se utvrdi da ima oštećenja.). a to su: da li u pošti ima pošiljki na kojoj je označena vrijednost (vrijednost u novcu – KM) i drugo. 3.drugo. a to su: . odnosno službi. Uputstva. ako je taksa obavezna. Tek kada se sačini zapisnik. sastoji se u tome što je službenik pisarnice dužan obratiti pažnju na dvije vrste pošiljki.četvrta situacija – postoji onda kada se utvrdi da organ uprave ili služba za upravu nije nadležna za prijem podneska. pravilno je taksiran. d) primanje pošte koja se odnosi na konkurs. c) primanje pošte preko poštanske službe ili putem poštanskog pregratka (tačka 10. Način postupanja u navedenim situacijama je detaljno regulisan u tač. da li ima preporučenih pošiljki. odnosno služba za upravu nadležna za taj podnesak. a to su: da li je podnesak uredan ili nije u formalnom pogledu. 7. Takav podnesak prima se bez posebnih zahtjeva. Kada se pošta prima putem kurira. već se o tome treba odmah obavijestiti odgovorni službenik pošte i tražiti da se oštećena pošiljka komisijski pregleda. Specifičnost uzimanja pošte iz tog pregratka. U tom slučaju. a ne bi postupio na izneseni način. i. . primanje pošte putem poštanskog pregratka. primanje pošte putem poštanske službe (PTT-a). Ukoliko bi službenik pisarnice preuzeo oštećenu pošiljku na kojoj je označena vrijednost. odnosno služba za upravu je nadležna za podnesak). ako se želi otkloniti ta odgovornost.prva situacija – postoji onda kada se utvrdi da je podnesak uredan po svim pitanjima (nema formalnih nedostataka. Ovaj pregradak predstavlja poseban prostor u koji poštanska služba odlaže svu poštu koja stigne na adresu jednog organa uprave ili službe za upravu za koju je pregradak namijenjen. oštećena pošiljka se može preuzeti.prvo. Prema ovim odredbama. Uputstva. stranke imaju pravo svoje zahtjeve neposredno predati organu. Uputstva. .treća situacija – postoji onda kada se utvrdi da podnesak sadrži oderđene formalne nedostatke (nije potpisan. licitaciju i dr. Ovdje se postupa na način predviđen u stavu 2. u tom slučaju taj službenik preuzima na sebe odgovornost za stanje oštećene pošiljke. tako da nije potrebno davati druga objašnjenja. U ovim slučajevima postoje dva načina primanja pošte.druga situacija – postoji onda kada se utvrdi da podnesak nije taksiran ili nije dovoljno taksiran. a taksa je obavezna. moguće su sljedeće situacije: . Uputstva). U ovom slučaju treba postupiti na način predviđen u st. 7. zavisno od toga koja je situacija u pitanju. i 8. Ovdje se radi o dostavljanju službene pošte. Ako ima te pošte. U ovom slučaju. . Prema tome. U odnosu na te činjenice. mora se obavezno provjeriti da li su te pošiljke oštećene. drugo da li je pravilno taksiran. tačke 7. b) primanje pošte putem kurira (tačka 9. nema priloga i sl. i 8. u tom slučaju službenik pisarnice treba da postupi na način propisan u tački 9. službenik pisarnice mora obavezno da utvrdi sljedeće tri činjenice. Uputstva). Ta komisija treba da utvrdi stanje i sadržinu pošiljke i da se to konstatuje u zapisniku. ili preporučenu pošiljku. u takvim slučajevima treba uvijek postupiti na izneseni način. Uputstva). službi i pravnih lica.peta situacija – postoji onda kada stranka želi da preda usmeno saopštenje na zapisnik. već službenik pisarnice treba da dosljedno postupi na način predviđen u tim odredbama. Prilikom prijema podnesaka neposredno od stranke. (tačka 11 Uputstva). . Uputstva. . tada se takva pošta ne smije preuzeti.

U potvrdu se upisuju podaci predviđeni u odredbi stava 1. akti i radnje podliježu plaćanju admonistrativne takse. Međutim. Pri tome mogu postojati dvije situacije. službenik pisarnice u federalnom organu uprave. Za spise i radnje koje rješavaju federalni organi uprave. U oba slučaja potvrda se izdaje prema predviđenom obrascu (to je obrazac broj 1. Ako je uz akt ili podnesak (bilo koji) priložena dostavnica. kada se radi o radnjama koje se odnose na spise i radnje koje rješavaju kantonalni organi uprave i gradske i opštinske službe za upravu. i . a to znači da ovdje nije potreban zahtjev stranke. 6) Postupak sa aktima koji podliježu taksiranju (tačka 14. po pravilu. u tom slučaju službenik pisarnice dužan je objasniti stranci na nedostatke u vezi takse i uputiti je kako da otkloni te nedostatke. Na osnovu tih propisa. po službenoj dužnosti. ali nema smetnje i da sama stranka može tražiti izdavanje te potvrde. . Međutim. U ovom slučaju službenik pisarnice je obavezan izdati potvrdu.prva situacija postoji kada se podnesak prima lično od stranke. treba da ima dva propisa o taksama. . po kantonalnim. kada se podnesak rješava u posebnom ispitnom postupku. a utvrdi se da nije taksiran ili nije dovoljno taksiran. Uputstva). Prema članu 216. Uputstva). s tim da služi i za praćenje roka u kojem se po zakonu zahtjev stranke treba da riješi. tog zakona. U tom slučaju. kao i u organizacionim jedinicama tih organa koje se nalaze van sjedišta federalnog organa uprave. postoje dvije situacije: . Uputstva. tačke 13. Kada stranka otkloni nedostatke u vezi takse. pa se takse naplaćuju na način predviđen tim zakonom. Kada se podnesak prima lično od stranke. Uputstva.koja je visina takse predviđena za pojedine vrste podnesaka. U vezi izdavanja te potvrde. odnosno službi za upravu radi ostvarivanja nekog svog prava. trebaju imati samo gore navedeni federalni zakon. Prema tome. Navedene tri činejnice moraju se utvrditi kod prijema svakog podneska od stranke i postupiti na propisan način.) koji je predviđen u stavu 3. i rok od 30. onda je službenik pisarnice dužan primiti taj zahtjev i time je taj nedostatak riješen. Uputstva). odnosno gradskoj i opštinskoj službi za upravu. 5) Potvrda o prijemu podneska (tačka 13. i to: rok od 15 dana za podneske koji se rješavaju po skraćenom postupku. u tom slučaju administrativna (upravna) taksa naplaćuje se po propisima o tim taksama koje su donijeli kantoni.druga situacija (stav 2. a to su: . i to: gore navedeni federalni zakon i drugo.u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanja takse. predviđena su tri roka.prva situacija (stav 1. službenik pisarnice je obavezan izdati tu potvrdu. jer oni naplaćuju taksu samo po tom zakonu. a . službenik pisarnice u kantonalnom organu uprave. propis (zakon) kantona o administrativnim taksama koje važe za kantonalne organe uprave i gradske i opštinske službe za upravu. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. i 15.e) Rad sa dostavnicom (tačka 12. i to: .) postoji onda kada se podnesak odnosi na upravno rješavanje. a najduže 60 dana.) postoji onda kada sama stranka traži potvrdu. akata. tako da se u potvrdu treba da upiše jedan od tih rokova. Osnovni uslov za rješavanje tog pitanja jeste da službenik pisarnice mora imati kod sebe propis o administrativnim taksama.odnosno opštinskim propisima. na koje je ukazano. Potvrda predstavlja dokaz da je stranka predala određeni podnesak organu uprave. isprava ili radnji. Ova potvrda se izdaje onda kada stranka neposredno (lično) predaje podnesak službeniku pisarnice. a na taj podnesak se plaća taksa. službenik pisarnice mora da obrati pažnju na sljedeće tri činjenice. tačke 13. broj 6/98 i 8/00).druga situacija postoji kada se podnesak prima putem poštanske službe. Rok za rješavanje podneska stranke u upravnom postupku utvrđen je u Zakonu o upravnom postupku. . administrativne takse su regulisane Zakonom o federalnim upravnim pristojbama i tarifi federalnih upravnih pristojbi ("Službene novine Federacije BiH". u tom slučaju službenik pisarnice treba da postupi na način predviđen u odredbi tačke 12.koji podnesci.

Ove tri radnje vrše se istovremeno. a ako one ne postoje. a nakon nje slijedi radnja pregledanja pošte i radnja signiranja pošte. 8. prilikom prijema podnesaka stranaka. onda bi to trebao biti neki od stručnih saradnika. Zakona o taksama". Ta zabilješka se sačinjava na samom podnesku pored otiska prijemnog štambilja. Uputstva. do 68. Način vršenja tih radnji regulisan je u odredbama tač. i vrši ih isto službeno lice. Rješenje bi trebalo da sadrži: lične podatke službenika koji se ovlašćuje i obim ovlašćenja . Ako se ovlašćuje drugo službeno lice. tačke 16. mora se postupati i na način koji je regulisan u odredbama čl. itd. Prema tome. odnosno službe (ako postoji zamjenik). to treba da bude službeno lice koje poznaje unutrašnju organizaciju organa. službenik pisranice je dužan o toj činjenici sačiniti kratku službenu zabilješku. 3. Naplata takse u ovim slučajevima vrši se tako što će se stranka pismeno obavijestiti o obavezi plaćanja takse i iznosu takse sa pozivom na odgovarajući zakonsku odredbu u kojoj je utvrđena ta obaveza. odnosno službe. u ovom slučaju. a izuzetno i unutrašnje organizacione jedinice (ako postoje te jedinice). a ako ne postoji zamjenik. odredbom tačke 16. Uputstva). Uputstva). putem otvaranja pošte. a radi se o podnesku na koji se plaća taksa. i to: (1) Otvaranje pošte. Navedene činjenice predstavljaju razlog što je odredbom tačke 16. u tom slučaju. jer poznavanje tih činjenica predstavlja uslov da bi mogao rasporediti poštu nadležnim organizacionim jedinicama. odnosno radnim mjestima na rješavanje.Kada se podnesak primi putem pošte. koje organizacione jedinice. a može biti ovlašten da otvara samo određenu vrstu pošte. u tom slučaju u službenoj zabilješci treba upisati sljedeće: "podnesak oslobođen od takse po čl. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja predviđeno da tu važnu radnju neposredno vrši rukovodilac organa uprave. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. i nadležnost organizacionih jedinica. Otvaranje. odnosno radnih mjesta. i da se taksa treba da uplati prije izdavanja akta koji je stranka tražila svojim zahtjevom. i 15. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. pregledanje i signiranje pošte vrši se obavezno rješenjem. za rad organa. 16. Ovlaštenje službenog lica za otvaranje. To je osnovno pravilo. Te tri osnovne radnje vrše se na sljedeći način. a taksa iznosi 10 KM" ili "podnesak nije dovoljno taksiran – treba 5KM" i slično. Zabilješka bi mogla glasiti na sljedeći način: "podnesak nije taksiran. to bi trebao biti zamjenik rukovodioca organa. odnosno službe. utvrđuju se sljedeće činjenice: vrsta i broj akta koji će biti u radu organa. jer se i tim zakonskim odredbama reguliše način prijema podnesaka stranaka. Uputstva predviđeno je i ovlaštenje da rukovodilac organa može ovlastiti drugo službeno lice za otvaranje službene pošte. odnosno službe. jedna iza druge. Naime. odnosno službe. Rukovodilac može odlučiti da to lice otvara cjelokupnu službenu poštu. 63. onda bi to trebao biti rukovodioc neke osnovne. odnosno službe za upravu. Pored odredaba tačke 14. predstavlja otvaranje pošte. a dio pošte da rukovodilac zadrži za sebe. u kom roku treba riješiti poštu (hitno ili u određenom roku). Međutim. Zakona o upravnom postupku. na koji način treba rješavati primljenu poštu. U okviru ove radnje postoje određena pitanja koja moraju biti riješena da bi se radnja otvaranja pošte mogla vršiti. odnosno službe. do 23. ko su podnosioci akta (fizička ili pravna lica ili drugi organi vlasti). Međutim. Po pravilu. ako je po zakonu podnesak oslobođen od takse (stav 2. Otvaranje pošte predstavlja veoma značajnu radnju. tač. a nije taksiran ili nije dovoljno taksiran. To rješenje donosi se na osnovu stava 3. Ta pitanja i posebne radnje su sljedeće: a) ovlaštenje za otvaranje pošte (tačka 16. odnosno službenici su nadležni za rješavanje primljene pošte. O tome samostalno odlučuje rukovodilac organa. 2. tačka 15. pregledanje i signiranje pošte Druga radnja poslije prijema pošte. na osnovu tih podataka sagledavaju se pitanja koja se odnose na ostvarivanje funkcija organa.

odnosno službe treba da odredi službenika koji će moći otvarati tu poštu. već odmah postupa na način predviđen u tač. a u ostalim slučajevima rukovodilac organa. do 19. licitaciju i sl.) i da se ne oštete akti koji se nalaze u pošti (koverti i sl. Ova radnja je takođe veoma važna. Prilikom otvaranja pošte. 17. a onda otvoriti pošiljku i konstatovati da li u toj pošiljci nešto nedostaje. Tu poštu otvara nadležni službenik. To je veoma važno iz dva razloga. odnosno u službu za upravu. pregleda i signira istoga dana kada je stigla u organ uprave. a to je da se primljena pošta ne smije gomilati za dva ili više dana. Uputstva). b) vrijeme otvaranja i pregledanja pošte. Prema ovim odredbama postoje tri situacije za koje važi poseban način otvaranja pošte. a to su: .da se otvaranjem pošte ne povrijede poštanski pečati i žigovi i druge oznake (adresa pošiljaoca. dostavlja službeniku koji je ovlašten tim rješenjem. Uputstva. a ne rukovodilac organa. o tom pitanju rukovodilac organa. Prema tome. odnosno službe. d) obaveza službenika pisarnice u vezi otvaranja pošte. nedjelja. . odnosno službe za upravu i u dane kada se ne radi (subota. Uputstva. 17. Tu poštu otvara komisija formirana za rješavanje pitanja konkursa ili licitacije. Osnovno pravilo je da se pošta treba da otvori. neotvorenu. odnosno službe za upravu. odnosno službe mora strogo da vodi računa. treba konstatovati vrstu i obim oštećenja pošiljke. U ovim slučajevima postupa se na sljedeći način. Međutim. jer takva mogućnost nije predviđena. O svim ovim slučajevima mora strogo da vodi računa službenik pisarnice. a to su: da se pošta blagovremeno dostavi u rad. Ovaj službenik je dužan svu primljenu poštu (osim pošte koja se odnosi na tač. i 21. Važno je voditi računa o tome da službenik pisarnice ne smije otvarati poštu. treba obavezno obratiti pažnju na dva pitanja. ako postoji. a to su sljedeći slučajevi: . do 19. Taj službenik je dužan pročitati naziv primaoca koji je napisan na koverti pošte i kada tako utvrdi da se radi o gore navedenoj pošti. Treba imati u vidu da službena lica ne smiju otvarati poštu bez tog rješenja.poštu primljena na ime nekog službenika (lična pošta) otvara lice na čije ime glasi. i to:prvo. oznake pismena i dr. odnosno službe na otvaranje i pregledanje. O svemu tome treba na posebnom papiru sačiniti službenu zabilješku i istu priložiti uz pošiljku. Ovo se odnosi na preporučene pošiljke ili pakete ili drugu poštu za koju postoji sumnja da je neovlašteno otvarana.da se otvaranje oštećenih pošiljki vrši uz prisustvo još dva službenika. istu ne dostavlja licu ovlaštenom za otvaranje pošte. . Uputstva). službenik pisarnice dostavu pošte na otvaranje i pregledanje. otvara se na način predviđen u tački 17.(cijela pošta ili dio pošte). 17. niti drugo ovlašteno lice. . poštanske naljepnice. u tom slučaju. Uputstva. 20. . ako postoji pismeno rješenje kojim je ovlašteno drugo službeno lice za otvaranje i pregledanje pošte. već samo pismenim rješenjem. a istu obavezu ima i drugi službenik koji je ovlašten za otvaranje. otvara se na način predviđen u tački 18.hitna pošta koja se primi van radnog vremena organa uprave. dostaviti rukovodiocu organa . Otvaranje te pošte vrši se na način predviđen u tački 19.pošta koja se odnosi na konkurs. u određeno vrijeme (u toku dana) koje odredi rukovodilac organa uprave. do 19. e) način otvaranja pošte (tač. Uputstva. niti se ovlaštenje može prenositi usmenim nalogom rukovodioca organa. c) posebni slučajevi otvaranja pošte (tač. Donešeno rješenje mora se obavezno dostaviti ovlaštenom službeniku i pisarnici. praznik). pregledanje i signiranje pošte. Uputstva). i drugo.). što je posebno važno. pa se radi toga mora da vrši tačno na način propisan u tim odredbama Uputstva.

na tom aktu treba upisati zabilješku "pogrešno dostavljen". odnosno akt priložiti kovertu u kojoj se akt nalazio. Signiranje predstavlja radnju kojom se pošta raspoređuje na organizacione jedinice. službeno lice koje otvara poštu ne smije uništavati koverte. odnosno radna mjesta koje su nadležne za rješavanje pošte. Iz izloženog proizlazi da pregledanje pošte ne smije biti površno. Ta koverta je važna zbog podataka koji su na njoj napisani. a podrazumjeva radnju koja se sastoji u tome da se utvrde naročito sljedeće činjenice: . Signiranje se vrši prema rješenju o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. datum otvaranja pošte. već sa njima treba postupati na izneseni način. a pošta otvorena 12. na slobodnom prostoru. odnosno radnom mjestu dostaviti akt. odnosno službeno lice koje je izvršilo signiranje službene pošte. Prema tome. Ako ima. Uputstva). (4) Vraćanje signirane pošte pisarnici (tačka 26.. Kada se završi pregledanje pošte. . . treba da upišu tri podatka. do 23. . a to su: broj organizacione jedinice koja je nadležna za rješavanje akata. Kada se pregledom pošte utvrde sve gore navedene činjenice.da se utvrdi na koju se materiju pošta odnosi.da li je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost. pregledanje i signiranje pošte. Pregledanje pošte vrši se odmah nakon otvaranja. . 20. "primljeno 50 KM" ili "primljena administrativna taksa vrijednosti 10 KM" i sl. a to je signiranje pošte. drugo. Rukovodilac organa. pa je potrebno da se u odnosu na te podatke dosljedno postupa na način propisan u odredbama tač. Ako je u aktu navedeno da su priloženi prilozi. a ako nedostaju samo neki prilozi trebalo bi navesti taj prilog (napr. Signiranje pošte vrši se tako što se u gornjem desnom uglu akta (podneska). Ovu radnju takođe vrši rukovodilac. 20. (3) Signiranje pošte (tačka 25. kako bi se na osnovu te činjenice moglo izvršiti signiranje pošte. već su za primanje pošte u rad ovlašteni službenici koji se nalaze na određenim radnim mjestima. onda je potrebno uz podnesak. odnosno službeno lice ovlašteno za otvaranje i pregledanje pošte. podnesak pripada organizacionoj jedinici broj 04. Uputstva). odnosno predmet u rad. onda se pristupa izvršenju sljedeće radnje. XII/02. pažnja bi trebala biti usmjerena na gore navedene podatke. i treće potpis lica koje je signiralo poštu.da li uz podnesak ima priloga i koliko. i po pravilu. signatura pošte treba da glasi na sljedeći način: 04/12. time su u cjelini izvršene radnje koje se odnose na otvaranje. nedostaje uvjerenje o radnom stažu i sl. Prema tome. u tom slučaju. na aktu treba kratko napisati zabilješku o vrsti i iznosu vrijednosti (napr. Uputstva). koje se donosi na osnovu tačke 24. U tom slučaju. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Kada se izvrši ova radnja.(2) Pregledanje pošte (tač. jer su ti podaci potrebni službeniku pisarnice prilikom zavođenja pošte u propisane evidencije. Ako naprimjer.da li u koverti ima akata koji su adresirani na neki drugi organ. službu ili pravno lice. a isti nedostaju. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja i koje je objašnjeno u okviru te tačke. u tom slučaju treba na aktu napisati kratku konstataciju da nedostaju prilozi ("primljeno bez priloga").). tu poštu odmah nakon završenog signiranja treba da dostavi pisarnici na dalji rad. do 23.12/02 i potpis. Svi ti podaci su važni u toku rješavanja akta.). već detaljnije. za službenika pisarnice signiranje znači uputu kojoj će organizacionoj jedinici. Na isti način se postupa kod organa i službi u kojima ne postoje organizaione jedinice. Tu kovertu službenik pisarnice može da uništi tek kada izvrši upis svih predviđenih podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije.

2. Te grupe formirane su po principu. . a ako takvih akata nema. onda se vrši zavođenje akata koji se moraju riješiti u određenom roku (upravni predmeti). Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Svaka grupa obilježena je brojčanim klasifikacionim oznakama (pojam klasifikacije potiče od latinske riječi: klassificacio: što znači – podjela. u ovom slučaju. Ova radnja se vrši poslije izvršenog signiranja pošte i dostave te pošte pisarnici na dalji rad. jer kašnjenje u zavođenju akata ne smiju ići na štetu stranke. da predmeti i akti iz iste i slične oblasti predstavlju istu grupu. zavode se svi ostali akti. Pri vršenju te radnje. Ove oznake regulisane su u odredbama tač. Ali. Zavođenje akata predstavlja radnju koja se sastoji u tome da se svaki podnesak. prije pristupanja zavođenju akata u odgovarajuće osnovne knjige evidencije. odnosno službi za upravu.treće. Zavođenje akata Zavođenje akata predstavlja petu osnovnu radnju u kancelarijskom poslovanju. koja je gore navedena. Uputstva). . Na taj način utvrđeno je ukupno 49 osnovnih grupa koje su obilježene arapskim dvocifrenim brojevima. Radnja zavođenja akata regulisana je u odredbama tač. Redoslijed (prioritet) u zavođenju akata mora biti sljedeći: . O tom roku službenik pisarnice mora strogo da vodi računa i dužan je sve učiniti da se pošta zavede tog dana. To se treba učiniti prije nego se izvrši zavođenje ostalih akata (ako ih ima).. Zavođenje akata kao osnovne radnje ostvaruje se putem vršenja više posebnih radnji. ako su podgrupe utvrđene u organu uprave. onda se zavođenje akata vrši prema alineji 2. odnosno službe razvrstane su u određene grupe. do 4. u evodenciji se mora upisati datum kada je pošta trebala biti zavedena u knjige evidencije.prvo se zavode telegrami i hitni akti. Zavođenje akata u osnovne knjige evidencije treba izvršiti istoga dana kada je službenik pisarnice primio signiranu poštu. provjeriti da li u primljenoj signiranoj pošti ima telegrama i hitnih akata. Ako utvrdi da ima takvih akata. službenik pisarnice je dužan. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Samo izuzetno. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.drugo. Takvi akti se. zavođenje pošte može se izvršiti najkasnije narednog dana. u tom slučaju se prvo mora postupiti na način predviđen u alineji 1.druga radnja je određivanje podgrupe. Prema tome. U tim odredbama sve društvene oblasti o kojima odlučuju organi uprave. (1) Pojam klasifikacionih oznaka za predmete i akte. mora se voditi računa o vremenu kada treba vršiti zavođenje akata u te evidencije. Ti datumi su važni sa stanovišta rokova koji su zakonom predviđeni za rješavanje akata. (b) postupak zavođenja akata. To pitanje regulisano je u odredbama tačke 27. Prema tome.četvrta radnja je upisivanje podenesaka (akata) u osnovne knjige evidencije. . Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. a često i istoga dana kada su stigli. odnosno akt zavede (upiše) u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. jer se takvi akti moraju da riješe u što kraćem roku. .treća radnja je razvrstavanje akata u dvije grupe (upravni predmeti) i ostali predmeti.3. i to samo ako postoje jaki objaktivni razlozi. odmah poslije zavođenja. a to su: . razvrstavanje). i to na sljedeći način: (a) vrijeme zavođenja akata u osnovne knjige evidencije (tačka 27. moraju dostaviti u rad nadležnom službeniku.prva radnja je određivanje klasifikacione oznake osnovne grupe u koju akt spada. do 42. važno je da službenik ovlašten za rješavanje tog akta takav akt primi u što kraćem roku i o tome službenik pisarnice mora strogo da vodi računa. raspored. kada se izvrši zavođenje i dostavljanje u rad akata iz prethodne alineje. 27. . s tim da se tog dana mora izvršiti prije zavođenja nove pošte. . nakon akata iz prethodne alineje. službenik pisarnice je dužan u tim pitanjima strogo postupati na način predviđen u tački 27. Ovu radnju vrši službenik pisarnice. Prema tome.

pošto ima puno grupa (49). do 4.počev od 01 do 49. samostalno odlučuje o tom pitanju. Na primjer: Ako se iz akta utvrdi da se on odnosi na neko pitanje iz oblasti carina.04/2 – Javni red i mir. odnosno službe za upravu. odnosno službe za upravu. Posljednja klasifikaciona oznaka obilježena je brojem 49 i ona ima rezervni karakter. odnosno službe. Ovo je prva radnja koja se mora izvršiti prije nego se pristupi upisivanju podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. broj 49/98.04/1 – Državljanstvo. Izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ova činjenica se treba uvijek da utvrdi neposrednim uvidom u navedene odredbe Uputstva. onda se uvidom u tačku 2. a podgrupe su: .prvo se mora da utvrdi na koju se materiju akt odnosi. ako se akt odnosi na odbranu. u tom slučaju taj akt spada u klasifikacionu oznaku broj 03. Nije dobro da se određivanje grupe vrši napamet. . onda se vrši uvid u odredbe tač. pa bi podgrupe u rješenju mogle biti određene na sljedeći način: . . u oblast carina ili oblast odbrane. kada se utvrdi materija na koju se akt odnosi.). Na taj način utvrđena je osnovna grupa i klasifikaciona oznaka tog akta. Određivanje klasifikacione oznake ima za cilj da se za konkretni akt ili predmet odredi oblast u koju spada (napr. broj klasifikacione oznake služi za razvrstavanje predmeta i akata u odgovarajuću oblast u koju spada. jer se jedino tako može pravilno i na pouzdan način utvrditi osnovna grupa u koju akt spada. itd. Te podgrupe mogu se odrediti samo za one akte i predmete iz osnovne grupe koje se nalaze u nadležnosti organa uprave. 2. da sam odredi podgrupe. 2. s tim što se broj osnovne grupe ne mijenja.04 Unutrašnji poslovi. ili oblast rudarstva i industrije itd. Na primjer. Ti poslovi spadaju u osnovnu grupu koja ima klsifikacionu oznaku broj 04. kako bi se pronašla osnovna grupa u koju akt spada. Uputstva. što znači da svaki rukovodilac organa.04/3 – Kriminalitet. Njihovim određivanjem lakše se vrši arhiviranje riješenih predmeta i akata. jer će se navedene podgrupe arhivirati . Uputstva. jer je to rizično. što predstavlja osnovnu grupu "Obrana-odbrana". Određivanje podgrupa nije obavezno. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). . Te podgrupe nisu određene Uputstvom. Kako to izgleda. To se utvrđuje uvidom u naziv akta ili uvidom u njegov sadržaj. već je dato ovlaštenje rukovodiocu organa uprave. Prema tome. jer se u tu grupu zarvrstavaju oni predmeti i akti koji se ne mogu razvrstati ni u jednu grupu od broja 01 do 48. i to: . odnosno službe za upravu. To se vrši na sljedeći način: iza broja kvalifikacione oznake osnovne grupe (to su grupe utvrđene u odredbama tačke 2. To znači da Uputstvo treba stalno biti prisutno na stolu kada se radi na zavođenju akata i da se uvijek izvrši uvid u odredbe tač. U okviru jedne osnovne grupe može se odrediti više podgrupa. a time i broj klasifikacione oznake grupe u koju akt spada. 3 i tako redom koliko se odredi podgrupa.drugo. 2. Iz navedenog primjera je vidljivo da navedene podgrupe zaista čine posebne cjeline. predviđena je mogućnost da se u okviru osnovne grupe odrede podgrupe. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. stavlja se kosa ili prava crta i dodaje arapski broj podgrupe počevši od broja 1. koje je objavljeno u "Službenim novinama Federacije BiH". može se pokazati na aktima koji spadaju u osnovnu grupu unutrašnji poslovi. kada se dođe do radnje koja se odnosi na određivanje klasifikacione oznake. (3) Pojam i način određivanja podgrupa u okviru osnovne grupe (tačka 4a. pa je nemoguće svaku grupu po nazivu i brojčanoj oznaci znati napamet. utvrđuje da taj akt spada u osnovnu grupu carina i da ima klasifikacionu oznaku broj 16. Svaka grupa ima svoj naziv i sadržaj materije koja spada u tu grupu. Određivanje podgrupa vrši se rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave. (2) Način određivanja klasifikacione oznake za predmete i akte. do 4. Praktično određivanje klasifikacione oznake određenom aktu vrši se na sljedeći način.Uputstva). samo se mijenja broj podgrupe.

To razvrstavanje na dvije grupe vrši se na način propisan u odredbama stava 2. kao što je: prijemni štambilj. Osnovna karakteristika predmeta i akata koji spadaju u upravni postupak je u tome što se ti akti moraju završiti (riješiti) donošenjem rješenja ili zaključka i uvijek se moraju odnositi na odlučivanje o nekom pravu ili obavezi građana (stranaka) ili pravnih lica. Razvrstavanje je potrebno radi toga da bi se na taj način odredilo u koju osnovnu knjigu evidencije treba zavesti određeni akt. a u UP-2 upisuju se predmeti i akti koji se rješavaju u drugostepenom upravnom postupku. . do 5. Isto to važi i za druge evidencije u kojima je predviđena rubrika za broj klasifikacione oznake osnovne grupe. u tom slučaju je utvrđeno da se takav predmet ili akt treba da zavede u jedan od dva djelovodnika. Cilj određivanja podgrupe jeste u tome da se lakše može vršiti arhiviranje predmeta po određenim pitanjima koja predstavljaju samostalnu cjelinu. a to su predmeti u kojima je izjavljena žalba ili neki drugi pravni lijek na prvostepeno rješenje. broj službenog akta itd. a onda uvidom u rješenje kojim su određene podgrupe. službenik pisarnice mora da izvrši razvrstavanja predmeta i akata u dvije grupe. Ovu grupu predmeta čine predmeti koji se upisuju u UP-1 i UP-2. a to su predmeti i akti koji ne spadaju u upravni postupak (upravno rješavanje). Kada se utvrdi da određeni predmet ili akt spada u upravni postupak time je utvrđeno da se taj akt treba da zavede u jedan od dva upisnika (UP-1 ili UP-2). Brojčana oznaka podgrupe određenom aktu utvrđuje se nakon što se prethodno odredi broj klasifikacione oznake osnovne grupe. utvrđuje se da li određeni predmet ili akt spada u upravni postupak ili ne. Međutim. odnosno predmet. (4) Razvrstavanje akata na upravne predmete i ostale akte. zavisno od toga da li se radi o običnoj pošti ili o pošti koja sadrži određenu vrstu tajne. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. time je istovremeno određeno da se u pošti nalaze samo predmeti ili akti koji spadaju u drugu grupu. Ako se utvrdi da u pošti nema akata koji spadaju u upravni postupak. Rješenje kojim budu utvrđene podgrupe mora biti dostavljeno pisarnici kako bi službenik pisarnice mogao na osnovu tog rješenja određivati brojčane oznake podgrupe prilikom zavođenja akata u osnovne knjige evidencije. a to je Djelovodnik predmeta i akata ili Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu. a to su: . Ovu grupu čine predmeti i akti koji se upisuju u Djelovodnik predmeta i akata ili u Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu.drugu grupu čine predmeti i akti koji ne spadaju u upravni postupak (ne rješavaju se u upravnom postupku). Prije nego što se pristupi upisivanju podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Razvrstavanje signirane pošte u gore navedene dvije grupe vrši se tako što je potrebno uvidom u poštu utvrditi da li ima predmeta i akata koji spadaju u upravni postupak (upravno rješavanje) ili ne.prvu grupu čine predmeti i akti koji spadaju u upravni postupak (upravno rješavanje). . Broj klasifikacione oznake osnovne grupe i broj podgrupe čine jednu cjelinu i uvijek se upisuju u istu rubriku osnovnih knjiga evidencije koja je predviđena za broj klasifikacione oznake osnovne grupe. na osnovu te dvije činjenice. kada se utvrdi da određeni predmet ili akt ne spada u upravni postupak. a sve će biti u okviru iste osnovne grupe koja ima klasifikacionu oznaku broj 04 – unutrašnji poslovi. Prema tome. tačke 29.kao tri posebne cjeline. utvrđuje se broj podgrupe u koju je taj akt razvrstan. U UP-1 upisuju se predmeti i akti koji se rješavaju u prvostepenom upravnom postupku.

Upisivanje počinje od 1. Upisnik se mora da vodi bez obzira na broj akata koji se odnose na prvostepeno upravno rješavanje. januara. člana 5. koji je predviđen u stavu 5. Prema tome. pregledanje i signiranje pošte. tačka 32. Te knjige su: . a one su odštampane na prvoj unutrašnjoj stranici svake knjige. Ovdje se radi o podnescima kojima se stranke (građani) ili pravna lica obraćaju organu uprave sa zahtjevom da se riješi neko njihovo pravo ili obaveza utvrđena zakonom. Ovaj upisnik ima ukupno 18 rubrika i u svaku rubriku se upisuju podaci predviđeni u nazivu rubrike.u rubriku broj 2 upisuje se naziv podnosioca zahtjeva. To su akti o kojima se mora voditi upravni postupak i donositi prvostepeno rješenje. Ove rubrike popunjavaju se sve istovremeno i moraju biti sve popunjene za sve zahtjeve koji se u toku jedne godine upišu u taj upisnik. Te knjige čine potpunu i cjelovitu evidenciju iz nadležnosti organa uprave i službi za upravu.3. odnosno služba za upravu koji u svojoj nadležnosti imaju prvostepeno upravno rješavanje. ustanova. Treba paziti da se svaka rubrika osnovne knjige evidencije popunjava čitko i pregledno predviđenim podacima. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. odnosno predmeti koji se odnose na prvostepeno upravno rješavanje. . 32. Uputstva. a ako je podnosilac pravno lice (neko preduzeće.2. Upis podataka u pojedine rubrike knjige evidencije vrši se prema uputama koje su date uz svaku knjigu. Ako se prilikom upisa podataka učine takve greške da će pojedine rubrike biti nejasne.Djelovodnik predmeta i akata. U vezi popunjavanja rubrika upisnika UP-1 ukazuje se na sljedeće: a) rubrike broj 1 do 6 Upisnika. koje treba zavesti. Osnovne knjige evidencije i način njihove popune Osnovne knjige evidencije predstavljaju knjige u koje se upisuju svi predmeti i akti koji se nalaze u nadležnosti organa uprave. tek tada se može pristupiti zavođenju tih akata i predmeta u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. a završava sa 31. Popunjavanje tih rubrika vrši se na sljedeći način: . Za rubrike koje nisu dovoljno jasne. . jer se ti akti ne mogu voditi u drugim knjigama evidencije. na način objašnjen u prethodnoj tački. Popunjavanje tih rubrika vrši se onda kada službenik pisarnice primi signiranu poštu od rukovodioca organa ili službenika koji je ovlašten za otvaranje. ovaj upisnik mora imati svaki organ uprave. Postoji pet (5) osnovnih knjiga evidencije koje su predviđene u odredbi stava 3.Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP – 1). i to prema sljedećem: (1) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1). a upis tog akta izvršiti u prvom narednom slobodnom redu. Upisnik UP-1 vodi se na obrascu broj 3. decembrom kalendarske godine.Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu. do 35.Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP – 2). U ovaj upisnik upisuju se samo akti. u tom slučaju upisuje se ime i prezime tog lica. odnosno službe za upravu i o kojima odlučuju ti organi i službe. Upis podataka u osnovne knjige evidencija vrši se na način regulisan u tač. Praktično ovaj upisnik mogu imati opštinske i gradske službe za upravu.4. . u tom slučaju potrebno je poništiti taj upis što se vrši tako da se sve rubrike tog upisa precrtaju vodoravnom linijom. Ako je podnosilac fizičko lice. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. . Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ta rubrika pokazuje koliko je predmeta i akata bilo u toku godine u prvostepenom upravnom rješavanju.4 i tako redom za sve akte koji se u toku jedne kalendarske godine upišu u Upisnik. .u rubriku broj 1 (koja ima naziv redni broj) upisuju se arapski brojevi počev od broja 1. a ta uputa nalazi se odštampana na prvoj unutrašnjoj stranici upisnika i treba da se koristi prilikom upisa podataka. i . zatim kantonalni organi uprave i federalni organi uprave.Arhivska knjiga (način vođenja ove knjige objašnjava se u okviru arhivskog poslovanja). data su bliža objašnjenja u uputi za popunjavanje. Kada se izvrši razvrstavanje pošte na upravne predmete i ostale akte. tačke 32.

I ova činjenica se uzima iz podneska.u rubriku broj 4 upisuje se datum prijema zahtjeva. u skladu sa odredbom tačke 4a. ako neki akt spada u klasifikacionu oznaku osnovne grupe broj 04. a taj rok se računa od datuma kada je stranka predala zahtjev organu uprave. odnosno službe. a rubrike broj 12 do 16 popunjavaju se onda kada zahtjev stranke nije riješen u zakonskom roku. u kojima je rukovodilac organa. Ove rubrike sadrže podatke o načinu kako je zahtjev stranke riješen. Upute za popunjavanje. Ovo važi samo za organe uprave i službe za upravu. o čemu se u narednom izlaganju daje šire objašnjenje. pa se može koristiti ta signatura. vrši se tako što se prvo upiše broj klasifikacione oznake osnovne grupe.). donio rješenje o određivanju podgrupa. uzimaju se iz rješenja o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. odnosno radnog mjesta nalazi se u signaturi kojom je izvršeno signiranje pošte od strane rukovodioca organa ili drugog službenog lica koje je ovlašteno za otvaranje. upisuje se broj klasifikacione oznake osnovne grupe u koju zahtjev spada.).u rubriku broj 6.. Priprema se vrši tako što se na podnesak stavlja otisak prijemnog štambilja. Podaci o brojčanim oznakama tih jedinica. Za način popune te rubrike dato je šire objašnjenje u tački 2. u tom slučaju rubrika broj 6. To znači ako se upis ne vrši onoga dana kada je zahtjev primljen već kasnije (drugi ili treći dan) . Upute za popunjavanje. . a ne od dana upisa. Upisivanje podgrupe u tačku 6. Zakona o upravnom postupku. i postoje tri roka. Prema tome. .. nalaze u zaglavlju zahtjeva. a onda se podnesak sa prilozima stavlja u omot za spis. službenik pisarnice je dužan.za posebni ispitni postupak – rok je 30. To je važno radi računanja zakonskog roka za rješavanje zahtjeva. Nakon što se popune sve gore navedene rubrike.u rubriku broj 3 upisuje se naziv pitanja na koje se podnesak (zahtjev) odnosi. do 16. ali tako da se može vidjeti na koje se pitanje odnosi. po pravilu. .udruženje i sl. Signatura se. koje su rješenjem ovlaštene za primanje pošte u rad. pa se te rubrike popunjavaju onda kada predmet bude riješen. nalazi u gornjem desnom uglu prve stranice zahtjeva stranke. . Ovdje se mora upisati datum kada je organ uprave zahtjev stvarno primio. odnosno broj radnog mjesta. Ovi podaci se uzimaju iz zahtjeva (podneska) stranke i oni se. utvrditi da li je zahtjev riješen u roku ili nije. a podgrupa ima broj 2.za skraćeni postupak – rok je 15 dana od dana prijema zahtjeva. O određivanju tih podgrupa dato je šire objašnjenje u podtački (3) tački 3.u rubriku broj 5 upisuje se samo broj organizacione jedinice. Ovdje se radi o brojčanim oznakama (01 do 49) koje su propisane u odredbama tačke 2. Radi se o brojčanoj oznaci koja za određeni zahtjev bude utvrđena na način objašnjen u podtački (2) tački 3. Ovdje se radi o rokovima za rješavanje predmeta u upravnom postupku koji su utvrđeni u odredbama člana 216. Osnovna škola "Hasan Kikić" Hrasnica). a ne datum upisa u uspisnik. a onda stavi kosa linija (crta) i upiše broj podgrupe (napr. b) rubrike broj 7 do 16 Upisnika. prije popunjavanja neke od rubrika broj 7. a to su: . Taj rok se utvrđuje na osnovu datuma koji je upisan u . koja je gore navedena. o kojem je dato šire objašnjenje u prethodnom izlaganju (glava III tačka 3. Treba nastojati da se taj podatak upiše što kraće. upisuje se naziv tog pravnog lica i sjedište (napr. pa to objašnjenje treba koristiti. bi bila popunjena na slejdeći način: 04/2 itd. ako upis nije izvršen istoga dana kada je zahtjev primljen. onda se predmet priprema za dostavljanje u rad nadležnom službeniku. gore navedenoj. Za tu rubriku dato je objašnjenje u tački 1. Uputstva o izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. . Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Broj organizacione jedinice.). odnosno službi za upravu. u rubriku broj 6 upisuje se i broj podgrupe. po pravilu. a obično je saržana u nazivu zahtjeva koji se nalazi na prvoj stranici podneska. u tom slučaju mora se upisati datum prijema zahtjeva. Pored toga. odnosno radnih mjesta. Rubrike broj 7 do 11 popunjavaju se onda kada je zahtjev stranke riješen u zakonskom roku. odnosno 60 dana od dana prijema zahtjeva stranke. pregledanje i signiranje pošte.

popunjava onda ako je rješenjem zahtjev stranke uvažen. odnosno službi. do 16. d) rubrika broj 18 Upisnika. a to je radnja koja je regulisana u tački 58. treba upisati sljedeće: "odbijena – 16. a to znači 3. datum kada je ta odluka donešena. Upute za popunjavanje (napr. U sva tri slučaja u rubrike broj 9. Podatak za tu rubriku uzima se iz službenog akta koji se nalazi u spisu predmeta u kojem je navedeno da se zahtjev stranke treba da dostavi drugom organu uprave. kao što je gore navedeno. Ova rubrika popunjava se samo kod onih predmeta kod kojih je stranka protiv rješenja pokrenula upravni spor kod nadležnog suda. popunjavaju se onda kada je zahtjev stranke riješen poslije isteka roka od 15. a datum iz zaglavlja rješenja. Naziv odluke uzima se iz dispozitiva rješenja ili zaključka. I ovdje se postupa na način objašnjen u prethodnoj alineji za popunu rubrike broj 8. Popuna rubrike vrši se na način objašnjen u tački 4. popunjava se onda kada službenik pisarnice primi odluku . u tom slučaju u rubriku broj 17. odnosno 60 dana. izdata građevinska dozvola). . odnosno službi za upravu koji su nadležni za rješavanje tog zahtjeva.rubriku broj 4 Upisnika i datuma koji je upisan u zaglavlju rješenja ili zaključka kojim je zahtjev stranke riješen.rubrika broj 7 popunjava se onda ako je predmet ustupljen drugom organu.rubrika broj 8 popunjava se onda ako je zahtjev stranke odbačen. do 11. i to ona koja se odnosi na način kako je zahtjev stranke riješen.01. odnosno službi koji su označeni da im se predmet ustupa na nadležno rješavanje. . Oba podatka uzimaju se iz rješenja ili zaključka kojima je žalba riješena. dok se rubrika broj 10. Rubrika se popunjava onda kada drugostepeni organ riješi žalbu i predmet varti prvostepenom organu. Ova rubrika popunjava se samo kod onih predmeta u kojima stranka izjavi žalbu ili drugi pravni lijek na prvostepeno rješenje.01. popunjava se onda ako je zaključkom postupak obustavljen. u tom slučaju koriste se rubrike broj 12. a to znači udovoljeno zahtjevu stranke (priznato pravo koje je stranka tražila napr. Rubrika broj 11. 01/03 god. u tom slučaju. Kada službenik pisarnice primi spis u kojem je drugostepeni organ riješio žalbu.)..01/03. Ako se na taj način utvrdi da je zahtjev riješen najkasnije u roku od 60 dana. treba upisati sljedeće podatke.. /03. Taj podatak uzima se uvidom u rješenje ili zaključak koji se nalazi u spisu predmeta kojim je zahtjev stranke riješen. u zaglavlju rješenja upisan je datum 3. Popuna rubrike vrši se na način objašnjen u tački 5. odnosno poslije isteka roka od 60 dana (za posebna ispitni postupak). odnosno zaključka.rubrika broj 9 popunjava se onda ako je rješenjem zahtjev stranke odbijen. ako je žalba odbačena. i to: prvo se upisuje naziv odluke kojom je žalba riješena. a u zaglavlju donešenog rješenja je upisano da je rješenje donešeno 14. u tom slučaju u rubriku broj 17. Popuna navedenih rubrika vrši se na sljedeći način: . onda pristupa popuni rubrike broj 17. ili drugoj službi na nadležno rješavanje. pa se onda treba da izvrši razvođenje akata i predmeta. Upisnika. do 16. Popuna rubrika broj 12. koriste se rubrike broj 7. i to ona koja se odnosi na način kako je zahtjev stranke riješen. a datum donošenja rješenja je 16.. 10 i 11 upisuje se samo datum koji je upisan u zaglavlju rješenja. Nadležni sud je kantonalni sud ili Vrhovni sud Federacije BiH. Nakon popune te rubrike. Upute za popunjavanje. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja./03". 01/03 god. odnosno zaključka. i to:"odbačena. Napr. a ako je žalba odbijena. a ako se utvrdi da je zahtjev stranke riješen poslije isteka roka od 15 dana (za skraćeni postupak). Rubrika broj 18. a to su: odbačena ili odbijena ili uvažena ili obustavljena i drugo. Popuna rubrika broj 7 do 16 Upisnika vrši se onda kada službenik pisarnice primi predmet riješen od strane ovlaštenog službenika. 14. Ovdje se popunjava samo jedna rubrika. c) rubrika broj 17 Upisnika. U tu rubriku moraju se upisati dva podatka. U ovu rubriku upisuje se samo datum koji je upisan u zaglavlju rješenja ili zaključka. Rubrike broj 12 do 16 Upisnika. I u ovom slučaju popunjava se samo jedna (1) rubrika. spis se dostavlja organu. u tom slučaju taj datum treba u cjelini upisati u rubriku broj 8. vrši se u cjelini na isti način koji je gore objašnjen za popunu rubrika broj 7 do 11 Upisnika.01/03" itd.

na prvoj sljedećoj čistoj stranici (na početku) treba upisati broj kalendarske godine (napr. U tu zabilješku upisuju se podaci predviđeni u odredbi stava 3. u tom slučaju. do 226. iza posljednjeg upisa koji bude izvršen 31.).3 i tako redom. nadležni za rješavanje u drugostepenom upravnom postupku. a završava 31. Rubrike se popunjavaju na sljedeći način: . a onda početi sa upisivanjem predmeta i akata. gradu. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.u rubriku broj 5 upisuje se samo broj organizacione jedinice. odnosno naziv službe za upravu koji su donijeli prvostepeno rješenje na koje je izjavljena žalba.u rubriku broj 1 upisuju se arapski brojevi.u rubriku broj 4 upisuje se datum prijema žalbe. Ako se upis ne vrši istoga dana kada je žalba primljena. decembra. Taj broj se upisuje na način objašnjen u tački 2. . Ove rubrike se prve popunjavaju i moraju biti sve popunjene istovremeno. Popuna svih tih rubrika vrši se na sljedeći način. U ovaj upisnik upisuju se podnesci stranaka koji se odnose na drugostepeni upravni postupak. u rubriku se upisuju dva podatka: ime i prezime i adresa tog lica. Na primjer.2. (2) Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2-Tačka 33. . Ta rubrika popunjava se na isti način i istim podacima koji su objašnjeni u prethodnoj tački c) za popunjavanje rubrike broj 17. Zakona o upravnom postupku. onda rubrike broj 7 do 16 i na kraju rubrika broj 17. a ne datum upisa. tačke 33. tačke 32.u rubriku broj 3 upisuje se naziv organa uprave. Ako upisnik nije u cjelini iskorišten. Ako je žalba primljena 12. . To se vrši službenom zabilječkom.) upisuje se naziv tog lica i njegovo sjedište. Popuna se vrši u vrijeme kada nadležni organ uprave primi žalbu ili drugi pravni lijek izjavljen na prvostepeno rješenje. Ti podaci uzimaju se iz žalbe. decembra kalandarske godine. a ako je žalbu podnijelo pravno lice (preduzeće. Uputstva). Popuna rubrika vrši se na isti način na koji je vršen u prethodnoj godini. januara. nalaze na prvoj stranici u zaglavlju žalbe. Na kraju kalendarske godine. već u različito vrijeme i to po sljedećem redoslijedu: prvo se popunjavaju rubrike broj 1 do 6.2. žalbe. kantonu i federaciji koji su. Ovaj upisnik ima ukupno 17 rubrika. koji je predviđen u odredbi stava 5. a oni se. prigovori ili drugi pravni lijekovi koji se izjavljuju protiv prvostepenih rješenja donešenih u prvostepenom upravnom postupku. Zaključivanje UP-1. Upute za popunjavanje. i to: a) rubrike broj 1 do 6 Upisnika. ustanova i dr. To su. Korištenje počinje tako što se nakon sastavljanja službene zabilješke o zaključivanju upisnika za završenu kalendarsku godinu. po pravilu. Ti brojevi predtavljaju broj (redni broj) pod kojim je zavedena žalba izjavljena protiv prvostepenog rješenja. Zaključivanje treba izvršiti na kraju radnog vremena 31. po pravilu. I ovi podaci uzimaju se iz zaglavlja ili iz naziva predmeta žalbe koji se nalazi ispod zaglavlja žalbe. I u ovom slučaju taj datum je važan za određivanje roka u kojem se žalba ima riješiti. To su. već drugi ili treći dan . ali se sve rubrike ne popunjavaju istovremeno. u tom slučaju mora se upisati datum kad je žalba primljena. Upis počinje 1. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. ili prvog radnog dana u januaru naredne godine. on se koristi i za narednu kalendarsku godinu. po pravilu. 2003 god. Upisnik (UP-2) vodi se na obrascu broj 4. Upis se vrši na način objašnjen u tački 1. prema odredbama čl. decembra.3 i tako redom. Ovaj upisnik trebaju imati samo oni organi uprave ili službe za upravu koji u svojoj nadležnosti imaju drugostepeno upravno rješavanje. . ako je podnosilac žalbe fizičko lice. organi u opštini. koja je odštampana na prvoj unutrašnjoj stranici Upisnika. odnosno ime podnosioca žalbe.u rubriku broj 2 upisuje se naziv. 233. Upute za popunjavanje. vrši se zaključivanje upisnika. počev od broja 1. s tim da se počne od rednog broja 1.01/03 upisuje se taj datum. .suda kojom je riješena tužba stranke. odnosno radnog mjesta koje je nadležno za rješavanje žalbe.

01/03. .01/03". Radi se o podgrupama koje su objašnjene kod rubrike broj 6. Prema tome. a posebne rubrike za žalbe koje nisu riješene u roku. službenik pisarnice je obavezan da prije upisivanja podataka u odgovarajuću rubriku. Popuna te rubrike vrši se onda kada službenik pisarnice primi spis i odluku nadležnog suda kojom je riješena tužba stranke u tom predmetu. itd. što je predviđeno na sljedeći način. ako su te podgrupe određene. ako je tužba odbačena. To je broj osnovne grupe (01 do 49) koje su predviđene u odredbi tačke 2.01/03".Broj organizacione jedinice uzima se iz signature kojom je rukovodilac organa. pa se broj podgrupe i u ovom slučaju određuje i upisuje na isti način koji je objašnjen u pomenutoj tački. b) rubrike broj 7 do 16 Upisnika. odnosno popunjava se rubrika broj 13 (ako žalba nije riješena u roku) i to tako što se upisuju sljedeći podaci: "odbačena – 15. a rješenje donešeno 15. Pored toga. u tom slučaju popunjava se rubrika broj 8. žalba spada u klasifikacionu oznaku broj 04.u rubriku broj 6 upisuje se broj klasifikacione oznake osnovne grupe u koju žalba spada. u prethodnoj tački (1). u tom slučaju u rubriku broj 17 treba upisati sljedeće: "odbačena – 20. Oba podatka uzimaju se iz zaglavlja i izreke sudske odluke (presude ili rješenja). ako se žalba odnosi na oblast unutrašnjih poslova. Rubrika se popunjava onda kada službenik pisarnice primi spis sa drugostepenim rješenjem ili zaključkom od službenika koji je rješavao žalbu. nalazi se u gornjem desnom uglu prve stranice žalbe. po pravilu. a ako je žalba riješena poslije isteka roka od 30 dana. Na primjer. U ove rubrike upisuju se podaci koji se odnose na način na koji je žalba riješena. u tom slučaju podatak o načinu riješene žalbe upisuje se u jednu od rubrika broj 12 do 16. (ako je žalba riješena u roku). utvrdi da li je žalba riješena u roku ili nije.rubrike broj 7 do 11 Upisnika.rubrike broj 12 do 16 odnose se na žalbe koje nisu riješene u zakonskom roku. a za kantonalne i opštinske organe upravni spor rješava kantonalni sud. UP-1. u tom slučaju popunjava se jedna od rubrika broj 7 do 11.. a ako je žalba "odbijena" onda se popunjava rubrika broj 9. Ta signatura.01/03". Za federalne organe uprave upravni spor rješava Vrhovni sud Federacije BiH. Zakona o upravnom postupku i iznosi 30 dana računajući od dana prijema žalbe. UP-1. a naziv odluke po žalbi iz dispozitiva rješenja. Ti podaci uzimaju se iz rješenja odnosno zaključka. odnose se na žalbe koje su riješene u zakonskom roku. a odluka donešena 20. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Taj rok utvrđuje se na osnovu datuma upisanog u rubriku broj 4 Upisnika i datuma koji se nalazi u zaglavlju drugostepenog rješenja ili zaključka kojima je žalba riješena. Taj broj se određuje na način objašnjen za rubriku broj 6. Napr. c) rubrika broj 17 Upisnika. I ovaj upisnik se zaključuje nakon isteka 31. U tu rubriku upisuju se dva podatka. treba upisati broj "04".01/03. odnosno zaključka.15. popunjava se samo ona rubrika koja se odnosi na odluku kojom je žalba riješena. U oba slučaja. odnosno rubrika broj 14. Ovdje su predviđene posebne rubrike za žalbe koje su riješene u zakonskom roku. Ako se na osnovu ta dva datuma utvrdi da je žalba riješena u roku od 30 dana.a . i to: datum se uzima iz zaglavlja. Napr. Ova rubrika popunjava se samo kod onih predmeta u kojima je protiv drugostepenog rješenja pokrenut upravni spor kod nadležnog suda. i to: naziv odluke po tužbi i datum donošenja sudske odluke. u tom slučaju. Zaključivanje se vrši na isti način koji je gore objašnjen u okviru tačke (1) za zaključivanje UP-1. u rubriku broj 6 upisuje se i broj podgrupe. Popunjava se samo jedna rubrika i to ona koja se odnosi na odluku kako je žalba riješena. i to: . . i to sljedećim podatkom: "odbijena. pa u rubriku broj 6. Rok za rješavanje žalbe utvrđen je u članu 244. ako je žalba "odbačena". decembra. odnosno drugo službeno lice izvršilo signiranje pošte. I ovdje se u rubriku upisuju dva podatka. i to: naziv odluke koja je donešena po žalbi i datum donošenja rješenja ili zaključka.

tačke 2. vrši se od 1. Taj djelovodnik se često naziva Djelovodnik za običnu poštu. podzakonske propise koje donosi rukovodilac organa uprave. decembrom. odnosno službe za upravu. jer se u njemu ne upisuju akti koji predstavljaju tajnu. O korištenju više djelovodnika predmeta i akata. izvještaje. Ovaj djelovodnik vodi se na obrascu broj 5. Primljeni akti se odnose na akte koje organ uprave. To znači da ovaj djelovodnik moraju imati svi organi uprave (kantonalni i federalni) i sve opštinske i gradske službe za upravu i sve vrste stručnih i drugih službi zakonodavnih i izvršnih organa vlasti. Popuna rubrika Djelovodnika predmeta i akata vrši se na sljedeći način. U taj dio rubrike zavode se kako primljeni. a vlastiti akti su akti koji potiču od samog organa uprave. jer služi za evidenciju samo predmeta čiji se upis prenosi iz jednog upisa u drugi. i to: (1) gornji dio rubrike broj 1. uvjerenja. odnosno službe za upravu koji su donijeli rješenje o određivanju podgrupa u okviru osnovne grupe. Ovaj djelovodnik namijenjen je za sve akte iz nadležnosti organa uprave. Uputstva). odnosno službe za upravu koji ne spadaju u upravne predmete (prvostepene i drugostepene) i u predmete koji predstavljaju određenu vrstu tajne (državna. tačke 34. To zavisi. Prema tome. rješenja i drugi akti koji se odnose na radne odnose. odnosno službe za upravu. Uputstva o izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. ovdje se upisuju svi akti koji se odnose na informacije. a odnose se na zahtjev koji je upisan u prvi dio rubrika broj 3 do 6. i to: a) rubrika broj 1. odnos službe za upravu. koji je utvrđen u stavu 11. Očigledno je da se u ovaj djelovodnik upisuju akti za više različitih oblasti. s tim što su u okviru rubrika broj 1 i broj 3 do 6 predviđene i po dvije dopunske rubrike vertikalno postavljene. s tim što se počinje sa brojem 1. Djelovodnik predmeta i akata (za običnu poštu) ima ukupno 11 rubrika. i druga primanja i naknade i druge akte koji se ne zavode u upisnik prvostepenog i upisnik drugostepenog upravnog postupka (u UP-1 i UP-2) i u Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu pošte. Uputstva o izmjenama i dopunama Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Upisivanje rednih brojeva u taj dio rubrike broj 1. na izloženi način. akta poslovanja. U ovom slučaju. U te dopunske rubrike upisuju se akti koji naknadno stignu. Pored toga. Rubrike broj 1 do 8 popunjavaju se istovremeno i to se vrši onda kada se podnesak ili akt zavodi u Djelovodnik. i od broja akata (da li ima malo ili mnogo akata u toku godine). poslovna. tačke 2. označen kao "osnovni broj" služi za upisivanje arapskih brojeva pod kojima se zavode akti i predmeti koje organ uprave. januara. Ovaj upis može postojati u dva slučaja. Ova rubrika sastoji se od dva dijela. i to gornji dio koji se naziva "osnovni broj" i donji dio koji se naziva "prenos". (2) donji dio rubrike broj 1. može se za svaku podgrupu odrediti poseban djelovodnik. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. samostalno odlučuje rukovodilac organa uprave. pa je radi toga predviđena mogućnost da se za svaku oblast može voditi poseban djelovodnik. ugovore. a završava sa 31. vojna i druga tajna).3 i tako redom. stručna objašnjenja. komisija i drugih tijela.(3) Djelovodnik predmeta i akata (tačka 34. a rubrike broj 9 do 11 popunjavaju se naknadno i to onda kada podnesak ili akt bude riješen. broj 49/98. naredbe. Tim obrascem zamijenjen je obrazac tog djelovodnika koji je bio predviđen u stavu 5. rješenja o formiranju radnih grupa. odnosno služba za upravu primi od fizičkih i pravnih lica i drugih organa.2. Način popune tih rubrika objašnjava se pojedinačno za svaku rubriku koja slijedi u narednom izlaganju. koje je objavljeno u "Službenim novinama Federacije BiH". analize. označen kao "prenos" predstavlja rezervnu rubriku. Ti slučajevi su sljedeći: prvi slučaj odnosi se na predmete iz prethodne godine koji nisu riješeni . što znači da se upisivanje vrši za jednu kalendarsku godinu. tako i vlastiti akti. Popuna gornje i donje rubrike vrši se na sljedeći način. odnosno služba za upravu primi na rad u toku kalendarske godine. plaće. više djelovodnika mogu voditi oni organi uprave. pored različite vrste akata. Sve te mogućnosti predviđene su u odredbi stava 8.

prilikom upisa rednog broja u službeni akt. Druga i treća rubrika služe za evidenciju akata koji nakandno stignu. s tim da se u rubrike broj 3 do 6. a odnose se na zahtjev stranke koji je ranije upisan u tim rubrikama Djelovodnika. u donji dio rubrike označen kao "prenos".drugi slučaj (prenos predmeta u toku kalendarske godine iz prvog upisa u drugi upis). pa nakon toga stigne novi akt koji se odnosi na taj predmet. tj. Ova rubrika ima pomoćni karakter i sastoji se od tri dijela (tri rubrike) vertikalno postavljene. ali tako da se može vidjeti na koju se materiju zahtjev odnosi. naknadnim stizanjem posebnih akata. Nakon toga. . a kod drugog upisa iste rubrike treba upisati broj 88. u tom slučaju treba upisati sljedeće riječi: "Uvjerenje o visini poreza". U tim slučajevima. b) rubrika broj 2. Treba nastojati da se naziv podneska upiše što kraće. Do ovog slučaja može doći onda ako se kod određenog predmeta. upisati redni broj koji je upisan u gornji dio rubrike broj 1 Djelovodnika za tekuću godinu. u gornji dio bio upisan pod rednim brojem 88. Te rubrike popunjavaju se na način što se u njih upisuju oni podaci koji su bili upisani u iste rubrike u Djelovodniku iz prethodne godine. a dopunske rubrike ostaju prazne. pa te dokaze podnese naknadno. Na primjer. a kod drugog upisa u donji dio rubrike "prenos" upisuje se osnovni redni broj pod kojim je preneseni predmet bio upisan u gornji dio rubrike prvog upisa.do 31. stranka nije priložila sve potrebne dokaze. prilikom podnošenja zahtjeva. upisuje se redni broj pod kojim preneseni predmet bude zaveden u tom djelovodniku. Napr. postupa se na sljedeći način. radi čega je i došlo do prenosa upisa takvog predmeta. Ti predmeti trebaju biti prvi upisani u taj Djelovodnik. Prema tome. gornji dio Djelovodnika iz prethodne godine. decembra. onda se vrši popuna rubrika broj 2 do 8 U te rubrike upisuju se u cjelini oni podaci koji su u te rubrike bili upisani kod prvog upisa. a drugi slučaj odnosi se na predmete koji se u toku kalendarske godine prenose iz jednog (prvog) upisa u drugi upis. treba da upišu i podaci o aktu koji je naknadno posljednji stigao. Ti naknadni . s tim da se u rubrikama broj 3 do 6 upisuju samo podaci upisani u prvim kolonama. U ovu rubriku upisuje se naziv predmeta na koji se podnesak stranke odnosi. vrši se popuna rubrika broj 2 do 8 Djelovodnika za tekuću godinu. Prenos upisa vrši se tako što se u rubrikama broj 1 prvog i drugog upisa vrše sljedeće promjene: kod prvog upisa u rubrici broj 1 u donji dio označen kao "prenos" treba upisati osnovni redni broj pod kojim taj predmet bude zaveden u gornji dio rubrike broj 1 drugog upisa. onda je potrebno u Djelovodniku iz prethodne godine. gornji dio (osnovni broj). Ovdje se radi o nazivu pitanja koje se podneskom (aktom) pokreće. označen kao "prenos" kod prvog upisa treba upisati broj 100. cijeli upis tog predmeta prenosi se u prvu narednu punu slobodnu kolonu (11 rubrika). Kada se na taj način završi popuna rubrike broj 1 tog djelovodnika. druga i treća rubrika gledano vertikalno ostaju prazne. a ne i broj koji je upisan u rubriku broj 1 dio "prenos". U ovakvom slučaju. u gornji dio rubrike broj 1 taj predmet je upisan pod rednim brojem 100. Prenošenje upisa vrši se tako da se prvo vrši popuna rubrike broj 1 Djelovodnika za tekuću godinu. ispune sve dopunske rubrike predviđene u rubrikama broj 3 do 6 Djelovodnika. jer se oni moraju prvi uzeti u rad. a nije bilo prostora da se upiše u iste rubrike kod prvog upisa. uvijek se upisuje samo osnovni broj (broj upisan u gornji dio rubrike broj 1). a u drugi dio te rubrike označen kao "prenos" upisuje se redni broj pod kojim je taj predmet bio upisan u rubriku broj 1 . i to: . c) rubrika broj 3. Djelovodnika za tekuću godinu. ako je preneseni predmet kod prvog upisa u rubrici broj 1. ako se zahtjevom traži uvjerenje o visini poreza. u tom slučaju u donji dio rubrike broj 1. a kod drugog upisa. u prve dopunske rubrike. a ne postoje slobodne dopunske rubrike u koje bi se taj akt mogao upisati. Ovaj prenos vrši se odmah na početku kalendarske godine u Djelovodnik za tekuću godinu. Naime. U tu rubriku. Kada se na izneseni način izvrši popuna rubrike broj 1. Taj podatak uzima se iz naziva zahtjeva ili iz sadržaja zahtjeva. Donji dio rubrike broj 1 koji je označen sa "prenos" služi samo za to da se može pratiti kretanje predmeta prilikom promjene upisa tako da se zna pod kojim se brojem predmet vodi u Djelovodniku predmeta i akata.prenos neriješenih predmeta iz prethodne godine.

u drugu i treću rubriku upisuju se isti podaci (broj i datum akta) ako u zaglavlju naknadno primljenog akta postoji broj i datum. po pravilu. u tom slučaju rubrike neće biti popunjene. jer se samo te rubrike koriste za evidenciju akata koji naknadno stignu. jer se ona odnosi na podatke koji su upisani za zahtjev stranke. I ova rubrika takođe se sastoji od tri dijela (tri posebne rubrike). .druga i treća rubrika popunjavaju se samo onda ako naknadno stigne neki akt ili više akata koji se odnose na zahtjev ili akt koji je upisan u prvu rubriku. Upisuje se puni datum. 5. Po pravilu. Ova rubrika služi za upisivanje broja organizacione jedinice. s tim što bi se ti akti upisali u sljedeći rubriku. neovisno od toga kada se vrši upisivanje podataka u Djelovodnik. Ti podaci uzimaju se. a popuna se vrši na sljedeći način: . koje se popunjavaju na sljedeći način: . Broj organizacione jedinice. koja nosi naziv "podbroj". u tom slučaju. podaci o podnosiocu tog akta mogu se upisati u drugu rubriku ako ima dovoljno slobodnog prostora. upisuje se njegovo ime. ali ako nema. I ova rubrika se takođe sastoji od tri dijela (tri posebne rubrike). onda se ti podaci treba da upišu u treću rubriku.u prvu rubriku upisuje se broj i datum zahtjeva. odnosno akta.u drugu i treću rubriku koje se nalaze u okviru rubrike broj 5 upisuju se isti podaci navedeni u prethodnoj alineji. upisuje se njegov naziv (naziv firme) i sjedište. ako nema dovoljno slobodnog prostora u drugoj rubrici. f) rubrika broj 6.2. Podaci o imenu. Ako na primljenom aktu tih podataka nema. odnosno nazivu podnosioca tog akta i njegova adresa uzimaju se iz zaglavlja ili naziva akta koji je dostavljen. Napr. d) rubrika broj 4. Prema tome. dana 15. a ne i zahjevi koje podnose fizička lica. odnosno taj akt stvarno primljen. a odnosi se na zahtjev ili akt upisan u prvu rubriku. s tim da se te rubrike popunjavaju samo onda ako naknadno stigne neki akt ili više akata koji se odnose na zahtjev ili akt upisan u rubriku prethodne alineje. svi se ti akti treba da upišu u jednu rubriku. s tim što se počinje rednim brojem 1. taj akt će se upisati tako što će se u drugu rubriku upisati arapski broj 1. Ako je podnosilac fizičko lice.3 i tako redom koliko stigne akata.u prvu rubriku upisuje se datum kada je primljen zahtjev stranke ili akt pravnog lica. upisuje se samo datum kada su akti stigli. a ako je podnosilac pravno lice. taj broj i datum mogu imati samo akti koje podnose pravna lica ili drugi organi. odnosno akta koji je podnešen od strane fizičkog ili pravnog lica. . I ova rubrika se satstoji od tri dijela (tri posebne rubrike) koje se popunjavaju na sljedeći način: .01/03 stigne jedan akt. U ovom slučaju. odnosno zaglavlja akta pravnog lica koji je podnešen organu uprave.dokazi se upisuju u rubriku broj 3. a to znači na sljedeći način: "16. odnosno službi za upravu. odnosno broja radnog mjesta koji su ovlašteni za primanje pošte u rad. iz zaglavlja zahtjeva stranke. upisuje se samo datum kada je akt stigao. u tom slučaju treba taj broj i datum upisati u prvu rubriku. Ta rubrika mora uvijek biti popunjena predviđenim podatkom (datumom prijema). Za svaki akt koristi se jedan broj. . prezime i adresa. i 6. a onda će se za taj akt još upisati podaci predviđeni u rubrikama broj 4. rubrika neće biti ni popunjena.u prvu rubriku upisuju se podaci o podnosiocu podneska. prva kućica se ne popunjava. g) rubrika broj 7. Ako bi nakon tog akta stigao još novi akt. a upisuju se samo arapski brojevi po redoslijedi stizanja pojedinih akata. Pri popunjavanju rubrike broj 3. e) rubrika broj 5. ako u zaglavlju podnešenog akta postoje broj i datum. Ovdje se mora upisati datum kada je zahtjev. a koju je . Ako istog dana stigne dva ili više akata. U ovom slučaju. a ako ne postoje ti podaci.01/03" itd. Na isti način se postupa i u slučaju ako bi i nakon tih akata stigli još i drugi akti. odnosno radnog mjesta treba da se uzme iz signature koja je upisana na prvoj stranici zahtjeva.

Ustupanje drugom organu ili službi vrši se onda kada nadležni službenik koji je obrađivao zahtjev. Uputstva). Na ove oznake službenik pisarnice mora strogo da vodi računa. prije upisivanja akata u određenu knjigu evidencije. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. kao povjerljivi ili strogo povjerljivi i interno.upisao rukovodilac organa ili drugo službeno lice ovlašteno za otvaranje i signiranje pošte. Znači. i) rubrike broj 9. službena ili poslovna tajna. odnosno akt stranke riješen. odnosno služba za upravu nije nadležna za rješavanje tog zahtjeva.rubrika broj 10 popunjava se onda ako je zahtjev. odnosno radnih mjesta koji su određeni rješenjem o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. Upute za popunjavanje koja je odštampana na prvoj unutrašnjoj stranici Djelovodnika. tačke 35. Zavođenje akata). U rubriku se upisuje naziv organa. Popuna te rubrike vrši se na način objašnjen u tački 10. Ove rubrike odnose se na podatak koji određuje kako je evidentirani zahtjev. jer se ne bi smjelo desiti da se ovi akti zavedu u neku drugu knjigu evidencije. Popuna rubrike se vrši na način predviđen u tački 8. vrati pisarnici riješeni zahtjev (akt) sa oznakom "a/a". koji je predviđen u stavu 3. h) rubrika broj 8. Ovo je djelovodnik u koji se upisuju oni akti koji su označeni određenim stepenom i vrstom tajne. poseban Djelovodnik za akte označene kao strogo povjerljivo. odnosno akt utvrdio da organ uprave. Ta oznaka obično se nalazi u zaglavlju akta. . ali može biti napisana i na drugom mjestu. odnosno podnešeni akt. po pravilu. Naziv tog organa se uzima iz akta kojim je zahtjev. Ova rubrika služi za upisivanje broja klsifikacione oznake u koju spada zahtjev. To rješenje mora imati službenik pisarnice. Ova rubrika popunjava se neovisno od toga kako je zahtjev. S obzirom da se akti koji sadrže određenu tajnu razlikuju po vrsti i stepenu tajnosti. Ove rubrike se popunjavaju onda kada službenik koji je bio nadležan da riješi zahtjev. na slobodnom prostoru prve stranice akta ili može biti data i otiskom štambilja. a posebno za akte označene kao povjerljivo. Upute za popunjavanje. odnosno akt stranke riješen. koji se. Popuna ove rubrike vrši se na način predviđen u tački 11. . stavlja na prvu stranicu akta. odnosno službe kojem se akt ustupa. Ovaj djelovodnik vodi se na obrascu broj 6. a to je datum kada se vrši popuna rubrika broj 9. Upute za popunjavanje. U rubriku broj 11 upisuje se datum kada se vrši arhiviranje spisa. odnosno akt stranke riješen. moguće je da se vodi više djelovodnika za tu poštu. odnosno akt stranke. Tako. tako i prema rubrici broj 10. odnosno interno. Kada pisarnica primi takav akt trebala bi da postupi na sljedeći način: . vojna tajna. . odnosno službe za upravu. odnosno broj 10. Djelovodnik ima ukupno devet (9) rubrika koje se popunjavaju na način objašnjen u Uputi za popunjavanje koja je odštampana na prvoj unutrašnoj stranici Djelovodnika. odnosno akta stranke. jer je u oba slučaja zahtjev stranke riješen i radi toga spis mora biti arhiviran. (4) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu (tačka 35.rubrika broj 11. službenik pisarnice obavezno mora da utvrdi da li na aktu postoji oznaka tajnosti. O tom pitanju samostalno odlučuje rukovodilac organa uprave. odnosno akt stranke riješen. po pravilu. može se voditi poseban djelovodnik za akte označene kao državna tajna. na primjer. Broj klasifikacione oznake određuje se na način koji je ranije objašnjen (tačka (2) pod (b) naslov broj 3. a po stepenu tajnosti.rubrika broj 9 popunjava se onda ako je u službenom aktu kojim je zahtjev stranke riješen napisano da se akt ustupa drugom organu. U ovu rubriku upisuje se samo datum kada je zahtjev. odnosno akt stranke meritorno riješen (u potpunosti riješen). Taj podatak uzima se iz zaglavlja službenog akta kojim je zahtjev stranke riješen.10 i 11. Ovdje spadaju akti koji su po vrsti tajne označeni kao državna tajna. Ovdje se radi o brojčanim oznakama tih jedinica. a to znači da se ona popunjava i u slučaju kada je akt riješen prema rubrici broj 9. odnosi se na podatak da je akt arhiviran.

koji je gore naveden. odnosno službi za upravu. Ovdje se upisuje broj organizacione jedinice. Popuna te rubrike počinje od 1. koji se zavodi. o kojem je dato šire objašnjenje u prethodnom izlaganju (tačka 3. a i rubrika broj 8. a ako je podnosilac pravno lice ili drugi organ. s tim da se treba upisati i datum ustupanja. Ta oznaka utvrđuje se na način objašnjen u tački h) Djelovodnika predmeta i akata. U ovu rubriku upisuje se broj klasifikacione oznake u koju podnesak ili akt spada.rubrika broj 8 popunjava se onda kada je akt meritorno riješen (riješen u cjelini). Ove rubrike namijenjene su za podatke koji se odnose na način kako je zahtjev ili akt riješen. službenik pisarnice bi trebao postupiti na sljedeći način: . i to: a) Rubrika broj 1. Treba voditi računa o tome da se treba upisati onaj datum kada je podnesak (akt) primljen. Taj naziv treba upisati što kraće. a rubrike broj 7 do 9 popunjavaju se onda kada akt bude riješen. što znači za jednu kalendarsku godinu. a završava sa 31. Ova rubrika popunjava se uvijek.3 i tako redom do kraja godine. b) rubrika broj 2. d) rubrika broj 4.Rubrike broj 1 do 6 popunjavaju se istovremeno i to se vrši prilikom zavođenja podneska ili akta u Djelovodnik. Popuna rubrika vrši se redoslijedom kako su predviđene. Podaci o imenu. U rubriku se upisuje naziv organa ili službe koji je naveden u službenom aktu kojim se upućuje da se akt ustupa drugom organu na nadležno rješavanje. To znači ako je podnosilac fizičko lice upisuje se ime i prezime tog lica.rubrika broj 7 popunjava se onda ako se iz riješenog akta utvrdi da se akt treba da ustupi drugom organu ili službi na nadležno rješavanje. U rubriku broj 8 treba upisati samo datum kada je akt riješen.2. Taj broj uzima se iz signature koju je na aktu upisao rukovodilac organa. odnosno nazivu i sjedištu uzima se iz zaglavlja ili naziva podneska. . i da se . decembrom. Naziv pitanja na koja se akt odnosi se uzima iz naziva podneska ili akta ili iz sadržaja podneska (akta). c) rubrika broj 3. a ne datum kada se akt upisuje u Djelovodnik. 8 i 9. odnosno akta koji se zavodi u Djelovodnik. službenika koji su ovlašteni za primanje pošte u rad. već drugog ili trećeg dana. ili drugo lice ovlašteno za otvaranje i signiranje pošte. U ovu rubriku upisuje se naziv podnosioca podneska ili akta. Te rubrike popunjavaju se na sljedeći način. Radi se o broju koji je utvrđen u rješenju o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. Upisuje se arapski broj počev od broja 1. januara. glava III). e) rubrika broj 5. u tom slučaju ne popunjava se rubrika broj 8. Ovdje se upisuje datum koji je upisan u zaglavlju akta kojim je podnesak stranke riješen. jer se taj broj mora da upiše u signaturi. jer se u oba slučaja radi o tome da je akt riješen. Kada se popunjava rubrika broj 7. u tom slučaju upisuje se naziv pravnog lica ili drugog organa i njegovo sjedište. ne popunjava se rubrika broj 7. odnosno broj radnog mjesta. a to znači da se ona popunjava kada se popunjava rubrika broj 7. U ovu rubriku upisuje se naziv pitanja na koje se podnesak ili akt odnosi. Kada se popunjava ova rubrika. Te rubrike popunjavaju se onda kada službenik pisarnice primi akt riješen od strane službenika koji je akt rješavao. g) rubrike broj 7. ali tako da se može vidjeti na koju se materiju odnosi. Ova rubrika namijenjena je za redni broj pod kojim akt bude zaveden. a ne datum kada se vrši popuna te rubrike. Po prijemu riješenog akta. f) rubrika broj 6. Taj datum treba da bude datum kada službenik pisarnice vrši upis podataka u tu rubriku. .rubrika broj 9. ako se upis ne vrši istoga dana kada je akt primljen. U ovu rubriku upisuje se datum kada je podnesak ili akt podnesen organu uprave.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se na sve vrste akata (podnesci. Inače. 2. Ova pitanja bliže su objašnjena u tač. Ovdje se radi o brojčanoj oznaci koja je utvrđena u Rješenju o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. odnosno akt raspoređen. Radi se o štambilju koji je predviđen u stavu 5. Prema tome. Kada se izvrši stavljanje otiska prijemnog štambilja na predviđeno mjesto.u drugu rubriku upisuje se broj kvalifikacione oznake u koju je podnesak. odnosno službi za upravu radi rješavanja nekog njihovog prava ili obaveze predviđene zakonom. ako postoji akt čija je evidencija regulisana nekim drugim propisom. Ova odredba ima upučujući karakter. Poslije upisa datuma. jer se ne odnosi na evidencije predviđene ovim uputstvom. ako su u organu uprave. ta brojčana oznaka treba da se nalazi upisana u signaturi koja se upisuje na prvoj stranici akta prilikom otvaranja pošte. Broj podgrupe uzima se iz rješenja kojim su određene podgrupe. datum kada se rubrika popunjava. a onda upisuju predviđeni podaci. a regulisan je u odredbama tačke 30. U predviđene četiri rubrike upisuju se podaci navedeni u nazivu svake rubrike. Kada se završi upis rubrike broj 9. time je u cjelini završen upis određenog akta u Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu. Detaljan opis načina i mjesta stavljanja otiska prijemnog štambilja regulisan je u odredbi stava 2. onda se vrši upis podataka predviđenih u rubrikama štambilja. i to: prvo se stavlja otisak štambilja na podnesak. Uputstva. takav akt se zavodi u evidenciju na način regulisan tim posebnim propisom. i prilikom stavljanja otiska tog štambilja na podnesak treba dosljedno postupati na način predviđen u toj odredbi. u tom slučaju. odnosno službe za upravu primila akt. zahtjevi. tačke 30. Taj štambilj izrađuje se od čvrstog materijala sa gumenom podlogom. U ovu rubriku upisuje se i broj podgrupe. U tom pogledu. odnosno radnog mjesta koja je nadležna za rješavanje zahtjeva ili akta koji se upisuje. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. ako takav propis postoji. 5.01/03). a izrađuje se na obrascu broj 2. Prvi podatak se odnosi na datum prijema akta (ovdje se mora upisati datum kada je organ uprave. odnosno službi za upravu određene te podgrupe. Prilikom upisa podataka u rubrike otiska štambilja mora se voditi računa o tome da li se radi o običnom aktu ili aktu označenom kao tajna. glava III). a ne datum kada se upisuju podaci. Prijemni štambilj Prijemni štambilj predstavlja pomoćno sredstvo unaprijed utvrđenog oblika i sadržaja koji služi za upisivanje podataka o prijemu zahtjeva ili nekog drugog akta na rješavanje. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. ukazuje se na sljedeće: . o kojem je dato objašnjenje u prethodnom izlaganju (tačka 3. vrši se upis ostalih podataka. Popuna se vrši na sljedeći način. Stavljanje otiska prijemnog štambilja predstavlja radnju koja se vrši odmah kada se za određeni podnesak ili akt završi upis podataka u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije o kojima je govoreno u prethodnoj tački. U rubriku se upisuje datum kada se akt arhivira tj. ako se upis ne vrši istoga dana kada je akt primljen). pa se radi toga i naziva prijemni štembilj. i 3. a ne ovim uputstvom. tačke 30. žalbe. Prilikom korištenja prijemnog štambilja vrše se dvije posebne radnje. . . Zavođenje akata.u prvu rubriku upisuje se arapski broj one organizacione jedinice. i to: a) Način popune rubrika prijemnog štambilja za običnu poštu. pod b) naslov broj 3. Uputstva). (5) Vođenje posebne evidencije (tačka 28. "a/a" – 20. Ovdje se radi o evidencijama koje su predviđene nekim drugim propisom. Upisuju se riječi "a/a" i datum upisa (napr.mora arhivirati. prigovori i drugi akti) kojima se građani (fizička lica) i pravna lica i druge institucije obraćaju organu uprave. a upis se vrši na način objašnjen u uputi za popunjavanje prijemnog štambilja.

Postoji pet (5) vrsta omota koji su označeni sa pet boja.). Ovdje postoje dvije posebne radnje koje se sastoje u sljedećem: . . za osnovne grupe (klasifikacione oznake) određene podgrupe. Praktična popuna rubrika prijemnog štambilja može se vidjeti na sljedećem primjeru: zahtjev je primljen 15. Sva pitanja koja se odnose na omote za predmete i akte regulisana su u odredbama tač.za ostale četiri rubrike bilo bi: "03-12/4-220/03 i 2". regulisana je namjena svakog omota. Na taj način formira se spis predmeta koji se odnosi na jedan zahtjev i služi za lakše čuvanje svih akata koji se nalaze u omotu." ili "interno". Naprimjer. u rubrici koja se odnosi na organizacionu jedinicu. sa tekstom vrste i stepena tajne.za rubriku "primljeno" – 15.. ili "Pov.". plava.01/03. svi podnesci i drugi akti koji se zavode u Djelovodnik predmeta i akata. Taj štambilj samostalno može da izradi organ uprave. na jedinstven način. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. upisuje se broj 3. žuta i crvena boja. 6. ili UP-2 ili Djelovodnik predmeta i akata i dr. a to je UP-1. Ali u slučaju kada su u organu uprave. zelena. . može se u gornjem desnom uglu akta na slobodnom prostoru staviti i otisak štambilja. Prilikom vršenja ove radnje. a u stavu 3. ili "Str. odnosno službi za upravu. Prilog čine određeni akti priloženi uz zahtjev.pov. Ti podaci bi se u otisku prijemnog štambilja trebali upisati na sljedeći način: . a četvrta rubrika koja se odnosi na "broj priloga" popunjava se samo onda ako uz zahtjev ima priloga. b) Način označavanja akata koji predstavljaju tajnu na otisku prijemnog štambilja. štambilj za strogo povjerljivu poštu dovoljno je da sadrži samo sljedeće riječi: "STROGO POVJERLJIVO" . 38. odnosno služba za upravu mora biti stavljen u omot. službenik pisarnice uzima onaj omot za spis odgovarajuće boje koji se odnosi na pitanje koje je u podnesku navedeno. pa ako odredimo da je broj podgrupe 4. Omot za predmete i akte Omot za predmete i akte (omot za spis) namjenjen je da se u njega stavlja zahtjev i svi prilozi (akti) koji se odnose na zahtjev. u tom slučaju kod otiska prijemnog štambilja. broj organizacione jedinice je 03. itd. što je veoma važno sa stanovišta čuvanja i rukovođenja takvim aktom. . Takav štambilj je veoma praktičan. U stavu 1. odnosno akt zaveden u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije. Pored toga. Napr. ispred broja te jedinice treba obavezno upisati riječi: "Državna tajna" ili "DT". stavljaju se u omot bijele boje. To je broj koji je upisan u rubriku broj 1 osnovne knjige evidencije. te tačke. u ovom slučaju popuna rubrika prijemnog štambilja bi bila sljedeća: . a ostali podaci su iz prethodnog primjera. do 42. jer na uočljiv način upućuje da se akt odnosi na određenu tajnu. a tako i za ostale vrste (stpene) tajnosti.rubrika "primljeno": 15. Treba imati u vidu da se kod svakog zahtjeva obavezno moraju popuniti prve tri rubrike. Svaki zahtjev koji primi organ uprave.01/03. Takav štambilj čuva se u pisarnici i koristi se samo onda kada dođe akt označen kao tajna. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Kada se radi o aktu koji je označen kao tajna. i to: bijela.01/03.a ostale četiri rubrike bi bile: 03-12-220/03 i 2. ako ti prilozi postoje uz zahtjev (napr. odnosno služba za upravu.u treću rubriku upisuje se redni broj pod kojim je zahtjev. Radnja stavljanja podnesaka sa prilozima u omot za spis vrši se odmah nakon što se izvrši upis podataka u otisak prijemnog štambilja. broj klasifikacione oznake u koju zahtjev spada je 12. tačke 39. predviđeno je da se svi ti omoti izrađuju na obrascu broj 7. zavisno od toga o kojoj se vrsti tajne radi. ako ima tri priloga.u četvrtu rubriku upisuje se arapskim brojem broj priloga. zahtjev je zaveden u UP-1 pod rednim brojem 220 i ima dva priloga.

s tim da u združivanje akata spada i odredba tačke 42. Uputstva. To se određuje prema tački 39. ovdje se radi o kompletiranju spisa kao jedne cjeline. što predstavlja veliku grešku i treba izbjegavati takvu praksu. nakon dostavljanja određenog predmeta u rad nadležnom službeniku. Kada se na izneseni način izvrši združivanje akata i svi akti stave u isti omot za spis na koji se odnose. a sastoji se u tome da se na prvoj unutrašnjoj stranici omota za spis upišu podaci predviđeni u tački 41. Kada se utvrdi koji se omot treba da koristi. Dopunsko združivanje se sastoji u tome što se može desiti. tačke 43. i to čini službenik pisarnice. jer je pogrešno priložen nekom drugom predmetu. jer se odnosi na jedan predmet. već je potrebno pažljivo pregledati svaki prilog i priložiti ga uz onaj podnesak ili akt na koji se odnosi.druga radnja vrši se nakon što se završi prva radnja. jer kada se predmet dostavi u rad. Uputstva. Prilikom združivanja akata u jedan spis. veoma je teško pronaći spis u kojem se nalazi akt koji nedostaje. Ti podaci su značajni iz dva razloga. i stava 2. Združivanje akata vrši se onda kada se završi upis podataka na naslovnoj stranici i prvoj unutrašnjoj stranici omota za spis. da naknadno.Ta radnja je veoma važna. primljeni akt se dostavlja tom službeniku. tako da se uz određeni podnesak priloži akt koji se odnosi na neki drugi podnesak. treba strogo voditi računa da ne dođe do zamjene akata i priloga. . Ova radnja je regulisana u odredbi tačke 42. Uputstva. Postoje dvije vrste združivanja akta. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. dopunska radnja na združivanju tog akta vrši se na sljedeći način. Kada se završi upisivanje podataka na naslovnoj i prvoj unutrašnjoj stranici omota za spis na način gore objašnjen. b) Dopunsko združivanje akata. i to: što se time utvrđuje koji sve akti moraju biti u tom omotu i drugo. Uputstva. koje se sastoje u sljedećem: a) Redovno združivanje akata. u tom slučaju je potrebno na osnovu materije na koju se dopunski akt odnosi utvrditi u koju je osnovnu knjigu evidencije zaveden podnesak na koji se primljeni akt odnosi i tako će se utvrditi kod kojeg se službenika predmet nalazi u radu. onda se na prvoj stranici omota upisuju podaci predviđeni u odredbi tačke 40.prvo službenik pisarnice treba da na primljeni akt upiše datum prijema (upis se vrši na prvoj stranici u gornjem desno uglu na slobodnom prostoru). Međutim. U osnovi. Ta radnja regulisana je u odredbama tačke 43. Ovo združivanje regulisano je u stavu 1.Važno je imati u vidu to da se ti podaci moraju obavezno upisati. Uputstva. i to: redovno združivanje i dopunsko združivanje akata. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. . Ovdje se upisuju nazivi svih priloga koji se odnose na podnesak koji je stavljen u omot za spis. tačke 43. a bude učinjena greška u združivanju akata. Nakon toga. ako službeniku pisarnice nije poznato kod kojeg se službenika predmet nalazi na radu. i to: .prva radnja odnosi se na to da se odredi omot za spis koji će se koristiti za određeni podnesak. ako dođe do gubitka nekog priloga može se da utvrdi koji prilog nedostaje. o kojima je izloženo u prethodnoj tački. stigne određeni akt ili više akata koji se odnose na predmet koji se već nalazi na radu kod nadležnog službenika. a onda taj akt dostavlja službeniku kod kojeg se nalazi predmet na koji se taj akt odnosi. Združivanje akata Združivanje akata predstavlja radnju koja se sastoji u tome da se svi akti koji se odnose na isti podnesak prilože tom podnesku i da se stave u isti omot za spis. Praksa pokazuje da se često ne vrši upisivanje tih podataka.. U slučaju kada stigne takav akt. time je završena ova radnja i spis je spreman za dostavljanje u rad nadležnom službeniku. time je taj omot za spis pripremljen za izvršenje sljedeće radnje koja se sastoji u "združivanju akata". 7.

odnosno službe za upravu. na način objašnjen u prethodnoj tački (formiran predmet sa omotom za akte). 44. Prema tome. Ti službenici su dužni primiti dostavljene predmete.. Važno je paziti da se dostava predmeta u rad izvrši blagovremeno. Te knjige predstavlaju evidenciju o kretanju predmeta unutar organa uprave. a onda posebno svaka organizaciona jedinica. Prve tri rubrike (1 do 3) popunjava službenik pisarnice. u tom slučaju dostava se mora izvršiti prvog narednog radnog dana. 44. dostavlja u rad nadležnim službenicima. . postoji pet (5) vrsta dostavljanja predmeta u rad. jer se svaki predmet treba da riješi u određenom roku. Popuna rubrika predviđenim podacima vrši se na način koji je bliže objašnjen u Uputi za popunjavanje.drugo. koje se vrši od momenta dostavljanja predmeta u rad do momenta rješavanja i vraćanja riješenih predmeta u pisarnicu na dalji postupak. Ta knjiga ima ukupno sedam (7) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni u nazivu svake rubrike. tačke 45. Prema odredbama tač. To znači da internu dostavnu knjigu treba da ima rukovodilac organa uprave. do 50. Službenik pisarnice je dužan dostavu predmeta u rad izvrši onoga dana kada je završeno združivanje akata. i to: a) Interna dostavna knjiga (tač. Izvršenjem te radnje završena je radnja na dostavljanju predmeta u rad. a onda dostava predmeta u rad nadležnom službeniku. Te radnje vrše se na sljedeći način: . Radnja dostavljanja predmeta u rad sastoji se u tome što se predmeti za koje je završeno združivanje akata. Dostava se vrši rukovodiocu organizacione jedinice. dužan je isti uložiti u odgovarajući omot spisa na koji se akt odnosi. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Dostavljanje predmeta i akata u rad obuhvata izvršenje dvije posebne radnje. do 50. što zavisi od vrste predmeta koji se dostavljaju u rad. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. kada službenik kod kojeg se predmet nalazi na rješavanju primi dopunski akt. Ova knjiga služi za dostavljanje svih vrsta predmeta i akata u rad nadležnom službeniku koji se zavode u osnovne knjige evidencije. odnosno službenicima na radnim mjestima koja su rješenjem o ovlaštenju službenika za primanje pošte u rad. dok rubrike broj 6 i 7 popunjava službenik pisarnice kada se predmeti vrate pisarnici. Dostavlajnje predmeta u rad vrši se putem posebnih dostavnih knjiga. vrši se na sljedeći način. a to su: upisivanje određenih podataka u internu knjigu. 8. koja su navedena u tom rješenju. dostava predmeta u rad putem dostavnih knjiga koje imaju karakter pomoćnih evidencija (pomoćne knjige). Dostavljanje predmeta i akata u rad (pomoćne knjige evidencije) Ova radnja vrši se odmah nakon što se završi radnja na združivanju akata. 44. odnosno svako radno mjesto. odnosno službi za upravu. odnosno ovlaštenom službeniku. a ta uputa odštampana je na prvoj unutrašnjoj stranici knjige. Ta radnja vrši se na način regulisan u odredbama tač. koji su ovlašteni za prijem pošte u rad. koji je predviđen u stavu 3. kojoj su organizacionoj jedinici ili radnomm mjestu dostavljeni. a onda izvršiti popunu rubrika broj 4 i 5 predviđenim podacima.. Uputstva). Dostava se vrši rukovodiocima organizacione jedinice. Ova radnja se vrši nakon što se izvrši radnja iz prethodne alineje. dostavne knjige služe i kao dokaz za sljedeće činjenice:da su određeni predmeti dostavlejni u rad. a ako se to iz objektivnih razloga ne bude moglo izvršiti toga dana. i 45. a rubrike broj 4 i 5 popunjava službenik koji prima predmete u rad. datum dostave i datum vraćanja pisarnici. a na prvoj unutrašnjoj strani omota tog spisa treba upisati naziv primljenog akta. Prema tim odredbama. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.druga radnja predstavlja dostavu predmeta u rad nadležnom službeniku. . određene za primanje pošte u rad. Radi se o knjizi koja se izrađuje na obrascu broj 8.prva radnja se sastoji u upisu predviđenih podataka u internu dostavnu knjigu. Tom radnjom završena je dopunska radnja na združivanju akata.

Takva pošta se ne otvara. u knjigu primljenih računa treba upisati predviđene podatke. U vezi dostave lične pošte poseban značaj ima odredba tačke 48. a rubrike broj 7 i 8 popunjava službenik kojem se račun dostavlja u rad. Ovdje se radi o knjizi koja se vodi na obrascu broj 9 koji je predviđen u stavu 2. a rubrike broj 4 i 5 popunjava službenik koji ima pravo na te akte i taj službenik popunu tih rubrika vrši prilikom prijema tih akata od strane službenika pisarnice. odnosno službe za upravu. odnosno služba. tačke 47. d) Knjiga primljenih računa (tačka 49. Ova knjiga namijenjena je za evidenciju računa i drugih finansijskih akata koja potiču od organa uprave. Uputstva). . Uputstva). Prvih pet rubrika (broj 1 do 5) popunjava službenik pisarnice prilikom prijema te vrste pošte. Knjiga sadrži ukupno sedam (7) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni u nazivu rubrike. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. taj organ. odredio da imaju pravo na službena glasila. Prilikom prijema računa i drugih finansijskih akata službenik pisarnice treba da izvrši sljedeće tri posebne radnje koje se sastoje u sljedećem: . koja glasi na ime službenika. taj službenik je dužan. odnosno službe za upravu. Knjiga ima ukupno osam (8) rubrika. 46. a rubrike broj 6 i 7 popunjava službenik organa. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.treće. time je račun ili drugi finansijski akt dostavlje u rad nadležnom službeniku. Uputstva). onda službenik pisarnice dostavlja račun ili drugi finansijski akt u rad nadležnom službeniku. tačke 46. već je službenik pisarnice dužan upisati određene podatke u knjigu za ličnu poštu i nakon toga odmah pošiljku dostaviti službeniku na kojeg se odnosi. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. U kartonu postoji pet (5) rubrika od čega rubrike broj 1 do 3 popunjava službenik pisarnice prilikom prijema tih akata. odnosno službe ili pravnog lica kojima se vrši dostava računa ili . e) Knjiga za otpremu računa (tačka 50. tačke 50. Knjiga sadrži ukupno sedam (7) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni za svaku rubriku. i 48. a koja je predviđena u stavu 2.drugo. Karton se vodi na obrascu broj 10 koji je predviđen u stavu 2. Uputstva). a rubrike broj 6 i 7 popunjava službenik na čije ime glasi pošta prilikom prijema pošte. izvršiti i potpis potvrde o prijemu te pošiljke i upisati datum prijema. od čega rubrike broj 1 do 6 popunjava službenik pisarnice prilikom prijema računa. odnosno službe za upravu. Na tu činjenicu dužan je da ukaže službenik pisarnice koji dostavlja tu poštu. odnosno službe za upravu. Prilikom dostave te pošte nadležnom službeniku. Dostavljanje tih računa drugom organu ili drugoj službi vrši se putem knjige koja se vodi na obrascu broj 12. Ovaj karton vodi se posebno za sve one službenike koje je rukovodilac organa uprave. Uputstva. Ova knjiga služi za dostavu samo one pošte koja glasi na ime određenog službenika koji se nalazi na radu u organu uprave. Kada se izvrši treća radnja. . Naime. Popune tih rubrika vrše se prilikom dostave računa u rad tom službeniku. nabavlja za službene potrebe. Knjiga se koristi onda kada ta finansijska ili druga akta treba dostaviti nekom drugom organu uprave ili drugoj službi za upravu ili nekom pravnom licu ili drugoj instituciji. ako takva potvrda postoji. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. kada se izvrši radnja iz prethodne alineje. tačke 49. pored potpisa u navedenoj knjizi. I ova pošta zavodi se u knjigu za ličnu poštu. novčanih pisama i druge pošte. U ovu knjigu upisuju se samo računi i drugi finansijski akti i dokumentacija koji se odnose na finansijsko i materijalno poslovanje organa uprave. Knjiga se vodi na obrascu broj 11 koji je predviđen u stavu 3.prvo je potrebno na primljeni račun staviti otisak prijemnog štambilja i upisati predviđene podatke.b) Knjiga za ličnu poštu (tač. c) Karton za službena glasila i časopise (tačka 47. određene časopise i drugu stručnu literaturu koju. ovom odredbom regulisan je način dostave preporučene pošiljke. od čega rubrike broj 1 do 5 popunjava službenik pisarnice prilikom pripreme računa za otpremu.

prezime i funkciju službenika koji je dao podatke. koje se sastoje u sljedećem: . U tom slučaju. . U tom pogledu. U tim slučajevima. Tom prilikom službenik koji traži podatke treba da sačini službenu zabilješku. koji se moraju tražiti od stranke čiji se predmet rješava. regulisana su određena pitanja koja se odnose na obaveze i način rada službenika kojima se predmeti i akti dostavljaju u rad. 51. i drugo. Tako sastavljena zabilješka predstavlja dokaz o toj činjenici i ona se ulaže u spis predmeta. Ovu radnju vrše službenici prilikom rješavanja predmeta za koje su ovlašteni. U tim slučajevima.c. pa tek onda preuzeti račun. Ta zabilješka sastavlja se na posebnom papiru i trebala bi da sadrži sljedeće podatke: opis dobijenih podataka. Predaja tih akata tom službeniku vrši se tako što je primalac računa dužan u knjizi za otpremu računa upisati datum prijema i staviti svoj potpis (rubrike broj 6 i 7).druga situacija postoji onda ako se potrebni podaci treba da pribave od druge organizacione jedinice ili drugog službenika istog organa uprave. mogu postojati dvije situacije.forma i sadržaj službenog akta. U tom slučaju. tačka 51. službenik pisarnice ne smije predati akt ako službenik koji prima poštu nije upisao navedena dva podatka u odgovarajuće rubrike dostavne knjige. regulisana su četiri (4) pitanja.drugih finansijskih akata. a to su: . slanjem određenog dopisa stranci čiji se predmet rješava u kojem se navodi naziv dokaza koji se traži i određuje rok za dostavu tog dokaza. datum sastavljanja zabilješke i potpis službenika koji je sačinio službenu zabilješku. Ovdje nije potrebno pisati dopise. tačke 51. dužan je stranci poslati . već se potrebni podaci pribavljaju putem telefona kod službenika koji raspolaže tim podacima. Pribavljanje potrebih dokaza vrši se. Ti podaci se upisuju u odgovarajuće rubrike dostavne knjige. Uputstva.d i e) je to što je u svim slučajevima primalac akta dužan u knjigu upisati dva podatka. To je važno zbog toga što se smatra da je dostava izvršena tek onda kada se upišu ti podaci. da se zna ko je od službenika primio određeni akt.način vraćanja riješenih predmeta pisarnici. Pri vršenju navedenih pitanja postupa se na sljedeći način.način prikupljanja podataka potrebnih za rješavanje predmeta ili akata. . odnosno drugi finansijski akt. odnosno službe za upravu. po pravilu. Pri tome treba voditi računa da se traže samo oni podaci i dokazi koji su nužni za pravilno rješavanje predmeta (stav 1. Uputstva). Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Karakteristično za sve navedene knjige (pod a. Uputstva). službenik koji riješava taj zahtjev. Prema tome.obavještavanje stranke o razlozima zbog kojih se njen zahtjev ne može riješiti u zakonskom roku. tačka 51.b. . i to: (1) Prikupljanje podataka važnih za rješavanje predmeta i akata (tačka 51. 9. do 57. (2) Obavještavanje stranke o razlozima zbog kojih se zahtjev ne može riješiti u zakonskom roku (stav 3. postupa se prema stavu 2. Obično se ova dostava vrši putem kurira koji sa računom nosi i knjigu za otpremu računa kako bi se predaja računa mogla izvršiti na gore objašnjeni način. može doći do potrebe da se traže određeni dokazi i podaci neophodni za rješavanje određenog predmeta. Rad službenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata koji se dostave u rad U odredbama tač. i . ime. službeno lice koje traži te podatke i dokaze treba da polazi od pravila da se pribavljanje vrši na način da nastane što manje troškova i da se ti dokazi dobiju u što kraćem roku. a to su: datum prijema akta i svojeručni potpis.prva situacija postoji onda ako nedostaju određeni dokazi ili podaci. Pri rješavanju tih predmeta. Uputstva).

sadržina akta. Osnovni elementi službenog akta su: .naziv i adresa primaoca akta – sadrži podatke predviđene u podtački b) tačke 53. . službenik-određivač predmeta dužan je postupiti na sljedeći način: . i to: . Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. u odnosu na pisanje službenog akta. jer je njegova forma i sadržaj. i . . i 141. Uputstva. U obavještenju treba navesti dva podatka. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. Rokovi za rješavanje zahtjeva stranaka u prvostepenom upravnom postupku utvrđeni su u članu 216.naziv i adresa primaoca akta. Pomoćni elementi službenog akta nisu obavezni. ZUP-a. Vraćanje tih predmeta vrši se na način propisan u odredbama tač.otisak službenog pečata – stavlja se na akt na način predviđen u podtački f) tačke 53. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.potpis ovlaštenog službenog lica.naziv predmeta akta. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. pa se radi toga tako ne može ni raditi. Prema toj tački. Uputstva. Ovdje su predviđena tri roka. Ovo obavještenje je jako važno. jer se time stvaraju uslovi da stranka svoje pravo pokuša ostvariti putem izjavljivanja žalbe nadležnom drugostepenom organu i radi toga je utvrđena obaveza za dostavljanje tog obavještenja stranci. Uputstva. Taj sadržaj je obavezan i svaki službenik organa uprave. kao da je njen zahtjev odbijen. odnosno službe za upravu. Zakona o upravnom postupku. ali su korisni i služe za lakšu realizaciju službenog akta. Službeni akt je strogo fornalni akt. . 140. prema stavu 3.pismeno obavještenje. utvrđena je forma i sadržaj službenog akta (dopisa) koje donose organi uprave i službe za upravu. koji je riješio predmet. U odredbi člana 4. . nisu predviđena nikakva odstupanja i drugačija pisanja. u tim slučajevima. a to su: razlozi zbog kojih se zahtjev ne može riješiti u zakonskom roku i pouka o pravnom lijeku.potpis ovlaštenog službenog lica – upisuje se na način predviđen u podtački e) tačke 53. Prema tome. kao što je gore navedeno. jer samo takav službeni akt je pravno valjan. 54. svaki službeni akt ima osnovne i pomoćne dijelove. Prema ovim odredbama. Ovu radnju vrši službenik koji je bio određivač predmeta tj. odnosno 60 dana ako se zahtjev riješava po posebnom ispitnom postupku (slučajevi predviđeni u čl. . Uputstva. sadržaj tih elemenata obuhvata sljedeće podatke. ZUP-a) Ako zahtjev stranke ne bude riješen u navedenim rokovima.otisak službenog pečata. pa se mogu koristiti prilikom pisanja službenog akta. ovdje mogu postojati dvije situacije. Pomoćni dijelovi akta". stranka ima pravo žalbe nadležnom organu. Prema toj odredbi.sadržina akta – sadrži tekst akta koji se piše na način predviđen u podtački d) tačke 53. Pri vraćanju tih predmeta pisarnici. (4) Vraćanje riješenih predmeta pisarnici.zaglavlje akta.rok od 15 dana ako se zahtjev riješava po skraćenom postupku (slučajevi predviđeni u članu 139.rok od 30. tačka 53. Bliži sadržaj svakog od gore navedenih osnovnih elemenata propisan je u odredbama tačke 53. i mora ih imati svaki akt. Pomoćni dijelovi akta predviđeni su u okviru podnaslova "2. . Uputstva. a to su: . . ZUP-a). . i to: da se pisarnici vraćaju predmeti koji su u cjelini riješeni i drugo. do 56. .naziv predmeta akta – sadrži podatke i piše se na način predviđen u podtački c) tačke 53. Uputstva.zaglavlje akta – sadrži podatke utvrđene u podtački a) tačke 53. člana 216. obavezan je službeni akt da piše na propisan način. Osnovni elementi su obavezni. (3) Forma i sadržaj službenog akta (službeni dopis). i pouku o tom pravnom lijeku treba navesti u gore navedenom obavještenju. . da se vraćaju predmeti koji nisu riješeni. precizno i potpuno propisan.

Data uputa služi službeniku pisarnice da na osnovu nje može znati šta treba da uradi sa vraćenim predmetom. Fascikla. ili "poslati kurirom". već je to u nadležnosti drugog službenika istog organa uprave. odnosno pregradu. odnosno iste službe za upravu. Ova uputa piše se na prvoj naslovnoj stranici omota spisa. upisati samo sljedeću oznaku: "a/a". po pravilu. treba upisati sljedeće upute. U ovom slučaju. Ova uputa piše se na prvoj stranici omota spisa ili na prvoj stranici zahtjeva stranke koji treba da se riješi. jer on na taj način zna šta treba da uradi sa primljenim predmetom i nisu mu potrebne druge upute. ako je 03 broj nadležne organizacione jedinice kojoj predmet treba uputiti na rješavanje. Navedene dvije upute su veoma važne za rad službenika pisarnice. i to: . Napr. broj 03". Ovdje se radi o Rokovniku predmeta koji je regulisan u odredbama tač.01/03– predmet se ulaže u fasciklu označenu brojem 23. te dvije upute treba obavezno upisati na aktu na način gore objašnjen. do 61. u uputi treba upisati oznaku "R" i datum do kada će predmet biti u roku (Napr. odnosno broj radnog mjesta (ako nema tih jedinica) kojima predmet treba ustupiti na rješavanje. 01/03). Uputstva. koje su označene datumima u mjesecu. Stavljanje vraćenog predmeta u Rokovnik predmeta vrši službenik pisarnice.druga uputa odnosi se na arhiviranje predmeta. (b) U drugoj situaciji koja se odnosi na predmete koji nisu riješeni. ili "arhivirati". .drugi slučaj postoji onda kada se vraća predmet za koji se traže određeni dopunski akti ili podaci. U ovom slučaju uputa treba da sadrži broj organizacione jedinice. ili "poslati avionom". Svaki Rokovnik mora imati 32 fascikle. službenik koji je riješio taj predmet dužan je na predmetu koji ostaje u arhivi (kopija akta) upisati sljedeće dvije upute: . U vezi izuzimanja predmeta iz Rokovnika mogu postojati dvije situacije. uputa bi trebala da glasi:"akt ustupiti org. To su neriješeni predmeti.prvi slučaj postoji onda kada se vraća predmet za koji službenik nije nadležan za rješavanje predmeta. ili "staviti u arhivu". jer se zahtjev stranke ne može riješiti bez tih dokaza. tako da svaki datum ima svoju fasciklu. Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu ili pregradak u ormaru u koje se stavljaju predmeti za koje se traže određeni dokazi potrebni za rješavanje predmeta. . jed. R – 23.(a) u prvoj situaciji koja se odnosi na predmete koji su u cijelosti riješeni i nema potrebe više na aktu raditi. 59. Ovdje bi trebalo. odnosno 32 pregrade u ormaru.prva uputa odnosi se na način otpreme primjerka riješenog akta stranci. u ovom slučaju službenik pisarnice treba taj predmet bez ikakvih posebnih radnji staviti u Rokovnik predmeta. Prema tome. 10. ili "poslati običnom poštom" i sl. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. i to na način predviđen u tački 60. jer je to broj označenog datuma). R – 23. i to: . odnosno pregrada označena brojem 32 služi za odlaganje predmeta čiji rok dostave traženog dokaza treba da uslijedi u narednom mjesecu. kada se vrši njegovo izuzimanje iz Rokovnika. jer službenik nije nadležan za rješavanje predmeta ili za rješavanje predmeta moraju se tražiti dopunski dokazi ili određeni podaci. ali čitko da se mogu pročitati. Na osnovu te oznake službenik pisarnice zna da taj predmet treba ostaviti u Rokovnik predmeta. U obje navedene situacije (pod a i b) upute se upisuju hemijskom olovkom ili naliv-perom ili grafitnom olovkom. U ovim slučajevima na predmetu koji se vraća pisarnici. Predmet odložen u Rokovnik predmeta čuva se u Rokovniku do dana označenog za čuvanje. Ovdje se može upisati sljedeća uputa: "poslati preporučeno". Rokovnik predmeta Kada se u pisarnicu vrati predmet sa oznakom "R". Vraćeni predmet se stavlja u onu fasciklu ili pregradak u ormaru koji se odnosi na datum koji je upisan na uputi pored oznake "R" (Napr.

izuzeti predmet iz Rokovnika i isti dan taj predmet dostaviti nadležnom službeniku koji je tražio dopunu. U ovom slučaju službenik pisarnice je dužan na dan isteka predviđenog roka. nadležni službenik kada primi predmet iz Rokovnika predmeta. izuzeti predmet iz Rokovnika. U ovom slučaju službenik pisarnice je dužan istoga dana kada primi traženi dokument. dužan je napisati urgenciju i predmet ponovo vratiti u Rokovnik predmeta sa određenim novim rokom čuvanja. U ovom slučaju. .a) prva situacija postoji onda ako traženi dokument stigne prije datuma određenog za čuvanje predmeta u Rokovniku. sa objašnjenjem da nije stigao traženi dokument. u njega uložiti primljeni dokument i predmet odmah dostaviti u rad nadležnom službeniku. b) druga situacija postoji onda ako traženi dokument nije stigao do dana određenog za čuvanje predmeta u Rokovniku. postupa sa tim predmetom na isti način kako je gore objašnjeno za stavljanje predmeta u Rokovnik. Kada službenik pisarnice ponovo primi taj predmet.

odnosno služba za upravu koristi za dostavu službene pošte strankama. Nakon što se na izloženi način primi vraćeni predmet u pisarnici. Razvođenje akata i predmeta Razvođenje predstavlja osnovnu radnju koja se sastoji u tome što se u odgovarajuće rubrike osnovne knjige evidencije u koju je predmet. Pri tome mogu postojati tri situacije. zavisno od toga kako je predmet riješen. a koje su upisane na omotu spisa. i drugo da se u odgovarajućoj osnovnoj knjizi evidencije upišu podaci koji se odnose na način kako je akt (predmet) riješen. Podaci se upisuju u odgovarajuće rubrike knjige evidencije prema uputama koje su date za popunjavanje te knjige. Prema tome. u rubrike broj 6 i 7 upisati datum vraćanja predmeta i staviti svoj potpis. onda se pristupa razvođenju tog predmeta. i 58. kada se izvrši prethodna radnja.prvo se primjerak akta (rješenje. Kada se otklone nedostaci na koje je ukazano. ova radnja se vrši onda kada službenik koji je riješio određeni predmet. radi o tome da se u osnovnoj knjizi evidencije u kojoj je taj predmet zaveden. ako se predmet odnosi na prvostepeno upravno rješavanje. Ovdje razvođenje obuhvata dvije radnje. postupa se na sljedeći način: a) Razvođenje akata koji su u cjelini riješeni.drugo. Pri razvođenju navedenih predmeta. u stvarima u kojima se donosi samo službeni akt. Pri rješavanju tih pitanja postupa se na sljedeći način: . onda službenik pisarnice postupa prema uputama koje su date od strane službenika koji je rješavao predmet. a zahtjev stranke je odbijen i rješenje je doneseno u zakonskom . odnosno drugoj službi za upravu na nadležno rješavanje. a to su: da se akt dostavi stranci. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. . odnosno iz službenog akta. a posebno da li sadrži punu adresu primaoca i da li je naznačen predmet akta.Vraćanje riješenih predmeta pisarnici vrši se putem interne dostavne knjige.kada se vrati predmet koji je u cjelini riješen. zaključak ili drugi službeni akt) koji je namijenjen stranci izdvaja iz spisa i stavlja otisak pečata pored potpisa ovlaštenog lica. U tom slučaju službenik pisarnice je dužan u tu knjigu. odnosno arhiviranje. u osnovi. Nakon što se izvrše gore navedene radnje. službenik pisarnice pristupa razvođenju tog predmeta. .provjeriti da li službeni akt sadrži sve propisane osnovne elemente. U ovom slučaju prije razvođenja akata moraju se obavezno provjeriti sljedeće dvije činjenice. taj predmet vrati pisarnici na daljnji postupak. To su podaci koji služe za pravilno razvođenje predmeta. Način razvođenja regulisan je u tački 57. kako bi se po njemu moglo postupiti. zaveden vrši evidentiranje podataka koji se odnose na način kako je predmet riješen i vrši priprema tog predmeta za otpremu. tačke 58. a onda ulaže u koverat i dostavlja stranci onim načinom dostave koji je službenik-obrađivač predmeta označio u svojoj uputi datoj na kopiji akta koji ostaje u arhivi. službenik pisarnice je dužan na te činjenice upozoriti službenika koji je rješavao predmet i tražiti da otkloni te nedostatke. Ti podaci se uzimaju iz rješenja ili zaključka (ako se radi o upravnom rješavanju). upišu podaci o načinu kako je akt (predmet) riješen.da li se u omotu spisa nalaze svi dokumenti koji su evidentirani na prvoj unutrašnjoj stranici tog omota i tako utvrditi da li je vraćeni predmet kompletiran. odnosno akt. Time je vraćanje predmeta pisarnici završeno. Na primjer.kada se vrati neriješen predmet sa upitom da se dostavi drugom organu uprave. Ovdje se. a to su: . .11.kada se vrati neriješen predmet sa uputom da se ustupi drugoj organizacionoj jednici na nadležno rješevanje. onda se postupa na način propisan u alineji 1. i . Te situacije su sljedeće: .. Ako se pregledom spisa utvrdi da nedostaje neki akt ili ako službeni akt ne sadrži sve propisane osnovne elemente. odnosno dostava se vrši na način koji organ uprave.

Pravilo je da se pošta otprema istoga dana kada je izvršeno razvođenje akata i predmeta. Ova radnja se vrši nakon što se prethodno izvrši razvođenje tog predmeta. kada se završi prethodna radnja. time je završena radnja razvođenja tog predmeta. druge institucije i pravne osobe na koje se riješeni predmet odnosi. Otpremaju se samo oni predmeti koji su u cjelini (potpuno) riješeni. 12. zatim organi uprave i drugi organi vlasti. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. a pored njega čitko upiše broj nove organizacione jedninice. i sl. na nadležno rješavanje. Razvođenje ovog predmeta vrši se na način propisan u alineji 5. Uputstva. To se vrši na sljedeći način: . a onda predmet dostavlja nadležnom službeniku na rješavanje. stavio oznaku "a/a" ili "arhivirati" ili "staviti u arhivu". završena je ova vrsta razvođenja predmeta. i dao uputu o načinu otpreme akta stranci ("preporučeno" ili "obična pošta". Dostavom tog predmeta nadležnom službeniku u rad.). primjerak propratnog službenog akta koji ostaje u arhivi treba ostaviti u omot predmeta i spisa odlažiti u arhivu.prvo je potrebno u osnovnoj knjizi evidencije u kojoj je predmet zaveden. na otisku prijemnog štambilja koji se nalazi na zahtjevu stranke treba promijeniti broj organizacione jedinice i upisati broj jedinice kojoj se predmet dostavlja u rad. i tako formiran predmet treba na propisan način otpremiti organu. prilikom vraćanja predmeta u pisarnicu. a ako to iz objaktivnih razloga . odnosno službi za upravu ili drugoj instituciji. c) Razvođenje predmeta koji je vraćen pisarnici sa uputom da se dostavi nekom drugom organu uprave. do 69. Prema tim odredbama. 62. Otpremanje pošte Pod otpremanjem pošte podrazumjeva se radnja koja se odnosi na otpremanje riješenih predmeta strankama na koje se ti predmeti odnose. upisati podatke predviđene u toj rubrici. u okviru otpremanja pošte vrši se više posebnih radnji koje se sastoje u sljedećem. odnosno broj radnog mjesta kojem se predmet dostavlja u rad. u odgovarajuću rubriku koja se odnosi na ustupanje predmeta drugom organu.roku. Promjena broja vrši se tako što se u odgovarajućoj rubrici osnovne knjige raniji broj treba da precrta. onda je potrebno iz omota spisa izdvojiti zahtjev stranke sa cjelokupnom dokumentacijom i primjerkom popratnog službenog akta koji je napisao službenik-obrađivač predmeta. kada se završi prethodna radnja. .01/03" Kada se na takav način izvrši upis podataka o načinu kako je zahtjev stranke riješen u odgovarajuću osnovnu knjigu evidencije.prvo. U stranke spadaju građani. tačke 58. ili službi ili drugoj instituciji koja je označena kao nadležna za rješavanje. odnosno službe za upravu. na način objašnjen u prethodnoj tački. a to su oni predmeti na kojima je službenik-obrađivač predmeta.drugo. Otpremanje pošte strankama vrši se na način propisan u odredbama tač.drugo. onda se predmet upisuje u internu dostavnu knjigu organizacione jedinice kojoj se predmet treba da dostavi u rad. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. a nakon toga istu promjenu treba izvršiti i u odgovarajućoj rubrici osnovne knjige evidencije u kojoj je zahtjev stranke zaveden. i to: (1) Vrijeme otpremanja pošte. b) Razvođenje predmeta koji su vraćeni pisarnici sa upustom da se dostave na rad drugoj organizacionoj jedinici ili drugom radnom mjestu istog organa uprave. Nakon toga. . u tom slučaju razvođenje se vrši tako što će se u UP-1 u rubriku broj 9 upisati sljedeće: "odbijen14. Razvođenje tog predmeta vrši se na sljedeći način: . Ovo pitanje regulisano je u tački 63. Izvršenjem ove radnje izvršeno je razvođenje ove vrste predmeta.

Ovaj način otpreme pošte vrši se na način predviđen u tač. ili drugog službenog lica koje je posebnim rješenjem ovlastio rukovodilac organa da potpisuje određene službene akte. Pripremanje pošte za otpremu sastoji se u izvršenju pet posebnih radnji koje se vrše sljedećim redoslijedom: . Postoje dva načina otpremanja pošte. pa je i zbog toga potrebno riješenu poštu blagovremeno dostavljati strankama. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. .treće.ne bude moguće. Službeni akt mora biti potpisan od strane rukovodoca organa uprave. i to: . Uputstva. odnosno službi. gomilanje riješene pošte u organu uprave. Prilikom otpremanja te pošte treba voditi računa o tome koja pošta se mora otpremiti kao preporučena pošiljka. da se izvrši upis predviđenih podataka u odgovarajuću knjigu za otpremu pošte (u knjigu za otpremu pošte putem kurira ili u knjigu za otpremu pošte putem PTT-a. Uputstva.prvo treba obezbijediti da službeni akt koji se otprema bude potpisan od strane ovlaštenog službenog lica.otpremanje pošte putem poštanske službe (PTT). Ova vrsta otpreme pošte odnosi se na svu poštu koja nije hitna. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. a to su predmeti koji se odnose na upravno rješavanje (prvostepeni i drugostepeni .otpremanje pošte putem kurira. odnosno službe za upravu. a što se sastoji u tome da se akti ulože u koverat. pošta se treba da otpremi prvog narednog radnog dana. potpisani službeni akt mora biti ovjeren pečatom organa uprave. Ovdje postoje dvije vrste otpreme pošte. odnosno službi za upravu. i 68.peto. treba strogo paziti da se ova vrsta pošte ne pošalje kao obična pošta. Dostava pošte stranci važna je zbog toga što donešeni akt kojim je riješen zahtjev stranke proizvodi pravne posljedice tek od momenta kada bude uručen stranci.drugo. Tu pošiljku čine predmeti i akti navedeni u tački 67. a pakovanje povjerljive i strogo povjerljive pošte dosljedno na način propisan u tački 66.četvrto. Prilikom pakovanaj pošte. u tom slučaju. Da bi se pošta mogla otpremiti ona prethodno mora biti pripremljena za otpremanje. (2) Priprema pošte za otpremu. Prema tome. (3) Otpremanje pošte. i . . mora se voditi strogo računa da se pošta upakuje tačno na način kako je propisano. odnosno službe za upravu. Ovjeru akta. Upis podataka vrši se na način predviđen u toj odredbi Uputstva. pa je iz toga razloga i predviđeno da se dostava takvog akta stranci vrši istog dana kada akt bude razveden. zavisno od toga koji se način otpreme pošte koristi za konkretni akt). a) Otpremanje pošte putem kurira. a to znači sljedeće: pakovanje obične pošte mora se vršiti dosljedno na način propisan u tački 64. . Redovno otpremanje pošte. i to: a) pakovanje obične pošte i b) pakovanje povjerljive i strogo povjerljive pošte. . odnosno službe za upravu. a to su: pošta koja se otprema redovno. vrši službenik pisarnice ili drugo službeno lice koje je posebnim rješenjem ovlastio rukovodilac organa uprave. i pošta koja je hitna. otežava vršenje ostalih poslova kancelarijskog poslovanja u pisarnici. a to su: podaci o pošiljaocu i podaci o primaocu pošte. onda se može pristupiti otpremanju pošte. jer gomilanje takve pošte u pisarnici može izazvati velike probleme u funkcionisanju organa uprave. Ovaj rok je veoma važan. da rukuje pečatom. jer ta pošta ne podliježe posebnim mjerama čuvanja. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja . Pored toga. 67. Poseban način pakovanja povjerljive i strogo povjerljive pošte predviđen je radi toga što se sa tom vrstom pošte mora rukovati sa posebnom pažnjom i posebnim mjerama čuvanja kako ta pošta ne bi došla u posjed neovlaštenih lica. a sa druge strane stranke traže da se njihovi zahtjevi riješe u što kraćem roku. po pravilu. odnosno službe za upravu. da se izvrši pakovanje pošte. s obzirom da se riješeni predmeti i akti nepotrebno zadržavaju u organu. Ovdje postoje dvije vrste pakovanja. Zbog toga je važno da se doneseni akt u što kraćem roku dostavi stranci. Kada se izvrše gore navedenih pet radnji. da se na koverti upišu podaci predviđeni u tački 65.

S obzirom na tu činjenicu. Ova . Knjiga sadrži ukupno devet (9) rubrika koje sve popunjava službenik pisarnice. Ako se utvrdi da ima hitne pošte. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. januara do 31. s tim što je razlika samo u tome što se hitna pošta mora obavezno da dostavi prije otpremanja redovne pošte. Arhiviranje predmeta vrši službenik pisarnice. Ova vrsta otpreme pošte vrši se na način propisan u tački 68. b) Otpremanje pošte putem poštanske službe (PTT). svi predmeti i akti koji se riješe u periodu od 1. Nakon toga.druga faza obuhvata potpuno (konačno) arhiviranje riješenih predmeta i akata.služi kao dokaz o visini i obračunu poštanskih troškova koji su uplaćeni za poštu predatu na otpremu. službenik pisarnice je dužan voditi računa da se otprema pošte vodi tačno na način kako je propisano i taj službenik je odgovoran za te poslove. U ovom slučaju dostava pošte primaocu vrši se na isti način na koji se vrši otprema redovne pošte koja je gore objašnjena. Otpremanje hitne pošte. vrši potpuno i pravilno na način kako je propisano.prva faza obuhvata privremeno stavljanje riješenih predmeta i akata u arhivu. decembra tekuće godine. koji je predviđen u stavu 3. Nakon toga. a u suprotnom. o kojima je govoreno u prethodnoj tački. koje se sastoje u sljedećem: . time su završene sve radnje koje se odnose na kancelarijsko poslovanje. i to: . Mjesto u kojem se čuvaju arhivirani predmeti naziva se arhiva. jer samo pod tim uslovima.predstavlja dokaz da je određena pošta predata poštanskoj službi na otpremu. Ta knjiga ima dvije namjene. Ova vrsta dostave može se vršiti samo onim primaocima koji imaju svoje sjedište u sjedištu organa uprave. službenik pisarnice obavezan je uvijek. Arhiviranje predmeta i akata Kada se završi razvođenje akata i izvrši osnovna radnja otpremanja pošte strankama. Tako razdvojena pošta zavodi se u Knjigu za otpremu pošte putem PTT koja se vodi na obrascu broj 14.predmeti). veoma je važno da se upis podataka u svaku rubriku Knjige za otpremu pošte putem PTT-a. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. a rubrike broj 6 do 9 popunjavaju se onda kada se pošta predaje poštanskoj službi. pa tek onda pošta koja nije hitna. a) Privremeno stavljanje riješenih predmeta i akata u arhivu (prva faza arhiviranja) U ovoj fazi radi se o stavljanju u arhivu onih predmeta i akata koji se riješe u toku kalendarske godine tj. a ima ukupno šest (6) rubrika u koje se upisuju podaci predviđeni u nazivu svake rubrike. kada ima poštu za otpremu. Naime. i . Kod vršenja te radnje postoje dvije faze. Prvu radnju u arhivskom poslovanju predstavlja arhiviranje predmeta i akata i od te radnje pa nadalje na te predmete i akte primjenjuju se propisi o arhivskom poslovanju. pošta se predaje nadležnoj poštanskoj službi. ta knjiga može biti valjan dokaz za navedene činjenice. dolazi na red arhivsko poslovanje koje predstavlja posebnu vrstu djelatnosti. u tom slučaju mora se odmah pripremiti i otpremiti ta pošta. povjerljiva i strogo povjerljiva pošta i druga pošta. Uputstva. 13. Prema tome. a rubrike broj 5 i 6 popunjava lice koje prima poštu. jer se ta djelatnost bavi arhiviranim predmetima. od čega rubrike broj 1 do 4 popunjava službenik pisarnice prilikom pripreme pošte za otpremu. odnosno službe za upravu. provjeriti da li ima hitne pošte. Ta pošta se dostavlja primaocu pošte putem Knjige za otpremu pošte putem kurira. i to: a) obične pošiljke i b) preporučene pošiljke. Arhiviranje predstavlja radnju koja se sastoji u tome što se riješeni predmeti pripremaju i odlažu na određeno mjesto na čuvanje. U ovom slučaju sva pošta mora biti razdvojena u dvije grupe. pošta se šalje putem poštanske službe. Knjiga se vodi na obrascu broj 13. i . s tim što se rubrike broj 1 do 5 popunjavaju prilikom otpreme pošte poštanskoj službi. tačke 69. Kurir je dužan poštu predati primaocu uz njegov potpis u Knjizi dostave. Ovaj način otpreme pošte vrši se na način propisan u tački 69.

Ako se utvrdi da nedostaje neki dokument. zaključak ili drugi službeni akt). To je veoma važna radnja. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). jer bi se morali pregledati svi arhivirani spisi dok se ne bi pronašao dokument koji nedostaje. i to: prvo. Pripreme spisa za arhiviranje obuhvata izvršenje pet (5) posebnih radnji.drugo. u tom slučaju moraju se preduzeti odgovarajuće radnje da se taj dokument pronađe i uloži u spis. i . da li se u spisu nalaze svi dokumenti koji pripadaju tom spisu (to su dokumenti upisani na prvoj unutarnjoj stranici omota spisa). a takav se spis arhivira. jer ono važi samo do isteka kalendarske godine. i 73. i otklone pronađeni neostaci. Napr. Time je završena prva osnovna radnja koja se odnosi na arhiviranje predmeta i akata. treba provjeriti da li u spisu ima neki dokument koji pripada drugom spisu. ako u nekom spisu nedostaje određeni dokument. što znači da je ispravljanje učinjene greške zaista teško. Tek kada se dobije objašnjenje tog službenika da je akt u cjelini riješen. a po isteku kalendarske godine vrši se potpuno (konačno) arhiviranje i to u skladu sa propisima o arhivskom poslovanju. na kraju treba provjeriti da li je omot za spis oštećen ili nije. i ona se mora obavezno izvršiti. Cilj ove radnje je da spis bude sređen i da sadrži sva dokumenta koja pripadaju tom spisu.pripremanje spisa za arhiviranje. Prva radnja kod arhiviranja predmeta i akata jeste priprema spisa za arhiviranje. . takav spis je pripremljen za stavljanje u arhivu.prvo se provjerava da li je akt ili predmet u potpunosti okončan (riješen). U tom slučaju na novom omotu za spis treba prepisati sve podatke sa oštećenog omota (to su podaci na prvojnaslovnoj stranici omota i podaci na prvoj unutrašnjoj stranici omota za spis). ili ako nedostataka ne bude bilo.ravrstavanje spisa u grupe (po klasifikacionim oznakama). obrazloženje tog pitanja treba obavezno tražiti od službenika-obrađivača akta. pa tek onda spis staviti u arhivu. . b) Razvrstavanje spisa u grupe po klasifikacionim oznakama (tačka 73. Te radnje su sljedeće: .odlaganje pripremljenih spisa u arhivu. ta dokumenat treba izdvojiti iz spisa i nakon toga iste vratiti stranci. To se utvrđuje uvidom u izrađeni akt (riješenje. Stavljanje riješenih predmeta i akata u arhivu (u daljnjem tekstu za predmete i akte koristiće se zajednički naziv: spis) vrši se na način koji je propisan u odredbma tačke 71. Ovdje treba provjeriti dva pitanja. Time se istovremeno može provjeriti da li se u spisu nalaze svi dokumenti koji pripadaju tom spisu ili eventualno da li u spisu ima dokumenata koji ne pripadaju tom spisu. treba provjeriti dokumentaciju koja se nalazi u spisu. Ako se posumnja u to da li je akt u cjelini riješen ili nije. (1) Pripremanje predmeta i akata za arhiviranje (tačka 71. . Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. Ako se pronađe takav dokument onda se on izuzima iz tog spisa i uloži u spis kojem dokument pripada. Prema tim odrebama.treće. Na omotu mora biti oznaka "a/a" ili "arhivirati" ili "staviti u arhivu". a mora se obratiti i pažnja na uputu koju je dao službenik-obrađivač akta na omotu spisa ili akta prilikom vraćanja riješenog akta pisarnici. Ako se utrdi da je omot za spis toliko oštećen da bi se morao zamijeniti novim omotom. Pored toga.četvrto.peto. Ako se nađe da ima takvih dokumenata. Te činjenice utvrđuje službenik pisarnice koji je ovlašten za arhiviranje spisa. dokumentaciju u spisu treba složiti onim redoslijedom kako su dokumenti upisani na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa. takav spis se može uzeti u pripremu za arhiviranje. Cilj ove radnje je u tome da se spriječi nastanak mogućih grešaka pri arhiviranju koje se kasnije veoma teško mogu otkloniti. mora se provjeriti da li u spisu postoje dokumenti koji se trebaju vratiti strankama. kasnije je veoma teško pronaći dokument koji nedostaje. takav omot treba zamjeniti. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). Kada se završi priprema spisa za arhiviranje na način objašnjen u . .vrsta arhiviranja ima privremeni karakter. u okviru ovog arhiviranja vrše se tri posebne radnje koje se sastoje u sljedećem: . Kada se izvrše sve gore navedene radnje. .

a poseban ormar ili rafove za spise koji se nalaze u radu. decembra prethodne kalendarske godine. grupe se formiraju prema kvalifikacionim oznakama predmeta. Prema tome. odnosno "vojna tajna". u tom slučaju. Konačno arhiviranje odnosi se na predmete i akte koji su arhivirani u toku prethodne kalendarske godine na način objašnjen u prethodnoj tački (predmeti arhivirani u okviru prve faze arhiviranja). na primjer. I ovi spisi se slažu u grupe prema klasifikacionim oznakama koje imaju. drugu grupu čine spisi kvalifikacione oznake broj 12 (to je oblast – izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija) i treću grupu čine spisi kvalifikacione oznake broj 17 (to je oblast – energija). c) Odlaganje pripremljenih spisa u arhivu.prethodnoj tački (tačka a). pa da se poslije izvjesnog vrmena vrši arhiviranje. nije dozvoljeno da se riješeni predmeti gomilaju. Treba strogo voditi računa da se arhivirani spisi drže odvojeno od spisa koji se nalaze u radu. januara do 31. jer će jednu grupu činiti spisi kvalifikacione oznake broj 10 (to je oblast – organizacija i rad ombudsmena). To mjesto. Takav spis se treba odmah da arhivira na gore objašnjeni način. odvojeno od grupe spisa koji nemaju oznaku tajnosti. onda se izvršava druga osnovna radnja koja se odnosi na to da se spisi razvrstavaju u grupe. a odnosi se na predmete riješene u prethodnoj godini. Ako. on se treba da odloži u grupu spisa koji se odnose na tu klasifikacionu oznaku. 12 i 17) u tom slučaju postojat će tri grupe spisa. moraju se razvrstati u posebne grupe. Spisi se slažu u grupe kako su razvrstani tako da svaka grupa spisa ima prostor za svoj smještaj i čuvanje odvojeno od spisa drugih grupa. tako da svaka oznaka čini posebnu grupu. postoje tri grupe spisa. b) Konačno arhiviranje spisa (druga faza arhiviranja) Konačno arhiviranje spisa predstavlja drugu fazu u arhiviranju riješenih predmeta i akata. Ovo arhiviranje vrši se u periodu od 1.drugo.Tako izvršeno arhiviranje ima privremeni karakter. zatim "strogo povjerljivo" ili "državna tajna".prvo. odvojenu od spisa koji imaju drugu klasifikacionu oznaku. Arhiviranje spisa na gore izneseni način vrši se u toku cijele kalendarske godine i važi za sve predmete i akte koji u toku te godine budu u cjelini riješeni. Kada se određeni spis ili više spisa pripremi i razvrsta u grupe na način objašnjen u tački a) i b) koje su gore navedene. predstavlja drveni ili željezni ormar ili stalaža sa rafovima. a na drugom ormaru ili rafovima oznaku "spisi u radu". To je period od 1. Te grupe formiraju se na sljedeći način: . ako pripremljeni spis ima klasifikacionu oznaku broj 10. odvojena jedna od druge. januara do aprila tekuće. Kada istekne ta godina. decembra tekuće godine. a ono se vrši na način objašnjen u sljedećoj tački. Takvi spisi predstavljaju posebnu grupu i čuvaju se na posebnom mjestu. onda se ti spisi slažu na mjesto koje je određeno za smještaj i čuvanjen arhiviranih spisa. u ormaru ili stalažama treba da postoji složene tri grupe spisa koje čine posebne cjeline. U tom cilju trebalo bi imati poseban ormar (drveni ili željezni) sa rafovima za arhiviranje spisa. Na tim ormarima bi trebalo na vidnom mjestu istaći natpis sa oznakom "arhiva" ili "arhivirani spisi". broj 10. kao i svi drugi predmeti koji su riješeni do 31. Spisi koji imaju oznake tajnosti moraju biti odloženi u poseban željezni ormar. spisi koji imaju oznaku "povjerljivo". jer važi samo do isteka kalendarske godine u kojoj su spisi arhivirani. odvojeno od spisa koji nemaju oznaku tajnosti. . Ta grupa čini posebnu cjelinu. Konačno arhiviranje riješenih predmeta i akata vrši se na osnovu Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i Arhivske knjige. To praktično znači sljedeće: ako postoje spisi iz tri kvalifikacione oznake (napr. Znači. onda se pristupa arhiviranju koje predstavlja konačno arhiviranje. Ova vrsta arhiviranja vrši se onog momenta kada se u pisarnicu vrati spis koji je u cjelini riješen. po pravilu. To arhiviranje regulisano je u Uredbi o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u .

i to: . Rukovanje spisima i drugim predmetima stavljenim u arhivu organa uprave i službi za upravu Pod rukovanjem sa predmetima i drugim aktima koji se nalaze u arhivi. člana 29. član 29. U te ormare. odnosno službi za upravu do određenog roka. ti organi i službe kao stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe treba da obezbjedi odgovarajući prostor za čuvanje te građe. U tom cilju svaki organ uprave i služba za upravu obavezni su obezbijediti prostor za smještaj i čuvanje arhiviranih spisa i predmeta. odvojeno od svih drugih vrsta spisa koji postoje u pisarnici. Prema tim odredbama. pa se trebaju koristiti objašnjenja uz tu uredbu. do 80. odnosno stalaže mogu se odlagati samo arhivirani spisi i drugi akti. do 32.prvo. 27.prvi rok iznosi godinu dana. odnosno službi za upravu Arhivirani spisi i drugi predmeti čuvaju se u arhivi organa uprave. predmeti i akti koji se nalaze u arhivi mogu se koristiti samo i isključivo na način propisan u navedenim odredbama Uputstva. Taj poseban prostor treba da služi za čuvanje onih predmeta i akata koji se arhiviraju u toku kalendarske godine i koji se čuvaju do konačnog arhiviranja tih premeta i akata. Uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe u navedenim prostorijama bliže je objašnjen u okviru glave o arhivskom poslovanju. . Uredbe o arhivskom poslovanju organa uprave. stručna objašnjenja za konačno arhiviranje riješenih predmeta i akata data su uz tu uredbu. ima potrebe da se arhivirani spisi koriste u određene svrhe. potrebno je obezbjediti dva prostora. Ta obaveza utvrđena je u odredbama čl. pa je radi toga i regulisan način korištenja tih spisa.drugi prostor predstavlja arhivski depo (stav 3. zabranjeno je . i to: . i koji se čuvaju u pisarnici organa uprave. a najduže do 30 godina od dana nastanka. 78. Uredbe o arhivskom poslovanju organa uprave). To pitanje regulisano je u odredbama tač. 15. člana 33. Znači. Ovdje su predviđena dva roka. Prema tome. 14. Rok čuvanja arhiviranih spisa u arhivama organa uprave. To treba da bude posebna prostorija u kojoj će se čuvati svi predmeti i akti za koje je izvršeno konačno arhiviranje. U tom pogledu. podrazumjeva se način korištenja tih spisa. Taj rok je utvrđen u odredbi stava 2. 16. odnosno službe za upravu. treba imati poseban prostor u okviru pisarnice u kojoj se obavljaju kancelarijski poslovi (stav 2. Prema tim odredbama. pa se treba postupati prema toj uredbi koja se nalazi u okviru glave o arhivskoj djelatnosti ove knjige.drugi rok iznosi 30 godina. Ovaj rok odnosi se na spise i druge predmete koji su arhivirani u toku kalendarske godine. To je učinjeno uz Uredbu o arhivskom poslovanju organa uprave. Uredbe o arhivskom poslovanju organa uprave. Organizovanje arhive za čuvanje arhiviranih spisa i drugih predmeta Jedan od osnovnih uslova za vršenje arhivskih poslova jeste postojanje posebnog prostora za arhiviranje spisa i drugih predmeta koji predstavljaju registraturski materijal i arhivsku građu. Naime. U tom depou arhivirani predmeti i akti čuvaju se do predaje tih predmeta i akata nadležnom arhivu. To mogu biti posebni ormari ili stalaže (rafovi) za smještaj arhiviranih spisa. Uredbe o arhivskom poslovanju organa uprave). Ovaj rok počinje teći nakon isteka roka od godinu dana i traje do predaje arhivske građe nadležnom arhivu kao javnoj ustanovi. . Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja.Federaciji BiH (u daljem tekstu koristiće se skraćenica: Uredba o arhivskom poslovanju organa uprave).

odnosno službe kome treba neki spis. jer se izdavanje može vršiti samo na određeno vrijeme. službenik pisarnice je dužan poništiti revers i vratiti ga službeniku koji ga je potpisao. vrati taj spis ili akt pisarnici. ako se izdati spis ili akt ne vrati u predviđenom roku. ili akt ili neki drugi dokument iz arhive. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja. društvene organizacije i udruženja građana koja učine vjerovatnim postojanje njihovog pravnog interesa za pregled spisa. mogu ostvariti i druga lica. Zakona o upravno postupku. odnosno službe za upravu. Službenik pisarnice traženi spis. zavisno od toga šta stranka traži. Kada službenik koji je uzeo spis. ili akt ili dokument. odnosno službe za upravu. (2) Korištenje arhive za potrebe van organa uprave. To se ostvaruje na sljedeći način: (1) Korištenje arhive za službene potrebe unutar organa uprave. Ako službenik ne postupi po upozorenju. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). Tom odredbom Uputstva predviđeno je da stranke mogu vršiti uvid u arhivu u skladu sa Zakonom o upravnom postupku. u tom slučaju. službeni referati i nacrti rješenja. ako bi se time mogla osujetiti svrha postupka. stranka se može žaliti rukovodiocu organa uprave. odnosno prepisivanje nekog akta koji se nalaze u arhivi. Ako se ukaže takva potreba. Zakona o upravnom postupku. Taj rok u Uputstvu nije određen pa ga radi toga sporazumno određuje službenik koji traži spis ili akt i službenik pisarnice. mora se voditi računa o zabrani koja je utvrđena u stavu 4. U svom zahtjevu stranka je dužna dati obrazloženje za postojanje svog pravnog interesa za pregledanje spisa ili prepisivanje pojedinih dokumenata. ili van organa. Pravo pregleda spisa ili prepisivanje pojedinih akata.da se sa tim spisima rukuje proizvoljno i samostalno. U ovom slučaju. Arhivirani spisi ili pojedini akti mogu se koristiti unutar organa. u tom slučaju. ili ako se to protivi javnom interesu jedne stranke ili trećih lica. ako je zahtjev stranke odbijen. ili akt. Korištenje podrazumjeva uzimanje predmeta ili akata na korištenje. a vraćeni spis ili drugi akt vratiti u arhivu na ono mjesto na kojem je bio do dana izdavanja. . Ako se utrdi da stranka ima pravni interes. u tom slučaju pregled spisa ili prepisivanje određenog akta može se vršiti samo uz prisustvo službenika pisarnice koji je zadužen za arhivu. odnosno službe. odnosno van službe za upravu. Međutim. pregledanje ili prepisivanje spisa ili akata i dobijanje prepisa akata. U reversu se mora odrediti tačan datum do kada se izdaje traženi spis. službenik organa. odnosno službe za upravu. O ovim zabranama strogo mora da vodi računa službenik pisarnice zadužen za arhivu. ili akt ili dokument može izdati samo uz pismeni revers koji se izdaje na obrascu broj 15. u tom slučaju službenik pisarnice je dužan odmah po isteku tog roka upozoriti službenika koji je uzeo spis ili akt da uzeti spis ili akt vrati. kako bi taj rukovodilac preduzeo odgovarajuće mjere da se uzeti spis ili akt vrati u arhivu. ne mogu se pregledati niti prepisivati: zapisnik o vijećanju i glasanju. tačke 78. Pri odlučivanju o gore navedenom pitanju (dozvoli za razgledanje spisa). U tom pogledu. a u suprotnom zahtjev mora biti odbijen. pod istim uslovima koji važe za stranku. Radi se o reversu koji je predviđen u stavu 3. u vezi tog pitanja obraća se službeniku pisarnice koji je zadužen za arhivu. Zahtjev može biti usmen ili pismen. Prema ovoj odredbi. člana 79. To pitanje regulisano je u članu 79. Ako je zahtjevu stranke udovoljeno. Međutim. zatim spisi koji se vode kao povjerljivi. Arhivirani spisi mogu se koristiti unutar organa uprave. stranka treba da podnese pismeni zahtjev ili da svoj zahtjev podnese usmeno na zapisnik u pisarnici. odnosno službe. službenik pisarnice je dužan dozvoliti pregled spisa ili prepisivanje pojedinih dokumenata. službenik pisarnice je dužan o tome upoznati rukovodioca organa. odnosno službe samo u službene svrhe. odnosno druge službe za upravu. pravo na korištenje spisa i drugih akata iz arhive imaju stranke i drugi organi uprave. što se ostvaruje na sljedeći način: a) Pravo stranke da razgleda arhivirani spis koji se odnosi na upravni predmet ili da izvrši prepisivanje pojedinih dokumenata (tačka 79.

Ti razlozi su važni. a u suprotnom zahtjev mora biti odbijen. U ovom slučaju postoje dvije situacije koje se sastoje u sljedećem: . Ovi propisi se primjenjuju kao federalni propisi dok Federacija BiH ne donese svoje propise o overavanju potpisa. Kada spis bude vraćen. Uz revers se čuva i pismeno odobrenje kojim je odobreno izdavanje spisa. prepis tog akta ili dokumenta treba izdati na način i pod uslovima koji su propisani u navedenim propisima o ovjeravanju potpisa. kojom je predviđeno da svi zakoni. treba da podnese pismeni zahtjev kojim će tražiti da mu se izda određeni spis ili pojedini dokument iz arhive. odnosno prepis nekog akta ili dokumenta. revers i odobrenje se poništavaju. uvjerenja. rukopisa i prepisa.druga situacija je kada stranka ima pravo tražiti da joj se izvrši prepis nekog akta ili drugog dokumenta. Spis ili određeni dokument izdaje se uz revers na obrascu broj 15. Uvjerenje ili potvrda izdaje se na način i pod uslovima koji su utvrđeni u članu 169. dužan je postupiti po tom odobrenju. rukopisa i prepisa. a spis se odlaže u arhivu na ono mjesto na kojem je bio do dana izdavanja. odnosno službe. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). c) Izdavanje i ovjaravanje prepisa akata. Kada službenik pisarnice zadužen za arhivu dobije pismeno odobrenje. Uputstva o vršenju kancelarijskog poslovanja). o izdavanju spisa iz arhive odlučuje rukovodilac organa.5. jer se zahtjevu stranke može udovoljiti samo pod uslovom ako dokaže postojanje ličnog pravnog interesa. u tom slučaju prepis akta ili dokumenta izdaje se na način regulisan propisima o ovjeravanju potpisa. jer se u pomenutom slučaju radi o podacima iz službene evidencije. br. Prema tome. drugi propisi i sudska pravila koja su na snazi u Federaciji na dan stupanja na snagu Ustava ostaju na snazi u mjeri u kojoj nisu u suprotnosti sa ovim ustavom. dokumenata. Kada se traži izdavanje prepisa nekog akta ili dokumenta iz arhive. a to je arhiva. U tom pogledu mogu se koristiti stručna objašnjenja data za te propise. potvrda i drugih akata koji se nalaze u arhivi (tačka 80. U ovom slučaju. rukopisa i prepisa ("Službeni list SRBiH". U ovom slučaju. Sada su ta pitanja regulisana u Zakonu o ovjeravanju potpisa. koji se nalaze u ovoj knjizi. odnosno služba za upravu. U oba slučaja. stranka je dužna podnijeti pismeni zahtjev. U zahtjevu je potrebno navesti šta se traži (izdavanje uvjerenja ili potvrde ili prepis nekog akta ili dokumenta) i iznijeti konkretne razloge iz kojih se može vidjeti da stranka ima lični pravni interes da joj se izda traženo uvjerenje ili potvrda. rukopisa i prepisa. broj 8/76). . U zahtjevu se moraju navesti konkretni razlozi za izdavanje spisa ili nekog dokumenta.jedna situacija je kada stranka ima pravo tražiti da joj se izda uvjerenje ili potvrda o nekim činjenicama koje postoje u arhivi. odnosno drugim službama za upravu (stav 5. i taj rok se određuje u pismenom odobrenju i mora se vratiti u predviđenom roku. o čemu donosi pismeno odobrenje. Spis se može izdati samo na određeno vrijeme.(1) Ustava Federacije BiH. Zakona o upravnom postupku. dok nadležni organi vlasti ne odluče drugačije.b) Izdavanje spisa koji se nalaze u arhivu drugim organima uprave. Pomenuti propisi primjenjuju se u skladu sa odredbama člana IX. 37/71 i 39/75) i Uputstvu o izvršenju Zakona o ovjeravnaju potpisa. B) ARHIVSKO POSLOVANJE U ORGANIMA UPRAVE I PRAVNIM OSOBAMA U FEDERACIJI BIH . rukopisa i prepisa ("Službeni list SRBiH". zainteresovani organ uprave. kada se traži prepis nekog akta ili dokumenta iz arhive organa uprave ili službe za upravu. tačka 78.

Zakona o ministarstvima i drugim organima državne uprave Federacije Bosne i Hercegovine kao državna upravna organizacija na razini Federacije Bosne i Hercegovine („Sl. „Arhiv Federacije vrši stručne i druge poslove koji se odnose na: evidentiranje. stručno usavršavanje radnika arhivske službe i naučnoistraživački i publicistički rad u arhivskoj djelatnosti i međunarodnu arhivsku saradnju“. no status i zadaća arhiva nisu promjenjeni. novine F BiH“.1997. 11 Ovaj zakon objavljen je u „Službenim novinama F BiH“. kao samostalna federalna ustanova.IZVOD IZ ZAKONA O FEDERALNIM MINISTARSTVIMA I DRUGIM TIJELIMA FEDERALNE UPRAVE 1) Član 27. kada je Vlada Federacije imenovala direktora i zamjenika Arhiva i kada je izvršena djelimična popuna službeničkih mjesta u Arhivu. sređivanje. potvrda i drugih zvaničnih isprava o činjenicama i dokazima koji se nalaze u građi koju čuva.godine („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. Početak rada Arhiva Federacije je od 01. broj: 19/03). zaštitu i korišćenje ukupne arhivske građe i registraturskog materijala. stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe i odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala. broj: 19/03). broj 45/02 od 20 rujna/septembra 2002 . Arhiv Federacije osnovan je članom 17. Sadašnji status Arhiva Federacije reguliran je Zakonom o federalnim ministarstvima i drugim tijelima federalne uprave („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. broj 2/94) sa zadacima koji su precizirani u odredbi člana 22. mjere osiguranja i zaštite arhivske građe. i to članom 27.07. ZAKON 1 11 Zakon je objavljen u („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. Izmjene i dopune ovog zakona donesene su 1996. izdavanje uvjerenja. pomenutog zakona. razvoj arhivske djelatnosti u Federaciji. broj: 9/96). obradu.godine. standarda i normativa za arhivsku djelatnost. izradu metodskih uputstava.

filmovani. Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani (pisani. predsjednika Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Predsjednika Federacije). kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica koja su organizovana na nivou Federacije (u daljnjem tekstu: stvaraoci i imaoci registraturne građe). obrazovanje i druge oblasti. historiju. Arhivska građa je dobro kulturno – historijskog naslijeđa i kao takva uživa posebnu zaštitu pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom i propisom o zaštiti i korištenju kulturno – historijskog i prirodnog naslijeđa. fotografisani. štampani. crtani. fonografisani ili na drugi način zabilježen) dokumentarni materijal od značaja za funkcionisanje uprave u Federaciji. nastao u radu Parlamenta Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Parlament Federacije). Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovima utvrđenim ovim zakonom. Vlade Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Vlada Federacije). ovog zakona. i drugim odgovarajućim propisima Bosne i Hercegovine. fonografisani ili na drugi način zabilježen) dokumentarni materijal. potpredsjednika Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Potpredsjednika Federacije). kao i način njihovog prikupljanja. stručne i naučne obrade. Registraturna građa kao izvor za arhivsku građu obuhvata izvorni i reprodukovani (pisani. Posebnu zaštitu uživa i registraturna građa iz koje se odabire arhivska građa pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom. crtani. čuvanje. fotografisani.O ARHIVSKOJ GRAĐI FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE I – OPĆE ODREDBE Ćlan 1. . odnosno drugih federalnih institucija. zaštita i sređivanje registraturne i arhivske građe. istraživanja. nauku. Član 4. federalnih organa uprave i federalnih ustanova. koji je nastao u radu stvaralaca registraturne građe iz člana 2. dok se iz njega ne odabere arhivska građa. Član 2. Član 3. štampani. kulturu. Ovim Zakonom uređuje se evidentiranje. filmovani. Član 5. objavljivanja i davanja na korištenje arhivske graše iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljnjem tekstu: Federacija) predviđenih ovim zakonom.

Predsjednika Federacije. Član 10. udruženja građana i drugih pravnih lica. odnosno kod koga se nalazi. na koje je prenesen dio ovlaštenja. Arhivska građa nastala djelatnošću: Parlamenta Federacije. Arhivska građa nastala djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih lica iz člana 2.Član 6. Vlade Federacije. Izuzetno. Registraturna i arhivska građa u vlasništvu Federacije ne može se otuđiti. dužno je utvrditi stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe spojenog ili odvojenog materijala. Registraturna i arhivska građa nastala u radu stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe iz člana 2. Arhivska i registraturna građa zaštićena je bez obzira na to u čijem je vlasništvu. Registraturna i arhivska građa nastala u radu jednog od stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe čini jednu cjelinu i. ne može se dijeliti. Član 7. po pravilu. ovog zakona. federalnih organa uprave i federalnih ustanova. . odnosno izdavanja jednog ili više organizacionih dijelova stvaralaca ili imalaca u samostalne stvaraoce i imaoce. Potpredsjednika Federacije. Zaštita arhivske i registraturne građe provodi se na način utvrđen ovim zakonom i drugim propisima koji ragulišu tu materiju. vlasništvo je Federacije. ovog zakona. ako ovim zakonom nije drugačije određeno. registraturna i arhivska građa može se dijeliti ili spajati zbog promjena u unutrašnjoj organizaciji stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe. odnosno drugih federalnih institucija. Tijelo koje donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturne i arhivske građe. ali podliježe stručnom nadzoru Arhiva Federacije. ili posjedu. Zaštita arhivske građe je od posebnog značaja za Federaciju. Član 9. njihovo je vlasništvo ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe. smatra se javnom arhivskom građom. Član 8.

dostavljaju Arhivu Federacije potrebne podatke za evidencije koje vode. 3. .i 29. ovog člana u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva. Pitanja koja se odnose na registraturnu i arhivsku građu iz nadležnih organa vlasti i drugih institucija kantona. samo na temelju rješenja Arhiva Federacije. 8. dok se iz njega ne odabere arhivska građa. Preduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturnu građu bez rješenja Arhiva Federacije. 18. II ZAŠTITA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE Član 11. ovog člana. vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Arhivu Federacije. 17. Član 12. 19. vrše godišnje odabiranje arhivske građe iz registraturne građa prema Listi kategorija uz odobrenje Arhiva Federacije. 5. zakonom kantona osiguravaju se principi predviđeni ovim zakonom. Stvaralac i imalac registraturne građe može. 6. čuvaju registraturnu građu od oštećenja. posebno principi iz čl.Pitanja koja se odnose na registraturnu i arhivsku građu institucija Bosne i Hercegovine. nakon odabiranja arhivske građe. 11. uređuju se zakonom kantona. uništenja i nestajanja. 24. Bliži propis o odabiranju arhivske građe iz registraturne građe iz člana 2. uređuju se Zakonom o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine. 12. Član 13. 2. 4. grada i općine. 16. kao i arhivsku građu nastalu radom ranijih institucija Socijalističke Republike Bosne i Hercegovine i Republike Bosne i Hercegovine. Stvaraoci i imaoci registraturne građe: 1. Pri uređivanju pitanja iz stava 2. Arhiv Federacije donosi rješenje iz stava 1. na koju saglasnost daje Arhiv Federacije. odnosno iz nadležnosti organa vlasti grada i općina. omogućavaju Arhivu Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Arhiv Federacije). 14. 7. 21. preostalu bezvrijednu građu predati preduzeću za otkup papira ili ga uništi. ovog zakona donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. provjeru čuvanja i sređenosti registraturne građe. udruženja građana i drugih pravnih osoba koja se osnivaju na nivou kantona. čuvaju registraturnu građu u sređenom stanju. 15. utvrđuju Listu kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Lista kategorija ). kao i pitanja koja se odnose na registraturnu i arhivsku građu u vlasništvu ili posjedu fizičkih lica. vode evidenciju o predmetima i aktima. Član 14.

planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe. ovog zakona evidentira se po jedinstvenoj metodologiji. Arhivska građa iz člana 3. Član 19.organ koji je donio akt o njegovom prestanku dužan je da u roku od 60 dana od dana prestanka stvaraoca i imaoca njegovu registraturnu i arhivsku građu preda Arhivu Federacije na način utvrđen ovim zakonom i odgovarajućim podzakonskim aktom. ukoliko ovim zakonom nije drugačije određeno. U slučaju prestanka. 6. prema uslovima koji su zajednički utvrđeni između stvaralaca i imalaca Arhiva Federacije. koju utvrđuje Arhiv Federacije. neposredne ratne opasnosti ili vanrednih prilika. 5. Stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe dužni su da osiguraju odgovarajući prostor. . ovog člana. omogućuju korišćenje arhivska građe. 2. kadar i druge mjere zaštite registraturne i arhivske građe. ovog zakona predaje se Arhivu Federacije popisana i u sređenom stanju. 2. 4. odnosno ukidanja rada stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe iz čl. predaje se Arhivu Federacije najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka. Arhivska građa stvaralaca i imalaca iz člana 2. omogućuju Arhivu Federacije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe. i o uslovima i rokovima čuvanja registraturne i arhivske građe. Član 18. Bliži propis o mjerama zaštite iz stava 1. donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. u smislu odredaba ovog zakona. Stvaraoci i imaoci arhivske građe: sređuju. Prilikom predaje arhivske građe stvaralac i imalac je dužn dati Arhivu Federacije pismeno mišljenje o načinu i uslovima njenog korištenja. Član 17. opremu. omogućuju Arhivu Federacije kopiranje arhivske građe. Rok iz stava 1. ovog zakona. 3. čuvaju i održavaju arhivsku građu u bezbjednom stanju. prijavljuju arhivsku građu Arhivu Federacije i dostavljaju podatke za evidentiranje. Arhivska građa u vlasništvu Federacije nastala u radu stvaralaca i imalaca iz člana 2. posebno za vrijeme rata.1. ovog člana može se skratiti ili produžiti ukoliko Vlada Federacije ocijeni da za to postoje opravdani razlozi. Član 15. ovog zakona. i 3. Stručna obrada arhivske građe vrši se primjenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje Arhiv Federacije. Član 16.

stvaralac i imalac arhivske građe. Član 25. ovog zakona. U slučaju skraćivanja ili produženja roka. Član 21. Izuzetno. ili ako drugačije nije uređeno ugovorom. ovog člana dužni su svojim aktom odrediti uslove i način korištenja arhivske građe. u svrhe radi kojih je nastala. Arhivska građa može se koristiti za javne. s tim da taj rok ne bude duži od 30 godina od dana njenog nastanka. Član 23. Na korištenje arhivske građe u privatnoj svojini primjenjuju se odredbe ovog zakona o korištenju arhivske građe u vlasništvu Federacije. . Član 24. ovog zakona.Stvaraoci i imaoci su dužni i poslije isteka roka iz stava 1. odnosno Arhiv Federacije. ovog člana dužni su izvršavati sve obaveze utvrđene čl. ovog člana za korištenje pojedine arhivske građe. s tim da taj rok ne može biti duži od 50 godina od dana nastanka arhivske građe. donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. odrediti rok duži od roka iz stava 1. Stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe iz stava 1. Član 22. i 14. Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe iz člana 3. ovog člana čuvati arhivsku građu dok je ne preuzme Arhiv Federacije. a nastale u radu stvaralaca i imalaca iz člana 2. stvaraoci i imaoci su dužni predati arhivsku građu u roku utvrđenom međusobnim sporazumom. 11. ali ne duže od 50 godina od dana nastanka arhivske građe. Registraturna i arhivska građa nastala u radu Federalnog ministarstva odbrane / Federalnog ministarstva obrane i Federalnog ministarstva unutrašnjih poslova / Federalnog ministarstva unutarnjih poslova čuvaju se kod njih do roka koji oni odrede. ako zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno. Arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci i imaoci čijim je radom ona nastala. može uz saglasnost Vlade Federacije. odnosno kojima je služila. u skladu s ovim zakonom. znanstvene i druge društvene potrebe po proteku roka koji utvrdi stvaralac i imalac arhivske građe. Organi iz stava 1. odnosno ispravom o predaji građe u Arhiv Federacije. ovog zakona. Član 20.

Ako Arhiv Federacije obavijesti ponuđača da ne želi koristiti svoje pravo prvokupnj. Razmjena arhivske građe s inostranstvom može se vršiti samo uz odobrenje Vlade Federacije. ovog člana utvrđuje Arhiv Federacije. Arhiv Federacije može vršiti razmjenu arhivske građe iz člana 3. Član 28. ovog zakona s drugim arhivima u cilju sistematskog popunjavanja svojih fondova i zbirki. Član 29. Stvaraoci i imaoci arhivske građe u privatnoj svojini dužni su da je prijave Arhivu Federacije i dostave sve potrebne podatke za evidencije. istraživati i mikrofilmovati iz odobrenje Arhiva Federacije. Član 31. Član 26. izuzev arhivske građe koja je u privatnom vlasništvu.Arhivska građa u Arhivu Federacije može se proučavati. ponuđač može arhivsku građu prodati drugom kupcu. odobrenje daje Vlada Federacije. po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Federacije. prodaju prvo ponuditi Arhivu Federacije. koji ima pravo prvokupnje i obavijestiti ga o uslovima prodaje. Bliže uslove i način korištenja arhivske građe iz stava 1. Arhiv Federacije može građu iz stava 1. ali ne po nižoj cijeni i pod povoljnijim uslovima od onih koji su navedeni u ponudi za Arhiv Federacije. ovog zakona dužni su. Za potrebe naučne i stručne obrade. 2. Član 30. ovog zakona ne izjasni da prihvati ponudu. Za iznošenje registraturne i arhivske građe iz čl. ovog zakona u inostranstvo u svrhu izlaganja. U dozvoli se određuju rok. u slučaju prodaje arhivske građe. a pohranjena je u Arhivu. . ovog člana snimati i preduzimati mjere zaštite. odnosno ako se Arhiv Federacije do isteka roka iz člana 27. Arhiv Federacije je dužan u roku od 30 dana od dana prijema ponude obavijestiti ponuđača da li prihvata ponudu. ekspertize i slično. i 3. Stvaraoci i imaoci arhivske građe iz člana 26. Član 27. način i drugi uslovi po kojima se registraturne i arhivska građa iznosi i vraća i o tome se izvještava nadležni organ koji je odobrio iznošenje.

tehnike čuvanja arhivske građe i provođenja mjera njene zaštite.Arhivska i registraturna građa čuva se po načelima savremene nauke. III – ARHIV FEDERACIJE .

kao i drugih stvaralaca ili imalaca arhivske građe od posebnog značaja za Federaciju. 5) preuzima arhivsku građu od stvaralaca i imalaca iz člana 2. 6) vodi evidenciju arhivske građe iz svojih fondova i zbirki. 3) nalaže stvaraocu ili imaocu da u određenom trenutku preduzme mjere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturnoj i arhivskoj građi. 7) vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke. . kao i poslove međunarodne arhivske saradnje. zaštite i stručnog održavanja registraturne i arhivske građe koja se nalazi kod stvaralaca ili imalaca iz članka 2. 2) vrši nadzor prilikom odabiranja arhivske građe iz registraturne građe. 8) poduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe (mikrofilmiranje. 10) izrađuje metodska uputstva. fotokopije i druge zvanične isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuva. 13) izrađuje naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi. 18) obavlja poslove saradnje da odgovarajućim organima. 9) vrši stručnu i naučnu obradu arhivske građe. 11) prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti u Federaciji. 19) na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja. 4) evidentira stvaraoce i imaoce i njihovu registraturnu i arhivsku građa.Član 32. ovog zakona. Član 33. čuvanja. potvrde. usavršavanje službenika arhivske službe i stručno osposobljavanje stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe. 14) vrši istaživanje u cilju kompletiranja arhivske građe. konzerviranje. 16) organizira predavanja. 20) vrši i druge poslove utvrđene zakonom. 12) obezbjeđuje uslove za korišćenje arhivske građe. a međudržavnu arhivsku saradnju obavlja preko Arhiva Bosne i Hercegovine. ovjerene prepise. Arhiv Federacije obavlja sljedeće poslove: 1) vrši neposredni nadzor u obavljanju poslova arhiviranja. ovog zakona. institucijama na teritoriji Bosne i Hercegovine. restauriranje i dr). Cjenovnik usluga za izdavanje dokumenata iz tačke 19. 17) vrši stručno obrazovanje. a po potrebi izdaje i stručne časopise. izložbe i druge pogodne oblike kulturno – obrazovne i naučne djelatnosti. na prijedlog direktora Arhiva Federacije. ovog člana utvrđuje Vlada Federacije. standarde i normative za arhivku djelatnost. 15) objavljuje arhivsku građu i druge publikacije.

O izvršenom nadzoru iz člana 33. . Član 37. Član 34. službenici visoke. stručni arhivistički ispit ( u daljnjem tekstu: arhivistički ispit) i radni staž predviđen zakonom i drugim propisima. 18. 2. dobivanjem na poklon ili zavještanjem. 16. kao i rješenja ako je doneseno. može preuzimati i arhivsku građu od privatnih stvaralaca i imalaca – pravnih i fizičkih lica pod uslovima iz člana 18. 3. ovog zakona. ako drugačije nije propisano odgovarajućim zakonom kantona ili ako kanton nema uslove da formira svoju komisiju. konstatuju nepravilnosti. arhivistički ispit polažu pred komisijom koju imenuje direktor Arhiva Federacije. ovog zakona sastavlja se zapisnik. ovog člana. Član 36. Arhiv Federacije prikuplja arhivsku građu od posebnog interesa za Federaciju. ovog zakona. Izuzetno.odnosno arhivske građe. 14. a drugi primjerak zadržava Arhiv Federacije. 11. Na osnovu stanja utvrđenog u zapisniku. kupovinom i razmjenom. U zapisnik se unose podaci o nađenom stanju registraturne i arhivske građe. u pogledu izvršenja poslova iz čl. i 20. Arhiv Federacije. Arhiv Federacije pribavlja arhivsku građu: 1. više i srednje školske spreme koji rade na arhivskim poslovima u kantonu i arhivama organa uprave i službama za upravu i drugim institucijama organizovanim na nivou kantona. Službenici i pripravnici visoke. 19. pored građe koju preuzima u skladu s ovim zakonom. i 3. ostaje kod stvaraoca i imaoca kod koga je izvršen pregled registraturne. Jedan primjerak zapisnika. 12. federalnih organa uprave i drugih federalnih organa koji rade na arhivskim poslovima. 15. Stvaralac i imalac registraturne i arhivske građe dužan je u utvrđenom roku otkloniti nedostatke utvrđene rješenjem. arhivistički ispit polažu pred komisijom koju imenuje direktor Arhiva Federacije. Član 35. 2. Na arhivskim poslovima u Arhivu Federacije i arhivama organa uprave i službama za upravu i drugim institucijama organizovanim na nivou Federacije može raditi službenik koji ima odgovarajući stepen i vrstu školske spreme. iz stava 1. više i srednje školske spreme iz Arhiva Federacije.Arhiv Federacije vrši nadzor nad radom stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe iz čl. ovog zakona. preuzimanjem od stvaraoca i imaoca arhivske građe. 17. i 2. donosi se rješenje kojim se naređuje otklanjanj utvrđenih nepravilnosti i utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti.

2. Stvaraoci i imaoci registraturne i arhivske građe iz čl. vođenje i korištenje arhivske knjige. Vlada Federacije propisuje uslove i način. na prijedlog direktora Arhiva Federacije. Član 39. uređuje Federalno ministarstvo pravde u saradnji s Arhivom Federacije. 2. za službenike više školske spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste. uz pribavljeno mišljenje Arhiva Federacije. ovog člana vrši Arhiv Federacije. Stručni nadzor nad radom specijaliziranih odjeljenja iz stava 1. za službenike srednje školske spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant. ovog zakona. ovog zakona. ovog člana stiču se pred komisijom koju imenuje direktor Arhiva Federacije. i 3. u skladu s ovim zakonom. Član 38. ovog člana odlučuje Vlada Federacije. Za svako radno mjesto iz osnovne djelatnosti Arhiva Federacije određuju se stručna zvanja. uslove i rokove čuvanja registraturne i arhivske građe. Arhivski poslovi u organima uprave Federacije i organa uprave kantona. Član 40. više i srednje školske spreme iz člana 37. prikupljanjem i proučavanjem arhivske građe. Evidentiranje i stručna obrada arhivske građe u specijaliziranim odjeljenjima iz stava 1. viši arhivist i arhivski savjetnik. O osnivanju specijaliziranih odjeljenja iz stava 1. organizovani na nivou Federacije koji se bave stvaranjem. ovog člana vrši s u skladu s članom 15. ako je to od posebnog značaja za izvršenje njihovih zadataka. Stručna zvanja za službenike iz stava 2. kao i program polaganja arhivističkog ispita za službenike i pripravnike visoke. IV – NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA .Arhivistički ispit položen pred komisijom iz stava 2. 3. ovog zakona. Stručna zvanja su: 1. ovog člana važi na teritoriji Federacije. za službenike visoke školske spreme: arhivis. Član 41. kao i način primopredaje arhivske građe između nadležnog arhiva i organa uprave i službi za upravu. mogu formirati specijalizirana arhivska odjeljenja (u daljnjem tekstu: specijalizirana odjeljenja). odnosno u gradskim i općinskim službama za upravu koji se odnose na arhiviranje predmeta i akata iz njihove nadležnosti. odabiranje arhivske građe iz registraturne građe.

stav 1. tačka 2. tačka 1. ako ne utvrdi Listu kategorija ili ne pribavi saglasnost Arhiva Federacije (član 11. Novčanom kaznom od 800 do 1. 6. 3. ako ne čuva registraturnu i arhivsku građu od oštećenja. Nadzor nad provođenjem ovog zakona vrši Federalno ministarstvo pravde.). ako ne vodi evidenciju i ne sređuje registraturnu i arhivsku građu (član 11. tačka 5). 5.400 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe: 1. ako ne obavijesti Arhiv Federacije o uslovima prodaje arhivske građe (član 27. Član 45.).Član 42. 3. tačka 4). Za radnje iz člana 43. ako bez odobrenja iznese u inostranstvo arhivsku građu. tačka 3). Novčanom kaznom od 1. .). tačka 1): 2.000 do 10. tačka 7). opremu.400 do 2. posebno za vrijeme ratnog ili vanrednog stanja ( član 16.). i član 14. ovog zakona kaznit će se i odgovorna osoba u pravnoj osobi novčanom kaznom u iznosu od 100 do 1. 3. 4. tačka 4. ako proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu koja je u vlasništvu Federacije (član 8. ako ne omogući Arhivu Federacije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske i registraturne građe (član 11. Član 44. ako ne vrši godišnje odabiranje arhivske iz registraturne građe ili ne pribavi odobrenje Arhiva Federacija (član 11. stav 1). ako ne čuva registraturnu i arhivsku građu u sređenom stanju (član 11. ako ne obezbijedi odgovarajući prostor. i član 14. stav 2. tačka 6). stav 1). Za radnje iz člana 43.000 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe: 1. odnosno u određenom roku tu građu ne vrati u zemlju (član 29. ako ne preda Arhivu Federacije u propisanom roku građu (član 19.000 KM. Novčanom kaznom od 800 do 1000 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe: 1.000 KM. ovog zakona kaznit će se za prekršaj pravna osoba – stvaralac i imalac registraturne i arhivske građe novčanom kaznom od 3. V – KAZNENE ODREDBE Član 43. 2. ako ne vodi arhivsku knjigu ili ne dostavi njen prepis Arhivu Federacije (član 11. 2. kadar i druge mjere zaštite registraturne i arhivske građe. uništenja i nestajanja (član 11.

ovog zakona. STRUČNO OBJAŠNJENJE UZ ZAKON O ARHIVSKOJ GRAĐI FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVIEN . Član 48. donijet će u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona prepise iz čl. Vlada Federacije. VI – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 46. i 38. 26. na prijedlog Arhiva Federacije. 16.Novčanom kaznom od 100 do 1. Kantoni su dužni u roku od tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona uskladiti svoje zakone o arhivskoj građi s odredbama ovog zakona. ovog zakona u roku od tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona. 20. ovog zakona. člana 25. Član 47.000 KM kaznit će se za prekršaj fizičko lice za povredu čl. i 28. 27. 13. Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije Bosne i Hercegovine“. Direktor Arhiva Federacije dužan je donijeti propise iz stava 2.

druge institucije i pravna lica organizovana u kantonu. CD-ova i sl. Ta odredba pruža mogućnost da se odmah na početku vidi šta je sve regulirano zakonom i kojim redoslijedom radi lakšeg snalaženja. obrazovanja. jer su ona zajednička i nedjeljiva i važe za sve stvaraoce. gradske i općinske organe vlasti. i 5. drugih institucija i pravnih lica u kantonu. fonografisani ili na drugi način zabilježeni dokument. o čemu će se govoriti u tom Zakonu. do 48. U cilju lakše i pravilne primjene ovog zakona u praksi. Time su utvrđene pravne pretpostavke za pravilno vršenje tih poslova od strane svih stvaralaca. Ovim odredbama je utvrđena definicija arhivske građe (član 3. Prema tome. odnosno imaoce arhivske građe na teritoriji cijele Federacije Bosne i Hercegovine (federalne. disketa. počev od čl. O tome se šire govori uz odgovarajuće odredbe Zakona. Ovom odredbom definirana su dva suštinska pitanja i to: a) Pojam registraturne građe kao izvora za arhivsku građu. Objašnjenja se daju prema vrsti i sistematici Zakona i to za svaku odredbu posebno.). značaj arhivske građe (član 4. Arhivska građa (čl.). do 10. . b) Drugo suštinsko pitanje dato u ovom članu je pojam stvaraoca registraturne građe organizovanih na nivou Federacije (drugi dio člana 2. filmovani. Prema tome. Ovim zakonom su regulirana sva važna pitanja za organizovanje. odnoso imalaca arhivske građe. Zakon se u cjelini odnosi na sve organe vlasti. gradu i opštini. do 10.). fotografisani.). kako iz sfere uprave. crtani. regulirana su sljedeća pitanja: 1). 1. Predmet Zakona (član 1.). kantoni su ovlašteni da donesu svoje zakone o arhivskoj građi. kao i fizička lica. kako onaj pisani. gradu i opštini. Zakona. kulture. odnosno imaoce arhivske građe. 3). udruženja građana. To znači da ta pitanja važe za sve stvaraoce. zdravstva. a u znatnijoj mjeri odnosi se i na sve organe vlasti. tako i crtani. kantonalne. druge insitucije i pravna lica). kantonalnim zakonima trebalo bi detaljnije urediti samo pitanja koja se odnose na način organizovanja i čuvanja arhivske građe iz nadležnosti organa vlasti. Registraturna građa (član 2. a u odnosu na sva ostala pitanja važi ovaj zakon. kantoni svojim zakonima ova pitanja ne mogu drugačije uređivati. U okviru općih odredaba Zakona. 4. pod jednakim uslovima. druge institucije i pravna lica organizovana na nivou Federacije Bosne i Hercegovine. 3. što je karakteristika prvih odredaba u svakom zakonu.). Istina.) U odredbama čl. bankarstva. štampani. tako i privrede. kao posljednje odredbe Zakona. ali ti zakoni moraju biti u skladu s ovim zakonom i. u obliku magnetnih traka. 1. kako slijedi. regulirana su određena pitanja koja imaju opći karakter. Pod pojmom na drugi način zabilježen dokumentarni materijal podrazumijeva se i savremeni način bilježenja dokumenata na računarima. ova odredba nema neke posebne praktične primjene. daju se šira stručna objašnjenja cijelog zakona.) i dostupnost arhivske građe (član 5. 2). štampani i na drugi način zabilježen. po pravilu. taksativno su nabrojani stvaraoci registraturne građe organizovani na nivou Federacije. Određena pitanja iz općih odredaba bliže su razrađena u ostalom dijelu Zakona. Dijelom odredbe člana 2. 1. I – Opće odredbe (od čl. Pod tim se podrazumijeva.(Autori: Slobodan Kristić i Amira Šehović) Parlament Federacije Bosne i Hercegovine donio je Zakon o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu za ovaj zakon koristiće se skraćenica: Zakon). Pod pojmom registraturne građe podrazumijeva se sav izvorni i reprodukovani dokumentarni materijal. Arhivska građa je definirana kao izvorni i reproduktivni dokumentarni materijal pisani. sređivanje i čuvanje arhivske građe u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu koristiće se skraćenica: Federacija BiH). U ovoj odredbi samo su nabrojana pitanja koja se reguliraju Zakonom.

federalni ustanova. Stvaralac je svako pravno lice čijim radom nastaje arhivska i registraturna građa dok je imalac ona pravna i fizička osoba koja je do građe došla bilo nasljeđivanje. odnosno njegova organizaciona jedinica. stav 2 utvrđuje posebna zaštita i registraturne građe iz koje se odabire arhivska građa i njena prvobitna zaštita i čuvanje do vremena odabiranja. bez obzira na sadržaj i unutarnje organizacione promjene. . Neotuđivost registraturne i arhivske građe. Odredbom stava 2. Značajno je istaći da se odredbom člana 4.). nauke. To podrazumijeva da ono što nastane radom jednog pravnog ili fizičkog lica od njegovog osnivanja do prestanka rada. 6). pojam registraturne i pojam ahivske građe. izdvojeni dio.. ne može izvršiti djelimično ili cjelovito uništenje registraturne građe. Kako je arhivska građa od posebnog interesa i dio kulturnog naslijeđa.). Ukoliko se izdvoji dio postojećeg ministarstva. a to je nedjeljivost registraturne i arhivske građe nastale radom jednog stvaraoca. Potrebno je naglasiti da je istovjetno zakonski zaštićena. odnosno federalnih institucija. zaštitu te njeno obavezno preuzimanje od nadležnog arhiva. odnosno imaoci. predstavlja nedjeljivu cjelinu. npr. što je regulirano ovim zakonom. Zaštita registraturne i arhivske građe. službi za upravu. Stavom 3. moraju čuvati i zaštiti pod uslovima određenim ovim zakonom i na osnovu njega donesenim podzakonskim aktom. Odredbom člana 8. iz principa nedjeljivosti. utvrđeno je vlasništvo Federacije nad arhivskom i registraturnom građom nastalom u radu federalnih organa uprave. kulturu. obrazovanje i druge društvene potrebe. ima trajni karakter. tako je isto i njena dosupnost javna i slobodna (član 5. i formira kao samostalno pravno lice. to podazumijeva njen trajni karakter.Za razliku od registraturne građe čiji je rok trajanja vremenski ograničen. poklonom ili po bilo kojoj drugoj osnovi. te rok određen za njeno čuvanje. regulirano je da tijelo koje odlučuje o podjeli ili spajanju stvaraoca utvrđuje ko je dužn voditi brigu o arhivskoj i registraturnoj građi koja je nastala do trenutka podjele. kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica koja su organizirana na nivou Federacije. To podrazumijeva da arhivsku i registraturnu građi stvaraoci. kako arhivska. Ministarstvo kulture i sporta. Ovo je posebno značajno istaći zbog činjenice da se iz registraturne građe odabire arhivska građa i to u vrijeme dok se ona još nalazi kod stvaralaca registraturne građe pod uvjetima reguliranim ovim zakonom i podzakonskim aktom (vidi Uredba o načinu organizovanja i vođenja arhivskih poslova). njeno čuvanje. Nedjeljivost registraturne i arhivske građe. bez odobrenja nadležnog arhiva. član 4. člana 7. odnosno spajanja. Federalno ministarstvo obrazovanja. utvrđeno je da je zaštita arhivske i registraturne građe od posebnog značaja za Federaciju. nauku. člana 7. može izuzeti arhivsku i registraturnu građu samo onog dijela koji se odnosi na njegov djelokrug rada. kulture i sporta). istog člana (8. Odredbom člana 6. Jedan od najznačajnijih principa arhivske struke reguliran članom 7. izuzeti su slučajevi izdvajanja jednog ili više organizacionih dijelova u samostalne stvaraoce ili imaoce (npr. tako i registraturna građa (stav 2. Stavom 2. Pod tim se podrazumijeva da nijedan stvaralac i imalac iste. odnosno kod koga se nalazi. otkupom. Kada je nešto kategorisano kao arhivska građa. a radi se o građi od interesa za Federaciju. 5). bez obzira na to u čijem vlasništvu ili posjedu. 4).) utvrđena je neotuđivost registraturne i arhivske građe. arhivska građa zbog svog značaja za funkcionisanje uprave u Federaciji. ali i za historiju. Iz tog razloga nužno je razlikovati. bilo kao pravni sljedbenik.

11. II – Zaštita registraturne i arhivske građe (čl. grada i općine utvrđuje se zakonima istih. istog člana (10. 11. Nadležnost nad arhivskom građom. a registraturna i arhivska građe nastala u radu institucija kantona. To podrazumijeva da u privatnu arhivsku građu jednog federalnog funkcionera spada sva njegova privatna korespodencija. Tako je stavom 1. drugih federalnih institucija. Na primjer: poklon. izvještaji. do 31. odnosno štiti registraturnu građu koja ima operativni karakter. 7). S izuzetkom da u privatno vlasništvo ne spada i arhivska građa koj je nastala u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe. ovog člana (9. čuvaju. kako prema istoj.To podrazumijeva istovremeno i nemogućnost prodaje. nije drugačije određeno. gradovi i općine da prilikom donošenja zakona i podzakonskih akata osiguraju stručne arhivske principe utvđene ovim zakonom. odnosno institucija SR Bosne i Hercegovine i Republike Bosne i Hercegovine. odnosno iz nje se izdvaja arhivska građa. – 15. metodologija evidentiranja i obrade arhivske građe. Stavom 2. 31. s tim da je regulirano i da i ta građa podliježe stručnom nadzoru Arhiva. odnosno podzakonskim aktom.) Odredbama čl. Zakona. tako i prema arhivskoj i registraturnoj građi koja nastaje radom institucija na drugim nivoima u Federaciji. Stavom 3. osiguranje uvjeta čuvanja. Javna i privatna arhivska građa. poklona. Odredbom člana 9. reguliran je odnos prema registraturnoj i arhivskoj građi nastaloj radom bivših institucija Bosne i Hercegovine. primopredaja arhivske građe i korištenje arhivske. 1). kojim se obavezuju stvaraoci i imaoci iste da je štite. tako i prema Arhivu koji je nadležan za njenu zaštitu. Zakon jednako tretira. . 11. prodaja arhivske građe u privatnom vlasništvu i iznošenje arhivske građe van granica Bosne i Hercegovine. sređuju. kako javne arhivske građe.) Zaštita registraturne i arhivske građe regulirana je u odredbama čl. kako registraturne. U tim odredbama regulirana su sljedeća pitanja i to: Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe. klasifikovanju i vrednovanju. kao što štiti i arhivsku građu koja ima trajni karakter i koja je opće kulturno dobro. regulirano da registraturna i arhivska građa nastala radom institucija Bosne i Hercegovine. udruženja građana i drugih pravnih lica. Stavom 1. otkupa te građe bez saglasnosti nadležnog arhiva ako zakonom. 8). federalnih ustanova. tako i arhivske građe. 11. data je definicija. te donese normative o njenom čuvanju. ali ne i službena dokumentacija koja mu je po prirodi njegove funkcije upućivana ili je ona upućivao. Zaštita registraturne građe ogleda se u odredbama člana 11.) definirano je privatno vlasništvo nad arhivskom građom. smatraju se javnim dobrom. informacije i razni drugi dokumenti koje je dobivao dok je obavljao javnu funkciju. regulirane su obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe. tako i privatne arhivske građe i utvrđena nadležnost Arhiva nad jednom i drugom. Odredbom člana 10. uređuje se Zakonom o arhivskoj građi Arhiva Bosne i Hercegovine. ove odredbe utvrđeno je vlasništvo nad arhivskom i registraturnom građom nastalom u djelovanju organa uprave Federacije. Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe (čl.) obavezuju se kantoni. ali je istovremeno izvor za arhivsku građu. postupak s registraturnom građom koja nema trajni karakter. do 15.

Ista se ne može jednostavno baciti u kontejner. Sve ove obaveze su detalno razrađene u podzakonskim aktima. te su u tačkama od 1. Postupak s registraturnom građom koja nema trajni karakter. Posebno važne obaveze regulirane su u tačkama 3.Zaštiti registraturne građe zakonodavac je dao isti značj kao i zaštiti arhivske građe i štiti je od samog njenog nastanka do njenog uništenja. ovog zakona. te su publicirane u ovoj knjizi. Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe (čl. kojima se stvaraoci i imaoci obavezuju da Arhivu omoguće korištenje arhivske građe i njeno kopiranje u fazi dok se ona još nalazi kod stvaraoca i imaoca. ovog člana. 14. te Uredbi o organiziranju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u Federaciji Bosne i Hercegovine koje su posebno obrađene u ovoj knjizi. – 13. od registraturne građe. njihovih običaja i sl. odnosno prestanka njenog operativnog značaja. decidno navedene obaveza stvaraoca i imaoca prema vlastitoj registraturnoj građi. registratora. odnosno dokaz postojanja kako države. 2). b). odnosno onom građom kojoj je istekao rok čuvanja (čl. člana 11. Odredbe iz člana 14. a na temelju uputstava arhivske ustanove.. 5. do 6. Uredbi o organiziranju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu. Ovim odredbama je istaknut njen značaj kao kulturnog dobra. ovog zakona također su konkretnije razrađene posebnim podzakonskim propisima. kutija. i 8. kojoj je utvrđen rok čuvanja. – 15. Obaveze stvaraoca i imaoca registraturne građe (čl.) . Tek dobivanjem saglasnosti od strane Arhiva. poslije isteka da istu popiše po godinama. Zakona. 11. taksativno su navedene obaveze stvaraoca i imaoca prema registraturnoj građi. ta građa se može uništiti. Poseban značaj i zaštita najprije registraturne građe. regulirana obaveza prema Arhivu. Obavezuje se stvaralac registraturne građe. vrsti i količini i predloži Arhivu za uništenje. – 8. Tako su u članu 11. omota i sl. Posebna zaštita registraturne građe ogleda se i u njenoj zaštiti prilikom uništenja.. koja je osnov za arhivsku građu. u tačkama 1. te ih je potrebno koristiti. te da planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe prema standardima i normativima arhivske struke.) Članom 11. memorije naše prošlosti. vođenje evidencije. i 13.) Odradbama člana 14. a). 11. utvrđene su obaveze stvaraoca i imaoca prema arhivskoj građi u njihovom posjedu. 12. koja je operativnog karaktera i u određenim rokovima predviđena za uništenje te na kraju obavezu vođenja i dostavljanja arhivske građe (prijepisa) koja je opći inventarni popis cjelokupne arhivske i registraturne građe koja nastaje radom jednog stvaraoca. tako i njenih naroda. knjiga. što se vidi iz obaveza koje su utvrđene za stvaraoe imaoce registraturne građe odredbama čl. – 16. odnosno gore navedenim uredbama.) za svaku godinu. a odnosi se na omogućavanje stručnog nadzora i obaveza dostavljanja Arhivu podataka za evidencije koje vodi. vršenja redovnog odabiranja arhivsk građe koja ima trajni karakter čuvanja. i 6. a one se sastoje u obavezi čuvanja iste. odnosno popis svih arhivskih jedinica (fascikli. pa arhivske građe kao kulturno – historijskog dobra utvrđena je u odredbama članova 11. Zakonodavac je tačno utvrdio postupak uništenja bezvrijedne registraturne građe. taksativno pobrojane obaveze. Posebno je tačkama 4. utvrđivanju Liste kategorija kojom se utvrđuju rokovi čuvanja. 12. i 13.

Odredbom člana 13. a koji su usklađeni s međunarodnim standardima i normama za ovu oblast. 3). Osiguranje uvjeta čuvanja registraturne i arhivske građe (stvaraoci i imaoci) – (član 16. Propisi o stručnoj obradi. iskazana je za stvaraoce i imaoce obaveza jedinstvene metodologije evidentiranja i obrade arhivske građe dok se ona još nalazi u njihovom posjedu. Tu metodologiju utvrđuje Arhiv Federacije. a ostali je moraju predati u propisanom obliku preduzeću za otukup starog papira. tako i arhivske građe koje utvrđuje Arhiv. kako smo rekli. da bez rješenja Arhiva Federacije o odobrenju za uništenje registraturne građe ne smije preuzeti i uništiti registraturnu građu.U odredbama člana 12. redovno svake godine i predviđena je za uništenje. Metodologija evidentiranja i obrade arhivske građe (član 15. Izuzetno stvaraoci i imaoci registraturne građe. Da bi se posao oko dobivanja odobrenja za uništenje registraturne građe vremenski ograničio. a njenu primjenu kontrolira stručno lice za nadzor iz Arhiva Federacije. člana 12. kako registraturne građe. Posebnost arhivske građe i njena posebna zaštita ogledaju se i u javnim odredbama člana 15. odnosno rokova čuvanja. kojom je utvrđena obaveza preduzeća za otkup papira. kao i određivanju posebnih ustanova za njeno evidentiranje. nego u pravom smislu riječi uništenje. stavom 2. Posebno je važno istaći odredbu stava 3. odnosno predaje nadležnom preduzeću za otkup papira. kojim se utvrđuje metodologija njenog evidentiranja i obrade. regulirano je da način odabiranja arhivske građe iz registraturne građe posebnim propisom utvrđuje Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. Zakona utvrđen je postupak prema bezvrijednoj registraturnoj građi. izdvaja na temelju Liste kategorija registraturne građe ( u daljnjem tekstu: Lista kategorija). Takav postupak podliježe sankcioniranju po kaznenim odredbama ovog zakona. te zapisnik i rješenje o odobrenju za uništenje. 4). izrezanu registraturnu građu mogu baciti u otpad. Ista se. Važno je napomenuti da izdvojena registraturna građa pod pojmom unuštenje ne podrazumijeva njeno bacanje na otpad. uvid odgovornog lica Arhiva u popis i izdvojenu registraturnu građu. odnosno standarde evidentiranja i obrade. nadzor i čuvanje.) . Arhiv je obavezan da rješenje o uništenju registraturne građe donese najkasnije 30 dana od dana podnošenja zahtjeva. člana 12. To je regulirano posebnim podzakonskim aktima. koji imaju tehničke mogućnosti za rezanje iste.) Posebnim članom 15. „Propisan oblik“ podrazumijeva popis izdvojene registraturne građe. uredbama o organiziranju i načinu vršenja arhivskih poslova koje su publikovane u ovoj knjizi.

utvrđena je predaja arhivske građe u sređenom stanju. Praksa pokazuje da. a koje donosi Vlada Federacije na prijedlog Arhiva Federacije. a od vitalnog je značaja za građane koji su pohađali ili završili istu. što znači određen prostor s odgovarajućim klimatskim uvjetima. kojim se detaljnije utvrđuju mjere o ovim uvjetima. ne poštuje kako standarde propisnog predavanja građe. naznačena je opća odredba kojom se obavezuju stvaraoci i imaoci da osiguraju prostor. Dosljedna primjena odredaba ovog člana za zaštitu arhivske i registraturne građe je od izuzetnog značaja. člana 18. je posebno značajan zbog reguliranja uvjeta korištenja arhivske građe. neposredne ratne opasnosti ili vanrednih prilika. Te uredbe su donesene i sa stručnim objašnjenjima publicirane u ovoj knjizi. Izrazit primjer je Više upravne škole u Sarajevu. fascikle) za smještaj građe. što podrazumijeva kvalificiran kadar osposobljen za rad na stručnim arhivskim poslovima. Primopredaja arhivske građe (čl. čija je građa predata u djelimično sređenom stanju. Ta građa je. nego i njegove ukupne registraturne i arhivske građe. tako i transporta iste. te je Arhiv morao u djelimično rasutom stanju preuzeti i u maksimalnom nedostatku vlastitog prostora naći joj smještaj i omogućiti u ratnim i poratnim uslovima njenu maksimalnu dostupnost. kadar i druge mjere zaštite registraturne i arhivske građe. člana 18. odnosno Uredbi. Stav 2.). njenu bezbjednost. metalne police. odnosno imaoca. – 20. a i sve materijalne obaveze u preuzimanju i obezbjeđenju opreme i smještaja. . u zakonom predviđenom roku od 60 dana. odnosno imaoca. Iz toga razloga odredbe člana 17. što nije ništa manje važno. Posebno je to iskazano za uvjete rata. čiji interes nije bio da se ta građa tu sačuva. organ koji je u ovim slučajevima zadužen za primopredaju. U toj općoj odredbi podrazumijeva se da stvaralac mora obezbijediti elementarne uvjete za čuvanje registraturne i arhivske građe. kadar. 5). vrsti i količini.) Prestanak rada stvaraoca ili imaoca registraturne i arhivske građe je česta pojava. te sve druge mjere koje su nužne za zaštitu građe. tako ni rokove. registratore. bez obzira na zakonsku odredbu i nastojanje Arhiva da je provede.godine. da njegovu građu. ostavljena u prostoru koji je po tome dodijeljen drugoj obrazovnoj instituciji. opremu. s obavezom njenog popisa. Stav 2. i to po godinama. požara i sl. preda Arhivu Federacije na način predviđen ovim zakonom i podzakonskim aktima. kako u miru. rata. jer se on u praksi dosljedno ne primjenjuje. 17. po ukidanju VUŠ-a 1990. I ovim odredbama zakonodavac nastoji istaći posebnost značaja registraturne i arhivske građe pa utvrđuje obavezu stvaralaca na osiguranje posebnih uslova za zaštitu i čuvanje iste. odgovarajućom opremom (kutije. U praksi se često događa da predstavnicima Arhiva pripadne obaveza kako sređivanja. člana 16. obavezuje donošenje propisa. a da pitanje arhivske i registraturne građe dolazi u drugi plan. a posebno ne materijalno obezbjeđenje njenog smještaja. tako i u vanrednim prilikama (ratne opasnosti. pa i da je ista prepuštena na milost i nemilost. U praksi je uobičajeno da se pitanje materijalne imovine prioritetno rješava. su značajne jer obavezuju organ koji je donio akt o ukidanju stvaraoca. Odredbom tog stava dato je pravo stvaraocu i imaocu da može pod određenim uvjetima vremenski ograničiti korištenje predate arhivske građe u cjelini ili u njenim dijelovima. U tim slučajevima se postavlja pitanje ne samo sudbine finansijsko – materijalne ostavštine ukinutog stvaraoca. odnosno da se post festum predaje Arhivu ne samo u nesređenom nego i u haotičnom stanju. Odredbom stava 1.U odredbama člana 16. poplave.

uništenja ili oštećenja. odnosno imaoca. Nažalost. Kako je ovim zakonom općenito reguliran način primopredaje arhivske građe. razloge skraćenja ili produženja roka predaje i decidno navođenje načina njenog korištenja. Ako za to postoje razlozi. imajući je kod sebe ili. vodeći računa o tome. stav člana 19. ali uz opravdane razloge. Rokovi produženja ili skraćenja u ovom zakonskom propisu su uvjetovani potrebama stvaraoca. Stavom 4. člana 19. preuzimala se i preuzima se samo arhivska građa kojoj prijeti opasnost nestajanja. kao i ona koja nema pravnog sljedbenika. bilo državne tajne i sl. utvrđena je mogućnost da Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova i Federalno ministarstvo odbrane svoju građu mogu čuvati i duže od utvrđenog roka od 30 godina. i 14. člana 19. člana 21. ovog zakona. za što je nužna saglasnost Vlade Federacije. obavezao je da i stvaralac. ali je pod nadzorom i brigom Arhiva dok se ne stvore uvjeti (prostorni i materijalni) za njeno preuzimanje. odnosno imalac arhivske građe. zakon. Osnovni utvrđeni rok je 30 godina od dana nastanka. propisuje da navedeni organi moraju donijeti vlastiti akt o uvjetima i načinu korištenja arhivske građe. 11. bilo kao zaštitu ličnih podataka. koja iz pomenutih razloga nije preuzeta. propisana je obaveza predaje arhivske građe u vlasništvu Federacije. u dosadašnjoj arhivskoj praksi. To podrazumijeva da ti organi mogu formirati svoja specijalistička arhivska odjeljenja. obavezuje stvaraoca i imaoca da tu građu čuva sukladno ovom zakonu i podzakonskim aktima. što je češće slučaj. 3. istog člana propisuje da su dužni poštovati obaveze o zaštiti i čuvanju registraturne – arhivske građe i svega drugog što proizilazi iz čl. da koristi na lakši način tu istu.To podrazumijeva izuzetak za onu vrstu građe koja podliježe posebnom ograničenju. je izričito naznačeno da Vlada Federacije Bosne i Hercegovine. propisana je obaveza stvaraoca i imaoca arhivske građe da u slučaju skraćenja ili produženja roka primopredaje. jer potrebe za preuzimanjem arhivske građe nadilaze prostorne i druge mogućnosti Arhiva za preuzimanje iste. . Iz tih razloga. ali ne duže od 50 godina. regulirani su izuzci koji podrazumijevaju da se građa može i prije i poslije tog roka predati Arhviu. kao i rokovi njene primopredaje. kao i arhivska ustanova vode zajedničku brigu o zaštiti arhivske građe bez obzira na to kod koga se ona nalazi. Ta vrsta ograničenja predstavlja izuzetak i ne može važiti za građu stariju od 50 godina. u trenutnoj arhivskoj praksi Bosne i Hercegovine postoji ogromna količina arhivske građe prispjele za preuzimanje. uvjeti za smještaj građe morali bi biti višestruko obezbjeđeni. pored popisa arhivske građe koja se predaje. kada bi svaki stvaralac građu nastalu u tom periodu trebao predati arhivu. Ova druga mogućnost je u praksi mnogo češća. a stav 3. Kada bi Arhiv u potpunosti poštovao odredbe ovog člana. Odredbom člana 21. zbog ograničenosti prostornih i materijalnih uvjeta. Stav 2. Stavom 2. Taj sporazum podrazumijeva. nemogućnosi Arhiva iz razloga ograničenog prostora da je preuzme. Odredbama člana 19. ali da moraju ta odjeljenja biti formirana po standardima arhivske struke i da se građa mora čuvati također po arhivskim principima. na prijedlog Arhiva Federacije. u članu 20. s Arhivom naprave međusobni sporazum. donosi uredbu kojom se to regulira. međutim.

regulirano odredbom čl. To podrazumijeva da stvaralac ili sljedbenik arhivske građe može istu neograničeno koristiti u operativne svrhe. 6).To istovremeno podrazumijeva da su u obavezi da svoju građu stariju od 50 godina predaju Arhivu. s tim da taj rok nije duži od 30 godina. odnosno regulirano je da se i na tu građu primjenjuju iste odredbe koje se primjenjuju na arhivsku građu u vlasništvu Federacije Bosne i Hercegovine.) Korištenje arhivske građe dijelom je. Odredbom člana 25. regulirano je da se građa u privatnom vlasništvu može istraživati. znanstvene i druge društvene potrebe po proteku roka koji utvrde stvaralac i imalac. ta vrsta ograničenja je izuzetna i ona je određena stavom 2. 24. Utvrđeno je da se arhivska građa može koristiti u javne. U principu. odnosno kojoj je služila.. proučavati. Uvjetovano ovim zakonom. 22. – 23. kao i ona građa koja je preuzeta u nesređenom stanju. uz pravo da može istu neograničeno koristiti u svrhu u koju je nastala. te njeno davanje na uvid ugrožava njenu sačuvanost. člana 22. odnosno 50. izuzet je stvaralac ili imalac arhivske građe. člana 26. Korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu (čl. Korištenje arhivske građe (čl. ali samo za svoje potrebe i potrebe svoje djelatnosti. . kojim se u određenoj mjeri izjednačavaju obaveze stvaraoca i imoaca privatne građe sa stvaraocima i imaocima u vlasništvu Federacije. Izuzetak čini ona arhivska građa čiji rok od 30. da za potrebe naučne i stručne obrade Arhiva Federacije moraju omogućiti sve neophodne mjere zaštite. kao i Zakonom o dostupnosti informacija. kao i dozvoliti snimanje iste. koji se utvrđuju posebnim ugovorima između poklonodavca i Arhiva. uz odobrenje Arhiva koji mora voditi računa o posebnim uvjetima o načinu korištenja koje je naveo darodavac privatne građe. Od ovih ograničenja.) Odredbom člana 24. – 23. stavlja se obaveza stvaraocu i imaocu privatne građe prijavljivanja iste Arhivu. Posebno je važan stav 2. a i taj izuzetak je ograničen na rok od 50 godina maksimalno. kao i sva ostala građa u vlasništvu Federacije koja je pohranjena u Arhivu Federacije. zbog obaveza istih. člana 22. Stavom 1. 22. Posebno je značajan član 26. član 26. kada je riječ o javnoj arhivskoj građi. kao i dostavljanje svih potrebnih podataka za evidencije Arhiva. kao i ona građa za čije je korištenje stvaralac utvrdio posebne uvjete. članom 23. Izuzetak što je vlasniku u privatnom vlasništvu ostavljena mogućnost da za korištenje postavi i svoje uvjete koji ne moraju biti uslađeni s ovim zakonom i ovim propisima. naznačeno je pravo korištenja arhivske građe u privatnom vlasništvu.godina nije prošao. 7). mikrofilmovati. – 26. arhivska građa koja se nalazi u Arhivu je dostupna u cjelini.

čime se nastoji obezbijediti interes i sugurnost države da sačuva najvredniju arhivsku građu. ukoliko se radi o građi od interesa (historija. kulturu i druge potrebe. ekspertize i sl. mora tražiti odobrenje Vlade Federacije Bosne i Hercegovine i prethodno mišljenje Arhiva Federacije. zakonodavac je u članu 31. U dozvoli za iznošenje određeni su rok. a od značaja je za istoriju. kod nas. a da se po važećim principima provenijencije. Ova odredba obezbjeđuje da Arhiv Federacije dođe do arhivske građe u privatnom vlasništvu . Zbog značaja i odgovornosti za ovu vrstu posla. kao i onemogućavanje manipulacije i formalne kupoprodajne ponude. nauku. Prateći tu intenciju. privatne arhiske građe dužan prilikom prodaje istu prvo ponuditi Arhivu. Da bi se obezbjedilo čuvanje arhivske i registraturne građe i provođenje mjera i njene zaštite po načelima savremene nauke i tehnike. U dosadašnjoj arhivskoj praksi. 8). tamo gdje je i nastala. – 28. zakonodavac je u članu 27. zakonodavac je odredio da se razmjena arhivske građe s inostranstvom može vršiti samo uz odobrenje Vlade Federacije. Arhiv u praksi. Iz tih razloga u članu 29. Iznošenje i razmjena arhivske građe (čl. Tek u slučaju da u stručnoj procjeni Arhiva Federacije ne postoji javni interes. poklona. kao i drugi uvjeti osiguranja građe. Prodaja arhivske građe u privatnom vlasništvu (čl. veće ili manje arhivske cjeline su se našle u posjedu određenih institucija van Bosne i Hercegovine. ne nalazi u nadležnoj arhivskoj ustanovi. način iznošenja. i to one koja je od interesa za Federaciju. Ova vrsta sticanja arhivske građe je ustaljena u arhivskoj praksi i korištena i ranije.) Svako iznošenje arhivske građe. do iste dolazi putem otkupa. odnosno imalac. osim preuzimanja arhivske građe. 9). ali se obezbjeđuje. odnosno transporta. a po njenom vraćanju. od stvaraoca. ograničen je u prodaji privatni imalac arhivske građe i obavezan je da prvo Arhivu Federacije ponudi arhivsku građu. da bude pod nadzorom i da se može pod određenim uvjetima koristiti u svakom obliku. kultura) za Federaciju. osigurao interese države da je stvaralac. sve imaoce obavezao na tu primjenu . jer je zbog ratnih i drugih istorijskih okolnosti ne mala količina arhivske građe rasuta po arhivima kako u Bosni i Hercegovini.Ovim se ne dovodi u pitanje vlasništvo privatne arhivske građe i raspolaganje istom. Razmjena arhivske građe podrazumijeva arhivske cjeline koje su se po bilo kojoj osnovi našle van posjeda stvaraoca arhivske građe ili nadležne arhivske ustanove. zakonodavac je utvrdio obavezu imaoca da istu u slučaju njenog izlaganja van granica Bosne i Hercegovine (izložbe). zbog istorijskih uvjeta. tako i iz registratura (registratura je arhivistički termin za stvaraoca ili imaoca građe) u inostranstvo podložno je ogromnom riziku i traži obezbjeđenje maksimalnih uvjeta za njeno očuvanje. – 30. 27. ista se može prodavati i drugom kupcu. 29.) Odredbom člana 27. obavezu da se nadležni organ obavijesti o tome. tako i van Bosne i Hercegovine. kao iz Arhiva. te razmjenom arhivske građe s drugim arhivskim ustanovama i drugim imaocima arhivske građe u cilju sistematskog popunjavanja svojih fondova i zbirki. s tim da je određena obaveza privatnog vlasnika da istu ne može prodati po nižoj cijeni i povoljnijim uvjetima od onih koje je nudio Arhivu Federacije. nauka. odnosno nastanka.

kopiranje i sl. obradi itd. kao i permanentna edukacija i usavršavanje u Arhivu. ovog zakona regulirana su sljedeća pitanja iz djelokruga rada i to : osnovni zadaci Arhiva u njegovu radu. standarda i normativa za arhivske djelatnike (tačka 10. Iz tog razloga ovo je detaljnije regulirano i posebnim podzakonskim aktima. Posljednim stavom člana 32. odnosno građi smještenoj u Arhivu. a to je mogućnost njenog korištenja. nakon sređivanja građe. 1). sumarnih vodiča i sl. Ono što je zadaća Arhiva po preuzimanju arhivske građe. restauracju. regulirano je da Arhiv za usluge izdavanja dokumenata vrši naplatu. od čl.. koji su obavezujući za sve imaoce i stvaraoce registraturne i arhivske građe. U trećem poglavlju ovog zakona. i člana 32. do 41. 32. U tu svrhu spada i objavljivanje arhivske građe. – 41. Iz ovog člana proizilaze podzakonski akti koje donosi Vlada Federacije. što podrazumijeva njenu stručnu i naučnu obradu.) Arhiv Federacije ustanovljen je odredbama člana 15. – 41. čiji iznos utvrđuje Vlada Federacije Bosne i Hercegovine na prijedlog direktora Arhiva. stručni nadzor nad zaštitom registraturne i arhivske građe. te preduzimanje tehničkih i tehnoloških mjera njene zaštite (konzervaciju. što je navedeno u tačkama 11. i 17. tačka 1. regulirane su obaveze i zadaci Arhiva Federacije kao nadležne ustanove na zaštiti. ono što je neodvojiva zadaća Arhiva. stručna sprema.načelnom odredbom. obimu i stepenu sređenosti arhivska građa biti preuzeta u Arhiv. arhivske građe u nadležnosti Federacije. Prva zadaća Arhiva je zaštita arhivske i registraturne građe na terenu i ona je navedena u prvih 5 tačaka ovog člana. Treća zadaća Arhiva je. čiji je cilj sređenost arhivske građe na višem stepenu (arhivističko sređivanje građe). to je izrada uputstava. te redovitog i stručnog nadzora Arhiva nad tim poslovima.f Zakona o federalnim ministarstvima i drugim tijelima federalne uprave. U odredbama čl. i članom 15. – 12. stručna zvanja u arhivskoj djelatnosti. Od pravilnog načina nastajanja i vođenja registraturne građe. pravilnici i drugi normativi koje donosi Arhiv Federacije. čuvanju. mikrofilmovanje.) i obezbjeđivanje uvjeta za njeno korištenje i prezentiranje. od koji ovisi ne samo fizička zaštita građe u nastajanju nego i njeno uredno i pravilno vođenje. Osnovni zadaci Arhiva Federacije (čl. 32. ovog zakona. izrada naučno – informativnih sredstava (inventara – analitičkih. regulirano je tačkama 6. pribavljanje arhivske građe. Pored ovoga. evidentiranju. Ovim odredbama regulirane su radnje na preuzetoj arhivskoj građi.) kojima se omogućuje korisniku brži i lakši pristup informacijama koje sadrži arhivska građa. organiziranje predavanja kao transparentnog oblika djelovanja arhivske ustanove. 32. te standardi .) U odredbama člana 32. 32. te specijalizirana arhivska odjeljenja. organizovanje izložbi arhivskih dokumenata. To je jedna od najvažnijih funkcija Arhiva. Ovo . ovisi u kakvom će stanju. taksativno su u 20 tačaka navedeni osnovni zadaci Arhiva Federacije. – 5. – 33. ovog člana. tačka 5. član 32. koji se mogu grupisati u tri temeljne zadaće. III – Arhiv Federacije (čl. ovog člana.). a time je konačno uvjetovano ono najvažnije.

2). 19. to jest u Arhivu. bilo dobivanjem na poklon i zavještanjem. okvirno je naveden način na koji se vrši stručni nadzor. 16. – 36. Razmjena podrazumijeva popunjavanje arhivskih fondova ili zbirki kako s arhivskim ustanovama. ovog zakona) vrši Arhiv Federacije. zaštite i drugih poslova utvrđenih u odredbama čl. a to znači uredno popisana i sređena i s definiranim mišljenjem o načinu i uvjetima njena korištenja. 15. odnosno njegova ovlaštena stručna lica. 33. 17.) Odredbom člana 35. 14. 11. decidno je regulirano da nadzor nad radom stvaraoca i imaoca registraturne i arhivske građe u pogledu njihovih poslova (obaveza evidentiranja. i 3. Bitno je da se ta građa čuva po standardima arhivistike i da je u Arhivu evidentirana. odnosno pokreće prekršajni postupak. 3). daje rezultate. 35. ovog zakona. U drastičnim slučajevima nepoštivanja propisa i nepreduzimanja naloženih mjera u utvrđenom roku. U članu 34. a ne u muzeju. U praksi. a značajna je za kompletiranje postojećih fondova ili je od općeg značaja za područje Federacije. Drugi izvor je kupovina ili razmjena. navedeno da Arhiv stiče arhivsku građu preuzimanjem od stvaraoca i imaoca arhivske građe iz člana 2. značajne zbirke dokumenata se nalaze i u ovim ustanovama. galeriji i slično. Tako je u tački 1. Na taj način pribavljanja Arhiv ima najmanji utjecaj. permanentno upozoravaju na zakonske obaveze pravilnog čuvanja i održavanja arhivske i registraturne građe. Stručni nadzor (čl. što je već komentirano. preuzima u skladu s članom 18.) Članom 33. Kupovinom se može doći do značajnih fondova i zbirki iz privatnog vlasništva. i 20. s obzirom na to da se većinom radi o privatnoj građi i to zavisi od volje darodavca. 12.. . reguliran je izvor i način sticanja arhivske građe u Arhiv. i 28. institutu.podrazumijeva samo minimalnu naknadu materijalnih troškova Arhiva koja se vrši putem federalne takse. tako i s drugim imaocima građe koja po provenijenciji pripada Arhivu Federacije. Treći izvor pribavljanja arhivske građe je poklon ili zavještanje. njenih dijelova ili Bosne i Hercegovine u cjelini. – 34. To je glavni izvor iz kojeg se najvećim dijelom i sastoji fundus arhivske građe u Arhivu. a potom i rješenje kojim se konstatuju nepravilnosti i utvrđuje rok njihovog otklanjanja. Nakon obaveznog obilaska registrature. Značaj obaveze stručnog nadzora i svega što iz njega proizilazi je u tome da se stvaraoci. Načini sticanja kupovinom od privatnog vlasnika regulirani su članovima 27. od strane Arhiva poduzimaju se kaznene mjere. klasifikovanja. Stav 2. osim Arhiva. i druge institucije iz oblasti kulture i nauke su zakonski ovlaštene i do sada su prikupile značajne zbirke i fondove za historiju Bosne i Hercegovine. odnosno imaoci. sačinjava se zapisnik u kome se konstatuje stanje. istog člana regulira i da se i građa privatnih stvaralaca i imalaca bilo kupovinom i razmjenom. 18. Praksa je pokazala da upornim obilaskom građe na terenu i upozoravanje na pravilno vođenje i čuvanje. Mada je najlogičnije da se arhivska građa nalazi na jednom mjestu. Pribavljanje arhivske građe (čl..

Zakonodavac je prepoznao nužnost tih potreba.) Zbor specifičnosti i pojedine registraturne i arhivske građe. je naglašena obaveza Arhiva da prioritetno prikuplja arhivsku građu od posebnog interesa za Federaciju. Bez obzira na obavezu polaganja stručnog upravnog ispita za one koji rade u upravi. (za VŠ – viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste. kako u arhivima. 38. i u ranijoj praksi su postojala specijalizirana odjeljenja (odjeljenje CK SKBiH. posebno velikih privrednih sistema. polaganja stručnog ispita. Smisao stručnih zvanja i njihova sticanja je stimuliranje i vrednovanje stručnog rada. Također su decidno regulirana i stručna zvanja u ovoj djelatnosti. i za SSS – arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant). To. ne postoji obrazovanje iz arhivske struke. 5). boljeg i efikasnijeg rada te je to i zakonom u ovom članu regulirano i u posebnom podzakonskom aktu detaljnije obrađeno. MUP. 4). Iz tog razloga u članu 40. ali kad je riječ o načinu prikupljanja građe. za sve one koji rade na ovim poslovima. koji se u organizaciji. metodu i odgovornosti ne razlikuju od arhivskih ustanova koje država formira. RTV). prema odredbama ovog člana. istina. s obzirom na nivo spreme i osposobljenosti. U članu 37. Specijalizirana arhivska odjeljenja (čl. tako i u registraturama (stvaraoci). odnosno i na nivou kantona ukoliko to njihovim zakonom nije drugačije određeno. – 39. savjetovanja i sl. Odredbama člana 39. bez obzira na stepen i vrstu stručne spreme.U članu 30. na svim nivoima. kako u Arhivu Federacije. polaganja stručnog arhivističkog ispita.) Novina u ovom zakonu je reguliranje stručne spreme za obavljanje poslova. Uvjeti i način polaganja arhivističkog ispita regulirani su posebnom uredbom. data je mogućnost stvaraocima i imaocima . a kroz to i unapređenje arhivske struke. tako i u arhivima organa uprave. arhivistički ispit i stručna zvanja (čl. S obzirom na to da u redovnom školskom sistemu. službama za upravu i drugim institucijama organa uprave na nivou Federacije. Stručni arhivistički ispit se. za ove poslove i za sticanje stručnog zvanja u ovoj oblasti nužan je i arhivistički stručni ispit. Stručna sprema. 40. viši arhivist – savjetnik). predvidio obavezu polaganja stručnog arhivističkog ispita. te je u članu 37. seminara. s obzirom na stepen i vrstu školske spreme. decidno su naznačena stručna zvanja u Arhivu prema vrsti i nivou školske spreme (za VSS – arhivist. koju na prijedlog direktora Arhiva donosi Vlada Federacije. polaže pred komisijom koju imenuje direktor Arhiva Federacije na federalnom nivou. uz obavezu. to je i ovdje bilo nužno navesti. proizilazi i iz drugih članova Zakona. stručno obrazovanje se i do sada sticalo putem tečajeva. 37. njene specifične dostupnosti i korištenja. Zapadna iskustva nam ukazuju na potrebu mnogo većeg broja specijaliziranih arhiva. koji treba da obezbijedi osnovna znanja i vještine u radu na ovim poslovima. što je posebno značajno. decidno je navedeno ko može raditi na arhivskim poslovima.

ili nepreuzimanje mjera zaštite. u prijelaznim i završnim odredbama regulirane su obaveze donošenja podzakonskih propisa. – 45. kako u ovom zakonu. evidentiranja. istog člana obavezan je direktor Arhiva Federacije da donese propis o uvjetima i načinu korištenja arhivske građe koja se nalazi u Arhivu Federacije. odabiranja arhivske građe iz registraturne građe i primopredaju iste Arhivu. U stavu 3. neuporedivo veća. IV – Nadzor nad provođenjem Zakona (član 42. takvo odjeljenje je obavezno da svoj rad uskladi s jedinstvenom metodologijom i stručnom obradom arhivske građe koju utvrđuje Arhiv Federacije. tretiraju se kao prekršaji. U istom članu je određeno da ove poslove uređuje Federalno ministarstvo pravde u saradnji s Arhivom Federacije. (član 41. iznos kazneni odredbi. te uništenje ili nepredavanje arhivske građe Arhivu. Sve kaznene odredbe za neizvršenje i nepoštovanje odredaba koje reguliraju zaštitu. kao i određeni organi za njihovo donošenje. Iz tog razloga obaveza je arhivskih stručnjaka koji vrše nadzor. kako za pravna lica. 43. ovog člana. je destimulirajući. data obaveza Vladi Federacije. 46. a i za fizička lica. čime je regulirano obezbjeđenje provođenja odredbi ovog zakona. Stavom 2. dat je zadatak Arhivu Federacije da vrši nadzor nad radom takvog odjeljenja.) Kaznene odredbe regulirane su u odredbama čl. odnosno ne obezbjeđuje smisao kazne. da formiraju svoja arhivska specijalizirana odjeljenja. – 48. kao i propis o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog ispita i sticanja stručnih zvanja. uvjete i rokove čuvanja. tako i za odgovorna lica u tom pravnom licu. jer njihovo preventivno djelovanje može učiniti mnogo više nego ove postfestum kaznene mjere. a stavom 4.arhivske i registraturne građe iz člana 2. vođenja. Tako je u članu 46. – 45. odnosno utvrđivanje veće novčane kazne koja bi stimulirala stvaraoca na bolu zaštitu i izvršenje zakonom predviđenih mjera i postupaka očuvanja registraturne i arhivske građe.) Članom 42. uz saglasnost Vlade Federacije.) Kao što je uobičajeno. VI – Prijelazne i završne odredbe (čl. Prema stručnom mišljenju. pravilno čuvanje i vođenje registraturne i arhivske građe. Ono što je važno. a na prijelog Arhiva Federacije. da donese bliži propis kojim se reguliraju uvjeti čuvanja. a visina kazne je određena u novčanim iznosima. i 3. odabiranje i primopredaju. Posljednjim članom poglavlja 3. . ovog zakona. 43. V – Kaznene odredbe (čl. i 3.) naznačena je nužnost donošenja posebnog propisa kojim će se detaljnije regulirati arhivski poslovi u organima uprave i službama za upravu. utvrđeno je da nadzor nad provođenjem Zakona vrši Federalno ministarstvo pravde. a koji se odnose na arhivsku knjigu. tako i u ranijim zakonima. a to je mnogo strožiji kazneni režim. regulirano je stavom 2.

ovog zakona obavezuje kantone koji su ranije regulisali ovu oblast da istu usklade s odredbama ovog zakona.Kako zakoni iz ove oblasti u Federaciji. ovog zakona regulirano je stupanje na snagu ovog zakona i određen dan njegove primjene. norme i metode rada za zaštiti i obradi arhivske građe. evidentiranje. Standardnom završnom odredbom člana 48. član 47. misli se na federalne i kantonalne propise. nisu doneseni istovremeno. sređivanje i valorizacija arhivske građe. Odredba ovog člana. posebno je važna jer sprečava da se na različite načine i metode vrši stručna obrada. UREDBA O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA . Tu se prvenstveno misli na dio koji se odnosi na stručne principe.

u tom slučaju nadležan je kantonalni arhiv na čijem se području općina. 4. ako vršenje arhivskih poslova u tim organima i upravama nije regulisano propisima kantona. arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti. Ako u kantonu ne postoji kantonalni arhiv. a u skladu s ovom uredbom. II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA 11 Ova uredba objavljena je u „Sl. koji se odnose na način donošenja liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. gradski arhivi – za gradske službe za upravu. Ako općina. kantonalni arhivi – za kantonalne organe uprave i kantonalne ustanove. 22/03 od 24 svibanj / maj 2003 . kao dio svoje redovite djelatnosti. odnosno grad. u tom slučaju nadležan je Arhiv Federacije do osnivanja kantonalnog arhiva. Nadležni arhivi. Član 2. br. novinama F BiH“. nemaju svoj arhiv. način vođenja i korištenja arhivske knjige. općinski arhivi – za općinske službe za upravu. Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja. uslove čuvanja registraturne i arhivske građe. gradskih i općinskih službi uprave. postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe. Organi i službe za upravu dužni su organizovati i voditi. Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova kantonalnih organa i službi za upravu. Ovom uredbom u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Zakon) uređuje se arhivski poslovi u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama.ZA UPRAVU U U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1 I – OPĆE ODREDBE Član 1. odnosno u kantonalnim organima uprave i kantonalnim ustanovama i gradskim i općinskim službama za upravu (u daljem tekstu: Federacija Bosne i Hercegovine). odnosno grad. Član 3. 2. nalazi. odabiranje arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje arhivske građe između organa i službi za upravu i nadležnog arhiva. 3. u smislu ove uredbe. Arhiv Federacije – za federalne organe uprave i federalne ustanove. su: 1.

Za trajno čuvanje određuju se: 1. Član 7. . a čine je stručni službenici koji poznaju organizaciju. Nadležni arhiv obavezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste kategorija dati saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu.). Listu kategorija donosi rukovodilac organa i službe za upravu. Član 5. Član 8. kao i odabiranja arhivske građe iz registraturne građe. oznakom „trajno“ (T) i „trajno operativno“ (TO). vrstu registraturne građe iz nadležnosti organa i službe za upravu i koji su sposobni ocijeniti naučno – historijski. Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe. Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 1). 20 godina i sl. donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i dostavlja je u roku od mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu. društveni i praktični značaj te građe. Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa. Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim oblastima. kulturu uopće i druge društvene potrebe. Član 6. Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom listom kategorija. 5 godina. Organi i službe za upravu dužni su postupiti po ocjeni nadležnog arhiva o tome koje se kategorije registraturne građe. Ova lista se može primijeniti nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva. kao i podatke koji govore o uvjetima rada i načinu živoat građana i 2. organi i službe za upravu dužni su donijeti listu kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja ( u daljem tekstu: lisa kategorija). rokovi čuvanja se određuju zavisno o potrebama organa i službe za upravu. moraju trajno čuvati. Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti. Član 9. iz lise koje su donijeli.Član 4. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog značaja i od značaja za historiju i druge naučne oblasti. 10 godina. Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac organa i službe za upravu.

odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne građe. ovog člana vrši se samo u nadležnom arhivu. Iz registraturne građe nastale prije 1878. Odabiranje vrše organ i služba za upravu u čijem je radu nastala registraturna građa ili se kod njega nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi. Organ i služba za upravu dužni su da vrše tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u listi kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja. godine i one nastale od 1941. do 1995. naziv organa ili službe za upravu u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga se nalazi. popis registraturne građe koja se predlaže za uništenje po godinama nastanka. Izdvajanje dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste kategorija. a nemaju svojstvo arhivske građe.godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje. ovog člana obavezno sadrži: 1. Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši se po pravilu. Rukovodilac organa ili službe za upravu imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturne građe saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja. Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. omota i slično). registratora.godine.III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURNE GRAĐE Član 10. Član 13. pokreću organ i služba za upravu u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi po bilo kojoj osnovi. rokom čuvanja koji je utvrđen u toj listi. Član 11. Član 12.naznakom klasifikacijske oznake iz liste kategorija. kao i od 1992. iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu. Arhivska građa odabire se iz registraturne građe. do 1945. s brojem registraturnih jedinica (fascikli. količinom izdvojene građe izražena u dužnim . Popis iz stava 2. 2. Postupak za odabiranje arhivske građe. kutija. Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registraturne građe kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa).

Organ ili služba za upravu dužni su trajno čuvati cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izdvanja i uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik. službenik nadležnog arhiva koji vrši stručni nadzor ( u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva). i mjere koje propisuju proizvođač. Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene za uništenje. Član 16. popis materijala koji je uništen i sl. fonografisani i na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal primjenjuju se. ovog člana. razmatra popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje. IV – ARHIVSKA KNJIGA Član 17. Organ ili služba za upravu dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne građe koja se predlaže za uništenje. člana 13. Svaki organ i služba za upravu dužni su voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje nadležnosti. upisnik. u saradnji s nadležnom komisijom iz stava 2. Po prijemu popisa iz stava 2. Predstavnik nadležnog arhiva može prilikom provjere prihvatiti u cjelini ili djelimično popis bezvrijedne registraturne građe. ove uredbe. predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg nadležni arhiv izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne građe . arhivska knjiga i sl. naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke. Član 14. rješenje. brojevi izdvojenih predmeta evidentiraju se u postojećim evidencijama (djelovodnik. odnosno tvorac te građe. osim mjera propisanih ovom uredbom. Na fotografisani. Član 15. . člana 13.). Član 18. kartoni.). ove uredbe. Poslije donošenje rješenja iz stava 3. filmovani. koje vodi organ ili služba za upravu.metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izdvojena bezvrijedna registraturna građa. Ako predstavnik nadležnog arhiva utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa.

Član 21. Član 19.). u okviru kancelarijskog poslovanja. registri. Član 23. Arhivska knjiga je opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale u radu organa i službe za upravu. Član 22. kutija. ove uredbe. Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama. U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane u skladu s članom 20. Upis se vrši u prva tri mjeseca tekuće za prethodnu godinu. u koje se po određenim cjelinama odlažu završeni (riješeni ) predmeti i akti i druga registraturna građa (evidencije. omot i druga jedinica pokovanja u koju se odlaže registraturna građa. Organi i službe za upravu dužni su u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se po bilo kojoj osnovi nalazi kod njih na čuvanju (po osnovi likvidacije nekog organa ili službe za upravu. ove uredbe stavlja se otisak štambilja na arhivske jedinice prema obrascu koji se nalazi u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 2). Član 24. knjiga. upisnici. Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku knjigu. Na registraturnu jedinicu iz člana 20.Rukovodilac organa ili službe za upravu dužan je osigurati da se registraturna građa na kraju svake godine obavezno upiše u arhivsku knjigu. djelovodni protokoli i dr.). Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja koji se primjenjivao kod organa i službe za upravu u vrijeme nastajanja te građe. klasifikacionim oznakama i količini materijala. ili drugog tijela. knjige. Član 20. . registrator. Pod registraturnom jedinicom podrazumijeva se fascikla. po osnovi zatečenosti građe. Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni voditi svi organi i službe za upravu. Član 25. ili ako je pravni sljednik građe itd. Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa.

u smislu ove uredbe podrazumijeva se čuvanje registraturne i arhivske građe od oštećenja.Prijepis ili fotokopija arhivske knjige.). Član 26. U cilju zaštite registraturne i arhivske građe. velikih mokrih čvorova i slično. održavati klimatske. u koju su upisane registraturne jedinice za proteklu godinu. Pod sigurnim stanjem. na zahtjev organa i službi za upravu. Obrazac arhivske knjige. U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže godinu dana od dana kada su akti i predmeti riješeni. trafo – stanice. . organi i službe za upravu dostavljaju nadležnom arhivu najkasnije do 30. Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije isteka roka iz stava 2. pumpne stanice. Pod sređenim stanjem u smislu ove uredbe. uništenja i nestajanja. aprila tekuće godine. hemijsko – biološke i fizičke uslove i kontrolu tih uslova. osigurati prostorije za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe ( u daljem tekstu: arhivske prostorije). Član 28. sadržaj i način njegovog popunjavanja nalaze se u prilogu ove uredbe i čine njen sastavni dio (obrazac broj 3. odnosno arhivska građa koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju organa i službi za upravu. organi i službe za upravu dužni su obezbijediti sljedeće: 1. Izradu arhivske knjige i njenu distribuciju vrši Arhiv Federacije. 2. podrazumijeva se ustrojena registraturna. Arhivske prostorije ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice. Član 29. Pod arhivskim prostorijama podrazumijeva se pisarnica i arhivski depo. ovog člana. osigurati arhivsku opremu. Rukovodilac organa ili službe za upravu dužan je preduzeti mjere i obezbjediti uslove da se registraturna i arhivska građa iz nadležnosti organa ili službe za upravu čuva u sređenom i sigurnom stanju do predaje nadležnom arhivu. V – UVJETI ČUVANJA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE Član 27.

prašine. smještaj registraturnih jedinica čuvanja u stalaže. VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU ORGANA I SLUŽBI ZA UPRAVU I NADLEŽNOG ARHIVA Član 33. U arhivskim prostorijama temperatura vazduha se mora održavati u rasponu od 100 do 150 C. ultravioletnih i drugih zračenja. Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastajanja. po potrebi. ormari i kase. osim ako im ta građa nije data posebnim propisom na čuvanje i korištenje. temperature. . Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvaća: smještaj akata i predmeta u registraturne jedinice čuvanja. ormara i kasa u arhivskim prostorijama. Radi sprečavanja štetnog uticaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku građu. mikroorganizama. Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko. hidrometri.Član 30. Rukovodilac organa i službe za upravu dužan je preduzeti mjere da se nadležnom arhivu preda arhivska građa iz nadležnosti organa i službe za upravu. vodootporni i metalni kontejneri. obavlja se. hemijsko – bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva se zaštita registraturne i arhivske građe od štetnih utjecaja: vlage. Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izložene izravnom utjecaju sunčevog svjetla. Stalaže. glodara i fizičkih oštećenja. kao i stalaže. fotohemijsko i biološki štetno dejstvo. dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija. kutije i druge jedinice pakiranja ( u daljem tekstu: registraturne jedinice čuvanja). s tim da se izvrši obilježavanje stalaža. Član 31. protupožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uslovi za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe. dezinfekcija. svjetlosti. Pod arhivskom opremom podrazumijeva se: fascikle. termometri. Član 32. ormare i kase. Ovaj rok se može skratiti ili produžiti u sporazumu između organa i službe za upravu i nadležnog arhiva. a relativna vlažnost do 50 do 60 %. Pod održavanjem klimatskih. ormati. insekata. registratori. kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru i vodu.

Organ i služba za upravu prilikom primopredaje dužni su obezbijediti arhivske police za smještaj građe koju predaju i snositi troškove transporta do nadležnog arhiva. naziv organa ili službe za upravu koji predaje i nadležnog arhiva koji preuzima arhivsku građu. Primopredaju arhivske građe vrši komisija koja je sastavljena od predstavnika organa ili službe za upravu. organ i služba za upravu dostavljaju nadležnom arhivu tri primjerka popisa građe. odložena u arhivske kutije. do 32. kao predavaoca. ove uredbe. organ ili služba za upravu iz stava 2. ovog člana dužni su tu građu do predaje nadležnom arhivu čuvati i osigurati od uništenja na način predviđen odredbama čl. vrsti i količini i podaci o nastanku arhivske građe. Član 35. nadležni arhiv će odrediti rok u kome su organ ili služba za upravu dužni srediti. godini i količini. odabrana i upisana u arhivsku knjigu i izdvojena za predaju nadležnom arhivu.Ukoliko je nadležni arhiv spriječen da u određenom roku preuzme arhivsku građu. odnosno upisati u arhivsku knjigu. ovog člana dostavlja se nadležnom arhivu. 5. Ako je aktom o prestanku rada organa ili službe za upravu određeno da se odabrana arhivska građa preda nadležnom arhivu. i nadležnog arhiva kao primaoca arhivske građe. 27. . Uz prijedlog za primopredaju arhivske građe. Član 34. opći pregled arhivske građe po godinama. usklađena s listom kategorija koju je donio organ ili služba za upravu i upisana u arhivsku knjigu. Arhivsk građa. 2. mjesto primopredaje i datum. 3. a dva primjerka zadržavaju za sebe. broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja. ove uredbe. 37. popisuje se po vrstama. predaje se zapisnički pravnom licu koje preuzima njihove poslove. 4. Član 36. Zapisnik o primopredaji iz stava 1. Član 37. primopredaja te građe izvršit će se na način i po postupku propisanom u čl. i 38. podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi. Ako arhivska građa nije u registraturski sređenom stanju i nije upisana u arhivsku knjigu. Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom stanju. Arhivska i registraturna građa organa i službe za upravu koji prestaju s radom. Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji koji sadrži sljedeće podatke: 1. 36.

obaveze predavaoca arhivske građe u pogledu plaćanja troškova smještaja i transporta arhivske građe do mjesta u kome će biti pohranjena. Stručni nadzor nad provođenjem ove uredbe vrši Arhiv Federacije i daje potrebna objašnjenja i upute za pravilnu primjenu ove uredbe. Zapisnik iz stava 2. ovog člana potpisuju članovi komisije. Popis arhivske građe koji podnosi predavalac.6. sastavni je dio zapisnika o primopredaji. mišljenje predavaoca arhivske građe o načinu i uvjetima korištenja arhivske građe. VII – NADZOR NAD PROVOĐENJEM OVE UREDBE Član 39. 8. a dva primjerka predavaocu arhivske građe. Član 38. Rukovodioci organa i službi za upravu dužni su organizovati vršenje arhivskih poslova iz svoje nadležnosti u skladu s ovom uredbom. kratak historijat predavaoca arhivske građe koja se preuzima. Zajedno s arhivskom građom. Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. Član 41.od kojih tri primjerka zadržava nadležni arhiv. 7. Obrazac broj 1 . VIII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 40. a ovjerava se pečatom predavaoca i pečatom primaoca arhivske građe. Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjeraka. nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije o kretanju predmeta i akata koje se odnose na preuzetu građu. u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe.

broj: 45/02) i člana 5. broj: 22/03). UPUTA ZA POPUNJAVANJE . tačke 5. Potpis ovlaštene osobe Broj_____________ Datum ___________ M. 4. Izmjene i dopune ove liste vrše se postupku koji je predviđen za njeno donošenje.___________________________________ (naziv organa ili službe za upravu) ___________________________________ (sjedište organa ili službe za upravu) Na osnovu člana 11. 3. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. Ova lista stupa na snagu kada se dobije saglasnost nadležnog arhiva i primjenjivat će se na registraturnu i arhivsku građu utvrđenu u ovoj listi.P. rukovodilac __________________________ d o n o s i (naziv organa ili službe za upravu) LI STU KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA Redni broj 1 Klasifikaciona oznaka 2 Kategorija registraturne građe 3 Rok čuvanja 4 2. Stupanjem na snagu ove liste prestaje važiti lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja broj _________od _____________godine. Uredbe o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“.

operativno“ (TO). Obrazac broj 2 . Rok čuvanja se izražava brojčano (npr. Oznaka „trajno – operativno“ znači da se čuva u arhivi organa ili službe za upravu do predaje nadležnom arhivu. Klasifikaciona oznaka je oznaka utvrđena prilikom uvođenja akata i predmeta u odgovarajuće evidencije predviđene propisima o kancelarijskom poslovanju (djelovodnik predmeta i akata ili upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka i dr. Naziv kategorije građe određuje se prema vrsti i sadržaju dokumenata i međusobno se razlikuju po roku čuvanja (npr.).1. 10 godina i sl. 3.). pravilnici ili uvjerenja o državljanstvu i sl. 2 godine.). U kolonu broj 3 upisuje se naziv kategorije građe. 4. 2. oznakom „trajno“ (T) i „trajno . U kolonu broj 4 upisuje se rok čuvanja. Redni broj se ispisuje arapskim brojevima u kontinuitetu od prvog do posljednjeg broja kategorisanog materijala. U kolonu broj 2 upisuje se klasifikaciona oznaka. U kolonu broj 1 upisuje se redni broj. 5 godina.

6. U rubiku „Godina nastanka – raspon godina“ upisuje se godina nastanka. 1964. ove upute prepisuju se iz liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. ili 1973-1979). odnosno arhivske građe. 2. nastala (npr. Rokovi iz tač.O“. do 7. Upisivanje podataka u predviđene rubrike vrši se kemijskom olovkom ili tintom. odnosno raspon godina u kojem je registraturna građa. odnosno arhivska građa. U rubriku „Klasifikaciona oznaka“ upisuje se broj klasifikacione oznake na koju se grupu registraturna građa odnosi. Obrazac broj 3 – Naslovna stranica – Arhivska knjiga za organe i službe za upravu . U rubriku „Naziv organa ili službe“ upisuje se naziv organa ili služe za upravu u čijem radu je nastala registraturna i arhivska građa. U rubriku „Godina“ upisuje se broj godina određen za čuvanje registraturne.Štambilj za registraturnu jedinicu NAZIV ORGANA ILI SLUŽBE ZA UPRAVU Registraturna i arhivska građa Godina nastanka – raspon godina Klasifikaciona oznaka Redni broj iz arhivske knjige ROKOVI ČUVANJA Godina Trajno Trajno operativno UPUTE ZA POPUNJAVANJE 1. U rubriku „Redni broj“ upisuje se redni broj iz arhivske knjige pod kojim je zavedena registraturna jedinica. 3. 5. 5. 7. U rubriku „Trajno“ upisuje se veliko štampano slovo „T“. U rubriku „Trajno – operativno“ upisuju se velika štampana slova „T. 4.

Obrazac broj 3 –Sadržaj arhivske knjige – za organe uprave i službe za uprave .

STRUČNA OBJAŠNJENJA UZ UREDBU O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U .

To su organi uprave i službe za upravu na nivou Federacije.godine donijela jedinstven propis u formi uredbe kojom se reguliraju svi arhivski poslovi. Time se obavezuju svi stvaraoci registraturne i arhivske građe na nivou općine. broj: 21/87) poznavao je i 4 podzakonska propisa: Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada Arhiva. Vlada Federacije Bosne i Hercegovine se. da u slučaju nepostojanja arhivskih ustanova na njihovom području. arhivski poslovi se reguliraju i podzakonskim propisima. s jedne strane. (jedan) ove uredbe navedeni su stvaraoci registraturne i arhivske građe na koje se ova uredba odnosi. kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala. uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe i način primopredaje arhivske građe između organa uprave. na prijedlog Arhiva Federacije 1998. U stavu 2. od 24 svibanj/maj 2003 . broj: 12/03.ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1) (Autori: Slobodan Kristić i Amira Šehović) Pored Zakona kojim se regulira arhivska oblast. daje se mogućnost svakoj općini. naznačeno je da ukoliko općina ili grad nemaju svoj arhiv. kantonalni arhiv. odnosno gradu. moraju se opredjeliti za kantonalne 11 „Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. Nakon donošenja Zakona o arhivskoj građi Federacije. Zatim su decidno navedeni arhivski poslovi koji se reguliraju ovom uredbom i to prirodnim slijedom koji svaki akt ili predmet prolazi dok ne dođe u Arhiv. Za razliku od ranijeg zakonodavstva iz ove oblasti. Zato je Vlada Federacije 2003. kantona. odnosno službi za upravu i nadležnog arhiva. način vođenja i korištenja arhivske knjige. Ministarstvo pravde Federacije Bosne i Hercegovine donijelo je Uputstvo o arhivskoj knjizi. Pravilnik o uslovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. pored. postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe.godine. i to: Arhiv Federacije. člana 2. U skladu s tim opredjeljenjem. ali i mogućnost da zbog racionalizacije. općinski arhiv i gradski arhiv. Zakona o arhivskoj djelatnosti Bosne i Hercegovine („Službeni list SR BiH“. grada i općine. I – OPĆE ODREDBE U članu 1. odabiranju arhivske građe i primopredaji arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnog arhiva („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. prava i obaveze iz ove uredbe prenose se na kantonalni arhiv na čijem se području nalaze. opredjelila da donese jedan propis kojim se reguliše arhivsko poslovanje organa uprave i službi za upravu. Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva i Uputstva o načinu vođenja i korištenja arhivske knjige organa uprave i organizacija. bilo je nužno sve ove propise uskladiti i inovirati. Ovaj stav je vrlo važan jer. čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. prava i obaveze iz ove oblasti prenose na kantonalni arhiv. i to: donošenje liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. kao i nadležnih arhiva. broj: 26/98). U članu 2 (dva) ove uredbe je definirana nadležnost arhivskih ustanova prema nivoima vlasti. da osnuje svoj arhiv ukoliko za to postoje opravdani razlozi. odnosno grada.

a bliže je regulirano ovom uredbom. II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA (čl. 5. za kulturu i druge društvene potrebe. Rokovi čuvanja izražavaju se numerički (2. Lista kategorija predstavlja opći akt stvaraoca koji se. itd. društveni i praktični značaj svakog predmeta i akta nastalog u radu stvaraoca (član 6. tako i vrstu registraturne i arhivske građe koja nastaje i koji su sposobni da ocijene naučno – historijski. od značaja za historiju i nauku uopće. Time je postignuto da se sudbina svakog predmeta ili dokumenta posmatra cjelovito.).). Članom 2. listu izrađuje komisija koju bi trebalo da čine najstručniji službenici stvaraoca koji dobro poznaju kako organizaciju rada. Drugim stavom člana 7. stav 3. Zbog specifičnosti posla. .) Pitanje ove liste predviđeno je u odredbi člana 11. a time i za trajno čuvanje. – 9. prema organizaciji rada stvaraoca i vrsti građe. razrađuje u formi klasifikacione šeme i određuju rokovi čuvanja. odnosno šta određuje arhivsku građu.nadležne arhivske ustanove (kantonalni arhiv). 20 godina. a sugladno ovoj uredbi (član 3. u arhivsku građu. Svaki stvaralac registraturne i arhivske građe je dužan donijeti svoju listu kategorija koja se primjenjuje dobijanjem saglasnosti nadležnog arhiva (član 5. od njena nastajanja do predaje u Arhiv. od čega ovisi njegov put od nastajanja do eventualne predaje u Arhiv. (Stav 2. Arhivsku građu na prvom mjestu određuje ona registraturna građa koja sadrži podatke od društvenog značaja. Listu kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja donosi stvaralac registraturne građe. Lista kategorija je obavezna za sve organe i službe za upravu. ove uredbe. 4.). U poglavlju II reguliran je i razrađen postupak donošenja liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. spadaju i one kategorije registraturne građe koje su i posebnim propisima određene za trajno čuvanje. u oblasti zdravstva Zakonom o zdravstvenoj zaštiti određene su vrste registraturne građe koja se za njihovu oblast od trajnog značaja: istorija bolesti isl. Pored toga. 3. zatim oznaka (T) i trajno operativna oznaka (TO). kao i podatke koji govore o osnovama rada i načinu života građana. 10. Time se obezbjeđuje obavezanost nadzora i brige za registraturnu i arhivsku građu na svim nivoima uprave. razrađeno je šta se trajno čuva. kao trajne vrijednosti. član 7. se obavezuju svi organi i službe za upravu da u slučaju nepostojanja arhivske ustanove u kantonu nadležnosti nad poslovima zaštite arhivske građe preuzima Arhiv Federacije. a njom se obezbjeđuje pravilno arhiviranje i čuvanje registraturne građe. tačka 5.). Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine. Obaveze općeg značaja za sve organe i službe uprave je vođenje arhivskih poslova u okviru redovne djelatnosti i u okviru kancelarijskog poslovanja.). odnosno uništenja kao bezvrijedne registraturne građe. Na primjer. što reguliše član 4.

a po tome se vrši dopuna liste.Sve ostalo što nema karaker trajne vrijednosti. prvo se utvrđuju nove klasifikacione oznake za nove organizacione jedinice i vrste dokumenata. 10. što znači da nije arhivska građa (član 10. a šta ima operativni karakter. Znači. obavezao svakog stvaraoca da za listu mora dobiti saglasnost nadležnog arhiva. Drugim stavom je regulisano da se nove vrste dokumenata koji se pojave u djelovanju stvaraoca.=. zakonodavac je članom 8. takvu dokumentaciju treba kategorizirati i dopuniti listu. člana 11. Odabiranje podrazumijeva odvajanje arhivske građe i izdvajanje one registraturne građe koja nema trajni karakter. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine.). U poglavlju III je reguliran i razrađen postupak redovnog odabiranja arhivske građe iz registraturne građe u registraturama stvaraoca. čime se stvaralac oslobađa suvišnog balasta. izdvaja se i sukcesivno uništava registraturna građa. 10. – 16. stvaralac se obavezuje da građu koja je listom određena za trajno čuvanje mora čuvati. Važnost pažljivog i pravilnog donošenja liste je od velikog značaja. nadležni arhivi se obavezuju da najkasnije u roku od 1 mjesec dana moraju dati saglasnost na listu. Da bi se obezbijedilo da svaka lista bude sadržajno i pravilno donesena. U slučajevima transformacije. III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURNE GRAĐE (čl. Članom 9. odnosno da se izbjegne da pojedine kategorije građe koje imaju trajni karakter dobiju vremensku kategoriju i budu uništene. Posljednjim stavom člana 8. kada se javljaju nove organizacione jedinice s novim sadržajima djelatnosti.) Postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe reguliran je u tački 6. a u ovom poglavlju Uredbe je detalno razrađen. – 16. dopuna ili izmjena uz saglasnost nadležnog arhiva. što za posljedicu ima pojavu nove vrste dokumentacije. ove uredbe regulisan je jedinstven obrazac (obrazac broj 3) liste kategorija koji je dat u prilogu Uredbe i čini sastavni dio Uredbe. ove uredbe. Istim stavom člana 2. odnosno da se vrši njena dorada. naknadno kategoriziraju i unose u listu kategorija. Na primjer. a obezbjeđuje neophodan prostor za smještaj novoprispjele arhivske građe. jer po njenom donošenju vrši se vrednovanje registraturne građe. nije arhivska građa i dobija rok čuvanja u zavisnosti od potrebe stvaraoca arhivske građe ili zakona koji reguliše tu oblast (član 7. ukoliko je stvaralac u toku svog djelovanja proširio djelokrug rada ili je došlo do druge vrste transformacije. a što se poslije određenog roka uništava. Na temelju u listi utvrđenih rokova čuvanja. odnosno određen rok za čuvanje. . Odabiranje arhivske građe iz registraturne građe razrađeno je u čl. odnosno određuje se šta predstavlja kod stvaraoca arhivsku građu. listom je utvrđena vrsta građe koja se mora trajno čuvati do predaje nadležnom arhivu.

godina. a te okružnice sačuvane su u fondu bilo kog drugog stvaraoca s teritorije Okruga ili teritorije Bosne i Hercgovine. kao što su naredbe. može navesti na odluku da budu uništeni. Postupak za odabiranje reguliran je u članu 13. U prvom slučaju 1878. ukoliko u fondu ratnog Okruga Sarajevo 1992. bez obzira na njen sadržaj. popis građe koja se predlaže za uništenje po godinama nastajanja. i 1992.-1995. Kada ti fondovi nedirnuti dospiju u Arhiv. . Drugi razlog zbog čega je nužno da ratni fondovi dođu nedirnuti u Arhiv je potreba za rekonstrukcijom onih fondova koji su tokom rata pretrpjeli štetu i gubitak dijelova svojih cjelina. kao i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga se izlučuje bezvrijedna registraturna građa. Posljednji stav člana 13. kao i 1992.godine radi se o izuzetno staroj arhivskoj građi koja je inače malo sačuvana te je svaki dokument. a kopija ostavlja u fondu u kome je pronađena s napomenom da je rekonstrukcija izvršena. zatim u periodu 1941.-1995. (član 12. tako i one koja se po bilo kom osnovu nalazi kod stvaraoca. Od ovoga pravila je izuzeta registraturna građa nastala prije 1878.Članom 10. nego se predaje nadležnom arhivu u cjelini (stav 2. ove uredbe regulisana je obaveza stvaraoca da vrši redovno odabiranje arhivske građe i izlučivanje registraturne građe kojoj je protekao rok čuvanja. vrsti i količini registraturnih jedinica. Ova uredba je donesena zbog važnosti arhivske građe tih perioda. vrši se njihova rekonstrukcija i popunjavanje praznina. Time je osigurano da se ne unište pojedini dokumenti čiji značaj. bez obzira na njegov sadržaj. a na koju je nadležni arhiv ranije dao saglasnost. obavezao je stvaraoca da on vrši odabiranje i izlučivanje registraturne građe koja se po bilo kom osnovu nalazi kod njega. kako one koja je nastala kao rezultat njegova djelovanja. Postupak pokreće rukovodno lice imenovanjem komisije koja sastavlja popis građe koja se predlaže za uništenje. obavezuje stvaraoca da navedeni popis u dva primjerka dostavi nadležnom arhivu. člana 12. Na primjer. Stvaraoci arhivske građe dužni su da vrše redovno odabiranje po pravilu godinu dana od dana isteka roka čuvanja utvrđenog listom kategorija.godina nisu sačuvani neki od pojedinačnih važnih dokumenata. odluke. Stav 3.. Ta registraturna građa se ne izlučuje u registraturi. na prvi pogled. rješenja i slično.-1945. predložena bezvrijedna građa se može uništiti. Tek po dobivanju saglasnosti nadležnog arhiva. tada se taj dokument prebacuje u fond Okruga kao njegov izvorni dokument. klasifikacionim oznakama. Popis mora imati obavezno sljedeće elemente: Puni naziv stvaraoca.).) vrši se po pravilu iz već sređene registraturne građe koja je upisana u arhvsku knjigu na osnovu ranije donesene liste kategorija.od važnosti za historiju. te je njenu važnost najbolje ocjenjivati u arhivskim ustanovama od strane visokokvalificiranih eksperata iz ove oblasti.). Odabirnaje i izlučivanje (člana 11. – 1945.godina. člana 10. saglasno s Listom kategorija i utvrđenim rokovima čuvanja.) su u našoj prošlosti ratni periodi u kojima je značaj arhivske građe ogroman. Druga dva perioda (1941.-1995.

– 26. odredio da se na ovu vrstu građe. količina i vrsta uništene građe.) Obaveza vođenja arhivske knjige za sve stvaraoce utvrđena je članom 11. bez obzira kad su nastali i kad su arhivirani. Na temelju uvida u podatke iz arhivske knjige. U poglavlju IV (čl. precizno i cjelokupnu dokumentaciju treba trajno čuvati u Arhivu. video zapisi i sl. rješenje) čuva trajno (član 15. kao i kod stvaraoca. na temelju kojeg nadležni arhiv donosi rješenje o uništenju. Osim toga.). godine nastanka građe.) obuhvaćen je način vođenja arhivske knjige i njenog korištenja. Ona predstavlja svojevrstan inventar cjelokupne registraturne i arhivske građe nastale u radu jednog stvaraoca u toku njegova djelovanja (član 19. tako i registraturne građe koja ima operativni karakter i kojoj nije istekao rok čuvanja. predstavnik arhiva i komisija stvaraoca sastavljaju zapisnik. te uvjeti smještaja arhivske . zakonodavac je članom 16. – 26. Službenik nadležnog arhiva koji vrši nadzor zajedno s komisijom stvaraoca razmatra predloženi popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje. zapisnik. ukupna količina građe. moraju primjenjivati i mjere proizvođača tih sredstava. ove uredbe). upisnik. ove uredbe detaljno je reguliran postupak rada na izlučivanju od trenutka rada komisije nadležnog stvaraoca. 17. tačka 7. kao i sam popis bezvrijedne registraturne građe – (BRG). Ovo je bitno iz razloga da se odmah pregledom osnovnih evidencija o kretanju predmeta i akata može utvrditi da li je i kada je neki predmet ili akt uništen. način sticanja te građe. s decidnim uputstvima. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine. Kako u arhivsku građu spadaju i dokumenti zabilježeni u drugom obliku (fotografije.).). iz nje je u svakom trenutku vidljiv godišnji priraštaj građe kod stvaraoca. kako za one koji je vode. filmovi.). – 18. 17. diskete. Ukoliko predstavnik nadležnog arhiva ne prihvati u cjelini ili pojedinačno popis zbog toga što se komisija nije pridržavala postojećih propisa. kartoteka i sl. 19. Nakon provjere i uvida u predloženu građu. tako i za korisnike. Posljednji stav člana 14. audio. Arhivska knjiga ima dvojak značaj. IV – NAČIN VOĐENJA I KORIŠTENJA ARHIVSKE KNJIGE (čl. Arhivska knjiga je obavezna evidencija svih stvaralaca i imalaca registraturne i arhivske građe u arhivskoj djelatnosti. u svakom trenutku se može utvrditi gdje je smještena grupa dokumenata iz redovnog poslovanja.Članom 14. ove uredbe obavezuje stvaraoca da izdvojene i odobrene predmete za uništenje obavezno upiše u postojeće evidencije (djelovodnik. kao i podaci o posjedovanju građe drugog stvaraoca. prvo. Na taj način se sprečava uništenje kako arhivske građe. kao i količina po vrstama. stvaralac je dužan da u određenom roku otkloni propuste. Iz istog razloga zakonodavac je obavezao stvaraoca i da cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izlučivanja i uništenja (popis. pored ranije propisanih mjera. arhivska knjiga. (čl. Ovaj postupak oko uništavanja bezvrijedne registraturne građe – (BRG) mora se vršiti vrlo oprezno. za stvaraoca ona je sumarni inventar za njegovo efikasno i ažurno poslovanje.

reguliše se način upisa. te konačno u fazi obrade arhivskog fonda u arhivu. Pored onoga što smo već rekli.). tako da se u ovoj fazi evidentiranja količina registraturnih jedinica. u arhivsku knjigu upisuju one klasifikacione oznake koje su važile u trenutku nastajanja predmeta i akata. To znači da se. u oblasti građevinarstva – dnevnik. evidentirati i upisati u arhivsku knjigu. To znači da je svaka pisarnica u okviru organa i službe za upravu dužna sve završene i arhivirane predmete i akte. knjiga ulaznih i izlaznih faktura. poglavlja IV obavezuju se svi organi i službe za upravu da svoju registraturnu i arhivsku građu evidentiraju na kraju svake godine i upišu u arhivsku knjigu. razvrstane po klasifikacionim oznakama ranije utvrđenim listom kategorija i odloženih u registraturne jedinice pakovanja (fascikle. člana 22. Osim toga. To znači da upisuju i registraturnu građu do koje su došli bilo pravnim nasljeđivanjem. itd.). registratore. kutije isl. u oblasti školstva – matične knjige upisanih i diplomiranih đaka i studenata. Članom 23. samo upisuje u arhivsku knjigu. a količina registraturnom jedinicom. odnosno službe za upravu. Za ispravno vođenje arhivske knjige važno je istaći da se pored predmeta i akata. Članom 18. odnosno kod tvorca građe. Vrsta građe je određena klasifikacionim oznakama. strogo povjerljivi i povjerljivi. Arhivska knjiga se izrađuje u obliku knjige položenog A-4 formata. U stavu 2. Za arhive je ona također važan dokument. u arhivsku knjigu evidentiraju i upisuju i evidencije kako osnovne (djelovodni protokol opći.građe kod stvaraoca. Članom 22. u okviru jedne godine. došlo do organizacionih promjena i u skladu s tim do promjena klasifikacionih oznaka. izričito je naznačeno da se registraturna i arhivska građa u arhivsku knjigu upisuje po sistemu arhiviranja u vrijeme nastanka te građe. ukoliko je u međuvremenu u organu uprave. registri. kako u fazi djelovanja stvaraoca. tvrdih korica. u oblasti zdravstva – ambulantni dnevnici. arhivska knjiga je i pokazatelj očuvanosti cjelokupne građe stvaraoca do njena dolaska u Arhiv. Za Arhiv ti podaci služe u planiranju prostora za buduće preuzimanje arhivske građe. moramo istaći da se u arhivsku knjigu građa upisuje ne samo po godinama nego i po vrsti i količini građe. Bitno je napomenuti da se registraturne jedinice stvaraju još u toku samog nastanka akata i predmeta. godina . 3 koji se nalazi u prilogu ove uredbe. uredbe obavezuju se organi uprave i službe za upravu da u arhivsku knjigu upisuju i registraturnu građu koja se po bilo kom osnovu nalazi kod njih. tako i sve druge evidencije koje se vode za pojedine oblasti u okviru jednog organa. kao što je interna dostavna knjiga. s osam rubrika koje su detaljno objašnjene u obrascu br. matične knjige zaposlenih). Na isti način se evidentiraju i pomoćne evidencije. Način upisa u arhivsku knjigu regulisan je članom 21. po već ranije utvrđenoj metodologiji odlaganja. upisnik prvostepenih i drugostepenih predmeta upravnog postupka. Obrazac ima 8 rubrika i sadrži: redni broj (rubrika 1). odnosno obrascem 3 koji je prilog ove uredbe i čini njen sastavni dio. kao i njeno vrednovanje i druge tehničko – tehnološke potrebe kad dođe do preuzimanja građe. itd. tako i u fazi primopredaje. Pod tim posebnim evidencijama podrazumijeva se npr. ove uredbe. knjiga za poštu. bilo unutrašnjom reorganizacijom ili na bilo koji drugi način.

na registraturnu jedinicu (fasciklu. godina nastanka (rubrika 3). regulirano je da se na registraturnu jedinicu stavlja otisak posebnog štambilja za registraturnu jedinicu. s rokovima čuvanja stvaraoca. kao i druge institucije. ove uredbe obavezuju se svi stvaraoci registraturne i arhivske građe da fotokopiju arhivske knjige iz prethodne godine. Obavezuje se imalac registraturne građe da na registraturne jedinice (fascikle. nisu završene sve neophodne radnje.) Uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe načelno su regulisani članom 16. najkasnije do kraja aprila (30. april) dostave nadležnom arhivu. u kojem nisu zadovoljeni ni osnovni uvjeti za . V – USLOVI ČUVANJA REGISTRATURNE I AHRIVSKE GRAĐE (čl. Članom 26. Iz tih razloga u ovom poglavlju se reguliše ne samo prostor nego i oprema i klimatski uvjeti koji su neophodni za propisano odlganje i čuvanje registraturne i arhivske građe do trenutka njene predaje arhivu. sadržaj (rubrika 5). količina (rubrika 6). je regulirano da izradu i distribuciju arhivske knjige vrši Arhiv Federacije na zahtjev organa i službe za upravu. a ovom uredbom je detaljnije razrađeno. upisuje i radni broj iz arhivske knjige. Poglavlje V ove uredbe regulira uslove čuvanja registraturne i arhivske građe kod stvaraoca. U praksi se nailazilo na slučajeve da ono što nije operativna građa i što se ne čuva u radnim prostorijama. Pored toga. 27. To je od izuzetnog značaja jer od propisanog čuvanja registraturne i arhivske građe zavisi u kakvom stanju će ona doći u arhiv i koliko će biti upotrebljiva. kutiju i sl. godine nastanka. U prilogu Uredbe je dat obrazac (broj 2) s oblikom i sadržajem štambilja i uputstvom za popunjavanje rubrika koje sadrže štambilj. a oni ostali podaci prepisuju se iz arhivske knjige. izrađuje svoj štambilj prema propisanom obrascu koji je dat u prilogu Uredbe. klasifikacione oznake. registratori) upiše broj (redni broj iz arhivske knjige) pod kojim se vodi ta jedinica.) pored naziva organa.upisa (rubrika 2). Ova evidencija za arhive je bitna kako bi redovno mogli pratiti priraštaj registraturne i arhivske građe. smještaj (rubrika 7) i primjedba (rubrika 8). vrstu i količinu. čime se obezbjeđuje jedinstvenost metode i postupka vođenja arhivske knjige. Dakle. s konkretnim primjerima kako to činiti. Nakon upisa u arhivsku knjigu. radi onemogućavanja nepropisanog uništavanja ili otuđenja iste. članom 24. koja je utvrđena ranije. klasifikaciona oznaka (rubrika 4). smješta se u nužan i neadekvatan prostor. Članom 25. – 32. Kao prilog obrascu broj 3 data je decidna uputa za popunjavanje arhivske knjige po rubrikama. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine. Podaci u štambilju koji se odnose na rokove čuvanja uzimaju se iza liste kategorija registraturne građe. Svaki organ uprave i služba za upravu. Znatan broj stvaralaca registraturne i arhivske građe o ovom segmentu zaštite najmanje vodi računa.

Taj prostor namijenjen za odlaganje registraturne i arhivske građe ne bi trebao biti u blizini kotlovnice. kao i sprečava njeno isušivanje. bilo od požara. Pored toga. koja je od značaja ne samo za samo poslovanje stvaraoca nego i za izučavanje prošlosti. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine. ove uredbe regulirani su osnovni klimatski. metalne stalaže. To istovremeno regulira član 29. odgovarajući prostor za smještaj registraturne i arhivske građe i drugo odgovarajuća oprema i odgovarajući klimatski i fizički uslovi. Članom 27.čuvanje građe. Zbog toga se i oprema u depou bira od materijala otpornog na vodu i vatru. u odgovarajućim policama. ali i na drugi način zabilježena (mikrofilm. hemijsko – biološki uvjeti za čuvanje registraturne i arhivske građe. uništenja i nestajanja. protupožarni aparati kojima se kontrolišu i održavaju uvjeti za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe. To su: fascikle. kase i metalni sanduci u koje se odlažu jedinice pakovanja. Ti uvjeti su nužni da bi se arhivska građa. koji podrazumijeva obezbjeđenje osiguranja registraturne i arhivske građe od slučajeva oštećenja. To je ustrojena registraturna i arhivska građa po propisima o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu. mokrih čvorova. odnosno za njegovo čuvanje potrebni su odgovarajući uvjeti. člana 27. članom 31. Sva registraturna građa po isteku 1 godine u pravilu se evidentira i arhivira te odlaže u zato posebnu prostoriju koju zovemo arhivski depo. odnosno uništava građu.). Arhivski depo mora biti izdvojen prostor od ostalih. taj prostor mora biti suh. kutije. koja je većim dijelom zapisana na papiru. Većinom se radi o podrumskim i tavanskim prostorima koji su vlažni. sačuvala u izvornom obliku od propadanja i zaštitila od oštećenja. trafo – stanice i sl. bilo od poplave. ove uredbe precizira se pojam sređenog stanja. registratori kao jedinice pakovanja arhivske građe. što je utemeljeno članom 11. ormari. Trećim stavom člana 27. Članom 28. magnetofonske trake i sl. mračni ili prašnjavi ili su previše izloženi suncu i toploti. termometri. ove uredbe precizirane su mjere zaštite koje je stvaralac dužan obezbijediti. a to je. precizira se i pojam sigurnog stanja. fotografije. ove uredbe. a pristup u njega i manipuliranje građom može vršiti samo ovlašteni službenik ili službenici. Kako papir spada u materijal koji je osjetljiv i teško ga je čuvati. izložen umjerenom izvoru toplote i svjetlosti i opremljen odgovarajućom opremom. te hidrometri. propradanja i uništenja značajne arhivske građe. ove uredbe precizira se koja je to odgovarajuća oprema po standardima za arhiviranje predmeta i akata. što također šteti. Ovaj odnos stavaraoca ima dvojaku štetnu posljedicu. i to: što dolazi do oštećenja. Članom 30. Obezbjeđenje odgovarajuće temperature u prostorijama u kojima se čuva je veoma važno jer održava registraturnu i arhivsku građu u stanju u kojem je arhivirana. zbog njihovog uticaja na eventualna oštećenja ili čak uništenja građe. ormarima i kasama. Registraturna građa u godini svoga nastajanja čuva se u samoj pisarnici. Stavom 2. diskete. prvo. Veoma je važno obezbijediti takvu opremu i stvoriti takve uvjete u depou da ni u jednom trenutku ne dođe do oštećenja ili uništenja registraturne i arhivske građe. ove uredbe detaljnije su navedene obaveze stvaraoca u pogledu čuvanja registraturne i arhivske građe u sređenom i sigurnom stanju do predaje nadležnom arhivu. većinom one starije. a samim tim i propadanje od pretjerane vlage koja .

Optimalna temperatura bi trebala da bude između 100 – 150 C. te jedinice se hronološki i po klasifikacionim oznakama odlažu u stalaže. Arhivska građa mlađa od 30 godina može se i prije isteka navedenog roka preuzeti ukoliko dođe do ukidanja stvaraoca bez pravnog nasljednka ili ukoliko je kod stvaraoca fizički ugrožena. zakonodavac je obavezao sve stvaraoce na predaju arhivske građe. 33. utiče i direktna sunčeva svjetlost. odnosno registraturne jedinice. a relativna vlažnost između 50 – 60 %. dezinsekciju i deratizaciju prostorija radi (gljiva. Stav 2. upotrebljavaju se svi oni izvori svjetlosti koji nemaju hemijsko. Na primjer. navedeni prostor potrebno je opremiti stalažama. pored arhivske građe u privatnom vlasništvu. zakonodavac je i drugim stvaraocima dao mogućnost čuvanja sopstvene arhivske građe formiranjem specijaliziranih odjeljenja ako je od posebnog značaja za izvršenje njihovih zadataka. insekata. ove uredbe. Poglavlje VI obuhvata čl. tako da je u svakom trenutku moguće brzo doći do potrebnih podataka.) Način primopredaje arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnog arhiva reguliran je članovima 17. na temelju Zakona o arhivskoj građi Federacije. – 38. s izuzetkom onih kojima je posebnim propisima data na čuvanje i korištenje sopstvena građa. što je navedeno u stavu 2. ormarima od metala u kojima se odlažu registraturne jedinice. Članom 32. pored sistema za grijanje. Pored obezbjeđenja navedenih uvjeta za čuvanje registraturne i arhivske građe. Ovo pravilo ima i izuzetaka.izaziva truljenje i raspadanje. Posljednji stav (stav 5. Stavom 1.) člana 31. 33. ove uredbe. Izuzetno je važno da registraturna i arhivska građa. člana 31. glodara itd). ove uredbe. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine. Što se tiče vještačkog osvjetljenja prostorija. a rok je u principu najkasnije 30 godina od njenog nastanka. kasama. fotohemijsko i biološko štetno dejstvo. Članom 33. u koje se odlažu predmeti i akti. – 38. ormare i kase. člana 33. ove uredbe obavezuje stvaraoce registraturne i arhivske građe da redovno vrše dezinfekciju. što može dovesti do izbljeđivanja pisanog teksta i isušivanja papira. U praksi se dešava da se i građa starija od 30 godina ne preuzima u Arhiv. precizirani su svi rokovi i faze u primopredaji građe između stvaraoca i nadležnog arhiva. odnosi se na rok za predaju arhivske građe nadležnom arhivu. Ti slučajevi su isključivo vezani za nemogućnosti arhiva da prispjelu arhivsku građu preuzme zbog nedostatka smještajnog prostora. Zato je na prostorima depoa neophodno obezbijediti kapke da bi se spriječio direktan uticaj sunca na građu. Na povišenu temperaturu u prostorijama gdje se čuva registraturna i arhivska građa. VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU ORGANA UPRAVE I SLUŽBI ZA UPRAVU I NADLEŽNOG ARHIVA (čl. budu uredno složene i obilježene. U ovom poglavlju precizno je određen postupak primopredaje arhivske građe između stvaraoca i nadležnog arhiva. člana 33. – 20. ali također i zbog .

u posljednjoj rubrici zapisnika navode se obaveze predavaoca u pogledu plaćanja troškova. a neophodna je za tekuće poslovanje.mjesto i datum primopredaje. . djelokrug rada. bolji. akt na osnovu koga je osnovan. Tri primjerka zapisnika predaju se Arhivu. primopredaja se vrši zapisnički i na način predviđen ovim propisom. rješavaju se dogovorom između stvaraoca. a 2 (dva) ostaju kod predavaoca. Članom 34. U tim slučajevima u zapisniku se konstatira šta ostaje i dalje na čuvanju kod stvaraoca. Pomenuti zapisnik se sastavlja u 5 (pet) primjeraka.puni naziv stvaraoca. akt na osnovu koga prestaje sa radom stvaralac itd. smještaja i transporta. Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji. Takvi slučajevi. a sačinjavaju je predstavnici stvaraoca i nadležnog arhiva. . Međutim. . zaštitu i korištenje predviđene ovom uredbom.neadekvatnog smještaja u arhivu kada se u cilju zaštite i očuvanja arhivske građe ocijeni da su uvjeti smještaja kod stvaraoca. a stvaralac.mišljenje predavaoca o načinu i uslovima korištenja arhivske građe. odnosno imaoca. Sastavni dio zapisnika ne popis. Zapisnik sa svim navedenim elementima potpisuju članovi komisije. u praksi imamo slučajeve da stvaralac za svoje redovno djelovanje želi da zadrži dio te cjeline kao npr: dio građe koja se odnosi na osnovnu djelatnost. . . zatim personalna dosijea isl.popis arhivske građe po godinama. a ovjerava se pečatima predavaoca i primaoca. koji će evidentirati nastalu promjenu i u slučajevima kad Arhiv preuzima arhivsku građu stvaraoca koji je ugašen. promjena naziva ukoliko ih je bilo. bilo skraćenog. Tu se navodi puni naziv osnivača.broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja. odložena u arhivske kutije. odnosno imaoca i nadležnog arhiva. člana 35. odnosno imaoca. količini i podacima o nastanku arhivske građe. dužan je da i tu građu do konačne predaje čuva i osigurava od uništenja na način predviđen ovim propisom. odnosno prestao s radom. . Zapisnik o preuzimanju te građe obavezno se dostavlja Arhivu. sljednik koji preuzima njegove poslove (stav 1. odnosno specifikacija arhivske građe koja se preuzima. i nadležnog arhiva. regulirano je da arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom stanju. odnosno imalac. .) dužan je zapisnički preuzeti i njegovu registraturnu i arhivsku građu i osigurati uvjete za njenog čuvanje. način i uslove pod kojima se građa može dati na korištenje. . Dakle sve one osnovne činjenice koje su neophodne za kratak istorijat stvaraoca.kratak historijat stvaratelja. Pod troškovima smještaja smatra se obaveza predavaoca da obezbijedi arhivsku opremu za smještaj iste i to arhivske police. Primopredaja arhivske građe (član 37. bilo produženog roka primopredaje.podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi. Arhiv određuje rok u kojem je stvaralac dužan da je sredi i upiše u arhivsku knjigu. odnosno precizirati. a dva ostaju predavaocu. unutarnja organizacija s eventualnim organizacijskim promjenama. vrsti. U slučajevima kada predavalac ima određena ograničenja u korištenju pojedinih dijelova ili cjeline.) vrši se komisijski. U slučajevima prestanka rada stvaraoca. u suprotnom. dužan je u ovoj rubrici navesti. Ovo se odnosi na stvaraoce koji je predaju. a on obavezno sadrži sljedeće podatke: . Osnovno pravilo arhivske struke je da se arhivska građa jednog tvorca preuzima u cjelini u određenom vremenskom periodu njegovog djelovanja. od kojih se 3 (tri) dostavljaju arhivu.

ove uredbe precizira se da je neodvojivi dio arhivske građe evidencija o kretanju predmeta i akata koju prati arhivska građa. UREDBA O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA U PRAVNIM . U članu 40.Članom 38. upisnici. te drugi propisi kojima su se uređivala ova pitanja i bili u primjeni do donošenja ove uredbe. a članom 41. i 1998. zakonodavac je nadzor nad provođenjem ove uredbe. registri. njegovo tumačenje i upute za primjenu dao u nadležnost Arhiva Federacije. VIII PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Na kraju u poglavlju VIII u dva člana 40. date su prijelazne i završne odredbe. arhivske knjige i sl. VII – NADZOR NAD PROVOĐENJEM UREDBE U poglavlju VII članom 39. određeno je na koga se odnosi ova uredba. i 41. a to su protokoli. ove uredbe.godine. su van snage stavljena uputstva iz 1988.

kao dio svoje redovne djelatnosti. javnih ustanova. udruženjima građana. Ovom uredbom u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Zakon) uređuju se arhivski poslovi u javnim preduzećima. Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova javnih preduzeća. javnim ustanovama. arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti. organizovanim u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacije). 2. 12/03 od 28 ožujka/mart 2003 . fondacija i drugih pravnih lica osnovanih u kantonu. 4. odnosno općini i gradu. ako vršenje arhivskih poslova u tim pravnim licima nije regulisano propisima kantona. način vođenja i korištenja arhivske knjige. nemaju svoj arhiv. nalazi. u smislu ove uredbe su: 1. Pravna lica su dužna organizovati i voditi. odnosno grad. gradski arhivi – za pravna lica organizovana na nivou grada.LICIMA U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1 I – OPĆE ODREDBE Član 1. Ako općina. Nadležni arhivi. a u skladu s ovom uredbom. u tom slučaju nadležan je kantonalni arhiv na čijem se području općina. br. fondacijama i drugim pravnim licima ( u daljem tekstu:pravna lica). postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe. 3. udruženja građana. Arhiv Federacije – za pravna lica organizovana na nivou Federacije. II – LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA 11 Ova uredba je objavljena u „Sl. općinski arhivi – za pravna lica organizovana na nivou općine. Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja. koji se odnosi na način donošenja liste kategorija s rokovima čuvanja. kantonalni arhivi – za pravna lica organizovana na nivou kantona. novinama F BiH“. Član 3. Član 4. uvjeti čuvanja registraturne i arhivske građe između pravnih lica i nadležnog arhiva. Član 2. odnosno grad.

donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i dostavlja je u roku od mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu. Listu kategorija donosi rukovodilac pravnog lica. kao i odabiranja arhivske građe iz registraturne građe. vrstu registraturne građe iz nadležnosti pravnog lica i koji su sposobni da ocijene naučno – historijski. Član 10.).O). pravna lica su dužna donijeti listu kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja ( u daljem tekstu: lista kategorija). kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim oblastima. Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac pravnog lica.Član 5. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog značaja i od značaja za historiju i druge naučne oblasti. Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine. 2. Nadležni arhiv obavezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste kategorija dati saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu. Ova lista se može primjeniti nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva. moraju trajno čuvati. 5 godina. kao i podatke koji govore o uslovima rada i načinu života građana. Član 7. kulturu uopće i druge društvene potrebe. društveni i praktični značaj te građe. Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe. Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti. Član 6. Za trajno čuvanje određuju se: 1. a čine je stručni službenici koji poznaju organizaciju. Član 8. Pravno lice dužno je postupiti po ocjeni nadležnog arhiva o tome koje se kategorije registraturne građe. 20 godina i sl. iz liste koje su donijeli. Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom listom kategorija . . Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja se određuju zavisno od potreba pravnog lica. 10 godina. Član 9. oznakom „trajno“ (T) i „trajno operativno“ (T.

godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje. Član 12. pokreće pravno lice u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi po bilo kom osnovu. Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registraturne građe kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa). Izdvajanje dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste kategorija. godine i one nastale od 1941. ovog člana obavezno sadrži: 1. Postupak za odabiranje arhivske građe. . iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu. Član 13. kao i od 1992. Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši se po pravilu. naziv pravnog lica u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga se nalazi. Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. Član 14. do 1945. ovog člana vrši se samo u nadležnom arhivu.godine. Rukovodilac pravnog lica imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturne građe saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja. III – POSTUPAK ODABIRANJA ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURNE GRAĐE Član 11. do 1995.Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 1). Pravno lice dužno je da vrši tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u listi kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja. u čijem je radu nastala registraturna građa ili se kod njega nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi. Odabiranje vrše pravno lice. a nemaju svojstvo arhivske građe. Popis iz stava 2. odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne građe. Arhivska građa odabire se iz registraturne građe. Iz registraturne građe nastale prije 1878.

naznakom klasifikacijske oznake iz liste kategorija. koje vodi pravno lice. Član 19. člana 14. brojevi izdvojenih predmeta evidentiraju se u postojećim evidencijama (djelovodnik. Poslije donošenje rješenja iz stava 3. Član 16. službenik nadležnog arhiva koji vrši stručni nadzor ( u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva).2. Po prijemu popisa iz stava 2. i 3. s brojem registraturnih jedinica (fascikli. Ako predstavnik nadležnog arhiva utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa. popis materijala koji je uništen i sl. odnosno tvorac te građe. registratora. IV – ARHIVSKA KNJIGA Član 18. upisnik. razmatra popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje. ove uredbe. filmovani. arhivska knjiga i sl.). omota i slično). ove uredbe. člana 14. . popis registraturne građe koja se predlaže za uništenje po godinama nastanka. Član 15. Svako pravno lice dužno je voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje nadležnosti. Predstavnik nadležnog arhiva može prilikom provjere prihvatiti u cjelini ili djelimično popis bezvrijedne registraturne građe. rokom čuvanja koji je utvrđen u toj listi. osim mjera propisanih ovom uredbom. fonografisani i na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal primjenjuju se. predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg nadležni arhiv izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne građe . naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke. Pravno lice dužno je da trajno čuva cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izdvanja i uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik. u saradnji s nadležnom komisijom iz stava 2.). kutija. i mjere koje propisuju proizvođač. Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene za uništenje. ovog člana. Na fotografisani. kartoni. rješenje. Član 17. Pravno lice dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne građe koja se predlaže za uništenje. količinom izdvojene građe izražena u dužnim metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izdvojena bezvrijedna registraturna građa.

knjiga. knjige. klasifikacionim oznakama i količini materijala. . ove uredbe stavlja se otisak štambilja na arhivske jedinice prema obrascu koji se nalazi u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 2). kutija. Na registraturnu jedinicu iz stava 1. člana 21. Član 25. ove uredbe. djelovodni protokoli i dr. Član 26. Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama. Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa. Član 21. odnosno ustanove.). upisnici. registrator. Pravna lica dužna su u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se po bilo kojoj osnovi nalazi kod njih na čuvanju (po osnovu likvidacije nekog preduzeća. sva pravna lica. Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja koji se primjenjivao kod pravnog lica u vrijeme nastajanja te građe. ili ako je pravni sljednik građe itd. u okviru Arhivska knjiga je opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale u radu pravnog lica. Član 20. po osnovu zatečenosti građe. registri. U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane u skladu s članom 21. omot i druga jedinica pokovanja u koju se odlaže registraturna građa. u koje se po određenim cjelinama odlažu završeni (riješeni ) predmeti i akti i druga registraturna građa (evidencije. Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku knjigu. Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni da vode kancelarijskog poslovanja. Član 22. Član 24. Pod registraturnom jedinicom podrazumijeva se fascikla. Član 23.Rukovodilac pravnog lica je dužan je osigurati da se registraturna građa na kraju svake godine obavezno upiše u arhivsku knjigu.).

ovog člana. trafo – stanice. V – USLOVI ČUVANJA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE Član 28. uništenja i nestajanja. aprila naredne godine.Prijepis ili fotokopija arhivske knjige. . Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije isteka roka iz stava 2. Član 27. Pod arhivskim prostorijama podrazumijeva se pisarnica i arhivski depo. Arhivske prostorije ne smiju da budu u neposrednoj blizini kotlovnice. U cilju zaštite registraturne i arhivske građe. Član 29. Izradu arhivske knjige i njenu distribuciju vrši Arhiv Federacije. Rukovodilac pravnog lica dužan je preduzeti mjere i obezbjediti uslove da se registraturna i arhivska građa iz nadležnosti pravnog lica čuvaju u sređenom i sigurnom stanju do predaje nadležnom arhivu. organi i službe za upravu dostavljaju nadležnom arhivu najkasnije do 30. odnosno arhivska građa koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju pravnog lica. osigurati arhivsku opremu. Član 30. podrazumijeva se ustrojena registraturna. hemijsko – biološke i fizičke uslove i kontrolu tih uslova. u smislu ove uredbe podrazumijeva se čuvanje registraturne i arhivske građe od oštećenja. Pod sigurnim stanjem. u koju su upisane registraturne jedinice za proteklu godinu. sadržaj i način njegovog popunjavanja nalaze se u prilogu ove uredbe i čine njen sastavni dio (obrazac broj 3. osigurati prostorije za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe ( u daljem tekstu: arhivske prostorije). na zahtjev pravnog lica. održavati klimatske. 2. pumpne stanice.). U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže godinu dana od dana kada su akti i predmeti riješeni. pravna lica su dužna obezbijediti sljedeće: 1. Obrazac arhivske knjige. velikih mokrih čvorova i slično. Pod sređenim stanjem u smislu ove uredbe.

temperature. smještaj registraturnih jedinica čuvanja u stalaže. ormare i kase. s tim da se izvrši obilježavanje stalaža. Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvata: smještaj akata i predmeta u registraturne jedinice čuvanja. hemijsko – bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva se zaštita registraturne i arhivske građe od štetnih utjecaja: vlage. Član 33. insekata. Član 34. kutije i druge jedinice pakiranja ( u daljem tekstu: registraturne jedinice čuvanja). registratori. po potrebi. fotohemijsko i biološki štetno dejstvo. ormari i kase. ultravioletnih i drugih zračenja. a relativna vlažnost do 50 do 60 %. dezinfekcija. mikroorganizama. Pod održavanjem klimatskih. glodara i fizičkih oštećenja. VI – NAČIN PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU PRAVNIH LICA I NADLEŽNOG ARHIVA . protupožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uslovi za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe. uništenja i nestajanja. vodootporni i metalni kontejneri. Pravna lica dužna su da kontrolišu sređenost i sigurnost stanja registraturne i arhivske građe od oštećenja. dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija. prašine. U arhivskim prostorijama temperatura vazduha se mora održavati u rasponu od 100 do 150 C. Član 32. Radi sprečavanja štetnog uticaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku građu. Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko.Član 31. Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi direktnom utjecaju sunčevog svjetla. termometri. ormara i kasa u arhivskim prostorijama. kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru i vodu. svjetlosti. kao i stalaže. ormati. Stalaže. hidrometri. obavljaju se. Pod arhivskom opremom podrazumijeva se: fascikle.

pravna lica iz stava 1.. 36. Ukoliko je nadležni arhiv spriječen da u određenom roku preuzme arhivsku građu. usklađena s listom kategorija koju je donijelo pravno lice i upisana u arhivsku knjigu. ove uredbe dužni su tu građu do predaje nadležnom arhivu čuvati i osigurati od uništenja na način predviđen odredbama čl. Član 36. ove uredbe. 38. 37. Arhivsk građa. odnosno upiše u arhivsku knjigu. odabrana i upisana u arhivsku knjigu i izdvojena za predaju nadležnom arhivu. . godini i količini. do 34. i nadležnog arhiva kao primaoca arhivske građe. Rukovodilac pravnog lica dužan je preduzeti mjere da se nadležnom arhivu preda arhivska građa iz nadležnosti pravnog lica. Član 37. pravno lice dostavlja nadležnom arhivu tri primjerka popisa građe. Zapisnik o primopredaji iz stava 1. Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji koji sadrži sljedeće podatke: 1. i 40. ove uredbe. naziv pravnog lica koje predaje i nadležnog arhiva koji preuzima arhivsku građu. Arhivska i registraturna građa pravnog lica koje prestaje s radom. Član 39. nadležni arhiv će odrediti rok u kome je pravno lice dužno srediti. a dva primjerka zadržava za sebe. osim ako im ta građa nije data posebnim propisom na čuvanje i korištenje. 28. primopredaja te građe izvršit će se na način i po postupku propisanom u čl. popisuje se po vrstama. Ovaj rok se može skratiti ili produžiti u sporazumu između pravnog lica i nadležnog arhiva.. predaje se zapisnički pravnom licu koje preuzima njegove poslove. Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastajanja. Uz prijedlog za primopredaju arhivske građe. Član 38. Ako arhivska građa nije u registraturski sređenom stanju i nije upisana u arhivsku knjigu. ovog člana dostavlja se nadležnom arhivu. odložena u arhivske kutije. Ako je aktom o prestanku rada pravnog lica određeno da se odabrana arhivska građa preda nadležnom arhivu. kao predavaoca.. 39. Arhivska građa koja se predaje nadležnom arhivu mora biti u registraturski sređenom stanju.Član 35. Primopredaju arhivske građe vrši komisija koja je sastavljena od predstavnika pravnog lica.

broj akta na osnovu koga se vrši primopredaja.2. 4. ovog člana potpisuju članovi komisije. Popis arhivske građe koji podnosi predavalac. Zajedno s arhivskom građom. mjesto primopredaje i datum. sastavni je dio zapisnika o primopredaji. opći pregled arhivske građe po godinama. Član 43. podaci o eventualno nepreuzetoj arhivskoj građi. Zapisnik iz stava 2. Obrazac broj 1 . Ova Uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. mišljenje predavaoca arhivske građe o načinu i uslovima korištenja arhivske građe. 3. a ovjerava se pečatom predavaoca i pečatom primaoca arhivske građe. 7. 5.od kojih tri primjerka zadržava nadležni arhiv. Stručni nadzor nad provođenjem ove uredbe vrši Arhiv Federacije i daje potrebna objašnjenja i upute za pravilnu primjenu ove uredbe. 6. vrsti i količini i podaci o nastanku arhivske građe. Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjeraka. 8. a dva primjerka predavalac arhivske građe. kratak historijat pravnog lica arhivske građe koja se preuzima. u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe. VII – NADZOR NAD PROVOĐENJEM OVE UREDBE Član 41. VIII – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 42. Rukovodioci pravnih lica dužni su organizovati vršenje arhivskih poslova iz svoje nadležnosti u skladu s ovom uredbom. Član 40. nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije o kretanju predmeta i akata koje se odnose na preuzetu građu. obaveze predavaoca arhivske građe u pogledu plaćanja troškova smještaja i transporta arhivske građe do mjesta u kome će biti pohranjena.

4. Ova lista stupa na snagu kada se dobije saglasnost nadležnog arhiva i primjenjivat će se na registraturnu i arhivsku građu utvrđenu u ovoj listi.P. Stupanjem na snagu ove liste prestaje važiti lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja broj _________od _____________godine. Potpis ovlaštene osobe Broj_____________ Datum ___________ M. 3. rukovodilac ___________d o n o s i (naziv pravnog lica) LI STU KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA Redni broj 1 Klasifikaciona oznaka 2 Kategorija registraturne građe 3 Rok čuvanja 4 2. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. tačke 5. Izmjene i dopune ove liste vrše se postupku koji je predviđen za njeno donošenje. UPUTA ZA POPUNJAVANJE . broj: 45/02) i člana 5. Uredbe o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima na nivou Federacije Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. broj: 12/03).___________________________________ (naziv pravnog lica) ___________________________________ (sjedište pravnog lica) Na osnovu člana 11.

U kolonu broj 3 upisuje se naziv kategorije građe. Rok čuvanja se izražava brojčano (npr. Klasifikaciona oznaka je oznaka utvrđena prilikom uvođenja akata i predmeta u odgovarajuće evidencije predviđene propisima o kancelarijskom poslovanju (djelovodnik predmeta i akata ili upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka i dr. 2 godine. 5 godina. Redni broj se ispisuje arapskim brojevima u kontinuitetu od prvog do posljednjeg broja kategorisanog materijala. 2. U kolonu broj 4 upisuje se rok čuvanja.operativno“ (T. U kolonu broj 1 upisuje se redni broj. Obrazac broj 2 . Oznaka „trajno – operativno“ znači da se čuva u arhivu pravnih lica do predaje nadležnom arhivu. U kolonu broj 2 upisuje se klasifikaciona oznaka.). Naziv kategorije građe određuje se prema vrsti i sadržaju dokumenata i međusobno se razlikuju po roku čuvanja (npr. 3.).). pravilnici ili uvjerenja o državljanstvu i sl.O). oznakom „trajno“ (T) i „trajno .1. 4. 10 godina i sl.

O“. do 7. 5. U rubriku „Naziv pravnog lica“ upisuje se naziv javnog preduzeća. 1964. Obrazac broj 3 . 7. nastala (npr. U rubriku „Trajno“ upisuje se veliko štampano slovo „T“. Upisivanje podataka u predviđene rubrike vrši se kemijskom olovkom ili tintom.Sadržaj štambilja za registraturnu jedinicu NAZIV PRAVNOG LICA Registraturna i arhivska građa Godina nastanka – raspon godina Klasifikaciona oznaka Redni broj iz arhivske knjige ROKOVI ČUVANJA Godina Trajno Trajno operativno UPUTE ZA POPUNJAVANJE 1. U rubriku „Godina“ upisuje se broj godina određen za čuvanje registraturne. udruženja građana i sl. U rubriku „Trajno – operativno“ upisuju se velika štampana slova „T. Rokovi iz tač. odnosno arhivska građa. ili 1973-1979). U rubiku „Godina nastanka – raspon godina“ upisuje se godina nastanka. odnosno raspon godina u kojem je registraturna građa. 4. 3. U rubriku „Redni broj“ upisuje se redni broj iz arhivske knjige pod kojim je zavedena registraturna jedinica. U rubriku „Klasifikaciona oznaka“ upisuje se broj klasifikacione oznake na koju se grupu registraturna građa odnosi. 2. u čijem radu je nastala registraturna i arhivska građa. ove upute prepisuju se iz liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. 5. odnosno arhivske građe. odnosno ustanove. 6.

Arhivska knjiga – za pravna lica Obrazac broj 3 Sadržaj arhivske knjige – za pravna lica .Naslovna stranica .

STRUČNA OBJAŠNJENJA UZ UREDBU O ORGANIZOVANJU I NAČINU VRŠENJA ARHIVSKIH POSLOVA .

Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine i Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu Bosne i Hercegovine. UREDBA O UVJETIMA I NAČINU POLAGANJA STRUČNOG ARHIVISTIČKOG ISPITA I 11 „Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. fondacije i druga pravna lica organizovana na nivou Federacije. uslove čuvanja registraturne građe i način primopredaje između pravnih lica i nadležnog arhiva. fondacijama i drugim pravnim licima organizovanim u Federaciji Bosne i Hercegovine. vođenje arhivske knjige. čuvanju registraturskog materijala i arhivske građe. Propisom iz 1998. javnim ustanovama. koja za tu kategoriju stvaraoca regulira ova oblast. 22 „Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. a u krajnjem čine jednu cjelinu. Članom 1. Ova uredba u cjelini predviđa pravilan način organiziranja i vršenja arhivskih poslova kod gore navedenih stvaralaca. broj: 26/98. broj: 12/03. kao i Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine. Iz tog razloga ovi podzakonski akti međusobno se nadopunjavaju i isprepliću. odnosno Uputstvom o arhivskoj knjizi. Kako su arhivski poslovi za sve stvaraoce isti. ova uredba se najvećim dijelom podudara s Uredbom o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu Federacije Bosne i Hercegovine. donesen je podzakonski akt. čuvanje i odlaganje registraturne građe kod stvaraoca do konačne primopredaje nadležnom arhivu. javne ustanove. a to su javna preduzeća. odabiranju arhivske građe i primopredaji arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnog arhiva. ali istovremeno su i komplementarni i suštinski povezani. udruženjima građana. . sređivati registraturnu i arhivsku građu i predavati je u određenom roku nadležnom arhivu. Kako su i ti stvaraoci po Zakonu o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine dužni čuvati. za koju su stručna objašnjenja data u ovoj knjizi uz pomenutu Uredbu. Tim članom su definisani stvaraoci na koje se ova uredba odnosi. su jedan proces koji se vrši u više faza. čiji je rezultat uredno vođenje.godine. postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe. neobuhvaćeni su ostali svi oni stvaraoci registraturne i arhivske građe koji ne spadaju u organe uprave i službe za upravu 2. udruženja građana. Uredbe o organiziranju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima uređuju se arhivski poslovi u javnim preduzećima. odnosno ova uredba. Ona propisuje stvaraocima obavezu donošenja Liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja. Podzakonski akti.U PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE1 (Autori: Slobodan Kristić i Amira Šehović) Organiziranje i način vršenje arhivskih poslova je neodvojiv proces od organiziranja i načina vršenja kancelarijskog poslovanja. koji su uređeni posebnim podzakonskim aktima.

fondacije i druga pravna lica organizovana na nivou Federacije. više i srednje školske spreme koji obavljaju arhivske poslove u Arhivu Federacije. za pripravnike s visokom i višom školskom spremom. grada i općine. u skladu s odredbama ove uredbe. program i način polaganja stručnog arhivističkog ispita (u daljem tekstu: arhivistički ispit). te uvjeti sticanja stručnih znanja u arhivskoj struci za lica koja obavljaju arhivske poslove u Arhivu Federacije. ove uredbe mogu polagati i osobe koje se nalaze na radu u organima i pravnim licima. više i srednje školske spreme koji rade na arhivskim poslovima u arhivama organa uprave kantona i arhivama službi za upravu grada i općine i arhivama drugih institucija organizovanim na nivou kantona. Član 2. 12/03 od 28 ožujak/mart 2003. udruženja građana. Zakona. a radi na arhivskim poslovima. Arhivistički ispit pred komisijom iz člana 5. 11 Ova uredba je objavljena u „Sl. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Zakon) arhivistički ispit. dužni su polagati službenici i pripravnici visoke. grada i općine. 1. federalnim organima uprave i drugim federalnim oraganima. Ovom uredbom uređuju se uvjeti. br. ovog člana. dužan je ponovno polagati arhivistički ispit za novostečeni stepen školske spreme. stučnim službama Parlamenta Federacije Bosne i Hercegovine. U skladu s članom 37. Te osobe arhivistički ispit polažu na lični zahtjev. i 2. stručnim i drugim službama osnovanim za potrebe federalnih organa i drugih institucija organiziranih na nivou Federacije.NAČINA STICANJA STRUČNIH ZVANJA U ARHIVISTIČKOJ STRUCI1 I – OPĆE ODREDBE Član 1. Kandidat koji stekne viši stepen školske spreme od onog za koji je položio arhivistički ispit. koje nisu obuhvaćene odredbama st. ako drugačije nije propisano odgovarajućim zakonom kantona. Član 3. ove uredbe arhivistički ispit polažu po isteku pripravničkog staža od jedne godine. ili ako kanton nema uslove da formira svoju komisiju za polaganje tog ispita. odnosno šest mjeseci za pripravnike sa srednjom školskom spremom. odnosno kantona. U skladu s odredbama člana 37. u smislu st. Kandidat koji nema svojstvo pripravnika. Pod drugim institucijama. federalnim organima uprave i drugim federalnim organima. te drugim institucijama organizovanim na nivou Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija). u Vladi Federacije Bosne i Hercegovine. stav 2. stav 3. predsjednika i potpredsjednika Federacije Bosne i Hercegovine. agencije. javne ustanove. ovog člana. 1. . arhivistički ispit polaže pod istim uslovima kao i kandidat u svojstvu pripravnika. smatraju se javna preduzeća. i 2. radi sticanja uvjeta za rad na arhivskim poslovima. arhivistički ispit po odredbama ove uredbe mogu polagati i službenici visoke. novinama F BiH“. Pripravnici iz organa i tijela iz člana 2.

Arhivistički ispit za službenike i pripravnike sa srednjom školskom spremom obuhvata: 1. Arhivistika. Arhivistički ispit za službenike i pripravnike s višom školskom spremom obuhvata: 1. 2. Strani jezik. Kancelarijsko poslovanje. Ovaj program se objavljuje u „Službenim novinama Federacije BiH“. izvori i literatura za svaki predmet posebno. Komisija se sastoji od predsjednika i četiri člana. 5. Kancelarijsko poslovanje (u užem smislu). Informatika (arhivistička informatika). Program sadržaja materije za svaki predmet iz odredaba ovog člana utvrđuje direktor Arhiva Federacije. Informatika ( arhivistička informatika). ove uredbve arhivistički ispit polažu pred Komisijom za polaganje arhivističkog ispita i sticanja stručnih zvanja ( u daljem tekstu: Komisija) koju formira direktor Arhiva Federacije. Kancelarijsko poslovanje. 6. Arhivistika. 3. Arhivsko zakonodavstvo. 3. . 4. 2. 5. naučni djelatnici i diplomirani pravnici koji su se istakli na pravnim poslovima u arhivskoj djelatnosti. III – SASTAV KOMISIJE I NAČIN POLAGANJA ARHIVISTIČKOG ISPITA Član 5. 5. Kandidati iz člana 2. Arhivistički ispit za službenike i pripravnike visoke školske spreme obuhvata sljedeće predmete: 1. 2. 3. Za člana Komisije imenuju se istaknuti arhivski stručnjaci visoke školske spreme koji rade na poslovima iz arhivske djelatnosti.II – PROGRAM ARHIVISTIČKOG ISPITA Član 4. Informatika ( arhivistička informatika). Arhivsko zakonodavstvo. Arhivistiku. Historijski razvoj arhivistike. (engleski ili drugi jezik). 4. koju rješenjem imenuje direktor Arhiva Federacije. Arhivsko zakonodavstvo. U okviru sadržaja materije utvrđuju se gradivo. 4. Historijski razvoj arhivistike. Osnove historijskog razvoja arhivistike.

ove uredbe. Član 10. tema pismenog zadatka. Član 6. mentor. Rješenjem o imenovanju Komisije određuju se ispitivači za svaki predmet iz člana 4. Izuzetno. ovjerena diploma ili svjedočanstvo o završenoj školskoj spremi. Arhivistički ispit polaže se u sjedištu Arhiva Federacije. Član 7. Kandidat pristupa polaganju arhivističkog ispita na dan utvrđen rješenjem iz člana 8. te utvrđuju njegovi poslovi i zadaci. vrijeme polaganja arhivističkog ispita. U rješenju kojim se odbija zahtjev za polaganje arhivističkog ispita navodi s razlog zbog kojeg se zahtjev odbija. o čemu odlučuje direktor. Arhivistički ispit sastoji se iz pismenog i usmenog dijela. u kojem treba navesti prijedlog jedne ili više tema za izradu pismenog zadatka. uvjerenje ili potvrda o pripravničkom. ovog člana imenuje se na period od četiri godine. Rješenjem iz stava 1. . Član 11. Komisija iz stava 1. U rješenju kojim se odobrava polaganje ispita određuju se datum. ove uredbe. Uz zahtjev se prilaže: 1. Protiv rješenje iz stava 1. Arhiv Federacije donosi rješenje kojim odobrava polaganje arhivističkog ispita za kandidata koji ispunjava propisane uslove. Član 9. ovog člana određuje se i zapisničar na arhivističkom ispitu. članovi Komisije i zapisničar mogu imati zamjenike. odnosno rješenje kojim odbija zahtjev za polaganje ispita za kandidata koji ne ispunjava propisane uslove. Član 8. Zahtjev se podnosi Arhivu Federacije. ovog člana može se podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u roku od osam dana od dana prijema rješenja. arhivistički ispit se može polagati i van sjedišta Arhiva Federacije. 2. stav 2. odnosno radnom stažu (obavezno navesti osnovne podatke o poslovima koje kandidat obavlja).Predsjednik. rok izrade pismenog zadatka i visina troškova za polaganje arhivističkog ispita i rok uplate. Polaganje arhivističkog ispita vrši se na pismeni zahtjev kandidata. ako za to postoje opravdani razlozi.

Kandidat koji nije pristupio polaganju popravnog ispita u roku iz stava 3. ovog člana može polagati po isteku roka od 30 dana. ili „upućen na popravni ispit iz dva predmeta“. smatra se da arhivistički ispit nije položio. Rješenje doneseno po prigovoru je konačno. Član 12. Član 13. pismeni zadatak se predaje Komisiji u tri primjerka. Konačni uspjeh kandidata ocjenjuje se prema ukupno pokazanom znanju na pismenom i usmenom dijelu arhivističkog ispita. Protiv rješenja iz stava 6. člana 4. koji na prijedlog kandidata ili samoincijativno određuje Komisija. ili „upućen na popravni ispit iz jedno predmeta“. smatra se da arhivistički ispit nije položio. a u okviru materije koja je sadržana u programu svakog predmeta iz stava 4. Član 14. ove uredbe. smatra se da arhivistički ispit nije položio. Arhiv Federacije donosi rješenje kojim se utvrđuje da kandidat nije položio arhivistički ispit. Na usmenom dijelu arhivističkog ispita provjerava se osposobljenost kandidata za praktičnu primjenu propisa iz oblasti predmeta iz člana 4. višu. Kandidat popravni ispit iz stava 2. Kandidati srednje školske spreme rade pismeni zadatak koji obuhvata jednostavnije zadatke iz arhivske djelatnosti. Ocjenu pismenog zadatka donosi Komisija većinom glasova. Usmeni dio arhivističkog ispita je javan. ove uredbe. Na usmenom dijelu arhivističkog ispita ispitivači su dužni kandidate ispitivati samo o materiji koja je obuhvaćena programom ispita za visoku. Komisija odlučuje o uspjehu kandidata. ovog člana može se podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u roku od osam dana od dana prijema rješenja. Nakon prihvaćanja teme od strane mentora. Ako kandidat u roku iz stava 3. Komisija odlučuje o uspjehu kandidata ocjenom „položio arhivistički ispit“ ili „nije položio arhivistički ispit“. Izrada pismenog zadatka može trajati najduže dva sata. odnosno popravni ispit. bez prisustva javnosti. odnosno srednju školsku spremu i koja je utvrđena u programu iz stava 4. U izradi pismenog zadatka kandidatu pomaže mentor. Po završenom usmenom dijelu arhivističkog ispita. člana 4. Pismeni dio arhivističkog ispita (u daljem tekstu: pismeni zadatak) rade svi kandidati.Pismeni dio ispita odnosi se na izradu određenog zadatka iz arhivistike. Pismeni zadatak se ocjenjuje ocjenom „zadovoljava“ ili „ne zadovoljava“. ovog člana. ove uredbe. ima pravo da iz tih predmeta polaže popravni ispit. Kandidat koji na usmenom dijelu arhivističkog ispita ne pokaže zadovoljavajuće znanje iz jednog ili najviše dva predmeta. Kandidat koji na arhivističkom ispitu pokaže nezadovoljavajuće znanje iz tri ili više predmeta. ovog člana ne položi popravni ispit. a najkasnije u roku od 90 dana od dana polaganja arhivističkog ispita. . Pismeni dio ispita polaže se prije pristupanja polaganja usmenog dijela ispita.

i to: za visoku školsku spremu – arhivist. ukoliko organ. Arhiv Federacije izdaje uvjerenje o položenom ispitu. Član 19. ovog člana izrađuje se na obrascu broj 1. O odlaganju polaganja započetog ispita iz stava 1. Član 20. puni naziv komisije. ove uredbe troškove snosi kandidat. i to: za III stupanj – arhivski manipulant. Započeto polaganje arhivističkog ispita može se odložiti do deset dana. školu. Započeto polaganje arhivističkog ispita može se. te visinu naknade za rad članova komisije i zapisničara. Član 18. Visinu naknade za troškove polaganja arhivističkog ispita. U uvjerenju iz stava 1. prezime i ime kandidata. odnosno pravno lice u kojem je kandidat zaposlen. njegovu godinu i mjesto rođenja. a u izuzetno teškim zdravstvenim ili drugim opravdanim slučajevima i na rok do mjesec. a za IV stupanj – arhivski tehničar II vrste. te datum položenog arhivističkog ispita. odnosno najduže do dva mjeseca od dana odlaganja polaganja ispita. „položio arhivistički ispit za VSS“ i „položio arhivistički ispit za SSS“. Ako kandidat ne pristupi polaganju arhivističkog ispita na dan određen prema stavu 3. Troškovi polaganja arhivističkog ispita snosi organ. razlog odlaganja i datum kada kandidat treba da pristupi polaganju ispita. ove uredbe. izuzetno odložiti ako kandidat zbog bolesti ili iz drugih opravdanih razloga nije sposoban da nastavi polaganje ispita. rješenjem određuje direktor Arhiva Federacije. Komisiji za polaganje arhivističkog ispita i zapisničaru pripada naknada za rad u komisiji. odnosno fakultet koji je završio i kada. člana 2. Član 16. člana 14. ne odluči na snosi troškove ispita. ovog člana upisuje se i stručno zvanje. Uvjerenje o položenom arhivističkom ispitu sadrži: zaglavlje ustanove. gdje se kandidat nalazi na radu. Kandidat koji polaže arhivistički ispit. otisak pečata i potpis direktora Arhiva Federacije. a za kandidate iz stava 4. o čemu se u spisu sačinjava službena zabilješka koja sadrži odluku Komisije o odlaganju ispita. U uvjerenju o položenom arhivističkom ispitu u dijelu koji se odnosi na ocjenu stoji: „položio arhivistički ispit za VŠS“. . ovog člana odlučuje Komisija većinom glasova. broj i datum. Član 17.Član 15. Uvjerenje iz stava 1. smatra se da ispit nije položio. odnosno pravno lice. za višu školsku spremu – viši arhivski tehničar i za srednju školsku spremu.

naziv škole. članovi Komisije i zapisničar. ocjena za pismeni dio ispita i ocjena uspjeha kandidata. ovog člana čuva se trajno. Knjiga iz stava 2. odnosno fakulteta koji je završio. Administrativno – tehničke poslove za rad Komisije i evidenciju o kandidatima koji su polagali arhivistički ispit. 2. u predmetu kandidata. lice sa završenom srednjom školskom spremom (III stepen) – nakon navršenih šest mjeseci rada na arhivskim poslovima i položenim arhivskim ispitom stiče zvanje – arhivski manipulant. Evidencija iz stava 1. ovog člana unosi se: sastav Komisije. Član 21. viši arhivist i arhivski savjetnik. lice za završenom višom školskom spremom nakon navršene godine dana rada na arhivskim poslovima i položenim arhivističkim ispitom stiče zvanje – viši arhivski tehničar. očevo ime i prezime kandidata. za službenike srednje školske spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant. Zapisnik o polaganju arhivističkog ispita čuva se zajedno s ostalom dokumentacijom koja je u vezi s arhivističkim ispitom. datum polaganja arhivističkog ispita. datum i mjesto održavanja ispita. U zapisnik iz stava 1. i to: 1. 2. 3. godinu rođenja. 4. postavljena ispitna pitanja. ovog člana vodi se po obrascu broj 2. za službenike više školske spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste. kao i odredbama ove uredbe. ocjenu uspjeha na ispitu i broj. Uvjeti za sticanje osnovnog stručnog zvanja Član 23. Službenik stiče osnovno stručno zvanje u arhivskoj struci pod sljedećim uvjetima. utvrđena su sljedeća stručna zvanja u arhivskoj struci: 1. vodi Arhiv Federacije. 3. lice za završenom visokom stručnom spremom nakon navršene godine dana rada na arhivskim poslovima i položenim arhivističkim ispitom stiče zvanje – arhivist. Zakona. . ovog člana vodi se u vidu knjige i sadrži sljedeće podatke: ime. lice sa završenom srednjom školskom spremom (IV stepen) – nakon šest mjeseci rada na arhivskim poslovima i završenim arhivističkim ispitom stiče zvanje – arhivski tehničar II vrste.O polaganju arhivističkog ispita vodi se zapisnik. datum i mjesto izdavanja uvjerenja o položenom arhivističkom ispitu. ovog člana potpisuju predsjednik. IV – STRUČNA ZVANJA I USLOVI ZA STICANJE TIH ZVANJA 1. ime i prezime kandidata. 2. U skladu s članom 39. Vrsta stručnih zvanja Član 22. Zapisnik iz stava 1. za službenike visoke školske spreme: arhivist. Knjiga iz stava 2.

podnosioca zahtjeva. Član 26. Službenik koji ispuni uvjete iz člana 24. podnosilac zahtjeva ima pravo podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u roku od osam dana od dana prijema rješenja. ove uredbe podnosi zahtjev za sticanje odgovarajućeg višeg stručnog zvanja. Za kandidata koji po ocjeni Komisije ne ispunjava uvjete za sticanje višeg stručnog zvanja. objavljenih stručnih radova iz arhivistike i šire srodne djelatnosti. Uslovi za sticanje viših stručnih zvanja Član 24. Protiv rješenja iz stava 5. na prijedlog Komisije iz člana 5. 2. izdaje se rješenje kojim se odbija zahtjev za sticanje stručnog zvanja. Zahtjev iz stava 1. Rješenje doneseno po prigovoru je konačno. Član 27. objavljenih stručnih radova. Komisija svoj prijedlog zasniva na osnovu ocjene radova iz člana 25. Član 25. viši arhivist – stiče zvanje arhivski savjetnik nakon navršenih deset godina u zvanju viši arhivist i na osnovu pokazanih izuzetnih rezultata u radu. ovog člana. uvođenja novina u metodologiju rada u zvanju viši arhivski tehničar. ove uredbe podnosi se Arhivu Federacije. 3. Uvjrenje o sticanju višeg stručnog zvanja izdaje direktor Arhiva Federacije. viši arhivski tehničar – stiče zvanje arhivski tehničar I vrste nakon navršenih pet godina u zvanju viši arhivski tehničar i na osnovu pokazanih izuzetnih rezultata u radu. Službenik može steći stručno zvanje u arhivskoj struci pod sljedećim uslovima. u zvanju viši arhivist. uvjerenje o položenom arhivističkom ispitu. člana 25. objavljenih stručnih ili znanstvenih radova iz arhivistike i šire djalatnosti.3. uvjerenje o radnom stažu u stručnom zvanju koje ima. u zvanju arhivist. Uz zahtjev se prilaže: 1. 3. spisak stručnih ili naučnih radova. ispoljene sposobnosti za organizovanje stručnog rada u okviru arhivske djelatnosti i stručnih elaborata koji obezbjeđuju unapređenje arhivske djelatnosti. arhivist – stiče zvanje viši arhivist nakon navršenih pet godina u zvanju arhivist i na osnovu pokazanih izuzetnih rezultata u radu. ove uredbe. ispoljene sposobnosti za organiziranje naučnoistraživačkog rada u okviru arhivske djelatnosti. Uvjerenje o sticanju višeg stručnog zvanja izdaje se na obrascu broj 3. i to: 1. te usavršavanjem i unapeđenjem naučnog i stručnog rada u arhivskoj djelatnosti. ove uredbe. . 2.

Danom stupanja na snagu ove uredbe prestaje primjena propisa o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog ispita i načinu sticanja stručnih zvanja u arhivskoj struci.Viša stručna zvanja vrednuju se odgovarajućim procentom uvećanja osnovne plaće. uzimajući u obzir program po kojem je ispit položen i program predviđen ovom uredbom. obavlja se na pismeni zahtjev zainteresirane osobe. što se utvrđuje pravilnikom o radnim odnosima i plaćama Arhiva Federacije. u osnovi odgovara programu predmeta arhivističkog ispita. V – PRIJELAZNE I ZAVRŠENE ODREDBE Član 28. smatra se da imaju položen arhivistički ispit predviđen ovom uredbom. odnosno predmeta. Član 31. Član 29. O priznavanju arhivističkog ispita licima koja su taj ispit položila po propisima Republike Srpske. Oslobađanje od arhivističkog ispita ili dijela arhivističkog ispita. i 30. ove uredbe. . Član 33. ovog člana donosi direktor Arhiva Federacije. Osobe koje su položile arhivistički ispit po propisima koji su se primjenjivali na teritoriji Federacije do dana stupanja na snagu ove uredbe. stav 1. Protiv rješenja iz stava 3. Član 30. Zahtjev se podnosi Arhivu Federacije. 28. i člana 31. Rješenje o zahtjevu iz stava 2. Od obaveze polaganja pojedinih predmeta arhivističkog ispita oslobađaju se osobe koje su te predmete položile u okviru polaganja drugog stručnog ispita. ovog člana može se podnijeti prigovor direktoru Arhiva Federacije u roku od osam dana od dana prijema rješenja.. u skladu s odredbama čl. pod uvjetom da program tog ispita. Uz zahtjev se prilaže dokaz o položenom ispitu i program po kojem je ispit položen. Od obaveze polaganja arhivističkog ispita oslobađaju se osobe sa zvanjem magistra ili doktora historijskih ili društvenih nauka. ovog člana ne može biti veće od 5 % za jedno više stručno zvanje. Uvećanje plaće iz stava 1. koji se primjenjuju na teritoriji Federacije do dana stupanja na snagu ove uredbe. 29. Rješenje doneseno po prigovoru je konačno. te osobe koje su završile gimnaziju (III i IV stupanj) arhivistički smjer. odlučuje direktor Arhiva Federacije. Član 32.

Obrazac broj 1.Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. .

očevo ime i prezime) iz_______________________________________rođen-a dana__________________________godine (mjesto) (godina i datum rođenja) sa završenom – im ___________________________________________________________________ (naziv škole. odnosno fakulteta) ____________________________________polagao-la je dana __________________________godine stručni arhivistički ispit po Programu stručnog arhivističkog ispita za ___________________________ ______________________________________________________________________________ da je (vrsta školske spreme – SSS – III. Na temelju članka 17. Uredbe o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog ispita i načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci („Službene novine Federacije BiH“.BOSNA I HERCEGOVINA FEDERACIJA BOSNE I HERCEGOVIEN ARHIV FEDERACIJE S AR AJ E V O KOMISIJA ZA POLAGANJE ARHIVISTIČKOG ISPITA I STICANJE VIŠIH ZVANJA Broj: Datum. Potpis ovlaštene osobe Obrazac broj 2.P. broj 12/03). . direktor Arhiva Federacije izdaje UVJERENJE O POLOŽENOM STRUČNOM ARHIVISTIČKOM ISPITU __________________________________________________________________________________ (Ime. IV stupanj – VŠ i VSS) POLOŽIO-LA STRUČNI ARHIVISTIČKI ISPT I stekao-la osnovno stručno zvanje ______________________________________________________ (vrsta osnovnog stručnog zvanja) M.

Obrazac broj 3 . U rubrici Napomena navode se slučajevi ne pristupanja ispitu.Knjiga o kandidatima za polaganje arhivističkog ispita Redni broj Ime. bez obzira na konačni uspijeh. očevo ime i prezime Godina rođenja Naziv škole fakulteta 1 2 3 4 Datum polaganj a ispita 5 Položio ispit Nije položio ispit Broj. datum i mjesto izdatog uvjerenja Napomena 6 7 8 9 Napomena: U knjigu se evidentiraju svi kandidati koji su pristupili ispitu.

............................................. (naziv škole...................... Potpis ovlaštene osobe STRUČNA OBJAŠNJENJA ..... očevo ime i prezime) iz......... Uredbe o uvjetima i načinu polaganja stručnog arhivističkog ispita i načinu stjecanja stručnih zvanja u arhivskoj struci („Službene novine Federacije BiH“............................ broj 12/03)... godine STEKAO-LA VIŠE STRUČNO ZVANJE ............ direktor Arhiva Federacije i z d a j e UVJERENJE O STJECANJU VIŠEG STRUČNOG ZVANJA ....................................................................................................BOSNA I HERCEGOVINA FEDERACIJA BOSNE I HERCEGOVIEN ARHIV FEDERACIJE S AR AJ E V O KOMISIJA ZA POLAGANJE ARHIVISTIČKOG ISPITA I STICANJE VIŠIH ZVANJA Broj: Datum............................ (vrsta višeg stručnog zvanja) M.................... odnosno fakulteta) ............dana ..............................P......................................... Na temelju članka 26.......................................................godine (mjesto) (godina i datum rođenja) sa završenom – im ............................................................................................................................................................................................. (ime............. stavak 2...................................rođen-a dana............................................

Iz tih razloga nužno je educirati i stručno usavršavanje ne samo službenike u arhivimam koji rade u finalizaciji tog procesa. kao i drugih institucija na nivou Federacije. nego i službenike u registraturama od čijeg rada zavisi u kakvom obliku i stanju arhivska građa dolazi u Arhiv. ukoliko nije drugačije propisano njihovim odgovarajućim zakonima ili ako kanton nema uvjeta za formiranje komisije za polaganje arhivističkog ispita. ove uredbe odredio da su arhivistički ispit dužni polagati pripravnici visoke. ne postoji obrazovanje iz ove oblasti. stav 1. te kako u redovnom školskom sistemu. Da bi to precizirao.. također mogu polagati stručni arhivistički ispit. za uspješno obavljanje ovih poslova i nužnosti edukacije na ovaj način. Dopunsko educiranje se ne odnosi samo na one koji rade u arhivskim ustanovama. nego na nivou kantona. od samog nastanka dokumenta njegove stručne obrade u registraturi odlaganja i čuvanja. Članom 1. broj: 12/03. više i srednje školske spreme iz Arhiva Federacije i svih drugih stvaralaca organa uprave na federalnom nivou. 2. regulisano je šta obuhvata ova uredba. program i način polaganja stručnog arhivističkog ispita. i 3. Kako jedan broj arhivskih ustanova. zakonodavac je donio poseban propis kojim se regulira obaveza polaganja stručnog arhivističkog ispita i način sticanja stručnih zvanja u ovoj oblasti. federalne organe uprave i druge federalne organe i druge institucije organizovane na nivou Federacije. konačni rezultat i kvalitet dokumenta za potrebe nauke ovisan je o svakoj fazi tog procesa.) propisano je na koga se ova uredba odnosi i ko je obavezan polagati stručni arhivistički ispit. grada i općine. 11 „Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine“. Također. do primopredaje i arhivističkog sređivanja i obrade u arhivu. daje mogućnost da i službenici stvaralaca koji nisu organizirani na nivou Federacije. pa se precizno navodi da uredba uređuje uvjete. Drugi stav člana 2. I – Opće odredbe Općim odredbama ove uredbe (član 1. a posebno danas. u istom članu se općenito navodi da se uredba odnosi na Arhiv Federacije.UZ UREDBU O UVJETIMA I NAČINU POLAGANJA STRUČNOG ARHIVISTIČKOG ISPITA I NAČINA STICANJA STRUČNIH ZVANJA U ARHIVSKOJ STRUCI1 (Autori: Slobodan Kristić i Amira Šehović) Kako su poslovi u arhivskoj djelatnosti specifični. Zbog važnosti edukacije. a koji rade na arhivskim poslovima. . po odredbama ove uredbe. kao i jedan broj stvaralaca koji su u sastavu državne uprave i čiji službenici su obavezni polagati i stručni upravni ispit. odnosno arhivama kod stvaraoca arhivske građe. nužno je educirati i osposobiti za stručni rad one koji rade na arhivskim poslovima. već i na one koji rade u registraturama. Kako se radi o jedinstvenom procesu. zbog specifičnosti poslova na kojima rade u pisarnicama i arhivama stvaraoca. te arhivima. na svim njegovim nivoima. te uvjete sticanja stručnih zvanja u arhivskoj struci. zakonodavac je u članu 2. i ranije. obavezni su polagati i stručni arhivistički ispit.

a ranije su položili ispit. a za VSS poznavanje stranog jezika. koji treba da sadrži gradivo. ove uredbe reguliše se obaveza pripravnika sa VSS i VŠS da po isteku staža od godine polau arhivistički ispit. Istovremeno prilikom izbora ovih predmeta imaolo se u vidu da će jedan broj zaposlenih polagati ili je već polagao stručne upravne ispite. Kada je riječ o izboru predmeta. daje mogućnost polaganja stručnog arhivističkog ispita osobama koje se nalaze u radu kod pravnih osoba i koje nicu obuhvaćene stavom 1. III – Sastav komisije i način polaganja arhivističkog ispita . ove uredbe obavezni su oni koji su stekli viši stepen školske spreme. što je opet usko vezano s poslovima koji se u praksi obavljaju. ovog člana. Četvrtim stavom člana 4.Treći stav člana 2. Izuzetak je kancelarijsko poslovanje koje je i u ovom ispitu uvršteno iz više razloga. treba da polažu i oni koji ne spadaju u organe uprave. Oni to utvrđuju vlastitim propisima prema svojim potrebama i iz tog razloga je edukacija za te poslove nužna. je propisana obaveza polaganja ispita po istim uvjetima kao za kandidate u svojstvu pripravnika. Stavom 3. Arhivistički ispit obuhvata savlađivanje osnovnog znanja iz arhivistike. izvore i literaturu za svaki predmet posebno. Četvrti stav člana 2.) u naznakama regulira program arhivističkog ispita prema nivou stručne spreme. Iz tog razloga predviđeni su isti predmeti u oba ispita. Prvi razlog je što u okviru ovog ispita. Za one koji su se zatekli na radu do donošenja ove uredbe i nemaju status pripravnika. člana 3. pojašnjava pojam „drugim institucijama“ u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine i decidno ih navodi. arhivskog zakonodavstva. historijskog razvoja arhivistike. Drugi razlog je taj što se predmet kancelarijskog poslovanja u okviru arhivističkog ispita tretira mnogo šire i obuhvata poslove kod pravnih lica koji nisu utvrđeni jedinstvenim propisom kancelarijskog poslovanja. člana 2. izuzev što je kod visoke školske spreme dat i strani jezik po izboru kandidata. utvrđena je obaveza direktora Arhiva Federacije za donošenje cjelovitog programa. a u trećem stavu istog člana predmeti za srednju stručnu spremu. predmet kancelarijsko poslovanje. Stavom 1. a za pripravnike sa SSS određena je obaveza polaganja nakon 6 mjeseci. određeni su predmeti za polaganje visoke školske spreme. u drugom stavu predmeti za višu školsku spremu. ove uredbe. zatim kancelarijskog poslovanja ( u užem i širem smislu) i arhivističke informatike. U prvom stavu člana 4. ove uredbe. Predmeti za polaganje arhivističkog ispita za sva tri nivoa školske spreme su istovjetni. kao nužan segment navedenog arhivističkog osposobljavanja. Razumije se da će se kod razrade programa i sadržaja materije za svaki predme voditi računa o sadržaju i niovu potrebnog znanja kandidata koji mora savladati. ovisno o nivou školske spreme. stavom 2. II – Program arhivističkog ispita Drugo poglavlje ove uredbe (član 4. i 2. vodilo se računa da oni obezbjeđuju nužan nivo znanja i osposobljavanja za odgovarajuće poslove u ovoj oblasti. a rade na arhivskim poslovima. na ponovno polaganje ispita predviđenog za novostečeni stepen školske spreme.

a u izuzetnim slučajevima data je mogućnost i polaganja ispita van mjesta određenog ovim propisom. i to u pismenoj i usmenoj formi. odnosno radnom stažu. ove uredbe.) način formiranja i sastav Komisije. Isti član obavezuje kandidata da uz pismeni zahtjev priloži diplomu ili svjedočanstvo. definisano je da se arhivistički ispit polaže pred Komisijom. obuhvata (član 5. Stavom 4. komisija broji 5 članova. razrađuju način polaganja pismenog i usmenog dijela ispita. člana 5.). istog člana određuje se i zapisničar. ovisno od školske spreme (član 17.) ocjenjuju ocjenom „položio“ ili „nije položio“.Poglavlje 3. Pored članova komisije stava 3. Kandidati koji uspješno polože arhivistički ispit dobijaju uvjerenje o položenom arhivističkom ispitu s navedenim stručnim zvanjem. a da se ispit polaže prema programu za polaganje arhivističkog ispita koji je utvrđen članom 4. Stavom 1. i 12. člana 5. Troškovi polaganja .). Članom 5. istog člana određuje broj i sastav članova komisije koju imenuje direktor Arhiva. a u rješenju mu se definiraju njegovi poslovi i zadaci. uz konsultacije i pomaganje mentora. Usmeni ispit se polaže pred komisijom i pitanjima i odgovorima iz svih predmeta predviđenih programom. kao i sticanje stučnih zvanja. i 18. te osobne podatke o poslovima koje kandidat obavlja. Stav 2. način polaganja arhivističkog ispita. Isti član je takođe decidno predvidio što sve mora da sadrži i jedno i drugo rješenje i pravo prigovora na izdato rješenje. – 21. Kandidati se prema ukupnom pokazanom znanju (član 13. ovog člana. Stavom 2. što je regulirano članom 10. Na temelju pismenog zahtjeva kandidata. kao i uvjerenje ili potvrdu o pripravničkom. Članovi 11. kao i vrijeme polaganja. Članom 9. a druga za sticanje stručnih zvanja. Ukoliko kandidat na usmenom ispitu pokaže nezadovoljavajuće znanje iz jednog do dva predmeta. koji se biraju od istaknutih arhivskih stručnjaka. Jedna je provođenje polaganja arhivističkog ispita. ove uredbe regulirano je mjesto polaganja arhivističkog ispita. upućuje se na popravni ispit (član 14. ove uredbe određuje da se istim rješenjem kojim se imenuje komisija određuju i ispitivači za svaki predmet. Bitno je napomenuti da pismeni dio ispita ustvari predstavlja izradu zadate teme iz arhivističke struke. a svi mogu imati i svog zamjenika. ove uredbe propisano je da komisiju formira direktor Arhiva Federacije.). Komisija ima dvojaku ulogu. ove uredbe utvrđuje se da kandidat prije polaganja ispita podnosi pismeni zahtjev Arhivu u kome predlaže jednu ili više tema za izradu pismenog dijela ispita. Član 6. Članom 7. Prema tom stavu. Arhiv donosi rješenje kojim se odobrava polaganje ili rješenje kojim se odbija zahtjev za polaganje (član 8. naučnih djelatnika i pravnika iz oblasti arhivske djelatnosti. Arhivistički ispit se polaže u dva dijela. određeno je da se komisija imenuje na 4 godine. imenuje se i zapisničar.

geodezija i sl. i 21. 30. a posebno visokostručni. savjetovanja. Na taj način se stimulira rad pojedinaca u struci. kao i visinu troškova polaganja. zadržava stručni kadar. i 25. muzeji.). C) KANTONALNI ZAKONI O ARHIVSKOM POSLOVANJU . kao i u srodnim strukama (bibliotekarstvo. SSS (III) – manipulant. određuje direktor Arhiva Federacije (član 19. i 31.. naknadno usavršavanje je izuzetno važno. a rezultat takvog usavršaanja koje se vrši kroz rad i rezultate rada. Članom 20. regulira se administrativni dio rada komisije – vođenje zapisnika i osnovne evidencije i sl. postojala je i i ranije institucija stručnih zvanja slično kao u nauci i visokom obrazovanju.ispita se plaćaju. a visinu naknade članovima komisije. te način priznavanja arhivističkog zvanja za određene kategorije osoba. Stručna zvanja se stiču u okviru odgovarajuće stručne spreme i ispunjenjem zadatih uvjeta za sticanje. SSS (IV) – arhivski tehničar. Zbog nepostojanja obrazovanja i educiranja ove struke u redovnim sistemima obrazovanja. U arhivskoj struci viša zvanja su se sticala na temelju višegodišnjeg rada u struci i posebno iskazanih rezultata. a troškove snosi pravno lice kod koga je kandidat na radu. VŠS – viši arhivski tehničar – arhivski tehničar I vrste. V – Prijelazne i završne odredbe Članovima 28. objavljivanje stručnih radova i sl. jer je u praksi deficit stručnjaka te vrste sve očitiji. regulirano je ko i pod kojim uvjetima može biti oslobođen polaganja arhivističkog ispita. Dovodi do sticanja odgovarajućih zvanja kao svojevrsno priznanje za uloženi trud. viši arhivist i savjetnik. Članovi komisije se za svoj rad honoriraju.) za VSS – arhivist. 29. decidno su navedeni uvjeti koje kandidat mora ispunjavati da bi stekao više arhivsko zvanje. 24. IV – Stručna zvanja i uslovi za sticanje tih zvanja U arhivskoj struci.). U ovoj oblasti definisana su stručna zvanja (član 22. Uvjete određuje radno iskustvo i posebni rezultati. kroz seminare. Članovima 23.

pomoćne kancelarijske i poslovne knjige. upotreba i obrada arhivske građe. Registraturna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju te se. isprave. historiju i druge znanosti. pokretne slike ( filmovi i videozapisi ). a od trajnog su značaja za kulturu. kao i popisi o arhivskoj djelatnosti Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija ). zvučni zapisi mikrofilmovi. 11 Zakon objavljen u „Sl. nacrti. Član 3. plakati. Ovim Zakonom uređuje se: zaštita i uvjeti korištenja. organizovanje javne ustanove te nadležnosti koje ona ima. u pogledu njene zaštite primjenjuju odredbe ovog zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsku građu. datoteke. Arivska građa je od interesa za Unsko – Sanski Kanton ( u daljem tekstu: Kanton) i ima njegovu zaštitu. karte. Arhivska građa je cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe. tiskovine. čuvanja. uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje. kartoteke. Pod arhivskom građom razumijevaju se: zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti. Na zaštitu arhivske građe primjenjuje se i propis o zaštiti kulturni dobara.1. Unsko – Sanski kanton ZAKON O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI1 I OPĆE ODREDBE Član 1. bez obzira na mjeseto i vrijeme njihova nastanka: Zapisi ili dokumenti su i spisi. zapisi. Član 2. Arhivska i registraturna građa zaštićena je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu te je li registrovana ili evidentirana. crteži. Imaocima arhivske i registraturne građe smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici građe koji njome upravljaju ili je drže po bilo kojem osnovu. Glasniku Unsko – Sanskog kantona“ broj 6/99 .

organa lokalne samouprave i uprave. Član 6.OBAVEZE STVARALACA I . trgovačkih društava i drugihosoba koje obavljaju javnu službu i imaju javna ovlaštenja ( u daljem tekstu: stvaraoci javne arhivske i registraturne građe ). Organ ili osoba koja donosi odluke o podjeli ili spajanju registraturne građe dužna je utvrditi nosioca za svaki dio ovako podijeljene ili spojene građe. Stvaraoci javne arhivske i registraturne građe dužni su o svom osnivanju te o promjeni statusa i organizacije obavijestiti Arhiv radi davanja mišljenja o postupanju s građom.JAVNA ARHIVSKA I REGISTRATURNA GRAĐA Član 5. javnih ustanova i javnih preduzeća. muzejska ili bibliotečka. Član 4. a uz prethodno pribavljanje mišljenja Kantonalnog arhiva. odlučuje Kantonalno ministarstvo kulture. II . Arhiv vodi evidenciju stvaralaca i posjednika arhivske i registraturne građe na području Kantona. U slučaju sumnje je li neka građa arhivska. zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaraoca. Javnom arhivskom ili registraturnom građom smatra se građa nastala djelovanjem i radom organa državne vlasti. Javna arhivska i registraturna građa je neotuđiva. III . zaštitu. Odabiranje arhivske građe je postupak kojim se registraturna građa odabire na osnovu utvrđenih propisa. informisanja i odnosa s dijasporom ( u daljem tekstu: resorno ministarstvo ).Arhivi su ustanove za evidentiranje. Registraturna građa može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutrašnje organizacije stvaraoca. Arhivska građa nastala djelovanjem i radom pojedine pravne i fizičke osobe čini cjelinu ( arhivski fond ) i u pravilu ne može se dijeliti. čuvanje. obradu i korištenje arhivske građe. koje mogu biti javne i privatne. prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaraoca.

Žalba ne odgađa izvršenje rješenja. osigurati čuvanje one registraturne građe za koju još nisu protekli rokovi čuvanja.dostavljati. to će rješenje izvršiti Arhiv na trošak posjednika.omogućiti ovlaštenim radnicima Arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihove građe. ovog člana dužan je obavijestiti Arhiv o novom smještaju građe. IV . Član 10. na zahtjev Arhiva. Stvaraoci i posjednici javne registraturne građe dužni su i nakon što je arhivska građe odabrana. ili donijeti odluku o predaji građe nadležnom arhivu. Arhiv će mu rješenjem naložiti da u ostavljenom roku provede mjere sređivanja.savjesno je evidentirati i čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje Arhivu. Član 9. Ako istekom ostavljenog roka posjednik ne provede naložene mjere. odnosno posjednka javne arhivske i registraturne građe.ODABIRANJE . dužan je odrediti novu pravnu osobu kao i posjednika te građe. ovog člana žalba se podnosi resornom ministarstvu. popis građe i blagovremeno javljati sve promjene u vezi s njom.redovito svake godine vršiti odabir arhivske građe iz registraturne građe. Organ koji donese odluku o prestanku rada stvaraoca. Ako posjednik javne arhivske i registraturne građe čuva građu nemarno i nestručno te postoji opasnost da ona bude oštećena ili uništena.POSJEDNIKA Član 7. . koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen arhivistički ispit. . Stvaraoci i posjednici javne arhivske i registraturne građe dužni su: . popisivanja i materijalne zaštite. Član 8. Protiv rješenja iz stava 1. . Organ iz stava 1. Stvaraoci i posjednici javne arhivske i registraturne građe dužni su odrediti radnika odgovorna za rad arhive. Stvaraoci i posjednici javne arhivske i registraturne građe dužni su osigurati primjeran prostor i opremu za smještaj i zaštitu građe.pribavljati mišljenje Arhiva preduzimanja mjera koje se odnose na njihovu građu. .

izradi popisa građe s rokovima čuvanja. dužni su obaviti odabiranje i sređivanje građe. Prilikom predaje takva se građa obavezno posebno označava u popisu i navodi se rok dostupnosti javnosti. Član 12. ne može biti duži od 30 godina od njezina nastanka. načinu vrednovanja. Odabrana registraturna građa namijenjena za uništenje može se predati preduzeću za otkup sekundarnih sirovina. Stvaraoci i posjednici dužni su nakon odabiranja uništiti neodabranu registraturnu građu kojoj su protekli rokovi čuvanja. odnosno posjednik Arhiva utvrdit će popis takve građe i odrediti rok u kojem će se ona predati Arhivu. odabiru iz nje arhivsku građu. prema uputama i uz odobrenje Arhiva. po isteku roka za čuvanje određene vrste građe. kao i propisima o mjerilima. . Prije predaje stvaraoci. odnosno posjednici. u pravilu. Stvaraoci i posjednici javne registraturne građe redovito. V . Ako je građa i nakon isteka roka iz stava 1. Odabiranje ratne produkcije arhivske i registraturne građe vrši se samo u Arhivu. Postupak odabiranja arhivske građe. Član 15. redovnom provođenju i postupku odabiranja utvrđuje Vlada Federacije. Član 13. stvaralac. Javna arhivska građa predaje se Arhivu u roku koji. Prilikom uništavanja moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka. ovog člana neophodna u redovnom radu.Član 11.PREDAJA JAVNE ARHIVSKE GRAĐE ARHIVU Član 14. Obavezna predaja odnosi se i na građu koja sadrži osobne podatke kao i građu za koju je utvrđen stupanj tajnosti određen zakonom ili općim propisom o čuvanju tajnosti. Odabiranje se obavlja prema popisima što ih utvrđuje Arhiv i posjednik.

Javna arhivska građa u Arhivu daje se na korištenje u službene svrhe. predati Arhivu najbolju kopiju svakog filma uvezenog za javno prikazivanje.KORIŠTENJE JAVNE ARHIVSKE GRAĐE IZ ARHIVA Član 18. Uvoznici filmova obavezni su. Godinu dana nakon snimanja filma proizvođač je obavezan predati na trajno čuvanje izvornu građu snimljenog filma ( originalni negativi slike i tona ). dužni su u prvoj godini prikazivanja filma predati Arhivu jednu nekorištenu kopiju svakog proizvedenog filma s odgovarajućom dokumentacijom ( scenarij.Stvaraoci i posjednici arhivske i registraturne građe dužni su je predati Arhivu u izvorniku. Arhiv će donijeti rješenje o odabiranju. Član 17. za potrebe nastave. Arhiv će preuzeti građu i kad nisu ispunjeni uvjeti iz ovog člana ako je to nužno radi zaštite i spasavanja građe. i 16. sređivanju i predaji građe i izvršiti je na trošak posjednika. Član 19. po isteku licence filma. označeno. plakat i izbor fotografija ). VI . popisano u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno u skladu s federalnim propisima o primopredaji arhivske građe. za izložbe i objavljivanje radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava i u druge opravdane svrhe. ovog Zakona ne ispune utvrđene obaveze. Pravo na korištenje javne arhivske građe imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja. stava 1. Proizvođači filmova namijenjenih prikazivanju. bez obzira u kojoj su tehnici filmovi snimljeni. . Protiv rješenja. sređeno. ispis dijaloga. Ako osobe iz člana 15. Član 16. ovog člana žalba se podnosi resornom ministarstvu. knjiga snimanja. za znanstveno istraživanje i u publicističke svrhe. Uvoznici videokaseta obavezni su predati Arhivu na trajno čuvanje po jednu kopiju svakog uvezenog filma.

a uz prethodno pribavljeno mišljenje resornog ministra. u primopredajnom se zapisniku obavezno utvrđuju rokovi dostupnosti. na trošak toga organa. Pri predaji javne arhivske građe navedene u članu 20. sudski. prethodno izrade zaštitne kopije. dostupna je za korištenje po isteku od 50 godina od njezina nastanka. ili ako na to pristane osoba na koju se ona odnosi. ovog Zakona. Član 20.Na korištenje privatne arhivske građe u arhivima primjenjuju se odredbe o korištenju javne arhivske građe. odnosno kojim je služila. direktor može odobriti korištenje te građe i prije isteka roka iz člana 20. Javna arhivska građa u pravilu je dostupna za korištenje 30 godina nakon nastanka. Član 21. djeca ili roditelji poslije njezine smrti. Arhivska građa iz stava 1. ako je od nastanka namijenjena javnosti. Na korištenje se. te na privredne interese države i Kantona. uključujući one za održavanje reda i mira. ili ako nije drukčije uređeno u ugovoru. međunarodne odnose i na poslove državne sigurnosti. Arhivska je građa dostupna za korištenje i prije isteka roka od 30 godina ako je od nastanka namijenjena javnosti ili ako to odobri stvaralac. Javnu arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci čijom je djelatnošću i radom ona ostala. finansijski i sl. odnosno ispravi o predaji građe u Arhiv. stavu 3. osobni dosjei. odnosno privatnosti. na način koji jamči zaštitu javnog interesa. Iznimno se državnim organima može posuditi izvorna arhivska građa. u svrhe radi kojih je nastala. ovog člana Arhivu. Član 23. a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za državnu sigurnost ili državne interese. liječnička dokumentacija. Javna arhivska građa koja se odnosi na osobne podatke (matice. Dokumente potrebne za službene svrhe Arhiv. porezni. Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivske građe prije isteka predviđenog roka. ovog zakona i u stavu 1. ali na određeno vrijeme i uz uvjet da se. . Arhivska i registraturna građa koja sadrži podatke što se odnose na odbranu. ako zakonom ili drugim propisima nije drukčije uređeno. ovog člana može se koristiti i prije predviđenog roka. ako posebnim propisima nije drukčije određeno. daje korištenje u obliku ovjerene kopije. Član 22.) dostupna je za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka. u načelu. odnosno njezin bračni drug. u načelu daju snimci arhivske građe. prava i interesa trećih osoba. i 21. odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.

Izvorna arhivska građa može se iznijeti u inozemstvo u svrhu izlaganja. Korištenje arhivske građe odobrava direktor Arhiva. ukoliko su osigurani uvjeti za njenu zaštitu i sigurnost i uz obavezu da se zaštitno snimi o trošku posuditelja prije predaje. izvorna arhivska građa može se dati na korištenje i ako ne postoje snimci te građe ili ako to zahtijeva znanstvena metoda rada.Iznimno. . Prije iznošenja iz zemlje obavezno je građu zaštitno snimiti. ekspertize ili provođenja mjera zaštite. VII . vremenski period i količina građe. Privatnom arhivskom građom smatra se arhivska građa nastala djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba.datum upisa te broj rješenja o proglašenju građe dijelom spomeničke baštine. donosi rješenje. Visinu naknada određuje resorno ministarstvo. Upisnik vodi Arhiv i u njega se unose sljedeći podaci: . prezime i prebivalište vlasnika te jedinstveni matični broj građanina.PRIVATNA ARHIVSKA GRAĐA Član 26. po svojoj stručnoj ocjeni. . Član 24. . Arhiv utvrđuje popis predsjednika arhivske građe u privatnom vlasništvu za koju. Žalba protiv rješenja iz prethodnog stava podnosi se resornom ministarstvu. . U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivske građe. Za korištenje arhivske građe Arhivu se plaća naknada. ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlasti i ako nije u državnom vlasništvu. Arhivska građa može se koristiti za izložbe izvan Arhiva.osnovni podaci o stvaraocu arhivske građe. Član 28.kratak opis sadržaja. uz odobrenje nadležnog organa Bosne i Hercegovine.ime. utvrdi da je od interesa za Kanton. Privatna arhivska građa upisuje se u upisnik vlasnika privatne arhivske građe. Član 25. Član 27.

ovog člana žalba se podnosi resornom ministarstvu.obavijestiti Arhiv o posjedovanju građe. Član 30. vlasnik može arhivsku građu prodati drugoj pravnoj ili fizičkoj osobi uz cijenu koja nije niža od cijene ponuđene Arhivu drugih uvjeta.Organ koji vrši registraciju dužan je dostaviti Arhivu kopiju rješenja o upisu u registar. darovati ili prodati. Arhiv može svojim rješenjem naložiti izuzimanje arhivske građe od njenog posjednika u slučaju da postoji opasnost oštećenja ili uništenja. dužan je dopustiti Arhivu da to učini o svom trošku. . Ugovor o prometu arhivske građe Arhivu oslobađa se plaćanja svih vrsta poreza. U slučaju prodaje Arhiv ima pravo preče kupnje. Posjednici privatne arhivske građe koji po bilo kojem osnovu čuvaju arhivsku građu ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti.OBAVEZE POSJEDNIKA PRIVATNE ARHIVSKE GRAĐE Član 29. .čuvati građu i poduzimati mjere potrebne za njengo sigurno čuvanje i zaštitu. obavezni su: . . Privatne arhivske građe vlasnik može pohraniti. Ukoliko ponuda ne bude prihvaćena. Arhivska građa će njenom posjedniku biti vraćena kad dokaže da je osigurao propisane uvjere. Protiv rješenja iz stava 1. Ukoliko posjednik privatne arhivske građe nije u mogućnosti srediti građu i izraditi popis. Arhiv iz prethodnog stava dužan se u roku od 30 dana od dana prijema ponude očitovati se o ponudi. Član 31. a najkasnije u roku od pet godina od dana sklapanja ugovora. Član 32. Postupanje protivno odredbama ovog člana daje pravo Arhivu da tužbom protiv vlasnika i kupca poništi ugovor o kupoprodaji. .dopustiti ovlaštenoj osobi u Arhivu da pregleda građu i po potrebi provede sigurnosno snimanje. VIII . Žalba ne odgađa izvršenje rješenja.srediti građu i izraditi popis.

. .ORGANIZACIJA ARHIVSKE DJELATNOSTI Član 34. . ovog zakona. U slučaju da se arhivska građa iznosi iz Bosne i Hercegovine.organizuje predavanja tečajeva i druge oblike stručnog osposobljavanja i usavršavanja arhivskog osoblja. .sarađuje s arhivima Federacije Bosne i Hercegovine.obavlja stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivske građe koja se nalazi izvan Arhiva i određuje mjere njene zaštite. kao ustanove.obavlja sigurnosno i zaštitno snimanje arhivske građe te restauratorske i konzervatorske poslove u vezi s arhivskom građom. Arhivska djelatnost se obavlja kao javna djelatnost. koje rješenjem izdaje resorni ministar. bez obzira jesu li upisani u upisnik iz člana 28. . poklonom ili pohranjivanjem. .preuzima arhivsku građu.priređuju izložbe. .Član 33. obavljati specijalizirani arhivi i privatni arhivi na način uređen ovim zakonom i drugim propisima. .surađuje s drugim ustanovama kulture radi unapređivanja arhivske djelatnosti. propisuje i objavljuje arhivsku građu te je daje na korištenje. Član 36.vrši istraživanja u cilju kompletiranja arhivske građe. Arhiv u okviru svoje djelatnosti: . zatražiti odobrenje. mađunarodnim arhivskim asocijacijama i drugim međunarodnim stručnim i znanstvenim organizacijama i institucijama u skladu s federalnim zakonima. odobrenje izdaje nadležni organ Bosne i Hercegovine. Upravne i druge stručne poslove iz svog djelokruga u odnosu na arhivsku djelatnost obavlja resorno ministarstvo. . izvatke iz dokumenata i ovjerene prepise na zahtjev korisnika.daje podatke. . IX . Određene poslove arhivske djelatnosti mogu. .prikuplja privatnu arhivsku građu otkupom.sređuje. predavanja i provodi druge oblike kulturne djelatnosti radi poticanja zanimanja za arhivsku građu i arhivsku djelatnost. . Član 35.provodi mjere zaštite arhivske građe u Arhivu i brine o njenoj sigurnosti. Vlasnici privatne arhivske građe koji namjeravaju svoju građu iznijeti iz Kantona dužni su.

Arhiv osniva Skupština Kantona i osigurava sredstva za njegov rad.OSNIVANJE ARHIVA Član 39. . Sredstva ostvarena vršenjem djelatnosti usmjeravaju se za unapređivanje rada Arhiva.potreban broj stručnog arhivskog osoblja.evidenciju o korištenju arhivske građe.evidenciju o ostvarateljima i imateljima arhivske i registraturne građe na području Kantona.obavlja i druge poslove određene ovim Zakonom i drugim propisima. Član 37. osiguran: .vodi registar arhivskih fondova i zbirki Kantona.knjigu primljene arhivske građe opći našastar arhivske građe i našastre za pojedine fondove i zbirke. knjigu pohranjivanja arhivske građe. . Član 40. . . Osim poslova iz člana 36.vodi upisnik vlasnika arhivske građe na Kantonu. Specijalizirane i privatne arhive mogu osnivati domaće pravne i fizičke osobe.potreban i odgovarajući prostor i oprema.. Sredstva za rad ovih arhiva osiguravaju njihovi osnivači. pored općih uvjeta predviđenih propisima. ovog Zakona Arhiv obavlja i sljedeće poslove. Arhiv vodi: . ovog člana. Resorno ministarstvo je dužno u roku od 30 dana od dana prijema zahtjeva donijeti rješenje. Rješenje o postojanju uvjeta za osnivanje arhiva donosi resorno ministarstvo na osnovu nalaza nadležnih organa. X . Član 41. . Resorni ministar donosi. . knjigu snimljene arhivske građe te knjigu restaurirane i konzervirane arhivske građe. . na prijedlog Arhiva. pravilnik o vođenju evidencije iz stava 1. Arhiv može početi ako je. Član 38.obavlja i druge poslove predviđene zakonom.

RUKOVOĐENJE ARHIVOM Član 42. Upravni odbor ima pet članova. . Za direktora Arhiva može biti imenovana osoba koja ima visoku stručnu spremu i položen stručni ispit iz arhivske struke.XI . Dva člana upravnog odbora biraju se iz reda zaposlenih u Arhivu. Članovi upravnog odbora mogu biti razriješeni dužnosti prije isteka mandata. Organ upravljanja Arhiva je upravni odbor.UPRAVLJANJE ARHIVOM Član 43. Upravni odbor nad radom Arhiva obavlja resorno ministarstvo.NADZOR Član 45. XII . ukoliko se utvrdi njihova odgovornost za neuspješan ili nezakonit rad Arhiva. Upravni odbor odlučuje većinom glasova svih članova. Direktor Arhiva imenuje se na četiri godine i on može biti ponovo imenovan. Član 44. Predsjednika i članove upravnog odbora imenuje i razrješava Vlada Kantona. Arhivom rukovodi direktor. Mandat članova upravnog odbora traje četiri godine i oni mogu biti ponovo imenovani. Direktor Arhiva imenuje i razrješava upravni odbor Arhiva na osnovu saglasnosti Vlade Kantona. XIII . za direktora se može imenovati osoba koja nema položen stručni ispit iz arhivske struke. uz obavezu polaganja stručnog ispita u roku od godinu dana od dana imenovanja. Izuzetno.

a ne provede mjere propisane članom 10. ovog zakona. XIV . viši arhivist i arhivski savjetnik. . ovog zakona. ovog zakona. .stvaralac i imalac koji neodabranu registraturnu građu ne uništi u skladu s članom 13. i 9.Arhiv obavlja stručni nadzor nad radom privatnih arhiva i manipulacijom imalaca arhivske i registraturne građe.stvaralac i imalac koji pri predaji građe ne postupi u smislu člana 15. odnosno tijelo koje donese odluku o podjeli građe protivno odredbama člana 4. ovog zakona. Stručna zvanja iz osnove arhivske djalatnosti su: . člana ovog zakona ili ako zbog neizvršavanja tih obaveza nastane šteta za građu. odnosno 29.00 KM kaznit će se za prekršaj: .Za službenike srednje školske spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant. . ovog zakona. . . stručni arhivski ispit i određenu dužinu radnog staža.000.00 KM do 3.. ovog zakona. ovog zakona.KAZNENE ODREDBE Član 48.00 KM kaznit će se za prekršaj: . . Novčanom kaznom od 1.Stvaratelj i imalac javne i registraturne građe te posjednici arhivske građe ne izvrše li svoje obaveze iz člana 7. Arhivistički ispit se polaže pred komisijom koju imenuje nadležni organ Federacije po programu koji propisuje nadležni organ Federacije. .Za službenike visoke školske spreme: arhivist.tijelo koje donese odluku o prestanku rada stvaraoca ili imaoca javne arhivske i registraturne građe. 8. .Stvaralac i imalac arhivske građe i registraturne građe i Arhiv koji pri odabiranju arhivske građe ne postupi po članu 11.Arhiv koji ne provodi mjere zaštite građe te ona bude oštećena ili uništena protivno članu 36. Novčanom kaznom od 100.imalac.OSOBLJE ARHIVA Član 46. XV . Na arhivskim poslovima u Arhivu Kantona i arhivima organa uprave i institucija koje vrše javna ovlaštenja u općinama i Kantonu može raditi službenik koji ima odgovarajući stupanj i vrstu školske spreme.000.00 KM do 5. Član 47.imalac privatne arhivske građe koji prilikom prodaje građe ne postupi u skladu s članom 31.000. ili građe kojoj je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra.Za službenike više školske spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste. .

ovog zakona.. Odgovorna osoba stvaraoca i imaoca arhivske i registraturne građe. ovog zakona.Arhiv kad izda građu na korištenje.Direktor Arhiva kad izda odobrenje za korištenje građe suprotno članu 22. a nisu zadovoljeni uvjeti sigurnosti protivno članu 23. Zaštićena arhivska građa vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom. . . Arhivi i registrature dužni su uskladiti svoje opće akte i način rada s ovim zakonom u roku od 6 mjeseci od dana njegovog stupanja na snagu. Član 50. .Arhiv kad preuzme arhivsku građu na način i pod uvjetima koji su različiti od propisanih u članu 14.000. ovog zakona. Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenom glasniku Unsko – Sanskog kantona“.00 KM do 2. i 21. . i 15. XVI . .00 KM. za prekršaje iz stava 1. ovog zakona. Arhivska i registraturna građa bivših društveno – političkih organizacija vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom.PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 49. stav 2. .Arhiv ako ne vodi evidenciju iz člana 38. ovog zakona.stvaralac javne arhivske i registraturne građe koji o osnivanju.Arhiv kad dopusti korištenje građe prije isteka rokova propisanih u članovima 20. i 2. ovog člana kaznit će se novčanom kaznom od 500. promjeni djelatnost i ustrojstva ne izvijesti Arhiv u smislu člana 5. Pravni sljednici organizacija iz prethodnog stava dužni su u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona predati arhivsku građu Arhivu. Član 51. ovog zakona.

predsjednika i potpredsjednika Kantona ( u daljem tekstu: predsjednik i potpredsjednik). dok se iz njega ne odabere arhivska građa. koji je nastao u radu imaoca registraturskog materijala. Arhivska građa je dobro kulturne baštine i uživa posebnu zaštitu pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom i zakonom kojim se reguliše zaštita kulturne baštine. Grada Sarajeva ( u daljem tekstu: Grad ) i općina sa teritorije Kantona ( u daljem tekstu: općina ). kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica. crtani. zaštita registraturskog materijala i arhivske građe. koji je nastao u radu Skupštine Kantona ( u daljem tekstu: Skupština ). fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal. gradonačelnika i općinskih načelnika. novinama Kantona Sarajevo“ broj 2/00 .2. odnosno drugih kantonalnih institucija. stručna obrada. evidentiranje. crtani. Gradskog i općinskog vijeća. Član 4. objavljivanje i davanja na korišćenje arhivske građe iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija Kantona Sarajevo ( u daljem tekstu: Kanton ). nauku. štampani. Kanton Sarajevo ZAKON O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI1 I . Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz koje se odabira arhivska građa pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom. 11 Zakon objavljen u „Sl. Registraturski materijal je izvorni i reprodukovani ( pisani. Član 3. sređivanje.OSNOVNE ODREDBE Član 1. gradskih i općinskih službi za upravu i drugih gradskih i općinskih institucija. udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica utvrđenih ovim zakonom. filmovani. štampani. Član 2. kantonalnih organa uprave i kantonalnih upravnih ustanova. fotografisani. obrazovanje i druge društvene potrebe. Vlade Kantona ( u daljem tekstu: Vlada ). Grada i općine ( u daljem tekstu: imaoci registraturskog materijala ). istraživanje. Ovim zakonom uređuje se prikupljanje. Arhivska građa je izvorni i reprodukovani ( pisani. kao i druga pitanja od značaja za obavljanje arhivske djelatnosti. fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal od značaja za kulturu. čuvanje. filmovani. koja su organizovana na nivou Kantona. Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovima utvrđenim ovim zakonom. fotografisani. preuzimanje.

. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu građansko – pravnih ili fizičkih lica su vlasništvo tih lica. organizacija i zajednica vlasništvo su Grada. . ovog člana zaštićeni su bez obzira na oblik vlasništva ili posjeda. Član 7. uništenja i nestajanja sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa. . organizacija i zajednica vlasništvo su Kantona. službi. registraturski materijal i arhivska građa može se spajati ili dijeliti u slučaju statusnih promjena imaoca registraturske građe. opremu i kadar za čuvanje i zaštitu registraturskog materijala. i 2.obezbjeđuju odgovarajuće prostorije.ZAŠTITA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE Član 8. čini jednu cjelinu i ne može se dijeliti. Izuzetno. . Arhivska djelatnost je djelatnost od posebnog interesa za Kanton.vode evidenciju sređuju u čuvaju registraturski materijalu skladu sa ovim zakonom i svojim općim aktom. Član 6.vrše godišnje odabiranje arhivske građe.. a registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu gradskih ili općinskih organa. na način utvrđen ovim zakonom. Imaoci registraturskog materijala: . odnosno Arhivu potrebne podatke za evidencije koju Arhiv vodi. Registraturski materijal i arhivska građa nastala u radu imaoca arhivske građe. odnosno općine.planiraju i provode mjere zaštite registraturskog materijala u slučaju vanrednih prilika. 1. .Član 5. Imaoci registraturskog materijala dužni su da čuvaju taj meterijal od oštećenja. II . Član 9. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu kantonalnih organa. .utvrđuju listu kategorije registraturnog materijala sa rokovima čuvanja na koju daje saglasnost Arhiv Kantona. rata ili neposreadne ratne opasnosti. Registraturski materijal i arhivska građa iz st.dostavljaju Arhivu Kantona.

čuvanju registraturskog materijala i arhivske građe. rata ili neposredne ratne opasnosti. U slučaju da imalac registraturskog materijala iz člana 9. Imaoci registraturskog materijala nakon izdvajanja arhivske građe: čuvaju i održavaju arhivsku građu u bezbjednom stanju. Uništenje i prodaja registraturskog materijala. kupovinom. Imalac registraturskog materijala. kao i preuzimanje tog materijala vrši se uz saglasnost Arhiva Kantona. Član 11. planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe u slućaju vanrednih prilika. ovog zakona bude ukinut ili prestane da radi. ovog zakona. u smislu prethognog stava. Član 14 Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji u skladu sa uputstvom iz člana 12. dostavljaju Arhivu Kantona. može preostali registraturski materijal da uništi ili proda privrednom društvu koje se bavi otkupom i prometom otpadnih materijala. omogućavaju Arhivu Kantona.Član 10. Arhiv Kantona daje saglasnost iz prethodnog stava. u roku od 30 dana podnošenja zahtjeva. organ koji je donio akt o ukidanju. odnosno arhivu potrebne podatke za evidenciju koju vodi arhiv. Arhivska knjiga. stručnu obradu i kopiranje ove građe. . u smislu prethodnog stava. vrši se u roku od 60 dana nakon ukidanja ili prestanka sa radom imaoca registraturskog materijala. Član 13. poklonom i zavještanjem. odnosno o prestanku rada dužan je da registraturski materijal preda Arhivu Kantona sređenom stanju. Predaja registraturskog materijala. Član 12. razmjenom. odabiranju arhivske građe i primopredaji arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnost arhiva („Službene novine Federacije BiH“. broj: 26/98). čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe. odabiranje arhivske građe i promopredaja arhivske građe između organa uprave i službi za upravu i nadležnost arhiva utvrđeni su Uputstvom o arhivskoj knjizi. nakon odabiranja arhivske građe. Član 15. Arhivska građa prikuplja se preuzimanjem. preduzimanje mjera zaštite. odnosno arhivu pregled arhivske građe.

Arhivsku građu u državnoj svojini koja se nalazi kod građansko – pravnog lica ili fizičkog lica. Član 18. unutrašnjih poslova i političkih organizacija čuvaju se kod tih organa do roka koji oni odrede. organizacija i zajednica. Preuzimanje arhivske građe vrši se primopredajom između imaoca arhivske građe i Arhiva Kantona.12. ovog zakona dužni su da registraturski materijal i arhivsku građu. Arhivska građa u vlasništvu Kantona. Član 21. organizacije i zajednice iz prethodnog stava opštim aktom određuju uslove i način čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe.godine predaju Arhivu Kantona. odnosno arhiva. Imaoci registraturskog materijala u okviru poslova iz člana 9. . Registraturski materijal i arhivska građa. organizacija i zajednica.godine do 22. to lice. Član 17. a odnose se na poslove odbrane. kao i način korišćenja arhivske građe. maja 1945. koji su nastali do 15. Član 19. Izuzetno. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu organa odbrane.godine i u periodu od 06. Grada ili općine koja se nalazi kod imaoca registraturskog materijala predaje se Arhivu Kantona. odnosno arhivu najkasnije po isteku 20 godina od njenog nastanka. Organi. čuvaju se kod tih organa. imalac arhivske građe iz prethodnog stava i Arhiv Kantona.Član 16.1992. ovog zakona.04.1995. Arhivska građa stručno se obrađuje primjenom jedinstvenog načina obrade u skladu sa Uputstvom iz člana 12. s pismenim mišljenjem njenog imaoca o načinu i uslovima korištenja te građe. dužno je predati Arhivu Kantona. Arhivska građa predaje se popisana i u sređenom stanju. Član 20. Općim aktom tih organa određuju se uslovi i način korišćenja arhivske građe. koji su nastali u radu kantonalnih organa. odnosno arhiv. sporazumno mogu odrediti i drugi rok predaje. uz saglasnost Arhiva Federacije Bosne i Hercegovine.

odnosno arhiv i imaoci registraturskog materijala iz koga je izdvojena arhivska građa. ovog zakona dužno je da arhivsku građu prijavi Arhivu Kantona i dostavi mu potrebne podatke za evidenciju. niti na drugi način ustupiti stranm državljaninu. Drugo pravno i fizičko lice iz člana 2. Uslovi pod kojim se arhivska građa može koristiti i način korišćenja utvrđuje Arhiv Kantona. Imalac arhivske građe iz prethodnog člana koji namjerava tu građu da proda. odnosno arhivi. s tim da rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe. Izuzetno. Član 25 Drugo pravno i fizičko lice ima pravo da proda arhivsku građu koja je u privatnom vlasništvu. Vlada Kantona može odrediti rokove duže od rokova iz prethodnog stava za korištenje pojedine arhivske građe. Član 23. Arhivska građa snimljena u arhivima na području Bosne i Hercegovine i u stranim arhivima. Za potrebe naučne i stručne obrade Arhiv Kantona može građu iz prethodnog stava snimati i preduzimati druge mjera zaštite. dužan je da ponudi Arhivu Kantona i da ga obavijesti o uslovima prodaje. Član 26. odnosno arhivi dužni su da korisnicima arhivske građe učine dostupnim uslove i način korišćenja te građe. . Pravo preče kupovine arhivske građe ima Arhiv Kantona. a odnosi se na područje Kantona. kulturne i druge društvene potrebe u rokovima koje ugovorom utvrde Arhiv Kantona. Arhiv Kantona. s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 50 godina od dana nastanka arhivske građe.Član 22. Arhivska građa od trajne vrijednosti ne smije se uništiti i ako je kopirana. Arhivsku građu u privatnom vlasništvu drugo pravno i fizičko lice ne može prodati. Član 24. čuva se po pravilu u Arhivu Kantona. Arhivska građa može se koristiti za naučne.

odnosno općine ( u daljem tekstu: arhiv ). Arhiv Kantona obavezan je da sarađuje sa Arhivom Bosne i Hercegovine i drugim arhivima na području Bosne i Hercegovine. Razmjena originalne arhivske građe sa drugim kantonima. O iznošenju arhivske građe. Arhiv Kantona i arhivi obavještavaju Arhiv Bosne i Hercegovine. Kada se radi o arhivskoj građi od posebnog značaja za Kanton. Ako u ovom roku imalac arhivske građe ne bude obaviješten smatrat će se da ponuda nije prihvaćena. ovog zakona.Arhiv Kantona je dužan da u roku od 60 dana obavijesti imaoca arhivske građe da li prihvata ponudu. Za vršenje arhivske djelatnosti Grad i općina sa teritorije Kantona mogu osnovati arhiv Grada. Član 30. Radnici arhiva ne mogu za sebe niti za druga lica pribavljati arhivsku građu. Arhivsku djelatnost obavlja Historijski arhiv Sarajevo ( u daljem tekstu: Arhiv Kantona ). Član 27. Član 28. III – ARHIV KANTONA I ARHIVI Član 29. U odobrenju iz stava 1. U vršenju matičnih poslova arhiva iz člana 36. Arhivi mogu međusobno vršiti razmjenu ahivske građe u svrhu popunjavanja svojih fondova i zbirki. a . Arhivska građa može se uz odobrenje Arhiva Kantona. entitetima i inostranstvom može se vršiti samo uz odobrenje Ministarstva. privremeno iznostiti u inostranstvo u svrhu izlganja. ekspertize i slično. za njeno privremeno iznošenje neophodno je odobrenje Ministarstva nadležnog za poslove kulture ( u daljem tekstu: Ministarstvo ). ovog člana određuju se uslovi čuvanja i rok u kome se arhivska građa mora vratiti u zemlju. O izvršenoj razmjeni arhivske građe obavještavaju se Arhiv Federacije BiH i Arhiv Bosne i Hercegovine. Radi unapređivanja arhivske djelatnosti Arhiv Kantona obavlja i matične poslove arhivske djelatnosti za teritoriju Kantona.

odnosno obavljati arhivsku djelatnost kada Ministarstvo utvrdi da su ispunjeni uslovi iz prethodnog člana. kao i o registraturskom materijalu i arhivskoj građi. restauraciju i slično ). obezbijeđen potreban broj radnika za obavljanje stručnih poslova u arhivu. . po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Kantona. osnivač je dužan da izradi elaborat o društvenoj ekonomskoj opravdanosti osnivanja arhiva. . odnosno imaocu arhivske građe da u određenom roku preduzme mjere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi. Član 34. Član 31. u skladu sa Uputstvom iz člana 12. odnosno obavljati arhivsku djelatnost kao javna ustanova ako su. konzervaciju.nalažu imaocu registraturskog materijala. . o opravdanosti osnivanja arhiva. obezbijeđeni tehničko – zaštitni uslovi za čuvanje arhivske građe. .preduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe ( kopiranje. . Član 32.vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke. Arhiv obavlja slijedeće poslove: . Zahtjev za utvrđivanje postojanja uslova za početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će području biti sjedište arhiva. Prije donošenja akta o osnivanju arhiva. . osnivač pribavlja mišljenje Arhiva Kantona i gradske ili općinske službe nadležne za društvene djelatnosti na čijem području će arhiv djelovati. pored općih uslova za osnivanje ustanove. Arhiv se može osnovati i početi sa radom.naročito da dostavlja potrebne podatke za vođenje evidencije po jedinstvenoj metodologiji. ispunjeni i posebni uslovi i to: obezbijeđene prostorije i oprema za smještaj i obradu arhivske građe. Član 33.vode evidenciju o imaocu registrturskog materijala i imaocima arhivske građe. Arhiv može početi sa radom.vrše stručni nadzor nad odabiranjem arhivske građe iz registraturskog materijala.vrše stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe.pružaju stručnu pomć imaocima registraturskog materijal i imaocima arhivske građe. Uslove iz prethodnog stava propisuje Ministar nadležan za kulturu ( u daljem tekstu: Ministar). Prije usvajanja elaborata iz prethodnog stava. . ovog zakona.

. .izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva. . ovog zakona. Osnivač može ukinuti arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako ne ispunjava uslove propisane ovim zakonom. .vrše istraživanje u svrhu kompletiranja arhivske građe. organizacija i zajednica i drugih pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja i druge isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuvaju u skladu sa zakonom kojim je uređen upravni postupak. Član 39.organizuje i koordinira razmjenu iskustva i saradnju između arhiva. arhivski tehničari prve i druge vrste. Član 35. . . .prati i proučava stanje u arhivskoj djelatnosti. Poslovi arhivske djelatnosti od posebnog značaja za Kanton koje obavlja Arhiv Kantona su poslovi iz člana 34. . izložbe. Član 36. alineja 1. viši arhivisti i arhivski savjetnci. . Arhiv Kantona obavlja matične poslove arhivske djelatnosti za teritoriju Kantona i to: .vrše stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala i arhivske građe. . . odnosno arhivima obavljaju: arhivski manipulanti. na teritoriji Bosne i Hercegovine i međunarodnu saradnju. .na zahtjev kantonalnih organa.vrši stručni nadzor nad radom arhiva i radi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivima. Arhivi se mogu baviti naučno – istraživačkim radom u skladu sa ovim zakonom i propisima o naučno – istraživačkoj djelatnosti. simpozije i druge oblike kulturno – obrazovne i naučno – istraživačke djelatnosti.izrađuju naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi.organizuju predavanja. do 10. i člana 36.. Stručne poslove u Arhivu Kantona. . Član 37.bavi se naučno – istraživačkim radom iz oblasti arhivske djelatnosti i objavljuje rezultate tog rada. priprema informativno – analitičke materijale i predlaže mjere za dalji razvoj i unapređivanje djelatnosti.obavljaju arhivsku građu. izdaju publikaciju i stručne časopise o toj građi. arhivisti.vrše i druge poslove utvrđene pravilima arhiva. Član 38.vodi evidenciju o arhvima.mikrofilmuje arhivsku građu od posebnog značaja za Kanton radi njene zaštite u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti.

koje se odnose na ostvarivanje posebnog interesa Grada. Član 43. Arhivska djelatnost finansira se u skladu sa zakonom kojim se uređuje rad ustanova. Na odredbe pravila Arhiva Kantona iz prethodnog stava saglasnost daje Vlada. Organ koji donosi akt o ukidanju arhiva dužan je preduzeti sve potrebne mjere za zaštitu registraturskog materijala i arhivske građe tog arhiva. odnosno općine. Nadzor nad zakonitošću rada arhiva vrši Ministarstvo. odnosno općinsko vijeće.Član 40. kao i na uslove i postupak imenovanja i razrješenja direktora saglasnost daje Gradsko. Ukoliko nedostaci ne budu otklonjeni u određenom roku. Član 41. . Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač uz prethodno pribavljeno mišljenje organa upravljanja arhiva. Kada Ministarstvo utvrdi da arhiv ne ispunjava uslove za rad koji su propisani. na unutrašnju organizaciju. predložit će se osnivaču ukidanje arhiva. Na odredbe pravila arhiva. Član 42. odredit će rok u kojem je osnivač dužan otkloniti utvrđene nedostatke. IV – NADZOR Član 44. Nadzor nad provođenjem ovog zakona i propisa donesenih za njegovo provođenje vrši Ministarstvo.

Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice u arhivu. stav 4. bez prethodne saglasnosti Ministarstva iznese u inostranstvo arhivsku građu od posebnog interesa za Kanton Sarajevo ( član 27. Član 47. alineja 2. 4. Grad i općine sa područja Kantona na svom području pored poslova iz samoupravnog djelokruga utvrđenih u čl. Novčanom kaznom od 450 do 4. ne utvrdi listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i ne pribavi saglasnost nedležnog arhiva ( član 9. ). otpočne rad.500 KM kaznit će se za prekršaj imalac registraturskog materijala ako: 1. i 13.daju saglasnost Upravnom odboru za imenovanje i razrješenje direktora arhiva čiji su osnivač.V – POSLOVI IZ SAMOUPRAVNOG DJELOKRUGA GRADA I OPĆINA Član 45. . alineja 3. 3.prate i razmatraju rad arhiva i utvrđuju smjernice za njihov rad. ). ne vodi evidenciju registraturskog materijala. 2. Novčanom kaznom od 500 do 5.odlučuju o publikovanju arhivske građe.000 KM. Za prekršaje iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice imaoca registraturskog materijala novčanom kaznom od 100 do 1. odnosno za vršenje arhivske djelatnosti ( član 32. odnosno u Arhivu Kantona novčanom kaznom od 100 do 1.daju saglasnost na planove rada i programe razvoja arhiva. stav 1. ne vrši godišnje odabiranje arhivske građe ( član 9. kaznit će se za prekršaj Arhiv Kantona. ne učini dostupnim korisnicima arhivske građe uslove i način korištenja te građe ( član 22. stav 2. . entitetom i inostranstvom bez odobrenja Ministarstva ( član 28. stav 2. ). . . ).000 KM.daju saglasnost strancima da mogu istraživati u arhivu. odnosno arhiv ako: 1. a da Ministarstvo nije utvrdilo da su ispunjeni uslovi za početak rada arhiva. ). vrši razmjenu originalne arhivske građe sa drugim kantonima. ovog zakona: . alineja 1. VI – KAZNENE ODREDBE Član 46.000 KM. 3. odnosno obavlja arhivsku djelatnost. . ne sređuje i ne čuva taj materijal ( član 9. ). 2. ). 9.

1992. st. ). ). i 3. 2. 17. rata ili neposredne ratne opasnosti ( član 9. 7. alineja 4.Za prekršaj iz stava 1. 3. stav 1. ). ovog člana kaznit će se fizičko lice novčanom kaznom od 100 do 500 KM. 3.04. . i član 13. ne omogući nadležnom arhivu pregled ahivske građe i preduzimanje mjera zaštite arhivske građe kao i stručnu obradu i kopiranje ove građe ( član 13. i 51. ). 1. ne dostavi nadležnom arhivu potrebne podatke za evidencije koje arhiv vodi ( član 9. Član 48.godine ( čl. st.godine i u periodu od 06. alineja 4.500 KM kaznit će se za prekršaj drugo pravno lice ako: 1. Novčanom kaznom od 400 do 4. u utvrđenom roku ne preda nadležnom arhivu registraturski materijal i arhivsku građu koji su nastali do 15. ). 2. ). alineja 5. bez odobrenja Arhiva Kantona privremeno iznese u inostranstvo arhivsku građu. ne prijavi nadležnom arhivu arhivsku građu i ne dostavi mu potrebne podatke za evidenciju ( član 24. ne čuva i ne održava arhivsku građu u bezbjednom stanju ( član 13. stav 1. Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice u drugom pravnom licu novčanom kaznom od 100 do 800 KM. Za prekršaj iz stava 1.000 KM kaznit će se za prekršaj imalac registraturskog materijala ako: 1. i član 13. odnosno u određenom roku tu građu ne vrati u zemlju ( član 27. ). Za prekršaj iz stava 1. Član 49. 5.000 KM. stav 3. proda arhivsku građu u privatnoj svojini stranom državljaninu ( član 25. ). alineja 3.12. i 2. ovog člana kaznit će se fizičko lice novčanom kaznom od 100 do 500 KM.1995. ne ponudi Arhivu Kantona arhivsku građu koju namjerava da proda ( član 26. alineja 2. ). Novčanom kaznom od 350 do 3. ). 1.godine do 22. otuđi registraturski materijal i arhivsku građu u vlasništvu Kantona pravnom i fizičkom licu ( član 7. Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice imaoca registraturskog materijala novčanom kaznom od 100 do 1. 4. alineja 1. 6. ovog člana kaznit će se fizičko lice novčanom kaznom od 100 do 500 KM. ne planira i ne provodi mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u slučaju vanrednih prilika. maja 1945.

Imaoci registraturskog materijala iz člana 2. ovog zakona. Ministar je obavezan da u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona donese propis iz člana 32. stav 2. ovog zakona primjenjivat će se Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva („Službeni list R BiH“. Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“. Član 52. ovog zakona dužan je da uskladi svoju djelatnost.VII – PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 50.ovog zakona predaju nadležnom arhivu. stav 2. stav 1. organizaciju i Pravila sa odredbama ovog zakona u roku od šest mjeseci od dana njegovog stupanja na snagu. Arhiv Kantona iz člana 29. Član 53. Član 51. Do donošenja propisa iz člana 32. u roku od pet godina od dana stupanja na snagu ovog zakona. Stupanjem na snagu ovog zakona na teritoriji Kantona prestaje sa primjenom Zakon o arhivskoj djelatnosti („Službeni list SR BiH“. ovog zakona dužni su da registraturski materijal i arhivsku građu iz člana 17. broj: 21/87). . Član 54. broj: 37/88).

fotografisani. fotografisani. kao i udruženja građana i drugih pravnih lica koja se osnivaju na nivou Kantona i općine. 11 Zakon objavljen u „Sl.3. Registraturski materijal obuhvata izvorni i reprodukovani ( pisani. filmovani. historiju. Registraturna građa je arhivska građa u nastajanju i čini cjelinu zapisa i dokumenata nastalih radom ili primljenih po bilo kojem osnovu od strane pravnih i fizičkih lica. djelatnost fizičkih lica. preuzimanje. Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani ( pisani. filmovani. udruđenja građana i drugih pravnih i fizičkih lica ( u daljem tekstu: stvaraoci registraturskog materijala ). privrednih društava. zaštita. Tuzlanski kanton ZAKON O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI1 I . odnosno iz nadležnosti općina.arhivska građa. publikovanje i davanje na korištenje ahivske građe iz djelokruga rada organa uprave Tuzlanskog kantona ( u daljem tekstu: Kanton ). te osnivanje i nadležnost arhivske ustanove. novine Tuzlanskog kantona“ broj 15/00 . Član 2. prikupljanje. štampani. crtani.registraturski materijal.kao i stručna i naučna obrada. fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentacioni materijal od trajne vrijednosti i značaja za kulturu. bez obzira gdje i kad je nastao i kod koga i po kom osnovu se nalazi. . dok se iz njega ne odabere arhivska građa. crtani. nauku. obrazovanje i druge oblasti ljudskog djelovanja. Ovim zakonom uređuje se prikupljanje. javnih ustanova. uslovi čuvanja i korištenja i sređivanje registraturskog materijala i arhivske građe. dio koji ima vremenski ograničenu vrijednosti značaj. Član 3. fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal nastao u radu djelovanjem i radom organa uprave službi za upravu općine. Registraturnu građu čini: . evidentiranje.OSNOVNE ODREDBE Član 1. štampani. dio koji ima trajnu vrijednost i značaj. javnih preduzeća. istraživanje. Član 4.

Registraturski materijal i arhivska građa. istraživanje. Odabiranje arhivske građe je postupak kojim se iz registraturne građe na osnovu utvrđenih propisa odabire arhivska građa. Matične poslove arhivske djelatnosti na području Kantona obavlja Arhiv Tuzlanskog kantona ( u daljem tekstu: Arhiv ). publikovanje i korištenje arhivske građe. odnosno imaoca registraturskog materijala. Arhivska djelatnost je djelatnost od posebnog društvenog interesa. Imaocem arhivske građe i registraturskog materijala smatra se pravno i fizičko lice. vlasnik ili posjednik arhivske građe i registraturskog materijala. zaštitu. sređivanje. Arhivska građa i registraturski materijal. Stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe smatra se pravno ili fizičko lice čijim djelovanjem i radom nastaje registraturski materijal i arhivska građa. prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaraoca. uz prethodno pribavljeno mišljenje Arhiva. Izuzetno.Član 5. Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija ) i Bosne i Hercegovine. koji njime upravlja ili ga drži po bilo kom osnovu. Arhiv je ustanova za čuvanje. obradu. Član 6. koji nastaju u radu pravnog ili fizičkog lica. . Član 9. Arhiva je jedna ili više prostorija u kojima se na propisan način odlaže i čuva registraturska građa do predaje nadležnom arhivu. kao dobro kulturno – historijskog naslijeđa. bez obzira u čijem se vlasništvu ili posjedu nalazi. čine cjelinu ( arhivski fond ) i po praviluse ne mogu dijeliti. zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaraoca. pod uslovima i na način utvrđen ovim Zakonom. odnosno imaoca registraturskog materijala. registraturski materijal može se dijeliti ili spajati zbog promjena u unutrašnjoj organizaciji stvaraoca. odnosno imaoca registraturskog materijala. propisima o zaštiti kulturno – historijskog i prirodnog naslijeđa i drugim propisima Kantona. Član 7. uživa posebnu zaštitu. Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovima utvrđenim ovim zakonom Član 8.

njihovo su vlasništvo. iz stava 1.vrše godišnje odabiranje arhivske građe iz registraturne građe materijala prema listi kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja. odnosno javnom registraturnom građom smatra se arhivska. stranih i domaćih humanitarnih i drugih organizacija i udruženja. II – JAVNA ARHIVSKA I REGISTRATURNA GRAĐA Obaveze stvaralaca i imalaca Član 12. dok se iz njega ne odabere arhivska građe. te o promjeni statusa i organizacije. ovog člana. U slučaju sumnje da li je neka građa arhivska. . Član 11. . i stava 3. ukoliko nisu nastali u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe. Registraturski materijal i arhivska građa. . kulture i sporta Kantona ( u daljem tekstu: ministar ). muzejska ili bibliotečka. .čuvaju registraturski materijal od oštećenja. Registraturski materijal i arhivska građa. Javnom arhivskom. organa lokalne samouprave i uprave. koji nastaju u radu stvaralaca i imalaca. odnosno javne registraturne građe dužni su o svom osnivanju. obavijestiti Arhiv radi davanja mišljenja o postupku sa građom. javnih bilježnika. bivših građansko – pravnih lica. javnih ustanova i javnih preduzeća. Stvaraoci i imaoci registraturne građe dužni su da: .Organ ili lice koje donosi odluke o podjeli ili spajanju registraturskog materijala.vode evidenciju o predmetima i aktima. uz odobrenje Arhiva. Stvaraoci javne arhivske. . Izuzetno. dužno je utvrditi imaoca za svaki dio ovako podijeljenog ili spojenog registraturskog materijala. koji su nastali radom privatnih pravnih lica i fizičkih lica. na koju saglasnost daje Arhiv.čuvaju registraturnu građu u sređenom stanju. odlučuje ministar obrazovanja.omogućavaju Arhivu provjeru čuvanja i sređenosti registraturne građe. . Registraturski materijal i arhivska građa. odnosno registraturna građa nastala djelovanjem i radom državne vlasti. i drugih lica koja obavljuju javnu službu i imaju javna ovlaštenja.utvrđuju listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja. nauke. registraturski materijal i arhivska građa. vlasništvo su Kantona. koji su u vlasništvu Kantona ne mogu se otuđiti. podliježu stručnom nadzoru Arhiva. Član 10. uništenja i nestajanja.

obezbijede uslovan prostor i opremu. . a posebno za vrijeme rata. . Imalac registraturnog materijala i arhivske građe dužan je da osigura odgovarajući prostor. Pravno lice za otkup papira ne može preuzeti bezvrijedni registraturski materijal bez odobrenja Arhiva. vrši odabiranje arhivske građe.godine. kao i u periodu od 1992. Imalac registraturnog materijala redovno.vode arhivsku knjigu i njen prijepis dostavljaju Arhivu. Bliži propis o odobravanju arhivske građe iz registraturskog materijala donosi ministar.prijavljuju arhivsku građu Arhivu i dostavljaju podatke za evidentiranje. Imalac javne arhivske. čuvaju i održavaju arhivsku građu u bezbijednom stanju. ovoga člana. Iz registraturne građe nastale prije 1945. do 1995. Arhiv donosi u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva. Rješenje o odobravanju uništavanja bezvrijednog registraturskog materijala. kao i prema uslovima koji su zajednički utvrđeni između stvaraoca.. preostali bezvrijedni registraturski materijal se predaje pravnom licu za otkup papira ili se samostalno uništava na osnovu odobrenja Arhiva. neposredne ratne opasnosti ili vanrednih prilika. . koje se vode u Arhivu. . . u skladu sa zakonom.omogućavaju Arhivu provjeru načina čuvanja i sređivanja registraturne građe. koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za rad na poslovima arhiva. odnosno imaoca i Arhiva. kadar i druge mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe. opremu.godine.sređuju. po isteku roka za njegovo čuvanje.omogućavaju Arhivu kopiranje registraturne građe. prema uputama i uz odobrenje Arhiva. . Arhivska i registraturna građa evidentira se po jedinstvenoj metodologij.dostavljaju Arhivu podatke radi ažuriranja evidencija. Član 14. . izlučivanje se vrši u Arhivu.planiraju i provode mjere zaštite registraturne građe. odnosno registraturne građe vodi evidenciju građe i vrši njeno registraturno sređivanje. . iz stava 2.omogućavaju korištenje arhivske građe na način i prema postupku utvrđenom ovim Zakonom.odrede zaposlenika odgovornog za rad arhive. . Nakon provedbenog postupka odabira arhivske građe. odnosno uz neposredno učešće Arhiva u svim fazama posla. Član 13. . Član 15.

dužan je da. stvaralac. kao i arhivsku građu za koju je utvrđen stepen tajnosti. organ koji je donio odluku o prestanku rada. Preuzimanje arhivkse građe vrši se primopredajom između stvaralac i imalaca arhivske građe i Arhiva. Prije predaje. sređivanja. stvaraoci. koji čuva građu nemarno i nestručno. kulture i sporta ( u daljem tekstu: Ministarstvo ). iz stava 1. Član 17. arhivska građa. Član 19. Obaveza predaje arhivske građe odnosi se i na arhivsku građu koja sadrži lične podatke. Arhiv će rješenjem naložiti da u ostavljenom roku provede mjere zaštite. odnosno imalac arhivske građe i Arhiv će utvrditi popis takve arhivske građe i odrediti u kojem roku će se ona naknadno predati Arhivu. Prilikom predaje Arhivu. razmjenom. ovog člana. iste će izvršiti Arhiv. Arhivska građe predaje se Arhivu po isteku 30 godina od njenog nastanka. Član 18. U slučaju prestanka rada imaoca registraturskog materijala i arhivske građe. tako da postoji opasnost da ona bude oštećena ili unišena. nauke. Arhivska građa prikuplja se u Arhiv: preuzimanjem. Protiv rješenja. ovog člana. . posebno se označava u popisu i navodi se rok njene dostupnosti javnosti. Ako je arhivska građa i nakon iseka roka iz stava 2. ovog člana. žalba se podnosi Ministarstvu obrazovanja. dužni su obaviti odabiranje i sređivanje arhivske građe. određen zakonom ili općim propisima o čuvanju tajnosti. na trošak imaoca građe. popisivanja i drugih vidova cjelovite zaštite. odnosno imaoci arhivske građe. neophodna u redovnom poslovanju. u roku od 60 dana od dana prestanka rada. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja. kupovinom. njegov registraturski materijal i arhivsku građu preda Arhivu u sređenom stanju. poklonom i zavještanjem.Ako istekom ostavljenog roka imalac građe ne provede naložene mjere. iz stava 1. Član 16. Imaocu javne arhivske gađe i registraturne građe.

ispis dijaloga. Izuzetno. Proizvođač filma namijenjenog prikazivanju. odnosno stvaraoca arhivske građe. na trošak imaoca. Ako lica.Član 20. plakat i izbor fotografija ). te tehnički opremljenu. Stvaraoci i imaoci arhivske i registraturne građe dužni su istu predati Arhivu u originalu. Arhivska građa se može predati Arhivu i prije isteka roka iz člana 18. Član 21. ovog člana. stav 2. iz stava 1. Bliži propis o načinu u uslovima primopredaje arhivske građe donosi Vlada Kantona. ako se predaja vrši u cilju spašavanja arhivske građe. troškove njenog preuzimanja snovi osnivač Arhiva. Uvoznik filma obavezan je. snosi imalac. i člana 21. Godinu dana nakon snimanja filma proizvođač je dužan predati za trajno čuvanje izvornu građu snimljenog filma ( originalni negativi slike i tona ). bez obzira u kojoj je tehnici film snimljen. uvezenog za javno prikazivanje. ili ako je to neophodno radi zaštite arhivsk građe. ako se o tome sporazumiju stvaalac. označenu. po isteku licence filma. Arhiv će preuzeti arhivsku građu i ako nisu ispunjeni uslovi iz stava 1. dužan je u prvoj godini prikazivanja filma. popisanu u zaokruženim cjelinama. predati Arhivu jednu nekorištenu kopiju proizvednog filma. ovog Zakona. odnosno imalac arhivske građe i Arhiv. Uvoznik videokaseta obavezan je predati Arhivu. sređenu. ako je to neophodno radi zaštite i spašavanja arhivske građe od oštećenja ili uništenja. Arhiv će donijeti rješenje o odabiranju. sa odgovarajućom dokumantacijom ( scenarij. sređivanju i predaji građe i postupiti po rješenju. odnosno stvaralac arhivske građe. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja. ne postupe u smislu odredaba člana 18. ovog Zakona. Troškove predaje. . na trajno čuvanje. ovog člana. ovog Zakona. predati Arhivu najbolju kopiju filma. uključujući sređivanje i izradu popisa arhivske građe ukoliko to nije uređeno. i člana 21. Protiv rješenja. žalba se podnosi Ministarstvu. po jednu kopiju svakog primjerka uvezene videokasete. iz člana 20. Član 22. knjiga snimanja.

daje se na korištenje u službene svrhe. medicinska dokumentacija. ovog člana. lični dosjei. Ukoliko naučni razlozi zahtijevaju korištenje arhivske građe prije isteka roka. uključujući one za održavanje reda i mira. ako posebnim propisom nije drugačije određeno. za publicističke i nastavne potrebe. može se koristiti i prije predviđenog roka. Arhivska građa i registraturski materijal. iz stava 1. Pravo na korištenje arhivske građe ima svako pravno i fizičko lice. odnosno kojima je služila. međunarodne odnose i na poslove državne bezbjednosti. u zapisniku o primopredaji se utvrđuju rokovi dostupnosti. koji se odnose na odbranu. iz člana 24. a uz prethodno pribavljenu saglasnost Ministarstva. kao i za ostvarivanje potreba građana u rješavanju njihovih ličnih prava. te u druge opravdane svrhe. odnosno staratelj lica. Kod predaje Arhivu arhivske građe. Arhivska građa. Arhivsku građu mogu koristiti bez ograničenja stvaraoci. odnosno 100 godina od rođenja lica na koje se odnosi. . a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za državnu bezbjednost ili državne interese.Korištenje arhivske građe pohranjene u Arhivu Član 23. prava i interesa trećih lica. i člana 25. Član 24. koja se odnosi na lične podatke ( matične knjige. Arhivska građa. odnosno privatnosti. poslije njegove smrti. ) dostupna je za korištenje 70 godina nakon nastanka. Arhivska građa koja je pohranjena u Arhivu. Arhivska građa je dostupna za korištenje i prije isteka roka od 30 godina. Član 25. iz člana 24. ovog Zakona i stava 1. ako je od nastanka namijenjena javnosti ili ako to odobri stvalac arhivske građe. porezni i finansijski spisi i sl. ako je od nastanka namijenjena javnosti ili ako na to pristane lice na koje se ona odnosi. u svrhe radi kojih je nastala. dostupna je za korištenje po isteku 50 godina od njenog nastanka. ovog člana. direktor Arhiva može odobriti korištenje arhivske građe na način koji jamči zaštitu javnog interesa. za izložbe i objavljivanje. Arhivska građa je dostupna za korištenje 30 godina nakon njenog nastanka. za naučna istraživanja. stav 3. sudski spisi. djeca ili roditelji lica. ovog Zakona. koji sadrži podatke. čijim je radom ona nastala. Član 26. odnosno bračni drug. te na privredne interese Bosne i Hercegovine. pod jednakim uslovima. Federacije i Kantona.

ovog člana. Aktom Ministarstva o odobravanju iznošenja izvorne arhivske građe određuje se rok u kojem se arhivska građa mora vratiti u Arhiv. iz stava 3. Iznošenje izvorne arhivske građe u inostranstvo. Član 28. Izvorna arhivska građa može se iz Arhiva iznijeti u inostranstvo u svrhu izlaganja. Dokumente. Izuzteno. Arhiv daje na korištenje u obliku ovjerene kopije. Arhivska građe može se koristiti za izložbe izvan Arhiva. odobrava Ministarstvo. učinjenu korištenjem arhivske građe. potrebne u službene svrhe. Korištenje arhivske građe odobrava direktor Arhiva. Za korištenje arhivske građe Arhivu se plaća udređena naknada. Prije iznošenja arhivske građe iz zemlje obavezno je arhivsku građu zaštitno snimiti. ali na određeno vrijeme i uz uslov da se na trošak tog organa prethodno izradi zaštitna kopija. Na korištenje se daju snimci arhivske građe. podnosi se Ministarstvu. i u obavezu da se prije predaje zaštitno snimi o trošku posudioca. ovog člana. Bliži propis o načinu. a mogu se odrediti i drugi uslovi.Član 27. Za svaku štetu i povredu nečijega prava. iz stava 1. ukoliko su obezbjeđeni uslovi za njenu zaštitu i bezbjednost. ekspertize ili provođenja mjera zaštite. Član 29. uslovima i postupku korištenja arhivske građe donosi ministar. izvorna arhivska građa može se dati na korištenje ako ne postoje snimci te građe ili ako to zahtijeva metodologija naučnog istraživanja. . državnim organima može se posuditi izvorna arhivska građa. odgovara lice kojem je odobreno korištenje arhivske građe. U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivske građe donosi se rješenje. Izuzetno. Žalba protiv rješenja.

čuvati arhivsku građu i preduzimati mjere potrebne za njeno sigurno čuvanje i zaštitu. . . 3. Arhiv je dužan.dopustiti ovlaštenom Arhivu da pregleda arhivsku građu i po potrebi provede sigurnosno snimanje. . izjasniti se o ponudi.ukoliko imalac privatne arhivske građe nije u mogućnosti srediti arhivsku građu i izraditi popis arhivske građe. da je arhivska građa koju posjeduju od interesa za Kanton. Vlasnik privatne arhivske građe može arhivsku građu pohraniti. Član 33. U Registar vlasnika privatne arhivske građe unose se slijedeći podaci: 1. Član 34.obavijestiti Arhiv o posjedovanju arhivske građe.Privatna arhivska građa. koji vodi Arhiv. 2. Član 31. datum upisa. Član 30. dužan je dostavljati Arhivu kopiju rješenja o upisu u registar. Imalac privatne arhivske građe. koji vodi registar privatnih pravnih lica. u roku od 30 dana od dana prijema ponude za kupovinu.srediti arhivsku građu i izraditi popis arhivske građe. za koje po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi. ukoliko nije nastala u obavljanju javnih ovlaštenja ili javne službe te ako nije u državnom vlasništvu. darivati ili prodati. ime. obavezan je: . te jedinstveni matični broj građanina. prezime i prebivalište vlasnika. osnovni podaci o stvaraocu arhivske građe. U slučaju prodaje Arhiv ima pravo preče kupovine. Nadležni organ.izvršiti i sve druge obaveze utvrđene odredbama ovog Zakona. vremenski raspon i količina arhivske građe. . dužan je dopustiti Arhivu da to učini o trošku imaoca arhivske građe. Privatna arhivska građa upisuje se u Registar vlasnika privatne arhivske građe. . . kratak opis sadržaja.obavijestiti Arhiv o svim promjenama u vezi sa arhivskom građom. 4. Arhiv utvrđuje popis imalaca arhivske građe u privatnom vlasništvu. koji po bilo kom osnovu čuva arhivsku građu ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti. te broj akta o proglašenju arhivske građe dijelom kulturne baštine. Član 32. . Privatnom arhivskom građom smatra se arhivska građa koja je nastala djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih lica.

sređuje. U slučaju da se arhivska građe iznosi iz Bosne i Hercegovine. Vlasnik privatne arhivske građe može arhivsku građu iznijeti iz Kantona. . . Član 35. naučne ustanove.obavlja stručni nadzor nad čuvanjem registraturskim sređivanjem i odabiranjem arhivske građe. na način uređen ovim Zakonom i drugim propisima. Matične poslove arhivske djelatnosti za područje Kantona obavlja Arhiv. oružane snage.sprovodi mjere zaštite arhivske građe u Arhivu i brine o njenoj sigurnosti. te pruža stručnu pomoć imaocima i stvaraocima arhivske građe. uz cijenu koja nije niža od cijene ponuđene Arhivu i pod uslovima koji za kupce nisu povoljniji od uslova sadržanih u ponudi Arhivu. Postupanje protivno odredbama ovog člana daje pravo Arhivu da tužbom protiv vlasnika i kupca zahtijeva poništenje ugovora o kupoprodaji. uz prethodno pribavljenu saglasnost nadležnog organa Bosne i Hercegovine.evidentira imaoce i njihov registraturski materijal i arhivsku građu. Arhiv je javna ustanova. najkasnije u roku od pet godina oda dana sklapanja ugovora.nalaže imaocu arhivske građe da u određenom roku preduzme mjere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi. Određene poslove arhivske djelatnosti mogu. zatim vjerske zajednice.prikuplja privatnu arhivsku građu otkupom. Međunarodna razmjena izvorne arhivske građe vrši se u skladu sa propisima Bosne i Hercegovine. . Lice zaposleno u Arhivune može za sebe. vlasnik može arhivsku građu prodati drugom pravnom ili fizičkom licu.Ukoliko ponuda ne bude prihvaćena. privredni subjekti. niti za drugo lice pribavljati arhivsku građu. banke i dr. . obavljati specijalni arhivi ( unutrašnji poslovi. III – OBAVLJANJE ARHIVSKE DJELATNOSTI Član 36. kao ustanove. Arhiv u okviru svoje djelatnosti obavlja slijedeće poslove: . . obrađuje i daje na korištenje arhivsku građu. .obnavlja i sređuje arhivske fondove i zbirke. . . Ministarstvo daje odobrenje. poklonima ili pohranjivanjem.) i privatni arhivi.preuzima arhivsku građu od značaja za Kanton. iz odobrenje Ministarstva. Član 37. koja se nalazi izvan Arhiva i nalaže mjere njene zaštite.

. standarda i normativa iz oblasti arhivske djelatnosti. .vodi Registar arhivskih fondova i zbirki Kantona. . nauke i srodnih ustanova.. .sarađuje sa arhivima Bosne i Hercegovine. .prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti. .knjigu snimljene ( skenirane i mirkofilmovane ) arhivske građe. Federacije Bosne i Hercegovine i Bosne i Hercegovine.daje instrukcije vezane za primjenu metodskih uputstava. . historije. .obavlja i druge poslove utvrđene ovim Zakonom i drugim propisima. . te u međunarodni sistem prijenosa informacija. . . ovjerene prijepise. izvode iz dokumenata i ovjerene prijepise na zahtjev korisnika. te na zahtjev pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja. tečajeve i druge oblike stručnog osposobljavanja i usavršavanja arhivara i stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala i arhivske građe. . te restauratorske i konzervatorske poslove – preduzima i druge tehničke i tehnološke mjere u vezi sa arhivskom građom.vrši stručnu i naučnu obradu arhivske građe.vodi Registar vlasnika arhivske građe: . Arhiv se povezuje u jedinstven informacioni sistem Kantona. na način i prema postupku utvrđenom pravilima Arhiva.organizuje predavanja.knjigu pohranjene arhivske građe. sa međunarodnom arhivskom asocijacijom i drugim međunarodnim stručnim i naučnim organizacijama i institucijama.evidenciju o stavaraocima i imaocima arhivske i registraturske građe na području Kantona. .sarađuje s drugim ustanovama iz oblasti kulture.knjigu restaurirane i konzervirane arhivske građe.vrši istraživanje u cilju kompletiranja arhivske građe.obavlja siguronosno i zaštitno snimanje arhivske građe. dokumentacionim i informacionim službama radi unapređenja arhivske djelatnosti i naučnog rada na području arhivistike. . potvrde.registar za pojedine fondove i zbirke. fotokopije i druge zvanične isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuva.publikuje arhivsku građu.knjigu primljene arhivske građe. .vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke.opći registar arhivske građe. izdaje stručne i naučne publikacije. . pomoćnih historijskih i informacijskih nauka.vodi evidenciju o arhivskoj građi u inostranim arhivima od značaja za Kanton. Arhiv vodi: . . . .evidenciju o korištenju arhivske građe. . . predavanja i provodi druge oblike kulturne djelatnosti radi podsticanja zanimanja za arhivsku građu i arhivsku djelatnost. Član 38. .priređuje izložbe.daje podatke.

odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala. Osnivač obezbjeđuje sredstva. uslove i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. prostor i opremu za rad Arhiva. obaveze i odgovornosti arhiva u pravnom prometu.prava.naziv osnivača. Član 42. rukovođenja i nadzora nad radom arhiva. ) nije drugačije utvrđeno. .potreban i odgovarajući radni i spremišni prostor i oprema. Arhiv se može osnovati ako je obezbjeđen: . . Akt o osnivanju Arhiva i drugih arhiva sadrži: . Član 41. . odnosno u gradskim i općinskim službama za upravu koji se odnose na arhiviranje predmeta i akata iz njihove nadležnosti.rok za donošenje pravila. ovog člana. .Bliži propis o vođenju registara i evidencija. obezbjeđujući dogovorno sredstva za njegov rad. Specijalni arhiv i privatni arhiv može osnovati domaće i strano pravno i fizičko lice ukoliko posebnim propisom za pojedine oblasti ( odbrana. Član 39. Osnivanje Arhiva Član 40.naziv i sjedište arhiva.novčana sredstva za osnivanje i početak rada. . kao i sredstva za njegov rad. u skladu sa ovim zakonom. vođenje i korišenje arhivske knjige. Skupština Kantona može u saradnji sa skupštinom susjednog kantona. iz stava 1. . imenovanje organa upravljanja. oružane snage i sl. . kao i način predaje arhivske građe između Arhiva i organa uprave i službi za upravu. Bliži propis o obavljanju arhivskih poslova u organima uprave Kantona. donosi ministar. odlučiti da osnuje međukantonalni arhiv. .djelatnost arhiva.druga pitanja od značaja za rad arhiva. Arhiv osniva Skupština Kantona.iznos sredstava za osnivanje i početak rada i način njihovog obezbjeđivanja.potreban broj stručnog arhivskog osoblja. donosi ministar pravde Kantona. .lice koje će do imenovanja organa rukovođenja predstavljati i zastupati arhiv i njegova ovlaštenja i odgovornosti. . pravilnika o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji arhiva.

. Korisnik usluga Arhiva snosi troškove za učinjene usluge. koji vodi Ministarstvo. Član 45. Predsjednika i članove Upravnog odbora Arhiva imenuje i razrješava Vlada Kantona. Upravni odbor Arhiva: . Ministarstvo je dužno da u roku od 30 dana od dana prijema zahtjeva izvrši provjeru uslova i o tome donese rješenje. iz člana 41. Dva člana Upravnog odbora Arhiva imenuje se iz reda zaposlenih u Arhivu. Upravljanje i rukovođenje Arhivom Upravni odbor Član 46. Organ upravljanja Arhivom je Upravni odbor.imenuje i razrješava direktora Arhiva. Članovi Upravnog odbora Arhiva mogu biti rezriješeni dužnosti i prije isteka mandata. Upravni odbor Arhiva ima predsjednika i četiri člana. Predsjednik i članovi Upravnog odbora Arhiva imenuju se na vrijeme od četiri godine i po isteku ovog vremena mogu biti ponovo imenovani. Član 44. .utvrđuje planove rada i razvoja. Arhiv i drugi arhivi se upisuju u Registar arhiva. ovog Zakona vrši Ministarstvo.Član 43.utvrđuje godišnji program rada. Član 47. uz prethodnu saglasnost Vlade Kantona. Provjera uslova. Arhiv i drugi arhivi mogu početi sa radom nakon upisa u Registar arhiva. . . ukoliko se utvrdi njihova odgovornost za neuspješan li nezakonit rad Arhiva.donosi pravila Arhiva. Bliži propis o obliku i sadržaju obrazaca i postupku za upis i brisanje iz Registra arhiva donosi ministar.

- donosi finansijski plan i usvaja godišnji obračun;
- donosi akto o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji i ostale opće akte;
- usmjerava, kontroliše i ocjenjuje rad direktora;
- odlučuje o progovoru zaposlenih na rješenja kojima je drugi organ, određen pravilima Arhiva, odlučio
o pravu, obavezi i odgovornosti iz radnog odnosa u prvom stepenu;
- podnosi osnivaču, najmanje jedanput godišnje izvještaj o poslovanju Arhiva.
- Upravni odbor donosi odluke većinom glasova svih članova, ako zakonom ili pravilima Arhiva za
odlučivanje o pojedinim pitanjima nije određena druga, kvalificirana većina.
Nadzorni odbor
Član 48.
Nadzorni odbor je organ kontrole poslovanja Arhiva.
Nadzorni odbor ima predsjednika i dva člana.
Predsjednika i članove Nadzornog odbora imenuje i razrješava Vlada Kantona.
Jedan član Nadzornog odbora imenuje se iz reda zaposlenih u Arhivu.
Predsjenik i članovi Nadzornog odbora imenuju se za vrijeme od četiri godine i po isteku ovog
vremena mogu biti ponovo imenovani.
Član 49.
Nadzorni odbor:
- analizira izvještaj o poslovanju Arhiva;
- u obavljanju nadzora nad upotrebom sredstava za rad, pregleda godišnji izvještaj o poslovanju i
godišnji obračun;
- pregleda i provjerava urednost i zakonitost vođenja poslovnih knjiga;
- izvještava osnivača,Upravni odbor Arhiva i direktora o rezultatima nadzora.
Direktor
Član 50.
Organ rukovođenja Arhiva je direktor.
Za direktora Arhiva može biti imenovano lice koje ima visoku stručnu spremu iz oblasti
društvenih nauka, namjanje tri godine rada u arhivskoj struci, položen stručni arhivistički ispit i da se
odlikuje stručnim, radnim i organizacionim sposobnostima.
Direktora Arhiva imenuje i razrješava Upravni odbor uz prethodnu saglasnost Vlade Kantona.
Prethodnu saglasnost za imenovanje direktora Arhiva daje Vlada Kantona na prijedlog ministra.

Direktor Arhiva imenuje se na četiri godine, na osnovu javnog konkursa i po isteku ovog
vremena može biti ponovo imenovan.
Za direktora Arhiva imanovan je kandidat koji je dobio natpolovičnu većinu glasova svih
članova Upravnog odbora.
Ako ni jedan od kandidata ne dobije potrebnu većinu glasova, imenuje se vršilac dužnosti
direktora na period do 6 mjeseci.
Član 51.
Direktor Arhiva:
- zastupa i predstavlja Arhiv;
- organizuje i rukovodi radom i odgovoran je za zakonitost rada Arhiva;
- donosi opće i pojedinačne akte u skladu sa zakonom i pravilima Arhiva;
- predlaže Upravnom odboru mjere za unapređenje rada Arhiva;
- predlaže Upravnom odboru mjere za efikasno i zakonito obavljanje djelatnosti Arhiva;
- predlaže osnove planova rada i razvoja Arhiva;
- predlaže Upravnom odboru unutrašnju organizaciju i sistematizaciju radnih mjesta;
- izvršava odluke Upravnog odbora i Nadzora odbora;
- odlučuje o korištenju sredstava do iznosa utvrđenoga pravilima Arhiva;
- odlučuje o pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenika iz radnog odnosa;
- podnosi Upravnom odboru izvještaj o finansijskom poslovanju Arhiva;
- naredbodavac je za izvršenje finansijskog plana;
- obavlja i druge poslove u skladu sa zakonom i pravilima Arhiva.
Za svoj rad i za rezultate rada, direktor Arhiva je odgovoran Upravnom odboru.
Direktor jednom godišnje podnosi Upravnom odboru izvještaj o svom radu.
Član 52.
Direktor Arhiva je dužan da obustavi od izvještaja opći akt koji nije u saglasnosti sa ustavom ili
je u suprotnosti sa zakonom, kao i pojedinačni akt kojim se nanosi šteta Arhivu ili društvenoj zajednici
i da o tome obavijesti Ministarstvo.
Ako Ministarstvo u roku od 30 dana od dana prijema obavještenja ne poduzme odgovarajuće
mjere i o tome ne obavijesti direktora Arhiva, akt koji je obustavio direktor može se izvšiti.
Član 53.
Direktor može biti razriješen dužnosti i prije isteka vremena na koje je imenovan:
- na lični zahtjev;
- ako se utvrdi da je odgovoran za neuspješan ili nezakonit rad Arhiva;
- u drugim slučajevima utvrđenim zakonom i pravilima Arhiva.

Prijedlog za prijevremeno razrješenje direktora, iz razloga iz stava 1. alineja 2. ovog člana,
može dati osnivač, odnosno Vlada Kantona, ministar, predsjednik, odnosno član Upravnog odbora ili
Nadzorni odbor Arhiva.
Postupak razrješenja direktora uređuje se pravilima Arhiva, u skladu sa zakonom
Stručni organ Arhiva
Član 54.
Stručni organ Arhiva je Stručno vijeće.
Stručno vijeće Arhiva raspravlja o svim stručnim pitanjima rada Arhiva, daje mišljenje i
prijedlog u vezi sa organizacijom rada i razvojem arhivske djelatnosti, te obavlja i druge poslove u
skladu sa pravilima Arhiva.
Djelokrug rada, sastav i način imenovanja članova Stručnog vijeća, bliže se uređuje pravilima
Arhiva.
Stručno osoblje
Član 55.
Na arhivskim poslovima u Arhivu i arhivima organa uprave i službama za upravu i drugim
institucijama organizovanim na nivou Kantona i općine može raditi zaposlenik, koji ima odgovarajući
stepen i profil školske spreme, stručni arhivistički ispit ( u daljem tekstu: arhivistički ispit ) i radni staž
predviđen zakonom i pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta.
Poslove u konzervatorskoj i restauratorskoj struci, reprografiji i mikrografiji, te zaštiti
audiovizuelne i filmske arhivske građe, mogu obavljati zaposlenici sa odgovarajućom stručnom
spremom i zvanjima.
Član 56.
Zaposlenici visoke, više i srednje stručne spreme koji rade na arhivskim poslovima polažu
arhivistički ispit.
Zaposlenici visoke, više i srednje stručne spreme arhivistički ispit polažu pred komisijom, koju
imenuje ministar.
Pripravnički staž traje jednu godinu za pripravnike sa visokom i višom stručnom spremom, a
šest mjeseci za pripravnike sa srednjom stručnom spremom.
Pripravnik je obavezan, u roku od šest mjeseci po isteku pripravničkog staža, položiti
arhivisički ispit.

Član 57.
Od obaveze polaganja arhivističkog ispita, oslobođen je zaposlenik koji ima naučno zvanje
magistar ili doktora nauka iz arhivističke oblasti.
Službenici visoke i više i zaposlenici srednje stručne spreme sa položenim stručnim upravnim
ispitom, polažu razliku iz arhivske oblasti u skladu sa odredbama iz člana 58. stav 2. ovog Zakona.
Član 58.
Stručne arhivske poslove obavlja stručno arhivsko osoblje u zvanjima:
1. za zaposlenike visoke stručne spreme: arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik;
2. za zaposlenike više stručne spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste;
3. za zaposlenike srednje stručne spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant.
Bliži propis o sadržaju i načinu polaganja arhivističkog ispita za pripravnike, odnosno za
zaposlenike visoke, više i srednje stručne spreme i uslovima za sticanje stručnih zvanja, donosi
ministar.
Udruživanje arhivskih radnika
Član 59.
Zaposlenici Arhiva, arhivari i drugi građani sa područja Kantona, koji su zainteresirani za rad
Arhiva i arhivske djelatnosti uopće, mogu se udružiti u strukovno udruženje arhivara Kantona.
Stručni nadzor
Član 60.
Arhiv vrši stručni nadzor nad radom imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske
građe, u skladu sa odredbama ovog Zakona.
Član 61.
O izvršenom stručnom nadzoru, iz člana 60. ovog Zakona, sastavlja se zapisnik.
U zapisnik se unose podaci o utvrđenom stanju registraturskog materijala i arhivske građe,
konstatuju nepravilnosti u radu i utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti.
Imalac registraturskog materijala i arhivske građe dužan je, u ostavljenom roku, otkloniti
nedostatke, utvrđene zapisnikom.
Jedan primjerak zapisnika, iz stava 1. ovog člana, ostaje kod imaoca kod koga je izvršen
pregled registraturskog materijala, odnosno arhivske građe, a drugi primjerak zadržava Arhiv.

Sredstva za rad Arhiva
Član 62.
Arhiv stiče sredstva za rad iz sredstava osnivača, od naknada za obavljanje intelektualnih
usluga,od naknada za rad od korisnika usluga, iz legata, poklona i zavještanja, donacija pravnih i
fizičkih lica i humanitarnih organizacija i drugih izvora, po uslovima utvrđenim zakonom i aktom o
osnivanju Arhiva.
Član 63.
Na specijalne i privatne arhive primjenjuju se odredbe ovog Zakona i opći propisi o ustanovama
i drugi propisi.
Prestanak rada Arhiva i drugih arhiva
Član 64.
Osnivač može ukinuti Arhiv i drugi arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako
ne ispunjava uslove propisane ovim Zakonom.
Član 65.
Organ koji donose akt o ukidanju arhiva, dužan je preduzeti sve potrebne mjere za zaštitu
registraturskoga materijala i arhivske građe, pohranjene u arhivu, kao i građe koja se nalazi kod
imalaca van arhiva.
Član 65.
Organ koji donose akt o ukidanju arhiva, dužan je preduzeti sve potrebne mjere za zaštitu
registraturskoga materijala i arhivske građe, pohranjene u arhivu, kao i građe koja se nalazi kod
imalaca van arhiva.
IV – NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA
Član 66.
Nadzor nad provođenjem ovog Zakona vrši Ministarstvo.
V- KAZNENE ODREDBE
Član 67.
Novčanom kaznom od 3.000,00 KM do 10.000,00 KM kaznit će se za prekršaj pravno lice
imalac registraturskog materijala i arhivske građe, ako postupa suprotno odredbama člana 12. ovog
Zakona.
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana kaznit će se i odgovorno lice u pravnom licu novčanom
kaznom od 800,00 KM do 2.000,00 KM.

Član 68.
Novčanom kaznom od 2.000,00 KM do 5.000,00 KM kaznit će se za prekršaj pravno lice ako:
1. proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu, koja je vlasništvo Kantona ( član 10.
ovog Zakona );
2. ne osigura mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe, u skladu sa
odredbama člana 15. ovog Zakona;
3. ne preda Arhivu u propisanom roku arhivsku građu ( članovi 18., 72. i 73. ovog
Zakona );
4. bez odobrenja iznese u inostranstvo arhivsku građu, odnosno iznesenu arhivsku građu
u određenom roku ne vrati u zemlju ( član 29. ovog Zakona );
5. ne obavijesti Arhiv o uslovima prodaje arhivske građe ( član 34. ovog Zakona ).
Za prekršaj iz stava 1. ovog člana, kaznit će se i odgovorno lice u pravnom licu novčanom
kaznom od 500,00 KM do 1.500,00 KM.
Član 69.
Novčanom kaznom od 200,00 KM do 2.000,00 KM kaznit će se za prekršaj fizičko lice
( građanin ) imalac registraturskog materijala i arhivske građe, ako postupa suprotno odredbama
članova 10., 12., 15., 20., 29. i 34. ovog Zakona.
Član 70.
Novčanom kaznom od 1.000,00 KM do 3.000,00 KM kaznit će se za prekršaj Arhiv:
- ako preuzme arhivsku građu na način i pod uslovima koji su različiti od uslova
propisanih u članu 18. i članu 19. ovog Zakona;
- ako dopusti korištenje građe prije isteka rokova propisanih u članovima 24. i 25. ovog
Zakona, ako korištenje nije odobreno na osnovu člana 26. ovog Zakona;
- ako izda građu na korištenje, a nisu zadovoljeni uslovi bezbjednosti propisani u članu
27. ovog Zakona;
- ako ne vodi evidencije iz člana 38. ovog Zakona.
Za prekršaje iz stava 1. ovog člana, kaznit će se i odgovorno lice u Arhivu novčanom kaznom
od 200,00 KM do 1.000,00 KM.
VI – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 71.
Arhiv i imaoci, odnosno stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe dužni su da
usklade svoje opće akte, organizaciju i način rada sa ovim zakonom u roku od 6 mjeseci od dana
stupanja na snagu ovog zakona.

Član 72.
Zatečena arhivska građa u Arhivu, vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom.
Arhivska i registraturska građa bivših društveno – političkih organizacija, građansko – pravnih
lica i ukinutih ratnih organa, vlasništvo je Kantona i smatra se javnom arhivskom građom.
Pravni sljednici pravnih subjekata iz stava 2. ovog člana, dužni su u roku od godinu dana od
dana stupanja na snagu ovoga Zakona, predati arhivsku građu Arhivu.
Član 73.
Ustanove, privredna društva i druga pravna lica nastala privatizacijom, koja su bila državno,
odnosno društveno vlasništvo, te vjerske zajednice i druga građansko – pravna i fizička lica kao imaoci
arhivske i registraturne građe na području Kantona, dužni su predati Arhivu građu u roku od godinu
dana od dana stupanja na snagu ovog Zakona, osim onog dijela građe, koji im je neophodan za tekuće
poslovanje, odnosno obavljanje djelatnosti, što se utvrđuje posebnim zapisnikom.
Član 74.
U roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog Zakona, Arhiv je dužan preuzeti
arhivsku građu ugašenih ratnih tijala i organa sa područja Kantona, s tim što se ova građa ne odabira
od strane njenih imalaca i stvaralaca.
Član 75.
Zaposlenici koji se nalaze u radnom odnosu na arhivskim poslovima u Arhivu i arhivama
organa uprave i službama za upravu na nivou Kantona i općina, a nemaju položen arhivistički ispit
dužni su ga položiti u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog Zakona.
Član 76.
Podzakonski akti utvrđeni ovim Zakonom bit će doneseni u roku od šest mjeseci od dana
stupanja na snagu ovog Zakona.
Član 77.
Ovaj Zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama
Tuzlanskog kantona“.

4. Zapadnohercegovačka županija

ZAKON
O ARHIVSKOJ GRAĐI 1
I OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Zakonom uređuje se: evidencija, čuvanje, zaštita i sređivanje registraturskog materijala i arhivske
građe, kao i prikupljanje, istraživanje, stručna i znanstvena obrada, objava i davanje na korištenje
arhivske građe iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija županije Zapadnohercegovačke ( u daljem
tekstu:Županija), a predviđenih ovim zakonom.
Članak 2.
Registraturski materijal kao izvor za arhivsku građu obuhvata izvorni i reproducirani ( pisani,
crtani, tiskani, fotografski, filmski, fonografski ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal,
nastao u radu Skupštine županije Zapadnohercegovačke ( u daljem tekstu: Skupština Županije), župana
županije (u daljnjem tekstu: župan) Vlade županije Zapadnohercegovačke ( u daljem tekstu: Vlada
Županije ), županijskih ministarstava, županijskih tijela uprave i županijskih upravnih organizacija,
odnosno drugih županijskih institucija, kao i udruga građana i drugih pravnih i fizičkih lica, koje su
organizirane na razini Županije ( u daljem tekstu: imatelji registraturskog materijala ), dok se iz njega
ne odabere arhivska građa.
Članak 3.
Arhivska građa obuhvaća izvorni i reproducirani ( pisani, crtani, tiskani, fotografski, filmski,
fonografski ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal, od značenja za kulturu , znanost,
obrazovanje i druge društvene potrebe, koji je nastao u radu imatelja registraturskog materijala.
Članak 4.
Arhivska građa je dobro, kulturno –povijesnog naslijeđa i kao takva uživa posebnu zaštitu pod
uvjetima i na način utvrđen ovim Zakonom i propisom o zaštiti i korištenju kulturno – povijesnog i
prirodnog naslijeđa.
Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz koje se odabire arhivska građa pod uvjetima i
na način utvrđen ovim zakonom.

11 Zakon objavljen u „Narodne novine Županije zapadnohercegovačke“ broj 18/99

kao i udruga građana i drugih pravnih osoba koje se osnivaju na razini općine i grada. Članak 8. Arhivska građa i registraturski materijal zaštićeni su bez obzira u čijem su vlasništvu ili posjedu. ovog zakona. . ne mogu se dijeliti. Arhivska građa nastala djelovanjem privatnih. pravnih i fizičkih osoba njihovo je vlasništvo. Arhivska građa dostupna je javnosti pod uvjetima utvrđenim ovim zakonom. Iznimno. Odredbe ovog Zakona se odnose i na registraturski materijal i arhivsku građu iz nadležnih tijela vlasti i drugih institucija iz nadležnosti općine i grada. registraturski materijal i arhivska građa mogu se dijeliti ili spajati zbog promjena u unutarnjoj organizaciji imatelja. i po pravilu. Tijelo koje donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturskog materijala ili arhivske građe. Članak 9. vlasništvo je Županije. ako nije nastala u obavljanju javnih ovlasti ili javne službe. Članak 7. Članak 10.Članak 5. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu imatelja iz članka 2. Zaštita arhivske građa i registraturskog materijala provodi se na način utvrđen ovim zakonom i drugim propisima koji uređuju tu materiju. dužno je utvrditi imatelja spojenog ili odvojenog materijala. Registraturski materijal i arhivska građa u vlasništvu Županije ne mogu se otuđiti. odnosno izdvajanja jednog ili više organizacijskih dijelova imatelja u samostalne imatelje. odnosno kod koga se nalaze. Registraturski materijal i arhivska građa nastala u radu jednog od imatelja čine jednu cjelinu. Članak 6. Zaštita arhivske građe je od posebne važnosti za Županiju.

vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Arhivu Županije. 6. čuvaju i održavaju arhivsku građu u sigurnom stanju. Članak 13. prijavljuju arhivsku građu Arhivu Županije i dostavljaju podatke za evidenciju. 3. čuvaju registraturski materijal u sređenom stanju. Bliži propis o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala donosi Vlada Županije na prijedlog Arhiva Županije. 2. 3. uništenja i nestajanja.II. sređuju. 2. Članak 12. čuvaju registraturski materijal od oštećenja. omogućavaju korištenje arhivske građe u smislu odredaba ovog zakona. Imatelji registraturskog materijala: 1. 5. . Imatelji arhivske građe: 1. omogućavaju Arhivu Županije kopiranje arhivske građe. omogućavaju Arhivu županije Zapadnohercegovačke (u daljem tekstu Arhiv Županije) provjeru čuvanja i sređenosti registraturskog materijala. 7. vode evidenciju o predmetima i aktima. Članak 14. dok se iz njega ne odabere arhivska građa. 5. obavljaju godišnji odabir arhivske građe iz registraturskog materijala prema Listi kategorija uz odobrenje Arhiva Županije. 6. Poduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturski materijal bez rješenja Arhiva Županije. Imatelji registraturskog materijala mogu nakon odabiranja arhivske građe. utvrđuju Listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja (u daljem tekstu Lista kategorija) na koju suglasnost daje Arhiv Županije. ZAŠTITA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE Članak 11. ovog članka u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva. Arhiv Županije donosi rješenje iz stava 1. omogućavaju Arhivu Županije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe. 4. dostavljaju Arhivu Županije potrebne podatke za evidencije koje vode. 8. planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe. preostali nevrijedni registraturski materijal predati poduzeću za otkup papira samo na temelju rješenja Arhiva Županije. prema uvjetima koji su zajednički utvrđeni između imatelja i Arhiva Županije: 4.

Bliži propis o mjerama zaštite iz stavka 1. Prigodom predaje arhivske građe stvaratelji i imatelji su dužni dati Arhivu Županije pismeno mišljenje o načinu i uvjetima njezina korištenja. Stručna obrada arhivske građe obavlja se primjenom jedinstvenog načina obrade koji utvrđuje Arhiv Županije. Članak 17. ovog članka čuvati arhivsku građu dok je ne preuzme Arhiv Županije. osoblje i druge mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe. Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe donosi Vlada Županije na prijedlog Arhiva Županije. Imatelji su dužni. i poslije isteka roka iz stavka 1. ovog članka i o uvjetima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. Arhivska građa evidentira se prema jedinstvenoj metodologiji. Rok iz stavka 1.Članak 15. donosi Vlada Županije na prijedlog Arhiva Županije. tijelo koje je donijelo akt o njegovom prestanku dužno je u roku od 60 dana od dana prestanka rada stvaratelj i imatelja njihov registraturski materijal i arhivsku građu predati Arhivu Županije u sređenom stanju Članak 18. . koju utvrđuje Arhiv Županije. Arhivska građa u vlasništvu Županije nastala u radu imatelja iz članka 2. neposredne ratne opasnosti ili izvanrednih prilika. Članak 20. Članak 19. predaje se Arhivu Županije najkasnije po isteku 30 godina od njezina nastanka. Imatelji registraturskog materijala i arhivske građe dužni su osigurati odgovarajući prostor. ovog članka može se skratiti ili produžiti u sporazumu između i stvaratelja i imatelja i Arhiva Županije. U slučaju prestanka rada imatelja registraturskog materijala i arhivske građe. ovog zakona. Arhivska građa predaje se Arhivu Županije popisana i u sređenom stanju. posebno za vrijeme rata. Članak 16.

Iznimno. Za potrebe znanstvene i stručne obrade Arhiv Županije može građu iz stavka 1 ovog članka snimati i poduzeti mjere zaštite. i 12. izuzev za vlasnike arhivske građe koja nije vlasništvo Županije. ako Zakonom ili drugim propisom nije drukčije određeno ili ako drukčije nije uređeno ugovorom. Imatelji arhivske građe u privatnom vlasništvu dužni su je prijaviti Arhivu Županije i dostaviti sve potrebne podatke za evidenciju.Članak 21. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu ministarstva unutarnjih poslova Županije čuvaju se kod njega do roka koji ono odredi. imatelj arhivske građe. u svrhe radi kojih je nastala. . za korištenje pojedine arhivske građe s tim da taj rok ne može biti dulii od 50 godina od dana nastanka arhivske građe. bez ograničenja imatelji čijim je radom ona nastala. Članak 26. Bliže uvjete i način korištenja arhivske građe utvrđuje Arhiv Županije. Na korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu primjenjuju se odredbe ovog zakona o korištenju arhivske građe u vlasništvu Županije. uz suglasnost Vlade Županije. Arhivsku građu mogu koristiti. Članak 23. ovog članka dužni su primjenjivati sve obveze utvrđene člankom 11. Tijelo iz stavka 1 ovog članka dužan je svojim aktom odrediti uvjete i način korištenja arhivske građe. odnosno ispravom o predaji građe Arhivu Županije. po proteku roka koji utvrde stvaratelji i imatelji arhivske građe. odnosno kojima je služila. Arhivska građa može se koristiti za javne. odrediti rok dulji od roka iz stavka 1. ovog članka. Članak 24. s tim da taj rok ne bude dulji od 30 godina od dana njezina nastanka. istraživati i mikrofilmirati uz odobrenje Arhiva Županije. ovog zakona. Arhivska građa u Arhivu Županije može se proučavati. odnosno Arhiv Županije može. Članak 25. znanstvene i druge društvene potrebe. Imatelji registraturskog materijala i arhivske građe iz stavka 1. Članak 22.

prodaju prvo ponuditi Arhivu Županije koji ima pravo prvokupnje i obavijestiti je li prihvaća ponudu. zaštiti i stručnom održavanju registraturskog materijala i arhivske građe. vodi evidenciju arhivske građe iz svojih fondova i zbirki. Arhivska građa i registraturski materijal čuvaju se po načelima suvremene znanosti. nalaže imatelju da u određenom trenutku poduzme mjere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi. 2. Članak 29. Županijski arhiv obavlja sljedeće poslove: 1. Imatelji arhivske građe iz člana 26.Članak 27. ovog zakona dužni su u slučaju prodaje arhivske građe. Ako Arhiv Županije obavijesti ponuđača da se ne želi koristi pravom prvokupnje. ali ne po nižoj cijeni i pod povoljnijim uvjetima od onih koji su navedeni u ponudi za Arhivu Županije. ovog zakona ne izjasni da prihvaća ponudu. 5. 4. Arhiv Županije je dužan u roku od 30 dana od dana prijema ponude obavjestiti ponuđaču je li prihvaća ponudu. tehnike čuvanja arhivske građe i provedbe mjera njezine zaštite. III –ARHIV ŽUPANIJE Članak 32. Razmjena arhivske građe s inozemstvom može se obaviti samo uz odobrenje Vlade Županije. 3. Arhiv Županije može obaviti razmjenu arhivske građe s drugim arhivima u svrhu sustavnog popunjavanja svojih fondova i zbirki. kao i drugih imatelja arhivske građe od posebnog značenja za Županiju. . ovog zakona. čuvanja. Članak 28. Članak 31. odobrenje daje Vlada Županije po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Županije. odnosno ako se Arhiv Županije do isteka roka iz članka 27. obavlja izravni nadzor u arhiviranju. ovog zakona. koja se nalazi kod imatelja iz članka 2. 6. Za iznošenje arhivske građe u inozemstvo radi izlaganja. preuzima arhivsku građu od imatelja iz članka 2. obavlja nadzor prigodom odabira arhivske građe iz registraturskog materijala. ponuđač može arhivsku građu prodati drugome kupcu. ekspertize i slično. U dozvoli se određuje rok u kome se arhivska građa mora vratiti u zemlju. evidentira imatelje i njihov registraturski materijal i arhivsku građu. Članak 30.

. 14. 16. organizira i usklađuje razmjenu iskustava i suradnju između županijskih arhiva 21. Članak 35. dobivanjem na poklon ili oporukom .7. a drugi primjerak zadržava Arhiv. 18. ). i 39 ovog zakona. 19. obnavljanje i dr. 15. Arhiv Županije obavlja nadzor nad radom imatelja iz članka 2 ovog zakona u pogledu obavljanja poslova iz članka 11. Imatelji registraturskog materijala i arhivske građe dužni su u utvrđenom roku otkloniti nedostatke utvrđene zapisnikom. 12. 16. konzerviranje. 8.. kupovinom i razmjenom 3. 12. 13. a po potrebi izdaje i stručne časopise. Članak 33. 17. Jedan primjerak zapisnika iz stavka 1.. 11. 17. vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke. odnosno arhivske građe. ovog zakona sastavlja se zapisnik. ovog članka utvrđuje Vlada Županije na prijedlog ravnatelja Arhiva Županije. prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti u Županiji. poduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe ( mikrofilmiranje. obavlja stručno usavršavanje službenika arhivske službe i stručno osposobljavanje imatelja registraturskog materijala i arhivske građe.. U zapisnik se unose podaci o nađenom stanju registraturskog materijala i arhivske građe. 18.. 10. konstatiraju nepravilnosti i utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti. 15. standarde i normative za arhivsku djelatnost. potvrde. 14. organizira predavanja. 20. obavlja istraživanja u svrhu kompletiranja arhivske građe. 19.. Arhiv Županije pribavlja arhivsku građu: 1. Cjenik usluga za izdavanje pismena iz točke 19. objavljuje arhivsku građu i druge publikacije.. na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih osoba izdaje uvjerenja. izrađuje metodske upute. obavlja stručnu i znanstvenu obradu arhivske građe. 21. ovjerene prijepise. preuzimanjem od imatelja arhivske građe 2. izložbe i druge pogodne oblike kulturno – obrazovne i znanstvene djelatnosti. 9. izrađuje znanstveno– informacijska sredstva o arhivskoj građi.. osigurava uvjete za korištenje arhivske građe. ovog članka ostaje kod imatelja kod koga je obavljen pregled registraturskog materijala. O obavljenom nadzoru iz članka 33. obavlja poslove međunarodne arhivske suradnje . obavlja i druge poslove utvrđene Zakonom. preslike i druge službene isprave o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuva. Članak 34.

prikupljanjem i proučavanjem arhivske građe mogu formirati specijalizirana arhivske odjeljenja ( u daljnjem tekstu: specijalizirana odjeljanja) ako je to od posebnog značenja za obavljanje njhovih zadataka.Arhiv Županije može preuzimati arhivsku građu od bilo kojeg imatelja. za službenike visoke školske spreme: arhivist. Članak 39. viši arhivist i arhivski savjetnik. više i srednje školske spreme. Članak 38. Vlada Županije propisuje uvjete i način polaganja arhivističkog ispita za službenike i pripravnike visoke. Arhivistički ispit položen pred povjerenstvom iz stavka 2. . za službenike više školske spreme: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste. ovog zakona. Za svako radno mjesto iz osnovne djelatnosti Arhiva Županije određuju se stručna zvanja. članka 37. stavka 2. ovog zakona organizirani na razini Županije koji se bave stvaranjem. 2. više i srednje školske spreme. Stručna zvanja su: 1. Članak 36. 3. za službenike srednje stručne spreme: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant. Imatelji iz članka 2. Na arhivskim poslovima u Arhivu Županije i u arhivima tijela uprave i upravnih organizacija te službama za za upravu i drugim institucijama organiziranim na razini Županije može raditi službenik koji ima odgovarajući stupanj i vrstu školske spreme. Članak 40. arhivistički ispit polažu pred povjerenstvom koje imenuje ravnatelj Arhiva Županije. Službenici i pripravnici s visoke. na prijedlog ravnatelja Arhiva Županije. koji rade na arhivskim poslovima. ovog članka stječu se pred komisijom koju imenuje ravnatelj Arhiva Županije. ovog članka važi na teritoriji Županije. Program arhivističkog ispita pred komisijom koju imenuje ravnatelja Arhiva Županije utvrđuje ravnatelj Arhiva Županije. Arhiv Županije prikuplja arhivsku građu od posebnog interesa za Županiju. Stručna zvanja za službenike iz stavka 2. Članak 37. stručni arhivistički ispit ( u daljnjem tekstu: arhivistički ispit ) i radni staž predviđen Zakonom i drugim propisima.

točka 1. Arhiv Županije u obavljanju svoje djelatnosti surađuje s arhivima opđine i grada te drugim institucijama koje se bave istim ili sličnim poslovima u zemlji i inozemstvu. KAZNENE ODREDBE Članak 44. upravnih organizacija. uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe.). V. odnosno u općinskim i gradskim službama za upravu. sukladno ovom zakonu. točka 1.). ako ne čuva registraturski materijal i arhivsku građu od oštećenja. uređuje ministarstvo pravosuđa i uprave Županije u suradnji s Arhivom Županije. Članak 42. . ako ne čuva registraturski materijal i arhivsku građu u sređenom stanju (članak 11. točka 3. uništenja i nestajanja (članak 11. ovog člana odlučuje Vlada Županije uz pribavljeno mišljenje Arhiva Županije. Arhivske poslove u županijskim tijelima uprave i upravnim organizacijama. kao i način primopredaje arhivske građe između nadležnog arhiva i županijskih tijela uprave. NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA Članak 43. Članak 41. te službi za upravu. ovog zakona. ovog članka obavlja se sukladno članku 15. Novčanom kaznom u iznosu od 800 KM kaznit će se za prekršaj odgovorna osoba imatelja registraturskog materijala i arhivske građe: 1. Nadzor nad provedbom ovog zakona obavlja ministarstvo pravosuđa i uprave Županije. Stručni nadzor nad radom specijaliziranih odjeljenja iz stavka 1. IV. i članak 14. Evidentiranje i stručna obrada arhivske građe u specijaliziranim odjeljenjima iz stavka 1. odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala. koji se odnose na arhiviranje predmeta i akata iz njihove nadležnosti. znanstvenog rada i korištenja arhivske građe.O osnivanju specijaliziranih odjeljenja iz stavka 1. kao i odgovarajućim domaćim i međunarodnim stručnim udrugama radi unapređenja svoje djelatnosti. ovog člana obavlja Arhiv Županije. 2. vođenje i korištenje arhivske knjige. a nadzor nad stručnim poslovima obavlja Arhiv Županije.

točka 4. stavak 1. ako bez odobrenja iznese u inozemstvo arhivsku građu. Za radnje iz članka 44.). 4. stavak 1. ako ne omogući Arhivu Županije provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe i registraturskog materijala (članak 11.). ako ne obavlja godišnji odabir arhivske građe iz registraturskog materijala ili ne pribavi odobrenje Arhiva Županije (članak 11. u roku tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona. ovog zakona kaznit će se za prekršaj pravna osoba. propise iz članka 13. i članak 14. Ravnatelj Arhiva Županije dužan je donijeti propise iz članka 25. 27. Za radnje iz članka 44. Članak 48. ovog zakona.000 KM.000 KM do 10.).). i 38 ovog zakona. odnosno u određenom roku tu građu ne vrati u zemlju (članak 29. VI – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Članak 47. ako Arhivu Županije ne preda u propisanom roku građu (članak 19. . 20.). 12. stavak 2. i članka 38.000 KM kaznit će se za prekršaj fizičke osobe (građani) za povredu članka 26.). posebno za vrijeme ratnog ili izvanrednog stanja (članak 16. 5. točka 4. i 28 ovog zakona. Članak 46. kadar i druge mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe.). stavka 2. točka 5.000 KM. Članak 45.3. 9. ovog Zakona kaznit će se i odgovorna osoba u pravnoj osobi novčanom kaznom u iznosu od 100 do 1. točka 7. novčanom kaznom u iznosu od 3. Ovaj zakon stupa na snagu danom objave u „Narodnim novinama Županije Zapadnohercegovačke“.. ako ne obavijesti Arhiv Županije o uvjetima prodaje arhivske građe (član 27. ako ne vodi evidenciju i ne sređuje registraturski materijal i arhivsku građu (članak 11. opremu. 16.).). 8. 10. stavka 2.). stavak 1. 6.. točka 6..imatelj registraturskog materijala i arhivske građe. 7. Vlada Županije na prijedlog Arhiva Županije donijet će u roku tri mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona. ako ne osigura odgovarajući prostor. ako ne utvrdi Listu kategorija ili ne pribavi suglasnost Arhiva Županije (članak 11.. Novčanom kaznom od 100 do 1. ako proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu koja je u vlasništvu Županije (članak 8. točka 2. ako ne vodi arhivsku knjigu ili ne dostavi njen prepis Arhivu Županije (članak 11. 11.

te prikupljanje. štampani. zaštita i sređivanje registraturnog materijala i arhivske građe. Vlade Srednjobosanskog kantona ( u daljem tekstu: Vlade ). stručna i naučna obrada. kao i udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica. Član 3. Srednjobosanski kanton ZAKON1 O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI U SREDNJOBOSANSKOM KANTONU I . Registraturni materijal kao izvor za arhivsku građu obuhvata izvorni i reproducirani ( pisani. važan za funkcioniranje uprave u Kantonu. kulturno – historijsko nasljeđe i kao takva uživa posebnu zaštitu uz uvjete i na način utvrđen ovim zakonom i propisima o zaštiti i korištenju kulturno – historijskog i prirodnog nasljeđa i drugim obavezujućim propisima na nivou Bosne i Hercegovine Posebnu zaštitu uživa i registraturni materijal iz koje se odabire arhivska građa uz uvjete i na način utvrđen ovim zakonom. čuvanje. kantonalnih organa uprave i kantonalnih upravnih ustanova. fotografirani. dok se iz njega ne odabere arhivska građa. kao i udruženja građana i drugih pravnih lica koja se osnivaju na nivou općine i grada (u daljnjem tekstu: imaoci registraturnog materijala). odnosno iz nadležnosti organa vlasti općine i grada. za historiju. nauku. fonografisani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal. Arhivska građa je dobro. istraživanje. odnosno općini i gradu. obrazovanje i druge društvene potrebe. koja su organizirana na nivou Kantona ( u daljem tekstu: imaoci registraturnog materijala ). štampani. općinskih i gradskih službi. fotografisani. odnosno iz nadležnosti organa vlasti općine i grada-općinskog i gradskog vijeća. Član 2. Arhivska građa obuhvaća izvorni i reproducirani ( pisani. nastao u radu Skupštine Srednjobosanskog kantona ( u daljem tekstu: Skupština). fonografirani ili na drugi način zabilježen ) dokumentarni materijal. a predviđenih ovim zakonom. crtani. filmovani.OPĆE ODREDBE Član 1.5. koji je nastao u radu imaoca registraturnog materijala. objavljivanje i davanje na korištenje arhivske građe iz djelokruga organa vlasti i drugih institucija Srednjobosanskog kantona ( u daljem tekstu: Kanton ). filmovani. Član 4. načelnika i gradonačelnika. crtani. zamjenika predsjednika Kantona. odnosno drugih kantonalnih institucija. Predsjednika Kantona. kao i udruženja građana i drugih pravnih lica koja se osnivaju na nivou općine i grada. 11 Zakon objavljen „Sl. novine Srednjobosanski kanton“ broj 10/01 . kulturu . Ovim zakonom uređuje se: evidentiranje.

ovog zakona. registraturni materijal i arhivska građa mogu se dijeliti ili spajati zbog promjena u unutrašnjoj organizaciji imalaca. odnosno izdvajanja jednog ili više organizacijskih dijelova imaoca u samostalne imaoce Organ koji donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturnog materijala ili arhivske građe. odnosno općine ili grada.Član 5. Registraturni materijal i arhivska građa nastali u radu imaoca iz člana 2 ovog zakona. Član 8. ne mogu se dijeliti. ali podliježe stručnom nadzoru Kantonalnog arhiva. Član 7. njihovo je vlasništvo. Izuzetno. Zaštita arhivske građa i registraturnog materijala provodi se na način uređen ovim zakonom i drugim propisima koji reguliraju tu materiju. Registraturni materijal i arhivska građa u vlasništvu Kantona. odnosno kod koga se nalazi. Arhivska građa i registraturni materijal zaštićeni su bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu. . vlasništvo je Kantona. pravnih i fizičkih lica iz člana 2. u pravilu. Arhivska građa dostupna je javnosti uz uvjete utvrđenim ovim zakonom. Član 6. Registraturni materijal i arhivska građa nastala u radu jednog od imalaca čine jednu cjelinu i. dužan je utvrditi imaoca registraturne i arhivske građe. Zaštita arhivske građe je od posebne važnosti za Kanton. ukoliko je nastala u obavljanju javnih ovlaštenja ili javne službe. spojenog ili odvojenog materijala. odnosno općine ili grada ne može se otuđiti. Arhivska građa nastala radom privatnih. Član 9.

Kantonalni arhiv donosi rješenje iz stava 1 ovog člana u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva. Imaoci registraturnog materijala: 1. preostali bezvrijedni registraturni materijal predati preduzeću za otkup papira ili ga uništiti.ZAŠTITA REGISTRATURNOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE Član 10. vode arhivsku knjigu i njen prepis dostavljaju Kantonalnom arhivu 8. omogućuju Kantonalnom arhivu provjeru čuvanja i sređenosti arhivske građe 5. utvrđuju listu kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja. planiraju i provode mjere zaštite arhivske građe 6. čuvaju registraturni materijal u sređenom stanju 4. samo na osnovu rješenja Kantonalnog arhiva. čuvaju registraturni materijal od oštećenja. dostavljaju Kantonalnom arhivu potrebne podatke za evidenciju koju vode. omogućuju korištenje arhivske građe u smislu odredaba ovog zakona. 2. dok se iz njega ne odabere arhivska građa. omogućavaju Kantonalnom arhivu provjeru čuvanja i sređenosti registraturnog materijala 5. Imalac registraturnog materijala može. prijavljuju arhivsku građu Kantonalnom arhivu i dostavljaju podatke za evidentiranje 3. donosi Vlada na prijedlog Kantonalnog arhiva Član 13. Član 11. omogućuju Kantonalnom arhivu kopiranje arhivske građe . obavljaju godišnji odabir arhivske građe iz registraturnog materijala prema listi kategorija uz odobrenje Kantonalnog arhiva 7. uništenja i nestajanja. Član 12. Bliži propis o odabiranju arhivske građe iz registraturnog materijala nastalog u radu udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica na području Kantona. na koju saglasnost daje Kantonalni arhiv 6. sređuju. čuvaju i održavaju arhivsku građu u sigurnom stanju 2. Imaoci arhivske građe: 1.II . Preduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturni materijal bez rješenja Kantonalnog arhiva. vode evidenciju o predmetima i aktima 3. prema uvjetima koji su zajednički utvrđeni između imaoca i Kantonalnog arhiva 4. odnosno općine. nakon odabiranja arhivske građe.

Arhivska građa u vlasništvu Kantona nastala u radu imaoca iz člana 2 ovog zakona. Član 17. Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe nastale u radu udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica na području Kantona. posebno za vrijeme ratne opasnosti ili vanrednih prilika. Stručna obrada arhivske građe obavlja se primjenom jedinstvenog načina obrade koji utvrđuje Kantonalni arhiv. donosi Vlada na prijedlog Kantonalnog arhiva. Bliže propise o mjerama iz stava 1 ovog člana. Rok iz stava 1 ovog člana može se skratiti ili produljiti u sporazumu između imaoca i Kantonalnog arhiva. Član 19. čuvati arhivsku građu dok je ne preuzme Kantonalni arhiv. Član 16. i poslije isteka roka iz stava 1 ovog člana. Imaoci su dužni. . opremu. Imaoci registraturnog materijala i arhivske građe dužni su osigurati odgovarajući prostor. Član 18. Prilikom predaje arhivske građe imalac registraturnog materijala dužan je dati Kantonalnom arhivu napismeno mišljenje o načinu i uvjetima njezina korištenja. donosi Vlada na prijedlog Kantonalnog arhiva.Član 14. predati Kantonalnom arhivu. Arhivska građa predaje se Kantonalnom arhivu popisana i u sređenom stanju. Arhivska građa evidentira se prema jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Kantonalni arhiv. predaje se Kantonalnom arhivu najkasnije nakon isteka 30 godina od njezina nastanka. kadar i druge mjere zaštite registraturnog materijala i arhivske građe. u sređenom stanju. te o uvjetima i rokovima čuvanja registraturnog materijala i arhivske građe za registraturni materijal i arhivsku građu nastalu u radu udruženja građana i drugih pravnih i fizičkih lica na području Kantona. organ koji je donio akt o njegovom prestanku dužan je u roku od 60 dana od dana prestanka imaoca njegov registraturni materijal i arhivsku građu. Član 15. U slučaju prestanka rada imaoca registraturnog materijala i arhivske građe.

imalac arhivske građe. Na korištenje arhivske građe u privatnom vlasništvu primjenjuju se odredbe ovog zakona o korištenju arhivske građe u vlasništvu Kantona. odnosno kojima je služila. ovog člana za korištenje pojedine arhivske građe. ili drugoj nadležnoj arhivskoj ili srodnoj instituciji. odrediti rok dulji od roka iz stava 1. odnosno Kantonalni arhiv može. bez ograničenja imaoci čijim je radom ona nastala. uz saglasnost Vlade. Član 24. od dana nastanka arhivske građe. nakon proteka roka koji utvrdi imalac arhivske građe. Registraturni materijal i arhivska građa nastali u radu kantonalnog Ministarstva unutrašnjih poslova. Bliže uvjete i način korištenja arhivske građe utvrđuje Kantonalni arhiv. Izuzetno. . Arhivska građa u Kantonalnom arhivu može se proučavati. ako zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno ili ako drugačije nije uređeno ugovorom. u svrhe radi kojih je nastala. Kantonalni arhiv može građu iz iz stava 1 ovog člana snimati i poduzimati zaštitne mjere. Član 22. s tim da taj rok ne može biti duži od 50 godina. čuva se kod njih do roka koji oni odrede. Organ iz stava 1 ovog člana dužan je svojim aktom odrediti uvjete i način korištenja arhivske građe. Za potrebe naučne i stručne obrade. istraživati i mikrofilmovati uz odobrenje Kantonalnog arhiva. Arhivskom građom mogu se koristiti. Imaoci registraturnog materijala i arhivske građe iz stava 1 ovog člana dužni su izvršavati sve obaveze utvrđene članovima 10 i 11 ovog zakona. Član 25. s tim da taj rok ne bude dulji od 30 godina od dana njezina nastanka. Imaoci arhivske građe u privatnom vlasništvu dužni su je prijaviti Kantonalnom arhivu i dostaviti sve potrebne podatke za evidencije. Član 23. Arhivska građa može se koristiti za javne. osim arhivske građe koja nije vlasništvo Kantona.Član 20. naučne i druge društvene potrebe. Član 21. odnosno ispravom o predaji građe Kantonalnom arhivu.

Kantonalni arhiv. neposredno nadzire obavljanje poslova arhiviranja. tehnike čuvanja arhivske građe i provođenja mjera njene zaštite.Član 26. Član 30. . nadzire odabiranje arhivske građe iz registraturnog materijala 3. njihov registraturni materijal i arhivsku građu. evidentira imaoce. način i drugi uvjeti uz koje se arhivska građa iznosi i vraća i o tome se izvještava nadležni organ. odobrenje daje Vlada. III –KANTONALNI ARHIV Član 31. i obavijestiti ga o uvjetima prodaje. ponuditi prvo Kantonalni arhiv. čuvanja. nakon prethodno pribavljenog mišljenja Kantonalnog arhiva. Ako Kantonalni arhiv obavjesti ponuđača da ne želi koristiti svoje pravo prvokupnje. 1. Član 29. u slučaju prodaje arhivske građe. zaštite i stručnog održavanja registraturnog materijala i arhivske građe. nalaže imaocu da u određenom trenutku poduzme mjere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturnom materijalu i arhivskoj građi. U odobrenju se određuje rok. 2. Za iznošenje arhivske građe u inozemstvo radi izlaganja. ali ne po nižoj cijeni i uz povoljnije uvjete od onih koji su navedeni u ponudi Kantonalnom arhivu Član 28. ovog zakona. koja se nalazi kod imaoca iz člana 2. ekspertize i slično. 4. koji ima pravo prvokupnje. Imaoci arhivske građe iz člana 25 ovog zakona dužni su. Arhivska građa i registraturni materijal čuvaju se prema načelima savremene nauke. ponuđač može prodati arhivsku građu drugome kupcu. odnosno ako se Kantonalni arhiv do isteka roka iz člana 26 ovog zakona ne izjasni da prihvaća ponudu. radi Razmjena arhivske građe s inozemstvom može se obavljati samo uz odobrenje Vlade. Kantonalni arhiv može vršiti razmjenjivati arhivsku građu s drugim arhivima sistematiziranja i popunjavanja svojih zbirki i fondova. koji je odobrio iznošenje. Član 27. Kantonalni arhiv je dužan u roku od 30 dana od dana prijema ponude obavjestiti ponuđača prihvaća li ponudu.

o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi koju čuva 20. standarde i normative za arhivsku djelatnost. konstatiraju nepravilnosti i utvrđuju rokovi u kojima se te nepravilnosti moraju otkloniti. Imalac registraturnog materijala i arhivske građe dužan je u utvrđenom roku otkloniti nedostatke utvrđene zapisnikom. ). ovjerene prepise. 15. 18 i 21 ovog zakona. stručno obrazuje i usavršava službenike arhivske službe te stručno osposobljava imaoce registraturnog materijala i arhivske građe 18. U zapisnik se unose podaci o nađenom stanju registraturnog materijala i arhivske građe. 14. vodi evidenciju arhivske građe iz svojih fondova i zbirki. Cjenovnik usluga za izdavanje dokumenata iz tačke 19. 15. 9. Kantonalni arhiv obavlja nadzor nad radom imalaca registraturnog materijala iz člana 2 ovog zakona u pogledu izvršenja poslova iz članova 11. Federaciji Bosne i Hercegovine i Bosne i Hercegovine 12. a po potrebi izdaje i stručne časopise 16. 7. organizira i usklađuje razmjenu iskustava i saradnju između Kantonalnog arhiva i Federalnog arhiva 21. 17. prati i proučava razvoj arhivske djelatnosti u Kantonu. objavljuje arhivsku građu i druge publikacije. priređuje predavanja. O obavljenom nadzoru iz člana 32 ovog zakona sastavlja se zapisnik. izrađuje naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi. utvrđuje Vlada. odnosno arhivske građe. na prijedlog direktora Kantonalnog arhiva. institucijama na području Federacije Bosne i Hercegovine. izrađuje metodske upute. 13. osigurava uvjete za korištenje arhivske građe. restauriranje i dr. a drugi primjerak zadržava Kantonalni arhiv. preuzima arhivsku građu od imaoca iz člana 2. 16. konzerviranje. Član 32. stručno i naučno obrađuje arhivsku građu 10. izložbe i druge pogodne oblike kulturno – obrazovne i naučne djelatnosti 17. 13. preduzima tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe ( mikrofilmovanje. obavlja i druge poslove utvrđene zakonom. na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizičkih lica izdaje uvjerenja. . potvrde. istražuje radi kompletiranja arhivske građe. fotokopije i druge zvanične isprave. kao i poslove međunarodne arhivske saradnje 19. 11. 14. Član 34. obavlja poslove saradnje sa odgovarajućim organima. Član 33.5. stav 1 ovog člana. ovog zakona i drugih imalaca arhivske građe od posebne važnosti za Kanton 6. 12. 8. vodi knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke. Jedan primjerak zapisnika iz stava 1 ovog člana ostaje kod imaoca kod kojeg je obavljen pregled registraturnog materijala.

Kantonalni arhiv pribavlja arhivsku građu: 1. te drugim institucijama organizovanim na nivou Kantona može raditi službenik koji ima odgovarajući stepen i vrstu školske spreme i položen stručni arhivistički ispit ( u daljem tekstu: arhivistički ispit ) i radni staž predviđen zakonom i drugim propisima. Imaoci iz člana 2 ovog zakona. Na arhivskim poslovima u Kantonalnom arhivu. za službenike sa srednjom stručnom spremom: arhivski tehničar II vrste i arhivski manipulant Stručna zvanja za službenike iz stava 2 ovog člana stječu se pred komisijom koju imenuje direktor Kantonalnog arhiva. kupnjom i razmjenom 3. višom i srednjom školskom spremom koji rade na arhivskim poslovima. preuzimanjem od imalaca arhivske građe 2. utvrđuje direktor Kantonalnog arhiva Član 38. organizovani na nivou Kantona. odnosno općine i grada. Program arhivističkog ispita koji se polaže pred komisijom koju imenuje direktor Kantonalnog arhiva. viši arhivist i arhivski savjetnik 2. Kantonalni arhiv prikuplja arhivsku građu koja je poseban interes Kantona. Član 39. na prijedlog direktora Kantonalnog arhiva. dobivanjem na dar ili zavještanjem Član 35. 3. za službenike s višom školskom spremom: viši arhivski tehničar i arhivski tehničar I vrste. za službenike s visokom školskom spremom: arhivist. Vlada propisuje uvjete i način polaganja arhivističkog ispita i utvrđuje program polaganja arhivističkog ispita za službenike i pripravnike s visokom. arhivima organa uprave i službi za upravu. koji se bave stvaranjem. višom i srednjom školskom spremom iz stava 2 člana 36 ovog zakona. mogu osnovati specijalizirana arhivska odjeljenja ( u daljem tekstu: specijalizirana odjeljenja) ako to ima posebnu važnost za obavljanje njhovih zadataka. prikupljanjem i proučavanjem arhivske građe. Član 36. Za svako radno mjesto iz osnovne djelatnosti Kantonalnog arhiva određuje se stručno zvanje. Stručna zvanja su: 1. Službenici i pripravnici s visokom. arhivistički ispit polažu pred komisijom koju imenuje direktor Kantonalnog arhiva Član 37. .

ako ne utvrdi listu kategorija na koju saglasnost daje Kantonalni arhiv (član 10.) 3. uništenja i radi čuvanja registraturnog materijala u sređenom i sigurnom stanju.) 7. tačka 6. ako ne omogući Kantonalnom arhivu provjeru čuvanja sređenosti arhivske građe i registraturnog materijala (član 10. Evidentiranje i stručna obrada arhivske građe u specijaliziranim odjeljenjima iz stava 1 ovog člana obavlja se u skladu s članom 14 ovog zakona. radi zaštite od nestajanja.00 KM do 2. 2. koji se odnose na način vođenja i korištenja arhivske knjige. uništenja i nestajanja (član 10.) 6. Član 40. tačka 7. Novčanom kaznom u iznosu od 800.) 4. tačka 3. i član 13. Arhivski poslovi u kantonalnim organima uprave i kantonalnim upravnim ustanovama. i član 13. Stručni nadzor nad radom specijaliziranih odjeljenja iz stava 1 ovog člana obavlja Kantonalni arhiv. Nadzor nad provođenjem ovog zakona obavlja nadležno kantonalno ministarstvo. odnosno općinskim i gradskim službama za upravu. kaznit će se za prekršaj odgovorno lice imaoca registraturnog materijala i arhivske građe: 1. IV. kao i način primopredaje arhivske građe između nadležnog arhiva i organa uprave i službi za upravu. ako ne obavlja godišnji odabir arhivske građe iz registraturnog materijala ili ne pribavi odobrenje Kantonalnog arhiva (član 10.) 8. V. ako ne čuva registraturni materijala i arhivsku građu u sređenom stanju (član 10. tačka 5. stav 1. ako ne čuva registraturni materijala i arhivsku građu od oštećenja. tačka 1. ako ne osigura odgovarajući prostor. kadar i druge mjere zaštite registraturnog materijala i . NADZOR NAD PROVOĐENJEM ZAKONA Član 41.) 5. opremu. KAZNENE ODREDBE Član 42. ako ne vodi evidenciju i ne sređuje registraturni materijala i arhivsku građu (član 12. odabiranje arhivske građe iz registraturnog materijala.000. ako ne vodi arhivsku knjigu i njen prepis ne dostavi Kantonalnom arhivu (član 10. tačka 4. uvjete čuvanja registraturnog materijala i arhivske građe. u arhivima organa uprave i službi za upravu do preuzimanja u Kantonalni arhiv.O osnivanju specijaliziranih odjeljenja iz stava 1 ovog člana odlučije Vlada uz pribavljeno mišljenje Kantonalnog arhiva.00 KM. tačka 1.). uređuju se federalnim propisima. tačka 2.

člana 37. člana 24. ovog zakona kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 3. Direktor Kantonalnog arhiva dužan je donijeti propis iz stava 2.000. Član 44.) Član 43. odnosno općine ili grada (član 8. Vlada će donijeti propise iz članova 12. ovog zakona. Za prekršaj iz člana 42. Novčanom kaznom u iznosu od 100.) 9.) 11. ovog zakona u roku od 3 mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona. stav 1. ako ne obavijesti Kantonalni arhiv o uvjetima prodaje arhivske građe (član 26.000.000. posebno za vrijeme rata ili vanrednog stanja (član 15. ovog zakona kaznit će se novčanom kaznom u iznosu od 100. 15. ako Kantonalnom arhivu u propisanom roku ne preda građu (član 18. Ovaj zakon uskladit će se s odgovarajućim zakonima Federacije Bosne i Hercegovine u roku koji bude određen tim zakonom.000.00 KM pravno lice imalac registraturnog materijala i arhivske građe.00 do 10.. Član 46.arhivske građe. odnosno u određenom roku tu građu ne vrati u zemlju (član 28.) 12. i 37. stav 1. Član 47. stav 2. i 27.) 10. ovog zakona u roku od 3 mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona. Na prijedlog Kantonalnog arhiva .00 KM odgovorno lice u pravnom licu. ako bez odobrenja iznese u inozemstvo arhivsku građu.00 do 1. D) PRIMOPREDAJA SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU .00 do 1. VI –ZAVRŠNE ODREDBE Član 45. Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Srednjobosanskog kantona“. Za prekršaj iz člana 42. ako proda ili na drugi način otuđi arhivsku građu koja je u vlasništvu Kantona.00 KM kaznit će se za prekršaj fizičko lice (građanin) za povredu članova 25. Kantonalni arhiv dužan je donijeti propis iz stava 2. stav 1. u roku od 3 mjeseca od dana stupanja na snagu ovog zakona. 26.

II Novoosnovani organ uprave preuzima službene akte ukinutog organa uprave na dan prestanka rada tog organa. 11 Odluka objavljena u „Sl. broj 20/98 . IV Komisija za primopredaju službenih akata sačinjava zapisnik koji sadrži: . novoosnovanom organu uprave. Ukinuti organ uprave na dan prestanka rada zaključuje evidenciju osvim službenim aktima tog organa. tačke II ove odluke sastavni je dio zapisnika o primopredaji službenih akata. . mjesto i datum sačinjavanja zapisnika.broj.naziv ukinutog i novoosnovanog organa uprave.imena i prezimena članova komisije i . predmeta. Popis službenih akata iz stava 2.broj i datum akata kojim je formirana komisija za primopredaju službenih akata. Odredbe ove odluke primjenjuju se i u slučajevima promopredaje službenih akata između federalnih i drugih organa. . III Primopredaju službenih akata između ukinutog i novoosnovanog organa uprave vrši komisija koju obrazuje Vlada Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Vlada Federacije) od predstavnika ukinutog novoosnovanog organa uprave. druge dokumentacije i arhive (u daljem tekstu: službeni akt) između ukinutih i novoosnovanih federalnih organa uprave i federalnih ustanva (u daljem tekstu: organi uprave). .naziv komisije koja sastavlja zapisnik. u sređenom stanju. novine F BiH“. .vrsti. količini i stanju tih akata. vrši popis tih akata i predaje ih.oznaku propisa na osnovu koga se vrši primopredaja službenih akata.opće podatke o službenim aktima koji su predmet primopredaje po godinama. . .UKINUTIH I NOVOOSNOVANIH FEDERALNIH ORGANA ODLUKA1 O POSTUPKU PRIMOPREDAJE SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU UKINUTIH I NOVOOSNOVANIH FEDERALNIH ORGANA UPRAVE I FEDERALNIH USTANOVA I Ovom odlukom propisuje se postupak primopredaje akata.

odnosno između ukinute institucije koja ima javna ovlaštenja i novoosovanog organa uprave. ako za ove službe i tijela nije posebnim propisom drugačije uređeno. kao i u slučajevima kada organ uprave preuzima pojedine poslove i zadatke iz djelokruga drugog organa uprave. STRUČNA OBJAŠNJENJA . VII Ova odluka stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. VI Odredbe ove odluke shodno se primjenjuju i na promopredaju službenih akata između ukinutih i novoosnovanih stručnih službi.V Zapisnik o primopredaji potpisuju članovi komisije. a ovjerava se pečatom ukinutog i novoosnovanog organa uprave. od kojih se po dva uručuju predstavnicima ukinutog i novoosnovanog organa uprave. Zapisnik o primopredaji i popis službenih akata ukinutog organa uprave sastavlja se u pet istovjetnih primjeraka. a jedan primjerak se ulaže u arhivu novoosnovanog organa uprave. biroa i drugih tijela koje osniva Vlada Federacije.

Takve promjene dovode do ukidanja pojedinih organa i prestanka njihovog rada. Prema tim odredbama.ZA ODLUKU O POSTUPKU PRIMOPREDAJE SLUŽBENIH AKATA IZMEĐU UKINUTIH I NOVOOSNOVANIH FEDERALNIH ORGANA UPRAVE I FEDERALNIH USTANOVA (autor – Milenko Lepušina.prema odredbi tačke VI Odluke o primopredaji službenih akata. regulisano je posebnim propisom. zatim institucije koje imaju javna ovlaštenja i organi uprave. uredi i druga tijela koja osniva Vlada Federacije BiH. Prilikom tih promjena.prema odredbi tačke I Odluke o primopredaji službenih akata. Ovdje spadaju stručne službe. mora se riješiti pitanje službene dokumentacije i arhive organa koji prestaju sa radom. pravnik) 1. a na drugoj strani bilo koji drugi organ koji ne spada u te organe. Postupak primopredaje službene dokumentacije i arhive 11 Odluka je objavljena u „Službenim novinama Federacije BiH“. Broj i vrsta tih organa zavisi od vrte i obima poslova za čije se vršenje ti organi osnivaju. Pravilo je da jednom formirani federalni organi uprave i druge institucije nisu nepromjenjivi. navedeni su organi. Ovom odlukom regulisana su dva pitanja. a to su: određeni su organi i službe na koje se odluka odnosi i regulisan je postupak primopredaje službene dokumentacije. broj 20/98 . Organi i službe na koje se Odluka odnosi U odredbama tačke I i IV Odluke o primopredaji službenih akata. odluka važi i za službe i druga tijela koja su navedena u toj odredbi. Taj propis je: . U skladu s tim potrebama. U službenu dokumentaciju spadaju svi akti. direkcije i agencije) i to za federalne ustanove u sastavu federalnog ministarstva i za samostalne federalne ustanove.Odluka o postupku primopredaje službenih akata između ukinutih i novoosnovanih federalnih organa i federalnih ustanova1 (u daljem tekstu za ovu odluku koristiće se sljedeća skraćenica: Odluka o primopredaji službenih akata). biroi. Uvodne naznake Federalni organi uprave i federalne ustanove i druge federalne institucije osnivaju se radi vršenja određenih poslova koji se nalaze u nadležnosti Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Federacija). kao i sve druge federalne organe i institucije koji nisu navedeni u ovoj odredbi odluke. Odluka važi za: federalna ministarstva. službe i druge federalne institucije na koje se odnosi ova odluka. može doći do osnivanja novih organa ili da se jedan organ razdvoji (podijeli) na dva posebna organa ili da se dva ili više organa objedine u jedan organ i druge slične promjene. 3. U određenim periodima mogu nastupiti određene društvene potrebe da se izvrši promjena u organizaciji organa uprave i drugih institucija. federalne ustanove (zavode. dipl. 2. ova odluka se treba da primjenjuje u svim onim slučajevima u kojima na jednoj strani učestvuju navedeni federalni organ uprave ili druga federalna institucija. predmeti i druga dokumentacija koja se nalazi u radu. Rješavanje pitanja te dokumentacije za federalne organe uprave i federalne ustanove i druge federalne institucije. i to: . federalne uprave (federalne uprave u sastavu federalnog ministarstva i samostalne federalne uprave). . agencije. kao i dokumentacija koja se nalazi u arhivi tih organa i institucija. Odluka važi za sljedeće federalne organe i službe. Prema tome.

Taj popis. Sređivanje se vrši tako što se svi ti predmeti i akti treba da slože u posebne grupe prema materiji na koju se akti odnose. određen kao dan prestanka sa radom ukinutog organa. ako propisom o ukidanju organa ili službe nije drugačije određeno. važi osnovni princip prema kojem službenu dokumentaciju i arhivu ukinutog organa ili službe preuzima novoosnovani organ ili služba. odnosno službe koja.prvo treba da zaključi evidenciju o svim službenim aktima koje je vodio u okviru svog djelokruga.drugo. drugu grupu bi činili predmeti koji se odnose na povjerljivu i strogo povjerljivu poštu. Ukupan broj članova komisije nije određen. kniga za otpremu pošte putem PTT-a i dr. a to su: Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1). Zaključivanje tih knjiga vrši se. . treba da izvrši sređivanje i sačini popis svih službenih predmeta i akata (popis službenih akata) koji se nalaze u radu. prema odredbi stava 2. tačke II Odluke o primopredaji službenih akata. U tom cilju taj organ je dužan izvršiti tri vrste poslova.Kada dođe do ukidanja ili osnivanja nekog od organa ili službi koje su navedene u odredbama tačke I i VI Odluke o primopredaji službenih akata. Tako formirane grupe predmeta i akata bi trebalo upakovati u posebne kartonske ili druge kutije i izvršiti popis kutija. . zatim datum zaključivanja. U komisiju ulaze predstavnici ukinutog organa i predstavnici organa koji preuzima poslove organa koji se ukida. dužan je da sačini organ koji prestaje sa radom tj. što se određuje prema posljednjem upisanom rednom broju (to je rubrika broj 1.treće. Tu komisiju formira Vlada Federacije BiH. Popis se mora da sastavi na dan prestanka sa radom organa uprave. Ovdje se radi o zaključivanju svih osnovnih knjiga evidencije koje je vodio u okviru kancelarijskog poslovanja. Pri rješavanju tog pitanja. Ta komisija trebala bi se formirati najkasnije do dana koji je. a to znači onaj organ ili služba koji preuzima poslove ukinutog organa ili službe.). II do V Odluke o primopredaji službenih akata. Ta dokumentacija se priprema prema Arhivskoj knjizi koju je vodio ukinuti organ. kao i ostale pomoćne knjige evidencije (interne dostavne knjige. treba da pripremi svu dokumentaciju koja se nalazi u arhivi organa. potpis ovlaštenog službenog lica i otisak pečata organa koji vrši zaključivanje knjiga evidencije. treću grupu drugostepeni predmeti upravnog postupka. primopredaja službene dokumentacije i arhive između tih organa vrši se na način regulisan u odredbama tač. U takvim slučajevima. koji se sastoje u sljedećem: . Prema tim odredbama. a posebno riješene predmete i akte. (2) Formiranje komisije za primopredaju. To se vrši tako što je potrebno posebno odvojiti predmete i akte koji se nalaze u radu (neriješeni predmeti i akti). tako što je potrebno iza posljednjeg upisanog rednog broja svake knjige sačiniti službenu zabilješku i u nju upisati sljedeće podatke: ukupan broj (zbirni broj) upisanih predmeta i akata do dana zaključivanja. tada se mora da riješi pitanje službene dokumentacije i arhive tih organa. organ koji se ukida. u propisu o ukidanju organa. prestaje sa radom (u cjelini ili djelimično). Djelovodnik predmeta i akata. jer se primopredaja mora početi vršiti na dan određen za prestanak rada ukinutog . pa o tome odlučuje Vlada prilikom formiranja komisije. knjige za otpremu pošte putem kurira. Pravni osnov za formiranje te komisije predstavlja odredba tačke III Odluke o primopredaji službenih akata. Slaganje u grupe vrši se prema osnovnim evidencionim knjigama. Prvo se vrši popis službenih akata. odnosno službi. Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2). Popis treba da sadrži naziv predmeta i akata i ukupan broj predmeta upakovan u kutiju. Važno je voditi računa da se komisija formira blagovremeno. postupak primopredaje vrši se na sljedeći način. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu i Arhivsku knjigu. itd. po pravilu. i to: (1) Popis službenih akata. u svakoj knjizi evidencije). ovdje se riješava pitanje dokumentacije i arhive onog organa. Po pravilu. zbog tih promjena. a to znači sljedeće: jedna grupa bi bili svi predmeti koji se odnose na prvostepeno upravno rješavanje (razvrstani po materiji).

time je ona završila svoj posao radi čega je osnovana. onda je dužna postupati na način regulisan u tački V. organ koji preuzima poslove ukinutog organa. komisija vrši pregled popisa službene dokumentacije koju je pripremio organ koji se ukida na način objašnjen u tački (1) gore navedenoj. U zapisnik se moraju upisati svi podaci koji su konkretno navedeni u stavu 1. Prijedlog se u pismenoj formi podnosi Vladi Federacije BiH na odlučivanje. Pregled mora obuhvatiti dokumentaciju po vrstama materije. Na osnovi tog prijedloga. Kada komisija u cjelini sačini zapisnik o primopredaji. Zapisnik se treba da sastavi u pet (5) istovjetnih primjeraka od čega se po dva zapisnika uručuju ukinutom i novoimenovanom organu. tačke IV. Odluke o primopredaji službenih akata. Nakon toga. U tom cilju. Time je posao na primopredaji službenih akata završen. U osnovi.organa. ti organi dužni su blagovremeno podnijeti inicijativu ili prijedlog za formiranje komisije za primopredaju. kao njegov sastavni dio prilaže se popis službenih akata koje je sačinio organ koji prestaje sa radom na način objašnjen u tački (1) gore navedenoj. Odluke o primopredaji službenih akata. Kada komisija uruči zapisnik organu koji prestaje sa radom i organu koji preuzima poslove ukinutog organa. Uz zapisnik. Komisija je dužna izvršiti opšti pregled podataka o svim službenim aktima i arhivi organa koji se ukida sa stanjem koje postoji na dan prestanka sa radom tog organa. Kada komisija završi svoj posao naveden u prethodnoj tački (3). dužna je onda sačiniti zapisnik o primopredaji. Vlada donosi rješenje o formiranju komisije za primopredaju. preuzima sve službene akte predviđene u zapisniku i popisu službenih akata. količini i stanju u kojem se dokumentacija i arhiva nalazi. O tom pitanju dužni su da vode računa organ koji se ukida i organ koji preuzima poslove ukinutog organa. E) PEČATI ORGANA VLASTI . (4) Zapisnik komisije o primopredaji. potrebno je da zapisnik potpišu svi članovi komisije i da se ovjeri pečatom organa koji prestaje sa radom i pečatom organa koji preuzima poslove ukinutog organa. po godinama. Prema toj odredbi. i organizuje se za vršenje novoprimljenih poslova. (3) Zadaci komisije za primopredaju. a jedan primjerak se ostavlja u arhivu organa koji preuzima poslove ukinutog organa.

Pravo na pečat imaju i drugi državni organi. . Ovim zakonom utvrđuju se organi koji imaju pravo na pečat Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija). .Predstavnički dom. . čuvanje i upotreba pečata. Pravo na pečat Federacije ( u daljem tekstu: pečat) imaju: .Dom naroda.Potpredsjednik Federacije. Član 2.ZAKON O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE1 I – OPĆE ODREDBE Član 1. kao i kazne za nepridržavanje odredaba ovog zakona. .Vrhovni sud Federacije. Član 3.Ustavotvorna skupština Federacije. . . drugi organi i organizacije Federacije. .Sud za ljudska prava Federacije. s tim da je tekst Federacija Bosne i Hercegovine ispisan većim slovima.Ustavni sud Federacije. Tekst je ispisan latinicom na bosanskom i hrvatskom jeziku. . te naziv i sjedište organa. .Vlada Federacije. oblik i sadržaj pečata. kad je zakonom određeno. II OBLIK I SADRŽAJ PEČATA Član 4.Ministarstva.Štabovi i komande oružanih snaga Federacije. Pečat ima oblik kruga. izrada pečata.Ombudsmeni. ovog zakona. . a sadrži tekst: Republika Bosna i Hercegovina – Federacija Bosne i Hercegovine.Predsjednik Federacije.Federacija. . koji se ispisuje u istom koncentričnom krugu. Pečatom se potvrđuje autentičnost službenih akata organa Federacije iz člana 2. . broj 2/94 . 11 Objavljeno u „Službenim novinama Federacije BiH“.

mogu imati pečat i manjeg prečnika (u daljem tekstu:mali pečat) za potvrđivanje službenih legitimacija. s tim da se tekst na pečatu može skratiti. finansijskih i drugih dokumenata. Član 6. izuzetno mogu imati više takvih pečata. sadrži i mjesto njihovog sjedišta. ovog zakona. iz člana 2. pored sadržaja utvrđenim zakonom kantona odnosno odlukom opštine. III IZRADA PEČATA Član 9. ovog zakona. iz člana 2. a ako je to neophodno. ali tako da se javno vidi sadržaj pečata. a pečati ostalih organa. Organi Federacije. iz člana 2. ovog zakona. u pravilu. takav zahtjev posebno obrazložiti. Ako organi. imaju više pečata iste veličine i sadržaja. zbog organizacije rada. kod podnošenja zahtjeva za odobrenje izrade pečata. pored podataka iz člana 4. imaju jedan pečat prečnika 50 mm i jedan mali pečat za otiske u pečatnom vosku. . ovog zakona. Mali pečat ima isti sadržaj kao i pečat iz člana 4.Ovaj pečat vrijedi do postizanja i primjene konačnog mirovnog sporazuma o Bosni i Hercegovini. ovog zakona. Član 8. Pečat izrađuje pečatoreznica koju ovlasti Ministarstvo pravde. imaju prečnik 50 mm. ovog zakona mogu imati i pečati za suhi otisak na određenim službenim aktima. Mali pečat ne može biti manji od 20 mm u prečniku. svaki primjerak mora biti označen brojem. organi iz člana 2. Član 10. ovog zakona. Član 7. skraćivanjem pojedinih riječi. Član 5. Pečat Federacije ima prečnik od 70 mm. Pečati državnih organa u kantonima i opštinama. s tim da su dužni. sadrže i tekst u koncentričnim krugovima: Republika Bosna i Hercegovina – Federacija Bosne i Hercegovine. Pečat organizacionih jedinica organa. ovog zakona. U skladu sa zakonom. iz člana 2. Organi iz člana 2.

ovog člana. broj primjerka pečata. IV ČUVANJE I UPOTREBA PEČATA Član 15. kao i neuspjele i probne primjerke pečata. u pogledu izrade pečata. Ministarstvo pravde vodi evidenciju o svim izrađenim pečatima koja sadrži broj i datum rješenja kojim je odobrena izrada pečata. Ministarstvo pravde rješenjem će odbiti zahtjev za odobravanje izrade pečata ako podnosilac zahtjeva nema pravo na pečat ili ako se zahtjev odnosi na odobravanje izrade pečata čiji su sadržaj. Član 11. Član 14. ovlaštena pečatoreznica dužna je čuvati na sigurnom mjestu i odmah nakon izrade pečata uništiti sve matrice. . Pečatom može rukovati i upotrebljavati ga i službeno lice organa koje posebnim rješenjem ovlasti funkcioner iz stava 1. Izradu pečata rješenjem odobrava Ministarstvo pravde. otisak pečata. Pečat Federacije čuva i upotrebljava lice koje ovlasti Predstavnički dom. datum predaje pečata na upotrebu. do predaje organu. Član 13. Pečatom rukuje i upotrebljava ga funkcioner koji rukovodi organom. ako zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno. naziv organa kome je odobrena izrada pečata. Ministarstvo pravde primjerak rješenja o odobravanju izrade pečata dostavlja Ministarstvu unutrašnjih poslova / Ministarstvu unutarnjih poslova. Pečat Federacije stavlja se na originalne zakone prije njihovog objavljivanja. Član 16. Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa ovlaštenog lica za potpisivanje službenih akata.Nadzor nad radom pečatoreznice ovlaštene za izradu pečata. vrši Ministarstvo pravde. dimenzije i broj primjeraka suprotni odredbama ovog zakona. Izrađene pečate. Pečati se izrađuju od materijala koji najviše odgovara svrsi upotrebe. Član 12. kao i podatke o uništenju ili nestanku pečata.

Uništavanje neupotrebljivih pečata vrši Ministarstvo pravde. O načinu čuvanja i upotrebi pečata odlučuje funkcioner koji rukovodi organom. Kaznom zatvora do 60 dana kaznit će se za prekršaj lice koje neovlašteno izradi pečat. Član 22. V KAZNENE ODREDBE Član 21. ovog člana kaznit će se pravno lice novčanom kaznom u iznosu od 1. Član 18. Pečat se smatra neupotrebljivim zbog istrošenosti ako se iz njegovog otiska jasno ne vidi tekst koji daje otisak pečata. Novi pečat koji se izrađuje umjesto nestalog pečata mora biti posebno označen. Član 19. . Član 20. Pečat koji je zbog istrošenosti ili drugih razloga postao neupotrebljiv. Pečati se moraju čuvati i opotrebljavati tako da se onemogući njihova zloupotreba. ovog zakona. Funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašteno za čuvanje i upotrebu pečata dužni su odmah prijaviti nestanak pečata Ministarstvu unutrašnjih poslova i oglasiti u „Službenim novinama Federacije Bosne i Hercegovine“.000 do 5. U organu se vodi posebna evidencija o svim pečatima koji su u upotrebi kod tog organa. o čemu se stara funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašćeno za čuvanje i upotrebu pečata. mora se odmah uništiti. Vlada Federacije će donijeti uputstvo kojim će bliže urediti čuvanje i upotrebu pečata Federacije. a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom u iznosu od 100 do 500 DEM. Za prekršaj iz stava 1. Nestali pečat smatra se nevažećim od dana oglašavanja u „Službenim novinama Federacije Bosne i Hercegovine“.Član 17. a u slučaju kasnijeg pronalaženja nevažeći pečat će se uništiti na način i po postupku utvrđenom u članu 18.000 DEM.

21. Ministar pravde. ovog zakona.) ili ako na propisan način ne oglasi nestali pečat (član 19. Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“.Novčanom kaznom u iznosu od 1. u roku iz stava 2. . Za prekršaj iz stava 1. Član 26. donijet će uputstvo o radu pečatoreznice. u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona. u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona.). Novčana kazna izrečena u prekršajnom postupku prema odredbama čl. Novčanom kaznom u iznosu od 150 do 750 DEM kaznit će se odgovorno lice u ovlašćenoj pečatoreznici ako izradi pečat po sadržaju. Vlada Federacije. Ministar pravde. ovog zakona u DEM naplatit će se u dinarima prema tečajnoj listi Narodne banke Bosne i Hercegovine. VI PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 25. donijet će uputstvo iz člana 20. Član 24. ovog člana. Član 23. donijet će uputstvo o načinu vođenja evidencije o pečatima i o načinu označavanja novih pečata koji se izrađuju umjesto nestalih pečata.500 DEM kaznit će se za prekršaj pravno lice ako ne dostavi na uništenje dotrajali pečat ( član 18.500 do 7. broju primjeraka ili od materijala suprotno rješenju Ministarstva pravde (član 11. do 23. dimenzijama. način uništenja neupotrebljivih pečata i vođenju evidencije o izrađenim pečatima. ovog člana kaznit će se odgovorno lice u iznosu od 150 do 750 DEM.).

riječ: „Ministarstvo unutrašnjih poslova / Ministarstvo unutarnjih poslova“ zamjenjuju se riječima: „Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova / Federalno ministarstvo unutarnjih poslova“. broj 2/94) u članku 4. .ZAKON1 O IZMJENAMA I DOPUNAMA ZAKONA O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE Članak 1. riječ „Republika“ briše se. Članak 3. Članak 4. 11 Ovaj zakon objavljen je u „Službenim novinama Federacije BiH“. U članku 7. Ovaj zakon stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. Članak 5. u trećem redu iza riječi „pečata“ dodaje se riječ „Federalnom“. U članku 19. broj 21/96. riječ „Ministarstvo pravde“ zamjenjuju se riječima: „Federalno ministarstvo pravde ( u daljem tekstu: Ministarstvo pravde)“. stavka 3. riječ „Republika“ briše se. Članak 6. U zakonu o pečatima Federacije Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH“. stavka 1. stavka 1. U članku 11. Članak 2. mijenja se i glasi: „U sredini pečata nalazi se grb Federacije Bosne i Hercegovine“. Stavka 3. U članku 9.

nestanku pečata. Radni nalog za izradu pečata izdaje rukovodilac pečatoreznice na osnovu podnesenog zahtjeva za izradu pečata. Radnik ovlašten za izradu pečata. Pečatoreznica može vršiti izradu pečata samo na osnovu zahtjeva podnosioca kome je izrada pečata odobrena rješenjem Ministarstva pravde (u daljem tekstu: rješenje o odobrenju izrade pečata). ove točke dužan je slogove pečata. NAČINU VOĐENJA EVIDENCIJE O IZRAĐENIM PEČATIMA. evidencija o izrađenim pečatima. II RAD PEČATOREZNICE OVLAŠTENE ZA IZRADU PEČATA 2. 4. 3. vođenju evidencije o pečatima. prateća i druga dokumentacija koja je služila za izradu pečata. slogovi. označavanje novih pečata koji se izrađuju umjesto nestalih pečata i nadzor nad provođenjem ovog uputstva. 11 Ovo uputstvo je objavljeno u „Službenim novinama Federacije BiH“. U toku rada na izradi pečata. slog pečata. o čemu se stara rukovodilac pečatoreznice i radnik ovlašten za izradu pečata. kao i potrebnih materijala za izradu pečata iz stavke 1. matrice. Za čuvanje dokumentacije. Rukovodilac pečatoreznice je obavezan da posebnim rješenjem ovlasti lice ili više lica koja će neposredno obavljati poslove na izradi pečata. Radni nalog dostavlja se radniku ovlaštenom za izradu pečata putem dostavne knjige koju je dužan potpisati taj radnik. matrice. Izradu pečata i vođenje evidencije o izrađenim pečatima obezbjeđuje rukovodilac pečatoreznice. broj 16/96. podnosilac zahtjeva dužan je dostaviti rješenje o odobrenju izrade pečata. 7. pristupa izradi pečata. Ovim uputstvom uređuje se način rada pečatoreznice ovlaštene za izradu pečata Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Federacija). matrica i druge dokumentacije i materijala koji služe izradi pečata za vrijeme rada na izradi pečata. radnik iz stavka 1. Po završetku radnog vremena. Nakon izrade pečata. Uz zahtjev za izradu pečata. 6. ovog uputstva. Pečat se izrađuje u veličini i s tekstom koji je naveden u rješenju o odobrenju izrade pečata. NESTANKU PEČATA I EVIDENCIJI O PEČATIMA I OZNAČAVANJU NOVIH PEČATA I OPĆA ODREDBA 1. pristup tim poslovima nije dozvoljen licima koja nisu ovlaštena za rad na izradi pečata. dokumentacija i izrađeni pečati obavezno se zaključavaju u željezni ormar ili kasu. kao i svi probni i neuspjeli primjerci. ove točke. 8. Pečat Federacije izrađuje pečatoreznica koju rješenjem ovlasti Federalno ministarstvo pravde ( u daljem tekstu: Ministarstvo pravde). Za vrijeme obavljanja poslova iz točke 7. 5. UNIŠTAVANJU PEČATA. Rukovodilac pečatoreznice je dužan posebnim rješenjem odrediti prostoriju u kojoj će se vršiti izrada pečata i način čuvanja sloga. moraju se uništiti spaljivanjem ili na drugi pogodan način. . 9.UPUTSTVO1 O RADU PEČATOREZNICE. odgovarajuću dokumentaciju i gotove pečate neprekidno obezbjeđivati od krađe. uništavanju pečata. po prijemu radnog naloga. zloupotrebe i dostupnosti neovlaštenim licima. mora se obezbijediti željezni ormar ili kasa.

Evidenciju svih izrađenih. izrađeni pečat. ove točke dostavlja se organu čiji je pečat uništen. 13. ovog uputstva vodi se u vidu knjige i sadrži podatke utvrđene u odredbi članka 13. ove točke mora biti jasan i tekst čitak. Zakona o pečatu dužni su da svoj pečat koji je zbog istrošenosti ili iz drugih razloga postao neupotrebljiv. broj komada pečata. uništenih ili nestalih pečata koji su izdati za potrebu organa iz članka 2. Predaja pečata između lica iz stavka 1. odnosno prima. prije otpreme naručiocu. ove točke mora se čuvati najmanje jednu godinu od dana potpisivanja. 16. 19. Predaju izrađenog pečata naručiocu pečatoreznica vrši neposredno uručenjem licu koje za to ima pismeno ovlaštenje od naručioca pečata. Radnik ovlašten za izradu pečata predaje izrađeni pečat rukovodiocu pečatoreznice ili drugom za to ovlaštenom radniku. O uništenim pečatima komisija sačinjava zapisnik koji sadrži: datum kad je pečat uništen. dostave Ministarstvu pravde radi uništenja. Evidencija iz točke 14. Pečat iz točke 18. Otisak pečata u knjizi iz stavka 1. naziv organa čiji su pečati uništeni i način uništenja pečata. s tim što je član komisije i radnik ovlašten za izradu pečata. ovog uputstva.Zapisnik potpisuje lice koje predaje i lice koje prima izrađeni pečat. otisak pečata. Evidencija iz stavka 1.Poslove iz stavka 1. Evidencija se vodi u obliku knjige čiji je sadržaj utvrđen na obrascu broj 1. Organi iz stavka 1. sjedišta ili iz drugih razloga. 17. njihove otiske i razloge zbog kojih se pečati dostavljaju na uništenje. s tim da se taj otisak stavlja samo na jednu stranu lista. Pečatoreznica je dužna o izrađenim pečatima voditi evidenciju. pečatoreznica je dužna dostaviti Ministarstvu pravde radi evidentiranja u evidenciju o izrađenim pečatima. Predajapečata vrši se putem dostavne knjige. ove točke ustrojava se i vodi na osnovu pečata koje dostavlja pečatoreznica u skladu s odredbom točke 11. . Zakona o pečatu. Izrađeni pečat. vodi Ministarstvo pravde. Zakona o pečatu Federacije Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Zakon o pečatu). Ministarstvo pravde vodi i matični registar o izrađenim pečatima posebno za svaki organ iz članka 2. Zakona o pečatu. uz navođenje datum prijema pečata. Zapisnik potpisuju svi članovi komisije. ovog uputstva dostavlja se sa zahtjevom koji treba da sadrži broj primjeraka pečata. III EVIDENCIJ O IZRAĐENIM PEČATIMA 14. koju obavezno potpisuje lice koje preuzima pečat. 12. 15. 10. 11. ove točke vrši se putem zapisnika u koji se unose slijedeći podaci: ime i prezime radnika koji predaje. broj komada i dimenzije pečata. Oblik i sadržaj knjige iz stavka 1. koji je obavezan izvršiti kontrolu pravilnosti izrađenog pečata i njegovog kvaliteta. ove točke dužni su Ministarstvu pravde dostaviti i pečat koji se mora zamijeniti novim pečatom zbog promjene naziva organa. IV UNIŠTAVANJE PEČATA 18. naziv naručioca i vrijeme primopredaje (datum i sat). 20. Primjerak zapisnika iz stavka 2. Zapisnik iz stavka 2. Uništenje pečata vrši komisija od tri člana koju obrazuju federalni ministar pravde. ove točke vrši komisija od tri člana koju posebnim rješenjem određuje rukovodilac pečatoreznice. Organi iz članka 2. ove točke utvrđen je na obrascu broj 2. Registar se vodi prema obrascu broj 3.

Kada pečatoreznica dobije zahtjev za izradu novog umjesto nestalog pečata. VII OZNAČAVANJE NOVIH PEČATA KOJI SE IZRAĐUJU UMJESTO NESTALIH PEČATA 27. Ta evidencija sadrži: redni broj. Obavještenje iz stavka 1..itd). 26. VI VOĐENJE EVIDENCIJE O PEČATIMA 25. stranice označene brojevima i ovjerena od strane rukovoditelja koji rukovodi organom. . Pečat iz stavka 1. Evidenciju o pečatima vodi radnik koga rješenjem ovlasti rukovoditelj koji rukovodi organom. Ministarstvo pravde vodi evidenciju o nestalim pečatima. Uništenje gumenih pečata vrši se spaljivanjem. V. Sastavni dio ove evidencije su i obavještenja iz točke 23. i 28. kao i za točnost upisanih podataka. ovog uputstva... ove točke odgovoran je za blagovremeno i pravilno vođenje evidencije o pečatima. Evidencija iz stavka 1. ove točke vodi se u vidu knjige na obrascu broj 5. 27. Pečatoreznica je dužna pečat iz toč. ove točke treba da sadrži otisak nestalog pečata i datum njegovog nestanka i podatak kada je nestanak pečata oglašen u „Službenim novinama Federacije BiH“. naziv organa čiji je pečat nestao i datum nestanka pečata. 29.itd).. Zakona o pečatu dužni su voditi evidenciju o dobijenim pečatima na način propisan ovim uputstvom. Organi iz članka 2. VI. prije dostavljanja organu čiji je pečat. a pečati za otisak u vosku i suhi pečat uništavaju se mehaničkim putem. novi pečat koji se izrađuje umjesto tog pečata označava se arapskim i rimskim brojem u vidu razlomka (npr..21. Knjiga mora biti povezana. novi pečat koji se izrađuje umjesto tog pečata označava se narednim rimskim brojevima (III. ove točke dostavlja se naručiocu pečata i evidentira na način propisan u toč. Organi iz članka 2. V NESTANAK PEČATA 23. 22. pečat dostaviti Ministarstvu pravde radi uvođenja u evidenciju o ozrađenim pečatima. Ako je nestali pečat imao oznaku ispisanu arapskim brojem. ovog uputstva. Podaci u evidenciji o pečatima unose se mastilom ili kemijskom olovkom čitkim rukopisom. Ministarstvo pravde vodi evidenciju o uništenim pečatima koja sadrže podatke utvrđene na obrascu broj 4. i 13. Ako je nestali pečat imao rimski broj. ovog uputstva. 28. 12. 2/III. IV. Pogrešno upisan tekst se precrtava tankom vodoravnom linijom iznad koje se upisuje novi tekst i to ovjerava potpisom radnik ovlašten za vođenje evidencije o pečatima. Zakona o pečatu dužni su da o nestanku svog pečat pismeno obavijeste Ministarstvo pravde i Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova. dužna je izvršiti označvanje novog pečata rimskim brojem II ispod grba Federacije Bosne i Hercegovine. Radnik iz stavka 1. 1/II. na način da se izvrši potpuno skidanje i uništenje teksta pečata. 24.

ovog uputstva.VIII NADZOR NAD PROVOĐENJEM UPUTSTVA 30. 22. 1. vrši upravna inspekcija Ministarstva pravde. 13. 3. 4 i 5 iz toč. odnosno nad provođenjem ovog uputstva. 17. 2. nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni dio. i 25. Nadzor nad radom pečatoreznice. 32. IX ZAVRŠENE ODREDBE 31. Ovo uputstvo stupa na snagu danom objavljivanja u „Službenim novinama Federacije BiH“. 15. vođenje evidencija i drugih radnji predviđenih ovim uputstvom. . Obrasci knjiga br.

OBRASCI EVIDENCIJA O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE Obrazac broj 1 EVIDENCIJA O IZRAĐENIM PEČATIMA FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE KOJU VODI PEČATOREZNICA (tačka 13. 3) U kolonu broj 6. 2) U kolonu broj 4. upisuje se broj naručenih pečata i dimenzije naručenih pečata. Obrazac broj 2 EVIDENCIJA O IZRAĐENIM PEČATIMA FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE KOJU VODI FEDERALNO MINISTARSTVO PRAVDE (tačka 14. upisuje se broj i datum rješenja federalnog ministarstva pravde o odobrenju za izradu pečata. Uputstva) Redn i broj Naziv i sjedište naručioca Broj rješenja o odobrenju izrade pečata Broj naručenih pečata Dimenzije naručenih pečata Otisak pečata Datum predaje naručiocu 1 2 3 4 5 6 7 Uputa o načinu popunjavanja 1) U kolonu broj 3. stavlja se otisak izdatog pečata. a u kolonu broj 7. i 5. Uputstva) Redn i broj Broj i datum rješenja kojim je odobrena izrada pečata Naziv organa kome je odobrena izrada pečata Otisak pečata Broj primjeraka pečata Datum predaje pečata na upotrebu Podaci o uništenju ili nestanku pečata 1 2 3 4 5 6 7 . upisuje se datum kad je pečat predat naručiocu.

Obrazac broj 3 MATIČNI REGISTAR O IZRAĐENIM PEČATIMA ZA POTREBE ORGANA IZ ČLANKA 2. ZAKONA O PEČATU FEDERACIJE BOSNE I HERCEGOVINE NAZIV I SJEDIŠTE ORGANA _______________ Redni broj Broj i datum akta kojim je odobrena izrada pečata Vrsta i veličina pečata Posebne oznake na pečatau Datum početka upotrebe pečata Razlog i datum prestanka upotrebe pečata Pečat na upotrebi Pečat u Upotrebi 1 2 3 4 5 6 7 8 . ZAKONA O PEČATU (ovu evidenciju vodi Federalno ministarstvo pravde) Redn i broj Naziv organa kome je pečat izdat Datum predaje pečata na upotrebu Veličina pečata Otisak pečata Datum uništenja pečata Datum izdavanja novog pečata 1 2 3 4 5 6 7 Obrazac broj 4 EVIDENCIJA O UNIŠTENIM PEČATIMA (ovu evidenciju vodi Federalno ministarstvo pravde) Redn i broj 1 Datum uništenja pečata Broj komada uništenih pečata Otisak uništenog pečata Naziv organa čiji je pečat uništen Način uništenja Pečata 2 3 4 5 6 Obrazac broj 5 EVIDENCIJA O PEČATIMA KOJU VODE ORGANI IZ ČLANKA 2.

ukraden. 3/III). U kolonu broj 4 upisuju se podaci o arapskom broju kojim je označen pečat (npr. kao i datum prestanka upotrebe pečata (npr. pečat broj 3. 3. U kolonu broj 2 upisuje se broj i datum Rješenja Federalnog ministarstva pravde kojim je odobrena izrada pečata. 5. 6. otisak u kemijskoj boji. U kolonu broj 8 upisuje se ime i prezime funkcionera ili radnika zaduženog za čuvanje i upotrebu pečata (gdje stavlja čitak potpis – ime i prezime i funkcija koju vrši.) . U kolonu broj 3 upisuju se podaci o vrsti pečata. 7. U kolonu broj 6 upisuju se kratki podaci o razlogu zbog kojih je došlo do prestanka upotrebe pečata (npr. 2. mjesec i godina) kad se pečat počeo upotrebljavati. Federalno ministarstvo pravde – Zavod za javnu upravu). izgubljen. datum oglašavanja u „Službenim novinama Federacije BiH“ ili datum uništenja).UPUTSTVO O NAČINU POPUNJAVANJA 1. uništen). U kolonu broj 5 upisuje se datum (dan.) i oznaka novog pečata koji je izrađen umjesto nestalog pečata (npr. pečat prečnika 50 mm i mali pečat prečnika 20 ili više milimetara. otisak u pečatnom vosku i pečat za suhi otisak i njegova veličina. U kolonu broj 7 upisuje se naziv organa ili organizacione jedinice organa kojoj je pečat dat na upotrebu (npr. 4.

.Kanton. . Član 2. . . novinama Kantona Sarajevo“ broj 9/99 . a u prvom koncentričnom krugu sadrži tekst: „Bosna i Hercegovina – Federacija Bosne i Hercegovine“. 11 Zakon je objavljen u „Sl. . . kantonalne uprave i kantonalne upravne ustanove.Vlada Kantona. . oblik i sadržaj pečata. Pečat ima oblik kruga.Sudovi za prekršaje Kantona.Sudovi Kantona.Kantonalna ministarstva. u drugom koncentričnom krugu tekst: „KANTON SARAJEVO“. izrada pečata. kao i druga pitanja od značaja za provođenje ovog zakona.Javne ustanove čiji je osnivač Kanton. stručne i druge službe Skupštine. Pravo na pečat Kantona ( u daljem tekstu: pečat) imaju: . . čuvanje i upotrebu pečata. Pečetom se potvrđuje autentičnost službenih akata organa iz prethodnog člana ovog zakona.Potpredsjednik Kantona. Ovim zakonom utvrđuju se organi koji imaju pravo na pečat Kantona Sarajevo ( u daljem tekstu: Kanton).Tužilaštvo Kantona. .ZAKON1 O PEČATU KANTONA SARAJEVO I OPĆE ODREDBE Član 1. . . Član 3. II OBLIK I SADRŽAJ PEČATA Član 4. predsjednika i Vlade Kantona i drugi kantonalni organi i organizacije.Pravobranilaštvo Kantona.Predsjednik Kantona.Skupština Kantona.Štab civilne zaštite Kantona.

ispisan velikim slovima. Premijer i zamjenik premijera imaju pravo koristiti pečat Vlade Kantona. ovog zakona može biti i prečnika 20 mm. Organi iz člana 2. Član 9. ovog zakona. svaki primjerak mora biti označen brojem. organi mogu imati više pečata iz prethodnog stava. Član 10. ovlaštena pečatoreznica dužna je čuvati na sigurnom mjestu i odmah nakon izrade pečata uništiti sve matrice. ovog zakona. s tim da su dužni posebno obrazložiti takav zahtjev. Član 8. ovog zakona. Izuzetno. Pečat izrađuje pečatoreznica koju ovlasti Ministarstvo pravde i uprave Kantona ( u daljem tekstu: Ministarstvo). u pogledu izrade pečata. Pečat Kantona ima prečnik od 70 mm. Primjerak rješenja o odobravanju izrade pečata Ministarstvo dostavlja Ministarstvu unutrašnjih poslova Kantona. do predaje organu. imaju prečnik 50 mm (veliki pečat) i 30 mm (mali pečat). zbog organizacije rada. Ministarstvo će rješenjem odbiti zahtjev za odobravanje izrade pečata ako podnosilac zahtjeva nema pravo na pečat Kantona ili ako se zahtjev odnosi na odobravanje izrade pečata čiji su sadržaj. dimenzije i broj primjeraka suprotni odredbama ovog zakona. naziv i sjedište organa iz člana 2. u pravilu imaju jedan pečat prečnika 50 mm i jedan pečat 30 mm. pečat organa iz člana 2. iz člana 2. kao i neuspjele i probne primjerke pečata. . Član 6. III IZRADA PEČATA Član 7. u skladu s rješenjem o odobrenju izrade pečata i od materijala koji najviše odgovara svrsi upotrebe pečata. Izrađene pečate. i u trećem koncentričnom krugu. Ako organi iz člana 2. a mogu imati i po jedan pečat prečnika 20 mm i prečnika 30 mm za otiske u pečatnom vosku. U sredini pečata je grb Kantona. Član 5. a pečat ostalih organa. vrši Ministarstvo. Izradu pečata rješenjem odobrava Ministarstvo. ovog zakona imaju više pečata iste veličine i sadržine. Ako je to neophodno. Nadzor nad radom pečatoreznice ovlaštene za izradu pečata.

datum predaje pečata na upotrebu. Član 17. Ministarstvu dati otisak pečata i obavijestiti Ministarstvo o datumu početka upotrebe pečata. Pečatom rukuje i upotrebljava ga funkcioner koji rukovodi organom iz člana 2. O načinu čuvanja i upotrebe pečata odlučuje funkcioner koji rukovodi organom. Član 14. naziv organa kome je odobrena izrada pečata. Pečat koji je zbog istrošenosti ili iz drugih razloga postao neupotrebljiv mora se odmah uništiti o čemu se stara funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašteno za čuvanje i upotrebu pečata. otisak pečata. Pečati se moraju čuvati i upotrebljavati tako da se onemogući njihova zloupotreba. koja sadrži broj i datum rješenja kojim je odobrena izrada pečata. Član 16. U organu se vodi posebna evidencija o svim pečatima koji su u upotrebi kod tog organa. Radi evidencije iz prethodnog stava. Pečat Kantona stavlja se na originale zakona prije njihovog objavljivanja. Pečatom može rukovati i upotrebljavati ga i službeno lice organa koje posebnim rješenjem ovlasti funkcioner iz prethodnog stava. IV ČUVANJE I UPOTREBA PEČATA Član 12. kao i podatke o uništenju ili nestanku pečata. Ministarstvo vodi evidenciju o svim izrađenim pečatima. Član 15. ovog zakona. Pečet Kantona čuva i upotrebljava lice koje ovlasti Skupština Kantona. organ kome je odobrena izrada pečata dužan je. Uništavanje neupotrebljivih pečata vrši Ministarstvo.Član 11. Član 13. odmah nakon izrade pečata. broj primjeraka pečata. Pečat se smatra neupotrebljivim zbog istrošenosti. . Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa lica ovlaštenog za potpisivanje službenih akata. ako se iz njegovog otiska jasno ne vidi tekst koji daje otisak pečata.

dužni su odmah prijaviti nestanak pečata Ministarstvu unutrašnjih poslova Kantona i oglasiti u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“. uništavanju pečata. Na rad pečatoreznice i postupanje organa iz člana 2. ovog zakona koji ima svojstvo pravnog lica.000 KM kaznit će se za prekršaj ovlaščena pečatoreznica ako izradi pečat po sadržaju.Funkcioner koji rukovodi organom ili službeno lice ovlašćeno za čuvanje i upotrebu pečata.) ili ako postupi suprotno članu 10. ovog zakona. ako ne dostavi na uništenje dotrajali pečat (član 16.) ili ako na propisan način ne oglasi nestali pečat (član 17. Član 23. Član 19. načinu vođenja evidencije o izrađenim pečatima. broju primjeraka ili od materijala suprotno rješenju Ministarstva (član 7. ovog zakona shodno se primjenjuje Uputstvo o radu pečatoreznice.000 do 5. nestanku pečata i evidenciji o pečatima i označavanju novih pečata („Službene novine Federacije BiH“.000 KM. Novi pečat koji se izrađuje umjesto nestalog pečata. mora biti posebno označen. dimenzijama. Član 20. ovog zakona u iznosu od 150 do 750 KM. Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se i odgovorno lice u ovlašćenoj pečatoreznici novčanom kaznom od 150 do 750 KM. Nestali pečat smatra se nevažećim od dana oglašavanja u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“.500 KM kaznit će se za prekršaj organ iz člana 2. V KAZNENE ODREDBE Član 18. Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se pravno lice i imalac radnje novčanom kaznom u iznosu od 1. Novčanom kaznom u iznosu od 1. Novčanom kaznom u iznosu od 1.500 do 7. VI PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 22. broj 16/96). a u slučaju kasnijeg pronalaženja. Član 21.000 do 5. Kaznom zatvora do 60 dana kaznit će se za prekršaj lice koje neovlašteno izradi pečat. Za prekršaj iz prethodnog stava kaznit će se odgovorno lice u organu iz člana 2. nevažeći pečat će se uništiti.). . Za pokretanje prekršajnog postupka po odredbama ovog zakona ovlašćeni organ je Ministarstvo. a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom u iznosu od 100 do 500 KM.

Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“. . 7/96.Organi iz člana 2. Član 24. 4/97 i 13/98). u roku od 60 dana od dana stupanja na snagu ovog zakona. ovog zakona podnijet će zahtjev za izradu pečata u skladu s odredbama ovog zakona. Danom stupanja na snagu ovog zakona prestaje da važi Privremena odluka o pečatima („Službene novine Kantona Sarajevo“. broj 5/96. Član 25.

. 11 Odluka je objavljena u „Sl. .Jedinstveni općinski organ uprave. ove odluke. a privremeno. do utvrđivanja grba Općine. kao i izrada. novine Kantona Sarajevo“.davanje odobrenja za izradu pečata. II OBLIK I SADRŽAJ PEČATA Član 4.OPĆINA NOVI GRAD SARAJEVO ODLUKA1 O PEČATIMA I OPĆE ODREDBE Član 1. mjesne zajednice. u drugom koncentričnom krugu većim slovima: „KANTON SARAJEVO – GRAD SARAJEVO – OPĆINA NOVI GRAD“ i u trećem koncentričnom krugu „naziv i sjedište općinskog organa i službe ispisano većim slovima“. Pravo na pečat imaju sljedeći organi u Općini: . Pečatom se potvrđuje autentičnost službenih akata koje u okviru svojih nadležnosti donose organi i službe Općine iz člana 2. broj 19/98 . ako Zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno. Ovom odlukom utvrđuju se organi i službe općine Novi Grad ( u daljem tekstu: Općina) koji imaju pravo na pečat. U sredini pečata je grb Općine. a u prvom koncentričnom krugu sadrži tekst ispisan sitnim slovima: „Bosna i Hercegovina – Federacija Bosne i Hercegovine“. Član 2. Pečat se stavlja s lijeve strane pored potpisa službenog lica ovlaštenog za potpisivanje službenih akata. preduzeća i druga pravna lica kojima je Općina osnivač.Općinski načelnik. oblik i sadržaj pečata.Posebne službe Općine. upotreba i čuvanje pečata. javne ustanove. vođenje evidencije o izdatim pečatima i način uništavanja pečata. Član 3. Pečat ima oblik kruga. . službe u njegovom sastavu.Općinsko vijeće. pisaće SARAJEVO.

Primjerak rješenja o odobrenoj izradi pečata dostavlja se nadležnom organu unutrašnjih poslova. naziv organa kome je odobrena izrada pečata. Izradu pečata na osnovu zahtjeva podnesenog u skladu s odredbama ove odluke odobrava rješenjem općinski načelnik. O izrađenim pečatima u Općini vodi se administrativna evidencija na način utvrđen posebnim aktom općinskog načelnika. broj izrađenih primjeraka pečata. III IZRADA. Pečatom rukuje i upotrebljava ga. Član 8. ove odluke imaju prečnik od 50 mm (veliki pečat) i 30 mm (mali pečat). otisak pečata. veličine i broja primjeraka pečata. Pečati organa i službi Općine iz člana 2. svaki takav primjerak mora biti označen rednim brojem. ove odluke. Općinski nečelnik će rješenjem odbiti zahtjev za izradu pečata kada ustanovi da podnosilac zahtjeva nema pravo na pečat ili ako je zahtjev suprotan odredbama ove odluke u pogledu sadržine. Organi i službe Općine imaju.Tekst je ispisan latinicom na bosanskom i hrvatskom jeziku. shodno njegovoj svrsi. jedan veliki i jedan mali pečat od 30 mm za otiske u pečatnom vosku. Evidencija. sadrži broj i datum rješenja kojim je odobrena izrada pečata. u pravilu. izrada se vrši kod ovlaštene pečatoreznice. pored ostalog. UPOTREBA I ČUVANJE PEČATA Član 6. Član 5. Ukoliko organi i službe Općine imaju više pečata iste veličine i sadržaja. . službeno lice iz općinskih organa i službi navedenih u članu 2. Pečati se izrađuju od materijala koji odgovaraju svrsi upotrebe. izuzev u slučajevima u kojima je Zakonom određena nadležnost drugog organa. kojeg posebnim rješenjem ovlasti općinski načelnik. Član 7. identifikacija lica kojem se pečat predaje na upotrebu i korištenje i datum predaje. podatke o nestanku ili uništenju pečata. Član 9. Po dobijenom rješenju kojim se odobrava izrada pečata s utvrđenim tekstom i u potrebnom broju primjeraka i veličinama.

tako da e u potpunosti uništi tekst pečata. O uništenju pečata sačinjava se zapisnik koji sadrži: datum uništenja. odnosno predsjedavajući Općinskog vijeća za pečat Općinskog vijeća. broj komada pečata. Član 11. odnosno po njegovom ovlašćenju. izuzev onih čiju izradu rješenjem odobrava Kantonalno ministarstvo pravde i uprave. Član 13. čuvanja i upotrebi pečata općinskih organa i službi navedenih u članu 2. o čemu se stara službeno lice ovlaštene za upotrebu i rukovanje pečatom. otisak pečata. ove odluke odlučuje općinski načelnik. U slučaju naknadnog pronalaženja pečata isti se ima uništiti na način i po postupku utvrđenom u članu 12. a pečat za otisak u vosku i suhi pečat uništavaju se mehaničkim putem. Gumeni pečati uništavaju se spaljivanjem. ove odluke. sekretar Općinskog vijeća. Ova odluka stupa na snagu danom objavljivanja na oglasnoj ploči Općine. Član 10. Pečat se mora čuvati i upotrebljavati tako da se onemogući njegova zloupotreba. Istrošeni i neupotrebljivi pečat se odmah uništava. naziv organa čiji su pečati uništeni i način uništenja. ove odluke ili ovlašteno službeno lice dužni du odmah prijaviti nestanak pečata nadležnom organu unutrašnjih poslova Kantona i nestanak oglasiti u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“. Uništavanje istrošenih i neupotrebljivih pečata vrši komisija od tri člana koju imenuje općinski načelnik. IV ZAVRŠNA ODREDBA Član 14.Pečatom općinskog vijeća rukuje i upotrebljava ga predsjedavajući Općinskog vijeća. O načinu. Novi pečat koji se izrađuje umjesto nestalog pečata mora biti posebno označen. Član 12. a naknadno se ima objaviti u „Službenim novinama Kantona Sarajevo“. Pečat se smatra istrošenim kada se ne vidi jasno tekst na njegovom otisku. . Funkcioner iz člana 9.

Uputstvo o radu pečatoreznice. nestanku pečata i evidenciji o pečatima i označavanju novih pečata ("Službene novine Federacije BiH". da shvate značaj pečata i kako se prema pečatu treba odnositi.pečat opštine – za opštinske organe vlasti uređuje se propisom opštinskog vijeća.STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PROPISE O PEČATU ORGANA VLASTI U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE (Autor. U okviru ove teme obrađuju se sva pitanja koja se odnose na pečat organa vlasti. pečatu Kantona Sarajevo i pečatu Opštine Novi grad Sarajevo. Propisi o pečatu i sadržaj pitanja koja se regulišu tim propisima a) Propisi o pečatu Pitanje pečata organa vlasti u Federaciji BiH nije regulisano jednim propisom.pečat grada – za gradske organe vlasti uređuje se propisom gradskog vijeća. Pojam i namjena pečata Pečat predstavlja pomoćno sredstvo koje je namijenjeno za potvrđivanje autentičnosti službenog akta. a posebno za rukovodioce tih organa. broj 9/99).pečat kantona – za kantonalne organe vlasti uređuje se propisima kantona. U okviru ove teme korišteni su propisi o pečatu Federacije BiH. . broj 16/96 – u daljem tekstu: Uputstvo o izradi i evidencijama pečata Federacije). Prema tome. . 2/94 i 21/96 – u daljem tekstu: Federalni zakon o pečatu). već svaki nivo vlasti svojim propisom reguliše sva pitanja za svoj pečat. Prema tome. upotreba i druga pitanja. čuvanje. svaki službeni akt mora biti ovjeren pečatom organa vlasti koji je akt izdao. Milenko Lepušina. i .pečat Federacije BiH – za federalne organe vlasti uređuje se federalnim propisima. . njegova namjena. način izrade. Ti propisi su sljedeći: a) za pečat Federacije BiH: . br. 1. 2. b) za pečat Kantona Sarajevo: Zakon o pečatu Kantona Sarajevo ("Službene novine Kantona Sarajevo". ovaj rad treba da omogući rukovodiocima organa vlasti i drugim službenim licima koja su zadužena za upotrebu i čuvanje pečata. Samo takav akt je pravno valjan i može poslužiti za namjenu za koju je izdat. dipl. jer su oni neposredno odgovorni za cjelokupnu problematiku u vezi pečata. i . pravnik) Materija koja se odnosi na pečate organa vlasti u Federaciji Bosne i Hercegovine predstavlja veoma značajno pitanje za sve organe vlasti. Autentičnost službenog akta znači da akt potiče od organa vlasti čijim je pečatom akt ovjeren.Zakon o pečatu Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH". uništavanju pečata. To znači sljedeće: . načinu vođenja evidencije o izrađenim pečatima.

pravo na pečat bi trebali imati svi zakonodavni. odnosno posebnom odlukom. treba pći od namjene i značaja pečata za rad organa vlasti i drugih institucija i njihovih potreba da imaju pečat. . Prema tome. Takav način regulisanja je neophodan. broj 19/98). nivou kantona i nivou grada i opština. odnosno izrade novog pečata. bez obzira na nivo vlasti na koji se pečat odnosi. a propisom o pečatu ti organi ili institucije nisu navedene kao organi ili institucije sa pravom na pečat.čuvanje i upotrebu pečata. . Ta pitanja su sljedeća: . Važno je imati u vidu činjenicu da se u propisu o pečatu trebaju konkretno da navedu pojedinačno svi organi vlasti i druge institucije koje trebaju imati pečat. pravo na pečat imaju i javne ustanove (škole: osnovne. Veličina pečata može biti različita. zatim banke i druge institucije. odnosno nestalim pečatom. odobrenje za izradu pečata mogu dobiti samo ti organi vlasti i druge institucije. a to znači pečat Federacije BiH. jer se time eliminišu moguće dileme i nejasnoće u praksi. srednje. 4. jer svi ti organi u obavljanju poslova iz svoje nadležnosti donose razne službene akte koji moraju biti ovjereni pečatom. Važno je voditi računa o tome da pečat mogu imati samo oni organi vlasti i druge institucije koji u navedenim propisima budu konkretno ovlašteni da imaju pravo na pečat. po pravilu. Oblik i veličina pečata Pečat svih organa vlasti u Federaciji BiH je okruglog oblika. što znači da oni organi i institucije koji nisu navedeni u gore pomenutim propisima. b) Sadržaj pitanja koja se regulišu propisima o pečatu Iz navedenih propisa proizlaze pitanja koja su zajednička za sve pečate i koja moraju biti regulisana u svim propisima o pečatu. Na osnovu pomenutih propisa ovdje su obrađena sva pitanja koja su zajednička za pečate svih organa vlasti na svim nivoima (nivo Federacije. pored tih propisa. a koji ne mogu. i . propisom o pečatu. više i fakulteti i dr. Nesporno je da bi svi organi vlasti na svim nivoima morali imati pečat. kantona. veličinu i sadržaj pečata.postupak sa oštećenim. . ali samo onda kada je to propisom o pečatu ili posebnim propisom konkretno određeno.c) za pečat opštine Novi grad Sarajevo: .propisati postupak izdavanja odobrenja za izradu pečata i postupak izrade pečata.evidencije o pečatima. kantona. . izvršni i sudski organi i tužilaštva. Organi vlasti koji trebaju imati pečat Koji organi vlasti i druge institucije trebaju imati pečat određuje se propisom o pečatu.precizno oderditi organe vlasti koji mogu imati pravo na pečat. U daljem izlaganju bliže se obrađuje svako od navedenih pitanja. Međutim. Pored organa vlasti. prilikom odlučivanja o tome koji organi i institucije mogu dobiti odobrenje za izradu pečata. ne mogu dobiti odobrenje za izradu pečata i njihov zahtjev mora biti odbijen.utvrditi oblik. kojima se vrši osnivanje pojedinih organa ili drugih institucija. 3. kao i drugi državni organi na nivou Federacije BiH. izgubljenim. grada i opštine).). Prilikom odlučivanja o tom pitanju.Odluka o pečatima ("Službene novine Kantona Sarajevo". o čemu se odlučuje prilikom izrade i . Prema tome. pravo na pečat može biti uređeno i posebnim zakonom. . Pravo na pečat određuje se.postupak zamjene. opštine i grada.

Taj tekst se upisuje oko grba u koncentričnim krugovima jedan ispod drugog. po pravilu. svaki pečat sadrži i odgovarajući tekst. i to jedan mali prečnika 20 ili 30 mm i jedan veliki prečnika 50 mm. takođe imaju svi federalni organi vlasti. a mali pečat za ovjeravanje legitimacija. i to: Pečat Federacije (veliki pečat) prečnika 70 mm i pečat prečnika 50 mm. od čega su dva velika pečata. 6. naziv opštinskog organa vlasti i njegovo sjedište". Kada je u pitanju pečat Federacije. u osnovi.donošenja propisa o pečatu. Po pravilu. d) Pečat grada: "Bosna i Hercegovina. Sva ta pitanja reguilšu se propisom o pečatu. Taj organ je dužan po podnešenom zahtjevu donijeti rješenje kojim se odobrava izrada pečata ili odbija zahtjev za izradu pečata. služi za ovjeravanje službenih legitimacija. . sastoji se od dvije faze koje se sastoje u sljedećem: . Odobrenje izdaje organ određen propisom o pečatu. naziv grada. naziv kantona. naziv kantona. 1) Zahtjev za izdavanje pečata. a pečat federalnih organa vlasti je prečnika 50 mm i namijenjen je za ovjeravanje službenih akata koje donose ti organi. predviđaju se dva pečata. Federacija Bosne i Hercegovine. Zavisno od toga o kojem se pečatu radi. Svaki organ vlasti dužan je prvo podnijeti zahtjev za dobijanje odobrenja za izradu pečata. naziv kantona. finansijskih i drugih dokumenata. c) Pečat opštine: "Bosna i Hercegovina. naziv organa vlasti kantona i njegovo sjedište". 5. ako se utvrdi da podnosilac zahtjeva ne ispunjava uslove predviđene za dobijanje odobrenja za izradu pečata. b) Pečat kantona: "Bosna i Hercegovina. naziv opštine. naziv gradskog organa vlasti i njegovo sjedište". Sadržaj pečata Pravilo je da pečat svih organa vlasti u sredini ima odgovarajući grb. Taj pečat.prva faza obuhvata podnošenje zahtjeva za dobijan je odobrenja za izradu pečata. naziv federalnog organa vlasti i njegovo sjedište". finansijskih i drugih dokumenata. Veliki pečat Federacije namijenjen je samo za ovjeravanje originala federalnih zakona koji se koristi prije njihovog objavljivanja u "Službenim novinama Federacije BiH". Federacija Bosne i Hercegovine. Najčešći razlog za odbijanje zahtjeva jeste činjenica da u propisu o pečatu ili posebnom propisu nije predviđeno da podnosilac zahtjeva ima pravo na pečat. Pored grba. Veličina pečata određuje se prema prečniku pečata. postoje tri pečata. pečat opštine – grb opštine i pečat grada – grb grada. Federacija Bosne i Hercegovine.druga faza obuhvata proceduru izrade pečata. a mali pečat je prečnika 20 mm. Veliki pečat služi za potvrđivanje službenih akata. pečat kantona – grb kantona. Federacija Bosne i Hercegovine. s tim da mogu biti i drugi razlozi za . kako slijedi: pečat Federacije – grb Federacije. Mali pečat. Izrada pečata Postupak izrade pečata. pravilo je da se u pečat upisuje sljedeći tekst: a) Pečat Federacije: "Bosna i Hercegovina.

izuzetno. na nivou Federacije rješenje za izradu pečata Federacije za sve federalne organe vlasti i druge federalne institucije ovlašten je da izdaje samo Federalno ministarstvo pravde i niko drugi. može se. što zavisi od konkretnog slučaja. čuva i . Prema tome. To znači pečat se mora da izradi u obliku. Drugačije postupanje predstavlja nezakonitu radnju za koju se snosi odgovornost. kako bi se i na taj način smanjile mogućnosti eventualnih zloupotreba u izradi pečata. Naravno. U ovakvim slučajevima. Pravilo je da odobrenje za izradu pečata za sve organe vlasti izdaje samo jedan organ koji se određuje propisom o pečatu. ovlaštenje da rukuje. Na nivou Federacije ovlaštenu pečatoreznicu određuje Federalno ministarstvo pravde. o čemu se donosi rješenje. U rješenju kojim se odobrava izrada pečata. u rješenju se mora riječima navesti koliko se pečata može izraditi (napr. U tom cilju. izdati odobrenje za izradu više pečata. veličini i sa tekstom koji je u rješenju naveden. jer posjedovanje više pečata stvara mogućnosti da se pečat zloupotrijebi. Pečatoreznica izradu pečata može da vrši samo na osnovu rješenja kojim je dato odobrenje za izradu pečata i isključivo na način kako je u rješenju navedeno. o čemu se mora donijeti posebno rješenje. To rješenje treba da sadrži lične podatke službenog lica. i koliko pečata se može izraditi (jedan ili dva ili tri). ali samo ona koja ispunjavaju sve propisane uslove. Na primjer. To ovlaštenje daje organ vlasti koji bude određen propisom o pečatu. što se u rješenju mora izričito navesti. smatramo da se pri podnošenju takvog zahtjeva za izdavanje odobrenja za izradu više pečata treba biti veoma obazriv i takav zahtjev postaviti onda kada se funkcija organa vlasti ne može efikasno ostvarivati ako nema više pečata. Upotreba i čuvanje pečata a) Upotreba pečata Pod upotrebom pečata podrazumjeva se ovlaštenje za stavljanje otiska pečata na službena akta organa vlasti. Kada se dobije rješenje kojim se odobrava izrada pečata. Pravilo je da svaki organ vlasti ima jedan pečat veliki i jedan mali. onda organ vlasti koji je dobio takvo rješenje. veličina i sadržaj pečata. 2) Postupak za izradu pečata. To rješenje donosi se na zahtjev pečatoreznice (preduzeća). jer se bez tih razloga zahtjevu ne bi moglo udovoljiti. Radi toga organi vlasti su dužni izradu pečata vršiti samo kod te pečatoreznice. I u ovom slučaju. Međutim. Ali ova mogućnost mora zaista biti izuzetak. mora se navesti oblik. podnosilac zahtjeva je dužan u svom zahtjevu navesti konkretne razloge zbog kojih je potrebno da ima više od jednog pečata (dva ili tri pečata). dva ili tri). primjerak tog rješenja sa zahtjevom za izradu pečata dostavlja pečatoreznici ovlaštenoj za izradu pečata. ako postoje opravdani razlozi (slučaj kada organ vlasti ima svoju organizacionu jedinicu van sjedišta organa).odbijanje zahtjeva. U rješenju kojim se odbija zahtjev mora se navesti konkretan razlog za odbijanje. Međutim. s tim da odobrenje može dobiti samo ona pečatoreznica koja ispunjava sve uslove koji su propisima o pečatu predviđeni za pečatoreznicu. U tim pitanjima nije dozvoljeno ništa mijenjati i o tome je pečatoreznica dužna strogo voditi računa. odobrenje za izradu pečata može dobiti jedno ili više preduzeća. To važi za svaki nivo vlasti. 7. što može izazvati velike negativne posljedice u radu takvog organa vlasti. u propisu o pečatu uvijek se daje ovlaštenje rukovodiocu organa vlasti da može za rukovanje i upotrebu pečata odrediti neko službeno lice iz svog organa vlasti. Izradu pečata mogu da vrše samo one pečatoreznice koje budu ovlaštene za vršenje tog posla. Svaki organ vlasti mora strogo voditi računa o tome da pečat može izraditi samo ovlaštena pečatoreznica i niko drugi. Svaki nivo vlasti određuje svoju pečatoreznicu. To ovlaštenje propisom o pečatu se izričito daje rukovodiocu organa vlasti. Trebalo bi voditi računa da broj ovlaštenih pečatoreznica bude ograničen. može se izraditi samo onoliko pečata koliko u rješenju bude konkretno navedeno.

a to znači na nivou Federacije BiH. grada i opštine. To znači da se pečat može koristiti samo za ovjeravanje onih službenih akata koja su prethodno potpisana od strane rukovodioca organa vlasti ili drugog ovlaštenog lica. treba da čuva i upotrebljava samo u službenoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa vlasti. izuzetno. uništavanju i izdavanju novih pečata. Ta pravila su sljedeća: a) Mjesto stavljanja otiska pečata na službeni akt. Poslije završetka radnog vremena. niti se ovlaštenje može davati na osnovu usmenog naloga.pečatoreznica – vodi evidenciju svih pečata koje je ona izradila. kantona. U tom pogledu. može biti predviđeno više vrsta evidencija. Pečat se. a takvih slučajeva u praksi ima.upotrebljava pečat i mjesto gdje se pečat treba da čuva. Najsigurnije je da se pečat stalno čuva zaključan u kasi ili ormaru. ako je to nužno radi obavljanja neke službene radnje. Sve te mjere imaju za cilj da se spriječi mogućnost zloupotrebe pečata i njegovo korištenje od neovlaštenih lica. jer ti podaci moraju ostati vidljivi. Pečat se može. ali obavezno moraju biti predviđene najmanje dvije evidencije. nepravilno je otisak pečata stavljati preko naziva funkcije ili preko potpisa službenog lica. njihovim korisnicima. službenik ovlašten za upotrebu pečata mora strogo da vodi računa prilikom stavljanja otiska pečata na službena akta. Pravilo je da se otisak pečata na službeni akt stavlja s lijeve strane pored potpisa lica ovlaštenog za potpisivanje službenih akata. što je nepravilno. a na radnom stolu može biti samo dok se vrši ovjera službenih akata. postoje dva pravila koja se moraju poštovati. dok se prethodno ne donese navedeno pismeno rješenje. Čim se završi ta radnja. Prema tome. To mjesto trebalo bi biti takvo da se može zaključati. kao što je željezna kasa sa posebnim ključem ili željezni ormar koji se takođe može zaključati. Te dvije evidencije trebalo bi da postoje na svim nivoima vlasti. po pravilu. ali samo po odobrenju rukovodioca organa vlasti. . iznijeti i upotrijebiti van službene prostorije. otisak pečata mora biti tako stavljen da se može jasno i u cjelini pročitati naziv funkcije i potpis lica koje je akt potpisalo. Te dvije evidencije vode. Čuvanje obuhvata mjere čuavnja u toku radnog vremena i mjere čuvanja poslije radnog veremena. stanju upotrebljivosti izrađenih pečata. 8. Mjesto čuvanja pečata određuje se rješenjem kojim se službeno lice ovlašćuje za rukovanje i upotrebu pečata. Prilikom ovjeravanja službenih akata pečatom. Evidencije o pečatima O pečatima se vode propisane evidencije čiji je cilj kontrola nad izrađenim pečatima. Takve radnje su nezakonite i službeno lice podliježe disciplinskoj i drugoj odgovornosti (krivičnoj odgovornosti).) koja nisu ovlaštena za upotrebu i čuvanje pečata. Prema tome. pečat se mora čuvati na sigurnom mjestu koje treba da odredi rukovodilac organa vlasti. pečat treba odmah vratiti na mjesto gdje se stalno čuva. i to: . Znači. Pod neovlaštenim licima smatraju se sva službena lica i sva druga lica (stranke i dr. pečat se ne može dati na rukovanje i čuvanje službenom licu. gubljenju. b) Čuvanje pečata Pod čuvanjem pečata podrazumjeva se poduzimanje mjera koje imaju za cilj da pečat ne dođe u posjed neovlaštenih lica i tako bude zloupotrebljen. ako zakonom ili drugim propisom nije drugačije određeno. jer je zabranjeno stavljanje pečata na akta koja nisu potpisana. O toj činjenici. U toku radnog veremena pečat mora da se čuva na takvom mjestu da ne može doći u posjed neovlaštenih lica. b) Službeni akt mora biti potpisan prije stavljanja otiska pečata.

njihov sadržaj i način njenog vođenja. a to je da se pečat oglasi nevažećim. Ako dođe do ovakve situacije. da se oštećeni ili neupotrebljivi pečat blogovremeno uništi i da se izradi novi pečat. .). već je za vršenje tog posla ovlašten samo jedan organ za pečate svih organa na istom nivou vlasti. To ovlaštenje. pripada organu uprave koji je nadležan za izdavanje odobrenja za izradu pečata. reguliše se posebnim propisom (uputstvo koje se donosi na osnovu propisa o pečatu). U tom uputstvu detaljno se reguliše svako pitanje važno za tu evidenciju. takav pečat uz službeni dopis dužan dostaviti organu nadležnom za uništavanje sa zahtjevom da se uništi dostavljeni pečat i navodi razloge uništavanja. organ vlasti čiji je pečat nestao obavezno mora taj pečat oglasiti nevažećim. Prema našem mišljenju. po pravilu. i da bude tačna i potpuna. Za ažurno vođenje te evidencije važna je aktivnost rukovodioca organa vlasti da blagovremeno poduzimaju mjere da se izgubljeni pečat zamijeni novim. u tom slučaju se preduzima druga aktivnost. a koji uništeni. jer se na osnovu njih može da prati koji organi vlasti imaju pečate. preduzeti mjere da se pečat uništi. U tom cilju moraju se poduzeti sve potrebne mjere da se izgubljeni pečat pronađe.organ uprave koji je nadležan za izdavanje odobrenja za izradu pečata – vodi evidenciju svih pečata za koje je izdao to odobrenje. Postupak uništavanja pečata počinje tako što je rukovodilac organa vlasti čiji pečat treba uništiti. koliko ima pečata. Navedene evidencije su veoma važne. To se mora učiniti odmah čim se sazna da pečata nema. 9. Uništavanje pečata ima za cilj da se eliminiše mogućnost zloupotrebe takvog pečata od strane neovlaštenog lica. Svi ti podaci imaju za cilj da se spriječi zloupotreba pečata od strane neovlaštenih lica. Pravilo je da pečat ne može uništavati svaki organ vlasti samostalno. jer su te evidencije zaista neophodne da bi se spriječila zloupotreba pečata od strane neovlaštenih lica. 10. a svaki organ vlasti treba da vodi evidenciju svojih pečata. a koji su ponovo izdati. a na nivou Kantona Sarajevo – Ministarstvo pravde i uprave. Ako se pečat ne uspije pronaći. Vrste evidencije o pečatima. pa je radi toga neophodno da se ta evidencija vodi ažurno i blagovremeno. odmah kada nastane neka od navedenih situacija. kao i grad i opština. Traženje se mora završiti u što kraćem roku (jedan dan). itd. Kada nadležni organ primi pečat sa zahtjevom za uništenje. On je dužan. Ovu evidenciju na nivou Federacije BiH vodi – Federalno ministarstvo pravde. zatim u slučaju promjene naziva ili sjedišta organa vlasti ili prestanka sa radom organ vlasti koji može nastati putem spajanja dva ili više organa u jedan organ ili razdvajanja jednog organa u dva ili više organa.prvo je potrebno tražiti izgubljeni pečat. treba da se vodi evodencija i o uništenim i nestalim pečatima. po pravilu. ili ukidanja nekog organa vlasti i prestanka njegovog rada i sl. U tom slučaju. U okviru evidencije koju vode gore navedeni organi uprave. To se obavezno mora učiniti u sljedećim slučajevima: ako je pečat dotrajao ili oštećen ili istrošen ili iz drugih razloga postao neupotrebljiv. Ta komisija je dužna o uništenju pečata sačiniti zapisnik koji predstavlja dokaz da je pečat uništen i način na koji je uništen. dužan je formirati komisiju koja će uništiti pečat na način koji je propisan za uništavanje pečata. Postupak uništavanja pečata regulisan je propisima o pečatu za svaki nivo vlasti. postupa se na sljedeći način: . Za uništavanje pečata odgovoran je rukovodilac organa vlasti. navedene dvije evidencije trebaju imati i ostali kantoni. Oglašavanje nevažećim nestalog pečata Postoji mogućnost da se pečat izgubi ili na bilo koji drugi način nestane (bude ukraden i sl.. Uništavanje pečata Postoje situacije kada se pečat organa vlasti mora uništiti. koji pečati su izgubljeni.

Postupak traženja novog pečata je isti koji je propisan za redovan način izrade pečata. To se vrši na način objašnjen u prethodnoj tački (9. organ nadležan za izdavanje odobrenja za izradu novog pečata treba u rješenju kojim se odobrava izrada novog pečata. Obaveza oglašavanja predviđena je za sve pečate gore navedene. Taj broj upisuje se ispod grba. Naime. ako je izgubljeni pečat bio obilježen brojem I. dužan je to rješenje. u tom slučaju. . Ova mjera ima za cilj da se i taj organ uključi u aktivnosti pronalaženja nestalog pečata. Prema tome. što se vrši na sljedeći način: . veoma je važno da se nestali pečat što prije oglasi nevažećim u gore pomenutim službenim novinama.). Naime. Ovo obilježavanje novog pečata vrši se radi toga da se načini razlika između nestalog pečata i novog pečata i time otkloni mogućnost korištenja nestalog pečata kao pravog. taj akt bi se smatrao pravno nevaljalim i ne bi mogao poslužiti za svrhu za koju je izdat. Sve ove mjere i aktivnosti (pronalaženje nestalog pečata. u ovom slučaju novi pečat treba biti obilježen u vidu razlomka na sljedeći način: 2/I itd. dok se pečat opštine oglašava u službenim novinama opštine. Uništavanje pečata). Ta pečatoreznica je dužna izraditi novi pečat sa podacima koji budu navedeni u rješenju kojim je odobrena . Oglašavanje nevažećim nestalog pečata ima za cilj da se pečat stavi van snage i time otkloni mogućnost njegovog korištenja od strane neovlaštenih lica. To znači da se nestali pečat Federacije BiH oglašava u "Službenim novinama Federacije BiH". novi pečat označiti određenim novim brojem. novi pečat treba biti obilježen brojem II. ako se poslije objavljivanja pečata nevažećim u službenim novinama. Takva obaveza je predviđena za pečat Federacije i pečat Kantona Sarajevo. U zahtjevu treba navesti opis pečata koji je nestao. nestali pečat postaje nevažeći od dana kada oglas o nestalom pečatu bude objavljen u službenim novinama. ima pravo tražiti izradu novog pečata. odnosno sprječavanja njegove zloupotrebe od strane neovlaštenih lica. zatim oglašavanje nevažećim nestalog pečata u službenim novinama i obavještavanje organa unutrašnjih poslova. kada organ vlasti dobije rješenje kojim je odobrena izrada novog pečata. Prilikom rješavanja tog zahtjeva. pečat kantona u službenom glasniku kantona. taj se pečat mora uništiti. On je odgovoran za rješavanje svih tih pitanja i ta se odgovornost ne može prenositi na drugo službeno lice. U tom pogledu mogu biti dvije vrste obilježavanja.ako je izgubljeni pečat bio obilježen rimskim brojem.drugo. 3) treće. gdje je predviđena ta mjera) dužan je da organizuje rukovodilac organa vlasti čiji je pečat nestao.ako je izgubljeni pečat bio obilježen arapskim brojem. kada se izvrši oglašavanje pečata nevažećim. razloge za izradu novog pečata i priložiti dokaze da je nestali pečat oglašen nevažećim. u tom slučaju novi pečat se mora obilježiti narednim rimskim brojem (napr. nestali pečat pronađe. Međutim. itd.. u ovom slučaju novi pečat treba biti obilježen i arapskim i rimskim brojem (napr. 2) drugo. ne može se više koristiti i radi toga on mora biti uništen. uz popratni akt. Ako bi se pojavio službeni akt ovjeren nestalim pečatom. Pored obaveze objavljivanja nestalog pečata u službenim novinama. za neke pečate može biti predviđena i obaveza da se o nestanku pečata obavijesti nadležni organ unutrašnjih poslova. ako se nestali pečat ne pronađe. ako je izgubljeni pečat bio obilježen brojem 1. pečat koji se oglasi nevažećim. dostaviti ovlaštenoj pečatoreznici i traži izrada novog pečata. onda se podnosi zahtjev nadležnom organu za izdavanje odobrenja za izradu novog pečata.). Izrada novog umjesto nestalog pečata Organ vlasti čiji je pečat oglašen nevažećim na način objašnjen u pretodnoj tački. jer je ovjera tog akta izvršena zloupotrebom nestalog pečata. onda je potrebno taj pečat odmah oglasiti nevažećim u odgovarajućim službenim novinama. i to: 1) prvo se mora provesti postupak oglašavanja nestalog pečata nevažećim. 11. a pečat grada u službenim novinama grada. a on se sastoji u izvršenju sljedeće tri radnje.

Izradom novog pečata završene su sve radnje na izradi novog umjesto nestalog pečata.izrada novog pečata. . Nakon toga organ vlasti može početi sa korištenjem novog pečata. s tim što je još potrebno novi pečat upisati u evidencije koje su predviđene za taj pečat.

njegov potpis. Ovjeravanjima se ne potvrđuje istinitost sadržaja isprave. Ovjeravanje potpisa u zemljišno – knjižnim stvarima vrše opštinski sudovi. rukopisa i prepisa vrši ovlašteno službeno lice nadležnog organa. Za dokaz istinitosti rukopisa potrebno je da podnosilac isprave pred ovlešćenim službenim licem izjavi da je isprava napisana njegovom rukom. br. Član 2. Kad se ovjerava potpis ili 11 Zakon je objavljen u „Službenom listu SRBiH“. O izvršenim ovjerama potpisa i prepisa vodi se poseban upisnik. 37/71 i 39/75 . Ovjeravanje potpisa. Ovjera se potvrđuje pečatom nadležnog organa i potpisom ovlašćenog službenog lica. Član 5. Član 2 – a. Potvrda o ovjeri potpisa i rukopisa stavlja se na izvornu ispravu s naznakom datuma ovjere i broja pod kojim je isprava zavedena u upisniku za ovjeravanje. RUKOPISA I PREPISA ZAKON1 O OVJERAVANJU POTPISA. Ovjeravanje prepisa je potvrđivanje njegove istovjetnosti s izvornom ispravom. Za dokaz istinitosti potpisa potrebno je da podnosilac isprave pred ovlašćenim službenim licem svojeručno potpiše ispravu ili da izjavi da je potpis koji se nalazi na ispravi. Ovjeravanje potpisa ili rukopisa je potvrđivanje njihove autentičnosti. II – OVJERAVANJE POTPISA I RUKOPISA Član 3. Ovjeravanje potpisa. odnosno otisak prsta. Kad se ovjerava potpis ili rukoznak slijepih. Član 4. ili potpis ili rukoznak lica koja ne znaju čitati. rukopisa i prepisa vrši nadležni općinski organ. mora se podnosiocu pročitati isprava na kojoj se ovjerava potpis ili rukoznak.F) OVJERAVANJE POTPISA. RUKOPISA I PREPISA (PREČIŠĆEN TEKST) Član 1. Na isti način se utvrđuje istinitost rukoznaka.

umetnuta ili dodana. Prijepis koji se ima ovjeriti mora se brižljivo uporediti s izvornom ispravom. mora se to navesti u potvrdi o ovjeri prepisa. mora se u potvrdi o ovjeri navesti da li je izvorna isprava pisana rukopisom ili mašinom. Fotokopije isprava smatraju se prepisima u smislu ovog zakona i prilikom ovjere postupaće se prema odredbama prethodnog stava. ili prostoga prepisa izvorne isprave. u potvrdi o ovjeri mora se naznačiti da je postupljeno po tim odredbama. Član 10. da ispravu prevede sudski tumač. U potvrdi o ovjeri će se navesti po kom osnovu je podnosilac ovlašćen na zastupanje. brisana. Ako je isprava bila prevedena. olovkom ili perom. U slučajevima iz prethodnih stavova. Član 8. službeno lice će ovjeru izvršiti pošto prethodno utvrdi da je to lice ovlašćeno na zastupanje. Kad se ovjerava potpis ili rukoznak lica koje ne razumije jezik na kome je isprava napisana. kao i broj listova . mora se podnosiocu prevesti sadržina isprave. svjedočenjem dva punoljtna svjedoka koja službeno lice lično poznaje. Prepis se mora slagati s izvornom ispravom i u pravopisu. može odrediti. interpunkciji i skraćivanju riječi. ako to smatra potrebnim. Ako službeno lice koje vrši ovjeru ne može samo izvršiti prevođenje. III – OVJERAVANJE PREPISA Član 9. Ako službeno lice koje vrši ovjeru ne razumije jezik na kome je isprava napisana. nakon što prethodno utvrdi njegov identitet na osnovu lične karte ili pasoša. Potpis. oštećena ili ako inače po spoljašnjem obliku dovodi u očitu sumnju svoju istovjetnost i izvornom ispravom. ili kojim drugim mehaničkim ili hemijskim sredstvom. U potvrdi o ovjeri mora se izričito navesti da li je to prepis izvorne isprave. a ako nema ove isprave. rukoznak ili rukopis ovjeriće se ako službeno lice lično poznaje podnosioca ili. Član 7. Član 6. ili prepis ovjerenog. u potvrdi o ovjeri će se to navesti. odnosno čiji identitet utvrdi ličnom kartom ili pasošem. precrtana. ispravu će podnosiocu pročitati i njenju sadržinu prevesti sudski tumač. Ako treba ovjeriti potpis lica kao zastupnika drugog lica. ako ga lično ne poznaje. preinačena. U potvrdi o ovjeri mora se navesti na koji je način službeno lice utvrdilo identitet podnosioca isprave. Isto tako. Ovako će se postupati i u slučaju kada je isprava pocijepana. podnosiocu se mora pomoću tumača pročitati isprava na kojoj ovjerava potpis ili rukoznak.rukoznak gluvih koji ne znaju čitati. Ako su u izvornoj ispravi neka mjesta ispravljena. organizacije udruženog rada ili druge organizacije.

izvorne isprave i gdje se. Član 12. a Republički sekretarijat za pravosuđe i organizaciju uprave ovjerava isprave izdate od organa i organizcija koji imaju sjedište na području ma kog opštinskog suda na teritoriji Socijalističke Republike Bosne i Hercegovine. prema znanju službenog lica koje vrši ovjeru. Član 15. broj 10/61) vrši opštinski sud. prepis mora biti tako sačinjen da se iz njega jasno vidi koji su djelovi isprave ostali neprepisani. U potvrdi ovjere mora biti naznačen broj i datum ovjere prepisa. Ako je izvornu ispravu donio podnosilac. U slučaju kad je posebnim zakonom određena nadležnost drugog organa ili propisan drugačiji način ovjeravanja primjenjivaće se odredbe toga zakona. odnosno Republički sekretarijat za pravosuđe i organizaciju uprave. ne vrši se ovjeravanje isprava namijenjenih za upotrebu u inostranstvu koje su izdali republički ili savezni organi uprave. Član 14. ili prema tvrđenju stranke. Ako službeno lice koje vrši ovjeru ne razumije jezik na kome je isprava napisana. Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za upotrebu u inostranstvu. nalazi izvorna isprava. IV – POSEBNI SLUČAJEVI OVJERAVANJA Član 13. odrediće da sudski tumač izvrši upoređivanje prepisa s izvornom ispravom ili s prepisom izvorne isprave. ovlašćeno službeno lice će to navesti u potvrdi o ovjeri. . Ako zakonom ili međunarodnim ugovorom nije drugačije predviđeno. Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za upotrebu u državama koje su članice Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava („Službeni list FNRJ“ – Dodatak: Međunarodni ugovori i drugi sporazumi. Prije dostavljanja isprava iz prethodnog stava na ovjeru Saveznom sekretarijatu za inostrane poslove. Opštinski sud ovjerava samo isprave koje su izdate od organa i organizacija koji imaju sjedišta na području tog suda. Potvrdu će potpisati službeno lice koje vrši ovjeru i staviti pečat nadležnog organa. predsjednik opštinskog suda dostaviće ih Republičkom sekretarijatu za pravosuđe i organizaciju uprave radi ovjere potpisa službenog lica koje je izvršilo ovjeru i radi pečata opštinskog sud kod koga je ovjera izvršena. Ako je prepis izvršen putem fotokopiranja. Član 11. potrebno je u potvrdi o ovjeri naznačiti ime i prezime i adresu stana podnosioca. Kad se ovjerava prepis samo jednog dijela isprave ili izvod za isprave. vrše općtinski sudovi.

godine. donosi republički sekretar za pravosuđe i organizaciju uprave. Ustavnog zakona za provođenje Ustavnih amandmana XX do XLI („Službeni list SFRJ“. rukopisa i prepisa („Službeni list FNRJ“. 16/65 i 17/67). . Danom stupanja na snagu ovog zakona. Član 18. januara 1972. kao i uputstva za izvršavanje ovog zakona. V – PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Član 17. 105/47 i 50/49 i „Službeni list SFRJ“. Ovjeravanje potpisa i prepisa isprava potrebnih za regulisanje radnih odnosa i odnosa po osnovu rada može vršiti ovlašćeno lice u organu. Član 19. prestaje da važi zakon o ovjeravanju potpisa. odnosno organizaciji u kojoj radnik radi ili je radio. a u skladu s odredbama člana 16. Ovaj zakon stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenom listu SRBiH“. Prepise o obliku upisnika i načinu njegovog vođenja.Član 16. a primjenjivaće se od 1. broj 29/71). br. br.

Opšte upute 1) Ovjeravanje potpisa. odnosno predsjednik opštinskog suda ( u daljem tekstu: ovlašteni radnik). utvrđuje se shodno propisima o troškovima u upravnom postupku. 2. odnosno propisima o troškovima za službene izlaske u sudskim postupcima. osim ako se zahtijeva ovjeravanje potpisa ili rukopisa izvan službenih prostorija opštinskog organa. 4) Ovjeravanje se vrši u službenim prostorijama opštinskog organa. 3) Ovjeravanje vrši radnik kojeg za to rješenjem ovlasti starješina opštinskog organa. ovjeravanje se vrši prema odredbama tog zakona. 6) Troškovi izlaska ovlaštenog radnika radi vršenja ovjeravanja potpisa ili rukopisa izvan službenih prostorija.) da dođe u službene prostorije opštinskog organa. nadležni opštinski organi i opštinski sudovi vrše bez obzira na prebivalište ili boravište lica koje zahtjeva ovjeravanje. rukopisa i prepisa ( u daljem tekstu: ovjeravanje). odnosno opštinskog suda. odnosno opštinskog suda. RUKOPISA I PREPISA 1. 7) Ovo uputstvo ne odnosi se na ovjeravanje isprava namijenjenih za upotrebu u inostranstvu. ako je stranka kojoj treba izvršiti ovjeravanje potpisa ili rukopisa spriječena iz opravdanih razloga (bolest i sl. broj 8/76 . odnosno opštinskog suda. u skladu sa Zakonom o ovjeravanju potpisa. 2) Ako je posebnim zakonom određeno da ovjeravanje vrši drugi organ ili je propisan drukčiji način ovjeravanja. Upisnik za ovjeravanje 11 Uputstvo je objavljeno u „Službenom listu SRBiH“. ovjeravanje se može izvršiti i van tih prostorija. o čemu odlučuje starješina opštinskog organa. 5) Za ovjeravanje nije potreban pismeni podnesak (zahtjev). rukopisa i prepisa ( u daljem tekstu: Zakon) i ovim uputstvom.UPUTSTVO1 ZA IZVRŠENJE ZAKONA O OVJERAVANJU POTPISA. odnosno predsjednik opštinskog suda. Izuzetno. Ovjeravanje prepisa ne može se vršitit izvan službenih prostorija.

npr. a u drugom dijelu rubrike.Rubrika broj 1 – upisuje se redni broj ovjeravanja i to arapskim brojevima hronološki. od 12. odnosno opštinskog suda. „Punomoć Marka Markovića iz Sarajeva. „prepisa izvorne isprave“. broja i datuma.godine“.Rubrika broj 2 – upisuje se šta je predmet ovjeravanja. ili prostog prepisa izvorne isprave. „prepis ovjerenog prepisa“. odnosno predsjednik opštinskog suda. na prvom listu. a kod ovjeravanja prepisa isprave treba naznačiti da li je to prepis ili fotokopija izvorne isprave (originala) ili prepis ovjerenog.Rubrika broj 3 – upisuje se naziv isprave na kojoj se vrši ovjeravanje. vodi se poseban upisnik (Ov. 11) Za ovjeravanje potpisa i rukopisa izvan službenih prostorija opštinskog organa. „rukopis“. Greške učinjene prilikom upisa ovlašćeni radnik može ispraviti tako da upis. takav upis se precrtava kosom crtom od donjeg lijevog ugla prema gornjem uglu i pravilan upis vrši se pod novim radnim brojem. npr. ovog upisnika. a u rubriku 6 upisnika konstatuje izvršenu ispravku. upisuje se dan i mjesec izvršenog ovjeravanja. 10) Podaci o ovjeravanju upisuju se u upisnik čitko tintom ili hemijskom olovkom. Upisani podaci u upisniku ne mogu se brisati niti na drugi način mijenjati. Ako je pogrešno izvršen upis u cjelini ili u većini rubrika upisnika. 12) Upisivnje podataka u pojedine rubrike upisnika vrši se na sljedeći način: . s naznakom izdavaoca isprave. a kod rednog broja 1 upisuje se i godina ovjeravanja. . ispod broja ovjeravanja. . a na početku upisnika. „fotokopija izvorne isprave“. II) istog sadržaja kao upisnik pod tačkom 8. februara 1976. a u rubrici 6 upisnika precrtanog upisa konstatuje se: „pogrešan upis“. od broja 1 do zaključnog rednog broja ovjaravanja u toku godine. npr. „potpis“. broj Predmet ovjeravanja Naziv isprave na kojoj se se vrši ovjeravanje izdavalac isprav. broj i datum 1 5 Način na koji je itvrđen indetitet lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava 2 6 Napomena 3 7 Iznos takse ili razlog oslobađanja plaćanja takse Ime i prezime lica i adresa lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava i svojeručni potpis tog lica 4 8 Potpis ovlaštenog radnika 9) Stranice upisnika moraju biti označene arapskim brojevima. stavlja se napomena o ukupnom broju stranica i ovu napomenu ovjerava starješina opštinskog organa.8) O ovjeravanju se vodi upisnik za ovjeravanje u obliku knjige 30 X 45 cm sljedećeg sadržaja: Ov. .

takvo ovjeravanje upisuje se u upisniku pod jednim brojem. a ako su stranka ili predmet oslobođeni od plaćanja takse. ili svjedočenjem dva punoljetna svjedoka). „Ovjeravanje potpisa izvršeno u kući Petra Petrovića iz Bihaća“..Rubrika broj 5 – upisuju se podaci o tome na koji način je utvrđen identitet lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava (ličnim poznavanjem od strane ovlaštenog radnika. . . od 12. . npr. nakon čega se to lice svojeručno potpisuje u ovu rubriku. a u rubrici 6 upisnika naznačiće se u koliko je primjeraka izvršeno ovjeravanje prepisa.“Lično poznat“. npr. ličnom kartom ili pasošem.Rubrika broj 7 – upisuje se iznos naplaćene takse za ovjeravanje. koja se ispisuje na ispravi na kojoj se vrši ovjeravanje.. .. sadrži: . a zatim i na ispravu. „Ovjeravanje izvršeno u 6 primjeraka“. a koji se ne upisuje u neku drugu rubriku upisnika. Potvrda o ovjeravanju 16) Ovjeravanje se vrši potvrdom o ovjeravanju. U slučaju da je to lice već potpisalo ispravu... prilikom potpisivanja u ovu rubriku upisnika treba da ovlašćenom radniku izjavi da je potpis koji se nalazi na ispravi. SUP Zenica i Almasi Alajbegović iz Doboja. po rješenju broj 02 – 124/76. „U rubrici 4 izvršena je ispravka upisa. tako da se ispod posljednjeg ovjeravanja konstatuje „Zaključeno s rednim brojem . odnosno predsjednika opštinskog suda. ovlašćen za ovjeravanje. njegov rukopis. Ako se vrši ovjeravanje više primjeraka istog prepisa isprave. . juna 1975.. Na isti način će se postupiti ako se istovremeno vrši ovjeravanje potpisa ili rukopisa jednog ili više na više isprava. izdata od Osnovne škole Tuzla.decembra 197.naziv i sjedište organa koji je izvršio ovjeravanje. 15) Taksa za ovjeravanje stavlja se na ispravi na kojoj se vrši ovjeravanje. a ostali tekst popunjava se pisaćom mašinom ili čitko tintom ili hemijskom olovkom. . njegov potpis. . 3.. npr. Potvrda o ovjeravanju ispisuje se pisaćom mašinom ili otiskom štambilja na kojem je izrađen osnovni tekst potvrde o ovjeravanju.Rubrika broj 6 – upisuju se bitni podaci u vezi s ovjeravanjem... 14) Isprava na kojoj se istovremeno ovjeravaju potpis i rukopis. . odvojeno se upisuje u upisnik.ime i prezime lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava i njegova adresa.“. od 15.. a zatim to potpisom potvrđuju ovlašteni radnik i starješina opštinskog organa.. odnosno rukopisa. lična karta broj 1234/68. treba da izjavi i lice čiji se rukopis ovjerava.„Svjedodžba Alije Alića iz Lukavca o završenoj osmogodišnjoj školi. Potvrda o ovjeravanju ispisuje se nakon što se u upisniku za ovjeravanje izvrši upisivanje u odgovarajuće rubrike i stave potrebni potpisi. „Poznat Petru Petroviću iz Zenice. ako propisima o taksama nije drukčije određeno. decembrom kalendarske godine. navodi se propis po kojem je to oslobađanje propisano.. broj 271/65..broj upisnika i datum kada je ovjeravanje izvršeno.. tj. SUP Doboj“ ili „Poznat Mitru Mitroviću iz Travnika i Fazli Fazliću iz Novog Travnika – lično poznati“ i sl.Rubrika broj 4 – upisuju se ime i prezime i adresa lica čiji se potpis ili rukopis ovjerava.godine“. a potvrda o ovjeravanju prepisa stavlja se iza teksta čiji se prepis ovjerava. „Pasoš broj 158/75.. Isto tako.. 13) Upisnik se zaključuje s 31.Rubrika broj 8 – potpisuje se ovlašteni radnik koji je rješenjem starješine opštinskog organa. odnosno rukopisa. SUP Derventa“. odnosno predsjednik opštinskog suda. da je rukopis na ispravi. odnosno rukopisa. lična karta broj 1836/70..godine“ i sl. stavlja se pored ili iza potpisa. 17) Potvrda o ovjeravanju potpisa. dana .. SUP Prozor“. februara 1976. „Lična karta broj 497/64. umjesto Ivanić treba da piše Ivanović“ i sl. Potvrda o ovjeravanju potpisa..

. odnosno priznala potpis na ispravi za svoj potpis. ovlašćen je da u zemljišno – knjižnim stvarima zastupa Živojina Živojevića“. Broj 475/75. npr.podatke o tome na koji način je utvrđen identitet lica čiji se potpis (otisak prsta) ili rukopisa ovjerava. npr. .kod ovjeravanja potpisa zastupika drugog lica. na osnovu punomoći Živojina Živkovića iz Trebinja. ako je ispravu ranije potpisala. da je postupljeno na način iz člana 8. .podatke o taksama – ako je taksa naplaćena i poništena. „Punomoć Ivana Ivanovića na francuskom jeziku prevedena je i protumačena imenovanom po sudskom tumaču profesor Huseinu Husniću“. date u Opštinskom sudu Trebinje. navodi se propis po kojem je to oslobađanje propisano.kod ovjeravanja potpisa lica koje ne razumije jezik na kome je isprava napisana. Zakona. novembra 1974. da je postupljeno na način iz člana 5. ov. priznao-la je za svoj potpis rukopis na ovoj ispravi. stav 1. „Kupoprodajni ugovor pročitan je Nikoli Nikoliću“.potpis ovlaštenog radnika i otisak pečata opštinskog organa. odnosno rukopisa. Zakona. od 3. stavlja otiskom štambilja. broj: _________datum __________ ___________________________ (ime i prezime) ___________________________ (adresa) Svojeručno je potpisao-la ovu ispravu.. . odnosno opštinskog suda. „Ljubo Ljubojević iz Mostara. Ovjeravanje izvršio _____________________ . Zakona npr. 19) Ako se potvrda o ovjeravanju potpisa. 18) Potvrda o ovjeravanju potpisa sadrži još i sljedeće: . stav 2. navodi se iznos takse. sadržaj osnovnog teksta potvrde u štambilju treba da bude sljedeće: ___________________________ (organ nadležan za ovjeravanje) Ov.kod ovjeravanja potpisa slijepih lica ili lica koja ne znaju čitati da je postupljeno na način iz člana 5. ako je stranka ili predmet oslobođen od plaćanja takse.konstataciju da je stranka svojeručno potpisala ispravu. organizacije udruženog rada ili druge organizacije. da je rukopis na ispravi priznala za svoj.godine. Identitet je utvrđen na osnovu ________________________________________ Napomena: ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Taksa: ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ M.P. a ako se radi o ovjeravanju rukopisa. .

precrtavanja.naziv i sjedište organa koji je izvršio ovjeravanje. oštećana ili ako po nečemu drugom dovodi u očitu sumnju svoju istovjetnost s izvornom ispravom. . kao i u slučaju kada je isprava pocijepana. sadržaj osnovnog teksta potvrde u štambilju treba da bude sljedeći: _____________________________________ (organ nadležan za ovjeravanje) Ov. i sl. npr.podatke na koji je način pisana izvorna isprava čiji je prepis ovjerava (pisaćom mašinom.). da je postupljeno na način iz člana 12. navodi se odgovarajuća konstatacija o tome.podatke od koliko se listova. profesor Mile Milojević“.ako se zapazi da u izvornoj ispravi.potpis ovlašćenog radnika i otisak pečata opštinskog organa. odnosno ja je prepis istovjetan s ovjerenim ili prostim prepisom izvorne isprave. .konstataciju da je prepis istovjetan (vjeran) s izvornom ispravom (originalom). . a iznad napisana decembar“ i sl. čiji se prepis ovjerava. . odnosno opštinskog suda.broj upisnika i datum kada je ovjeravanje izvršeno.P. a ako se radi o fotokopiji. polutabaka ili tabaka sastoji izvorna isprava. broj: ___________datum _____________ Ovaj prepis istovjetan je s njegovim _____________________________________ _____________________________________napisanim ___________________________________________________________________________________ koji se sastoji od ___________stranica. . . hemijskom olovkom. „U izvornoj ispravi precrtano je prezime Đorđić i napisano Đorđević“. Ovjeravanje izvršio. a nalazi se kod ___________________________________________________________________________________ Napomena: ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Taksa: ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ M. ima naknadnih ispravaka i drugih izmjena (preinačenja. . ili „U izvornoj ispravi u drugom redu odozgo precrtana riječ septembar. 21) Potvrda o ovjeravanju prepisa sadrži još i sljedeće: .podatke o taksama – kao pod tačkom 17. 22) Ako se potvrda o ovjeravanju prepisa isprave stavlja otisak štambilja. umetaka i sl. da je fotokopija istovjetna i izvornom ispravom ili da je fotokopija istovjetna s ovjerenom fotokopijom izvorne isprave. „Upoređenje ovog prepisa s izvornom ispravom izvršio je sudski tumač za njemački jezik. npr.kod ovjeravanja prepisa isprave napisane na jeziku koji ne razumije ovlašćeni radnik.podatke kod koga se nalazi izvorna isprava (naziv organa ili organizacije ili ime i prezime lica kod kojeg se isprava nalazi i adresa). tintom. brisanja.).. Zakona. alineja šesta ovog uputstva. . .20) Potvrda o ovjeravanju prepisa sadrži: .

traži izdavanje uvjerenja koje se stranci ne može izdati.godine. 27) Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom listu SR BiH“. odnosno opšitnskog suda. vrši se na na isti način kao i ovjeravanje potpisa. broj 6/72). a primjenjivaće se od 1. Za ovjeravanje u stvarima iz prethodnog stava. . ne vodi se upisnik.4. u stvarima iz rada i po osnovu rada radnika. Ostale upute 23) Ovjeravanje potpisa i prepisa isprava koje vrše organi društveno – političkih zajednica i drugi državni organi. septembra 1976. 26) Danom početka primjene ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo za provođenje Zakona o ovjeravanju potpisa. postupiće se na način kao u slučaju kada se od opštinskog organa. ako nije drukčije propisano. organizcije udruženog rada i druge organizacije. 25) U slučaju da stranka zahtijeva ovjeravanje koje se ne može izvršiti na način propisa Zakonom. rukopisa i prepisa („Službeni list SR BiH“. vrši s shodno odredbama ovog uputstva. 24) Ovjeravanje otisaka prsta umjesto potpisa.

administrativne ispave. smatraju se: . šef sudske pisarnice (grefaier) ili sudski izvršitelj (hussier de justice9. . Ona. OKTOBRA 1961. I navodi koje ona sadrži mogu biti sastavljeni na nekom drugom jeziku. a treba da se upotrebe na teritoriji druge države ugovornice. Međutim. istovetnosti pečata ili žiga kojim je ta isprava snabdevene. stavlja se na samu ispravu ili na njen dodatak. jeste stavljanje potvrde navedene u članu 4. ukinuta.isprave koje je izdao organ ili službenk državnog pravosuđa. Ali naslov „Apostille“ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961. Svaka država ugovornica oslobađa se legalizacije one isprave na koje se primjenjuje ova konvencija i koje treba da se upotrebe na njenoj teritoriji. Potvrda predviđena u članu 3. uključujući i one koje je izdalo javno tužilaštvo. Ova konvencija primjenjuje se na javne isprave koje su sačinjene na teritoriji jedne države ugovornice. potvrđuju verodostojnost potpisa. Međutim. Član 2. u smislu ove konvencije. ova konvencija se ne primjenjuje: . Legalizacija u smislu ove konvencije predstavlja formalnost kojom diplomatski ili konzularni agenti one zemlje na čijoj teritoriji isprava treba da se upotrebi. .službene izjave. uproščena ili je takva isprava oslobođena legalizacije. Jedina formalnost koja može da se zahteva za potvrdu verodostojnosti potpisa svojstva u kojem je potpisnik isprave postupio i. svojstvo u kojem je potpisnik te isprave postupio i. međutim. .isprave koje je izdao ili overio javni beležnik. u slučaju potrebe. overa tačnosti datuma. kao što su navodi o upisu u javne knjige. istovetnost pečata ili žiga kojim je ta isprava snabdevena. Stranim javnim ispravama. propisima ili običajima koji su na snazi u državi gde se isprava upotrebljava ili sporazumom između dve ili više država ugovornica. .)“ mora da glasi na francuskom jeziku. Član 4.GODINE Član 1. i izdate od strane nadležnog organa one države od koje isprava potiče. u slučaju potrebe.na isprave koje su izdali diplomatski ili konzularni agenti. Član 3.na administrativne isprave koje se neposredno odnose na neki trgovinski ili carinski posao. overa potpisa – kad su stavljene na privatne isprave. može biti sastavljena na službenom jeziku one vlasti koja je izdaje. . ona mora biti saobražena obrascu priloženom ovoj konvenciji. ni formalnost navedena u prethodnom stavu ne može se zahtevati ako je ona zakonima. stav prvi.KONVENCIJA O UKIDANJU POTREBE LEGALIZACIJE STRANIH JAVNIH ISPRAVA OD 5.

ratifikacioni instrumenti predati na čuvanje Ministarstvu inostranih poslova Holandije. Ako između dve ili više država ugovornica postoji ugovor. ona potvrđuje verodostojnost potpisa. i 4. označenje one vlasti koja je stavila pečat ili žig. Potvrda se izdaje na molbu potpisnika ili svakog drugog imaoca isprave. konvencija ili sporazum. Član 7. Ova konvencija otvorena je za potpis onih država koje su bile predstavljene na IX zasedanju Haške konferencije za međunarodno privatno pravo. Član 10. svojstvo u kojem je potpisnik isprave postupio i. ova konvencija to ukida samo ako su navedene formalnosti strožije od one koja je predviđena u članovima 3. prilikom deponovanja svog instrumenta o ratifikaciji ii pristupanju. ili svoje izjave o proširenju. mora imati knjigu ili kartoteku u kojoj vodi izdate potvrde i to: . Lihtenštajna i Turske. ili za isprave na kojima nema potpisa. Svaki organ vlasti označen shodno članu 6. vlast koja je izdala potvrdu dužna je da proveri da li se podaci upisani u potvrdu slažu s podacima u knjizi ili kartoteci. stav prvi. Ona će to Ministarstvo izvestiti i o svakoj promeni nastaloj u određivanju tih organa vlasti. pečat ili žig na potvrdi oslobođeni su overe. kao i za potpis Irske. pečata ili žiga podleže izvesnim formalnostima. Propisano ispunjena. u slučaju potrebe. Na traženje svakog zainteresovanog lica. Potpis. O tome određivanju ona će izvestiti Ministarstvo inostranih poslova Holandije. .Član 5. Član 6. Islanda. Ona će biti ratifikovana. koji sadrži odredbe na osnovu kojih overa potpisa. Svaka država ugovornica odrediće odgovarajuće organe vlasti nadležne za izdavanje potvrde predviđene u članu 3. Svaka država ugovornica preduzeće potrebne mere kako bi se izbeglo da njeni diplomatski ili konzularni agenti pristupaju legalizaciji u slučajevima za koje ova konvencija propisuje oslobođenje od toga. istinitost pečata ili žiga kojim je isprava snabdevena.redni broj i datum potvrde. . Član 9.ime potpisnika javn isprave i svojstvo u kojem je on postupio. Član 8.

kao i one države koje joj budu pristupile shodno odredbama člana 12: a) saopštenjima predviđenima u članu 6.. Svaka država koja nije pomenuta u članu 10. Važnost ove konvencije traje 5 godina računajući od dana njenog stupanja na snagu. svako proširenje takve vrste saopštiće se Ministarstvu inostranih poslova Holandije. Prilikom potpisivanja. stav 3. Otkaz se dostavlja Ministarstvu inostranih poslova Holandije. Član 14. shodno odredbama član 11. konvencija će stupiti na snagu šezdesetog dana od deponovanja njenog ratifikacionog instrumenta. stav 2. Član 15. stav prvi. Kad se izjava o proširenju daje prilikom potpisivanja ili ratifikovanja. ratifikovanja ili pristupanja svaka država može da izjavi da ovu konvenciju proteže na sve teritorije koje ona predstavlja u međunarodnim odnosima ili na jednu ili više njih.. Ova konvencija stupa na snagu šezdesetog dana od dana deponovanja trećeg ratifikacionog instrumenta predviđenog u članu 10.. konvencija stupa na snagu za teritorije predviđene shodno odredbama člana 11. najmanje šest meseci pre isteka roka od pet godina.. Kad se izjava o proširenju daje prilikom pristupanja. Otkaz važi samo za državu koja ga je dala. izuzev u slučaju otkaza. kao i o datumu stupanja u dejstvo. . d) pristupanjima i prigovorima predviđenim u članu 12. Za svaku državu potpisnicu koja je bude ratifikovala naknadno. f) otkazima predviđenim u članu 14. može da pristupi ovoj konvenciji posle njenog stupanja na snagu. Ministarstvo inostranih poslova Holandije obavestiće države predviđene u članu 10. stav 2. Ta izjava počinje da proizvodi dejstvo u času kad konvencija stupi na snagu za tu državu. e) proširenjima predviđenim u članu 13. Član 12. stav prvi. i o datumu njihovog stupanja u dejstvo. u smislu člana 11. konvencija stupa na snagu za teritorije predviđene shodno odredbama člana 12. Pristupanje će imati dejstvo samo u odnosima između države koja pristupa i onih država ugovornica koje ne budu stavile prigovor na to u roku od šest meseci po prijemu saopštenja predviđenog u članu 15. On može da se ograniči samo na izvesne od onih teritorija na koje se konvencija primjenjuje. Konvencija ostaje na snazi za ostale države ugovornice.Član 11. c) datumu stupanja na snagu ove konvencije.stav prvi. konvencija stupa na snagu šezdesetog dana po isteku roka od šest meseci pomenutog u prethodnom stavu.. shodno članu 11. Član 13. Takav prigovor saopštava s Ministarstvu inostranih poslova Holandije. Instrumenti o pristupanju predaće se na čuvanje Ministarstvu inostranih poslova Holandije. Između države koja pristupa i onih država koje ne stave prigovor na to pristupanje. što važi i za one države koje je naknadno ratifikuju ili joj pristupe. Konvencija će se obnavljati prećutno po isteku svakih pet godina. b) potpisima i ratifikacijama predviđenim u članu 10. pod d). Posle toga.

Islandu. 5. propisno ovlašćeni. veran originalu.g) u potvrdu čega su dole potpisani. Lihtenštajnu i Turskoj. stavili svoj potpis na ovu konvenciju. s tim da je francuski tekst verodostojan u slučaju razlike u tekstovima. diplomatskim putem biti dostavljen svakoj državi koja je bila predstavljena na IX zasedanju Haške konferencije za međunarodno privatno pravo. u jednom primerku koji će biti predat na čuvanje Arhivi Vlade Holandije i čiji će po jedan overen prepis. oktobra 1961. Sačinjeno u Hagu. .godine na francuskom i engleskom. kao i Irskoj.

snabdevena pečatom. pod br. (naziv organa vlasti) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 8. sa stranom od 9 centimetara najmanje APOSTILLE ( Convention de la Haye du 5 octobre 1961) 1. pečat (žig): 10.Prilog OBRAZAC POTVRDE Potvrda će imati oblik kvadrata. žigom ___________________________tvrdi 5. Zemlja: _______________________________________________________________________ Da je ova javna isprava 2. potpisana od strane_________________________________________________________________ 3. u _____________________________________________________ 6._______________________ 9. na dan _________________________________________________ 7. u svojstvu ________________________________________________________________________ 4. potpis _______________________________ .

. Organi nadležni za ovjeravanje potpisa. 2) Nadležni sud ovjerava potpise na ispravama koje se odnose na zemljišno-knjižne stvari. a to su: 1) Nadležni opštinski organ (služba). Ovjeravanje navedenih činjenica vrši se zbog potreba pravnog prometa. i u tim pitanjima kantoni. uz određena preciznija rješenja pojedinih pitanja koja se odnose na nadležnost za vršenje tih poslova i terminološka usklađivanja naziva subjekata i organa koja učestvuju u tim poslovima. poslove ovjeravanja potpisa.ovjera rukopisa. 2. rukopisa i prepisa. 37/71 i 39/75). rukopisa i prepisa Prema zakonu. rukopisa i prepisa regulisano je posebnim propisima. smatraju propisima Federacije. a to su: . Predmet i značaj ovjeravanja potpisa. i . Važno je imati u vidu to da se pomenuta pitanja u cjelini i potpuno uređuju isključivo federalnim propisima. br. rukopisa i prepisa Pitanje ovjeravanja potpisa.Zakon o ovjeravanju potpisa. Taj organ vrši ovjeravanje potpisa. rukopisa i prepisa Predemet ovjeravanja mogu biti tri vrste činjenica. koji se nalazi u proceduri za donošenje. regulišu na isti način. u cjelini vrši jedna služba koja se organizuje za te poslove. pravnik) 1. koja je regulisana posebnim federalnim zakonom (Zakon o notarima). rukopisa i prepisa biti nadležni da vrše i notari. jer se tim zakonom određuje nadležnost opštinskih i . po pravilu. RUKOPISA I PREPISA (Autor: Milenko Lepušina. Ti propisi su: .Uputstvo za izvršenje Zakona o ovjeravanju potpisa. Sve poslove ovjere iz nadležnosti opštine. 3. Propisi o postupku ovjeravanja potpisa. u skladu sa odredbom člana IX. broj 8/76). u osnovi.ovjera prepisa. dipl. Nadležnost suda određuje se zakonom kantona. Naime. rukopisa i prepisa ("Službeni list SRBiH".STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PROPISE O OVJERAVANJU POTPISA.ovjera potpisa. . budu potvrđeni od strane nadležnog (ovlaštenog) državnog organa. Može se konstatovati da se i novim zakonom navedena pitanja. Jedino novo rješenje odnosi se na to što se predviđa da će ovjere potpisa. rukopisa i prepisa svih vrsta isprava (priovtnih i javnih). odnosno rukopis kojim je sačinjena određena isprava. kao nova vrsta javne službe. s tim što jedino nije ovlaštena za ovjeravanje potpisa na ispravama koje se odnose na zemljišno-knjižne stvari.5(1) Ustava Federacije BiH. Navedeni propisi se. rukopisa i prepisa ("Službeni list SRBiH". niti za tim ima potrebe. a ni opštine neće donositi nikakve propise. pravna valjanost privatnih isprava u pravnom prometu uslovljena je time da potpis izdavaoca isprave. rukopisa i prepisa nadležni su da vrše tri vrste organa. i primjenjivat će se dok Federacija ne donese svoje propise o tim pitanjima. tako da se svi ti poslovi obavljaju na jednom mjestu. Federacija je izradila novi zakon o ovjeravanju potpisa.

Ovdje se radi o ispravi koja ranije nije potpisana. odnosno rukopis ovjerava. nakon izvršenja prve dvije radnje. isprava pročita pomoću tumača. počnu sa radom.prva radnja je da se utvrdi istinitost potpisa. Autentičnost znači da ovjereni potpis stvarno potiče od lica čiji je potpis ovjeren. odnosi se na privatne isprave. izvrši ovjera potpisa. na kojoj se ovjerava njegov potpis ili otisak prsta. istinitost rukoznaka.potpis ili otisak prsta gluvih koji ne znaju čitati – utvrđuje se tako što je službeno lice koje vrši ovjeru dužno obezbijediti da se podnositelju isprave. umjesto potpisa koristi se rukoznak. Ovo je veoma važna radnja. U pravilu.treća radnja je da se. pa o pravilnom izvršenju te radnje službenik koji vrši ovjeru mora strogo da vodi računa. (1) Način utvrđivanja istinitosti potpisa Utvrđivanje istinitosti potpisa sastoji se u tome da se utvrdi da li potpis na ispravi stvarno pripada licu čiji potpis se treba ovjeriti. već samo autentičnost potpisa. odnosno otisak prsta. budu ovjereni od strane nadležnog organa vlasti. odnosno otiska prsta. odnosno autentičnost rukopisa. Treba znati da se ovjeravanjem potpisa. . Ovjeravanje potpisa i rukopisa Kada se radi o ovjeri potpisa i rukopisa.kantonalnih sudova. rukopisa i prepisa utvrđena je u Zakonu o notarima. i .druga radnja je da se utvrdi identitet lica čiji se potpis. koji se nalazi na ispravi. kod ovog slučaja. ovjeru potpisa na tim ispravama vrše opštinski sudovi. na kojoj se nalazi njegov potpis ili otisak prsta. po pravilu. a autentičnost rukopisa znači da isprava koja je sačinjena rukopisom koji je ovjeren. jer se time obezbjeđuje sigurnost u pravnom prometu i eliminišu moguće zloupotrebe. i to: . odnosno rukopisa. . . u skladu sa tim zakonom. odnosno potpis ili otisak prsta osobe koja ne zna čitati – uvtrđuje se tako što je službeno lice koje vrši ovjeru dužno podnositelju isprave. odnosno ovjera rukopisa. odnosno autentičnost rukopisa. njegov potpis. Takve isprave mogu se koristiti u pravnom prometu samo pod uslovom ako je potpis na ispravi. odnosno istinitost rukopisa. Nadležnost notara u vezi ovjeravanja potpisa. Postupak ovjeravanja potpisa i rukopisa je isti. Prema tome. 3) Notari. (a) Redovan način utvrđivanja istinitosti potpisa može se vršiti na dva načina. Ovjeravanje potpisa i rukopisa. . u tom slučaju. lično svojeručno potpiše ispravu. Ako ovjeru isprave traži lice koje ne zna pisati. a to su isprave koje za razne potrebe sastavljaju građani. i to: . u oba slučaja ovjerom se potvrđuje autentičnost potpisa.prvi način je da ponosilac isprave pred ovlaštenim službenim licem koje vrši ovjeru. Istinitost potpisa utvrđuje se na redovan i na posebna način. potiče od lica koje je na ispravi označeno kao pisac te isprave. odnosno ovjeravanjem rukopisa ne potvrđuje istinitost sadržaja isprave na kojoj je izvršeno ovjeravanje potpisa. i vrši se putem izvršenja tri radnje.potpis ili otisak prsta slijepih. 4.drugi način je da podnosilac isprave pred ovlaštenim službenim licem koje vrši ovjeru. Te poslove notari će početi vršiti onda kada oni. odnoso rukopis kojim je sačinjena isprava. ispravu pročitati. utvrđuje se na gore navedena dva načina. lično izjavi da je potpis. Ovdje je isprava ranije potpisana. jer oni vode zemljišne knjige. (b) Poseban način utvrđivanja istinitosti potpisa odnosi se na potpis sljedećih lica: .

Ukoliko podnosilac isprave čiji potpis treba ovjeriti. a nakon toga se vrši ovjera rukopisa. izvršiti ovjeru rukopisa. da se utvrdi istinitost rukopisa. Kada se utvrdi istitnitost rukopisa. potvrda o ovjeri se mora potvrditi potpisom ovlaštenog službenog lica i ovjeriti pečatom organa koji vrši ovjeru. Ovjera potpisa i ovih lica vrši se na isti način koji je gore objašnjen u okviru tačke (1) do (3). može se utvrditi samo na osnovu odgovarajućeg pismenog akta koje je izdalo drugo lice. onda je službeno lice koje vrši ovjeru dužno utvrditi identitet lica čiji potpis treba ovjeriti. a ako nema tih ispraav. što je za pravni promet veoma važno. a to su: prvo. onda se pristupa ovjeravanju potpisa. . (3) Ovjeravanje potpisa Kada se izvrše gore navedene dvije radnje (utvrdi istinitost potpisa i identitet lica). Po pravilu. a suprotnom se neće ovjeriti. Utvrđivanje istinitosti rukopisa vrši se tako što je potrebno da podnosioc isprave pred ovlaštenim služenim licem koje vrši ovjeru. i treće. (2) Utvrđivanje identiteta lica čiji potpis treba ovjeriti Kada se na jedan od načina gore navedenih utvrdi istitnitost potpisa. drugo. Ovlaštenje za zastupanje. onda se utvrđuje identitet lica čiji rukopis treba ovjeriti. Nakon toga. (5) Način ovjeravanja rukopisa I kod ovjere rukopisa moraju se izvršiti tri radnje koje važe za ovjeru potpisa. po pravilu. jer se ovjera potpisa ne smije izvršiti dok se prethodno ne utvrdi identitet. da se utvrdi identitet lica čiji rukopis treba ovjeriti. ta potvrda može biti izrađena u vidu štambilja pravougaonog ili četvrtastog oblika sa upisanim tekstom. Kada se upišu ti podaci. s tim što se u ostavljeni slobodni prostor upisuju predviđeni podaci. službeno lice je dužno upisati određene podatke u upisnik za ovjeravanje. Prije izvršene ovjere. Ta radnja sastoji se u tome što je službeno lice koje vrši ovjeru dužno utvrditi po kom osnovu je podnosilac isprave ovlašten na zastupanje drugog lica ili pravnog lica. da izjavu da je ta isprava napisana njegovom rukom. potpis se ne smije ovjeriti. Kada to lice izjavi da se radi o ispravi koju želi da potpiše. onda se identitet utvrđuje svjedočenjem dva punoljetna svjedoka koja poznaju podnosioca isprave. odnosno koje je izdalo pravno lice. Identitet se može utvrditi na više načina. tek tada se ta isprava može ovjeriti. s tim što je ovdje potrebno izvršiti i jednu dodatnu radnju. Utvrđivanje identiteta navedenog lica je obavezno. onda se vrši ovjera potpisa na ispravi koja se ovjerava. U sva tri navedena slučaja. nema pismeni dokaz o zastupanju. službeno lice je dužno tražiti od podnositelja isprave da se izjasni da li je to isprava koju on želi da potpiše. Identitet lica i ovjera rukopisa vrši se na isti način koji je gore objašnjen za ovjeru potpisa. pa o tome službeno lice koje vrši ovjeru potpisa mora da vodi računa. Ova radnja ima za cilj da se spriječe moguće zloupotrebe pri ovjeri potpisa. Tek kada se utvrdi ta činjenica. (4) Ovjera potpisa lica kao zastupnika drugog lica ili zastupnika pravnog lica Poseban slučaj ovjere potpisa odnosi se na lice koje je zastupnik drugog lica ili zastupnik pravnog lica.potpis ili otisak prsta osobe koja ne razumije jezik na kojem je isprava napisana – utvrđuje se tako što je službeno lice koje vrši ovjeru dužno podnositelju isprave prevesti sadržaj isprave.). a to su: ličnim poznavanjem ili na osnovu lične karte ili pasoša ili nekog drugog ličnog dokumenta (vozačke dozvole i sl.. Ovjeravanje se vrši tako što se na izvornu ispravu (original) upisuje tekst potvrde o ovjeri. može se izvršiti ovjera potpisa tog lica.

je velika potreba građana.druga radnja obuhvata samo ovjeravanje prepisa isprave. Kod ovjere prepisa isprava nije potrebno utvrđivati identitet lica koje traži ovjeravanje prepisa isprave. ne samo na tekst. pristupa se stavljanju potvrde. da se u svim slučajevima ne bi stalno tražio original isprave. interpunkciji i skraćivanju riječi. 6. ovjeravaju fotokopirane ili na drugi način prepisane javne i privatne isprave (prepisane putem kompjutera. Ta činjenica je veoma važna za pravnu valjanost isprave na kojoj je rukopis ovjeren.). a to su: ovjera isprava prema Haškoj konvenciji i ovjera isprava koje ne . umetnutog ili dodatog novog teksta i sl. ali najviše javnih isprava. b) Način ovjeravanja prepisa isprave Kada se na gore navedeni način utvrdi istovjetnost prepisa isprave sa tekstom izvorne isprave. Ovdje se. To proizlazi iz činjienice što se za ostvarivanje raznih prava. precrtavanja. Ovjeravanje prepisa Ovjeravanje prepisa predstavlja radnju kojom se potvrđuje da tekst prepisa neke isprave u cjelini odgovara tekstu izvorne isprave (originalu). To znači da tekst prepisa isprave mora po svim pitanjima biti istovjetan tekstu izvorne isprave. Pri tome se mora obratiti pažnja. već i na to da li na prepisu ima kakvih ispravki (preinačenja teksta. predvieđena su dva načina ovjeravanja takvih isprava. Na isti način se utvrđuje istovjetnost fotokopije isprave sa izvornom ispravom. odnosno otiska štambilja o ovjeri na prepis isprave. prepis se mora slagati sa tekstom izvorne isprave i u pravopisu. iza otiska štambilja. po pravilu. 5. koristi se ovjera isprave na osnovu jednog originala. jer za ovu ovjeru nije važan identitet lica.). rukom i sl. pisaćom mašinom. stavlja se potpis ovlaštenog službenog lica i otisak pečata organa koji je izvršio ovjeru. Pored toga. Ovdje se vrši ovjera i javnih i privatnih isprava. U potvrdu o ovjeri upisuju se podaci koji su predviđeni na otisku štambilja.U potvrdi o ovjeri treba obavezno upisati način na koji je utvrđen identitet lica čiji je rukopis ovjeren. Ovjeravanje prepisa raznih isprava. Nakon toga.prva radnja odnosi se na utvrđivanje istovjetnosti teksta prepisa isprave sa tekstom izvorne isprave (originala). ili za izvršenje raznih obaveza kod raznih organa vlasti ili pravnih lica. već samo istovjetnost prepisa teksta isprave sa tekstom izvornika isprave. I kod ove ovjere ne potvrđuje se istinitost sadržaja isprave koja se ovjerava. brisanja. Potvrda (štambilj) o ovjeri prepisa stavlja se na prepis iza teksta na kraju isprave čiji se prepis ovjerava. jer se ovjereni prepisi u pravnom prometu koriste umjesto izvorne isprave. U praksi postoje velike potrebe za ovjeravanjem prepisa isprava. jer se i fotokopija smatra prepisom. Prema tome. Posebni slučajevi ovjeravanja isparava (isprave namijenjene za inostranstvo) Kada se radi o ispravama koje se treba da koriste u inostranstvu. Postupak ovjere prepisa israve sastoji se od izvršenja dvije radnje. koriste iste javne isprave. Navedene dvije radnje vrše se na sljedeći način: a) Utvrđivanje istovjetnosti prepisa isprave sa izvornom ispravom Istovjetnost prepisa teksta isprave sa tekstom izvorne isprave utvrđuje se tako što se cijeli tekst prepisa mora brižljivo uporediti sa tekstom izvorne isprave. a to su: . .

Upisnik za ovjeravanje potpisa. što znači da ovjere tih isprava ne može vršiti opštinski organ. ako ta nadovjera nije data u nadležnost nekog ministarstva Bosne i Hercegovine. Tu konvenciju je ratifikovala Bosne i Hercegovina 19. 7. Kod ovjere ovih isprava. SR Njemačka. Norveška. oktobra 1961. Prema tome. legalizacija se sastoji u tome što se na ispravu treba da stavi potvrda utvrđena u Konvenciji. ako zakonom Bosne i Hercegovine nije drugačije određeno. a nadovjeru Federalno ministarstvo pravde. a koje se treba da koriste u zemljama koje su ratifikovale konvenciju. Izvršenjem nadovjere. godine. Te evidencije vode se u vidu upisnika (u daljem tekstu: upisnik za ovjeravanje). Malavi. Važno je da se obavezno trebaju upisati svi podaci koji su . Navedena Haška konvencija nalazi se u ovom priručniku. Malta. Ovjeru isprava predviđenih navedenom konvencijom vrši opštinski sud. Ovom nadovjerom se ovjerava potpis službenog lica suda koje je izvršilo ovjeru isprave i ovjeru pečata suda kod kojeg je ovjera izvršena. i ona se onda može koristiti u inostranstvu. Konvencije. postoje dvije vrste ovjere. rukopisa i prepisa moraju se voditi evidencije. koja je objavljena u "Službenom listu RBiH". nadležan je da ovjerava opštinski sud. b) Ovjera isprava koje ne spadaju pod Hašku konvenciju I u ovom slučaju. a) Ovjera isprava prema Haškoj konvenciji Ovdje se radi o ovjeravanju isprava koje su konkretno navedene u članu 1. istovjetnost pečata ili žiga kojima je ta isprava snadbjevena.spadaju pod tu konvenciju. Lihtenštajn. Francuska. u slučaju potrebe. Prema tome. broj 5/92. ako zakonom Bosne i Hercegovine nije predviđeno da tu ovjeru vrši neko ministarstvo Bosne i Hercegovine ili neki drugi organ. Lesoto. godine. Švajcarska. Obje ove ovjere vrši isključivo nadležni sud. Kongo. Kod tih isprava. octobre 1961)" mora biti na francuskom jeziku. Holandija. Ta potvrda naziva se Apostille. Sejšelska ostrva i Surinam. Španija. Luksemburg. s tim da sljedeći naslov "Apostille (Convention de la Haye du 5. Haške Konvencije. Ti upisnici se vode u obliku knjige propisanih dimenzija i utvrđenog sadržaja. Podatak koje su još zemlje ratifikovale pmenutu konvenciju nadležno je da daje Ministarstvo inostranih poslova Bosne i Hercegovine. Apostille se stavlja na one isprave navedene u članu 1. maja 1992. Mađarska. Ovjeru vrši Opštinski sud. za objašnjenje se treba da obrati opštinskom sudu ili Federalnom ministarstvu pravde. i. Opštinskom sudu koji vrši ovjeru tih isprava poznat je organ koji vrši nadovjeru. Potvrda (apostille) stavlja se na samu ispravu ili na njen dodatak. zatim svojstvo u kojem je potpisnik isprave postupio. Kipar. rukopisa i prepisa O izvršenim ovjerama potpisa. tj. Tom potvrdom vrši se potvrda vjerodostojnosti potpisa. koje se treba da koriste u sljedećim zemljama:Austrija. isprave koje se traba da koriste u inostranstvu. građani koji žele da ovjere pomenutu vrstu isprave radi korištenja u inostranstvu. Bahamska ostrva. ovjeravanje isprava koje su decidno navedene u članu 1. Ovdje se radi o ovjeri onih isprava koje će se koristiti u zemljama koje nisu ratifikovale Hašku konvenciju. Portugal. Fiđi. time je postupak ovjere ovih vrsta isprava završen. od 5. SAD. Mauricijus. Italija. Ta potvrda može biti sastavljena na službenom jeziku naše države. i to: ovjera i nadovjera. Japan. što je učinjeno Uredbom sa zakonskom snagom o ratifikaciji međunarodnih konvencija. Bitno je ukazati da opštinski sud vrši samo ovjeru onih isprava koje su izdate od organa sa područja tog suda. Haške Konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava. Izrael.

. a to su: 1) potvrda o ovjeri potpisa. rukopisa i prepisa Ovjeravanje potpisa. Popuna rubrika predviđenih u potvrdi vrši se prema uputama koje su propisane posebno za svaku potvrdu. Potvrde o ovjeravanju potpisa. 3) potvrda o ovjeri prepisa. rukopisa i prepisa vrši se tako što se na ispravu ispisuje potvrda o ovjeri. Sadržaj navedenih potvrda i način njihovog popunjavanja regulisan je u Uputstvu navedenom u prethodnoj tački (tačka 7. Postoje tri vrste potvrda o ovjeri. Potvrda se može ispisati pisaćom mašinom ili otiskom štambilja na kojem je izrađen tekst potvrde o ovjeri. 8.predviđeni za svaku rubriku koje postoje u upisniku.) pa je potrebno dosljedno postupati na način predviđen tim uputstvom. rukopisa i prepisa. Sadržaj tih potvrda je decidno utvrđen i on se ne može mijenjati. Te upisnike vode službena lica koja su ovlaštena za ovjeravanje potpisa. 2) potvrda o ovjeri rukopisa.

DRUGI DIO II PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARIVSKOM POSLOVANJU U REPUBLICI SRPSKOJ .

. prekida ili završava neka službena delatnost organa. štampani. i preduzećima.1. crtani. Vlade i predsednika Republike. filmovani.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja. zapisa i dokumenata. tabela. crtež i sl. dopunjuje. otpremanje pošte. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 2/95 11 Lapsus calami. . menja. Ispravno je „sav“ . pregledanje i raspoređivanje pošte. . pojedini termini imaju sledeće značenje: .predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu celinu. odnosno akata.dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice. u opštinama i gradu kada obavljaju određene poslove državne uprave kada su im poverene zakonom. fonografisani ili na drugi način zabeleženi) dokumentarni materijal od značaja za istoriju. republičkim sekretarijatima.arhivska građa je sam1 izvorni i reprodukovani (pisani.akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće. čuvaju sređeni u istom omotu (kutiji. koricama i sl.prilog je pisani sastav (dokument.registraturski materijal čine spisi ( akti i predmeti). ustanovama i drugim organizacijama kada su im zakonom povereni kao upravna ovlašćenja ( u daljem tekstu: organi uprave). administrativno – tehničko obrađivanje akata. Ovom uredbom utvrđuje se način kancelarijskog poslovanja u ministarstvima. republičkim upravama. za kulturu i ostale društvene potrebe. fotografisani. objašnjenja ili dokazivanje sadržine akta).). kao posebnim organizacijama. otvaranje. republičkim zavodima i republičkim direkcijama. . njihovo združivanje i dostavljanje u rad. Član 4. Član 3. zavođenje akata. odredbe ove uredbe primjenjivaće se samo u pitanjima koja nisu regulisana posebnim propisima.fascikl je skup više predmeta ili dosje koji se. . kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa. Odredbe ove uredbe primenjuju se na službu Narodne skupštine. Ako su za pojedine organe uprave doneseni posebni propisi o organizaciji i načinu kancelarijskog poslovanja. U okviru kancelarijskog poslovanja. Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje. fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti. posle završenog postupka. koji je nastao u radu organa bez obzira kad i gdje je nastao. Član 2. grafikon. . razvođenje akata kao i njihovo klasifikovanje i arhiviranje. Kancelarijsko poslovanje UREDBA O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE1 Član 1.

pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mesto u organu uprave gde se vrše sledeći poslovi: prijem. Član 8.000 predmeta u prethodnoj kalendarskoj godini mogu svoju osnovnu evidenciju o predmetima i aktima. Organi sa manje od 2. poslovi katastra i dr. kao minimum podataka. pregledanje i raspoređivanje pošte. prezime i ime fizičkog lica ili naziv pravnog lica s tačnom adresom. evidentiranje i združivanje akata.primljeni i nastali u radu organa dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati. izuzev predmeta prvostepenog i drugostepenog upravnog postupka. mogu voditi posebne evidencije o predmetima samo ako je vođenje ovih evidencija neophodno zbog specifičnosti njihovog poslovanja (razrez poreza i doprinosa. područne jedinice ili službe. Za predmete prvostepenog i drugostepenog upravnog postupka. Izuzetno. . Izuzetno. podatke iz kojih se može utvrditi gde se predmet.ako su u pitanju akti iste vrste koje organ masovno prima i po kojima se vodi isti postupak (prepisna dokumentacija koja se odnosi na pripremu propisa u istoj užoj materiji i sl. razvođenje akata. Član 7. vode se posebne kartice. pojedini organi. evidencije o aktima i predmetima.arhiva je sastavni dio pisarnice gde se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti. da vode i po sistemu skraćenog delovodnika.). kao i ostali dokumentacioni materijal do predaje nadležnom arhivu ili do njihovog uništenja. Osnovna evidencija o svim predmetima i aktima. . . unutar jedinstvene kartoteke. dostavljanje akata unutrašnjih organizacionim jedinicama u rad. po pravilu. otvaranje.ako su u pitanju akti kod kojih je rešavanje olakšano združivanjem više predmeta u dosje (personalni i slični dosjei). Član 6. Osnovna evidencija o predmetima i aktima poslovanja organa uprave vodi se u zajedničkoj pisarnici po sistemu kartoteke i jedinstvenih klasifikacionih znakova (sa tri decimale). evidencija o predmetima i aktima može se voditi i u okviru dosjea.). u kojima je kancelarijsko poslovanje manjeg obima. Rješenjem starešine organa uprave određuje se radnik koji je neposredno odgovoran za uredno vođenje kancelarijskog poslovanja. u okviru jednog organa. sadrži: klasifikacioni znak iz jedinstvene klasifikacije akata i predmeta po materiji na koji se predmet ili akt odnosi. Kod organa uprave. radnik zadužen za vršenje poslova pisarnice može obavljati i druge poslove. Evidencija o aktima vodi se. odnosno akt nalazi u toku njegove obrade do arhviranja i podatke iz kojih se može utvrditi u kom roku i na koji način je rešen predmet u upravnom postupku. otpremanje pošte. naročito u sledećim slućajevima: . Član 5. kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje). . u okviru predmeta. podatke o pošiljaocu (za ulaznu poštu) i primaocu (za izlaznu poštu).

Ako posebnim propisima nije drugačije određeno. organizacijama. odnosno područne jedince. svaki akt organa uprave kojim se vrši službena prepiska sa drugim organima. Glavne grupe su razvrstane u deset grupa. drže se zaključani u stolovima. Svi predmeti u kancelarijskom poslovanju obavezno se klasifikuju po materiji. pečati.). imaju arhivu u1 sklopu pisarnice. ormarima i zaključanim radnim prostorijama u kojima je obezbeđena njihova sigurnost. samo ako je to propisima regulisano ili je neophodno za uspešno obavljanje njihovog poslovanja (organi uprave nadležni za unutrašnje poslove. fizičkim licima (službeni dopis) mora da sadrži sledeće delove: zaglavlje. Po završetku radnog vremena. mogu imati organi uprave. akti i drugi materijali ne smeju s ostavljati bez nadzora. poverljivi i strogo poverljivi. akti i drugi službeni materijal. koja vodi kancelarijsko poslovanje za više organa uprave. žigovi i štambilji i dr. kratku sadržinu predmeta. Član 13. odbrane. Ispravno je „u“ . obavezna je i zajednička arhiva. Organi uprave. određuje koji će se akt smatrati poverljivim. odnosno strogo poverljivim aktima.Član 9. Član 11. otisak službenog pečata i potpis ovlašćenog lica. U toku radnog vremena službeni predmeti. Radi obezbeđivanja poverljivosti. Akti i predmeti u kancelarijskom poslovanju mogu biti obični. Ako to nije određeno posebnim propisima. Arhivirani predmeti i drugi registraturski materijal mogu se držati izvan zajedničke arhive najviše godinu dana. odnosno strogo poverljivim. U zajedničkoj pisarnici. Član 10. koja je po decimalnom sistemu svrstana u deset glavnih grupa. Član 12. Izdvojene. 11 Štamparska graška. starešina organa od koga akt potiče. po pravilu. odnosno zasebne arhive. dok su grupe razvrstane u deset podgrupa. naziv i adresu primaoca. invalidsko – boračke zaštite i dr. tekst akta. predmeti. Klasifikacija po materiji obavezno se primenjuje prilikom evidentiranja novoprimljenih predmeta (ulazna pošta) i novih predmeta (izlazna pošta). starešina organa može odrediti i poseban način rukovanja pojedinim poverljivim.

organi uprave su dužni doneti najdalje u roku od godinu dana. Način vođenja i korišćenja arhivske knjige propisaće ministar pravosuđa i uprave na predlog Arhvia Republike Srpske. Arhivirani predmeti i akti i drugi registraturski materijal čuvaju se u arhivama u odgovarajućim registraturskim jedinicama (fasciklama. odnosno drugih registraturskih materijala (knjiga. s tim da utvrđene liste za osnov moraju imati klasifikacione znakove. organi uprave su dužni da donesu posebne liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Za registraturski materijal formiran do stupanja na snagu ove uredbe. vlage i drugih oštećenja. kutijama i sl. dokumenata i sl. Liste kategorija registraturskog materijala utvrđuje organ uprave. klasifikaciona oznaka materijala i redni broj pod kojim je registraturska jedinica upisana u arhivsku knjigu. Poverljivi i strogo poverljivi akti čuvaju se odvojeno od običnih akata i to na način koji obezbeđuje čuvanje njihove poverljivosti. po godinama i klasifikacionim oznakama. . nastao u radu odgovarajućeg organa uprave upisuje se u arhivsku knjigu. dosjea. Član 17. Liste kategorija registraturskog materijala sadrže rokove čuvanja svih vrsta predmeta. evidencija. Član 16. s tim da se daljom razradom klasifikacije ne remeti osnovna klasifikacija po materiji.) ispisuju se sledeći podaci: pun naziv organa u čijem radu je registraturski materijal nastao.Član 14. Član 15. Arhivirani predmeti i drugi registraturski materijali čuvaju se u arhivam odgovarajućih organa uprave prema listama kategorija registraturskog materijala i klasifikacionim znakovima. organi uprave mogu vršiti dalje raščlanjivanje obaveznih klasifikacionih znakova po decimalnom sistemu. primenjuju se propisi o zaštiti tajnih podataka.). U skladu sa svojim potrebama. zajedno sa osnovnim evidencijama o predmetima i aktima. Sav registraturski materijal. Liste iz stava 3. Na registraturskim jedinicama (fasciklama. Za formiranu arhivsku građu upisivanje u arhivsku knjigu se vrši po sistemu arhiviranja koji je važio u vreme kada je građa formirana. kutijama i sl.) smeštenim u odgovarajućim prostorijama i osiguranim od uništenja. prema svojim prilikama i potrebama. kartoteka. Arhivska knjiga se vodi kao opšti inventarski pregled celokupnog arhivskog materijala iz ranijih godina. a mogu se primenjivati tek pošto se sa njima saglasi nadležni arhiv. a za ranije formirani registraturski materijal iz prethodnog stava najdalje u roku od dve godine od dana stupanja na snagu ove uredbe. U vezi čuvanja i korišćenja arhiviranih predmeta iz oblasti odbrane. vodeći računa da u njima budu obuhvaćene sve kategorije do sada formiranog registraturskog materijala. godina izrade materijala.

Bliža pravila o postupku odabiranja i izdvajanju arhivske građe iz registraturskog materijala i načinu primopredaje građe između pojedinih organa uprave i nadležnih arhiva propisaće ministar pravosuđa i uprave na predlog Arhiva Republike Srpske.Član 18. Ministar za pravosuđe i upravu doneće propise za koje je ovlašćen ovom uredbom najkasnije u roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ove uredbe. Predmeti se ne mogu arhivirati bez stavljanja oznake o roku čuvanja. Ovlašćuje se ministar pravosuđa i uprave da propiše uputstva o provođenju kancelarijskog poslovanja. Obrađivač predmeta ili drugo ovlašćeno lice stavlja pre arhiviranja predmeta oznaku za arhiviranje predmeta a. Član 23. nadzor vrši nadležni arhiv. O izvršenom odabiranju arhivske građe i izdvajanju bezvrednog registraturskog materijala organi uprave obaveštavaju nadležni arhiv. (ad akta) sa rokom čuvanja koji je utvrđen na listi kategorija registraturskog materijala. Član 22. Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“. Član 19. daje odobrenje za uništenje bezvrednog registraturskog materijala. odabiranja arhivske građe i izdvajanja bezvrednog registraturskog materijala i predaju arhivske građe. jedinstvene klasifikacione znakove i odgovarajuće obrasce.a. Neposredni nadzor na primenjivanjem propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Ministarstvo pravosuđa i uprave. Svi predmeti i akti za koje je usvojenim listama kategorija registraturskog materijala utvrđeno da predstavljaju arhivsku građu odnosnog organa dobiju oznaku „arhivska građa“. Član 20. . po izvršenom pregledu. Nadležni arhiv. Član 21. Zajedno sa registraturskim materijalom i arhivskom građom nadležnom arhivu se predaju i osnovne evidencije o kretanju predmeta i akata koji se odnose na fondove arhivske građe i registraturskog materijala. U odnosu na primenu odredaba ove uredbe u pogledu arhiviranja predmeta načina njihovog čuvanja i stručnog održavanja. Organi uprave su dužni da prema odobrenim listama od nadležnog arhiva vrše tekuće odabiranje i izdvajanje registraturskog materijala. Arhivska građa predaje se nadležnom arhivu sporazumno prema utvrđenim rokovima. O izvršenju ove uredbe staraće se Ministarstvo pravosuđa i uprave.

rječnika termina. pod kojim se podrazumijeva postupanje s aktima od momenta njihovog nastanka ili prijema. Iz člana 3. Nepotrebno je definisanje pojmova registraturskog materijala i arhivske građe.). provedbeni propisi u ovoj oblasti i budžetska stavka Arhiv Republike Srpske nosili bi klasifikacioni znak 621. kratka sadržina predmeta. Uputstvo o vođenju matičnih knjiga – „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 21/99). onda je trebalo preuzeti definicije iz članova 2. obezbjeđuje primjenu jedinstvenog sistema kancelarijskog poslovanja u organima na koje se odnosi i obezbjeđuje priliv relevantnih registraturski sređenih dokumenata u nadležni arhiv. otisak službenog pečata i potpis ovlašćenog lica). Jedinstvene klasifikacione oznake mogle bi da imaju znatno širu primjenu. ostaje gorka činjenica da se Uredba ne primjenjuje čak ni u kancelarijskom poslovanju velikog broja organa na koje se odnosi. Vlade predsjednika Republike Srpske (član 2. Ipak. Članom 12. užem smislu. a kada je to već učinjeno. načina adresiranja. a zasniva se na tzv. Njen značaj sastoji se u tome što olakšava ostvarivanje funkcija organa uprave.). Klasifikacija i evidentiranje akata vrši se po sistemu obavezne decimalne klasifikacije (član 13.STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA UREDBU O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE (Autor: Zoran Mačkić) Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave je najznačajniji propis koji reguliše postupanje s dokumentima dok se oni još nalaze kod stvaralaca. klasifikacioni znaci ne koriste za označavanje budžetskih stavki ili za klasifikovanje propisa koje donose organi uprave? To bi vjerovatno imalo uticaja na opštu primjenu Uredbe. Pored Uredbe koja reguliše cjelokupan sistem kancelarijskog poslovanja organa uprave. Ovako. strukture akata. i 33/71 . skraćenica. u praksi susrećemo i propise koji utvrđuju način vođenja pojedinih evidencija (npr. jedinstvenim klasifikacionim znakovima koji predstavljaju sveobuhvatnu klasifikaciju svih poslova iz djelokruga organa uprave (stav 1. Nizak nivo dokumentovanja rada organa uprave iziskuje akciju na usvajanju standarda kojima bi se riješila pitanja formatiranja papira.). kao i za stručne službe Narodne skupštine. utvrđeni su obavezni sastavni dijelovi akta (zaglavlje. naziv i adresa primaoca. Zakon o arhivskoj djelatnosti. To bi bila sjajna prilika i za utvrđivanje hardverskih i sofverski standarda. U članu 4. Zbog čega se npr. i 3. Zakona o arhivskoj djelatnosti. pošto su njome izvršene samo neznatne intervencije na ranijoj uredbi1. zaključuje se da je Uredbom uređen sistem kancelarijskog poslovanja u tzv. upotrebe numeratora i datumara itd. Jedinstvenim klasifikacionim znacima obuhvaćene su sve djelatnosti organa uprave i svrstane u deset glavnih grupa s oznakama 0 – 9. daktilografskih poslova. Primjera radi. član 6. Najšira djelatnost organa uprave (jednocifreni znaci) dalje se raščlanjuje na grupe poslova (dvocifreni znaci) i podgrupe u kojima su razrađeni sadržaji rada 11 „Službeni list SR BiH“ broj 31. tekst akta. Maločas iznesenu tvrdnju trebalo bi uslovno prihvatiti. Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave nedavno je donesena. Uredba je obavezujuća za organe i organizacije iz člana 1. pa do njihove otpreme ili arhiviranja. Kancelarijsko poslovanje organa uprave organizuje se po principu centralizovane pisarnice. definisani su pojedini termini u okviru kancelarijskog poslovanja. možemo konstatovati da se ona u gotovo nepromijenjenom obliku primjenjuje više od trideset godina.

Jedinstveni klasifikacioni znaci su trajnog karaktera. član 16. Uostalom. Na osnovu ovlašćenja iz stava 4. ministar pravosuđa i uprave. Već je bio govora o tome da je stupanjem na snagu Pravilnika o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske pomenuto uputstvo faktički prestalo da se primjenjuje.Termin „arhivski materijal“ je nestandardan (korišćen je i u odredbi člana 243. Iz Uputstva o provođenju Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave1 očito je da je samo cjelokupan sadržaj rada organa uprave razvrstan na deset glavnih grupa. Organizacione promjene u organu uprave nemaju uticaja na sistem zavođenja i odlaganja akata i predmeta. po godinama i klasifikacionim oznakama (stav 1. člana 13. razgraničenja teritorija. Teško je složiti se s ovakvom odredbom. ekonomska propaganda i marketing itd. klasifikacijom nicu obuhvaćena neka vrlo značajna pitanja (grb. ustavni predmeti.(trocifreni znaci). Tako je narušen sistem obavezne decimalne klasifikacije. odnosno podgrupa. Interesantno je da je isti propust učinjen i u prethodnom propisu kojim je izvršena klasifikacija2. Krivičnog zakonika Republike Srpske 4) i nejasno je šta on obuhvata – arhivsku građu.). informatika. Arhiv je zakonom ovlašćen da utvrđuje jedinstvenu metodologiju evidentiranja arhivske građe. Formulacija iz stava 2. „Arhivska knjiga se vodi kao opšti inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz ranijih godina“ (stav 3. donio je Uputstvo o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige organa državne uprave3. Nedostaci utvrđene klasifikacije su brojni. iseljeništvo. 33.). Inoviranje ovih akata je neophodno.). je neprecizna. a pojedina rješenja prevazišlo je vrijeme. Sav registraturski materijal nastao u radu organa uprave upisuje se u arhivsku knjigu. računanje vremena – kalendar. 213 – udruživanje građana itd. i 37/00 . Zbog neevidentiranja posebnih registraturskih jedinica u arhivskoj knjizi. Primjera radi. dok ni glavne grupe ni grupe nisu razvrstane na deset grupa. ne može se reći da ona sadrži sve elemente opšteg inventara. člana 16.). Neke od klasifikacionih oznaka su već u trenutku donošenja Uputstva bile prevaziđena (161 – škole za radnička zanimanja. tehnička kultura. registraturski materijal ili i jedno i drugo. zastava i himna. bez pribavljenog mišljenja Arhiva Republike Srpske.. Istom klasifikacionom oznakom (053) obilježeni su Informativna i izdavačka djelatnost i Evidencije i obrasci. istina. promjena oblika vlasništva. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 2/95 2 Uputstvo o sprovođenju Uredbe o kancelarijskom poslovanju („Službeni list SRBiH“ broj 33/71 i 36/73) 3 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 12/95 4 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 22. Navedeni pravilnik je i donesen u skladu sa tim ovlašćenjem. a posljedice su već pomenutog nekritičkog preuzimanja ranijeg propisa. Nedostaci Uredbe i Uputstva su brojni i nedopustivi. Očito je da je u okviru grupe 05 – Opšteupravni poslovi klasifikovano jedanaest sadržaja rada. zaštita prirodnih dobara. državni praznici. člana 16.

to je samo prva faza u životu dokumenta.). a nadzor nad arhiviranjem predmeta. Ovo ovlašćenje arhivu nesumnjivo pripada i kada je u pitanju konvencionalni zapis. odabiranjem arhivske građe i izdvajanjem bezvrijednog registraturskog materijala i predajom arhivske građe Arhiv Republike Srpske (član 21.Neposredni nadzor nad primjenom propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Ministarstvo pravosuđa i uprave1. 11 Danas je to u nadležnosti Ministarstva uprave i lokalne samouprave . Međutim. sa arhivskog stanovišta. načinom njihovog čuvanja i stručnog održavanja. Zašto onda razdvajati nadležnosti u pogledu nadzora? Iskustva u oblasti informatike ukazuju na neophodnost uključivanja arhiva u cjelokupan proces kreiranja informacionog sistema i životni ciklus zapisa. Konačni cilj kancelarijskog poslovanja je zaštita vjerodostojnosti akta sve dok se on nalazi kod stvaraoca.

2. mikrofilmovanjem arhivske građe od posebnog značaja za Republiku radi njene zaštite u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti. izrade naučno – informativnih sredstava o arhivskoj građi. STRUČNA OBJAŠNJENJA 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 70/02 22 Lapsus calami. vođenje evidencije o arhivama3. čuvanje. matične poslove arhivske djelatnosti. odgovara za održavanje i čuvanje javnih evidencija i arhivskog nasljeđa. te obezbjeđuje pristup javnosti tom nasljeđu. vršenje drugih matičnih poslova i poslova arhivske djelatnosti od posebnog značaja za Republiku. preuzimanje. umjetničkog. vođenje knjiga ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke. Arhivsko poslovanje IZVOD IZ ZAKONA O MINISTARSTVIMA1 Član 40. tehničke i tehnološke mjere zaštite arhivske građe. Arhiv Republike Srpske nalazi se u sastavu Ministarstva prosvjete i kulture“. Ispravno je „arhivima“ . vođenje evidencije o imaocima registraturskog materijala i arhivske građe i evidencije o registraturskom materijalu i arhivskoj građi. izdavanje uvjerenja i drugih isprava o činjenicama koje su sadržane u arhivskoj građi. Ispravno je „iz“ 33 Lapsus calami. kulturnog i naučnog značaja. obradu i zaštitu filmova i filmskog materijala od istorijskog. stručni nadzor nad radom arhiva. istraživanje u svrhu kompletiranja arhivske građe. „Arhiv Republike Srpske vrši stručne i druge poslove koji se odnose na: stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe i odabiranjem arhivske građe iz registraturskog materijala. izradu metodskih uputstava i normativa za stručne poslove arhiva. nučno – istraživački rad za2 arhivske delatnosti i objavljivanje rezultata tog rada.

. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave 8 prema kojoj „neposredni nadzor nad primjenom propisa o kancelarijskom poslovanju vrši Ministarstvo pravosuđa i uprave 9. 11 „Službeni glasnik srpskog naroda u BiH“ broj 8/92 22 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 15/92 33 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 19/93 44 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 3/97 55 Stav 1.a Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o ministarstvima 2 promijenjen je njego pravni status i Arhiv postaje samostalna republička upravna organizacija koja vrši upravne i stručne poslove u arhivskoj djelatosti.“. člana 9. odnosno nadležna područna jedinica Zavoda7“. uz napomenu da ovaj naziv nikada nije službeno korišćen. a naziv promijenjen u Arhiv Republike Srpske. Zakona o ministarstvima3 ovaj pravni status je potvrđen. Upravna ovlašćenja Arhiv je crpio i iz odredaba Zakona o kulturnim dobrima: . onda valja naglasiti da ona nije usklađena sa odredbama člana 21. Važeći Zakon o ministarstvima utvrdio je dvije diskutabilne izmjene ovlašćenja Arhiva Republike Srpske: - „Arhiv Republike Srpske vrši stručne i druge poslove. Prvom od njih Arhivu su oduzeta upravna ovlašćenja. Zakona o kulturnim dobrima 66 Republički zavod za zaštitu kulturno – istorijskog i prirodnog nasljeđa (primjedba autora) 77 Član 47 Zakona o kulturnim dobrima 88 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 2/95 99 Danas nadzor vrši Ministarstvo uprave i lokalne samouprave . Naime. ostaje činjenica da po slovu propisa Arhiv nije ovlašćen da vrši nadzor nad vođenjem javnih evidencija. Status republičke upravne organizacije utvrđen je i odredbama člana 64. . Mada je ova podjela ovlašćenja izvještačena i nelogična. Svakako da po istom osnovu Arhiv ne može da bude ni odgovoran. u drugom stepenu rešava Zavod6. Članom 33.“ i „odgovara za održavanje i očuvanje javnih evidencija.. načinom njihovog čuvanja i stručnog održavanja. upravnopravnim merama i drugim merama propisanim ovim zakonom. Zakona o ministarstvima 4Arhiv je preimenovan u Republički zavod za arhivsku građu. Zakona o kulturnim dobrima i stava 2. Članom 36. u svim citiranim odredbama ranijih zakona o ministarstvima stajalo je da „Arhiv Republike Srpske vrši upravne i stručne poslove“. Članom 30.„Zaštita i korišćenje kulturnih dobara ostvaruju se obavljanjem delatnosti zaštite kulturnih dobara. a posebno ne da ih održava i čuva. kao i merama koje se utvrde na osnovu ovog zakona“5. Po žalbama protiv rešenja u upravnom postupku pokrenutom radi utvrđivanja ostalih pokretnih kulturnih dobara. Zakona o arhivskoj djelatnosti. člana 8.ZA IZVOD IZ ZAKONA O MINISTARSTVIMA (autor: Zoran Mačkić) Arhiv Srpske Republike Bosne i Hercegovine osnovan je kao javna ustanova u državnoj svojini1. a nadzor nad arhiviranjem predmeta. Kada je riječ o drugoj izmjeni ovlašćenja..„U postupku utvrđivanja ostalih pokretnih kulturnih dobara primjenjuje se Zakon o opštem upravnom postupku.. odabiranjem arhivske građe i izdvajanjem bezvrijednog registraturskog materijala i predajom arhivske građe nadležni arhiv.

Arhiv je republička organizacija u sastavu Ministarstva prosvjete i kulture.Stavom 2. člana 40. ZAKON O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI1 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 35/99 i 9/00 – Ispravke. Tekst je dat u formi nezvaničnog prečišćenog teksta . Arhivu je oduzet status samostalne republičke upravne organizacije.

fotografisani. stručnu obradu. javnih ustanova. udruženja građana. crtani. društvenih i političkih organizacija. fonografisan ili na drugi način zabeležen ) dokumentarni materijal od trajne vrednosti i značaja za istoriju i druge naučne oblasti. štampani.I – Opšte odredbe Član 1. Član 5. štampani. evidentiranje. preduzeća. sređivanje. Član 6. Registraturski materijal obuhvata izvorni i reprodukovani (pisani. čuvanje i zaštitu registraturskog materijala i arhivske građe. preuzimanje. crtani. . Ovim zakonom uređuje se arhivska delatnost koja obuhvata: prikupljanje. Arhivska delatnost je delatnost od posebnog interesa za Republiku Srpsku. Arhivska građa dostupna je javnosti pod uslovim utvrđenim zakonom. kao dobro kulturno – istorijskog nasleđa. broj 11/95). kao i objavljivanje i davanja na korišćenje arhivske građe i nadzor registraturskog materijala i arhivske građe. Član 4. filmovani. Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz kojeg se odabere arhivska građa pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom. za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe koji je nastao u radu republičkih organa. Član 7. istraživanje. filmovani. građansko – pravnih i fizičkih lica (u daljem tekstu: imaoci i stvaraoci arhivske građe). fonografisan ili na drugi način zabeležen ) dokumentarni materijal koji je nastao u radu republičkih organa. Registraturski materijal i arhivska građa. Član 3. Član 2. udruženja građana. preduzeća. ustanova. fotografisani. Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani pisani. građansko – pravnih i fizičkih lica ( u daljem tekstu: imaoci i stvaraoci registraturskog materijala) sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa. društvenih i političkih organizacija. nastali u radu jednog od njihovih imalaca. Arhivska građa. uživa posebnu zaštitu pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom i Zakonom o kulturnim dobrima („Službeni glasnik Republike Srpske“. čine celinu i ne mogu se deliti.

Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu privatnih preduzeće. ustanova. Član 9.donose opšte akte o sistemu svog kancelarijskog poslovanja. Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe u smislu ovog Zakona smatraju se nosiocima prava. postojali i radili na teritoriji Republike Srpske. a sada više ne postoje i ne rade. Registraturski materijal i arhivska građa u svojini Republike ne mogu se otuđiti građansko – pravnom i fizičkom licu. Član 12. sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa. Član 10. su svojina Republike Srpske.vode evidenciju. . . uništenja i nestajanja. Radi unapređivanja arhivske delatnosti Arhiv Republike Srpske obavlja i matične poslove arhivske delatnosti na teritoriji Republike Srpske. građansko – pravnih i fizičkih lica privatna su svojina. a nalaze se pod kontrolom i zaštitom Republike. Arhivska građa nastala vršenjem javnih ovlašćenja i ovlašćenja u vjerskim oranizacijama su svojina Republike Srpske. pravni sledbenik Arhiva Bosanske krajine. Arhivska delatnost obavezno se obavlja i organizuje na celoj teritoriji Republike Srpske. sređuju i čuvaju registraturski materijal u skladu sa ovim zakonom i svojim opštim aktom.utvrđuju listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja na koju daje . upravljanja i raspolaganja arhivskom građom i registraturskim materijalom. Arhiv Republike Srpske je republička upravna organizacija sa sedištem u Banjaluci i detaširanim odeljenjima. II – Registraturski materijal i arhivska građa Član 11. Član 8. društvenih i političkih organizacija i udruženja građana su svojina Republikce Srpske. obaveza i odgovornost u pogledu korišćenja. Arhivsku delatnost na području Republike Srpske obavlja Arhiv Republike Srpske. Registraturski materijal i arhivska građa svih imalaca i stvaralaca koji su. preduzeća.Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu republičkih organa. do dana stupanja na snagu ovog zakona. Broj i organizacija odeljenja regulišu se pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji Arhiva Republike Srpske. Svi imaoci i stvaraoci registraturskog materijala dužni su da: . Imalac registraturskog materijala dužan je da čuva taj materijal od oštećenja. odnosno Arhiva Republike Srpske.

sređuju.čuvaju.godine. Predaja registraturskog materijala i arhivske građe u smislu prethodnog stava vrši se u roku od 60 dana nakon prestanka rada ili ukidanja ukoliko nadležni arhiv ne odredi drugačije. stručnu obradu i kopiranje ove građe. . evidentiraju i održavaju arhivsku građu u bezbednom stanju. maja 1945. .vrše godišnje odabiranje arhivske građe.obezbeđuju odgovarajuće prostorije. kao imaoci i stvaraoci arhivske građe: . Ispravno je „izlučivanje“ . preduzimanje mera zaštite.omogućavaju nadležnom arhivu pregled arhivske građe. preostali registraturski materijal dužan je da uništi ili proda preduzeću koje se bavi otkupom i prometom otpadnih materijala. Član 13. preduzimanje mera zaštite. . stručnu obradu i kopiranje ove građe. ustanove.planiraju i provode mere zaštite arhivske građe. ustanove.dostavljaju nadlažnom arhivu potrebne podatke za evidenciju koje vodi arhiv. . predaju nadležnom arhivu. Član 16. .saglasnost nadležni arhiv.planiraju i provode mere zaštite registraturskog materijala u slučaju vanrednih prilika.vrši redovno godišnje odabiranje1 bezvrednog registraturskog materijala. 11 Lapsus calami. rata ili neposredne ratne opasnosti. građansko – pravna i fizička lica. Imalac i stvaralac registraturskog materijala. organizacije i udruženja građana dužni su da registraturski materijal i arhivsku građu. kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala. U slučaju da imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe budu ukinuti. odnosno ukidanju. nakon odabiranja arhivske građe. Bliži propis o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. preduzeća. Član 17. Republički organi. organ koji je doneo akt o prestanku rada. donosi Ministarstvo nauke i kulture (u daljem tekstu: Ministarstvo) po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske. opremu i kadar za čuvanje i zaštitu registraturskog materijala. udruženja građana. društvene i političke organizacije.dostavljaju nadležnom arhivu potrebne podatke za evidenciju koje vodi Arhiv Republike Srpske. dužan je da njihov registraturski materijal i arhivsku građu preda nadležnom arhivu u sređenom stanju.planiraju i provode mere zaštite arhivske građe u slučaju vanrednih prilika. Član 14. Republički organi. preduzeća. Član 15. rata ili neposredne ratne opasnosti. . . . koji su nastali do 15. .

Bliži propis o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva donosi Ministarstvo. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu organa narodne odbrane i organa unutrašnjih poslova čuvaju se kod tih organa do roka koji oni odrede. Preduzimanje arhivske građe vrši se primopredajom između imaoca i stvaraoca arhivske građe i nadležnog arhiva. ukoliko postoje uslovi za njeno preuzimanje. Član 24. Opštim aktom tih imalaca . pod uslovima iz stava 1. Rok iz stava 1. Član 22. Imalac je dužan i poslije isteka roka iz stava 1. kupovinom. Arhivska građa predaje se popisana i u sređenom stanju. Član 21. Arhivska građa u svojini Republike Srpske koja se nalazi kod građansko – pravnog i fizičkog lica predaje sa nadležnom arhivu. Arhivska građa prikuplja se preuzimanjem. Član 20. po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Republike Srpske.Član 18. razmenom. Arhivska građa stručno se obrađuje primenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje Arhiv Republike Srpske. ovog člana može se skratiti ili produžiti sporazumom između imaoca i nadležnog organa. poklonom i zaveštanjem. Član 19. Arhiv Republike Srpske vrši kontrolu zaštićenost i evidentiranja registraturskog materijala i arhivske građe iz stava 1. ovog člana. a odnose se na poslove i zadatke narodne odbrane i civilne zaštite. Opštim aktom tih organa određuju se uslovi i način korišćenja arhivske građe. Član 23. ovog člana da čuva arhivsku građu dok je ne preuzme nadležni arhiv. sa pismenim mišljenjem njenog imaoca o načinu i uslovima korišćena te građe. ovog člana. Registraturski materijal i arhivska građa koji su nastali u radu imaoca. čuvaju se kod tih imalaca. Arhivska građa u svojini Republike Srpske koja se nalazi kod imaoca i stvaraoca predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka. Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Arhiv Republike Srpske.

Za potrebe naučne i stručne obrade Arhiv može građu iz prethodnog stava snimati i preduzimati druge mere zaštite. s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 50 godina od dana nastanka arhivske građe. ovog zakona 1 dužno je da arhivsku građu prijavi nadležnom arhivu i dostavi mu potrebne podatke za evidencije. korišćenja i uništenja registraturskog materijala i arhivske građe tih imalaca. Član 25. Arhivska građa od trajne vrednosti ne sme se uništiti i ako je kopirana. Postupak za upis u evidenciju iz stava 3. ovog člana može pokrenuti građanin. Član 27. Član 26. u Arhivu Republike Srpske. Pravo preče kupovine arhivske građe ima Arhiv Republike Srpske. za korišćenje pojedine arhivske građe. Arhivska građa može se koristiti za naučne. zainteresovani organ ili preduzeće i nadležni arhiv.određuju se uslovi i način čuvanja. poslovne i druge društvene potrebe u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i imaoci. Arhivska građa koja se koristi u svrhe iz stava 1. građansko – pravno lice. Arhiv je dužan da omogući korišćenje arhivske građe pod uslovima propisanim ovim zakonom i svojim opštim aktom. ovog zakona ima pravo da proda arhivsku građu koja je u privatnoj svojini. Izuzetno Vlada Republike Srpske može odrediti rokove duže od rokova utvrđenih u stavu 1. Arhivsku građu u privatnoj svojini građansko – pravno i fizičko lice ne može prodati niti na drugi način ustupiti stranom državljaninu. Kopija arhivske građe snimljena u arhivima Savezne Republike Jugoslavije i stranim arhivima čuva se. ovog člana“ . Arhiv Republike Srpske je dužan da korisnicima arhivske građe učini dostupnim uslove i način korišćenja te građe. Član 29. ovog člana. Član 28. kulturne. s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe. ovog člana mora biti u sređenom stanju. sređivanja. obrazovno – vaspitne. po pravilu. Ispravan tekst glasi: „iz stava 3. Arhiv vodi evidenciju arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građansko – pravnih lica za područje za koje je osnovan. Građansko – pravno i fizičko lice iz člana 3. 11 Lapsus calami. Član 30. Građansko – pravno i fizičko lice iz člana 3.

Pre osnivanja elaborata iz prethodnog stava. za njeno privremeno iznošenje u inostranstvo Arhiv Republike Srpske pribavlja saglasnost Ministarstva. Prava osnivača Arhiva Republike Srpske vrši Vlada Republike Srpske. Radnici Arhiva ne mogu za sebe niti za druga lica pribavljati arhivsku građu. osnivač je dužn pribaviti mišljenje Ministarstva. Arhivska građa može se. odnosno grad na čijoj se teritoriji osniva arhiv. Izuzetno može se osnovati opštinski ili gradski arhiv. smatraće se da ponuda nije prihvaćena. Član 31. . Ako u ovom roku imalac arhivske građe ne bude obavešten. Član 34. Arhiv Republike Srpske može sa drugim arhivima međusobno vršiti razmenu arhivske građe u svrhu popunjavanja svojih fondova i zbirki. Saglasnostima iz stava 1. Član 32. III – Arhiv Republike Srpske Član 33. Ukoliko Arhiv ne želi da otkupi ponuđenu arhivsku građu. ovog člana određuju se uslovi čuvanja i rok u kome se arhivska građa mora vratiti u zemlju. vlasnik arhivske građe može je nakon toga prodati drugom licu po ceni koja ne može biti niža od cene ponuđene arhivu. privremeno iznositi u inostranstvo u svrhu izlaganja. a osnivač je opština. Razmena originalne arhivske građe sa inostranstvom može se vršiti samo uz saglasnost Ministarstva. uz saglasnost Arhiva Republike Srpske. Osnivač opštinskog ili gradskog arhiva dužan je razmotriti elaborat o društvenoj opravdanosti osnivanja arhiva uz prethodno pribavljeno mišljenje Arhiva Republike Srpske.Imalac arhivske građe iz prethodnog člana koji namerava da tu građu proda dužan je da je ponudi nadležnom arhivu i da ga obavesti o uslovima prodaje. i 2. Arhiv je dužan da u roku od 60 dana obavesti imaoca arhivske građe da li prihvata ponudu. Član 35. ekspertize i slično. finansiranju arhiva i razvoju arhivske delatnosti na području osnivača. Pre osnivanja arhiva osnivač je dužan da razmotri i usvoji elaborat o društvenoj opravdanosti osnivanja arhiva. Kada se radi o arhivskoj građi od posebnog značaja za Republiku Srpsku. Osnivač je dužan da se stara o obezbeđenju uslova za rad arhiva. a nakon usvajanja elaborata pribaviti i saglasnost Arhiva Republike Srpske.

kupovanje i razmenu arhivske građe. . izdaju publikacije i stručne časopise o toj građi.objavljuju arhivsku građu. Član 37. . Arhivi obavljaju sledeće poslove: . čuvanje i obradu arhivske građe.obezbeđena odgovarajuća prostorija i oprema za smeštaj. odnosno obavljati arhivsku delatnost ako su pored opštih uslova ispunjeni i posebni uslovi i to: . . . građanskih pravnih i fizičkih lica. . simpozijume i druge oblike kulturno – obrazovne i naučnoistraživačke delatnosti. ustanova. . . .obezbeđen potreban broj stručnih radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivu. preduzeća. društvenih i političkih organizacija. izložbe. . . Zahtjev za utvrđivanje postojanja uslova za početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će području biti sedište arhiva. .vrše preuzimanje. .vrše istraživanje u svrhu kompletiranja arhivske građe.vrše stručno osposobljavanje imalaca registraturskog materijala i arhivske građe.pružaju stručnu pomoć imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i imaocima i stvaraocima arhivske građe.preduzimaju tehničke i tehnološke mere zaštite arhivske građe (kopiranje.izrađuju naučno – informativna sredstva o arhivskoj građi. restauraciju i sl. odnosno obavljati arhivsku delatnost kada Ministarsvo utvrdi da su ispunjeni uslovi iz prethodnog člana. .na zahtjev republičkih organa. .vode knjige ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke. .obezbeđena odgovarajuća arhivska građa.Arhiv se može osnovati i početi sa radom. udruženja građana.nalažu imaocu i stvaraocu registraturskog materijala i imaocu i stvaraocu arhivske građe da u određenom roku preduzmu mere za otklanjanje utvrđenih nedostataka i oštećenja na registraturskom materijalu i arhivskoj građi. Član 36. . izdaju uvjerenja i druge isprave o činjenicama koje seu sadržane u arhivskoj građi koju čuvaju u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku. Član 38. .vrše stručni nadzor nad čuvanjem i zaštitom registraturskog materijala i arhivske građe.vode evidenciju o imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i evidenciju o registraturskom materijalu i arhivskoj građi.vrše sručni nadzor nad odabiranjem arhivske građe iz registrataurskog materijala. Arhiv može početi sa radom.organizuju predavanja. konzervaciju.obezbeđeni tehničko – zaštitni uslovi za čuvanje arhivske građe.). . Bliže uslove iz prethodnog stava propisuje Ministarstvo.obezbeđena sredstva za osnivanje i početak rada.

Pored poslova iz člana 37. ovog zakona. i člana 40. čuva.bavi se naučnoistraživačkim radom iz oblasti arhivske delatnosti i objavljuje rezultate tog rada..vodi evidenciju o arhivima. kulturne i naučne svrhe. kao i za potrebe domaće filmske proizvodnje. izdaje se odgovarajuća legitimacija. Član 40.preuzima. . Arhiv Republike Srpske obavlja i matične poslove arhivske delatnosti za teritoriju Republike Srpske. Član 43. priprema informativno – analitičke materijale i predlaže mere za dalji razvoj i unapređivanje te delatnosti. .Stručnom radniku arhiva koji vrši stručni nadzor u smislu odredaba člana 37. 2. . umetničkog i naučnog značaja u obrazovne.prati i proučava stanje u arhivskoj delatnosti u Republici Srpskoj. do 8.vrši stručni nadzor nad radom arhiva i radi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivima. alineja 1.organizuje i koordinira razmenu stručnih iskustava i saradnju između Arhiva Republike Srpske i Saveza Republike Jugoslavije i međunarodnu arhivsku saradnju. Poslovi iz alineje 3 nisu poslovi stručnog nadzora . . U okviru svoje delatnosti. . alineja 1.mikrofilmuje arhivsku građu od posebnog značaja za Republiku Srpsku radi njene zaštite u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti. Član 41. 3 1. Član 39. U obavljanju matičnih poslova iz prethodnog stava Arhiv Republike Srpske: . ovog zakona. Arhiv Republike Srpske dužan je da omogući korišćenje filmova i drugog filmskog materijala iz prethodnog člana u obrazovne. kulturne i naučne svrhe. . Član 42. Arhiv Republike Srpske može se baviti i prikazivanjem filmova od istorijskog. Poslovi arhivske delatnosti od posebnog značaja za Republiku Srpsku koje obavlja Arhiv Republike Srpske su poslovi iz člana 37. . kulturnog i naučnog značaja. i 9. obrađuje i vrši zaštitu filmova i filmskog materijala od istorijskog. Obrazac legitimacije propisuje direktor Arhiva Republike Srpske. 11 Lapsus calami.izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva. umetničkog. arhivi se mogu baviti i naučnoistraživačkim radom u skladu sa ovim zakonom i propisima o naučnoistraživačkoj delatnosti.

Član 49. Član 46. odnosno gradskog arhiva imenuje osnivač na predlog Arhiva Republike Srpske. Sredstva za obavljanje redovne delatnosti Arhiva Republike Srpske obezbeđuju se u budžetu Republike Srpske. Organ koji donese akt o ukidanju arhiva dužan je preduzeti sve potrebne mere za zaštitu registraturskog materijala i arhivske građe tog arhiva. Za direktora Arhiva Republike Srpske može biti imenovano lice koje ima završen fakultet društvenog smera. Direktora opštinskog. Član 44. Dodatna sredstva Arhiv Republike Srpske može ostvarivati iz budžeta Republike Srpske na osnovu programa rada ili projektnih elaborata za naučnoistraživački rad. Osnivač može ukinuti arhiv ako ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ako ne ispunjava uslove propisane ovim zakonom. predložiće se osnivaču ukidanje arhiva. arhivisti. Član 48. viši arhivski tehničari. Radnici koji obavljaju stručne arhivske poslove kod imaoca i stvraoca arhivske građe dužni su da polažu stručni ispit u Arhivu Republike Srpske u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona. odrediće rok u kojem je osnivač dužan otkloniti utvrđene nedostatke. viši arhivisti i arhivski savetnici. Član 45. Član 47. kulturno – obrazovnu . a saglasnost na pravilnik daje osnivač. arhivski tehničari. Ukoliko nedostaci ne budu otklonjeni u određenom roku. najmanje 3 godine radnog iskustva i objavljene radove iz arhivistike ili srodnih disciplina.Stručne poslove u arhivima i Arhivu Republike Srpske obavljaju arhivski manipulanti. Direktora Arhiva Republike Srpske imenuje Vlada Republike Srpske. Kada Ministarstvo utvrdi da arhiv ne ispunjava uslove za rad koji su propisani. Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač. Pravilnikom se utvrđuju uslovi za imenovanje i razrešenje. Član 50.

stav 1.otpočne rad. ako: . stav 4. ako: . ne sređuju i ne čuvaju taj materijal (član 12. stav 5. .ne utvrde listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i ne pribave saglasnost nadležnog arhiva (član 12. .).otuđe registraturski materijal i arhivsku građu u svojini Republike građanskom pravnom i fizičkom licu (član 7. Novčanom kaznom od 1. stav 2. . ako: . alineja 3. alineja 4. alineja 2.delatnost i propagandnu arhivsku delatnost. Nadzor nad provođenjem ovog zakona i propisa donesenih za njegovo provođenje vrši Vlada Republike Srpske putem resornih ministarstava.ne vrše godišnje odabiranje arhivske građe (član 12. . alineja 1. Član 54. donatorstvom i iz drugih izvora u skladu sa zakonom. odnosno gradskog arhiva vrši Arhiv Republike Srpske i osnivač. ne omogući korišćenje arhivske građe pod uslovima propisanim ovim zakonom i svojim opštim aktom“ .ne vode evidenciju registraturskog materijala.). 11 Lapsus calami.). Član 53. Član 51. Novčanom kaznom od 1.500 KM do 15.000 KM kazniće se za prekršaj svi imaoci i stvaraoci arhivske građe i registraturskog materijala.000 KM do 10. Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice u arhivu.bez prethodne saglasnosti Ministarstva iznese u inostranstvo arhivsku građu od posebnog značaja za Republiku Srpsku (član 31. a da Ministarstvo nije utvrdilo da su ispunjeni uslovi za početak rada arhiva.ne učini dostupnim korisnicima arhivske građe uslove i način korišćenja te građe1 (član 25.000 KM kazniće se za prekršaj svi imaoci i stvaraoci arhivske građe i registraturskog materijala. odnosno obavlja arhivsku delatnost. . odnosno Arhivu Republike Srpske novčanom kaznom od 200 KM do 1. . Nadzor nad radom opštinskog. odnosno za vršenje arhivske delatnosti (član 35.ne donesu pravilnik o sistemu kancelarijskog poslovanja (član 12.). Ispravan tekst trebalo bi glasi:“1.). IV – Kaznene odredbe Član 52. stav 2.).). na čijem je području sedište arhiva. odnosno Arhiv Republike Srpske.vrši razmenu originalne arhivske građe sa inostranstvom bez odobrenja Ministarstva (član 32. kao i neposredno od korisnika usluga.).000 KM kazniće se za prekršaj arhiv. Novčanom kaznom od 200 KM do 10.).500 KM.

Član 55. alineja 5.500 KM. ako: . maja 1945.ne planiraju i ne provode mere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u slučaju vanrednih prilika.bez odobrenja Arhiva Republike Srpske privremeno iznesu u inostranstvo arhivsku građu. ne evidentiraju i ne održavaju arhivsku građu u bezbednom stanju (član 17. i 3. ovog zakona. stav 1.). . Član 58.ne dostave nadležnom arhivu potrebne podatke za evidencije koje arhiv vodi (član 12.000 KM kazniće se za prekršaj građansko – pravno lice. Imaoci i stvaraoci dužni su da registraturski materijal i arhivsku građu. iz člana 13. Arhiv Republike Srpske dužan je da uskladi svoju organizaciju.. . alineja 6. i 57. . alineja 43.). kazniće se i fizičko lice novčanom kaznom od 200 KM do 3.).). i član 17. Ispravan tekst trebalo di da glasi: „Za prekršaje iz stava 1.ne čuvaju. odnosno poslovanje sa odredbama ovog zakona.000 KM. odnosno u određenom roku tu građu ne vrate u zemlju (član 31.ne ponudi arhivu arhivsku građu koju namerava da proda (član 30. i član 17. Ispravno je „4“ 33 Lapsus calami. stav 1. .).u utvrđenom roku ne predaju nadležnom arhivu registraturski materijal i arhivsku građu koji su nastali do 15. Za prekršaj iz člana 551. Ispravno je „3“ 11 Lapsus calami. kao i stručnu obradu i kopiranje ove građe (član 17. Novčanom kaznom od 200 KM do 15.ne omoguće nadležnom arhivu pregled arhivske građe i preduzimanje mera zaštite arhivske građe. ne sređuju.godine (član 13. ovog člana“ . rata i neposredne ratne opasnosti (član 12. alineja 32.).000 KM.).ne prijavi nadležnom arhivu arhivsku građu i ne dostavi mu potrebne podatke za evidenciju (član 27. Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice imaoca ili stvaraoca novčanom kaznom od 200 KM do 1. 22 Lapsus calami.).proda arhivsku građu u privatnoj svojini stranom državljaninu (član 28. u roku od jedne godine od dana njegovog stupanja na snagu. Za prekršaj iz prethodnog stava kazniće se i odgovorno lice u građanskom pravnom licu novčanom kaznom od 500 KM do 3. . . alineja 1. alineja 2.). predaju nadležnom arhivu. V – Prelazne i završne odredbe Član 56. Član 57. . stav 1. u roku od jedne godine od dana stupanja na snagu ovog zakona.

Ovaj zakon Republike Srpske“. Član 60. u roku iz prethodnog stava. broj 41/88). stav 2. ovog zakona primenjivaće se: . . Član 59. u roku od jedne godine od dana stupanja na snagu ovog zakona. ovog zakona. broj 21/87).Ministarstvo nauke i kulture doneće propis iz člana 16. broj 37/88). kao i odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala („Službeni list SR BiH“.Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva („Službeni list SR BiH“. broj 41/88). stav 2. i člana 35.Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva („Službeni list SR BiH“. Stupanjem na snagu ovog zakona prestaje da se primenjuje Zakon o arhivskoj delatnosti („Službeni list SR BiH“. . i člana 35. stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku STRUČNA OBJAŠNJENJA UZ ZAKON O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI REPUBLIKE SRPSKE . i 22. Ministar nauke i kulture doneće propise iz člana 22. Do donošenja propisa iz člana 16. Član 61.Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. ovog zakona.

muzej.4 Zakonom je obezbijeđeno jedinstvo sistema zaštite pokretnih i nepokretnih kulturnih dobara. to je lex specialis kada su u pitanju nepokretna .godine Ministarstvo nauke i kulture Republike Srpske pokrenulo je inicijativu za donošenje novog zakona o arhivskoj djelatnosti. Drugim riječima. arhiv. za tim nema ni potrebe. a na bazi razgraničenja nadležnosti izvršene Zakonom o kulturnim dobrima. Republički zavod za zaštitu kulturno – istorijskog i prirodnog nasljeđa i Arhiv Republke Srpske osnivaju se kao republičke upravne organizacije. podjela ovlašćenja između ustanova zaštite. kinoteka i biblioteka kao javne ustanove u oblasti kulture . kinoteka i biblioteka. ali ne i u djelatnosti zaštite nepokretnih dobara.“2 Zakonom o kulturnim dobrima uređen je sistem zaštite i korišćenja svih kulturnih dobara i utvrđeni uslovi za obavljanje djelatnosti njihove zaštite. legi speciali). Riječ je o nekritički preuzetom zakonu Republike Srpske iz kojeg su izuzete odredbe o zaštiti prirodnih dobara. s tim u vezi. „Zaštita i korišćenje kulturnih dobara ostvaruju se obavljanjem delatnosti zaštite kulturnih dobra. Djelatnost zaštite kulturnih dobara vrše zavod za zaštitu spomenika kulture.3 Za arhivskku djelatnost od posebnog značaja razgraničenje arhivske građe od ostalih pokretnih kulturnih dobara. Uvod Donošenjem Zakona o kulturnim dobrima 1 Republike Srpske započela je izgradnju sopstvenog sistema zaštite kulturnih dobara. Zakona o kulturnim dobrima 33 Isto. Na toj osnovi doneseni su zakoni u svim djelatnostima zaštite pokretnih kulturnih dobara (dakle. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 11/95 22 Član 9. Sredinom 1998. Zakonom je izvršeno razgraničenje kulturnih dobara i. a lex generalis kada su u pitanju pokretna kulturna dobra! Zakon je prihvatio univerzalne principe zaštite kulturnih dobara. galerija likovnih i primijenjenih umjetnosti. U ovaj posao aktivno je bio uključen i Arhiv. Iz naziva Zakona i predmeta njegove zaštite može se zaključiti da bi to koncepcijski trebalo da bude zakon opšteg tipa (lex generalis).ovaj koncept nedosljedno je proveden. upravnopravnim merama i drugim merama propisanim ovim zakonom. stav 4.(autor: Zoran Mačkić) 1. a definisani su i prava i obaveze države u odnosu na zaštitu kulturnih dobara i ustanova zaštite. kao i podjednak zakonski položaj svih kulturnih dobara i centralnih ustanova zaštite. Zbog toga se u praktičnoj provedbi Zakona javljaju najrazličitije poteškoće. Zakon nije ispuni očekivanja ni ustanova zaštite ni stručnih radnika. član 11 44 Isto. galerije. a muzeji. Međutim. Republika Srpska počela je da donosi specijalne zakone u oblasti zaštite kulturnih dobara. Usvojeni principi potom su detaljnije razrađeni u zakonskim i podzakonskim propisima. Uvodne napomene U skladu sa pomenutim razgraničenjem. člana 3. 55 Prema članu 64. kao i memara koje se utvrde na osnovu ovog zakona. Uostalom.5 Sljedeći korak u izgradnji sistema zaštite predstavljalo je donošenje specijalnih zakona u oblasti zaštite kulturnih dobara.

sistem valorizacije) jasno odvaja arhivsku od ostalih kulturnih djelatnosti. odnosno 14. Stupanjem na snagu Zakona prestao je da se primjenjuje preuzeti Zakon o arhivskoj djelatnosti1.godine. Arhivska građa i registraturski materijal nastaju djelovanjem pravnih i fizičkih lica 2. Zakona o ministarstvima 4 i potvrđen status republičke upravne organizacije. Zakona.. Stupio ne na snagu osmog dana od dana objavljivanja. a članom 40. Ovaj princip. broj 70/02 . otklanja nedoumice oko razgraničenja pojmova arhivske građe i registraturskog materijala i omogućava razlikovanje konvencionalnog i nekonvencionalnog zapisa. decembra 1999. Ovaj je pristup značajan sa aspekta razlikovanja pojmova javne i privatne arhivske građe. člana 8. Ispravke Zakona objavljene su u „Službenom glasniku Republike Srpske“ broj 9/00. 11 „Službeni list SRBiH“ broj 21/87 22 Član 7. Predmet (objekat) zaštite Predmet zaštite ovog zakona su arhivska građa i registraturni materijal. Usvojena definicija omogućava distinkciju od ostalih pokretnih kulturnih dobara. temeljit i precizan zakon. član 10. a arhivske građe u članu 3. Arhivu priznat. To je razlog što je stavom 2. Zakona o arhivskoj djelatnosti 33 Isto. Princip obaveznosti zahtijeva uključenje arhivske djelatnosti u sistem obavezne dokumentacione djelatnosti države. intencija je bila da se donese sveobuhvatan. uz još neke specifičnosti (obavezan transfer javne arhivske građe. integritet dokumenta i sistem dokumentovanja. Zakon o arhivskoj djelatnosti objavljen je u „Službenom glasniku Republike Srpske“ broj 35/99. odnosno obaveza arhiva u pogledu njihove akvizicije. Definiciju registraturskog materijala nalazimo u članu 2. 44 „Službeni glasnik Republike Srpske“. Obaveznost obavljanja i organizovanja arhivske djelatnosti „Arhivska djelatnost obavezno se obavlja i organizuje na celoj teritoriji Republike Srpske“3.Budući da entiteti prema Dejtonskom sporazumu imaju potpunu samostalnost u oblasti kulture.

77 Isto.). 1111 Isto. utvrđivanje liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. bez obzira na to da li je građa nastala u njihovom radu ili se kod njih nalazi po nekom drugom pravnom osnovu. stav 2. člana 12. i alineja 5.. Zakona o arhivskoj djelatnosti 33 Isto. i alineja 1. Zvorniku. člana 12. 88 Isto. To je nova obaveza koja omogućava Arhivu da utiče na pravilno i uredno odlaganje tekućih spisa. 11 Područna jedinica u Srpskom Sarajevu nije stavljena u funkciju 22 Alineja 1. stavovi 1. . dostavljanje potrebnih podataka za evidenciju koje vodi Arhiv7. i 21. 1010 Isto. a od velike je pomoći i prilikom kasnijeg sređivanja i obrade građe u Arhivu. za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe.4 odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala 5. planiranje i provođenje mjera zaštite u slučaju vanrednih prilika. člana 12. stav 3. člana 41.Realizujući ovaj princip Arhiv je Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta ustanovio arhivsku mrežu koju čine Sjedište u Banjaluci i područne jedinice u Doboju. i samog Arhiva. 14. člana 17. rata ili neposredne ratne opasnosti 6. člana 4. Ovo su opšte obaveze svih imalaca. 99 Isto. i 3. stav 1. članovi 13. evidentiranje. člana 17. Obaveze imalaca i stvaralaca detaljno su razrađene u podzakonskim i provedbenim propisima. člana 12. 44 Isto. alineja 2. člana 17. Posebno valja ukazati na odredbu koja obavezuje imaoce i stvaraoce registraturskog materijala da donesu opšte akte o sistemu kancelarijskog poslovanja (alineja 1. alineja 5. člana 12. alineja 4. Srpskom Sarajevu1 i Trebinju. člana 27. i stav 1. 55 Isto. Posebnu zaštitu uživa i registraturski materijal iz kojeg je odabrana arhivska građa12. planiranje i provođenje fizičko – tehničkih mjera zaštite8. člana 24. alineja 6. člana 4. Obaveznost stvaralaca i imalaca Zakon detaljno razrađuje prava i dužnosti stvaralaca i imalaca arhivske građe i registraturskog materijala. alineja 7. Zakon utvrđuje dužnosti stvaralaca i imalaca arhivske građe i registraturskog materijala: donošenje opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja 2. člana 12. i 8. člana 17. Pod imaocima se podrazumijevaju vlasnici i posjednici arhivske građe i registraturskog materijala. predaju građe nadležnom arhivu9. i alineja 1. 66 Isto. člana 12. sređivanje i čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe3. stav 2. Svrha zaštite Arhivska građa ima značaj za istoriju i druge naučne oblasti. 1212 Isto. člana 4. davanje na korišćenje građe10.. Srbinju /Foči.i 3. člana 12. član 25. i alineja 4. a pod stvaraocima pravna i fizička lica čijim su djelovanjem ovi nastali. alineja 3. Arhivska građa je dobro kulturno – istorijskog nasljeđa i uživa posebnu zaštitu 11. dakle.

i alineje 1. Imaoci su dužni da obezbijede odgovarajuće prostorije. Zakona o arhivskoj djelatnosti 55 Isto. člana 12. imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe4 i arhivske građe koja je u svojini građana i građansko – pravnih lica5. člana 37. Zakona o kulturnim dobrima i alineja 3. Stručne ispite oni polažu na način predviđen odredbom člana 62. opremu i kadar za sprovođenje mjera čuvanja i zaštite registraturskog materijala i arhivske građe7. Princip inventarizacije1 Ovaj je princip preduslov za identifikaciju arhivske građe i za preduzimanje mjera njene zaštite. Obaveze imalaca u pogledu dostavljanja podataka regulisane su odredbama alineje 6. 11 Alinejom 2. . Zaštita se provodi u skladu sa Zakonom. viši arhivski tehničari.Načela zaštite arhivske građe i registraturskog materijala Zakon je prihvatio i razradio univerzalne principe zaštite arhivske građe. S tim u vezi. dok je pomenutim privilnikom razrađena i odredba tačke 2. člana 17. i alinejom 1. to su i principi koji održavaju sve specifičnosti arhivske građe. stava 1. člana 37. uništenja ili nestajanja.ova obaveza imalaca uglavnom se svodi na dostavljanje prepisa arhivske knjige. člana 12. Arhivska građa evidentira se po jedinstvenoj metodologiji koju utvrđuje Arhiv Republike Srpske2. U praksi. arhivisti. i 3. Zakona o kulturnim dobrima. kojom su sopstvenici obavezani da ustanovu zaštite obavještavaju o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa kulturnim dobrom. člana 17. člana 12. Prikupljanje ostalih podataka uglavnom je rezultat napora arhivskih radnika. Zakona o kulturnim dobrima. Zakona o arhivskoj djelatnosti propisano je obavezno vođenje evidencije kod imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe 22 Član 18 33 Član 55. Zakona o arhivskoj djelatnosti 88 Član 43. Zakona o arhivskoj djelatnosti 44 Alineja 3. Pravilnikom o čuvanju i zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva6 i opštim aktima imalaca. Princip materijalne zaštite Dosljedna primjena ovog principa osigurava arhivsku građu od oštećenja. viši arhivisti i arhivski savjetnici8. Arhiv je donio Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske. stav 3. Stručne poslove u arhivima vrše arhivski manipulanti. člana 32. Arhiv vodi evidencije arhivske građe i registraturskog materijala (centralni registar) 3. i alineje 5. Pored opštih principa proklamovanih Zakonom o kulturnim dobrima. člana 27. Zakona. člana 17. arhivski tehničari. 66 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 31/00 77 Alineja 7.

broj 31/00) 44 Alineja 5. Odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala vrši se uz stručni nadzor Arhiva Republike Srpske7. Imaoci su obavezni i da planiraju i provode preventivne mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe u slučaju vanrednih prilika. Međutim. Princip nedjeljivosti (provenijencije) „Registarki materijal i arhivska građa. Haške konvencije. broj 31/00 77 Alineja 2. član 6. Ogroman porast broja konvencionalnih dokumenata u savremenoj administraciji i razvoj novih tipova dokumenata silno otežavaju izvršavanje ovog zadatka. Postupak odabiranja pobliže je uređen Pravilnikom o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala6.“8 Princip nedjeljivosti u arhivistici ima poseban značaj (u postupku stručne obrade. Zakona o arhivskoj djelatnosti 55 Alineja 8. Princip počiva na funkcionalnoj i teritorijalnoj nadležnosti stvaraoca. Ova je obaveza ustanovljena i Zakonom o kulturnim dobrima i Zakonom o civilnoj zaštiti. Zakona o arhivskoj djelatnosti 88 Isto. prometa građom itd. 66 „Službeni glasnik Republike Srpske“. Ovo je krajnje delikatan zadatak arhiva. Pravilnika o čuvanju i zaštiti arhivske građe i materijala van arhiva („Službeni glasnik Republike Srpske“.S tim u vezi. Zakon o arhivskoj djelatnosti ne razrađuje detaljnije ovaj princip jer smo ga tretirali kao prevashodno stručno pitanje i problem. Ovo pitanje nije razređeno ni u Zakonu o kulturnim dobrima. člana 12. nastali u radu jednog od njihovih imalaca.). člana 37. broj 16/02 i 62/02 22 „Službeni glasnik Republike Srpske“. valja ukazati na aktuelan problem kolizije ove odredbe sa Zakonom o administrativnoj službi ukazati na aktuelan problem kolizije ove uredbe sa Zakonom o administrativnoj službi u upravi Republike Srpske1 i Uredbom o stručnom ispitu za rad u upravi Republike Srpske2. Podsjetimo se ovom prilikom i odredbe člana 3. člana 12. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“. kojom se države obavezuju da još za vrijeme mira pripreme čuvanje kulturnih dobara od predviđenih posljedica oružanog sukoba. razmjene i restitucije građe. Radnici koji obavljaju stručne arhivske poslove kod imalaca i stvaralaca arhivske građe u obavezi su da polože stručni ispit u Arhivu Republike Srpske 3. i alineja 4. i 15. broj 1/03 33 Član 44. člana 17. ovo je u djelatnosti zaštite kulturnih dobara jedini primjer zakonskog definisanja ove značajne obaveze. Princip normiranog odabiranja arhivske građe Imaoci su dužni da vrše redovno godišnje odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala5. Zakona o arhivskoj djelatnosti i članovi 14. redovno godišnje odabiranje arhivske građe vrši minimalan broj imalaca (150 – 200). rata ili neposredne ratne opasnosti. Unatoč svakodnevnim naporima arhivskih radnika. uz primjenu opštih propisa o tim mjerama na arhivsku građu 4. čine cjelinu i ne mogu se dijeliti. registraturskog . Ispit se polaže u skladu sa odredbama Pravilnika o stručnim ispitima za radnike na poslovima zaštite arhivske građe van Arhiva.

Bez obzira na zakonsku odredbu. Princip obavezne predaje arhivske građe nadležnom arhivu Krajnja svrha zaštite arhivske građe ostvaruje se predajom građe arhivu. valorizuje i kategoriše. . Građa nastala u radu organa odbrane i organa unutrašnjih poslova čuva se kod njih do roka koji sami utvrde svojim opštim aktima5. Odabiranje arhivske građe. Ovaj se postupak samo u rijetkim slučajevima reguliše propisima. stav 1. Arhiv vrši kategorizaciju imalaca kojom se opredjeljuju prioriteti u postupku akvizicije. Tako se obezbjeđuje racionalnost njenog čuvanja i korišćenja. Nije poznato da li su ovi opšti akti doneseni. člana 33. kadrovske i druge mogućnosti uticale su na izvjesna odstupanja od ovog principa. sređuje i obrađuje i daje na korišćenje. Zakona o kulturnim dobrima 22 Stav 4. Zakona. člana 24. Zakon posebno utvrđuje obaveznu predaju arhivske građe i registraturske građe nastale do 15. člana 24. obavezno se predaje nadležnom arhivu. Osnovni razlog za to leži u slaboj sačuvanosti građe iz ovog perioda. članovi 13. njena stručna obrada i sređivanje. Zakona o arhivskoj djelatnosti 99 Isto. i 57.. Produžavanje roka čuvanja arhivske građe moguće je samo na osnovu sporazuma između imaoca i nadležnog arhiva4. Tu se ona definitivno smješta. U svakom slučaju. člana 21. člana 7. U skladu sa odredbom člana 3. Zakona o arhivskoj djelatnosti 55 Isto. registraturski materijal može da se dijeli. člana 7. Ovoj obavezi podliježe i građa nastala u vršenju javnih ovlašćenja i ranijih ovlašćenja u vjerskim organizacijama2. rok koji bi eventuralno bio duži od maksimalnog roka dostupnosti ove građe (50 godina). Rok za predaju arhivske građe Arhivu je 30 godina po njenom nastanku 8. slobodan i jednak pristup građi. Ovi organi opštim aktima utvrđuju rok za predaju građe Arhivu9. odnosno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala iz ovog perioda obavlja se isključivo u Arhivu Republike Srpske7. 66 Isto. maja 1945.godine6. člana 21. smatramo neprimjerenim.. nastala u radu stvaralaca iz stavova 1. a saglasnost Arhiva gotovo da se i ne traži. Ipak. 14. Izuzetak od ovog opšteg pravila predstavlja građa nastala u radu organa narodne odbrane i organa unutrašnjih poslova. Obavezna predaja javne arhivske građe utvrđena je članovima 13.Pomenuti zakon samo navodi da „sopstvenik ne smije da rasparčava zbirke. Ograničene smještajne. U praksi se to čini prilikom organizacionih promjena kod stvaraoca. 11 Tačka 3. prenošenja ovlašćenja ili dijela ovlašćenja na druge organe itd. i 3. broj 31/00 44 Stav 2. valorizacija itd. Zakona o arhivskoj djelatnosti 33 „Službeni glasnik Republike Srpske“. i 57. štiti i trajno čuva. 77 Član 12. kolekcije i fondove kulturnih dobara bez utvrđenih uslova i saglasnosti“ 1. 21. Pravilnika o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala 88 Stav 1. stav 1. Pravilnika o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske 3. preuzimanju nadležnosti drugih organa. ova odredba Zakona o kulturnim dobrima principu daje karakter univerzalnosti. Javna arhivska građa. Zakona. Zakon se poznaje izuzetke u pogledu primjene principa obavezne predaje arhivske građe nadležnom arhivu.

Međutim. Potpuno je izostala pomoć Arhivu na obezbjeđenju skladišnog prostora.. obavezna predaja arhivske građe. Odredbom stava 1. Ocjena Arhiva obavezuje sve imaoce i stvaraoce. i 3. sasvim je ograničena smještajnim mogućnostima Arhiva. člana 40. Zakona. član 14. Obavezna predaja javne arhivske građe utvrđena je članovima 13. člana 41. i 27. član 11. 25. 33 Isto. Zbog toga Arhiv i ne preuzima građu „živih“ registratura. i 17. Zakona.. a obaveza davanja građe na korišćenje članovima 4. kvalifikovano i konačno ocjenjuje da li je u konkretnom slučaju riječ o arhivskoj građi ili registraturskom materijalu. stav 3. alineja 2.. 21. . stav 2. 14. 22 Isto. uništenja i nestajanja. 11 Isto. i 57.. stava 2. Princip obavezne zaštite registraturskog materijala Imaoci su dužni da registraturski materijal (građu u nastajanju) čuvaju od oštećenja. Arhivska građa stručno se obrađuje primjenom jedinstvenog načina obrade koju utvrđuje Arhiv Republike Srpske4. Arhiv ujedno izrađuje metodska uputstva i normative za stručne poslove arhiva5. člana 17. Princip valorizacije i kategorizacije Primjena ovog principa omogućava identifikaciju predmeta zaštite i ukazuje na prioritet u provođenju mjera zaštite. i alineja 1. Princip sređenosti registraturskog materijala i arhivske građe Imaoci i stvaraoci dužni su da sređuju arhivsku građu i registraturski materijal koji je nastao u njihovom radu ili se kod njih nalazi po nekom drugom osnovu3. stav 1. Princip definisanja obaveza imalaca i stvaralaca Obaveze imalaca i stvaralaca arhivske građe i registraturskog materijala definisane su odredbama članova 12. a već dugo ni građu imalaca koji prestaju sa radom1. odnosno obaveza Arhiva da ovu preuzme. 44 Član 23 55 Alineja 6. Arhiv je obavezan da omogući korišćenje filmova i drugog filmskog materijala. sve dok se iz njega ne odabere arhivska građa2. člana 12. Obaveze imalaca detaljnije su razrađene u četiri podzakonska propisa. 24. Jedino Arhiv Republike Srpske meritorno. ali i bilo kakvi oblici saradnje sa nadležnim sudskim i upravnim organima u slučajevima prestanka sa radom pravnih lica.

stav 1. Zakon poštuje pravo privatne svojine. nije urađeno gotovo ništa. koji bi trebalo da sistemski uveže pojedinačne sisteme2. člana 7. Pravni režim vlasništva Zakon je utvrdio specifičan pravni režim vlasništva nad arhivskom građom i registraturskim materijalom. a sada više ne postoje i ne rade 4. Sva predviđena ograničenja u funkciji su sprovođenja sistema univerzalne zaštite arhivske građe i očuvanja integralnosti kulturnog blaga Republike Srpske. nepostojanje informatičkih standarda i pojedinačni. građanskopravnih i fizičkih lica su privatna svojina. 11 Tačka 5. 66 Isto. preduzeća. Zakona o kulturnim dobrima 22 Zakon o informacionom sistemu Republike Srpske („Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 39/98) 33 Isto. stav 3. 88 Član 28. Građa se ne može prodati niti na drugi način ustupiti stranom državljaninu 8. a nalaze se pod kontrolom i zaštitom Republike Srpske7. stav 5. Zakona o arhivskoj djelatnosti 99 Član 29. ustanova. odnosno Ministarstva nauke i kulture10. ekspertize i slično. zatim građa svi imalaca i stvaralaca koji su postojali i radili na teritoriji Republike Srpske. ali nameće i brojna ograničenja prilikom raspolaganja građom u privatnoj svojini. Takođe su predviđena i ograničenja prilikom privremenog iznošenja građe u inostranstvo u svrhu izlaganja. ali i činjenica da do danas nije ustrojen jedinstven informacioni sistem Republike Srpske. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu privatnih preduzeća. U praksi. u skoroj budućnosti staviće arhive u nezavidan položaj. po ovom pitanju. u kom slučaju je potrebno pribaviti saglasnost Arhiva Republike Srpske. društvenih i političkih organizacija i udruženja građana 3. U pogledu prava i obaveza imalaca građe u privatnoj svojini u potpunosti je moguće primjenjivati odredbe članova 30 – 37 Zakona o kulturnim dobrima. člana 68. Specifičan vid ograničenja predstavlja i pravo Arhiva na prvokup9. kao i građa nastala vršenjem ranijih javnih ovlaščenja i ovlašćenja u vjerskim organizacijama 5. i 30. Neplanska nabavka hardvera i softvera. Registraturski materijal i arhivska građa nastali u radu republičkih organa.Princip jedinstveog kompjuterskog informacionog sistema Zakonskom odredbom utvrđeno je da centralne ustanove zaštite „obrazuju i vode kompjuterske informacione centre pokretnih kulturnih dobara“1. stav 2. Glavni razlog tome su nedostatak kadrova i opreme. 77 Isto. uglavnom neuspješni pokušaji ustrojavanja sistema elektronskog poslovanja kod stvaralaca. Zakona o arhivskoj djelatnosti 44 Isto. člana 7. člana 7. člana 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti 1010 Član 31. svojina su Republike Srpske. Registraturski materijal i arhivska građa u svojini Republike Srpske ne mogu se ni pod kojim uslovima otuđiti građanskopravnom ili fizičkom licu6. 55 Isto. člana 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti . stav 4.

člana 24. Stavom 3. člana 25 66 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 20/01 . Ovo je neprecizna odredba.U vezi sa ovlašćenjima za davanje saglasnosti ukazujemo i na koliziju ove odredbe sa tačkom 11. Davenje građe na korišćenje je opšta obaveza imalaca. ne može sa sigurnošću zaključiti ko je nadležan da ga utvrdi. 33 Stav 3. Građa se može koristiti u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i imaoci. 11 Stav 3. člana 4. člana 67. Zakona o kulturnim dobrima i člana 29. I Republika Srpska donijela je Zakon o slobodi pristupa informacijama 6 kojim su propisani uslovi pod kojima građani mogu da izvrše uvid u dokumente. člana 93. i stava 2. s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od njenog nastanka2. Arhiv Republike Srpske donio je Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda. obavezama korisnika u pogledu čuvanja dokumentacije. Ovaj se rok može produžiti odlukom Vlade Republike Srpske. 22 Stav 1. Zakona o ministarstvima. Nije sasvim jasan rok za dostupnost građe nastale u radu Ministarstva odbrane i Ministarstva unutrašnjih poslova. člana 24. Ne vidi se razlog za sporazumno utvrđivanje roka za dostupnost građe ukoliko je ova od svog nastanka imala javni karakter i značaj. Ovim aktom trebalo bi da se regulišu pravila o iznošenju građe van službenih prostorija. Smatramo neophodnim donošenje zakona o zaštiti ličnih podataka jer eventualne nedoumice i voluntarizam u ovoj oblasti mogu da imaju negativne reperkusije po arhiv. člana 25 55 Stav 2. Zahjevi javnosti doveli su u veliko broju zemalja do donošenja zakona o slobodi pristupa podacima. utvrđena je obaveza imalaca da opštim aktom odrede način korišćenja građe koja se odnosi na poslove i zadatke odbrane i civilne zaštite. člana 25. što je i krajnja svrha njenog čuvanja i zaštite. člana 25 44 Stavovi 4. Posebno je utvrđena obaveza Arhiva da utvrdi uslove i način korišćenja arhivske građe i da sa istim upozna korisnike4. Korišćenje arhivske građe uređuje se opštim aktom imaoca. Pitanje zaštite interesa pojedinaca i grupa na koje se odnose podaci samo je načelno riješeno pomenutim zakonom. načinu izdavanja i sadržaju uvjerenja koja se izdaju na osnovu činjenica sadržanih u arhivskoj građi itd. dakle i rok dostupnosti. odnosno dobiju informaciju od javnih organa. i stava 3. On osigurava korišćenje arhivske građe. Princip dostupnosti arhivske građe Princip dostupnosti arhivske građe1 zapravo je i najznačajniji princip. Građa koja se daje na korišćenje mora da bude u sređenom stanju5. Ovi su organi dužni da svojim opštim aktom odrede uslove i način korišćenja građe. i 5. ali se iz odredaba stava 1. davanju na korišćenje građe za zahtjev nadležnih državnih organa. s tim da ne može biti duži od 50 godina po nastanku građe3. člana 25.

prašine.PRAVILNIK O ČUVANJU I ZAŠTITI ARHIVSKE GRAĐE I REGISTRATURSKOG MATERIJALA VAN ARHIVA1 Osnovne odredbe Član 1. Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da arhivsku građu i registraturski materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje Arhivu Republike Srpske. 1-4. uništenja i nestajanja. svetlosti. Uslovi čuvanja. Član 3. mikroorganizama.prostorija i opreme. Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju mikroklimatske. hemijsko – biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala od štetnog delovanja temperature. Pod imaocima arhivske građe i registraturskog materijala podrazumevaju se imaoci u smislu člana 7. Pod sređenim stanjem podrazumeva se poredak arhivske građe i registraturskog materijala predviđenim propisima ili opštim aktima o sistemu kancelarijskog poslovanja imalaca. Pod bezbednim stanjem podrazumeva se čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala od oštećenja. zračenja.mikroklimatskih. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 31/00 . Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja i zaštite i druge obaveze imalaca arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva. st. . Član 5. prostorije i oprema Član 4. Član 2. vlage.stručnog kadra. glodara i fizičkih oštećenja. Zakona o arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Zakon). hemijsko – bioloških i fizičkih uslova čuvanja. a naročito obezbeđenje: . . insekata.

Član 8. Član 9.koje su suve i zračne. ne smeju se koristiti sredstva ni postupci koji mogu biti štetni po arhivsku građu i registraturski materijal (upotreba otvorenog plamena. Pod arhivskim prostorijama podrazumevaju se pisarnica i arhivski depo. diskovi i dr. Član 6. . odnosno da u arhivskim prostorijama koriste tzv. korišćenje agresivnih hemijskih sredstava i zapaljivih materijala. Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su da osiguraju odgovarajuće prostorije za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala. dezinsekciju i deratizaciju prostorija za smeštaj arhivske građe i registraturskog materijala. preterano vlaženje i sl.Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i registraturski materijal su vrednosti temperature vazduha od 10 do 15 °C i relativne vlažnosti vazduha od 50 do 60 %. plinskih i elektro instalacija i uređaja centralnog grejanja bez odgovarajuće zaštite. Imaoci su dužni da redovno vrše dezinfekciju. Prilikom čuvanja materijala iz prethodnog stava ovog člana imaoci su dužni da se pridržavaju mera i uputstava koje je propisao proizvođač. mikroforme. . kanalizacionih. U slučaju izvođenja građevinskih zanatskih i drugih radova u arhivskim prostorijama. Imaoci su dužni da arhivsku građu i registraturski materijal zaštite od direktnog delovanja sunčevog svetla.koje su udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako zapaljive materije. Član 10. filmske trake.u kojima nema vodovodnih. Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti najduže do isteka naredne godine godine od dana kada su akti i predmeti rešeni.) su vrednosti temperature vazduha od 10 od 15 °C i relativne vlažnosti vazduha od 55%. uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih voda. Mikroklimatski uslovi za čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala na nekonvencionalnim nosačima podataka (magnetni zapisi. Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti posle isteka roka iz prethodnog stava. Član 7. . hladne izvore svetlosti.). Pod odgovarajućim prostorijama podrazumevaju s prostorije: . kao i u slučaju njihovog čišćenja.

Prostorije u kojima se čuvaju arhivska građa i registraturski materijal moraju biti snabdevene dovoljnim brojem vatrogasnih aparata za suvo gašenje požara. kase ili kontejnere. Pristup u arhivske prostorije omogućava se samo zaduženim radnicima i ovlašćenim licima. Opšti akti o sistemu kancelarijskog poslovanja Član 16. kao i za predaju arhivske građe nadležnom arhivu. Član 12. Arhivska građa i registraturski materijal smeštaju se u odgovarajuće registraturske jedinice čuvanja i odlažu se na stalaže. higrometri. Stručni radnici Član 14. Stručni radnik je lice osposobljeno za obezbeđenje fizičko – tehničke zaštite. Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit u Arhivu Republike Srpske. kase i kontejneri su od metala ili drugog materijala otpornog na vatru i vodu. termometri. za odabiranje arhivske građe i izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi čuvanja.način i rokovi predaje akata i predmeta u arhivu.rokovima u kojima će se vršiti izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi . ormari.interna dostava predmeta. stalaže. u ormare. Stalaže. . Član 13.način vođenja kancelarijskog poslovanja i odlaganja svršenih akata i predmeta. sređivanja i popisa arhivske građe i registraturskog materijala. registratori i kutije ( u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja). vatrogasni aparat za suvo gašenje požara i drugi uređaji za kontrolu i održavanje uslova za smeštaj i čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala. ormari. . Donja polica stalaže mora od poda prostorije biti udaljena najmanje 15 cm. kase i kontejneri. Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala obezbeđuju arhivsku opremu pod kojom se podrazumevaju: fascikle. . Član 11. Član 15. Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala donose opšte akte o sistemu svog kancelarijskog poslovanja kojima se naročito uređuju sledeća pitanja: .

Stupanjem na snagu ovog privilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe.predaja arhivske građe nadležnom arhivu.čuvanja. Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“. . broj 41/88). Sastavni i obavezni deo opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja je lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja na čiju primenu daje saglasnost Arhiv Republike Srpske. . kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala („Službeni list SR BiH“. Prelazne i završne odredbe Član 17. Član 18.

-15. 3.. Obaveze imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe u vezi sa provođenjem mjera zaštite načelno su utvrđene odredbama člana 11. člana 17. sređivanja i evidentiranja arhivske građe i registraturskog materijala u registraturi. Uslovi i način čuvanja. Članom 3. Zakona o arhivskoj djelatnosti. i 8. uputstva) o kancelarijskom poslovanju utvrđena je odredbom alineja 1. člana 24. Obaveze donošenja opšteg akta (pravilnika. Materija regulisana Pravilnikom sadržajno je razvrstana u pet poglavlja. Stavom 2. i 4. I pored naglašenog značaja koji ima uređen sistem kancelarijskog poslovanja (zaštita vjerodostojnosti akta sve dok se on nalazi kod stvaraoca).. broj 41/88).. precizirani su termini sređenosti i bezbjednosti građe.) posvećeno je obavezama imalaca u vezi sa obezbjeđenjem fizičko – tehničkih (mikroklimatskih. Zakona). te u preduzećima. Stupanjem na snagu Pravilnika prestao je da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe.). 7. alineja 2.) propisani su stručni uslovi za obavljanje poslova zaštite. Drugo poglavlje (članovi 4. člana 16.STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PRAVILNIK O ČUVANJU I ZAŠTITI ARHIVSKE GRAĐE I REGISTRATURSKOG MATERIJALA VAN ARHIVA (autor: Zoran Mačkić) Pravni osnov za donošenje Pravilnika o čuvanju i zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva nalazimo u odredbi člana 16. i alineja 1. te stručni kadar (član 1. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pravilnik je donijelo Ministarstvo nauke i kulture po pribavljenoj saglasnosti Arhiva Republike Srpske. člana 12. 3. prostorije i opremu za smještaj građe. odgovarajućih arhivskih prostorija (pisarnice i arhivskog depoa) i opreme za smještaj i odlaganje. kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala („Službeni list SR BiH“. Stručni ispit polaže se u roku iz člana 44.. korišćenja i uništenja registraturskog materijala i arhivske građe koja se odnosi na poslove i zadatke odbrane i civilne zaštite uređuje se posebnim opštim aktom (stav 3. 5. Četvrto poglavlje (član 16.) posvećeno je opštem aktu o sistemu kancelarijskog poslovanja. U trećem poglavlju (članovi 14. člana 12. sređivanja.-13. utvrđeno je da lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja sastavni i obavezni dio opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja. Polaganje ispita vrši se na osnovu Pravilnika o stručnom ispitu za radnike na poslovima zaštite arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Mjere na sređivanju i obezbjeđenju građe imalac i stvaralac provode sve do trenutka njene predje nadležnom arhivu. Zakona o arhivskoj djelatnosti. ustanovama i drugim organizacijama kada vrše upravna ovlašćenja. . Stručni radnik mora da ima najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit. hemijsko – bioloških i fizičkih) uslova čuvanja građe. Prvo poglavlje (članovi 1-3) sadrži osnovne odredbe kojima je utvrđena obaveza imalaca da obezbijede odgovarajuće uslove čuvanja.

Članom 16. Pravilnika utvrđena su osnovna pitanja koja treba da se urede pravilnikom o kancelarijskom poslovanju (način vođenja kancelarijskog poslovanja i odlaganja svršenih akata i predmeta. rokovi u kojima će se vršiti izdvajanje registraturskog materijala kojem su istekli rokovi čuvanja i predaja arhivske građe nadležnom arhivu). način i rokovi predaje akata i predmeta u arhivu. interna dostava predmeta.Jedan od značajnih uzroka lošeg stanja sistema kancelarijskog poslovanja svakako je ležao u nepostajanju odgovarajućih obavezujućih propisa ili obrazaca opštih akata o sistemu kancelarijskog poslovanja. Peto poglavlje (članovi 17.) sadrži prelazne i završne odredbe. .-18.

PR AV I LN I K
O NAČINU PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU IMALACA ARHIVSKE
GRAĐE I ARHIVA REPUBLIKE SRPSKE1
Član 1.
Ovim privilnikom propisuje se način primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i
Arhiva Republike Srpske (u daljem tekstu: Arhiv).
Član 2.
Primopredaja arhivske građe između imalaca i Arhiva obavlja se komisijski. Komisiju za
primopredaju čine tri člana koja imenuje imalac i dva člana koja imenuje Arhiv.
Član 3.
Primopredaja arhivske građe vrši se u rokovima propisanim Zakonom o arhivskoj djelatnosti.
Arhiv obavezno preuzima arhivsku građu svih imalaca I kategorije. Arhivsku građu imalaca II
kategorije Arhiv preuzima po načelu uzorka. Arhiv nema obavezu preuzimanja arhivske građe imalaca
III kategorije.
Kategorizaciju imalaca arhivske građe i registraturskog materijala vrši Arhiv prema sledećim
kriterijima:
- I kategoriju čine imaoci čijim delovanjem nastaje arhivska građa od značaja za istoriju i druge
naučne oblasti, za kulturu uopšte i za druge društvene potrebe Republike Srpske;
- II kategoriju čine imaoci opštinskog ili međuopštinskog značaja, iste ili srodne delatnosti,
čijim radom nastaje arhivska građa čije su najznačajnije vrednosti sadržane u arhivskoj građi
imalaca I kategorije;
- III kategiriju čine imaoci čijim delovanjem nastaje arhivska građa neznatnog istorijskog ili
društvenog značaja, čije su najznačajnije vrednosti sadržane u arhivskoj građi drugih imalaca.
Član 4.
Imalac mora predati arhivsku građu u originalu, sređenu,odabranu, tehnički opremljenu,
popisanu i kompletnu, uz obezbeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar.
Izrazi iz prethodnog stava ove tačke imaju sledeće značenje:
- original je svaki izvorni akt-čistopis sa potpisom i svim formalnim obeležjima autentičnosti,
što mu daje pravnu snagu;
- sređena arhivska građa je arhivska građa koja se nalazi u poretku predviđenom sistemom
arhiviranja propisanim opštim aktom o sistemu kancelarijskog poslovanja imaoca;
11 „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 31/00

- tehnički opremljena arhivska građa je arhivska građa koja je odložena u odgovarajuće
registraturske jedince čuvanja sa odgovarajućim spoljašnjim oznakama čime se omogućava
manipulacija građom, obezbeđuje čuvanje građe i sprečava fizičko oštećenje građe;
- popisana arhivska građa je arhivska građa koja je popisana po godinama, sadržaju (vrsti) i
količini;
kompletna arhivska građa je celokupna arhivska građa nastala u određenom periodu,
uključujući i osnovne evidencije o aktima i predmetima koji se odnose na građu koja se predaje i
materijali koji su nastali u informativno – dokumentacionoj delatnosti imaoca.
Član 5.
Izuzetno, Arhiv može preuzeti i registraturski materijal iz kojeg nije odabrana arhivska građa. U
tom slučaju Arhiv će sa predavaocem ugovoriti uslove naknadnog odabiranja arhivske građe i
izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala.
Član 6.
Prilikom primopredaje arhivske građe sastavlja se zapisnik koji obavezno sadrži sledeće
podatke:
- naziv imaoca koji predaje arhivsku građu,
- mesto i datum primopredaje,
- naziv fonda, odnosno naziv stvaraoca u čijem je radu nastala arhivska građa koja je predmet
primopredaje,
- kratak istorijat stvaraoca arhivske građe koja se preuzima,
- stanje arhivske građe (stepen sređenosti, kompletnosti i dr.),
- popis arhivske građe po godinama, vrsti i količini,
- napomene o načinu i uslovima korišćenja arhivske građe,
- obaveze predavaoca u pogledu obezbeđenja troškova smeštaja i transporta arhivske građe.
Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primeraka od kojih tri primerka zadržava Arhiv, a dva
primerka predavalac.
Član 7.
Arhiv mora čuvati tajnost podataka sadržanih u preuzetoj arhivskoj građi. Dokumente koji
sadrže poverljive podatke predavalac mora u popisu označiti sa poverljivo i odrediti vreme trajanja
poverljivosti.
Član 8.
Odredbe ovog pravilnika primjenjivaće se i u slučaju preuzimanja arhivske građe privatnih
preduzeća, građansko – pravnih i fizičkih lica, s tim što se preuzimanje vrši na osnovu ugovora o
kupoprodaji, razmeni, poklonu ili zaveštanju.
Član 9.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Uputstvo o načinu promopredaje
arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).

Član 10.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku
Republike Srpske“.
STRUČNA OBJAŠNJENJA
ZA PRAVILNIK O NAČINU PRIMOPREDAJE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU IMALACA
ARHIVSKE GRAĐE I ARHIVA REPUBLIKE SRPSKE
(autor: Zoran Mačkić)
Pravni osnov za donošenje Pravilnika o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca
arhivske građe i Arhiva Republike Srpske sadržan je u odredbi člana 22. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Pravilnik je donijelo tadašnje Ministarstvo nauke i kulture uz saglasnost Arhiva Republike Srpske.
Stupanjem na snagu Pravilnika, a u skladu sa odredbom tačke 2. člana 59. Zakona, prestala je
primjena Uputstva o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i nadležnog
arhiva („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
Pravni osnov za preuzimanje arhivske građe nalazimo u činjenici da se javna arhivska građa
nalazi u svojini Republike Srpske (stavovi 1., 3. i 4. člana 7. Zakona). S tim u vezi, država svoje
obaveze u pogledu zaštite građe povjerava arhivima.
Ovlašćenje Arhiva Republike Srpske da preuzima arhivsku građu utvrđeno je alinejom 14. člana
37. Zakona. Preuzimanje je jedan od vidova prikupljanja arhivske građe (član 19. Zakona).
Primopredaja se vrši komisijski (član 2. Pravilnika), a u rokovima utvrđenim članovima 14., 21.
i 57. Zakona (stav 1. člana 3. Pravilnika).
Arhivska građa se predaje / preuzima u originalu, sređena, odabrana, tehnički opremljena,
popisana i kompletna, uz obezbeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar (član 4. Pravilnika).
Ograničene smještajne mogućnosti Arhiva uticale su na odstupanje od principa obavezne
predaje arhivske građe nadležnom arhivu.
Stavom 2. člana 3. Pravilnika predviđena je kategorizacija imalaca arhivske građe kojom se
utvrđuju prioriteti u postupku njenog preuzimanja. Arhivsku građu imalaca I kategorije Arhiv obavezno
preuzima, dok građu imalaca II kategorije preuzima po načelu uzorka. Arhiv nema obavezu da
preuzima građu imalaca III kategorije.
Kriterijumi za kategorizaciju imalaca utvrđeni su u stavu 3. člana 3. Pravilnika.
Stavom 2. člana 20. Zakona o arhivskoj djelatnosti utvrđeno je da je predavalac u obavezi da da
pismeno mišljenje o načinu i uslovima korišćenja građe koja je predmet primopredaje. Ovo mišljenje je
obavezan sastavni dio zapisnika o primopredaji (alineja 7. stava 1. člana 6. Pravilnika).
Dokumenti koji sadrže povjerljive podatke posebno se označavaju u primopredajnom zapisniku
(član 7. Pravilnika).

PRAVILNIK
O ODABIRANJU ARHIVSKE GRAĐE
IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA1
Osnovne odredbe
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuje se postupak odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala.
Odabiranje se vrši izdavanjem arhivske građe i izlučivanjem onih delova registraturskog
materijala koji nisu od značaja za tekući rad, istoriju, nauku, kulturu i druge društvene potrebe,
odnosno nemaju svojstvo arhivske građe.
Član 2.
Odabiranje se vrši kod imaoca arhivske građe u čijem je radu nastao registraturski materijal ili
se kod njega nalazi po bilo kojem pravnom osnovu.
Član 3.
Izlučivanje registraturskog materijala obavlja se na osnovu liste kategorija registraturskog
materijala sa rokovima čuvanja ( u daljem tekstu: Lista kategorija).
Lista kategorija registraturnog materijala
sa rokovima čuvanja
Član 4.
Lista kategorija je sastavni deo opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja, a utvrđuje je
imalac registraturskog materijala u čijem je radu materijal nastao ili se kod njega nalazi.
Član 5.
Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, istorijat stvaraoca registraturskog materijala – fonda, redni
broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog registraturskog materijala, rok čuvanja, odredbe o
primeni liste, potpis, pečat, delovodni broj i datum.
Uvod sadrži osnov za utvrđivanje Liste kategorija i naziv imaoca koji listu utvrđuje.
Naziv Liste kategorija glasi: „Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja“ i
sadrži naziv stvaraoca registraturskog materijala – fonda.
Istorijat stvaraoca registraturskog materijala – fonda sadrži podatke o osnivanju i statusnim
promenama, delatnost, unutrašnjoj organizaciji, kompletnosti, originalnosti i fizičkom stanju građe.

11 „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 31/00

Redni broj ispisuje se arapskim brojevima u kontinuitetu od prvog do posljednjeg broja
kategorisanog materijala obuhvaćenog Listom kategorija.
Klasifikacioni znak je oznaka dosjea utvrđena prilikom uvođenja u evidenciju, a služi i kasnije
prilikom odlaganja.
Naziv kategorisanog registraturskog materijala određuje se prema vrsti i sadržaju dokumenta i
međusobno se razlikuju po roku čuvanja.
Rok čuvanja dokumenta izražava se u Listi kategorija numerički (1 godina, 2 godine, 5 godina,
10 godina itd.) i oznakom „trajno“.
Član 6.
Za trajno čuvanje određuje se registraturski materijal koji sadrži podatke od značaja za istoriju i
druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe, podatke o delatnosti i slično, kao i
registraturski materijal koji je posebnim propisima predviđen za trajno čuvaje.
Član 7.
Prilikom utvrđivanja registraturskog materijala za trajno čuvanje imalac se pridržava sledećih
kriterija:
- sadržaja vrednosti dokumenta (mesto, položaj i društveni uticaj stvaraoca građe; status i
delokrug stvaraoca građe; položaj i mesto stvaraoca građe u hijerarhijskoj društveno –
političkoj strukturi; nadležnost, funkcije i zadaci stvaraoca građe; stepen i značaj novih
podataka i informacija u dokumentu; podaci u dokumentu o novim društvenim procesima,
hronološka i faktografska vrednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i
političkim ličnostima);
- društveno – istorijske okolnosti i uslovi nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti građe;
specifični istorijski uslovi pod kojima je nastao dokument);
- spoljna obeležja dokumenta (autentičnost dokumenta; vrsta dokumenta; originalnost
dokumenta; potpunost spoljnih obeležja dokumenta; ponovljivost sadržaja dokumenta;
rukopisna vrednost; jezik, pismo, materijal i forma dokumenta; tekst i idejno – umetnički
simboli štambilja i pečata na dokumentu).
Član 8.
Za registraturski materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa, rokovi čuvanja utvrđuju se u
zavisnosti od potrebe imaoca u skladu sa posebnim propisima.
Član 9.
Lista kategorija dostavlja se u dva primerka Arhivu Republike Srpske radi davanja saglasnosti
na njenu primenu. Imaoce arhivske građe i registraturskog materijala obavezuje ocena Arhiva
Republike Srpske o tome koji se registraturski materijal treba trajno čuvati (arhivska građa).
Ako u toku godine nastanu dokumenti koji po vrsti, nazivu i sadržaju nisu obuhvaćeni
postojećom listom kategorija, imalac arhivske građe i registraturskog materijala vrši izmene i dopune
Liste kategorija i dostavlja ih u roku od 30 dana Arhivu Republike Srpske radi davanja saglasnosti.

Odabirnje arhivske građe i izlučivanje
bezvrednog registraturskog materijala
Član 10.
Imaoci su dužni da vrše tekuće odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog
registraturskog materijala najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka rokova čvuanja utvrđenih
Listom kategorija.
Član 11.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se za svaku
registratursku celinu posebno i iz sređenog registraturskog materijala koji je upisan u arhivsku knjigu.
Član 12.
Iz registraturskog materijala koji je nastao do kraja 1945.godine odabiranje arhivske građe,
odnosno izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala, obavlja se samo u Arhivu Republike
Srpske.
Član 13.
Postupak odabiranja arhivske građe, odnosno izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala
pokreće imalac u čijem je radu nastao ovaj materijal ili se kod njega nalazi po bilo kojem osnovu.
Član 14.
Imalac sastavlja popis bezvrednog registraturskog materijala koji se predlaže za uništenje. Popis
obavezno sadrži:
- naziv imaoca u čijem radu je nastao registraturski materijal ili kod koga se nalazi;
- detaljan popis registraturskog materijala koji se predlaže za izlučivanje po godinama nastanka,
sa brojem registraturskih jedinica (fascikli, kutije, registratori, povezi, knjige i sl.), naznakom
klasifikacionog znaka iz Liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen Listom kategorija,
količinom izlučenog materijala u dužnim metrima i podatke o fizičkom stanju i sačuvanosti
fonda iz kojeg je odabrana arhivska građa i izlučen bezvredan registraturski materijal.
Popis iz stava 1. ovog člana dostavlja se u dva primerka Arhivu Republike Srpske.
Član 15.
Po prijemu popisa iz člana 14. ovog pravilnika ovlašćeni radnik Arhiva vrši proveru materijala
predloženog za izlučivanje i o tome sačinjava zapisnik. Zapisnik o izvršenoj proveri potpisuje ovlašćeni
radnik Arhiva Republike Srpske.
Arhiv rešenjem odobrava uništenje bezvrednog registraturskog materijala ako utvrdi da u
izlučenom registraturskom materijalu nema arhivske građe.
Ako ovlašćeni radnik Arhiva, prilikom provere materijala predloženog za izlučivanje, utvrdi da
se imalac nije pridržavao važećih propisa, naložiće mu da u određenom roku otkloni nedostatke.

Nakon donošenje rešenja iz stava 2. ovog člana brojevi izlučenih predmeta evidentiraju se u
postojećim evidencijama koje vodi imalac arhivske građe i registraturskog materijala (delovodnik,
upisnik, kartoni, arhivska knjiga i dr.).
Član 16.
Prilikom izlučivanja registraturskog materijala koje se vrši van arhiva, ne mogu se radi
uništenja izlučivati delovi predmeta, kao ni delovi predmeta (prilozi) koji pripadaju nekom pravnom ili
fizičkom licu.
Ne može se izlučivati registraturski materijal koji nije predviđen Listom kategorija.
Arhiv može zadržati od izlučenja registraturski materijal kojem je istekao rok čuvanja
predviđen Listom kategorija, a može i sam izlučiti registraturski materijal koji nije priložen 1 za
izlučivanje.
Član 17.
Imalac arhivske građe i registraturskog materijala trajno čuva dokumentaciju u vezi sa postupkom
odabiranja arhivske građe i izlučivanjem bezvrednog registraturskog materijala.
Uništenje bezvrednog registraturskog materijala
Član 18.
Po završenom izlučivanju, bezvredan registraturski materijal predaje se preduzeću
registrovanom za promet otpadnih materijala.
Ako izlučeni bezvredan registraturski materijal sadrži podatke čijim bi objavljivanjem mogao
biti povređen javni interes pojedinaca2, Arhiv će rešenjem odrediti prikladan način uništenja.
Prelazne i završne odredbe
Član 19.
Po odredbama ovog pravilnika vršiće se i izlučivanje registraturskog materijala koji sadrži državnu,
službenu, poslovnu ili profesionalnu tajnu.
Član 20.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima
čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog
materijala („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
Član 21.

11 Lapsus calami. Ispravno je „predložen“
22 Lapsus calami. Ispravno je „javni interes ili interes pojedinca“

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku
Republike Srpske“.

STRUČNA OBJAŠNJENJA
ZA PRAVILNIK O ODABIRANJU ARHIVSKE GRAĐE
IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA
(autor: Zoran Mačkić)
Pravni osnov za donošenje Pravilnika o odabiranju arhivske građe iz registraturskog materijala
sadržan je u odredbi člana 16. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pravilnik je donijelo Ministarstvo nauke i
kulture po pribavljenoj saglasnosti Arhiva Republike Srpske.
Stupanjem na snagu Pravilnika prestao je da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i rokovima
čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranje arhivske građe iz registraturskog
materijala („Službeni list SR BiH“, broj 41/88).
Obaveza imalaca i stvaralaca registraturskog materijala da vrše redovno godišnje odabiranje
arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala utvrđena je odredbama alineja 4. i
8. člana 12. Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Pravilnik je sadržajno podijeljen u pet poglavlja.
Prvo poglavlje (članovi 1.-3.) sadrži osnovne odredbe.
Stavom 2. člana 1. definisani su pojmovi odabiranja arhivske građe i izlučivanja registraturskog
materijala.
Odabiranje arhivske građe odnosno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala vrši se
„in situ“ kod imaoca (član 2.). Ni ovo pravilo nije bez izuzetka. Registraturski materijal nastao do 15.
maja 1945.godine izlučuje se u arhivu (član 12.).
Ovo je sasvim logična posljedica obaveze da se isti predaje nadležnom arhivu (član 13. Zakona
o arhivskoj djelatnosti).
Izlučivanje registraturskog materijala obavlja se na osnovu liste kategorija registraturskog
materijala sa rokovima čuvanja (član 3.).
Drugo poglavlje (članovi 4.-9.) posvećeno je listi kategorija registraturskog materijala sa
rokovima čuvanja.
Lista kategorija je sastavni i obavezni dio opšteg akta o sistemu kancelarijskog poslovanja (član
4. Pravilnika i stav 2. člana 16. Pravilnika o čuvanaju i zaštiti arhivske građe i registraturskog
materijala van arhiva). Podrazumijeva se da je za njeno utvrđivanje, tj. za donošenje opšteg akta,
ovlašćen organ određen zakonom, statutom ili osnivačkim aktom.
Lista je jedinstven (obuhvata cjelokupan materijal nastao u radu stvaraoca) i pojedinačan akt
( utvrđuju je svi imaoci).
Kada je o listi kategorija riječ, istorijska bilješka je nov institut. Razloga za njeno uvođenje bilo
je nekoliko. Stvaranjem Republike Srpske došlo je do značajnih promjena teritorijalne nadležnosti
bivših arhiva, pa se pojavio problem neadekvatnih evidencija o imaocima i stvaraocima arhivske građe
i arhivskoj građi. Došlo je i do brojnih reorganizacija kod mnogih imalaca graeđ, prestanka sa radom ili
osnivanja novih pravnih lica itd., pa su podaci koje sadrži istorijska bilješka od neprocjenjivog značaja
za kasniju arhivističku obradu fonda.
Podaci koje sadrži istorijska bilješka najuže su povezani i sa zakonskom obavezom imalaca da
nadležnom arhivu dostavljaju podatke o svim promjenama u vezi sa građom.

Stavom 4. člana 5. Pravilnika utvrđeni su najznačajniji podaci o stvaraocu fonda i o samom
fondu koje sadrži istorijska bilješka (istorijat stvaraoca fonda, unutrašnja organizacija stvaraoca fonda,
sistem kancelarijskog poslovanja, stanje građe fonda).
Trajan rok čuvanja utvrđuje se za materijal koji je posebnim propisima predviđen za trajno
čuvanje (član 6.).
Za ostali materijal trajan rok čuvanja utvrđuje se nakon procjene sadržajne vrijednosti
dokumenta, društveno – istorijskih okolnosti i uslova nastanka dokumenta i njegovih spoljnih obilježja
(član 7.).
Rokovi čuvanja registraturskog materijal koji nije ocijenjen kao arhivska građa utvrđuje se u
zavisnosti od operativnih potreba imaoca, odnosno u skladu sa posebnim propisima („nearhivski
propisi“) koji utvrđuju minimalne rokove čuvanja (član 8.).
Potpisom i pečatom ovjerena lista dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu. Lista se može
primjenjivati tek po dobijanju saglasnosti na njenu primjenu.
Jedino Arhiv Republike Srpske meritorno i konačno ocjenjuje da li je u konkretnom slučaju
riječ o arhivskoj građi ili registraturskom materijalu. Ocjena Arhiva obavezuje sve imaoce i stvaraoce
(član 9.).
U trećem poglavlju (članovi 10.-17.) uređen je postupak odabiranja arhivske građe i izlučivanja
bezvrijednog registraturskog materijala .
Izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala je redovna godišnja obaveza imalaca
(alineja 8. člana 12. Zakona o arhivskoj djelatnosti i član 10. Pravilnika).
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala vrši se iz
sređenog materijala upisanog u arhivsku knjigu, a u okviru jednog fonda (član 11.).
Odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala vrši se uz stručni nadzor Arhiva
Republike Srpske (alineja 2. člana 37. Zakona o arhivskoj djelatnosti i član 15. Pravilnika).
Dokumentacija u vezi sa izlučivanjem bezvrijednog registraturskog materijala čuva se trajno
(član 17.).
U četvrtom poglavlju (član 18.) uređeno je postupanje sa izlučenim bezvrijednim
registraturskim materijalom.
Bezvrijedan registraturski materijal predaje se preduzeću registrovanom za promet otpadnih
materijala (stav 1. člana 18. Pravilnika i član 15. Zakona o arhivskoj djelatnosti), a na način utvrđen
Zakonom o upravljanju otpadom („Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 53/02).
Ako izlučeni bezvrijedni registraturski materijal sadrži podatke čijim bi objavljivanjem mogao
biti povrijeđen javni interes ili interes pojedinca, prikladan način uništenja ( spaljivanje, sjeckanje i sl.)
određuje se rješenjem arhiva (stav 2. člana 18.).
Peto poglavlje (članovi 19.-21.) sadrži prelazne i završne odredbe.

PRAVILNIK
O EVIDENCIJAMA KOJE VODI
ARHIV REPUBLIKE SRPSKE1
Član 1.
Pravilnikom o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske (u daljem tekstu: Pravilnik, Arhiv)
propisuje se način njihovog vođenja i sadržaj i način i rokovi dostavljanja podataka za vođenje ovih
evidencija.
Član 2.
Arhiv vodi sljedeće evidencije:
- registar arhiva,
- knjigu ulaznog inventar,
- knjigu inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke,
- vodič kroz Arhiv,
- knjigu poklona i otkupa,
- knjigu depozita,
- knjigu evidencije korisnika arhivske građe,
- kartoteku depoa,
- evidencije registraturskog materijala,
- knjigu evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva,
- arhivske knjige i
- knjigu evidencije arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građanskopravnih lica.
Registar arhiva
Član 3.
U registar arhiva upisuju se sljedeći podaci:
- redni broj upisa,
- naziv i sjedište arhiva,
- naziv i sjedište osnivača,
- datum i broj prijave za upis,
- datum i broj rješenja o upisu,
- datum i broj akta o osnivanju,
- područje za koje je osnovan,
- naziv i sjedište registarskog organa i broj i datum akta o registraciji,
- zadaci i namjena arhiva,
- broj arhivskih fondova,
- imena članova organa upravljanja i poslovođenja,
- ukupan broj i kadrovska struktura zaposlenih radnika,
11 „Službeni glasnik Republike Srpske“, broj 14/02

- promjene pravnog statusa,
- primjedbe i
- potpis lica koje je izvršilo upis podataka.
Član 4.
Registar arhiva vodi se na obrascu broj 1.
Za svaki arhiv u registru se rezerviše poseban list koji ima dvije stranice.
Član 5.
Uz registar arhiva vodi se zbirka isprava za svaki arhiv upisan u registar.
Zbirka isprava sadrži rješenje o upisu i isprave na osnovu kojih je rješenje doneseno.
Zbirka isprava ulaže se u omot spisa koji nosi redni broj upisa arhiva. Na unutrašnjoj stranici
omota spisa vodi se popis isprava.
Član 6.
Upis osnivanja, upis promjena pravnog statusa i upis brisanja vrši se na osnovu prijave arhiva,
odnosno osnivača.
Rješenje o upisu osnivanja i upisu promjena pravnog statusa donosi se na osnovu prijave arhiva
koji traži upis, a rješenje o brisanju arhiva iz registra na osnovu prijave osnivača.
Član 7.
Prijava za upis osnivanja arhiva sadrži sljedeće podatke:
- naziv i sjedište arhiva,
- naziv osnivača,
- broj i datum akta o osnivanju,
- područje za koje je arhiv osnovan,
- zadaci i namjena arhiva,
- naziv registarskog organa, sa brojem u datumom akta o registraciji,
- broj i naziv arhivskih fondova,
- imena članova orana upravljanja i poslovođenja.
Uz prijavu se prilažu:
- ovjeren prepis osnivačkog akta,
- ovjeren prepis akta o registraciji,
- ovjeren prepis akta o imenovanju članova organa upravljanja i poslovođenja,
- podaci o stručnim i drugim kadrovima i
- status arhiva.
Podnosilac prijave za registraciju arhiva dužan je podnijeti i prijavu o svim promjenama
podataka sadržanim u prijavi za upis osnivanja u registar arhiva.
Član 8.
Prijava za upis osnivanja arhiva podnosi se u roku od 30 dana od dana donošenja akta o
osnivanju, a prijava za upis promjene pravnog statusa u roku od 30 dana od nastale promjene.

Član 9.
O izvršenom upisu arhiva u registar arhiva obavještavaju se osnivač, arhiv, Ministarstvo nauke i
kulture Republike Srpske i opštinski ili gradski organ nadležan za poslove kulture na čijem se području
nalazi arhiv.
Knjiga ulaznog inventara
Član 10.
Knjiga ulaznog inventara vodi se na obrascu broj 2.
U knjigu ulaznog inventara unose se sljedeći podaci:
- redni broj,
- broj i datum zapisnika o prijemu,
- naziv fonda,
- raspon godina (od – do),
- od koga je primljen,
- gdje je bio smješten do preuzimanja,
- količina (kutija, svežnjeva, knjiga, dokumenata),
- vrsta materijala i stepen sređenosti,
- otkup, poklon (vrijednost),
- smještaj fonda u depou,
- oznaka kategorija fonda i
- primjedba.
Član 11.
Uz knjigu ulaznog inventara vodi se karton fonda i azbučni indeks. Karton fonda vodi se na
obracu broj 3. U karton fonda unose se sljedeći podaci:
- broj i datum zapisnika o prijemu,
- od koga je fond preuzet,
- sadržaj i količina,
- granične godine (od-do),
- sređenost (stepen i način),
- oznaka kategorije fonda,
- smještaj i
- primjedbe.
Azbučni indeks vodi se na obrascu broj 4. U indeks se unose sljedeći podaci:
- redni broj,
- naziv fonda / zbirke i
- raspon godina.
Knjiga inventara za pojedine fondove i zbirke

Član 12.
Arhiv vodi knjigu inventara za pojedine fondove ili zbirke.
U knjigu inventara za pojedine fondove ili zbirke unose se sljedeći podaci:
- redni broj,
- identifikacioni broj (oznaka države, oznaka arhiva, oznaka fonda),
- kategorija fonda / zbirke,
- naziv inventarske jedinice ili kratak sadržaj,
- vremenski raspon ili datum i mjesto postanka inventarske jedinice,
- broj listova ili spisa koje sadrži inventarska jedinca,
- datum posljednjeg unosa i
- napomene (stara signatura, format, vrsta materijala, uvez, minijature, fizičko stanje i datum
provjere fizičkog stanja, bilješka o dokumentarnom materijalu koji nema direktne veze sa
sadržajem jedinice i dr.).
Knjiga inventara za pojedine fondove ili zbirke vodi se na obrascu broj 5.
Vodič kroz arhiv
Član 13.
Za potrebe istraživača vodi se vodič kroz Arhiv. Vodič se izrađuje posebno za svaki fond ili
zbirku, a sadrži sljedeće podatke:
I Podaci o stvaraocu građe
Kratak istorijat. Sadržaj i obim rada. Organizaciona struktura stvaraoca i sistem kancelarijskog
poslovanja i promjene. Prestanak sa radom. Ako je riječ o ličnom fondu, navode se osnovni biografski
podaci, rad i djelovaje ličnosti, istorijski značaj koji je imala u društvu. Bibliografija.
II Opšti podaci o građi
- Ukupna količina građe i signatura (ako postoji).
- Glavne serije (naziv, raspon godina, količina).
- Stepen sređenosti (sređeno, djelimično sređeno, sređivanje u toku uz navođenje sređenih
serija, nesređeno, rasuto). Sistem sređivanja građe (hronološki, predmetno, registraturski,
prema korespodentima itd.).
- Da li je vršeno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala. Navesti dijelove građe koji
se nalaze kod drugih imalaca.
- Naglasiti ako je građa u cjelini ili djelimično pisana na stranom jeziku.
- Dostupnost građe istraživačima. Postoje li inventari, regesta i druga informativna sredstva.
Ako su objavljena, navode se bibliografski podaci. Pomoćne registraturske knjige (protokoli,
registri itd.). Da li je građa mikrofilmovana ili skenirana.
- Da li je građa korišćena u naučnoistraživačke svrhe, te da li je djelimično ili u cjelini
objavljena. Bibliografski podaci.
III Osnovni sadržaj građe
-

Opšti sumarni podaci o građi i sadržaju dokumenata

Knjiga otkupa i poklona
Član 14.
Arhiv vodi knjigu otkupa i poklona u koju se unose sljedeći podaci:
- redni broj,
- broj i datum zapisnika o poklonu ili otkupu,
- naziv fonda / zbirke,
- godine (od – do ),
- od koga je primljeno / otkupljeno,
- raniji smještaj fonda / zbirke,
- količina,
- vrsta materijala i stepen sređenosti,
- otkupna cijena,
- smještaj fonda / zbirke i
- primjedbe.
Knjiga poklona i otkupa vodi se na obrascu broj 6.
Knjiga depozita
Član 15.
Arhiv vodi knjigu depozita za deponovanu arhivsku građu.
U knjigu depozita unose se sljedeći podaci:
- redni broj,
- broj zapisnika o deponovanju,
- prezime i ime, odnosno naziv deponenta,
- zanimanje, odnosno djelatnost i adresa deponenta,
- naziv i sjedište stvaraoca,
- sadržaj depozita, granične godine građe i količina,
- smještaj,
- datum deponovanja,
- vrijeme čuvanja i
- bilješke.
Knjiga depozita vodi se na obrascu broj 7.
Uz knjigu depozita vodi se zbirka isprava koje se odnose na deponovanu arhivsku građu.
Knjiga evidencije korisnika arhivske građe
Član 16.
Arhiv vodi evidenciju korisnika arhivske građe na obrascu broj 8. U obrazac se unose sljedeći
podaci:

- radni broj,
- datum zahtjeva za istraživanje,
- datum i broj odobrenja za istraživanje,
- ime i prezime,
- broj identifikacionog dokumenta,
- adresa,
- državljanstvo,
- profesija,
- zaposlenje,
- svrha istraživanja,
- naziv teme,
- signatura,
- broj arhivske jedinice,
- datum korišćenja,
- datum vraćanja,
- naručene usluge i
- datum prijema štampanog teksta istraživanja.
Kartoteka depoa
Član 17.
Arhiv vodi evidenciju smještaja arhivskih fondova i zbirki u depoima.
Evidencija iz prethodnog stava ovog člana vodi se na obrascu broj 9. Evidencija sadrži sljedeće
podatke:
- oznaku depoa,
- oznaku sprata,
- oznaku prostorije,
- oznaku police,
- oznaku reda,
- oznaku pregrade i
- potpis zaduženog lica.
Evidencija registraturskog materijala
Član 18.
Arhiv vodi evidenciju o registraturskom materijalu koji nastaje u radu imalaca iz člana 7.
Zakona o arhivskoj djelatnosti.
Evidencija iz prethodnog stava vodi se u vidu:
- registra aktivnih registratura,
- kartoteke registratura,
- dosijea registratura i
- registra registratura prestalih sa radom.
Član 19.
Registar aktivnih registratura vodi se na obrascu broj 10.

. . Kartoteka registratura vodi se na obrascu broj 11. .šifra djelatnosti i matični broj.prepisi arhivske knjige. Član 20. Kartotečki obrasci odlažu se odvojeno po kategorijama.zapisnici o izvršenom kontrolnom pregledu registrature.napomena. .šifra djelatnosti i matični broj registrature i . .datum i broj arhivske knjige.lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i plan klasifikacionih oznaka. . .napomena. .datum i broj rješenja kojim je odobreno izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala i količina izlučenog bezvrijednog registraturskog materijala. . e-mail. faks. organizacione i vlasničke promjene. . . Registri se čuvaju odvojeno po kategorijama.kategorija registrature.organizacione i vlasničke promjene. .redni broj upisa. . . .broj upisa u registar. . datum osnivanja. . .količina materijala preostalog u registraturi i .datum prestanka sa radom i . Na prednjoj strani obrasca unose sljedeći podaci: .datum i broj zapisnika o preuzimanju materijala iz registrature.sjedište i adresa registrature.cjelokupna prepiska sa registraturom.ime i prezime odgovornog lica. .napomena.sjedište i adresa. . Član 21. . Na poleđini obrasca unose se sljedeći podaci: .naziv registrature. količina i raspon godina preuzetog materijala.istorijska bilješka (naziv. . a u okviru iste kategorije po sjedištu registrature i broju upisa u registar. a u okviru iste kategorije po sjedištvu registrature i rednom broju upisa. prestanak sa radom). .datum osnivanja.zapisnici o izlučivanju bezvrijednog registraturskog materijala.zapisnici o preuzimanju građe. Dosje registrature sadrži sljedeće podatke: .U registar se unose sljedeći podaci: .telefon.opšti akta o sistemu kancelarijskog poslovanja.datum izvršenog kontrolnog pregleda.naziv registrature. .

izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala. Knjige na unutrašnjoj strani korica ovjerava direktor Arhiva. redni broj upisa u registar i šifru djelatnosti.adresa. Knjiga evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva vodi se na obrascu broj 13. . 16.registarska oznaka i . Upis u registar. Član 24. i 23.datum i osnov prestanka sa radom. a u okviru iste kategorije po sjedištu registrature i rednom broju upisa. U knjigu evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva unose se sljedeći podaci: .. .ime. Registar registratura prestalih sa radom vodi se na obrascu broj 12. . .kontrolni pregledi registrature i . Knjige iz članova 3. Podaci iz prethodnog stava ovog člana dostavljaju se do kraja tekuće godine za prethodnu godinu. Registri se čuvaju odvojeno po kategorijama.naziv i sjedište imaoca.. . . a listovi prošiveni. Dosjei se odlažu prema utvrđenoj kategoriji.. Član 25. 10. 15.. 14.radni broj upisa. . U registar se unose sljedeći podaci: . a u okviru kategorije po rednom broju upisa. 12. Podatke za knjigu evidencije arhivske i ragistraturske građe koja se nalazi van arhiva imaoci dostavljaju na obrascu broj 14 (arhivska knjiga). Član 26. Član 22. .granične godine fonda.stanje sređenosti.osnovne serije građe.naziv registrature.. ovog pravilnika vode se u obliku tvrdo ukoričenih knjiga čije su stranice numerisane. . .Dosjei nose oznaku kategorizacije. Član 23. .naziv fonda. prezime i zvanje radnika zaduženog za rukovanje građom.primjedbe.odnosno knjigu evidencije vrši se mastilom ili mašinski.

Član 28.. te evidencija arhivske građe i registraturskog materijala van Arhiva. s tim da ostane čitak. Član 29.... s tim da tekst upisan pod tim rednim brojem ostane čitak. Evidencije predviđene ovim pravilnikom mogu se voditi u obliku elektronskog zapisa. 20.Svaki upis potpisuje službenik zadužen za vođenje registra. 19. a nakon njihovog sređivanja se utvrdi da se sastoji iz više fondova ili zbirki. Član 33.. Evidencije iz ovog pravilnika ustrojiće se najkasnije do 31. i 24. 16.. Fondovi ili zbirke koji su proizašli iz neređenog fonda ili zbirke upisaće se pod novim rednim brojevima i povezati s ukinutim rednim brojem. a iznad njega se upisuje ispravan tekst. 17. vodiče kroz arhiv. odnosno zbirka. odnosno knjige evidencije.. U knjizi opšteg inventara i u knjizi depozita svaki se fond ili zbirka upisuje na posebnom listu. Ispravku potpisuje direktor arhiva uz navođenje datuma ispravke. Evidencije predviđene ovim pravilnikom čuvaju se trajno. odštampani su uz ovaj pravilnik i njegov su sastavni dio. 11. 12. precrtaće se taj redni broj. 10. Podaci iz prethodnog stava ovog člana dostavljaju se najdalje u roku od 30 dana po nastaloj promjeni. Član 27.. Ako je u knjizi inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke upisan nesređeni arhivski fond. Obrasci iz člana 4.. Arhivi najmanje jednom godišnje dostavljaju Arhivu Republike Srpske prepis knjige ulaznog inventara. . 23. Ispravka pogrešnog upisa vrši se tako što se pogrešno upisani tekst precrta crvenim mastilom.godine. Dopunu izvršenog upisa potpisuje direktor arhiva.. Imaoci arhivske građe i registraturskog materijala obavezni su da nadležnom arhivu dostavljaju podatke o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa građom. Član 31. 14. 15. decembra 2001. Član 30.. Član 34. 22. inventara pojedinih fondova i zbirki. Član 32. Dopuna izvršenog upisa vrši se tako što se postojećem tekstu doda novi tekst uz oznaku datuma naknadnog upisa.

knjiga depozita. Zakona) i u logičkoj je vezi sa obavezom Arhiva da vodi evidencije arhivske građe u privatnoj svojini (stav 3. Arhiv Republike Srpske donio je Pravilnik o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske. kartoteka depoa).evidencije o preuzetoj arhivskoj građi (knjiga ulaznog inventara. člana 17. Obaveza dostavljanja podataka za evidencije koje vode arhivi ustanovljena je odredbama alineje 6. izvršavanje ove obaveze uglavnom se svodi na dostavljanje prepisa arhivske knjige. Zakona. istog člana. tačkom 2. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“. Evidenciju o imaocima i stvaraocima registraturskog materijala i evidenciju o registraturskom materijalu i arhivskoj građi Arhiv vodi na osnovu odredbe alineje 3. i alineje 1. Članom 24. člana 17. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Ona se odnosi i na građanskopravna i fizička lica (stav 1. člana 32. knjiga poklona i otkupa. Dostavljanje podataka za evidencije koje vode arhivi je opšta obaveza imalaca. člana 27. istog zakona.evidencije o arhivima (matična djelatnost. člana 12. knjiga inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke. člana 37.evidencije arhivske građe koja se nalazi u svojini građana i građanskopravnih lica.evidencije arhivske i registraturske građe koja se nalazi van arhiva. a knjige ulaznog inventara za pojedine fondove i zbirke na osnovu alineje 4. i alineje 5.evidencije imalaca i stvaralaca registraturskog materijala i arhivske građe. stava 1. Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe obavezni su da Arhivu Republike Srpske redovno dostavljaju potrebne podatke za evidencije koje vodi arhiv. alineja 5. Evidencije koje vodi Arhiv mogu da se razvrstaju na: . . a u roku od 30 dana i podatke o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa građom (član 33. . . STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PRAVILNIK O EVIDENCIJAMA KOJE VODI ARHIV REPUBLIKE SRPSKE (Autor: Zoran Mačkić) U skladu sa oblašćenjem iz člana 18.) U praksi. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pored toga. Obaveze imalaca da vode evidencije o registraturskom materijalu i arhivskoj građi utvrđene su odredbama alineje 2. . broj 12/95 . . stava 2. Ministarstvo uprave i pravosuđa donijelo je Uputstvo o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige organa državne uprave1.centralni registar (član 55. vodič kroz Arhiv. propisano je da podatke za knjigu evidencije arhivske i registraturske građa koja se nalazi van arhiva imaoci dostavljaju na obrascu „arhivska knjiga“. člana 12. Zakona o kulturnim dobrima sopstvenici su obavezani da ustanovu zaštite obavještavaju o svim pravnim i fizičkim promjenama u vezi sa kulturnim dobrom. Zakona o kulturnim dobrima).Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“. istog člana). knjiga evidencije korisnika arhivske građe. člana 40. Zakona o arhivskoj djelatnosti).

Pošto pravilnik ima jaču pravnu snagu od uputstva. a imajući u vidu i načelo „lex posterior derogat legi priori“ može se zaključiti da je donošenjem Pravilnika prestala primjena Uputstva o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige organa državne uprave.Iako je na to bilo obavezano odredbom stava 4. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave1. broj 2/95 . Uredbe. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“. prije donošenja Uputstva ovo ministarstvo nije zatražilo pa ni pribavilo mišljenje Arhiva Republike Srpske. člana 16. Već iz samog njegovog naziva očito je da se Uputstvo odnosi samo na organe uprave i posebne organizacije iz člana 1.

8. Nazi fonda Raspon godina (od – do) Od koga je primljen Smještaj do preuzimanja 4. Zapisnik o prijemu Broj 2. Broj i datum akta o registr. 1. Zadaci i namjena arhiva Broj fondova 12. poklon Smještaj Kategorija Primjedbe . 5. 16. Struktur a 17. 19.REGISTAR ARHIVA Obrazac 1/1 (format A4) Redni broj upisa Naziv i sjedište arhia Naziv i sjedište osnivača 2. Obrazac 2/2 (format A4) Količina Vrsta materijala Stepen Otkup. Obrazac 1/ 2 (format A4) Područj e Registarski organ 10. 14. 7. Pravni status Primjedbe 18. 11. 6. 3. ________________________ potpis zaduženog radnka KNJIGA ULAZNOG INVENTARA Obrazac 2/1 (format A4) Redni broj 1. Datum 3. 6. Kval. 7. 5. 13. 9. Prijava upisa Rješenje o upisu Osnivački akt Datum Broj Datum Broj Datum Broj 4. Članovi organa upravljanja Zaposleni radnici Broj 15.

4. 12. 2. 2. 6. 7. 8. 11.j. .8. 14.j. 6. 3. Broj listova ili spisa Datum posljednjeg unosa Napomene 1. 2. 3. 13. 5. 8. KARTON FONDA Obrazac 3 (format A4) Broj i datum zapisnika o prijemu Od koga je fond preuzet Sadržaj i količina Granične godine (od – do) Sređenost (stepen i način) Oznaka kategorije fonda Smještaj Primjedbe 1. 3. AZBUČNI INDEKS Obrazac 4 (format A5) Redni broj Naziv fonda / zbirke Raspon godina (od – do) 1. 9. ili kratak sadržaj Datum i mjesto postanka i. 4. 5. 7. sređenosti (vrijednost) fonda Fonda 10. KNJIGA INVENTARA ZA POJEDINE FONDOVE I ZBIRKE Obrazac 5 (format A4) Redni broj Identifikacion i broj Kategorija fonda / zbirke Naziv i.

KNJIGA DEPOZITA Obrazac 7 (format A4) Red. 3. Ime i prezime korisnika 5. 7. br. br. 10. 5. 9. Odobrenje Datum 3. 7. . 8. 8. 10. 12. Adresa Državljanstvo Profesija i zanimanje 7. 3. Datum 2. Broj identif. 2. 4. Broj zapisnika o deponovanju Prezime i ime. granične godine i količina Smješta j Datum deponovanj a Vrijeme čuvanja Bilješke 6. naziv deponenta Zanimanje ili djelatnost i adresa deponenta 1. 9. Sadržaj depozita. 1. Datum podnošenja zahtjeva 2. Naziv i sjedište stvaraoca 5. dokumenta 6. KNJIGA EVIDENCIJE KORISNICA ARHIVSKE GRAĐE Obrazac 8/1 (format A4) Red. 6. Zapisnik Broj 1. 8. br. 9. Vrsta materijala Stepen sređenosti Otkupna cijena Smještaj Primjedbe 4.KNJIGA OTKUPA I POKLONA Obrazac 6 (format A4) Red. 11. Naziv fonda ili zbirke Primljenootkupljeno od Raniji Smještaj Kol. Broj 4.

16. 14. 17. Naziv registrature 3. 15. Napomena 6. 3. Kategorija registrature 2. Šifra djelatnosti i matični broj 5. 2. Datum korišćenja Datum vraćanja Naručene usluga Prijem štampanog teksta 10. 7. 6. KARTOTEKA DEPOA Obrazac 9 (format A5) Naziv fonda / zbirke Depo Sprat Prostorija Polica Red Pregrada 1. _______________________ potpis zaduženog lica REGISTAR AKTIVNIH REGISTRATURA Obrazac 10 (format A5) Redni broj upisa 1. 5. Sjedište i adresa 4. . 11.Obrazac 8/2 (format A4) Svrha istraživanja Naziv teme Signatura Broj arh. 4. jed. 12. 13.

13. 15. Količin a 18. 3. faks. Datum prestanka sa radom 9. Obrazac 11/2 (format A4) Datum kontrolnog pregleda 10. REGISTAR REGISTRATURA PRESTALIH SA RADOM Obrazac 12 (format A5) Redni Broj Naziv registrature Adresa Registarska oznaka Datum i osnov prestanka . 4. 5. 12. 21.m. 17. Raspo n godina 19. Arhivska knjiga Preuzimanje građe Datum Broj rješenja Količina Broj Datum Datu m 11. Bro j zap. 16. 2. 14. Izlučivanje b. Organzacion e i vlasničke promjene 8. 7. e-mail Ime i prezime odgovornog lica Datum osnivanja 1. Količina preostalog materijala Napomena 20.KARTOTEKA REGISTRATURA Obrazac 11/1 (format A4) Broj upisa u registar Naziv registrature Šifra djelatnosti i matični broj Sjedište i adresa Telefon.r. 6.

6. S A D R Ž AJ 5. 2. Znak 4. 4. Primjedba Klas. 2. . KNJIGA EVIDENCIJE ARHIVSKE I REGISTRATURNE GRAĐE KOJA SE NALAZI VAN ARHIVA Obrazac 13 (format A4) Naziv i sjedište imaoca Naziv fonda 1.r. 5. ARHIVSKA KNJIGA Obrazac 14 (format A4) REGISTRATURSKI MATERIJAL Redni broj Datum upisa Godina Nastanka (od – do) 1. 9.m.Upisa sa radom 1. Količin a 6. 8. prezime i zvanje zaduženog lica 4. 3. Osnovne serije građe Stanje sređenosti Izlučivanje b. Smještaj 7. Granične godine fonda 3. 8. 7. Kontrolni pregledi Primjedbe 5. Ime. 2. 3.

. Arhiv) uređuje se korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu. te ako je istekao rok koji sporazumno utvrde Arhiv i predavalac arhivske građe. Rok iz prethodnog stava ne može biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe. . .uslovi. Odobrenje za korišćenje arhivske građe daje načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe na osnovu pismenog zahtjeva korisnika.postupak podnošenja zahtjeva za korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda.PRAVILNIK O USLOVIMA I NAČINU KORIŠĆENJA ARHIVSKE GRAĐE I KNJIŽNOG FONDA U ARHIVU REPUBLIKE SRPSKE I – Opšte odredbe Član 1. . kulturne i druge društvene svrhe samo ako je obrađena.postupak za izdavanje uvjerenja. Arhivska građa može se koristiti u naučne. Rokovi se računaju od dana završetka pojedinih predmeta. Arhivska građa i knjižni fonda dostupni su javnosti po uslovima i na način utvrđen zakonom i ovim pravilnikom. Član 4. . Član 2. oblik i sadržaj uvjerenja.obaveza Arhiva. Pravilnikom o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike Srpske (u daljem tekstu: Pravilnik. način i ograničenja u pogledu korišćenja arhivske građe. a naročito: . Građa nastala u radu organa unutrašnjih poslova i odbrane može da se koristi po isteku 50 godina od njenog nastanka.odgovornost radnika. II – Korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda Član 3.

kao i javne bezbjednosti Republike Srpske. u kom slučaju će se treća strana informisati o davanju na uvid informacija i zatražiti od nje da u roku od 15 dana u pismenoj formi obavijesti Arhiv da li takve informacije smatra povjerljivim i navede razloge za štetu koja bi preistekla iz objavljivanja informacija.kada se opravdano utvrdi da tražene informacije uključuju lične interese koji se odnose na privatnost trećeg lica (npr. a ukoliko ovih nema sam Arhiv. ako ona služi za izdavanje uvjerenja građanima u svrhu ostvarivanja njihovih ličnih prava. .ako je građa nesređena ili ako je u toku njeno sređivanje. ovog člana predstavlja odobrenje koje je stranom državljaninu izdalo Ministarstvo nauke i kulture Republike Srpske.ako stvaralac. savjeta ili preporuke od strane javnog organa. ovog člana.ako je građa u tako lošem stanju da postoji opasnost od njenog daljeg oštećenja prilikom korišćenja. . . s tim da se istraživač pismeno obaveže da će tu činjenicu navesti u svom radu.). Zahtjev za korišćenje građe odbiće se u potpunosti ili djelimično: . mogu dati dozvolu za njeno korišćenje na zahtjev naučnih ustanova i organizacija. podaci iz kaznenih evidencija. U pogledu ostalih uslova. i 4. Na građane Republike Srpske koji istražuju građu za potrebe stranih državljana. organizacija i institucija primjenjuju se odredbe stavova 2.Strani državljani koriste arhivsku građu u saglasnosti s međunarodnim ugovorima koje je naša zemlja zaključila i na osnovu faktičkog reciprociteta. usvojenja. zaštite procesa donošenja odluke od strane javnog organa u davanju mišljenja. . statističke. deponent ili prodavac postave pismena ograničenja u tom smislu. Prije isteka rokova iz stava 2. . mikrofilmovana ili skenirana. ili svakog lica koje vrši aktivnosti za ili u ime javnog organa. mikrofilmovana ili skenirana građa izdaje se samo u slučaju njenog korišćenja u paleografske i diplomatičke svrhe. ovog pravilnika organi. a ne obuhvata činjenične. i 3. 3. Nesređena arhivska građa može se na osnovu posebnog odobrenja direktora dati na korišćenje. člana 3. sprečavanje kriminala i svako otkrivanje kriminala. darodavac. Član 6. Korišćenje podataka imovinskopravne prirode stranim državljanima ili njihovim zastupnicima omogućava se putem redovnih organa uprave i pravosuđa. Izuzetak u smislu stava 2. a na osnovu odobrenja koje daje direktor Arhiva po pismenom zahtjevu korisnika. naučne ili tehničke informacije. ustanove i organizacije. Član 7. . . strani državljani uživaju prava predviđena zakonom i opštim aktima Arhiva za građane Republike Srpske.. Građu iz prethodnog stava Arhiv može koristiti bez ikakvog odobrenja. čijim je radom arhivska građa nastala.ako se osnovano može očekivati izazivanje značajne štete po interese odbrane i sigurnosti. Član 5. .ako se utvrdi da uključuje povjerljive komercijalne interese treće strane. Publikovana. zaposlenog lica u javnom organu. razvodi brakova i sl.ako je građa publikovana.ako se građa može koristiti samo pod posebnim uslovima.

Član 8. prezime i adresu korisnika. Član 13.Informacije o arhivskoj građi. ako i drugih informativnih sredstava predviđenih Pravilnikom o evidencijama koje vodi Arhiv Republike Srpske. broj identifikacionog dokumenta. Revers sadrži ime i prezime korisnika. Za uredno vraćenu građu korisnik se razdužuje reversom koji potpisuje radnik na poslovima informisanja. signaturu građe (naziv fonda. a informacije o knjižnom fondu daje bibliotekar. godinu. uslovima i načinu njenog korišćenja daju načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe ili radnik na poslovima informisanja. Zahtjev sadrži: ime. odnosno bibliotekar pružiće na uvid korisniku ovaj pravilnik i Uputstvo o radu čitaonice. Po prijemu građe korisnik potpisuje revers. Prije početak istraživanja radnik na poslovima informisanja. profesiju i mjesto zaposljenja korisnika. . državljanstvo. kutiju. Arhivska građa trebuje se na osnovu reversa koji korisnik ispunjava u dva primjerka i predaje radniku na poslovima informisanja. Član 11. podatke o tome u čije ime i za čiji račun vrši istraživanje. Član 12. Arhivska građa i knjižni fond izdaju se na korišćenje na osnovu pismenog zahtjeva koji je korisnik dužan da podnese najmanje jedan dan prije početka istraživanja. Izbor arhivske građe za istraživanje korisnika vrši se na osnovu registra fondova i zbirki. odnosno bibliotekar. redni broj i sl. datum prijema i datum vraćanja građe. Član 10. Arhivska građa i knjižni fond koriste se isključivo u čitaonici Arhiva. fascikl. naziv teme koju obrađuje. svrhu istraživanja. Postupak iz prethodnog stava primjenjuje se i na lica koja korisnik angažuje da mu pomažu pri radu u čitaonici.). Radnik na poslovima informisanja vratiće korisniku pogrešno. Član 9. nepotpuno ili nečitko popunjen revers.

odnosno bibliotekar dužni su da po završenom istraživanju pregledaju građu i izvrše njeno sravnjenje.Pristup u depoe dozvoljen je radnicima u čitaonici. Ista registraturska ili bibliotečka jedinica može se samo jednom prenijeti na novi revers. Istraživač je dužan da vrati na prvobitno mjesto svaki pregledani dokument i da o prestanku istraživanja obavijesti radnika na poslovima informisanja.5 kutija. Trebovana građa ne može se izdati drugom korisniku. Član 17. Član 16. Član 19. . Ako korisnik izdatu građu ili knjižni fond ne koristi 7 dana uzastopno. Ukoliko korisnik vraća dio građe iz reversa. mikrofilmovanje. radnik na poslovima informisanja. odnosno licima koja ih zamjenjuju i načelniku Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe. skeniranje.5 knjiga. Korisnik je može ponovo trebovati tek po isteku 3 mjeseca od dana vraćanja. . Član 20. Radnik na poslovima informisanja. Član 18. Član 15. odnosno bibliotekara. Član 14. Korisnik može zadržati građu mjesec dana. a potom se vraća u depo.50 fotografija ili plakata. Arhivska građa i knjižni fond ne mogu se iznositi van službenih prostorija. odnosno svezaka iz biblioteke. načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe može odobriti iznošenje građe i knjižnog fonda van službenih prostorija uz prisustvo odgovornog radnika i to za vrijeme koje je neophodno da bi se izvršilo fotokopiranje. Korisniku se u toku dana može najviše izdati: . odnosno poveza građe. Ovaj rok može se produžiti za još jedan mjesec novim reversom. ovjera prepisa i slično. odnosno bibliotekar odmah će to pribilježiti na reversu. ovi se vraćaju u depo. Količina građe iz prethodnog stava ujedno je i najveća količina građe koju korisnik može držati u čitaonici. Izuzetno od odredbe prethodnog stava. . Korisnicima i drugim licima zabranjen je pristup u depoe. a informativna sredstva i knjižni fond mogu. Ostali radnici Arhiva imaju pravo pristupa u depoe samo uz prisustvo radnika čitaonice. ali samo u vrijeme odsustva istraživača koji ih koristi.

onda zahtjev.). . dužan je da Arhivu ustupi jedan primjerak svoje publikacije (knjige. Zabraniće se korišćenje građa korisnicima koji postupe protivno odredbama stavova 1. dužan je da navede i signaturu. njegov zakonski zastupnik ili lice koje je podnosilac zahtjeva ovlastio u pisanoj formi. pravnih. Odluka donesena po prigovoru je konačna. na pismeni zahtjev stranke. po pravilu.biti napisan na jednom od zvaničnih jezika Bosne i Hercegovine. građanskopravnih i fizičkih lica izdaju uvjerenja i druge isprave o činjenicama sadržanim u arhivskoh građi. Član 21.Uskratiće se. ovog člana korisnik može podnijeti prigovor direktoru Arhiva. odnosno ograničiti pravo korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda korisnicima koji se ne pridržavaju uslova za njeno korišćenje predviđenih zakonom i ovim pravilnikom. Član 23. Odluku iz prethodnog stava ovog člana donosi načelnik Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe. članka u listu ili časopisu. ovog člana. Odgovorni radnici u čitaonici dužni su da uredno vode evidencije o korisnicima arhivske građe i knjižnog fonda. pored ispunjavanja uslova iz stava 2. Zahtjev mora: . Član 25. maturskog ili diplomskog rada i sl. Uvjerenje o potvrđivanju činjenica sadržanih u arhivskoj građi izdaje se. Protiv odluke iz stava 2. ovog pravilnika. . . Istraživač koji publikuje svoje radove u potpunosti ili djelimično na osnovu građe Arhiva. i 2. sačinjava fizičko lice na koje se zahtjev odnosi. III – Izdavanje uvjerenja Član 24. a ako je građu citirao.sadržavati ime podnosioca zahtjeva kao i podatke za kontakt sa njim. Arhiv je dužan da na zahtjev državnih organa.sadržavati dovoljno podataka u vezi sa prirodom i / ili sadržajem traženih činjenica. Član 22. Jednom godišnje Arhiv izdaje bilten u kojem se navode imena istraživača i građe koju obrađuje. referata. Ako se zahtjev odnosi na ličnu informaciju. Korisnik koji je za svoju publikaciju djelimično ili u potpunosti koristio građu Arhiva dužan je da to u publikaciji i naznači.

. saslušanja. Sva izdata uvjerenja obavezno se evidentiraju u djelovodnom protokolu. ovog pravilnika. 4. to lice će potpisati zahtjev. prethodnog člana.Ako je zahtjev sačinjen od strane lica na koje se odnosi. pokazati svoj identifikacioni dokument sa fotografijom. Član 27. a činjenično stanje utvrđeno uvidom u arhivsku građu je drugačije. Zahtjevi za izdavanje uvjerenja zaprimaju se u pisarnici Arhiva. te da li zahtjev sadrži sve bitne činjenice neophodne za njegovo rješavanje. ovog pravilnika. Za zahtjeve koji nisu u skladu sa odredbom al. da zahtjev ne može biti obrađen iz navedenog razloga. kao i kopiju zakonom utvrđenog identifikacionog dokumenta podnosioca zahtjeva. stava 2. Ovim dopisom podnosilac zahtjeva pozvaće se da u roku od 15 dana otkloni nedostatke. Član 29. a sadržavaće i sve neophodne informacije za kontakte. Arhiv ne može davati tumačenja dokumenata ili podataka sadržanih u dokumentima. Ako je zahtjev sačinjen od strane zakonskog zastupnika podnosioca zahtjeva ili lica koje je ovlašćeno za pristup informaciji. Ako Arhiv nije u mogućnosti da udovolji zahtjevu zbog nedostatka formalnih uslova iz stava 2.. kao i kada traži uvjerenje o određenim činjenicama. ovo lice će potpisati zahtjev i pokazati svoj identifikacioni dokumetn sa fotografijom. gdje se provjerava da li je Arhiv nadležan da rješava po zahtjevu. dokaz o zakonskom zastupanju ili punomoć. 2. obavještenje iz prethodnog stava takođe će sadržavati sva specifična pitanja koja mogu razjasniti zahtjev. 3. Član 28. najkasnije u roku od 8 dana od dana prijema zahtjeva pismeno će se obavijestiti podnosilac zahtjeva kada je takvo obavještavanje moguće. Član 30. Ako Arhiv nije nadležan u pogledu primljenog zahtjeva. i 5. Uvjerenje se izdaje istog dana kada je stranka zatražila izdavanje uvjerenja. a najkasnije u roku od 15 dana. izjava svjedoka.ovaj će se dostaviti na nadležnost drugom javnom organu. Član 26.. člana 25. o čemu će se podnosilac zahtjeva pismeno obavijestiti. štampe i publikacija. Ne mogu se izdavati uvjerenja na osnovu memoarske građe. Rješenjem će se odbiti zahtjev u svim slučajevima kada stranka traži uvjerenje o činjenicama o kojima se ne vodi službena evidencija. kao i kopiju vodiča iz člana 42.

ovlašćeni radnik uputiće ga nadležnom organu uprave da sačini i ovjeri traženi broj kopija. Član 36.navod po čijem se zahtjevu uvjerenje izdaje. Član 35. . . . Član 33. Član 32. broj stranice. jasan.naziv izdvaoca uvjerenja. Ne mogu se vršiti nikakve ispravke grešaka ili propusta organa koji je činjenice upisao u dokument. Radnik koji utvrđuje podatke potrebne za izdavanje uvjerenja zatražiće od podnosioca zahtjeva da dopuni zahtjev ukoliko smatra da bi novi podaci mogli doprinijeti utvrđivanju činjeničnog stanja. . ispiše ih na poleđini zahtjeva ili na posebnom papiru koji se priključuje zahtjevu. Uvjerenje se izrađuje u dva primjerka od kojih se jedan dostavlja stranci.oznaku uvjerenja kao opšti zakonski naziv.potpis direktora Arhiva. . a drugi čuva u pisarnici Arhiva. Član 37. Ako stranka zatraži da joj se izda više primjeraka. Sadržina uvjerenja mora biti adekvatna činjenicama sadržanim u dokumentima na osnovu kojih se izdaje uvjerenje. Uvjerenje u pogledu forme i sadržine ima sljedeće elemente: .pravni osnov za izdavanje uvjerenja.navode na osnovu koje se službene evidencije izdaje uvjerenje (naziv evidencije.). broj djelovodnog protokola i datum izdavanja. godinu za koju se vodi i slično. napiše kada je podatke provjerio i stavi svoj potpis.kratak. Član 34. Član 31. Primopredaja zahtjeva za izdavanje uvjerenja između radnika Arhiva obavlja se internom dostavnom knjigom. .Ovlašćeni radnik može od podnosioca zahtjeva zatražiti da isti dopuni. Odgovorni radnik koji utvrđuje podatke potrebne za izdavanje uvjerenja dužan je da iste tačno utvrdi uz navođenje izvora iz kojih su podaci uzeti. potpun i tačan opis činjenica koje se potvrđuju ili navode u uvjerenju. .

Protiv rješenja iz prethodnog stava ovog člana podnosilac zahtjeva ima pravo žalbe. građanskopravnom ili pravnom licu koje traži da ostvari bilo koje pravo u smislu ovog pravilnika. Ukoliko se radi o nečitkom tekstu. Arhiv preduzima se redovne mjere pomoći svakom fizičkom. . Arhiv će to uraditi na taj način što će na pogodnom mjestu prepisa ili fotokopije ispisati tekst: „Potvrđuje se da je prepis – fotokopija vjeran originalnom dokumentu koji se čuva u ovom Arhivu. oštećenom dokumentu i slično. IV – Postupak po žalbi Član 40. stranci će se izdati fotokopija dokumenta ili će se pozvati ovlašćeno lice organa.Podnosilac zahtjeva mora se potpuno obavijestiti u vezi sa svojim zahtjevom. Arhiv donosi rješenje. a ako to zahtijeva. Arhiv će donijeti vodič za korisnike koji sadrži informacije potrebe za obraćanje Arhivu i radniku na poslovima informisanja. postupku pristupa informacijama. Član 38. pristupu pravnom lijeku i svim bitnim rokovima. Ako stranka zahtijeva ovjeru prepisa ili fotokopije dokumenta. V – Obaveze Arhiva Član 41. Stranka ima pravo na fotokopiju ili prepis dokumenta uz obavezu da snosi odgovarajuće troškove. zajedno sa uzorkom zahtjeva u pisanoj formi. bitne elemente postupka za podnošenje zahtjeva. Član 39. U slučaju odbijanja zahtjeva za pristup arhivskoj građi ili zahtjeva za izdavanje uvjerenja o činjenicama sadržanim u arhivskoj građi. Visina troškova unaprijed se saopštava stranci. informacije o kategorijama izuzetaka. mora mu se omogućiti uvid u dokumente iz kojih su podaci izvađeni. Član 42.odnosno organizacije koja traži uvjerenje da izvrši vještačenje i utvrdi činjenice. Žalba se podnosi direktoru Arhiva u roku od 15 dana po prijemu rješenja. troškovima umnožavanja. Rješenje doneseo po žalbi je konačno.

Izvještaj iz prethodnog stava ovog člana dostupan je na zahtjev.ne izvrši sravnjenje građe po završenom istraživanju (član 17. uslovima i načinu njenog korišćenja (član 7.izda na korišćenje arhivsku građu ili knjižni fond bez uredno popunjenog i potpisanog reversa (član 11. . U roku od 30 dana od dana stupanja na snagu ovog pravilnika direktor Arhva donijeće Uputstvo o radu čitaonice Arhiva i vodič. VI – Odgovornost radnika Član 44. odluke koje se donesu u toku postupka. Arhiv dostavlja Ministarstvu nauke i kulture tromjesečne statističke podatke koji se odnose na broj primljenih zahtjeva. Izmjene i dopune ovog pravilnika vrše se na način i po postupku predviđenom za njegovo donošenje. Tumačenje odredaba ovog pravilnika daje direktor Arhiva.omogući korišćenje arhivske građe i knjižnog fonda van čitaonice (član 13. . Radnik čini težu povredu radne dužnosti ukoliko: . . VII – Prelazne i završne odredbe Član 45.). . stav 1. Član 47. Član 46. kao i na ostala pitanja u vezi sa zahtjevima za pristup arhivskoj građi ili zahtjevima za izdavanje uvjerenja. a dostupan je na zahtjev. . . .netačno ili nepravilno utvrdi podatke potrebne za izdavanje uvjerenja (član 32.). stav 2.bez posebnog odobrenja direktora izda na korišćenje nesređenu arhivsku građu (član 5.).uredno ne vodi evidencije o korisnicima arhivske građe i knjižnog fonda (član 23. . te konačne odluke.omogući neovlašćenim licima pristup u depoe (član 13.).iznese ili drugom omogući iznošenje arhivske građe i knjižnog fonda van službenih prostorija bez odobrenja ili protivno odobrenju načelnika Sektora za sređivanje i obradu arhivske građe (član 18. vrstu traženih informacija. .).).).izdato uvjerenje ne evidentira u djelovodnom protokolu (član 28.). .Vodič je besplatan.). utvrđene izuzetke. Član 43. .).neovlašćeno daje informacije o arhivskoj građi.).izda na korišćenje arhivsku građu bez odobrenja ili protivno odobrenju načelnika Sektora za sređivanje i obradu ahivske građe ili direktora (član 4.

obrazovno – vaspitne. Na korišćenje se ne daje ni građa čije je sređivanje u toku. Davanjem arhivske građe na korišćenje ostvaruje se krajnja svrha njenog čuvanja. kulturne. administrativne i druge dopuštene svrhe. Svakako. Arhiv ne može unedogled da odbija zahtjev za istraživanje nesređene građe.Član 48. Ovo je logično utvrđen rok. člana 25. Arhivska građa može se koristiti za naučne. Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana donošenja. Član 49.godine. pravilnik pod istim nazivom i sličnog sadržaja postojao je i ranije. . Izdavanje takve građe remetilo bi rad na arhivskom fondu. Zakona o arhivskoj djelatnosti. te zaštite izvorne građe. S tim u vezi.godine. Istraživač koji koristi nesređenu građu dužan je da to navede u svom radu. Vlada nije koristila ovo ovlašćenje. Ovim privilnikom izvršeno je usklađivanje pojedinih njegovih odredbi sa Zakonom o slobodi pristupa informacijama1. U načelu. Međutim. STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PRAVILNIK O USLOVIMA I NAČINU KORIŠĆENJA ARHIVSKE GRAĐE I KNJIŽNOG FONDA U ARHIVU REPUBLIKE SRPSKE (autor: Zoran Mačkić) Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike Srpske donesen je dana 24. poslove i druge društvene potrebe u rokovima i pod uslovima koje sporazumno utvrde nadležni arhiv i imaoci. Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primjenjuje Pravilnik o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe i knjižnog fonda u Arhivu Republike Srpske. Na osnovu ovlašćenja iz stava 3. Vlada Republike Srpske može da za korišćenje pojedine arhivske građe odredi duže rokove od opšteg roka dostupnosti. Do sada. Arhivska građa koja se daje na korišćenje mora da bude sređena po arhivističkim načelima 3. To je opšta mjera predostrožnosti. Osnov za donošenje Pravilnika sadržan je u stavovima 4. Zakona o arhivskoj djelatnosti 33 Isto. istraživaču bi trebalo da se daju na uvid i nesređeni spisi. arhiv ima obavezu da osigura uslove i utvrdi kriterijume za korišćenje građe u naučne. s tim da ti rokovi ne mogu da budu duži od 50 godina od dana nastanka građe. broj 010-200/99 od 29. Arhiv Republike Srpske je sasvim liberalizovao pristup građi.marta 1999. s tim da ti rokovi ne mogu biti duži od 30 godina od dana nastanka arhivske građe2. potpuno je dostupna sva građa koju je Arhiv preuzeo. člana 25. člana 25. već bi trebalo da odredi primjeren rok u kojem će građu srediti. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 20/01 22 Stav 1. kulturne. decembra 2001. člana 25. Po njegovom isteku arhivska građa predaje se Arhivu. i 5. stav 2. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Sva predviđena ograničenja u funkciji su zaštite javnih i ličnih ili komercijalnih interesa fizičkih lica. Po isteku tog roka.

). obrazovnu.). člana 4. stava 1. odnosno Odjela za međunarodnu naučnu. U tom slučaju građa se daje na korišćenje samo u diplomatičke i paleografske svrhe. vodiča i pregleda koje vodi Arhiv Republike Srpske (član 9. U pogledu drugih uslova. kulturnu i sportsku saradnju. strani istraživač je u potpunosti izjednačen sa domaćim istraživačima (stav 5.). Izbor arhivske građe za istraživanje vrši se na osnovu registra fondova i zbirki. opštih inventara. Korišćenje podataka imovinskopravne prirode stranim državljanima ili njihovim zastupnicima omogućava se putem redovnih organa uprave i pravosuđa (stav 4. Zakona o arhivskoj djelatnosti). člana 5.). Istraživanje arhivske građe na osnovu diplomatskih garantnih pisama. Na taj način ne ograničavaju se prava korisnika. člana 4. istog člana u interesu zaštite ličnih i komercijalnih interesa fizičkih lica. člana 5. a ograničenja iz alineje 2. utvrđena je obaveza pradavaoca da da pismeno mišljenje o načinu i uslovima korišćenja građe koju predaje arhivu (stav 2.Originalni dokumenti ne daju se na korišćenje ukoliko su publikovani. člana 20. i 5. koja se dostavljaju putem Ministarstva inostranih poslova BiH. To je preventivna mjera zaštite izvorne građe. odobrava Ministarstvo prosvjete i kulture Republike Srpske (stav 3. Državljani koriste arhivsku građu u skladu sa ugovorima o međunarodnoj naučnoj i kulturno – prosvjetnoj saradnji i na osnovu faktičkog reciprociteta (stav 2. . Na korišćenje se ne daje ni fizički oštećena građa. člana 4. mirkofilmovani ili skenirani.). tehničku. Alinejama 4. člana 4. ustanovljeno je s ciljem zaštite javnih interesa. Ograničenje iz alineje 1. i 3.

. plinskih i elektro instalacija i uređana centralnog grejanja bez odgovarajuće zaštite. s tim da se na 100 m2 prostora može uslovno smestiti 600 dužnih metara arhivske građe. . insekata.obezbeđeni fizičko – tehnički uslovi za čuvanje arhivske građe. . Arhiv mora obezbediti mikroklimatske.obezbeđena odgovarajuća arhivska građa.PRAVILNIK O USLOVIMA ZA OSNIVANJE I POČETAK RADA ARHIVA1 Član 1. glodara i fizičkih oštećenja. Veličina prostorija mora odgovarati količini građe koju će arhiv čuvati.koje su udaljene od izvora otvorenog plamena i od prostorija u kojima su uskladištene lako zapaljive materije. mikroorganizama. pored opštih. uključujući i zaštitu od nadiranja podzemnih i nadzemnih voda.obezbeđene odgovarajuće prostorije za rad i smeštaj arhivske građe. . Član 4. Član 2. hemijsko – biološke i fizičke uslove za zaštitu arhivske građe od štetnog delovanja vlage. Arhiv mora obezbediti odgovarajuće prostorije za rad i za smeštaj arhivske građe. prašine. . . kanalizacionih. Arhiv se može osnovati i početi sa radom.obezbeđen potreban broj stručnih radnika za obavljanje stručnih poslova u arhivu.koje su suve i zračne. ispunjeni i sledeći uslovi: . svetlosti.u kojima nema vodovodnih. Arhiv mora obezbediti i prostorije za preuzimanje arhivske građe najmanje za narednih pet godina. 11 „Službeni glasnik Republike Srpske“ broj 31/00 .obezbeđena finansijska sredstva za osnivanje i početak rada. Pod odgovarajućim prostorijama podrazumevaju se prostorije: . Mere zaštite od požara i elementarnih nepogoda arhiv provodi u skladu sa posebnim propisima. Član 3. odnosno obavljati arhivsku delatnost ako su. zračenja.

Uz zahtev iz prethodnog stava ovog člana osnivač podnosi elaborat o opravdanosti osnivanja arhiva i dokaze o ispunjavanju posebnih uslova predviđenih ovim pravilnikom. Zahtev se podnosi Ministarstvu nauke i kulture. kase i kontejneri. Član 6. Arhiv mora imati najmanje pet radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivu. Član 5. broj 37/88). Sredstva za osnivanje i rad arhiva obezbeđuje osnivač. Stalaže. Ako se u toku rada arhiva ustanovi da nedostaju propisani uslovi za njegov rad. Ministarstvo nauke i kulture nalaže osnivaču rok u kojem se isti moraju ispuniti. Saglasnost na odredbe statuta arhiva daje osnivač. . Član 13. U slučaju ukidanja arhiva osnivač je dužan preduzeti mere zaštite arhivske građe i o tome pismeno obavestiti Ministarstvo nauke i kulture i Arhiv Republike Srpske. Zahtev za utvrđivanje uslova za osnivanje i početak rada arhiva podnosi osnivač na čijem će području biti sedište arhiva. Član 11. Član 8. stalaže. Član 12. Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da se primenjuje Pravilnik o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva („Službeni list SR BiH“. smatraće se da je osnivač ispunio uslove za osnivanje i početak rada arhiva. Ukoliko Ministarstvo nauke i kulture ne donese rešenje u roku iz stava 1. ormari. te održavanje uslova za smeštaj i čuvanje arhivske građe. Postojanje uslova za osnivanje i početak rada arhiva utvrđuje rešenjem Ministarstvo nauke i kulture u roku od 30 dana od dana podnošenja zahteva. ormari. od kojih najmanje tri sa visokom stručnom spremom. Član 10. Član 9. ovog člana. Član 7.Arhiv mora obezbediti arhivsku opremu pod kojom se podrazumevaju fascikli. kase i kontejneri su od metala ili drugog vatrootpornog materijala. arhivske kutije.

Pravilnika). člana 58.). Stručni nadzor nad radom arhiva. broj 37/88. kao i poslovi na obrazovanju i usavršavanju radnika koji obavljaju stručne poslove u arhivima u nadležnosti su Arhiva Republike Srpske (alineja 1. Zakona. finansijski. STRUČNA OBJAŠNJENJA ZA PRAVILNIK O USLOVIMA ZA OSNIVANJE I POČETAK RADA ARHIVA (autor: Zoran Mačkić) Pravni osnov za donošenje Pravilnika o uslovima za osnivanje i početak rada arhiva sadržan je u odredbi stava 2. a u roku iz stava 2.). Zakona o arhivskoj djelatnosti predviđena je mogućnost osnivanja opštinskog / gradskog arhiva. Zakona. Akt o ukidanju arhiva donosi osnivač (član 46. Osnivač sačinjava eleborat o opravdaosti osnivanja arhiva i pribavlja mišljenje Ministarstva prosvjete i kulture. „Osnivač je dužan da se stara o obezbeđenju uslova za rad arhiva. fizičko – tehnički.). Prava osnivača nad njim vrši opština / grad za čiju je teritoriju osnovan. finansiranje arhiva i razvoju arhivske delatnosti na području osnivača“ (član 34. Nadzor nad zakonitošću rada arhiva vrši Ministarstvo prosvjete i kultue (član 51. Zakona. . Zakona.) ukoliko arhiv ne izvršava poslove radi kojih je osnovan ili ukoliko ne ispunjava propisane uslove za rad (član 45. Rješenje o utvrđivanju uslova za osnivanje i početak rada arhiva donosi Ministarstvo prosvjete i kulture u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva (član 8. Zakona i član 9. Pravilnik je donijelo Ministarstvo nauke i kulture po pribavljenoj saglasnosti Arhiva Republike Srpske. Pravilnika. člana 35. stava 2. materijalni. kadrovski) predviđeni su odredbama člana 35.Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srpske“.). Zakona o arhivskoj djelatnosti. Pravilnika. Zakona. člana 40.). a nakon usvajanja elaborata i saglasnost Arhiva Republike Srpeks (član 33. Opšti i posebni uslovi za osnivanje i početak rada i za obavljanje arhivske djelatnosti (prostorni. Stavom 4. Stupanjem na snagu Pravilnika prestao je da se primjenjuje preuzeti istoimeni pravilnik objavljen u „Službenom listu SR BiH“. Zakona o arhivskoj djelatnosti. Zakona o arhivskoj djelatnosti i člana 1. člana 33.

TREĆI DIO III PROPISI O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU INSTITUCIJA BOSNE I HERCEGOVINE .

„prilog“ je pisani sastav (dokument.1. crtani. tabela. kutija. njihovo združivanje i dostavljanje u rad. „akt“ je svaki pisani sastav kojim se pokreće. zavođenje akata. koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja. SLUŽBI. U okviru kancelarijskog poslovanja. 6. pregledanje i raspoređivanje pošte. odnosno akata. fotografirani. otvaranje. “predmet“ je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čini posebnu ili samostalnu cjelinu. „arhivska građa“ je sav izvorni i reproducirani (pisani. „fascikl“ predstavlja omot. fonografirani ili na drugi način zabilježen) dokumentacijski materijal od značaja 11 Odluka objavljena u „Sl. Glasniku BiH“. filmovani. prekida ili završava neka službena radnja institucija BiH. službama. kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje). štampani. Član 2.) ili fizički predmet. INSTITUCIJA I DRUGIH TIJELA VIJEĆA MINISTARA BOSNE I HERCEGOVINE Član 1. U kancelarijsko poslovanje spada: primanje. „dosije“ predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizičku osobu i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu. 3. Kancelarijsko poslovanje institucija BiH ODLUKA1 O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU MINISTARSTAVA. otpremanje pošte. administrativno – tehničko obrađivanje akata. sanduk. Član 3. 4. broj 21/01 . korice i slično u kojim je složeno više predmeta ili više dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju u tim fasciklama. grafikon. crtež i sl. Ovom odlukom uređuje se način kancelarijskog poslovanja u ministarstvima. 2. mijenja. pojedini termini imaju sljedeća značenja: 1. dopunjuje. razvođenje akata. institucijama i drugim tijelima Vijeća ministara Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: institucije BiH). 5. objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta.

kao i ostali dokumentacijski materijal. „registraturski materijal“ čine spisi ( akti i predmeti). Član 7. djelovodnik predmeta i akta. Član 6. 5. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu. 3. ovog člana su: 1. sekretar službe i drugi rukovoditelji institucija BiH. otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe. kojim se vrši službena prepiska s drugim pravnim i fizičkim osobama (službeni dopis) mora sadržavati sljedeće dijelove: zaglavlje. 8. . zapisa i dokumenata. „arhiva“ je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti. voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznka iz svoje nadležnosti. mogu za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik. sadržaj akta. Pomoćne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uređuju se propisom ministra Ministarstva civilnih poslova i komunikacija. koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira propisanog formata. Član 4. o čemu odlučuje ministar. odnosi. Član 5. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka. kratku sadržinu predmeta. odnosno djelovodnika sadrži naziv i godinu na koju se upisnik odnosno djelovodnik. Osnovne knjige evidencije iz stava 1. naziv i adresu primatelja. kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa. institucije BiH vode osnovne i pomoćne knjige evidencije o predmetima i aktima iz svoje nadležnosti.za historiju. zamjenik ministra. po pravilu propisana pojašnjenja za njihovo vođenje. Naslovna stranica upisnika. Upisnici i djelovodnici vode se u vidu knjige s tvrdim koricama. arhivska knjiga. 7. u toku godine. ove odluke . odnosno djelovodnika. U okviru kancelarijskog poslovanja. 9. koji je nastao u radu institucije BiH bez obzira kad je i gdje nastao. evidencije o aktima i predmetima. Institucije BiH koje u svom radu imaju veći broj predmeta i akata. primljeni i nastali u instituciji BiH dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se trajno čuvati. Na unutrašnjoj stranici upisnika. 4. 2. Institucije BiH koje u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine. mogu jednu knjigu upisnika. odnosno djelovodnika. kulturu i ostale društvene potrebe. „pisarnica“ je organizacijska jedinica ili radno mjesto u instituciji BiH gdje se vrše poslovi iz člana 2. upisnik prvostepenih predmea upravnog postupka. Svaki službeni akt institucije BiH. do njihove predaje Arhivu Bosne i Hercegovine ( u daljem tekstu: Arhiv BiH) ili do njihovog uništenja. odnosno djelovodnik. fotografski i fonografski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti. nalaze se.

U upisnik prvostepenih. Povjerljivi i strogo povjerljivi akti čuvaju se odvojeno od običnih akata i to na način koji osigurava čuvanje njihovoe povjerljivosti. u skladu sa uputstvom iz člana 18. ovog člana na klasifikacijske oznake vrši se u upisniku odnosno u djelovodniku u skladu sa uputstvom iz člana 18. u roku od 60 dana od dana stupanja na snagu ove odluke. upisuju se svi predmeti iz nadležnosti institucije BiH . Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen. označeni kao povjerljivi ili strogo povjerljivi. pravne osobe. Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti institucije BiH. ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija donijet će listu kategorija registraturskog materijal s rokovima čuvanja. Član 13. U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se predmeti i akti iz nadležnosti institucije BiH koji su od strane izdavatelja predmeta. Član 9. odnosno drugostepenih predmeta upravnog postupka. ove odluke. Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu institucije BiH upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama. Rokovi čuvanja mogu biti utvrđeni na mjesece. ove odluke. druge institucije ili po službenoj dužnosti. Arhivska knjiga vodi se kao opći inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala u radu institucije BiH u toku kalendarske godine. U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadležnosti institucija BiH o kojima se ne rješava u upravnom postupku. čuvaju se u arhivima tih institucija u odgovarajućim fasciklima ili kutijama koje se čuvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od uništenja. odnosno zaključka. a koji se pokreće po zahtjevu stranke. Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti institucije BiH vrši se u pisarnici. odnosno drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet završava donošenjem rješenja. o kojima se rješava u prvostepenom. prilikom upisa novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna pošta). Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. člana 12. ove odluke. Član 8. Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. Kancelarijsko poslovanje institucija BiH može se vršiti i putem računara u skladu s ovom odlukom i Uputstvom iz člana 18. Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u arhivu institucije BiH. godine i trajno. Sadržaj i način vođenja i korištenja arhivske knjige za institucije BiH propisat će ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija u saradnji s Arhivom BiH. Član 11. ove odluke. vlage i drugih oštećenja. odnosno nastane u radu institucije BiH. Član 12. Član 10. obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajuće grupe s propisanim brojčanim oznakama ( u daljem tekstu: klasifikacijske oznake). . odnosno akta.

Institucije BiH dužne su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadležnosti vrše prema listi iz stava 1. kao i postupak odabiranja i izdavanja arhivske građe iz registraturskog materijala i način primopredaje arhivske građe između institucije BiH i Arhiva BiH. i 36/73). kasama. Po završetku radnog vremena. na koje je saglasnost dao Arhiv BiH. Član 18. Danom stupanja na snagu ove odluke prestaje da važi Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija („Službeni list SR BiH“. Način čuvanja određuje ministar i zamjenici ministra. Arhivska građa iz arhiva institucije BiH predaje se Arhivu BiH sporazumno s Arhivom. a objavit će se i u službenim glasilima entiteta i Brčko distrikta Bosne i Hercegovine. obavezni su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti institucije BiH u skladu s propisima o kancelarijskom poslovanju. Osoba ovlaštena za vršenje kancelarijskog poslovanja dužna je u toku radnog vremena organizirati vršenje poslova tako da službeni predmeti. Član 15. Ministar i zamjenici ministra. broj 31/71. Arhiviranje predmeta i akata vrši se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema rokovima čuvanja koji su utvrđeni u listi iz stava 1. pečati. ovog člana. štambilji i drugi akti i predmeti moraju se čuvati u zaključanim ormarima. pečati. sekretar službe i drugi rukovoditelji institucije BiH. službama. propisat će ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija u saradnji s Arhivom BiH. sekretar službe i drugi rukovoditelji institucije BiH. Član 19. predmeti. akti i drugi materijali. člana 13. institucijama i drugim tijelima Vijeća ministara Bosne i Hercegovine. u skladu sa zakonom i drugim propisima. Uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe. ove odluke. Ministara Ministarstva civilnih poslova i komunikacija će u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove odluke donijeti uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u ministarstvima. stolovima ili zaključani u radnoj prostoriji u kojoj je osigurana njihova sigurnost. Član 20. Član 17. Ova odluka stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku BiH“.Član 14. štambilji i drugi akti i predmeti stalno budu po njenim nadzorom i da ne smiju doći u posjed neovlaštenih osoba. 33/71. žigovi. . akti i drugi materijali. Član 16. žigovi. Institucije BiH obavezne su rješenjem odrediti osobu koja će neposredno biti odgovorna za vođenje kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti institucija i utvrditi ovlasti te osobe u skladu s organizacijom pisarnice.

Rad s aktima i predmetima ima dvije vrste djelatnosti koje čine jedinstvenu cjelinu. Kancelarijsko poslovenje odnosi se na rad s aktima i predmetima u toku rada na tim aktima i predmetima.Pravilnik o preuzimanju arhivske građe u Arhiv Bosne i Herce