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Procedimiento para planificar Reuniones y

Asambleas

PRESENTACIN

El presente documento recoge algunos conceptos de la escaza literatura sobre


procedimientos en reuniones y asambleas, y sintetiza fundamentalmente la experiencia
personal del autor respecto al protocolo que usualmente se aplica en estos eventos.
I. REUNIONES BREVES
Toda reunin por ms simple y poco importante que sea debe incluir:
1. Identificar los objetivos de la reunin.
2. Abordar los puntos del orden del da.
3. Resumir y revisar la asignacin de tareas.
II. ASAMBLEA
Asamblea Ordinaria: Es aquella que se convoca con periodicidad determinada, tiene
agenda provisional, que se ratifica o complementa al inicio de la asamblea.
Asamblea Extraordinaria: Es aquella que se convoca con carcter de urgencia, con
agenda definida.
Ejemplo de los pasos a seguir en una asamblea ordinaria:
1.- Mensajes.
2.- Instalacin del qurum legal.
3.- Aprobacin del orden del da.
4.- Solicitud aprobacin del acta de la sesin ordinaria.
5.- Seguimiento de acuerdos.
6.- Informe de Actividades del Presidente.
7.- Presentacin Plan de Trabajo.
8.- Asuntos Generales.
IV. ALGUNAS PREGUNTAS FUNDAMENTALES
Qu es el qurum?

Un qurum es el nmero mnimo de votantes admisibles que deben estar presentes en la


reunin especfica para el desarrollo de la reunin. Estos nmeros estn designados en el
estatuto de la organizacin. A veces es la mayora simple (la mitad del nmero total de
asamblestas ms uno) o mayora absoluta (dos tercios del total de miembros).
Quin preside la reunin?
Con frecuencia el presidente es la persona designada en los estatutos para presidir las
reuniones y asambleas. Algunos grupos asignan la presidencia a un antiguo presidente, un
moderador o un miembro diferente en cada reunin.
Qu es la agenda?
Es una lista de los asuntos que tienen que abordarse en una reunin. Ayuda a que una
reunin se mantenga enfocada y reduce la posibilidad de que se pase por alto o se olviden los
asuntos. Con frecuencia se utiliza el siguiente esquema:
1. Llamar al orden.
2. Aprobacin de la agenda.
3. Lectura y aprobacin de las actas de la ltima reunin.
4. Informe de los directivos: Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero.
5. Informes de comisiones.
6. Asuntos no concluidos o pospuestos.
7. Nuevos asuntos.
8. Suspensin.
Los invitados a una reunin deberan recibir con anticipacin una agenda provisional unos
das antes.
Cul debe ser el rol fundamental del presidente?
Conoce a los asistentes y los ayuda a participar.
Planea con anticipacin.

Se prepara para las reuniones.


Preside las reuniones.
Evala las reuniones.
Cmo ejercer mejor la toma de decisiones?
El siguiente proceso puede utilizarse para la toma de decisiones:
Definir el asunto.
Reunir toda la informacin pertinente al asunto.
Enumerar todas las posibles acciones o soluciones.
Elegir la mejor solucin posible.
Tomar la decisin.
Evaluar el resultado.
V. REGLAS PARA REUNIONES DE GRUPOS PEQUEOS
Los participantes en reuniones ms pequeas pueden acordar relajar el procedimiento
parlamentario. Un enfoque para asegurar que se lleve a cabo una toma de decisiones eficaz
en dicha reunin es elaborar la mocin y tomar decisiones a nivel de consensos.
Discusiones de Grupo:
A continuacin se presenta algunas tcnicas que el Presidente puede usar para apoyar y
fomentar la participacin y el debate.
- El presidente solicita opiniones: Puede sugerir que los comentarios son bien recibidos
por el grupo y pedir a personas especficas que intercambien sus opiniones.
- Una encuesta: Despus de una corta discusin el presidente pide que se alcen las manos
rpidamente para determinar el apoyo a las propuestas e ideas.
- Grupos: El debate por grupos pueden ser til en el proceso de toma de decisiones en
reuniones grandes y para generar ideas nuevas de los participantes.

- Tormenta de ideas: Puede generar muchas ideas espontneas. Las directrices para esta
tcnica son:
1. No criticar las ideas de otros mientras se realice.
2. Las ideas poco prcticas pueden provocar ideas prcticas.
3. Cuantas ms ideas ms posibilidades habr de que surjan ideas mejores.
4. Aprovechar las ideas de otros, mejorarlas o combinar varias ideas en una.
5. Elegir una persona para anotar las ideas en rotafolio.
6. Al final de la tormenta seleccionar de forma crtica la lista de ideas buscando cuatro o
cinco puntos constantes. Por ltimo convertir stas en opciones.
VI. MEDIAR EL CONFLICTO
Pueden surgir conflictos en las reuniones. Muchos consideran que el conflicto es negativo,
pero puede ser positivo si se conduce a la innovacin, cambio positivo o acuerdo cuando se
discute un asunto. El presidente tiene que intervenir para resolver un conflicto en una
reunin a fin de llegar a una decisin aceptable. A continuacin se exponen los pasos para
resolver un conflicto suscitado.
1. Reconocer un conflicto e identificar la cuestin que causa el desacuerdo.
2. Recopilar toda la informacin relativa al conflicto, intercambiarla y evaluarla.
3. Proponer posibles soluciones, incluyendo las consecuencias de las propuestas.
4. Encontrar una solucin aceptable mutuamente sin coaccin.
5. Llevar a cabo el acuerdo y evaluar su eficacia, participando todas las partes en la
evaluacin.
Si una reunin se torna muy conflictiva, tmese un breve descanso. Cuando se vuelva a
convocar la reunin, el presidente puede asumir la discusin hasta el punto de conflicto o
pedir que las partes opuestas reasuman sus respectivas posturas. Entonces, el presidente
puede llevar a que las partes negocien una solucin.
VII. LA INSTALACIN FSICA

La ubicacin fsica y sus alrededores son muy importantes para una reunin eficaz. Uso de
micrfono para reuniones grandes, ubicndolo en la parte central. Usar equipo audiovisual
para las presentaciones ayuda a una mejor comprensin de los mensajes. Tener en cuenta los
horarios, si los participantes proceden de lugares lejanos, etc.
Fuente: Procedimiento en Reuniones y Asambles (Zonaeconomica.com - Annimo Agosto Del 2009) - http://www.zonaeconomica.com/reuniones-asambles