Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Fundacin Misin Sucre
Aldea: I.U.T.P.C
Ctedra: Organizacin y Sistemas
Programa Nacional de Formacin de Administradores
Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres:
5to Trimestre Admn.
Noviembre 2.010

INDICE

INTRODUCCIN.
FORMULARIOS
Objetivos
.

pg
3
4
4
4

Diseo del
Formulario...

6
7

Consideraciones para la elaboracin de

formulario
Sistema de control de
formularios..

9
9
12
15

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ventajas y Desventajas
.
Clasificacin

Tipos
CONCLUSIN
BIBLIOGRAFA

28
29

INTRODUCCIN
Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso
que a travs de sus diferentes pasos nos gue en la construccin de
sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir
una fase de anlisis que nos ayude a determinar lo que
necesitamos y cuales son los medios que se utilizarn para lograr
nuestros objetivos.
Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a
quin est dirigido y cmo quieren que se les devuelva la
informacin, tendremos un panorama acerca del diseo funcional
del formulario, los campos necesarios, la programacin a utilizar, la
forma de almacenamiento y de entrega de la informacin a los
encargados de recopilarla y analizarla.
Este documento en primer lugar establece el concepto de
formularios,

designando

sus

objetivos,

fase

del

diseo

consideraciones para la elaboracin de los formularios y su sistema

de control.
En segundo lugar establece el concepto y caractersticas de
los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los
tipos ms frecuentes de manuales y su contenido bsico y
establece las caractersticas de los procesos de desarrollo de los
sistemas de manuales.

FORMULARIOS
En la actualidad, la mayora de las labores realizadas por el
hombre, se emplean los formularios, stos son documento impreso
que contiene informacin estructurada "fija" sobre un determinado
aspecto, para ser complementada con informacin "variable" segn
cada aplicacin y para satisfacer un objetivo especfico. Puede
considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo
es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y,
segn el tipo de informacin y el grado de dificultad para su
llenado, puede acompaarse de un instructivo.
En la Administracin Pblica los formularios son modelos
bsicos de comunicacin que, con ligeras variantes, un interesado
utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algn
impreso. Tambin es til para entregar adjunta documentacin o
informacin a la Administracin.
OBJETIVOS
Eliminar

duplicidad

de

Proveer uniformidad de los

esfuerzo

datos

que

se

registran,

Facilitar el trabajo

informa o se analiza en una

Reducir costos

agencia.

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del diseo del formulario, se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
Fases para el diseo
Fase prediseo

Fase del diseo

Fase del Post-diseo

Se debe realizar una lista

de
comprobacin
y
determinar con detalles
las necesidades que se
han de satisfacer. Para
cumplir
con
los
requerimientos de esta
fase, se realiza una serie
de
preguntas
para
comprobar la efectividad
del pre-diseo y proceder
a realizar la fase del
diseo.

Preparacin
de
una
forma segn su objeto,
tipo de informacin que
contendr,
origen,
mtodo
de
llenado,
procedimiento en el que
se utilizara, numero de
copias,
usuarios
y
resultados esperados. Es
necesario
hacer
consideraciones
en
cuanto al llenado.

Para completar esta fase

se debe tener en cuenta
tipo, peso y color del
papel, color de la tinta,
papel carbn total o
parcial,
perforaciones,
para el archivo, tipos de
impresin por una o
ambas caras; de ser el
caso, direccin de datos,
mrgenes, numeracin,
numero de ejemplares,
fecha de entrega e
impresin continua.

Una vez realizado el

diseo, se debe hacer o
preparar
las
instrucciones
de
impresin.
En un formulario usado
por
personas
ajenas
externa
no
debe
aparecer el nombre de la
empresa, al igual que el
nombre
del
departamento de origen.

Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo
instructivo, el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe
estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en:

Caractersticas de impresin:

Titulo del formulario

Nmero de copias

Objetivos (razn de la

Papel (color, marca y base del original y

situacin)

copias)

Generalidades

Tinta, color de tinta.

Modo de llenado
(maquina o a mano)

Mrgenes (lado y ancho para archivar)

Indicar si lleva perforaciones.

Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)

Juego (desglosables o sueltos)

Encolados

Indicar lado

Lomo abierto o cubierto

Tapas de papel o cartulina, sujetas con

tornillo u otro

Instrucciones de cmo llenar los espacios

en blanco.

Medio de obtencin

Tiempo estimado

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL

FORMULARIO
A continuacin se presentan diversas alternativas para la
elaboracin de formularios.
Offset

Mediante este proceso se prepara un negativo

fotogrfico de los originales que despus se pasa a
una placa metlica, la cual imprime por medio de
una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil
impresiones.

Mimegrafo

Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina,

impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500
ejemplares.

Linotipo

Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos

y tamaos distintos hasta completar textos para su
impresin.

Fotograbad
o

Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un

negativo, que es revelado por la accin de la luz y
tintas especiales y despus queda grabado en una
placa metlica plana.

Rotograbad

Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se

emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando

la impresin supera el milln de ejemplares.

A maquina

Es un trabajo de mecanografiado preparada con

maquina de escribir elctrica o mecnica.

Computador Implica el desarrollo de programas especficos o el

a
uso de software especializado, puede usarse como
modelo de cualquier alternativa de presentacin, ya
sea por medio de impresin en papel o en discos
pticos, disketes o cintas.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y
regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del
flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o
para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control.
Eliminar

formularios innecesarios y evitar su creacin,

consolidar

formularios

que

se

complementen,

redisear

formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.

Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar
formularios a los usuarios.
Trabajar en coordinacin con el departamento de compras
para evitar la adquisicin de formularios no autorizados.
Revisar muestras de los formularios antes de su impresin
final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organizacin.

El control de formularios se debe centrar en un lugar

suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una
visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de
la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin
del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son
los datos necesarios.

Control de formularios.
En la etapa del control

de formularios

se incluye el

establecimiento de un programa de control como poltica de la

empresa y la comprensin de los factores que componen el
problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben
ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y
el tema secundario.
El ndice Funcional
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene
los formularios agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven.
El

ndice

funcional

es

para

uso

exclusivo

de

quienes

son

responsables del control de formularios. Los formularios destinados

a propsitos similares pueden ser analizados para determinar cul
puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado. Para
las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los
propsitos

de

acordar

autorizar,

registrar, reportar y requerir.

facturar,

instruir,

notificar,

Pasos para elaborar el ndice funcional

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente
agrupar los formularios por los que se hayan escogido, as como las
subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por
funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las
muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del
nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional
que le corresponde.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales son documentos que sirven como medios

de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en

forma ordenada y

sistemtica, informacin de una organizacin

(antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas,

procedimientos, etc.). As como las instrucciones y lineamientos que
se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.
Franklin F (2004)
La importancia de los manuales radica en que ellos explican
de

manera

detallada

los

procedimientos

dentro

de

una

organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que

se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa.
Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le
explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea
histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Los

manuales

administrativos

ofrecen

una

serie

de

posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo,

tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan
importancia.
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensin del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y
compensacin del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin
con los dems de la organizacin.
7. Evita conflictos jurisdiccionales

la

yuxtaposicin

de

funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como
base para la evaluacin de puestos y como medio de
comprobacin del progreso de cada quien.

10.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de

los funcionarios ms antiguos.

11.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
12.
Es una fuente permanente de informacin sobre el
trabajo a ejecutar.
13.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos,
las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas,
etc.
14.

Evitan

discusiones

operaciones.
15.
Aseguran

continuidad

mal
y

entendidos,
coherencia

de
en

las
los

procedimientos y normas a travs del tiempo.

16.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
17.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del
trabajo.
18.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir
instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede
circunscribir al control por excepcin.
Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se
encuentran los siguientes:
1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas
para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez.
4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de

lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio
para la misma.
8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte
en complicados.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en

la

administracin,

destacan

el

relativo

los

manuales

administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin,

por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una
fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las
tareas que se le han encomendado.
Depende de la informacin de las necesidades de cada
institucin o empresa privada, para saber con qu tipo de manuales
se debe contar.
Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales
a toda la empresa: una direccin, un departamento, una oficina,
seccin, una mesa, un puesto, etctera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se
designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la
siguiente manera:

Los

diferentes

organismos

(pblicos

privados) tienen

necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina

dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos,
solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

Por su Contenido

Manual de
Historia
Manual de
organizacin
Manual de
polticas

Manual de
procedimiento
s

Por su funcin especfca

Manual de
contenido
mltiple

Manual de
produccin

Manual de
compras:
Manual de
ventas
Manual de

Proporciona informacin histrica sobre la organizacin:

sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y
posicin actual. Bien elaborado y aplicado contribuye a
una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que
pertenece y forma parte de la organizacin.
Expone en forma detallada la estructura organizacional
formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos, y las relaciones
Consiste en una descripcin detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones
para el logro de los objetivos. El conocer a la
organizacin proporciona el marco principal sobre el cual
se basan todas las acciones.
Este manual es una gua (como hacer las cosas) de
trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementacin de este
manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique
la elaboracin y utilizacin de distintos manuales.
Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en
base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el
proceso
de
fabricacin
(fabricacin,
inspeccin,
ingeniera industrial, control de produccin), es tan
reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste
en definir el alcance de compras, definir la funcin de
comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus
actividades.
Seala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
de informacin comprendidas en el trabajo de ventas
(polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al
personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
Asenta por escrito las responsabilidades financieras en

Finanzas

Manual de
contabilidad

Manual de
crdito y
cobranzas

Manual de
personal

General

Manual tcnico

Manual de
adiestramiento
o instructivo
Manuales
generales de
organizacin
Manual
general de
procedimiento
s
Manual
general de
polticas

todos los niveles de la administracin, contiene

numerosas instrucciones especficas a quienes en la
organizacin estn involucrados con el manejo de
dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin
financiera.
Trata acerca de los principios y tcnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para
todo el personal interesado en esta actividad. Este
manual puede contener aspectos tales como: estructura
orgnica del departamento, descripcin del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de
registros, control de la elaboracin de informacin
financiera.
Se refiere a la determinacin por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los
aspectos ms importantes que puede contener este tipo
de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre
otros.
Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y polticas de la direccin
superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de
personal podrn contener aspectos como: reclutamiento
y seleccin, administracin de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, polticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin,
entre otros.
Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin
operacional determinada. Se elabora como fuente bsica
de referencia para la unidad administrativa responsable
de la actividad y como informacin general para el
personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este
tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el
"Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a
los nuevos miembros del personal de asesora.
Estos manuales explican, las labores, los procesos y las
rutinas de un puesto en particular, son comnmente
mas detallados que un manual de procedimientos.
Este es producto de la planeacin organizacional y
abarca todo el organismo, indicando la organizacin
formal y definiendo su estructura funcional.
Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los
procedimientos de todas las unidades orgnicas que
conforman en un organismo social, a fin de uniformar la
forma de operar.
Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
la direccin superior; para toda la empresa, estas
polticas generales establecen lneas de gua, un marco
dentro del cual todo el personal puede actuar de
acuerdo a condiciones generales.

Especifco

Manual
especfico de
reclutamiento
y seleccin
Manual
especifico de
auditoria
interna

Se refiere a una parte de una rea especfica (personal).

Y contiene la definicin uniforme respecto al
reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.

Manual
especfico de
polticas de
personal

Este se enfoca a definir "polticas", pero de un rea

especifica de la organizacin, sealando las guas u
orientacin respecto a cuestiones de personal, tales
como:
contratacin,
permisos,
promociones,
prestaciones, etc.
Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de
importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las
oportunidades naturales de secuencia de pasos en el
trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a
proveedores, etc.

Manual
especfico de
procedimiento
s de tesorera

Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de

aplicacin especifica a determinados tipos de actividad,
aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.

TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre

los

tipos

de

manuales

ms

utilizados

se

encuentran:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Manuales de Organizacin
Manuales de Polticas
Manuales de Normas y Procedimientos
Manuales para Especialistas
Manual del empleado
Manual de contenido mltiple.
Manuales de finanzas
Manuales del sistema
Manual de calidad

1. MANUAL

DE

ORGANIZACIN

Es la versin detallada por escrito de la organizacin formal a

travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen
su estructura.

Estos manuales contienen informacin detallada referente a

los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica,
funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin
de una organizacin.
Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el
manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:
1.- Identificacin
-

Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin.

Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe

indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de revisin (en su caso).

Unidades

responsables

de

su

elaboracin,

revisin

autorizacin.
-

Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la

organizacin; en segundo lugar, las siglas

de la unidad

administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el

nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe
colocarse un guin o diagonal.
2.- ndice o Contenido: Relacin de los captulos o apartados que
constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prlogo y/o Introduccin: Seccin en donde se explica qu es

el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y la
necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de
alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto
nivel jerrquico.
4.- Antecedentes Histricos: Descripcin de la gnesis de la
organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se indica su
origen, evolucin y cambios significativos registrados.
5.- Legislacin o Base Legal: Este apartado, contiene una lista
de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las
actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste orden
jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe
respetarse la secuencia cronolgica de su expedicin (fecha de
publicacin en el Diario Oficial).
6.-

Atribuciones:

Transcripcin

textual

completa

de

las

facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las

disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento,
captulo, artculo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.- Estructura Orgnica: Descripcin ordenada de las unidades
administrativas de una organizacin, en funcin de sus relaciones
de jerarqua.

sta descripcin de la estructura orgnica, debe

corresponder con la representacin grfica en el organigrama, tanto

en lo referente al ttulo de las unidades administrativas, como a su
nivel jerrquico. Adems, es conveniente codificarla en forma tal
que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarqua y las
relaciones de dependencia.
8.- Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura
orgnica

que

muestra

la

composicin

de

las

unidades

administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles

jerrquicos, canales formales d comunicacin, lneas de autoridad,
supervisin y asesora.
9.- Funciones: Especificacin de las tareas inherentes a cada uno
de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la
estructura orgnica, necesario para cumplir con las atribuciones de
la organizacin.
Es conveniente que en la presentacin de las funciones se tomen en
cuenta los siguientes aspectos:
- Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en
la estructura orgnica.
- Que sigan el orden establecido en la estructura.
- Que la redaccin se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.- Descripcin de Puestos: Resea del contenido bsico de los
puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye
la siguiente informacin:
- Identificacin

del

operacin, etc.)

Puesto

(nombre,

ubicacin,

mbito

de

- Relaciones

de

autoridad,

donde

se

indican

los

puestos

subordinados y las facultades de decisin, as como las

relaciones de lnea y asesora.
- Funciones Generales y Especficas.
- Responsabilidades o deberes.
- Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos
dentro de la organizacin, as como las que debe establecer
externamente.
- Especificaciones

del

puesto

en

cuanto

conocimiento,

experiencia, iniciativa y personalidad.

ESTRUCTURA

DEL

MANUAL

DE

ORGANIZACIN

Contenido:
-

Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:
-

Identificacin

de

la

Empresa

(Razn

Social,

Econmica, Direccin, Tecnologa).

-

Resea Histrica.

CAPTULO II:
-

Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

CAPTULO III:
-

Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Actividad

Descripciones de cargos.

GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFA.
2. MANUAL

DE

POLTICAS

Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos

por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los
objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los
niveles intermedios

los lineamientos claros a ser seguidos en la

toma de decisiones.

ESTRUCTURA

DEL

MANUAL

DE

POLTICAS

Contenido:
-

Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:
SECCIN A:
-

Identificacin

de

la

Empresa

(Razn

Social,

Econmica, Direccin, Tecnologa).

-

Resea Histrica.

SECCIN B:
-

Objetivos generales y especficos de la empresa.

Actividad

Misin.

Visin.

Valores.

SECCIN C:
-

Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Organigrama especfico del rea del manual.

Descripciones de cargos.

SECCIN D:
-

Objetivos del manual.

Poltica de calidad de la empresa.

CAPTULO II:
SECCIN A:
-

Objetivos del rea.

Poltica del rea.

SECCIN B:
-

Normas Generales.

CAPTULO III:
-

Normas tcnicas.

Procedimientos.

Flujogramas.

Objetivos del procedimiento.

Normas del procedimiento.

Playscript.

GLOSARIO DE TRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFA.

3. MANUAL
Es

DE

la

NORMAS

expresin

administrativos

PROCEDIMIENTOS
analtica

de

los

procedimientos

a travs de los cuales se canaliza la actividad

operativa de la empresa, como la enunciacin de normas de

funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros
de la misma.
Se detallan a continuacin los elementos constitutivos de un
manual de estas caractersticas:
a)

Normas de procedimientos: es la relacin por

escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen
la base de la organizacin, con la indicacin de los distintos
sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.

b)

Formularios: son todos aquellos documentos y

comprobantes

que

circulan

dentro

de

los

circuitos

administrativos.
c)

Flujogramas: son los procedimientos descritos de

manera grafica, que se conocen tambin como diagramas de
procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de

instrumentos administrativos, tienen por objeto:

Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las

operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su
participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar

para

la

realizacin

de

las

actividades

institucionales

agregadas en procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que
deben hacer y como deben hacerlo.
Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de
funciones.

ESTRUCTURA

DEL

MANUAL

DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Contenido:
-

Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:
SECCIN A:
-

Identificacin

de

la

Empresa

(Razn

Social,

Econmica, Direccin, Tecnologa).

-

Resea Histrica.

SECCIN B:
-

Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

SECCIN C:
-

Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Actividad

Organigrama especfico del rea del manual.

Descripciones de cargos.

SECCIN D:
-

Objetivos del manual.

Poltica de calidad de la empresa.

CAPTULO II:
-

Normas generales del manual.

Normas tcnicas del manual.

CAPTULO III:
-

Objetivo del procedimiento.

Norma tcnica del procedimiento.

Procedimiento (Playscript).

Flujograma.

GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFA.
4. MANUAL

PARA

ESPECIALISTAS

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de

aplicacin en forma especfica a determinado tipo de actividades o
tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la
secretaria.
La preparacin de este tipo de manuales por parte de la
misma empresa es recomendable cuando el nmero de empleados
que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el de

entrenamiento y capacitacin de empleados, como as servir
tambin de elemento de consulta para la realizacin de las tareas
asignadas.
5. MANUAL

DEL

EMPLEADO

Su objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal

nuevo (induccin) as como tambin para posterior entrenamiento,
este manual es especialmente til para niveles intermedios u
operativos.
Se enuncian a continuacin algunas informaciones que un
manual de estas caractersticas debe contener:
Actividades desarrolladas por la empresa.
Breve resea histrica.
Objetivos generales que se persiguen.
Derechos y obligaciones de los empleados en general.
Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento
obligatorio para todo el personal.
Servicios que la empresa presta a sus empleados.
6. MANUAL

DE

CONTENIDO MLTIPLE

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo

diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre
bien definidos. La inmensa mayora de los manuales de oficina
parecen estar diseados intencionalmente para varios fines, por
ejemplo, en la preparacin de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su xito:

a) manifestacin clara de las normas generales de la

empresa.
b) Comprensin total de la organizacin bsica de la
misma.
Es decir, de poco serviran las manifestaciones detalladas de
procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y las normas
bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.

7. MANUALES

DE

FINANZAS

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos

que den instrucciones numerosas y especficas a todos aquellos que
deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para
asegurar la comprensin de sus deberes en todos los niveles de la
administracin.

8. MANUALES

DEL

SISTEMA

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se

desarrolla el sistema, y est constituido por un grupo de manuales o
partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del
sistema, arquitectura de datos, arquitectura fsica del sistema,
ndice de componentes, etc.
9. MANUAL

DE

CALIDAD

Define un manual de calidad como un documento que enuncia

la poltica de la calidad y que describe el sistema de calidad de una
organizacin.
actividades

Este

manual

totales

de

una

puede

estar

organizacin

relacionado
o

con

con

una

las

parte

seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de
la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con
la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los
lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad
ISO 9002
ISO son las siglas en ingls de la Organizacin Internacional
de Estandarizacin, la cual se dedica a la creacin de estndares
internacionales voluntarios, en diversos mbitos como son: la
industria, la ciencia, la tecnologa y la economa.
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el
Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del
mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un
producto o servicio

de una empresa que est registrada en ISO

9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que

se est recibiendo ser como se esperaba. Permite contar con la
documentacin de todas las actividades de la empresa, relativas a
la calidad, por escrito.
El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la
cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la
calidad en produccin, instalacin y servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relacin con los manuales, ya

que en el momento de establecer una norma o poltica en la
organizacin, debemos tener presente que esta se debe ajustar a
los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una
documentacin en base a los criterios de las normas del ISO 9002.
Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio
a la organizacin.

CONCLUSIN
Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es
trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los
procedimientos administrativos
En la construccin del un formulario no hay ninguna ciencia
oculta, simplemente como todo, se trata de sentido comn, los
formularios deben ser fcilmente completados por los usuarios
Los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin
de una organizacin. Sus objetivos son: instruir al personal,
precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa,
servir como medio de integracin y orientacin al personal de
nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la
coordinacin de actividades y evitar duplicidades, permite conocer
el funcionamiento interno
Unas de sus ventajas es lograr y mantener un slido plan de
organizacin, facilitar el estudio de los problemas de organizacin y
determinar la responsabilidad de cada puesto, entre otros. Son
instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Por otro lado,
sus

desventajas,

su

deficiente

elaboracin

provoca

serios

inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de

produccin y actualizacin puede ser alto, si no se actualiza
peridicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

BIBLIOGRAFA
es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)
html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html
www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/
www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm
www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php

Formulario
Un formulario es un documento, ya sea fsico o digital, diseado para que el usuario
introduzca datos estructurados (nombres, apellidos, direccin, etc) en las zonas
correspondientes, para ser almacenados y procesados posteriormente.
En informtica, un formulario consta de un conjunto de Campos de datos solicitados
por un determinado programa, los cuales se almacenarn para su procesamiento y
posterior uso. Cada campo debe albergar un dato especfico, por ejemplo, el campo
"Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento"
debe aceptar una fecha vlida, etc.
En Internet y sistemas informticos, los formularios pueden ser llenados en lnea, con
validacin de datos, y son muy tiles para registrar usuarios, realizar encuestas,
acceder a sistemas restringidos, etc. Los formularios por Internet se llaman
formularios web, y generalmente se construyen mediante etiquetas HTML, aunque
tambin pueden emplearse otras tecnologas como Flash, Java, etc.
En matemticas, tambin se conoce como formulario a un compendio de frmulas
matemticas o algebraicas, pertenecientes a una o varias categoras, que sirve de gua
o recordatorio para el momento de aplicarlas. Por ejemplo, para clculos
trigonomtricos, conversiones entre cifras expresadas en diferentes unidades de
medida, movimientos, fuerzas, pesos, volmenes, potencias elctricas, etc.
una tarea. La simplificacin del trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo
que permite el abatimiento de costos, menor inversin de capital y el mejoramiento
de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa.